noções de secretariado

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Arquivamento eletrônico e de papéis O arquivamento eletrônico e de papéis tem embasamento legal e instruções sobre a função em diversas legislações : PL N° 3.173-A, DE 1997- PLS N°22 Dispõe sobre os documentos produzidos e os arquivados em meio eletrônico e dá outras providências. O Congresso Nacional decreta: Art. 1º É autorizado em todo o território nacional o arquivamento em meio eletrônico de informações, dados, imagens e quaisquer outros documentos que constituam o acervo documental das empresas privadas e órgãos e entidades da Administração Pública Federal, Estadual e Municipal direta e indireta, das fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público e demais organizações sob o controle direto ou indireto da União e do Distrito Federal, garantida a integridade do acervo. § 1º O arquivamento de documentos em meio eletrônico dependerá de disciplinamento próprio nas empresas privadas e órgãos e entidades da Administração Pública Federal, Estadual e Municipal direta e indireta, das fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público e demais organizações sob o controle direto ou indireto da União e do Distrito Federal, observado o que determina o decreto regulamentador específico. § 2° Os registros originais, independentemente de seus suportes ou meio onde foram gerados, após serem arquivados eletronicamente, poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados ou transferidos para outro suporte e local, observada a legislação pertinente. § 3° Para os efeitos de preservação da integridade dos documentos, o meio eletrônico utilizado, qualquer que seja sua forma ou natureza, deverá garantir a autenticidade, a indelibilidade e a confidencialidade dos documentos, protegendo-os contra todo o acesso, uso, alteração de conteúdo ou qualidade, reprodução e destruição não autorizadas. § 4° Terão valor probante, em juízo ou fora dele, as reproduções obtidas do sistema de arquivamento eletrônico, desde que sejam perfeitamente legíveis e fiéis aos respectivos registros originais e atendam ao decreto regulamentador especifico. Art. 2° As unidades da Administração Pública direta e indireta, as fundações e organizações sob controle direto ou indireto da União, Distrito Federal, Estados e Municípios e as empresas privadas para se utilizarem de sistema de arquivamento eletrônico deverão manter procedimentos voltados à gestão de seus documentos, conforme a sua conveniência e preceituado em Lei. § l° Os documentos arquivados eletronicamente, utilizarão obrigatoriamente um sistema de indexação e obedecerão a um processo previamente documentado e aprovado pela autoridade competente. § 2° O sistema de arquivamento eletrônico deverá propiciar uma rápida e eficiente localização dos documentos, bem como permitir a verificação da fidelidade ao processo previamente definido e aprovado pela autoridade competente. Art. 3° É assegurado o acesso aos documentos dos órgãos públicos e instituições de caráter público, produzidos e os arquivados em meio eletrônico, ressalvados aqueles considerados como segredo de justiça e sigilosos, na forma da legislação em vigor. Art. 4° As dúvidas ou questionamentos sobre as reproduções obtidas de sistemas de arquivamento eletrônico deverão ser dirimidas a partir da documentação do processo aprovado pela autoridade competente e 4 Noções de secretaria: Noções de secretaria: Noções de secretaria: Noções de secretaria: Arquivamento eletrônico, arquivamento de papéis, agenda, organização de reuniões, conhecimentos dos softwares: Microsoft Word, Excel, Microsoft Power Point; Outlook e Windows Mail. Operação de equipamentos de escritório: copiadoras, fax símile, calculadoras, scanners, multifuncionais, centrais telefônicas. Redação de atas, cartas, ofícios, memorandos, certidões, declarações, sinopses, comunicações internas.

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Noções de Secretariado

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Page 1: Noções de Secretariado

Arquivamento eletrônico e de papéis

O arquivamento eletrônico e de papéis tem embasamento legal e instruções sobre a função em diversaslegislações :

PL N° 3.173-A, DE 1997- PLS N°22

Dispõe sobre os documentos produzidos e os arquivados em meio eletrônico e dá outras providências. O Congresso Nacional decreta:

Art. 1º É autorizado em todo o território nacional o arquivamento em meio eletrônico de informações,dados, imagens e quaisquer outros documentos que constituam o acervo documental das empresas privadase órgãos e entidades da Administração Pública Federal, Estadual e Municipal direta e indireta, dasfundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público e demais organizações sob o controle direto ouindireto da União e do Distrito Federal, garantida a integridade do acervo. § 1º O arquivamento de documentos em meio eletrônico dependerá de disciplinamento próprio nasempresas privadas e órgãos e entidades da Administração Pública Federal, Estadual e Municipal direta eindireta, das fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público e demais organizações sob o controledireto ou indireto da União e do Distrito Federal, observado o que determina o decreto regulamentadorespecífico. § 2° Os registros originais, independentemente de seus suportes ou meio onde foram gerados, após seremarquivados eletronicamente, poderão, a critério da autoridade competente, ser eliminados ou transferidospara outro suporte e local, observada a legislação pertinente. § 3° Para os efeitos de preservação da integridade dos documentos, o meio eletrônico utilizado, qualquerque seja sua forma ou natureza, deverá garantir a autenticidade, a indelibilidade e a confidencialidade dosdocumentos, protegendo-os contra todo o acesso, uso, alteração de conteúdo ou qualidade, reprodução edestruição não autorizadas. § 4° Terão valor probante, em juízo ou fora dele, as reproduções obtidas dosistema de arquivamento eletrônico, desde que sejam perfeitamente legíveis e fiéis aos respectivos registrosoriginais e atendam ao decreto regulamentador especifico. Art. 2° As unidades da Administração Pública direta e indireta, as fundações e organizações sob controledireto ou indireto da União, Distrito Federal, Estados e Municípios e as empresas privadas para se utilizaremde sistema de arquivamento eletrônico deverão manter procedimentos voltados à gestão de seusdocumentos, conforme a sua conveniência e preceituado em Lei. § l° Os documentos arquivados eletronicamente, utilizarão obrigatoriamente um sistema de indexação eobedecerão a um processo previamente documentado e aprovado pela autoridade competente. § 2° O sistema de arquivamento eletrônico deverá propiciar uma rápida e eficiente localização dosdocumentos, bem como permitir a verificação da fidelidade ao processo previamente definido e aprovadopela autoridade competente. Art. 3° É assegurado o acesso aos documentos dos órgãos públicos e instituições de caráter público,produzidos e os arquivados em meio eletrônico, ressalvados aqueles considerados como segredo de justiça esigilosos, na forma da legislação em vigor.

Art. 4° As dúvidas ou questionamentos sobre as reproduções obtidas de sistemas de arquivamento eletrônicodeverão ser dirimidas a partir da documentação do processo aprovado pela autoridade competente e

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Noções de secretaria:Noções de secretaria:Noções de secretaria:Noções de secretaria: Arquivamento eletrônico, arquivamento de papéis, agenda, organização de reuniões,conhecimentos dos softwares: Microsoft Word, Excel, Microsoft Power Point; Outlook e Windows Mail.Operação de equipamentos de escritório: copiadoras, fax símile, calculadoras, scanners, multifuncionais,centrais telefônicas. Redação de atas, cartas, ofícios, memorandos, certidões, declarações, sinopses,comunicações internas.

Page 2: Noções de Secretariado

respectivos originais. Art. 5° Ficará sujeito a responsabilidade penal, civil e administrativa, de acordo com a legislação em vigor,aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como de interessepúblico e social arquivados, produzidos ou reproduzidos na forma prevista nesta Lei. Art. 6° Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 7° Revogam-se as disposições em contrário.

Senado Federal, em 26 de maio de 1997

PL N° 3.258, DE 1997 Dispõe sobre crimes perpetrados por meio de redes de informação.

(APENSADO AO PROJETO DE LEI N° 1.713, DE 1996)

O Congresso Nacional decreta:

Art. 1º Constitui crime divulgar material pornográfico na forma de textos, sons ou imagens, através deredes de computadores. Pena - detenção de 6 (seis) meses a 2 (dois) anos.

Art. 2º Constitui crime divulgar, através de redes de computadores, informações quepromovam a violência ou ensinem métodos de fabricação de armas ou explosivos. Pena - detenção de I (um) a 4 (quatro) anos.

Art. 3° Constitui crime divulgar, através de redes de computadores, informações que estimulem ouso de drogas ilegais. Pena- detenção de 1 (um) a 4 (quatro) anos.

Art. 4° O Poder Executivo regulamentará esta lei no prazo de 90 (noventa) dias.

Art. 5° Esta lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 6° Revogam-se as disposições em contrário.

PL N° 3.943, DE 1997

Dep. Sarney Filho

Acrescenta artigos no Código Penal.

Congresso Nacional decreta:

Art. 1º - O Titulo I da Parte Especial do Decreto-Lei nº 2.848, de 7 de dezembro de 1940 - Código Penal -

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passa a vigorar acrescido do seguinte Capitulo VI, adequando-se a numeração dos capítulos subsequentes-

"Capitulo VI - DOS CRIMES CONTRA A PRIVACIDADE "violação da intimidade Art. 145-A - Violar. mediante processo tecnológico ou qualquer outro meio, a _intimidade alheia, sem oconsentimento do titular do direito. "Pena - detenção de seis meses a dois anos. "Parágrafo Único. Na mesma pena incorre aquele que indevidamente revela ou divulga imagem, escrito,palavra ou fato integrantes da intimidade alheia, ainda que legitimamente conhecidos."

"Abuso da informática "Art. 145-B Formar, indevidamente, com dados pessoais alheios, fichário automatizado ou banco de dados. "Pena - detenção, de seis meses a dois anos. "Parágrafo único - Na mesma pena incorre quem: I - acrescenta, altera, suprime indevidamente dados pessoais alheios em fichário automatizado ou banco dedados; II - utiliza processo tecnológico ou qualquer outro meio que possibilite acesso indevido a fichárioautomatizado ou banco de dados; III fornece, indevidamente, a terceiro, dados de fichário automatizado ou banco de dados; IV - divulga, indevidamente, dados pessoais de fichário automatizado ou banco de dados. Art 2° Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação. Art. 3° Revogam-se as disposições em contrario.

PLS N° 22, DE 1996 Atribui valor jurídico à digitalização de documentos e dá outras providências.

"Dispõe sobre os documentos produzidos e os arquivados em meio eletrônico e dá outras providências".

O CONGRESSO NACIONAL decreta:

Art. 1 - Fica autorizado em todo o território nacional o arquivamento em meio eletrônico de informações,dados, imagens e quaisquer outros documentos que constituam o acervo documental das empresas privadas,órgãos e entidades da Administração Pública Federal, Estadual e Municipal direta e indireta, das fundaçõesinstituídas ou mantidas pelo Poder Público e demais organizações sob o controle direto ou indireto daUnião, do Distrito Federal, dos Estados e Municípios, garantida a integridade do acervo.

Parágrafo 1º - O arquivamento e recuperação de documentos em meio eletrônico dependerá dedisciplinamento próprio nas empresas privadas, órgãos e entidades da Administração Pública Federal,Estadual e Municipal direta e indireta, das fundações instituídas ou mantidas pelo Poder Público e demaisorganizações sob o controle direto ou indireto da União,, do Distrito Federal, dos Estados e Municípios,observado o que determina o Decreto regulamentador especifico desta lei.

Parágrafo 2º - Os registros originais, independentemente de seus suportes ou meio onde foram gerados, apósserem arquivados eletronicamente, poderão, a critério do órgão ou empresa responsável, ser eliminados outransferidos para outro suporte e local, observada a legislação pertinente e o decreto regulamentadorespecífico desta lei.

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Page 4: Noções de Secretariado

Parágrafo 3º - Para os efeitos de preservação da integridade dos documentos, o meio eletrônico utilizado,qualquer que seja sua forma ou natureza, deverá garantir a autenticidade, a indelibilidade e a sigilosidadedos documentos, protegendo-os contra todo o acesso, uso, alteração de conteúdo ou qualidade, reprodução edestruição não autorizadas.

Parágrafo 4º - Terão valor probante, em juízo ou fora dele, as reproduções obtidas do sistema dearquivamento eletrônico, desde que sejam perfeitamente legíveis e fiéis aos respectivos registros originais eatendam ao Decreto Regulamentador especifico.

Parágrafo 5º - Os registros originais que não forem arquivados conforme o que dispõe esta lei, deverão sermantidos, preservados, tanto na esfera privada quanto na pública, de acordo com o que determina alegislação pertinente.

Art. 2º - As unidades da Administração Pública direta e indireta, as fundações e organizações sob controledireto ou indireto da União, Distrito Federal, Estados e Municípios e as empresas privadas para se utilizaremde sistema de arquivamento eletrônico deverão manter procedimentos voltados à gestão de seusdocumentos, conforme a sua conveniência, respeitado o disposto nesta Lei.

Parágrafo 1º - Os documentos arquivados eletronicamente, utilizarão obrigatoriamente um sistema deindexação e de controle de qualidade de imagens de documentos digitalizados e produzidoseletronicamente, que obedecerão a um processo previamente documentado e adotado pelo órgão ouempresa responsável.

Parágrafo 2º- O sistema de arquivamento eletrônico deverá propiciar uma rápida e eficiente localização dosdocumentos, bem como permitir a verificação da fidelidade ao processo previamente definido e adotadopelo órgão ou empresa responsável.

Art. 3º - É assegurado o acesso aos documentos dos órgãos públicos e instituições de caráter público,produzidos e os arquivados em meio eletrônico, ressalvados aqueles considerados como segredo de justiça esigilosos, na forma da legislação em vigor.

Art. 4º - As dúvidas ou questionamentos sobre as reproduções obtidas de sistemas de arquivamentoeletrônico deverão ser dirimidas a partir da documentação do processo adotado pelo órgão ou empresaresponsável.

Art. 5º - Ficará sujeito a responsabilidade penal, civil, administrativa e tributária, de acordo com a legislaçãoem vigor, aquele que desfigurar ou destruir documentos de valor permanente ou considerado como deinteresse público e social arquivados, produzidos ou reproduzidos na forma prevista nesta Lei.

Art. 6º - Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 7º - Revogam-se as disposições em contrário.

Autor:Senador Sebastião Rocha

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Page 5: Noções de Secretariado

PLS N° 234, DE 1996 Define crime contra a inviolabilidade de comunicação de dados de computador.

O CONGRESSO NACIONAL DECRETA:Art. 1º É crime contra a inviolabilidade de comunicação de dados de computador: I - manipular, sabotar, espionar, acessar de qualquer maneira, sem a autorização competente, o conteúdode computador. Pena: detenção, de 1 (um) a 2 (dois) anos e multa.

II - utilizar abusivamente sem a devida autorização das instalações de processamento de dados. Pena: detenção, de 1 (um) a 6 (seis) meses, ou multa.

Art. 2° A pena será aumentada de 1/3 (um terço) se o cometimento do crime definido nesta lei: I - prejudicar o funcionamento de programa ou confiabilidade de tais dados;II - impedir ou dificultar o acesso de pessoas autorizadas ao sistema do computador; III - burlar a integridade ou a fidelidade das informações; IV - alterar ou destruir o conteúdo de qualquer computador.

Art. 3° Se o crime definido nesta Lei for cometido contra a administração pública, direta ou indireta, ouempresa concessionária de serviços públicos, a pena cominada será aumentada de 2/3 (dois terços).

Art. 4° Se o agente ao violar os dados, ou em seguida a este, pratica outro crime contra o titular do sistema,aplicam-se cumulativamente a pena de violação e a cominada ao outro crime.

Art. 5° Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 6° Revogam-se as disposições em contrário.

LEI FEDERAL N. 6015/73

Art. 22. Os livros de registro, bem como as fichas que os substituam, somente sairão do respectivocartório mediante autorização judicial.

-Preserva-se a segurança dos dados.

-O termo "autorização judicial" pode ser entendido de duas formas:

---Autorização do juiz corregedor dos serviços. É uma autorização administrativa.

---Autorização mediante processo judicial. Este tipo não está restrito ao juiz corregedor; as ordens judiciaisdevem ser cumpridas.

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Page 6: Noções de Secretariado

-Já o termo "livros de registro" deve ter uma interpretação mais ampla. Significa livros, computadores, CDs,disquetes e outros objetos em que se faça o armazenamento de dados.

Art. 23. Todas as diligências judiciais e extrajudiciais que exigirem a apresentação de qualquer livro, fichasubstitutiva de livro ou documento, efetuar-se-ão no próprio cartório.

-Este artigo deve ser interpretado conjuntamente com o anterior. Ou seja, os "livros" podem sair do cartóriopor ordem judicial (ordem administrativa ou em processo judicial).

Art. 24. Os oficiais devem manter em segurança, permanentemente, os livros e documentos e respondempela sua ordem e conservação.

-Trata-se de uma das obrigações do delegado: manter a segurança dos dados que estão registrados através docuidado que ele deve ter com os livros, disquetes, CDs, computadores etc.

-Este artigo está diretamente ligado ao Princípio da Segurança.

Art. 25. Os papéis referentes ao serviço do registro serão arquivados em cartório mediante a utilização deprocessos racionais que facilitem as buscas, facultada a utilização de microfilmagem e de outros meios dereprodução autorizados em lei.

-Deve-se procurar um meio que garanta ao mesmo tempo a eficiência e a segurança.

-Eficiência significa que os dados constantes do registro devem ser de fácil acesso. De nada adianta umtítulo estar registrado, se o registro não pode ser encontrado. Cada vez mais são utilizados meios eletrônicosque permitem uma maior capacidade de armazenamento de dados, com uma maior facilidade de localizaçãodos mesmos.

-Segurança significa que se deve procurar a modernização, mas sem se esquecer em nenhum momento deque os dados armazenados garantem direitos. Logo, eles devem ser mantidos intactos.

Art. 26. Os livros e papéis pertencentes ao arquivo do cartório ali permanecerão indefinidamente.

-Pode-se interpretar este artigo de dois modos:

---Os livros, computadores, CDs e outros que contenham os dados registrados devem permanecer na sededa serventia. Tal procedimento facilita as buscas e a emissão de certidões. Logo, até é admitido que os livrosnão fiquem no local exato do cartório, desde que os dados sejam de fácil acesso para quem estiver na sede daserventia.

---Mesmo havendo desdobramento de serventia, o que na originária foi registrado, nela permanecerá. Osnovos registros e averbações serão feitos na nova serventia.

LEI FEDERAL N. 8935/94

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Page 7: Noções de Secretariado

Art. 4º Os serviços notariais e de registro serão prestados, de modo eficiente e adequado, em dias ehorários estabelecidos pelo juízo competente, atendidas as peculiaridades locais, em local de fácil acesso aopúblico e que ofereça segurança para o arquivamento de livros e documentos.

-Princípio da Eficiência. Os serviços devem ser prestados de forma eficiente e adequada. O serviço deve serprestado no menor tempo possível, e com boa qualidade.

-Quando a lei fala que os dias e horários serão estabelecidos pelo juízo competente, deve-se interpretar queo horário deve ser fixado pela Corregedoria.

-Quando a lei fala em segurança, ela diz que os serviços devem estar em locais que não sejam facilmenteatingidos por força da natureza e correlatos. Por exemplo, o cartório não deve ser localizado às margens deum rio que freqüentemente sai de seu leito na época das chuvas.

-Como "local de fácil acesso", deve-se entender aquele para o qual haja facilidade de transporte público.

-O arquivamento pode ser feito através de meios eletrônicos, como computadores, CDs etc. Nesse sentido apalavra "arquivo" adquire uma conotação mais ampla do que simples repositório de papéis. O que importa éque sejam mantidas a publicidade, a eficácia, a segurança e a autenticidade dos serviços.

-Princípio da Autonomia Administrativa.

---Os delegados podem praticar, independentemente de autorização, todos os atos legalmente previstosnecessários à execução e organização dos serviços. Mas é importante dizer que tal autonomia visa a umamelhor prestação do serviço. Aqui pode ser inserido o dever do oficial de atender o público dentro dosprazos legais e com qualidade.

---Também deve ser lembrado que o delegado sofre fiscalização pelo Poder Judiciário. Juiz Corregedor dosserviços e Corregedoria-Geral de Justiça.

-O Poder Judiciário detém apenas a fiscalização dos serviços. Pelo Princípio da Autonomia Administrativa,aos delegados compete a organização da serventia, visando à prestação de um serviço rápido e de qualidade.

Art. 41. Incumbe aos notários e aos oficiais de registro praticar, independentemente de autorização, todosos atos previstos em lei necessários à organização e execução dos serviços, podendo, ainda, adotar sistemasde computação, microfilmagem, disco ótico e outros meios de reprodução.

-Neste artigo vemos o Princípio da Autonomia Administrativa no que se refere aos processos deescrituração e conservação. O importante é o resguardo da publicidade, da eficácia, da segurança e daautenticidade dos atos jurídicos.

Art. 42. Os papéis referentes aos serviços dos notários e dos oficiais de registro serão arquivados medianteutilização de processos que facilitem as buscas.

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Page 8: Noções de Secretariado

-Este artigo visa tanto à praticidade quanto à segurança dos serviços. O importante é garantir a publicidade,autenticidade, segurança e eficácia dos atos jurídicos do modo mais eficiente possível.

-O termo "Papéis" deve sofrer interpretação extensiva para abarcar microfilmagem, meios eletrônicos etc.

Art. 46. Os livros, fichas, documentos, papéis, microfilmes e sistemas de computação deverão permanecersempre sob a guarda e responsabilidade do titular de serviço notarial ou de registro, que zelará por suaordem, segurança e conservação.

Parágrafo único. Se houver necessidade de serem periciados, o exame deverá ocorrer na própria sede doserviço, em dia e hora adrede designados, com ciência do titular e autorização do juízo competente.

-É obrigação do delegado preservar a segurança dos atos jurídicos. Assim prescreve o artigo 1º desta lei.

-A segurança dos atos jurídicos se faz através de métodos seguros de arquivamento. Método seguro dearquivamento diz respeito ao modo como ele é feito e à maneira como ele é conservado e protegido deviolações.

EI FEDERAL N. 9492/97

Art. 32. O livro de Protocolo poderá ser escriturado mediante processo manual, mecânico, eletrônico ouinformatizado, em folhas soltas e com colunas destinadas às seguintes anotações: número de ordem,natureza do título ou documento de dívida, valor, apresentante, devedor e ocorrências.

-Este artigo trata do Livro de Protocolo.

-Este artigo traz a obrigatoriedade do livro de protocolo, que pode ser escriturado de diversas formas,inclusive por meio eletrônico.

-São 3 os livros a serem mantidos em uma serventia de protestos:

--1 – Livro de Protocolo.

--2 – Livro de Registro de Protestos.

--3 – Livro Índice.

-Importante dizer que cada vez mais os livros vão sendo substituídos por métodos eletrônicos dearquivamento. O importante é que se garanta a publicidade, a eficácia, a segurança e a autenticidade dosregistros.

Parágrafo único. A escrituração será diária, constando do termo de encerramento o número dedocumentos apresentados no dia, sendo a data da protocolização a mesma do termo diário do encerramento.

-A escrituração diária ajuda na fiscalização e garante a ordem de precedência.

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Page 9: Noções de Secretariado

Art. 33. Os livros de Registros de Protesto serão abertos e encerrados pelo Tabelião de Protestos ou seusSubstitutos, ou ainda por Escrevente autorizado, com suas folhas numeradas e rubricadas.

-Este artigo trata do Livro de Registro de Protesto.

-É importante perceber que não é mais o Juiz que faz o termo de encerramento, e sim o tabelião.

Art. 34. Os índices serão de localização dos protestos registrados e conterão os nomes dos devedores, naforma do § 4º do art. 21, vedada a exclusão ou omissão de nomes e de protestos, ainda que em caráterprovisório ou parcial, não decorrente do cancelamento definitivo do protesto.

-Este artigo trata do Livro Índice.

-O tabelião deve ter um índice pelo qual se encontrem todos os protestos lavrados em nome de uma pessoa.Os nomes das pessoas, constantes no índice, devem ser acompanhados do documento de identidade maisCPF ou CNPJ. Este índice tem o mesmo objetivo do Livro indicador pessoal do registro de imóveis (artigo138 da Lei 6.015/73); ele favorece a localização de todos os protestos registrados em nome de uma pessoa.

-Qualquer título não cancelado deve constar no índice. Se houve sustação de protesto, a mesma deveconstar do índice.

§ 1º Os índices conterão referência ao livro e à folha, ao microfilme ou ao arquivo eletrônico onde estiverregistrado o protesto, ou ao número do registro, e aos cancelamentos de protestos efetuados.

-É o sistema de anotações recíprocas, que facilita as buscas.

§ 2º Os índices poderão ser elaborados pelo sistema de fichas, microfichas ou banco eletrônico de dados.

-O banco eletrônico de dados garante uma maior publicidade, pois, através dele fica mais fácil a localizaçãodos registros e averbações. Com avanço da tecnologia, pode-se dizer que tal método é o mais seguro.

Art. 35. O Tabelião de Protestos arquivará ainda:

I - intimações;

II - editais;

III - documentos apresentados para a averbação no registro de protestos e ordens de cancelamentos;

IV - mandados e ofícios judiciais;

V - solicitações de retirada de documentos pelo apresentante;

VI - comprovantes de entrega de pagamentos aos credores;

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Page 10: Noções de Secretariado

VII - comprovantes de devolução de documentos de dívida irregulares.

-Acontece quando por vício formal o credor não poderia ter protestado o documento. Ver parágrafo único,do artigo 9º desta lei.

§ 1º Os arquivos deverão ser conservados, pelo menos, durante os seguintes prazos:

I - um ano, para as intimações e editais correspondentes a documentos protestados e ordens decancelamento;

II - seis meses, para as intimações e editais correspondentes a documentos pagos ou retirados além dotríduo legal;

-Documentos retirados além do tríduo legal que não foram protestados.

III - trinta dias, para os comprovantes de entrega de pagamento aos credores, para as solicitações deretirada dos apresentantes e para os comprovantes de devolução, por irregularidade, aos mesmos, dos títulose documentos de dívidas.

§ 2º Para os livros e documentos microfilmados ou gravados por processo eletrônico de imagens nãosubsiste a obrigatoriedade de sua conservação.

-O que o parágrafo quer dizer é que a microfilmagem ou o processo eletrônico de imagens substitui oslivros. É que eles garantem a transcrição literal, que é integral.

§ 3º Os mandados judiciais de sustação de protesto deverão ser conservados, juntamente com osrespectivos documentos, até solução definitiva por parte do Juízo.

-Este artigo é muito importante tendo em vista o estabelecimento dos prazos de arquivamento e papéis quedevem ser arquivados.

Art. 36. O prazo de arquivamento é de três anos para livros de protocolo e de dez anos para os livros deregistros de protesto e respectivos títulos.

-Este é o prazo mínimo de arquivamento. Com os atuais métodos tecnológicos, a tendência é que oarquivamento se faça por mais tempo.

Como dissemos no início desse trabalho, a Lei 6015/73 deve sofrer uma interpretação extensiva e teleológicapara poder abarcar as novas tecnologias que permitem métodos mais seguros e mais eficientes dearquivamento e buscas.

Aceitando-se tais métodos, passaremos a perceber que os artigos da Lei 6015/73 devem ser interpretadosconjuntamente com as Leis 8935/94 e 9492/97 para permitir que os arquivamentos sejam feitos através dosmais modernos métodos tecnológicos.

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Page 11: Noções de Secretariado

Podemos, também, falar de analogia. Entendendo-se que depois da Lei 8935/94 era exigível que cadaserventia tivesse a sua legislação específica, poderemos utilizar-nos da Lei 9492/97. É que tal legislaçãopermite o arquivamento dos dados por meios os mais modernos possíveis.

Agenda e organização de reuniões

Organizar uma reunião básica é um trabalho que deve ser aprimorado constantemente, pois ninguém vai auma reunião ou encontro político para ficar discutindo sem definir nada, avaliando que não adianta ou nãodá para se organizar, e depois que termina nem mais se lembra da pauta, tão mal feita que foi.

Na agenda objetivo da reunião deve constar claramente,toda reunião deve ter um objetivo bem claro edefinido, para que todos saibam o que se quer com a reunião, pois ninguém deve ir à uma reunião sem saberdo que se trata. Indica-se que se defina com antecedência seus objetivos, para inclusive melhor prepará-la.

O objetivo necessariamente reflete as necessidades, os interesses e os problemas dos presentes. Não adiantafazer reunião para discutir pontos que não têm nada a ver com a militância ou a conjuntura. É perda detempo. Toda instância que enfrenta dificuldades internas ou está desvinculada a um trabalho permanentede inserção social, precisa realizar mais reuniões, até esgotar a discussão sobre os problemas e redefinir asmetas táticas.

Os passos para a organização de uma reunião básica são:

1º) Quem convocou a reunião ou o coordenador deve começar a reunião dizendo os objetivos desta.

2º) Cada participante se apresentar. Só se dispensa este passo caso todos se conheçam. Mas se tiver umconvidado ou um profissional novo devem se apresentar

3º) Escolher o coordenador da reunião e o relator (somente no caso de não serem fixos por um tempo). Todareunião deve ter um eleito que fica coordenando, e tem por tarefa controlar as discussões, passar a palavrapara todos, garantir o andamento da reunião e encaminhar as resoluções. O relator, eleito ou indicado pelocoordenador, é quem vai anotando as questões principais das discussões e todas as resoluções. Mesmoquando se trata de uma reunião de secretariado por exemplo, indica-se a escolha de um coordenador e umrelator diferente após um período de tempo, para que os companheiros acostumem com estas tarefas,mesmo que não tenha jeito. Este tempo tem que ser suficiente para que todos aprendam a função, fazerrodízio toda hora também não ensina ninguém.

4º) Definição dos assuntos a discutir (fazer a pauta):

Deve sempre existir uma pré-pauta, tirada na última reunião ou proposta pelo coordenador. No início dareunião o coordenador mostra a pré-pauta e pede aos companheiros que levantem inclusões, supressões,mudanças a serem discutidos na reunião, anotando na medida que são aprovados. Depois coloca-se em

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Page 12: Noções de Secretariado

ordem de importância, sendo os mais relevantes no início, e no final os de menos peso. O que não dentro dotempo deve ficar para uma próxima reunião, é improdutivo esticar muito tempo uma reunião. Além dosassuntos discutidos as reuniões necessariamente devem incluir a leitura da ata (ou relato) da reuniãoanterior, o relato das viagens, visitas ou tarefas realizadas pelos companheiros e a análise conjuntural darecente reunião até o presente.

5º) Discussão dos assuntos:

Depois da aprovação dos assuntos e colocá-lo em ordem, é bom dividir o tempo para cada um. Este tempo éuma referência a ser seguida, mas não deve ser extremamente rígido. Por exemplo 10 minutos, ou se forimportante 1 hora. É preciso sempre ter o horário para terminar a reunião, discussões intermináveis ouamplas consultas são um suicídio para uma organização. Assim o coordenador abre a discussão assunto porassunto, procurando sempre controlar o tempo, ouvir todo mundo, respeitar a posição dos profissionais esempre encaminhar as resoluções. As pessoas devem ter atenção para o ponto de pauta, evitando misturá-lose sair do ponto, o que desvia a discussão e atrasa a reunião. As resoluções devem ficar claras para todos. Paracada tarefa deve haver um responsável por responder por ela, assim como deve dar-se prazo estipulado parasua concretização.

6º) Conclusão da reunião básica:

Passando os assuntos, o coordenador encerra a reunião. Em situações extremas o coordenador encerra areunião, devendo garantir como e quem vai resolver os pontos pendentes.

Conhecimentos dos softwares: Microsoft Word, Excel, Microsoft Power Point; Outlook e Windows Mail.

MICROSOFT WORD – PROCESSADOR DE TEXTOSMICROSOFT WORD – PROCESSADOR DE TEXTOSMICROSOFT WORD – PROCESSADOR DE TEXTOSMICROSOFT WORD – PROCESSADOR DE TEXTOS

Quando o negócio é texto (cartas, memorandos, ofícios, livros, apostilas), o programa que precisamos é umprocessador de textos. O mais famoso, e cheio de recursos,processador de textos do mundo é o MicrosoftWord.Fabricado pela mesma empresa que fabrica o Windows, este programa já teve várias versões, e se encontraatualmente na versão XP.Para executar o Word deve-se clicar no seu ícone, presente no menu PROGRAMAS, a partir do BotãoINICIAR Quando executamos o Word, oprograma aparece com um documento vazio:Componentes da tela do Word:1) Barra de Menus: Contém todos os comandos utilizados no Word listados em sua forma de texto. Em cada

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menu daqueles (Arquivo, Editar, Exibir, etc...) existem várias outras opções. No menu ARQUIVO, porexemplo, existem as opções SALVAR, ABRIR, NOVO, IMPRIMIR, SAIR, CONFIGURAR PÁGINA, etc.Para acessar um menu sem usar o Mouse, basta pressionar a tecla correspondente à letra sublinhadaenquanto segura a tecla ALT (no teclado). Por exemplo, para acessar o Menu Arquivo sem usar o mouse,deve-se pressionar ALT+A.2) Barras de Ferramentas: São coleções de botões que executam comandos do programa. Os comandoscontidos nestas barras não são novos, são os mesmo comandos existentes nas barras de menu, apenas sãomais rápidos de acessar. Cada linha horizontal cheia de botões é uma barra de ferramentas, temos lá emcima as barras Padrão e Formatação, e na parte inferior da tela, a barra Desenho.3) Página de trabalho: É a parte do Word onde nós digitamos nosso texto, é bem parecida com uma páginamesmo, e suas dimensões são idênticas às de uma página normal (dependendo do tamanho que se tenhaescolhido no menu Arquivo, na opção configurar página). Quando a página chega ao fim, o Wordautomaticamente cria uma nova página e a apresenta na tela4) Barras de rolagem: Existem duas: horizontal (localizada na parte inferior da tela) e vertical (localizada naparte direita da mesma). Servem para “rolar” a visualização do documento. Por exemplo, estamos digitandoa página 16 e queremos voltar para ver o conteúdo da página 10, é só clicar e arrastar a barra vertical paravoltar lá.5) Barra de Satus: Apresenta as informações pertinentes ao documento naquele instante, como página atual,linha e coluna onde o cursor está, entre outras informações.

ESTUDO DOS COMANDOS DO WORD (Importante)ESTUDO DOS COMANDOS DO WORD (Importante)ESTUDO DOS COMANDOS DO WORD (Importante)ESTUDO DOS COMANDOS DO WORD (Importante)

No Word, podemos executar os comandos de várias maneiras, seja pelo Menu, seja por um botão em algumabarra de ferramentas, ou por teclado (teclas de atalho):

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Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 18

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Obs: Nem todos os comandos do Word apresentados na tabela acima estão com suas teclas de atalho

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descritas, resolvi listar apenas as teclas de atalho mais cobradas em concursos (para melhor direcionar oestudo e evitar que seus neurônios queimem de tanto memorizar!!)

OBSERVAÇÕES SOBRE ALGUNS COMANDOS DO WORD (Casca de Banana)OBSERVAÇÕES SOBRE ALGUNS COMANDOS DO WORD (Casca de Banana)OBSERVAÇÕES SOBRE ALGUNS COMANDOS DO WORD (Casca de Banana)OBSERVAÇÕES SOBRE ALGUNS COMANDOS DO WORD (Casca de Banana)

Existem alguns comandos do Word que apresentam diferenças entre as maneiras como são executados. Umclaro exemplo é o comando IMPRIMIR: Se clicarmos no botão na barra de ferramentas, o documento ativoé automaticamente impresso em uma única cópia de todas as páginas. Porém, se nós clicarmos emARQUIVO / IMPRIMIR ou solicitarmos CTRL+P, uma janela se abrirá para que configuremos algunsajustes na impressão, como:páginas a serem impressas, número de cópias, Qualidade de Impressão, entre outros.Outro exemplo interessante é o comando NOVO, que se for executado o botão ou CTRL+O, abrir-se-áautomaticamente uma página em branco nova para trabalharmos. Se escolhermos ARQUIVO / NOVO, seráapresentada uma tela que permite escolher entre modelos de documentos existentes no WORD, comoJornais, Currículos, Memorandos, Documentos em Branco, etc.

MOVIMENTAÇÃO E SELEÇÃO DE TEXTO (Importante)MOVIMENTAÇÃO E SELEÇÃO DE TEXTO (Importante)MOVIMENTAÇÃO E SELEÇÃO DE TEXTO (Importante)MOVIMENTAÇÃO E SELEÇÃO DE TEXTO (Importante)

Mais do que simplesmente memorizar alguns comandos do programa Word, para responder questõespráticas (como as do CESPE/UnB), precisamos conhecer as técnicas para movimentação do cursor e seleçãode texto num documento deste programa.Mover o cursor (oficialmente conhecido como “Ponto de Inserção”, que é aquela barrinha fina que ficapiscando, esperando pelas coisas que vamos digitar...) requer apenas o conhecimento em algumas teclas docomputador.

PLANILHAS ELETRÔNICASPLANILHAS ELETRÔNICASPLANILHAS ELETRÔNICASPLANILHAS ELETRÔNICAS

MICROSOFT EXCELMICROSOFT EXCELMICROSOFT EXCELMICROSOFT EXCEL

A Microsoft não ficou de fora na briga dos programas de Planilha, o Excel é o mais fácil e poderosoprograma de cálculos que existe.1) Barras de Menus e Barras de Ferramentas: Têm as mesmas funções no Word, os comandos dos menusArquivo e Editar são basicamente os mesmos, algumas ferramentas também (pode comparar com a foto datela do Word). Todos os comandos do Excel estão aqui.2) Barra de Fórmulas: O que se escreve em qualquer parte do Excel, é apresentado ao mesmo tempo nestabarra em branco (que só está em branco porque não há nada escrito). Se em algum lugar do Excel existir umvalor numérico obtido por uma fórmula, esta barra mostrará a fórmula que estiver por trás do número.3) Barra de Endereço: Apresenta o endereço da célula onde nos encontramos naquele momento. Oendereço pode ser o padrão do Excel, como F79, ou podemos renomeá-lo, por exemplo, para TOTAL, ouqualquer outra coisa.

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4) Área de trabalho do Excel: A área de trabalho do Excel tem algumas particularidades que devemoscompreender: O Excel não se parece com uma página (ele não tem essa preocupação, como o Word tem).Ele é formado por 256 colunas (da A até a IV) e 65536 linhas (numeradas). O encontro de uma linha comuma coluna forma uma célula, que é o local onde escrevemos os dados no Excel. Por exemplo, O encontroda coluna B com a linha 4 forma a célula denominada B4. O encontro da coluna GF com a linha 7845 formaa célula GF7845. Para escrever numa célula basta Clicar nela e começar a digitar, se confirmarmos comENTER, o conteúdo fica na célula, se cancelarmos com ESC, o conteúdo não chega a entrar na célula.5) Guias das planilhas: O Arquivo do Excel é chamado PASTA DE TRABALHO, isso significa que quandovocê salva um documento no excel, este é chamado de Pasta de Trabalho. Um arquivo do Excel podepossuir várias planilhas (pense nas planilhas como “páginas” das pastas de trabalho). Cada planilha possui256 colunas e 65536 linhas independentes das outras planilhas. Inicialmente o Excel possui 3 planilhas, quepodem ser renomeadas (dando dois cliques na guia da planilha) e podemos também acrescentar maisplanilhas (Menu Inserir / Planilha). Podemos excluir uma planilha que não desejemos mais no MenuEditar,opção Excluir Planilha.6) Barras de rolagem: Como não é possível colocar todas as 256 colunas e 65536 linhas numa telasó,podemos utilizar as barras de rolagem para visualizar as partes da planilha que porventura estiveremsendoescondidas.

CONHECIMENTO DOS PRINCIPAIS RECURSOS DO EXCEL

É possível realizar uma série de operações com o Excel, ele nos permite construir verdadeiros “programas”para calcular aquilo que desejarmos. Para esse fim, o excel conta com uma série de comandos, dos quaisalguns são inteiramente idênticos aos do Word, inclusive com suas teclas de atalho (Como Salvar, Imprimir,Novo, Copiar, Colar,etc...). Para digitar no Excel, usamos as células, como vemos a seguir:Note que cada informação foi digitada em uma célula diferente, inclusive o título, que, por ser muito maiorque a largura da célula, se estendeu pelas células adjacentes (mas foi digitado somente na célula A1). ACélula C11 é chamada de Célula Ativa, pois o cursor (borda mais grossa) está apontando para ela nestemomento.Basicamente, toda informação digitada no Excel pode ser interpretada de 3 formas: Ou é um texto, ou umnúmero, ou um cálculo. Em suma, quando digitamos algo no Excel, o programa lê o que foi digitado, nomomento em que confirmamos a célula, e verifica se o que foi digitado é um texto, ou um número ou umcálculo. Não existe nenhuma outra maneira de interpretação da informação por parte do Excel, somente essas três.Seguem abaixo os critérios para que o excel interprete as informações:Texto: Contendo letras, espaços, sem que seja número ou cálculo, o excel interpreta como se fosse texto,exemplo: Av. Bernardo Vieira de Melo, 123Número: quando possuir apenas caracteres numéricos, ou pontos ou vírgulas em posições corretas, éentendido como número, exemplo: 123 ou 1.300,00 Cálculo: Toda vez que começamos a célula com o sinalde = (igual), + (mais), – (menos) ou @(arroba) o excel tende a interpretar como cálculo, exemplo: =A10+(A11*10%) NOTA: Quando iniciamos uma célula com os sinais de + (mais), – (menos) e @ (arroba), opróprio Excel se encarrega de colocar o sinal de = (igual) antes da expressão.

FÓRMULAS E FUNÇÕES NO EXCEL – COMO AUTOMATIZÁ-LO

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No Excel podemos fazer uso de cálculos para que o próprio programe calcule por nós, existem basicamentedois tipos de cálculos: As fórmulas e as funções, ambas devem ser escritas com o sinal de = (igual)precedendo-as para serem entendidas como cálculos.Preste atenção à tela abaixo, verifique que as células em negrito são respostas aos dados inseridos em cima:

Pode-se ver que a célula ativa (no caso, E11) está apresentando o valor 160, mas seu verdadeiro conteúdoestá sendo mostrado na Barra de Fórmulas (=E4+E5), que é a fórmula que Soma o valor que está a célula E4com o valor da E5. Ou seja, quando preenchemos uma célula com um cálculo, este implica no aparecimentodo resultado, mas a fórmula ainda pode ser vista com a ajuda da Barra de Fórmulas.Não é comum construir fórmulas deste tipo: =12+140, pois esta fórmula está somando dois valores fixos,portanto, seu resultado sempre será fixo (152, no caso). A maneira mais usada (e ideal) de se utilizar cálculosé usando referências de outras células (como no caso anterior, que se falou em E4 e E5).Portanto, os cálculos no Excel, sejam fórmulas ou funções (que iremos ver posteriormente), são utilizadospara automatizar a planilha de cálculos, desde que se utilize referência de outras células, onde estãolocalizados os dados a serem calculados.Fórmulas são os cálculos no Excel que parecem com expressões matemáticas, e que utilizam apenasoperadores matemáticos e referências de células ou valores. Em suma, quando o cálculo possuir apenasnúmeros e sinais matemáticos, é uma fórmula. Exemplos de fórmulas: =E1+12 =C1*C2 =A1*(3-B1)/(2-F40)=A1+A2 =J17*2%-E1*3%O uso dos parênteses tem a mesma função no Excel que possui na matemática, que é forçar a resolver umadeterminada parte do cálculo antes de outra que teria maior prioridade. Sabemos que a multiplicação e adivisão têm maior prioridade que a adição e a subtração, e que, numa expressão, elas seriam resolvidasprimeiro. Mas se possuirmos parênteses, a história pode tomar rumos diferentes, verifique os exemplos abaixo:2+4*2 = 2+8 = 10 (Multiplicação realizada primeiramente, pois tem prioridade)(2+4)*2 = 6*2 = 12 (Adição realizada primeiro, por causa dos parênteses)Como escrever equações complexas com o Excel? Não se preocupe, isso é só um problema de “tradução”,que seria apenas a mudança do modo de escrita conhecido por todos que entendem matemática para omodo que o excel entende, veja abaixo:18 – [20 X (3+1) – 2] =(18-(20*(3+1)-2)) / ((2-1)*7) (2-1) X 7Como pode ver, para separar numerador de denominador, foi necessário usar não somente o símbolo dedivisão (a barra / ), mas também os parênteses para definir bem quem seria dividido e quem seria o divisor.

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Foi por isso que cercamos completamente o numerador com um par de parênteses e fizemos o mesmo como denominador.Operadores matemáticos usados nas fórmulas:Operação Matemática ExcelAdição A+B =A+BSubtração A-B =A-BMultiplicação AxB =A*BDivisão A:B =A/BPotenciação AB =A^BFunções são comandos que existem somente no Excel, para executarmos equações matemáticas complexas,ou equações de comparação, referência, condição, contagem, e até mesmo, operações com texto.Existem 227 funções diferentes, para as mais diferentes áreas de utilização de cálculos, como engenharia,matemática geral e financeira, trigonometria, geometria, estatística, contabilidade, e funções gerais como asque trabalham exclusivamente com hora e data, com texto e com referências condicionais.Basicamente qualquer função do Excel pode ser escrita com a seguinte Sintaxe:=NOME_DA_FUNÇÃO (ARGUMENTOS)Onde NOME_DA_FUNÇÃO é o nome da mesma (cada função tem o seu) e os ARGUMENTOS sãoinformações que fazer a função trabalhar corretamente. Algumas funções solicitam um argumento, outraspodem solicitar vários argumentos, outras funções simplesmente requerem os parênteses vazios. Se algumafunção necessita de mais de um argumento, eles vêm separados por ; (ponto e vírgula) dentro dosparênteses. Se, no lugar do ;aparecer um sinal de : (dois pontos), significa que estamos apontando para umintervalo de células (ou seja, C4;C20 é lido como C4 e C20 e a expressão C4:C20 é lido C4 até C20,incluindo tudo o que estiver no meio delas).Abaixo uma listagem das mais usadas funções do programa, com suas explicações e, é claro, os exemplos decomo utilizá-las. Cabe aqui apenas um lembrete, não existem funções para realizar todos os tipos decálculos, portanto, se for necessário criar um cálculo específico (como a média ponderada de umadeterminada faculdade), deve-se utilizar fórmulas, não funções.

LISTAGEM DAS FUNÇÕES MAIS USADAS NO EXCELISTAGEM DAS FUNÇÕES MAIS USADAS NO EXCELISTAGEM DAS FUNÇÕES MAIS USADAS NO EXCELISTAGEM DAS FUNÇÕES MAIS USADAS NO EXCEL

Nome da Função Serve para Sintaxe / ExemploSOMA Somar as células que forem citadas dentro dos parênteses =SOMA(Células) =SOMA(A4:A10)MÉDIA Realiza a operação de Média Aritmética nas células descritas como argumento =MÉDIA(Células)=MÉDIA(C1;C2;C3)MÁXIMORetorna como resposta o maior valor numérico que encontrar nas células do argumento=MÁXIMO(Células)=MÁXIMO(A8:A20)MÍNIMO Retorna o menor valor dentro das células do argumento citado=MÍNIMO(Células)=MÍNIMO(D1:D230)CONT.SEConta quantas vezes aparece o critério citado, dentro do intervalo de células citado.=CONT.SE(Intervalo.;Critério)

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=CONT.SE(F1:F11;”João”)SERealiza uma avaliação comparativa entre dois valores (células) e retorna uma das duas respostas definidasem seus argumentos=SE(Teste;ValorV;ValorF)=SE(A1<7;”Reprovado”;“Aprovado”)SOMASERealiza uma soma condicional de um determinado intervalo de células baseado em um critério existente emoutro intervalo paralelo.=SOMASE(Int_Crit;Critério;Int_Valores)=SOMASE(A1:A200;”Cheque”;F1:F200)AGORA Mostra a Data e a Hora atuais =AGORA( )HOJE Mostra a Data Atual =HOJE( )Ainda há muitas funções que podem ser úteis para os mais variados tipos de profissionais, como contadores,engenheiros, professores, ou qualquer um que queira trabalhar com o Excel como sua ferramenta detrabalho.

COPIANDO FÓRMULAS E FUNÇÕESCOPIANDO FÓRMULAS E FUNÇÕESCOPIANDO FÓRMULAS E FUNÇÕESCOPIANDO FÓRMULAS E FUNÇÕES

No excel, cada fórmula, deve ser usada para um determinado cálculo, observe na tela que se segue quetemos 6 alunos e conseqüentemente 6 médias serão calculadas, mas apenas construímos uma delas (a doprimeiro aluno).Se quisermos que as outras crianças tenham médias automaticamente calculadas, devemos construir asoutras funções também (uma para cada aluno, ou seja, uma para cada linha).ATENÇÃO: Se usar CTRL+X (recortar) para depois colar, a fórmula presente na célula não se alterará, ouseja, continuará apontando para as referências para as quais estava apontando antes, isso serve para arrastaro conteúdo da célula sem o CTRL também.ATENÇÃO 2: Se quiser Fixar uma referência antes de copiar uma fórmula, para que ela não seja atualizadacom o movimento, basta colocar $ (cifrão) antes da componente que deseja fixar (ou seja, se quer fixar acoluna da célula A4, escreva $A4, se quer fixar a linha, escreva A$4, se quer fixar Coluna e linha, escreva$A$4) Por exemplo, se copiarmos a fórmula =B4+C4 para duas linhas abaixo, ela vai se tornar =B6+C6, masse a escrevermos =B4+C$4, ao copiarmos para duas linhas abaixo, ela se tornará =B6+C$4 (espero que tenhaentendido que o 4 não variou por conta do cifrão).NOTA: se a Alça de Preenchimento for usada em palavras, elas se repetem, a menos que as palavras existamnum conjunto de listas (seqüências) que o Excel possui. Por exemplo, se você digitar SEG e arrastar a alça, oExcel criará TER, QUA, QUI, etc... O mesmo acontece com Textos seguidos de números ALUNO1,ALUNO2, etc...

ERROS #Algumas vezes cometemos erros de construção da fórmula, não pela sintaxe da mesma, mas por erros nasreferências das células utilizadas. O Excel às vezes nos retorna mensagens de erro, normalmente precedidaspelo sinal de # (sustenido).As mensagens de erro # mais comuns estão listadas abaixo:

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#VALOR!: Este erro é apresentado quando criamos uma fórmula que aponta para uma referência que possuiTEXTO. Esse erro não é apresentado quando utilizamos uma função, apenas quando foi utilizada umafórmula.#NOME!: Este erro ocorre quando digitamos errado no nome de uma função.# DIV/0!: O Excel apresenta este erro quando, em algum momento do trabalho, enviamos uma solicitaçãopara que ele use 0 (zero) como divisor em alguma fórmula.# REF!: este erro ocorre quando a referência de célula não existe na planilha.

LISTAGEM DAS FERRAMENTAS E COMANDOS PRÓPRIOS DO EXCEL

O Excel possui uma série de comandos parecidos como Word, mas possui ferramentas exclusivas, e as ireimostrar agora, desejando que você as assimile bem, pois podem ser cobradas no Concurso.Formatar Células: O Menu Formatar possui uma opção chamada Células, que também pode ser acessadapelo atalho CTRL+1, nesta opção podemos alterar toda e qualquer configuração no que diz respeito aoformato das células do Excel, como cores, tipos de letra, bordas,formato dos números,alinhamento do textoe até mesmo se a célula pode ser travada ou não. Na próxima página segue uma imagem da tela deFormatação de Células, e suas várias “orelhas” de opções.As outras páginas desta tela, como fonte e Bordas, têm suas funções definidas, e o nome já diz tudo. Comoeste comando do Excel é muito extenso e importante, estudemo-lo com mais detalhamento:Número Ajusta o formato dos números de uma célula, como o número de casas decimais, os símbolosdecimais e de milhar, os separadores de hora e data, o formato do úmero negativo, o formatodos valores de moeda, e muitos outros ajustes.

AlinhamentoAjusta a forma como o texto se comporta na célula, se está à direita ou à esquerda, no centro(tanto horizontal como vertical), e até mesmo se o texto ficará inclinado ou não. Há tambémcomo fazer o texto estar em duas linhas na mesma célula.Fonte Ajusta a formatação das letras da planilha.Borda Altera o formato das bordas que cercam uma célula, é possível alterar estilos, largura, cor equalquer outra configuração.Padrões Altera as cores de fundo das células, que podem não ser brancas.

ProteçãoInforma se a célula pode ser ou não alterada quando travamos a planilha. Se marcarmos que acélula está travada, no momento em que protegemos a planilha, ela não poderá ser maisalterada, apenas pela pessoa que possua a senha para desprotegê-la.Outros comandos do Microsoft Excel serão mostrados a seguir para conhecimento e “decoreba” mesmo.

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Apostilas Aprendizado Urbano

Microsoft Power PointMicrosoft Power PointMicrosoft Power PointMicrosoft Power Point

No Microsoft PowerPoint , vocêcria sua apresentação usando apenas umarquivo, ele contém tudo o que vocêprecisa – uma estrutura para suaapresentação, os slides, o material a serdistribuído à platéia, e até mesmo asanotações do apresentador. Você podeutilizar o PowerPoint para planejartodos os aspectos de uma apresentaçãobem sucedida. O Microsoft PowerPoint

2002 XP ajuda a organizar as idéias da apresentação.Para iniciar o Power Point, vá ao menu iniciar, programas, Microsoft Office e Microsoft Office Power

Point 2003, ai vai aparecer a tela inicial:Barra de TítuloBarra de TítuloBarra de TítuloBarra de Título; barra aonde vem o nome do programa e o nome da apresentação que está sendo usada nomemento e onde vem também os botões de controle.Barra de ferramentas padrãoBarra de ferramentas padrãoBarra de ferramentas padrãoBarra de ferramentas padrão; barra aonde vem os principais comandos usado no Power Point.Barra de FormataçãoBarra de FormataçãoBarra de FormataçãoBarra de Formatação; barra aonde vem as ferramentas para formatar o texto da apresentação.Barra de desenhoBarra de desenhoBarra de desenhoBarra de desenho; barra aonde vem as ferramentas de desenhos do Power Point.Painel de tarefasPainel de tarefasPainel de tarefasPainel de tarefas; local aonde vem as opções para se iniciar uma apresentação.Painel de exibição de slidesPainel de exibição de slidesPainel de exibição de slidesPainel de exibição de slides; aqui você escolhe como os Slides vão aparecer nesse painel.ObsObsObsObs: Slide (lê-se Islaider) é o nome que recebe o modelo da folha do Power Point.

Iniciando uma ApresentaçãoIniciando uma ApresentaçãoIniciando uma ApresentaçãoIniciando uma Apresentação

Para iniciar uma apresentação no PowerPoint, você pode usar um design básico, escolher um layoutse modificar o design do slide, se desejar, alterando o esquema de cores ou aplicando diferentes modelos deestrutura ao iniciar sua apresentação.

Quando você abrir o Power Point ele vem sempre com um Slide (modelo de folha)pré-selecionado chamado de “slide de titulo” onde vem local pra digitar apenas o titulo e osubtítulo da apresentação. A maioria das apresentações feitas no Power Point inicia-sesempre por esse Slide, mas se você quiser pode iniciar sua apresentação usando um Slidediferente. Para isso vá até o menu formatar e clique em Layout de Slide: (figura aesquerda) nele você pode escolher o novo modelo para a sua apresentação.

Para escolher outro modelo de Slide, basta clicar em cima do Slide desejado que eleserá aplicado a folha imediatamente, ficando assim pronto para ser usado.

Quando você escolhe o Slide, na folhaaparece sempre dois campos (retângulospontilhados) reservados para você digitar asinformações da apresentação. Para digitardentro dessas campos basta clicar dentro dele e

digitar o que deseja; (figura a direita).ObsObsObsObs: se você quiser utilizar apenas um dos dois campos mostrados no Slide, basta clicar sobre a linhapontilhado do campo que não vai utilizar e pressionar a tecla delete, que ele será apagado.

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Barra de Título

Barra de ferramentas padrão

Barra de formatação

Painel de Tarefas

Barra de desenho

Painel de Exibição

de Slides

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Inserindo um Novo SlideInserindo um Novo SlideInserindo um Novo SlideInserindo um Novo Slide

Normalmente todas as apresentações do Power Point são composta por vários Slides, quantos vocêquiser não existe limites para a quantidade de Slides numa apresentação. Para inserir um novo Slide paravocê continuar sua apresentação é bem simples, pode ser indo no menu inserir e novo Slide ou clicando naferramenta novo Slide que fica na barra de formatação.

Usando qualquer uma dessas duas opções vai aparecer no lado direito da tela umajanela com todos os modelos de Slides disponíveis no Power Point (figura a esquerda).Aonde você vai escolher qual o modelo de Slide vai usar. Para que o modelo de Slideescolhido seja aplicado a folha basta dar um clique sobe ele.

Sempre que você insere um novo slide porpadrão, o Power Point coloca sempre o Slide “tituloe texto”. Por isso se você for usar esse Slide “titulo etexto’ não precisa clicar sobre ele na lista de Slide, pois ele já foi escolhido. (figura adireita)ObsObsObsObs: Isso vai acontecer sempre que você inserir um novo Slide.

Formatando a ApresentaçãoFormatando a ApresentaçãoFormatando a ApresentaçãoFormatando a Apresentação

Formatar a apresentação significa; modificar sua aparência, como mudar a cor do texto, formato daletra, o tamanho, a cor da folha, etc. Para fazer isso existe várias maneiras; vamos pelas mais simples. Paraformatar o texto da apresentação pode ser pela barra de ferramentas de formataçãoou através do menu formatar e fonte. Por essa duas opções você pode escolher, tipo de fonte, cor da fonte,tamanho da fonte, etc. ObsObsObsObs: antes de usar uma dessas duas opções, primeiro o texto tem que estáselecionado.

Para formatar a folha existe duas opções:1 – Plano de FundoPlano de FundoPlano de FundoPlano de Fundo: através do plano de fundo vocêformata a folha de sua apresentação escolhendoexatamente os tipos de cores que desejo colocar nafolha, para isso, vá ao menu formatar e clique em planode fundo; (figura a esquerda) clique na seta que estádestacada de vermelho para escolher as cores, ao clicar na seta aparecerá outra tela

(figura da direita) nela você escolherá entre os estilos de preenchimentos sua apresentação, mais cores ouefeitos de preenchimentos.

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Se escolher mais cores você vai ter as opçõesdas cores personalizadas e padrão (figura a esquerda).Ai é só escolher a cor e clicar em OK.

Se escolher efeitos depreenchimento você vai ter mais opções de corespara colocar na apresentação, deixando assim aapresentação com a sua cara.

Ao clicar nessa opção aparecerá essa janela(figura a direita) onde você tem quatro opções depreenchimento diferentes.Guia GradienteGuia GradienteGuia GradienteGuia Gradiente:Cores; aqui você escolher qual cor vai colocar na folha daapresentação, sendo apenas uma cor, duas cores ou predefinidas, onde você escolhe entre váriascombinações de cores já predefinida pelo programa.Sobriamente e variações; aqui você escolhe pequenos efeitos para colocar nas cores que foram escolhidas.Guia TexturaGuia TexturaGuia TexturaGuia Textura:Aqui você vai escolher uma textura para o plano de fundo (folha) da apresentação, essa textura é umaimagem texturizada com aparência de cerâmica, tecidos, papel entre outros.

Guia PadrãoGuia PadrãoGuia PadrãoGuia Padrão: Aqui você escolhe um tipo de plano de fundo meio diferente, em forma de listas, em vários formatos eainda dar para escolher as duas cores que serão colocadas nas listas.Guia ImagemGuia ImagemGuia ImagemGuia Imagem:Aqui você pode escolher uma imagem (foto ou desenho) que esteja no seu computador e colocar comoplano de fundo na sua apresentação. É só clicar em “selecionar imagem” e escolher a imagem.

Depois que escolher o plano de fundo desejado é só clicar em OK. Quandovocê clicar em OK você vai voltar para a primeira janela, (figura a esquerda) eagora você vai escolher se vai aplicar o plano de fundo escolhido em toda aapresentação ou apenas ao Slide atual (o que está aparecendo na tela). Se forcolocar o plano de fundo apenas no Slide atual clique em “aplicar”, já se for para

colocar em toda a apresentação o mesmo plano de fundo clique em “aplicar a tudo”.ObsObsObsObs: você pode ter acesso a essas opções clicando com o botão direito no Slide e depois em plano de fundo.

2 – Design do Slide: 2 – Design do Slide: 2 – Design do Slide: 2 – Design do Slide: Essa opção também serve para formatar o plano de fundo da aapresentação, mas com modelos já prontos. Para usar o design do Slide basta ir ao menuformatar e clicar em design do Slide, vai aparecer o painel de design do Slide (figura aesquerda). Se preferir poder clicar na ferramenta design doSlide que também vai aparecer o painel de designcom os modelos de design para você escolher.Para aplicar um design a sua apresentação basta clicar sobreo modelo escolhido que ele será colocado na apresentaçãoimediatamente. Por padrão o Power Point aplica o design emtodos os Slides da apresentação, mas se preferir você pode aplicar um design diferente paracada Slide. Para fazer isso clique na seta que aparece ao lado do design e clique em aplica

aos Slides selecionados que o design fica apenas no Slide que estiver aparecendo na tela no momento.

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(figura a direita).

Personalizar a ApresentaçãoPersonalizar a ApresentaçãoPersonalizar a ApresentaçãoPersonalizar a Apresentação

Personalizar a animação no Power Point significa colocar efeitos de animação nos itens que compõe aapresentação, como texto, figuras, clips, etc. Esses efeitos são as maneiras como os itens da apresentação vãoaparecer na hora da exibição da apresentação. Para personalizar sua apresentação tem que ir ao menuapresentações e personalizar animação. Feito isso vai aparecer o painel

personalizar apresentação no lado direito da tela (figura aesquerda).

Após aparecer essa janela você vai escolher os efeitos queserão colocados nos itens da apresentação, para fazer issoprimeiro você tem que selecionar o item que vai colocar o efeito, clicando nele, depoisescolher o efeito clicando em adicionar efeito e escolher qual o tipo de efeito vai ser usado

entre as quatro opções oferecida: entrada, ênfase, saída e trajetórias de animação. (figura a direita) Se nãoquiser usar os efeitos que já vem aparecendo pode usar a opção mais efeitos que uma nova janela vaiaparecer para escolher os efeitos.

ObsObsObsObs: caso coloque um efeito e não goste do resultado dele, clique no botão remover pararetirar o efeito. Caso não retire o efeito que já foi colocado, o item selecionado vai ficar com váriosefeitos.

No painel de personalizar apresentação existem ainda várias opções que você pode usar parapersonalizar os efeitos escolhidos; são eles:Iniciar; aqui você escolhe como vai ser a passagem de um item da apresentação para o outro.Direção; aqui você escolhe de que lado o item vai aparecer dependendo do efeito.Velocidade; aqui você escolhe a velocidade que o efeito vai ser executado.Botão Executar; serve para você visualizar o efeito que foi colocado.Apresentação de Slide; serve para exibir a apresentação em tela inteira.ObsObsObsObs: quando você coloca um efeito aparece no meio do painel de personalizar apresentação umaalgumas setas referente aos efeitos escolhidos. Clicando nessas setas tem várias outros opções para

personalizar os efeitos, até colocar um efeito de som para aparecer junto com o item que está selecionado.

Transição de Slide

A transição de Slide é um efeito que é colocado no Slide (folha) que vai aparecersempre que for passar de um Slide para outro durante a apresentação. Esses efeitos detransição podem vim sozinhos ou acompanhado por efeitos de som. Para colocar umatransição vá ao menu apresentações e transição de Slides, vai aparecer o painel detransição de Slides no lado direito da tela. (figura a esquerda)Sem transição; abaixo você escolhe a transição que vai colocar no Slide que estáaparecendo na tela.Velocidade; você escolhe a velocidade com que a transição será aplicada.Som; você pode escolher um som para aparecer juntamente com a transição ou sejaquando for passar de uma folha para outra na exibição.Avançar Slide; aqui você escolhe como os Slides vão avançar durante a exibição da

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apresentação, se eles vão passar de um para outro sozinho “automaticamente após” ou manualmente “aoclicar com o mouse”, nessa última opção você terá que ficar clicando com o mouse para que a apresentaçãopasse de um Slide para outro.Se optar por usar o comando “automaticamente após” a apresentação fica muito rápida, e vai ficarpraticamente impossível de lê as informações contidas na apresentação. Para resolver isso você deve colocarum tempo de espera entre a exibição de um Slide e a exibição do outro. Esse tempo você coloca logo abaixodo comando “automaticamente após”.ObsObsObsObs: o Power Point não coloca a transição em todos os Slides de uma só vez, ao clicar numa transição essafica apenas no Slide que está aparecendo na tela. Para que essa mesma transição fique em toda aapresentação depois que escolher uma transição você deve clicar no botão .

Configurando a ApresentaçãoConfigurando a ApresentaçãoConfigurando a ApresentaçãoConfigurando a Apresentação

Define opções para a execução da sua apresentação de slides,incluindo o tipo de apresentação que você está criando, os slides aserem incluídos, se serão incluídos efeitos de som e animação, a corda caneta de anotação e como você deseja avançar os slides. Parausar esse comando vá ao menu apresentações e clique em configurarapresentação (figura a esquerda)

Clique no tipo de apresentação de slides que deseja definir.Informe ao Power Point quais slides você deseja incluir naapresentação. Clique na maneira como você deseja mover-se de umslide para o próximo durante uma apresentação. Se clicar em Usarintervalos, se houver e a apresentação de slides não incluir

intervalos predefinidos, você precisará avançar os slides manualmente. Se clicar em Manualmente, oPowerPoint suprimirá, mas não excluirá qualquer intervalo predefinido.

Selecione opções para vários monitores quando houver mais de um monitor ou sistema de projeçãoconfigurado no computador. Selecione “repetir até Esc ser pressionada” se quiser que a apresentação fiquerepetindo quando a exibição terminar até você pressionar a tecla ESC.

Exibir a ApresentaçãoExibir a ApresentaçãoExibir a ApresentaçãoExibir a Apresentação

Depois que a apresentação estiver pronta e você quiser exibir a apresentação na tela para ver comoficou, basta clicar no menu apresentações e depois em exibir apresentação, que de imediato a apresentaçãovai aparecer na tela, com todos os efeitos de animação, som, transição etc. que foram colocados naapresentação.

Colocando figuras e Clip-art na apresentaçãoColocando figuras e Clip-art na apresentaçãoColocando figuras e Clip-art na apresentaçãoColocando figuras e Clip-art na apresentação

Dependendo da apresentação que estiver sendo feita pode ser necessário colocar algum tipo deimagem na apresentação, para colocar uma imagem que esteja no computador ou um Clip-art (figuras quevem juntas com o Power Point) existem três formas, sendo elas; através dos Slides apropriados para esse tipode item, quando você for inserir um novo Slide já pode escolher um que tenha o espaço reservado para afigura ou clip-art.

Poder ser também através do menu inserir, imagem e clip-art ou arquivo dependendo do que vai ser

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Page 28: Noções de Secretariado

colocado na apresentação ou ainda através das ferramentas , clip-art e inserir imagem da barra dedesenho.

Inserindo Músicas e VídeoInserindo Músicas e VídeoInserindo Músicas e VídeoInserindo Músicas e Vídeo

Além dos efeitos de animação e som que já vem no PowerPoint, você pode também inserir vídeos e musicas nasapresentações do Power Point. Para isso vá ao menu inserir, filmese sons e ao lado escolher o que vai ser inserido. (figura a esquerda)

A música e o vídeo podem está no computador ou podemestá num CD, que a maneira de colocar-los na apresentação é a

mesma. Basta escolher “filme do arquivo” para selecionar o vídeo que vai se colocado, “som do arquivo” nocaso da música está no computador e “tocar faixa de áudio do CD” caso a música esteja no CD.ObsObsObsObs: a musica que for colocada na apresentação sé vai tocar no computador que a apresentação foi feita,para que ela toque em qualquer computador é necessário que a música esteja no formato MID

Salvando sua ApresentaçãoSalvando sua ApresentaçãoSalvando sua ApresentaçãoSalvando sua Apresentação

Para salva uma apresentação basta ir aomenu arquivo e clicar em salvar como. (figura aolado) Agora é só escolher o local onde vai salvar aapresentação e o nome que será dado a ela.Depois é só clicar em salvar.

Salvando uma vez o Power Point já salvatodos os Slides contidos nela.ObsObsObsObs: se for salva uma modificação feita numaapresentação que já foi salva antes, use ocomando salvar ao invés de salvar como.

Abrir uma ApresentaçãoAbrir uma ApresentaçãoAbrir uma ApresentaçãoAbrir uma ApresentaçãoPara abrir uma apresentação que já está

salva pode ser, através do menu arquivo e abrir,ou se preferir uma maneira mais rápida cliquena ferramenta abrir . Ambas as opçõesabrem a janela abrir (figura a esquerda), agora ésó clicar na apresentação que quer abrir e depoisclicar em abrir.ObsObsObsObs: se você fizer alguma alteração naapresentação tem que salvar essa alteração e

Apostilas Aprendizado Urbano – Todos os direitos reservados 32

Aqui escolhe o local onde vai salvar

Aqui escolhe o nome que vai ser dado a

apresentação

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para salvar-la use o comando salvar no menu arquivo.

Microsoft Outlook é um cliente de e-mail, integrante do Microsoft Office. Diferentemente do OutlookExpress, que é usado basicamente para receber e enviar e-mail, o Microsoft Outlook além das funções de e-mail, ele é um calendário completo, onde você pode agendar seus compromissos diários, semanais emensais. Ele traz também um rico gerenciador de contatos, onde você pode além de cadastrar o nome eemail de seus contatos, todas as informações relevantes sobre os mesmos, como endereço, telefones, Ramode atividade, detalhes sobre emprego, Apelido, etc. Oferece também um Gerenciador de tarefas, as quaisvocê pode organizar em forma de lista, com todos os detalhes sobre determinada atividade a ser realizada.Conta ainda com um campo de anotações, onde ele simula aqueles post-its, papeis amarelos pequenosautoadesivos. Utilizado geralmente no sistema operacional Windows.

O Outlook é o principal cliente de mensagens e colaboração da Microsoft. É uma aplicação autônomaintegrada ao Microsoft Office e ao Exchange Server. O Outlook também fornece desempenho e integraçãocom o Internet Explorer. A integração completa de emails, calendário e gerenciamento de contatos faz doOutlook o cliente perfeito para muitos usuários comerciais,

O Outlook ajuda você a encontrar e organizar informações para que se possa trabalhar sem falhas comaplicativos do Office. Isto ajuda você a se comunicar e compartilhar informações de maneira mais eficiente.

As Regras da Caixa de Entrada possibilitam que você filtre e organize suas mensagens de email. Com oOutlook, você pode se integrar e gerenciar mensagens de diversas contas de email, calendários pessoais e degrupos, contatos e tarefas.

Ao usar o Outlook com o Exchange Server, é possível usar o compartilhamento de informações de grupo detrabalho e comunicações de fluxo de trabalho, agendamento do grupo, pastas públicas, formulários econectividade aperfeiçoada com a Internet.

O Outlook foi feito para ser usado com a Internet (SMTP, POP3 e IMAP4), Exchange Server ou qualqueroutro sistema de comunicações com base nos padrões e que dêem suporte a MAPI (Messaging ApplicationProgramming Interface), incluindo correio de voz. O Outlook tem base em padrões da Internet e dá suporteaos padrões atuais mais importantes de email, notícias e diretórios, incluindo LDAP, MHTML, NNTP,MIME e S/MIME, vCalendar, vCard, iCalendar e suporte total para mensagens em HTML.

O Outlook também oferece as mesmas ferramentas de importação oferecidas pelo Outlook Express. Istofacilita a migração a partir de outros clientes de email e oferece uma migração posterior a partir doMicrosoft Mail, do Microsoft Schedule+ 1.0, do Microsoft Schedule+ 7.0, do Lotus Organizer, doNetManage ECCO, do Starfish SideKick, do Symantec ACT, assim como a sincronização com os principaisPDAs, como o 3Com Palm Pilot.

O Windows Mail no Windows Vista trata das sérias preocupações de hoje em dia em relação acorrespondência indesejada, e-mails e ataques de phishing, e acrescenta novos recursos que podem ajudá-loa pesquisar e gerenciar o volume crescente das mensagens de e-mail que você recebe.

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À medida que a popularidade e a importância do e-mail aumentaram ao longo dos anos, o mesmo aconteceucom os aborrecimentos e riscos.

Eles incluem correspondência indesejada, vírus transmitidos por meio de e-mails e anexos, e ataques dephishing para obter informações pessoais e permitir que os criminosos roubem sua identidade.

O Windows Mail trata dessas sérias preocupações, adicionando novos recursos que ajudam você a pesquisare gerenciar o número cada vez maior de mensagens recebidas. O Windows Mail foi elaborado para ajudarvocê a ler facilmente seus e-mails, enquanto o mantém mais protegido e faz com que suas comunicações viae-mail sejam divertidas e livres de inconvenientes.Pesquisa Instantânea

Com milhares de mensagens na sua caixa de entrada, encontrar aquela mensagem de e-mail que você querlocalizar pode ser um desafio. Isso acontece principalmente com os e-mails salvos, que podem ser de mesesou anos atrás. O Windows Mail inclui um campo integrado de Pesquisa Instantânea, exatamente comoaquele no sistema operacional Windows Vista. A Pesquisa Instantânea permite que você explore todos osseus e-mails rapidamente, sem sair do Windows Mail. Você também pode localizar o e-mail usando ocampo Pesquisa Instantânea no menu Iniciar. Além disso, o Explorer de Pesquisas no Windows Vista estáintegrado com o Windows Mail. Então, quando você pesquisar um determinado assunto na unidade dedisco rígido do computador, as mensagens de e-mail serão encontradas junto com documentos e outrosarquivos.Filtro de Correspondência Indesejada

E-mails indesejados – também conhecidos como spam – continuam sendo um problema grave, porque elesobrigam você a percorrer mensagens irrelevantes ou ofensivas para localizar o e-mail que interessa. Paradiminuir esse inconveniente, o Windows Mail apresenta um Filtro de Correspondência Indesejadaintegrado, que varre automaticamente o e-mail para identificar e separar a correspondência indesejada.Diferente de outras abordagens, que exigem que você "treine" um filtro para que ele aponte corretamente acorrespondência indesejada, o Windows Mail começa identificando e separando esse tipo decorrespondência na primeira vez que você o utiliza, sem a necessidade de configurações pessoais ou de umfeedback trabalhoso.Filtro de Phishing

O Phishing é uma prática enganosa desenvolvida para ajudar os golpistas a roubarem sua identidade,enganando-o para que você divulgue informações pessoais valiosas, como senhas, números de cartão decrédito e dados de conta bancária. Os golpes de phishing começam com mensagens de e-mail falsas quealegam ser de uma instituição financeira ou de um serviço on-line confiável. Ao incluir links para websitesfraudulentos, as mensagens de e-mail de phishing tentam enganá-lo, fazendo com que você digiteinformações pessoais para que elas possam ser capturadas e usadas de forma inadequada pelos criminosos. OWindows Mail inclui um Filtro de Phishing que analisa os e-mails para detectar muitos desses linksfraudulentos e ajudar a protegê-lo dessa fraude on-line.Confiabilidade

Antes, os usuários do Microsoft Outlook Express às vezes tinham problemas ao abrir arquivos de dadosgrandes de e-mails salvos. O Windows Mail se baseia na nova tecnologia de armazenamento de e-mails e

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fornece uma confiabilidade bastante aperfeiçoada. Como conseqüência, sua produtividade pode ser maior evocê pode se sentir mais confiante ao usar o e-mail.Recursos dos grupos de discussão

O Windows Mail apresenta novos recursos para ajudá-lo a contribuir de forma mais fácil e eficiente, e agerenciar grupos de discussão. Por exemplo, o Windows Mail simplifica os processos de postar perguntas ereceber respostas, e de classificar a utilidade das informações postadas por outras pessoas.

Operação de equipamentos de escritório: copiadoras, fax símile, calculadoras, scanners, multifuncionais,centrais telefônicas.

Uma copiadora é um dispositivo de impressão para reprodução de documentos. Uma cópia feita por umacopiadora também é conhecida popularmente como xerox no Brasil, devido ao nome da empresa Xerox,pioneira desse dispositivo de impressão.

Seu funcionamento está baseado nos princípios da eletricidade estática. Originalmente, no processoconhecido como Light-Lens, um cilindro fotossensível era carregado com a imagem refletida do originalatravés de espelhos. Após essa etapa, forma-se uma imagem latente do original na superfície do cilindro. Ocilindro recebe uma carga de material conhecido como toner ou tonalizador que é atraído pelas cargas queformam a imagem. O toner é então transferido para o papel, também através de cargas elétricas, e entãofixado ao mesmo, em processo que envolve calor e pressão.

Nos dias de hoje, a imagem latente é formada no cilindro com o uso de raios laser ou diodos emissores deluz (LEDs), no processo chamado de digital, semelhante às impressoras a laser.

A operação de tal equipamento é simples e não demanda de grandes instruções.

Fax Símile

Fax (abreviatura do termo latino facsimile ou telefacsimile) ou telecópia é uma tecnologia dastelecomunicações usada para a transferência remota de documentos através da rede telefônica.

A idéia de transmitir e reproduzir documentos a longa distância foi patenteada por Alexander Bain em1843. Da união da idéia de Bain com aparelho telefônico criado por Alexander Graham Bell, o primeiroprotótipo do fac-símile, mais conhecido como fax, foi criado nos Laboratórios Bell em 1926.

Em 1947 Gabriel Casotti, especialista em telegrafia sem fio, produziu o primeiro aparelho de fax com aajuda da agência de notícias Associated Newspapers.

Em 1949, a Muirhead instalou o primeiro sistema de fax no Japão. E em 1973 ele começou a ser produzidoem grande escala.

Uma "máquina de fax" normalmente consiste de uma scanner, um modem, uma impressora e uma linha

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telefônica em um só equipamento. A scanner converte o arquivo impresso em imagem digital, o modemenvia esta imagem pela linha telefônica para outra máquina de fax e impressora desta máquina produz umacópia do documento rececebido.

O grande sucesso do fax deve-se principalmente à sua grande vantagem sobre os correios quando acomunicação é a longa distância, uma vez que a tranferência de documentos daquele é quase instantânea.

Com a popularização da Internet nos anos 2000, um novo serviço aparece no meio das telecomunicações: ofax pela internet, chamado também Internet Fax ou ainda Fax to Mail. O serviço funciona através de umServidor de Fax, um software que permite o envio de fax a partir do computador via conexão na Internet.

Em muitos ambientes corporativos, as máquinas de fax foram substituídas pelos servidores de fax e outrossistemas computadorizados capazes de receber e armazenar fax eletrônicos que podem ser impressos oureenviados via e-mail para terceiros. Tais sistemas têm a vantagem de reduzir custos uma vez que diminuemimpressões desnecessárias e gastos com ligações telefônicas das máquinas de fax.

As técnicas para aprender a usar fax em regra vem nos manuais,mas estes são muito exaustivos e cansativosé bem simples,todos os aparelhos eletrônicos de Fax possui um botão que dá início ao envio após orecebimento da autorização dada pela mesma tecla aparelho receptor.Simples não?!

Calculadora

Calculadora é um dispositivo para a realização de cálculos numéricos. Este tipo é considerado distinto dasmáquinas calculadoras e dos computadores, no sentido de que a calculadora é um dispositivo voltado paraum fim específico e que não pode ser qualificada como uma Máquina de Turing.

Embora muitas calculadoras modernas incorporem com freqüência um computador genérico, o dispositivocomo um todo foi projectado para facilitar a realização de operações específicas, e não visando flexibilidadede tarefas. Também, calculadoras modernas são muito mais portáteis do que a maioria dos outrosdispositivos chamados computadores, embora muitos PDAs sejam compatíveis em tamanho comcalculadoras portáteis.

Tipos

Calculadoras Gráficas são aquelas que podem plotar gráficos 2D ou 3D em seu display. Exemplos decalculadoras gráficas são HP49G+, HP48, HP50g, etc.

Calculadoras Científicas não plotam gráficos, mas calculam funções como seno, cosseno, etc. Exemplos sãoas da marca Casio, HP 11C.

As calculadoras Financeiras são calculadoras voltadas para o meio financeiro, com muitas funções jáprontas. Um exemplo é a HP12C.

E temos também as calculadoras simples que não possuem nem as funções trigonométricas básicas, como

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seno, cosseno e tangente.

Scanners

Um scanner é um aparelho de leitura ótica que permite converter imagens, fotos, ilustrações e textos empapel, num formato digital que pode ser manipulado em computador. Por exemplo, é possível "passar" umacapa de revista ou uma fotografia para a tela de seu PC. Existem diversos tipos de scanners no mercado, queutilizam vários tipos de tecnologia. Funcionamento

Todos os scanners se baseiam no principio da refletância da luz, que consiste em posicionar a imagem deforma que uma luz a ilumine. Um sensor capta a luz refletida pela figura, formando assim uma imagemdigital. Os scanners mais simples usam lâmpada fluorescente para iluminar a imagem, enquanto que os maissofisticados usam uma lâmpada do tipo catodo-frio. No entanto, um outro fator determinante para aqualidade de imagens escaneadas, é o sensor. Abaixo há uma descrição dos tipos de sensores mais usados:

Photo Multiplier Tube (PMT): usado nos scanners de tambor, que são mais sofisticados e caros. Esse tipo descanner é usado principalmente na indústria gráfica, para impressões de alta qualidade. Para digitalizar aimagem, a mesma é posta num cilindro de vidro que gira em alta velocidade ao redor do sensor PMT, quedivide a luz refletida em três feixes que passam por filtros e geram a imagem digitalizada. Devido a suacomplexidade, os scanners de tambor praticamente só são usados em aplicações profissionais;

Charge Coupled Device (CCD): esse sensor é usado em quase todos os scanners domésticos, os mais comuns.Seu destaque é a boa qualidade e preço baixo. O sensor CCD é usado inclusive, em aparelhos de FAX ecâmeras digitais. Esse tipo de sensor transforma a luz refletida em sinais elétricos que por sua vez, sãoconvertidos em bits através de um circuito denominado conversor analógico-digital. Os scannerd de mesageralmente possuem vários sensores CCD organizados em forma de linha reta;

Contact Image Sensor (CIS): esse tipo de sensor usa uma série de LEDs vermelhos, azuis e verdes paraproduzir a luz branca e substituir os espelhos e lentes usados nos scanners com sensor CCD. Isso permiteum escaneamento mais leve e que gasta menos energia. No entanto, a qualidade da imagem escaneada não étão boa quanto à do CCD, mas o suficiente para aplicações simples. O preço desse tipo de scanner é bembaixo.

Funcionamento do scanner de tambor

Para escanear imagens com alto padrão de qualidade, usam-se os caros scanners de tambor (veja a foto aolado). Neste tipo de scanner a imagem a ser escaneada é anexada a um tambor de vidro (daí o nome). Comos giros do tambor, a imagem é lida linha-a-linha por um tubo fotomultiplicador em vez de um CCD.Então, um forte ponto de luz é enfocado na imagem e sua reflexão é medida pelo tubo.

Estes tubos possibilitam um escaneamento da alta qualidade, incluindo definições grandemente melhoradase muitos detalhes de sombras. O alcance dinâmico deles é tão alto que eles podem capturar tanto sombrasprofundas quanto realces muito luminosos e também capturam diferenças sutis em sombreados. As

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resoluções dos scanners de tambor, ultrapassam os 12.500 dpi (como o scanner da figura ao lado). Se vocênecessitar um dia de um scanner de tambor, pode usa-lo em estabelecimentos (como gráficas por exemplo),que cobram pela imagem escaneada. Isso porque além de muito caro, um scanner de tambor também temaltos custos de manutenção.

Um fato curioso, é que a resolução dos scanners de tambor permitem alcançar resoluções e qualidade deimagem tão altas, que manipular o arquivo resultante do escaneamento num computador (ou até mesmonuma estação de trabalho) é complicado, visto o tamanho que o arquivo da imagem assume. É, de fato,necessário um computador com capacidade suficiente para isso.

Resolução

A resolução do scanner define a riqueza de detalhes que o aparelho é capaz de captar. A medição é feita emdpi, que significa pontos por polegadas. Quanto maior for o valor de dpi do scanner, mais detalhada é aimagem escaneada. Os scanners mais simples possuem resolução de 300 x 300 dpi, que quer dizer, 300 dpina horizontal por 300 dpi na vertical.

Um outro termo que também é necessário saber é o pixel (picture element), ou seja, elemento de imagem.Uma imagem digital é dividida em linhas e colunas de pontos. O pixel consite na interseção de uma linhacom uma coluna.

Um scanner de mesa geralmente possui um elemento do sensor CCD para cada pixel da imagem a serdigitalizada. Assim um scanner que aceita papeis com largura de 8,5 polegadas e com resolução ótica de 600dpi, possui um sensor com 5100 elementos no CCD (600 x 8,5). Estes elementos do sensor formam a cabeçade leitura do scanner.

A cabeça de leitura do scanner é montada em uma estrutura que desliza em um trilho de forma a digitalizartoda a imagem, pois se ela fosse fixa só conseguiríamos digitalizar uma única linha da figura. Apesar deparecer um movimento contínuo, ou seja, que a cabeça de leitura "vai descendo" pelo papel, na verdade oque acontece são pequenos "pulos", de linha em linha, na hora de digitalizar a imagem. Tais pulos sãoexecutados por um pequeno motor, conhecido como motor de passo. Quando se diz que um scanner possuiresolução ótica de 600 x 1200 dpi, estamos dizendo que o scanner possui 600 dpi na cabeça do scanner e queo motor de passo pode avançar 1200 "pulos" por polegada.

Interpolação

Os scanners que usam sensores CCD, geralmente possuem uma resolução ótica de no máximo 600 x 1200dpi. No entanto, há os scanners que trabalham com resoluções de 2400, 4800, 9600 dpi ou mais. Isso épossível graças a uma técnica chamada Interpolação. Trata-se de um software (geralmente presente numchip do scanner) capaz de aumentar a resolução. A resolução obtida é chamada então de resoluçãointerpolada. O que o software de interpolação faz é criar novos pontos entre pixels obtidos através daresolução ótica original. O problema é que essa técnica não é tão precisa quanto a resolução ótica. Issoporque o software faz uma espécie de suposição de onde novos pixels possam ser adicionados, mas esseprocesso nem sempre dá certo. O scanner calcula novos pontos baseados nos pixels que o mesmo conseguever. Há programas, como o PhotoShop que também fazem interpolação de imagens.

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Profundidade de cor

Os primeiros scanners que surgiram somente distinguiam cores em tons de cinza. Quando uma imagem éescaneada, o aparelho o faz pixel a pixel. Para cada um desses pixels, o scanner atribui uma determinadaquantidade de bits. Quanto maior for o valor de cada pixel, maior será a qualidade da imagem digitalizada.Os scanners "pioneiros" somente atribuíam um bit por pixel, o que somente permitia trabalhar com preto ebranco.

A maioria dos scanners atuais usam pelo menos 24 bits para representar as cores possíveis de um pixel. Issopermite ao scanner trabalhar com até 16,7 milhões de cores. Essa quantidade também é conhecida por "truecolor". O número de bits usados para representar as cores de um pixel é chamado de profundidade de cor.

Tipos de conexão com o computador

- Conexão por porta paralela: boa parte dos scanners existentes fazem sua conexão ao computador atravésda porta paralela. Este tipo de conexão é muito usada, pois praticamente todos os PCs possuem portaparalela. A maioria usa portas paralelas comuns, mas há modelos que precisam de tipos especiais. Issosignifica que há mais de um tipo de porta paralela. Uma delas é a EPP (Enhanced Parallel Port). Outra é aECP (Extended Capabilities Port). Ambas possuem maior velocidade para transferência de dados e podemtrafegar em ambas as direções, ou seja, a transmissão é bidirecional. A grande maioria dos PCs possui umaporta paralela que trabalha com as três formas: normal, EPP ou ECP. Por isso, se o scanner precisa de portaEPP ou ECP, basta fazer a alteração no Setup do computador. Essa tarefa é um tanto perigosa para usuárioleigos, portanto, peça ajuda a alguém especializado se não tiver experiência suficiente para esta ação;

- Conexão por porta USB (Universal Serial Bus): muitos periféricos fazem uso do padrão USB. Um deles é oscanner. Se o seu computador possui entrada USB, a instalação do scanner resume-se ao ato de conecta-lo àentrada. É o tipo de instalação mais fácil e a escolha ideal para usuários domésticos;

- Conexão por interface SCSI (Small Computer System Interface): Os scanners que usam a interface SCSIexistem há muito tempo, mas não são essenciais ao usuário doméstico. Os scanners SCSI geralmentepossuem alta qualidade e contam com acessórios extras, como alimentadores automáticos de documentos,adaptadores para slides e outros, o que o torna uma opção para ser usada em escritórios. A instalação dessetipo de scanner é um pouco mais complicada, já que é necessário instalar uma placa controladora SCSIdentro do computador.

Multifuncional

Um equipamento multifuncional é aquele que possui múltiplas utilidades. Geralmente consiste de umequipamento integrado por digitalizador (ou Scanner), impressora, copiadora e fax .

Atualmente estas este tipo de equipamento conta com características mais avançadas no tratamento e gestãodocumental da informação tais como: enviar imagens colodadas no digitlizador diretamente para uma pasta(scan to folder), para um endereço electrônico (scan to e-mail), entre mais um sem número de funções a

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nivel de impressão, copia e FAX.

Central telefônica

Central telefônica é o equipamento eletrônico que realiza a ligação (comutação) entre dois usuários("assinantes") do serviço de telefonia.As principais funções de uma central telefônica são semelhantes desde a sua invenção:

* Atendimento; * Recepção de Informação; * Processamento da Informação; * Teste de ocupado; * Interconexão; * Alerta; * Supervisão; * Envio de informação.

Um telefone doméstico geralmente está conectado diretamente à operadora local de telefonia, podendorealizar chamadas discando o número de destino desejado. Em um ambiente corporativo normalmenteexistem muito mais ramais do que linhas telefônicas, principalmente devido ao custo, havendo anecessidade de um ponto central para gerenciar e distribuir as chamadas, o que é feito pelo PABX. Oequipamento torna-se também um elemento de controle dos usários de ramais, podendo gerenciarpermissões de uso individuais ou por grupo.

Para concluir, temos que afirmar que PABX é uma central telefônica onde chegam as linhas da rede públicae saem os ramais para os usuários. Nesta central também podem ser conectados o interfone para tocar diretono telefone e muitas outras funções. Geralmente quem utiliza as funções do PABX no dia-a-dia são assecretárias, que precisam possuir um aparelho de telefone TI (Terminal Inteligente) para terem acesso atodas as funções da central telefonica.

Redação de atas, cartas, ofícios, memorandos, certidões, declarações, sinopses, comunicações internas.

Atas

É um documento que registra resumidamente as ocorrências , deliberações, resoluções e decisões dereuniões ou assembléias.

Para evitar qualquer modificação posterior a ata deve ser redigida de tal maneira que isso não seja possível:

- sem parágrafos ou alíneas, ocupando todo o espaço da página;- sem abreviaturas;- números escritos por extenso;- sem rasuras nem emendas;

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- sem uso de corretivo- com verbo no tempo pretérito perfeito do indicativo;- com verbo de elocução para registrar as diferentes opiniões. Se o relator cometer um erro, deve empregar a partícula retificativa “digo”, como neste exemplo: “Aosdezesseis dias do mês de julho, digo, de junho, de dois mil e cinco...”

Quando se constatar erro ou omissão depois de lavrada a ata, usa-se em tempo: “Em tempo: Onde se lêjulho, leia-se junho”.

Veja a seguir um modelo de ata:

1. Título da Reunião:2. Cidade, dd de mmm de aaaa das hh:mm as hh:mm:3. Local:4. Introdução: Descrição do título do evento, local, data, hora, participantes5. Participantes: Nome completo/Instituição 6. Agenda: Agenda/pauta da reunião: temas tratados e respectivos responsáveis 7. Desenvolvimento: Descrição dos principais temas discutidos na reunião 8. Conclusões: Descrição das conclusões e decisões provenientes da reunião 9. Recomendações: Descrição das recomendações provenientes da reunião 10. Distribuição: Pessoas a quem a ata deve ser enviada

Carta

Nos últimos concursos do país, além dos textos mais comuns (narração, descrição e dissertação) novos textosvêm sendo propostos. Um deles é a carta. Esse é um tipo de texto que se caracteriza por envolver umremetente e um destinatário. É normalmente escrita em primeira pessoa, e sempre visa um tipo de leitor.

É necessário que se utilize uma linguagem adequada com o tipo de destinatário e que durante a carta não seperca a visão daquele para quem o texto está sendo escrito.

Dependendo do leitor há até mesmo tratamentos específicos, no caso de autoridades como o papa (VossaSantidade), o juiz, o presidente, entre outros.

Há algumas características que marcam esse tipo de texto:

- Local e Data- Destinatário- Saudação- Interlocução com o destinatário- Despedida

OBS: Esses itens estão na ordem em que devem aparecer.

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No caso dos concursos há um tipo de carta comumente sugerido: a carta argumentativa. Sobre esse tipo detexto destacaremos algumas “regras” que ajudaram na composição da mesma.

Adequação ao tema: Como são argumentativas devem sustentar uma tese e defendê-la, de modo a persuadirseu interlocutor a concordar com os argumentos utilizados. Além disso, é bom que traga também dados,fatos, exemplos, etc., que possam auxiliar o processo de convencimento do leitor e atestar a veracidade ecoerência das opiniões expostas.

Adequação ao tipo de texto: A carta deve obedecer às mesmas características das outras cartas, as quais jáforam citadas. Precisam ser coesas e coerentes, construindo um texto, e as informações não devem serrepetidas, ao invés disso é adequado utilizar citações ou opiniões de outros autores, explorando emprofundidade essas opiniões. É indispensável que sejam objetivas e analíticas, fazendo observaçõesinteligentes e fundamentadas, sempre criando relações entre os argumentos.

Adequação à norma da língua portuguesa: Deve obedecer, assim como os demais textos, às regras de sintaxe,paragrafação, grafia, concordância, regência (nominal e verbal), colocação pronominal, pontuação e regrasde coerência e coesão.

O que diferencia a carta argumentativa das demais cartas é o compromisso que ela assume com oconvencimento do interlocutor, e o que a diferencia de uma simples dissertação argumentativa é que esta édirigida a um interlocutor universal, enquanto aquela é dirigida a um interlocutor previamenteespecificado. Este fato torna mais fácil o processo de argumentação, já que eu conheço o leitor da minhacarta, e assim posso prever os questionamentos e interesses possivelmente vindos dele.

É importante que se saiba que o foco da carta é a persuasão do destinatário. Conhecendo-o podemosfundamentar melhor os argumentos a serem utilizados e adequá-los à realidade daquele público.

Ofício

O ofício é tipo de correspondência externa muito usado, especialmente quando o destinatário é órgãopúblico. Ele serve para "informar, encaminhar documentos importantes, solicitar providências ouinformações, propor convênios, ajustes, acordos, etc., convidar alguém com distinção para a participação emcertos eventos, enfim, tratar o destinatário com especial fineza e consideração" (CAMPOS MELLO, 1978:122). Modelo moderno de estruturação de ofício é:

1. Timbre (se houver)2. Três espaços duplos3. (À esquerda) Número do ofício. (Na mesma linha, na posição centro-direita) Local e data4. Um espaço duplo5. Epígrafe6. Dois espaços duplos7. Vocativo (Prezados Senhores, Excelentíssimo Senhor Ministro,)8. Três espaços duplos9. Corpo do texto

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10. Dois espaços duplos11. Fecho12. Três espaços duplos13. Assinatura acima do nome, abaixo do qual aparece o cargo ou função14. (Mais abaixo, à esquerda) Endereçamento: nome e cargo ou apenas o cargo do destinatário, endereçopostal completo15. Iniciais de quem redigiu e as de quem datilografou/digitou, separadas por barra (/).

Observações:

1. O timbre existe quando o papel utilizado pertence a repartição oficial ou a empresa. Em se tratando depessoa física, geralmente, não aparece.

2. Da mesma forma, o ofício é numerado quando o remetente é pessoa jurídica. Normalmente, pessoasfísicas não costumam numerar correspondência. O número é de ordem e geralmente recomeça do 1 a cadaano civil.

3. O vocativo é sempre seguido de vírgula. Veja, a propósito, a Dica n.º 54.

4. A epígrafe é palavra ou expressão que resume o assunto de que o texto trata. Sua existência não éobrigatória, mas conveniente, pois constando agiliza a tramitação do documento no ambiente de destino: orecebedor, ao ver a epígrafe, poderá encaminhar de imediato o ofício ao setor competente. Ela costuma sercolocada à esquerda, entre a data e o vocativo.

5. Os parágrafos do corpo do texto podem ser numerados. Neste caso, o primeiro parágrafo e o fecho nãorecebem número.

6. Modernamente, o fecho é menos formal e mais conciso. Fechos como "Enviamos-lhe protestos de altaestima e distinta consideração" são hoje considerados muito formais e tendem ao desuso.

7. As iniciais dos elaboradores do ofício são diferenciadas: normalmente, as do redator são grafadas emprimeiro lugar e em maiúsculas e as do datilógrafo/digitador aparecem depois da barra, em letrasminúsculas.

8. Se houver anexos, será indicado seu número (Anexo: 1, Anexos: 3) entre a assinatura e o endereçamento.Às vezes, o anexo é volume composto de diversas folhas, o que é indicado pelo número de volumes e o totalde folhas de que se compõem: Anexos: 1/10, 2/15.

9. Se for utilizada mais de uma folha na redação do ofício, o endereço será indicado na primeira.

Memorando

O memorando é um aviso por escrito de caráter interno e administrativo, uma vez que estabelece acomunicação entre as unidades, departamentos ou setores de uma mesma empresa, instituição, órgão.

Pode apresentar algumas finalidades: complementar uma correspondência anteriormente enviada, expor

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projetos e ideias, apresentar novas diretrizes, dentre outras.

É uma carta de tramitação rápida, simples e eficaz, sem se prender a burocracias iminentes. O despachopode ser realizado na própria folha do memorando de modo resumido, o que permite agilidade etransparência no andamento das decisões tomadas.

Quanto à estrutura, o memorando deve ter identificação por número, local e data, assunto, vocativo, textoobjetivo e claro, despedida e destinatário com a menção do cargo que o mesmo ocupa. A linguagem éformal.

Veja um exemplo:

Memorando Nº 01/09 Belo Horizonte, ____ de _____ de _______.

Ao Sr. Chefe de Recursos Humanos

Assunto: Desligamento de funcionário

Com base na determinação do próprio funcionário Luciano da Silva,comunicamos que o mesmo foi desligado, hoje, deste departamento e, portanto,está sob orientação dos senhores para as tramitações legais.

Atenciosamente,

___________________Chefe administrativo do Departamento de Produção.

Certidão

Certidão é o ato pelo qual se procede a publicidade de algo relativo à atividade Cartorária, a fim de que,sobre isso, não pairem mais dúvidas. Possui formato padrão próprio, termos essenciais que lhe dão suascaracterísticas. Exige linguagem formal, objetiva e concisa.

TERMOS ESSENCIAIS DA CERTIDÃO:- Afirmação: CERTIFICO E DOU FÉ QUE,- Identificação do motivo de sua expedição: A PEDIDO DA PARTE INTERESSADA,- Ato a que se refere: REVENDO OS ASSENTAMENTOS CONSTANTES DESTE CARTÓRIO, NÃO

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LOGREI ENCONTRAR AÇÃO MOVIDA CONTRA EVANDRO MEIRELES, RG 4025386950, NOPERÍODO DE 01/01/1990 ATÉ A PRESENTE DATA- Data de sua expedição: EM 20/06/1999.- Assinatura: O ESCRIVÃO:Ex.

C E R T I D Ã O

CERTIFICO E DOU FÉ QUE, usando a faculdade que me confere a lei, e por assim me haver sidodeterminado, revendo os assentamentos constantes deste Cartório, em especial o processo 00100225654,constatei, a folhas 250 dos autos, CUSTAS PROCESSUAIS PENDENTES DE PAGAMENTO, em valor totalde R$1.535,98, conforme cálculo realizado em 14/05/1997, as quais deverão ser pagas por JOAQUIM JOSÉDA SILVA XAVIER, devidamente intimado para tanto em 22/07/1997, sem qualquer manifestação, deacordo com o despacho exarado a folhas 320, a fim de lançamento como Dívida Ativa.Em 20/06/1998.O Escrivão.

Declaração

Você alguma vez precisou apresentar uma declaração? Conhece esse documento?Inúmeras são as situações em que nos é solicitado ou recomendado que apresentemos uma declaração. Porvezes, em lugar de declaração usa-se a palavra atestado, que tem o mesmo valor.São declarações de boa conduta, prestação de serviços, conclusão de curso, etc.A declaração (atestado) deve ser fornecida por pessoa credenciada ou idónea que nele assume aresponsabilidade sobre uma situação ou a ocorrência de um fato. Portanto, é uma comprovação escrita comcaráter de documento.A declaração pode ser manuscrita em papel almaço simples (tamanho ofício) ou digitada/datilografada.Quanto ao aspecto formal, divide-se nas seguintes partes:

Timbre - impresso como cabeçalho, contendo o nome do órgão ou empresa. Atualmente a maioria dasempresas possui um impresso com logotipo. Nas declarações particulares usa-se papel sem timbre.Título - deve-se colocá-lo no centro da folha, em caixa alta.Texto - deve-se iniciá-lo a cerca de quatro linhas do título. Dele deve constar:- Identificação do emissor. Se houver vários emissores, é aconselhável escrever, para facilitar: os abaixoassinados.- O verbo atestar/declarar deve aparecer no presente do indicativo, terceira pessoa do singular ou do plural.- Finalidade do documento - em geral costuma-se usar o termo "para os devidos fins", mas também pode-seespecificar: "para fins de trabalho", "para fins escolares", etc.- Nome e dados de identificação do interessado. Esse nome pode vir em caixa-alta, para facilitar avisualização.- Citação do fato a ser atestado.Local e data - deve-se escrevê-los a cerca de três linhas do texto.Assinatura - assina-se a cerca de três linhas abaixo do local e data.

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Observe o trecho que encerra essa declaração:"... quando se efetivou a sua cessão para o Setor de Almoxarifado. "

Você sentiria dificuldade para escrever a palavra cessão? Ficaria na dúvida entre: sessão, seção ou cessão?Isso é comum. Trata-se, no caso, do que chamamos homônimos. São palavras de pronúncia idêntica, mascom grafias e significados diferentes. Vejamos as diferenças:cessão - doação; ato de ceder.sessão - reunião; espetáculo de teatro, cinema, etc. apresentado várias vezes.seção - corte; divisão; parte de um todo; segmento; numa publicação, local reservado a determinadoassunto: seção literária, seção de esportes.

Sinopse

É um resumo sobre um determinado assunto.Um máximo de cinco linhas que revela o que estará contido no roteiro (considerando tamanho 12 em fontearial). São poucas linhas que devem dar uma idéia geral de toda a história (uma sinopse para uma revista,exemplo: se uma aventura ocupa 3 números, terá três sinopses).

Comunicações internas

De acordo com a conceituação de Margarida Kunsch, a comunicação interna é um setor planejado, comobjetivos bem definidos, para viabilizar toda a interação possível entre a organização e seus empregados,usando ferramentas de comunicação institucional e até da comunicação mercadológica (para o caso doendomarketing ou marketing interno). Portanto, a comunicação interna corre paralelamente com acirculação normal da comunicação que perpassa todos os setores da comunicação, permitindo seu plenofuncionamento.

A comunicação ajuda a construir o futuro e a desenvolver uma visão onde as pessoas participam juntas e seenvolvem nos processos de mudança. A comunicação também estimula o sentido de pertencer, o que geracomprometimento por parte dos empregados.

A comunicação interna é uma via de mão dupla, portanto, tão importante como comunicar é saber escutar.

Os 5 "C's" de uma comunicação interna eficaz são:* clara;* consistente;* contínua e freqüente;* curta e rápida e* completa.

Comunicação interna é ter foco em poucas mensagens, porque não se pode ser tudo para todos ao mesmotempo!.

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