PPRROOGGRRAAMMAA 55SS

Antes de iniciar o Programa 5S, gostaria de repetir uma frase de George Bernard Shaw:

impossvel haver progresso sem mudana e quem no consegue mudar a si mesmo no muda coisa alguma

Voc precisa saber que aprender sobre os cinco sensos, pratic-los e difundi-los envolve mudana de comportamento, sua e das pessoas ao seu redor.

Voc j imaginou o quanto a vida mais gratificante quando dispomos de tempo para criar, realizar e alcanar metas? Quanto nos sentimos mais felizes por sermos mais produtivos?

Atravs do 5S, voc ir despertar as habilidades de ser mais objetivo, direto, atingindo os resultados com maior eficcia. Seus problemas sero mais rapidamente solucionados.

Trabalhar em um ambiente organizado e limpo , obviamente, melhor que trabalhar em um outro desorganizado e sujo. Sua mesa est uma baguna? Que tal comear por ela? Jogue fora todo material intil que est em cima, porque voc acha que ele bonito ou porque pode ter utilidade futuramente. Organize o que importante, guardando tudo no devido lugar (mesa foi feita para escrever, no para guardar coisas). Para isto, existem gavetas e armrios... Ah! eles esto cheios e por isso que sua mesa est assim? Ento os arrume tambm. Voc vai ver que existem coisas l dentro sem utilidade alguma.

Voc deve estar pensando que esse tempo perdido e poderia estar produzindo. Mas esse um raciocnio imediatista, pois sua produo aps o 5S ser bem maior, consumindo muito menos tempo.

O Programa 5S o primeiro passo para alcanar a qualidade.

AA oorriiggeemm ddoo 55SS

Para falar da origem do 5S, preciso citar um pouco da histria do Japo. Geralmente associamos a palavra qualidade e similares a smbolos japoneses, e isso se d exatamente pelo fato de o Japo ter sido o grande disseminador da qualidade para o mundo.

A utilidade da ferramenta denominada "Programa 5S" surgiu por volta de 1950, logo aps a 2 Guerra Mundial, com a necessidade de combater a sujeira das fbricas e desorganizao estrutural sofrida pelo Japo. Voc conseguiria imaginar um pas destrudo, sem recursos e com sua populao em pnico, reerguer-se utilizando como base o programa 5S? Pois bem, da voc pode parar e pensar na fora que essa ferramenta tem se for bem utilizada.

Devido ao sucesso alcanado pelo Japo com essa prtica, outros pases comearam a dissemin-la em diversas situaes. No Brasil, tudo comeou em 1991. O ramo empresarial foi um dos primeiros a adotar a prtica do programa com a finalidade de otimizar custos com a reduo de desperdcios e aumentar a produtividade. Vamos ver quais so os 5S.

1 S - SEIRI Senso de Utilizao

2 S -SEITON Senso de Organizao

3 S - SEISOU Senso de Limpeza

4 S - SEIKETSU Senso de Sade

5 S SHITSUKE Senso de Autodisciplina

Monumento pela paz

Mas, afinal, como as empresas popularizaram um programa japons aqui no Brasil? Por que 5S?

Imagine uma organizao capaz de colocar em prtica todos os sensos utilizando, para isso, uma equipe onde cada integrante exera papel fundamental para crescimento do programa. Estamos falando de engajamento total das pessoas no cumprimento dos objetivos propostos. No fantstico?

Porm, para conseguir essa meta, preciso muito mais que implantar um programa; preciso manter sempre a chama acesa. Isso se chama implementar, ou seja, manter. Muitas empresas aqui no Brasil talvez no tenham abordado o programa considerando todos os seus aspectos de influncia comportamental, que significa mudana de cultura. Essa inadequao acarretou uma quebra no empenho das pessoas, fazendo com que o programa parasse. Quem soube ver, naquela poca, a abrangncia do programa 5S e seus benefcios est colhendo, hoje, frutos de qualidade.

Para qualquer empresa implantar algum programa de qualidade, seja ISO 9001 ou outro, fundamental aplicar como base o 5S. Se a prtica deste no for possvel na sua casa ou na empresa, fica muito difcil seguir adiante com a implantao de outros programas. Enfocar os benefcios que sero direcionados para as pessoas, para a empresa onde voc trabalha ou at mesmo para sua casa, ajuda e muito a internalizar os princpios do programa. Vamos l...

BBeenneeffcciiooss

O que voc ganha implantado o 5S?

Toda atividade, empenho e dedicao requerem um retorno, ou seja, para tudo que fazemos esperamos algo em troca, no mesmo?

As pessoas se empenham mais e dedicam-se com mais vigor a atividades cujo resultado final elas conhecem exatamente. Pois bem, possvel descrever o retorno que o desenvolvimento do Programa 5S ter para lhe oferecer em uma lista grande de benefcios aplicados tanto na empresa como em casa. A dupla aplicabilidade se d pelo fato de que os benefcios do programa coincidem com os objetivos da educao em geral: formar cidados saudveis e responsveis, capazes de dar continuidade ao seu autodesenvolvimento.

Mas, para que sua vontade de obter os benefcios seja espontnea, preciso que sua prtica seja natural e identificada por uma necessidade de busca de desafios da empregabilidade e do autodesenvolvimento. Portanto nada de burocracia e nem autoritarismo. Em um programa de qualidade como este, o que vale o esprito de equipe, quando vrias pessoas se unem com um objetivo em comum, que, nesse caso, exatamente alcanar os benefcios do programa. Ento vejamos quais so as oportunidades que o 5S tem a nos oferecer para melhorarmos o meio em que vivemos e trabalhamos:

Processos otimizados e racionalizados (com tempo mais otimizado possvel, seqncia operacional definida, nmero de pessoas adequadas ao processo, estrutura de layout em seqncia lgica) visando produtividade;

Bem-estar do ser humano;

Ambiente da Qualidade (satisfao);

Melhoria das habilidades pessoais;

Promoo do trabalho em equipe;

Melhoria de relacionamentos interpessoais;

Higienizao fsica e mental do local de aplicao do programa, tornando-o um lugar melhor (ambiente mais agradvel e sadio);

Liberao de espao para diversos fins;

Reciclagem de recursos escassos;

Combate burocracia;

Reduo de custos;

Eliminao de excessos e desperdcios;

Acompanhamento do tempo de validade do material guardado (documentos, matria-prima, alimentos, remdios, etc.);

Melhoria da administrao do tempo;

Melhoria do marketing pessoal;

Maior rapidez para encontrar objetos e informaes;

Aumento da segurana;

Diminuio do cansao fsico e mental causado pela procura de objetos e informaes;

Aumento da produtividade e satisfao pessoal e da equipe;

Melhoria do visual (boa impresso aos clientes e visitantes);

Melhoria do fluxo de pessoas e materiais;

Maior qualidade em produtos e servios;

Preveno contra o estresse.

impressionante como um programa de fcil metodologia pode nos trazer tantos benefcios. Na maioria das vezes, estamos to viciados com os maus hbitos corriqueiros do dia-a-dia, que no paramos para pensar como tudo seria melhor se nos dedicssemos mais a melhorar nosso prprio ambiente. A essa atitude fundamental chamamos de disciplina para com nossos hbitos. Disciplina, esse nome lhe parece familiar? a essncia do ltimo Senso que iremos trabalhar - Autodisciplina - fundamental para que todos os resultados sejam alcanados.

Sabendo de tantos benefcios, impossvel no praticar o 5s. Ento vamos comear logo... No prximo tpico, vamos conhecer cada um dos 5 sensos para que voc possa avaliar o ambiente em que pretende aplicar o programa.

SSeennssoo ddee UUttiilliizzaaoo

Vamos comear com o senso de utilizao, mas antes reflita:

Voc precisa muito de todas estas coisas que esto a seu redor?

Ser que voc est guardando objetos ou papis desnecessrios?

Alguns desses objetos podem voltar para seus devidos lugares ou todos precisam continuar a ao seu ladinho?

Sabe esse objeto que voc no usa mais? H algum precisando dele!

A propsito, tudo o que est dentro da sua pasta em seu computador extremamente necessrio?

O que ser que o senso de utilizao quer nos dizer? Esse senso nada mais do que saber definir materiais, equipamentos, ferramentas, utenslios, informaes e dados necessrios e desnecessrios. Estes podero ser reaproveitados em outros locais ou at mesmo ser descartados.

J percebeu que a sua rea de trabalho ou at mesmo a sua casa est precisando da aplicao desse senso?

Agora, preciso estar atento que "guardar" faz parte do instinto natural de todos ns. Tambm temos o hbito de atribuir valorsentimental aos objetos. Da a nossa dificuldade enorme de dispensar alguns materiais, mas preciso termos bom senso e identificar a causa e o porqu do acmulo de objetos, papis e outros materiais.

Agora que voc sabe o que o senso de utilizao, est na hora de comear a separar da do seu ambiente o que fica e o que vai sair. No v jogar fora o importante e guardar o desnecessrio, hein?

SSeennssoo ddee OOrrggaanniizzaaoo

Muito bem!! Agora que voc desenvolveu seu senso de utilizao, seu espao est mais bem utilizado e apenas o essencial est mo. Est na hora de arrumar a baguna.

Cada coisa est no seu devido lugar?

SIGNIFICADO DO SENSO DE ORGANIZAO

O que exatamente ter senso de organizao? Como que interpretamos esse senso?

Ter Senso de Organizao nada mais que saber definir os locais apropriados e critrios para estocar, guardar ou dispor materiais, equipamentos, ferramentas, utenslios, informaes e dados, com o objetivo de facilitar o uso dos mesmos. fato que esse senso facilita o manuseio de equipamentos e ferramentas e torna tudo mais fcil de ser localizado.

Na linguagem popular, referimo-nos a esse ato como "cada coisa no seu devido lugar".

Quando estivermos trabalhando esse senso, de extrema importncia considerarmos as opinies das pessoas que esto inseridas no ambiente em questo. Mas por que essa necessidade? As pessoas ali inseridas conhecem a rotina de trabalho e, se no levarmos em conta a opinio delas, correremos o risco de gerar um grande retrabalho futuramente e o ambiente ficar muito desorganizado em funo das atividades. No podemos esquecer que

existem pessoas desorganizadas e que ns devemos auxili-las durante a mudana, sem passarmos por cima de seus princpios, valores e conhecimentos prticos.

No podemos esquecer tambm que a identificao de armrios, setores, compartimentos, equipamento e outros faz parte da organizao visual. Essa identificao deve ser trabalhada neste senso, sendo muito importante tomar o cuidado de evitar a poluio visual do ambiente.

Mas como trabalharemos essa identificao? Poderemos utilizar etiquetas e placas como forma de identificao favorecendo a agilidade (economia de tempo) na busca de materiais por pessoas internas e externas aos setores, alm de evitar que objetos e ou dados sejam armazenados em local indevido.

SSeennssoo ddee LLiimmppeezzaa

Seu ambiente agora tem somente o necessrio e cada coisa est em seu devido lugar. Claro que sua bolsa tambm est assim. No?? Ento est passando da hora de aplicar os sensos de utilizao e organizao para deixar sua "amiga do peito" mais levinha. O 5S para ser utilizado em todos os lugares!

Agora que est tudo organizado, at que vai bem uma boa faxina. Ento, mos obra!

SIGNIFICADO DO SENSO DE LIMPEZA

J estamos trabalhando o terceiro dos cinco sensos: o senso de limpeza. Esse senso de simples aplicao: basta eliminar a sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente (parede, armrios, teto, gaveta, estante, piso, etc.) bem como manter dados e informaes atualizados para garantir a correta tomada de decises.

Esse senso muito importante e nos traz um conselho que interessante analisarmos bem:

O mais importante no o ato de limpar, mas o ato de "no sujar".

O que esse conselho quer nos dizer? simples! Ele nos diz que, alm de limpar, preciso identificar a fonte de sujeira e as respectivas causas, a fim de evitar que isso ocorra repetidamente.

A vai uma dica... Deve-se manter livre do acmulo de poeira locais onde h armazenamento de grande quantidade de papis e livros.

Sua bolsa est arrumada agora, mas voc se lembrou de tirar tudo de dentro e balanar na lixeira para carem aqueles pedacinhos de papel e aquela areiazinha que se acumularam no fundo? Ento est na hora!!

SSeennssoo ddee SSaaddee

Tudo limpo, organizado e s o que voc precisa est mo. Muito bom! Voc aprende rpido. Aposto que j comeou a sentir a diferena com a aplicao dos sensos de utilizao, organizao e limpeza.

Vamos para outro nvel. Olhe suas mos. O que isso debaixo da sua unha? claro que voc trocou de meia hoje, no duvidei disso em momento algum. Mas como est sua sade? Voc est cuidando bem do seu corpo?

Est na hora de se cuidar. Vamos l?

SIGNIFICADO DO SENSO DE SADE

Agora falaremos de sade. Sade uma coisa que mexe com todos ns e com os nossos hbitos.

Ter Senso de Sade significa criar condies favorveis nossa sade fsica e mental. garantir que o ambiente no seja agressivo e esteja livre de agentes poluentes.

Zelar pela higiene pessoal e ter posicionamento tico, cultivando um clima de respeito mtuo nas diversas relaes tambm uma forma de manter boas condies sanitrias nas reas comuns.

Parece difcil? Ento comece com aes simples, como beber gua. Voc sabia que o ser humano adulto precisa ingerir pelo menos 1,5l de gua por dia? Quantos copos de gua voc j bebeu hoje?

SSeennssoo ddee AAuuttooddiisscciipplliinnaa

"O hbito faz o monge". Quanto mais voc praticar, mais comum ficar o atendimento aos sensos de utilizao, organizao, limpeza e sade.

Vamos a um pequeno teste: Se voc v um papel de bala cado perto da lixeira, sua ao : a)ignorar; b) buscar o responsvel e pedir-lhe que acerte a lixeira; c) chamar o faxineiro; d) pegar o papel do cho e jog-lo na lixeira.

Se sua resposta foi a letra "d", parabns! Voc entendeu e aplica os 5S. Mas se voc no marcou essa resposta, no se aborrea, o 5s um processo de aprendizado contnuo. Confira o senso de autodisciplina.

SIGNIFICADO DO SENSO DE AUTODISCIPLINA

Olha que legal, estamos agora no ltimo senso, o senso de autodisciplina! O que realmente nos traz o senso de autodisciplina? O que ter autodisciplina?

Podemos dizer que ter Senso de Autodisciplina desenvolver o hbito de conservar as melhorias obtidas, visando sempre a novos desafios. Para que isso ocorra, preciso cumprir as normas, procedimentos e regulamentos estabelecidos mesmo que estes sejam verbais.

Esse senso muito importante para o sucesso do programa. A essa altura, preciso querer que o programa "caminhe", saber valorizar os esforos mtuos e realizaes da equipe, por isso importante a participao de todos para que o reconhecimento das aes seja fator motivacional.

De forma alguma devemos encarar esse senso como uma forma de submetermos as pessoas a mera obedincia. Cultivar o empenho e destacar os resultados o que faz com que cada um queira melhorar continuamente.

Outro fator importante no senso de autodisciplina desenvolver o autocontrole. O que o autocontrole? Autocontrole contar sempre at dez, ter pacincia, ser persistente na busca de seus sonhos, anseios e aspiraes, respeitar o espao e a vontade alheios.

Voc agora sabe o que so os sensos de utilizao, organizao, limpeza, sade e autodisciplina e os est praticando no seu dia-a-dia.

Voc tambm j comeou a perceber os resultados, pois sua bolsa est mais leve, suas gavetas organizadas permitem que se encontre com facilidade tudo o que se procura, voc est preocupado com sua sade e com o ambiente em que vive e trabalha e est mais socivel.

IMPLANTAO DO PROGRAMA 5S Consideraes iniciais

a. Tomar como referncia a realidade atual. b. Envolver todas as pessoas. c. Trabalhar inicialmente com as pessoas dispostas. d. Escolher o Representante

Plano geral

a. Mobilizar para implantar. b. Definir e registrar itens de controle. c. Treinar todos os colaboradores. d. Realizar dia da grande limpeza; estabelecer sistema de ao. e. Implantar aes corretivas

Atribuies do representante 5S

a. Comprometer-se com o programa 5S. b. Estimular a participao de todos os colaboradores no programa 5S. c. Facilitar e viabilizar recursos para a implantao e manuteno do programa 5S. d. Organizar o lanamento do programa 5S. e. Organizar um comit 5S para dar sustentao ao programa. f. Agendar reunies com os integrantes deste comit. g. Liderar o processo de implantao do programa 5S. h. Acompanhar o desenvolvimento do programa 5S. i. Promover eventos para todos os colaboradores que estimulem a prtica do 5S.

Perfil do representante 5S a. Pessoa comprometida com o trabalho e com a empresa. b. Ser dinmica. c. Ter liderana. d. Possuir boa fluncia verbal. e. Estabelecer boas relaes sociais com os outros colaboradores. f. Ter disponibilidade de tempo. g. Gostar e acreditar na filosofia do programa 5S. h. Estar comprometido com o programa 5S e dar exemplo. Instrues para preenchimento do plano de ao O plano de ao deve ser preenchido pelo representante 5S juntamente com um grupo de apoio. Este registro, sendo cumprido na ntegra, facilita o controle do programa, envolve pessoas, divide responsabilidades e gera um maior comprometimento de todos. O proprietrio da empresa deve estar integrado, executando e se responsabilizando por determinadas atividades. Devemos lembrar que o comprometimento do proprietrio muito importante para a eficcia do Programa. Cabealho Nome da empresa. Nome do proprietrio da empresa. Nome do Representante 5S. Data de preenchimento. O que fazer Neste quadro so registradas as aes que so necessrias implantao e manuteno do Programa 5S. Como

De que maneira sero feitas cada uma das aes propostas. Quando

Data para finalizar a execuo das tarefas programadas. Quem Nome dos responsveis pela execuo das atividades definidas. Onde Local onde sero realizadas as atividades

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS 1. ABNT / CNI / SEBRAE. Manual ISO 9000 para micro e pequenas empresas. Rio

de Janeiro: ABNT / CNI / SEBRAE, 1997. 127p.

2. FIEMG - Federao das Indstrias do Estado de Minas Gerais. Manual do programa

5S. Belo Horizonte: Superintendncia de Recursos Humanos (s.d.).

3. SILVA, J. M. O ambiente da qualidade na prtica - 5S. Belo Horizonte: Fundao

Christiano Ottoni, 1996. 260p.

PROGRAMA 5SA origem do 5SBenefciosSenso de Utilizao Senso de Organizao Senso de Limpeza Senso de Sade Senso de Autodisciplina IMPLANTAO DO PROGRAMA 5SConsideraes iniciaisPlano geralAtribuies do representante 5SPerfil do representante 5S

Instrues para preenchimento do plano de aoCabealho Como

QuandoQuemOnde

REFERNCIAS BIBLIOGRFICAS