PROGRAMA 5S PARA EMPRESAS,

CURSO 5S

MENOR DESPERDÍCIO E MAIOR ORGANIZAÇÃO

NA EMPRESA

SUMÁRIO

1. Introdução.............................................................................................. 3

2. Os cinco Sensos.................................................................................... 3

2.1. O que é o 5S?............................................................................ 3

2.2. Onde começou o 5S?................................................................ 4

3. O significado de cada S......................................................................... 4

3.1. Senso de Utilização................................................................... 4

3.2. Senso de Ordenação................................................................. 4

3.3. Senso de Limpeza..................................................................... 5

3.4. Senso de Higiene....................................................................... 5

3.5. Senso de Autodisciplina............................................................. 5

4. A Prática dos 5S.................................................................................... 5

5. Passos para a implantação do programa.............................................. 6

6. Fases da implantação............................................................................ 9

7. Implantação........................................................................................... 9

7.1. Senso de Utilização................................................................... 10

7.2. Senso de Ordenação................................................................. 14

7.3. Senso de Limpeza..................................................................... 16

7.4. Senso de Higiene....................................................................... 17

7.5. Senso de Autodisciplina............................................................. 18

8. Método para avaliação do sistema........................................................ 19

9. Considerações finais............................................................................. 22

10. Referências bibliográficas...................................................................... 22

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1. INTRODUÇÃO

O mercado de hoje exige empresas e profissionais, um nível de competitividade e

excelência muito elevado e alcançar o prêmio da competitividade é o que muitos

empresários e profissionais de visão almejam.

Desenvolver a consciência do quanto é importante ter qualidade aplicada e

utilizada de forma constante, dentro das organizações, torna a busca pela

competitividade uma tarefa muito mais fácil e prazerosa.

O primeiro passo para a busca pela qualidade é a transformação/organização do

ambiente e um acréscimo na percepção ou até mesmo na cultura dos indivíduos

para que possa ser criado um ambiente onde a semente da qualidade possa ser

plantada e, futuramente, seus frutos colhidos.

Surge como boa proposta para arar e tornar o terreno próprio ao plantio da

qualidade à filosofia dos 5S, que tem como proposta inserir mudanças de valor

qualitativo em rotinas diárias de todos os profissionais, e em todos os níveis, em

cada detalhe do trabalho e, através destas mudanças promover a excelência no

resultado dos serviços prestados.

2. OS CINCO SENSOS

2.1 O QUE É O 5S?

O programa 5S é um conjunto de conceitos simples, capazes de modificar o

ambiente de trabalho, a forma de conduzir as atividades, as atitudes no

desenvolvimento de rotinas e, como conseqüência, uma mudança para melhor no

humor dos indivíduos que o praticam.

Os “S” vêm de cinco palavras japonesas, todas começadas pela letra “s”. ao

traduzir as cinco palavras para o português não foi possível representar a idéia

original, então a melhor forma foi fazer uso do termo “Senso de” antes de cada

3

palavra, em português, que mais se aproxima da proposta japonesa. Assim foi

possível manter o termo 5S em nossa língua.

JAPONÊS PORTUGUÊS

1° S Seiri Senso de

UtilizaçãoArrumaçãoOrganizaçãoSeleção

2° S Seiton Senso deOrdenaçãoSistematizaçãoClassificação

3° S Seisou Senso deLimpezaZelo

4° S Seiketsu Senso de

AsseioHigieneSaúdeIntegridade

5° S Shitsuke Senso deAutodisciplinaEducaçãoCompromisso

2.2 ONDE COMEÇOU O 5S?

Logo após a 2ª guerra mundial, para combater a sujeira das fábricas, surgiu no

Japão à metodologia dos cinco “s”.

No Brasil foi lançado apenas em 1991, pela fundação Christiano Ottoni.

3. O SIGNIFICADO DE CADA “S”

3.1. Senso de utilização

Identificar materiais, equipamentos, informações e dados necessários ou não, sempre

tomando as medidas cabíveis para o que não for necessário, guardando apenas o

necessário para o desempenho das atividades.

3.2. Senso de Ordenação

Definir locais e critérios apropriados para guardar, estocar ou disponibilizar materiais,

equipamentos e informações de modo a facilitar o seu uso e manuseio.

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3.3. Senso de Limpeza

Eliminar sujeira ou objetos estranhos para manter limpo o ambiente,bem como manter

dados e informações em atualizados para garantir o momento da tomada de decisões.

3.4. Senso de Higiene

Criar condições favoráveis à saúde física e mental, garantindo um ambiente livre de

agentes poluentes, zelar pela higiene pessoal e das áreas comuns,

Zelar ainda pela conservação dos das informações registradas na empresa.

3.5. Senso de Autodisciplina

Desenvolver e manter o hábito e técnica de observar e seguir normas e regras.

4. A PRÁTICA DOS 5S

5S é praticar "bons hábitos" ou "Bom senso". Apesar da simplicidade dos

conceitos e da facilidade de aplicação, a sua implantação efetiva não é tão

simples, pois a essência dos conceitos é a promoção de mudança de atitudes e

hábitos das pessoas que foram construídos e incorporados pelas experiências

dessas pessoas ao longo de suas vidas que, muitas vezes, se chocam com as

propostas dos 5S.

Este fato constitui a dificuldade de "DESLIGAR-SE" dos conceitos e pré-conceitos

próprios. É preciso, então, criar um clima adequado para que ocorra esta

mudança, dando suporte àqueles que estão conseguindo “DESLIGAR-SE” e

ajudando àqueles que ainda não o fizeram, para que possam seguir a mesma

direção dos demais. Este rompimento deve ser espontâneo, pois só assim irá se

perpetuar e destruir os velhos hábitos e atitudes que não agregam qualidade.

A Implantação do Programa 5S deve ser sistematizada e planejada em todos os

passos, para garantir a longa vida da mudança incorporada pela adoção da

filosofia dos 5S. Quanto maior e mais complexa a organização, maior será a

necessidade desta estruturação e mais detalhada ela devera ser.

5

Os 5S estão interligados e não se consegue entender seus efeitos e sua

implantação não for completa:

Quando estiver em um estágio mais avançado, os 5S ficarão entrelaçados, pois

com o ganho da autodisciplina adquirida, selecionar, ordenar e limpar mantendo

sempre a higiene, ficando difícil distinguir o “S” que está sendo executado.

A natureza e intensidade das relações presentes no ambiente organizacional vão

influenciar fortemente e podem constituir fator de sucesso ou insucesso na

implantação dos 5S. Quanto mais próximo de um ambiente familiar, mais fácil se

dará à implantação do sistema.

5. PASSOS PARA A IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA

Envolver e comprometer todas as pessoas da organização;

Com evento de motivação/conscientização de toda equipe sobre a importância de se trabalhar com qualidade.

Dividir a empresa em áreas físicas onde se pretende aplicar o 5S;

Pode ser feito através de dinâmica onde os próprios colaboradores ou a gerência defina as áreas a serem trabalhadas. Ex: Comercial, depósito, expedição, oficina, restaurante.

Após definir a área física, deve-se observar em cada área os itens a

seguir:

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1. Espaço

Local próprio para a execução das tarefas, transito de pessoas e equipamentos, área para depósito de ferramentas, materiais, equipamentos, matéria prima e dispositivos.

2. Mobiliário

Bens utilizados para acomodar pessoas, materiais ou equipamento, decorar ambientes ou ainda guardar documentos.

3. Dispositivos

Equipamentos mecânicos, elétricos ou eletrônicos utilizados no dia-a-dia.

4. Documentos

Todas as informações em papel ou registro eletrônico e cuja a finalidade seja servir de consulta, leitura, fonte de dados ou estudo.

5. Matéria-Prima

Material de consumo, proteção ou conforto da equipe.

A implantação efetiva do programa é feita aplicando um senso por vez e seguindo

a seguinte ordem:

PREPARAÇÃO;

IMPLANTAÇÃO; e,

MANUTENÇÃO.

É importante lembrar que Para implantar o programa 5S é necessário selecionar,

limpar, ordenar, cumprir padrões e metas estabelecidos, propor e participar nas

soluções de problemas e o segredo para o bom resultado nestas tarefas é a

disciplina.

A implantação do programa 5S é o momento propício para a erradicarão do

desperdício dentro da empresa.

Segue na próxima página uma sugestão de diagrama para implantação do

programa 5S.

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DIAGRAMA PARA IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S

8

6. FASES DA IMPLANTAÇÃO

IMPLANTAÇÃO

P D C A

SENSOS PREPARAÇÃO IMPLANTAÇÃO MANUTENÇÃO

UTILIZAÇÃO

(Seiri)

Identificar o que é necessário para execução da tarefa e por que necessitamos daquilo.

Prover o que é necessário para execução da tarefa e descartar aquilo julgado desnecessário ou em excesso.

Consolidar os ganhos

obtidos na fase de

implantação de forma

a garantir que os

avanços e ganhos

sejam mantidos.

Padronizar as ações

de bloqueio que se

mostraram eficazes na

eliminação das

causas.

Promover ações de

bloqueio contra

reincidência

(mecanismo à prova

de bobeiras).

ORDENAÇÃO

(Seiton)

Definir onde e como dispor os itens necessários para a execução das tarefas.

Guardar, acondicionar e sinalizar de acordo com as definições feitas na fase anterior.

LIMPEZA

(Seiso)

Identificar as fontes de sujeira, identificar causas, limpar e planejar a eliminação das fontes de sujeira.

Eliminar as fontes de sujeira.

HIGIENE

(Seiktsu)

Identificar os fatores higiênicos de risco nos locais de trabalho e planejar ações para eliminá-los.

Eliminar os riscos do ambiente de trabalho ou atenuar seus efeitos.

AUTODISCIPLINA

(Shitsuke)

Identificar não-conformidades nos padrões existentes e as oportunidade de melhorias paraos 4 outros sensos.

Eliminar as não-conformidades encontradas na fase anterior.

7. IMPLANTAÇÃO

Os sensos atuam em três dimensões: social, intelectual e mecânico, e trabalham

os aspectos que afetam padrões éticos, definem padrões e normas, regras e

procedimentos e promovem uma harmonia no funcionamento e interação dos

processos.

Segue o detalhamento para a implementação de cada um dos cinco S dentro da

empresa:

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7.1 SENSO DE UTILIZAÇÃO (Seiri)

ESPAÇO

PREPARAÇÃO Identificar ONDE cada tarefa é executada; Certificar que cada tarefa seja executada no local adequado e preparado para tal; Discutir com as pessoas envolvidas sobre o assunto;

IMPLANTAÇÃO Definir Layout (disposição de mobiliário) seguro e funcional;

Funcional é a disposição que o trabalho se desenvolve sem ocasionar perda de tempo;

Seguro é a disposição onde a movimentação de pessoas, materiais e equipamentos é desimpedida de obstáculos.

MANUTENÇÃO Elaborar desenho com dimensões básicas e disposição dos móveis, dispositivos e

equipamentos; Elaborar procedimento que oriente as alterações que se fizerem necessárias no

futuro.

MOBILIÁRIO

PREPARAÇÃO

Identificar cada item do mobiliário, relacionando-os; Incluir na relação o número do patrimônio, se existir; Avaliar a necessidade de tê-los. Manter só o necessário no local de trabalho; Admita adaptações criativas, mas não permita improvisos perigosos.

IMPLANTAÇÃO

Colocar os excessos à disposição de outras pessoas; Promover a venda ou sucateamento do inservível; Providenciar a reposição daquilo que estiver faltando; Para repor ou adicionar mobiliário, aproveite o descarte das outras áreas e

pessoas, em primeiro lugar.

MANUTENÇÃO

Elaborar procedimento que oriente a inclusão/exclusão futura de mobiliário; Envolva todas as pessoas da equipe na elaboração do procedimento.

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DISPOSITIVO

PREPARAÇÃO

Relacionar todos os dispositivos; Verificar uso dos dispositivos: porque existem? Freqüência de uso? Quem utiliza? Evitar improvisos que possam comprometer a segurança das pessoas.

IMPLANTAÇÃO

Colocar o excesso à disposição de outras áreas; Promover a venda ou sucateamento do inservível; Repor o que estiver faltando e for considerado necessário; Ao repor ou adicionar dispositivos, aproveite o descarte de outras áreas; Estabelecer forma de controle do uso de dispositivos.

MANUTENÇÃO

Elaborar procedimento que oriente a inclusão/exclusão de dispositivos e a localização deles no arranjo geral;

Definir vida útil, no caso de ferramentas de desgaste e estabelecer procedimentos de reposição;

DOCUMENTO

PREPARAÇÃO

Relacionar os documentos existentes e utilizados; Verificar a utilização dos documentos: porque existem? Porque estão ali? Qual a

utilidade deles? Freqüência de uso? Quantas pessoas utilizam? Evitar improvisos que possam comprometer a segurança das pessoas.

IMPLANTAÇÃO

Eliminar a duplicidade de documentos; Descartar os papéis desatualizados e que não sejam úteis; Antes de descartar documentos verifique se não existe legislação específica que

determina a necessidade de mantê-los em arquivo; Definir o destino de cada grupo de documentos (quadro de avisos, arquivo,

estante, etc); Definir o período de permanência de cada grupo de documentos no seu devido

local e indicar o responsável pela atualização dos mesmos.

MANUTENÇÃO

Elaborar procedimentos para recebimento, expedição, guarda e descarte de documentos.

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MATÉRIA-PRIMA

PREPARAÇÃO

Relacionar a matéria-prima existente e consumida na área; Verificar a aplicação e consumo; Verificar se o uso é compatível com a necessidade (porque ter em estoque?).

IMPLANTAÇÃO

Adequar os estoques às necessidades de consumo de cada item relacionado; Acompanhar os consumos e custos de estoques no sentido de reduzi-los

gradativamente.

MANUTENÇÃO

Definir quem, quando e como os itens de consumo serão repostos (Plano de Reposição);

Estabelecer formas de controle de consumo para construir um histórico e ajustar níveis de consumo;

Definir nível mínimo e máximo de estoque para cada item de consumo.

Segue na próxima página, um diagrama de como realizar a implantação deste Senso:

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Benefícios com a implantação do Senso de Utilização:

7.2 SENSO DE ORDENAÇÃO (Seiton)

Dispositivo

PREPARAÇÃO

Padronizar os nomes dos dispositivos. Agrupar por tipo, natureza, função ou aplicação. Discutir amplamente com as pessoas envolvidas a melhor maneira de ordenar, os

locais de guarda e a melhor forma de acondicionamento.

IMPLANTAÇÃO

Colocar em prática a forma de ordenação definida, incluindo a guarda e acondicionamento.

Sinalizar os locais indicando os grupos, subgrupos e itens. Ordenar por tamando e em ordem seqüencial. Educar os usuários para utilizarem corretamente os padrões adotados.

MANUTENÇÃO

Elaborar uma folha de verificação (check list) periódica para garantir a ordenação permanente.

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Definir os responsáveis pela verificação, a freqüência e preparar estas pessoas para isto.

Documento

PREPARAÇÃO

Uniformizar o nome dos documentos; Definir forma de agrupar (assunto, origem procedência, finalidade, conteúdo); Estratificar o agrupamento de forma a facilitar o rastreamento e a guarda.

Estratificar: Permanecer em um mesmo estado; não experimentar mudança; cristalizar-se.

IMPLANTAÇÃO

Colocar em prática a forma de agrupamento e estratificação definidos; Sinalizar os locais indicando os grupos, subgrupos e itens; Guardar os documentos de acordo com as características, isto é, livros devem

ficar em prateleiras, papéis em pastas, pastas em arquivos; Educar usuários a utilizarem corretamente os padrões adotados.

MANUTENÇÃO

Elaborar folha de verificação periódica para garantir a ordenação permanente; Definir e preparar responsáveis pela verificação determinando a freqüência; Adotar "mecanismos antibobeira" para garantir a guarda correta de documentos.

MATÉRIA-PRIMA

PREPARAÇÃO

Agrupar itens por tipo (parafusos, material de limpeza, escritório) e separar por tamanho, finalidade, aplicação e características;

Definir uma única forma para dispor materiais: por tamanho, necessidade, característica ou facilidade.

IMPLANTAÇÃO

Identificar locais de guarda e os tipos de materiais; Dispor itens conforme a forma de agrupamento e disposição definidos; Cuidar como determina o fabricante dos materiais que necessitam de cuidados

especiais e, se for o caso, atender a legislação ou normas vigentes; Educar usuários para utilizarem corretamente os padrões adotados.

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MANUTENÇÃO

Elaborar folha de verificação periódica para garantir a ordenação permanente; Definir e preparar os responsáveis pela verificação, e determinar a freqüência; Adotar "mecanismo antibobeira" para garantir a guarda correta de materiais.

Benefícios com a implantação do Senso de Ordenação:

7.3 SENSO DE LIMPEZA (Seiso)

MOBILIÁRIO e DISPOSITIVOS

PREPARAÇÃO

Identificar as formas de sujeira; Planejar ações para eliminar os efeitos (limpar); Identificar as causas e fontes da sujeira; Planejar ações para eliminar as fontes e as causas identificadas.

IMPLANTAÇÃO

Implantar as ações de bloqueio definidas no Plano de ação e verificar a sua efetividade.

MANUTENÇÃO

Criar procedimentos com as ações de bloqueio que se mostraram eficazes na remoção das causas de sujeira;

Preparar as pessoas para seguir os procedimentos.

Benefícios com a implantação do Senso de limpeza:

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7.4 SENSO DE HIGIENE (Seiketsu)

ESPAÇO, MOBILIÁRIO, DISPOSITIVO, DOCUMENTOS E MATÉRIA PRIMA

PREPARAÇÃO

Identificar fatores de risco no ambiente de trabalho; Identificar as fontes e possíveis efeitos nocivos às pessoas; Identificar os cargos expostos a cada risco; Identificar o número de pessoas expostas e o tempo médio de exposição para

cada risco; Medir os valores dos fatores de risco; Identificar necessidade de EPI/EPC; Identificar as causas e elaborar um Plano de Ação para bloqueio de causas;

eliminação das fontes de risco ou atenuação dos seus efeitos.

IMPLANTAÇÃO

Adotar medidas para atenuar os efeitos ou eliminar os riscos; Elaborar procedimentos para ação em emergências; Medir os riscos após ação de bloqueio e avaliar melhoria; Atualizar o Mapeamento de Risco da área de trabalho.

MANUTENÇÃO

Certifique-se que os procedimentos sejam do conhecimento de todos;

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Simule situações de emergência periodicamente, como forma de treinamento; Institua um sistema de verificação periódica do cumprimento dos padrões.

Benefícios com a implantação do Senso de Higiene:

7.5 SENSO DE AUTODICISPLINA (Shitsuke)

PREPARAÇÃO

Criar folha de verificação de não-conformidades, baseada nos 4 primeiros sensos; Estipular freqüência de avaliação das áreas a serem submetidas ao quinto Senso; Definir um calendário de Avaliação; Definir um critério para a formação dos grupos de avaliação.

IMPLANTAÇÃO

Seguir a risca o programa de avaliação; Utilizar o PDCA para resolver os problemas identificados; Utilizar um gráfico de controle para acompanhamento; Utilizar o relatório de não-conformidades observadas para levantar melhorias.

MANUTENÇÃO

Alterar os padrões e os procedimentos tão logo tenha sido identificado a causa fundamental dos problemas;

Divulgar amplamente os novos padrões, dando treinamento as pessoas envolvidas na utilização desses padrões;

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Benefícios com a implantação do Senso de autodisciplina:

8. MÉTODO PARA AVALIAÇÃO DO SISTEMA

A avaliação deve ser feita como uma forma de acompanhamento da implantação

e manutenção do programa 5S em todos os setores da empresa. Através de

avaliação que tenham seus critérios aumentados gradativamente, os resultados

alcançados são medidos é possível aperfeiçoar continuamente o sistema.

O caráter dessa avaliação deve ser, pelo menos no início, educativo e

motivacional e os avaliadores devem ser pessoas participantes, conhecedores e

praticantes do programa 5S.

A avaliação pode ser setorial, global ou ambas.

Uma boa prática é que o responsável por um setor avalie outro. As notas dos

setores são somadas e a média desta soma gera o resultado da avaliação da

empresa como um todo.

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Devem-se estabelecer metas que desafiadoras. Uma meta com valor de 50% por

exemplo, não parece ser tão desafiante (dependo é claro do nível de organização

atual).

Pode-se usar um formulário (folha de verificação) contendo os itens que serão

verificados.

MODELO DE FOLHA DE VERIFICAÇÃO

SETOR: DATA: / /

AVALIADOR:

UTILIZAÇÃO 0 1 2 3 4 5

1234567ORDENAÇÃO

891011121314LIMPEZA

15161718

19

192021HIGIENE

22232425262728AUTODISCIPLINA

29303132333435

TOTAL DE PONTOS:

INSTRUÇÃO

A pontuação representa a situação do setor no momento da verificação em cada item analisado. Quanto melhor estiver a situação, maior a nota concedida ao item.

O resultado deverá conter o resultado geral e a nota alcançada em cada ‘S’, para que possa servir como ferramenta de apoio na busca da melhoria contínua.

MODELO DE GRÁFICO

SETOR: DATA: / /

AVALIADOR:

GRAFICO DEMONSTRATIVO DA IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5SVerificação do dia ___ de ______________ de _________

35

30

25

20

15

10

05

00

UTILIZAÇÃO ORDENAÇÃO LIMPEZA HIGIENEAUTO

DISCIPLINA

20

Exemplo de como preencher o gráfico:

UTILIZAÇÃO = 04ORDENAÇÃO = 22LIMPEZA = 27HIGIENE = 07AUTODISCIPLINA = 16

GRAFICO DEMONSTRATIVO DA IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5SVerificação do dia 10 de Fevereiro de 2005

35

30

25

20

15

10

05

00

UTILIZAÇÃO ORDENAÇÃO LIMPEZA HIGIENEAUTO

DISCIPLINA

9. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Este é um programa que deve ter execução contínua e para tal faz-se necessário

o empenho de todo pessoal envolvido nos processos da empresa.

Aplicar o programa 5S na vida pessoal pode trazer uma grande melhoria na

qualidade de vida, pois o indivíduo que pratica o 5S estará zelando:

Pelo bem estar próprio;

Maior organização pessoal;

Redução dos gastos pessoais;

Dispositivos disponíveis;

Qualidade de saneamento;

Auto-equilíbrio;

10. REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

21

CAMPOS, V.F. -TQC - Gerenciamento da Rotina do Trabalho do dia-a-dia,

Fundação Christiano Ottoni, Universidade Federal de Minas Gerais, Belo

Horizonte, MG, 1994.

DAVIS, K. - Comportamento Humano no Trabalho, Biblioteca Pioneira de

Administração e negócios, São Paulo, 1992.

HABU, Naoshi, KOIZUMI, Yoichi, OHMORI, Yoshifumi, Implementação do 5S na

prática: Organização, Ordem, Limpeza, asseio, disciplina [&L]; CEMAN, 1992.

HERSEY, P & Blanchard K. - Psicologia para Administradores : A Teoria e as

Técnicas da Liderança Situacional, Editora Pedagógica e Universitária LTDA, São

Paulo, 1986.

RIBEIRO, Haroldo. 5S: um roteiro para uma implantação bem sucedida. A base

para a qualidade total. 4 ED. Salvador: Casa da Qualidade, 1994.

22