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Gestão Financeira - Novo modelo de Baixas GDP Controladoria e Finanças – Nov/2010
I) Objetivo
Buscando sempre atender as necessidades dos nossos clientes com agilidade e eficiência, demonstraremos, a seguir, os efeitos da nova modelagem, que visa ampliar o processo de baixa proporcionando combinações práticas e seguras da gestão financeira.
ÍNDICEI. ObjetivoII. Estrutura de Dados III. Novo modelo da baixaIV. Novo modelo do chequeV. Múltiplas MoedasVI. Novo modelo do vínculosVII. Contabilização on-lineVIII. Recursos GerenciaisIX. Melhorias Futuras
Novo modelo de Baixas
Melhoria na performance principalmente em processos envolvendo uma grande quantidade de registros.
Baixa de lançamentos com vários meios de pagamento.
Vínculos n x n.
Diferentes tipos de vínculos para o mesmo lançamento
Melhorias no processo de adiantamento.
Baixa parcial sem a geração de novos Lançamentos (melhor rastreabilidade).
Objetivo
Tratamento adequado ao uso de múltiplas moedas.
Possibilidade de baixar os lançamentos durante a compensação do extrato.
Utilização do novo modelo da Contabilidade (agora on-line).
Preparação para o tratamento da devolução e reapresentação do cheque.
Preparação para o tratamento de baixa com Cartão de Crédito.
Melhorias nas integrações com outros módulos.
Objetivo
II) Estrutura de Dados
A seguir apresentamos a antiga e a nova estrutura de dados.
ÍNDICEI. ObjetivoII. Estrutura de Dados III. Novo modelo da baixaIV. Novo modelo do chequeV. Múltiplas MoedasVI. Novo modelo do vínculosVII. Contabilização on-lineVIII. Recursos GerenciaisIX. Melhorias Futuras
Novo modelo de Baixas
III) Novo modelo de Baixas
A nova modelagem amplia o processo de baixa com o objetivo de proporcionar combinações práticas e seguras da gestão financeira.
ÍNDICEI. ObjetivoII. Estrutura de Dados III. Novo modelo da BaixasIV. Novo modelo do chequeV. Múltiplas MoedasVI. Novo modelo do vínculosVII. Contabilização on-lineVIII. Recursos GerenciaisIX. Melhorias Futuras
Novo modelo de Baixas
Cheque
LANÇAMENTO
Extratos de Caixa
Cheque
Dinheiro
Meio de Pagamento
Dinheiro
Baixa de Lançamento com um ou vários meios de pagamento
Processo
Baixa de vários Lançamentos com um meio de pagamento
Extrato de CaixaMeio de Pagamento
LANÇAMENTO
LANÇAMENTO
Dinheiro Dinheiro
Processo
Baixa de Lançamentos com vários meios de pagamento
Extrato de Caixa
Meios de Pagamento
LANÇAMENTO1000,00
LANÇAMENTO500,00
Cheque pré 200,00
Cheque 800,00
Cheque 200,00
Dinheiro 200,00
Dinheiro 100,00
Dinheiro 300,00
Cheque 1000,00
Cheque pré 200,00
Processo
LANÇAMENTO FINANCEIRO
1000,00Baixa parcial
200,00
Situação em 01/11/2010: Em aberto
NovoLANÇAMENTO FINANCEIRO
800,00
Dificuldades:- Fragilidade no controle (a critério do usuário),- Volume de dados. - Impactos na Rastreabilidade.
Baixa parcial – Como era antes
Lançamento Financeiro
5000,00
Baixa Parcial1000,00Dinheiro
Baixa Parcial1000,00
Cheque Itaú
Em aberto2000,00
Baixa Parcial1000,00Cheque
Caixa
Principais Vantagens
• Valor baixado gravado no Lançamento de origem.
• Não será gerado Lançamento com a diferença do valor.
• Permitido usar ‘n’ meios de pagamento.
• Rastreabilidade;• Uniformidade;• Controle;• Segurança.
Status do Lançamento:Baixado Parcialmente
Baixa parcial – Novo modelo
Processo rápido, dinâmico e simplificado para baixar Lançamentos
Extratos de Caixa para cada um dos Lançamentos baixados
Meio de Pagamento
LANÇAMENTO
LANÇAMENTODinheiro
Dinheiro
LANÇAMENTO
Dinheiro
Dinheiro
Dinheiro
Extrato de Caixa
Extrato de Caixa
Extrato de Caixa pelo total baixado
OU
Baixa Simplificada
IV) Novo modelo de Cheques
Implementamos um controle mais amplo e seguro para os cheques emitidos e “devolvidos”.
ÍNDICEI. ObjetivoII. Estrutura de Dados III. Novo modelo da BaixasIV. Novo modelo do ChequesV. Múltiplas MoedasVI. Novo modelo do vínculosVII. Contabilização on-lineVIII. Recursos GerenciaisIX. Melhorias Futuras
Novo modelo de Baixas
Agora o tratamento do cheque será por meio de uma entidade bem definida.
Controle de cheques devolvidos.
Anexo de histórico de cheque para o Lançamento.
Processo de reapresentação do cheque ao banco.
Novo modelo de Cheques
V) Múltiplas Moedas
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Tratamento adequado para múltiplas moedas.
Novo modelo de Baixas
O valor baixado do
lançamento ficará na moeda do lançamento.
O valor baixado do item ficará na moeda da baixa.
Se a moeda do lançamento for diferente da moeda da conta caixa, será realizada a conversão de valores pela cotação da data de baixa informada.
Múltiplas Moedas
VI) Novo modelo de Vínculos
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Inovamos e ampliamos o processo de vínculos.
Novo modelo de Baixas
ADIANTAMENTO1000,00
Despesas1.500,00
NovoLANÇAMENTO
500,00
Extrato1000,00
Desvantagens: . Geração de novos lançamentos, . Fragilidade no controle (a critério do usuário),. Impactos na rastreabilidade.
Vínculos – Como era antes
Crédito de ADIANTAMENTO
1000,00
Baixa500,00
Lançamento tipo ADIANTAMENTO
1000,00
Lançamento da despesa1.500,00
Baixa1.000,00
Vantagens:
. Rastreabilidade eficiente;. Uniformidade;. Controle;. Segurança.
Vínculos – Novo modelo
Mais vantagens
CREDITO DE ADIANTAMENTO
500,00
Lançamento 500,00
Lançamento 300,00
Lançamento 200,00
Vários Créditos de Adiantamento vinculados a um ou vários Lançamentos
CREDITO DE ADIANTAMENTO
500,00
Novo modelo de vínculos
”Anexos”Permite visualizar os vínculos de um Lançamento
Visualização dos vínculos por lançamento
VII) Novo modelo de Contabilização
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Melhor visibilidade com segurança e agilidade.
Novo modelo de Baixas
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O sistema possui uma capa que é o LANÇAMENTO, COM ID, DESCRIÇÃO E DATA.
Dentro do lançamento constam as partidas, facilitando a identificação da contabilização
Nova estrutura para Lançamento e Partidas
Contabilização
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Nesta visão o agrupamento foi feito pelo ID e Data.
Flexibilidade na nova interface de Lançamentos
Contabilização
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Este recurso fantástico dos sistemas permite visualizar de forma gráfica, a origem dos lançamentos contábeis com facilidade e confiabilidade.
Permite a identificação de lançamentos agrupados e a sua composição.
Garante segurança da informação e uma enorme agilidade aos processos de conferência dos fatos Contábeis.
Rastreabilidade
Contabilização
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Rastreabilidade
Informações detalhadas apenas com um clique.
Contabilização
VIII) Recursos Gerenciais
O Grande desafio da administração é a análise das informações. Esta análise deve ser feita de modo que as ferramentas e dados disponíveis, possam detectar tendências e tomar decisões eficientes e no tempo correto.
ÍNDICEI. ObjetivoII. Estrutura de Dados III. Novo modelo da baixaIV. Novo modelo do chequeV. Múltiplas MoedasVI. Novo modelo do vínculosVII. Contabilização on-lineVIII. Recursos GerenciaisIX. Melhorias Futuras
Novo modelo de Baixas
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Interface
Atalhos mais usados
Avisos online diretamente da TOTVS
Recursos Gerenciais
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Exportação de dados da visão de lançamentos para uma “Agenda”
Recursos Gerenciais
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Agenda de CompromissosCompromissos a pagar por dia, semana, mês...
Recursos Gerenciais
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Layout configurável
Agrupador de Colunas
Totalizador
Cores alternadas
Recursos Gerenciais
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Visualização dos vínculos por Lançamento
”Anexos”Permite visualizar todos os vínculos de um Lançamento
Recursos Gerenciais
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Adiantamentos por Cliente/Fornecedor
A sentença indicada como “Anexos” retorna todos os “Adiantamentos” para o Cliente/Fornecedor
Recursos Gerenciais
VIII) Melhorias Futuras
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Novo modelo de Baixas
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Implementação de tratamentos para pagamento com Cartão de Crédito através do Portal Educacional.
Cálculo da baixa parcial com valores proporcionais.
Criação de uma tabela de valores definidos do usuário que permitirá a definição de valores que podem ser associados ao lançamento por cada um dos módulos do cliente (Gestão Imobiliária, Gestão Educacional, Gestão de Estoques etc.).
Esses valores poderão ser parametrizados e possuir default, assim como os valores opcionais existentes hoje.
Criação de um processo de “Agrupamento”, que possibilitará agrupar vários Lançamentos para a emissão de boletos sem as atuais restrições da fatura.
O conceito do cheque será remodelado, permitindo um maior gerenciamento e controle.
Melhorias Futuras
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Cecília Franco
QUESTÕES
IMAGEM
Novo modelo de Baixas