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Novidades da Versão 32.10/2.4.80

Manual de Versão Sistema Condomínio21

Belo Horizonte, 2013. Group Software. Todos os direitos reservados.

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Novidades versão 32.10/2.4.80

1. Log de Auditoria Avançado*

Nesta versão do Condomínio21 Corporate foi disponibilizado o novo Log de Auditoria Avançado que apresenta, como diferencial, a abrangência de um volume maior de dados e operações que poderão ser auditadas. Os processos contemplados nesta nova feature são:

• Contas a Receber – inclusão e exclusão de lançamentos; alteração dos principais dados dos

lançamentos; emissão, alteração e impressão de boletos; cancelamento e baixa de contas.

• Contas a Pagar – inclusão e exclusão de lançamentos; alteração dos principais dados dos

lançamentos; cancelamento e baixa de contas.

• Cadastro de Unidades e de Contas Correntes – inclusão e exclusão de unidades; alteração dos

principais campos destes dois cadastros.

• Fechamento – inclusão e exclusão de um fechamento; alteração em algumas informações de

fechamento.

A primeira etapa antes da utilização do Log de Auditoria Avançado consiste em configurar o seu comportamento, informando ao Condomínio21: a) quais são os processos e campos a serem auditados;

b) de quanto em quanto tempo os dados do log devem ser descartados;

c) como deve ser feito o descarte do log.

� Como fazer:

A – Configurando o novo log

1. Acesse o menu Arquivo > Ferramentas de Administração > Manutenção > Desempenho e Segurança. Na aba Segurança, marque a opção Gerar log de auditoria avançado.

2. Clique no botão Ok.

Dica: a opção Gerar log de auditoria não precisa estar marcada para que o novo log seja utilizado.

3. Acesse o menu Arquivo > Log > Auditoria > Configuração. Todos os processos estarão com o log

desativado, conforme a figura abaixo.

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4. Para habilitar o log em todas as operações de um determinado processo, Contas a Receber, por

exemplo, basta marca-lo no grid e, automaticamente, todas as operações serão marcadas pelo

sistema.

5. Selecione, individualmente, os campos que deverão ser auditados.

IMPORTANTE

A seleção de um grande número de processos,

operações e, principalmente de campos, pode

comprometer a performance do sistema.

Por esta razão, recomendamos que esta

configuração seja definida com cautela e

levando em consideração a real necessidade

de sua empresa.

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6. Repita as etapas 4 e 5 para os demais processos que deverão ser auditados.

7. Defina o período em que os dados do log deverão ser mantidos no banco de dados. A permanência pode ser de 1 a 12 semanas. Passado o período definido, o Condomínio21 eliminará, automaticamente, os dados armazenados no log.

O novo log de auditoria gera cópia dos dados alterados, indicando quem alterou, quando,

o conteúdo do campo antes da alteração e novo conteúdo. Este procedimento pode

aumentar o tamanho do banco de dados, por esta razão é importante que os dados do

log sejam eliminados depois de um determinado período. Quanto maior o tempo de

permanência, maior pode ser o volume de dados armazenados no log.

8. Defina como deve ser o descarte automático das informações armazenadas no log. O Condomínio21

poderá gerar, automaticamente, um arquivo no formato texto contendo a lista dos dados antes de eliminá-los do log. Para gerar esse backup, escolha a opção Exportar para TXT e excluir do banco de

dados. Para não gerar o arquivo de backup, escolha a opção Excluir do banco de dados.

9. Clique no botão Gravar. Será emitida a mensagem conforme a figura abaixo.

Depois que o log foi configurado, as operações passarão a ser monitoradas e poderão ser consultadas posteriormente.

B – Consultando os dados do novo log

1. Acesse o menu Arquivo > Log > Auditoria > Consulta.

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2. Selecione um processo. Os dados do filtro serão modificados conforme o processo selecionado.

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3. Preencha os campos do filtro de acordo com a informação que precisa ser rastreada.

O Condomínio21 permite que sejam visualizadas todas as informações armazenadas no log, mas também é possível restringir a busca a um determinado campo, como por exemplo, a data de vencimento.

4. Clique no botão Filtrar para visualizar os dados do log.

C – Expurgando os dados do novo log manualmente

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1. Acesse o menu Arquivo > Log > Auditoria > Configuração.

2. Clique no botão Expurgo.

3. Informe o número de dias que deverão ser considerados para eliminação dos dados do log.

O Condomínio21 eliminará todos os dados de log gerados com data superior ao número de

dias informado na tela.

4. Defina como deverá ser o descarte: gerando um arquivo TXT de backup ou apenas eliminando do

banco de dados.

5. Clique no botão Processar.

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6. Se for escolhida a opção Exportar para TXT e excluir do banco de dados, será gerado um arquivo

semelhante ao exemplo abaixo. Este arquivo poderá ser visualizado em qualquer aplicativo de edição de texto.

Atenção: o arquivo TXT será gerado na pasta LogAuditoria, na pasta de instalação do sistema

Condomínio21

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2. Cubo

A partir da versão 32.10/2.4.80 está disponível um novo relatório de Gráficos e Estatísticas, o Cubo

Dinâmico. O objetivo da nova ferramenta é facilitar a gestão, análise e a visão dos negócios, de uma forma mais estratégica e dinâmica. É uma ferramenta desenvolvida para oferecer o gerenciamento das áreas de Contas a Receber, Contas a Pagar, Orçamento Previsto, Inadimplência, Pessoas, Consumo e Fluxo de Caixa, com cruzamento de dados assim proporcionando uma visão mais estratégica para as análises e não somente na forma de relatórios. São exibidos gráficos comparativos baseados nas visões pré-configuradas pelo Condomínio21 e que são exibidas no momento em que o Cubo Dinâmico é acessado. Há também a possibilidade de criar novas visões personalizadas para as consultas, dentro do que for mais adequado para a análise de cenário de cada empresa. Essas novas visões poderão ser acessadas a qualquer momento em novas consultas. O resultado das visões pode ser exportado para o Excel e há ainda a opção de imprimir como relatório.

� Como fazer:

1. Acesse o menu Relatório > Gráficos e Estatísticas > Cubo Dinâmico. O Condomínio21 irá exibir o resultado baseado nos dados padrões do condomínio que estiver sendo operado pelo usuário no momento. Por padrão será exibida a visão de Contas a Receber – Por Condomínio, como mostra a figura abaixo (Fig. 1). Podem ser inseridos novos dados para consulta nos campos de filtro. A tela será atualizada de acordo com o filtro realizado.

2. Caso queira alterar os campos de exibição no resultado da consulta, basta selecionar os itens na

coluna campos à esquerda e eles serão exibidos no campo a direita, já com os dados preenchidos.

3. Para salvar essa nova visão configurada, clique no ícone de “Salvar”. O Condomínio21 irá exibir a mensagem “Deseja salvar a visão configurada?” (Fig. 2), clique em “Sim” e será exibido o campo

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para inserir o nome da nova visão. Neste momento também é possível escolher uma imagem (ícone) para ser associada à nova visão. (Fig. 3)

Fig. 2

Fig. 3

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4. Após salvar a nova visão, a opção será exibida junto às demais já configuradas. (Fig.4)

Fig. 4

5. Opção de alterar a exibição dos dados em linhas, colunas ou valor: clique com o botão direito do mouse sobre o campo, que não deve estar selecionado, e selecione a opção de Linha, Coluna ou Valor. Ao selecionar uma das opções automaticamente o sistema seleciona o campo e exibe a consulta da nova forma. (Fig. 5) (Fig. 6).

Fig.5 – Forma de Linha

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Fig. 6 – Forma de Coluna

6. Opção Exportar dados para Excel: execute o filtro de acordo com os dados desejados, clique no ícone “Exportar dados para excel”; será aberta opção de local para salvar a planilha, logo verifique a planilha salva, os dados serão exibidos conforme figura abaixo. (Fig. 7)

Fig. 7

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7. Opção de Imprimir Relatório: execute o filtro de acordo com os dados desejados, clique no ícone “Imprimir”; os dados serão impressos de acordo com a figura abaixo (Fig. 8).

Fig. 8

8. Opção de Excluir Visão: Selecione uma visão na coluna à esquerda e clique no ícone “Excluir”.

Sistema irá exibir uma mensagem de confirmação, conforme figura abaixo. Após clicar em sim a opção de visão criada, será excluída da lista. (Fig. 9)

OBS: Somente podem ser excluídas as visões criadas pelos usuários. As visões pré-definidas do

sistema não podem ser excluídas, o ícone “Excluir” fica desabilitado.

Fig. 9

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3. Exportação para o Gcontábil com centro de custos diferentes

Nesta versão do Condomínio21, foi disponibilizada opção de integrar “por centro de custo”. O objetivo é enviar os lançamentos que possuem rateio nos centros de custo da mesma forma para o Gcontábil.

� Como fazer:

1. Acesse o menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas; aba outros, marque a opção “Integrar por Centro de Custo” (Fig.1)

2. Acesse o menu Editar > Lançamento de Contas a Receber; realize lançamento e apropriação por centro de custo; (Fig. 2)

3. Realize a exportação dos dados para o Gcontábil e faça a conferencia dos dados lançados (Fig.3). Os lançamentos visualizados devem estar de acordo com o realizado no sistema Condomínio, por centro de custo.

Fig. 1

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Fig. 2

Fig. 3

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4. Gravar flag ExportaContabil na importação de lançamentos de contas a pagar

A partir da versão 2.4.80 a opção “Exporta Contábil” está presente nas telas de Importação de Contas a Pagar e a Receber. O objetivo é facilitar para o cliente que utiliza a importação de contas via planilha do Excel e que trabalha com o Condomínio21 integrado com o Gcontábil, o envio dos dados já com a informação que aqueles lançamentos serão exportados para o Contábil.

� Como fazer:

1. Acesse o menu Arquivo > Exportações/importações > Importação de Lançamentos – Contas a Receber ou Contas a Pagar; selecione arquivos, nome da importação e logo ao lado do campo “Código” há a opção de “Exporta Contábil”. Se trabalhar com a exportação para o Contábil, essa opção deve ser marcada antes de executar a importação. (Fig. 1 e Fig. 2)

2. Acesse o menu Consulta > Lançamento de Contas a Receber ou Contas a Pagar; realize filtro referente as contas importadas, selecione um lançamento para alteração e verifique que a opção “Exporta Contábil” já está marcada de acordo com o que foi selecionado no momento da importação. (Fig. 3)

Fig. 1

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Fig.2

Alterar Lançamento de Contas a Pagar

Fig. 3

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5. Checagem manual ou automática de dados a resgatar do Comunidades

Nesta versão foi incluída a opção “Verificar automaticamente dados Cadastrais Online”. O objetivo é diminuir a lentidão no sistema, pois ao realizar a troca do condomínio, o sistema verifica se há dados a serem resgatados. O novo recurso é um opcional podendo ser ligado/desligado via parâmetro.

� Como fazer:

1. Acesse o menu Arquivo > Configuração do Sistema > Integrações > Aba Online; se a opção for para que o sistema verifique automaticamente, a opção deve estar marcada, caso contrário, se for feita uma verificação dos dados manual, deixar a opção desmarcada. (Fig. 1)

2. Acesse o menu Arquivo > Integrações > Consolida dados alterados no Comunidade21 > Aba Consultar dados; nesta opção é possível realizar a conferência se há dados do Comunidades21 a serem consolidados com o Condomínio21. (Fig. 2)

Fig. 1

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Fig. 2

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6. Permissão especial para operações críticas

A partir desta versão do Condomínio21, passou a ser possível aumentar o nível de segurança para a realização de algumas operações críticas, como o cancelamento de acordos, o cancelamento ou exclusão de baixas de contas a pagar e a receber e o cancelamento ou exclusão de lançamentos vinculados a boletos já emitidos. Com esta nova feature, estas operações somente poderão ser confirmadas no sistema se houver o aval de algum usuário com perfil de alçada superior, como supervisores, gerentes e diretores, por exemplo. Etapas para a configuração e utilização do recurso:

1. Habilitar o recurso que condiciona a execução de alguns processos à liberação através de alçada

especial. Se o parâmetro não for habilitado, a execução desses processos continuará acontecendo

normalmente, dependendo apenas da permissão padrão de acesso à opção.

2. Definir os usuários que podem ter acesso à opção de Permissões Especiais. Os usuários com acesso

a esta opção poderão definir quem tem Permissões Especiais. Por esta razão, recomendamos

critério na definição dos autorizados.

3. Definir os usuários que podem ter acesso à opção de configuração de grupos de acesso. Os usuários

com acesso a esta opção poderão, consequentemente, conceder a outros usuários (ou a si mesmos)

acesso à opção que define quem tem Permissões Especiais (etapa 2). Por esta razão, recomendamos

critério na definição dos autorizados.

4. Identificar os usuários com perfil de alçada superior que serão responsáveis por avaliar a operação

que está sendo executada e liberá-la ou não através de seu login/senha. Configurar cada um destes

usuários definindo os processos cuja execução eles poderão autorizar. As operações passíveis de

bloqueio com liberação através de senha são: cancelamento de acordos, cancelamento ou exclusão

de baixas de contas a pagar e a receber e o cancelamento ou exclusão de lançamentos vinculados a

boletos já emitidos.

5. Durante a realização de uma operação crítica, se o usuário não tiver perfil de alçada superior, o

sistema solicitará uma senha que deverá ser fornecida por um dos usuários autorizados (definidos

na etapa 4). Se a senha for válida, o sistema prosseguirá com a operação. Se a senha não for válida,

ou seja, se o usuário que a digitou também não for autorizado para fazer aquela liberação, o

sistema não permitirá que a operação seja concluída.

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� Como fazer:

1. Arquivo > Configuração do Sistema > Geral > Aba Segurança; selecionar os processos que

necessitam de liberação especial. Para não aderir a esta nova funcionalidade, basta manter os

processos desmarcados;

2. Acessar Arquivo > Controle de Acesso > Grupo de Acesso; fazer as modificações abaixo com o

objetivo de restringir ao Administrador do Sistema o acesso às telas de configuração de permissões:

a. Alterar todos os grupos já cadastrados desmarcando a opção Permissões Especiais de todos

eles, exceto do grupo Administrador do Sistema. Com esta medida, somente o

Administrador poderá definir os usuários que podem ou não modificar as permissões

especiais.

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b. Alterar todos os grupos já cadastrados desmarcando a opção Grupo de Acesso de todos

eles, exceto do grupo Administrador do Sistema. Com esta medida, somente o

Administrador poderá conceder ou não acesso à nova opção de configuração de

Permissões Especiais.

3. Identificar os usuários que serão responsáveis por avaliar a operação que está sendo executada e

liberá-la ou não através de seu login/senha. Configurar cada um destes usuários definindo os

processos cuja execução eles poderão autorizar. Para isto, basta selecionar um processo no quadro

“Processos não autorizados” e clicar na seta à direita para que ele seja transferido para o quadro

“Processos Permitidos”. Ao gravar a alteração, esse usuário passará a ter alçada para autorizar,

através de sua senha os processos definidos.

Ao desmarcar a opção Permissões

Especiais na tela de Grupos de

Acesso (ao lado), os usuários do grupo selecionado não poderão

acessar a tela abaixo.

Ao desmarcar a opção Grupo de

Acesso na tela de Grupos de Acesso (ao lado), os usuários do grupo selecionado não poderão mais

acessá-la.

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Observação: é possível definir que o usuário é autorizado a liberar um ou mais processos, não

necessariamente todos. Desta forma, é possível definir, por exemplo, que somente o gerente de

contas a pagar pode liberar um cancelamento ou exclusão de baixa de conta a pagar, e que

somente o gerente de contas a receber pode liberar um cancelamento ou exclusão de baixa de

conta a receber. Um gerente geral poderia ter permissão para liberar todas as operações.

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4. Durante a operação, se o usuário não tiver autorização especial, o sistema solicitará uma senha que

deverá ser fornecida por um dos usuários autorizados (definidos na etapa anterior). Se a senha for

válida, o sistema prosseguirá com a operação. Se a senha não for válida, ou seja, se o usuário que a

digitou também não for autorizado, o sistema não permitirá que a operação seja concluída.

Exemplos:

a) Acordo – Cancelamento de Acordo (Usuário sem permissão especial ao processo tenta executar

o cancelamento), a senha de permissão especial será solicitada.

Caso não seja fornecida a senha ou a mesma não seja válida, sistema exibe a mensagem abaixo.

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b) Contas a Pagar – Cancelar Baixa (Usuário sem permissão especial ao processo tenta executar o cancelamento), a senha de permissão especial será solicitada.

c) Contas a Pagar – Alteração

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d) Se o usuário tem perfil de alçada superior, a senha não será solicitada durante a execução dos processos críticos, como neste exemplo:

Cancelamento de Baixa (a senha não foi solicitada)

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�� Evoluções do Condomínio 21

Versão Funcionalidades 31.86/2.4.79 • Inativar fornecedores

• Ajustes no relatório de Benchmarking 31.69/2.4.78 • Homologação Banestes - boleto e remessa

• Alteração do termo Document Group para Group Print

• Mensagem CNAB na remessa Sicredi 31.66/2.4.77 • Homologação Banco Sicredi

• Lançamento por Grupo considerar opção “Multiplicar por”

• Boleto CEF padrão Sicob com operação 870 31.62/2.4.76 • Conversão de moeda na geração de boletos considera última cotação.

• Cobrança partilhada - Não ratear juros e multa entre as contas.

• Lançamento de rateio de fundo de reserva exibe além da descrição também o mês de referência.

• Novo layout cobrança registrada SICOOB

• Envio de Boleto e/ou Comunicado para vários e-mails 31.49/2.4.75 • Divisão da tela de configuração do sistema

• Conta corrente no lançamento rápido de conta a receber

• Ao gerar lançamento de rateio de fundo de reserva, usar descrição da classe como descrição padrão

• Imprimir no boleto/balancete formatos C e E Médio o número da parcela informado no campo Descrição

• Habilitar descrição no lançamento de serviço da administradora

• Novo modelo de boleto baseado no formato E com área de composição de arrecadação com 13 linhas

• Imprimir log de envio de boletos e comunicados

• Exibição ou não de valores negativos nos relatórios de Inadimplência, Nada Consta e Carta de Cobrança

• Tipo de pagamento FGTS banco Santander - integração Gborderô 31.33/2.4.74 • Aumentar o tamanho da fonte do campo número do endereço do boleto

formatos C e E Médio

• Permitir leitura de consumo de serviços com 6 casas decimais 31.29/2.4.73 • Numeração por faixa Unicred e Sicred

• Homologação CEF padrão Sinco 31.28/2.4.72 • Leitura de consumo para unidade vinculada

• Filtro de contas originais no relatório de inadimplência 31.12/2.4.71 • Editar observação na emissão de DARF

• Filtro de tipo de unidade em relatórios 31.12/2.4.70 • Relatórios para benchmarking

• Configuração de margens de relatórios

• Boleto Unicred Banco do Brasil

• Novas nomenclaturas nos boletos de todos os bancos - BACEN

• Boleto de tributos municipais convênio 857

• Destacar em negrito inadimplência unidade e sacado boleto modelo A frente e verso e I frente e verso

• Permitir ignorar unidades vinculadas ao inserir valor consumo zero

• Aumentar a fonte na consulta de plano de contas

• Visualizar contas originais de acordo velho 31.06/2.4.69 • Exibição de reajustes no relatório de inadimplência consolidada

31.03/2.4.68 • Importação de Dados cadastrais do Comunidades21

• Importação de Consumo do Comunidades21

30.90/2.467 • Integração Condomínio 21 com Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

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30.86/2.4.66.01 • Ajuste das dimensões do código de barras em boletos do banco

Banestes

• Maior quantidade de linhas na composição de arrecadação do boleto formato E e E Frente e Verso

• Mensagem ao inativar condomínio que tenha integração Online

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