relatÓrio de auto-avaliaÇÃo 2010
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MINISTÉRIO DA CIÊNCIA, TECNOLOGIA E ENSINO SUPERIOR
INSTITUTO DE INVESTIGAÇÃO CIENTÍFICA TROPICAL
RELATÓRIO DE AUTO-AVALIAÇÃO 2010
Sistema Integrado de Gestão e Avaliação do desempenho na
Administração Pública (SIADAP)
15 de Abril de 2011
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INDÍCE
I – NOTA INTRODUTÓRIA
II – AUTO-AVALIAÇÃO
II. a) Análise do Cumprimento do QUAR
II. b) Análise da Produtividade (C1)………………………………………………………………5
II. c) Análise “Custo-Eficácia (C2)……………………………………………………………….6
II. d) Superação global dos parâmetros de avaliação (Eficácia, Eficiência e Qualidade) e
Análise dos respectivos desvios (descrição individual dos indicadores) (C5 e C6)…………6
II. e) Análise da evolução dos resultados obtidos em comparação com anos anteriores
(C3)…………………………………………………………………………………………………..12
II. f) Boas práticas e Benchmarking (C4)……………………………………………………….13
II. g) Satisfação dos utilizadores (C8)…………………………………………………..……….13
II. h) Satisfação dos colaboradores (C9)………………………………………………………..15
II. i) Avaliação do Sistema de Controlo Interno (C10)………………………………………….17
II. j) Audição de dirigentes intermédios e demais trabalhadores……………………………..18
II. k) Impacto na Sociedade (contributo para a prossecução das políticas públicas) (C7)..18
III – BALANÇO SOCIAL………………………………………………………………………………19
IV – AVALIAÇÃO FINAL………………………………………………………………………………20
ANEXOS
- Anexo A
- QUAR IICT 2010
- Tableau de Bord das unidades : Gestão e Administração (GA), Centros de Actividades
Interdepartamentais (CAI)
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I – NOTA INTRODUTÓRIA
O Relatório de Auto-Avaliação é um instrumento de gestão, que acompanha o Relatório de Actividades de 2010, de acordo com o estabelecido no artigo 15º da Lei n.º 66-B/2007, de 28 de Dezembro. Este documento tem como objectivo fazer a auto-avaliação do Instituto de Investigação Científica Tropical (IICT), analisando o seu desempenho, tendo em consideração os resultados alcançados relativos aos objectivos operacionais estabelecidos no Quadro de Avaliação e Responsabilização (QUAR) e a sua articulação com a Missão do instituto e respectivos objectivos estratégicos.
Na auto-avaliação dos anos anteriores, foi constatado o intenso investimento na implementação processo SIADAP, tendo o IICT direccionado os seus esforços no sentido de participar activamente neste sistema
de avaliação. O processo foi amplamente participado e implicou uma reflexão interna, nomeadamente quanto às metodologias de quantificação de resultados e respectiva monitorização da evolução dos objectivos a alcançar, discussão reforçada e particularizada pelo facto de o IICT ser um Laboratório de
Estado, vocacionado para a investigação científica no âmbito das ciências naturais e ciências humanas. Por conseguinte em 2010, dando continuidade aos esforços dos anos anteriores e critérios definidos pelo processo. Continuou-se a apostar assim no seguimento e cumprimento dos principais objectivos
estratégicos, definidos anteriormente, os quais se relacionam com os dois principais compromissos do IICT – a Iniciativa Portuguesa e os Objectivos de Desenvolvimento do Milénio, em articulação com o desenvolvimento das políticas públicas estabelecidas pelo MCTES.
A integração de novos doutorados, contratados no âmbito do programa governamental Compromisso com
a Ciência, trouxe uma nova dinâmica ao IICT, que continuou a ser reflectida nos resultados obtidos em
2010 constituindo um importante impulso ao cumprimento do QUAR 2010, permitindo que o IICT continuasse a apostar no reforço do cumprimento da sua Missão: desenvolver investigação científica
tropical nas áreas das Ciências Humanas e Naturais, aumentando a capacitação científica e técnica dos
países com que coopera e promovendo a preservação do Património. Este laboratório de Estado do
Ministério da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior tem por missão trabalhar em prol dos países das
regiões tropicais, em particular, da Comunidade de Países de Língua Portuguesa (CPLP).
Em 2010, destaca-se ainda o alargamento do Modelo CAF (Common Assessment Framework / Estrutura Comum de Avaliação) para aplicação dos princípios da Gestão da Qualidade Total e a adopção dos procedimentos recomendados na Grelha de auto-avaliação para aplicação do Modelo CAF 2006 (DGAEP, 2007) ao Arquivo Histórico Ultramarino (AHU). Esta unidade é a segunda da instituição a implementar este sistema de auto‐avaliação, a qual possui uma dupla função – a da salvaguarda, estudo e disponibilização da documentação histórica e o facto de ser um Serviço Aberto ao Público. Deste processo resultou a elaboração do Relatório Global de Auto‐Avaliação que incluiu o respectivo Plano de Melhorias1. Este processo foi considerado uma mais-valia para a instituição, pois permite conhecê-la melhor e actuar na melhoria da sua gestão.
1 Ver análise do objectivo 6 do QUAR no ponto II. d).
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II – AUTO-AVALIAÇÃO
Na estratégia de melhoria de desempenho do IICT e da sua gestão, o Plano de Actividades (PA) é um
instrumento fundamental. Este documento reflecte toda a diversidade das actividades do IICT, realizadas por um corpo multidisciplinar de investigadores, associadas à estratégia institucional para o cumprimento da sua Missão. Também como consequência da implementação do novo SIADAP em 2007/2008, a elaboração do PA foi renovada de forma a haver uma maior articulação entre a avaliação de desempenho e o cumprimento dos objectivos descritos nos PA. Entendeu-se que este documento e a execução das diversas actividades ali descritas, é uma ferramenta essencial de gestão. O Plano para o ano seguinte (2011) e o relatório de avaliação e monitorização dos resultados das actividades a que respeita o ano anterior (2010) têm papéis diferentes, mas importa usar ambos na avaliação das actividades do ano corrente. Assim se evitou separar passado, presente e futuro e se reforçou a credibilidade institucional, tal como 2008, ano em que se introduziu o novo SIADAP, que avalia de forma integrada parte dos colaboradores/ funcionários, dirigentes e a própria instituição. Neste sentido, ao compararem-se os documentos institucionais RAPA2009 (RA2008 e PA2009 e bases de dados anexas), RAPA2010 (RA2009 e PA2010 e bases de dados anexas), é possível perceber a estratégia institucional, a sua missão e a concretização de resultados, numa perspectiva de continuidade, articulada com as exigências de análise e verificação do desempenho propostas pelo SIADAP. Tal verificação pode ser efectuada através da consulta das bases de dados on-line, que integram toda a informação relativa às actividades efectuadas em 2008, 2009 e 2010 e planeadas para 2011, pelas várias unidades, bem como as respectivas equipas e outros indicadores de realização.
II. a) ANÁLISE DO CUMPRIMENTO DO QUAR Em 2010, o IICT cumpriu os objectivos a que se propôs no Plano de Actividades de 2010. Os dois departamentos científicos – Ciências Naturais (DCN) e Ciências Humanas (DCH), utilizam os planos de actividades como instrumento de monitorização e avaliação dos resultados, mantendo a monitorização dos objectivos e indicadores que fazem directamente parte do QUAR. Os Centros de Actividades Interdepartamentais (CAI) e a unidade de Gestão e Administração (GA), para além da referência ao seu planeamento nos planos de actividades e nas bases de dados anexas, utilizam, como instrumento de planeamento, monitorização e avaliação de resultados do PA, além dos Tableaux de Bord (TB) em anexo.
OE 1. Reforçar a cooperação com os países das regiões tropicais, designadamente os da CPLP, através de C&T
OE 2. Aumentar o acesso do Património Histórico e Científico e a visibilidade do IICT
OE 3. Definir e concretizar um modelo organizacional coerente com os dois OE anteriores
Por sua vez, os três objectivos estratégicos operacionalizaram-se em nove objectivos: dois de Eficácia, três de Eficiência e quatro de Qualidade, sendo que dos sete objectivos do QUAR 2009, mantiveram-se 5, mas 2 deles conjugaram-se num só objectivo (Assegurar o PA e contribuir para a notoriedade) e outro desdobrou-se em 2 objectivos (Agilizar o modelo organizacional e de gestão económico-financeira). Foram introduzidos 4 novos objectivos em 2010 – 1 para reflectir a especificidade da missão do IICT – investigação e 3 transversais a todas as instituições recomendados pela equipa SIADAP A medição da sua execução foi efectuada através de 13 indicadores, sendo que 4 foram superados e os restantes 9 atingidos. Por conseguinte, o desempenho global reflectido no resultado do QUAR, apresenta-se como bastante positivo, pois todos os objectivos foram cumpridos e alguns superados.
5
II. b) ANÁLISE DA PRODUTIVIDADE
Na análise dos recursos humanos não pode deixar de se salientar o nível de habilitações do pessoal do Instituto, sendo que 64% possuem formação superior, dos quais 23% são Doutorados. O esforço de reforçar as competências do Instituto consubstanciou-se em 2009 com a contratação de 7 Doutorados ao abrigo do Programa “Compromisso com a Ciência” e em 2010 com a admissão de 17 bolseiros no âmbito de projectos de investigação, essenciais para impulsionar a produtividade do IICT como instituto de investigação, a qual se encontra reflectida no cumprimento e superação das previsões inscritas no Plano de Actividades e QUAR2010. Por outro lado, ao longo de 2010, 12 colaboradores aposentaram-se e 30 bolseiros de investigação (BI) e bolseiros de integração na investigação (BII) terminaram a sua colaboração. O número de recursos humanos utilizados em 2010 foi inferior ao planeado, sendo que das horas de trabalho estimadas para os recursos disponíveis em 2010, não foram realizadas 3.783,5 horas. Destas, cerca de 80% foram justificadas por motivos de doença.
No entanto, apesar da utilização dos recursos humanos ter sido inferior ao planeado, dos 13 indicadores
adoptados conseguiu-se obter desvios favoráveis em 4 (cerca de 31%) e a Avaliação Global atingida foi de 3,53.
0
1
2
3
4
5
Eficácia Eficiência Qualidade Global
Grau de Concretização dos Objectivos
Operacionais do QUARAvaliação do Desempenho
Objectivos de Eficácia – 3 (50%)
Objectivos de Eficiência – 3 (25%)
Objectivos de Qualidade – 5 (25%)
Desempenho Global: 3,53
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172
174
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180
Executados Planeados
Recursos Humanos
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II. c) ANÁLISE “CUSTO-EFICÁCIA”
Em 2010, as despesas do IICT ascenderam a 8.060 K€ das quais 7.992 K€ respeitam ao orçamento de funcionamento e 68 K€ ao PIDDAC. Da comparação dos recursos financeiros utilizados com o planeado, salienta-se que a execução orçamental foi de 91% do orçamento de funcionamento e de 22% do PIDDAC, tendo-se reduzido as despesas de funcionamento em 9% e as do PIDDAC em 77%. As diferenças verificadas ao nível das despesas de funcionamento executadas ficam a dever-se principalmente à FCT que transferiu receitas que inicialmente já estavam orçamentadas noutras rubricas e teve que se proceder a crédito especial e aos saldos transitados de 2009 e aos projectos de investigação. No que concerne ao desvio verificado nas despesas de PIDDAC, este justifica-se com um despacho da DGO de 28 de Setembro em que não se podia assumir mais compromissos. Com este despacho não se pôde requisitar o Pedido de Libertação de Créditos referente aos meses de Outubro, Novembro e Dezembro e a maior parte das despesas comprometidas no PIDDAC tiveram que ser anuladas.
A comparação do desempenho do serviço com a utilização dos recursos financeiros permite concluir que apesar da execução dos recursos financeiros ser de 91% face ao inicialmente planeado, foi possível
superar as metas de desempenho definidas.
II. d) SUPERAÇÃO GLOBAL DOS PARÂMETROS DE AVALIAÇÃO (EFICÁCIA, EFICIÊNCIA E QUALIDADE) E ANÁLISE DOS RESPECTIVOS DESVIOS
Tal como foi referido na secção referente à Análise do Cumprimento do QUAR, os parâmetros de Eficácia e de Qualidade foram superados, enquanto o parâmetro de Eficiência foi atingido, procedendo-se seguidamente à análise dos desvios das previsões descritas no QUAR.
♦ EFICÁCIA
Obj. 1 - Assegurar a execução do Plano de Actividades, contribuindo para a notoriedade do –IICT junto
da comunidade Científica e do público em geral
� Ind. 1 – Taxa de concretização do Plano de Actividades
� Ind. 2 – Nº de pontos de contacto internacionais do site Rede de Investigação e
Desenvolvimento na CPLP
� Ind. 3 – Nº de eventos de C&T com impacto nos países tropicais
Estimado
Realizado
0
2000
4000
6000
8000
10000
Orçamento
Funcionamento
PIDDAC
DESPESA
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Obj. 2 – Reforçar o conhecimento e a produção científica sobre as regiões tropicais
� Ind. 4 – Nº de publicações
� Ind. 5 – Nº de registos on-line sobre património histórico e científico
� Ind. 6 – Nº de acções de capacitação
Os objectivos de eficácia são os de maior impacto no QUAR (ponderação 50%), com indicadores associados à execução do Plano de Actividades. Tal como referido anteriormente, entende-se que o Plano de Actividades reflecte de forma cabal toda a diversidade da actividade inerente à
multidisciplinaridade que o caracteriza e que se coordena para o cumprimento da missão do IICT – isto é a prossecução de actividades de investigação, nas diversas áreas disciplinares, orientada para o reforço da cooperação com países das regiões tropicais, bem como para a valorização e acesso ao seu
património histórico e científico. Neste contexto foi de suma importância para o IICT agregar ao objectivo operacional – Eficácia, o objectivo Reforçar o conhecimento e a produção científica sobre as regiões
tropicais.
Ind. 1: Taxa de concretização do Plano de Actividades
Este objectivo foi superado, tendo-se conseguido uma taxa de concretização de 95% (meta: 90%). O
Plano de Actividades é um instrumento fundamental na estratégia de actuação do IICT, pois apresenta a visão, a organização da instituição e as principais linhas de actividade das suas várias unidades.
É possível monitorizar a sua execução através da consulta das bases de dados publicadas na página do
IICT e que são complementares quer ao Plano de Actividades de 2010, quer ao Relatório de Actividades de 2010. Através da sua consulta, podem-se comparar as actividades planeadas, as equipas e outros indicadores de realização.
Por outro lado, a taxa de concretização do Plano de Actividades é medida em relação ao grau de cumprimento dos objectivos dos Departamentos Científicos e dos Tableaux de Bord dos Departamentos GA e CAI. O IICT é uma instituição direccionada para a investigação e para a cooperação e os objectivos,
quer do QUAR, quer do TB do CAI reflectem essa especificidade e apresentam graus elevados de cumprimento e, em alguns casos, de superação (consultar anexos).
� Justificação de Desvio
A taxa de realização do indicador associado a este objectivo foi de 105,6%, sendo que este pequeno desvio se justifica pela contratação de 17 bolseiros, vindo trazer uma nova dinâmica às equipas das unidades e elevar os índices de concretização do Plano de Actividades, acompanhando assim a
Taxa de Realização = 100,9%
96
98
100
102
104
106
Ind. 1 Ind. 2 Ind. 3 Ind. 4 Ind. 5 Ind. 6
8
prioridade na formação avançada e a qualificação de recursos humanos da política científica e
tecnológica nacional, reiterada no Compromisso com a Ciência para o Futuro de Portugal do Governo.
Ind. 2: Nº de pontos de contacto internacionais do site Rede de Investigação e Desenvolvimento na CPLP
A concretização do site Rede de Investigação e Desenvolvimento na CPLP (www.idcplp.pt), em 2009 (cumprindo um dos objectivos do QUAR desse ano) permitiu nessa altura o estabelecimento de pontos de contacto em Portugal e em Angola. O objectivo para 2010 era alargar essa rede de pontos de contactos de 2 para 4. Este objectivo foi cumprido, tendo sido associados o Brasil e Cabo Verde.
O site IDCPLP pretende ser um sítio de referência para a Investigação e Desenvolvimento no âmbito da Comunidade dos Países de Língua Portuguesa, veiculando informação relevante para a identificação dos actores em I&D da comunidade, a detecção de oportunidades e potenciação do estabelecimento de parcerias entre os membros. Neste sentido, é também referenciado como um dos indicadores de benchmarking do IICT.
Neste fórum, podem ser registados e consultados por toda a comunidade científica internacional, e não apenas da CPLP, a seguinte informação: - Instituições científicas: 126 registadas - Investigadores: 193 investigadores e outro pessoal de C&T - Actividades e projectos: 20 projectos divulgados - Oportunidades de financiamento: 159 oportunidades noticiadas - Colecções históricas e científicas: ligação ao ACTD com mais de 24.000 objectos online - Formação on-line: 3 cursos em linha - Agenda de eventos: em constante actualização
Ind. 3: Nºde eventos de C&T com impacto nos países tropicais
A realização de eventos de C&T reflecte, por um lado, o esforço continuado que se tem vindo a realizar nos últimos anos em prol da visibilidade do IICT e, por outro, permite aferir o impacto do instituto no exterior, através dos níveis de participação nos diversos eventos organizados, nas parcerias estabelecidas e nas visitas de importantes personalidades nacionais e internacionais ao IICT.
Para 2010 foi prevista a realização entre 25 a 35 eventos, tendo a meta sido cumprida com a realização
de 27. Aqui se incluem vários tipos de eventos organizados ou co-organizados pelo IICT e respectivas unidades, dos quais se destaca a organização da exposição “Viagens e Missões Científicas nos Trópicos 1883-2010”, inaugurada a 16 de Novembro, no âmbito das Comemorações do Centenário da República,
com o objectivo de contribuir para aumentar o conhecimento geral não só sobre a evolução da ciência tropical mas também das colecções históricas e científicas com interesse para a CPLP. Esta exposição tem tido grande visibilidade junto não só da comunidade científica, mas também do público em geral,
através da presença em vários meios de comunicação (ver site do IICT) e já foi visitada por mais de 2700 pessoas.
Ind. 4 – Nº de publicações
Um dos principais indicadores de produção científica é o número de obras publicadas, o que inclui livros e capítulos de livros, artigos em revistas (com e sem arbitragem científica) e livros de actas, quer nacionais
quer internacionais. Apesar de não ser linear o seu planeamento, dada a grande influência de factores externos na sua realização, entendeu-se incluir este indicador no QUAR, para que este instrumento de avaliação reflectisse melhor a actividade científica do Instituto. Assumido este risco, para 2010 foram
planeadas entre 215 a 225 publicações das várias unidades do IICT, tendo esta meta sido cumprida a 100% com a realização de 219 publicações.
Ind. 5 – Nº de registos on-line sobre património histórico e científico
A disponibilização do património histórico e científico é um dos compromissos do IICT, assumido na sequência das reuniões dos Ministros da Ciência e Tecnologia da CPLP desde 2003. O IICT tem vindo a investir no tratamento e informatização das suas colecções, seguindo os padrões internacionais de digitalização e interoperabilidade de dados. Em 2010 foram colocados on-line 40.354 registos de diversos acervos (bibliográfico, arqueológico, biológico, fotográfico, et.), tendo sido cumprida a meta estabelecida
9
(40.000-42.000). Estes registos podem ser consultados através do site do ACTD – Arquivo Científico Tropical (http://actd.iict.pt/), do site do IICT (http://www2.iict.pt/?idc=117&idl=1) e do portal GBIF – Global Biodiversity Information Facility (http://data.gbif.org/datasets/provider/278).
Ind. 6 – Nº de acções de capacitação
Este indicador reflecte o empenho do IICT na transmissão de conhecimento e experiência associados à actividade I&D, através de orientação de estágios de licenciatura e mestrado, de bolsas de integração na
investigação, de estágios promovidos pela Agência Ciência Viva, etc. Constata-se um incremento de 29 acções de capacitação em relação ao ano de 2009, tendo-se atingido a meta prevista para 2010 através das 108 acções realizadas. A relevância deste indicador é complementada pelas acções de formação
avançada (dissertações de doutoramento e de pós-doutoramento), que apesar de não estarem contempladas no QUAR, constituem conjuntamente com as acções de capacitação uma componente essencial da actividade da instituição que permite intensificar o reforço do conhecimento e produção
científica sobre regiões tropicais.
♦ EFICIÊNCIA
Obj. 3 – Agilizar o modelo organizacional
� Ind. 7 – Nº de regulamentos dos centros
Obj. 4 – Agilizar o modelo de gestão económico-financeira
� Ind. 8 – Nº de procedimentos simplificados, nomeadamente económico-financeiros
Obj. 5 – Elaborar o Plano de Actividades 2011 apoiado no SIADAP
� Ind. 9 – Plano de execução
O desempenho ao nível dos objectivos de eficiência apresenta-se como positivo, tendo-se atingido todos
os indicadores associados. Estes prendem-se sobretudo com o aumento de regulamentos dos centros, em relação ao ano anterior, contribuindo para agilizar o modelo organizacional. A melhoria da gestão económico-financeira, das infra-estruturas, que permitem uma optimização dos recursos, dos
procedimentos e das actividades, bem como com a elaboração do Plano de Actividades para 2010, em articulação com o processo SIADAP.
Os objectivos: agilizar o modelo organizacional, agilizar o modelo de gestão económico-financeira e elaborar o
Plano de Actividades apoiado no SIADAP foram cumpridos através da concretização dos indicadores N.º de
regulamentos dos centros e Nº de procedimentos simplificados, nomeadamente económico-financeiros e
Prazo de Execução do Plano de Actividades para 2011. Estas acções são fundamentais para a optimização dos recursos e para a agilização das actividades desenvolvidas.
0
20
40
60
80
100
%
Ind. 7 Ind. 8 Ind. 9
Taxa de Realização = 100%
10
Ind. 7 – Nº de regulamentos dos centros
De acordo com o art. 5 dos Estatutos do IICT, de 30 de Abril de 2007, o IICT organiza-se em 10 Centros de Actividades, que de acordo com as especificidades das actividades desenvolvidas e de forma a agilizar
o funcionamento da instituição, se comprometeram em elaborar regulamentos adequados aos vários processos de funcionamento de cada Centro. O indicador foi cumprido, dado que os 5 regulamentos a adicionar ao único existente foram entretanto elaborados. Os novos regulamentos instituem regras à
utilização do diversificado património do instituto e que variam de acordo com o tipo de dados e a forma como são disponibilizados, nomeadamente pelos Centros K, AHU, JBT e GeoDES. Foram também elaborados regulamentos que estabelecem normas para criação de novas iniciativas como é o caso de
acções de voluntariado.
Ind. 8 – Nº de procedimentos simplificados, nomeadamente económico-financeiros
Foi elaborado o Regulamento do uso dos veículos do IICT visando criar normas, procedimentos e critérios de utilização que promovam a racionalização, a segurança dos veículos e dos condutores e o controlo da despesa orçamental, assegurando, da mesma forma, o cumprimento das obrigações legais ou
decorrentes de contrato.
Foram criadas e endereçadas fichas às Unidades funcionais do IICT cujo preenchimento era solicitado no sentido de que aquelas Unidades participariam no esforço de inventariação do Património móvel do
Instituto.
Da mesma forma, foram criadas normas para o preenchimento e elaboração de processos de aquisição de modo a promover a celeridade dos processos e a evitar a ocorrência de erros que possam até implicar
a sua devolução e consequentes atrasos.
� Ind. 9 – Prazo de execução
O Plano de Actividades foi publicado na página do IICT a 31 de Julho de 2010, cumprindo assim o prazo de execução estabelecido (15 a 31 de Julho). A elaboração do PA2011 envolveu não só a direcção, mas
os também os dirigentes intermédios e responsáveis de unidades, bem como outros colaboradores do Núcleo de Divulgação Externa.
Este Plano de Actividades é posteriormente integrado no documento institucional RAPA2011, que junta o
Relatório de Actividades de 2010 e destaca as actividades planeadas para 2011, permitindo assim a análise do ano transacto e a sua continuidade para o futuro.
♦ QUALIDADE
Obj. 6 – Alargamento da CAF ao Arquivo Histórico Ultramarino
� Ind. 10 – Prazo de execução da autoavaliação do AHU (aplicação do modelo CAF)
Obj. 7 – Implementar uma metodologia de avaliação da satisfação dos utilizadores
� Ind. 11 – Nível de satisfação
Obj. 8 – Desenvolver uma metodologia de avaliação do impacto do serviço
� Ind. 12 – Data de Aprovação da metodologia
Obj. 9 – Assegurar um conjunto de politicas de gestão de pessoas, visando a qualificação,
capacitação e satisfação dos colaboradores
� Ind. 13 – Taxa de execução do plano de formação
Estes objectivos reflectem sobretudo as actividades do IICT que acrescentam mais-valia ao conhecimento e produção científica e que se direccionam também para os utilizadores externos. Considera-se que, a este nível, o IICT apresenta um desempenho bastante positivo, tendo superado 3 indicadores e atingido 1.
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Destaca-se em 2010 a aplicação do CAF a um dos serviços abertos ao público do IICT – o Arquivo
Histórico Ultramarino –, cujo prazo de execução do respectivo Relatório de Auto-avaliação se cumpriu e se revelou uma mais-valia para a futura qualificação do serviço.
Ind. 10 – Prazo de execução da autoavaliação do AHU (aplicação do modelo CAF)
Ind. 11 – Nível de satisfação
Ind. 12 – Data de Aprovação da metodologia
A aplicação do Modelo CAF ao AHU em 2010 foi decidida na sequência da sua aplicação ao JBT em 2009, no espírito de avaliação constante no IICT. A meta proposta para a execução do CAF no AHU foi cumprida no dia 30 de Novembro. A auto-avaliação incidiu sobre o AHU, unidade funcional do IICT no qual estavam sediados, em Setembro de 2010, 23 colaboradores, 19 dos quais funcionários, 3 bolseiros de gestão de ciência e tecnologia e 1 no âmbito do programa de inserção do Instituto de Emprego e Formação Profissional. Estes três indicadores estão desenvolvidos no ponto II.g).
Ind. 13 – Taxa de execução do plano de formação A qualificação dos colaboradores continua a ser uma aposta e uma das estratégias de gestão dos
recursos internos. O plano de formação do IICT para 2010 foi elaborado tendo por base o levantamento das necessidades dos funcionários e serviços, em consonância com os objectivos estratégicos da instituição e tendo em conta os fortes constrangimentos orçamentais, que impediu a participação de mais
colaboradores nas acções de formação planeadas. Ainda assim, a taxa de execução do Plano de formação foi de 100%, tendo o cumprimento deste indicador sido superado (meta: 90%). Neste âmbito, destaca-se a execução de 19 acções de formação, sendo que 31 colaboradores (15%) participaram em
pelo menos 1 acção de formação (conforme indicado no Anexo A). No entanto, as acções de formação contaram com a presença de 38 participantes, sendo que alguns colaboradores participaram em mais do que uma acção de formação.
� Justificação de Desvio A taxa de realização do indicador associado a este objectivo foi de 111%, sendo que este pequeno desvio
se justifica pela realização de apenas mais duas acções do que o estimado executar. De facto, foram planeadas 19 acções de formação, sendo que o cumprimento da meta a 90% corresponderia à realização de 17 acções. Consideramos que este desvio se encontra dentro dos padrões normais de cumprimento e
indica, por um lado, a influência da incerteza orçamental no planeamento, o que nos fez apontar para o seu cumprimento a 90%, mas por outro lado, reforça o esforço realizado para se cumprir e superar este objectivo.
96
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106
108
%
Ind. 10 Ind. 11 Ind. 12 Ind. 13
Taxa de Realização = 104%
12
II. e) ANÁLISE DA EVOLUÇÃO DOS RESULTADOS OBTIDOS PELO QUAR EM COMPARAÇÃO COM
ANOS ANTERIORES
O QUAR 2010 manteve 5 objectivos do QUAR 2009 (1. Assegurar PA, 2. Agilizar modelo organizacional e
de gestão económico-financeira, 3. Elaborar PA, 4. Aumentar a notoriedade e 5. Aplicação do CAF). No QUAR 2010 os objectivos 1, 3, 4, 5 e 6 foram reorganizados com nova redacção.
Tal como já referido anteriormente, considerou-se importante manter uma estratégia de continuidade, pois
permite a existência de um histórico e uma análise comparativa da evolução dos resultados. No sentido de conciliar as exigências de uma nova dinâmica de investigação em prol do desenvolvimento e os critérios associados ao processo de avaliação do serviço, considerou-se a importância da manutenção
dos objectivos, mas tal não impediu que se utilizassem novos indicadores para a aferição da sua execução, que no ano anterior não integraram o QUAR, mas que reflectem sobretudo as principais actividades do IICT, sendo que alguns deles possuem efectivamente histórico, mas que se encontra
integrado sobretudo nos Relatórios de Actividade. De referir também que, dada a especificidade das actividades do IICT, onde a investigação é primordial e nem sempre é facilmente caracterizada de acordo com a generalidade dos critérios estabelecidos pelo SIADAP, houve necessidade de acertar critérios de
contabilização, definir conceitos, para que os indicadores fossem o mais rigorosos possível.
Apresenta-se de seguida os indicadores do QUAR 2010 e o seu respectivo histórico e evolução:
Indicadores 2010 2009 Observações Presente no QUAR 2009
Ind. 1: Taxa de concretização do Plano de Actividades
95% 100% �
Ind. 2: Nº de pontos de contacto internacionais do site Rede de Investigação e Desenvolvimento na CPLP
4 2 Com redacção diferente Este site foi implementado em 2009.
�
Ind. 3: Nºde eventos de C&T com impacto nos países tropicais
42 49 Com redacção diferente �
Ind. 4: Nº de publicações 219 214
Ind. 5: Nº de registos on-line sobre património histórico e científico
40.354 40.000
Ind. 6: Nº de acções de capacitação
108 79 Com redacção diferente �
Ind. 7: Nº de regulamentos dos centros
6 1
Ind. 8: Nº de procedimentos simplificados, nomeadamente económico-financeiros
3 2
Ind. 9: Prazo de execução 31 Julho 14 Julho �
Ind. 10: Prazo de execução da autoavaliação do AHU (aplicação do modelo CAF)
30 Novembro
30 Outubro Em 2009 foi aplicado o modelo CAF ao JBT
�
Ind. 11: Nível de satisfação 4,1 3,93 Novo indicador, transversal a todos os organismos do MCTES
Ind. 12 – Data de Aprovação da metodologia
21 Outubro NA Novo indicador, transversal a todos os organismos do MCTES
Ind. 13 Taxa de execução do plano de formação
100% 100% �
13
De salientar que se mantiveram 7 indicadores do QUAR 2009 e que a maioria dos indicadores possui
histórico (92%), e apenas para um indicador (8%) não é possível efectuar essa verificação, pois é indicador novo.
II. f) BOAS PRÁTICAS E BENCHMARKING
A avaliação do desempenho do IICT em 2010 identifica como benchmarks:
Rede CPLP – Investigação e Desenvolvimento (www.idcplp.pt). Desde do seu lançamento em 2009 que o número de inscritos na rede, especialistas em I&D de diferentes países da CPLP, tem vindo a aumentar.
Em 2010, o número de pontos de contacto internacionais do site duplicou, como é demonstrado no indicador nº 2 no QUAR de 2010.
A implementação do Modelo CAF ao AHU destaca no critério de Liderança como ponto forte “as
actividades de benchmarking e de benchlearning através do estabelecimento de parcerias/contactos com
arquivos e outras entidades de referência nacionais e internacionais”.
II. g) SATISFAÇÃO DOS UTILIZADORES
Para além dos parceiros institucionais e das diversas organizações com quem o IICT estabelece relações
de cooperação, o IICT integra três serviços abertos ao público – o Jardim Botânico Tropical (JBT), o Arquivo Histórico Ultramarino (AHU) e o Centro de Documentação e Informação (CDI). Estes serviços medeiam a relação do IICT com o exterior, ao disponibilizar serviços e património a utilizadores externos,
quer pertençam à comunidade científica quer ao público em geral. Entende-se, portanto, que a avaliação dos utilizadores externos deverá ser efectuada preferencialmente no âmbito de actuação destes serviços.
Em 2010, articulado com a execução da Auto-Avaliação (modelo CAF) do AHU realizou-se um inquérito aos utilizadores desta unidade. Foram distribuídos 75 inquéritos e respondidos 68:
o Apreciação geral: classificação=4,14, numa pontuação de 1 a 5.
o Apreciação específica:
� Satisfação quanto à pesquisa do acervo: classificação=4,29, sendo que 91% dos utilizadores atribuíram classificação de Satisfeitos (12%), Muito Satisfeitos (44%) e
Bastante Satisfeitos (32%);
0
10
20
30
40
50
1 - Satisfeitos 2 - BastanteSatisfeitos
3 - MuitoSatisfeitos
14
Síntese de alguns resultados da aplicação dos questionários de satisfação aos utentes do AHU
(gráficos abaixo):
Em relação ao nível de formação dos utentes do AHU, constata-se que a maioria são pós-graduados (64%), enquanto uma minoria de 7% tem habilitações académicas médias e 29% são graduados;
Médio7%
Graduado29%Pós-
graduado64%
Habilitações académicas
Como ponto forte destaca-se a satisfação dos utilizadores quanto às condições gerais de acesso, instalações, atendimento, reproduções, etc.:
15
De destacar o Pessoal do AHU como principal razão de satisfação dos utilizadores:
RAZÕES DE SATISFAÇÃO (3, 4, 5)apontadas por 49 utentes
40%
1% 1% 1%
62%
24%
15%
0%
10%
20%
30%
40%
50%
60%
70%
PESSOAL - ATENDIMENTO - PROFISSIONALISMO - EFICIÊNCIA - COMPETÊNCIA - SIMPATIA - EDUCAÇÃO - AFABILIDADE
EDIFÍCIO - INSTALAÇÕES - LIMPEZA - TRANQUILIDADE - AGRADABILIDADE
SALA DE LEITURA - INSTALAÇÕES - MOBILIÁRIO - ESTÉTICA - LUMINOSIDADE - SONORIZAÇÃO - AGRADABILIDADE - AMBIENTE
SALA DE LEITURA - HORÁRIO
BAR
DOCUMENTOS - ORGANIZAÇÃO - INVENTARIAÇÃO - ACESSO
EQUIPAMENTOS DE AUTO-SERVIÇO
o O Nºde Reclamações é muito reduzido, tendo apenas sido registado um caso em 2009:
� 2008 – 0 em 2248 leitores;
� 2009 – 1 em 2520 leitores;
� 2010 (Setembro) - 0 em 1503 leitores
o Os utilizadores consideram as seguintes melhorias a implementar, colocando em 1ºlugar o
alargamento do horário da sala de leitura e por último a organização do acervo por temas e datas.
II. h) SATISFAÇÃO DOS COLABORADORES
A implementação da Auto-Avaliação do AHU (modelo CAF) levou também à realização de um inquérito interno para avaliação do grau de satisfação dos colaboradores e recolha de propostas de melhoria.
0%
5%
10%
15%
20%
25%
Alargamento horário Sala Leitura
M ais instrumentos de pesquisa
M ais divulgação Internet
M ais documentos reproduzidos
Realização de conferencias
Preço reproduções
Qualidade reproduções
Edifício: localização, transp., mob. interior
Ergonomia, cadeiras, sala leitura
Sala leitura: internet s fios, espaço reduzido
Organiz. Acervo por temas e datas
16
O inquérito, baseado no modelo disponível na página da CAF, foi distribuído em 15 de Setembro de 2010. Obteve-se uma taxa de resposta de 71% (15 em 21 inquéritos distribuídos).
Numa pontuação de 1 a 5, a satisfação global dos colaboradores foi avaliada em 3,37, com os seguintes valores médios por item:
1. Satisfação global dos colaboradores com a organização – 3,66 2. Satisfação com a gestão e sistemas de gestão – 2,85 3. Satisfação com as condições de trabalho – 3,5 4. Satisfação com as condições de trabalho – 3 5. Níveis de motivação – 3,8 6. Satisfação com o estilo de liderança ‐ Gestor de Topo: 3,36 7. Satisfação com as condições de higiene, segurança, equipamentos e serviços: 3,42
Da AA resulta, no essencial, uma avaliação global positiva da organização. O nível de satisfação das partes interessadas é muito favorável, sendo bom o dos colaboradores.
Caracterizaram-se, enquanto pontos fortes, as acções desenvolvidas no critério de Resultados orientados para os Cidadãos/Clientes, e mais fracas as relativas ao de Desempenho-chave.
Nas áreas a melhorar elencam-se: a eficiência na gestão administrativa e técnico científica através de novos instrumentos e de uma maior participação e sentimento de pertença dos colaboradores; a procura de excelência técnico-científicas as actividades que reflectem o Desempenho-Chave desta unidade, sobretudo em torno da disponibilização do património documental de que é directamente responsável; a melhoria dos recursos humanos e materiais para sustentar maior qualidade e quantidade de acções e de serviços prestados, viabilizando um aumento de receitas, e ainda uma mais evidente visibilidade do AHU que fundamente financiamentos externos.
Resultados da auto-avaliação
N.º Critérios Total obtido por critério
Mei
os
1 Liderança 81,75
2 Planeamento e Estratégica 77
3 Pessoas 79
4 Parcerias e Recursos 81,6
5 Processos 79,3
Res
ult
ado
s
6 Resultados orientados para os Cidadãos/Clientes 87,5
7 Resultados relativos às Pessoas 82,5
8 Impacto na Sociedade 80
9 Resultados do Desempenho-Chave 77,5
TOTAL GLOBAL
(soma da pontuação dos critérios) 80,69
17
50,00
55,00
60,00
65,0070,00
75,00
80,00
85,00
90,0095,00
100,00
Total obtido por critério
II. i) AVALIAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLO INTERNO
Controlo e Monitorização do Plano de Gestão de Riscos e Infracções Conexas Em 2010 foi implementado o Plano de Gestão de Riscos e Infracção Conexas com o objectivo de organizar e reforçar o combate à corrupção no que toca à consolidação de uma cultura de gestão preventiva dos riscos da sua ocorrência, visando, no essencial, reforçar a cultura generalizada de responsabilidade e vigilância proactiva do IICT, através de:
• Identificação dos riscos nas áreas de contratação pública e da concessão de benefícios públicos; • Estabelecimento de medidas para prevenir a ocorrência destes riscos e identificação dos
responsáveis envolvidos na gestão do plano; • Qualificação da frequência dos riscos; • Elaboração anual de um relatório sobre a execução do plano.
Este Plano previu que seria dado a conhecer a todo o pessoal, através do site do IICT, e avaliar a execução das medidas preventivas de risco previstas neste Plano reflectindo sobre a necessidade da sua revisão e, consequentemente, da sua actualização. O controlo e monitorização das medidas propostas foram efectuados através da avaliação das áreas de risco identificadas: o património; a contabilidade; a tesouraria, o pessoal. A monitorização permitiu identificar e propôs as seguintes medidas, que se encontram a ser tomadas:
• Implementação de um sistema estruturado de avaliação das necessidades; • Obter as declarações de interesses privados dos funcionários envolvidos nos processos de
aquisição; • Efectuar relatórios mensais de acompanhamento dos contratos que permitam a avaliação do
desempenho dos fornecedores; • Reforçar aplicação do regulamento Interno no sentido de as receitas, cobradas pelos centros
serem entregues nos prazos definidos de modo a possibilitar o seu registo contabilístico em tempo útil reforçando, deste modo, as medidas de controlo interno implementada;
• Verificação periódica, num período aleatório, da folha de processamento dos vencimentos e de ajudas de custo.
18
II. j) AUDIÇÃO DE DIRIGENTES INTERMÉDIOS E DEMAIS TRABALHADORES
A implementação do modelo CAF na auto-avaliação do AHU permitiu realizar, de forma mais sistemática, questionários de satisfação dos seus colaboradores, e a sua análise, influiu directamente na definição do
Plano de Melhorias a implementar no serviço, tal como já referido no ponto relativo à Satisfação dos Colaboradores.
II. k) IMPACTO NA SOCIEDADE (contributo do serviço para a prossecução das políticas públicas) Os objectivos estratégicos do IICT encontram-se em consonância com as opções fixadas para a área da Ciência, Tecnologia e Ensino Superior, uma vez que se mantiveram as Grandes Opções do Plano (GOP), bem como do Quadro da Referência Estratégica Nacional (2007-2013). Tal como referido no Relatório de Auto-Avaliação do ano anterior, destaca-se principalmente a articulação com o “Relançamento da Política de Cooperação”, no caso do IICT, em particular, com os países da CPLP. A integração de doutorados, ao abrigo do programa Compromisso com a Ciência, revela o impacto do IICT na estratégia de reforçar o potencial científico e tecnológico nacional, aumentado o emprego científico. O compromisso institucional de reforçar as actividades de cooperação científica vai ao encontro do estipulado em várias áreas do Programa Capacidades do 7º Programa Quadro para a Ciência e Tecnologia, porque potenciam e apoiam projectos de investigação tropical que estão direccionados para a cooperação lusófona. Ainda neste âmbito, o IICT, em conjunto com a CPLP, está a trabalhar no sentido de existir uma maior articulação entre os Planos de Actividades dos dois organismos, o que terá necessariamente um impacto na prossecução das suas estratégias. A nível internacional, as actividades de investigação do IICT seguem a agenda internacional que visa reduzir a fome e a pobreza até 2015 através do cumprimento dos Objectivos de Desenvolvimento do Milénio (ODM). Continua-se a destacar o impacto do IICT na prossecução da Grande Opção Valorizar o posicionamento externo de Portugal, ao ser parceiro em importantes consórcios nacionais e internacionais, tais como:
• participação no consórcio ESPAÇO, contribuindo para a dinamização de parcerias nacionais e internacionais e associando-se aos objectivos do GMES & África, nomeadamente reforçando o fortalecimento da capacitação em ciências geoespaciais no âmbito da 8ª parceria União Europeia-União Africana.
• representante do governo português no Grupo Consultivo para a Investigação Agrária Internacional (CGIAR)
• sócio fundador, detendo actualmente a presidência do Consórcio Europeu para a Investigação Agrícola nos Trópicos (ECART) que encetou uma aliança orgânica com 36 universidades em 19 países europeus (a rede NATURA) para a criação do consórcio AGRINATURA-EEIG.
Através da Agência Nacional para a Cultura Científica e Tecnológica (Ciência Viva), o IICT tem participado activamente nas várias iniciativas promovidas, através da realização de estágios científicos, da organização da Semana de Ciência e Tecnologia, palestras, exposições. De destacar o desafio das Comemorações do Centenário da República “100 anos de República, 100 anos de Ciência”, da qual o IICT respondeu com uma Exposição intitulada Viagens e Missões Científicas nos Trópicos - 1883-2010. A Exposição tem lugar no Jardim Botânico Tropical (JBT), palco privilegiado da actividade científica e técnica do IICT junto de diferentes públicos, na zona monumental de Belém. Estrutura-se em duas linhas discursivas: uma sobre viagens, expedições e missões científicas que tiveram lugar nos séculos XIX e XX e respectivos acervos, memórias e estudos; a outra sobre investigação interdisciplinar sobre desenvolvimento global. De ressalvar o grande impacto no reforço das políticas direccionadas para promoção da cultura científica e tecnológica junto da população portuguesa e contribuição na notoriedade do IICT.
19
III – BALANÇO SOCIAL
De acordo com o Balanço Social (http://www2.iict.pt/archive/doc/balancoSocial-2010.pdf), referente ao ano de 2010, o IICT integra 205 colaboradores:
Ao analisarmos os recursos humanos, verificam-se as seguintes características:
� Taxa de formação superior: 64%
� Taxa de tecnicidade: 20%
� Taxa de feminização: 69%
De salientar que a investigação científica se encontra representada por quase metade do total dos colaboradores (43%), o que se reflecte também na taxa de formação superior. Refira-se, no entanto, que
o número total de colaboradores integra também todos os bolseiros (BI, BGCT), que representam cerca de 12%, o que demonstra a aposta do IICT na capacitação e no desenvolvimento do potencial científico.
Ao longo de 2010, 12 colaboradores aposentaram-se, 17 bolseiros foram admitidos e 30 bolseiros (BII)
terminaram a sua colaboração.
Nos últimos três anos, tem havido integração de novos Doutorados e bolseiros de investigação, o que tem contribuído para aumentar a produção científica do IICT.
Contagem dos trabalhadores por carreira2%
43%
17%1%10%
27%Dirigente
Investigação Científica
Téc. Superior
Informática
Ass. Operacional
Ass. Técnico
20
Avaliação do Desempenho
Objectivos de Eficácia – 3 (50%)
Objectivos de Eficiência – 3 (25%)
Objectivos de Qualidade – 5 (25%)
Desempenho Global: 3,53
IV – AVALIAÇÃO FINAL
O Relatório de Auto-Avaliação, enquanto instrumento de gestão, permite efectuar uma análise qualitativa e quantitativa dos resultados e, consequentemente, do desempenho realizado ao longo do ano de 2010. Retomando o quadro apresentado no início deste documento, verifica-se que desempenho do IICT foi muito positivo (3,53).
Este resultado vem na sequência dos reajustamentos efectuados ao longo dos últimos anos, na implementação do Sistema de Avaliação de Desempenho e na sua adaptação à realidade e especificidade, do IICT, enquanto Laboratório de Estado, cuja missão é a investigação, em ciências sociais e humanas, em prol do desenvolvimento das regiões tropicais. O facto de o Plano de Actividades ter sido executado a 95% (superação da meta – 90%), é preponderante na análise do desempenho do IICT. Enquanto indicador de um dos dois objectivos de eficácia, com peso superior aos dos restantes objectivos, demonstra, de facto, a importância atribuída à concretização das actividades que reflectem a especificidade deste Instituto Os nove objectivos propostos no QUAR foram alcançados, através da superação de 4 indicadores e do cumprimento dos restantes 9, o que concretiza uma taxa de superação de 31%. Ao longo do documento, foi possível analisar com maior detalhe as causas de superação e foi também apresentada a respectiva justificação dos desvios presentes em 4 indicadores, ainda que todos favoráveis.
O empenho desta instituição na concretização deste novo modelo de avaliação, iniciada em 2007-2008, foi sempre efectuado com base na participação e reflexão interna, considerando a especificidade da sua missão, reflectida no facto de cerca de 43% dos efectivos do IICT pertencerem à carreira de investigação e não estarem abrangidos pelo SIADAP. Sendo que utilizam os planos de actividades como instrumento de monitorização e avaliação dos resultados, além da monitorização dos objectivos que reflectem a actividade científica no QUAR, como é o caso do nº de publicações e de acções de formação.
As diferenças verificadas ao nível das despesas de funcionamento executadas ficam a dever-se principalmente ao facto de que a FCT que transferiu receitas que inicialmente já estavam orçamentadas noutras rubricas e teve que se proceder a crédito especial, aos saldos transitados de 2009 e aos projectos de investigação.
No que concerne ao desvio verificado nas despesas de PIDDAC, este justifica-se com um despacho da DGO de 28 de Setembro em que não se podia assumir mais compromissos e a maior parte das despesas comprometidas no PIDDAC tiveram que ser anuladas. Apesar dos constrangimentos externos, os objectivos estratégicos foram prossecutados através do cumprimento de nove indicadores e da superação dos restantes quatro, afectos aos nove objectivos operacionais inscritos no QUAR2010.
Considera-se assim que 2010 foi um ano de continuidade no empenho da instituição e dos seus órgãos para que este processo de avaliação decorresse da melhor forma, tendo-se estabilizado e, em alguns casos, melhorado procedimentos e metodologias de monitorização e verificação de resultados, para que
melhor se adaptassem à especificidade da instituição.
21
O diagnóstico das melhorias a implementar, efectuado no âmbito do processo de Auto-Avaliação (modelo
CAF), elaborado pelo AHU (Investigação e Serviço Aberto ao Público), resulta, no essencial, uma avaliação global positiva da organização. Neste processo de Auto-Avaliação, tal como acontece com o SIADAP, tornou-se visível o imperativo de precisar metas prioritárias, reavaliá-las sistematicamente e
melhorar a solidez de indicadores e evidências. Tal como tendo sido demonstrado nos QUAR anteriores, o IICT continua a apostar na continuidade deste
processo, através de algumas acções de melhoria. Futuramente e nessa perspectiva destaca-se alguns dos objectivos que vão fazer parte do QUAR para 2011:
� Os objectivos de eficácia irão continuar a ser baseados na execução do Plano de Actividades,
com os mesmos indicadores que reforçam a missão do IICT – conhecimento e produção
científica sobre regiões tropicais e divulgação de ciência. � Nos objectivos de eficiência, é considerado importante continuar a apostar na agilização do
modelo organizacional, através do nº de moradas a desafectar. � Nos objectivos de qualidade, destaca-se o alargamento da implementação do processo de
Auto-Avaliação (CAF) ao Centro de Documentação e Informação (CDI), através da agilização de
medidas direccionadas para a avaliação do impacto do serviço e da satisfação dos utilizadores externos.
O IICT, é um Laboratório de Estado, direccionado para a investigação científica e dada a sua especificidade, tem conseguido demonstrar ao longo destes anos o reconhecimento do SIADAP, através de critérios de avaliação inovadores e adaptáveis à realidade organizacional.
Neste sentido, de acordo com o nº1 do artigo 18º da Lei nº 66-B/2007, de 28 de Dezembro, o presidente considera que o IICT é merecedor de uma classificação mais elevada que no ano anterior, sendo eventualmente merecedor da distinção de mérito (Desempenho Excelente).
22
ANEXOS
23
ANEXO A Questões
Aplicado Fundamentação
S N NA 1 – Ambiente de controlo
1.1 Estão claramente definidas as especificações técnicas do sistema de controlo interno?
X Ver nota 1.1
1.2 É efectuada internamente uma verificação efectiva sobre a legalidade, regularidade e boa gestão?
X Ver nota 1.2
1.3 Os elementos da equipa de controlo e auditoria possuem a habilitação necessária para o exercício da função?
X Ver nota 1.3
1.4 Estão claramente definidos valores éticos e de integridade que regem o serviço (ex. códigos de ética e de conduta, carta do utente, princípios de bom governo)?
X Ver nota 1.4
1.5 Existe uma política de formação do pessoal que garanta a adequação do mesmo às funções e complexidade das tarefas?
X Ver nota 1.5
1.6 Estão claramente definidos e estabelecidos contactos regulares entre a direcção e os dirigentes das unidades orgânicas?
X Ver nota 1.6
1.7 O serviço foi objecto de acções de auditoria e controlo externo? X Ver nota 1.7
2 – Estrutura organizacional
2.1 A estrutura organizacional estabelecida obedece às regras definidas legalmente?
X Ver nota 2.1
2.2 Qual a percentagem de colaboradores do serviço avaliados de acordo com o SIADAP 2 e 3?
X 64% (Ver nota 2.2)
2.3 Qual a percentagem de colaboradores do serviço que frequentaram pelo menos uma acção de formação?
X 15% (Ver nota 2.3)
3 – Actividades e procedimentos de controlo administrativo implementados no serviço 3.1 Existem manuais de procedimentos internos? X Ver nota 3.1 3.2 A competência para autorização da despesa está claramente definida e
formalizada? X Ver nota 3.2
3.3 É elaborado anualmente um plano de compras? X Ver nota 3.3 3.4 Está implementado um sistema de rotação de funções entre
trabalhadores? X
Ver nota 3.4
3.5 As responsabilidades funcionais pelas diferentes tarefas, conferências e controlos estão claramente definidas e formalizadas?
X Ver nota 3.5
3.6 Há descrição dos fluxos dos processos, centros de responsabilidade por cada etapa e dos padrões de qualidade mínimos?
X Ver nota 3.6
3.7 Os circuitos dos documentos estão claramente definidos de forma a evitar redundâncias?
X Ver nota 3.7
3.8 Existe um plano de gestão de riscos de corrupção e infracções conexas?
X Ver nota 3.8 e 3.9
3.9 O plano de gestão de riscos de corrupção e infracções conexas é executado e monitorizado?
X
4 – Fiabilidade dos sistemas de informação
4.1 Existem aplicações informáticas de suporte ao processamento de dados, nomeadamente, nas áreas de contabilidade, gestão documental e tesouraria?
X Ver nota 4.1
4.2 As diferentes aplicações estão integradas permitindo o cruzamento de informação?
X Ver nota 4.2
4.3 Encontra-se instituído um mecanismo que garanta a fiabilidade, oportunidade e utilidade dos outputs dos sistemas?
X
4.4 A informação extraída dos sistemas de informação é utilizada nos processos de decisão?
X Ver nota 4.4
4.5 Estão instituídos requisitos de segurança para o acesso de terceiros a informação ou activos do serviço?
X Ver nota 4.5
4.6 A informação dos computadores de rede está devidamente salvaguardada (existência de backups)?
X Ver nota 4.6
4.7 A segurança na troca de informações e software está garantida? X Ver nota 4.7
24
Nota: as respostas devem ser dadas tendo por referência o ano em avaliação. Legenda: S – Sim; N – Não; NA – Não aplicável.
FUNDAMENTAÇÃO
Nota 1.1. – O Regulamento de Controlo Interno foi aprovado em Reunião de Direcção com a equipa do
GPEARI, em 25 de Março de 2009, publicado sem prejuízo de ulteriores revisões, como acordado na 164ª
Reunião de Direcção.
Nota 1.2. – Quanto à legalidade das aquisições de bens e serviços.
Nota 1.3. – Ainda não foi designado o fiscal único
Nota 1.4. – Regulamento de Controlo Interno
Nota 1.5. – Foi efectuado um levantamento das tarefas e funções de todos os funcionários e realizou-se
um inquérito sobre necessidades de formação.
Nota 1.6. – Foram efectuadas várias reuniões e publicadas online as respectivas notas.
Nota 1.7. – Em 2010 respondeu a questionário no âmbito do sistema de prestação de contas e controlo
operacional, que lhe foi enviado pela Inspecção-Geral de Finanças. De forma idêntica, recebeu da
Inspecção-Geral de Finanças no início de 2011 um pedido de elementos com vista à verificação do
cumprimento das medidas de consolidação orçamental (transição dos saldos de gerência de 2009).
Nota 2.1. – Lei Orgânica e Estatutos.
Nota 2.2. – Dos 163 colaboradores efectivos do IICT, 104 são avaliados. No entanto, dos 12 dirigentes,
8 pertencem à carreira de investigação, que não está abrangida pelo SIADAP.
Nota 2.3. – Segundo o Balanço Social 2010, dos 205 colaboradores do IICT (inclui bolseiros BI e BGCT
e avençados), 31 participaram (no Balanço Social estão contabilizados 20, não foram contabilizados os
bolseiros) em pelo menos 1 acção de formação.
Nota 3.1. – Só em 2009 foram elaborados os seguintes manuais: Procedimentos da Secção de
Património, Procedimentos da Tesouraria, Manual de formação “Site Dinâmico IICT”, Atendimento na sala
de leitura do CDI. Em 2010 foram adicionados 5 regulamentos ao único existente nos centros (indicador 7
ponto II.d).
Nota 3.2. – Lei Orgânica.
Nota 3.3. – No âmbito do PIDDAC.
Nota 3.4. – Elaborou-se um plano de mobilidade e colocou-se em prática no último trimestre de 2009, o
que implicou a rotação de 6 colaboradores e que permanece actual.
Nota 3.5. – As funções administrativas estão devidamente definidas.
Nota 3.6. – Estão determinados os fluxos e centros de responsabilização.
Nota 3.7. – O circuito de toda a informação está devidamente definida.
25
Nota 3.8. e 3.9. – Foi criado no final de 2009, foi monitorizado e estão a ser implementadas medidas no
sentido de lhe imprimir maior eficácia.
Nota 4.1. – Utilização na área de contabilidade do programa informático SIC, propriedade do Instituto de
Informática. Na área documental é utilizado o programa informático AS400, propriedade do IICT.
Nota 4.2. – Não se pode fazer o cruzamento de informação uma vez que os programas mencionados
em 4.1 são propriedade de entidades diferentes.
Nota 4.4. – A decisão de escolha do procedimento e da adjudicação é tomada com base na declaração
de cabimento extraída do sistema de informação actualizado.
Nota 4.5. – Na utilização do programa informático SIC (área de contabilidade) o acesso é garantido por
password e cartão com assinatura digital. Na utilização do programa informático AS400 (área documental)
o acesso é garantido por password.
Nota 4.6. – Backups diários.
Nota 4.7. – Protegido por password.
26
27
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29
30