gerenciamento de projetos - aula04 - planejamento
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GERENCIAMENTO DE PROJETOS
AULA 04 – FASE DE PLANEJAMENTO – PARTE 1PROF. MAIGON NACIB PONTUSCHKA
1 semestre 2016
Parcialmente adaptado de apresentação do Prof. Alessandro Almeida – FIEO e Profa. Yael Grushka-Cockayne – Univ. Virgínia
CONTEÚDO
• Introdução: o que é um plano
• Os passos da Fase de Planejamento
• Estimando a duração de um projeto
• Caminho Crítico
O EXECUTIVO EFICAZ – PETER DRUCKER
Um Plano (de ação) é:
Uma declaração de intenções ≠ Comprometimento
Não é uma camisa de força
Deve ser revisado com frenquência
Deve antecipar a necessidade de ser flexível
Precisa de um Sistema de checagem dos resutados x espectativas
Torna-se uma base para o gerenciamento de tempo executivo
O CICLO DE VIDA DE UM PROJETO GENÉRICO
Iniciação
• Estabelecerorganização
• Termo de abertura
• Definições
Planejamento
• Identificar o Escopo
• Identificar as tarefas e dependências
• Planejar recursos
• Esclarecer princípios de tomada de decisão
• Desenvolver um plano de gerenciamento de risco
Execução
• Monitorar
• Comunicar e relatar
• Corrigir e controlar
Encerramento
• Finalizar
• Conduzir um post-mortem formal
Fonte: Grushka-Cockayne, Y. , 2015
Iniciar Planejar Executar Finalizar
Executar
Iniciar Planejar Executar Finalizar
AS FASES GENÉRICAS DE UM PROJETO
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
Iniciação
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
Iniciação
• Neste momento, normalmente é criado o Termo de Abertura do Projeto (ou, Project Charter) e é também onde acontece o Kick-off (evento para oficializar o início do projeto)
Iniciação
Planejamento
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
Planejamento
Planejar! “Quais atividades devem ser realizadas?” “Em quais datas?” “Quem deve ser envolvido?” “Quanto vai custar?” “Quais são os riscos?” Entre outras coisas... Aqui pode ser gerado o cronograma, EAP, Plano de Riscos, Plano de Recursos Humanos e diversos outros planos.
Fase que pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto. Não realizar um projeto somente no “olhômetro”, pois o risco de fracasso é alto
Planejamento
Execução
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
Execução
Planos criados, equipe alocada e o cliente aguardando o resultado. Chegou a hora de executar o que foi planejado
Execução
Execução
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
Os planos estão sendo executados conforme o previsto? Durante o monitoramento, além de verificar se tudo está acontecendo conforme os planos, podem ser criados o Status Report e
o Diário de Bordo do projeto. Ocorreu algum desvio? Avalie se é necessário replanejar!
Encerramento
Iniciação Planejamento Execução Encerra-mento
Monitoramento
Encerramento
Tudo foi entregue conforme o combinado? O cliente aprovou todas as entregas? O Termo de Encerramento do Projeto foi assinado? As lições aprendidas foram registradas? A equipe foi reconhecida?
Encerra-mento
Atividades da fase de Iniciação
1. Preencher o Termo de
Abertura do projeto
2. Criar versão inicial da EAP
3. Criar versão inicial do
Cronograma
4. Realizar Kick-off do
Projeto
Iniciação
3. Criar versão inicial do cronograma
• Linha do tempo com as datas planejadas para realização das atividades
• Atividades para realizar cada entrega prevista na EAP
• É desta forma que os dois se complementam...
3. Criar versão inicial do cronograma
EAP E CRONOGRAMA NA INICIAÇÃO...
Mesmo sendo versões iniciais, ajudam a organizar os próximos passos e identificar
os pontos de atenção que requerem atuação imediata...
HOJE! PLANEJAMENTO
Após o kick-off, começa o planejamento do projeto
É o momento de organizar...
o que deve ser feito.
quando será feito.
quem fará.
quanto posso gastar.
os riscos do projeto.
etc.
PLANEJAMENTO
• Fase que pode determinar o sucesso ou o fracasso do projeto.
• Sempre que possível, evite criar documentos que servirão somente para atender a metodologia da empresa, sem agregar à gestão.
• Mas não tente realizar um projeto somente no “olhômetro”, pois o risco de fracasso é alto
Atividades da fase de Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholdersdo projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
Atividades da fase de Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholdersdo projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos Humanos
6. Criar o Plano de
Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
STAKEHOLDER| PARTE INTERESSADA
• Pessoas e organizações que podem ser afetados (ou perceber-se afetados) positiva ou negativamente pelo projeto
• Tanto pela execução quanto pelos resultados do projeto
1. DETALHAR O MAPEAMENTO DOS STAKEHOLDERSDO PROJETO
• Será que esqueci de algum stakeholder?
• É muito importante revisar o mapeamento e verificar se faltou alguém
1. DETALHAR O MAPEAMENTO DOS STAKEHOLDERSDO PROJETO
• Qual é o papel e a influência do stakeholderdentro do projeto?
• Pode ter o poder de “matar” o seu projeto!
1. DETALHAR O MAPEAMENTO DOS STAKEHOLDERSDO PROJETO
• Exemplo...
Stakeholder Papel InfluênciaPlano de
ação
João da Silva(Analista
Financeiro)
Aprovar relatórios financeiros
ALTA (afilhado do CFO)
Envolvê-lo na definição e
aprovação dos relatórios
1. DETALHAR O MAPEAMENTO DOS STAKEHOLDERSDO PROJETO
O Mapeamento dos Stakeholders é uma ferramenta do Gerente do Projeto. Não é
necessário – nem recomendável –compartilhar com os clientes ou stakeholders
Atividades da fase de Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholdersdo
projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos
Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
2. DETALHAR O ESCOPO DO PROJETO
• Agora que o projeto começou para valer, é fundamental detalhar e formalizar tudo que faz parte dele (e o que não faz parte também!)
2. DETALHAR O ESCOPO DO PROJETO
• Escopo: Soma dos produtos, serviços e resultados a serem fornecidos na forma de projeto (PMBOK, 5ª Edição)
ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO
• Escopo do produto: As características e funções que descrevem um produto, serviço ou resultado
• Fonte: PMBOK, 5ª edição
• Escopo do projeto: O trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas
• Fonte: PMBOK, 5ª edição
ESCOPO DO PRODUTO X ESCOPO DO PROJETO
2. DETALHAR O ESCOPO DO PROJETO
• A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
2. DETALHAR O ESCOPO DO PROJETO
• A Declaração de Escopo pode ser um documento bem detalhado...
• ... mas o principal é definir tudo que está dentro do escopo e tudo que está fora do escopo
• Sim!!!!
• A Declaração de Escopo pode usar, como ponto de partida, o conteúdo do Termo de Abertura do Projeto
Atividades da fase de Planejamento
1. Detalhar o mapeamento
dos stakeholdersdo
projeto
2. Detalhar o Escopo do
projeto
3. Detalhar a EAP e o
Cronograma
4. Criar o Plano de
Comunicação
5. Criar o Plano de Recursos
Humanos
6. Criar o Plano de Riscos
7. Validar e divulgar os planos do
projeto
Planejamento
3. DETALHAR A EAP E O CRONOGRAMA
• Considerando as informações da Declaração de Escopo, é hora de revisar a EAP e o Cronograma construídos na etapa de iniciação.
Há entregas que eu não considerei na versão inicial da EAP?
Quais atividades preciso incluir no cronograma?
Quem serão os responsáveis pelas atividades?
3. DETALHAR A EAP E O CRONOGRAMA
• Lembre-se!
• A EAP e o Cronograma são muito úteis, pois permitem que você, Gerente de Projeto, tenha visibilidade sobre o que deve ser feito, quando será feito, quem fará e quanto vai custar
EAP OU WBS
• Quebra o escopo do projeto visualmente•Projeto
•Subprojetos
• Pacotes de trabalho
• Atividades / Tarefas
Pode ficar bem bagunçado….
ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO: EXEMPLO
ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO: EXEMPLO
ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO: EXEMPLO
Projeto Lumi
Fábrica
Proccesso de design
Financeiro
TI
HACCP
Embalagem
Rótulo
Garrafa
Fechamento
Embalagem secundária
Líquido
RH
Marketing e vendas
Fonte de matéria prima
Finalização para venda em atacado
ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO: EXEMPLO
ESTRUTURA ANALÍTICA DO PROJETO: EXEMPLO
DICAS PARA O EAP
• Use Post-its / quadro negro/quadro branco
• Desenvolvimento em equipe
• Use softwares ex: MS_Projet, WBSPro
• Detalhamento a não menos que 5%-10% da duração total ou de um recurso
EAP
Projeto de Startup
Criação Estratégia TILevantamento de fundos
Marketing Vendas Finanças RH
MATRIZ DE DEPENDÊNCIAS
PLANEJAMENTO: MATRIZ DE DEPENDÊNCIASNúmero da atividade Descrição Predecessor
1 Criação -
2 Estratégia -
3 TI -
4 Levantamento de fundos 1
5 Marketing 1,2
6 Vendas 1,2
7 Finanças 5
8 RH 4,6
DIAGRAMA DE REDE
3. TI
1. Criação
2. Estratégia
5. Marketing 7. Finanças
6. Vendas
4. Lev. Fundos
8.RH
DIAGRAMA DE REDE
3. TI
1. Criação
2. Estratégia
5. Marketing 7. Finanças
6. Vendas
4. Lev. Fundos
8.RH
Início
Fim
TIPOS DE DEPENDÊNCIAS
InícioFimFim
Fim
Início
FimInício
Início
PLANEJAMENTO: DURAÇÃO
Número da atividade
Descrição Predecessor Duração(semanas)
1 Criação - 5
2 Estratégia - 4
3 TI - 4
4 Levantamento de fundos
1 4
5 Marketing 1,2 2
6 Vendas 1,2 5
7 Finanças 5 2
8 RH 4,6 1
GRAFICO DE GANTT – DEPENDÊNCIAS E ENTREGAS
Quanto tempo o projeto vai demorar?
3. TI4 sem
1. Criação5 sem
2. Estratégia2 sem
5. Marketing2 sem
7. Finanças2 sem
6. Vendas5 sem
4. Lev. Fundos4 sem
8.RH1 sem
Início
Fim
Quanto tempo o projeto vai demorar?
3. TI4 sem
1. Criação5 sem
2. Estratégia2 sem
5. Marketing2 sem
7. Finanças2 sem
6. Vendas5 sem
4. Lev. Fundos4 sem
8.RH1 sem
Início
Fim
0 0
0 0
0
0
0
0
2
3 5
4
8 12 5 7
8 10
10 12
10 12
5 9
7 11
5 10
5 105
5
10 11
11 12
12
12
12
12
CAMINHO CRÍTICO
• O caminho mais longo na rede do projeto
• Define a duração minima do projeto
• Um atraso em qualquer atividade do caminho crítico causará um atrasono projeto
• O método foi desenvolvido por engenheiros da DuPont nos anos 1950.
CAMINHO CRÍTICO
3. TI4 sem
1. Criação5 sem
2. Estratégia2 sem
5. Marketing2 sem
7. Finanças2 sem
6. Vendas5 sem
4. Lev. Fundos4 sem
8.RH1 sem
Início
Fim
0 0
0 0
0
0
0
0
2
3 5
4
8 12 5 7
8 10
10 12
10 12
5 9
7 11
5 10
5 105
5
10 11
11 12
12
12
12
12