SECRETARIADO

AULA 3

TEORIA E TÉCNICAS[ ]

DOCUMENTOS

O documentos têm como objetivo registrar,reunir e organizar informações ou dados quese veiculam na empresa, podendo divulgá-los eutilizá-los, quando lhe forem necessários.

Documento é qualquer objeto que tenha ousirva como registro de informação ouconhecimento.

O conjunto de documentos de uma empresaforma a sua documentação.

TIPOS DE DOCUMENTOS

Contábeis: recibos, contratos, compra evenda, salário, etc.

Projetos: arquitetônico, peças,desenhos, softwares, discos, fitas, cds,etc.

Relações Internas: comunicados,memorandos, atas de reuniões,impressos, contratos, relatórios detrabalho, planejamentos, etc.

Relações Externas: contratos, materiaispublicitários, correspondências, etc.

ORGANIZANDO A DOCUMENTAÇÃO

Organize os documentos para que possamser utilizados na medida em que sãonecessários.

Existe um processo para organizar osdocumentos, denominado arquivamento.

Com o uso do computador, tivemos umamelhora na rapidez, ou seja, passamos ater uma melhora no que se refere aorganização dos documentos. Se tornoumuito mais fácil arquivá-los de maneiramuito mais simples e dinâmica.

DOCUMENTAÇÃO NA EMPRESA

Organize periodicamente a documentaçãoda empresa, assim como: contratos,informativos, correspondências, materialpublicitário, e-mail etc.

Confira as principais etapas dessetrabalho:

1• Recolhimento

2• Leitura

3• Classificação

4• Encaminhamento

5• Arquivamento

DOCUMENTAÇÃO NA EMPRESA

1. RECOLHIMENTO

A quantidade de informações que umaempresa necessita, dependeexclusivamente do porte, da estrutura, daárea de atuação e dos objetivos daempresa. Nesta etapa, é preciso terhabilidade para escolher e selecionar osdocumentos necessários.É a chefia que determina os tipos dedocumentos que você vai recolher eorganizar, se esta fizer parte da suafunção.

2. LEITURA

Fase fundamental, pois através delapoderá se tomar decisões quanto àutilização, aplicação e encaminhamentodos documentos.

É sua função identificar as intenções doremetente e tomar as providênciasnecessárias.

DOCUMENTAÇÃO NA EMPRESA

3. CLASSIFICAÇÃO

A classificação tem como função agruparos documentos de acordo com suasclasses. Nesta fase, é preciso conhecer osprincipais assuntos de interesse daempresa para poder separar adocumentação em classes.

A classificação deve seguir umaorientação teórica e ter como objetivosua utilização de forma intuitiva.

4. ENCAMINHAMENTO

O processo de classificação é apreparação para o encaminhamento dosdocumentos. Coloque sobre sua mesa osque são de sua responsabilidade deenviar resposta ou solução. Em seguida,entregue aos responsáveis o resto dadocumentação para que seja dado odevido encaminhamento.

DOCUMENTAÇÃO NA EMPRESA

5. ARQUIVAMENTO

Em algumas empresas será suaresponsabilidade. Recolha todadocumentação recebida e a cópia dasrespostas para o devido arquivamento deacordo com as normas e o sistema dearquivamento utilizado pela empresa.

COMUNICAÇÃO ESCRITA

ELEMENTOS PARA UMA BOA COMUNICAÇÃO ESCRITA

QUEM? Quem escreveu e a quem se destina.

QUANDO? Data da comunicação e datas de eventos, prazos,se houver.

ONDE? O local onde será realizado o evento, reunião, etc.

O QUE? Resumidamente, o assuntos de que se trata (Pode-se responder sinteticamente a perguntas do tipo: como? Para que? Por que?)

- Utilize expressões e vocabulário pertinentes;- Use boa diagramação: margens, espaçamento, parágrafos;- Cuide da limpeza e estética;- Trabalhe com material de boa qualidade: papel de carta e envelope.

COMUNICAÇÃO ESCRITA

REDAÇÃO EMPRESARIAL

Sua redação deve permitir uma únicainterpretação, isto é, a mensagem não podeser ambígua. Também precisa serestritamente impessoal e uniforme, o queexige o uso de um certo nível de linguagem.Tendo por finalidade básica a comunicaçãosobre algo, é imprescindível fazer uso daclareza sobre o assunto, deve ser concisa,objetiva e formal.

Lembre-se de que padrão culto não tem nadacontra a simplicidade de expressão, desdeque não seja confundido com pobreza deexpressão.

TIPOS DE DOCUMENTO

MEMORANDO

Os memorando são utilizado para comunicação interna nas empresas. Seu aspectopode ser definido como comunicação rotineira. Em um memorando comum,geralmente usa-se um formato de 20cm de largura por 15cm de altura, mas não existeum formato padrão, podendo variar de empresa para empresa. Sua função é deagilizar a comunicação interna, tanto que se utiliza uma linguagem limpa e clara.Confira as partes que compõem um memorando:

1. Timbre: logotipo ou nome da empresa2. Nome ou cargo do destinatário3. Número do documento4. Dia, mês e ano da emissão do memorando5. Nome ou cargo do emissor6. Resumo do teor da comunicação7. Assinatura do emissor

TIPOS DE DOCUMENTO

MEMORANDO

TIPOS DE DOCUMENTO

ATA

Podemos dizer que uma Ata nada mais é que um registro do que se passou em umareunião, assembleia ou convenções.Ata, além de escrito pode ser feito também de forma oral. É uma exposição oral ouescrita daquilo que se presenciou, viu ou observou. É a narração minuciosa de fatospara esclarecer determinados aspectos e deixar registradas todas as decisões tomadasem determinado encontro.

1. Dia, mês, ano e hora da reunião, por extenso2. Local da reunião3. Pessoas presentes com as respectivas qualificações4. Declaração do presidente ou secretário5. Ordem do dia6. Fecho7. Assinaturas do presidente, secretário participante.

TIPOS DE DOCUMENTO

ATA

TIPOS DE DOCUMENTO

RELATÓRIO

Proporciona as informações necessárias para as devidas decisões a serem tomadas,podendo assumir a forma de uma carta, uma conferência, um gráfico, um memorandoou um tabela, desde que cumpra o seu objetivo: proporcionar as informaçõesnecessárias para as devidas decisões a serem tomadas.

Um relatório deve sempre responder as seguintes perguntas:

1. O que? O texto vai tratar do quê.2. Quem? Quais as pessoas envolvidas no assunto.3. Ocorreram em que data? Os fatos4. Como? De que forma se deram os acontecimentos5. Onde? Local, espaço em que ocorreram os fatos6. Por quê? Causas dos acontecimentos

TIPOS DE DOCUMENTO

CONVOCAÇÃO

É uma forma de comunicação escritaem que se convoca alguém para umareunião.

Elementos de uma convocação:

1. Data do evento2. Local3. Finalidade

Empresa T.C.G Telecomunicação S.A.CNPJ:84.5847.548/0001-40

Assembleia Geral Extraordinária

Ficam convocados os senhoresacionistas da Empresa C.S.HInformática para se reunirem emAssembleia Geral Extraordinária, arealizar-se, em primeira convocação,no dia 15 de dezembro de 20014, às17horas, na sede social, na av. DjalmaBatista, 369, neste estado.

Salvador, 3 de novembro de 2014

TIPOS DE DOCUMENTORECIBO

Documento que se comprova ou declara o recebimento de algo. Confira abaixo ummodelo de recibo:

ReciboNº 757

R$ 100.000,00Recebi do Sr. Júlio Ribeiro, residente na rua Domingos Sávio nº 100, portadordo CPF 000.000.000-00, a importância de R$100.000,00 (cem mil reais)referente à venda de um automóvel marca Mercedes Benz, azul pérola, ano2011, placa JSG-1545, devidamente quitado.

Bahia, 20 de Novembro de 2014RENATO SOARESCPF: 000.000.000-00Av. Niquera Tickz, 99

TIPOS DE DOCUMENTO

PROCURAÇÃO

A procuração é um documento onde uma pessoa denominada mandante, confere aoutra denominada mandatário, poderes para praticar atos em seu nome, comocompras e vendas de bens.

Procuração

Por esse instrumento particular de procuração, AGNALDO SILVA, brasileiro, solteiro,maior, vendedor, residente e domiciliado na Rua Oliveira, nº56, Salvador, BA, portadordo RG nº 000.000-00, nomeia e constitui seu bastante procurador o Dr. FabianoPereira, brasileiro, solteiro, advogado, OAB nº 0000, residente e domiciliado na RuaJoão Soares, nº58, Salvador, BA, à qual confere amplos e ilimitados poderes pararepresentá-lo na compra de uma casa na Rua Delho, 878, podendo assinar contratose outros documentos que se façam necessários para o referido negócio.

Salvador, 18 de Novembro de 2014Agnaldo Silva