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Treinamento E-form e Workflow

Fusion ECM Suite

Introdução

Este treinamento tem como objetivo apresentar as funcionalidades da gestão de formulários e processo do sistema Fusion 3.0. Iniciando com alguns conceitos de negócio e após realizando a modelagem para adquirir conhecimento praticando.

Agenda

Conceitos

Introdução ao Workflow

Características e Benefícios

Modelagem

Formulários

Formulários Externos

BPM Studio

Form-Designer

Workflow

Workflow é a tecnologia que possibilita

automatizar processos, racionalizando-os e potencializando-os por

meio de dois componentes implícitos:

organização e tecnologia.Ele transforma radicalmente a maneira de toda

empresa executar processos, atividades, tarefas, políticas e procedimentos.

Reduzir custos e aumentar a qualidade dos serviços prestados - Um produto completo

para criação, simulação, execução e otimização dos processos de negócios, que

possibilita a fácil interação com pessoas, documentos, equipamentos e sistemas.

Fusion BPM

Agenda

Conceitos



Modelagem

Formulários


BPM Studio

Form-Designer

Características

Integração de pessoas, documentos, equipamentos e sistemas;

Gerador de Relatórios;

Controles de alçadas e escalonamentos;

Regras de negócio relacionadas aos processos;

Full-Web e colaborativo;

Notificações por e-mail;

Formulários dinâmicos e relacionáveis;

Decisões automáticas a partir de informações de negócio;

Execução de atividades por papéis.

Características (cont.)

Aumenta a eficiência do negócio e reduz o tempo na movimentação

de tarefas;

Interação padronizada com participantes externos da organização

(Exemplo: Fornecedores, representantes, colaboradores);

Convergência dos sistemas de informação, que facilitam a

acessibilidade às informações pelos usuários;

Integração com sistemas existentes na organização, reduzindo

significativamente o custo total de propriedade;

Características (cont.)

Possibilita o monitoramento e auditoria dos processos de forma

transparente;

Estimula a pró-atividade na realização das tarefas;

Elimina o papel na comunicação da organização;

Reduz custo e promove agilidade na comunicação entre pessoas,

equipamentos e sistemas;

Forma os indicadores dos processos e desempenho das

atividades.

Agenda

Conceitos



Modelagem

Formulários


BPM Studio

Form-Designer

FormuláriosO Fusion permite as seguintes opções de formulários:

Dinâmicos: criação de formulários dinâmicos;Fonte de Dados: configuração de fontes de dados externas;Externos: configuração de formulários externos;Navegar: permite a manipulação dos formulários externos e dinâmicos (inserção, remoção e visualização dos dados);Importar e exportar formulários.

Formulários Dinâmicos

Nesta funcionalidade é possível:

• Novo (s): Permite a criação de novos E-forms Dinâmicos.

• Pesquisar: Permite pesquisar por um determinado E-form Dinâmico (Edição).

• Remover: Permite a remoção de E-forms Dinâmicos.

Formulários Dinâmicos (cont.)Para a criação de um novo E-form, é necessária a configuração das seguintes informações:

Nome: Definição do nome do E-Form (não são permitidos caracteres especiais).Título: Definição do título do E-Form.E-Form Pai: Utilizado para estender informações já existentes de outros E-Forms.Campos: Permite a criação de campos que irão compor o E-Form, são exemplos de possíveis campos:

• Texto

• Numérico

• Decimal

• Usuário Fusion

• E-Form Dinâmico

• E-Form Externo

• Outros

Formulários Dinâmicos (cont.)

Formulários Dinâmicos (cont.)Para criar campos em e-forms são necessárias as seguintes informações:

Ordem de Exibição: Ordem em que o campo será exibido em formulários e Grids.Nome: Nome do E-Form.Título: Título do E-Form.Descrição: Permite adicionar uma descrição para o campo, esta será exibida quando posicionar o mouse sobre o campo.Título do E-Form: Permite que os valores das variáveis do campo a ser criado sejam visualizados como título de exibição em atividades, resumos de Grid, etc.Visível: Define se o campo será visível para usuários do sistema.Editável: Define se será permitido que o campo seja editado pelo usuário.Indexável: Define se o campo será utilizado como valor Indexável para buscas efetuadas pela função pesquisar.Filtrável: Define se o campo estará presente em filtros de busca.


Obrigatório: Define se o campo será obrigatório. Visível em Tabela: Define se o campo será visível em Grids do produto. Regras de Interface: Permite a criação de regras lógicas de interface

para que o campo seja desabilitado ou escondido, variando de acordo com alguma informação pré-definida por um usuário.

Máscara: Permite a inserção de máscaras para delimitar valores inseridos nos campos (validação). Exemplo máscara para CEP --[00000]-[000].

Exibição Expandida: Permite que o valor do campo apareça expandido caso o E-Form do campo seja selecionado por algum outro E-Form de nível superior.

Tipo do Campo: Define qual será o tipo de campo (texto, numérico, decimal, data, etc.), esta informação habilita algumas outras informações específicas que variam de acordo com cada um dos tipos existentes de campos.


Á regra de interface pode ser adicionada de forma manual ou automática. A forma automática é permitida a seleção dos campos do e-form de forma dinâmica. A tela abaixo exemplifica esta inclusão:

Formulários Dinâmicos (cont.)Definindo informações específicas do campo:

(exemplo: tipo texto)

Formulários Dinâmicos (cont.)Após definidos todos os campos que irão compor o formulário deverão ser aplicadas as configurações através do botão aplicar.

Após aplicadas as configurações, é possível distribuir os campos criados em abas de visualização na opção Abas.

Formulários Dinâmicos (cont.)Após criado o formulário, é possível modificar o layout dos campos utilizando a ferramenta Form Designer. Para acessá-la clique no botão Editar Layout.


Na edição do layout do formulário é possível realizar as seguintes alterações:

Selecionar os campos que deseja exibí-los;Adicionar imagens;Adicionar textos;Agrupar componentes;Adicionar abas;Alterar as cores de fundo, cores dos textos;Habilitar/Desabilitar botões de campos do tipo e-form;Entre outros.

Agenda

Conceitos



Modelagem

Formulários


BPM Studio

Form-Designer

Fonte de DadosPara acessar o cadastro de Fonte de Dados, acesse o menu Formulários -> Configurar -> Fonte de Dados. Esta funcionalidade permite a criação / configuração / edição de fontes de dados externas. Ao clicar em Novo é exibida a seguinte tela:

Fonte de Dados (cont.)Para a definição de uma nova fonte de dados é necessário o cadastro das seguintes informações:

Nome: Nome definido para a nova fonte de dados externa (não é permitido o uso de caracteres especiais.Login: Login da fonte de dados externa.Senha: Senha da fonte de dados externa.Host: Endereço da fonte de dados externa.Base de Dados: Nome da fonte de dados externa.

Formulários ExternosApós definidas as fontes de dados externas é possível modelar/definir E-Forms Externos. Para acessar navegue até Formulários -> Configurar -> Externos.

Para a criação de um novo E-Form Externo são necessárias as seguintes informações:

Nome: Nome do E-Form Externo.Título: Título do E-Form Externo.Tabela Externa: Definição da tabela Externa (busca a fonte de dados externa previamente definida).

Após definidas estas informações, devem-se aplicar as configurações, para que sejam carregados os campos externos.

Formulários Externos (cont.)

Tela de exibição dos campos da tabela externa após aplicar as configurações do formulário externo:

Navegar em FormuláriosPara navegar nos dados dos formulários dinâmicos e externos deve-se acessar Formulários -> Navegar. Será exibida a estrutura de formulários ao lado esquerdo e ao selecionar um registro serão exibidos seus dados ao lado direito, conforme imagem:

Exercício de Fixação

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Conceitos



Modelagem

Formulários


BPM Studio

Form-Designer

WorkflowO item de Workflow localizado em Processos -> Configurar -> Workflow possibilita a criação e configuração de processos de negócio. Ao clicar em Novo abrirá a tela do BPM Studio conforme imagem:

Fusion BPM Studio Permite a modelagem de processos de negócio no padrão

BPMN 2.0; Criação de formulários para cada atividade do processo sem a

necessidade de desenvolvimento;

BPM Studio - Componentes Facilidade na modelagem, para adicionar deve-se apenas arrastar o

componente até a área destinada ao processo.

Contém botões de atalho nos componentes para auxiliar a criação dos fluxos.

BPM Studio - Propriedades Ao selecionar as atividades, é possível visualizar as

propriedades de cada uma.

BPM Studio - ComponentesBPMN Descrição

Atividade Inicial, utilizada apenas para representar o início do processo.

Atividade de Usuário, para indicar que o usuário que realizará a tarefa.

Atividade manual, contém as mesmas características da atividade de usuário, porém com marcação diferente para identificar que foi realizada manualmente.

Tarefa com opção de configuração de tempo para avançar o fluxo automaticamente.Poderá ser adicionado em qualquer atividade.


Tarefa com opção de configuração para retornar para o início da atividade (pool).

Tarefa com opção de configuração de e-mail, enviados automaticamente.

Configuração específica do fluxo de aprovação, permite configurar se a atividade será uma atividade de aprovação de documentos.

Tarefa de execução múltipla, permite configurar para que seja executada por vários usuários simultaneamente.


Tarefa de Script com configuração para realizar operações de campos.

Tarefa de Script com configuração específica para indicar se a atividade é de check-in/check-out.

Tarefa de Script com configuração para copiar valores de campos.

Tarefa de Script que permite que seja adicionado um adapter (classe) java, programado para executar um script de customização.


É uma atividade para executar um fluxo de trabalho independente.

Atividade fork/join exclusivo, testa as condições e envia para o primeiro fluxo que retornar verdadeiro.

Atividade fork/join paralelo, envia para todos os fluxos paralelos, independente de condição.

Atividade fork/join inclusivo, testa as condições dos fluxos e envia para todos os fluxos que retornarem verdadeiro.


Fluxo simples, utilizado para conectar as atividades e não possuem regras de negócio.

Fluxo condicional, permite adicionar uma condição para seguir para a próxima atividade.

Fluxo senão, utilizado para avançar o fluxo quando não há outro caminho válido.

Fluxo de associação, utilizado para relacionar uma anotação em uma tarefa.


Swimlanes são utilizadas para definir papéis no processo.

Agrupador, utilizado apenas como demarcador de atividades semelhantes.

Anotação, permite incluir uma anotação e relacionar a uma determinada atividade.

Atividade final – utilizada para representar o final do processo.

Propriedades do ProcessoApós conhecer cada um dos componentes, para criar um novo processo é necessário preencher primeiramente suas propriedades:

Nome: deverá informar um nome para o processo;Título: deverá informar o título do processo;Descrição: deverá informar uma descrição para o processo;Categoria: deverá informar a qual categoria o processo pertence;Tipo de Processo: informar se o processo é de Usuário, Sistema ou Aprovação;Executável: informar se o processo é executável ou não; Processo Público: informar se o processo é público ou provado;Formulário: selecionar o formulário do processo;Gestores: selecionar os gestores do processo;Campo de Código: informar um campo de código para o processo;Processos Relacionados: informar se existe algum processo relacionadoControle de Acesso: selecionar os usuários que poderão editar o processo.

Propriedades da RaiaA raia é o componente onde são adicionados os participantes do processo, sendo assim todas as atividades que estiverem em uma raia serão executadas pelos usuários cadastrados na mesma.

São propriedades da raia:Nome: informar um nome para a raia;Descrição: informar uma descrição para a raia;Participantes: selecionar quais são os usuários participantes, podendo ser um usuário, um grupo, um papel ou um campo de formulário.

Propriedades das AtividadesNas atividades do tipo usuário é possível configurar as seguintes propriedades:

Nome, código e descrição;Cores e tamanho da fonte;Tipos de fluxos que entram e saem da atividade;Prazos;Notificações;Execução múltipla;Consenso.

Propriedades das AtividadesNas atividades do tipo script é possível configurar as seguintes propriedades:

Nome, código e descrição;Cores e tamanho da fonte;Tipos de fluxos que entram e saem da atividade;Tipo de Script:

Adapter; Cópia de Campos; GED: check-in e check-out.

Propriedades das AtividadesNas atividades do tipo subprocesso é possível configurar as seguintes propriedades:

Nome e descrição;Cores e tamanho da fonte;Processo;Campo: campo do tipo e-form do processo filho;Tipos de fluxos que entram e saem da atividade.

Propriedades do fluxo sequencialNas setas que ligam as atividades, denominadas fluxos sequenciais

é possível configurar as seguintes propriedades:

Nome e descrição;Cores e tamanho da fonte;Cores e tamanho da fonte;Tipo de condição: normal, condicional ou senão;Quando condicional, permite selecionar os campos para montar as condições.

Propriedades do temporizadorO componente temporizador deve ser acoplado a uma atividade de

usuário e permite configurar as seguintes propriedades:

Nome e descrição;Cores e tamanho da fonte;Cores e tamanho da fonte;Ação: voltar para a fila, notificar gestor, avançar atividade, notificar usuário;Tipo: período ou campo;Tempo;Tipo: minutos, horas, dias, etc.

Formulário no BPM Studio No botão “Formulário” de cada atividade, são listados os

campos do formulário relacionados ao processo (quando utilizado layout padrão), onde é possível definir quais campos serão exibidos e quais serão de preenchimento obrigatório.

Documentação de Processo A partir dos dados preenchidos no campo descrição de cada

componente o Fusion gera a documentação do processo; Permite selecionar o que deve conter na documentação:

Fluxograma, Papéis envolvidos, Campos de Atividades e Fluxos de Entrada e Saída;

Help contextual onde no momento da execução da atividade o usuário terá acesso a documentação;

Documentação em formato PDF para fins de auditoria e visão global.

Versionamento Permite controlar as versões do processo, criando nova versão/revisão a cada

edição ou mantendo a versão atual. Exibe também o histórico do processo.

GPS do Processo GPS do processo que permite a exibição gráfica do caminho

que o processo percorreu.

Exportar/Importar Processos Permite exportar o processo e também seus formulários,

permissões, subprocessos, segurança e adapters relacionados.

Permite exportar o processo e também seus formulários, permissões, subprocessos, segurança e adapters relacionados.

Agenda

Conceitos



Modelagem

Formulários


BPM Studio

Form-Designer

Form Designer Quando selecionada a opção “Formulário Padrão = Não”, ao clicar

no botão do formulário na atividade será aberto o Form Designer; Permite que o usuário construa e customize o layout; Possui suporte a 'drag & drop', ou seja, o usuário apenas arrasta os

campos desejados para a área de layout e pode alterar suas propriedades.

Form Designer Permite adicionar imagens, textos, agrupadores e abas.

Exercício de Fixação

Perguntas

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Márcia Peixoto [email protected]

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