fundamentos de planejamento e gestão de projetos
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FUNDAMENTOSPlanejamento de Projetos & Gestão LUCAS T. FARIA
NOVA REALIDADE
• Cenários mais competitivos
• Segmento de Edificações: atrasado
• Baixa qualidade em gestão
• Baixa qualidade dos produtos finais
O copo está meio vazio ou meio cheio?
OBJETIVOS
1ª Parte
Planos Riscos #Partiu!1º Passo!
2ª Parte 3ª Parte 4ª Parte
OBJETIVOS
Metas do ProjetoOs 3 Objetivos de Todo Projeto
PrioridadesOrganização
1ª Parte
1º Passo!
OBJETIVOS
1ª Parte
Planos Riscos #Partiu!1º Passo!
2ª Parte 3ª Parte 4ª Parte
OBJETIVOS
Planos
2ª Parte
Os escopos do ProjetoDependênciasAgendamento
Trade-off
OBJETIVOS
1ª Parte
Planos Riscos #Partiu!1º Passo!
2ª Parte 3ª Parte 4ª Parte
OBJETIVOS
Riscos
3ª Parte
Gerenciando Riscos&
Planejando ambiguidades
OBJETIVOS
1ª Parte
Planos Riscos #Partiu!1º Passo!
2ª Parte 3ª Parte 4ª Parte
OBJETIVOS
#Partiu!
4ª Parte
Modos de Execução&
Aqueles que Executam
O que é um projeto?
1ª
O quê todos esses projetos têm em comum?
Criam um produto ou serviço único
Temporários
Requerem coordenação multi-disciplinar
Restritos pelo tempo, custos ou recursos
Por quê é relevante?
• Com ferramentas certas, planejamos e executamos melhor
• Processos de Projetos: • Objetivos distintos • Diferentes critérios de sucesso
• Projetos são únicos
Por quê é relevante?
Definições do Projeto
• Qual a meta?
• Os Três Objetivos • Escopo • Tempo • Orçamento
• Estabelecendo Organização
Os 3 objetivos
Escopo
OrçamentoTempo
Os 3 objetivos
Escopo
OrçamentoTempo
Organização de um Projeto• Quem estará fazendo o trabalho?
• Quem é o gestor do projeto?
• Quem está pagando pelo projeto?
• Quem estará usufruindo do produto ou serviço?
• Quem será afetado pelo projeto?
Motivos de Fracasso• Pouco ou nenhum planejamento
• Meta, escopo ou cronograma não claros
• Falta de liderança
• Falta de treinamento na tecnologia empregada
• Nenhuma lição adquirida de erros de projetos passados
• Falta de gerenciamento de projetos
• Tendências: otimismo, custos menores, etc.
Medindo Sucesso
Escopo
OrçamentoTempo
Medindo Sucesso
Escopo
OrçamentoTempo
Consegui atender o que era desejado?
O consumidor está satisfeito?
Medindo SucessoEscopo
OrçamentoLucro ou prejuízo?
Em quanto?
Medindo Sucesso Escopo
TempoCumpri com o prazo?
Ciclo de Vida de um Projeto
Início
Estabelecer organização
Definições do projeto
Plano
Escopo
Recursos
Trade-off
Riscos
Execução
Monitorar
Comunicar
Corrigir & Controlar
Final
Finalizar
Realizar um pós-mortem
Ciclo de Vida de um Projeto
Início Plano Executar Finalizar
Plano Executar
Plano Executar
Planejando um Projeto
2ª
O Executivo Eficaz
• Declaração de intenções ≠ comprometimento
• Não é uma camisa de força
• Deve ser revisado com frequência
• Deve ser flexível
• Requer um sistema de controle de resultados vs. expectativas
Um Plano de Ação é…
Ciclo de Vida de um Projeto
Início
Estabelecer organização
Definições do projeto
Plano
Escopo
Recursos
Trade-off
Riscos
Executar
Monitorar
Comunicar
Corrigir & Controlar
Finalizar
Finalizar
Realizar um pós-mortem
Ciclo de Vida de um Projeto
Plano
Escopo
Recursos
Trade-off
Riscos
• Identificaremos nosso escopo
• Formularemos um cronograma
• Planejaremos nossos recursos
• Analisaremos ganhos versus perdas
• Desenvolver gerenciamento de riscos
Estrutura de Divisão de Trabalho
• Visualmente divide o escopo do projeto
• Projetos • Subprojetos
• Módulos de Trabalho • Atividades & Tarefas
Work Breakdown Structure – WBS
Estrutura Analítica de ProjetoWork Breakdown Structure – WBS
Estrutura Analítica de ProjetoWork Breakdown Structure – WBS
Work Breakdown Structure – WBS
Dicas• Usar Sticky Notes / Quadro
• Desenvolver equipes
• Usar software automatizado, e.g. MS Project
• Detalhamento não menos que 5 a 10% de cada recurso
Estrutura Analítica de Projeto
Planejando Vínculos
Planejando Vínculos
Planejando Vínculos
Atividade, descrição, antecessores
Planejando Vínculos
Gráfico de Gantt
Gráfico de Gantt
Gráfico de Gantt
Problemas no Cronograma…
• Lei de Parkinson • A Síndrome do Estudante • Excesso de Confiança • Sensações Tendenciosas
Análise de Cronograma
• Redução de projetos ocorre apenas encurtando os caminhos críticos
• Talvez seja interessante ($$$) reduzir o cronograma de um projeto
• Novos caminhos críticos ocorrerão
É um mundo muito arriscado
3ª
Fontes de Incerteza
Incertezas Previsíveis
Complexidades
Incertezas Imprevisíveis
Fontes de Incerteza
Incertezas Previsíveis
Complexidades
Incertezas Imprevisíveis
Variabilidade
Caminhos AlternativosIncertezas
Fontes de Incerteza
Incertezas Previsíveis
Complexidades
Incertezas ImprevisíveisTarefas do Projeto
Partes interessadasRiscos
Fontes de Incerteza
Incertezas Previsíveis
Complexidades
Incertezas Imprevisíveis
Novas Tecnologias
Novos Mercados
Ambiguidade
Gerenciamento de Risco
Identificação Avaliação Resposta Controle
Gerenciamento de Risco
Identificação Avaliação Resposta Controle
Brainstorming, Lista de tarefas,
projetos anteriores
Registrar riscos
Gerenciamento de Risco
Identificação Avaliação Resposta Controle
Qual o impacto? Qual probabilidade?
Registrar prioridades
Gerenciamento de Risco
Identificação Avaliação Resposta ControleIdentificar respostas
Estratégias p/ cada risco Deliberar responsabilidades
Gerenciamento de Risco
Identificação Avaliação Resposta ControleAtualizar riscos
Atualizar probabilidades Executar estratégias
Gerenciamento de Risco
Identificação Resposta ControleAvaliação
Avaliação de Riscos
Quase Certeza >75%
Provável 50-75%
Moderado 25-50%
Improvável 10-25%
Raro <10%
Insign
ifican
teBaix
o
Modera
do Alto
Catastr
ófico
Avaliação de Riscos
0,8
0,6
0,4
0,2
0,05 0,1 0,2 0,4 0,8
Pontuação de Risco = Probabilidade x Impacto
Registro de Riscos
ID Área Risco Tipo Risco Probab. Impacto Pontuação Quem?
1 OP01 Operações Cronograma 4 4 16
2 W01 Time Escopo 3 3 9
3 E09 Engenharia Custo 3 3 12
Registro de Riscos
Análise de Riscos
# ATV Descrição Predesc. D. Mín. D. Provável D. Máx.
1 Criativo - 3 5 7
2 Estratégia - 1 2 6
3 Marketing 1;2 2 4 8
4 Vendas 3 1 2 7
Análise de Riscos
Duração
Operaç
ão
Gráfico Tornado
Análise de Riscos – CronogramaOracle Crystal Ball
Análise de Riscos – CronogramaOracle Crystal Ball
Análise de Riscos – CronogramaOracle Crystal Ball
Cenários para Cronogramas
• Analisar estimativas em trios: tempo adiantado, normal, e atrasado
• Considerar dados históricos • Perguntar diferentes opiniões • Imaginar o projeto como uma faixa de
tempo ou invés de uma data específica
Riscos Orçamentários
• Estimativas de custos variam muito • Riscos previsíveis podem onerar os custos do
projeto • Estabelecer um plano de contingência
orçamentário (PCO) • PCO deve ser alocado para o projeto e não
para uma tarefa – isso o torna mais flexível parar o gestor do projeto.
Riscos Orçamentários
#Partiu!
4ª
Execução de Projeto
Execução
Corrigir &
ControlarRelatar
Monitorar
Execução de Projeto
Execução
Monitorar
Físico ou Virtual? Frequência?
Escritório de Gerenciamento de Projeto? Que informações serão monitoradas?
Execução de Projeto
Relatar
Frequência? De quem?
Para quem?
Execução de Projeto
Execução
Corrigir &
Controlar
Monitorar
Que decisões serão feitas? Que decisões serão tomadas?
Quem está liderando a execução? Como comunicar os resultados?
Índices de DesempenhoÍndice de Desempenho de Cronograma & Orçamentário
SPI CPI
Tempo
O ideal é que o SPI e o CPI sejam iguais ou maiores que 1 (100%).
Índices de DesempenhoPor quê multi-tarefar é ruim?
Podemos superar?
• Times pequenos de dedicação exclusiva
• Tarefas específicas curtas
• Trabalho em equipe
Considerações Finais