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Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais Presidência

Controladoria Interna

PLANO DIRETOR

DE

CONTROLE INTERNO

2013-2014



SUMÁRIO

Pág.

1. INTRODUÇÃO 02

2. SISTEMA DE CONTROLE INTERNO 02

2.1 Conceituação 02

2.2. Marco legal 04

3. O CONTROLE INTERNO NO ÂMBITO DO TCEMG

4. CONTROLADORIA INTERNA

5. DIRETRIZES PARA A ATUAÇÃO DA CONTROLADORIA INTERNA

6. DESENVOLVIMENTO DOS TRABALHOS DA CONTROLADORIA

INTERNA

7. RESULTADOS ESPERADOS

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1. INTRODUÇÃO

A Controladoria Interna, em atendimento ao disposto no art. 17 da Resolução nº

07/2010, e objetivando dar continuidade às atividades de operacionalização e

integração do Sistema de Controle Interno no âmbito do Tribunal de Contas do

Estado de Minas Gerais, submeteu à Excelentíssima Conselheira Presidente seu

Plano Diretor, que contém as diretrizes que nortearão o planejamento das suas

ações no biênio 2013 a 2014.

2. SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

2.1. Conceituação

O controle interno em Administração Pública pode ser entendido como um conjunto

de procedimentos administrativos estabelecido para promover a eficiência e a

eficácia nas operações e verificar o cumprimento das políticas estabelecidas em lei,

visando ao alcance dos objetivos e metas programados pelo órgão ou entidade.

De acordo com as Diretrizes para as Normas de Controle Interno do Setor Público

da Organização Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI)1,

Controle Interno, no sentido de Sistema, é:

um processo integrado que está afeto à gerência e ao corpo de funcionários da entidade e é estruturado para administrar os riscos e para oferecer segurança razoável de que na busca de sua missão, os seguintes objetivos gerais estão sendo alcançados: executar as operações de forma regular, ética, econômica, eficiente e eficaz, cumprindo com as obrigações de prestar contas (accountability) e com todas as leis pertinentes, assim como os regulamentos e a salvaguarda dos recursos contra a perda, mau uso e danos.

1 Diretrizes para as Normas de Controle Interno do Setor Público. Organização Internacional de

Entidades Fiscalizadoras Superiores. Tribunal de Contas do Estado da Bahia. Série Traduções n.º 13. p.88. Disponível em: http://www.tce.ba.gov.br/images/intosai_diretrizes_p_controle_interno.pdf. Acesso em: 05 abr. 2013.

http://www.tce.ba.gov.br/images/intosai_diretrizes_p_controle_interno.pdf



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Na concepção apresentada no Manual de Controle Interno dos Organismos

Estratégicos de Controle Interno – Comunidade de Países de Língua Portuguesa, de

dezembro de 20092, o Sistema de Controle Interno abrange os controles de gestão

financeira e administrativa e inclui:

a estrutura organizacional e todos os métodos e procedimentos coordenados, estabelecidos por lei e pela direção da organização, nos termos das metas institucionais, com o propósito de: salvaguardar os ativos, os recursos humanos, financeiros e físicos; assegurar a veracidade, integridade e oportunidade dos registros contábeis e da respectiva informação financeira; cumprir a legislação; assegurar o cumprimento das políticas de gestão adaptadas e dos planos e procedimentos da organização; conduzir e executar suas atribuições ou objeto social, programas, projetos, atividades e funções de forma regular, produtiva, econômica, eficiente e eficaz; e produzir informação de gestão relativa aos resultados e efeitos alcançados.

Cabe, ainda, mencionar o conceito de Sistema de Controle Interno deste Tribunal,

estabelecido pela Resolução nº 07/2010:

Art. 2º. O Sistema de Controle Interno do Tribunal é o conjunto coordenado de métodos e práticas operacionais empregadas por todas as suas unidades, de forma a enfrentar os riscos da organização e fornecer razoável segurança de que os objetivos e metas da instituição serão atingidos, observando-se os princípios da legalidade, legitimidade, eficácia, eficiência e economicidade. Parágrafo único. Todas as unidades que integram o Sistema a que se refere o caput devem utilizar-se dos controles internos como ferramenta de trabalho, os quais se darão de forma prévia, subsequente e, sempre que possível, concomitantemente aos atos controlados.

É relevante notar que as ações desenvolvidas pelos órgãos de controle interno

devem ser independentes, objetivas e de consultoria, destinadas a agregar valor e a

melhorar a qualidade das atividades da organização, devendo contribuir com a

consecução dos seus objetivos e metas, por meio de uma abordagem sistemática,

pela avaliação de resultados e pela melhoria do autocontrole de cada uma das

unidades que compõem o Sistema de Controle Interno do órgão ou entidade.

2 Disponível em: http://www.cgu.gov.br/eventos/SFC2009_CPLP/Arquivos/ManualControle.pdf.

Acesso em: 05 abr. 2013.

http://www.cgu.gov.br/eventos/SFC2009_CPLP/Arquivos/ManualControle.pdf



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2.2. Marco legal

Sob o enfoque da legalidade, a obrigatoriedade da instituição do controle interno na

Administração Pública foi estabelecida a partir das seguintes normas constitucionais

e infraconstitucionais:

Constituição Federal – arts. 70 e 74;

Constituição do Estado de Minas Gerais – arts. 73, §1º, I, 74 e 81;

Lei Federal nº 4.320/1964 – arts. 75 a 80;

Lei Complementar nº 101/2000 – Lei de Responsabilidade Fiscal – arts. 54,

parágrafo único, e 59;

Diretrizes para as Normas de Controle Interno do Setor Público, da Organização Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI); e

Resolução nº 1.135/2008 do Conselho Federal de Contabilidade (aprova a NBC T 16.8 – Controle Interno).

No âmbito do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais, as atividades de

controle interno estão previstas nas seguintes normas:

Lei Complementar nº 102/2008 – Lei Orgânica do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais – art. 4º, VIII, §1º;

Resolução nº 12/2008 – Regimento Interno – art. 4º, VIII, § 1º;

Resolução nº 07/2010 – Regulamenta o Sistema de Controle Interno e a atuação da Unidade de Controle Interno; e

Resolução nº 05/2013 – Dispõe sobre a estrutura organizacional e as competências das unidades dos Serviços Auxiliares e da Escola de Contas do TCEMG.



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3. O CONTROLE INTERNO NO ÂMBITO DO TCEMG

Com a edição da Resolução nº 12/2009, foi inserida a unidade de Controle Interno

na estrutura dos Serviços Auxiliares do Tribunal de Contas do Estado de Minas

Gerais.

A Resolução nº 07/2010 regulamentou suas competências e atribuições.

A Resolução nº 05/2013 alterou a denominação da unidade, que passou de

“Controle Interno” para “Controladoria Interna”, e estabeleceu sua finalidade e suas

competências, não suprimindo as atribuições previstas pela Resolução nº 07/2010.

4. CONTROLADORIA INTERNA

A Controladoria Interna é a unidade que tem a função de efetivar o controle interno

no Tribunal, ressaltando-se entre suas competências, descritas no art. 41 da

Resolução nº 05/2013, propiciar a integração e a interação das unidades

organizacionais e respectivos sistemas de controle.

No contexto de controle interno, surge a noção de controladoria, que, segundo Slomski3

(2007), é termo de difícil definição. No entanto, de acordo com o autor, a controladoria

pode ser entendida como a busca do ótimo em qualquer ente, seja público ou privado,

como o algo mais, procurado pelo conjunto de elementos que compõem a máquina de

qualquer entidade.

Ainda de acordo com Slomski (2007), o fazer da controladoria é sinônimo de gerir

um banco de dados global do ente público, pois não dá para dissociá-la de sistemas

de informações estruturados, capazes de responder em tempo real sobre receitas,

despesas, bens públicos de uso especial, de uso comum e dominial; enfim, sobre o

patrimônio econômico, financeiro, social, cultural, turístico e ambiental.

3 SLOMSKI, Valmor. Controladoria e governança na gestão pública. 1. ed. 2ª reimpr. São Paulo: Atlas,

2007.



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A Resolução nº 05/2013 discriminou em seu art. 41 as seguintes competências para

a Controladoria Interna:

Art. 41 São competências da Controladoria Interna:

I – elaborar, planejar e submeter à apreciação do Presidente, até o final do primeiro trimestre de cada exercício, seu Plano Anual de Atividades; II – acompanhar e avaliar o cumprimento das metas orçamentárias, limites legais e dos atos de geração de despesas; III – avaliar as práticas operacionais das unidades que integram a estrutura organizacional do Tribunal; IV – executar atividades de controle relativas à gestão orçamentária, financeira, contábil, patrimonial e operacional do Tribunal; V – propiciar a integração e a interação das unidades organizacionais e respectivos sistemas de controle; VI – executar outras competências correlatas descritas em atos normativos próprios.

5. DIRETRIZES PARA A ATUAÇÃO DA CONTROLADORIA INTERNA

As diretrizes para as ações da Controladoria Interna deverão estar alinhadas com os

objetivos delineados no Plano Estratégico Institucional do Tribunal. Trata-se de um

referencial em que serão priorizadas linhas de ações correspondentes às

metodologias e ferramentas gerenciais de controle interno, com o intuito de

contribuir para o alcance das metas estratégicas previstas para esta Corte.

O Plano Estratégico Institucional do Tribunal para o período de 2010 a 2014,

aprovado pela Resolução nº 01/2010, traz as perspectivas de estrutura e orçamento,

pessoas e inovação, processos internos e resultados, que representam os principais

desafios a serem enfrentados para o cumprimento da missão institucional do

Tribunal, de exercer o controle externo da gestão dos recursos públicos de forma

eficiente, eficaz e efetiva, em benefício da sociedade, buscando, também, tornar-se

uma instituição de referência na garantia do direito da sociedade à regular e efetiva

gestão dos recursos públicos.

Nesse sentido, a Controladoria Interna terá suas ações norteadas pelas seguintes

diretrizes:



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estimular a eficiência operacional e a comunicação entre as áreas de atuação

do TCEMG, para o pleno exercício de suas competências;

conscientizar os gestores sobre a relevância do Sistema de Controle Interno e

do papel da Controladoria Interna para o alcance dos objetivos específicos e

gerais da instituição;

estruturar ações para prevenir e/ou detectar riscos inerentes ou potenciais na

execução das atividades de cada unidade organizacional do TCEMG;

monitorar as ações, no intuito de aperfeiçoar os procedimentos de controle

em função das mudanças e da avaliação de riscos;

estimular a comunicação das atividades do Tribunal à sociedade, visando à

transparência da gestão dos recursos, em atendimento à legislação – Lei

Complementar nº 131/2009 e Lei nº 12.527/2011;

promover estudos e executar trabalhos inerentes às funções do controle

interno, no intuito de apoiar o controle externo exercido pelo Tribunal de

Contas;

acompanhar e monitorar a implementação da estrutura organizacional,

mediante verificação e análise das atribuições definidas para as unidades

organizacionais;

estimular as unidades do Tribunal a adotarem normatização, sistematização e

padronização de procedimentos operacionais; e

estabelecer rotinas e procedimentos para os trabalhos por ela desenvolvidos,

bem como propor normas e manuais referentes à sua área de atuação.

A conscientização dos gestores, associada a um processo de mudança de cultura

em relação à atuação do controle interno, deverá ter continuidade, com vistas a

favorecer não só a adoção de rotinas, como de procedimentos que busquem maior

eficiência na utilização de recursos e efetividade de resultados, em obediência às

normas e padrões estabelecidos.



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6. DESENVOLVIMENTO DOS TRABALHOS DA CONTROLADORIA INTERNA

Tendo em vista que a efetivação do controle interno está direcionada para atividades

e, não, para um setor específico da instituição, foi previsto, no Plano Diretor de

Controle Interno para o biênio 2013 a 2014, um conjunto de sistemas

administrativos, que deverá direcionar a elaboração do plano de ação da

Controladoria Interna.

A elaboração do conjunto de sistemas administrativos constante do presente plano

diretor tomou como parâmetro o conjunto trazido no Plano Diretor de Controle

Interno para o ano de 2010 (aprovado pela Portaria nº 091/PRES/2010), adequando-

o à nova estrutura organizacional do Tribunal de Contas do Estado de Minas Gerais.

Sistemas Administrativos

Unidades do TC Síntese das atividades

Sistema Financeiro

Secretaria Executiva do Tribunal

Diretoria de Orçamento, Contabilidade e Finanças

Coordenadoria de Contabilidade

Coordenadoria de Finanças

Coordenar e executar as atividades relativas à execução financeira;

Elaborar e consolidar os demonstrativos contábeis e de gestão fiscal;

Elaborar a prestação de contas anual;

Acompanhar os atos normativos referentes ao planejamento, orçamento, finanças e contabilidade;

Estabelecer rotinas e procedimentos de trabalho, bem como propor normas e manuais referentes à sua área de atuação; e

Acompanhar e fiscalizar a execução dos contratos administrativos que estejam sob a sua gestão, com o apoio da Coordenadoria de Contratos.

Sistema de Planejamento e Orçamento


Assessoria de Planejamento e Desenvolvimento Organizacional

Diretoria de Orçamento, Contabilidade e Finanças

Coordenadoria de Orçamento

Elaborar a proposta de orçamento anual em consonância com o plano plurianual, com a lei de diretrizes orçamentárias e com o Plano Estratégico Institucional do Tribunal;

Acompanhar a programação da execução orçamentária;

Acompanhar as metas, os resultados e os riscos;

Acompanhar os atos normativos referentes ao planejamento, orçamento, finanças e contabilidade;


Acompanhar e fiscalizar a execução dos contratos administrativos do Tribunal que estejam sob a sua gestão, com o apoio da Coordenadoria de Contratos.



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Sistema de Manutenção Patrimonial


Diretoria de Administração

Coordenadoria de Patrimônio

Coordenadoria de Manutenção e Obras

Coordenadoria de Almoxarifado

Registrar, controlar e propor a recuperação e manutenção dos bens patrimoniais, incluindo os bens de terceiros confiados ao Tribunal;

Executar atividades relativas à manutenção e à conservação dos prédios, equipamentos, elevadores, sistemas elétricos, hidráulicos, de telecomunicação, de refrigeração, e de outros bens agregados ao patrimônio imobiliário do Tribunal;



Sistema de Compras,

Licitações e Contratos



Coordenadoria de Licitação

Comissão Permanente de Licitação e Pregoeiros

Coordenadoria de Contratos

Coordenadoria de Material

Coordenadoria de Almoxarifado

Efetuar os procedimentos licitatórios;

Elaborar contratos, convênios e instrumentos congêneres;

Apoiar as unidades gestoras no controle da execução dos respectivos instrumentos;

Planejar e formalizar as operações de compras ou serviços;

Receber, estocar e distribuir materiais;



Sistema de Serviços Gerais



Coordenadoria de Serviços Gerais

Gerenciar os serviços de apoio administrativo, conservação, limpeza e descarte de materiais recicláveis;

Coordenar os serviços de reprografia, encadernação, manutenção e assistência técnica dos equipamentos;

Acompanhar, fiscalizar e avaliar os serviços prestados por terceiros, relativos à sua área de atuação;

Auxiliar na gestão dos contratos dos serviços



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terceirizados, no que tange à fiscalização e à conferência dos faturamentos, autorizando os respectivos pagamentos;




Sistema de Serviços Gerais


Sistema de Comunicação e

Relações Institucionais

Superintendência de Comunicação e Relações Institucionais

Assessoria de Imprensa

Assessoria de Jornalismo e Redação

Comissão de Publicidade e Marketing Institucional

Comissão de Relações Públicas e de Cerimonial

Diretoria da Escola de Contas e Capacitação Professor Pedro Aleixo

Coordenadoria da Revista do Tribunal de Contas

Gerenciar e estabelecer relações confiáveis com os meios de comunicação;

Dar cobertura jornalística, preparar, redigir e editar jornais institucionais;

Providenciar a publicação, no Diário Oficial de Contas (DOC), das matérias encaminhadas pelas unidades do Tribunal;

Coordenar a atualização de conteúdo da intranet e do portal do Tribunal;

Conceber, desenvolver e coordenar uma central telefônica de atendimento ao público externo;

Executar as ações de relações públicas;



Sistema de Transportes



Coordenadoria de Transportes

Gerenciar a frota de veículos;

Tomar providências cabíveis em caso de sinistro;





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Sistema de Tecnologia da Informação (TI)


Diretoria de Tecnologia da Informação

Supervisão de Suporte e Infraestrutura de Tecnologia da Informação

Supervisão de Desenvolvimento de Sistemas Informatizados de Controle Externo

Coordenadoria de Acompanhamento e Desenvolvimento de Sistemas Internos do Tribunal

Garantir a segurança física e lógica de equipamentos, sistemas, dados e informações;

Manter a operacionalidade dos recursos relacionados ao processamento, armazenamento e comunicação de dados, voz e imagem;

Sistematizar procedimentos para análise, desenvolvimento, implantação e acompanhamento dos Sistemas de Informação; e




Sistema de Arquivo

Secretaria Geral e do Tribunal Pleno

Coordenadoria de Arquivo Geral

Providenciar o arquivamento, desarquivamento, e empréstimos de processos ou documentos;

Garantir a guarda e conservação dos processos ou documentos arquivados;

Controlar a temporalidade dos documentos;

Identificar e eliminar documentos considerados sem valor; e

Executar a microfilmagem e manter cópias de segurança.

Sistema de Gestão de Pessoas


Diretoria de Gestão de Pessoas

Divisão Médico-Odontológica

Coordenadoria de Desenvolvimento de Pessoal

Coordenadoria de Pagamento de Pessoal

Coordenadoria de Pessoal

Diretoria da Escola de Contas e Capacitação

Propor, promover e conduzir políticas voltadas para a gestão de pessoas;

Gerenciar assistência médica e odontológica;

Controlar a evolução na carreira de servidores, visando a subsidiar a concessão de progressão e promoção na carreira;

Gerenciar as informações necessárias à elaboração da folha de pagamento;

Gerenciar os dados e os documentos pertinentes à vida funcional dos servidores, Procuradores, Auditores e Conselheiros;

Planejar, promover, gerenciar e avaliar as ações de capacitação voltadas para a formação, aprimoramento ou desenvolvimento dos servidores do Tribunal;

Implementar e manter programa de instrutoria



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Professor Pedro Aleixo

Coordenadoria de Capacitação

Coordenadoria de Biblioteca

interna, com o objetivo de identificar servidores do Tribunal que possuam o perfil adequado para participarem, na qualidade de instrutores, das atividades da Escola; e

Gerenciar o acervo referente aos livros e periódicos.

Sistema de Segurança


Diretoria de Segurança Institucional

Supervisão de Segurança Institucional

Zelar pela segurança física das pessoas nas dependências do Tribunal;

Zelar pela segurança patrimonial do Tribunal;

Propor, planejar e supervisionar medidas de segurança, projetos e atividades relacionadas com a segurança institucional;

Controlar o sistema de acesso eletrônico e o acesso às instalações do Tribunal; e

Administrar o sistema de controle de veículos e utilização das vagas nas dependências do Tribunal.

A Controladoria Interna fixará as ações para o biênio 2013 a 2014, selecionando

alguns dos sistemas administrativos apresentados para serem avaliados, em

conformidade com os princípios de auditoria quanto à materialidade, risco e

relevância, avaliando os requisitos do autocontrole e a observância às normas

vigentes, especialmente as resoluções que regulamentam as atividades das

unidades do Tribunal. Precipuamente, atuará na prevenção e na detecção dos riscos

inerentes ou potenciais por meio da proposição de orientações para o fortalecimento

dos autocontroles e também na melhoria da comunicação entre as áreas.

Além das ações orientadas para os sistemas administrativos propostos, a

Controladoria Interna realizará avaliações quanto ao cumprimento de metas

institucionais, conforme previsto no art. 10 da Resolução nº 07/2010.

Ressalte-se que a descrição detalhada dos trabalhos a serem desenvolvidos pela

Controladoria Interna e a metodologia para execução desses trabalhos estarão

consignadas no Plano Anual de Controle Interno, que será submetido à aprovação

da Conselheira Presidente, em atendimento ao art. 10, XII, da Resolução

nº 07/2010.



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7. RESULTADOS ESPERADOS

A Controladoria Interna, no exercício de suas competências, estabelecidas pela

Resolução nº 07/2010 e pela Resolução nº 05/2013, efetivará o controle interno

segundo as diretrizes estabelecidas neste plano, de forma integrada com os

demais setores que compõem o Sistema de Controle Interno do Tribunal. Nesse

sentido, contribuirá para o aprimoramento dos controles e para que os relatórios de

gestão permitam uma razoável visão do alcance dos objetivos operacionais e

institucionais propostos, de forma a possibilitar a adoção de mecanismos que

minimizem riscos e ofereçam maior tranquilidade para os gestores.

Cabe observar que, no caso da Administração Pública, os controles buscarão

garantir o cumprimento dos princípios basilares da Administração Pública

(legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência); e contribuir para

que sejam atingidos os objetivos da instituição e as metas estabelecidas para as

ações nas políticas públicas e para que a prestação de contas à sociedade seja

feita de forma transparente, buscando atingir um alto grau de confiabilidade.

Belo Horizonte, 01 de julho de 2013.


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