manual de inspeção do tcm rj

Out/99 1

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Tribunal de Contas do Municpio do Rio de Janeiro

MANUAL DE INSPEO

NOS RGOS DA

ADMINISTRAO

DIRETA

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S U M R I O

PRINCPIOS GERAIS

I- CONTROLE EXTERNO

1- Jurisdio/Competncia do Tribunal de Contas do Municpio do Rio de Janeiro fls.03

2- Objeto de Fiscalizao fls.07 3- Regras de Conduta da Equipe de Inspeo fls.08

II- SISTEMTICA DE FISCALIZAO

1- Plano de Inspeo fls.09 2- Prerrogativas fls.11 3- Objetivos e Definies fls.12 4- Planejamento: Objetivo/Aspectos Bsicos fls.14 5- Pontos Relevantes fls.17 6- Papis de Trabalho: Conceitos/Caractersticas fls.19 7- Relatrio: Princpios Bsicos/Concluso fls.21

PROCEDIMENTOS DE INSPEO NOS RGOS DA ADMINISTRAO DIRETA

1- Preparao Prvia fls.27

2- Inspeo no rgo fls.30

3- Relatrio de Inspeo fls.41

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PRINCPIOS GERAIS I- CONTROLE EXTERNO 1- JURISDIO/COMPETNCIA DO TRIBUNAL DE CONTAS DO MUNICPIO DO RIO DE JANEIRO

1.1) 0 Controle Externo, a cargo da Cmara Municipal do Rio de Janeiro, ser exercido com o auxlio do Tribunal de Contas do Municpio do Rio de Janeiro, ao qual compete, de acordo com o art. 88 da Lei Orgnica do Municpio do Rio de Janeiro:

1.1.1) apreciar as contas prestadas anualmente pelo Prefeito, mediante parecer prvio que dever ser elaborado em sessenta dias a contar de seu recebimento;

1.1.2) julgar as contas dos administradores e demais responsveis por

dinheiros, bens e valores pblicos da administrao direta, indireta e fundacional e sociedades institudas e mantidas pelo Poder Pblico, e as contas daqueles que derem causa e perda, extravio ou outra irregularidade de que resulte prejuzo do errio.

1.1.3) apreciar, para fins de registro, a legalidade:

1.1.3.1) dos atos de admisso de pessoal, a qualquer ttulo, na

administrao direta, indireta e fundacional, excetuadas as nomeaes para cargo de provimento em comisso;

1.1.3.2) das concesses de aposentadorias e penses,

ressalvadas as melhorias posteriores que no alterem o fundamento legal do ato concessrio.

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Princpios Gerais

Controle Externo

1.1.4) realizar, por iniciativa prpria, da Cmara Municipal, de comisso

tcnica ou de inqurito, inspees e auditorias de natureza contbil, financeira, oramentria, operacional e patrimonial nas unidades administrativas dos Poderes Legislativo e Executivo e demais entidades referidas no item 1.1.2;

1.1.5) acompanhar as contas de empresas estaduais ou federais de que o

Municpio participe, de forma direta ou indireta, nos termos do respectivo estatuto;

1.1.6) fiscalizar a aplicao de quaisquer recursos transferidos ao Municpio

ou por ele repassados mediante convnio, acordo, ajuste ou outro instrumento a instituies pblicas e privadas de qualquer natureza;

1.1.7) fiscalizar a execuo de convnios, acordos, ajustes ou outros

instrumentos congneres com a Unio e o Estado para a aplicao de programas comuns;

1.1.8) prestar as informaes solicitadas pela Cmara Municipal ou por

qualquer de suas Comisses sobre a fiscalizao contbil, financeira, oramentria, operacional e patrimonial e sobre resultados de auditorias e inspees realizadas;

1.1.9) aplicar aos responsveis, em caso de ilegalidade de despesa ou

irregularidade de contas, as sanes previstas em lei, incluindo entre outras cominaes, multa proporcional ao dano causado ao errio;

1.1.10) assinar prazo para que o rgo ou entidade adote as providncias

necessrias ao exato cumprimento da lei, se verificada ilegalidade;

1.1.11) sustar, se no atendido, a execuo do ato impugnado, comunicando a deciso Cmara Municipal;

1.1.12) representar ao Poder competente sobre irregularidades ou abusos

apurados;

1.1.13) manter cadastros e arquivo dos contratos de obras, servios e compras firmados pelos rgos municipais e dos laudos e relatrios de aceitao definitiva ou provisria de obras por eles realizadas.

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Princpios Gerais

Controle Externo

1.1.13.1) no caso de contrato, o ato de sustao ser adotado

diretamente pela Cmara Municipal, que solicitar, de imediato, ao Poder Executivo, as medidas cabveis.

1.1.13.2) se a Cmara Municipal ou o Poder Executivo, no prazo de

noventa dias no efetivar as medidas previstas no item anterior, o Tribunal de Contas decidir a respeito.

1.1.13.3) as decises do Tribunal de Contas de que resulte

imputao de dbito ou multa tero eficcia de ttulo executivo.

1.1.13.4) o Tribunal de Contas encaminhar Cmara Municipal,

trimestral e anualmente, relatrio de suas atividades.

1.2) O Tribunal de Contas tem jurisdio prpria e privativa e competncia especfica em relao ao controle externo da administrao financeira e oramentria do Municpio do Rio de Janeiro. 1.3) A competncia jurisdicional do Tribunal estende-se a todos quantos , em qualquer rgo do Municpio, da Administrao direta e indireta, bem como das fundaes institudas ou mantidas pelo Poder Pblico, em funo de seus encargos especficos, tenham a responsabilidade de acordo com os arts. 5 a 7 do Regimento Interno, de:

1.3.1) promover a arrecadao, fiscalizar, lanar e cobrar tributos e outras receitas;

1.3.2) preparar, arrecadar e recolher receitas oramentrias ou

extraoramentrias; 1.3.3) guardar, administrar ou gerenciar dinheiros, bens e valores, inclusive

aqueles que, no sendo prprios dos rgos ou entidades, por eles estes respondam;

1.3.4) ordenar ou autorizar despesas, promover-lhes a respectiva

liquidao e efetivar seu pagamento;

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Controle Externo

1.3.5) movimentar ou empregar recursos oramentrios e tributrios,

transferidos pela Unio ao Municpio, assim como aqueles recebidos pelo Municpio do Estado ou por intermdio deste;

1.3.6) aplicar adiantamentos, quando as respectivas contas

forem impugnadas pelo ordenador da despesa;

1.3.7) administrar autarquia, fundo especial, servios industriais ou comerciais, empresa pblica, sociedade de economia mista e fundao instituda ou mantida pelo Poder Pblico;

1.3.8) administrar a dvida pblica;

1.3.9) registrar e escriturar as operaes de gesto dos negcios pblicos,

inclusive nas entidades mencionadas no caput, bem como fiscalizar a execuo e a exao dos registros procedidos.

1.4) A competncia jurisdicional do Tribunal abrange ainda:

1.4.1) os servidores pblicos do Municpio, quaisquer pessoas ou

administradores de entidades estipendiadas ou no pelos cofres pblicos que, por ao direta ou indireta ou por omisso, colaboraram ou deram causa perda, extravio, subtrao, dano ou destruio de bens e valores do Municpio ou pelos quais seja este responsvel;

1.4.2) os administradores de entidades de direito privado, que receberem

auxlio ou subveno dos cofres pblicos, com referncia aos recursos recebidos;

1.4.3) os fiadores e representantes dos responsveis;

1.4.4) todas as demais pessoas que, por disposio expressa de lei, lhe

devam prestar contas. 1.5) O Tribunal, no exerccio de sua competncia jurisdicional, acompanhar a execuo dos contratos, planos de ao e programas de trabalho de Governo Municipal e avaliar tecnicamente os resultados alcanados pelos Administradores.

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Controle Externo

2- OBJETO DE FISCALIZAO

2.1) Constituem objeto do exame de inspees, levantamentos e acompanhamentos relativos a:

2.1.1) sistemas administrativo, contbil, oramentrio, financeiro, operacional e patrimonial das unidades administrativas dos Poderes Legislativo e Executivo Municipais;

2.1.2) atos de que resulte receita ou despesa praticados pelos

responsveis sujeitos sua jurisdio;

2.1.3) aplicao de quaisquer recursos repassados pelo Municpio, ou por ele recebido do Governo Federal e Estadual, ou entidade/organismo internacional, mediante convnio, acordo, ajuste ou outros instrumentos congneres;

2.1.4) aplicao de recursos transferidos sob as modalidades de

subveno, auxlio e contribuio; 2.1.5) renncia fiscal;

2.1.6) atos de concesso, permisso e autorizao de servio pblico;

2.1.7) projetos e programas autorizados na Lei Oramentria Anual;

2.1.8) eficcia do controle interno do rgo.

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Princpios Gerais

Controle Externo 3- REGRAS DE CONDUTA DA EQUIPE DE INSPEO

3.1) No exerccio de suas funes de controle externo, a equipe deve:

3.1.1) manter atitude de independncia em relao unidade inspecionada;

3.1.2) manter atitude de imparcialidade, de modo a no distorcer os

objetivos de seus trabalhos, abstendo-se de emitir opinio preconcebida ou tendenciosa induzida por convices polticas ou de qualquer outra natureza;

3.1.3) emitir opinies sobre documentos ou situaes examinadas,

apoiando-se em fatos e evidncias que permitam o convencimento razovel da realidade ou a veracidade dos fatos;

3.1.4) manter a atitude de serenidade e comportar-se de maneira

compatvel com a exigida pelo cargo, de modo a, demonstrando mrito para servir ao interesse comum, prestigiar o servio pblico, bem como trajar-se de forma adequada com o local de trabalho a ser realizado;

3.1.5) guardar sigilo sobre dados e informaes obtidos nos trabalhos

pertinentes aos assuntos sob sua fiscalizao;

3.1.6) buscar permanente aprimoramento profissional, mantendo-se atualizado quanto a novas tcnicas e instrumentos de trabalho relativos sua rea de atuao; e

3.1.7) ser corts com o inspecionado no impondo idias e pontos de

vista, sem contudo abrir mo das prerrogativas do cargo.

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Sistemtica de fiscalizao

II- SISTEMTICA DE FISCALIZAO 1- PLANO DE INSPEO

1.1) As inspees sero aprovadas pelo Plenrio de acordo com o artigo 22, inciso IX do Regimento Interno. 1.2) So objetivos do Plano de Inspeo:

1.2.1) determinar os recursos humanos e materiais necessrios realizao da inspeo, de forma a subsidiar o planejamento das atividades das Inspetorias Gerais;

1.2.2) propiciar um adequado roteiro de planejamento dos trabalhos de

inspeo; e

1.2.3) estabelecer a forma de obteno de informaes tcnicas especficas em rgos e entidades pblicas.

1.3) Na incluso de unidades da Administrao no Plano, devem ser considerados, entre outros critrios, a materialidade dos recursos, a relevncia dos assuntos a serem abordados e a natureza e importncia scio-econmica dos rgos e programas de governo a serem inspecionados. 1.4) As inspees nos programas de governo e rgos da Administrao Direta a serem realizadas pelo Tribunal devem ser fundamentadas em fatos ou ocorrncias que justifiquem a sua realizao, considerando, ainda, os seguintes critrios: 1.4.1) grau de importncia scio-econmica do rgo; 1.4.2) volume de recursos geridos;

1.4.3) indcios de deficincias nos controles internos detectados pela inspeo anterior;

1.4.4) indicadores obtidos a partir das demonstraes financeiras;

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Princpios Gerais


1.4.5) informaes veiculadas pelos meios de comunicao;

1.4.6) ocorrncia recente da criao, transformao ou extino; 1.4.7) lapso decorrido desde a ltima inspeo e/ou auditoria;

1.4.8) existncia de reas crticas identificadas em trabalhos anteriores, mas ainda no inspecionadas.

1.5) Devero constar do Plano de Inspeo a indicao dos rgos e a poca da realizao dos trabalhos.

1.6) A equipe encarregada de realizar inspees deve ter capacidade e experincia suficientes para formular os relatrios, concluses e recomendaes pertinentes, com base em dados e informaes objetivas constantes do material examinado.

1.6.1) todo o trabalho de inspeo, desde seu planejamento at a emisso do relatrio e o conseqente acompanhamento dos resultados, deve ser supervisionado.

1.6.2) essa superviso exercida pelo titular da Inspetoria Geral que deve

instruir e dirigir a equipe no que tange execuo dos trabalhos e ao cumprimento dos programas de inspeo.

1.6.3) a superviso deve abranger:

1.6.3.1) planejamento dos trabalhos; 1.6.3.2) aplicao de procedimentos e tcnicas para o atingimento

das metas/objetivos previstos para a execuo dos mesmos;

1.6.3.3) formulao dos papis de trabalho; 1.6.3.4) avaliao da consistncia das observaes e concluses;

1.6.4) as inspees devem ser realizadas no horrio de funcionamento do

rgo fiscalizado.

1.6.5) a equipe designada para a inspeo fica dispensada da assinatura do ponto no perodo de realizao das atividades externas.

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2- PRERROGATIVAS

2.1) Enquanto designada para proceder as inspees, a equipe ter livre ingresso no rgo inspecionado e acesso a todos os documentos e informaes necessrios realizao de seu trabalho, inclusive a sistemas eletrnicos de processamento de dados.

2.1.1) no desempenho de suas funes, a equipe tem competncia para requerer, por escrito, aos responsveis pelos rgos , os documentos e informaes desejados, fixando prazo razovel para atendimento.

2.1.2) nenhum processo, documento ou informao pode ser sonegado ao

Tribunal em suas inspees, sob qualquer pretexto (artigo 40, do Regimento Interno).

2.1.2.1) quando o inspecionado se negar a fornecer o requerido, deve ser-lhe solicitada, pela equipe de inspeo, a formalizao da recusa, a qual deve ser encaminhada ao titular da Inspetoria Geral para as providncias cabveis.

2.1.2.2) neste caso, o titular da Inspetoria Geral deve cientificar imediatamente o Diretor da Secretaria de Controle Externo, que tomar as providncias cabveis.

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Princpios Gerais


3- OBJETIVOS E DEFINIES

A fiscalizao, conjunto de procedimentos capazes de garantir a vigilncia e o exame dos fatos da administrao pblica, a cargo do Tribunal de Contas do Municpio, exercida mediante os seguintes procedimentos:

3.1) Inspeo, 3.2) Auditoria; 3.3) Acompanhamento de resultado. 3.1) Inspeo:

3.1.1) Objetivos

3.1.1.1) verificar o documentrio que no encaminhado a este

Tribunal por fora de seu Regimento Interno e suas alteraes.

3.1.1.2) esclarecer dvidas ou apurar denncias quanto

legalidade, legitimidade, economicidade dos fatos da administrao e de atos administrativos praticados por qualquer responsvel sujeito jurisdio do Tribunal.

3.1.1.3) atendimento s solicitaes encaminhadas pelo Poder

Legislativo.

3.1.2) Modalidades

Ordinria, Especial e Extraordinria

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Princpios Gerais


3.1.2.1) Ordinria

ser realizada segundo programao previamente aprovada pelo Plenrio deste Tribunal e ter por objetivo verificar a legalidade e a execuo in loco dos atos de que resultem receita e despesa, a exatido dos registros contbeis; bem como a fidelidade na guarda ou administrao de dinheiros, valores e bens do Municpio, ou pelos quais este responda;

3.1.2.2) Inspeo Especial

ser aprovada pelo Plenrio, em cada caso, sempre que houver necessidade de coletar dados, esclarecer fato determinado, verificar in loco a execuo de contratos, bem como dirimir dvidas ou suprir omisses em processos em trnsito no Tribunal;

3.1.2.3) Inspeo Extraordinria

igualmente autorizada, em cada caso, pelo Plenrio,

ter por finalidade apurar fatos cuja relevncia ou gravidade exija exame mais detido e aprofundado.

3.1.3) por solicitao do Presidente, o Procurador-Chefe da

Procuradoria Especial poder designar um Procurador para acompanhar a realizao de inspees.

3.2) Auditoria apresentada em manual prprio 3.3) Acompanhamento de Resultado

A ser realizado pela Inspetoria competente, com anuncia do titular da

Secretaria de Controle Externo, e, se for o caso, aps conhecimento dos Relatrios de Inspeo e/ou Auditoria. Pode ser realizada distncia, atravs de informaes obtidas no Dirio Oficial do Municpio ou acessando nos sistemas informatizados pertinentes, (in loco).

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Sistemtica de fiscalizao 4- PLANEJAMENTO: OBJETIVO/ASPECTOS BSICOS 4.1) O Programa de Inspeo ser precedido da elaborao de um planejamento objetivo;

4.2) Por constituir etapa de expressiva importncia no resultado que se pretende alcanar com a inspeo, importante que se disponibilize o tempo necessrio a esta fase, bem como que o planejamento atenda aos seguintes aspectos bsicos:

4.2.1) vise a consecuo do(s) objetivo(s) proposto(s) mediante execuo eficiente e oportuna dos trabalhos;

4.2.2) seja suficientemente detalhado de forma a permitir a avaliao de seu custo/ benefcio;

4.2.3) considere, necessariamente, elementos de conhecimento prvio sobre o inspecionado, seus sistemas mais importantes e a eficincia de seus controles;

4.2.4) explicite a natureza, a extenso e a profundidade dos exames a serem aplicados;

4.2.5) seja objeto de superviso de chefia imediata e envolva suficiente discusso no mbito da equipe;

4.2.6) permita a atribuio, na fase de execuo dos trabalhos, de tarefas individuais e respectivos prazos, estes compatveis com a complexidade da tarefa e importncia da informao que se busca;

4.2.7) seja adequadamente testado quanto viabilidade de sua aplicao; e

4.2.8) seja periodicamente atualizado de forma a permitir a superviso da execuo e, a qualquer tempo, a avaliao das atividades desenvolvidas pela equipe.

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Sistemtica de fiscalizao 4.3) Nesta fase de estudos preparatrios, a equipe de inspeo deve buscar, atravs de fontes internas e externas, elementos que permitam o pleno conhecimento da organizao que se vai inspecionar.

4.3.1) as fontes internas referem-se s informaes disponveis no mbito do Tribunal de Contas, quais sejam:

4.3.1.1) Sistemas informatizados; 4.3.1.2) Inspetoria Geral competente; 4.3.1.3) Legislao aplicvel, normas e instrues vigentes; 4.3.1.4) Equipes que tenham participado de recentes trabalhos na

rea a ser inspecionada.

4.3.2) dentre os sistemas informatizados disponveis para obteno de dados, destacam-se:

a) Sistema Institucional do Municpio de Oramento e Contabilidade; b) Sistema Patrimonial; e

c) Sistema de Planejamento.

4.3.3) Na fase de estudos preparatrios para a inspeo em rgo da administrao direta, os elementos necessrios constantes do acervo da Inspetoria Geral competente, sero:

4.3.3.1) cadastro que contenha, dentre outras informaes, organograma, publicaes relativas a contratos, licitaes etc.;

4.3.3.2) legislao especfica (vinculao, finalidade, estrutura organizacional, origem dos recursos financeiros, diretrizes governamentais, recursos humanos e outros aspectos pertinentes;

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Princpios Gerais


4.3.3.3) contas dos ltimos exerccios, objetivando o conhecimento da situao econmico-financeira e patrimonial do rgo, bem como das deficincias e falhas neles evidenciadas;

4.3.3.4) resultado de inspeo ou auditoria anterior, incluindo os respectivos papis de trabalho; e

4.3.3.5) diligncias pendentes de cumprimento.

4.3.4) devem ser obtidas junto CAD Coordenadoria de Auditoria e Desenvolvimento desde que esta tenha participado de recentes trabalhos na rea a ser inspecionada, informaes complementares quanto ao contido nos respectivos relatrios.

4.4) As fontes externas referem-se quelas disponveis fora do mbito do Tribunal de Contas como, por exemplo:

a) rgo Central de Planejamento b) rgo Central de Controle Interno c) A prpria organizao a ser inspecionada

4.5) Nas inspees, os documentos, objeto de verificao, devero ser, preferencialmente, os originais, devidamente identificados, em que constem o nome do signatrio, assinatura e rubrica. 4.6) Junto ao rgo competente, podem ser obtidos elementos relativos estrutura organizacional e ao funcionamento, a nvel operacional, da unidade a ser inspecionada. 4.7) Um primeiro contato com o inspecionado possibilita o levantamento de informaes quanto aos procedimentos formais existentes e as atividades efetivamente desenvolvidas, permitindo o conhecimento da extenso e da efetividade de seus controles internos.

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5 PONTOS RELEVANTES 5.1) Definio

5.1.1) os pontos relevantes so fatos significativos a serem relatados pela equipe. Devem ser apresentados de forma objetiva e suficientemente fundamentados para sustentar as concluses. 5.1.2) os pontos relevantes abrangem fatos e outras informaes pertinentes, incluindo casos e situaes reais, no contemplando as concluses da equipe, nem as recomendaes resultantes.

5.1.3) o desenvolvimento dos pontos o processo mais importante de uma inspeo, visto que neles fundamentam-se as concluses e recomendaes que sero, posteriormente, objeto de auditoria especfica.

5.2) Requisitos bsicos

5.2.1) O ponto relevante para ser considerado como tal, deve atender aos seguintes requisitos bsicos:

5.2.1.1) ser importante o suficiente para que merea ser relatado; 5.2.1.2) estar baseado em fatos e provas precisas que figurem nos

papis de trabalho,

5.2.1.3) ser objetivo; 5.2.1.4) ser suficiente para respaldar as concluses restantes; e 5.2.1.5) mostrar-se convincente queles que no participaram da

inspeo.

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Sistemtica de fiscalizao 5.3) Roteiro para desenvolvimento de pontos de relevncia

5.3.1) Diante de uma irregularidade ou deficincia aparentemente importante, a equipe deve desenvolver de forma rpida e apropriada todos os aspectos pertinentes ao problema. 0 processo de desenvolvimento de um ponto implica, normalmente, em:

5.3.1.1) identificao da situao encontrada; 5.3.1.2) identificao das linhas de competncia e

responsabilidade;

5.3.1.3) identificao das causas; 5.3.1.4) delimitao da extenso da ocorrncia; 5.3.1.5) identificao dos efeitos;

5.3.1.6) identificao e exame das normas que regem a matria;

5.3.1.7) esclarecimentos prestados pelos responsveis; 5.3.1.8) formao de opinio;

5.3.1.9) proposio de medidas corretivas; e 5.3.1.10) alteraes na direo dos trabalhos de inspeo.

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Sistemtica de fiscalizao 6- PAPIS DE TRABALHO: CONCEITOS/CARACTERSTICAS

6.1) Papis de trabalho so registros que evidenciam as caractersticas dos atos e fatos relevantes apurados pela equipe durante a realizao dos trabalhos. 6.1.1) constituem-se, portanto, no suporte de todo o trabalho desenvolvido pela

equipe, contendo o registro dos procedimentos adotados, das informaes utilizadas, verificaes a que procedeu, dos testes executados e das concluses a que chegou.

6.2) Vrias so as finalidades dos papis de trabalho, contudo podemos destacar como principais:

6.2.1) racionalizar a execuo da atividade/tarefa; 6.2.2) garantir o alcance dos objetivos; 6.2.3) fundamentar o relatrio com provas necessrias e suficientes; 6.2.4) facilitar a sua reviso; 6.2.5) servir de instrumento para que as instncias superiores se

certifiquem de que os critrios adotados para a escolha da amostra foram os mais adequados;

6.2.6) fornecer orientao para exames posteriores. 6.3) Como tipo de papis de trabalho podemos relacionar:

6.3.1) os preparados pela Inspetoria; 6.3.2) os preparados pelo inspecionado; 6.3.3) documentos fotocopiados;

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Princpios Gerais


6.4) importante no confundir papis de trabalho com simples cpias de documentos. Essas, para se constiturem em papis de trabalho, devero ensejar observaes, vistos, anotaes e at demonstraes sobre as mesmas. No basta copiar um documento, necessrio que sejam nele indicadas as informaes relevantes, de modo a propiciar sua fcil localizao. 6.5) No existem padres rgidos quanto forma dos papis de trabalho, pois, servindo para anotaes ou memria da execuo, devem ser elaborados a critrio da Inspetoria Geral competente.

6.5.1) para que um papel de trabalho possa realmente cumprir as suas finalidades, necessrio que seja redigido de forma clara e compreensvel e os comentrios devero ser sucintos.

6.5.2) os papis de trabalho que evidenciem irregularidades devem integrar

o relatrio, sob forma de Anexo, pois serviro de suporte para as concluses a serem apresentadas. Os demais ficaro arquivados na Inspetoria competente, para eventuais consultas.

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Princpios Gerais


7- RELATRIO: PRINCPIOS BSICOS/CONCLUSO

7.1) O relatrio a exposio circunstanciada dos trabalhos realizados, com a descrio dos atos e fatos apurados e da concluso da equipe com relao situao encontrada. 7.2) A principal finalidade do relatrio de inspeo apresentar concluses sobre o trabalho realizado, visando ao alcance de objetivos previamente determinados. 7.3) Considerando que o relatrio pretende promover o convencimento em torno dos fatos apurados, cabe ao servidor observar princpios bsicos tais como objetividade, clareza, imparcialidade, correo, coerncia, ordenamento lgico e exatido, entre outros.

7.3.1) para tanto a equipe deve observar as seguintes recomendaes quanto elaborao do relatrio:

7.3.1.1) explicitar os objetivos da inspeo; 7.3.1.2) evitar exposies ou comentrios desnecessrios ou

inoportunos;

7.3.1.3) no conter expresses que ensejem dvidas ou terminologia tcnica em excesso;

7.3.1.4) evitar justificar erros ou acertos detectados; 7.3.1.5) apresentar os fatos escoimados de razes pessoais

que poderiam influir em suas interpretaes;

7.3.1.6) evitar o uso de expresses duras ou comentrios depreciativos;

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Princpios Gerais


7.3.1.7) ordenar a apresentao do assunto por importncia da matria a ser relatada;

7.3.1.8) no utilizar frases indefinidas ou referncias genricas, sem substncias;

7.3.1.9) registrar apenas informaes devidamente fundamentadas em evidncias registradas em papis de trabalho;

7.3.1.10) identificar e explicitar problemas e questes que exijam exames mais aprofundados, os quais a equipe julgue dever ser levados considerao superior;

7.3.1.11) declarar se foi omitida alguma informao significativa, considerada confidencial ou restrita a certas pessoas (descrever a natureza dessa informao, assim como a lei ou qualquer outro critrio em que ela se baseia);

7.3.1.12) ao recolher documentos (ou cpias) para anexar ao relatrio, observar as normas para elaborao de papis de trabalho; e

7.3.1.13) toda e qualquer impropriedade relatada dever estar devidamente fundamentada na legislao concernente.

7.4) O relatrio deve, ainda, ser escrito em linguagem impessoal e cuidados especiais devem ser tomados para no se incorrer em erros de ortografia. 7.5) Quanto oportunidade de apresentao do relatrio, deve-se ter em mente que embora muito bem elaborado pode ter pouco ou nenhum valor, se apresentado demasiadamente tarde a quem caiba decidir.

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Princpios Gerais


7.6) Como sugesto de estrutura mnima para relatrio podemos relacionar:

7.6.1) Apresentao 7.6.2) Situao encontrada 7.6.3) Pontos relevantes que podero ser objeto de auditoria especfica 7.6.4) Concluso

7.6.1) Apresentao

7.6.1.1) nesta parte do relatrio so indicados os objetivos do trabalho de inspeo, as condies sob as quais o mesmo foi realizado, seu alcance e respaldo legal, bem como fornecidas informaes de natureza administrativa do rgo, bem como um breve histrico das atividades e/ou realizadas atuais.

7.6.1.2) sua correta elaborao contribui para a efetiva definio

da natureza do trabalho e das partes envolvidas.

7.6.1.3) podem ser considerados como dados bsicos as seguintes informaes:

nome do rgo; endereo; objetivos de sua criao;

rol de responsveis (nomes completos, cargos exercidos e perodos de gesto).

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Princpios Gerais


7.6.2) Situao encontrada

7.6.2.1) Comumente chamada de desenvolvimento, a parte mais detalhada do trabalho. Nesta seo devem ser relatadas as condies sob as quais o mesmo foi realizado e comentrios a respeito de irregularidades encontradas.

7.6.2.2) A descrio deve ser sucinta e conter detalhes da

estrutura do rgo, da eficcia dos controles e outros fatos que porventura tero infludo no desenvolvimento dos trabalhos.

7.6.2.3) nessa parte que so analisadas as evidncias

coletadas pela equipe. Tais evidncias, devidamente respaldadas em papis de trabalho, devem ser comentadas e analisadas luz da legislao pertinente. A equipe deve discorrer sobre as disposies legais infringidas, indicando-as precisamente e, quando aplicvel, apresentar suas concluses.

7.6.2.4) Em consonncia com os objetivos da inspeo, o

relatrio deve incluir a causa dos problemas detectados e as recomendaes para corrigi-los e aperfeioar os procedimentos.

7.6.2.5) A equipe deve evitar imiscuir-se em matria tipicamente

administrativa e em questes que esto afetas ao poder discricionrio dos dirigentes.

7.6.2.6) Todas as questes constantes da concluso devero ser

abordadas nesta parte do Relatrio.

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Princpios Gerais


7.6.3) Pontos relevantes

7.6.3.1) bastante comum que no decorrer dos trabalhos a

equipe encontre pontos que meream destaque. A preocupao que se deve ter com relao a estes quanto possibilidade do desvirtuamento do trabalho inicial.

7.6.3.2) Por mais que as evidncias encontradas sejam

considerveis, o objetivo inicial (inspeo especial e/ou extraordinria), no pode deixar de ter o tratamento devido.

7.6.3.3) Deve ser considerada a oportunidade e convenincia de

serem estes pontos tratados juntamente com o objetivo do trabalho. Caso contrrio, proposta de anlise posterior das evidncias encontradas deve constar de indicao para auditoria especfica.

7.6.3.4) Relativamente proposta referida, esta deve estar devidamente fundamentada em dispositivos legais que regulem a matria objeto do trabalho, com a respectiva indicao dos mesmos. Ao apontar uma irregularidade ou atestar que determinada conduta seja ilegal, a equipe deve, necessariamente, indicar a norma que respalde sua observao.

7.6.3.5) Nesta proposta para adoo de medidas corretivas, devem ser indicados os itens do relatrio em que foi tratado o assunto.

Out/99 26

Princpios Gerais


7.6.4) Concluso

7.6.4.1) Constar proposta para adoo de medidas corretivas e de sanes, quando for o caso, devendo vincular-se s determinaes regimentais e legais

Out/99 27

PROCEDIMENTOS DE INSPEO NOS RGOS DA ADMINISTRAO DIRETA

O presente manual tem a finalidade de orientar as Inspees Ordinrias realizadas em rgos da Administrao Direta.

Para os rgos que compem a Administrao Indireta

(Autarquias, Fundaes, Empresas Pblicas e Sociedades de Economia Mista) ser elaborado manual prprio, incluindo outros itens, tais como Tesouraria, Composio Acionria, Recursos Diretamente Arrecadados e Pessoal, no contemplados no presente manual.

A inspeo dever compreender as seguintes etapas:

1- Preparao Prvia (Planejamento no TCMRJ) 2- Inspeo no rgo 3- Relatrio de Inspeo (no TCMRJ)

1) PREPARAO PRVIA (PLANEJAMENTO NO TCMRJ)

1.1) verificao do relatrio da inspeo anterior; 1.2) definio do perodo de abrangncia da inspeo; 1.3) solicitao de ofcio de apresentao da equipe, atravs do

Inspetor Geral; 1.4) verificao do nome do titular do rgo; 1.5) solicitao ao rgo a ser inspecionado, da relao das notas de

empenho emitidas, durante o perodo de abrangncia da inspeo, (Relatrio n 14 do FINCOM );

Out/99 28

Procedimentos de Inspeo 1.6) com base na relao das notas de empenho, definir os processos

administrativos que sero examinados na inspeo; 1.7) preenchimento do Formulrio de Requisio/Devoluo de

Processos (Anexo 01);

1.8) utilizando a relao dos termos/atos no encaminhados ao TCMRJ, (Anexos I e II da Deliberao n 127/99) definir quais sero examinados na inspeo;

1.9) organizao de todos os papis de trabalho/formulrios que sero

utilizados na conduo da inspeo, bem como da legislao bsica aplicvel, que consiste principalmente de:

1.9.1) Legislao Bsica Aplicvel (vigentes poca da elaborao do presente Manual):

a) RGCAF, aprovado pelo Decreto n 3221/81; b) Lei Federal n 8.666/93 e suas alteraes; c) Decreto n 796/77 - Livro de Folhas Soltas

(instrumentos jurdicos); d) Decreto n 13891/95 - Suprimentos de Fundos; e) Decreto n 17387/99 - Concesso de Dirias e

Passagens na Administrao Municipal; f) Decreto n 13335/94 - Publicidade de Licitao na

Modalidade de Convite;

g) Resoluo CGM n 125/97 - Manual de Procedimentos do Controle Interno;

Procedimentos de Inspeo

Out/99 29

h) Resoluo CGM n 063/96 - Normas para o

Registro, Controle e a Inventariao dos Bens Existentes em Almoxarifado;

i) Resoluo CGM n 70/96 - Roteiro Bsico para a

Formalizao dos Processos de Despesa de Adiantamentos;

j) Resoluo CGM n 149/98 - Normas para Registro,

Controle e Inventariao dos Bens Tangveis e Intangveis

k) Resoluo Conjunta SMF/CGM Classificador de

Receitas e Despesas;

l) Quadro de Detalhamento de Despesa (QDD) do rgo, publicado no DORIO no final do exerccio anterior;

m) Decreto de Encerramento publicado no DORIO no

quarto trimestre do exerccio;

1.9.2) Papis de Trabalho/ Formulrios

1.9.2.1) requisio /devoluo de processos (Anexo 01). 1.9.2.2) quadro de adiantamentos/ impugnao de despesa

(Anexo 02); 1.9.2.3) para anlise de processos:

a) convite (Anexo 03); b) dispensa e inexigibilidade (Anexo 04); c) adiantamento (Anexo 05); d) fundo fixo (Anexo 06).

1.9.2.4) para acompanhamento da execuo de contratos

(Anexo 07);

1.9.2.5) para inventrios: a) questionrio (Anexo 08); b) conferncia fsica (Anexo 09).


Out/99 30

1.9.2.6) para bens mveis:

a) questionrio (Anexo 10); b) conferncia fsica (Anexo 11).

2) INSPEO NO RGO:

2.1) A equipe se apresenta com o Ofcio Gerncia Setorial de Contabilidade do rgo, ao Diretor de Administrao ou outro equivalente;

2.2) A equipe solicita um espao fsico apartado, para a realizao dos trabalhos sem interferncia dos auditados;

2.3) A equipe solicita providncias quanto :

2.3.1) entrega dos processos administrativos constantes do

Formulrio de Requisio/Devoluo de Processos (Anexo 01) ;

2.3.2) indicao do responsvel pelo controle e guarda dos

instrumentos jurdicos (contratos, convnios, termos de ajuste etc. );

2.3.3) apresentao da relao dos termos firmados no

perodo (n do instrumento, favorecido, objeto, vigncia e valor);

2.3.4) apresentao da relao dos termos em vigor (n do

instrumento, favorecido, objeto, vigncia e valor);

2.3.5) indicao, se houver, de outros ordenadores de despesa: nome , matrcula, cargo e ato normativo;


Out/99 31

2.3.6) composio das comisses de licitao, em exerccio,

durante o perodo de abrangncia da inspeo: presidente, vice-presidente, membros, suplentes e atos de designao;

2.3.7) quantidade de licitaes realizadas no perodo, nas

seguintes modalidades:

a) Concorrncia; b) Tomada de preos; c) Convite; d) Concurso;

e) Leilo.

2.3.8) apresentao da relao de adiantamentos pendentes de comprovao, na data da realizao da inspeo, contendo os seguintes itens:

a) Nome do servidor; b) Localizao; c) Data de recebimento;

d) Valor.

2.3.9) apresentao da relao dos suprimentos de fundos existentes no rgo, contendo:

a) Servidores responsveis;

b) Localizao;

c) Valor do fundo;


Out/99 32

2.3.10) preenchimento do formulrio do quadro de

adiantamento com impugnao de despesa ou declarao de no existncia (Anexo 02);

2.3.11) almoxarifado: indicao do responsvel (nome,

matrcula, cargo e ato de designao);

2.3.12) bens mveis: indicao do responsvel (nome, matrcula, cargo e ato de designao).


Out/99 33

2.4) REALIZAO DA INSPEO A inspeo propriamente dita consiste em executar as seguintes tarefas: 2.4.1) Anlise de processos; 2.4.2) Acompanhamento da execuo de instrumentos jurdicos

(termos); 2.4.3) Verificao do almoxarifado; 2.4.4) Verificao dos bens patrimoniais.

2.4.1) Anlise de processos

realizada sobre aqueles processos selecionados, levando-se em considerao a relao emitida/elaborada na fase de preparao prvia, utilizando-se para tal fim o Formulrio de Requisio e Devoluo de Processos ( Anexo 01 ).

Os processos examinados/analisados enfocaro as despesas

decorrentes de: 2.4.1.1) Convites 2.4.1.2) Dispensas/inexigibilidades 2.4.1.3) Adiantamentos 2.4.1.4) Suprimentos de fundos

2.4.1.1) CONVITES No Anexo 03 apresentado um modelo de formulrio para facilitar esta anlise.

Aspectos importantes a observar: . se os convites foram feitos por escrito, e com a antecedncia mnima de 5 dias teis da sua disponibilidade ou publicao (o que ocorrer por ltimo) e entregues; . se foram convidados o mnimo de seis licitantes do ramo, nos termos do decreto 13335/94; . se o montante da despesa se enquadra no limite legal;


Out/99 34

. se as empresas convidadas so controladas pelo mesmo grupo

econmico; . se houve publicao.

2.4.1.2. DISPENSAS E INEXIGIBILIDADES No Anexo 04 apresentado um modelo de formulrio para facilitar esta anlise.

Aspectos importantes a observar: . se as dispensas e inexigibilidades, quando de valor de tomada de

preos ou concorrncia, so remetidas ao TCMRJ; . se as despesas foram corretamente fundamentadas; . se houve fragmentao da despesa para evitar a licitao; . se houve autorizao expressa da autoridade competente e, quando

exigvel se foi justificada perante a autoridade superior para ratificao e publicao;

. se as publicaes foram feitas dentro do prazo; . se foi formalizado o contrato, quando exigido; . se h compatibilidade de valor; . se esto justificados o preo praticado e a escolha do fornecedor ou

executante.

2.4.1.2.1 Quanto s dispensas, verificar:

. os valores para enquadramento nos incisos I e II do artigo 24, da Lei 8.666/93.( no necessitando de justificativa );


Out/99 35

. se est devidamente caracterizada a situao emergencial ou

calamitosa, (inciso IV ); . se foi observado o prazo mximo de 180 dias consecutivos e

ininterruptos para execuo das obras ou servios, contados da ocorrncia da situao emergencial ou calamitosa;

. se foi observada a vedao de prorrogao de prazo (180 dias corridos e

ininterruptos) nos casos de situao calamitosa ou emergencial; . se h justificativa para a no repetio do certame, quando no

acudirem interessados licitao anterior, e se esto mantidas as condies preestabelecidas, ( inciso V);

2.4.1.2.2 - Quanto s inexigibilidades, verificar:

. se h justificativa pormenorizada que caracterize a inexigibilidade;

. se h documento comprobatrio da exclusividade;

. se h comprovao de ser o favorecido profissional do setor artstico;

. se h singularidade na natureza dos servios contratados, caso em que estaro enumerados no art. 13 da Lei n 8.666/93;

. se h realmente inviabilidade de competio;

. se est caracterizada a notria especializao da empresa ou

profissional.

. Procedimentos de Inspeo

Out/99 36

2.4.1.3 - ADIANTAMENTOS No Anexo 05 apresentado um modelo de formulrio para facilitar esta anlise.

Devero ser observados os art. 133 a 166 do RGCAF.

2.4.1.4 - SUPRIMENTO DE FUNDOS No Anexo 06 apresentado um modelo de formulrio para facilitar esta anlise. Dever ser observado o Decreto 13891/95 que regulamenta a matria.

2.4.1.5 - Termos decorrentes de convites, dispensas ou inexigibilidade . se o termo obedece minuta que acompanhou o convite (se for o

caso); e se a mesma est de acordo com a Minuta Padro e determinaes legais;

. se so mencionados:

- os nomes das partes, seus representantes legais, ato que autorizou

sua lavratura; - o nmero do processo administrativo referente licitao, sua

dispensa ou inexigibilidade; e - a sujeio dos contratantes s normas constantes da legislao

vigente;

. se h clusulas estabelecendo:

- o objeto e seus elementos caractersticos; - o regime de execuo e forma de fornecimento; - o preo, as condies e forma de pagamento, estabelecendo

desconto para antecipaes ou multa para atraso no pagamento;


Out/99 37

- o valor empenhado, com n e data da nota de empenho; - a dotao oramentria e classificao da(s) despesa(s);

- as condies e critrios de reajustamento, quando for o caso; - o prazo de vigncia, com determinao do prazo de incio de cada

etapa com a submisso ao cronograma aprovado de concluso, de entrega, de conservao, de recebimento definitivo, conforme o caso;

- as garantias exigidas para assegurar a plena execuo, com

percentual sobre o valor do contrato, quantia, modalidade, critrios para devoluo e seu prazo;

- os direitos e as responsabilidades das partes, as penalidades

cabveis e os valores das multas;

- a vinculao do contrato proposta da licitante vencedora do convite ou ato que dispensou ou inexigiu a licitao.;

- a obrigao do contratado de manter, durante toda a execuo do

contrato, compatibilizao com as obrigaes por ele assumidas, - os casos de resciso;

. se os documentos em lngua estrangeira foram traduzidos;

. se houve publicao, observando-se o prazo de acordo com o

contido na clusula contratual e se constam os dados indispensveis, determinados no RGCAF;

. Quanto garantia

. se a garantia exigida cobre todo o prazo contratual, inclusive durante o perodo de conservao;

. se a garantia prestada na modalidade de fiana bancria obedece

ao determinado no Decreto 14191/95


Out/99 38

. se foram necessrias complementaes durante o perodo de conservao;

. se o requerimento da devoluo da garantia foi no prazo e se a

atualizao, quando em moeda, est correta.

Quanto liquidao e pagamento

- Quanto liquidao da despesa, verificar:

se foi observado o constante do termo ou ajuste caso tenha sido lavrado;

se atendeu ao contido na Nota de Empenho ou documento

similar;

se h comprovante da entrega do material ou da execuo da obra ou prestao do servio;

se foram apresentados os comprovantes de quitao das

obrigaes com o INSS e FGTS;

se h Nota Fiscal e est emitida de acordo com a legislao em vigor;

se foi atestada a prestao do servio, a entrega do material ou

a execuo da obra.

- Quanto ao pagamento da despesa, verificar:

se houve advertncia ou aplicao de multa por atraso na entrega do material, execuo das obras ou prestao do servio. Ou se a multa foi relevada, ou paga, descontada da garantia se for o caso - ou dos pagamentos devidos;

se a autorizao do pagamento consta do processo e se foi

expedida aps a liquidao da despesa;


Out/99 39

se h a liquidao da despesa pelo setor competente para tal; se houve a reteno da parcela do IR;

se os encargos sociais e tributrios a cargo da empresa foram

calculados corretamente e recolhidos no prazo.

Hipteses de aditamento . se os pedidos de prorrogao ou de suspenso de contagem

foram efetuados dentro da vigncia contratual; . se consta deferimento da autoridade competente para prorrogar

o prazo, e se foi feita publicao; . se foi obedecido o limite de acrscimo ou supresses de 25% do

valor inicial atualizado, nos casos de servios, obras ou compras, e acrscimo de 50%, nos casos de reforma de edifcios ou equipamentos (art. 65, pargrafo 1 da Lei 8.666/93);

. se o termo aditivo, quando for o caso, foi lavrado no prazo

contratual; . se houve complementao da garantia, se for o caso, e se isto

consta do termo; . se foi publicado o termo.

2.4.2 - Acompanhamento da execuo de instrumentos jurdicos (termos): . A escolha dever recair sobre aqueles que tenham:

a) Sido verificado impropriedades durante o exame neste TCMRJ; b) Reincidncias detectadas em inspees e/ou auditorias

anteriores; c) Destaque na imprensa; d) Considervel interesse pblico; e e) Objeto polmico.


Out/99 40

Principalmente, trs aspectos devero ser observados para proceder execuo dos termos:

1) a conformidade do objeto contratado, com os servios executados e pagos, bem como a previso oramentria correspondente;

2) a verificao fsica do objeto contratado, observando o mencionado no item anterior;

3) acompanhamento de cronograma fsico-financeiro do objeto contratado ( medio, liquidao e pagamento da despesa).

No anexo 07 apresentado um modelo de formulrio sobre o assunto.

2.4.3 - Verificao do Almoxarifado

. Nos Anexos 08 e 09 so apresentados modelos para a verificao, sob a forma de um questionrio sobre os procedimentos e de um formulrio para a contagem fsica;

. Nestes Anexos so observadas as atividades inerentes ao

Almoxarifado, conforme dispe a legislao aplicvel matria (Resoluo n 63/96);

2.4.4 Verificao de Bens Patrimoniais . Nos anexos 10 e 11 so apresentados modelos para a verificao,

sendo um questionrio sobre os procedimentos, e de um formulrio para a contagem fsica

. Neste anexo so observados os procedimentos, do Controle Patrimonial,conforme dispe a legislao aplicvel matria (Resoluo n 149/98)


Out/99 41

3 - RELATRIO DE INSPEO ( NO TCMRJ )

. O relatrio a fase final da inspeo. Nele devem constar os

problemas e irregularidades encontrados no rgo, indicando os procedimentos para sua correo;

. Foi elaborado um modelo de Relatrio de Inspeo, includo no final

deste Manual, que servir para orientar sobre os principais itens a serem abordados

. Este modelo poder ser adaptado s necessidades da equipe que o

elabora, de acordo com as condies e necessidades relativas ao rgo inspecionado.

ANEXOS

TCMRJ

Inspeo ANEXO 01

rgo / Secretaria _____________________________ REQUISIO E DEVOLUO DE PROCESSOS

Modelo OUT / 99

Recebimento Devoluo N Processo

Data Rubrica Data Rubrica

Obs. (*)

Legenda : FN - Fora da Unidade NEJ - No entregue com justificativa NE - No entregue sem justificativa

TCMRJ

Inspeo ANEXO 02

rgo / Secretaria _____________________________ QUADRO DE ADIANTAMENTOS COM IMPUGNAO DE DESPESA

Modelo OUT / 99

PROCESSO

EMPENHO N

PROG.TRABALHO

VALOR

RESPON SVEL

AUTORIDADE REQUISITANTE

Declaramos que no perodo de _____/_____/_____ a _____/_____/_____

_________ houve despesas impugnadas. Em, de de

__________________________________

TCMRJ

Inspeo ANEXO 03

rgo / Secretaria _____________________________ EXAME DE PROCESSOS - CARTA CONVITE

Modelo OUT / 99

REGULAR IRREGULAR ESTUDAR O CASO

. N DO PROCESSO ____ / _________________ / ____ 1 - GERAL

H no processo: Form.Requisio? ( ) Pesquisa de Mercado (Mods 12/15 Res CGM 125/97) ? ( )

O valor se enquadra no limite legal ( art. 23 I e II , a da Lei 8.666/93 e suas alteraes ) ? ( ) O modelo de carta convite segue a minuta padro PGM n 240/96 ? ( ) Licitao autorizada por _____________________________ Inciso _____ , art. 397 - RGCAF

. 2 - CARTA CONVITE

Licitao N _____ / ___ , realizada em ____ / ____ / ____ R$ __________________ Objeto ____________________________________________________________________

. Aviso da licitao publicado no DORIO em _____ / _____ / ____

. Foi observada a antecedncia mnima de 5 dias (inciso IV do 2 do art. 21 Lei 8666/93) ? ( ) Atas assinadas pelos participantes ? ( ) Firmas (mn 6 - Dec13335/94) interessadas / convidadas ____ concorreram ___ venceram ____

. Homologao DORIO ___ / ___ / ___ fls. ____ Valor R$ ____________________ Contrato n ______ de ___ / ___ / ___ publicado DORIO ___ / ___ / ___

3 - DOTAO : Preenchido Form 2 Res CGM 125/97 (Reserva de Dotao) ? ( ) 4 - NOTA DE AUTORIZAO DE DESPESA ( NAD ) . FLS _ VALOR DATA _ AUTORID_ RATIFICA_ AUTORID _ PUBLIC_ ____ __________________ ___/___/___ ____________ ___/___/__ ___________ ___/___/__ ____ __________________ ___/___/___ ____________ ___/___/__ ___________ ___/___/__ . 5 - NOTA DE EMPENHO PT __________________________ CD _______________ . N VALOR DATA BENEFICIRIO____ ________ _________ _____________ ___________ __________________________________ _________ _____________ ___________ __________________________________ PT e CD contemplado no QDD (Quadro de Detalhamento) e de acordo com o objeto da despesa ? ( ) 6 - PROCESSO PAGAMENTO : BENEF _______________ NF ______ R$ _____________ BCO ________ CHQ _________ ___/___/___ BENEF _______________ NF ______ R$ _____________ BCO ________ CHQ _________ ___/___/___ Legenda: ( S) Sim (N) No (NA) No se Aplica (NV ) No verificado

TCMRJ

Inspeo ANEXO 04

rgo / Secretaria _____________________________ EXAME DE PROCESSOS DISPENSA INEXIGIBILIDADE

Modelo OUT / 99

Lei 8666/93 Inciso ____ art. 24 Inciso ____ art. 25

REGULAR IRREGULAR ESTUDAR O CASO . N DO PROCESSO ____ / _________________ / ____ 1 - GERAL 1.1 - Objeto _________________________________________________________________ 1.2 - Nos incisos I e II do art. 24 , h :

Formulrio de .Requisio (Mods 12/15 Res CGM 125/97) ? ( ) Pesquisa de Mercado (Mods 12/15 Res CGM 125/97) ? ( ) Proposta dos fornecedores ? ( )

1.3 - Nos incisos III a XXIV do art. 24 e no art. 25 , h , atendendo ao pargrafo nico do art. 26 :

Geral: Caracterizao da situao emergencial ? ( ) Razo da escolha do fornecedor ou executante ? ( ) Justificativa do preo ? ( )

Inciso IV : Na situao emergencial foi respeitado o limite de 180 dias, sem prorrogao ? ( )

Inciso V: H justificativa para a no repetio da licitao ? ( )

1.4 - O valor da despesa foi superior modalidade de TP ? ( )

( R$ 650 mil para compras ou servios , ou R$ 1.500 mil para obras / servios engenharia) Neste caso, foi firmado contrato? ( )

. 2 - DOTAO : Preenchido Form 2 Res CGM 125/97 (Reserva de Dotao) ? ( ) 3 - NOTA DE AUTORIZAO DE DESPESA ( NAD ) . FLS VALOR DATA AUTORID RATIFICA AUTORID PUBLIC ____ __________________ ___/___/___ ____________ ___/___/__ ___________ ___/___/___ ____ __________________ ___/___/___ ____________ ___/___/__ ___________ ___/___/___ . 4 - NOTA DE EMPENHO PT __________________________ CD _______________ . N VALOR DATA BENEFICIRIO _________ _____________ ___________ ________________________________ _________ _____________ ___________ ________________________________ PT e CD contemplado no QDD (Quadro de Detalhamento) e de acordo com o objeto da despesa ? ( ) 5 - PROCESSO PAGAMENTO : BENEF _______________ NF ______ R$ _____________ BCO ________ CHQ _________ ___/___/___ BENEF _______________ NF ______ R$ _____________ BCO ________ CHQ _________ ___/___/___ Legenda: ( S) Sim (N) No (NA) No se Aplica (NV ) No verificado

TCMRJ

Inspeo ANEXO 05

rgo / Secretaria _____________________________ EXAME DE PROCESSOS - ADIANTAMENTO

Modelo OUT / 99

REGULAR IRREGULAR ESTUDAR O CASO

N DO PROCESSO ____ / _________________ / ____

1 - REQUISIO : S [__] N [__] ART 136 Feita ao titular da unidade oramentria ? Contedo incisos I - S [__] N [__] Dados do beneficirio II - S [__] N [__] Valor por extenso III - S [__] N [__] Cdigos de PT e CD IV - S [__] N [__] Fund. legal da dispensa V - S [__] N [__] Prazos de aplicao VI - S [__] N [__] (Ver art. 134) - Declarao que o beneficirio no acumula

adiantamentos Objeto _______________________________ Beneficirio _______________________________ matrc _________________________ Requisitante _______________________________ matrc _________________________ PT _______________________________ CD _________________________ Nota Empenho ____________ de ____ / ___ / ___ Valor _________________________ 2 - ENQUADRAMENTO DA DESPESA : ART 135 - Incisos

[__] Valor no limite de 5% da modalidade Carta Convite ( R$ 4.000 em OUT / 99 ) I - [__] Diligncia fiscal II - [__] Eventuais de gabinete III - [__] Midas de pronto pagto IV - [__] Extraordinrias ou urgentes V - [__] Carter secreto ou reservado

3 - AUTORIZAO DA DESPESA : ART 137 FLS ______ Autoridade / Cargo _________________________________ [__] Public DO ___ / ___ / ___ 4 - PRAZOS : Datas limite : Aplicao ___ / ___ / ___ ltimo pagto ___ / ___ / ___ Comprovao ___ / ___ / ___ Prestao contas ___ / ___ / ___ 5 - RECEBIMENTO : ART 146 RECEB DATA ___ / ___ / ___ Cheque N ________________ FLS _____ 1 - [__] Acima de 5 unifs - depsito c / c n __________________________ 2 - [__] At 5 unifs chq descontado para aplicao em espcie 6 - APLICAO : ART 150 Pagtos : 1 [__] por cheque 2 [__] em espcie _____________________ - ___________________ = ______________________ valor empenhado valor aplicado saldo RECOLHIMENTO : Guia N _________________ FLS ____ S [__] N [__] at ltimo dia limite para aplicao (art 150 inc II) ? Documentos comprobatrios de despesa :

S [__] N [__] ART 151 - Declarao expressa do recebimento ? S [__] N [__] NA [__] ART 151 2 - Meno do n e data se pago por cheque ? S [__] N [__] ART 151 -E em nome da prefeitura ? S [__] N [__] ART 152 - Atestado por 2 servidores excludo o responsvel ? S [__] N [__] NA [__] ART 158 - Relao desp. sem recibo (inferior a uma UNIF) ?

7 - COMPROVAO : ART 157 DOCUMENTOS - Incisos

I - [__] Notas fiscais II - [__] Mapa discriminativo III - [__] Depsito bancrio IV - [__] Demonst. desp. locomoo V - [__] Recolhimento do saldo VI - [__] Recolh. impostos retidos VII - [__] Talonrio chq inutilizado VIII - [__] Extrato bancrio IX - [__] Declarao do almoxarifado no ter estoque do material

TCMRJ

Inspeo ANEXO 06

rgo / Secretaria _____________________________ EXAME DE PROCESSOS - FUNDO FIXO E SUPRIMENTOS (Fundamento Legal DEC 13.891/95, 17.926/99 e 20.633/01)

Modelo JUN/02

REGULAR IRREGULAR ESTUDAR O CASO PROCESSO ____ / __________________ / _____ VALOR DO FUNDO R$ _________________ 1 - GESTORES / CONTA BANCRIA Arts. 5 / 6 - Conta bancria em nome do rgo / Unidade Municipal ? ( ) Requisio do titular do rgo/Unidade ao ordenador de despesa (ANEXO I do Dec. 13.891)? ( ) rgo _______________________ Setor _____________________________ _____ Banco _______________________ Agncia _____Conta Corrente ______________

Gestor ___________________________________ Matric ____________________ Gestor ___________________________________ Matric ____________________

2 - NOTA DE AUTORIZAO DE DESPESA ( NAD )

FLS VALOR DATA AUTORID RATIFICA AUTORID PUBLIC ____ _________________ ___/___/___ ____________ ___/___/__ ____________ ___/___/___ ____ _________________ ___/___/___ ____________ ___/___/__ ____________ ___/___/___

. 3 - NOTA DE EMPENHO PT __________________________ CD _______________

N VALOR DATA _________ _____________ ___________ _________ _____________ ___________

4 - RECURSOS Art. 4 2 H autorizao do Prefeito e CGM para despesas sem restrio (espcie e natureza) ? ( ) Art. 2 caput O valor est no limite do art.24 II da Lei 8666/93 ( R$ 8.000,00 em jun/02 ) ? ( ) 1 Para valor acima do limite, h autorizao do Prefeito e visto da CGM ? ( ) 2 Cada despesa est limitada ao valor do art. 24 II ? (para os casos previstos no 1 ) ( ) H fracionamento que desobedea este limite ? ( ) Art. 11 Os ressuprimentos so efetuados quando as despesas atingem 60% do valor do fundo ? ( ) 5 - APLICAO Art. 4 Enquadramento das despesas : [__] Material de consumo [__] Pequenos servios manuteno [__] Imediatas em emergncia

Despesas no permitidas, autorizadas pelo Prefeito ( art. 4 2 ) ? ( ) [__] Gneros alimentcios [__] Flores [__] Cartes de visita [__] Taxi [__] Combustvel Art. 8 - Documentos pagos : a - No admitidos [__] Tquetes de caixa [__] N.F. simplificada ou ao consumidor b - Notas Fiscais em 1 via , sem rasuras e atestadas por 2 outros servidores contendo : Destinatrio : PCRJ ( Secretaria ) ? ( ) Data de emisso : Posterior ao ltimo ressuprimento ? ( ) Descrio detalhada : Do servio ou material ? ( ) Valor do imposto : Apenas destacado e j embutido no preo ? ( ) IRRF : Houve reteno para servios profissionais ( arts. 663/668 RIR/94 ) ? ( ) Foi recolhido por DARF em at 3 dias teis da semana seguinte reteno ? ( ) c - Recibos de autnomos : Utilizado modelo conforme Dec 13.891/95 ( ANEXO III ) ? ( ) IRRF : Houve reteno para servios profissionais ( arts. 663/668 RIR/94 ) ? ( ) Foi recolhido por DARF em at 3 dias teis da semana seguinte reteno ? ( ) Art. 10 - Retirada em espcie limitada a 10% de cada liberao de recursos ? ( ) Despesas sem recibo relacionadas e atestadas por outros 2 servidores ? ( ) 6 - PRESTAO DE CONTAS Art. 9 - Ofcio de encaminhamento ao ordenador de despesa ( ANEXO V do Dec. 13.891) ? ( ) - Mapa discriminativo da despesa ( ANEXO VI do Dec. 13.891) ? ( ) - Comprovantes das despesas ( NF ou recibo ) ? ( ) - Relao das despesas sem comprovantes ? ( ) - Comprovantes de IRRF ? ( ) - Guias de recolhimento de IRRF ? ( ) - Extrato da conta corrente ? ( ) - Conciliao bancria ( ANEXO VII do Dec. 13.891) ? ( ) Legenda: ( S) Sim (N) No (NA) No se Aplica (NV ) No verificado

TCMRJ

Inspeo ANEXO 07

rgo / Secretaria _____________________________ EXECUO DE TERMOS

Modelo OUT / 99

TERMO N - TCMRJ / Processo Administrativo - Objeto - Contratado - Assinatura - Prazo - Valor - EXECUO PREVISTA: EXECUO EFETIVADA:

TCMRJ

Inspeo ANEXO 08

rgo / Secretaria _____________________________ ALMOXARIFADO - QUESTIONRIO ( Resoluo CGM n 365,de 27/12/01)

Modelo JUN/02

RESPONSVEL (TITULAR) : _____________________________________________ RESPONSVEL PELA ESCRITURAO: _____________________________________________ 1 - DOS RESPONSVEIS: a) Houve substituio do responsvel ? ( ) b) Em caso afirmativo, foi lavrado o Termo de Transferncia de Responsabilidade (Anexo I) ? ( ) 2 - DO REGISTRO: a) O controle de estoque informatizado? ( ) b) utilizado o sistema informatizado corporativo gerido pela SMA, no caso de Adm. Direta, Fundaes e Autarquias ou o sistema que atenda Lei 6.404/76, no caso de empresas (Art 2, 1 e 2) ? ( ) 3 - DOS DOCUMENTOS DE ENTRADA E SADA a) Estes documentos esto arquivados em ordem cronolgica no almoxarifado? ( ) b) A Nota de Requisio est de acordo com o modelo do Anexo IV ? ( ) c) As Notas Fiscais esto atestadas por 2 servidores devidamente identificados (Art. 4, 2)? ( ) d) As Notas Fiscais esto arquivadas em ordem cronolgica na Unidade Adm. (Art. 4, 2)? ( ) d) Nas entradas por transferncia entre almoxarifados, devoluo e doao, e nas sadas por transferncia entre almoxarifados e baixa, est sendo emitido o Documento de Movimentao de Material - DMM , conforme modelo do Anexo V ? ( ) e) No caso de alienao, antes da emisso do DMM est sendo observado o disposto nos artigos 235 e 237 do RGCAF (referente aprovao pelo Prefeito e aceitao do rgo interessado) Art. 4, 4? ( ) 4 - DO CONTROLE CONTBIL a) O Demonstrativo de Movimentao de Estoque - DME (Anexo VI) est sendo encaminhado Contadoria Geral at o 5 dia til de cada ms ? ( ) b) Foi realizado em 31/12 e encaminhado, dentro do prazo determinado pelo Decreto de Encerramento do Exerccio, GSCA, o Inventrio Geral das Existncias Fsicas ? ( ) 5 - DOS BENS DISPONVEIS PARA TRANSFERNCIA a) Existem bens que estejam h, no mnimo, 6 meses sem movimentao ou com movimentao inferior a 10%? ( Relacionar ) ( ) 6 - DOS BENS EM TRANSIO DE BAIXA a) Foi apurado pela Comisso Inspecionante, conforme art. 13 1 , a incidncia de: OBSOLESCNCIA ( ) DANO ( ) EXTRAVIO ( ) IMPRESTABILIDADE ( ) b) Foi emitido o Termo de Constatao (Anexo II) ? ( ) c) Foi nomeada a Comisso para apurar responsabilidade ( art. 14 ) ? ( ) d) As baixas foram efetivadas pelos valores contbeis ( art. 15 ) ? ( ) 7 - DAS CONDIES DE ESTOCAGEM a) O almoxarifado dispe de equipamentos adequados para preveno de incndio ? ( ) b) Os extintores de incndio esto em locais acessveis ? ( ) c) As cargas dos extintores de incndio esto dentro do prazo de validade ? ( ) d) Apresenta vazamento nas instalaes hidrulicas ? ( ) e) Apresenta infiltrao de guas pluviais ? ( ) f) As condies de iluminao so satisfatrias ? ( ) g) O ambiente arejado ? ( ) h) Os equipamentos de estocagem (prateleiras e outros) esto em bom estado ? ( ) i) O espao fsico adequado ? ( ) j) A organizao dos materiais permite fcil localizao e circulao interna ? ( ) k) O acesso ao ambiente restrito ? ( ) l) Existe material permanente estocado ? ( Relacionar ) ( ) Legenda: ( S) Sim (N) No (NA) No se Aplica (NV ) No verificado

CDIGO

MATERIAL

UNI-DADE

LTIMA ENTRADA

INVENTRIO NF / DATA EMPEN QUANT

SALDONA

FICHA

CONTA-

GEM FSICA

DIFE-REN-A

OBSERV

AO

Modelo O

UT / 99

TCM

RJ Inspeo

A

NEXO

09

rgo / S

ecretaria _____________________________

QU

AD

RO

DE VER

IFICA

O D

E ALM

OXA

RIFA

DO

TCMRJ

Inspeo ANEXO 10

rgo / Secretaria _____________________________ BENS TANGVEIS E INTANGVEIS - QUESTIONRIO (Resoluo CGM 149 de 01/04/98 e Portaria Conjunta CTG/CCA 003 de 23/06/98)

Modelo OUT / 99

RESPONSVEL (TITULAR) : _____________________________________________ RESPONSVEL PELA ESCRITURAO : __________________________________ 1 - DO REGISTRO E CONTROLE CONTBIL a) O Cadastro de Bens Patrimoniais seguiu o modelo do Anexo IV, da Res. CGM 149/98 ? ( ) b) Os bens relacionados no Anexo III (Portaria 003/98), foram inventariados, independente do valor? ( ) c) Todos os bens esto cadastrados com o valor e a data de aquisio? ( ) d) A codificao est classificada em 5 grupamentos conforme Anexo II (Portaria 003/98) ? ( ) e) Foi formalizado o Termo de Cesso de Uso para os bens pertencentes a terceiros (Art 18 Res.) ? ( ) f) Os bens pertencentes a terceiros esto cadastrados separadamente (Art 19 nico da Res.) ? ( ) g) Para os bens recebidos em doao, est sendo observado o disposto na Seo IV, Res.149/98 ? ( ) h) O Cadastro de Bens Patrimoniais est atualizado ? ( ) i) Os bens intangveis esto devidamente relacionados no Cadastro de Bens Patrimoniais ? ( ) j) Foi elaborado o Demonstrativo de Bens No Inventariados - DNI ? ( ) k) Na movimentao de bens entre as Unidades emitido o Doc. Transferncia Patrimonial - DTP ? ( ) l) Nos acrscimos e baixas emitido o Documento de Movimentao Patrimonial - DMP ? ( ) m) Foi realizado em 31/12 o Inventrio Fsico Patrimonial ? ( ) 2 - DO CONTROLE a) Existe em cada sala uma relao dos bens com o respectivo n de inventrio, para facilitar o controle ? (recomendar) ( ) b) Os bens mveis esto devidamente identificados por etiqueta, plaqueta ou outro indicativo ? ( ) Legenda: ( S) Sim (N) No (NA) No se Aplica (NV ) No verificado

TCMRJ

Inspeo ANEXO 11

rgo / Secretaria _____________________________ BENS TANGVEIS E INTANGVEIS - QUADRO DE VERIFICAO

Modelo OUT / 99

CDIGO

DESCRIO

A

LOCALIZAO DO BEM

CORRESPONDE AO REGISTRO?

SIM NO

O BEM EST

IDENTIFICADO?

SIM NO

OBSERVAES

manual de inspeção do tcm rj

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