manual de versão sistema condomínio21 · o condomínio21 também passou a possibilitar o envio...

Novidades da Versão 34.04/2.5.01

Manual de Versão Sistema Condomínio21

Belo Horizonte, 2014. Group Software. Todos os direitos reservados.

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1. Segunda via de boletos por e-mail1 e SMS2 através do Comunidades Online

Para agilizar o processo de envio de segunda via de boletos aos moradores foi implementada melhoria

no Condomínio21 com o objetivo de automatizar as tarefas quando existirem solicitações de geração

de segunda via originadas do site Comunidades On-Line.

Foi desenvolvido um aplicativo que é responsável pelo processamento das solicitações retornadas pelo

serviço web, ou seja, gerar os boletos conforme dados enviados, enviar e-mails com boletos anexos

para os solicitantes e atualizar o servidor web indicando quais solicitações já foram processadas.

O Condomínio21 também passou a possibilitar o envio via SMS dos principais dados para pagamento

do boleto, dentre eles: linha digitável, valor e data de vencimento. Desta forma, oferecemos mais uma

facilidade para Administradora e condôminos.

Este manual contém informações que irão auxiliá-los desde a configuração até a utilização da nova

feature no dia-a-dia. As instruções estão divididas em quatro seções:

Configurações necessárias no Condomínio21 para o envio de segunda via de boletos por email

e SMS

Configurações necessárias no Comunidades Online para o envio de segunda via de boletos por

e-mail e SMS

Acompanhar as solicitações de segunda via de boletos por e-mail e SMS no Condomínio21

Utilização da funcionalidade de solicitação de segunda via de boletos por e-mail e SMS –

Instruções para Condôminos

1 O envio de segunda via por e-mail está restrita aos clientes que utilizam o Condomínio21 integrado ao site Comunidades On-Line e

está disponível a partir da versão 2.4.98. 2 O envio de SMS é restrito aos clientes que possuem o módulo SMS integrado ao Comunidades Online e está disponível a partir da

versão 2.5.01 do Condomínio21.

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Configurações necessárias no Condomínio21 para o envio de segunda via de boletos por

email e SMS

A seguir estão descritas todas as configurações que precisam ser feitas no Condomínio21 para que a funcionalidade possa ser utilizada pelos condôminos no Comunidades Online. Estas configurações somente precisam ser realizadas uma vez. Como fazer: Criar grupo e usuário para envio de segunda via de boletos por e-mail e SMS a) Acesse o menu Arquivo > Controle de Acesso > Grupo de Acesso.

b) Clique em Novo e crie um grupo de permissão que tenha acesso restrito para que seja vinculado ao

usuário que será responsável pelo envio de 2ª via de boletos por e-mail e SMS

c) Para criar o usuário acesse o menu Arquivo > Controle de Acesso > Cadastro de Usuários.

d) Clique em Novo e cadastre um usuário para ser vinculado ao envio de 2ª via de boletos por e-mail e

SMS. Esse usuário deverá pertencer ao grupo criado no primeiro tópico.

e) Na aba Configurações marque a opção Emite 2a via de boleto automaticamente através de

solicitação do Comunidades On-Line.

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f) Ao marcar essa opção, será apresentada uma mensagem informando que esse usuário terá acesso a

todos os condomínios.

Importante: somente um usuário poderá ter permissão para emitir segunda via de boletos pelo processo

automático.

g) Caso seja desmarcada essa opção para o usuário informado, o sistema emite uma mensagem

informando que outro usuário deverá ser configurado para que o processo de envio automático de

segunda via de boletos não seja desativado, pois é imprescindível que haja um usuário configurado

com essa permissão para que a funcionalidade esteja ativa.

Como fazer: Configurar serviço de geração de boletos

a) Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Integrações.

b) Na aba Online a opção Integrar com o módulo Online deve estar configurada corretamente.

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c) Marque o parâmetro Disponibilizar boletos em aberto para solicitação de segunda via. A marcação

deste parâmetro indicará ao Condomínio21 que os boletos em aberto dos condomínios que possuem

o Comunidades Online deverão ser enviados ao site para que a segunda via seja solicitada pelos

condôminos. Se este parâmetro estiver desmarcado, os boletos em aberto não poderão ser

visualizados no site. Configurar também o parâmetro “Prazo para emissão da 2ª via de boleto no

site: [ ] dias”. O padrão são 30 dias, mas pode ser informado qualquer valor entre 0 e 120 dias.

d) Descrição dos campos da seção Configurações de Serviços Web:

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Serviço Web: lista os serviços existentes e disponíveis para atualização.

Hora inicial: horário que o serviço começa a execução. O sistema exibe como padrão

de preenchimento para o campo o valor 08:00.

Hora final: horário que o serviço interrompe a execução. O sistema exibe como padrão

de preenchimento para o campo o valor 19:00.

Segunda a Sexta: periodicidade de execução do serviço no período de segunda à

sexta. Informação padrão do sistema - 4h/4h.

Sábado: periodicidade de execução do serviço aos sábados. Informação padrão do

sistema - Não Atualizar.

Domingo: periodicidade de execução do serviço aos domingos. Informação padrão do


Feriado: periodicidade de execução do serviço aos feriados. Informação padrão do


Importante:

A periodicidade de envio pode interferir na performance da aplicação, portanto, é

interessante avaliar de forma cautelosa a necessidade de atualização dos boletos em

aberto no site, a fim de manter as informações atualizadas conforme a rotina diária da

Administradora. Se a sua Administradora processa as baixas apenas uma vez ao dia, a

atualização no site não precisa ser feita a cada 4 horas, por exemplo. Pode ser feita apenas

a cada 8h, minimizando o impacto na performance. Se a periodicidade não for configurada,

o envio dos boletos em aberto para o site não será realizado.

e) Preencha os campos referentes ao serviço e clique em Gravar.

f) Na aba E-mail marque o parâmetro Notificar falha no envio automático de 2ª via de boleto caso

queira que o e-mail especificado no campo abaixo deste parâmetro receba notificações quando

ocorrer alguma falha durante o envio da segunda via ao condômino, seja por e-mail ou por SMS.

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g) Esta notificação é restrita ao processo de envio automático através de solicitação realizada no

Comunidades Online. O processo de envio manual de boleto por e-mail do Condomínio21 não gera

notificação quando ocorre alguma falha. Neste caso, pode ser consultado o Log de Envio de Email de

Boleto em Arquivo > Log > E-mail > Consulta Boletos.

Para visualizar o log da nova funcionalidade a opção 2ª via Comunidades deve estar marcada.

h) No botão Cadastrar modelo de e-mail informe qual será o modelo utilizado para envio automático

de segunda via marcando a opção Modelo 2ª via – Comunidades.

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i) Na seção Serviço local de envio automático de segunda via de boletos, campo Local, informe a

máquina (estação) onde a aplicação que é responsável pelo processamento das solicitações

retornadas pelo serviço web será executada.

Este campo deve conter o nome da máquina onde a aplicação será executada, podendo ser uma estação

de trabalho (com atalho apontando para o aplicativo no servidor) ou o próprio servidor.

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Apenas uma máquina pode ser utilizada para o processamento das solicitações. A utilização em duas

máquinas ao mesmo tempo não é permitida. Apenas a máquina indicada neste parâmetro poderá

executar a aplicação.

É imprescindível que a máquina designada para executar a aplicação tenha acesso à Internet.

j) O local de pagamento e a mensagem de cobrança que serão considerados na emissão da segunda via

de boleto por e-mail são os mesmos usados na primeira via. Este recurso estará disponível somente

para os boletos cuja primeira via foi emitida a partir da nova versão do Condomínio21. Para

emissão de segunda via dos boletos mais antigos, gerados antes desta nova versão, o sistema

utilizará o local de pagamento e a mensagem de cobrança configurados no cadastro da conta

corrente para a qual o boleto foi gerado. Se não houver uma configuração no cadastro da conta

corrente, o sistema utilizará o local de pagamento e a mensagem de cobrança marcados como

Principal nos seus respectivos cadastros.

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Como fazer: Configurar local de pagamento e mensagem de cobrança de acordo com a conta corrente Para que seja configurado local de pagamento e mensagem de cobrança de acordo com a conta corrente

para a qual o boleto será impresso é necessário que o Condomínio21 esteja integrado com o

Comunidades On-Line e que o menu Arquivo > Integrações > Integração Condomínio 21 On-Line esteja

disponível e com a configuração Enviar informações para Internet marcada.

a) Acesse o menu Cadastros > Contas Correntes.

b) Os campos para preenchimento do local de pagamento e mensagem de cobrança a serem utilizados

no envio automático de segunda via de boletos estão disponíveis na aba Outras Configurações.

c) Selecione o local de pagamento e a mensagem de cobrança nos referidos campos e clique em

Gravar.

d) Com essas informações preenchidas ao enviar a segunda via do boleto através do processo

automático de envio o sistema utilizará o local de pagamento e a mensagem de cobrança definidos

no cadastro da conta corrente.

Como fazer: Configurar local de pagamento e mensagem de cobrança principal (geral, para qualquer

banco/conta – utilizado somente quando não houver uma definição no cadastro da conta corrente)

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Configurações necessárias no Comunidades Online para o envio de segunda via de boletos

por e-mail e SMS

A seguir estão descritas todas as configurações que precisam ser feitas no Comunidades Online para que a funcionalidade possa ser utilizada pelos condôminos. Estas configurações somente precisam ser realizadas uma vez.

Como fazer: Teste de solicitação de envio de 2ª via de boletos - Administradora a) No Comunidades On-Line faça login com o administrador do sistema.

b) Acesse o menu Empresa > Dados Cadastrais.

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c) Na seção Segunda via de boletos que fica no final da página, marque a opção Habilitar envio de

segunda via de boletos de forma automática.

d) Clique em Salvar. Em seguida faça o teste do envio de segunda via de boletos automático através do

link Clique aqui.

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e) Será aberta uma seção para informar o condomínio e a unidade para a qual será enviado o teste de

segunda via do boleto por e-mail.

f) Após selecionar os dados do condomínio e a unidade clique em Abrir. Na tela Segunda via de

boletos selecione o boleto, a data para pagamento (habilitada somente com a configuração

apresentada no item 2 deste manual: Parâmetro para informar correções na segunda via de boletos

pelo Comunidades On-Line). Informe o e-mail ao qual será enviado boleto e/ou o número de celular

que receberá o SMS com os dados para pagamento do boleto.

g) No campo de seleção do boleto clique no botão Legenda para ver a descrição de cada status. O

status é atualizado de acordo com o andamento da solicitação para que o usuário possa fazer o

acompanhamento através do Comunidades On-Line.

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h) Clique em Solicitar 2ª via. Será apresentada mensagem informando que sua solicitação foi enviada

com sucesso.

i) O boleto será encaminhado em formato PDF para o e-mail informado na solicitação. Esse é um teste

a ser realizado pela Administradora do Condomínio.

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Utilização da funcionalidade de solicitação de segunda via de boletos por e-mail e SMS –

Instruções para Condôminos

A seguir estão descritos os passos necessários para que o condômino faça a solicitação da segunda via de boletos no site do Comunidades Online

Como fazer: Solicitação de envio de 2ª via de boletos - Condômino a) No Comunidades On-Line faça login com usuário e unidade do condômino.

b) Acesse o menu Início > Segunda Via > Solicitação.

c) Na tela de Segunda via de boletos serão apresentados os períodos (meses de referência) que têm

boletos em aberto, respeitando a configuração do prazo máximo permitido para emissão de segunda

via de boleto no site (veja neste manual: Configurar serviço de geração de boletos – item c).

Selecione o período desejado, informe a data para pagamento (habilitada somente com a

configuração apresentada no item 2 deste manual: Parâmetro para informar correções na segunda

via de boletos pelo Comunidades On-Line) e informe o e-mail para recebimento do boleto. O

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usuário poderá informar, também, um número de celular para receber um SMS3 contendo o valor,

data de vencimento e código de barras do boleto a ser pago. Clique em Solicitar 2ª via.

d) Será apresentada mensagem informando que sua solicitação foi enviada com sucesso.

e) O boleto será encaminhado em formato PDF para o e-mail informado na solicitação.

3 O envio de SMS é restrito aos clientes que possuem o módulo SMS integrado ao Comunidades Online.

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f) O SMS será recebido como no exemplo abaixo:

g) Vale lembrar que a segunda via do boleto que será recebida pelo condômino está formatada no

leiaute básico padrão Febraban. No caso do SMS, serão enviados apenas os principais dados do

boleto e a linha digitável, necessária para a realização do pagamento através de smartphones ou

internet.

h) Somente serão apresentados boletos em aberto com até 120 dias de atraso. Boletos com

vencimento anterior a esse período não estarão disponíveis para solicitação de segunda via (veja

neste manual: Configurar serviço de geração de boletos – item c).

i) Os valores dos boletos serão recalculados considerando nova data de vencimento e configuração de

juros, multa e correção do Condomínio21.

j) É importante ressaltar que o sistema enviará todos os boletos em aberto da unidade no mês de

referência solicitado. Portanto, se houver dois boletos em aberto para um determinado mês, os dois

serão enviados por e-mail.

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Acompanhar as solicitações de segunda via de boletos por e-mail e SMS no Condomínio21

A seguir estão descritas informações que auxiliarão a Administradora a monitorar as solicitações feitas pelos condôminos no site do Comunidades Online e atuar nos casos em que o boleto não pode ser enviado automaticamente pelo sistema. Como fazer: Acompanhar envios a) O aplicativo Cond21Boletos.exe é inicializado de forma automática juntamente com o Sistema

Operacional na máquina configurada para executá-lo.

b) A tela de monitoramento apresentada permite acompanhar o andamento das requisições originadas

do Comunidades On-Line.

Importante: para ter acesso à tela de monitoramento é necessário que todas as configurações citadas no primeiro

tópico desse manual tenham sido realizadas no Condomínio21.

c) O aplicativo Cond21Boletos.exe realiza as atualizações no site Comunidades On-Line de acordo com

a configuração que foi realizada para o serviço no Condomínio21 considerando hora inicial e final definidas.

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d) De 5 em 5 minutos a aplicação Cond21Boletos.exe verifica se há processos na fila para serem executados e envia os boletos para o e-mail e/ou número de celular informado.

e) Na tela de monitoramento é possível realizar os seguintes filtros:

Situação: Monitoramento, Aguardando Envio, Enviados e Processados Com Falha. A

opção padrão para o campo é Monitoramento.

Data Inicial e Data Final: permite informar um período para filtro das solicitações por

data de criação.

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Condomínio: permite filtrar um condomínio específico ou considerar todos. A opção

padrão do campo é Todos.

Unidade: o campo é habilitado sempre que é selecionado um condomínio específico.

O valor padrão do campo é Todas e pode ser alterado através do binóculo de pesquisa

que exibirá as Unidades cadastradas para o condomínio selecionado.

Mês de referência: permite filtrar as solicitações referentes aos boletos de um

determinado mês. O campo deve ser preenchido conforme máscara MM/AAAA.

f) Botões disponíveis na tela:

Enviado Manualmente: permite ao usuário retirar o item da fila para enviar o boleto

manualmente. Esse botão será habilitado somente para as solicitações Processadas

com Falha.

Cancelar Envio: permite ao usuário impedir o processamento da solicitação,

cancelando o envio da segunda via de boletos. Esse botão fica habilitado para as

solicitações Processadas com Falha e Aguardando Envio.

Selecionar Todos: permite ao usuário selecionar todas as solicitações apresentadas na

tela para execução de alguma ação através dos botões acima.

g) Informações disponíveis na tela:

Última disponibilização de boletos em aberto para o Comunidades: informa a data e

a hora em que ocorreu a última atualização dos boletos em aberto no Comunidades

OnLine através da integração com o Condomínio21;

Novas solicitações serão verificadas em: cronômetro que informa em quanto tempo

novas solicitações serão verificadas e processadas pelo Cond21Boleto.exe.

Observação: Quando o filtro de situações está preenchido com a opção ‘Monitoramento’, à frente dos

campos ‘Processados com Falha’ e ‘Aguardando Envio’, será exibida a quantidade de solicitações existentes

nestas situações. Estas quantidades serão atualizadas conforme atualização automática da tela.

Ao alterar o filtro para ‘Processados com Falha’ ou ‘Aguardando Envio’, as quantidades serão exibidas

somente quando o botão Filtrar foi acionado.

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h) Campos disponíveis na tela de monitoramento:

Condomínio: apresenta o condomínio ao qual a unidade que solicitou a segunda via de

boleto por e-mail pertence;

Unidade: apresenta a unidade que requisitou o boleto;

Cliente: nome do sacado apresentado no boleto;

Data: data de vencimento informada no site do Comunidades On-Line quando foi

efetuada a solicitação de segunda via de boleto;

Mês: mês de referência do boleto;

Número: nosso número CNAB do boleto original;

E-mail/Celular: endereço de e-mail e/ou número de celular para o qual o boleto será

enviado;

Observação: exibe as mensagens de erro exibidas no site do Comunidades On-Line

para as solicitações Processadas com Falha. Para as solicitações com envio manual é

exibido texto “Enviado manualmente pelo usuário”. A coluna é apresentada em

branco para as solicitações que estão com situação Aguardando Envio e Enviados com

processo automático.

i) O processamento do envio da segunda via de boletos por e-mail ou SMS apresenta falha quando os

dados bancários estão incorretos ou incompletos ou não foi possível gerar o nosso número CNAB

para a solicitação. Outra situação que provoca falha é quando as configurações de e-mail principal

não foram realizadas corretamente. Nesse caso, quando a configuração Notificar falha no envio

automático de 2ª via de boleto estiver marcada o endereço cadastrado receberá um e-mail da

Administradora informando o motivo dessa falha conforme exemplo abaixo:

Quando é informado um número de celular para receber SMS também é enviada uma mensagem a esse número no seguinte formato:

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Administradora do Condomínio

Exemplo. Não foi possível emitir a segunda via

de boleto no mês de referência 10/2014.

2. Parâmetro para informar correções na segunda via de boletos pelo Comunidades OnLine

Disponível na nova versão do Condomínio21 um parâmetro que permite informar data de pagamento ao solicitar a segunda via de boletos no Comunidades OnLine. Como fazer:

a) Acesse o menu Arquivo > Integrações > Integração Condomínio21 On-line. b) O novo parâmetro foi inserido na última coluna da tela conforme imagem abaixo.

c) Marque a coluna Permitir correção de 2ª via de boleto.

Com esse parâmetro marcado quando o condômino entrar na tela de solicitação de segunda via no Comunidades OnLine será apresentado um campo para informar a data de pagamento. As correções serão feitas no valor do boleto de acordo com a data de pagamento informada.

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3. Código do sacado obtido automaticamente durante as importações de contas a receber. Foi desenvolvida uma funcionalidade que permite obter o código do sacado, automaticamente, sempre que for solicitada importação das contas a receber. Atualmente, o sistema permite importar contas a receber somente através da utilização de arquivos de texto (.txt). A partir da nova versão será permitida a importação também através de arquivos em formato excel (.xls) Como fazer: a) Acesse o menu Arquivo > Exportações/Importações > Importação de lançamentos – Contas a

receber.

b) Clique no botão Novo.

c) No campo Tipo de Arquivo, escolha a opção Texto ou Excel.

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d) Informe as colunas da seção Mapeamento e Identificação dos campos como já é feito habitualmente no sistema.

e) Informe os valores para os delimitadores e para formatação de campo e clique em Gravar. .

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Importante: se o usuário selecionar a opção Excel os campos “Delimitado por ponto e vírgula”, “Delimitado por Pipe”, “Separador Decimal e Formato de Data” estarão desabilitados para edição.

f) Configure o arquivo com os dados a serem importados na ordem em que foram cadastrados. O

arquivo em formato excel deve conter, obrigatoriamente, as seguintes informações:

Código do condomínio;

Unidade;

Código do sacado;

Vencimento;

Valor;

Classe;

Descrição.

g) No campo Arquivo selecione o arquivo a ser importado clicando no botão [...].

h) Após selecionar o arquivo clique em Executar Leitura do Arquivo. O sistema irá proceder com a

leitura do arquivo e copiar os dados para as colunas indicadas. É importante ressaltar que os dados

do arquivo importado devem estar dispostos na mesma ordem em que as colunas são apresentadas

na tela de Importação de Lançamentos. Veja exemplo abaixo:

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Planilha contendo os dados a serem importados

i) Após importar os dados o sistema realiza a validação de todos os campos obrigatórios e conclui a importação.

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j) Concluída a importação é possível consultar o lançamento através da tela de Pesquisa de Contas a Receber.

4. Filtros de data da baixa e descrição do arquivo de retorno na pesquisa de contas com abonos e descontos.

A partir da nova versão estão disponíveis na tela de Pesquisa de Abonos e Descontos novos filtros que permitem pesquisar contas a receber e a pagar por descrição do arquivo de retorno por Data de Pagamento, Data de Liquidação e através da seleção do arquivo de retorno.

Como fazer:

a) Acesse o menu Editar > Pesquisa de Abonos e Descontos. b) Selecione a opção Data da Baixa para realizar filtros por data de pagamento, data liquidação e por

arquivo de retorno. Informe a data inicial e a data final e clique em Filtrar. O sistema irá retornar as contas cuja data de pagamento estão entre as datas informadas.

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c) Para localizar o arquivo de retorno clique no ícone de busca (binóculo) e clique em Filtrar. Serão apresentadas as contas que possuem abonos e descontos que foram concedidos para que o usuário possa autorizar ou desautorizar as correções.

Importante: caso não existam no arquivo de retorno contas a pagar ou contas a receber que foram baixadas incorretamente, o sistema exibirá uma mensagem de alerta informando que não foram encontrados dados para o filtro informado.

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5. Nova composição do número do documento do boleto

Disponível na nova versão do Condomínio21 um parâmetro que permite exibir no boleto no campo Número do Documento o código do condomínio, unidade e número do cliente. Como fazer:

a) Acesse o menu Cadastros > Contas Correntes. b) Marque o parâmetro Exibir o código do condomínio no número do documento do boleto.

Importante: o campo Número do Documento deverá ser preenchido respeitando o tamanho permitido que varia de 10 a 15 caracteres.

c) Acesse o menu Baixas> Cobranças > Recibos/Boletos. d) Clique em visualizar o boleto após selecionar a unidade.

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e) No boleto emitido o campo Número do Documento passa a apresentar o número da unidade e também o código do condomínio.

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Evoluções do Condomínio 21

Versão Funcionalidades

33.90/2.5.00 Relatório de Contas a Receber agrupado por Data de Documento 33.85/2.4.97 Agrupar valores por classe de conta e parcela no relatório de acordo

Boleto Unicred (cobrança sem registro) para banco SICREDI – Pernambucred

Parâmetro Considerar baixa pela Data de Liquidação 33.54/2.4.96 Fluxo de Caixa Diário, Semanal e Projetado

Homologação Boleto Banestes

Lançamentos zerados no Relatório de Baixas

Destacar unidades sem valores lançados de leituras de gás, água e energia

Configuração de margem por modelo de boleto

Multa, juros e descontos nos balancetes Por Período, Acumulado e Acumulado 2

Novidades no Group Reports 33.30/2.4.92 Melhorias Group Reports

Login e senha de servidor SMTP para envio de e-mails com autenticação 33.20/2.4.91 Histórico de pessoas relacionadas à unidade

Baixar lançamentos ao enviar para o GBorderô 33.16/2.4.89 Melhorias Group Print – Novo formato de boleto 32.77/2.4.87 Melhorias Group Print

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