1

Você anda se ocupando ou produzindo?

Giovana Bissoli e Juliana Veras

Os 7 Passos para

alcançar a

Alta Performance

2

Que bom que você teve acesso a este material! Se você se interessou por este tema e fez o download deste ebook é porque está, verdadeiramente, interessado no seu desenvolvimento. Parabéns por isto!!! A partir de agora você terá em suas mãos os 7 aprendizados que buscamos através de estudos de casos de sucesso, prática e muitas horas de leitura. Olha que incrível?!! Há mais de uma década, trabalhamos em projetos que buscam melhorar a Produtividade de processo e pessoas. Nessa jornada, aprendemos, de forma prática, a diferença entre Produção e Produtividade. E acreditem... existe um ABISMO entre estas duas palavras. Muitas pessoas insistem em achar que trabalhar de forma descontrolada significa “Ser Produtivo”, decididamente, isto não é verdade. Ao invés de gastar sua energia com atividades que não agregam valor, que não irão te impulsionar para o seu objetivo, porque não fazer escolhas melhores? Então você se questiona: “Beleza! E como vou saber que tarefas são estas?” No primeiro capítulo vamos te contar como você será capaz de descobrir quais são as tarefas que estão “roubando” sua energia e seu TEMPO! Independente do que você faça você pode, a partir do conhecimento desses passos, REALIZAR MAIS!

Vamos juntos!

3

QUEM SOMOS

Giovana Bissoli

Coach de Produtividade, Adminis-

tradora com experiência de 17 anos

gestão de processos, 4 especializa-

ções, Instrutora, palestrante e men-

Juliana Veras

Coach de Produtividade, Adminis-

tradora com experiência de 15 anos

gestão de processos, Especialização

em Planejamento estratégico, ins-

trutora, palestrante e mentora da

filosofia Lean manufaturing.

4

Sumário

1. Tenha Clareza.......................................................4

2. Saiba administrar o tempo....................................5

3. Tenha organização (espacial e eletrônica).............6

4. Estabeleça seu Mindset Vencedor..........................8

5. Busque Equilíbrio através da fisiologia.................9

6. Desenvolva sua IE ...............................................10

7. Tenha relacionamentos produtivos.......................11

8. Produção x Produtividade....................................12

9. Planejamento (Prática)........................................13

5

Passo 1

Tenha Clareza

“Visão sem ação é apenas um sonho. Ação sem

visão só faz o tempo passar.

Visão com ação pode mudar o mundo.”

Joel A. Barker

Você sabe aonde vai estar daqui a 5 anos? Quais são seus sonhos ? O que você quer ter? Quando se tem CLAREZA do que se quer, é preciso saber dizer “Não” para toda e qualquer distração. Ou seja, qualquer nova demanda que nos tire do nosso FOCO. Mas como fazer isso sem se tornar uma pessoa prepotente e individualista? Em primeiro lugar é preciso saber quem é você nas relações que tem estabelecido. Por exemplo: O bonzinho que sempre diz sim, mas que acaba ficando para trás pois apesar de ser bem quisto por todos, acaba apenas sendo escada para o restante da equipe. Isso porque não cresce e não faz as entregas que se propõem. Toda vez que você diz SIM para alguém, no momento que o outro entendeu que era o ideal pra ele, você está dizendo NÃO para você! Por exemplo: quando alguém te manda um WhatsApp às 9:00 da manhã e você interrompe a sua atividade planejada ou ainda, o atendimento de um cliente, você está perdendo o seu foco. Conhecer o ponto de equilíbrio é imprescindível! Para isso é primordial ter clareza do seu objetivo! Uma das técnicas que você pode utilizar é “AGORA NÃO, MAS SIM DEPOIS”. Ex: Agora não posso, pois estou focado neste entrega que preciso fazer até as 12h, mas as 13h eu posso...mas na terça eu posso. Isso é libertador pois não estou abandonando e sim educando as pessoas. Praticando esta técnica vai perceber que as pessoas vão se educar para não te pedir mais nada de última hora. Se não fizer isso, você acaba alimentando o vício. É claro que se for algo URGENTE, você irá ajudar. Mas o que vemos no dia-a-dia é que 95% das demandas rotineiras são facilmente gerenciáveis. Quando você não gerencia sua agenda passa a ser agenda dos outros. Seja VOCÊ, a prioridade na sua vida!!! Através de atitudes voltadas para o seu objetivo você começará a perceber que os resultados fluirão. As opor-tunidades "surgem" para aqueles que estão construindo seus resultados!

Conheça os seis passos para definir um objetivo:

1- Tenha um propósito claro. 2- Compreenda a relevância deste objetivo. 3- Crie objetivos de modo que ele seja: específico, mensurável e atingível. 4- Torne seus objetivos viáveis planejando tarefas. 5- Prepare um cronograma. 6- Periodicamente monitore aderência ao plano e se esta no rumo certo.

6

Passo 2 - Administre o seu Tempo

“Tempo é o único recurso que todos te-

mos e não é reciclável, recuperável.”

Gerenciar o tempo é fazer o que é importante: aquelas coisas que o levarão a alcançar seus objeti-vos. Ou seja, gerenciar o tempo é gerenciar escolhas, pois não temos controle sobre o tempo; só po-demos escolher como gastá-lo.

Desta forma é vital para administração do tempo ter um objetivo claro. Só assim vou conseguir pla-nejar meu tempo de forma eficaz e produtiva para ter resultados extraordinários. Para se ter uma boa administração do tempo sugere-se que: 30% das horas do seu dia devem ser de-dicadas para as atividades que estejam diretamente relacionadas com o seu objetivo. Todas os outros tipos de atividades devem ser balanceadas para que não comprometam as entregas diárias. Elimine aquelas atividades que que realmente não agregam valor ao seu dia e só “roubam sua ener-gia”. Delegue essas atividades e ganhe horas para se dedicar ao seu foco. Um dos pontos chaves na administração do tempo é vencer a procrastinação! Procrastinação, de acordo com a raiz latina, é o ato de "deixar para amanhã". Procrastinar é demorar para começar ou terminar uma tarefa que deveria ser prioritária. A capacidade de superar esse hábito e tomar providências importantes pode ter um imenso impacto positivo em sua vida e é uma das principais características das pessoas mais bem-sucedidas Uma boa atitude é definir uma pequena mudança, estabelecendo assim, um hábito angular. Este há-bito não será o responsável pelo alcance do seu objetivo final, mas provocará pequenas mudanças positivas que lhe trará motivação para seguir adiante. Você acredita que é capaz de fazer, bem feito, mais de uma coisa ao mesmo tempo? O pesquisador David Meyer, afirma que a incapacidade de se concentrar numa tarefa durante um período significativo de tempo pode custar a uma empresa de 20% a 40% de sua eficiência. A multitarefa é prejudicial para você. É preciso identificar as prioridades, as tarefas em que você tem que trabalhar, e se dedicar a elas integralmente, uma de cada vez.

No seu livro “Produtividade para quem quer tempo”, Gerônimo Theml nos fala sobre algumas verdades libertadoras, são elas:

“As tarefas não vão terminar; Se você não tem agenda, acaba virando agenda dos outros; Mais importante que a velocidade é a direção; O maior ladrão de energia é pensar em algo no momento em que você não pode fazê-lo; Não trate exceção como regra; Felicidade não é uma linha de chegada. Ela é o próprio caminho; Se fosse fácil, todo mundo faria”.

7

Passo 3

Tenha Organização

(Espacial e Eletrônica)

“A organização não é tudo, mais

sem ela o tudo vira nada.”

De acordo com a Nacional Association Of Professional Organizers dos EUA, o americano em média

perde 1 ano de vida procurando objetos perdidos ou guardados no lugar errado. E como nós estamos em

relação aos recursos que nos rodeiam?

A perda de tempo com deslocamentos mentais e movimentação desnecessária faz com que a nossa ener-

gia se esgote e nos deixe com a sensação muito ruim de “falta de controle”. A simplicidade de atitudes

diárias pode reverter esse “jogo”!

Cada papel que entrar na sua vida pode ter três destinos: reciclar, resolver e re-

ter.

1- Lixo, reciclagem.

2- Documento que exige algum tipo de resposta, como uma conta que precisa ser paga, um convite ou

formulário a ser preenchido.

3- Arquivar, como exame medico.

Falando um pouquinho sobre organização eletrônica, queremos te fazer uma pergunta:

Quando precisa resgatar um e-mail ou arquivo, acha prontamente?

Existe alguns sinais para avaliarmos o quanto estamos organizados. Tem algum dos pontos abaixo desta-

cados que você se enquadra?

1- Exceder o espaço de armazenamento de e-mails

2- Ficar com medo de deletar arquivos e e-mails

3- Não ter certeza se salvou alguma coisa

4- Perder tempo procurando arquivos por não saber aonde salvou ou como nomeou

5- Ter muitos ícones na área de trabalho

6- Armazenar milhares de fotos digitais sem qualquer organização, mesmo as dê má qualidade e irrele-

vantes

7- Manter e-mails não lidos na caixa de entrada

8

Existe dois pontos chaves para se ter uma organização eletrônica: Forma que vamos estruturar as

pastas e como nomear os arquivos.

Quando falamos da organização eletrônica alinhada a produtividade temos um grande sabotador que

impacta fortemente nosso dia-dia, o e-mail. Um estudo comprovou que as atividades com correio

eletrônico consomem, em média, treze horas por semana de trabalho de cada empregado. o equiva-

lente a 29% de seu salário é destinado a leitura e elaboração de e-mail.

Em 2008, a AOL apresentou um estudo sobre o comportamento das pessoas em relação aos seus e-

mails e concluiu que em geral elas acessam sua caixa em locais bem diferentes: 67% Na cama, 58%

No banheiro, 50% No trânsito, 39% Bares e Boates, 38% Em reuniões de negócio. Vale ressaltar

que em 2008 o numero de smartphones era bem menor que hoje. Isso quer dizer que o resultado se-

ria ainda mais assustador. Isso demonstra o quanto improdutivo somos.

Para ter produtividade quando o assunto for correio eletrônico, o primeiro passo é determinar mo-

mentos específicos do seu dia para acessar a caixa de e-mails. Acessar 4 vezes por dia costuma ser

suficiente para a maioria das pessoas. Abrir só nos momentos em que realmente tem como praticar

um dos seis A´s do processamento de e-mails são: Acessar, agrupar, analisar, apagar, agir, arquivar.

9

Passo 4

Tenha um Mindset

Vencedor

“O ponto inicial das suas ações é sempre sua men-

te, ela tem que estar preparada, corrigida e aberta

para evoluir.” Gabriel Goffi

Você já ouviu a expressão: “ quem casa pensando em separar, já está separado”.; “quem entra no jogo

com a sensação de derrota, já está derrotado”...e assim por diante.

Quem está buscando a alta performance precisa estar vigilante em relação aos seus pensamentos, seu

modelo mental. A forma como você enxerga o mundo, as coisas e as situações é que vão determinar o

seu futuro.

Você tem que controlar uma das únicas coisas sobre a qual tem total ação: o significado que dá para

tudo que acontece ao seu redor. Comece a renovar antigos conceitos e pré-conceitos que tanto fazem

mal para o seu bem-estar. Abra-se para novas possibilidades e trabalhe seu mindset diariamente.

A psicóloga americana Carol Dweck traz em seu livro “ Mindset ” nos mostra a diferença entre dois

tipos de modelos mentais que fazem toda diferença no alcance de resultados e no nível de felicidade.

O Mindset Fixo, acredita que nossas qualidades são imutáveis e isso cria a necessidade constante de

provar a si mesmo seu valor. Se você tem uma quantidade determinada de inteligência, uma personali-

dade e um caráter moral específicos, nesse caso terá de provar a si mesmo que essas doses são positi-

vas.

O Mindset de crescimento acredita que as características humanas não são simplesmente como cartas

de baralho que você recebe e com as quais tem de conviver, na verdade, são apenas o ponto de partida

do desenvolvimento. Baseia na crença de que você é capaz de cultivar suas qualidades primordiais por

meio do esforço. Embora as pessoas possam diferir umas das outras de muitas maneiras — em talen-

tos, aptidões iniciais, interesses ou temperamento —, cada um de nós é capaz de se modificar e se de-

senvolver por meio do esforço e da experiência.

Existe escolha!!!

Os mindsets nada mais são do que crenças. São crenças poderosas, mas são

apenas algo que está em sua mente, e você pode mudar sua mente. Pense aonde gostaria de ir e qual

mindset pode levá-lo até lá.”

10

Passo 6

Desenvolva sua IE “O cérebro emocional responde a um

evento mais rapidamente do que o cérebro

pensante”.

Daniel Goleman.

Um dos assuntos mais abordados nos últimos anos é a Inteligência Emocional (IE). Estamos com

uma população cada dia mais doente. Aprendemos todos os dias assuntos para conseguirmos um

emprego, para conquistar um companheiro, muitos diplomas, mas não aprendemos a lidar com nos-

sas emoções.

A inteligência emocional é chave pois são nossas emoções que determinam nossos comportamentos

e a forma como interagimos com os outros. As pessoas não conseguem visualizar o que estamos

pensando, nem as emoções que estamos sentindo. Mas nossos comportamentos sim!

A falta de IE afeta: Nosso desempenho no trabalho, nossa saúde física e mental, nossos relaciona-

mentos.

Quando estudamos vários cases de sucesso de grandes empreendedores, observamos que a razão

principal do sucesso se deu pelo coeficiente emocional 80% e apenas 20% pelo coeficiente intelec-

tual.

No livro inteligência emocional, Daniel Goleman aborda cinco passos para se ter IE:

1º Ter autoconhecimento das nossas emoções;

2º Controle das emoções, para não nos tornarmos um escravo delas temos que ter um equilíbrio en-

tre razão e emoção;

3º Habilidade para se auto motivar, controlar nossas expectativas e aprender a superar desafios;

4º Ter empatia pelo próximo. Reconhecer as emoções do outro e se colocar no lugar do outro;

5º Habilidade interpessoais, influenciar positivamente.

Você agora já sabe o que é, e o que precisa para ter IE. Mas colocar em pratica é bem diferente

ainda mais quando estamos mergulhados no stress. Hoje perdemos 33 bilhões por ano com produti-

vidade e tratamento medico por causa do stress. Isto significa que não basta simplesmente saber

sobre IE para dominá-la. Você tem que experimentar e praticar.

Habilidade = Conhecimento + Prática + Repetição

Confira as habilidades que precisa fazer parte da sua rotina diária:

Habilidade 1: Reduzir rapidamente o estresse momentâneo

Habilidade 2: Criar relação com a consciência emocional

Habilidade 3: Comunicação não-verbal

Habilidade 4: Use humor e jogue para lidar com os desafios

Habilidade 5: Resolver conflitos de forma positiva

11

Passo 5

Busque Equilíbrio através da fisiologia

“Sua linguagem corporal moldam quem você é”

Ammy Cuddy

Você consegue perceber o que o seu corpo está expressando neste exato momento?

Você sabia que o que está em uma determinada posição , na verdade, altera seu cérebro?

Mente e corpo fazem parte do mesmo sistema, logo, é impossível impedir a “ação x reação”.

Geralmente não percebemos as “caras e bocas” que fazemos ao longo do dia e isso pode influenciar di-

retamente a nossa capacidade de se relacionar. Podemos aproximar ou afastar , obter ou não resultados,

ser referencia positiva ou negativa, enfim, conhecer mais sobre este assunto faz toda diferença.

A ciência mostra que poses de poder influenciam as taxas hormonais, reduzindo os níveis de cortisol

(hormônio de stress) e aumentando a testosterona (hormônio da coragem) . Estudos científicos mostram

também que aqueles que praticam posições de poder, por dois minutos, antes de uma experiência, entre-

vista de emprego, por exemplo, obtém muito mais su-

cesso. Isto acontece porque a linguagem corporal real-

mente muda a mente.

A psicóloga social Amy Cuddy, que conduziu a pesqui-

sa sobre poses de potência e compartilhou seu trabalho

no TEDTalk , afirma:

“Nosso corpo muda nossa mente e nossa mente pode

mudar nosso comportamento e nosso comportamento

pode mudar os nossos resultados .”

A figura ao lado nos traz posições

que quando praticadas despertam

sensações de empoderamento e con-

fiança. Pratique cada uma delas, diariamente, de forma

que sua fisiologia possa influenciar a sua energia e dis-

posição para REALIZAR.

Essa é a primeira atitude para que você comece a trans-

formar sua produtividade para nível “A”.

12

Passo 7

Tenha relacionamentos produtivos

“Você é a média das 5 pessoas que você mais convi-

ve. Nunca se esqueça disso.”

Jim Rohn

Esta é uma das frases mais transformadoras que já vimos! Preste atenção na profundidade e na relevân-

cia deste tema. Aquela expressão “Me diga com quem tu andas que te direi quem és” também traduz a

essência do que vamos tratar neste passo.

Tendemos a modelar as pessoas com quais mais convivemos. É quase instintivo! Mas quando começa-

mos ter clareza do que queremos, modelar comportamentos inadequados ao nosso objetivo pode ser de-

vastador!

Pare um pouco e pense no seu objetivo de vida e nas 5 pessoas que você mais convive. Faz sentido?

E aí você se questiona: “Agora tenho que eliminar pessoas que não alinhadas com o que eu busco?”

A resposta é: “Busque pessoas que estejam com esta mesma “sede” de conhe-

cimento e evolução para estar em contato constante, inclusive através das redes

sociais. Então o segredo não é eliminar pessoas, mas agregar outras pessoas

mais alinhadas e assim “sua média” tende a aumentar.

Durante esta jornada, um mundo de possibilidades começa a ser “desvendado”, esta afirmação não está

pautada em suposições mas em vivências reais. Nossa vida teve uma grande mudança em apenas seis

meses e os rumos das nossas decisões diárias se modificaram, consequentemente, nossos resultados.

Muitos “mentores” surgem neste processo e torna-se imprescindível modelá-los.

“Mentores encurtam o caminho.”

Esta é uma dica preciosa!! Aprender com quem já está mais avançado na jornada torna a nossa caminha-

da ainda mais prazerosa, uma vez que, conseguimos fazer voos ainda mais ousados.

Este processo é tão importante e poderoso que você começará a perceber sua evolução rapidamente.

13

A importância de saber diferenciar

“Produção X Produtividade”

Não poderíamos finalizar este e-book sem trazer informações sobre este tema. Estar presente para este tema fara com que você utilize o seu tempo de forma efetiva e obtenha os resultados que tanto almeja. Quando falamos em produção estamos nos refe-rindo à capacidade de “fazer coisas”, mas especi-ficamente, quantidade. Sempre que chegamos em casa com a sensação de que o dia não foi suficiente para entregar tudo o que precisávamos e ainda estamos exaustos, isto significa que “secamos gelo”. Geralmente isto acontece sempre que: • quando deixamos o nosso planejamento de lado para fazer ações que “surgiram” ao longo do dia, ou; • quando não nos planejamos para o dia seguinte e vamos sendo direcionados pelas demandas que vão aparecendo. Quando estamos em estado de produção, estamos nos OCUPANDO e não produzindo. As atividades de Ocupação podem ser categorizadas da seguinte forma:

Obrigatórias: Não nos levam rumo aos objetivos, mas precisam ser feitas. Ex: Consultas mé-dicas, pagamentos de contas, etc. Dispensáveis: São aquelas ladras da produtividade. Ex: Passar grande parte do seu dia assis-tindo à programas de televisão, jogando, etc.

Mesmo as atividades de Ocupação obrigatórias precisam ter um limite de tempo, não podem “tomar” mais do que 10% do seu tempo disponível de produção. #DICA: Elabore o seu planejamento semanal e faça um balanceamento, ao logo da semana, para rea-lizar as atividades de ocupação obrigatórias. Produtividade está relacionado à nossa capacidade de utilizar o nosso tempo de “produção” de forma efetiva, ou seja, realizar ações que realmente vão nos levar para o próximo nível, ou seja, nos deixar mais próximos do nosso RESULTADO. As ações de Produção podem ser divididas em:

Sem margem: nos levam rumo aos nossos resultados porém, o fato de termos falhado no pla-nejamento, ela é realizada no “sufoco”, foi deixada para último minuto. Esta situação nos gera uma sensação de alívio, somente. Ex: Escrever uma monografia e terminar nos “45`do segun-do tempo”. Expressão usualmente falada: UFAAAA... Com margem: são aquelas atividades que foram planejadas. Geralmente são executadas com tranquilidade e geram uma sensação de realização. Ex: Alguém que tem clareza do seu objeti-vo e se prepara muito bem para um concurso. No dia da prova, a realização de dever cumprido e a expectativa de um bom resultado é imediata.

Agora pense! Como estou utilizando o meu TEMPO?

14

Exercitando

o

Aprendizado!

Criando um caminho mais produtivo

15

Vamos evoluir e planejar?

Pense sobre o que você está planejando. Qual o seu objetivo? O que realmente você deseja alcançar ainda este ano de 2018? _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________

Quais a vantagens de alcançar este objetivo? O que isto lhe trará de positivo? _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________ _______________________________________________________________________________________

Escreva em cada quadrante, pelo menos, cinco atividades que você já consegue identificar como:

O ganho desta atividade é: Conhecer quais são as atividades que estão “roubando” o seu tempo e impedindo que você realize mais! DICA: Elimine as atividades Ocup. Dispensáveis e distribua ao longo da semana as atividades de Ocup. Obrigatórias.

Tarefas de Ocupação Tarefas de Produção

Obrigatórias:

1.

2.

3.

4.

5.

Sem Margem:

1.

2.

3.

4.

5.

Dispensáveis:

1.

2.

3.

4.

5.

Com Margem:

1.

2.

3.

4.

5.

16

Descreva qual a sua situação atual (PONTO A) e depois descreva onde você quer chegar ( PONTO B = Objetivo definido na página anterior). Para isso defina, pelo menos, três ações estratégicas para que você consiga alcançar o ponto almejado.

A

B

Ação estratégica 1:

Ação estratégica 2:

Ação estratégica 3:

A diferença entre o que você é e o que você quer ser, está

no que você FAZ!!!

17

Não terceirize! Seja Protagonista da sua vida!

somarperformance

www.somarperformance.com.br

18

Referências Bibliográficas

SCHWAMBACH, Tamara Kano Myles, Produtividade Máxima — como assumir o controle do seu tempo e ser mais eficiente: GMT, 2015. 172p.

Dweck, Carol S . - Mindset : a nova psicologia para o sucesso / carol Dweck: tradução S. Duarte.—1 ed.—São Paulo: Objetiva, 2017.

THEML, Geronimo, Produtividade Para Quem Quer Tempo, Aprenda A Produzir Mais Sem Ter Que Trabalhar Mais: GENTE, 2016, 160p.

COVEY, Stephen, Os 7 Hábitos das Pessoas Altamente Eficazes—Lições Poderosas Para a Transformação Pessoal: BEST SELLER, 2007, 448p.

BARBOSA, Christian, A Tríade do Tempo—Um Modelo Comprovado para Organizar sua Vida, Aumentar sua Produtividade e seu Equilíbrio: GMT, 2011, 256p.

BARBOSA, Christian, 60 Estratégias Práticas Para Ganhar Mais Tempo: GMT, 2013, 192p.