manual de versão sistema condomínio21 · manual de versão sistema ... nova informação onde...

Novidades da Versão 32.37/2.4.84

Manual de Versão Sistema Condomínio21

Belo Horizonte, 2014. Group Software. Todos os direitos reservados.

2


Novidades versão 32.37/2.4.84 1. Novo layout de boletos H Internacional e criação de comprovante de pagamento

Nesta versão do Condomínio21, o sistema recebeu as alterações na composição do “Número do Documento” exibido no boleto de modelo H Internacional. A alteração permitirá que o usuário identifique através do número do documento gerado para o boleto, além do bloco, unidade e código do cliente, o mês/ano de referência e número de identificação que permitirá visualizar se o boleto possui lançamentos de contas a receber manuais. Com esta alteração, também foi disponibilizado um campo na tela de baixa de contas a receber, para inserir o número do comprovante de pagamento do boleto, vinculando desta maneira as contas a receber baixadas ao número gerado pelo Banco no momento do pagamento. Como consequência, para fins de processo de trabalho, foi incluído campo na tela de Consultas de Contas a Receber, para permitir filtrar uma conta baixada através desta nova informação. Ainda nesta tela, também há um campo para permitir filtrar as contas a receber pelo número do documento gerado no momento da emissão do boleto.

Como fazer: Verificar composição do campo “Número do Documento” no boleto H

1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Cobrança Avançada;

2. Selecione boleto do tipo H Internacional.

3. Verifique que há duas novas opções na parte inferior da tela. São as opções “Consultar número do doc. das contas a receber” e “Informar número do comprovante na baixa de contas a receber”.

3


4. Selecione a opção “Consultar número do doc. Das contas a receber”.

5. Grave as alterações e realize a emissão do boleto, modelo H-Internacional.

6. Verifique a composição do campo “Num. Do Documento”. Este número é gerado da seguinte forma:

Bloco/Unidade: A-101 E Código do Sacado: 30 Mês: 03 Ano: 14 Qtd: 01 (Quantidade de boletos gerados no mês para a unidade) YYY: quantidade de boletos emitidos conforme tipo de lançamento (manual, rateio ou outras receitas). Conforme figura abaixo, o lançamento é um rateio, então a numeração permanece 000, independentemente da quantidade de boletos emitidos com este tipo de lançamento no mês.

4


1º Cenário: Primeiro boleto emitido para o mês 03/2014:

5


2º cenário: Boleto com lançamento manual, sendo o segundo boleto emitido no mês para o cliente:

Neste caso, os três últimos números que compõem o número do documento indicam a quantidade de boletos emitidos com lançamentos manuais e/ou outras receitas, dentro do mesmo mês de referência. Na figura acima, podemos visualizar que o número é finalizado em 001, ou seja, no mês 02, foi emitido apenas um boleto com lançamento manual e/ou outras receitas. OBS: A cada mês a numeração é zerada.

6


Como fazer: Permitir pesquisar uma conta a receber pelo “Número do Documento” do boleto gerado.

1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Cobrança Avançada: selecione boleto do tipo H-Internacional, conforme imagem exibida na página 02 deste documento;

2. Selecione a opção “Consultar número do doc. das contas a receber”. Com este parâmetro selecionado, o campo de busca será exibido na tela de consulta de “Contas a Receber”.

3. Se o parâmetro estiver marcado, o campo de busca “Nº do Documento” é exibido na tela.

7


4. Se o parâmetro estiver desmarcado, o campo de busca não é exibido na tela.

8


5. Caso o número do documento não seja encontrado, sistema exibe mensagem informativa.

6. É possível consultar o número do documento vinculado a um lançamento através da tela Baixa e Cancelamento de Baixa de Contas a Receber. Para isso, acesse o Menu Baixas/Cobrança > Baixas de Contas a Receber. A coluna com título “Número Documento” é exibida de acordo com o parâmetro selecionado.

9


Como fazer: Vincular conta a receber ao número do comprovante de pagamento do boleto no momento da baixa de contas a receber.

1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Cobrança Avançada: selecione boleto do tipo H Internacional, conforme imagem exibida na página 02 deste documento;

2. Selecione a opção “Informar número do comprovante na baixa de contas a receber”. Com este parâmetro selecionado o campo de busca será exibido na tela de consulta de “Contas a Receber”. Por padrão o parâmetro abaixo estará desmarcado.

3. Acesse o Menu Baixas/Cobrança > Baixa de Contas a Receber: selecione um lançamento e insira o número do comprovante para que a baixa possa ser realizada. Este campo é de preenchimento obrigatório quando o parâmetro acima está selecionado.

10


4. O sistema apresentará a mensagem de notificação abaixo, caso o campo não seja preenchido ao tentar realizar a baixa.

5. O comprovante de pagamento deverá ser informado no campo correspondente ao lançamento a ser vinculado, da coluna Comprovante Pgto. Clique duas vezes com o botão esquerdo do mouse sobre o campo para habilitar a edição. Este campo permite inserir uma informação de no máximo 10 caracteres contendo letras e números.

11


6. A tela de baixa individual também possui a coluna de “Comprovante Pgto”, permitindo vincular o comprovante também nas baixais individuais.

7. Caso seja inserido um número de comprovante que já tenha sido utilizado, o sistema exibe mensagem de notificação para número de comprovante já existente.

12


8. Caso cliente utilize lançamento com o modo baixa ativado é possível informar o número do comprovante, conforme imagem abaixo.

Se for inserido um número que já tenha sido utilizado, o sistema exibe mensagem de notificação.

13


Lançamento exibido na tela de itens baixados.

Como fazer: Permitir pesquisar uma conta a receber pelo número do comprovante de pagamento vinculado à conta no momento da baixa.

1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Cobrança Avançada: selecione boleto do tipo H Internacional e marque o parâmetro “Informar número do comprovante na baixa de contas a receber”

2. Com o parâmetro selecionado, o sistema exibe o campo “Comprovante de Pagamento” na tela de

consulta de “Contas a Receber”.

14


Sem o parâmetro selecionado, os campos não são exibidos.

3. Caso o número inserido para a consulta não seja encontrado, sistema exibe mensagem informativa conforme imagem abaixo.

Como fazer: Exibir número do comprovante de pagamento no relatório A Receber por Unidade

1. Acesse o Menu Relatório > Contas > A Receber por unidade para que seja exibida a coluna referente ao comprovante deve ser selecionado o modelo “Colunas”;

2. Insira os dados e clique em visualizar.

15


3. Após a coluna “Pgto”, é exibida a coluna “Comprovante” com o número do comprovante inserido no momento da baixa.

Como fazer: Alteração do termo “Outras Receitas” para “Valores Recuperados” e exibir nome do proprietário e locatário na via do cliente.

1. Acesse o Menu Baixas/Cobranças > Recibos/Boleto e selecione um lançamento.

2. Gere o boleto no modelo H-Internacional.

16


3. Verifique na lista de lançamentos que o termo exibido é “Valores Recuperados” e na área do Sacado são exibidos os dados do proprietário e locatário.

17


2. Vinculo de logomarca por condomínio A partir dessa versão será possível cadastrar a logomarca do Condomínio na tela de cadastros, sendo esta logomarca exibida nos boletos bancários. Essa melhoria foi feita para facilitar o processo de geração de boletos, já que atualmente, o sistema exige que este vínculo seja feito manualmente, podendo ser utilizada apenas uma logomarca para todos os condomínios, gerando grande custo ao processo.

Como fazer: Vincular logomarca do Condomínio em seu cadastro.

1. Acesse o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas > Aba Outro e selecione a opção “Vincular logomarca no cadastro do Condomínio”;

2. Acesse o Menu Cadastro > Condomínio, aba “Dados Adicionais”. Nesta aba, poderá ser inserida uma logomarca para o condomínio selecionado. O cadastro só estará ativo, caso o parâmetro esteja ativado.

18


3. Caso o parâmetro esteja desmarcado, os campos do cadastro para vincular imagem, estarão desabilitados para edição.

4. Logo exibida no boleto.

19


5. Caso a imagem esteja fora dos parâmetros de dimensão, o sistema exibe mensagem de notificação, conforme imagem abaixo.

6. Quando o parâmetro estiver selecionado e não houver logomarca vinculada, o sistema exibirá a mensagem abaixo.

20


No boleto, o campo reservado para exibir a logomarca estará em branco.

21


3. Campo de observações no cadastro de contas correntes A partir dessa versão foi realizada uma melhoria para permitir que seja cadastrada uma observação no cadastro de conta corrente.

Como fazer: Cadastrar observação no cadastro de conta corrente

1. Acesse o Menu Cadastros > Contas Correntes;

2. Selecione a conta corrente para a qual deseja cadastrar a observação;

22


3. Preencha o campo Observação e clique em Gravar.

Obs.: O campo observação tem uma limitação de 1000 caracteres.

23


4. Relatório Sintético de Despesas com Custo M² A partir dessa versão foi realizada uma alteraçãi no relatório Sintético de Despesas permitindo uma melhor compreensão dos lançamentos realizados para uma classe, cuja a opção Calcula Custo M² no cadastro do plano de contas esteja habilitada. A melhoria foi realizada no modelo Padrão e no modelo Gerencial.

Como fazer: Gerar relatório de Contas Sintético de Despesas

1. Acesse o Menu Relatórios > Contas > Sintético de Despesas;

2. Selecione os filtros do relatório, conforme figura abaixo:

24


3. O sistema exibe o cálculo do custo por metro quadrado:

Obs.: A coluna Valor Lançamento apresentará um asterisco (*) nos lançamentos que foram inseridos com classe que esteja habilitada para calcular o custo por m². Ao lado da opção Custo por m² foi inserida uma nova informação onde mostra a base de cálculo para o valor do custo apresentado anteriormente.

25


5. Lançamentos de contas a receber manual A partir dessa versão foi realizada uma alteração de forma que não será mais possível lançar conta a receber para uma pessoa que não esteja vinculada a unidade.

Como fazer: Lançar conta a receber manual

1. Acessar o Menu Editar > Lançamento de Conta a Receber > aba Manual

2. Selecione o mês de referência, clique em Novo, preencha os campos e clicar em Gravar.

Obs.: Ao clicar no binóculo exibido ao lado do campo Sacado serão apresentadas apenas as pessoas que estiverem vinculadas a unidade selecionada, sejam elas proprietário(s) ou locatário(s).

26


6. Melhorias no Log de Auditoria Avançado A partir dessa versão foram realizadas algumas modificações no log de auditoria avançado. São elas: possibilidade de selecionar o caminho onde deseja salvar o expurgo do log, exportação do arquivo de expurgo do log no formato PDF e exportação da consulta do log para Excel.

Como fazer: Definir local para salvar arquivo de expurgo de log

1. Acessar o Menu Arquivo > Log > Auditoria > Configuração;

2. Clicar na pasta amarela ao lado do campo Diretório Log, selecionar a pasta onde deseja salvar o arquivo, clicar em OK e clicar em Gravar.

1º Passo: Como acessar a tela de configuração do log:

2º Passo: Como definir o caminho do arquivo de expurgo do log:

Obs.: Caso não seja definido um local o sistema irá salvar o arquivo no caminho padrão: C:\Program Files\Group Software\Cond21\LogAuditoria

27


Como fazer: Configurar arquivo de expurgo de log para ser gerado em PDF

1. Acessar o Menu Arquivo > Log > Auditoria > Configuração, conforme imagem exibida na página 27

deste documento; 1. Selecionar a opção “Exportar para PDF e excluir dados do banco de dados” e clicar em

Gravar. 2º Passo: Seleção da opção de descarte

28


Obs.: Observe que depois de realizado o expurgo será possível visualizar o arquivo de dados expurgados em um arquivo PDF.

Como fazer: Exportar Log de Auditoria Avançado para planilha Excel:

1. Acesse o Menu Arquivo > Log > Auditoria > Consulta.

29


2. O sistema exibirá a tela Consulta de Log de Auditoria Avançado com os filtros vazios. Preencha os filtros desejados e aguarde atualização da tela.

3. Clique sobre o botão Exportar para Excel:

30


4. O sistema irá gerar automaticamente, uma planilha em Excel com descrição Planilha_Expurgo_AAAAMMDD_HHMMSS, onde:

a. AAAA = ano da data da geração da planilha; b. MM = mês de geração da planilha; c. DD = dia de geração da planilha; d. HH = hora; e. MM = minutos; f. SS = segundos.

31


7. Status de inadimplência do condomínio A partir dessa versão o sistema recebeu uma nova funcionalidade onde é possível fornecer o status da inadimplência de um condomínio a partir de uma frequência previamente cadastrada, esta funcionalidade está vinculada aos condomínios que possuem Comunidades21 e para obter esse status é necessário que o software leia os dados do contrato WSTL.

Como fazer: Configurar a frequência de atualização da inadimplência

1. Acessar o Menu Cadastros > Condomínios > Configurações Avançadas, aba Outros 2. Habilitar o parâmetro “Gerar posição de inadimplência”, preencher os campos desejados e clicar

em Gravar. 1º Passo: Como acessar a tela de Configurações Avançadas:

32


2º Passo: Como configurar status de inadimplência:

Significado dos campos: Número de dias para inadimplência: É a partir de quantos dias de inadimplência o sistema deve informar os dados de inadimplência; Horário da atualização: É o período do dia pelo qual o sistema fornecerá as informações de inadimplência; Frequência da atualização: É de quanto em quanto tempo dos dias da semana o sistema fornecerá as informações de inadimplência.

33


8. Mensagem CNAB A partir dessa versão foi realizada uma alteração no cadastro de mensagem CNAB sendo que agora será possível que a mensagem seja inserida no arquivo de remessa do banco Bradesco entre as posições 242 à 321.

Como fazer: Cadastrar a mensagem CNAB

1. Acessar o Menu Cadastros > Mensagem CNAB;

2. Clicar em Novo, preencher os campos, habilitar a opção Imprimir mensagem na posição 242 à 321.

1º Passo: Como acessar a tela de mensagem CNAB:

2º Passo: Como cadastrar a mensagem CNAB:

34


Evoluções do Condomínio 21

Versão Funcionalidades 32.32/2.4.83 DIRF 2014

Layout Sicoob padrão: inclusão de dígito verificador no Nosso Número

Novo local de configuração das integrações com Comunidades On-line

Parâmetro para ligar/desligar serviço de resgate de dados cadastrais em todos os condomínios de uma vez

32.20/2.4.81 Relatório comparativo de receitas e despesas

Restringir atualização de nome de proprietário no resgate de dados do Comunidades Online

Acompanhamento de Inadimplência 32.10/2.4.80 Log de Auditoria Avançado

Cubo

Exportação para o Gcontábil com centro de custos diferentes

Gravar flag ExportaContabil na importação de lançamentos de contas a pagar

31.86/2.4.79 Inativar fornecedores

Ajustes no relatório de Benchmarking 31.69/2.4.78 Homologação Banestes - boleto e remessa

Alteração do termo Document Group para Group Print

Mensagem CNAB na remessa Sicredi 31.66/2.4.77 Homologação Banco Sicredi

Lançamento por Grupo considerar opção “Multiplicar por”

Boleto CEF padrão Sicob com operação 870 31.62/2.4.76 Conversão de moeda na geração de boletos considera última cotação.

Cobrança partilhada - Não ratear juros e multa entre as contas.

Lançamento de rateio de fundo de reserva exibe além da descrição também o mês de referência.

Novo layout cobrança registrada SICOOB

Envio de Boleto e/ou Comunicado para vários e-mails 31.49/2.4.75 Divisão da tela de configuração do sistema

Conta corrente no lançamento rápido de conta a receber

Ao gerar lançamento de rateio de fundo de reserva, usar descrição da classe como descrição padrão

Imprimir no boleto/balancete formatos C e E Médio o número da parcela informado no campo Descrição

Habilitar descrição no lançamento de serviço da administradora

Novo modelo de boleto baseado no formato E com área de composição de arrecadação com 13 linhas

Imprimir log de envio de boletos e comunicados

Exibição ou não de valores negativos nos relatórios de Inadimplência, Nada Consta e Carta de Cobrança

Tipo de pagamento FGTS banco Santander - integração Gborderô 31.33/2.4.74 Aumentar o tamanho da fonte do campo número do endereço do boleto

formatos C e E Médio

Permitir leitura de consumo de serviços com 6 casas decimais 31.29/2.4.73 Numeração por faixa Unicred e Sicred

Homologação CEF padrão Sinco 31.28/2.4.72 Leitura de consumo para unidade vinculada

Filtro de contas originais no relatório de inadimplência 31.12/2.4.71 Editar observação na emissão de DARF

Filtro de tipo de unidade em relatórios 31.12/2.4.70 Relatórios para benchmarking

Configuração de margens de relatórios

35


Boleto Unicred Banco do Brasil

Novas nomenclaturas nos boletos de todos os bancos - BACEN

Boleto de tributos municipais convênio 857

Destacar em negrito inadimplência unidade e sacado boleto modelo A frente e verso e I frente e verso

Permitir ignorar unidades vinculadas ao inserir valor consumo zero

Aumentar a fonte na consulta de plano de contas

Visualizar contas originais de acordo velho 31.06/2.4.69 Exibição de reajustes no relatório de inadimplência consolidada

31.03/2.4.68 Importação de Dados cadastrais do Comunidades21

Importação de Consumo do Comunidades21

30.90/2.467 Integração Condomínio 21 com Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

30.86/2.4.66.01 Ajuste das dimensões do código de barras em boletos do banco Banestes

Maior quantidade de linhas na composição de arrecadação do boleto formato E e E Frente e Verso

Mensagem ao inativar condomínio que tenha integração Online

manual de versão sistema condomínio21 · manual de versão sistema ... nova informação onde...

Documents