planejamento operacional de gestão 2013-2015 tribunal de...

PlanejamentoOperacionaldeGestão2013-2015TribunaldeJustiçadoEstadodeRoraima

Presidente

Vice-Presidente

Corregedor-Geral da Justiça

Desª. Tânia Vasconcelos Dias

Des. Almiro Padilha

Des. Ricardo Oliveira

Sumário

Temas

Apresentação

Mensagem da Presidente

Metodologia

Orçamento

Gestão de Pessoas

Infraestrutura e Tecnologia

Alinhamento e Integração

Eficiência Operacional

Acesso ao Sistema de Justiça

Atuação Institucional

Considerações Finais

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Apresentação

"O planejamento não diz respeito a decisões futuras, mas às implicações futuras de decisões presentes" Peter Drucker

A consciência de que as ações de hoje repercu�rão por muitos anos é talvez a principal razão pela qual os gestores devem planejar. A atuação do Poder Judiciário, seja ela apá�ca ou diligente, repercute profundamente em toda a sociedade.

A imprescindibilidade do planejamento para o progresso con�nuo da prestação jurisdicional é questão consubstanciada por meio da Resolução 70 de 18 de março de 2009, onde se estabeleceu o Planejamento Estratégico Nacional como parâmetro para a elaboração dos Planejamentos Estratégicos dos Tribunais de Jus�ça.

Superada a questão da impera�vidade de se planejar, defronta‐se com a falsa sensação de que a concepção desta é, em si, suficiente para desencadear as mudanças almejadas. Não há como se promover a sinergia em uma organização enquanto houver um distanciamento entre os obje�vos, os caminhos e os agentes responsáveis pela execução do planejado.

Nesse cenário, o presente Plano Operacional de Gestão cons�tui uma instrumentalização que visa a suprir o gap existente entre o planejar e o executar. Ele consiste na discriminação dos obje�vos estratégicos deste Tribunal em ações prá�cas, tendo sido precedido de um diagnós�co cuidadoso quanto às demandas a serem supridas, as fraquezas a serem superadas e as oportunidades onde se deve inves�r.

Tendo por base os dados disponíveis, que são fonte inesgotável de informações, e o trabalho realizado pela Comissão de Transição, ins�tuída pela Portaria nº 51 de 16 de Janeiro de 2013, foram delineadas as intenções para a gestão do biênio 2013‐2014, devidamente alinhada ao Planejamento Estratégico desta Corte.

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MensagemdaPresidente

“Quem não sabe agir é escravo da passividade.”

Gosto de trabalhar. Assim será no exercício da presidência que assumo com a responsabilidade e o compromisso de seguir promovendo o acesso mais amplo a esse serviço público essencial que é a jus�ça. Justo por isso entendo que o fortalecimento da jus�ça de primeiro grau deve ser priorizado.

Ao segundo grau de jurisdição se haverá de assegurar a necessária agilidade para o reexame dos fatos e provas. Para garan�r esse tom, magistrados e servidores serão capacitados por nossas escolas e valorizados pelas árduas a�vidades, de modo que possam, sempre com orgulho, trabalhar mo�vadamente e felizes.

Acredito que em primeiro lugar é necessário cuidar das pessoas! E cuidar de pessoas que cuidam de outras pessoas é a tarefa que se impõe. Para tanto, além do nosso corpo de servidores, contaremos com a colaboração do Elízio Ferreira de Melo ‐ Secretaria Geral; Geysa Brasil Xaud – Secretaria de Gestão Administra�va; Lincoln Oliveira da Silva ‐ Secretaria de Gestão de Pessoas; Claudia Raquel de Mello Francez – Secretaria de Infraestrutura e Logís�ca; Marcelo Gonçalves de Oliveira – Secretaria de Tecnologia da Informação e Francisco de Assis de Souza – Secretaria de Orçamento e Finanças, profissionais com os quais dividirei as responsabilidades pela condução do trabalho de gerir o Judiciário neste próximo biênio, imprimindo as ações necessárias.

Espero contar também com a par�cipação a�va de cada membro desta Corte, a começar pelos eminentes Vice‐Presidente, Des. Almiro Padilha, e Corregedor Geral de Jus�ça, Des. Ricardo Oliveira, do Poder Execu�vo, Advogados, Defensores Públicos, Procuradores e Membros do Ministério Público, nesta jornada que se inicia.

Desª. Tânia Vasconcelos Dias Presidente 2013‐2015


Metodologia

O Planejamento Operacional deriva das diretrizes estratégicas de uma organização. Os alvos constantes em um Planejamento Estratégico serão desdobrados em operações, que nada mais são do que os caminhos a serem percorridos.

O Planejamento Estratégico consiste numa abordagem conceitual e de longo prazo que, no âmbito desta Corte, ins�tuiu diretrizes para cinco anos. O Planejamento Operacional, por sua vez, vigorará pelo prazo de dois anos, o que corresponde ao período de uma gestão. A existência de ambos os instrumentos, desde que devidamente alinhados, asseguram a con�nuidade das a�vidades, inibindo inicia�vas que não conduzam à melhoria con�nua da Jus�ça no estado.

Ora, o Planejamento Operacional de Gestão advém do Planejamento Estratégico, mantendo ín�ma coerência com este. A cada Presidente, contudo, é concedida a discricionariedade de escolher as ênfases e os caminhos que deseja percorrer.

Dentro dessa perspec�va, a tônica da Gestão para o biênio 2013‐2015 será fortalecer o primeiro grau de jurisdição, assegurar a agilidade à 2ª Instância e cuidar das pessoas. Para tanto, diversas ações foram planejadas para que esses alvos sejam cumpridos e, consequentemente, os obje�vos estratégicos desta Corte.

Cada conjunto de ações é precedido da sua posição no mapa estratégico. A página posterior apresenta em seu caput a Meta, seguida de um diagnós�co da matéria. Em seguida figuram as engrenagens, que representam a operacionalização, ou seja, as ações prá�cas a serem realizadas para alcance das metas.


Perspectiva

Tema

Objetivo Estratégico

RECURSOS

Orçamento

Assegurar os recursos para a efetivação das ações estratégicas planejadas.


01 ‐ Garan�r os recursos para a efe�vação de pelo menos 90% das ações planejadas dentro da execução do exercício

Descrição e ações correlatas

‐ O Relatório da Comissão de Transição destacou que o Orçamento des�nado ao Poder Judiciário em 2013 está muito aquém de suas necessidades.

‐ Desta forma, é intenção desta gestão, embasada nas demandas iden�ficadas, pleitear, junto ao Poder Execu�vo, a recomposição do orçamento, de modo que este não seja empecilho para as diversas realizações planejadas para o biênio.

‐ Existe, também, a possibilidade de obtenção de recursos federais por meio de convênios para a Diapema, Coordenadoria Estadual da Mulher, dentre outros.

Diagnós�co:

o estudo evidenciou uma dissociação entre os obje�vos estratégicos e as ações executadas. As ações em geral possuem caracterís�cas rea�vas aos problemas emergentes, e não mantêm qualquer alinhamento com os obje�vos do Tribunal de Jus�ça. As ações demonstradas suprirão tal deficiência e promoverão a sinergia para o cumprimento do que foi planejado.

Meta


RECURSOSPerspectiva


Gestão de Pessoas

Desenvolver Conhecimentos, Habilidades aAtitudes de Magistrados e Servidores.

Tema


Meta

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02 ‐ Alcançar anualmente 90% do Plano de Capacitação ‐ Programa permanente e con�nuo de treinamento e qualificação

Diagnós�co:

O estudo evidenciou que menos da metade dos cursos previstos para 2012 foram efe�vados e, dentre os realizados, apenas 4,1% foram voltados para a área fim do Poder Judiciário. Ademais, não foi constatada a existência de um Plano de Qualificação, tampouco a avaliação dos resultados dos treinamentos realizados. Vale ressaltar, também, que as competências da Seção de Treinamento e Qualificação confundem‐se com as da Escola do Poder Judiciário, o que tem prejudicado a estruturação das a�vidades de ambos.


‐ A melhoria con�nua da prestação jurisdicional passa necessariamente pela qualificação de servidores e magistrados. Desta forma, mudanças que visem à profissionalização da matéria de modo que o treinamento seja, de fato, fator de transformação, são prioridades.

‐ A ênfase, todavia, será a qualificação dos servidores da área fim. Não obstante o papel da área meio para a efe�vação do trabalho da 1ª instância, esta tem sido preterida no que tange à qualificação ao longo dos anos. Ressalte‐se, ainda, que capacitação foi uma necessidade manifestada pelos escrivãos em reunião com a administração.



Gestão de Pessoas

Motivar e comprometer Magistrados e Servidores com a execução estratégica.

Tema

RECURSOSPerspectiva


Meta

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Diagnós�co:

O estudo evidenciou a inexistência de parâmetros pré‐definidos para alocação de servidores. Em decorrência disso, tem ocorrido a subu�lização de competências, conhecimentos e habilidades disponíveis. Ainda, impende citar que a falta de mo�vação emana, em grande parte, das condições de trabalho e tem efeito nega�vo na produ�vidade do servidor. Não obstante a relevância de um bom plano de cargos e salários, o que já é realidade, a recompensa pecuniária, isoladamente, não tem efeito completo na mo�vação do servidor.


‐ Valorizar aqueles que cooperam para a prestação jurisdicional, direta ou indiretamente, é pontual neste biênio, não apenas para a sua melhoria, mas também pela consciência da nobreza do trabalho do judiciário. Ademais, algumas a�vidades acabam sendo, de certa forma, penosas devido ao volume de trabalho. Diante disso, é fundamental a atuação da administração no sen�do de promover a qualidade de vida de servidores e magistrados por meio das inicia�vas demonstradas a seguir.

‐ O mapeamento de competências figura como prioridade nesta gestão, na convicção de que habilidades podem ser o�mizadas quando devidamente alocadas. O servidor certo, no setor certo promove autorrealização e melhoria na sua atuação.

03 ‐ Concluir o projeto de gestão por competências até dezembro de 201404 ‐ Executar 90% do plano de qualidade de vida e saúde de servidor até 2014


RECURSOSPerspectiva



Garantir a infraestrutura apropriada àsatividades administrativas e judiciais.

Tema


Meta 05 ‐ Alcançar 90% de execução do Plano de Obras 06 ‐ Implantar o Plano de Segurança Ins�tucional

Diagnós�co:

O estudo evidenciou a necessidade de melhoria da segurança dos dados e da conec�vidade. Quanto às estruturas �sicas, a inadequação do espaço u�lizado tem ensejado resultados graves às a�vidades jurisdicionais, como a len�dão no andamento dos procedimentos e alto custo.


‐ Infraestrutura �sica é fator determinante no funcionamento das a�vidades. Daí a imprescindibilidade de que esta coopere para a eficiência do Tribunal, sendo a conclusão do Fórum Criminal e a aquisição de prédio para abrigar os setores administra�vos medidas de grande impacto.

‐ Outras pequenas medidas, iden�ficadas pela Comissão de Transição, estão em

andamento não apenas com a intenção de agilizar a prestação jurisdicional, mas

também humanizar a maneira como os serviços são prestados.


RECURSOSPerspectiva



Garantir a disponibilidade de sistemasessenciais de TI e a ampliação da tecnologia.

Tema


Meta 07 ‐ Alcançar 80% de execução do PDTI até 2014

Diagnós�co:

O estudo evidenciou três demandas prementes na área �sica da estrutura de TI. Primeiramente, a subs�tuição do parque computacional quase que em sua totalidade. Dificuldades na conclusão do processo de aquisição de computadores, impressoras e no‐breaks fez com que não tenham sido adquiridas novas máquinas nos úl�mos três anos. Ficou evidenciada, ainda, a necessidade de customização de sistemas em u�lização. A maioria dos sistemas não foram desenvolvidos para o TJRR, e por isso carecem de ajustes para atender às suas peculiaridades. Ademais, a despeito do avanço das ferramentas, ainda são realizadas muitas a�vidades de forma manual, o que não é razoável considerando a tecnologia disponível no mercado. Outra constatação diz respeito aos processos ainda �sicos na 2ª Instância, o que tem ensejado aumento no volume de trabalho, alto custo e len�dão.


‐ Não obstante a necessidade de modernizar as ferramentas u�lizadas, é imprescindível que os

equipamentos tenham condições de sustentar os sistemas e dados de forma segura. Desta

forma, o foco do biênio é, não preterindo o avanço das ferramentas, reforçar os alicerces, ou

seja, os hardwares que, estando adequados, permitam a implementação de novos paradigmas

de forma confiável e segura.

‐ Os estudos para subs�tuição do módulo de protocolo evidenciam a intenção da gestão em

implantar o processo administra�vo digital. A medida, contudo, depende das ferramentas

adequadas para garan�r o seu sucesso.

‐ O projeto em destaque (Moreq Jus) engloba uma série de ações de cer�ficação e padronização

de documentos, que também viabilizarão o ingresso dos documentos administra�vos na era

virtual com a segurança adequada.

‐ Ademais, alguns sistemas, a exemplo do Sinic, têm dificultado o trabalho nos cartórios devendo

ser estudado meios para sua melhoria.


Perspectiva

PROCESSOS INTERNOS



Garantir o alinhamento estratégico em todasas Unidades do Tribunal de Justiça deRoraima.

Tema


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Meta 08 ‐ Implantar o Plano de Comunicação da Estratégia até dezembro de2013

Diagnós�co:

O estudo apontou que o Planejamento Estratégico do Tribunal de Jus�ça de Roraima é pouco conhecido pelos servidores e magistrados e, consequentemente, não é observado na definição e priorização das ações. Ademais, a própria comunicação do órgão como um todo, tanto interna quanto com a sociedade é deficitária, comprometendo a sua atuação.


‐ O Plano de Comunicação da Estratégia cons�tui uma Recomendação do CNJ para o ano de 2013 e engloba um arcabouço de ações no âmbito interno e externo que visam a alinhar as a�vidades desenvolvidas e a promover uma comunicação melhor com o jurisdicionado.


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Fortalecer e harmonizar as relações entre ospoderes, setores e Instituições.

Tema

Perspectiva

PROCESSOS INTERNOS


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Meta09 ‐ Estabelecer, anualmente, pelo menos um convênio/parceria comins�tuições visando a efe�vidade jurisdicional10 ‐ Implantar, anualmente, uma boa prá�ca adotada em outra Corte de Jus�ça

Diagnós�co:

O estudo apontou a oportunidade de melhorar a prestação do serviço à sociedade por meio de convênios com outros órgãos. A alta taxa de conges�onamento na execução penal também deverá ser reduzida por meio das parcerias.


‐ A parceria entre ins�tuições configura uma excelente ferramenta para agilizar a prestação jurisdicional, uma vez que o trabalho do judiciário, em muitas fases, depende da atuação destas.

‐ Ademais, a troca de experiências com Tribunais de Jus�ça tem se mostrado promissora, uma vez que diversas Cortes de Jus�ça, a exemplo do Tribunal de Jus�ça de Sergipe, possuem soluções de sucesso que podem ser adaptadas ao TJRR.


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Garantir a agilidade nos trâmites judiciaise administrativos.

Tema

Perspectiva

PROCESSOS INTERNOS


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Meta11 ‐ Finalizar 90% dos processos de contratação de bens e serviços no prazo padrão, até dezembro de 201412 ‐ Promover ações de melhoria na gestão, em todas as unidades jurisdicionais, até dezembro de 2014

Diagnós�co: : O estudo apontou extrema ineficiência na área administra�va com base no tempo de conclusão das contratações. Em decorrência da dificuldade de conclusão de tais procedimentos, a unidade de almoxarifado está desabastecida e os equipamentos de informá�ca, obsoletos. A falta de planejamento e burocracia excessiva são, em parte, responsáveis pela morosidade, o que precisa ser revisto para que não haja maiores comprome�mentos no trabalho do TJ.


‐ A autonomia administra�va permi�rá que as mudanças sejam feitas de forma mais célere, eliminando a burocracia da sistemá�ca atualmente u�lizada, onde questões internas de lotação e atribuição, por exemplo, dependem de alteração de Lei Complementar.

‐ Os planos setoriais figuram como prioridade no afã de se adotar uma cultura proa�va. Planejar aquisições e contratações evita desabastecimento, mul�plicidade de processos de aquisição de objetos semelhantes e a len�dão iden�ficada.

‐ O projeto de qualidade é um trabalho pioneiro e compreende diversas ações que vão desde a mo�vação dos servidores e magistrados até a metodologia adotada e sistemas u�lizados. Mapear as ro�nas e mul�plicar boas ideias adotadas em outros cartórios são algumas das ferramentas que serão aplicadas.


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Buscar a excelência na gestão dos custosoperacionais.

Tema

Perspectiva

PROCESSOS INTERNOS


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Meta 13 ‐ Reduzir em 10% o custo do processo julgado, até dezembro de 2014

Diagnóstico:

Com base nos dados divulgados no Programa Justiça em Números, a despesa por sentença exarada nesta Corte perfaz o montante de R$ 3.778,00, aproximadamente 130% maior que a média nacional. Não obstante a eficácia do TJRR no cumprimento das metas, o dado acima indica a necessidade de análise do caso, a fim de identificar as razões do alto custo.


‐ A diminuição dos gastos não representa alterna�va isolada para a questão. Os estudos apontarão se existe desperdício ou má alocação dos recursos, ou se o preço da sentença no estado é alto devido as suas peculiaridades. Todavia, ainda que a sentença do TJRR seja mais cara que a média nacional, é possível a sua redução por meio de uma polí�ca de racionalização. Ademais, as ações voltadas para o aumento da produ�vidade, constantes dos gráficos anteriores, também cooperarão para a redução do valor em questão, uma vez que este é ob�do através da razão entre orçamento e número de processos julgados.


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Ampliar e facilitar o acesso à Justiça.

Tema

Perspectiva

PROCESSOS INTERNOS


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Meta 14 ‐ Fortalecer a presença do Poder Judiciário em todos os municípios de Roraima até dezembro de 2014 ‐ Jus�ça Cidadã

Diagnós�co:

O estudo evidenciou a efe�va atuação da Jus�ça I�nerante. Contudo, esta dispõe de um potencial de expansão significa�vo, podendo ser o principal instrumento no alcance do obje�vo estratégico de ́ ampliar e facilitar o acesso à jus�ça´.


‐ O Poder Judiciário já está presente em 100% dos municípios do Estado por meio de Comarcas, Termos Judiciários e Jus�ça I�nerante.

‐ É imprescindível, todavia, promover a divulgação dos serviços oferecidos, de modo que a sociedade tenha maior acesso e conscien�zação.

‐ O Balcão da Jus�ça compreende a disponibilização de serviços inteiramente gratuitos à população menos favorecida em unidades de mediação e orientação jurídica, o que permite a descentralização das ações do Poder Judiciário. A medida poderá compor a estrutura da Jus�ça I�nerante, ampliando sua atuação.


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Promover a efetividade no cumprimento dasdecisões judiciais.

Tema

Perspectiva

PROCESSOS INTERNOS


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Meta 15 ‐ Realização de audiências para conciliação em precatórios, em 201416 ‐ Projeto de estruturação da Diapema

Diagnós�co:

O estudo evidenciou que a efe�vação do cumprimento das penas carece de maior inves�mento. Atualmente, o setor responsável pelas penas alterna�vas não dispõe de estrutura adequada e também precisa ampliar sua atuação.


‐ A Diapema, responsável pela execução das penas alterna�vas, tem como desafios estender seu atendimento para o interior. Ademais, é possível a u�lização de recursos federais para estruturar e ampliar suas a�vidades, estando em desenvolvimento o projeto para que o TJRR ingresse no Programa Federal.

‐ A conciliação em processos de precatório é uma realidade no Brasil, e configura uma solução para a morosidade no cumprimento das sentenças.


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Promover a cidadania, responsabilidadesocial e ambiental.

Tema

Perspectiva

PROCESSOS INTERNOS


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Meta17 ‐ A�ngir 80% de execução do Projeto Movimento pela Conciliação, até dezembro de 201418 ‐ Implantar um programa de racionalização de recursos ambientais até dezembro de 2013

Diagnós�co:

O estudo evidenciou que, a despeito da realização da Semana de Conciliação, ainda existe a necessidade de se aumentar o índice de audiências realizadas e conciliações concre�zadas, ou seja, a eficácia da medida precisa ser fomentada.


‐ O projeto de humanização diz respeito à forma que o jurisdicionado é recepcionado pelo Poder Judiciário. Ele compreende desde as informações à disposição do cidadão que recorre ao judiciário, até a cortesia com que é tratado por seus prepostos.

‐ A consciência do aspecto humano na prestação jurisdicional deve estar refle�da em

todas as ações desenvolvidas.

‐Essa também é a tônica da conciliação, que promove não só a desobstrução da jus�ça,

mas também a manutenção da paz social.

‐ Por fim, a visão humana da atuação do judiciário passa necessariamente pela

consciência ambiental.


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Aprimorar a comunicação com o públicointerno e externo.

Tema

Perspectiva

PROCESSOS INTERNOS


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Meta 19 ‐ Implantação do Plano de Comunicação Ins�tucional até dezembro de 2013

Diagnós�co:

O estudo evidenciou a carência de comunicação interna e externa. A ausência de iden�dade ins�tucional enseja falta de padronização das ações em geral.


‐ As ações descritas compreenderão campanhas, u�lização de mídias sociais e também a melhoria da sinalização dentro dos prédios onde há atendimento, conforme sugestão da Comissão de Transição. Uma das inovações é a u�lização de monitores tanto na recepção quanto na parte externa dos cartórios com as informações das audiências e sistema de som.

‐ A estruturação da recepção também é pontual para o acesso às informações almejadas pelos jurisdicionados, diminuindo o fluxo de pessoas nas serven�as judiciais.


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Quando se compõe um planejamento é natural ansiar pela efe�vação das ações propostas em toda a sua plenitude. Indubitavelmente, esse é o espírito que deve reger todos os envolvidos. Todavia, é essencial reconhecer que a concepção de um planejamento operacional é, em si, um avanço na gestão do Tribunal de Jus�ça de Roraima. Prever o caminho a ser percorrido para alcançar alvos já alicerçados garante a coerência das inicia�vas adotadas, convergindo‐as para os mesmos alvos.

Ademais, a mutabilidade do ambiente deve ser considerada quando se delimita a operacionalização de um órgão. É importante conscien�zar‐se de que é inevitável que algumas ações não sejam efe�vadas. Ora, o Tribunal de Jus�ça está inserido em um ambiente mutável. Logo as variáveis que impulsionaram a escolha de determinada ação estão susce�veis a modificações, podendo torná‐la inviável.

Tal constatação, contudo, não deve de forma alguma desqualificar ou diminuir a importância de um planejamento, pelo contrário, deve desafiar cada vez mais a organização para que se conheça seu ambiente, de modo que se aprenda a o�mizar os recursos focando‐os na priorização de uma prestação jurisdicional cada vez mais igualitária, ágil, acessível e transparente, garan�ndo a dignidade e a cidadania.

ConsideraçõesFinais


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