gestão de projetos e programas - aula # 12

Aula 12: Gestão de Comunicações

Área de Conhecimento # 7:

Gestão de Comunicações

Elaboração:

Prof. Dr. E. A. Capuano Especialista em Políticas Públicas e Gestão Governamental

Essa área de conhecimento inclui os processos

necessários para garantir a tempestividade e adequação

do planejamento, coleta, criação, distribuição,

armazenamento, recuperação, gestão, controle,

monitoramento e disponibilização das informações do

projeto, conforme a necessidade de cada participante.

É a atividade de Gestão de Projetos que consome a maior

parcela do tempo do Gerente do Projeto.

A comunicação efetiva desenvolve uma “ponte” entre os

diversos participantes do projeto, que podem ter diferentes

perspectivas e interesses no projeto, diferentes bases

culturais e organizacionais, diferentes níveis de

especialização e, principalmente, diferentes níveis de

poder sobre os destinos do projeto.


Áreas de Conhecimento x Grupos de Processos

Áreas

Grupos de Processos

Iniciação Planejamento Execução Monitoramento

e Controle Encerramento

1. Integração

Desenvolver

Carta de

Projeto

(Project

Charter)

Desenvolver Plano de

Gestão de Projeto

Dirigir e

Gerenciar os

Trabalhos do

Projeto

Monitorar e

Controlar os

Trabalhos

Executar

Controle

Integrado de

Mudanças

Encerrar Fase ou

Projeto

2. Escopo

Planejar Gestão do

Escopo

Coletar Requisitos

Definir Escopo

Criar EAP

Validar Escopo

Controlar

Escopo

3. Tempo

Planejar Gestão do

Cronograma

Definir Atividades

Sequenciar

Atividades

Estimar Recursos por

Atividade

Estimar Duração das

Atividades

Desenvolver

Cronograma

Controlar

Cronograma


Áreas

Grupos de Processos



4. Custo

Planejar Gestão

de Custo

Estimar Custos

Determinar

Orçamento

Controlar Custos

5. Qualidade Planejar Gestão

da Qualidade

Executar

Garantias de

Qualidade

Controlar

Qualidade

6. Recursos

Humanos

Planejar Gestão

de Recursos

Humanos

Adquirir

Equipe de

Projeto

Desenvolver

Equipe de

Projeto

Gerenciar

Equipe de

Projeto

7. Comunicações Planejar Gestão

de

Comunicações

Gerenciar

Comunicações

Controlar

Comunicações


Áreas

Grupos de Processos



8. Riscos

Planejar Gestão

de Riscos

Identificar

Riscos

Executar

Análise

Qualitativa de

Riscos

Executar

Análise

Quantitativa de

Riscos

Planejar

Respostas aos

Riscos

Controlar Riscos

9. Aquisições Planejar Gestão

de Aquisições

Conduzir

Aquisições

Controlar

Aquisições

Encerrar

Aquisições

10. Participantes Identificar

Participantes

Planejar Gestão

de Participantes

Gerenciar

Engajamento

de

Participantes

Controlar

Engajamento de

Participantes


1. Planejar a

Gestão de

Comunicações

2. Gerenciar as

Comunicações

Processos de Gestão de Comunicações

3. Controlar as

Comunicações


1. Planejar a Gestão de Comunicações: é o processo de

planejar uma abordagem técnica e politicamente

apropriada para as comunicações com cada participante

do projeto, com base em informações sobre suas

necessidades e requisitos e as propriedades dos

processos organizacionais correlatos.

2. Gerenciar as Comunicações: é o processo de coletar,

criar, interpretar, armazenar, processar, recuperar e

distribuir informações sobre o projeto para os diversos

participantes, conforme o Plano de Gestão de

Comunicações.

3. Controlar as Comunicações: é o processo de monitorar

e controlar as comunicações ao longo da duração do

ciclo de vida do projeto e garantir que as necessidades

de informações dos participantes do projeto sejam

atendidas tempestivamente.


Estabelecer as expectativas de gestão de comunicações;

Escutar ativa e efetivamente;

Identificar os padrões de linguagens mais apropriados para

comunicação entre os membros e equipes do projeto;

Interpretar e apresentar dados e informações em contextos;

Questionar e examinar ideias e situações para garantir uma

melhor compreensão das coisas;

Falar em público com desenvoltura no discurso e uso

correto do idioma (capacidade de “oratória”);

Sintetizar relatórios e apresentações;

Utilizar tecnologias da informação adequadas para melhor

comunicação entre os membros do projeto.

Importantes Habilidades de Comunicação

do Gerente do Projeto


Identificar os porta-vozes mais importantes na organização

ou grupo de cada participante;

Conhecer o perfil profissiográfico, o nível de liderança, as

perspectivas e interesses de cada porta-voz das

organizações ou grupos participantes do projeto;

Identificar e desenvolver abordagens de comunicação

adequadas para interação com cada membro da equipe ou

organização participante;

Identificar os níveis de poder de cada membro ou

organização participante na organização e as abordagens

adequadas de comunicação com os mesmos;

Identificar lideranças técnicas na equipe do projeto e as

abordagens mais adequadas para comunicação com as

mesmas nos processos decisórios.


Entradas:

Plano de Gerenciamento do Projeto

Registro dos Participantes

Fatores do Ambiente Organizacional

Propriedades dos Processos Organizacionais

Ferramentas e Técnicas:

Análise de Requisitos de Comunicação

Tecnologias de Informação e Comunicação

Modelos de Comunicação

Métodos de Comunicação

Reuniões

Saídas:

Plano de Gestão de Comunicações

Atualizações em Documentos do Projeto

1. Planejar a Gestão de

Comunicações


Participantes do Projeto

Patrocinador (Sponsor)

Gerente do

Projeto

Gerente do

Negócio

Colaborador

(Membro da Equipe) Parceiro

Beneficiário


Meios de Comunicação: Vantagens e

Desvantagens


Fonte: https://www.google.com/search...Intimacy+in+Today%27s+Communication


O Problema da Interpretação na Comunicação

Fonte: http://rickiehui.wordpress.com/.../use-sharepoint-as-pmis-for-project-management/


Análise de Requisitos de Comunicação

complexidade do plano de comunicações;

recursos de comunicação disponíveis;

dispersão geográfica dos membros das equipes;

políticas de informação e comunicação (definição de

informações abertas & informações classificadas);

perfis e direitos de usuários (a que tipo de informação

cada membro da equipe pode ter acesso – no caso de

organizações militares, vale o princípio de acesso

baseado na “necessidade de saber”);

número de possíveis canais de comunicação:

Nc = n . (n – 1) / 2

(“Nc” é o número de canais e “n” é o número de

participantes do projeto).


Importante no Plano de Comunicações

Atores que deverão interagir: quem deverá se comunicar

com quem, em que situações e quando;

Modo de comunicação: deverá ser estabelecido para cada

canal de comunicação (tecnologias síncronas ou

assíncronas, formas de comunicação, linguagens, etc);

Métodos de comunicação: interativos (conversas ao vivo

ou on line – telefone, audio e videoconferência); troca de

mensagens digitais (síncronas ou assíncronas); broadcast

(tecnologia push); repositórios e portais na WWW (com

acesso pela Internet);

Canais formais de informações das áreas de negócio:

observar, para tanto, os organogramas;

Canais informais: a serem utilizados em situações onde os

canais formais não funcionarem.


Matriz RACI

Fonte: http://www.ddn.pt/noticias/detail/id/60/

R: responsável pela tarefa;

A: deve prestar contas pela tarefa;

C: deve ser consultado;

I: deve ser informado.


Sistemas de Informação para

Gestão de Projetos

Sistemas de Informação para Gestão de Projetos (Project

Management Information Systems – PMIS, que também

aparecem embutidos em soluções Project Portfolio

Management – PPM), têm como objetivo a coleta,

armazenamento, processamento, recuperação,

apresentação e distribuição de informações necessárias

para as equipes envolvidas num projeto;

Em geral, o sistema consiste de um conjunto de aplicativos

de software com recursos e finalidades específicas para

cada área de conhecimento e grupo de processos para o

gerenciamento de projetos;

PMIS/PPM disponíveis no mercado: Microsoft Project;

Oracle Primavera; SAP PPM; outros.


É uma ferramenta de planejamento que permite:

organizar as informações do Plano de Gerenciamento

do Projeto nos detalhes mais importantes;

agendar metas que devem ser alcançadas e

respectivos marcos temporais (milestones);

agendar as atividades e tarefas nas sequências lógicas

corretas;

alocar os recursos necessários para as atividades e

agendar suas entregas (calendário de recursos);

estimar e registrar os prazos e custos das atividades;

elaborar e ajustar continuamente o orçamento;

preparar relatórios sobre o desempenho do projeto;


monitorar, continuamente, o progresso do projeto

comparando as metas realizadas com as planejadas;

revisar o agendamento das atividades para acomodar

mudanças não previstas e atualizar os planos e

documentos do projeto;

testar diversos cenários antes de mudar o plano;

comunicar, automaticamente, os afetados pelas

mudanças no projeto;

solicitar feedback sobre os progressos obtidos pelos

participantes do projeto;

introduzir atualizações instantâneas nos documentos do

projeto pela Internet ou Intranet.


Cronograma no MS Project

Fonte: http://www.ufjf.br/peteletrica/files/2010/09/ApostilaMSProject-2008.pdf


Fonte: http://www.ufjf.br/peteletrica/files/2010/09/ApostilaMSProject-2008.pdf


Fonte: http://arquivo.ulbra-to.br/ensino/43020/artigos/relatorios2006-1/...Informacao.pdf


Fonte: http://spiderproject.com.br/ms-project-spider-e-primavera-discussoeslista-e-plan/

Cronograma no “Primavera”


Entradas:

Plano de Gestão de Comunicações

Relatórios de Desempenho das Comunicações

Fatores do Ambiente Organizacional


Ferramentas e Técnicas:

Tecnologias de Informação e Comunicação

Modelos de Comunicação

Métodos de Comunicação

Saídas:

Comunicações do Projeto

Atualizações no Plano de Gestão do Projeto

Atualizações nos Documentos do Projeto

Atualizações nas Propriedades dos Processos Organizacionais

2. Gerenciar as Comunicações

Sistemas de Gestão da Informação

Relatórios de Desempenho


Entradas: Plano de Gerenciamento do Projeto

Comunicações do Projeto (Registros)

Registro de Problemas

Dados de Desempenho dos Trabalhos


Ferramentas e Técnicas: Sistemas de Gestão da Informação

Avaliação de Especialistas

Reuniões

Saídas: Informações sobre o Desempenho dos Trabalhos

Solicitações de Mudanças

Atualizações no Plano de Gerenciamento do Projeto

Atualizações nos Documentos de Projeto

Atualizações nas Propriedades dos Processos Organizacionais

3. Controlar as Comunicações



Fontes: http://integratedsecurity.in/html/VideoConferenceSystem.html, http://www.ign.com/articles/2010/01/05/ces-2010-skype-

comes-to-hdtvs , http://pt.slideshare.net/p6academy/project-portfolio-management-comparison-of-microsoft-epm-and-

primavera-p6-v7-ppt

Sistemas Eletrônicos de Gestão da

Informação em Projetos

E-mail + Planilha Solução PPM

http://integratedsecurity.in/html/VideoConferenceSystem.html








http://www.ign.com/articles/2010/01/05/ces-2010-skype-comes-to-hdtvs
























http://pt.slideshare.net/p6academy/project-portfolio-management-comparison-of-microsoft-epm-and-primavera-p6-v7-ppt



































Fonte: http://pt.slideshare.net/p6academy/project-portfolio-management-comparison-of-microsoft-epm-and-primavera-p6-v7-ppt

Planilha de Gerenciamento de Projetos




































Fontes: http://integratedsecurity.in/html/VideoConferenceSystem.html,


Meios de Comunicação Eletrônica em Projetos

































Fim da Aula # 12


Fonte: http://www.brighthubpm.com/methods-strategies/126322-improve-your-projects-communication-with-

these-inspirational-quotes/#imgn_0

gestão de projetos e programas - aula # 12

Government & Nonprofit