BR Tax COE

Deloitte

CrCt

Manual - Prestador v1.3

O objetivo deste manual, é orientar o usuário do

perfil “Prestador” do sistema Deloitte CrCt, na

correta utilização de todos os recursos disponíveis.

Este perfil permite o gerenciamento dos seus

contratos, carga de documentos, cadastro de

funcionários que atuam nas dependências da Vale,

bem como a avaliação mensal do cumprimento das

obrigações trabalhistas e previdenciárias.

A gestão dos contratos de terceiros é realizada pela

Deloitte Touche Tohmatsu.

Conteúdo Controle de Acesso 1

Como entrar no sistema 1

Login 1

Ajuda 1

Recuperação de senha 1

Primeiro acesso 2

Dashboard 3

Gerenciando informações 3

Carregando o Dashboard 3

Carga de documentos 5

Carregando arquivos 5

Carregando arquivos individualmente 5

Carregando arquivos em lote 6

Carregando arquivos em lote – Classificando arquivos 7

Competência sem prestação de serviços 8

Enviando arquivos para análise 8

Considerações sobre carga de arquivos 9

Pendências 12

Gerenciamento de pendências 12

Dashboard 12

Carga de documentos pendentes 12

Carga de documentos pendentes - Detalhes 13

Carga de documentos pendentes - Inconsistências 13

Carga de documentos pendentes – Enviando arquivo 14

Funcionários 15

Gerenciando funcionários 15

Cadastrando funcionários individualmente 15

Cadastrando funcionários em lote 16

Suporte 19

Suporte ao sistema 19

1

Controle de Acesso

Como entrar no sistema

Login

Para ter acesso ao sistema Deloitte CrCt, o usuário deverá ser cadastrado pelo Backoffice da Deloitte, logo que realizada a reunião inicial, onde são fornecidos todos os dados do Prestador de serviços e de seus representantes.

Cada Prestador poderá ter até dois usuários do sistema, sendo um denominado “Preposto”, e o segundo – opcional – denominado “Executor”.

Depois de cadastrado, o usuário receberá email informando link de internet com endereço do sistema e senha temporária de acesso.

Com os dados para acesso em mãos, o usuário utilizará o formulário abaixo:

Ajuda

O item “Ajuda” do sistema, permite ao usuário ter acesso aos recursos necessários à utilização do sistema, manual, apresentação, planilha de efetivos, book de documentos, modelo de declaração e ao recurso de recuperação de senha.

Recuperação de senha

Caso tenha esquecido a senha de acesso ao sistema, o usuário poderá ter acesso ao recurso de recuperação de senhas, e seguir os procedimentos conforme modelo abaixo:

Usuário (email)

Senha

Ajuda

Usuário (email) Código numérico da imagem à direita

2

Primeiro acesso

Se o usuário estiver utilizando o sistema pela primeira vez, será exibido o formulário abaixo, solicitando a troca de senha. Esta troca de senha é necessária por questões de segurança.

Ainda no primeiro acesso, após a troca de senha, o usuário deverá preencher o “Termo de Conclusão de Curso”. Neste termo, o usuário assume estar apto para operar o sistema, sem que haja qualquer prejuízo ao processo de análise das suas obrigações perante a Vale.

O usuário obtém aptidão para utilizar o sistema através de treinamento presencial, ou através do estudo deste manual e do apoio da apresentação do sistema (ambos disponíveis no menu “Ajuda”). Ao preencher o termo, deve-se informar que tipo de treinamento teve, e em que data ocorreu. Após preencher o manual, o sistema ficará disponível para utilização.

“Não tente operar o sistema

sem que esteja devidamente

preparado, você poderá

comprometer o processo de

análise de sua empresa.”

Tipo de treinamento

Informe a nova senha e repita para confirmar

Data em que realizou o treinamento

3

Dashboard

Gerenciando informações

O formulário de Dashboard é uma área que permite o gerenciamento de todas as informações inerentes aos contratos, unidades do contrato e empresas vinculadas (o próprio Prestador e as subcontratadas se houverem).

Carregando o Dashboard

Para visualizar o a situação de determinado contrato, unidade e empresa, o usuário deve:

1. Informar o número do contrato correspondente e clicar na lupa para pesquisar, caso não saiba o número do contrato, poderá deixar o campo de contrato em branco e clicar na lupa de pesquisa, desta forma serão exibidos todos os contratos pertencente ao Prestador. Depois de listado(s) o(s) contrato(s) correspondente(s), deve-se clicar sobre o número do contrato para que sejam listadas as unidades atendidas por ele;

Nº do Contrato Clique aqui para pesquisar

Clique sobre o nº do contrato para selecioná-lo

Dados do usuário conectado

Check list da competência correspondente

Filtros para consulta

4

2. Selecionar a unidade correspondente;

3. Selecionar a empresa correspondente

Selecionadas estas informações, ao lado direito do formulário serão exibidos até dois painéis, “Checklist da Competência” e “Pendências”.

O painel de checklist da competência listará todos os documentos – em uma listagem única - que o prestador precisa carregar na competência em questão, inicial, mensal ou final.

O painel de pendências somente será exibido se o prestador possuir documentos de competências anteriores que estão em atraso ou com algum tipo de não conformidade.

Para ter acesso ao formulário que permite carregar documentos, basta clicar sobre o botão “Ir para a página de envio dos documentos”.

Clique sobre a unidade

Clique sobre a empresa

Se prestador será exibido um ‘P’, se subcontratada, ‘S’

Lista de documentos

Clique aqui para ir para a tela de carga de documentos

Sempre que exibido o ícone com o “M”, ao clicar será exibido o modelo do documento correspondente

Para saber se o arquivo de um documento já foi carregado, o ícone com o “clips” estará verde

Neste ícone é exibido o status do documento:

• Cinza – não analisado; • Verde – analisado e

conforme; • Vermelho – analisado e

não conforme

5

Carga de documentos

Carregando arquivos

Carregando arquivos individualmente

Este formulário exibe todos os documentos que o prestador precisa submeter para análise, na competência correspondente.

Serão exibidos documentos referentes às etapas inicial, mensal e/ou final quando for o caso, todos em uma lista única. Os documentos da etapa inicial serão exibidos sempre que for início de um contrato, e também quando qualquer destes documentos estiver com data de validade vencida. As validades dos documentos são atribuídas pela Deloitte, durante o processo de análise.

Para os documentos que não se aplicam à empresa, deve-se clicar na opção de “Não se aplica”, do documento correspondente.

Quando em determinada competência não houver prestação de serviço para a Vale, o prestador deverá selecionar o item “Não houve prestação de serviços nas instalações da Vale, dentro da competência selecionada”.

No formulário acima, o usuário poderá enviar os arquivos individualmente para cada um dos documentos. Para isso, deverá clicar no botão “Adicionar” que está posicionado na linha do documento desejado, e selecionar o arquivo correspondente, conforme imagem abaixo. Carregados os arquivos desejados, deverá clicar no botão “Gravar”.

Exercício correspondente

Dados da empresa, contrato e unidade selecionados

Lista de documentos para carregar

Se o documento não se aplica, clique aqui e informe a justificativa no espaço correspondente

Se não houver prestação de serviços na competência, clique aqui.

6

Ao gravar os arquivos que foram adicionados, será exibido o formulário abaixo, onde o usuário poderá gerenciar todos os documentos que já foram carregados até o momento, quais ainda faltam, ou simplesmente enviar para análise. Caso ainda não tenha efetuado a carga de todos os documentos, poderá clicar no botão “Adicionar mais arquivos” e retornar ao formulário de carga de documentos.

É importante citar que ao clicar no botão “Enviar para análise”, será gerado protocolo correspondente em que o sistema armazenará internamente quais documentos foram enviados para análise. A partir deste momento, o usuário não poderá mais adicionar arquivos no período disponível.

Carregando arquivos em lote

Este recurso permite ao usuário maior agilidade para a carga de documentos. Nele, o usuário poderá carregar vários arquivos simultaneamente (com uso de arquivo compactado), assim como permitir a classificação dos tipos de documento automaticamente pelo sistema, caso faça uso da regra de nomeação padrão de arquivos (será explicado no tópico “Considerações sobre carga de arquivos”).

Para ter acesso à carga de documentos em lote, o usuário deverá clicar na aba “Envio de documentos em lote”.

Carregado o arquivo, o usuário deverá clicar no botão “Gravar”, conforme imagem a seguir.

Clique em uma das abas para consultar os documentos por status

Use estas opções para visualizar ou excluir os arquivos

Clique aqui para voltar à tela de carga de documentos

Para enviar para análise, clique aqui

Clique aqui para adicionar o arquivo compactado

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Carregando arquivos em lote – Classificando arquivos

Após gravar o arquivo compactado da carga em lote, o usuário terá acesso à tela de classificação de arquivos. Nesta tela, serão exibidos todos os arquivos que foram identificados dentro do arquivo compactado gravado com o recurso acima (o sistema automaticamente descompacta o arquivo para identificar o conteúdo). Se o usuário já tiver nomeado o(s) arquivo(s) conforme nomenclatura padrão (será explicado no tópico “Considerações sobre carga de arquivos”), o sistema automaticamente vincula o arquivo identificado ao documento correspondente. Caso contrário, os documentos que não foram identificados ficarão disponíveis na pasta “Não identificado”, neste caso o usuário precisará vincular manualmente ao documento correspondente através do recurso “Mover para”, localizado logo acima da lista de documentos do lado direito da tela.

Após vincular todos os arquivos carregados, o usuário precisará clicar no botão “Gravar” para concluir o procedimento, é esta ação que garante que os arquivos ficarão “fisicamente” associados ao documento correspondente.

Arquivo carregado, pronto para gravar Para gravar o

arquivo, clique aqui

Pastas de classificação de arquivos (não identificados e documentos)

Lista de arquivos na pasta selecionada

Para mover manualmente os arquivos não identificados, clique no arquivo e selecione o documento aqui

Para confirmar a classificação efetuada, clique aqui

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Competência sem prestação de serviços Nos meses em que não houver prestação de serviços nas dependências da Vale, as empresas deverão utilizar de recurso previsto na tela de carga para a devida justificativa. Deverá clicar na opção “Não houve prestação de serviços nas dependências da Vale, dentro da competência selecionada” e enviar declaração correspondente (esta declaração está disponível para download nesta mesma tela e também no menu “Ajuda”). Para concluir o procedimento, deverá enviar para análise.

Enviando arquivos para análise Ao submeter arquivos para análise, o usuário não poderá carregar novos arquivos até que um novo ciclo esteja disponível. Ao clicar nesta opção o sistema confirmará se o usuário realmente deseja prosseguir, e se confirmado, será exibido protocolo correspondente (veja imagem).

Clicar aqui para indicar não prestação de serviços na competência

Forneça a declaração correspondente

Clique aqui para enviar para análise

Protocolo de envio de documentos

“Somente utilize a opção

Enviar para análise, depois de carregar os arquivos. Após clicar nesta opção, os recursos de carga ficarão desabilitados para a competência correspondente.”

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Considerações sobre carga de arquivos Este tópico aborda alguns pontos que auxiliarão o usuário a ter um melhor aproveitamento dos recursos disponíveis no sistema. Documentos compartilhados Como já citado anteriormente, o sistema agrupa em uma lista única de documentos, todos os documentos que precisam ser fornecidos em determinada competência. Internamente ainda existe o conceito de documentos iniciais, mensais e finais, entretanto tratados de forma mais simplificada. Além disso, foi criado o conceito de “documentos compartilhados”, que significa que alguns documentos assim classificados, somente precisarão ser carregados uma vez (considerando a validade) para uma determinada empresa, independente do contrato ou unidade. Ou seja, carregando um documento compartilhado cuja validade é de um ano, por exemplo, o documento será compartilhado automaticamente com outros contratos que a empresa tem com a Vale. Documentos x Arquivos No sistema, cada documento poderá ter um único arquivo associado no momento da carga, portanto, caso se trate de algum documento em que o usuário precise enviar vários arquivos, será necessário agrupar todos os arquivos em um único arquivo criptografado “.ZIP”. Tipos de arquivo É regra do sistema, que os arquivos sejam enviados somente com os formatos devidamente autorizados. Arquivos editáveis (Word (.doc), Texto (.txt), Excel(.xls) etc), por exemplo, não são permitidos. O sistema possui recurso para filtrar os formatos carregados, permitindo somente os pré-determinados. Durante a análise, se for identificado qualquer arquivo fora do padrão permitido (dentro de arquivos compactados, por exemplo), o analista automaticamente marcará o documento como “Não conforme”, invalidando o que foi enviado. Os formatos permitidos são: - .ZIP; - .PDF; - .GIF; - .JPG; - .JPEG; - .PNG; - .TIFF. Tamanho dos arquivos Para maior eficiência e rapidez no envio dos arquivos, sugere-se que os arquivos sejam sempre compactados. Além disso, no caso de envio de imagens, sugere-se que sejam feitas imagens sempre com baixa resolução e sempre compactadas antes do envio. O maior beneficiário no envio de arquivos pequenos é o próprio usuário, já que a carga será muito mais rápida. Organizando arquivos Como mencionado, a cada documento deve-se associar somente um único arquivo, neste caso, é necessário que o usuário sempre crie um único arquivo por tipo de documento. Por exemplo, em enviar as imagens de 3 carteiras de trabalho, será necessário criar um único arquivo CTPS.ZIP (por exemplo) contendo as 3 carteiras, e associar este arquivo ao documento correspondente. Nomenclatura Padrão No procedimento de carga de documentos em lote, o usuário conta com uma ferramenta muito importante que é a identificação automática de arquivos. Aqui, cada documento que estiver identificado com a nomenclatura padrão, será automaticamente relacionado ao documento correspondente. Por exemplo, na carga em lote, o usuário enviará um único arquivo compactado (JANEIRO.ZIP, por exemplo). Este arquivo contem outros 3 arquivos (CPTS.ZIP, CNPJ.ZIP e GPS.ZIP, por exemplo). Ao carregar o arquivo JANEIRO.ZIP, o sistema automaticamente irá descompactar este arquivo e carregará os arquivos CTPS.ZIP, CNPJ.ZIP e GPS.ZIP nos documentos correspondentes, sem necessidade de associação manual. Este recurso só funciona se os arquivos estiverem nomeados (nome principal do arquivo) com a tabela padrão de nomenclatura a seguir:

Documento Nomenclatura Padrão

DOCUMENTAÇÃO DOS DEMITIDOS NO MÊS (CÓPIA DE RECISÃO CONTRATUAL, ASO DEMISSIONAL, AVISO DE DISPENSA, CARTÃO DE PONTO, DEMONSTRATIVO DE RECOLHIMENTO RESCISÓRIO E GRRF), OU DECLARAÇÃO, QUANDO NÃO HOUVER DOCDEMES

PLANO DE SAUDE - PAGTOS MENSAIS E LISTA EFETIVOS PLANSAUDEMENSAL

RESUMO GERAL DA FOLHA DE PAGAMENTO RESUMOFOLPAG

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COMPROVAÇÃO DE PAGAMENTO DE SALÁRIOS (DEPÓSITO BANCÁRIO E/OU RELAÇÃO DETALHADA EMITADA PELO BANCO) COMPPAGSAL

CARTAO DE PONTO/FOLHA DE PONTO CARTAOPONTO

AVISO DE FERIAS E RECIBO DE PAGAMENTO DE FERIAS AVISORECFERIAS

PLANILHA DE EFETIVO PREENCHIDA, DE ACORDO COM O TEMPLATE ENVIADO PELA DELOITTE PLANEFETIVO

FOLHA DE PAGAMENTO ESPECÍFICA POR ESTABELECIMENTO, REFERENTE À VALE (TOMADOR/OBRA) FOLPAGESTAB

CONTRATO PLANO DE SAÚDE E ALTERAÇÕES OU DECLARAÇÃO QUANDO NÃO HOUVER CONTPLANSAUDE

ACORDO (COLETIVO, BANCO DE HORAS, TURNOS ININTERRUPTOS, ETC) / CONVENÇÃO COLETIVA DE TRABALHO COM HOMOLOGAÇÃO NA DRT OU QUANDO HOUVER ALTERAÇÃO / DECLARAÇÃO COM BASE TERRITORIAL DO SINDICATO DA CATEGORIA ACORDOCOL

COMPROVANTE DE PAGTO DO PREMIO DO SEG. VIDA COMPPAGSEGVIDA

CAGED CAGED

ACORDO DE TURNOS ACORDOTURNO

DOCUMENTAÇÃO DOS ADMITIDOS NO MÊS (CÓPIA DE ASO ADMISSIONAL, FICHA DE REGISTRO, CTPS) DOCADMMES

SEGURO DE VIDA EM GRUPO: PAGAMENTO MENSAL E LISTA DE EFETIVOS SEGVIDAGRUPO

INSCRIÇÃO NO INSS (CEI - APLICÁVEL PARA OBRAS CIVIS) OU DECLARAÇÃO DE DISPENSA DE MATRÍCULA INSCINSS

ACORDO DE TURNOS ACORDOTURNO

GPS (GUIA DA PREVIDÊNCIA SOCIAL - INSS) E MEMÓRIA DE CÁLCULO GPS

CARTAO DO CNPJ CNPJ

CERTIDAO JUSTICA FEDERAL CERTJF

CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITO DA RECEITA FEDERAL CERTNEGRF

CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITO COM O FGTS (CRF - CERTIDÃO DE REGULARIDADE FGTS) CERTNEGFGTS

DECLARAÇÃO DE OPÇÃO PELA TRIBUTAÇÃO SIMPLES - EMITIDA PELO CONTADOR OU DECLARAÇÃO QUANDO NÃO HOUVER DECOPSIMPLES

SEFIP SEFIP

GRF / GFIP (GUIA DE RECOLHIMENTO DO FGTS) GRFGFIP

AUTORIZAÇÃO DE SUBCONTRATAÇÃO OU DECLARAÇÃO QUANDO NÃO HOUVER AUTSUBCONT

TERMO DE ENCERRAMENTO DA INSCRIÇÃO NO INSS (CEI) E CERTIDÃO NEGATIVA DE DÉBITOS TERMOENCINSS

CREDENCIAMENTO DE PREPOSTO (CONFORME MODELO VALE) CREDPREPOSTO

DOCUMENTAÇÃO DOS MOBILIZADOS DO CONTRATO (CÓPIA DE ASO ADMISSIONAL, FICHA DE REGISTRO, CTPS) DOCMOBCONTRATO

CARTA DOS ADVOGADOS CONTENDO INFORMAÇÕES SOBRE OS PROCESSOS TRABALHISTAS E QUAIS AS VERBAS RECLAMADAS E PROCESSOS TRIBUTÁRIOS EM ANDAMENTO CARTAADVPROCTRAB

PPRA PPRA

PCMSO PCMSO

VALE-TRANSPORTE: PAGAMENTO MENSAL E LISTA DE EFTIVOS VALETRANSPAGTO

VALE ALIMENTACAO: PAGAMENTO MENSAL E LISTA DE EFETIVOS VALEALIMPAGTO

ASO PERIODICO, QUANDO HOUVER ASOPERIODICO

13º SALÁRIO 13SAL

ESTATUTO E ATA DE CONSTITUIÇÃO/ALTERAÇÃO ESTATUTO

ATA DA ASSEMBLEIA ORDINÁRIA ATASSEMORD

11

ATA DA ASSEMBLEIA EXTRAORDINÁRIA (ALTERAÇÕES DE QUOTAS, ADMISSÕES E DESLIGAMENTOS DE COOPERADOS) ATASSEMEXT

DEMONSTRATIVO DE LUCROS EM PAPEL TIMBRADO DEMLUCRO

COMPROVAÇÃO DE PAGAMENTO DE DISTRIBUIÇÃO DE LUCROS COMPAGDISTLUCRO

EXTRATO DO FAP EXTRATOFAP

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Pendências

Gerenciamento de pendências

Dashboard

O Dashboard de pendências, somente será exibido se a empresa em questão, considerando contrato e unidade, possuir alguma pendência de documento. Será exibido o formulário abaixo que contém a lista de todos os documentos pendentes, por ordem descendente de competência.

Carga de documentos pendentes O formulário de carga de documentos pendentes (abaixo), permite ao usuário visualizar todas as pendências selecionando o exercício e todas as competências correspondentes. Para ter acesso aos detalhes, inconsistências identificadas, comentários do analista, ações corretivas e opções para enviar comentários e enviar novo arquivo, o usuário deve clicar no botão “Detalhes...”.

Lista de documentos pendentes e competência correspondente

Clique aqui para enviar documento pendente

Clique no mês correspondente para mudar a competência

Clique aqui para acesso aos detalhes

Clique aqui para selecionar o exercício

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Carga de documentos pendentes - Detalhes

O formulário de detalhes da pendência permite ao usuário ter acesso a todos os dados que explicam a não conformidade do documento correspondente. Neste formulário será possível ao usuário enviar algum tipo de comentário ao analista, assim como enviar um novo arquivo para nova análise.

Carga de documentos pendentes - Inconsistências

A imagem abaixo exibe o detalhe de contido nas inconsistências identificadas pelos analistas, comentários efetuados e as ações corretivas correspondentes.

Nome do documento

Descrição do documento

Competência do documento

Lista de inconsistências

Clique aqui para visualizar modelo do documento

Clique nesta aba para enviar arquivo

Clique aqui para enviar para nova análise

Inconsistência

Ação corretiva

Comentário do analista

Recurso para envio de comentário

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Carga de documentos pendentes – Enviando arquivo

A imagem abaixo exibe o recurso que permite o envio de documento para uma nova análise, da pendência correspondente. Ao clicar em enviar para análise, será emitido protocolo para a pendência correspondente. Neste caso, sempre será emitido um protocolo para cada pendência enviada para análise (conforme imagem).

Recurso para envio de arquivo

Clique aqui para reenviar para análise

Protocolo correspondente

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Funcionários

Gerenciando funcionários Para gerenciamento das informações dos funcionários que serão alocados para a prestação de serviços na Vale, o sistema permite tanto a manutenção individual quanto em lote destes funcionários, conforme imagem abaixo (cadastro de empregados, cadastro em lote e editar empregado).

Cadastrando funcionários individualmente

Este recurso destina-se àquelas empresas que possuem poucos funcionários que precisam ser cadastrados, ou para cadastros eventuais, dispensando o uso da planilha de efetivos.

Para cadastrar um novo funcionário, o usuário deve primeiramente identificar o contrato, a unidade e a empresa correspondente. Em seguida fornecer todos os dados solicitados pelo sistema, conforme imagem abaixo.

Selecione o contrato

Selecione a unidade

Selecione a empresa

Informe os dados do empregado

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Cadastrando funcionários em lote

Para agilizar o processo de cadastro de funcionários, pode-se utilizar o cadastro de funcionários em lote. Este recurso se utiliza de uma planilha Excel denominada “Planilha de Efetivos”, onde o prestador deve inserir todos os dados de todos os funcionários que pertencerão a determinado contrato, unidade e empresa, e efetuar o upload do arquivo.

Caso qualquer informação obrigatória não tenha sido fornecida, ou não estiver devidamente validado, o programa de importação alertará o usuário para que identifique facilmente os registros com problema e permita que sejam corrigidos para efetuar uma nova importação ou, se o usuário preferir, poderá dar prosseguimento à importação dos registros que estiverem corretos, desprezando os incorretos.

O primeiro passo para a carga em lote, é identificar o contrato e a unidade para qual os funcionários que serão carregados trabalharão.

Em seguida, deve-se selecionar na máquina do usuário, o arquivo excel correspondente (o modelo padrão deste arquivo fica disponível no recurso ‘Ajuda’, do formulário de acesso). Não será aceita outra planilha que não a disponível no menu “Ajuda”.

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No processo de carga, os dados da planilha serão validados. Caso sejam identificados registros que possuem informações obrigatórias pendentes, ou dados cujo valor é inválido (CPF, por exemplo), o registro ficará marcado para identificar que é um registro com problema. Neste momento o usuário pode corrigir a planilha, voltar à etapa anterior e carregar o arquivo novamente. Caso queira prosseguir com a importação, mesmo com registros com problemas, estes serão desprezados durante a importação dos dados para o cadastro de funcionários.

Feitos os devidos ajustes na planilha, o usuário deverá efetuar uma nova carga da planilha e efetuar a gravação.

Registros com problema identificado

Clique aqui para gravar os registros corretos

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Efetuada a gravação, o sistema emitirá protocolo correspondente para registro do procedimento.

Protocolo

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Suporte

Suporte ao sistema Em caso de dúvida, seja na operação do sistema, ou em relação ao processo de envio de documentos, o usuário deve acionar a Deloitte através deste endereço de email: crct@deloitte.com

“Deloitte 100 anos de Brasil.

A vida é feita de soluções”