qualidade nas escolas_planeamento de um exercício caf na escola

Curso de Valorização Técnica Orientada para a Administração Escolar – Oeiras 5

Módulo Modernização Administrativa / Qualidade nas Escolas Planeamento do exercício Caf Recursos necessários Planeamento do follow-up

Autores:

Augusto Franco Fátima Simões Luiz Carvalho Maria Amélia Vasconcelos Maria Paula Tomaz Susana Camilo

Oeiras, Novembro de 2008


i

“ é perigoso estar certo quando o governo está errado ”

Voltaire


ii

Sinopse

Pretende-se planear o exercício de uma auto-avaliação no Agrupamento de Escolas segundo o

modelo Caf, versão 2006.

Delineou-se uma intervenção que perspectivasse o conhecimento mínimo do modelo e que,

por outro lado, desse algumas garantias dela poder ser aplicada no curto prazo.

O trabalho está subdividido em três temas que o estruturam:

1. Planeamento do exercício Caf – justificação e objectivos (documento para divulgação

inicial no agrupamento de escolas); planeamento detalhado das actividades e da

comunicação (acção, responsáveis, meios e cronograma);

2. Recursos necessários – listagem da documentação a recolher nas escolas e a preparar

(questionários, outros formatos); outros recursos (plano de formação, tempo, espaço,

apoios, autoridade);

3. Planeamento do follow-up – actividades e comunicação; funções e responsabilidades

dos órgãos de administração e gestão e da equipa de auto-avaliação


iii

Sumário Executivo

O lançar de um processo de auto-avaliação no Agrupamento de Escolas prende-se com a

necessidade de mobilizar as Comunidades Escolar e Educativa para a premência de execução

alargada dum processo deste tipo na escola, jogando numa antecipação que só nos será benéfica

em termos de conhecimento no sentido de uma melhoria sustentada (o Ministério da Educação já

deu a entender que a realização de avaliações externas das escolas é um caminho em aberto e o

universo das mesmas será avaliado num espaço de tempo de 4 anos, a partir de 2007 e está em

curso).

Está-se a falar de iniciar um processo de auto-conhecimento orientado para a melhoria da

qualidade, o de nos apercebermos da evolução a partir do elencar dos pontos fortes e daqueles que

são susceptíveis de melhoria global, como se projecta a necessidade de envolver, gestão e

colaboradores, num espírito de maior de responsabilização conjunta na organização.

Este processo de avaliação recorre ao uso da ferramenta Caf1, na versão de Novembro de

2006.

Deve, portanto, ser intenção do agrupamento de escolas pegar no exemplo do exercício de

auto-avaliação da Assembleia de Escola, realizado em 2007, para catapultar e envolver os vários

colaboradores num processo global, que se pretende fazer arrancar no ano lectivo de 2009-2010,

caso haja conjugação de esforços dos vários órgãos de administração e gestão.

Esta questão de servir de exemplo através da auto-avaliação só vem reforçar a ideia de que a

evidência das (boas) práticas da Assembleia de Escola em termos de imagem, a jusante, e dos

processos e procedimentos que têm vindo a ser adoptados nos últimos anos, a montante, pode não

ser real e deve ser objecto de melhorias assumidas e sustentadas, este o objectivo principal da

realização do exercício de auto-avaliação.

As sinergias resultantes deste pequeno exercício de auto-avaliação poderão ser as suficientes

para mobilizar as Comunidades Escolar e Educativa, que dele tem conhecimento.

Dadas as condições particulares de funcionamento de uma escola, nomeadamente quanto a

todas as alterações impostas pelo Ministério da Educação, retirando grande parte da margem de

manobra dos professores para gerirem e coordenarem tempos comuns de trabalho, vai depender

muito da estratégia definida pelos órgãos de administração e gestão, principalmente pelo Conselho

Geral e pela Direcção Executiva, no sentido de serem criados grupos anuais com horas cativas para

a concretização duma auto-avaliação estruturada e conclusiva, a bem da organização.

Estas são condicionantes muito restritivas, com as quais temos que contar.

Este é um projecto-piloto e pretende-se que seja orientado pelos princípios definidos para a

acção e actividade da escola, nomeadamente transparência, clareza, isenção e rigor.

1 Caf – Common Assessment Framework, também designada por Estrutura Comum de Avaliação


iv

Índice

conteúdos página

Tema 1 -

Introdução - 1

Plano Estratégico - 3

Justificação e Objectivos - 3

Âmbito da Auto-avaliação - 4

Recursos a envolver - 4

Metodologia - 5

Papel dos diferentes actores - 5

Cronograma de execução - 6

Tema 3 -

Introdução - 7

Listagem de documentos - 8

Recursos - 12

Tema 5

Introdução 13

Desenvolvimento 13

Conclusões - 15

Referências - 16

Anexos -

Folheto de apresentação da Caf aos colaboradores - 18 - 19

Folheto de apresentação da Caf à Comunidade Educativa - 20 - 21


1

Tema 1

Planeamento do exercício Caf: justificação e objectivos – documento de divulgação inicial à escola; planeamento detalhado das actividades e da comunicação (acção, responsáveis, meios e cronograma) Introdução

Há claramente benefícios para uma organização em se predispor a um processo de Auto-

-Avaliação 2 seja qual for o modelo que consideremos ab initio, se tivermos como ponto de partida

uma grande consciencialização dos órgãos de administração e gestão (Conselho Geral, Direcção

Executiva, Conselho Pedagógico e Conselho Administrativo) e dos clientes internos para a

necessidade de introdução de mecanismos auto-regulação de processos e de procedimentos que

nos levem aos caminhos duma gestão total de qualidade (sensibilização para a mudança

organizacional no sentido da melhoria continuada).

Numa organização complexa como é um agrupamento de escolas, neste caso uma escola-

-mãe com 2º e 3º ciclo e secundário e umas quantas escolas EB do 1º ciclo, das quais uma com

Jardim de Infância, pensamos ser necessário, para além do envolvimento das pessoas e do

desenvolvimento do sentido de pertença, uma estratégia dos vários órgãos de administração e

gestão que leve através de directivas e nomeações executivas à criação da(s) equipa(s) de AA, com

distribuição nos respectivos horários de tempos comuns de trabalho e que a participação dos

inquiridos e entrevistados seja “ compulsiva “, o que não parece contrariar o espírito de uma “

colaboração voluntária e fidedigna” e é, no nosso ponto de vista e numa escola, uma forma de

contornar “ delicadamente “ a resistência dos colaboradores e gestores intermédios.

Se muitas vezes intuímos as forças e fraquezas dos nossos processos e procedimentos,

também é verdade que a análise introspectiva pode não ser suficiente (e não é, de todo), daí que um

dos benefícios da AA seja, através das evidências, o reconhecermos o que de bem fazemos e

detectar o que está mal feito, de modo a poder melhorar o funcionamento global, com eficiência e

eficácia.

O caminho da AA também nos levará a um discurso contextualizado sobre os conceitos

envolvidos em linguagem de “ escola “, tornando coerente a abordagem às propostas de melhoria

que irão surgir, mais naturalmente, pensamos…

Admitimos ser fundamental que a organização reconheça os benefícios de enveredar por uma

AA, de forma sistemática, pois só assim poderá tornar real uma qualquer melhoria organizacional

com um custo/benefício/esforço pessoal adequado.

Avançada que vá uma primeira AA, se o processo de tomada de consciência dos benefícios da

mesma pela organização for grande, mais rápido se caminhará para uma maior responsabilização

2 Adiante designada de AA


2

dos órgãos de administração e gestão e das estruturas intermédias, até mesmo por pressões vindas

de baixo para cima.

A grande utilidade de se proceder a uma AA interna é a do envolvimento directo de um

considerável número de pessoas que mais facilmente poderão sensibilizar os colegas, ganhando

competências processuais e procedimentais que poderão transmitir, com custos financeiros mais

adequados ao orçamento disponível de uma qualquer escola.

Seria mais cómodo encomendar uma auditoria a uma consultora externa, com os custos

financeiros inerentes, mas o que é certo é que perder-se-ia o conhecimento directo dos processos

desencadeados, com a agravante de a organização estar a tomar decisões fundamentadas em

propostas de melhoria da consultora, que pouco ou nada conhece do funcionamento de uma escola,

por exemplo;

Que a auditoria externa é fundamental como processo de aferir os resultados de uma AA e as

várias propostas de melhoria, estamos de acordo, ainda mais se considerarmos que se poderão

tornar mais equilibrados os poderes e contra-poderes instalados na organização e se pensarmos

exclusivamente na missão e projecto de futuro da mesma, apesar de ser sempre latente uma certa

dose de factores políticos e sociais que indirectamente influenciarão as partes e o todo;

Se conhecermos os processos e procedimentos da organização, imbuído do seu espírito de

missão e perspectivando o seu melhor futuro, só ganhamos em desempenho e satisfação com o

resultado de uma AA e do respectivo plano de melhorias, desde que estes sejam objectivos,

racionais e, diríamos, “ utilitários “, pois aquilo que se pretende é o cumprimento de objectivos,

eficiência e eficácia dos serviços e do nosso desempenho pessoal;

Associar a TQM 3 à AA é uma decorrência natural do caminho que vem sendo percorrido pelos

processos de avaliação que, já aplicados no privado, passaram a ser assumidos como uma

necessidade pública de conhecimento, controlo e prossecução dos objectivos das organizações,

nomeadamente para que a relação custo/benefício seja favorável, em simultâneo, para o cliente e

para o cidadão.

Estão aqui envolvidas questões de ganho em cultura organizacional, de desempenho, de

resolução de conflitos de interesse, de eficácia e eficiência, de estratégia e economia (de escala),

suportada em indicadores e evidências.

A lógica que subjaz a esta relação da TQM com a AA é a que resulta do cruzamento entre os

requisitos e processos da organização que correspondem (devem corresponder) à satisfação do

cidadão/cliente, com um espírito de melhoria contínua assente num equilíbrio dinâmico das partes

envolvidas ( pessoas, processos, relações internas e externas,…,).

3 Total Quality Management


3

Levanta-se aqui a questão da eficácia duma AA, se quem manda se detém demasiado no

controlo dos processos/operações em detrimento da valoração dos resultados, correndo-se o risco

óbvio de falhar metas.

Estamos, portanto, prontos para aplicar um modelo de avaliação interna e vamos seguir a Caf 4

também conhecida por Estrutura Comum de Avaliação, na sua versão de 2006 e coordenada em

Portugal pela Direcção-Geral da Administração e Emprego Público 5.

Plano Estratégico

Justificação e objectivos

O objectivo de lançar um processo de auto-avaliação no Agrupamento de Escolas prende-se

com a necessidade de mobilizar as comunidades escolar e educativa para a premência de execução

alargada deste processo, jogando numa antecipação que só nos será benéfica em termos de

conhecimento (o Ministério da Educação já deu a entender que a realização de avaliações externas

das escolas é um caminho em aberto e o universo das mesmas será avaliado num espaço de tempo

de 4 anos, a partir de 2007 e elas estão aí…) e só daremos execução ao que já está legislado sobre

o assunto na lei nº 31/2002, de 20 de Dezembro, que estatui o sistema de avaliação da educação e

do ensino não superior.

Está-se a falar em iniciar um processo de auto-conhecimento orientado para a melhoria da

qualidade, o de nos apercebermos da evolução a partir do elencar dos pontos fortes e daqueles que

são susceptíveis de melhoria global, como se projecta a necessidade de envolver, gestão e

colaboradores, num espírito de maior de responsabilização conjunta na organização.

Dadas as condições particulares de funcionamento de uma escola (de um agrupamento de

escolas), nomeadamente quanto a todas as alterações impostas pelo Ministério da Educação,

retirando grande parte da margem de manobra dos professores para gerirem e coordenarem tempos

comuns de trabalho, vai depender muito da estratégia definida pelos órgãos de administração e

gestão, principalmente pela Direcção Executiva, no sentido de serem criados grupos anuais com

horas cativas para a concretização duma auto-avaliação estruturada e conclusiva, a bem da

comunidade e esta é uma condição sine qua non da boa resolução do exercício de AA..

Estas são condicionantes muito restritivas, com as quais temos que contar.

Este é um projecto piloto no agrupamento de escolas.

A decisão de se lançar o agrupamento de escolas neste exercício de AA segundo o modelo

Caf deve ser concertada entre os Presidentes do Conselho Geral (Conselho Geral Transitório) e a 4 Commom Assement Framework 5 Adiante designada de DGAEP


4

Direcção Executiva (Director) e o líder do projecto deve ser, na nossa óptica, um dos membros da

Comissão Permanente do Conselho Geral.

Âmbito da auto-avaliação

A aplicação da AA segundo o modelo Caf vai abranger toda a organização, desde os órgãos de

administração e gestão às estruturas intermédias, aos serviços de administração escolar, do pessoal

docente ao pessoal não docente, aos clientes internos e aos cidadãos/clientes.

No sentido de melhor envolver as diferentes sensibilidades neste processo, pensamos que

seria útil que cada órgão de administração e gestão procedesse a uma AA interna, seguindo os

passos do cronograma delineado para a organização e que concluísse os seus trabalhos no tempo

próprio para a equipa de auto-avaliação proceder à elaboração do relatório final.

Recursos a envolver Humanos:

Deve ser constituída uma equipa de auto-avaliação 6 com sete elementos, entre os quais deve

estar um membro do Conselho Geral, que coordena todo o processo de AA Caf, um assessor da

Direcção Executiva, um membro do Conselho Pedagógico, um representante do pessoal auxiliar e

um representante do pessoal administrativo, um representante dos professores e um representante

dos alunos do ensino secundário.

Devem ser constituídas equipas de três elementos por cada um dos órgãos de administração e

gestão, coordenada pelo representante do respectivo órgão na EAA.

Materiais:

Os recursos materiais estão disponíveis na medida em que esta actividade terá que estar

contemplada no Plano Anual de Actividades do agrupamento de escolas, desde a sala de trabalho

para a equipa, apesar de esta não ser específica e dedicada, ao material informático e de reprodução

de documentos, aos locais de exposição de informação, etc.

Situações de excepção, para eventuais gastos extraordinários (por exemplo, painéis finais de

divulgação dos resultados da auto-avaliação), serão expostas à Direcção Executiva, para garantir o

seu despacho e execução, sem que se espere qualquer entrave.

6 Adiante designada de EAA


5

Metodologia

Planeamento e início do projecto:

Desenvolvimento de formação para os membros constituintes da equipa de AA., na fase inicial

para enquadramento sobre a Caf, numa fase intermédia para sistematização sobre o processo de

auto-avaliação e a aplicação da metodologia prescrita, numa fase de desenvolvimento sobre os

critérios e o preenchimento das grelhas de avaliação.

Diagnóstico:

Recolha das evidências, sistematização e tratamento da informação.

Inquérito de satisfação dos colaboradores, com recolha, tratamento e análise dos dados.

Preenchimento das grelhas de avaliação em sessão(ões) da equipa de auto-avaliação.

O sistema de pontuação a utilizar é o “clássico”para os critérios de meios e o “avançado” para

os critérios de resultados..

Elaboração de documento de síntese final.

Elaboração da proposta de plano de melhorias a introduzir.

Apresentação dos resultados:

Em sessão extraordinária do Conselho Geral.

Divulgação na comunidade escolar, em suportes públicos, dos resultados da auto-avaliação e

da proposta de plano de melhorias a introduzir e em formatos variados (papel, electrónicos,...,

reuniões parcelares).

Aprovação do Plano de Melhorias.

Apresentação do Plano de Melhorias à comunidade educativa.

Implementação do Plano de Melhorias e respectiva inscrição no Plano Anual de Actividades.

Lançamento da próxima AA.

Papel dos diferentes actores

É previsível, são essas as orientações, que cada um dos elementos da equipa de auto-

avaliação vá divulgando e sensibilizando diferentes auditórios para o trabalho em curso, das

vantagens inerentes a um exercício correcto e planeado da avaliação da organização onde se

inserem e, não menos importante, para a necessidade de nos conhecermos melhor para mais e

melhor fazermos.

Outras partes interessadas irão participar na medida da sua disponibilidade, directamente se

assim o entenderem e através do inquérito de satisfação dos colaboradores, porque é esse o papel

que desempenham.


6

Cronograma de execução da AA

AUTO-AVALIAÇÃO Outubro Novembro Dezembro

Acções 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

1. Decisão de aplicação da CAF 8

2. Designação do líder do projecto 8

3. Apresentação do projecto à organização 13 23

4. Constituição da equipa de auto-avaliação (EAA) 23

5. Acção de formação sobre CAF para a EAA e entrega à equipa dos documentos relevantes da organização

23 30

6. Reunião da EAA para designação do líder da EAA; organização interna da equipa; identificação das partes interessadas da organização e dos produtos/serviços chave; esclarecimento de dúvidas).

30

7. Reunião da EAA para elaboração dos modelos de questionário de satisfação* (DECAF)

30 7

8. Aplicação dos questionários de satisfação aos colaboradores da unidade (DECAF)

7 14

9. Tratamento dos questionários (DECAF) 14 20

10. Diagnóstico individual da organização (identificação dos pontos fortes, áreas de melhoria e pontuação)

20 4

11. Recolha de evidência complementares 14 29

12. Reunião de consenso da EAA para preenchimento da grelha de auto-avaliação final

4 11

13. Elaboração do relatório de AA (RAA) 11 18 31

AUTO-AVALIAÇÃO Janeiro Fevereiro Março

Acções 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4

14. Apresentação do RAA ao gestor de topo e aprovação do RAA pelo gestor de topo

15. Consulta das partes interessadas para efeitos de identificação das acções de melhoria (opcional)

31 8

16. Elaboração do plano de melhorias (PM) 8 22

17. Apresentação do PM ao gestor de topo 26

18. Sessão de apresentação dos resultados à organização 15

* Opcional. Cada organização decide individualmente se pretende aplicar questionários de satisfação durante a auto-avaliação. No caso dos projectos CAF/DECAF a aplicação deste tipo de questionário aos colaboradores da unidade avaliada constitui uma actividade sujeita a avaliação.


7

Tema 3 Recursos necessários: listagem da documentação a recolher na escola e a preparar (questionários e outros formatos)

Introdução

A Caf corresponde a um processo de AA, que visa a melhoria contínua dos serviços prestados

pelas organizações, procurando a excelência dos resultados e a promoção de uma cultura de

qualidade, exigência e responsabilidade, que contribua para a satisfação dos seus clientes.

Obedece a uma determinada estrutura, que implica a constituição e organização de equipas,

que terão a seu cargo a realização de tarefas específicas, partindo de objectivos e indicadores.

Além do planeamento detalhado do projecto, é necessário proceder à recolha de documentos

relevantes, que contenham dados concretos e objectivos, que permitam analisar os níveis de eficácia

e eficiência da organização, que corresponde à Escola.

A informação tem que ser fiável e proveniente das diversas áreas da organização, para ser

analisada pelos membros das equipas de AA, através da aplicação de critérios e sub – critérios, que

correspondem a determinadas pontuações.

É fundamental a utilização de uma metodologia que pode recorrer à utilização de vários

instrumentos:

Inquéritos;

Entrevistas;

Listas de verificação;

Grelhas de avaliação;

Elaboração de matrizes;

Consulta de reclamações.

Aplicação de inquéritos à Direcção Executiva, Professores, Funcionários Administrativos,

Pais/Encarregados de Educação, Alunos.

Entrevistas a coordenadores de projectos, responsáveis por serviços – Bar, Papelaria, etc.

Grelhas de observação que contenham registos sobre o desempenho dos serviços prestados

na escola.

Lista de verificação para identificar os Stakeholders (partes interessadas, que podem

influenciar a organização – clientes, funcionários.

Realização de matrizes que reúnam informação relevante – matriz de Stakeholders, que

permite identificar as prioridades de cada uma das partes interessadas e os interesses que

representam.


8

Elaboração de matrizes – matriz da análise de Swot, através da qual se detectam pontos fortes

e fracos.

Análise de reclamações feitas pelos utentes dos serviços e registadas no livro de reclamações,

e enviadas por correio, fax, telefone, correio electrónico.

Listagem de documentos

Uma Organização funciona por processos constituídos por actividades e procedimentos, que

envolvem diferentes níveis hierárquicos e oferecem um determinado produto, que no caso da Escola,

corresponde ao ensino.

Gestão Documentos que identificam a Organização e lhe conferem uma determinada autonomia:

Projecto Educativo de Escola (PEE) - define a Missão e Visão da Escola;

Plano Anual de Actividades (PAA); Projecto Curricular de Escola (PCT), que contextualiza o currículo; Regulamento Interno (RI), que define o regime de funcionamento da Escola e dos órgãos

de gestão e administração e os direitos e deveres da comunidade escolar;

Orçamento.

O PEE e o PAA permitem a avaliação da Estratégia / Planeamento da Escola: neste processo

as lideranças são uma peça fundamental.

Liderança de Topo Liderança Intermédia Administração Global

Órgãos de Gestão: Conselho Geral (CG) Direcção Executiva (DE) Conselho Pedagógico (CP) Conselho Administrativo (CA)

Estruturas de Orientação Educativa: Departamentos Curriculares (DC) Directores de Turma (DT) Delegados de Disciplinas (DD) Coordenadores de Cursos (CC)

Chefe dos Serviços Administrativos (CSA) Coordenador dos Auxiliares de Acção Educativa (CAAE)


9

Conselho Geral:

Convocatórias das reuniões – Ordem de Trabalhos;

Plano Anual de Actividades;

Relatórios de acompanhamento, execução e avaliação do PEE;

Actas das reuniões.

Direcção Executiva:

Programa da DE;

PEE;


Delegação de competências;

Distribuição do serviço – Professores e Pessoal não Docente;

Constituição de turmas;

Horários – Professores, Alunos, Pessoal não Docente;

Atribuição de cargos;

Horário de funcionamento dos serviços – Secretaria, Papelaria, Reprografia, Biblioteca,

Centro de Recursos, Sala de Estudo, Bar, Refeitório;

Divulgação da informação;

Relatórios de monitorização do PEE e do PAA;

Parcerias/ protocolos estabelecidos – Autarquia/ Escolas/Instituições/Outros;

Relatórios da Inspecção;

Reclamações;

Actas das reuniões;

Relatório de Actividades.

Conselho Pedagógico:

Convocatórias das reuniões – Ordem de Trabalhos;

Planos de Formação propostos de acordo com as necessidades e actualização dos

Professores e do Pessoal não Docente;

Divulgação das informações e deliberações;




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Departamentos Curriculares:

Convocatórias das reuniões – Ordem de Trabalhos; Plano Anual de Actividades; Coordenação das disciplinas que integram os Departamentos Curriculares; Divulgação da informação; Actas das reuniões; Relatório de Actividades.

Conselho Administrativo:

Projecto de orçamento;

Gestão do orçamento privativo;


Relatórios de conta de gerência.

Directores de Turma:

Convocatórias das reuniões;

Projecto Curricular de Turma;

Apoios Educativos e de Enriquecimento Curricular;

Actas das reuniões dos Conselhos de turma, Pais/ Encarregados de Educação, avaliação

e disciplinares;

Pautas;


Delegados de disciplina:

Convocatórias das reuniões;


Planificações dos conteúdos programáticos;

Critérios de avaliação;

Instrumentos de avaliação;




11

Director de Curso:

Plano de Anual de Actividades; Protocolos com empresas para a realização dos estágios na áreas tecnológicas; Actas das reuniões; Relatório de Actividades.

Serviços de Psicologia e Orientação


Relatórios de acompanhamento dos alunos NEE 7;

Testes de orientação;

Reuniões com Encarregados de Educação;

Acções de orientação com os alunos do 3º ciclo;

Actas das reuniões.

Serviços Administrativos:

Mapas da contabilidade – balanços, balancetes; Documentos de Tesouraria – requisições de verbas, pagamentos, transferências; Organização de processos – Professores, Alunos, Pessoal não docente; Mapas de assiduidade de Professores e Pessoal não docente; Reclamações; Relatório de Actividades.

Pessoal não docente:

Planificação das actividades;

Relatório de actividades

Livros de ponto.

7 Alunos com Necessidades Educativas Especiais


12

Recursos

Materiais Documentos Externos Documentos

Equipamentos; Tecnologia de Informação e Comunicação; Material didáctico; Instalações; Stocks,

Mapas de ocupação de salas multimédia Biblioteca, Centro de Recursos, Sala de Estudo, Ginásios, Laboratórios; Inventários do material didáctico; Inquéritos sobre a utilização da (Biblioteca, Centro de Recursos, Sala de Estudo); Inquéritos sobre a prestação de serviços (Secretaria, Papelaria, Reprografia, Bar, Refeitório); Relatórios de inspecção de, gás, extintores, equipamento desportivo; Plantas do edifício; Plano de emergência.

Parcerias/Proto-colos; Fornecedores; Distribuidores.

Contratos com as empresa que prestam serviços; Certificados de qualidade das empresa que prestam serviços e fornecem bens; Facturas.

Após a recolha da documentação considerada relevante para avaliar a organização – Escola, é

importante que os membros das equipas que realizam a AA, assim como todos os que nela

trabalham tenham a garantia, da parte dos dirigentes, de que ninguém sofrerá consequências pelo

facto de terem expressado a sua opinião ao longo de todo o processo.

A partir da recolha das evidências e do conhecimento dos elementos das equipas de AA é

atribuída uma pontuação, tendo em conta a aplicação dos critérios e sub – critérios.

Serão avaliados os meios que dão a indicação dos resultados, do modo como a Escola actua.

As evidências recolhidas vão dar a possibilidade de verificar e registar as práticas de gestão.

Embora se deva ter em consideração o contexto em que as práticas ocorrem, é possível

proceder à análise do que foi realizado nos diferentes sectores e das pessoas envolvidas no

processo.

As evidências devem ser registadas, de preferência, de deforma quantitativa, recorrendo à

utilização de gráficos e de tabelas, uma vez que a avaliação corresponde aos resultados obtidos em

cada item.


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Tema 5 Planeamento do follow-up: actividades e comunicação; funções e responsabilidades dos órgãos de administração e gestão e da Equipa de auto-avaliação Introdução

A apresentação dos resultados de uma AA é um momento muito importante no processo, pois

deve envolver todos os elementos da Comunidade Educativa, para que todos possam tomar

conhecimento do funcionamento do agrupamento de escolas, com base nos dados apurados, e

participem também na solução dos problemas diagnosticados, através da implementação de um

Plano de Melhorias.

Assim, sugere-se neste trabalho, que o Plano de Melhorias seja apresentado a toda a

Comunidade Educativa porque a Escola, como um todo, só assim conseguirá reconhecer melhor os

seus pontos fracos e tentará, de uma forma mais equilibrada e mais participativa, criar soluções para

os seus problemas.

Desenvolvimento

A AA, desenhada segundo o modelo Caf tem a vantagem de detectar os pontos fracos e fortes

da Organização.

Por outro lado, permite:

A melhoria do sistema de gestão;

A melhoria do conhecimento da organização, dos seus pontos fortes e áreas a melhorar;

A Criação de indicadores de controlo de qualidade;

Definição de estratégias;

Partilha da informação;

Sistematização das tarefas;

Sensibilização para a gestão de qualidade.

A equipa de AA dá a conhecer os resultados da avaliação ao Conselho Geral e à Direcção

Executiva, através da apresentação de um relatório, onde são feitas recomendações e é apresentado

uma Proposta de Plano de Melhorias.

O Plano de Melhorias deve ser elaborado pela gestão de topo, com a colaboração das pessoas

que têm posições importantes, do ponto de vista estratégico, para que a execução do plano tenha

sucesso.

Este plano é constituído a partir dos resultados obtidos e deve definir objectivos que permitam

alcançar, com eficácia e eficiência, as metas a atingir.


14

O plano traduz-se na programação de um conjunto de acções de melhoria, em que se devem

estabelecer prioridades, face aos objectivos da Escola, tendo em vista a satisfação dos seus

cidadãos/clientes e clientes internos

A gestão de topo estabelece as metas e designa os responsáveis pelas várias acções de

melhoria.

O plano de melhorias tem um coordenador que lidera uma equipa.

Cada sector da escola deverá definir os seus planos de acção, baseados nesse plano.

Todos os que trabalham na escola deverão delinear os seus objectivos de modo a contribuírem

para a melhoria dos resultados.

O plano deve ser monitorizado, para que se possam introduzir alterações. Assim, é muito

importante a comunicação entre os responsáveis pela concretização das acções de melhoria e a

gestão de topo.

A execução deste plano exige competência, motivação e envolvimento, por isso é essencial

que seja conhecido por todos os elementos da escola.

A concretização do plano corresponde à última fase do processo e origina um novo ciclo de

melhoria.

É o ciclo de Deming, ou seja, o ciclo PDCA – planear, actuar, verificar e executar.

A comunicação dos resultados da AA é deveras importante, para não dizer fulcral para o

sucesso do exercício..

Toda a comunidade educativa deve ter acesso a essa informação e a sua execução deverá

contemplar determinados procedimentos.

Os órgãos que exercem a gestão de topo, Direcção Executiva, Conselho Geral, Conselho

Pedagógico e Conselho Administrativo, deverão ter uma reunião com o gestor do processo de auto-

-avaliação para serem devidamente informados sobre os resultados obtidos e do plano de melhoria a

aplicar.

Seguidamente dever-se-ão realizar reuniões com os órgãos de gestão intermédia, chefes de

Departamentos Curriculares, Directores de Turma, Delegados de Disciplina e Coordenadores de

Cursos, Chefe dos Serviços Administrativos, Coordenador dos funcionários Auxiliares de Acção

Educativa.

Os alunos também deverão ter conhecimento da AA, através de uma reunião com os

delegados/subdelegados das diversas turmas.


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Conclusões

A realização deste trabalho contribuiu, de uma forma eficaz, para aprendermos a importância e,

simultaneamente, a necessidade dum processo de autoavaliação, para todos os serviços públicos e

privados, na medida que nos permite ter um conhecimento do funcionamento da organização, que no

nosso caso, se trata de um Agrupamento de Escolas.

Cada vez mais, é essencial promover e acompanhar a mudança.

A Escola tem que ter sempre presente a sua missão e procurar a satisfação dos seus clientes.

Os gestores devem empenhar-se na mudança e exercer uma liderança forte, com capacidade

de visão.

Devem desenvolver estratégias de longo prazo, orientadas para a qualidade, fazer uma gestão

por processos, procurando o envolvimento de todos, incentivando a formação, o desenvolvimento do

conhecimento, das competências e capacidades, visando a melhoria contínua, para que toda a

comunidade educativa fique satisfeita com os resultados obtidos.

Há que promover o empowerment, partilhar as boas práticas, fazer uma gestão correcta dos

recursos, estar aberto à inovação, não recear a detecção de áreas em que seja necessário aplicar

um plano de melhoria.

É importante reorientar todos os esforços para a melhoria dos processos.

Esta visão confere uma nova dimensão ao desenvolvimento da qualidade.

A obtenção do sucesso passa pela promoção das mudanças, pela valorização dos recursos

humanos e pela criação de um clima de confiança.

É necessário apostar num trabalho orientado para a excelência, que irá permitir distinguir as

organizações, através dos procedimentos que adoptam, considerando, sempre que a sua razão de

ser passa pela satisfação dos seus cidadãos/clientes.


16

Referências Bibliografia

Carapeto, C e Fonseca, F, 2006; Administração Pública, modernização, qualidade e inovação

Azevedo, A; Administração Pública, vida Económica, Edições Sílabo

Orvalho, . Neto, S; Gestão de qualidade nas Escolas

Venâncio, Isabel Maria e Otero, Agustin Godas; 2003; Eficácia e Qualidade na Escola, Edições Asa

Alaiz, Vítor; Góis, Eunice e Gonçalves, Conceição,2003; Auto-avaliação de Escolas, Edições Asa

Leandro, Ema Corrêa Mendes, 2002; Guião para a Auto-avaliação do Desempenho de escolas

públicas do 2º e 3º ciclo do ensino básico e/ou do ensino secundário, com base no Modelo EFQM da

Fundação Europeia para a Gestão de Qualidade, Instituto Nacional de Administração, Cadernos INA

nº 3, 4 e Anexo

Carvalho, Luiz, 2007; Relatório da auto-avaliação da Assembleia de Escola

Internet

Direcção-Geral da Administração e Emprego Público in www.dgaep.pt (consultado a 11 de Novembro

de 2008)


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Anexos


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fax: 21 453 54 89 http://www.escarcavelos.edu.pt/ endereço de correio: [email protected]

rua da escola secundária de carcavelos, 93

urbanização checlos 2779-510 Carcavelos

Auto-avaliação na escola, segundo o

modelo Caf ESTRUTURA COMUM DE AVALIAÇÃO

O que se espera dos colaboradores?

Do líder do projecto empowerment, motivação da equipa e mente aberta para os resultados do diagnóstico e para o plano de melhorias; do líder da equipa e da equipa de auto-avaliação, espírito de equipa, dina-mismo, motivação, envolvimento nas tarefas, responsabilidade e objectivi-dade na pontuação dos critérios; dos colaboradores empenho e motivação para uma tarefa comum, consciência do papel a desempenhar no proces-so. Vamos avaliar a organização e não as pessoas. Líder do projecto Presidente do Conselho Geral Líder da equipa de auto-avaliação Luiz Carvalho Equipa de auto-avaliação Augusto Franco Fátima Simões Maria Amélia Vasconcelos Maria Paula Tomaz Susana Camilo

“Não há nada que não se consiga com a força de vontade, a bondade e, principalmente, com o amor.”

Cícero

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE CARCAVELOS

"

AGRUPAMENTO DEESCOLAS DE CARCAVELOS

Líder da Equipa de Auto-Avaliação luiz carvalho endereço de correio: [email protected] Plataforma Moodle: http://cne.fct.unl.pt/ , na página “ES Carcavelos”

Quais os critérios utilizados na avaliação Caf?

Novembro de 2008

Liderança

Gestãodos

Processose da

Mudança

Resultadosde

Desempenhochave

Gestão das

Pessoas

Planeamentoe

Estratégia

Parceriase

Recursos

Impactona

Sociedade

ResultadosOrientados

para os Cidadãos/clientes

ResultadosRelativos

àsPessoas

MEIOS RESULTADOS

APRENDIZAGEM E INOVAÇÃO

Liderança

Gestãodos

Processose da

Mudança

Resultadosde

Desempenhochave

Gestão das

Pessoas

Planeamentoe

Estratégia

Parceriase

Recursos

Impactona

Sociedade



ResultadosRelativos

àsPessoas

MEIOS RESULTADOS


aos colaboradores


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Como vamos trabalhar...

O que é a Caf? É o acrónimo de Common Assess-ment Framework e significa Estrutu-ra Comum de Avaliação. É uma ferramenta de diagnóstico e avaliação vocacionada para os organismos públicos e que foi cons-truída para ajudar as administra-ções públicas da UE a compreende-rem e utilizar as técnicas de gestão da Qualidade, de modo a melhora-rem o respectivo desempenho no caminho da excelência. A Qualida-de Total não é uma meta mas um processo de melhoria contínua.

Quais os objectivos da Caf? Identificar as áreas de intervenção para efectuar melhorias. Melhorar o desempenho dos servi-ços prestados. Partilhar boas práticas. Introduzir os princípios da Qualida-de Total nos serviços públicos. Avaliação participada por colabora-dores e clientes / cidadãos.

Para que vai servir a Caf?

Vai servir, por exemplo, para:

Obter um diagnóstico baseado em pontos fortes, em pontos suscept íveis de melhoria, em que momento nos encontramos como organização e apresentar uma proposta de acções de melhoria.

Revelar a percepção dos clientes / cidadãos em rela-ção ao agrupamento de escolas, incrementar a mobili-zação interna para a mudança e desenvolver o sentido de auto-responsabilização dos colaboradores, a sua percepção e opinião.

Conhecer o nível de satisfação dos colaboradores, as suas competências actuais e necessidades futuras.

Construir processos de melhoria cont ínua sustentados no diagnóstico realizado.

Conhecer o sistema de informação, de abertura a novas ideias e transparência da organização.

Conhecer os canais internos de disseminação em cas-cata da informação, como são geridos, sistemas de troca de informação, gestão e armazenamento.

Conhecer como são geridos os recursos materiais, ins-talações escolares, gestão de recursos energéticos, acessos adequados às instalações pelos colaborado-res e utentes.

Iniciar um processo de avaliação de resultados relati-vos a cidadãos, relativos aos serviços prestados e resultados de desempenho chave.

Onde vamos aplicar a Caf?

A Caf vai ser aplicada aos órgãos de administração e gestão do agrupamen-to de escolas, a todas as estruturas intermédias (departamentos curricula-res, grupos disciplinares, serviço de psicologia e orientação, coordenação de directores de turma,...), aos serviços administrativos, ao refeitório e bufetes de alunos e professores, biblioteca e centro de recursos, centro de cópias, central telefónica, portaria e pavilhão gimnodesportivo.

De que recursos vamos necessitar?

Materiais: Sala de trabalho e reuniões, computa-dor, impressora, material de escritório, fotocopiadora e tecnologias de informa-ção e comunicação. Humanos: Líder do projecto Líder da Equipa de Auto-avaliação Equipa de Auto-avaliação Colaboradores da organização Técnicos de informática


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fax: 21 453 54 89 http://www.escarcavelos.edu.pt/ endereço de correio: [email protected]

rua da escola secundária de carcavelos, 93

urbanização checlos 2779-510 Carcavelos

Auto-avaliação na escola, segundo o

modelo Caf ESTRUTURA COMUM DE AVALIAÇÃO

O que se espera dos colaboradores, da equipa de AA e das lideranças?

Espírito de equipa Colaboração e empenho Disponibilidade Rigor Isenção Das lideranças, orientação e espíri-to aberto. Líder do projecto Presidente do Conselho Geral Líder da equipa de auto-avaliação Luiz Carvalho Equipa de auto-avaliação Augusto Franco Fátima Simões Maria Amélia Vasconcelos Maria Paula Tomaz Susana Camilo

“Não há nada que não se consiga com a força de vontade, a bondade e, principalmente, com o amor.”

Cícero

AGRUPAMENTO DE ESCOLAS DE CARCAVELOS

"

AGRUPAMENTO DEESCOLAS DE CARCAVELOS

Líder da Equipa de Auto-Avaliação luiz carvalho endereço de correio: [email protected] Plataforma Moodle: http://cne.fct.unl.pt/ , na página “ES Carcavelos”

Quais os critérios utilizados na avaliação Caf?

Novembro de 2008

Liderança

Gestãodos

Processose da

Mudança

Resultadosde

Desempenhochave

Gestão das

Pessoas

Planeamentoe

Estratégia

Parceriase

Recursos

Impactona

Sociedade



ResultadosRelativos

àsPessoas

MEIOS RESULTADOS


Liderança

Gestãodos

Processose da

Mudança

Resultadosde

Desempenhochave

Gestão das

Pessoas

Planeamentoe

Estratégia

Parceriase

Recursos

Impactona

Sociedade



ResultadosRelativos

àsPessoas

MEIOS RESULTADOS


À Comunidade Educativa

Vamos avaliar a organiza-ção e não as pessoas...


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Como vamos trabalhar...

O que é a Caf? É uma ferramenta de diagnóstico, avaliação e pontuação das orga-nizações públicas. Quais os objectivos da Caf? Avaliação participada por colabo-radores e clientes. Fazer o diagnóstico da escola. Detectar pontos fortes e pontos que podem ser melhorados. Promover um melhor conheci-mento da escola como organiza-ção. Servir de instrumento de gestão para a qualidade. Elaborar uma proposta de Plano de Melhorias.

Para que vai servir a Caf?

Identificar áreas de intervenção para uma melhoria.Revelar o nível de satisfação dos colaboradores e dos clientes com a escola. Melhorar o desempenho dos serviços prestados. Partilhar as boas práticas. (benchlearning) Elaborar o relatório de auto-avaliação e uma pro-posta de Plano de Melhorias. Pontuar a organização. Dar a conhecer à comunidade educativa os resulta-dos da auto-avaliação. Comparar a escola com outras organizações simi-lares. (benchmarking) Realizar um Plano de Melhorias. Introduzir os princípios da Qualidade Total. Induzir processos de melhoria contínua. Criar condições para a sistemática realização do exercício de auto-avaliação.

Onde vamos aplicar a Caf?

Na escola, a todos os órgãos, estru-turas e serviços e queremos saber a opinião dos colaboradores e dos clientes.

De que recursos vamos necessitar?

Materiais: Sala de trabalho e reuniões, computa-dor, impressora, material de escritório, fotocopiadora e tecnologias de informa-ção e comunicação. Humanos: Líder do projecto Líder da Equipa de Auto-avaliação Equipa de Auto-avaliação Colaboradores da organização Técnicos de informática

qualidade nas escolas_planeamento de um exercício caf na escola

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