Impresso Especial

7317408802 ECT/DR/MG

AIX Sistemas

DEVOLUÇÃO

GARANTIDA

CORREIOS

EN

VE

LO

PA

ME

NT

O A

UT

OR

IZA

DO

PO

DE

SE

R A

BE

RT

O P

EL

A E

CT.

www.aix.com.brwww.aix.com.br

gestao do ensinogestao do ensinoUma publicação da AIX Sistemas - nº 15 - Ano 3 - Julho e Agosto de 2008

2 GESTÃO DO ENSINO 15

REGINALDO ROSAGerente de MarketingEditorial

A coluna “Novas Versões” desta edição destaca a nova versão do Giz Biblioteca. Estão sendo implementadas várias

melhorias visando aperfeiçoar o produto, contemplando necessidades dos usuários que não estavam sendo

atendidas. Conforme depoimentos de alguns usuários, a versão anterior, liberada em maio, já representou um

grande avanço, pois facilitou processos como o cadastramento do acervo e controle de multas.

Um exemplo de atitude de redução da chamada “sucata eletrônica” é abordado na coluna “Responsabilidade

Social”. Computadores que estavam sem utilidade para um restaurante foram objetos de uma rede de solidariedade

e beneficiaram diversos públicos. Ações simples que trazem grandes resultados.

Algumas aplicações do uso dos campos personalizados, recurso disponível na tela de matrícula, é o tema das “Dicas”

desta edição. Saiba como extrair informações importantes do sistema a partir dos dados relacionados ao perfil dos

alunos.

Boa leitura e até a próxima edição.

Visando contribuir para o alcance de suas metas de crescimento em 2008, a AIX promoveu algumas mudanças em sua área comercial, através da contratação do gerente comercia l Leandro Monteiro e o

credenciamento de dois distribuidores.

Antes de assumir o cargo, Leandro trabalhou durante seis anos no setor de suporte da AIX, onde adquiriu amplos conhecimentos sobre os sistemas da AIX e, principalmente, a respeito dos processos que envolvem a gestão de uma instituição de ensino.

No Espírito Santo, a VIX Soluções em Gestão, empresa de propriedade de Anderson Augusto, que anteriormente era o gerente comercial da AIX, tornou-se distribuidor exclusivo da AIX no estado do Espírito Santo.

No Maranhão, o novo distribuidor é a Gestores Consultoria, empresa especializada em serviços de consultoria

administrativa, financeira e na área de tecnologia da informação.

Os setores de treinamento, implantação e suporte deixaram de ser setores independentes, passando a funcionar no mesmo ambiente físico e sob a coordenação de um único gerente: Robert Jardim.

Com o novo formato, a AIX espera aprimorar sua prestação de serviços, pois o novo formato propicia o compartilhamento de informações, o que favorece a ampliação do conhecimento técnico de cada um dos profissionais da área.

NOTÍCIAS DA AIX

AIX unifica setores de atendimento a clientes

Ian Campos Martins, diretor executivo da

AIX Sistemas, e Rodrigo Paiva, da Paiva

Piovesan, foram os entrevistados no painel

de debates conduzido pela jornalista

Inácia Soares, durante o 3° ciclo do projeto

Quarta Gerencial, dia 2 de julho, em Belo

Horizonte.

O evento, promovido pelo SEBRAE-MG,

marcou o lançamento do MPE Brasil -

Prêmio de Competitividade para Micro e

Pequenas Empresas, que até o ano passado

c h a m a v a - s e Pr ê m i o E x c e l ê n c i a

Empresarial.

O diretor da AIX mostrou os benefícios de

uma gestão comprometida com valores

sociais. “Investir em responsabilidade

social traz confiabilidade e visibilidade à

empresa”, afirma o vencedor da categoria

Destaque Empresa Cidadã do Prêmio

Excelência Empresarial 2007.

Mudanças na área comercial

AIX participa de lançamento do

MPE Brasil

3

MATÉRIA DE CAPA

ERP-AIX: Gestão integrada dos diversos setores dainstituição de ensino.

Assim como empresas de outros setores

da economia, as instituições de ensino estão

c a d a v e z m a i s e m p e n h a d a s e m

profissionalizar sua gestão, utilizando

sistemas informatizados que gerenciam suas

diversas áreas. Para atender a esta demanda,

há cerca de dois anos, a AIX Sistemas oferece

um pacote de softwares chamado ERP-AIX.

O ERP-AIX é um sistema de informatização

que permite a gestão das diversas áreas de

instituições de ensino de pequeno, médio ou

grande porte. O produto é constituído do

Sistema Giz, que realiza o controle das áreas

acadêmica e pedagógica, e do Athenas 3000,

que controla as áreas administrativa,

contábil, financeira e orçamentária.

Com o ERP-AIX, a instituição de ensino

tem todas as informações de seu negócio

inter-relacionadas e integradas em um único

sistema. Por exemplo, o cálculo da folha de

pagamento gera automaticamente o

lançamento de contas a pagar e atualiza o

fluxo de caixa. Além disso, calcula todos os o

encargos e provisões de férias/13 salário e

contabiliza os valores gerados na folha de

pagamento, sendo que a contabilização pode

ser feita segundo critérios de centro de custos

(unidade de negócios da instituição). Quando

a instituição paga os salários, o saldo bancário

é debitado e a despesa realizada no

orçamento. Com o Sistema Giz integrado ao

Athenas 3000, as instituições de ensino têm

acesso on-line ao fluxo de caixa, ou seja,

controlam o que têm a receber, a pagar e os

valores totais disponíveis no caixa e no banco.

Ainda com relação à folha de pagamento,

uma grande vantagem do sistema para o

gestor é a possibilidade de controlar o custo

dos professores em cada centro de custo

(curso) em que lecionam, de acordo com carga

horária.

Thiago Fre i re, coordenador de

informática da Fundação Educacional Vale do

Jequit inhonha (Fevale), conta que

anteriormente a instituição utilizava um

software desenvolvido por uma empresa local.

Segundo ele, além de oferecer menos recursos

do que o produto da AIX, as informações não

eram integradas. “Hoje, o fluxo de

informações é contínuo. A entrada de uma

n o t a f i s c a l n a t e s o u r a r i a , g e r a

automaticamente lançamentos para a

contabilidade”, exemplifica Thiago.

A Faculdade de Ciências Biomédicas de

Cacoal- (FACIMED), importante instituição do

estado de Rondônia, adquiriu o ERP-AIX em

seu lançamento, em 2006. Segundo Miguel

Fabrício, gerente de tecnologia da FACIMED,

um dos benefícios da aquisição foi com

relação aos relatórios. “Os relatórios do

Athenas auxiliam bastante na tomada de

decisão, pois como o sistema é integrado,

consigo englobar informações de outros

módulos”, destaca Miguel.

“Utilizo o ERP-AIX para emissão da folha

de pagamento. Como estamos no início

do processo, ainda surgem algumas

dúvidas que são sanadas junto ao setor

do suporte. Uma das vantagens do

programa é que ele agiliza nosso

trabalho, já que as informações da folha

de pagamento, por exemplo, geram

imediatamente lançamentos contábeis.”

ALESSANDRA MINELLI – Tesouraria

Faculdade de Direito da Alta Paulista

DEPOIMENTOS

“Hoje, o fluxo de informações é

contínuo. A entrada de uma nota fiscal

na tesouraria, gera automaticamente

lançamentos para a contabilidade.”

THIAGO FREIRE

Coordenador de informática da

Fundação Educacional Vale do

Jequitinhonha (Fevale)

“Os relatórios do Athenas auxiliam

bastante na tomada de decisão, pois

como o sistema é integrado, consigo

englobar informações de outros

módulos”

MIGUEL FABRÍCIO

Gerente de Tecnologia da FACIMED

Para solicitar uma proposta, entre em contatocom nosso setor comercial: (31) 3218 7200

WWW.AIX.COM.BR

4

NOVAS VERSÕES

- Com a nova tela de cadastro de permissões para usuários, é possível atribuir permissões a diversos

cursos de uma só vez. Para isso, basta selecionar o usuário ou grupo de usuários e marcar os cursos a

que este(s) terá(ão) permissão.

- Transferir um grupo de alunos de uma turma para outra ficou mais fácil com a nova tela

“Transferência em Massa entre Turmas”. Após selecionar os alunos e clicar com o botão direito,

todas as turmas disponíveis para receber alunos são listadas, e, com um clique, os alunos passam a

fazer parte da turma desejada.(ESCOLA)

- Na tela de cadastro de

cursos, foi adicionada a

aba “Dados Contratuais”

que permite o cadastro de

informações relevantes

que irão compor o contrato

do curso. (ESCOLA)

Confira a relação completa

das alterações no Boletim

AIX Informa 183, disponível

no Cliente On-line.

- Módulo Freqüência: na tela de consulta de

freqüência do aluno foram incluídos os campos

Data inicial e Data final, para que se possa

acompanhar a freqüência do aluno não só no

mês atual.

- A tela de cadastro de curso foi otimizada com a

inclusão da aba Unidades, onde será possível

associar em quais unidades o curso cadastrado

será ofertado.(ESCOLA)

- No cadastro de responsáveis, na lista de

dependentes, foram adicionadas uma coluna

para a turma e mais duas colunas com os

descontos (porcentagem e valor) cadastrados

para seus dependentes.

- No cadastro de usuários foi incluído o campo

para definir a senha do supervisor acadêmico.

Essa senha poderá ser associada a um usuário

que possua permissões especiais como, por

exemplo, enturmar alunos que não cumpriram

os pré-requisitos das disciplinas. (FACULDADE)

- Na aba Cursos da tela de matrícula, foram

adicionados os campos relativos ao ENADE, para

marcar se o aluno foi convocado e se ele

Os novos recursos do Web Professor irão agilizar

ainda mais o trabalho dos docentes e facilitar o

acesso dos alunos às informações acadêmicas:

- funcionalidade que permite ao professor

lançar e disponibilizar para a comunidade

acadêmica o Plano de Ensino contendo ementa,

objet ivos , programa da d i sc ip l ina,

metodologia, critérios de avaliação, referência

bás ica, referência complementar e

observações do professor;

- cadastro das avaliações, com quantidade de

provas e total de pontos distribuídos;

- Lançamento de

faltas e faltas

Globalizadas,

diretamente na

etapa.

compareceu ao exame. (FACULDADE).

- Na tela de backup de dados foi acrescentada a

opção 'Limpar log antes de gerar backup', para

que antes de gerar o backup, os logs sejam

removidos e o arquivo de log reduzido.

- No histórico escolar, será possível imprimir as

disciplinas de todos os cursos vinculados que

existem para o aluno, em função do curso

principal.(ESCOLA)

- No cadastro de

plano de pagamen-

tos, será possível

definir o período de

validade dos planos

d e p a g a m e n t o s

cadastrados. Para

isso, basta preencher

as datas de início e

fim da validade. Ao

definir a validade dos

planos, no cadastro

de dados financeiros

e na tela de matrícu-

la, somente os planos válidos serão listados

para associação destes aos alunos.

Confira a relação completa das alterações no

Boletim AIX Informa 185, disponível no Cliente

On-line.

Web Professor

Liberada em 04/04

Sistema Giz 3.54.0

Liberada em 06/06

Sistema Giz 3.53.0

Liberada em 03/04

GESTÃO DO ENSINO 15

5

GIZBIBLIOTECA 3.08

Dando continuidade ao aprimoramento do Sistema Giz Biblioteca,

foi liberada no dia 09/05 a versão 3.08 do produto. Em destaque as

funcionalidades integradas ao Módulo Recebimentos. Com a nova

versão, os valores relativos a multas por atraso na devolução de um

item do acervo geram débitos que podem ser cobrados em boleta

individual ou junto com a mensalidade do aluno. Os débitos gerados, a

partir da versão 3.5.4 do Sistema Giz, poderão ser quitados no Módulo

Recebimentos, utilizando a opção de baixa por usuário da biblioteca.

Com relação aos relatórios, também há novidades. Foi criado um

relatório contendo informações das multas geradas. No novo relatório,

além da opção filtrar pela situação ('em aberto', 'pagas' ou 'ambas'),

existem os filtros de período de vencimento, pagamento e geração da multa. Na tela de emissão de etiquetas de lombadas foram acrescentados os

campos Pesquisa Contínua e Pesquisa Específica, otimizando o processo de impressão das etiquetas.

Depoimentos“Com o Giz Biblioteca tivemos a facilidade de colocar no sistema todo o acervo da biblioteca, que

atualmente está com 12.360 exemplares, permitindo aos alunos e professores da Faculdade consultarem os

diversos livros do acervo.

A nova versão, lançada no mês de maio, facilitou o trabalho de cadastramento, com novos campos de

informação, tais como área de conhecimento do CNPq, que é também, informação para os dados do Censo do

INEP e relatórios para o reconhecimento dos cursos junto ao MEC.

O programa possui uma grande vantagem que atende às exigências do MEC para fins de reconhecimento que

é o cadastramento do(s) curso(s) e disciplina(s) de cada título lançado no sistema. Para o reconhecimento

basta gerarmos o relatório da disciplina e teremos todos os títulos e os respectivos exemplares.

O sistema gera relatórios importantes como usuários em atraso e listagem de alunos desistentes ou que

trancaram a matrícula. Bloqueia usuários que se encontram com empréstimos vencidos ou que atingiram o

total de livros permitidos para empréstimo. E, ainda, gera as carteiras de usuário da biblioteca, que podem

também ser utilizadas como carteira oficial de identificação do aluno na faculdade.

O atendimento do suporte em Belo Horizonte é imediato, através do sistema CIC. Os atendentes interagem

com o cliente e os problemas são resolvidos sempre com boa vontade e presteza. Além de quando surgem

problemas normais, presentes em qualquer sistema automatizado, também somos atendidos quando

solicitamos alterações que podem ser específicas para o nosso trabalho e não para outra biblioteca.

Recomendamos aos colegas de profissão que conheçam o Sistema e o utilizem.”

A próxima versão do Giz Biblioteca vai incorporar um recurso que além de

moderno, oferecerá mais segurança para a instituição: a biometria. O

usuário da biblioteca será identificado através de sua impressão digital.

Com o sistema o aluno não necessitará de uma carteirinha para poder

retirar uma obra da Biblioteca.

Versão 3.09 oferecerá

Controle através de biometria

Rosa Edite Lemos - Coordenadora da Biblioteca da Faculdade de Teixeira de Freitas (FACTEF)

“O programa Giz Biblioteca tem se

desenvolvido muito bem em relação à

pesquisa no acervo, sendo simples e de

fácil acesso. Com isso os usuários se

sentem satisfeitos. O cadastro de livros é

bem legível em relação aos campos que

vão ser preenchidos e os relatórios são

claros. Mas há ainda algumas alterações a

serem feitas, como a tarja vermelha que

se coloca no livro para que o mesmo seja

emprestado só para consulta interna,

falta a planilha de revista para inserir os

devidos dados, porque ela é diferente do

livro*. Mas, até o momento, estamos

interagindo com vocês para sejam feitas

as devidas mudanças para que melhor

po s sa a tende r a demanda de

informações.”

Marlene Aparecida de PaulaBibliotecária da SESPA

WWW.AIX.COM.BR

*A funcionalidade de impressão da tarja diferenciada para livros de consulta interna foi implementada na versão 3.07.1, liberada em abril/2008. O cadastro de periódicos está programado para a próxima versão do Giz Biblioteca.

NOVAS VERSÕES

6

DE OLHO NAS DICAS

A direção deseja enviar um e-mail marketing para ofertar cursos extra-curriculares a alunos cuja renda salarial se enquadre dentro de uma determinada faixa de valores.

Antes de tal ação, ao configurarmos a tela de matrícula, criamos campos personalizados relacionados ao interesse do aluno.

Neste exemplo, utilizando o relatório analítico, localizaremos todos os alunos cadastrados na faixa de valores de “0 a R$ 1.500,00”, personalizando o relatório e buscando também o NOME e E-MAIL.

Com base no relatório ao lado, a instituição pode enviar o e-mail marketing apenas para aqueles alunos que se enquadram no perfil desejado.

A fim de enviar o questionário do Censo do MEC, o diretor de sua instituição necessita saber a quantidade de alunos que são da cor parda, negra e branca.

Tal informação é obtida facilmente se, na tela de matrícula, utilizamos os c a m p o s p e r s o n a l i z a d o s adicionando a informação relativa à cor.

Para mais informações sobre criação de campos personalizados e/ou personalização de relatórios leia nossos manuais ou assista as vídeos-aula disponíveis no Cliente on-line.

Relatórios campos personalizados

Nossa dica desta edição é referente à utilização dos Campos Personalizados, um recurso interessante para que seus dados se tornem i n f o rmação e s t r a t é g i c a . O s Campo s Personalizados permitem ao usuário criar na tela de matrícula de alunos uma ficha com campos de interesse da instituição. Para melhor compreensão dos benefícios, utilizaremos dois cenários de utilização do recurso: ações de marketing e envio de informações para o Censo.

CENÁRIO UM

CENÁRIO DOIS

Filtre o relatório

conforme a resposta desejada

DE

GESTÃO DO ENSINO 15

Giz Escola

7

Treinamentos e Cursos

EADNovos cursos a distância: Giz RecebimentosInício das turmas no dia 15/08/08

Faça agora sua inscrição

Info: (31) 32187200 | vendas@aix.com.br | www.ensinointerativo.net

Antecipação e aumento de receitaCARGA HORÁRIA:

6 horas

INVESTIMENTO: R$ 48,00

Aprenda as práticas para realizar a antecipação e o aumento de receita em sua instituição de ensino com o Sistema Giz. Dicas sobre a política de cobrança de juros, inclusive seus aspectos jurídicos, e como realizar a emissão de boletos de multa e juros.

Aprenda, também, sobre práticas de concessão de descontos e como aplicá-las na instituição.

Entenda como realizar a emissão de carnês e diversos tipos de boletos bancários para alunos/responsáveis e cancelamento de boletos.

Aprender a trabalhar com a integração bancária no sistema Giz, realizar o envio de arquivo remessa e débito automático.

Você aprende no primeiro módulo a utilizar as várias formas de liquidação de débitos no Sistema Giz, tipos de baixa, estornos etc. No segundo módulo, conhece os relatórios de conferência das baixas e aprende a realizar o controle de todos os títulos a vencer.

Veja como é possível reduzir a inadimplência na instituição de ensino com o Sistema Giz. Aprenda, a partir das ferramentas do sistema, sobre práticas de negociação de débitos em atraso e como realizar a cobrança dos alunos devedores através do envio de malas diretas impressas e virtuais.

Emissão de documentos de cobrança

Liquidação de débitos e títulos

Redução de inadimplência

Entenda as diversas formas de cálculo das mensalidades no Sistema Giz. No primeiro módulo, você aprende sobre dados financeiros, taxas extras, descontos e relatórios de conferência. No segundo módulo, são abordadas as diversas formas de se gerar o valor a pagar das mensalidades dos alunos.

Formas para cálculo de mensalidade

8 horas

R$ 64,00

15 horas

R$ 120,00

6 horas

R$ 48,00

6 horas

R$ 48,00

WWW.AIX.COM.BR

CARGA HORÁRIA:

INVESTIMENTO:

CARGA HORÁRIA:

INVESTIMENTO:

CARGA HORÁRIA:

INVESTIMENTO:

CARGA HORÁRIA:

INVESTIMENTO:

AIX na mídia

Gestão do Ensino.net é uma publicação bimestral da AIX SistemasAv. do Contorno, 2316 - 6º Andar CEP 30.110-012 - FlorestaBelo Horizonte - MG(31) 3218-7200 - www.aix.com.brE-mail:redacao@gestaodoensino.net

Textos e Coordenação: Reginaldo RosaDiagramação: Marcel Cypreste Michel

Conselho Editorial: Daniel Melo (Projetos), Ian Campos Martins (Diretoria), Leandro Monteiro (Comercial), Marcel Michel (Marketing), Paula Oliveira (EAD), Reginaldo Rosa (Marketing) e Robert Jardim (Suporte)

As edições anteriores encontram-se disponíveis em versão eletrônica: www.aix.com.br/gestaodoensino

Parceira dos Educadores

Sistemas de Gestão da Qualidade ISO 9001

Nº 202360

EXPEDIENTE

RESPONSABILIDADE SOCIAL

Doação de computadores:

benefícios em rede“Juntos, podemos fazer um mundo melhor”.

Pode-se afirmar que esta frase, presente na campanha

dos Objetivos do Milênio, tem se constituído como o

principal lema dos trabalhos da AIX na área social. A

mobilização, que anteriormente era focada apenas no

público interno, vem se expandindo e já atinge amigos

e familiares dos funcionários, clientes, fornecedores,

concorrentes e até mesmo empresas que atuam em

outros segmentos.

Recentemente, tivemos um belo exemplo de

união de forças. O Xapuri, um dos restaurantes mais

tradicionais de Belo Horizonte, disponibilizou para o

Projeto Fome do Saber três computadores que não

lhe eram mais úteis. As máquinas encontravam-se

paradas em seu depósito, necessitando de

manutenção. A Comissão de Responsabilidade Social

encaminhou o material para as Obras Sociais da

Pompéia, entidade que oferece vários cursos

profissionalizantes para pessoas carentes, entre eles o

de manutenção em hardware. Os

alunos fizeram um excelente

trabalho e deixaram as máquinas

prontas para serem doadas a

instituições carentes.

Segundo Reginaldo Rosa, coordenador da

Comissão de Responsabilidade Social da AIX, ações

como essas são importantes porque beneficiam a

vários públicos. “Primeiramente aos alunos do curso,

que tiveram a oportunidade de colocar em prática o

que estavam aprendendo. Depois, às entidades que

receberam as máquinas. E, finalmente, ao meio

ambiente, já que como as máquinas não estavam

sendo utilizadas, era arriscado irem para o lixo,

contribuindo para a degradação ecológica.

As três máquinas foram doadas às seguintes

instituições: Obras Sociais da Pompéia, Creche

Comunitária Tia Elza e Creche Comunitária Criança

Feliz.

No dia 24 de fevereiro, a AIX Sistemas, representada por

seu diretor executivo Ian Campos Martins, participou do

programa Top de Qualidade, do canal CNT – Central

Nacional de Televisão, de São Paulo.

A entrevista constou de uma série de programas

desenvolvidos pelo canal abordando as ferramentas que

contribuem para a melhoria da qualidade na educação.

Ian respondeu a várias perguntas sobre as soluções da

AIX e como elas podem se adequar às necessidades das

inst i tu ições de

ensino.

A estratégia da AIX de distribuir gratuitamente o

software educador.net foi destaque na coluna

Negócios/Gestão do Diário do Comércio.

O jornal apontou o educador.net

como a vitrine da AIX, já que é

uma das principais ações

desenvolvidas pela empresa a

fim de concretizar sua visão de

futuro que prevê que até o ano

2023 todos os educadores

brasileiros estejam usando uma

de suas soluções.

Com o objetivo de reconhecer as práticas de gestão de micro e pequenas empresas que se

destacaram nos Prêmios de Competitividade estaduais, o Movimento Brasil Competitivo

(MBC) e o Serviço de Apoio às Micro e Pequenas Empresas (Sebrae) promoveram no mês de

abril, em Brasília, o 5o. Reconhecimento Nacional às Micro e Pequenas Empresas. A AIX

participou do evento, graças a sua participação no Prêmio Sebrae, quando foi a Empresa

Cidadã 2007.

Além de receber um troféu, a AIX teve sua história apresentada em um catálogo contendo

os casos de sucesso das empresas premiadas.

Top de Qualidade Diário do Comércio

Movimento Brasil Competitivo

GESTÃO DO ENSINO 15

Obras Sociais da Pompéia

Creche Comunitária Criança Feliz

Creche Comunitária Tia Elza

8