planejamento, execução e controle de projetos: aula 5

Planejamento, Execução e

Controle de Projetos

Alessandro Almeida

www.alessandroalmeida.com 11/11/2014

MBA EM GESTÃO DE

PROJETOS

PLANEJAMENTO

Se preparando para que tudo dê certo...

Relembrando nosso Ciclo de Vida...

Execução

Monitoramento

Encerramento

Iniciação Planejamento

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

6. Criar o Plano de Riscos

• Primeiro, vamos entender a definição de risco...


• Definição do PMBOK, 5ª edição:

– Um evento ou condição incerta que, se ocorrer,

provocará um efeito positivo ou negativo nos objetivos de um projeto


• O risco envolve...

– Incerteza

– Impacto

– Probabilidade

– Oportunidades

– Ameaças

O risco é uma constante no dia a dia...

O risco é uma constante no dia a dia...

• Fonte da imagem “Risco de Afogamento”:

• http://www.flickr.com/photos/kiko_fernandes/4148281427/

http://www.flickr.com/photos/kiko_fernandes/4148281427/




Com os projetos não é diferente...

• Risco...

– de atraso

– de não atender o escopo

– de não cumprir o orçamento

– de não ser homologado

– de algum membro da equipe sair da empresa

Com os projetos não é diferente...

• Risco...

– de entregar antes do prazo

– de surpreender o cliente com funcionalidades adicionais

– de aproveitar uma nova tecnologia que facilitará a implementação de funcionalidades

Premissas, Restrições e Riscos

• Premissa – São fatores que, para fins de planejamento, são

considerados verdadeiros, reais ou certos sem prova ou demonstração

– Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo

• Restrição – Limitação ou imposição de limite

– Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido


• Premissa: Talvez o seu projeto dependa de alguma premissa para dar certo...

• A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.

• O cliente vai disponibilizar um analista de negócios em tempo integral na fase de levantamento de requisitos.

• Restrição: Seu projeto precisa ser realizado dentro do limite definido...

• O projeto precisa ser concluído antes de 31/12

• O custo não pode ultrapassar R$ 500.000


• Premissas e restrições são um bom ponto de partida para identificação dos riscos a serem monitorados...

– A Roberta, especialista em BI, vai participar do projeto.

• Quais eventos podem tirar a Roberta do projeto?

• O que faremos se ela sair?

– O projeto precisa ser concluído antes de 31/12

• Quais eventos podem fazer com que o projeto atrase?

• O que faremos se o projeto atrasar?

IDENTIFICAÇÃO DOS RISCOS DO

PROJETO

Algumas técnicas para identificação dos

riscos do projeto

• Benchmarking

• Entrevistas

• Check-lists

• Opinião especializada

– Consultoria

• Brainstorming

• Lições aprendidas

Brainstorming

• Tempestade de idéias ou “toró de parpite”

• Diferenças de pensamentos e experiências geram novas ideias

• Compartilhar as ideias, sem filtros

• Julgamento pode “bloquear” o processo

– A avaliação das ideias é feita no final da sessão de brainstorming

Brainstorming

Lições Aprendidas

• Base histórica de riscos em outros projetos

• Reuniões entre equipes

– Aprendizado Inter-projetos (http://finito-log.blogspot.com/2004/08/o-aprendizado-inter-projetos.html)

http://finito-log.blogspot.com/2004/08/o-aprendizado-inter-projetos.html









Identificação dos Riscos

# Descrição Fonte

001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento

002 Escopo não atendido Mapeamento de requisitos inexistente

003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova

Identificação dos Riscos

# Descrição FONTE

001 Entrega fora do prazo Falta de planejamento

002 Escopo não atendido Mapeamento de requisitos inexistente

003 Não aceitação do sistema pelos clientes Tecnologia nova

Importante: Uma única fonte pode

gerar diversos riscos

ANÁLISE DOS RISCOS

Análise dos Riscos

• Vários riscos serão identificados

• A análise permite priorizar o foco no tratamento dos riscos!

– Probabilidade: Qual é a chance do risco ocorrer?

– Impacto: Qual é o “tamanho” dos danos ou benefícios, caso o risco ocorra?

– Probabilidade x Impacto = Prioridade, Criticidade ou Peso do risco

Análise dos Riscos

# Descrição Prob. Imp. Criticidade

001 Entrega fora do prazo 4 5 20

002 Escopo não atendido 3 4 12

003 Não aceitação do sistema pelos clientes

2 3 6

TRATAMENTO DOS RISCOS

Estratégia de Resposta e Plano de Ação

Opções para o Tratamento dos Riscos

• Quando for um risco negativo...

– Eliminar: Remover totalmente a ameaça (pode envolver mudanças radicais)

– Transferir: Repassar o risco para um terceiro, mas não o elimina (por exemplo: Seguro)

– Mitigar: Reduzir o impacto ou a probabilidade

– Aceitar: Conheço o risco, sua probabilidade e seu impacto, mas concluí que é melhor “deixar a vida me levar” e atuar somente se o risco ocorrer

Opções para o Tratamento dos Riscos

• Quando for um risco positivo... – Explorar: Direciono recursos para garantir que a

oportunidade se concretize

– Compartilhar: Envolvo um terceiro na exploração da oportunidade (por exemplo: Criação de uma joint venture)

– Melhorar: Realizo ações para ampliar a probabilidade ou impacto positivo da oportunidade

– Aceitar: Não tomarei ação, somente aproveitando os resultados caso a oportunidade se concretize

Plano de Ação

• O plano de ação pode ser simples ou complexo, contemplando desde uma única ação até a participação de diversos stakeholders e fornecedores

Plano de Ação

• O fundamental é que o Gerente de Projeto avalie, considerando a criticidade do risco, quais ações são necessárias para que a estratégia de resposta seja executada


# Descrição Criticidade

Estratégia de Resposta ao Risco

Plano de Ação

001 Entrega fora do prazo 20 Mitigar O que fazer? Como fazer? Quem fará? Quanto vai custar? Quem será envolvido?

002 Escopo não atendido 12 Mitigar

003 Não aceitação do sistema pelos clientes

6 Aceitar

Para saber mais...

Planejamento

1. Detalhar o mapeamento

dos stakeholders do projeto

2. Detalhar o Escopo do

projeto

3. Detalhar a EAP e o

Cronograma

4. Criar o Plano de

Comunicação

5. Criar o Plano de Recursos Humanos

6. Criar o Plano de

Riscos

7. Validar e divulgar os planos do

projeto

Planejamento

7. Validar e divulgar os planos do projeto

• Fez tudo direitinho? Então a validação será tranquila...

– Bom... O fato é que não depende somente de você...

• Sponsor

• Estrutura Organizacional

• Mapa do poder

• Depois é só divulgar os planos para os stakeholders e começar a Execução

CONCLUSÕES SOBRE O

PLANEJAMENTO

Conclusões sobre o Planejamento

Execução

Monitoramento

Encerramento


Conclusões sobre o Planejamento

• Etapa crítica do projeto... – A forma como é realizada tem influência direta no

sucesso ou fracasso

• Deve ser objetiva... – Foco nos documentos e ferramentas que realmente

agregam

• O Gerente de Projeto direciona... – Mas não faz tudo sozinho

EXECUÇÃO

Realizando tudo que foi planejado!

Relembrando nosso Ciclo de Vida...

Execução

Monitoramento

Encerramento


Execução

1. Executar o projeto conforme o planejado


• Fazer acontecer tudo que foi planejado!

– Sozinho, o Gerente de Projetos não consegue fazer acontecer!

– Não se esqueça do sponsor, da equipe, dos fornecedores e dos demais stakeholders...


• CUIDADO!

– A loucura do dia a dia pode fazer com que você se esqueça de tudo (ou boa parte) que foi planejado

VAMOS PENSAR UM POUCO?

Seu projeto de TI pode ter mais riscos do que o esperado...

Seu projeto de TI pode ter mais riscos do

que o esperado...

• Após a leitura do artigo e, considerando o conteúdo apresentado durante a aula, discutam os seguintes tópicos: – Como o gerente de projeto pode (tentar) garantir que os

(principais) riscos do projeto foram identificados e que serão gerenciados durante a execução?

– Como sensibilizar o sponsor e os principais stakeholders sobre a importância do bom mapeamento e gestão dos riscos?

– Quais são os riscos do projeto descrito no estudo de caso da DevOne?

DÚVIDAS?

MUITO OBRIGADO!

[email protected]

www.alessandroalmeida.com/unifieo.htm

www.slideshare.net/alessandroalmeida

planejamento, execução e controle de projetos: aula 5

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