planejamento, execução e controle de projetos (10/02/2015)
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Planejamento, Execução e
Controle de Projetos
Alessandro Almeida
www.alessandroalmeida.com 10/02/2015
MBA EM GESTÃO DE
PROJETOS
E vocês?
• Quem são vocês e por que estão aqui?
Objetivos da disciplina
• Apresentar conceitos, ferramentas e práticas que podem ajudá-los em três etapas críticas da gestão de um projeto:
1. Planejamento
2. Execução
3. Controle
Como vamos atingir o objetivo?
• Aulas expositivas
• Estudos de caso
• Discussões
• Atividades práticas
PARÊNTESES
Sobre as boas práticas ou melhores práticas
Sobre as “boas práticas” ou “melhores
práticas”
• Cuidado!!!!
– Quem definiu que as práticas são boas ou melhores?
– A empresa fez uma avaliação?
– Houve um diagnóstico?
– Os principais stakeholders foram ouvidos?
Sobre as “boas práticas” ou “melhores
práticas”
• Sinal de alerta:
– Consultoria ou um grupo restrito definindo e decidindo as “melhores” práticas para a empresa
Sobre as “boas práticas” ou “melhores
práticas”
Cuidado ao tratar alguma prática
de sucesso como ideologia
profissional !
Referência principal
Outras referências
Outras referências
Outras referências
Acreditem, outras sugestões de
livros serão citadas durante as
aulas...
Combinando o jogo
• Dinâmica das aulas
– Sem monólogo, por favor!
• Tragam seus questionamentos, ideias e experiências!
• A colaboração ajuda na construção do conhecimento.
Combinando o jogo
• Dinâmica das aulas
– Material em constante mudança
• Materiais disponíveis nos endereços:
– www.slideshare.net/alessandroalmeida
– www.alessandroalmeida.com/metodologia/index.html
Combinando o jogo
• Variáveis:
– Participação nas atividades (P)
– Projeto Prático Final (T)
– Avaliação Final (A)
• A média (M) será calculada da seguinte forma:
M = (0,2 * P)+(0,5 * T )+(0,3 * A)
Mas o professor também será avaliado!
Como serei avaliado?
• Em todas as aulas...
– O feedback de vocês é fundamental
– Ajustes na dinâmica (conteúdo, velocidade, etc.)
– Coordenação do curso
– Ouvidoria do UNIFIEO
• Na última aula...
– Avaliação sobre a disciplina
Como serei avaliado?
• Em todas as aulas...
– O feedback de vocês é fundamental
– Ajustes na dinâmica (conteúdo, velocidade, etc.)
– Coordenação do curso
– Ouvidoria do UNIFIEO
• Na última aula...
– Avaliação sobre a disciplina
Contatos e downloads das aulas
• Pessoalmente ou através do endereço [email protected]
• Downloads:
– www.slideshare.net/alessandroalmeida
– www.alessandroalmeida.com/metodologia/index.html
Nossa programação
Aulas todas as terças, das
19:00 às 20:40 Aula inicial: 10/02 | Aula final: 09/06
PROJETO PRÁTICO FINAL
Projeto Prático Final
Realizar o planejamento,
execução e controle de um
projeto (fictício ou não)*
*os detalhes serão enviados por e-mail
PLANEJAMENTO, EXECUÇÃO E
CONTROLE DE PROJETOS
O QUE É PROJETO?
Projeto
• Definição do Dicionário Houaiss:
– “ideia, desejo, intenção de fazer ou realizar (algo), no futuro; plano”
• Definição do PMBOK, 5ª edição:
– Um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único.
Projeto
• Algumas características de um projeto:
– Objetivo, metas, início e fim definidos
– São únicos (é improvável que você realize dois projetos exatamente iguais)
– Entregas (conforme requisitos)
– Possui premissas, restrições, partes interessadas (stakeholders) e patrocinador (sponsor)
Projeto
• Exemplos:
– Organização de uma festa de casamento
– Desenvolvimento de um software
– Construção de uma casa
– Compra de um carro
– Organização de uma viagem
Gerenciamento de Projetos
• Palavras-chave: Gestão e Gerir
• Gestão:
– “ato ou efeito de gerir; administração, gerência”
– Fonte: Dicionário Houaiss
• Gerir:
– “exercer gerência sobre; administrar, dirigir, gerenciar”
– Fonte: Dicionário Houaiss
Gerenciamento de Projetos
• Conclusão:
– Gerenciamento de Projetos é administrar, dirigir e ter controle sobre o projeto
• Definição do PMBOK, 5ª edição:
– A aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos.
PLANEJAMENTO, EXECUÇÃO E
CONTROLE DE PROJETOS
Planejamento, Execução e Controle de
Projetos
• Planejamento
• Execução
• Controle
Planejamento, Execução e Controle de
Projetos
• Planejamento
• Execução
• Controle
PLANEJAR
EXECUTAR
CONTROLAR
Planejamento, Execução e Controle de
Projetos
• Planejamento
• Execução
• Controle
PLANEJAR
EXECUTAR
CONTROLAR
Planejamento, Execução e Controle de
Projetos
Bom... Vamos relembrar o conceito de Ciclo de Vida?
Ciclo de Vida
• De acordo com o Dicionário Houaiss...
– “sequência de etapas ou estágios, razoavelmente definidos, por que passam certos organismos”
Ciclo de Vida
Fonte da imagem: http://kootation.com/human-life-cycle-by-puputd-d2zn2bg-png.html
Ciclo de Vida do Projeto
• De acordo com o PMBOK... – Conjunto de fases do projeto, geralmente em ordem
sequencial, cujos nomes e quantidades são determinados pelas necessidades de controle da organização ou organizações envolvidas no projeto
– Um ciclo de vida pode ser documentado com uma metodologia
– O ciclo de vida oferece uma estrutura básica para o gerenciamento do projeto, independente do trabalho específico envolvido
Ciclo de Vida do Projeto
• Conjunto de fases do projeto, normalmente documentado com uma metodologia para apoiar a gestão do projeto
• O ciclo de vida pode ser simples ou complexo, tudo depende da necessidade da empresa e do tipo de projeto
Ciclo de Vida do Projeto
• Como muita coisa acontece ao mesmo tempo dentro de um projeto, algumas fases podem se sobrepor
• O ciclo de vida oferece uma estrutura básica para o gerenciamento do projeto, independente do trabalho específico envolvido
Ciclo de Vida do Projeto
• Exemplo (extremamente simples) de um Ciclo de Vida aplicável a diversos tipos de projeto...
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Ciclo de Vida do Projeto
Iniciação
O projeto está nascendo, então vamos iniciá-lo! Neste momento, normalmente é criado o Termo de Abertura do Projeto (ou, Project Charter) e é também onde acontece o Kick-off (evento para oficializar o início do projeto)
Kick-off do projeto
Ciclo de Vida do Projeto
Iniciação Planejamento
Planejar! “Quais atividades devem ser realizadas?” “Em quais datas?” “Quem deve ser envolvido?” “Quanto vai custar?” “Quais são os riscos?” Entre outras coisas... Aqui pode ser gerado o cronograma, EAP, Plano de Riscos, Plano de Recursos Humanos e diversos outros planos que podem nunca ser lidos ou cumpridos, mas que serão criados, pois a turma da qualidade ou o PMO vai cobrar depois...
Gerente do Projeto, após saber que vai ter que criar todos os planos de um projeto que é para ontem...
Ciclo de Vida do Projeto
Iniciação Planejamento
Planejar! “Quais atividades devem ser realizadas?” “Em quais datas?” “Quem deve ser envolvido?” “Quanto vai custar?” “Quais são os riscos?” Entre outras coisas... Aqui pode ser gerado o cronograma, EAP, Plano de Riscos, Plano de Recursos Humanos e diversos outros planos que podem nunca ser lidos ou cumpridos, mas que serão criados, pois a turma da qualidade ou o PMO vai cobrar depois...
Gerente do Projeto, após saber que vai ter que criar todos os planos de um projeto que é para ontem...
Ciclo de Vida do Projeto
Planejar! O Planejamento é uma fase que pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto. Sempre que possível, evite criar documentos que servirão somente para atender a metodologia da empresa, sem agregar à gestão. Mas não tente realizar um projeto somente no “olhômetro”, pois o risco de fracasso é alto
Iniciação Planejamento
Ciclo de Vida do Projeto
Planejar! O Planejamento é uma fase que pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto. Sempre que possível, evite criar documentos que servirão somente para atender a metodologia da empresa, sem agregar à gestão. Mas não tente realizar um projeto somente no “olhômetro”, pois o risco de fracasso é alto
Fonte da imagem: http://autotransportcompaniesandreviews.wordpress.com/2012/10/12/famous-james-bonds-rides/
Gerente de Projeto tirando um lazer com a namorada, após planejar o seu projeto da forma correta
Iniciação Planejamento
Ciclo de Vida do Projeto
Execução Iniciação Planejamento
Planos criados, equipe alocada e o cliente só aguardando o resultado. Chegou a hora de executar tudo que foi planejado!
Ciclo de Vida do Projeto
Execução
Monitoramento
Iniciação Planejamento
Os planos estão sendo executados conforme o previsto? Durante o monitoramento, além de verificar se tudo está acontecendo conforme os planos, podem ser criados o Status Report e o Diário de Bordo do projeto.
Ciclo de Vida do Projeto
Os planos estão sendo executados conforme o previsto? Durante o monitoramento, além de verificar se tudo está acontecendo conforme os planos, podem ser criados o Status Report e o Diário de Bordo do projeto. Ocorreu algum desvio? Avalie se é necessário replanejar!
Execução
Monitoramento
Iniciação Planejamento
Ciclo de Vida do Projeto
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Como diria o Galvão Bueno: “Acabou... Acabooouuuuu!!!”
Ciclo de Vida do Projeto
Como diria o Galvão Bueno: “Acabou... Acabooouuuuu!!!”
Fonte da imagem: http://www.estadiovip.com.br/32625/trailer-do-fim-do-mundo-narrado-por-galvao-bueno-bomba-nas-redes-sociais/
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Ciclo de Vida do Projeto
Tudo foi entregue conforme o combinado? O cliente aprovou todas as entregas? O Termo de Encerramento do Projeto foi assinado? As lições aprendidas foram registradas? A equipe foi reconhecida?
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Ciclo de Vida do Projeto
SIM? Então é hora de comemorar!!!!
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Ciclo de Vida do Projeto
SIM? Então é hora de comemorar!!!!
Equipe comemorando o encerramento do projeto
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Ciclo de Vida do Projeto
NÃO? Então você tem um problema...
Uma das situações possíveis: Cliente informando o Gerente do Projeto que não fará a homologação, pois as entregas do projeto não atendem ao escopo “definido”
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Ciclo de Vida do Projeto
• Outras fases que poderiam ser citadas no Ciclo de Vida:
– Pré-venda
– Homologação
– Estabilização
– Testes
– Etc.
Ciclo de Vida do Projeto
• Exemplo de Ciclo de Vida + Metodologia para projetos de desenvolvimento de software...
O que acontece depois que o projeto
termina?
• Como definir que um projeto foi bem sucedido?
– Atendendo as premissas?
• Custo
• Escopo
• Prazo
• Qualidade
O que acontece depois que o projeto
termina?
• Após o encerramento do projeto, é importante avaliar se o retorno esperado foi obtido
– Por exemplo: O retorno do investimento feito no projeto de implantação do sistema para CRM deve ocorrer após 12 meses de operação
• Nem sempre as empresas fazem a avaliação do resultado do projeto...
– A implantação pode ter sido um sucesso, mas o retorno do investimento pode demorar anos
O que acontece depois que o projeto
termina?
• Como nem sempre é possível realizar a avaliação logo após o término do projeto, provavelmente o Gerente do Projeto não será o responsável pela avaliação
O que acontece depois que o projeto
termina?
• Quem vai cuidar do produto ou serviço que você entregou?
– Acabou o projeto? Começa a OPERAÇÃO!
• Operação: Rotina para manter o produto ou o serviço disponível
– Transferência de conhecimento
– Definição de SLAs, procedimentos e grupos solucionadores
Ciclo de Vida do Projeto
• Por que é importante pensar no Ciclo de Vida do Projeto?
• Pense em como seria gerenciar um projeto sem ter um Ciclo de Vida definido?
“Pois ele oferece uma estrutura básica para o gerenciamento do projeto, independente do trabalho específico envolvido.” PMBOK, 5ª edição
Importante!
• O fato de ser um “conceito tácito” reforça a importância do alinhamento com todos os stakeholders do projeto sobre quais fases e entregas compõem o ciclo de vida
– Imagine seu cliente pensar que vai ter o “produto pronto” no final do planejamento?
– Talvez nem todos tenham o mesmo entendimento sobre o que é, por exemplo, a Iniciação, Planejamento ou Execução de um projeto
Importante!
• O ciclo de vida do PROJETO e da OPERAÇÃO podem (e devem) ser conectados...
PROJETO OPERAÇÃO
Tá... A brincadeira está bacana,
mas onde entra o
planejamento, execução e
controle do projeto?
Planejamento, Execução e Controle
• Exemplo (extremamente simples) de um Ciclo de Vida aplicável a diversos tipos de projeto...
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento
Planejamento, Execução e Controle
• Exemplo (extremamente simples) de um Ciclo de Vida aplicável a diversos tipos de projeto...
Execução
Monitoramento
Encerramento
Iniciação Planejamento PLANEJAMENTO EXECUÇÃO
CONTROLE
Resumindo...
Planejamento, Execução e Controle do Projeto...
É ONDE O ROCK‘N‘ROLL ACONTECE!
VAMOS PENSAR UM POUCO?
Parte 2: A importância do planejamento, execução e controle do projeto
A importância do planejamento, execução
e controle do projeto
• Considerando os artigos...
– O dilema da pitanga na Natura
– Deu pane no sistema da Allianz no Brasil
• ...discutam (em grupos de até 3 pessoas) sobre como o planejamento, execução e controle poderiam contribuir para o sucesso dos projetos citados
A importância do planejamento, execução
e controle do projeto
• Por favor, registrem as conclusões do grupo e enviem por e-mail até o dia 21 de fevereiro (sábado)
DÚVIDAS?
