ferramentas da qualidade aplicadas a gestÃo de … · utilizados em uma organização. o estoque...
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CENTRO UNIVERSITÁRIO CESMAC
ALLAN KRYSTHIAN JOHNNIER DA SILVA
FERRAMENTAS DA QUALIDADE APLICADAS A GESTÃO
DE ESTOQUE: Estudo de caso em um Centro Universitário na
cidade de Marechal Deodoro-AL
MACEIÓ-AL
2018/1
ALLAN KRYSTHIAN JOHNNIER DA SILVA
FERRAMENTAS DA QUALIDADE APLICADAS A GESTÃO
DE ESTOQUE: Estudo de caso em um Centro Universitário na
cidade de Marechal Deodoro-AL
Projeto de pesquisa apresentado como requisito parcial, para conclusão do curso Engenharia de Produção do Centro Universitário Cesmac, sob a orientação do professor M.Sc. Manoel Gerônimo Lino Torres.
MACEIÓ-AL
2018/1
FERRAMENTAS DA QUALIDADE APLICADAS
A GESTÃO DE ESTOQUES: ESTUDO DE CASO
EM UM CENTRO UNIVERSITÁRIO NA CIDADE
DE MARECHAL DEODORO-AL
Allan Krysthian Johnnier da Silva (CESMAC)
Manoel Gerônimo Lino Torres (CESMAC)
RESUMO
Este estudo objetivou controlar as entradas e saídas de produtos farmacêuticos, em um estoque de uma clínica
veterinária de um centro universitário da cidade de Marechal Deodoro/AL. Através de uma pesquisa in loco com
entrevistas verificaram-se os atuais procedimentos adotados pela empresa e realizou-se a proposição do uso de
ferramentas de controle. No desenvolvimento do estudo aplicou-se as ferramentas diagrama de Ishikawa no intuito
de conhecer a causa raiz do problema, o ciclo PDCA juntamente com uma adaptação do 5W2H para criação de
um plano de ação. Os resultados mostram que o principal problema é o descontrole nas entradas e saídas de
produtos no estoque, neste sentido foi desenvolvido e proposto um sistema de controle através do programa
ACCESS. A partir do estudo de caso foi possível perceber a importância das ferramentas da qualidade no sucesso
da identificação do real problema. A criação de um banco de dados para registro de produtos, movimentações e
criação de relatórios, foi crucial para o melhoramento e controle do processo no estoque.
Palavras-chave: Ferramentas da qualidade, Estoque, Sistema de Controle, Banco de dados.
1. Introdução
As ferramentas da qualidade são um conjunto de técnicas, que proporcionam a quem usa,
melhorias em todas esferas organizacionais. Essas ferramentas promovem quando corretamente
aplicadas, a melhoria dos processos das empresas, consequentemente aumento o seu nível
competitivo no mercado pela redução e eliminação de problemas e desperdícios.
De forma geral as ferramentas da qualidade também podem contribuir de forma eficiente no
controle das entradas e saídas de produtos no estoque, buscando nortear de forma correta e
objetiva formas de criação de planos de ações para eliminação de problemas nessa área.
Jacobs e Chase (2009) definiu estoque como acumulação de qualquer tipo de item ou recurso
utilizados em uma organização. O estoque de uma empresa é fator decisivo para maximização
do lucro e aumento da competitividade. Segundo Tadeu (2010) a gestão de estoques é vista
pelas organizações como um fator decisivo para a redução de custos, redução de tempo de
serviço e ganho na qualidade. Slack; Chambers; Johnston (2009) o valor dos bens mantidos no
armazém é provavelmente muito alto chegando a comparar-se com gastos como custo de mão-
de-obra, operacionais, e de locação.
Portanto, buscou-se reunir dados e informações com o propósito de responder ao seguinte
problema de pesquisa: como controlar as entradas e saídas de produtos no estoque de modo
eficaz utilizando ferramentas da qualidade, tais como: Entrevistas, Diagrama de Ishikawa, Ciclo
Plan-Do-Check-Act e 5W2H, numa clínica veterinária de um centro universitário?
Neste sentido, o presente trabalho tem como objetivo geral verificar com auxílio de ferramentas
da qualidade, como controlar as entradas e saídas de produtos farmacêuticos de um estoque, em
uma clínica veterinária de um centro universitário na cidade de Marechal Deodoro. Primeiro
foi feito uma pesquisa in loco, com entrevistas, no intuito de conhecer os atuais procedimentos
de controle. Posteriormente, Diagrama de Ishikawa para conhecer a causa raiz do problema.
Por fim, aplicação do Ciclo PDCA juntamente com 5W2H para auxílio na criação de um plano
de ação de melhorias do setor de controle de estoques.
2. Fundamento Teórica
É inegável que as ferramentas da qualidade proporcionam ao gestor, um controle de qualidade
em qualquer tarefa e permite que as atividades de cada processo possam fluir conforme foram
planejadas. Estes são aspectos cruciais para gestão de estoques, onde ocorre uma grande
variedade de materiais fazendo com que o administrador tenha dificuldades em manter o
controle contribuindo na perda de produtos por validade, consequência do descontrole.
Segundo César (2011) para Yoshinga as ferramentas da qualidade devem ser utilizadas como
ferramentas para atingir metas ou objetivos. Ademais, tem a finalidade de eliminar ou reduzir
as fontes que influenciam as variações controláveis em produtos e/ou serviços.
Em estudos realizados por Araújo et al. (2016) buscaram apresentar um plano estratégico de
melhorias e um modelo de acompanhamento/controle do estoque, onde observaram, registrar e
analisar o funcionamento da empresa por meio de visitas. Definindo a visão, missão e objetivos
da empresa, aplicou-se o ciclo (PDCA) e a construção de um plano estratégico de melhorias.
Após identificar que o problema estava relacionado à gestão de estoques, aplicou-se a curva
ABC para o gerenciamento do mesmo. Em suma, o problema foi resolvido na medida em que
foi proposto um plano estratégico de melhorias.
Sousa et al. (2015) buscou identificar e propor soluções de melhorias contínuas, por meio da
aplicação de ferramentas da qualidade envolvidas com análises de componentes logísticos
operacionais. Foi feito uma análise dos problemas, posteriormente se utilizou dados
qualificadores. Foram feitas entrevistas para veracidade dos dados, assim como observações
com o intuito de identificar e avaliar falhas e suas frequências de ocorrência. Consequentemente
foi proposto etapas que promoveram a potencialização das melhorias às operações logísticas
que provocaram a minimização e/ou eliminação das causas identificadas. Foi utilizada também
o Diagrama de Ishikawa e 5W2H.
Por fim, a aplicação das ferramentas da qualidade, é crucial no quesito identificação dos
motivos que estavam contribuindo nas ocorrências de falhas logísticas no processo produtivo
da empresa.
2.1. Ferramentas da Qualidade
Pode-se dizer que as ferramentas da qualidade, são técnicas que ajudam no gerenciamento de
problemas, apresentando possíveis soluções adequadas e com um alto grau de aplicabilidade.
Essas ferramentas têm como principal finalidade, eliminar ou reduzir fontes de variações
controláveis em produtos ou serviços, as conhecidas são: estratificação, folha de verificação,
gráfico de Pareto, diagrama de causa e efeito, histograma, diagrama de dispersão, gráfico de
controle, fluxograma, brainstorming e 5W2H.
Vargueiro (2002) afirma que as ferramentas da qualidade são instrumentos que auxiliam e
colaboram na identificação e compreensão de problemas, mostrando também suas causas,
soluções adequadas e ao mesmo tempo aplicável. Atualmente as organizações sofrem com
problemas cada vez mais complexos que exigem conhecimentos técnicos e adequados. Com
toda essa problemática é imprescindível deixar de lado ferramentas eficientes que auxiliam nas
tomadas de decisões.
Lucinda (2010) assegura que os problemas organizacionais parecem serem simples, mas, sem
uma boa compreensão dos mesmos podem levar a soluções equivocadas. Neste contexto, as
ferramentas da qualidade vêm para contribuir com exatidão, no encontro, e resolução dos
problemas, potencializando as qualidades do grupo envolvido, promovendo disciplina nas
etapas de estudos dos problemas e na descoberta de soluções.
Lucinda, (2010) cita que o professor japonês Kaoru Ishikawa, um dos gurus da qualidade e
responsável pela Gestão e Qualidade Total no Japão, afirmava que as aplicações das chamadas
ferramentas da qualidade, tinham a capacidade para resolver cerca de 95% dos problemas
organizacionais, e continua afirmando que a experiência prática, tem demonstrado que as
mesmas resolvem praticamente a maioria dos problemas que se apresentam.
Fica evidente, a importância das ferramentas da qualidade como base para definição profunda
de situações complexas que norteiam as organizações atualmente, por consequência das
exigências do mercado, são ferramentas estratégica que produz benefícios mensuráveis,
adequados com a realidade da empresa, contribuindo assim para maiores ganhos e maximização
de resultados. Segundo César (2011) A aplicação das ferramentas da qualidade possui poderoso
arsenal de instrumentos para melhoria organizacional.
2.2. Diagrama de Ishikawa
O Diagrama de Ishikawa, mais conhecido como Diagrama de Causa e Efeito, é uma ferramenta
analítica, que foi desenvolvida pelo Professor Kaoru Ishikawa da Universidade de Tóquio na
década de 60, e foi muito utilizado nas indústrias com objetivo de encontrar e apresentar fontes
de variações em processos e direcionadores que potencialmente produz o efeito que se quer
anular. O Diagrama de Ishikawa se assemelha a uma espinha de peixe, onde no seu eixo
horizontal está o efeito e nas laterais as possíveis causas conforme figura 1.
Figura 1 - Diagrama de Causa e Efeito ou Espinha de Peixe devido á forma em que as causas são agrupadas
Fonte: SILVA, 2006, p. 171
O diagrama também promove a comunicação e o detalhamento das possíveis causas. Segundo
Costa (2008) a facilidade em utilizar a ferramenta para analisar e resolver problemas é a sua
melhor contribuição.
De acordo com Silva (2006) o Diagrama de Ishikawa ou gráfico de Espinha de Peixe, busca
identificar a quantidade de elementos das possíveis causas que ocasionam um ou mais efeitos.
Também dar uma visão sistêmica das informações, mostra áreas de maior criticidade
determinando as causas mais prováveis que promoveriam o problema.
Conforme explicado acima, o Diagrama de Ishikawa é a principal ferramenta que auxilia numa
visão mais profunda e detalhada de possíveis ramos que juntos criam problemas
organizacionais, com auxílio de entrevistas com funcionários do setor onde está ocorrendo o
imprevisto, para se conhecer com mais exatidão, para posteriormente trabalhar diretamente nas
raízes que o produz. Conforme citado por Bonfim e Souza (2018) a ferramenta é caracterizada
qualitativa e promove a troca de conhecimentos e experiências entre os envolvidos no processo,
e seu principal objetivo é identificar, organizar e apresentar graficamente de modo estruturado
as causas dos problemas, com uma visão sistêmica.
Por todas essas razões, é imprescindível para as organizações que buscam melhorias para seus
produtos, processos e serviços, na hora em que surgirem problemas se fazer uso dessa
ferramenta da qualidade tão precisa na hora de estudar a fundo as verdadeiras causas do mesmo.
Segundo Chamon (2008) servirá com o intuito de aumentar a visão sobre o problema,
estimulando a participação da equipe que consequentemente contribuirá com o consenso do
grupo as oportunidades de melhoria.
2.3. Ciclo pdca
O PLAN-DO-CHECK-ACT é uma metodologia de caráter cíclico, executado em quatro etapas,
utilizado para gerar ideias de melhorias em processos, e condições a minimizar circunstâncias
existentes. O PDCA consiste em um ciclo de atividades, utilizados na implantação de processos
ou atividades, para manter um padrão estabelecido ou melhorar produtos e serviços, e até
mesmo solucionar problemas.
Figura 2 - Ferramentas e Técnicas de Gerenciamento
Fonte: DAYCHOUW, 2007, p. 134
Não é exagero afirmar que o Ciclo PDCA, é a mais importante ferramenta de planejamento e
execução na melhoria de processos, que maximiza lucros, uma vez que conhece os problemas
e os solucionam. Segundo Camacho (1998) por ter uma contínua melhoria dos processos, o
Ciclo PDCA produz a melhoria contínua dos serviços, dos índices de aceitação da empresa,
maiores vendas, maior receita e consequentemente maior lucro.
Conforme explicado acima, é interessante aliás, afirmar que o ciclo PDCA por ser um sistema
de gestão, deve ser utilizado em qualquer organização de forma a prometer o sucesso nos
negócios, seja em qualquer área. A flexibilidade do método impulsiona a massificação do uso,
podendo ser utilizado até mesmo na vida pessoal. O PDCA é um dos alicerces da melhoria
contínua. Na figura 3 é possível ver um breve resumo e finalidade de cada etapa.
Figura 3 - Ciclo PDCA
Fonte: FREITAS, 2005, p. 111
Fica evidente, diante da figura 3 a importância do ciclo PDCA para implantação de melhorias
e planos de ações mais efetivos, assim também como resolução de problemas uma vez que a
metodologia apresenta etapas e meios de como articular o projeto proposto, com alto nível de
gestão, utilizando das técnicas das ferramentas da qualidade. Segundo Paludo (2010) padroniza
informações de controle, facilita no entendimento de informações, reduz e muitas vezes até
evita erros evidentes, aperfeiçoa a realização das atividades e favorece para resultados mais
otimistas.
2.4. 5W2H
O 5W2H é uma metodologia com origem na língua inglesa, e são elas, What, Who, Why, Where,
How, How much/How many. É aplicada em muitas áreas do conhecimento, como alicerce, de
planejamento da qualidade, aquisições, recursos humanos e riscos. O principal objetivo do
5W2H é apresentar 5W's e 2H's como foram definidos de modo a alcançar o objetivo. Segundo
Werkema (2013) os itens, (What) o que será feito, (When) quando será feito, (Who) quem fará,
(Where) onde fará, (Why) por que será feito, (How/How much) e quanto custará o que será
feito.
Afirma Daychoum (2016) que o método se baseia em fazer perguntas, com finalidade de obter
informações cruciais, que auxiliará no planejamento de forma geral. A ferramenta também
contribui a qualquer momento mostrar os dados mais importantes de um projeto.
Em síntese, as perguntas devem conter os pontos mais importantes do projeto e suas respectivas
atividades, é importante antes saber, como são executados os processos, as atividades, os
produtos, serviços e os padrões que eles são feitos, afim de conhecer como os produtos são
planejados, produzidos e entregues. Segundo LENZI; KIESEL; ZUCCO (2010) o 5W2H
geralmente é utilizado na definição de planos de ação, com o intuito de garantir que não
existirão dúvidas para quem ler em relação a implementação da ação.
3. Metodologia
Para o desenvolvimento do presente trabalho foram utilizadas pesquisas bibliográficas e estudo
de caso. A pesquisa bibliográfica baseou-se em publicações científicas da área de Engenharia
de Produção. O estudo de caso foi desenvolvido, em sua totalidade, através de pesquisa de
campo.
Para um melhor tratamento dos objetivos e melhor apreciação desta pesquisa, observou-se que
ela é classificada como pesquisa descritiva. Detectou-se também a necessidade da pesquisa
bibliográfica no momento em que se fez uso de materiais já elaborados: livros, artigos
científicos, revistas e documentos na busca e alocação de conhecimento sobre a aplicação das
ferramentas da qualidade para a obtenção de um maior controle nas entradas e saídas dos
produtos de um centro universitário localizado no município de Marechal Deodoro-AL,
correlacionando tal conhecimento com abordagens já trabalhadas por outros autores.
Primeiramente foi feito entrevistas com a funcionária do setor, depois construído o Diagrama
de Ishikawa, que a posteriori foi validado pela mesma, no intuito de conhecer as principais
causas da falta de controle no estoque. Posteriormente foi feita uma avaliação contínua da
qualidade para aplicação do método PDCA, que ajudou na definição de um projeto de melhoria
criando intervenções que foram propostas. Em seguida utilizou-se a ferramenta 5W2H para
auxiliar na etapa de planejamento do PDCA.
4. Resultados
4.1. Descrição da empresa
O centro universitário hoje uma das maiores instituições de ensino do estado de Alagoas, iniciou
em 05 de outubro de 1973 no intuito de promover o ensino superior pelo turno da noite. O
estudo se limita no polo de Marechal Deodoro, em um estoque de Medicamentos de animais e
atualmente com trinta e um funcionários presentes.
4.2. Pesquisa in loco
Inicialmente foram realizadas visitas periódicas a empresa selecionada, e ao setor de estudo,
para identificar seus procedimentos com intuito de realizar o mapeamento das atividades
realizadas. Com isto a posteriori, foram desenvolvidas entrevistas com o administrador da
clínica juntamente com funcionária do setor de estoque, para identificação de possíveis
problemas e causalidades ocorridas dentro do setor, e foram adquiridas informações para
criação e desenvolvimento das ferramentas propostas neste trabalho. A primeira ferramenta
aplicada foi o Ishikawa onde foi juntamente construída com a pessoa do setor de estoque através
de discussões e acompanhamento.
4.3. Diagrama de Ishikawa
Na figura 4 temos as principais causas raízes analisadas através de entrevistas e visitas no
setor.
Figura 4 - Causas do descontrole do estoque
Fonte: Autor, 2018
Através da figura 4 é identificado as principais causas da falta de controle de estoque. Como
pode ser observado acima existem 3 principais causas raízes que influenciam diretamente na
ocorrência do problema.
4.5 Ciclo PDCA e 5W1H
Na etapa de planejamento, foi definido um plano de ação com objetivo da criação de um sistema
em ACCESS para resolver o atual problema, com finalidade de criar um banco de dados de
fácil manuseio que substituísse a atual planilha ineficiente, com seguintes características:
Controle de movimentações de produtos, cadastros de usuários e fornecedores, por fim situação
do estoque. Nessa mesma etapa foi criado uma adaptação do 5W2H para acompanhar e alcançar
o objetivo do PDCA como é visto na figura 5.
Figura 5 - Adaptação do 5W2H para acompanhamento do objetivo proposto no planejamento.
Fonte: Autor, 2018
A partir do dia 7 de fevereiro iniciou a criação das tabelas, código, layouts e formulários, no
programa ACCESS. Figura 6, é a tela inicial, quando se executa o arquivo para acessar o banco
de dados e realizar cadastros, movimentações e pesquisar formulários.
Figura 6 - Login do Sistema de Controle de Estoque
Fonte: O Autor, 2018
Na figura 7 apresenta-se a tela de menu exibida logo após acessar o sistema com usuário e
senha. A primeira coluna (cadastro) se tem os botões professores e produtos, com finalidade de
cadastrar nomes dos funcionários (professores) que o retiram os medicamentos (produtos),
assim também como os próprios medicamentos (produtos) que entram e saem do estoque. Na
coluna movimentação, é onde se registra tudo o que entra e saí do estoque detalhando data,
fornecedor, especificação do produto, quantidade, valor unitário, valor total, responsável pela
entrada e saída, requisitante etc. Na coluna relatórios tem os botões estoque onde mostra a
quantidade de produtos presentes, e o botão saída por professor, que detalha as saídas por
quantidade, data e requisitante de um determinado período de tempo.
Figura 7 - Menu Principal
Fonte: O Autor, 2018
Figura 8, mostra o layout do botão entradas da coluna movimentação. Na parte inferior se
encontram os botões primeiro, último, anterior e próximo, com finalidade de um maior
detalhamento. O botão novo, para criar novo pedido, alterar, para alterar um pedido já salvo,
excluir, excluir pedido e fechar, para sair do layout do botão entradas.
Figura 8 – Movimentação Entradas
Fonte: O Autor, 2018
Figura 9, se tem o layout do botão saídas da coluna movimentação. Na parte inferior se
encontram todos os botões que foram citados acima com exceção o de imprimir.
Figura 9 – Movimentação Saídas
Fonte: O Autor, 2018
Figura 10, layout do botão relatório do estoque onde mostra a situação do mesmo, detalhando
unidade, quantidade total de entradas e saídas, e situação atual do estoque.
Figura 10 - Relatório do Estoque
Fonte: O Autor, 2018
Foi possível atender a todas necessidades propostas no planejamento. Por fim, o banco de dados
criado em ACCESS foi de grande importância para o controle do estoque pois registrou todas
as entradas e saídas dos produtos, assim também como quem retirou o mesmo e quantidade
retirada. O banco de dados também promoveu a importância de somente pessoas autorizadas e
com conhecimento retirar os produtos do estoque, promovendo assim uma rigidez no controle.
Para o próximo PDCA, será verificado a necessidade de acréscimo de mais informações no
banco de dados caso necessários, para um maior controle.
5. Considerações finais
A partir dessa avaliação e de todas as práticas implementadas no setor, propõe-se para futuros
estudos, criar uma curva ABC para identificação e priorização dos produtos do estoque e
posteriormente aplicar Previsão de Demanda para avaliação e aquisição de produtos mais
críticos para o setor. Sugere-se também aplicar a ferramenta de lote econômico de compra, com
objetivo de no final confrontar todas essas informações. Em virtude disso há necessidade de
implementação de um sistema informatizado que seja alimentado por quem estiver atendendo
no setor naquele determinado período. Somente com a autorização dessa pessoa e com a
restrição do acesso do setor e do estoque.
Assim a partir de todas essas características e a partir do desenvolvimento do PDCA formara-
se um banco de dados que a partir do segundo mês de uso poderá ser utilizado para construir a
curva ABC, previsão de demanda e aplicar ferramentas de gestão de estoque exclusivamente
para gestão de estoque, onde ter-se a o lote econômico de compra, estoque de segurança e
consequentemente inúmeras outras ferramentas para melhoria da gestão de estoque de um
determinado setor.
Assim o presente trabalho atingiu o seu objetivo a partir da premissa da utilização das
ferramentas da qualidade.
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