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O valor do

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O monitoramento e a avaliação são essenciais para se terconhecimento do desempenho do centro de documentação e paraencontrar maneiras de aperfeiçoá-lo.

> 8.1 Por que monitorar e avaliar

Monitorar significa acompanhar os registros das dife-rentes atividades do CEDOC. Avaliar significa usar esses regis-tros e outras informações, como pesquisas de usuários ediscussões em grupo dirigidas, para verificar sua performance,de tempos em tempos, e encontrar maneiras de melhorar o cen-tro e seus serviços.

A avaliação do CEDOC permite, principalmente, que aorganização a qual pertence e também os seus financiadorespossam saber da utilidade de suas atividades. Os financiadoresnormalmente esperam receber relatórios de avaliação periodi-camente e sempre ao final de cada fase de um projeto ou pro-grama. A instituição do CEDOC também deverá receber relatóriosde avaliação, que demonstrem como o centro tem ajudado narealização da missão da organização.

Lembrete amigoAs avaliações podem variar muito em escala eestilo. Uma avaliação pode cobrir todas asatividades do CEDOC ou pode somente enfocaruma única atividade, como o serviço deinformação.

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A coleta e a análise de dados podem requerer a avaliaçãode alguém de fora, como um representante de uma agênciafinanciadora, e/ou uma avaliação participativa, que incluirá aequipe do CEDOC e seus usuários. Esse tipo de avaliação seráuma excelente oportunidade para que a equipe aprenda comsuas experiências e contribua para o desenvolvimento contínuodo centro.

A avaliação requer uma combinação de dados “qualita-tivos” e “quantitativos”:

• Dados quantitativos são os que podem ser medidos, comoo número de visitantes, de telefonemas e cartas compedidos de informação, de pesquisas desenvolvidas pelaequipe, de assuntos requeridos ou de fontes usadas parafornecer informação• Dados qualitativos são os que não podem ser medidos,como as opiniões de usuários a respeito do CEDOC e comofizeram uso das informações obtidas no centro. Os dadosqualitativos são coletados por meio de questionários,entrevistas e discussões em grupo (veja passo 8.3).

> 8.2 Monitoramento

Faça estatística de aspectos importantes do CEDOC e deseus serviços para fornecer informações que possam ser úteispara avaliá-lo. Antes de decidir o que monitorar, é necessáriosaber o que deve ser avaliado e como a informação coletadadurante o processo de supervisão será usada para avaliação.

A estatística pode ser uma atividade regular, como manterregistros mensais do número de materiais recebidos, ou umaatividade periódica, como empréstimo de vídeos por um períodode três meses.

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Se a supervisão estiver sendo feita regularmente, é melhorconferir os registros da estatística a cada mês, já que isso nãotomará muito tempo, do que deixar para o final de cada trimestre,o que levará mais tempo.

> 8.2.1 O que monitorarPode ser proveitoso você ter registro (em números) de:

• visitas• aquisição de material• material usado• serviços prestados• perguntas• promoção• trabalho em rede.

A seguir, as sugestões para a coleta de informações emcada uma dessas áreas:

• Visitas— total de visitas/mês— visitas feitas por cada usuário a cada mês— média de visitas feitas a cada dia em que o CEDOCestá aberto— visitas feitas a cada mês por diferentes categorias deusuários.

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Essas informações podem ser obtidas ao pedir que osusuários assinem o livro de visitas ou por meio de um formulário.Um exemplo de formulário pode ser encontrado no passo 8.3.1

Para assegurar que a informação dos visitantes sejacoletada, verifique se o livro de visitas ou o formulário foipreenchido antes de sua saída. Você pode anotar os dados,baseado nas informações que coletou enquanto atendia aovisitante.

• Aquisição de material— total de novas aquisições (livros, periódicos, relatórios,slides, fitas-cassetes, vídeos)— total dos materiais dispensados— total de novas aquisições resultantes dos esforços dosfuncionários, da coordenação ou de outros usuários— materiais pagos e média dos custos— materiais doados ou trocados com outras instituições— materiais adicionados a cada assunto da coleção nomês anterior.

Essas informações podem ser obtidas no livro de tombo(veja o passo 4.6.2) e anotada num formulário. Confira essesdados regularmente, de preferência uma vez por mês. Casocontrário, pode tornar-se uma tarefa muito longa e haverá o riscode não ser feita e a informação se perderá.

• Serviços— total de vezes, ao mês, que os serviços oferecidos aos

visitantes são utilizados (empréstimo, fotocópia, uso do bancode dados, fornecimento de documentos e pesquisasbibliográficas).

Essa informação pode ser coletada nos registros devisitantes, registros de empréstimos, registros de fornecimento

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de documentos mantidos pela equipe e anotações a respeito donúmero e dos tipos de pesquisas bibliográficas.

• Pesquisas— total de pesquisas/mês— tempo médio para a resposta de cada pergunta— assuntos requeridos— materiais usados para responder às perguntas— áreas geográficas de onde as perguntas partem (bairro,se partem de áreas urbanas ou rurais etc.).

Essas informações podem ser obtidas dos registros de distri-buição de publicações e de anotações feitas pelos funcionários.

• Promoção— quantidade de tempo gasto em atividades promocio-nais— total de pessoas do público-alvo que visitaram o CEDOCou que tenham feito perguntas nos dois meses anteriorese posteriores à promoção— materiais anunciados que foram usados ou requeridosnos dois meses anteriores e posteriores à promoção.

Essas informações podem ser coletadas das anotações dosfuncionários, das minutas das reuniões dos responsáveis peloCEDOC e dos registros de visitantes e de perguntas.

• Trabalho em rede— total de organizações que fazem parte da rede— total de referências dadas e tomadas de outroscentros— total de documentos fornecidos e recebidos deoutros CEDOCs.

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Essas informações podem ser coletadas dos registros devisitantes, do registro de perguntas e das anotações de usuários.

> 8.3 Avaliação

Para avaliar o CEDOC, são necessários “dados qualitativos”,bem como “dados quantitativos” recolhidos pelo monitoramento.

> 8.3.1 Recolhendo dados qualitativosOs dados qualitativos — por exemplo, as opiniões dos

pesquisadores — podem ser recolhidos de diferentes maneiras.Peça aos usuários que preencham um questionário ou entre-viste-os utilizando um questionário como base. Os questionáriospodem ser submetidos apenas a um grupo representativo dosvisitantes e dos utilizadores do serviço de informações, para queo seu número não seja muito grande e para que possam ser maisfacilmente analisados.

Os questionários enviados aos usuários do serviço deinformações deverão ser acompanhados por uma cópia do pedidoque fizeram e da resposta que lhes foi dada, incluindo asreferências dos materiais que foram concedidos.

A informação reunida por meio dos questionários e dasdiscussões de grupo dirigidas pode servir para a avaliação e serparte constituinte de uma avaliação contínua das necessidades(veja o passo 1.1).

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• Exemplo de formulário para monitoramento

FICHA DE USUÁRIO EXTERNO(Se necessário, solicite ajuda de um funcionário do centro

de documentação ao preencher este formulário).

Data: ______/ ______ / __________Nome:Idade:Endereço:Correio eletrônico:Formação:Instituição a que pertence:

Motivo da visita:( ) Pesquisa

( ) Videoteca( ) Distribuição de material

( ) Outros:_______________________________________Tipo de material usado:( ) Livros ( ) Periódicos ( ) Teses

( ) Vídeos( ) CD-ROMs Outros:

_______________________________________

Avaliação e sugestõesPor favor, faça algum comentário sobre o centro de

documentação e seus serviços de informação e como podemosmelhorá-los: ______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Obrigado por preencher este formulário

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> 8.3.2 Utilização dos dadosOs dados recolhidos por meio do monitoramento e dos

questionários podem servir para responder questões como:

• Qual o impacto que o CEDOC exerce sobre osusuários?

A utilização do centro de documentação ajudou osusuários a realizarem o seu trabalho ou a sua pesquisa? Ainformação prestada levou à realização de alguma ação especialou à alteração comportamental da população?

Essas informações podem ser obtidas pelo resultado domonitoramento e das observações feitas pelos usuários por meiodas respostas aos questionários e das discussões.

• Até que ponto o CEDOC vai ao encontro dasnecessidades dos usuários?

Verifique se o centro foi criado para preencher umanecessidade manifestada.

Muitos centros de documentação surgem por intermédiode determinada campanha e baseiam-se naquilo que os funcio-nários acreditam que seja necessário e não naquilo que a comu-nidade pensa. Cheque se foi realizada uma avaliação das neces-sidades e se a coleção e os serviços refletem as necessidadesidentificadas nessa avaliação.

Essas informações podem ser obtidas nos documentosrelativos à criação do CEDOC e através de perguntas aos usuáriossobre em que medida o centro está preenchendo as suasnecessidades. Também pergunte a eles o que esperam do CEDOCe quais os serviços que estão disponíveis em outros lugares. Tomenota de quantos usuários visitam o CEDOC mais de uma vez,pois a repetição das visitas contribui para se saber até que pontoo centro é útil. Da mesma forma, é útil anotar quantas pessoas

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fizeram mais do que um pedido de informação. Se fizeram umsegundo pedido acerca de um assunto diferente, isso indicaque o usuário ficou satisfeito com a resposta ao seu primeiropedido. Outra possibilidade é realizar uma pesquisa com aspessoas que fizeram pedidos de informação para se obter umaimagem mais detalhada sobre a utilidade que perceberam nosserviços.

• O CEDOC atende a um número considerável depessoas?

Será que o público-alvo do centro está claramente definido?Mesmo com ele sendo atingido, certamente existem muitas outraspessoas que não sabem que precisam de informação ou que não sabemonde encontrá-la. O CEDOC está fazendo propaganda nos locaisaonde vão os seus potenciais usuários, como instituições deensino, centros religiosos ou grupos comunitários? Será possívelidentificar os setores da comunidade que precisam dos serviçosmas que não estão sendo atingidos?

Para responder corretamente a essas perguntas, énecessário saber a proporção do público-alvo atingida. Tambémé importante dar atenção à promoção do centro em uma partedo público-alvo que não o utilizava anteriormente, para verificarse as atividades de promoção deram resultado.

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Essas informações podem ser obtidas nos registros dosvisitantes, nos registros dos serviços de atendimento de pedidosde informação e nos registros do número de usuários antes edepois das atividades promocionais. Também podem ser obtidasa partir das opiniões e idéias dos usuários aos quais as atividadesde promoção foram dirigidas, incluindo aquelas de quem nãose utilizou do CEDOC.

• O CEDOC atende às necessidades da organizaçãoque o mantém?

Essa informação pode ser obtida pela análise dos objetivosdas agências financiadoras e dos critérios estabelecidos parasustentar os serviços prestados pelo centro, comparando comos resultados do monitoramento e da avaliação.

• Que nível de competência têm os profissionais quetrabalham no CEDOC?

Os funcionários do centro são capazes de informar comqualidade como processar os materiais? São agradáveis eprestativos? Estão envolvidos no planejamento de novasatividades e cientes do que irá acontecer? Precisam receber maisformação?

Essas informações podem ser obtidas pelas discussõescom os usuários, através dos questionários e pelas discussõescom a diretoria da instituição, acerca das competências da equi-pe técnica e das suas necessidades de formação.

• Os sistemas de seleção, indexação, catalogação e deacesso à informação são eficazes?

Quanto custa o processamento de cada material dacoleção (em termos de horas de trabalho da equipe e de equipa-mento)? Quanto tempo leva o processamento dos materiais (por

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exemplo, recebê-los, catalogá-los e classificá-los, colocar osregistros no banco de dados e controlar a sua utilização)? Essesprocedimentos compensam as horas de trabalho que a equipegasta para disponibilizar mais rapidamente a informação?

Essas informações podem ser obtidas pelo controle dotempo gasto no tratamento dado aos materiais, do exame dosregistros das buscas de informação que foram concluídas, quantotempo duraram essas buscas e até que ponto preencheram asnecessidades dos usuários. As opiniões manifestadas nasconversas entre a equipe e os usuários, bem como pelas respostasaos questionários, também são importantes.

• De que forma o CEDOC pode aumentar a suacoleção e aperfeiçoar os seus serviços?

Essa informação pode ser obtida realizando-se uma listadas formas pelas quais o centro pode aumentar a sua coleção emelhorar os seus serviços e, em seguida, identificando quaisdelas são menos dispendiosas em termos de dinheiro e de horasde trabalho da equipe. As observações dos usuários podem serobtidas a partir de caixa de sugestões, de formulários de avalia-ção e de questionários e discussões.

• Quais os melhoramentos economicamente maiseficazes e vantajosos?

Essa informação pode ser determinada por meio dacomparação entre os melhoramentos que são economicamenteeficazes e aqueles de que os usuários mais precisam, tentando,assim, equilibrá-los.

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> 8.3.3 Utilizando os resultados da avaliaçãoO objetivo da realização de uma avaliação é ajudar a

melhorar o CEDOC e os seus serviços. O processo de avaliaçãoindica o que está sendo feito de melhor e por isso deve continuar,assim como o que é preciso alterar e quais as atividadesadicionais a serem realizadas. Os maus resultados são tãoimportantes quanto os bons, pois podem indicar as formas deaperfeiçoar o serviço.

Os resultados da avaliação devem ser utilizados paraidentificar novos objetivos e para elaborar novos planos de ação.Podem resultar em alterações na forma como o CEDOC estásendo administrado, no que é coletado e nos serviços que presta.Também podem mostrar quais as necessidades da formação daequipe que permita a realização eficaz das atividades e que presteda melhor maneira possível os serviços necessários.

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As estratégias de

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O seu CEDOC precisa ter a certeza de que está atendendoàs necessidades dos usuários, envolvendo-os no desenvolvimentoda coleção e dos serviços, e mantendo contato com organizaçõesque trabalham em campos similares para dividir informações e idéias.

> 9.1 Envolvimento dos usuários

Além de assegurar a continuidade dos bons serviços doCEDOC, o envolvimento de usuários no desenvolvimento dacoleção e das atividades pode atrair recursos, já que demonstraque a organização responde às necessidades da população.

Uma boa maneira de envolver usuários e funcionáriosdo CEDOC é motivá-los a se tornarem membros. É igualmenteimportante deixá-los cientes da função desempenhada pelocentro, a importância que ele terá em seu próprio trabalho ecomo pode ajudá-los.

Organize reuniões com grupos ou funcionários paradiscutir a respeito de como o CEDOC pode ajudá-los. Se possível,essas reuniões devem ser feitas no próprio centro. Na verdade,erroneamente há uma tendência de se estabelecer determinadopadrão de serviços e produtos de informação independentementeda diversidade da demanda, o que significa indiferença emrelação aos usuários. Por isso, é válido levar em consideração oposicionamento dos usuários quanto ao trabalho desenvolvido.

Dedique uma parte do tempo para o processo deplanejamento estratégico (veja passo 1.2), listando tiposdiferentes de usuários e de outras pessoas interessadas noCEDOC. Depois, agrupe-os de acordo com seus interesses,considerando a possibilidade de envolvimento de gruposdiferentes.

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Por exemplo, os grupos de usuários podem incluir:

• profissionais• membros da comunidade local• educadores e treinadores• estudantes• membros de comitês• equipes de programa/projeto• equipes governamentais.

> 9.1.1 Identificando e envolvendo pessoas-chaveDentro de cada grupo, vale a pena identificar pessoas-

chave que possam promover o CEDOC, repassando informaçõesa respeito do seu funcionamento. Também procure envolverpessoas ligadas a comunidades distantes do centro.

Esses usuários também terão a função de manter a equipedo CEDOC atualizada no que diz respeito à demanda deinformações e aos tópicos de interesse, destacando quaismateriais devem ser particularmente mais úteis para cada tipode atividade, reunião ou grupo de usuário.

Lembrete amigoPropicie um bom relacionamento entre a equipedo CEDOC (funcionários, supervisores ecoordenadores), de forma que o uso do centropossa ser uma estratégia de aprendizado. Oscoordenadores devem motivar a equipe a procurarsoluções para os problemas dentro do CEDOC.Eles devem promover o centro como uma fontede informação que ajuda a equipe a desenvolvertarefas práticas e a esclarecer dúvidas.

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Você pode sugerir um determinado tempo para que aequipe da sua organização faça visitas ao CEDOC, como partede seu desenvolvimento ou para participar de um programa detreinamento. Por exemplo: as visitas poderiam ser agendadaspara horários fora do expediente ou em um sistema de turnos.

A equipe responsável por treinamentos e workshopsdeverá incentivar os participantes a continuar estudando oassunto, sugerindo exemplos de material relevante. Pessoas quetrabalham na comunidade ou que trabalham para organizaçõesdistantes do CEDOC devem ser atraídas para usá-lo e para passara informação adiante. É importante saber de que tipo deinformação as pessoas com quem trabalham precisam mais.

> 9.1.2 Dicas para envolver os usuáriosPode-se solicitar que o usuário participe de atividades

como:

• identificar material necessário à coleção e sugerir novostemas para serem incluídos• sugerir formas de oferecer mais conforto que possam levaro usuário a permanecer prazerosamente no recinto, comodisponibilidade de assentos, iluminação, ventilação etc.• prestar informações gerais de interesse do usuário, comocadastros de instituições na área e de pesquisadores,calendário de eventos, entre outros• escrever seus comentários a respeito dos serviços presta-dos e fazer sugestões de como melhorá-los, depositando-os numa “caixa de sugestões” no CEDOC.

As palestras introdutórias ou as entrevistas de referênciatêm grande importância, especialmente para as pessoas queestão dirigindo cursos de treinamento, já que podem auxiliaros participantes a fazerem uso dos materiais como parte de seutreinamento e a desenvolverem um bom conhecimento do que

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está disponível sobre o assunto. As entrevistas de referênciatambém ajudam os treinadores a saber mais a respeito do que osusuários têm conhecimento e do que ainda necessitam saber.

> 9.2 Promoção do centro de documentação

O público-alvo do CEDOC, em geral, não é atingidoautomaticamente. O centro de documentação precisa serdivulgado e as pessoas necessitam de incentivo para usá-lo. Éimprescindível que os usuários saibam de todos os serviçosdisponíveis.

Talvez os serviços precisem ser melhorados antes deserem divulgados. Não adianta incentivar seu uso, se ainda tivermuito a oferecer ou se a equipe não estiver disponível paraatender aos usuários com qualidade. Certifique-se de que osserviços podem ser bem oferecidos antes de serem divulgados.

> 9.2.1 Como planejar a promoçãoPara promover o CEDOC:• faça uma lista de grupos de usuários e identifiqueaqueles para quem você precisa divulgar o centro. Porexemplo: o CEDOC visa servir à comunidade local, maspoucas mulheres aparecem. Sendo assim, você terá defazer uma divulgação específica para elas• tente descobrir por que alguns grupos não fazem usodos serviços do centro• decida que tipo de atividade promocional é maisadequada para cada grupo (veja a seguir) e que materialpromocional precisará ser feito• produza material que possa ajudar na promoção doCEDOC, como panfletos, pôsteres ou cartazes• avalie a atividade feita (o quanto surtiu efeito) e use oresultado da avaliação para ajudar na preparação defuturas atividades promocionais.

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> 9.2.2 Atividades promocionaisHá muitas maneiras de promover um centro de

documentação: oferecendo bons serviços, sinalizando eanunciando, organizando atividades, produzindo e distribuindomaterial, e trabalhando em rede.

• Oferecendo bons serviços— mantenha uma coleção atualizada e bem organizada— preste um bom serviço aos usuários e os incentive a

informar outras pessoas a respeito do centro— implemente uma avaliação regular de necessidades

(veja passo 1.1) e responda às questões levantadas.

• Sinalizando e anunciando— assegure-se de que o CEDOC está claramente

sinalizado para todas as partes relevantes da organização:recepção, sala de treinamento e reunião, refeitório etc.

— se houver alguma escada ou algum corredor estreito,sinalize para caminhos alternativos que levem ao centro e quepossam evitar essas barreiras

— identifique de forma clara as prateleiras e os locaisonde se encontra a coleção para que haja facilidade de acesso.Para centros maiores, pode ser interessante exibir umasinalização para cada andar

— coloque murais em outras partes da organização, comoa recepção, do lado de fora de salas de treinamento ou dereunião. Use-os para mostrar as horas de funcionamento docentro e informar sobre assuntos de interesse dos usuários

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— coloque cartazes anunciando o CEDOC em locais ondeos usuários possam vê-los e distribua-os para outrasorganizações

— desenvolva um guia de orientação para uso do centro,direcionado a novos usuários ou funcionários

— providencie que os jornais locais ou especializadospubliquem artigos sobre o CEDOC ou articule uma entrevistapara o rádio ou a televisão.

• Organizando atividades— produza panfletos que façam parte de um kit de

informações para os novos usuários— providencie que instituições incluam uma visita ao

CEDOC como parte de seu programa de treinamento e incentiveas organizações a promoverem o uso do centro como umaestratégia de aprendizado

— promova exposições no CEDOC— faça uma pequena palestra a respeito do centro em

reuniões públicas, em escolas e faculdades.

• Produzindo e distribuindo material— produza e distribua listas de novas aquisições— produza e distribua panfletos com detalhes sobre os

serviços oferecidos, horário de funcionamento e a quem procurarpara mais informações. Coloque-os à mostra no CEDOC e emoutros lugares onde os usuários possam visualizá-los, comoinstituições de treinamento e conferências, ou anexe-os àsrespostas a dúvidas enviadas pelo correio. Peça aos profissionaisda área em que o centro atua que os distribuam quando visitaremoutras organizações ou para pessoas que necessitem dos serviçosdo centro de documentação

— produza e distribua boletim informativo sobre asatividades do CEDOC, se for viável fazê-lo

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— produza e distribua relatório anual sobre o centro ousobre a organização da qual o centro faz parte, descrevendo suasatividades e enfatizando desenvolvimentos e planos importantes.

Também é importante estabelecer vínculos com outroscentros (veja a seguir).

> 9.3 Trabalho em rede

O trabalho em rede significa manter contato comindivíduos ou organizações que trabalhem num campo similar,com a intenção de trocar idéias e experiências e oferecer apoiomútuo. O trabalho em rede ajuda na solução de problemas, natroca de conselhos profissionais e experiências, e até promoveatividades conjuntas, como a produção de publicações, traduçãode material, acesso, organização de workshops de treinamentoou promoção de visitas.

O trabalho em rede no CEDOC é extremamente útil para:

• dividir informações sobre novas pesquisas• responder a perguntas• oferecer cópias de documentos• disponibilizar registros de catálogos e bancos de dados• trocar experiências referentes à gestão do centro e seusserviços• colaborar na produção ou adaptação de materiais• fornecer treinamento• desenvolver propostas de financiamento• defender a importância do acesso à informação.

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> 9.3.1 EstratégiasA rede pode nascer informalmente ou pode ser estabe-

lecida como um grupo formal, com um administrador. Podemser locais, nacionais ou internacionais. A distância geográficavem sendo gradualmente reduzida graças à Internet. As redespodem ser formadas por organizações ou indivíduos de um setorem particular ou por vários setores diferentes e podem contribuirpara colaborações entre eles.

Lembrete amigoA troca de informação é uma das atividades maisúteis promovidas por uma rede. Algumas redessão formadas unicamente para a troca deinformação sobre assuntos específicos. As redestambém são importantes para unir forças na defesados centros de documentação e do uso dainformação, bem como para atrair financiamentospara o desenvolvimento de trabalhos.

É também importante que as redes informais tenhamalgum sistema de objetivos, já que ele pode determinar suasatividades e os tipos de indivíduos ou organizações que poderãose tornar membros ativos. A avaliação do trabalho da rede se faznecessária de tempos em tempos. É imprescindível saber se osobjetivos estão sendo atingidos, se precisam ser redefinidos ourefeitos. É necessário avaliar a utilidade e o impacto dasatividades e discussões. Se a rede não tiver um administrador,um dos membros pode ser identificado para coordenar a análise.

> 9.3.2 O trabalho em rede bem-sucedidoFatores que contribuem para um trabalho em rede bem-

sucedido:• solidariedade entre todos os membros da rede, até a

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compreensão dos diferentes níveis de recursos (de tempoe financeiros) com que cada membro ou organização podecontribuir• confiança mútua• objetivos claramente definidos• regras de coordenação e responsabilidades claramentedefinidas• boa-vontade para delegar responsabilidades de forma aenvolver uma variedade de membros• flexibilidade e conscientização das necessidades demudanças ou interrupção da rede, uma vez que osobjetivos imediatos tenham sido atingidos• envolvimento igual em todos os níveis.

Participando de uma redeSe você participa de uma rede, é importanteconsiderar o que você e o seu CEDOC estão ga-nhando com isso. Caso você verifique que nãoestá sendo válido, faça um auto-análise para des-cobrir a causa. Quem sabe você não teve poucaparticipação ou a rede não possui um vínculoapropriado para o seu centro?

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AcervoConjunto de materiais existentesem um centro de documentaçãoou biblioteca.

Arquivo Rich Text (RTF)Formato de um documento quesomente contém texto, mas incluiformatos básicos como negrito esublinhado. Um arquivo RTF podeser lido pela maioria dos proces-sadores de texto e são nomea-dos, por exemplo, �Relatório.RTF�.

Arquivo de textoDocumento que inclui somentetexto e nenhuma outra formata-ção, imagens ou gráficos. Umarquivo de texto pode ser lido porqualquer processador de texto eleva a extensão .TXT (por exem-plo, �Relatório.TXT�).

Attachment (Anexo)Documento ou arquivo enviadojunto com uma mensagem decorreio eletrônico (e-mail).

AutorPessoa ou instituição responsávelpelo conteúdo de uma publicação.

Glossárioútil para o seuCEDOC

Por exemplo: o escritor de umlivro, o compilador de uma biblio-grafia, um artista ou um fotógrafo.

Autor institucionalOrganização considerada respon-sável pela autoria de uma pu-blicação.

Banco de dadosColeção de informações armaze-nadas num computador de ma-neira que se possam encontrardeterminados itens, em váriosestilos, sendo organizados deformas diferentes, pelo autor,título, assunto, data etc. Umbanco de dados bibliográficoequivale a um catálogo de car-tões. No entanto, é mais rápidode acessar e mais flexível.

BibliocantoChapa de metal dobrada emângulo reto, com a qual seamparam os livros em prateleiras,deixando as publicações emsentido vertical nas estantes.

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BibliografiaDocumento que apresenta lista dereferências bibliográficas de livros,títulos de periódicos, fitas devídeo etc., apresentados em or-dem alfabética, relativas a um oumais assuntos.

BibliotecaInstituição que visa promover oacesso livre da sociedade aoconhecimento registrado.

BiografiaObra que se dedica ao estudo davida de uma pessoa.

Boletim de atualidadesAjuda os usuários a se mantereminformados a respeito de novosdesenvolvimentos, por exemplo,de novos materiais, críticasliterárias, anúncio de reuniões econferências, e notícias sobre asatividades do CEDOC.

BraileSistema de impressão ou escritapara pessoas com deficiênciavisual, que consiste em pontosprotuberantes que podem serinterpretados ao toque. Cadaponto ou grupo de pontosrepresenta uma letra, número oupontuação.

Browser (navegador) daInternetPrograma, como o Netscape,Internet Explorer ou Opera, quepermite que o usuário visualizedocumentos na Internet.

CampoParte do registro de um banco dedados que contém informação arespeito de um aspecto em parti-cular de um material ou de umaorganização, como o autor outítulo de um livro, ou o endereçoou atividades de uma organi-zação.

CatalogarManeira de especificar a descriçãofísica de um documento. Apresen-ta campos de autoria, título, edi-ção, local de publicação, editora,ano, número de páginas e outrasinformações necessárias.

CatálogoLista, volume ou fichário contendoa descrição de todas as publi-cações de um centro de docu-mentação. Um catálogo pode serorganizado em ordem alfabética,número de classificação ou porassunto. Normalmente, incluemfichas remissivas com palavrasnão usadas no CEDOC.

Catálogo de assuntoCatálogo de fichas organizadasalfabeticamente por assunto.

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Geralmente, incluem fichasremissivas com palavras nãousadas no centro de documen-tação.

Catálogo de autoresCatálogo com nomes de autoresorganizados alfabeticamente. Asfichas do catálogo normalmenteincluem editores, segundo e ter-ceiro autores etc.

Catálogo dicionárioCatálogo de fichas de autor, títuloe assunto, organizados alfabeti-camente.

Catálogo de editoraLista de publicações disponíveisde uma editora no momento.

Catálogo de títuloCatálogo de fichas, com entradaspelos títulos, organizadas alfabe-ticamente.

ClassificaçãoDivisão em grupos ou classes,segundo as diferenças e seme-lhanças, traduzindo o nome dosassuntos dos documentos dalinguagem natural para a lingua-gem artificial.

Co-autorUm de dois ou mais indivíduosresponsáveis pelo conteúdo deuma publicação.

CompiladorAlguém que junta materiais devárias fontes. Por exemplo: umcompilador de bibliografia.

Comunicação eletrônicaTroca de mensagens e informa-ções, bem como acesso a fontesde informação, usando computa-dores e aparelhos de telecomu-nicação, como telefones e mo-dems. Os métodos de comuni-cação eletrônica incluem Internet,e-mails e CD-ROMs.

Conferência eletrônicaFórum de discussão e troca deinformações usando o e-mail paraum grupo de pessoas interes-sadas num assunto em particular.

DescarteProcesso de eliminar material queestá em condições ruins, ou quenão esteja mais atualizado, ouque seja substituído por ediçõesmais recentes.

E-mail (correio eletrônico)Maneira de enviar mensagens deum computador para outro(s) pormeio de uma linha telefônica.

EditorPessoa ou organização queproduz e lança publicação.

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Entrevista de referênciaDiscussões com usuários paradescobrir a necessidade de infor-mação, incluindo assunto, forma-to, conteúdo e para que precisamdo material.

Esquema ou tabela declassificaçãoSistema para organizar livros eoutros materiais nas prateleiras,geralmente de acordo com as-suntos, mostrando todos os con-ceitos e suas relações. É um con-junto de classes apresentado emordem sistemática.

Field tags (campo para código)Rótulos usados por um programade computador para identificardeterminados assuntos, como200 para o título ou 300 para oautor. Programas feitos para usoindividual ou serviços de infor-mação menos tradicionais, emgeral usam nomes e não núme-ros.

Flip chartSuporte para álbum seriadogrande em madeira.

FormatoAparência geral de um material,como livro, vídeo, CD-ROM ououtros.

Formato de documento portátil(PDF)Formato eletrônico que pode serlido em qualquer computador,usando um programa chamadoAdobe Acrobat Reader. Os arquivosPDF têm a mesma aparência dodocumento original, contendotodo o formato, ilustrações egráficos, mas são mais compactose podem ser lidos por qualquercomputador que tenha o AcrobatReader instalado.

Freeware (programas decomputador grátis)Programas que estão disponíveisde graça, normalmente sem osuporte de quem o desenvolveu.

HipertextoPalavra, frase ou imagem assina-lada num documento da web que,quando ativado, leva o internautaa outra parte do mesmo docu-mento ou a um documento rela-cionado em um site diferente.

HTML (linguagem de hipertexto)Comandos de formatação usadospara criar documentos na Internet.

HTTP (protocolo detransferência de hipertexto)Conjunto de regras formais quepermite que documentos sejamtransferidos entre computadorespela Internet.

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ImprintLocal, nome da editora e data dapublicação escritos numa ficha docatálogo (nessa ordem).

IndexaçãoIdentificam-se os conceitos ouassuntos tratados no documento,utilizando-se terminologia apro-priada, que pode ser a linguagemnatural adotada pelo autor ou alinguagem retirada de descritores,sistemas de classificação, listas decabeçalho de assunto etc.

Instrumento ou diretório deprocuraFerramenta usada para auxiliarinternautas em pesquisas naInternet. Um instrumento deprocura pode rastrear uma pala-vra ou uma combinação de pala-vras que aparecem em páginas daInternet e fornecer o endereçodas mesmas.

InternetRede ou redes que ligam milhõesde computadores pelo mundo,usando linhas telefônicas. Asredes são ligadas de forma quepareçam uma única rede para ousuário.

KardexFichário de registro dos títulos dosperiódicos da coleção de umabiblioteca.

Linguagem formatadaCódigos usados por alguns pro-gramas para organizar a infor-mação que será mostrada, im-pressa ou exportada.

LinkAtalho que permite o acesso adeterminado conteúdo da Inter-net.

Lista de e-mailsPermite que um grupo de pessoasse comuniquem umas com asoutras usando o e-mail. A men-sagem é mandada para o ende-reço da lista de e-mails e é auto-maticamente distribuída paratodos os membros do grupo.

Livro de tomboLivro no qual os detalhes de todomaterial será registrado imedia-tamente após o recebimento. Odocumento adquirido no CEDOCrecebe um número de registro,chamado de tombo, que mostraque ele passou a fazer parte doacervo da instituição.

LombadaParte do livro que une a capa e acontracapa. O título e o autornormalmente aparecem na lomba-da.

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MétodoNormas ou etapas a serem desen-volvidas para se atingir um deter-minado fim, objetivo ou meta.

ModeradorResponsável pelo gerenciamentode uma lista de e-mails ou confe-rência, que assegura o uso devi-do dos mesmos e mantém regis-tros de mensagens.

MonografiaDocumento constituído de uma sóparte ou de um número presta-belecido de partes que se com-pletam.

MultimídiaCombinação de diversos formatosde apresentação de informações,como textos, imagens, sons, ví-deos, animações etc. em um únicosistema.

NotaçãoConjunto de caracteres que re-presentam um determinado as-sunto em um esquema de clas-sificação.

Número de acessoCombinação de números e letrasusada para identificar um livro emparticular e localizá-lo nas prate-leiras. Por exemplo: M0748.

Obras de referênciaObras elaboradas para consultaimediata da informação. Exem-plos: dicionários, enciclopédias,mapas, atlas, almanaques etc.

Padrão internacional denumeração de livros (ISBN)Número designado por umaeditora para um livro específico ouedição.

Padrão internacional de númerode série (ISSN)Número designado por umaeditora para um periódico.

Página de rosto (ou folha derosto)Página que aparece no início deum livro e que contém a maiscompleta informação bibliográfica,que inclui o nome do autor,editora e data de publicação.

Página da webDocumento ou arquivo de infor-mação da Internet que contémtexto, figuras e sons. As páginasda web podem ser ligadas por linksde hipertexto.

Palavra-chave ou descritorPalavra ou frase usada embancos de dados bibliográficos oude catálogo que descreve osassuntos principais contidos emuma publicação.

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PeriódicoPublicação lançada em sucessivaspartes com o objetivo de con-tinuar ininterruptamente (anuá-rios, jornais, boletins informativose revistas).

PermutaProcesso de troca de materiaisentre organizações.

PesquisaProcesso de investigação, pelautilização de métodos e técnicaspara a resolução ou comprovaçãode hipóteses, questionamento ouproblemas.

Pesquisa bibliográficaPesquisas em fontes comocatálogo, banco de dados, biblio-grafias, índices, periódicos, livros,boletins informativos, CD-ROMs,e-mail e Internet, ou o contatocom outras organizações paralocalizar material a respeito de umassunto específico. As pesquisasbibliográficas são muito impor-tantes em um CEDOC.

Política de aquisiçãoPolítica para obter novos materiaispara o CEDOC.

Procura boolianaUso dos termos �e�, �ou� ou �não�para uma combinação específicade palavras em um banco dedados. Esses termos combinados

são, por vezes, representados porsímbolos, que variam de programapara programa.

Protocolo de transferênciaConjunto de regras formais quedescrevem como transmitir dadospor uma rede de computadores.

Provedor de serviços da Internet(ISP)Organização que fornece acessoà Internet. Para acessá-la, épreciso passar por um provedorde acesso à Internet.

RegistroSeção de um banco de dadosequivalente a uma ficha de catá-logo. Cada registro contém todaa informação necessária sobre ummaterial em particular.

SérieConjunto de materiais com omesmo formato e conteúdosrelacionados normalmente porassunto e lançados sucessiva-mente pelas mesmas editoras.Uma série tem um nome que podeaparecer na primeira página ou nacapa.

Sistemas operacionaisProgramas usados para rodar emum computador, como DOS,Windows, Linux.

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SiteSérie de páginas da Internet for-necidas por um mesmo compu-tador.

Software (programa decomputador)Programas que permitem que ocomputador desenvolva funçõescomo o processamento de textoou o envio de e-mail.

Tesauro (Thesaurus)Série de palavras-chave (geral-mente abrangendo um campo deconhecimento) que lista as pala-vras e mostra a que são relacio-nadas. Parecido com uma lista depalavras-chave.

URL (localizador uniforme derecursos)Endereço de uma página ou do-cumento na Internet.

Vocabulário controladoTermos organizados segundo umametodologia na qual é possívelespecificar as relações entre con-ceitos com o propósito de facilitaro acesso à informação. Os voca-

bulários são usados como umaespécie de filtro entre a lingua-gem utilizada pelo autor e aterminologia da área, e tambémpodem ser considerados comoassistentes de pesquisa, ajudan-do o usuário a refinar, expandir ouenriquecer suas pesquisas, pro-porcionando resultados maisobjetivos.

Web (Internet)Abreviação para World Wide Web.

WWW (World Wide Web)Uma das mais populares carac-terísticas da Internet, compostade milhares de páginas de infor-mação interligadas. A WWWpermite o acesso a muitos tiposde arquivos, tais como textos,sons, imagens e filmes.

Zip driveDrive que pode armazenar grandequantidade de informação,normalmente usado para fazerbackup (armazenamento) dedados de computadores. Osdiscos Zip podem armazenar oequivalente a 180 disquetes.

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ALMEIDA, M. C. B. de. Planejamento de bibliotecas: serviços deinformação. Brasília: Lemos Informação e Comunicação, 2000. 112 p.

ARAÚJO, E. A. de. Informação, sociedade e cidadania: gestão dainformação no contexto de organizações não-governamentais (ONGs)brasileiras. Ciência da Informação, IBICT, v.28, n.2, maio/ago. 1999.

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. NBR 6023: informaçãoe educação � referência � elaboração. Rio de Janeiro, 2000.

BROWN, J. S.; DUGUID, P. Vida social da informação. São Paulo: MakronBooks, 2001. 284 p.

Referênciasbibliográficas

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