planejamento e gerenciamento de projetos
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Treinamento "Planejando e Gerenciando Projetos". Como planejar e gerenciar projetos no Rotaract, de uma maneira prática, com uso e aplicação de ferramentas de gerenciamento de projetos, direcionado para projetos sociais e com voluntariado, utilizando boas práticas do PMI. Realizado no I FORT - Forum Rotaractiano de Treinamentos, em Ribeirão Preto, pelo Rotaract Club de Ribeirão Preto Norte, distrito 4540.TRANSCRIPT
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O que são projetos?
um projeto é um empreendimento
temporário com o objetivo de criar um
produto ou serviço exclusivo
definição do PMI
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O que são projetos?
algo único, um grupo de atividades coordenadas
e controladas com datas para início e término,
empreendido para alcance de um objetivo
conforme requisitos específicos, incluindo
limitações de tempo, custo e recursos.
Norma ISO 10.006
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Temporário
Exclusivo
Progressivamente elaborados
Realizado por etapas, desenvolvido por completo
Propósito
Justificativa para a execução do projeto
Sequência de atividades
Projetos compreendem um número de atividades ou tarefas conectadas que devem ser completadas em uma certa ordem
Características dos projetos
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Projeto NÃO é Campanha!!!!
O que são projetos?
Projeto NÃO é Campanha!!!!
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Projetos x Campanhas
Campanhas
Ação Social e Pontual
Foco: Comunidade
Sem estratégia ouatividades estruturadas
Não se preocupa com asustentabilidade daação
Projetos
Ação planejada/estruturada
Foco: Todos os públicosenvolvidos
Ao entregar um produto ouserviço exclusivo, gera umatransformação no públicoenvolvido
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Fases de um projeto
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Fases de um projeto
¹Fonte: PMBoK© (2008)
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Iniciação Identificar necessidade, missão, objetivo do projeto.
Planejamento Detalhar o projeto, atividades, cronograma, custos,
definição de tarefas, riscos envolvidos, comunicação.
Execução Tirar o planejamento do papel, fazer acontecer.
Finalização/Encerramento Avaliação da execução, relatórios finais, análise dos
resultados.
Monitoramento e Controle Propor ações corretivas e preventivas para o
sucesso do projeto.
Fases de um projeto
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Como estruturar o meu projeto?
E agora, José?
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Roteiro Simplificado para Projetos
Apresentação
Objetivos
Justificativa
Atividades Previstas
Recursos
Cronograma
Avaliação
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1. Apresentando a ideia no clube/grupo
Defina um nome para o projeto. Sugira local e data.
2. Justifique a sua ideia
Por que realizar um projeto como esse?
Diga qual foi a motivação para pensar em algo assim.
3. Defina um objetivo e metas
O que você espera alcançar com o projeto?
O que você quer como resultado final do projeto?
Quantifique as suas expectativas.
4. Defina seu público alvo
Quem você espera atingir com o projeto?
Fase 1: Iniciando o Projeto
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Fase 1: Iniciando o Projeto
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5. Elencando as atividades
Que etapas são necessárias?
Fase 2: Planejando o Projeto
Mind Maps (Mapas mentais)• Divide o projeto em pedaços cada vez menores• Todas as ações que devem ser executadas e que são
necessárias para a execução do objetivo final devem surgir• Gera a construção das etapas do projeto
EAP/WBS• Divide o projeto em entregas menores (ou parciais)• Todas as etapas que devem ser executadas e que são
necessárias para a realização do objetivo final devem surgir• Gera a construção das etapas do projeto
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6. Analisando os Recursos
Humanos: quantas pessoas são necessárias para fazer todas as tarefas definidas?
Você tem essas pessoas?
O que fazer se não as tiver?
Financeiro: monte um orçamento baseado nas atividades elencadas (necessidades).
Quais serão os gastos?
De onde virá a receita para suprir as saídas?
Materiais: defina que tipo de infraestrutura (móvel e imóvel) você necessita.
Temos tudo? Com quem conseguir? Como pegar?
Fase 2: Planejando o Projeto
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7. Parceiros no projeto
Além dos seus recursos humanos, quem mais pode colaborar?
Como chegar até eles? O que eles tem a oferecer?
8. Como divulgar o projeto
Quais meios serão utilizados para a divulgação?
O que o orçamento lhe permite utilizar?
9. Matriz de Responsabilidades
Quem faz o que? Quais as comissões?
Quais as responsabilidades de cada um?
Fase 2: Planejando o Projeto
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10. Cronograma
Defina uma duração para cada uma das etapas.
Todas começam juntas ou andam em paralelo?
Alguma atividade depende de uma outra?
Inclua os responsáveis em cada atividade
Fase 2: Planejando o Projeto
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11. Analise os riscos
O que pode atrapalhar o seu projeto ser um sucesso?
Qual o nível de gravidade ou impacto desses riscos para o projeto?
Que medidas tomar caso eles ocorram?
Você tem um plano B, C, D?
Fase 2: Planejando o Projeto
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Fazer acontecer!!!!
Tirar do papel tudo aquilo que foi planejado
Fase 3: Executando o projeto
![Page 21: Planejamento e Gerenciamento de projetos](https://reader036.vdocuments.com.br/reader036/viewer/2022081404/559e5a8d1a28ab88708b45c5/html5/thumbnails/21.jpg)
1. Acompanhe o andamento do cronograma
Como estão as atividades? Atrasadas? Em dia?
A equipe continua motivada e empenhada no projeto?
Os recursos estão de acordo com a necessidade?
O orçamento previsto está de acordo com o realizado?
Algum risco é iminente? Aconteceu?
Crie seus indicadores de desempenho
2. Implemente as correções, caso necessárias
Plano de contingência de riscos
Adapte-se a realidade: novo cronograma e orçamento
Equipe: faça os ajustes; motive; realoque
Fase 4: Controlando e Monitorando
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1. Avalie o projeto Reúna sua equipe e faça um relatório final do projeto
Desde o início do projeto até o final da execução
Quais foram os resultados do projeto?
Os resultados finais foram os estimados? Porque as diferenças? Os resultados foram satisfatórios?
Os objetivos e metas traçados foram alcançados?
2. Lições aprendidas O que foi e não foi feito de maneira eficaz?
Quais os pontos positivos e negativos?
Que relevância essas ações tiveram sobre o projeto?
Quais as melhorias que devem ser implementadas num próximo projeto?
Como essas melhorias poderão impactar o projeto?
Fase 5: Encerramento do Projeto
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Hora de Trabalhar
Projeto de um
Churrasco
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EAP de um churrasco
Churrasco
Alcóolicas
Não
Alcóolicas
Bebidas
Acompanhamento
Carnes Churrasqueira
Talheres
Travessas
Convidados
Design
Divulgação
Execução
Planejamento
Controle
Comidas Convites GestãoInfra
Cerveja
CaipirinhaÁgua
Refrigeran
teVinho
![Page 25: Planejamento e Gerenciamento de projetos](https://reader036.vdocuments.com.br/reader036/viewer/2022081404/559e5a8d1a28ab88708b45c5/html5/thumbnails/25.jpg)
Mind Map de um churrasco
![Page 26: Planejamento e Gerenciamento de projetos](https://reader036.vdocuments.com.br/reader036/viewer/2022081404/559e5a8d1a28ab88708b45c5/html5/thumbnails/26.jpg)
"Quando nada parece dar certo, vou ver o cortador de pedras martelando sua rocha
talvez 100 vezes, sem que uma única rachadura apareça. Mas na centésima primeira
martelada a pedra se abre em duas, e eu sei que não foi aquela que conseguiu isso, mas
todas as que vieram antes." J. Riis
![Page 27: Planejamento e Gerenciamento de projetos](https://reader036.vdocuments.com.br/reader036/viewer/2022081404/559e5a8d1a28ab88708b45c5/html5/thumbnails/27.jpg)
Gerenciamento de Projetos Procurar no Google!!!
Guia para Desenvolvimento de Projetos http://www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/605a_po.pdf
Como identificar as necessidades da Comunidade http://www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/605c_po.pdf
Formulário de RI para Projetos do Interact http://www.rotary.org/RIdocuments/pt_pdf/654_project_po.pdf
Referências
![Page 28: Planejamento e Gerenciamento de projetos](https://reader036.vdocuments.com.br/reader036/viewer/2022081404/559e5a8d1a28ab88708b45c5/html5/thumbnails/28.jpg)