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Secretariado l Área administrativa A Criação 2006 Secretariado clínico-médico SecretariadoÁreaAdministrativa >> Secretariado l Área Administrativo

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Page 1: Secretariado Área administrativa · Secretariado - Área Administrativa Secretariado - Pessoal administrativo 13 Jovens Secretárias (nível 1) 1.ºObjectivo: Conhecer as exigências

Secretariado l Área administrativa A

Criação 2006

Secretariado clínico-médico

SecretariadoÁreaAdministrativa>> Secretariado l Área Administrativo

Page 2: Secretariado Área administrativa · Secretariado - Área Administrativa Secretariado - Pessoal administrativo 13 Jovens Secretárias (nível 1) 1.ºObjectivo: Conhecer as exigências

© Cegoc 2006

Secretariado - Área AdministrativaSecretariado - Pessoal administrativo

13

Jovens Secretárias (nível 1)

1.ºObjectivo: Conhecer as exigênciasnecessárias ao exercício da função

-- Clarificar objectivos, exigências e condicionalismos.-- Identificar missões e adaptar comportamentos.-- Conhecer-se melhor para apoiar a equipa.-- Fixar eixos de progressão na função.

2.ºObjectivo: Ser uma cyber secretária-- Dominar as aplicações necessárias ao cyber

secret@riado.

-- Pesquisar rapidamente a informação na web,acedendo aos sites específicos da sua actividade.

-- Organizar e gerir melhor as tarefas do quotidiano:• Comunicar via e-mail;• Organizar-se e optimizar o tempo com recurso

à agenda electrónica - Outlook;• Sincronizar-se com as diferentes agendas

da equipa que apoia;• Gerir o arquivo e torná-lo funcional. O contributo

da micro informática e da gestão electrónica de documentos.

-- Conceber documentos e fazer apresentaçõesatractivas:• Dominar as técnicas do word;• Ganhar eficácia adequando as soluções gráficas

oferecidas pelo programa aos destinatários.

3.ºObjectivo: Saber organizar-se-- Autodiagnosticar a utilização do tempo. Identificar

os obstáculos pessoais. Aplicar os princípios básicosde uma boa organização. Organizar o dia de trabalho.Definir prioridades. Estabelecer prazos e elaborar o plano de trabalho. Bases do trabalho de equipa.

-- Enfrentar as interrupções e encontrar meios de as ultrapassar.

-- Utilizar instrumentos de organização eficazes.

4.ºObjectivo: Desenvovler as suas capacidadesde comunicação oral

-- Identificar os principais obstáculos à comunicaçãooral, atitudes a adoptar.

-- Ser assertiva em situações de tensão.-- Adoptar as técnicas de atendimento telefónico

facilitadores do processo de comunicação.

Dirigido aSecretárias principiantes.Administrativas indigitadas para funções de apoio de secretariado.

Métodos pedagógicosExposições e trabalhos em subgrupos.Trabalhos individuais. Autodiagnósticos.Exercícios em computador ligado em rede e equipadocom o Pack Office 2000 (Word, Excel, PowerPoint) e acesso à internet.

202

5 dias 35 horas–– 20 a 24 de Fevereiro Lisboa

–– 15 a 19 de Maio Lisboa

–– 16 a 20 de Outubro Lisboa

Preço por participante€ 970,00 +21% IVA

Ref:13-A-199

Iniciar com êxito uma carreira em secretariado

Objectivos/Itinerário pedagógico

Ver também Informática

Microinformáticaver capítulo 12

p.185

Comportamento da qualidade no serviço

ao cliente

p.138

Protocolo empresarial

Relações Públicas

p.206

A cobrança ao telefone

p.214

Dominar as suas reacções face à pressão

p.210

5 instrumentos essenciais do

desenvolvimento pessoalEspecial secretárias

p.210

Organização e gestão do tempo

p.216

Prática do arquivo

p.212

Concepção e organização de arquivos

p.212

Treino intensivona comunicação

escrita

p.203

Atendimento e relações

com o exterior

p.213

Qualidade Especial secretárias

p.204

Assistente de gestão

de projectos

p.207

Secretariado de administração

e os aspectos jurídicosda empresa

p.207

Assistente comercial

p.208

Assistente da função pessoal

e Recursos Humanos

p.206

Assistente de compras/Logística

p.209

Assistente de Marketing

p.208

Assistente de gestão Nível 4

p.205

A secretária executiva Nível 3

p.204

Aperfeiçoamento em secretariado

Nível 2

p.203

Jovens secretárias

Nível 1

p.202

Dominara função

Métodos e práticas de organização

Áreas de especialização: Assistentes

ObjectivosAdquirir uma visão objectiva do papel da secretária.Reunir os meios para exercer a função com eficácia.Imprimir uma nova dinâmica ao desempenho.Agir com profissionalismo.

C R I A Ç Ã O À M E D I D A I N F O R M A Ç Õ E SR E N O V A D O

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Page 3: Secretariado Área administrativa · Secretariado - Área Administrativa Secretariado - Pessoal administrativo 13 Jovens Secretárias (nível 1) 1.ºObjectivo: Conhecer as exigências

203© Cegoc 2006

Secretariado - Área Administrativa

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aSecretariado - Pessoal administrativo13

Métodos pedagógicosA pedagogia a utilizar privilegia os trabalhos práticos.Exposições curtas sobre aspectos teóricos. Debate.Trabalhos em grupos para resoluções de casos.Role-plays filmados em vídeo-tape.Análise das situações apresentadas pelas participantespara favorecer a troca de experiências e partilharcompetências comuns.

1.ºObjectivo: Compreender a função de Secretariado nas suas dimensões técnica e psicológica

-- DDeeffiinniirr e situar o desempenho da Secretária a nível de missões, funções, tarefas, instrumentos de trabalho e competências.

-- DDeesseennvvoollvveerr as noções de eficiência e produtividade global do trabalho.

-- CCoonnhheecceerr os níveis e graus de responsabilidade em Secretariado, perspectivas de evolução no futuro.

-- RReefflleeccttiirr sobre as diferentes ferramentas de burótica e seu impacto na função de Secretariado.

2.ºObjectivo: Adoptar métodos de organizaçãoeficaz em Secretariado

-- IIddeennttiiffiiccaarr os problemas de organização do trabalho.AAuuttooddiiaaggnnoossttiiccaarr o seu TMR (Tarefas, Missões e Ritmo) de trabalho. PPllaanniiffiiccaarr o trabalho e ddiissttiinngguuiirr as prioridades.

-- CCoonnhheecceerr os instrumentos de organização e simplificação do próprio trabalho.

-- AAddqquuiirriirr técnicas individuais de organização.

3.ºObjectivo: Reunir, tratar e transmitir a informação oral e escrita

-- LLeerr e aannaalliissaarr um texto. A ficha de leitura.

Dirigido aTodas as secretárias e funcionários de apoio administrativo que desempenham ou venham a desempenhar a função e pretendam desenvolver e reforçar as suas competências técnicas.

PPrreeppaarraarr e difundir a informação.-- PPrreeppaarraarr a redacção: A folha de análise.-- AAddooppttaarr os princípios básicos de uma escrita útil.

A dimensão "marketing" na comunicação escrita e oral.-- RReeddiiggiirr para ser lido e compreendido.

4.ºObjectivo: Organizar e gerir o arquivo com eficácia

-- DDeeffiinniirr os critérios de eficácia do arquivo. -- O documento de arquivo e suas conjunções múltiplas.-- CCoonnhheecceerr os circuitos documentais e o controlo

das tarefas administrativas.-- DDiissttiinngguuiirr as vantagens e inconvenientes

dos diversos sistemas de classificação. DDeetteerrmmiinnaarr o método de classificação adaptado às necessidades. TToorrnnaarr o arquivo acessível a todos:o plano de arquivo. As responsabilidades dos utentes do arquivo.

-- UUttiilliizzaarr os meios materiais adequados.-- CCoonnttrroollaarr os movimentos dos documentos.-- CCrriiaarr um ficheiro para resolver problemas de pesquisa.

5.ºObjectivo: Colaborar na preparação e seguimento de reuniões e viagens

-- AAss rreeuunniiõõeess:: EEssttaabbeelleecceerr o planning. CCoonnhheecceerr a ordem de trabalhos. RReeddiiggiirr e enviar as convocatórias. OOrrggaanniizzaarr os dossiers de trabalho. IInnssttaallaarr o grupo. TToommaarr apontamentos e eellaabboorraarr actas.

-- AAss vviiaaggeennss:: PPrreeppaarraarr e constituir o dossier de trabalho. OOrrggaanniizzaarr a informação no regresso.

6.ºObjectivo: Telefonar com eficácia-- AAnnaalliissaarr o seu estilo de comunicação.-- AAccoollhheerr e identificar o interlocutor, apresentar a empresa.

-- UUttiilliizzaarr um vocabulário positivo e valorizante.-- FFiillttrraarr as chamadas. AAnnoottaarr as mensagens.-- AAvvaalliiaarr a importância do telefone como instrumento

de relações públicas.-- LLiiddaarr com situações delicadas e interlocutores difíceis.

Treino intensivo na comunicação escritaEspecial secretariado

Métodos pedagógicosPedagogia activa e lúdica, alternando com: Inúmerosexercícios práticos e trabalhos em subgrupos, com o objectivo de incitar os participantes a aprofundaros seus conhecimentos e aplicá-los após o curso.

1. Adaptar-se aos diferentes tipos de escrita-- Descrever as situações profissionais que recorrem

à escrita. Os diferentes tipos de textos.-- Identificar as dificuldades imediatas.

2.Analisar cada situação escrita com método-- Reconhecer a importância da comunicação escrita.-- Adquirir técnicas de análise de conteúdo (cartas,

circulares, notas, memorandos…).-- Definir os objectivos a alcançar.-- A eficácia do estilo: os diferentes estilos de redacção

em função do assunto e do destinatário.

3.Construir o texto numa lógica e cronologiaadequadas

-- Estruturar o texto, seleccionar e ordenar as ideias com coerência. Sintetizar.

Dirigido aAssistentes. Secretárias. Pessoal administrativo.

Objectivosn Aumentar a eficácia na concepção e redacção

de textos.n Treinar métodos para analisar, estruturar ideias

e redigir textos mais facilmente.n Reforçar o impacto da escrita através

da apresentação dos textos.

-- Saber argumentar.-- Utilizar os “articuladores” lógicos.-- Elaborar o plano de escrita.

4.Escrever para ser lido e compreendido-- Enriquecer o vocabulário: abandonar as expressões

estereotipadas.-- Escolher a palavra certa e compreensível.-- Optar por uma escrita de qualidade: a coesão,

clareza, concisão e dinamismo.-- Respeitar os princípios da sintaxe, rever as principais

regras gramaticais. A importância do ritmo no texto profissional: saber pontuar.

-- Optimizar a apresentação.

5.Redigir a acta de uma reunião-- Conhecer os diferentes tipos de actas segundo

o objectivo da reunião.-- Identificar as dificuldades na tomada

de apontamentos e na redacção de actas.-- Escutar para transcrever:

• Evitar a deformação e/ou interpretação;• Tomar apontamentos e distinguir o essencial

do acessório em função do objectivo;• Estruturar o plano: a cronologia das ideias

expressas e a ordem lógica.-- Reformular e hierarquizar.-- Conhecer e aplicar as regras da boa legibilidade.-- Rever a sintaxe.-- Escolher a apresentação gráfica a dar ao documento

final.

6.Comunicar por e-mail-- Gerir eficazmente os e-mails: aspectos essenciais

a reter:• Analisar a importância de uma correcta gestão

dos e-mails;• Combater os e-mails em excesso;• Trabalhar em equipa.

-- Criar mensagens electrónicas:• Analisar os destinatários;• Antecipar as reacções;• Estruturar a mensagem;• Técnicas de redacção de e-mails com impacto.

Aperfeiçoamento em secretariado (nível 2)Os aspectos técnicos da função

5 dias 35 horas–– 23 a 27 de Janeiro Lisboa

–– 13 a 17 de Março Lisboa

–– 3 a 7 de Abril Porto

–– 8 a 12 de Maio Lisboa

–– 26 a 30 de Junho Lisboa

–– 9 a 13 de Outubro Lisboa

–– 23 a 27 de Outubro Porto

–– 20 a 24 de Novembro Lisboa

Preço por participante€ 970,00 +21% IVA

Ref:13-A-072

3 dias 20 horas–– 22 a 24 de Março Lisboa

–– 15 a 17 de Novembro Lisboa

Preço por participante€ 690,00 +21% IVA

Ref:13-A-128

Objectivos/Itinerário pedagógico

Itinerário pedagógico

C R I A Ç Ã O À M E D I D A I N F O R M A Ç Õ E SR E N O V A D O

WWW. C E G O C . P TWWW. C E G O C . P T W W WWWW. C E G O C . P T

INTERNET

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C R I A Ç Ã O À M E D I D A I N F O R M A Ç Õ E SR E N O V A D O

WWW. C E G O C . P TWWW. C E G O C . P T W W WWWW. C E G O C . P T

INTERNET

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Caderno informativo pág. 231 < > Ficha de inscrição pág. 235

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204 © Cegoc 2006

Secretariado - Área AdministrativaSecretariado - Pessoal administrativo

13

1.ºObjectivo: Situar a própria função na Empresa e em relação ao Management

-- Estabelecer as diferenças entre o secretariado tradicional e o secretariado executivo: Objectivos e missões. Especificidades da função, principais implicações;

-- Evolução de carreira em Secretariado:• Tipos e níveis de Secretariado;• As funções associadas a estes tipos e níveis;• A secretária executiva: como se vê e como é vista

pelos outros; projectar-se no futuro;• A adaptação da profissão a um mundo em

mutação: Impacto no Secretariado das mudanças introduzidas pelas novas tecnologias e pela emergência de novas competências.

-- Compreender a Empresa:• Conceito de Empresa. Os diversos tipos

de empresas. Inserção da empresa no contexto económico-social. A imagem que projecta, veículos que utiliza.

-- Compreender o Management:• Funções e tarefas do Manager;• Estilos de gestão;• Aplicar o princípio da complementaridade

e competências requeridas.• Identificar as zonas de desenvolvimento

profissional.

2.º Objectivo: Desenvolver aptidões e responsabilidades na organização do trabalho e gestão do tempo e da informação

-- Saber gerir o seu tempo e definir prioridades, organizar melhor as tarefas administrativas e desenvolver o campo de autonomia.

-- Optimizar o funcionamento do secretariado em caso de ausência.

-- Elaborar um plano de acção pessoal.

3º Objectivo: Contribuir para o sucesso do trabalho em equipa:• Definir os factores de sucesso de uma equipa;• Identificar os diferentes perfis e saber adaptar-se;• Conhecer as missões de cada um e como intervir;• Descrever as 5 fases de evolução de uma equipa

e comportamentos positivos associados a cada uma delas;

• Desenvolver uma lógica de cooperação;• Estabelecer relações construtivas com a equipa

que apoia;• Saber influenciar e motivar a equipa;• Ser co-responsável pela qualidade

do relacionamento e a performance da equipa que apoia;

• Saber influenciar e motivar. Desenvolver as suas capacidades de negociação. Facilitar a cooperação. O quadro de repartição de tarefas. A delegação e o controlo. O apoio à tomada de decisão.

4.º Objectivo: Acrescentar um valor ao desempenho através da criatividade

-- A criatividade individual:• Utilizar as potencialidade do seu cérebro;• Ultrapassar o domínio do racional.

-- A criatividade do grupo:• Multiplicar as suas capacidades inventivas através

do efeito do estímulo colectivo.

5.º Objectivo: Melhorar a capacidade de comunicação e de relacionamento

-- O contributo da Análise Transaccional (A.T.):• O que é a A.T. Sua originalidade e características.

-- Melhorar a relação consigo próprio:• A grelha PAC e sua utilização;• As dificuldades pessoais e sua repercussão

nas relações de trabalho. Meios de evolução.-- Melhorar as relações com os outros:

• As relações interpessoais no meio profissional. Sinais de reconhecimento e motivação. Posições existenciais e relações de trabalho.

Dirigido aSecretárias com experiência que queiram aperfeiçoar-se nos diferentes domínios de função: técnico e psicológico.

A secretária executiva (nível 3)

Métodos pedagógicosExposições curtas sobre os temas do programa.Trabalhos de grupo: resolução e crítica de casos práticos. Role-plays, seguidos de análise de debate interactivo.

QualidadeEspecial secretárias

Métodos pedagógicosAutodiagnósticos.Reflexão, discussão e troca de experiências.Exercícios: treino individual.Exposições sobre o método.O trabalho em grupo será realizado a partir de casos concretos de secretariado trazidos pelas participantes.

1.Referenciar a Não Qualidade no seu trabalho quotidiano, analisar os incidentes

-- SSaabbeerr ddeeffiinniirr a qualidade.-- IIddeennttiiffiiccaarr os conceitos e os condicionalismos

da qualidade.-- RReeffeerreenncciiaarr as suas actividades mais produtivas.-- RReeggiissttaarr e aannaalliissaarr os incidentes mais perturbadores,

mais dispendiosos e com consequências mais pesadas.

Dirigido aSecretárias experientes que desejem melhorar os seus métodos nos diferentes domínios do seu posto de trabalho:Telefone, arquivo, organização do trabalho, etc.

ObjectivosElaborar um novo olhar sobre o seu trabalho e os métodos para produzir os melhores resultados:desenvolver o reflexo “qualidade” no seu trabalho quotidiano.

2.Determinar as melhorias a realizar com prioridade

-- UUttiilliizzaarr a lei de Pareto para se concentrar sobre o essencial.

-- PPeessqquuiissaarr as causas pertinentes dos seus problemas.-- EEllaabboorraarr propostas criativas e convincentes para

os resolver.

3.Adoptar normas de qualidade mensuráveise acompanhar a sua aplicação

-- OOss 55 zzeerrooss:: zero prazo, zero avaria, zero defeito, zerostock, e zero papel…

-- AAss eexxiiggêênncciiaass dos seus “clientes, as suas exigências face aos seus fornecedores”.

-- OO qquuaaddrroo ddee iinnddiiccaaddoorreess da Secretária.

4.Elaborar um contrato com os seus“clientes” e “fornecedores” internos

-- IIddeennttiiffiiqquuee o “coração” da sua missão.-- DDeeffiinnaa as suas funções e missões.

5.Treinar-se numa actividade à escolha-- O aaccoollhhiimmeennttoo.-- O aarrqquuiivvoo de documentos.-- A oorrggaanniizzaaççããoo de uma reunião para adquirir

os reflexos “qualidade” e os comunicar em seu redor.

6.Síntese-- Para aaddqquuiirriirr os reflexos “Qualidade” e os comunicar

em seu redor.

4 dias 24 horas–– 14 a 17 de Fevereiro Lisboa

–– 18 a 21 de Abril Lisboa

–– 2 a 5 de Maio Porto

–– 5 a 8 de Junho Lisboa

–– 16 a 19 de Outubro Lisboa

–– 6 a 9 de Novembro Porto

–– 27 a 30 de Novembro Lisboa

Preço por participante€ 835,00 +21% IVA

Ref:13-A-073

Objectivos/Itinerário pedagógico

3 dias 20 horas–– 27 a 29 de Março Lisboa

–– 18 a 20 de Outubro Lisboa

Preço por participante€ 690,00 +21% IVA

Ref:13-A-223

Itinerário pedagógico

Page 5: Secretariado Área administrativa · Secretariado - Área Administrativa Secretariado - Pessoal administrativo 13 Jovens Secretárias (nível 1) 1.ºObjectivo: Conhecer as exigências

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Secretariado - Área Administrativa

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Assistente de gestão (nível 4)

Métodos pedagógicosExposições teóricas sobre os temas do programa.Trabalhos de grupo: resolução e crítica de casos práticos, alguns baseados em situações reais propostas pelos participantes.1.Compreender o papel de assistente

de Gestão nas modernas estruturas empresariais:

1.1. Diferenciar as características entre secretariado tradicional e a nova função de Assistente:Objectivos e missões; Tarefas; Capacidades e competências.

1.2. Desenvolver a pro-actividade e o espírito de iniciativa

-- Saber afirmar-se no quotidiano profissional.-- Defender o espírito de antecipação.

Dirigido aSecretárias de Direcção e Assistentes confirmadas,que conheçam a fundo todas as técnicas da função e que desejem ultrapassar a barreira das suas competências actuais e aderir a uma transformação qualitativa da sua própria função.

O novo gestor necessita de um (a) assistenteque conheça a fundo e compreenda bem o funcionamento da empresa moderna:

Os desafios que enfrenta, as necessidades de desenvolvimento, os modelos de gestão que contribuem para o êxito.

ObjectivosNo final deste curso, os (as) Assistentes serão capazes de:n Desenvolver a sua capacidade de apoiar os gestores

nas suas responsabilidades, tomando consciência da complexidade da sua função.

n Adquirir uma visão e uma compreensão mais evidente da vida social da empresa e dos imperativoseconómicos exigidos ao seu desenvolvimento.

n Acrescentar um valor ao seu desempenho e desenvolver competências específicas e/ou técnicas associadas às reais necessidades do serviço.

4.1. Aspectos jurídicos e fiscais:-- Adquirir noções sobre as diferentes sociedades.-- Compreender a lógica do funcionamento da Empresa

(mecanismos, constrangimentos de gestão).-- Conhecer as incidências jurídicas e suas

consequências na prática.

4.2. Contabilidade e gestão:-- Compreender a importância de contabilidade geral

e analítica para a Empresa.-- Adquirir noções básicas sobre o orçamento

e respectivo acompanhamento.-- Analisar alguns indicadores de gestão (liquidez,

solvabilidade, rentabilidade, autonomia financeira, fundo de maneio, etc.).

-- O tableau de bord.-- Interpretar o Balanço e a demonstração de resultados.

4.3. Gestão financeira:-- Saber ler e analisar os documentos financeiros:

• rácios;• fundo de maneio e necessidade de fundo

de maneio;• tesouraria.

1.3. Compreender o ambiente económico e social da Empresa

-- Conhecer as situações criadas pela reestruturação e redimensionamento das Empresas e suas repercussões na função:• níveis de responsabilidade e autonomia;• campos de acção e de decisão segundo

as grandes funções da Empresa.• conhecer as evoluções estratégicas recentes.

1.4. Ser receptiva à dimensão europeia e internacional

-- Distinguir as diferentes mentalidades europeias. Conhecer as práticas da vida profissional na Europa, Ásia, E.U.A, África e Médio Oriente.

-- Conceber, planificar, realizar e acompanhar uma reunião multicultural.

-- Promover a imagem da empresa ao telefone:• acolher o interlocutor na língua do seu país

de origem.

2.Acompanhar e apoiar o gestor no exercíciodas suas principais tarefas

-- Compreender as missões do gestor.-- Analisar os diferentes modos e estilos de gestão:

• natureza e necessidades do Manager;• contribuir para o estudo dos problemas,

a preparação e tomada de decisão: pesquisar, seleccionar e tratar informações úteis; conhecer a metodologia do estudo de situações e de resolução de problemas.

3.Desempenhar um papel de "facilitador (a)"nas relações profissionais e de negociação

-- Compreender as relações entre pessoas e os grupos.-- Fomentar a circulação das informações.-- Assumir o papel de interface entre o manager

e os diferentes interlocutores.-- Descobrir os instrumentos e métodos de negociar

para "vender" as suas ideias.

4.Proporcionar uma primeira abordagem à contabilidade geral, análise financeira,aspectos jurídicos e fiscais e controlo de gestão:

>>

4 dias 24 horas–– 15 a 18 de Maio Lisboa

–– 29 de Maio a 1 de Junho Porto

–– 9 a 12 de Outubro Lisboa

–– 13 a 16 de Novembro Porto

Preço por participante€ 835,00 +21% IVA

Ref:13-A-194

Itinerário pedagógico

E em opção...

Módulo de preparação e de ajuda à aplicação práticadas formações: Aperfeiçoamento em secretariado; Treino intensivo na comunicação escrita;

Organização e gestão do tempo; Prática do arquivo.

A Cegoc concebeu um dispositivo de acompanhamentoindividual para reforçar a eficácia das formações.O módulo de preparação permite ao participante clarificar as suas expectativas, fazer o ponto da situaçãoda sua actividade e dos seus conhecimentos e referenciaras suas prioridades de aprendizagem.Três semanas antes da formação, o participante prepara-segraças a exercícios comentados, autodiagnósticos e estudode casos. 3 a 4 horas serão consagradas a este módulo.Um dispositivo de aplicação prática garante a transpo-sição das novas aquisições para a situação de trabalho.Inicia-se uma semana após a formação e compreende a avaliação dos saberes. Um consultor da Cegoc assegura

um acompanhamento individual graças a duas entrevistastelefónicas em que fornece conselhos personalizados,duas e depois seis semanas após a formação. Realizamosum balanço final das acções definidas e preconizamos um plano de progresso pessoal. Cerca de 5 horas serãoconsagradas a este módulo.Custo do módulo de preparação € 300 + 21% IVACusto do módulo de aplicação prática € 400 + 21% IVACusto dos dois módulos € 650 + 21% IVA*Não inclui encargos de deslocação e alojamento do consultor.

Para receber informações mais detalhadas, contacte-nos.

I N F O R M A Ç Õ E S

Melhorar a eficácia da vossa formação!

tel. 21 319 19 60 l fax 21 330 31 55

>> Antes/Depois Objectivo: melhorar a performance

C R I A Ç Ã O À M E D I D A I N F O R M A Ç Õ E SR E N O V A D O

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INTERNET

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Page 6: Secretariado Área administrativa · Secretariado - Área Administrativa Secretariado - Pessoal administrativo 13 Jovens Secretárias (nível 1) 1.ºObjectivo: Conhecer as exigências

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Secretariado - Área AdministrativaSecretariado - Pessoal administrativo

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1.ºObjectivo: Identificar as exigências de cumprimento de regras em termos de rotina empresarial

-- CCoonnhheecceerr o conceito de protocolo e a imagem da empresa.

-- DDiissttiinngguuiirr as competências de função. Perfil requerido.-- RReeccoonnhheecceerr as exigências fundamentais das normas

protocolares.

2.ºObjectivo: Estabelecer contactos pessoaisem representação da empresa e contactosescritos ambos de feição protocolar

-- IIddeennttiiffiiccaarr os critérios de eficácia de actuação de carácter representativo.

-- AAvvaalliiaarr qual a responsabilidade na criação e reforço da imagem do gestor.

-- CCoonnhheecceerr as formas de correspondência: IInntteerrnnaa: despachos, ofícios, telegramas, informações de serviço, relatórios, apontamentos de conversa;EExxtteerrnnaa: notas formais e informais, memos, protocolos, outras formas.

-- A ccoommuunniiccaaççããoo telefónica. Dominar as regras básicas para estabelecer um contacto eficaz.

3.ºObjectivo: Intervir no planeamento e organização de acções profissionais de carácter social

-- CCoonnhheecceerr as regras gerais a nível de planeamento e organização dos diferentes estilos de eventos:RReecceeppççõõeess,, rreeuunniiõõeess ddee ttrraabbaallhhoo,, sseemmiinnáárriiooss,, eennccoonnttrrooss,, eexxppoossiiççõõeess,, iinnaauugguurraaççõõeess,, ccoonnffeerrêênncciiaass,,ttoommaaddaass ddee ppoossssee,, aassssiinnaattuurraass ddee ccoonnttrraattooss ee pprroottooccoollooss,, vviissiittaass,, rreeffeeiiççõõeess formais e informais(planos de mesa, ementas e decoração).

-- SSaabbeerr gerir o espaço e o tempo. AAddooppttaarr os procedimentos e os instrumentosadequados aos diferentes tipos de eventos:CCoonnvvooccaattóórriiaass.. CCoonnvviitteess.. CCrriittéérriiooss ddee oorrggaanniizzaaççããoo ddee ssaallaass.. EEssccoollhheerr oo cceennáárriioo,, oorrggaanniizzaarr aass mmeessaass,,ccoollooccaarr aass bbaannddeeiirraass,, ddiissttrriibbuuiirr aass ppeessssooaass,,pprreecceeddêênncciiaass,, oorrddeemm ddaass iinntteerrvveennççõõeess,, ddeeccoorraaççããoo ee ffoorrmmaass ddee ssiinnaalliizzaaççããoo ddoo eessppaaççoo..

4.ºObjectivo: Relacionar-se eficazmente com a comunicação social

-- AAnnaalliissaarr as situações do quotidiano profissional com os media.

-- AAddooppttaarr a actuação correcta em defesa da imagem nas relações com a imprensa.

-- EEssttaabbeelleecceerr contactos personalizados com os diferentes órgãos de comunicação social:• Identificar os seus representantes e papel

que desempenhem;• Caracterizar as diferentes formas de contacto:

pessoal e telefónico;

-- A imprensa escrita: elaborar e difundir comunicados – press-releases, artigos escritos:• Conhecer os requisitos essenciais à concepção

e produção de dossiers de imprensa – press kits.-- IInntteerrvviirr no planeamento e organização

de conferências e comunicados de imprensa.

5.ºObjectivo: Conhecer as especificidades do Protocolo internacional

-- Identificar os principais requisitos de uma boa imagem internacional.

-- Conhecer as regras essenciais no âmbito da identidade cultural dos diferentes interlocutores internacionais com quem se relacionam profissionalmente.

-- Organizar uma reunião internacional:• Aspectos essenciais a reter.

Dirigido aAssistentes de Direcção,Administração e RelaçõesPúblicas, Secretárias e Recepcionistas e todas as pessoas que necessitem de agir com maior profissionalismo nos dois campos de actuação:protocolar e relações públicas.

Métodos pedagógicosPedagogia activa baseada em exposições teóricas,exercícios práticos e intercâmbio de experiências.Análise de situações concretas apresentadas pelos participantes.

Protocolo empresarial e Relações PúblicasSeja mais eficaz: domine as regras protocolares a nível empresarial/estatal

Objectivos/Itinerário pedagógico

3 dias 20 horas–– 3 a 5 de Abril Lisboa

–– 2 a 4 de Outubro Lisboa

Preço por participante€ 690,00 +21% IVA

Ref:13-A-216

Assistente da função pessoal e de recursos humanos

Métodos pedagógicosSerá utilizada uma pedagogia activa baseada em trabalhos individuais e em grupo.Estudo de casos e realização de exercícios práticos.

1. Caracterizar o ambiente da Função RH-- A empresa e o seu enquadramento jurídico

( leis, convenções e acordos colectivos de trabalho...).-- A empresa e os seus recursos humanos

(a gestão previsional de empregos).

Dirigido a Assistentes de Responsáveis de Recursos Humanos,Secretárias de Direcção que asseguram a FunçãoPessoal na empresa.Técnicos subordinados directamente ao Responsávelde Recursos Humanos.

A função Assistente da Função Pessoal e de Recursos Humanos tem conhecido

profundas mudanças no seu conjunto de papéis.Exige-se ao Assistente que seja:• Técnico, para operacionalizar os instrumentos

de uma função de gestão complexa;• Gestor, para salvaguardar os aspectos quantitativos

e qualitativos do desenvolvimento social;• Pessoa de diálogo para comunicar de forma eficaz.Este curso é a nossa resposta a este triplo desafiopara a Função Assistente de Pessoal e RH.

ObjectivosO formando será capaz de:n Aplicar a legislação laboral de forma adequada

minimizando os custos para a empresa;n Utilizar as ferramentas de gestão de recursos

humanos no dia-a-dia e numa perspectiva previsional;n Adoptar os comportamentos profissionais mais

eficazes.

-- A empresa e os sistema de informação de Recursos Humanos (os suportes documentais, a busca de informação na internet...).

2. Definir as missões e a estrutura da Função RH-- Princípios e conteúdos da Função.-- A partilha da Função Recursos Humanos

com as unidades de negócio e os gestores.-- O papel dos interlocutores internos e externos:

• Os representantes do pessoal;• A inspecção do trabalho.

3. Identificar as missões de Assistente de Pessoal e Recursos Humanos

-- Descrever a função. Definir os requisitos.

4. Compreender os princípios jurídicos indispensáveis no quadro das relações individuais de trabalho

-- Os textos aplicáveis na empresa.-- Dominar os princípios de base do contrato

de trabalho (contratos a tempo certo e incerto, a tempo parcial e trabalho temporário).

-- A duração e organização do tempo de trabalho e controlo das horas (a gestão das ausências).

-- A execução do contrato de trabalho.-- Administrar e gerir as regalias sociais.

5. Gerir a integração dos colaboradores na empresa

-- Participar no recrutamento (Perfirl da função).-- Escolher os candidatos adequados.-- Realizar a pré-selecção.-- Acolher o colaborador e aplicar as regras legais em vigor.-- Preparar o contrato de trabalho (modalidades).

6. Realizar a administração da formação profissional contínua

-- Registar e escolher as acções de formação (caderno de encargos...).

-- Organizar a administração da formação (declarações, historial das acções e formandos).

-- Medir o seguimento da formação (orçamento, "Tableau de Bord" de acompanhamento, avaliação).

7. Aplicar os métodos e instrumentos de gestão eficazes

-- Gerir o efectivo (registos, afixações e declarações obrigatórias).

-- Utilizar os rácios de acompanhamento indispensáveis.-- Elaborar os "Tableau de Bord" (absentismo).-- Instrumentalizar a organização do seu trabalho

(calendários, fichas de procedimentos, acompanhamento de dossiers).

8. Comunicar uma imagem positiva do serviço RH

-- Identificar as expectativas e necessidades dos clientes internos.

-- Ser um interlocutor privilegiado do pessoal (escutar...).-- Saber persuadir.-- Comunicar uma imagem positiva da Função RH.

>>

Itinerário pedagógico5 dias 35 horas

–– 6 a 10 de Março Lisboa

–– 29 de Maio a 2 de Junho Lisboa

–– 13 a 17 de Novembro Lisboa

Preço por participante€ 1160,00 +21% IVA

Ref:04-A-457

Page 7: Secretariado Área administrativa · Secretariado - Área Administrativa Secretariado - Pessoal administrativo 13 Jovens Secretárias (nível 1) 1.ºObjectivo: Conhecer as exigências

207© Cegoc 2006

Secretariado - Área Administrativa

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Métodos pedagógicosContributos teóricos e práticos, troca de experiênciae debates.Estudo de casos e exercícios práticos.Análise de situações apresentadas pelos participantes.

1.Conhecer o contexto de um projecto-- Os problemas relacionais postos pela coexistência

do projecto com a actividade habitual da Empresa.-- As reacções previsíveis mais frequentes.

2.Compreender as necessidades do chefe de projecto

-- A problemática do chefe de projecto.-- As relações do chefe de projecto com a Empresa.-- A missão do assistente: a "pilotagem automática"

que permite ao chefe de projecto dedicar-se mais livremente às dificuldades e imprevistos.

3.Conhecer e utilizar os instrumentos de organização de um projecto

-- Os diferentes tipos de projectos. Os clientes (externos ou internos) e a sua própria organização da gestão.

-- As estruturas de projectos. A posição do gestor: hierárquica ou funcional?

4.Conhecer e utilizar os instrumentos que facilitam o desenvolvimento do projecto

-- Na fase de lançamento: procedimentos de lançamento e de coordenação.

-- Na fase de desenvolvimento: as etapas, o organigrama das tarefas, a comunicação.

-- Na fase de fim de projecto: as relações por vezesdifíceis com o cliente, os relatórios de fim de projecto, o arquivo.

5.Conhecer e aplicar os instrumentos que facilitam o controlo de um projecto

-- A lógica dos instrumentos, o contributo da informática.

Dirigido aSecretárias/Assistentes do chefe de projecto,assistente de gestão, assistentes do chefe de programa.Colaboradores de projecto, controlador de custos.Quadros ou técnicos encarregados de assistir os seuschefes de projecto nas suas actividades de controlo de gestão dos projectos.

Os chefes de projecto devem assegurar plenamente funções de coordenação,

de análise de desvios e de decisão.Pelo seu domínio dos instrumentos de gestão de projectos, a sua/o seu assistente contribui com informações sintéticas necessárias à antecipaçãodas decisões importantes no decurso do projecto.A complementaridade dos seus papéis faz do chefede projectos e da sua/do seu assistente um binómioque trabalha em estreita colaboração para atingir os seus objectivos.

ObjectivosAdquirir o conhecimento dos instrumentos de organização, de desenvolvimento e de controlo de um projecto, compreender as necessidades do chefe de projecto para melhor o assistir.

-- A gestão dos prazos, características de um bomplanning, o diagrama de barras, o método PERT.As actualizações. A gestão dos recursos.

-- A gestão e a medida do avanço físico.-- A gestão dos custos.

Os diferentes métodos e os casos de utilização. A previsão do resto das tarefas a fazer.

-- A gestão dos documentos: sugestões de planode arquivo do projecto.

-- A gestão das modificações: a noção de gestãode configuração.

-- Os indicadores de gestão. Exemplos.

6.Conclusão e conselhos de aplicação.

1.Compreender o essencial do sistema legislativo português útil à vida da empresa

-- Leis, decretos, jurisprudência: • saber distinguir e encontrar as informações.

-- As diferentes formas jurídicas das sociedades:• sociedades civis, sociedades de capitais,

sociedades de pessoas.-- As responsabilidades dos dirigentes, as obrigações

declarativas.

Métodos pedagógicosExposições temáticas e debates.Casos práticos.Análise de situações apresentadas pelos participantes.Cada participante recenseia com o formador as aplicações práticas para o seu posto de trabalho e sua empresa.

-- A bolsa e a sua regulamentação: os dois mercados e as publicações financeiras obrigatórias.

2.Compreender o funcionamento das diferentes sociedades

-- As modalidades de constituição de uma empresa ou de uma associação (fisco, tribunal comercial).

-- Os órgãos de direcção, de fiscalização e de controlo segundo o tipo escolhido.

-- O papel dos ROC e o campo da sua responsabilidade.

3.Praticar o secretariado jurídico na empresa-- O arquivo de documentos:

• durações legais de conservação dos documentos da empresa.

-- O registo dos actos jurídicos, os documentos declarativos e o que eles contêm.

4.A empresa e a sua vida jurídica-- Saber organizar as reuniões do Conselho

de Administração: • convocatórias, representação de um administrador

por um outro, actas.-- Assembleia Geral:

• carta de convocatória, poderes, questões escritas, relatório da gerência.

5.A responsabilidade jurídica dos dirigentes-- Os riscos segundo o domínio de responsabilidade.-- Responsabilidade civil e penal dos dirigentes.-- Responsabilidade penal da empresa.

6.Estabelecer um contrato comercial-- Os compromissos no acto de encomenda.-- As rupturas de contrato.-- As cláusulas essenciais a verificar.-- As precauções a tomar.-- Os litígios com clientes e os recursos possíveis.

ObjectivosCompreender as noções jurídicas úteis à vida da empresa.Essencialmente prático, este curso enquadra os acontecimentos que têm uma dimensão legal e referencia as práticas a adoptar para evitar os riscos jurídicos.

Dirigido aAssistentes de direcção e administração.Assistente do responsável financeiro.Todos os colaboradores que tenham de intervir nos actos de valor jurídico.

Secretariado de administração e os aspectos jurídicos da empresa

Assistente da gestão de projectosOs instrumentos para ajudar eficazmente o chefe de projectos

Itinerário pedagógico

3 dias 20 horas–– 26 a 28 de Abril Lisboa

–– 6 a 8 de Novembro Lisboa

Preço por participante€ 690,00 +21% IVA

Ref:13-A-329

>> Itinerário pedagógico

3 dias 20 horas–– 3 a 5 de Maio Lisboa

–– 25 a 27 de Outubro Lisboa

Preço por participante€ 870,00 +21% IVA

Ref:07-A-447

www.cegoc.pt/inter

Page 8: Secretariado Área administrativa · Secretariado - Área Administrativa Secretariado - Pessoal administrativo 13 Jovens Secretárias (nível 1) 1.ºObjectivo: Conhecer as exigências

208 © Cegoc 2006

Secretariado - Área AdministrativaSecretariado - Pessoal administrativo

13

1.Compreender a função da SecretáriaAssistente/Comercial

-- Situar o desempenho no contexto profissional:• Determinar os pontos-chave da equipa de sucesso;

Analisar a contribuição prática da secretária eficaz.-- Desempenhar o papel de interface com os diferentes

interlocutores:• Interagir com a hierarquia/clientes/

vendedores/serviços internos/fornecedores;• Antecipar as dificuldades e circular a informação.

2.Organizar o trabalho e gerir melhor a actividade

-- Acompanhar e coordenar as actividades da equipa: Instrumentos de organização pessoal e da equipa; Distinguir o essencial do acessório; Arbitrar as prioridades; Gerir os picos de actividade.

-- Construir o plano de acção.

Métodos pedagógicosPedagogia activa apoiada em:n Exposições, troca de experiências, exercícios

práticos.n Simulações em vídeo e análise em subgrupos.

-- Optimizar objectivos e meios.-- Desenvolver a sua criatividade: O pensamento

criativo. Obstáculos. Atitudes criativas.-- Preparar reuniões comerciais: A Convenção Anual,

o Salão, uma Exposição, uma reunião de equipa:• Criar instrumentos de pilotagem: Elementos do budget.

-- Organizar e apresentar o dossier de cliente.

3.Escrever em termos comerciais-- Comunicar por escrito de uma forma dinâmica:

• As 4 etapas de redacção de uma carta;• Tornar a mensagem atractiva.

-- Transformar uma reclamação, um orçamento ou uma oferta num documento comercial:• Redigir cartas de apresentação, encomendas,

reclamações;• Garantir o valor jurídico do documento;

-- Responder a uma reclamação:• Analisar a reclamação ponto por ponto;• Construir um texto claro e preciso;• Escolher frases com impacto.

-- Tratar situações delicadas: ruptura de stocks, atrasos,aumentos súbitos de preços.

4.Melhorar as capacidades pessoais de relaçãoe contacto com os clientes internos

-- A imagem da Empresa.-- Secretária Comercial elemento ligação: Directores,

Vendedores e Clientes, ter relações positivas com a força de vendas;

-- Identificação dos Clientes (Internos e Externos);-- Comunicação Assertiva.

5.Acrescentar uma Dimensão Comercial à Qualidade do Serviço Administrativo

-- Cliente como principal activo de uma organização.-- Expectativa e percepção do cliente.-- A qualidade dos serviços.

ObjectivosNo final do curso os participantes:n Conhecerão os comportamentos eficazes para

realizar o seu papel de interface entre diferentes interlocutores;

n Saberão adoptar um estilo mais claro, mais preciso,mais dinâmico nas suas comunicações escritas e orais;

n “Jogarão plenamente” um papel no seio da equipa comercial.

Dirigido aSecretárias e administrativos dos DepartamentosComerciais e de Marketing, com relacionamento com a força de vendas e a clientela da Empresa.

Assistente comercial6.Controlar as técnicas de acolhimento

e argumentação-- O telefone como instrumento comercial.-- O acolhimento telefónico.-- Emissão/recepção de chamadas.-- Vantagens e desvantagens do telefone.-- Como gerir uma reclamação.-- Definir o stresse.-- Superar o conflito sem agressividade.-- Reduzir o stresse.

7.Adoptar um plano de evolução pessoal-- Fazer um diagnóstico dos pontos fortes e fracos.-- Mensagens limitantes.-- Estabelecer objectivos de progresso.-- Compromisso de acção.

Métodos pedagógicosExposição oral do formador enriquecida com o estudo de casos práticos e debates entre os participantes.

Dirigido a Assistentes de directores ou responsáveis de marketing;Assistentes de gestores de produto ou gestores de mercado.

ObjectivosAdquirir conhecimentos práticos de marketing para:n Aumentar a sua autonomia em função das decisões

e objectivos definidos pela sua empresa;n Definir com maior exactidão o âmbito da sua

actividade e iniciativa;n Incrementar a eficácia da sua contribuição com

os diferentes utilizadores do seu serviço.

Assistente de MarketingDominar os fundamentos do marketing

1.O Papel do Assistente de Marketing-- A estrutura Marketing/Comercial:

• objectivos, organização e funções.-- O posicionamento e missão do assistente

de marketing.-- A relação com os chefes de produto, gestores

de mercado e responsáveis de marketing: • expectativas, contribuições e sinergias.

2.Conhecer as funções do marketeere os seus domínios de intervenção

-- Da estratégia ao marketing operacional.-- A análise do mercado e do contexto da empresa:

objectivos e ferramentas.-- A implementação de um plano operacional:

• plano de acção e controlo.

3.Contribuir para a recolha de informação-- Benchmarking:

• Organizar a vigia comercial e concorrencial.-- Participar no desenvolvimento de estudos:

• objectivos, missões e ferramentas.

4.Orientar a sua acção de marketing-- Organizar os briefings com os fornecedores:

• pontos chave.

-- Organizar e acompanhar as acções e eventos.-- Conceber e enriquecer o seu quadro

de acompanhamento das acções.-- Conduzir uma acção de marketing directo:

• correio, telefone e internet.

5.Reforçar a sua relação com a força de vendas

-- Participar na construção de argumentários e suportes para apoiar as vendas.

-- Contribuir para a sinergia marketing/vendas.

Para orientar e perspectivar as suas acçõesquotidianas, o assistente de Marketing

deverá dominar os conceitos fundamentais em Marketing. Esta competência permite-lhe comunicar de forma mais eficaz e eficiente com a sua equipa e identificar novos campos para a sua contribuição.

Itinerário pedagógico

4 dias 24 horas–– 31 de Janeiro a 3 de Fevereiro Lisboa

–– 16 a 19 de Maio Lisboa

–– 13 a 16 de Novembro Lisboa

Preço por participante€ 870,00 +21% IVA

Ref:06-C-144

>> Itinerário pedagógico

3 dias 20 horas–– 21 a 23 de Junho Lisboa

–– 23 a 25 de Outubro Lisboa

Preço por participante€ 870,00 +21% IVA

Ref:05-A-529

www.cegoc.pt

Page 9: Secretariado Área administrativa · Secretariado - Área Administrativa Secretariado - Pessoal administrativo 13 Jovens Secretárias (nível 1) 1.ºObjectivo: Conhecer as exigências

209© Cegoc 2006

Secretariado - Área Administrativa

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ivaSecretariado - Pessoal administrativo

13

Assistente de Logística

Métodos pedagógicosUma pedagogia baseada em exposições temáticas sobre os conceitos da logística, trabalhos em subgrupos e troca de experiências

1. Identificar os desafios da função logística-- Satisfação do cliente, flexibilidade, reactividade, prazo.

Dirigido aAssistentes e empregados dos serviços da função logística.Técnicos e empregados dos agentes logísticos.Secretárias do director/responsável da função logística.Todas as pessoas que pretendam desenvolver competências na função logística.

Objectivosn Situar a missão e os desafios da função logística.n Conhecer as técnicas e o vocabulário da logística.n Desenvolver o seu papel de interlocutor

privilegiado dos clientes e fornecedores.n Compreender e saber actualizar o quadro de

indicadores de gestão e o orçamento da logística.

-- As interacções com as outras funções da empresa e as suas consequências.

-- O conceito da cadeia de abastecimento (supply chain).-- A qualidade dos fluxos logísticos.-- O contributo do(a) assistente.

2.Compreender a logística a montante:ser interlocutor privilegiado do fornecedor

-- Aprovisionamentos.-- Transportes nacionais e internacionais.-- Intermediários logísticos e alfândega.

3.Compreender a logística a jusante-- Ser interlocutor privilegiado do cliente:

• O diagnóstico dos fluxos ao serviço do cliente. A gestão dos fluxos.

• A construção de uma política comum com o cliente.

4.Compreender a logística da produção-- A logística do MRP.-- O plano industrial e comercial.-- O processo de lançamento de uma ordem

de fabricação.

Itinerário pedagógico

3 dias 20 horas–– 3 a 5 de Abril Lisboa

–– 20 a 22 de Setembro Lisboa

Preço por participante€ 870,00 +21% IVA

Ref:10-B-540

Assistente de compras

Métodos pedagógicosExposições.Trabalhos de grupo para resolução de exercícios e casos práticos.

1.Posicionar as Compras e os Aprovisionamentos na Empresa

-- As missões da função compras.-- As diferentes responsabilidades do(a) Assistente

de Compras.-- Assistente de Compras:

• uma fonte de informação para o comprador.

2.A análise ABC aplicada às Compras-- A construção da curva ABC do consumo

e dos fornecedores.

Dirigido aAssistentes, Escriturários e Secretárias da área de Compras, auxiliares de compradores.Pessoal administrativo e todos os profissionais que, no exercício da sua função, efectuem actos de compra.

ObjectivosDar a conhecer aos participantes as técnicas e ferramentas utilizadas nos serviços de compras e proporcionar-lhes um treino prático nas mesmas,para habilitá-los a prestarem um apoio adequado nas compras.

-- A interpretação da curva ABC e as diferentes tácticas de compra possíveis.

-- A ficha de produto.-- A actualização das fichas de produto e fornecedor.

3.As Consultas-- Fases e regras de condução de uma consulta.-- O quadro comparativo das propostas.-- A transmissão da decisão das Compras

aos fornecedores: regras a observar.

4.Os Fornecedores-- A procura de fornecedores, as fontes de informação.-- A medida das performances dos fornecedores

activos e a classificação dos fornecedores:• preço, qualidade, prazos e serviços.

-- A estrutura tipo de um preço para um produto e uma prestação de serviço.

-- Actualização e revisão de um preço.

5.Ser uma ajuda activa à gestão e à decisão das compras

-- Os diferentes tipos de contratos e encomendas.-- A gestão das encomendas, dos contratos

e das facturas.-- Conhecer os princípios da Gestão de Stocks.-- O tableau de bord do Comprador.-- A gestão da documentação.-- A preparação do dossier de negociação.

6.Organizar e gerir as relações com os parceiros internos e externos

-- A comunicação com os Clientes internos.-- Saber obter informação internamente (qualidade,

fabricação, contabilidade) para avaliar fornecedores.-- Informar com descrição os fornecedores.-- Saber obter informações do vendedor.-- A utilização do telefone.

7.O domínio jurídico-- Os conhecimentos jurídicos de base.-- Os documentos necessários às compras

internacionais.

Itinerário pedagógico

5 dias 35 horas–– 29 de Maio a 2 de Junho Lisboa

–– 13 a 17 de Novembro Lisboa

Preço por participante€ 1160,00 +21% IVA

Ref:10-A-172

5. Introduzir e manter o quadro de indicadores e o orçamento:orientação e controlo das performances

-- A escolha dos indicadores pertinentes.-- A abordagem “benchmarking” sobre os indicadores

logísticos.-- A construção do quadro de indicadores

e do orçamento.

Zoom>> Zoom

Este workshop destina-se a qualquer pessoa que queira promover melhorias significativas no seu desempenho. Fornece instrumentos para a melhoria da eficácia e da liderança a nível pessoal, interpessoal, de gestão e organizacional.

Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes

>> Informação

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Page 10: Secretariado Área administrativa · Secretariado - Área Administrativa Secretariado - Pessoal administrativo 13 Jovens Secretárias (nível 1) 1.ºObjectivo: Conhecer as exigências

210 © Cegoc 2006

Secretariado - Área AdministrativaSecretariado - Pessoal administrativo

13

5 instrumentos essenciais do desenvolvimento pessoalEspecial Secretárias

Dirigido aSecretárias e assistentes.

Conhecer-se melhor e compreender os mecanismos essenciais das relações

humanas é indispensável para actuar melhor com os outros no ambiente profissional.

ObjectivosIntegrar um conjunto coerente de instrumentos,de métodos e de técnicas variadas para:n Adaptar os seus comportamentos às situações.n Desenvolver relações profissionais harmoniosas

e eficazes.n Aumentar a eficácia do seu desempenho.

>> Métodos pedagógicosAprendizagem pela experiência vivida: cada participante descobre os seus verdadeiros recursos,depois identifica e experimenta vias criativas concretas e adaptadas para melhor se afirmar.A pedagogia baseia-se em autodiagnósticos,exercícios, simulações e análises em video-tape.Os role-plays permitem às participantes testar e adquirir novos comportamentos.As participantes são convidadas a trabalhar sobresituações concretas quotidianas nas quais pretendamestar mais à vontade.A progressão respeita as necessidades e o ritmo de cada um, utilizando um estilo soft que permita controlar a sua própria formação.

1.Estabelecer uma boa relação com os seus interlocutores: a "sincronização"

-- Ajustar o seu comportamento verbal e não verbal.-- Manter uma argumentação harmoniosa e eficaz.

2.Fazer face às situações difíceis:a "assertividade"

-- Afirmar-se nas situações relacionais delicadas.-- Reagir aos comportamentos agressivos, passivos

ou manipuladores.-- Desenvolver a autoconfiança.

3. Identificar os limites na relação com os outros: "as mensagens constrangedoras"

-- Evitar as armadilhas: precipitação, perfeccionismo, rejeitar as emoções, demasiada gentileza ou esforço a todo o custo.

-- Encontrar os antidotos para estas armadilhas.

4.Utilizar o "falar verdade" cuidando da relação

-- Sair da acusação e dos julgamentos de valor.-- Exprimir os factos, os ressentimentos, os receios,

para trabalhar num clima de confiança.

5.Saber descontrair e encontrar os recursospara agir: "a gestão do stresse"

-- Praticar as técnicas simples da relaxação física e mental.-- Gerir o seu stresse e reencontrar a sua energia.-- Programar-se para o sucesso pela visualização.

3 dias 20 horas–– 19 a 21 de Abril Lisboa

–– 22 a 24 de Novembro Lisboa

Preço por participante€ 690,00 +21% IVA

Ref:13-A-610

Itinerário pedagógico

Dominar as suas reacções face à pressãoEspecial Secretárias

Métodos pedagógicosO curso baseia-se em autodiagnósticos e técnicas de análise das formas de actuação, permitindo aos participantes tomadas de consciência sólidas.

1.Definir e desenvolver a sua auto-imagem-- Identificar as diferentes fontes de stresse

para elaborar uma estratégia de adaptação.-- Desenvolver a confiança em si próprio reconhecendo

as suas qualidades e sucessos pessoais.

2.Reconhecer os seus pontos fracos,aceitá-los e integrá-los nos seus comportamentos quotidianos

-- Identificar os seus pontos fracos, tomando consciência de que eles podem ser vantajosos em algumas situações.

3.Tomar consciência e reconhecer os seus direitos legítimos

-- Identificar os mecanismos que nos permitem atingiro sucesso.

4.Gerir a urgência e as pressões-- As diferentes formas de viver o seu tempo.-- Distinguir o urgente do importante, definir

as suas prioridades pessoais e profissionais.

Dirigido aSecretárias,Assistentes e Colaboradores Administrativos

O ambiente organizacional dos nossos diascaracteriza-se pela ambiguidade, a incerteza

e a mudança. Cada vez mais torna-se necessário desenvolver os nossos próprios recursos para identificar e lidar eficazmente com situações geradoras de stresse.

ObjectivosNo final do curso, os participantes terão identificadasa sua forma de actuação e a sua estratégia para alcançar bons resultados, saberão reconhecer o seumodo de evitar situações difíceis e terão adquiridomaneiras de optimizar a sua actuação profissional.

5.Saber aquilo que é essencial para si e fazê-lo respeitar

-- Agir em coerência consigo mesmo para evitar os conflitos internos.

-- Tomar consciência dos seus valores, das suas atitudes e dos seus pensamentos.

6.Adquirir as técnicas para vencer o stresse-- Cuidar do próprio corpo.-- Praticar técnicas simples e eficazes de relaxamento.

>>

3 dias 20 horas–– 26 a 28 de Abril Lisboa

–– 2 a 4 de Outubro Lisboa

Preço por participante€ 690,00 +21% IVA

Ref:13-A-408

Itinerário pedagógico

Os consultores especializados no recrutamento nestas funções, ajudam-vos a definir e seleccionar o perfil que responde às necessidades da vossa empresa.

Recrutamento de assistentes de direcçãoe de secretárias executivas

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Page 11: Secretariado Área administrativa · Secretariado - Área Administrativa Secretariado - Pessoal administrativo 13 Jovens Secretárias (nível 1) 1.ºObjectivo: Conhecer as exigências

211© Cegoc 2006

Secretariado - Área Administrativa

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aSecretariado - Pessoal administrativo13

4 dias 28 horas–– 10 a 13 de Abril Lisboa

–– 26 a 29 de Setembro Lisboa

Preço por participante€ 905,00 +21% IVA

Ref:13-A-654

Métodos pedagógicosExposições curtas sobre os aspectos teóricos.Discussão de situações apresentadas pelas participantespara favorecer a troca de experiências e partilhar competências comuns. Simulações profissionais filmadas que permitam identificar pontos fortes e pontos a aperfeiçoar no desempenho da função.

1.Compreender a função nas vertentes técnica e psicológica

-- Definir e situar o desempenho a nível de missões, tarefas e competências profissionais.

-- Conhecer os níveis e graus de responsabilidade.-- Compreender as exigências, preocupações

e expectativas dos diferentes interlocutores.-- Desempenhar com êxito o papel de interface:

interagir com os superiores hierárquicos, colegas de trabalho, doentes e seus familiares e outros profissionais de saúde.

2. Organizar-se e gerir melhor o tempo-- Desenvolver as noções de eficiência, produtividade

e qualidade do trabalho.-- Identificar os principais problemas de organização

do trabalho. O seu estilo de organização dominante e implicações práticas.

-- Autodiagnosticar a utilização do tempo e localizar os principais desperdiçadores do tempo.

-- Referenciar os obstáculos pessoais a uma boa organização. Descobrir as 5 atitudes face à sua organização pessoal e gestão do tempo.

-- Lidar com o stresse, favorecendo a qualidade de vida profissional.

-- Planificar a actividade e distinguir as prioridades segundo o grau de urgência e importância das tarefas.

-- Utilizar os instrumentos de organização e simplificação das tarefas. Princípios e técnicas de racionalização do trabalho e de gestão do tempo.

-- Aplicar os critérios de organização dos arquivos da sua responsabilidade:• Tipos de informação e suportes físicos;• Ciclo de vida dos documentos/processos clínicos;• Circuitos, operações de tratamento documental

e controlo dos movimentos;• Sistemas de classificação e domínios de aplicação.

O plano de arquivo.-- Gerir o espaço físico: posições e meios de sinalização.

Dirigido aSecretariados clínicos, administrativos, recepcionistas.Secretariados de unidades hospitalares, centros de saúde e todo o pessoal com funções de atendimentode doentes nas diferentes instituições e organismos de saúde públicos e privados.

ObjectivosFamiliarizar-se com os termos médicos relativos à saúde pública, patologia e exames complementares,facilitadores do diálogo com médicos e doentes.Conhecer os aspectos fundamentais relativos à legislação, regulamentação e organização de algumasestruturas hospitalares.Reforçar os conhecimentos em matéria dos direitosdos pacientes e suas implicações em termos de ética e sigilo profissional.Compreender as etapas e regras de desenvolvimento e comercialização dos medicamentos, missões e papeldas instituições envolvidas.Aperfeiçoar comportamentos face às diferentes situações do quotidiano profissional: o atendimentopresencial e telefónico.Saber organizar-se e rentabilizar o tempo:n A funcionalidade dos arquivos;n Gestão eficaz da actividade corrente em tempo útil.n Aumentar a eficácia na redacção dos diferentes

tipos de textos profissionais.

3. Aumentar a eficácia na comunicação escrita-- Adaptar-se às situações profissionais que recorrem

à escrita. Os diferentes tipos de texto.-- Analisar cada situação escrita com método: técnicas

de análise de conteúdo (cartas, circulares, notas internas, ofícios, memorandos…).

-- Construir o texto, seleccionar e ordenar as ideias com coerência.

-- Redigir para ser lido e compreendido:• Definir objectivos a alcançar;• Enriquecer o vocabulário;• A eficácia do estilo: os diferentes estilos

de redacção em função do assunto e do destinatário;• Aplicar os princípios de coesão, clareza, coerência

e concisão exigidos ao texto profissional. O ritmo da escrita;

• Optimizar a apresentação considerando as normas portuguesas.

4. Adequar os comportamentos às situaçõesde relacionamento com os diferentes profissionais de saúde, pacientes e seus familiares

-- Conhecer as etapas de uma boa comunicação e defender uma imagem de profissionalismo e qualidade. Os aspectos chave do bom acolhimento:• Recepção e encaminhamento;• Questionar, informar e orientar;• O contacto bem sucedido.

-- Melhorar as suas capacidades pessoais de relacionamento interpessoal face aos diferentes interlocutores: • Atitudes favoráveis à comunicação;• Técnicas de relacionamento facilitadoras

do processo de comunicação.-- Compreender as diferentes manifestações

de violência e agressividade:• Abordar o fenómeno e aspectos que

o desencadeiam; • Analisar e justificar o porquê de determinadas

condutas.-- Enfrentar situações de conflito e saber gerir

reclamações: • Identificar as razões do conflito e motivos

de insatisfação;• Conhecer-se melhor para dominar as suas reacções

face às situações de conflito e reclamação;• Enfrentar os imprevistos e ser pró-activa;• Utilizar técnicas eficazes para desactivar as tensões

e superar o conflito: calibragem, sincronização, escuta-activa, compreensão.

5. Dominar a relação telefónica, aliando eficácia, rapidez e qualidade

-- Defender a excelência do atendimento telefónico:• O telefone como instrumento de relações públicas

e veículo de imagem;• Expressões a evitar, expressões a utilizar;• Diagrama de procedimentos na emissão

e recepção de chamadas:-- Anotar e transmitir a informação com clareza

e precisão;-- Conciliar informação e sigilo profissional.

• Lidar com casos difíceis:-- Analisar as situações;-- Adequar as perguntas;-- Concluir com êxito.

6. Familiarizar-se com o vocabulário médico:compreendê-lo e redigir os termos correctamente

-- Comunicar com clareza com os médicos, doentes e seus familiares.

-- Dominar os principais termos utilizados para identificar as células, tecidos, órgãos e sistemas do corpo humano, bem como o seu funcionamento.

Itinerário pedagógico

Secretariado clínico/médicoDominar a função e agir com profissionalismo

-- Sinais e sintomas e identificar os tipos de patologias mais prevalentes.

-- Reforçar os conhecimentos ao nível dos exames complementares de diagnóstico mais frequentes:• Para que servem, como são feitos;• Exames imagiológicos, biopsias, análises sanguíneas

e da urina, exames bacteriológicos e citológicos, etc.

7. Melhor compreender a regulamentação e legislação vigentes relativa aos diferentesestabelecimentos de saúde

-- Sistema Nacional de Saúde e organização do Serviço Nacional de Saúde (SNS)

-- Unidades prestadoras de cuidados de saúde e tipos de estabelecimentos hospitalares.

-- Organização das principais estruturas:• Aspectos essenciais à gestão e financiamento;• Instâncias de decisão;• Relações que estabelecem com a tutela.

-- Sistema de segurança social e outros sub-sistemas de saúde:• Regime geral e outros regimes;• Organização administrativa;• Acção social.

-- Direitos e deveres dos pacientes:• Legislação em vigor;• Gabinete do utente.

-- Sigilo profissional:• Noção de sigilo, violação do segredo, punições;• O processo clínico.

8. Conhecer as etapas e regras subjacentes ao desenvolvimento e comercialização do medicamento, missões e papel das instituições envolvidas

-- Definição e regulação do ciclo de vida do medicamento:• Aspectos relacionados com a qualidade, segurança

e eficácia e avaliação do benefício-risco;• Noções básicas de farmacologia geral.

-- Investigação e desenvolvimento:• Desenvolvimento pré-clínico;• Ensaios e outros estudos clínicos: responsabilidades

dos diferentes intervenientes - Estado, promotores e investigadores;

-- Autorização de introdução no mercado:• Principais etapas;• Autorização de utilização excepcional;• Distribuição e comercialização. • Farmacovigilância.

-- Missões e papel das diferentes instituições: INFARMED, Agência Europeia de Avaliação dos Medicamentos, Ordens profissionais, grossistas e ANF.

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Secretariado - Área AdministrativaSecretariado - Pessoal administrativo

13

Prática do arquivo

1.Situar o lugar de arquivo na gestão da informação

-- Definir gestão da informação.-- Conhecer a importância do arquivo no seio

da organização.-- Examinar o arquivo face às suas opções:

• os arquivos administrativos e a documentaçãoem áreas descentralizadas.

-- Tipos de arquivos existentes.

Métodos pedagógicosExposições, numerosos exercícios práticos e resolução de casos.Projecção de Videograma.Exercícios em microcomputadores (1 micro para cada grupo de 2 participantes).Visita guiada às instalações de uma empresa da especialidade para demonstração do funcionamento real de Gestão Integrada de Informação e Arquivo.

2.Desenvolver os critérios de eficácia de organização do arquivo – princípios e bases

-- Avaliar e aplicar o princípio da proveniência.-- Identificar as vantagens da aplicação do princípio

da proveniência.-- Definir documentos de arquivo e suas conjunções

múltiplas.-- Conhecer o ciclo de vida dos documentos de arquivo:

• Principais conceitos: as três idades: activa, semi-activa e inactiva.

• Coordenação e fluxos de documentos que se impõem ao conceito das três idades. Prazos de conservação legais e funcionais.

• O duplo valor do arquivo.-- Implementar circuitos documentais, o controlo

dos movimentos (empréstimos) e a circulação dos documentos.

-- Os diversos sistemas de classificação:• Os sistemas básicos: alfabético e numérico.• Sistemas derivados (decimal, centesimal,

alfanumérico, alfadecimal, codificações diversas); domínios de aplicação.

• A classificação por assunto: o plano dicionário e o plano ideológico hierarquizado. Avaliação comparativa dos dois tipos de plano. Parâmetros a ter em conta na escolha.

3.Escolher os meios materiais.Tipos e suportes de arquivo

-- A informação em suporte de papel:• posições e material correspondente;• os meios de sinalização.

-- Os novos suportes da informação: microfilmes;suportes magnéticos; o disco óptico numérico.

ObjectivosProporcionar aos participantes conhecimentos que lhes permitam:n Identificar os verdadeiros problemas dos arquivos

da sua responsabilidade;n Escolher de entre os diversos sistemas

de classificação os mais adaptados às necessidades dos utentes.

n Elaborar ou participar na elaboração de um Plano de classificação e de um Manual de arquivo da informação;

n Conhecer os meios e acessórios de arquivo e inteirar-se da evolução dos mesmos, focando designadamente os contributos da microinformática.

Dirigido aResponsáveis por arquivos descentralizados.Chefes de unidades administrativas.Secretárias. Pessoal administrativo.

4.Recorrer à microinformática para:-- Gerir a documentação do departamento.-- Gestão de dossiers:

• elaborar e actualizar o plano de classificação;• recorrer a pesquisas multicritérios.

-- Gestão dos documentos:• indexação pelos campos-chave; pesquisas;• listagens.

5.Construir o manual de arquivo da informação

-- Relevância do manual. Os aspectos que deve incluir.-- Conclusões.

Itinerário pedagógico

4 dias 28 horas–– 6 a 9 de Março Lisboa

–– 24 a 27 de Outubro Lisboa

Preço por participante€ 905,00 +21% IVA

Ref:13-A-071

1.Definir as missões e os objectivos da função arquivo

-- Lugar, papel e missões dum serviço de arquivo na organização da empresa.

-- Tipologia dos documentos e suportes.-- Identificar as diferentes etapas da vida

de um documento e seus impactos ao nível da gestão documental.

-- Método de elaboração de um plano de arquivo.

Métodos pedagógicosExposições temáticas e debate.Exercícios e casos práticos.Demonstração de um sistema integrado de gestão de arquivos.

-- A indexação: generalidades, conceitos, palavras-chave, descritores, princípios de indexação. Thesaurus: Organização, formas possíveis. A indexação e a informática.

-- A catalogação: Fichas bibliográficas, monografias, periódicos, artigos, excertos.

-- Organizar e planificar sistemas informáticos a actividades do serviço de arquivo.

2. Identificar os prazos de conservação:legais, úteis, históricos

-- Os textos jurídicos: aplicação e evolução.-- Documentos a conservar, a prescrição, o original

e a cópia.-- Campos de aplicação.

3.Respeitar as regras de segurança-- Os princípios de segurança e confidencialidade.

4.Descobrir os instrumentos informáticos-- Ferramentas, sua aplicação e funcionalidade.-- Abordagens sobre o impacto das novas tecnologias:

workflow, Lotus Note.

5.Gerir um serviço de arquivo-- “Budget”, “tableau de bord” e relatórios de actividade.

6.Promover o serviço de arquivo-- Definir uma política de comunicação interna.-- Redigir um relatório de actividade, um plano

de comunicação, um placard de informação.

ObjectivosAdquirir um método de organização e gestão do arquivo.Determinar os critérios de selecção de documento.Avaliar a importância das novas tecnologias na gestão dos arquivos.

Dirigido aArquivistas e todos aqueles que tenham que conceber e/ou gerir um sistema de arquivos na empresa ou em qualquer organismo.

Concepção e organização dos arquivos

Itinerário pedagógico

4 dias 24 horas–– 22 a 25 de Maio Lisboa

–– 14 a 17 de Novembro Lisboa

Preço por participante€ 835,00 +21% IVA

Ref:13-A-412

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Secretariado - Área Administrativa

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aSecretariado - Pessoal administrativo13

Atendimento de público e relações com o exterior

1.Compreender e utilizar os elementos-chavedo atendimento

-- Identificar as necessidades e expectativas dos clientes e do público em geral.

Métodos pedagógicosPedagogia activa, alternando certas exposições e debates com trabalhos práticos, estudo de casos,autodiagnósticos e análise de situações concretastrazidas pelos participantes Role-plays gerados em vídeo e analisados em grupo.

-- Conhecer a importância da linguagem corporal, gestual e da comunicação não-verbal.

-- Avaliar o impacto do acolhimento no primeiro contacto: • a reciprocidade dos comportamentos.

-- Adoptar atitudes-chave para assegurar o êxito no atendimento: a escuta-activa; a disponibilidade; a adaptação às diferentes situações do quotidiano e aos diferentes públicos.

2.Agir com profissionalismo-- Conhecer-se melhor para dominar as suas reacções

face às situações profissionais vivenciadas no dia-a-dia.-- Adaptar-se às diferenças culturais do público.-- Utilizar técnicas eficazes para desactivar as tensões:

• calibragem, sincronização, escuta-activa, compreensão.-- Enfrentar situações imprevisíveis e ser proactivo.

3.Gerir situações difíceis-- Detectar as situações potencialmente delicadas

e antecipar-se.-- Mobilizar os seus recursos pessoais para enfrentar

com serenidade públicos difíceis.-- Conhecer as técnicas para reduzir o seu stress.-- Fazer face a situações de manipulação e agressividade.

ObjectivosValorizar o espírito e a qualidade do serviço.Agir com eficácia adaptando comportamentos adequados a um atendimento de excelência.Dominar as técnicas do atendimento pessoal.Enfrentar situações delicadas reforçando o saber-fazer relacional.

Dirigido aAdministrativos, Secretárias e todos os colaboradoresem contacto directo com o público ou clientes comfunções de acolhimento, atendimento ao balcão,recepção ou locais de informação.

-- Enfrentar situações extremas: violência verbal, física, ruptura na comunicação.

-- Sair de uma situação de crise, adoptar bons reflexos: o que deve fazer, o que deve evitar.

3 dias 20 horas–– 2 a 4 de Maio Lisboa

–– 11 a 13 de Outubro Lisboa

Preço por participante€ 690,00 +21% IVA

Ref:13-A-467

Itinerário pedagógico

Fundamentais Aperfeiçoamento Especialização

O telefone e a imagem da empresa

p.215

Atendimento e relações

com o exterior

p.213

Treino intensivo na comunicação

escrita

p.203

Concepção e organização de arquivos

p.212

Prática do arquivo

p.212

Comportamentos da Qualidade

no serviço ao cliente

p.138

Aperfeiçoamento prático de

empregados administrativos

p.214

Organização e gestão do tempo

p.216

Dominar as suas reacções face à pressão

p.210

5 instrumentos essenciais

do desenvolvimento pessoal

p.210

Tecnologias de Informaçãover capítulo 12

p.194

Como gerir com sucesso um serviço

de apoio ao cliente

p.116

Compras e gestão de Stock

ver capítulo 10

p.145

Custumer Service

ver capítulo 6-C

p.116

Colaboradores dos serviços de pessoal

ver capítulo 4-B

p.77

Gestão de projectos

ver capítulo 7

p.119

Pessoal das áreas de finanças e contabilidade

ver capítulo 11-D

p.180

Dominara função

Competências complementares

Métodos e técnicas Áreas de especialização

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Secretariado - Área AdministrativaSecretariado - Pessoal administrativo

13

Aperfeiçoamento prático de empregados administrativos

1.Compreender a finalidade do trabalho administrativo e medir o impacto da sua actividade

-- CCoonnhheecceerr o perfil do profissional administrativo. IIddeennttiiffiiccaarr qualidades pessoais e profissionais, de carácter geral e de carácter específico. DDeesseennvvoollvveerr características necessárias ao exercício da profissão.

-- SSiittuuaarr o profissional administrativo no contexto da empresa. As grandes funções da organização. Classificação tipo.

Métodos pedagógicosNumerosos exercícios práticos.Trabalhos em subgrupos.Role-Plays com apoio de vídeo-tape.Exemplos em microcomputador.

DDeetteerrmmiinnaarr a missão e a função do profissional na unidade administrativa, funções de ligação, funções técnicas e a evolução em curso.

-- CCoonnhheecceerr o significado e alcance das noções de: Produtividade e Qualidade no meio administrativo.O produto administrativo. Sua inserção no contexto da organização.

2.Organizar o trabalho para conseguir uma melhoria da performance individual e obter maior produtividade

-- IIddeennttiiffiiccaarr as fontes possíveis de ineficácia.-- DDeesseennvvoollvveerr as noções de simplificação das tarefas.

CCoonnhheecceerr os instrumentos eficazes para uma melhororganização do trabalho pessoal e correcta gestão do tempo. AAnnaalliissaarr as tarefas e conhecer os tempos de execução. IIddeennttiiffiiccaarr e respeitar as prioridades. SSaabbeerr negociar prazos em função do grau de importância das solicitações.

3.Desenvolver a capacidade de utilização dos diversos meios de comunicação

-- AAnnaalliissaarr as situações profissionais que envolvemcomunicação escrita e oral. CCoommpprreeeennddeerr as disfunções da comunicação e soluções a adoptar.CCoommuunniiccaaççããoo eessccrriittaa:: Treinar métodos para analisar, estruturar as ideias e redigir textos profissionais (circulares, notas, ofícios, comunicações internas, mensagens…) com maior facilidade.CCoommuunniiccaaççããoo tteelleeffóónniiccaa:: O atendimento: Imagem da organização. IIddeennttiiffiiccaarr os critérios de eficácia de um bom atendimento.

-- FFoorrnneecceerr e rreeggiissttaarr informações: falar para ser com-preendido, escutar para compreender, transmitir ouencaminhar.

-- LLiiddaarr com situações difíceis: Agressividade, falta de compreensão, etc.

ObjectivosOs empregados administrativos contribuem cada vez mais para a satisfação dos clientes e sucesso das organizações.Do seu desempenho depende a fiabilidade do trabalho interno.Situam-se no centro do funcionamento da empresaexigindo um conjunto de competências indispensáveis,relacionais e organizacionais.Este curso permite-lhes:n conhecer a importância da função no seio

da organização;n aplicar os princípios de uma boa organização;n dominar a comunicação telefónica;n ser mais eficaz nas tarefas administrativas.

Dirigido aEscriturários e, de um modo geral, a todos os funcionários e técnicos administrativos de Empresas e Administração pública.

4.Gerir de forma eficaz o arquivo da informação

-- AAddqquuiirriirr noções básicas sobre o documento de arquivo: Noção de documento. Valores do documento. Divisão dos documentos. O documento e as suas conjunções múltiplas. Conceber e utilizar um documento.

-- IIddeennttiiffiiccaarr um problema de arquivo.-- AApplliiccaarr os critérios de eficácia do arquivo:

sistemas de classificação, os registos e os circuitos documentais e o controlo dos procedimentos administrativos. O plano de arquivo.

-- Utilizar os materiais de arquivo adequados.

5.Reflectir sobre o impacto das novas tecnologias no trabalho administrativo

-- CCoommpprreeeennddeerr o seu significado e alcance.-- CCoonnhheecceerr os instrumentos que facilitam o trabalho

administrativo. As ferramentas de Burótica. O Escritório Electrónico, as telecomunicações.

A cobrança e o telefoneRecuperar créditos e atrasos de pagamento por carta e telefone

Métodos pedagógicosAlternância de exposições teóricas com exercícios.

1.ºObjectivo: Considerar o telefone como um instrumento privilegiado na recuperaçãode créditos

-- Diferenciar as vantagens e inconvenientes em termos de rapidez e precisão.

-- Adquirir a noção de qualidade e personalização das relações.

2.ºObjectivo: Situar a comunicação oral num determinado contexto e preparar o telefonema

-- Identificar o tipo de interlocutor e empresa visados.-- Preparar a chamada.-- Compreender os constrangimentos e missões

do interveniente na recuperação do crédito.-- Organizar o sistema de informação.-- Conhecer os preâmbulos técnicos e psicológicos.

Dirigido aSecretárias e pessoal administrativo dos Serviços de Contabilidade, Finanças e de Gestão.

-- Desenhar o cenário: • objectivos; argumentos; soluções.

3.ºObjectivo: Treinar técnicas de negociaçãopor telefone

-- Avaliar os meios e ultrapassar os obstáculos da comunicação.

-- Analisar as atitudes eficazes e ineficazes.Comportamentos a desenvolver. Técnicas a aplicar.

-- Lidar com situações difíceis: • identificar o interlocutor; • escutar, fazê-lo falar; • argumentar; • encontrar a solução aceitável para ambas as partes; • concluir, reformulando o acordo ou o compromisso

assumido pelo cliente.

4.ºObjectivo: Utilizar a carta como recursocomplementar e como comprovativo para efeitos legais

-- Determinar os objectivos da recuperação do crédito por escrito.

-- Condicionantes jurídicos.-- A ruptura com o estilo administrativo padronizado.-- Saber argumentar e estruturar as ideias.-- Personalizar as cartas de recuperação dos créditos

em mora, considerando as várias etapas do processo.

Itinerário pedagógico

5 dias 35 horas–– 22 a 26 de Maio Lisboa

–– 6 a 10 de Novembro Lisboa

Preço por participante€ 970,00 +21% IVA

Ref:13-A-111

Objectivos/Itinerário pedagógico

3 dias 20 horas–– 1 a 3 de Março Lisboa

–– 21 a 23 de Junho Lisboa

–– 23 a 25 de Outubro Lisboa

Preço por participante€ 870,00 +21% IVA

Ref:11-A-208

Page 15: Secretariado Área administrativa · Secretariado - Área Administrativa Secretariado - Pessoal administrativo 13 Jovens Secretárias (nível 1) 1.ºObjectivo: Conhecer as exigências

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Secretariado - Área Administrativa

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aSecretariado - Pessoal administrativo13

O telefone e a imagem da empresa

1.Avaliar o impacto da função atendimentoao nível da empresa e do cliente

-- CCoonnhheecceerr as novas exigências dos clientes em matéria de acolhimento e qualidade do serviço.

-- IIddeennttiiffiiccaarr as consequências do atendimento telefónico para a organização.

2.Valorizar a imagem da Empresa-- CCoonnhheecceerr a Empresa:

• suas actividades; • imagem que projecta; • veículos que utiliza.

3.Compreender a função de telefonista-- Avaliar qual a sua responsabilidade na criação

e reforço da imagem da Empresa.-- IInntteerriioorriizzaarr a noção de qualidade da prestação

de serviço: motivações no trabalho; perfil requerido.

4.Optimizar a comunicação-- SSaabbeerr comunicar.-- IIddeennttiiffiiccaarr e ultrapassar barreiras e constrangimentos

à comunicação.-- DDeessccoobbrriirr e utilizar atitudes favoráveis à comunicação.

5.Cuidar a palavra como instrumento de trabalho

-- SSaabbeerr escutar.-- DDoommiinnaarr o vocabulário.-- AAppeerrffeeiiççooaarr a comunicação verbal.

6.Saber utilizar a voz como veículo da palavra-- DDiiffeerreenncciiaarr as características da voz:

• timbre, entoação, dicção e ritmo, instrumento de imagem.

7.Aplicar técnicas de memorização-- EExxeerrcciittaarr a memória:

• tipos de memória necessários ao trabalho de telefonista.

8.Descobrir as potencialidades dos instrumentos de trabalho indispensáveisà função do atendimento

-- O aatteennddiimmeennttoo tteelleeffóónniiccoo::• AAnnuunncciiaarr e valorizar a organização:• iiddeennttiiffiiccaarr o interlocutor, com tacto e precisão;• uuttiilliizzaarr questões-chave;• aannoottaarr a mensagem com precisão e adaptada

ao destinatário;• ttrraannssffeerriirr,, ttrraannssmmiittiirr e/ou encaminhar;• rreeffoorrmmuullaarr. Concluir.

-- A indispensável colaboração entre telefonistas e secretárias.

-- O aatteennddiimmeennttoo ddee uumm vviissiittaannttee::• aaccoollhheerr o visitante;• eessttaabbeelleecceerr uma relação positiva;

ObjectivosToda a Empresa ou Organismo cuida da sua imagem e esforça-se por melhorar a sua fama.O primeiro contacto do exterior com a Empresa é a voz da telefonista, sendo portanto a forma de atender um elemento essencial de Relações Públicas.Por isso é muito importante que essa voz:n Atenda com amabilidade;n Oriente com bom senso e eficácia;n Satisfaça todos os pedidos.As telefonistas conhecem em geral muito bem o manejo da sua instalação, porém tropeçam peranteinúmeras dificuldades que diminuem a qualidade do seu serviço.Este curso tem por finalidade ajudá-las a vencer taisdificuldades proporcionando-lhes meios que possamsimplificar a sua tarefa e métodos para comunicarcom maior facilidade e reagir com tacto em situaçõesdelicadas.

Dirigido aTelefonistas;Telefonistas-recepcionistas;Secretárias e de uma forma geral a quem utilize o telefone como instrumento de trabalho.

• ccoommpprreeeennddeerr o assunto e saber questionar o interlocutor;

• oorriieennttaarr;• mmaanntteerr--ssee informado para informar.

-- LLiiddaarr com situações difíceis: • aaddooppttaarr um comportamento positivo.

-- PPrraattiiccaarr a escuta activa.-- AAddqquuiirriirr regras e conceitos práticos.

9. Organizar o posto de trabalho-- SSeelleecccciioonnaarr os instrumentos de trabalho

indispensáveis.-- TTrraabbaallhhaarr em equipa e assegurar a continuidade

do serviço.-- ZZeellaarr pela qualidade do espaço

de atendimento/recepção.

Métodos pedagógicosO curso será essencialmente prático e aborda a função em 3 prespectivas diferentes:o verbal, o não verbal e o treino em sala.Serão utilizados os instrumentos pedagógicosseguintes:Role-Play com o apoio de vídeo-tape;Numerosos exercícios práticos;Resolução discussão de casos em grupo.

Itinerário pedagógico3 dias 20 horas

–– 8 a 10 de Fevereiro Lisboa

–– 20 a 22 de Março Porto

–– 21 a 23 de Junho Lisboa

–– 2 a 4 de Outubro Lisboa

–– 27 a 29 de Novembro Porto

Preço por participante€ 690,00 +21% IVA

Ref:13-A-074

• Para o ajudar a escolher a formação que necessita:individual ou em grupo, por tema, por data ou local aceda ao nosso site.

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Page 16: Secretariado Área administrativa · Secretariado - Área Administrativa Secretariado - Pessoal administrativo 13 Jovens Secretárias (nível 1) 1.ºObjectivo: Conhecer as exigências

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Secretariado - Área AdministrativaSecretariado - Pessoal administrativo

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Organização e gestão do tempoEspecial secretárias

Métodos pedagógicosAlternância de trabalho em subgrupos sobre os casospropostos pelos participantes, reflexões individuais,contributos teóricos e instrumentos.

1.Conhecer os princípios de uma boa organização

-- Antecipar, planificar, controlar.

2.Remediar os cronófagos-- Interrupções, imprevistos... relatar tudo o que perturba

a organização e a optimização do tempo.-- As soluções para diminuir os efeitos negativos.

3.Analisar a maneira como ocupa o seu tempo

-- Utilizar os diferentes tipos de levantamento de actividade.

-- Adoptar o método do ‘questionamento’ sistemático.

Dirigido aSecretárias e Assistentes com muita autonomia na organização das suas tarefas e desejando dominarmelhor estes aspectos da sua função.

4.Utilizar os instrumentos eficazes para geriro seu trabalho

-- A agenda.-- Os diferentes tipos de fichas individuais de trabalho,-- Os plannings de trabalho.

5.Organizar-se com o grupo de trabalho-- Optimizar os seus instrumentos informáticos:

• a agenda e o correio.-- Facilitar o acesso à informação.-- Fixar as regras de trabalho com os utilizadores.

6.Aplicar as 10 leis de gestão do tempo.

7.Tratar as urgências-- Fazer a diferença entre o urgente e o importante.-- Prevenir a urgência.

8.Adoptar o reflexo qualidade e saber investir tempo para ganhá-lo

-- Referenciar a não-qualidade no trabalho.-- Investigar as causas e encontrar soluções.

9.Referenciar os obstáculos pessoais a uma boa organização do trabalho

-- Descobrir as 5 atitudes face à gestão do tempo.-- Lidar com o stress e relaxar-se.

10. Comunicar melhor, saber dizer não-- Saber formular uma recusa de maneira convincente.-- A relação negociada:

• como encontrar compromissos satisfatórios para todos.

O secretariado e o microcomputadorUtilizar o micro como um verdadeiro assistente

Métodos pedagógicosCada participante dispõe de um microcomputadorligado em rede e equipado com o Pack Office(Word, Excel, PowerPoint) e acesso à Internet.Os participantes iniciam com uma disquete "caixa

de ferramentas" com modelos tipo de documentos,quadros de gestão automatizada, agendas diárias e de endereços utilizáveis na empresa.

1.Realizar rapidamente documentos bem apresentados

-- Automatizar a paginação para si e para os quadros que tratam directamente dos seus documentos.

-- Ganhar tempo no tratamento e paginação de grandes documentos.

-- Tomar notas em reuniões directamente no computador.

-- Realizar transparências atraentes.

Dirigido aSecretárias e assistentes.Todos os colaboradores desejosos de ganhar tempo,explorando todos os recursos do seu equipamento.

ObjectivosDecididamente prático, este curso contribui com:n Numerosas ideias para optimizar a sua actividade;n Reorganização a partir das possibilidades

oferecidas pelas actuais ferramentas;n Uma abertura para a evolução das tecnologias.

2.Facilitar a gestão do serviço-- Automatizar os quadros de acompanhamento,

os quadros indicadores e os orçamentos.-- Gestão de facturas e despesas, como organizar

os dados sem dupla utilização com a contabilidade.-- Escolher o gráfico ideal para fazer passar a sua

mensagem.

3.Criar um arquivo acessível aos outros-- Organizar pastas e indexar os documentos

electrónicos e em suporte de papel.-- Estabelecer uma ligação entre arquivo de papel

e arquivo de documentos no microcomputador.

4.Trabalhar em equipa com o correio electrónico e o Groupware

-- Tirar proveito das mensagens electrónicas, acompa-nhá-las, assim como as do seu superior hierarquico:como imprimir o menos possível.

-- Trabalhar com várias pessoas nas mesmas pastas electrónicas e partilhar documentos.

-- Saber ir buscar imagens.

5.Navegar na Internet-- Como procurar de forma eficaz.-- Essencial das vantagens da Internet para

as secretárias.

6.Escritório do futuro-- Internet, Intranet, GED e novas tecnologias,

ERP... que futuro para as secretárias?-- Que competências desenvolver, actualmente,

para poder fazer frente às exigências futuras.

ObjectivosNo final do curso, cada participante saberá:n Privilegiar as tarefas essenciais da sua função.n Gerir as prioridades.n Aplicar os princípios de organização.n Afirmar-se na gestão do seu tempo.

Itinerário pedagógico

2 dias 12 horas–– 10 e 11 de Abril Lisboa

–– 2 e 3 de Novembro Lisboa

Preço por participante€ 550,00 +21% IVA

Ref:13-A-358

Itinerário pedagógico

5 meios dias 20 horas–– 29 de Maio a 2 de Junho Lisboa

–– 23 a 27 de Outubro Lisboa

Preço por participante€ 770,00 +21% IVA

Ref:13-A-364

Caderno informativo pág. 231 < > Ficha de inscrição pág. 235

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