I Conferência de Secretariado e Assessoria Administrativa

24 de Abril de 2014

Ana Vieira

Os novos desafios do Técnico de Secretariado

1. AS MUDANÇAS ESTRUTURAIS Qual é o lugar do secretariado nas empresas de hoje?

Ana Vieira 2

A estrutura do Secretariado [tradicional] Portaria n.º 782/2009

Secretário

[nível 4]

Técnico Administrativo

[nível 4]

Assistente Administrativo

[nível 2]

Ana Vieira 3

A estrutura do Secretariado [atual]

Secretário de Administração

[nível 6/7]

Secretário de Direção

[nível 5/6]

Secretário

[nível 4]

Ana Vieira 4

Requisitos [Conhecimentos]

Ana Vieira 5

• Conhecimentos factuais e teóricos em contextos alargados na área de secretariado. [nível 4]

• Conhecimentos abrangentes, especializados, factuais e teóricos na área de secretariado e consciência dos limites desses conhecimentos. [nível 5]

• Conhecimento aprofundado das áreas de secretariado e assessoria que implica uma compreensão crítica de teorias e princípios. [nível 6]

• Conhecimentos altamente especializados, alguns dos quais se encontram na vanguarda do conhecimento numa determinada área do secretariado, que sustentam a capacidade de reflexão original e ou investigação . Consciência crítica das questões relativas aos conhecimentos na área de secretariado e nas interligações entre várias áreas. [nível 7]

Requisitos [Aptidões]

Ana Vieira 6

• Uma gama de aptidões cognitivas e práticas necessárias para conceber soluções para problemas específicos na área de secretariado. [nível 4]

• Uma gama abrangente de aptidões cognitivas e práticas necessárias para conceber soluções criativas para problemas abstratos na área de secretariado. [nível 5]

• Aptidões avançadas que revelam a mestria e a inovação necessárias à resolução de problemas complexos e imprevisíveis nas áreas de secretariado e assessoria. [nível 6]

• Aptidões especializadas para a resolução de problemas em matéria de investigação e ou inovação, para desenvolver novos conhecimentos e procedimentos e integrar os conhecimentos de diferentes áreas do secretariado. [nível 7]

1. AS MUDANÇAS FUNCIONAIS Quais são as funções do secretariado nas empresas de hoje?

Ana Vieira 7

Funções do Secretariado

Ana Vieira 8

• Gerir a própria atividade de secretariado no quadro das orientações estabelecidas, geralmente previsíveis, mas suscetíveis de alteração. Supervisionar as atividades de rotina de terceiros, assumindo determinadas responsabilidades em matéria de avaliação e melhoria das atividades. [nível 4]

• Gerir e supervisionar o trabalho de secretariado sujeito a alterações imprevisíveis. Rever e desenvolver o seu desempenho e o de terceiros. [nível 5]

• Gerir atividades ou projetos técnicos ou profissionais complexos, assumindo a responsabilidade da tomada de decisões em contextos de trabalho imprevisíveis. Assumir responsabilidades em matéria de gestão de desenvolvimento profissional individual e coletivo. [nível 6]

• Gerir e transformar contextos de trabalho complexos, imprevisíveis e que exigem abordagens estratégicas novas. Assumir responsabilidades por forma a contribuir para os conhecimentos e as práticas profissionais e ou para rever o desempenho estratégico de equipas. [nível 7]

As novas funções

– obtenção de informações para o executivo – cópias de artigos de revista e jornais, resumos de artigos de periódicos (clipping);

– consulta fontes de informação para obtenção de informações desejadas pelo executivo (visita periódica a livrarias para sondagem de novas publicações de interesse);

– participação ativa em encontros e, às vezes, coordenação e presidência de trabalhos;

– preparação de encontros, congressos e conferências (lembrar o executivo das tarefas que foram delegadas para esses encontros);

Ana Vieira 9

As novas funções

– redação da correspondência (redação rápida, ter conhecimento gramatical, deve dispensar a leitura e conferência do executivo e muita da correspondência pode mesmo ser assinada por si);

– preparação de relatórios administrativos e redação de artigos para publicações (ter conhecimentos de preparação de textos, de regras básicas de metodologia científica, etc.);

– digitação e edição de textos;

– composição de relatórios, memorandos e listas de assuntos que farão parte da conversa profissional do executivo num encontro.

Ana Vieira 10

O secretariado serve de charneira em toda a rede de ligações

Ana Vieira 11

Que características pessoais deve o secretariado possuir?

Ana Vieira 12

Características pessoais [1]

• Amabilidade

• Delicadeza

• Capacidade de Organização e Método

• Lealdade

• Sentido de oportunidade

• Dinamismo

• Pontualidade

• Boa memória

• Maturidade emocional

• Iniciativa

Ana Vieira 13

Características pessoais [2]

• Inteligência

• Espírito de cooperação

• Espírito de adaptação

• Critério

• Discrição

• Boa presença

• Cultura geral

• Ter Facilidade de expressão oral

• Facilidade de expressão escrita

• Conhecimentos técnicos adequados

• …

Ana Vieira 14

Qualidades necessárias

• segurança profissional

• bom senso

• equilíbrio emocional

• ponderação diante de situações complexas

• humildade para reconhecer os seus limites

• aceitar críticas e outros argumentos

• disponibilidade para trabalhar em equipa

• organização e capacidade de planeamento

• discrição

• senso de humor

Ana Vieira 15

O Secretário deve evitar:

• indiscrição

• demonstrar desinteresse profissional

• uso abusivo do telefone para conversas particulares

• desleixo com a sua expressão corporal e roupas

• excesso de curiosidade

• ausência prolongada do local de trabalho

• preocupação com trabalhos manuais que trouxe de casa

• transações comerciais particulares

• fofocas

• exagero na apresentação pessoal

• Impertinência

• ou mesmo egoísmo.

Ana Vieira 16

2. PERFIL TRADICIONAL VS ATUAL

Ana Vieira 17

O perfil tradicional

• receção e envio de documentos;

• atendimento telefónico e de visitas;

• redação de documentos;

• manutenção do arquivo e da agenda;

• marcação de reuniões

• provisão do material de escritório.

Ana Vieira 18

O novo perfil

• gestão e utilização de diversos sistemas de informação – telefone, fax, fotocopiadoras,

scanners, computadores, intranet, internet, agendas eletrónicas, etc.

• gestão de serviços e de aprendizagem

• atendimento ao público

• apoio logístico a reuniões – preparação da sala, estabelecimento

de horários, provisão do material necessário, etc.

• … entre outros

Ana Vieira 19

Atitude pró-ativa

• ser a “ponte” entre aqueles que tomam decisões de gestão/direção e aqueles que irão executar as mesmas;

• tomar, muitas vezes, decisões autonomamente, desde que estejam de acordo com as orientações superiores;

• executar tarefas relevantes para a empresa;

• ser capaz de transmitir segurança à chefia na realização das tarefas;

• adquirir conhecimentos genéricos sobre a área do executivo que assessora diretamente;

• interessar-se por adquirir informação dessa mesma área de especialização;

• estar atento ao desenvolvimento tecnológico para o poder acompanhar e usufruir de todas as ferramentas existentes.

Ana Vieira 20

Competências críticas

• inovação

• gestão do fluxo de informação

• domínio de no mínimo dois idiomas

• iniciativa

• criatividade e dinamismo

• polivalente - multiprofissional

• negociação

• cultura geral

• conhecimento de tecnologias

• conhecimento de gestão estratégica

• discrição e ética

• visão sistémica

• facilidade de percepção

• espírito de equipa

• actualização

Ana Vieira 21

Competências críticas

• maturidade

• adaptabilidade às situações

• capacidade de organização

• habilidade de comunicação

• capacidade de gestão do tempo

• conhecimento de cerimonial / de etiqueta

• capacidade de resolver problemas

• …

Ana Vieira 22