faculdade 2 de julho programa de graduaÇÃo em...

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FACULDADE 2 DE JULHO PROGRAMA DE GRADUAÇÃO EM ADMINISTRAÇÃO GERAL

MÁRCIA APARECIDA SILVA

A GESTÃO DE SUPRIMENTOS DE UMA INSTITUIÇÃO DE

ENSINO SUPERIOR PRIVADO: UM ESTUDO DE CASO DA

FACULDADE 2 DE JULHO

Salvador

2006

1





Monografia apresentada ao Curso de Graduação em Administração Geral, da Faculdade 2 de Julho, como

requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração.

Orientador: Profº Maurício José Coutinho Moreira

Salvador

2006

2

Fonte: Biblioteca Basílio Catalá Castro

Silva, Márcia Aparecida.

S586g A gestão de suprimentos de uma instituição de ensino superior privado: um estudo de caso da Faculdade Dois de Julho / Márcia Aparecida Silva – Salvador, 2006.

49p.

Orientador: Profª Maurício José Coutinho Moreira Monografia (graduação) – Faculdade 2 de Julho (F2 J)

1.Administração 2. Administração de Material 3. Gestão de Suprimentos 4.

Estoque I.Faculdade 2 de Julho II. Moreira, Maurício José Coutinho. III. Titulo

CDU: 658.7

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TERMO DE APROVAÇÃO





Monografia aprovada como requisito parcial para obtenção do grau de Bacharel em Administração Geral, Faculdade 2 de Julho – F2J, pela seguinte banca

examinadora:

Maurício José Coutinho Moreira – Orientador ______________________________________ Especialista em Logística e Distribuição, Universidade Católica do Salvador (UCSAL)

Faculdade 2 de Julho (F2J)

Ivan Jorge de Azevedo de Jesus _________________________________________________ Mestre em Administração, Universidade Federal da Bahia (UFBA)


José Carlos Garcia ____________________________________________________________ Especialista em Administração, Universidade Federal da Bahia (UFBA)


Salvador, 18 de julho de 2006.

4

A João Marcos, esposo querido, exemplo e inspiração para o meu trabalho.

5

AGRADECIMENTOS

A DEUS, Criador de todo o universo e princípio de todas as coisas, pois as demais foram ou

são conseqüências de tua vontade. Obrigada Senhor, pela minha vida, por mais esta vitória, pelas muitas vezes que me ouviste mesmo que eu não tenha percebido que estava a Ti pedir

alento, serenidade e perseverança para continuar nesta caminhada. Neste momento em que a alegria expressa meu sentimento, reconheço que a Ti devo toda gratidão, toda honra e todo louvor.

Aos meus familiares, que mesmo quando morava no interior compartilhavam dos meus

sonhos de alçar vôos que à época pareciam distantes e inalcançáveis. Ao meu orientador, professor Maurício José Coutinho Moreira, pela liberdade, confiança e

pelo constante incentivo, sempre indicando a direção a ser tomada durante a construção deste trabalho.

A professora Vanessa Paternostro, que em suas aulas de TCC, permitiu-me espaço para tirar dúvidas e discutir algumas questões relevantes aqui desenvolvidas e que muito contribuíram

para esta monografia.

Ao professor Josué da Silva Mello, Diretor da F2J, pelo incentivo e motivação que me estimulam a enfrentar todos os desafios que surgem em meu caminho.

Ao professor Sérgio Augusto Miranda de Souza, Diretor Administrativo e Financeiro da F2J, que sempre atuou como um orientador extra-oficial de toda a jornada acadêmica.

A professora Tecla Dias de Oliveira Mello, Coordenadora Pedagógica da F2J, sempre com uma palavra de carinho, amizade, e, sobretudo estímulo, que nos faz sentir uma pessoa

melhor.

A todos os professores da F2J com os quais tive a oportunidade e o prazer de aprender, transmitindo-me conhecimento valioso, apoio e motivação. Vocês são as melhores lembranças de ética e carinho na relação entre aluno e professor.

A professora Rosane Rubim, Coordenadora da Biblioteca da F2J, pelo apoio, disponibilização

do acervo bibliográfico e que prestimozamente nos atendeu e orientou.

Aos funcionários da F2J que abriram as portas dos seus setores para prestar informações

necessárias à elaboração desta monografia.

A todos os meus colegas da Faculdade, pelas lições aprendidas e pelas verdadeiras amizades construídas.

E, em especial, ao meu esposo João Marcos, amigo e companheiro de todas as horas, que muito contribuiu para a realização desta monografia, dando-me força, incentivo e

principalmente, pela infinita paciência demonstrada nas intermináveis noites e nos finais de semana passados em casa, enquanto este trabalho era literalmente formulado, sem palavras...

6

O bom administrador é um verdadeiro agente de mudança

e inovação. Afinal, ficar estagnado, na era da competitividade, é sinônimo de fracasso.

Peter Drucker.

7

RESUMO

Esta monografia tem como objetivo a avaliação do procedimento de Administração de

Materiais da Faculdade 2 de Julho a partir de um estudo de campo desenvolvido durante o Estágio Supervisionado realizado na referida Faculdade e que consistiu no levantamento de todos os processos de aquisição, estoque e distribuição de material realizados no Setor de

Suprimento daquela Instituição. De posse das informações obtidas, a partir da realização de questionário respondido por representantes de todos os setores, realizou-se um diagnóstico da

eficiência do processo tomando-se como base a capacidade de rastreamento, monitoramento e expectativa de consumo do processo atual, contrapondo com as técnicas de Administração de Materiais preconizadas na literatura existente. Tal estudo gerou indicadores úteis que

permitiram formular um novo projeto de Gestão de Suprimento com a aplicação de técnicas que possam tornar mais eficiente a ação de Administração de Materiais, a exemplo da

reorganização do almoxarifado dotando-o de estoque dos itens de uso rotineiro na quantidade adequada a evitar soluções de continuidade ou empate de capital com insumos em excesso; estabelecimento de estoque ABC para melhor gestão do mesmo e monitoramento de

consumo, um instrumento administrativo importante que extrapola a função de compra e distribuição de materiais, pois permitem reconhecer excessos ou desperdício, subsidiando

ações gerenciais corretoras. Essas técnicas foram sistematizadas em propostas de ações visando maior eficácia na Gestão do Setor de Suprimento da Faculdade 2 de Julho.

Palavras-chaves: Material; Gestão; Suprimento; Estoque.

8

ABSTRACT

This monograph has as objective the evaluation of the procedure of Administration of

Materials of Faculdade 2 de Julho from a study of field developed during the Period of training Supervised carried through in the related Faculdade and that it consisted of the survey of all the acquisition processes, it has storaged and carried through distribution of material in

the Suppliment Sector of that Institution. Of ownership of the gotten information, from the accomplishment of questionnaire answered for representatives of all the sectors, a diagnosis

of the efficiency of the process was become fulfilled being overcome as base the capacity of tracking, “monitoramento” and expectation of consumption of the current process, opposing down the techniques of Administration of Materials praised in existing literature. Such study

it generated useful pointers that had allowed to formulate a new project of Suppliment Management with the application of techniques that can become more efficient the action of

Administration of Materials, the example of the reorganization of the warehouse endowing it with supply of itens of routine use in the adequate amount to prevent continuity solutions or tie up to of capital with insumos in excess; establishment of supply ABC for better

management of the same and “monitoramento” of consumption, an important administrative instrument that it surpasses the function of purchase and distribution of materials, therefore

allows to recognize excesses or wastefulness, subsidizing managemental actions brokers. These techniques had been systemize in action proposals aiming at bigger effectiveness in the Management of the Suppliment Sector of Faculdade 2 de Julho.

Keywords: Material; Management; Suppliment; Supply.

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LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS

ADM Administração

ALMOX Almoxarifado

ASC Abreviatura de ASCOM ASCOM Assessoria de Comunicação

BIBL Biblioteca

BL Bloco

C INF Centro de Informática

COD PROD Código do Produto COEMAR Commission on Ecumenical Mission and Relations of the Former

United Presbyterian Church in the USA (Comissão de Missão e Relações Ecumênicas da Igreja Presbiteriana Unida dos E.U.A.)

COL ADM Colegiado de Administração

COL COM SOC Colegiado de Comunicação Social

COL DIR Colegiado de Direito CONSEPE Conselho Superior de Ensino, Pesquisa e Extensão

COORD Coordenação

COP Abreviatura de COPPE

COPPE Coordenação de Pós-Graduação e Extensão

CX Caixa DAF Divisão Administrativa e Financeira

DIÇ Direção

DIRAF Diretoria de Administração e Finanças

EXT Extensão

F2J Faculdade 2 de Julho

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FIN Financeiro

GRAD Graduação

IT Item

MOD Modelo

NF Nota Fiscal NPJ Núcleo de Práticas Jurídicas

PAGTº. Pagamento

PESQ Pesquisa

PCS Pedido de Compras e Serviços

PT Pacote QUANTD Quantidade

REV Reverendo

RL Rolo

RS Resma

SAE Serviço de Atendimento ao Estudante SC Saco

SEC ACA Secretaria Acadêmica

SECOM Setor de Compras

SEFIN Setor Financeiro

SEMAT Setor de Materiais SEMOB Setor de Manutenção e Obras

SER SOC Serviço Social

TB Tubo

TCC Trabalho de Conclusão de Curso

UF Unidade de Fornecimento

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LISTA DE FIGURAS

Figura 1 – Gráfico de Distribuição Típica e Usual da Curva ABC 27

Figura 2 – Mapa de Localização da Faculdade 2 de Julho 28

Figura 3 – Organograma da Fundação Dois de Julho 30

Figura 4 – Manual de Normas e Procedimentos Administrativos 31

Figura 5 – Fluxograma de Norma de Compras e Serviços 33 Figura 6 – Formulário de Pedido de Compras e Serviços (PCS) 34

Figura 7 – Ficha de Demanda da Biblioteca 38

Figura 8 – Ficha de Demanda do Centro de Informática 38

Figura 9 – Ficha de Demanda do Núcleo de Práticas Jurídicas (NPJ) 39

Figura 10 – Ficha de Demanda do Serviço de Atendimento ao Estudante (SAE) 39 Figura 11 – Ficha de Demanda do Colegiado de Direito 40

Figura 12 – Ficha de Demanda da Direção e Coordenação Pedagógica 40

Figura 13 – Ficha de Demanda do Colegiado de Administração 41

Figura 14 – Ficha de Demanda da COPPE e ASCOM 41

Figura 15 – Ficha de Demanda do Setor Financeiro 42 Figura 16 – Ficha de Demanda da Secretaria Acadêmica 42

Figura 17 – Ficha de Demanda do Colegiado de Comunicação Social 43

Figura 18 – Ficha de Demanda do Setor de Serviço Social 43

Figura 19 – Ficha de Estimativa de Demanda Mensal de Material de Expediente da F2J 45

Figura 20 – Ficha de Classificação ABC 50 Figura 21 – Ficha de Estoque Baseada na Classificação ABC 52

Figura 22 – Gráfico Demonstrativo da Curva ABC 53

Figura 23 – Resumo do Gráfico da Curva ABC Referente à Figura 21 53

12

Figura 24 – Fluxograma de Norma de Compras e Serviços 55

Figura 25 – Fluxograma Reduzido de Fornecimento de Materiais 56

13

SUMÁRIO

LISTA DE ABREVIATURAS E SIGLAS IX

LISTA DE FIGURAS XI

1 INTRODUÇÃO 15

1.1 CARACTERIZAÇÃO DO PROBLEMA 16

1.2 OBJETIVOS 17

1.2.1 Geral 17

1.2.2 Específicos 17

1.3 PRESSUPOSTOS DA PESQUISA 17

1.4 JUSTIFICATIVA 17

1.5 METODOLOGIA 19

1.5.1 Etapas 19

1.5.2 Método da Pesquisa 19

1.5.3 Fases da Monografia 19

1.6 ESTRUTURA DO TRABALHO 20

2 CONCEITOS DE GESTÃO DE SUPRIMENTOS 22

2.1 O CANAL DE SUPRIMENTO 22

2.2 OBJETIVO DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS 23

2.3 FUNÇÃO DOS ESTOQUES 23

2.4 PRECISÃO DO REGISTRO DE ESTOQUE 24

2.5 PREVISÃO PARA OS ESTOQUES 25

2.6 CLASSIFICAÇÃO ABC DOS ESTOQUES 26

3 A GESTÃO DE ESTOQUES DA FACULDADE 2 DE JULHO 28

3.1 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO 28

3.2 COMO É FEITA A PREVISÃO PARA OS ESTOQUES 31

3.3 CRITÉRIOS PARA COMPRA 35

3.4 GESTÃO DOS ESTOQUES 35

14

3.5 CLASSIFICAÇÃO ABC 36

3.6 ANÁLISE DOS DADOS DA PESQUISA 36

4 PROPOSTA DE REFORMULAÇÃO DO SETOR DE SUPRIMENTO 48

4.1 PROPOSTA DE CLASSIFICAÇÃO ABC DOS ESTOQUES 49

4.2 PROPOSTA DE SUPRIMENTO DO ALMOXARIFADO 51

4.3 GESTÃO DE SUPRIMENTOS 54

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS 57

REFERÊNCIAS 59

15

1 INTRODUÇÃO

A Faculdade 2 de Julho foi criada no ano 2000, fiel à filosofia e à missão que lhe deu a

credibilidade no cenário educacional da Bahia, desde 1927, através do Colégio 2 de Julho.

É mantida pela Fundação Dois de Julho, instituição sem fins econômicos, onde inexistem

sócios e divisão de lucros, onde a receita, em sua totalidade é reinvestida em equipamentos,

laboratórios, melhoria da infra-estrutura, biblioteca, corpo docente experiente e de elevada

titulação acadêmica, na avaliação institucional e no projeto político pedagógico diferenciado,

sempre comprometido com a conquista da qualidade e da excelência.

A Fundação Dois de Julho, foi criada em 22 de dezembro de 1976, sob a liderança do Rev.

Jaime Nelson Wright, procurador da COEMAR e representante da Missão Presbiteriana do

Brasil Central. Na condição de Pessoa Jurídica de direito privado, sem fins econômico, passou

a ser a proprietária e mantenedora do Colégio 2 de Julho, fundado em 18 de Outubro de 1927,

na cidade de Salvador – Bahia pelos missionários da Igreja Presbiteriana dos Estados Unidos

da América, Mr Peter Garret Baker e Irene Hight Baker.

A estrutura organizacional da Fundação Dois de Julho constitui-se de uma Assembléia Geral

de Nomeação, um Conselho de Curadores composto por nove membros escolhidos entre

brasileiros de ilibada reputação, notória competência, educadores, cristãos e de formação

evangélica, na sua maioria. E, ainda, de uma Mesa Diretora formada pelo Presidente, Vice-

Presidente e Secretário do Conselho. O primeiro Presidente do Conselho da Fundação Dois de

Julho foi o Rev. Prof. Josué da Silva Mello que o integrou até 1985. Ainda em 1985, coube a

ele apresentar a proposta de criação da Faculdade 2 de Julho, implantada em março de 2000,

da qual é seu atual Diretor Geral.

16

O presente estudo aborda a Gestão de Suprimentos na Faculdade 2 de Julho.

Entende-se como Gestão de Suprimentos, a coordenação física do fluxo de insumos,

entendidos como bens materiais, entre os diversos setores de uma empresa. É o assunto

principal na cadeia de suprimentos. Decidir onde adquirir, quais as quantidades e como

movimentar os produtos são preocupações freqüentes. A decisão de programação é

competência do departamento de suprimento e um bom gerenciamento requer a coordenação

com as demais atividades desenvolvidas dentro da empresa.

A falta de controle pode significar a inadequação do uso dos insumos, o desperdício, ou até,

extravio de parte desses. A falta de planejamento pode resultar na carência de determinado

material imprescindível a realização de determinada tarefa.

Portanto, a boa prática da administração de materiais impõe o desenvolvimento de atividades

que lastreiam as previsões de consumo, a exemplo de estabelecer a vida útil de cada

equipamento; a quantidade de material necessário ao desenvolvimento de uma tarefa; a

repetição dessa tarefa dentro de um período determinado de tempo e o tempo mínimo

necessário à reposição do estoque.

Dessa maneira, poder-se-á quantificar a demanda de material e, assim, estabelecer estimativas

futuras que servirão de indicadores necessários à administração de material e a conseqüente

economia oriunda dessa atividade.

1.1 CARACTERIZAÇÃO DO PROBLEMA

A falta de controle sobre o material necessário ao desenvolvimento das atividades dos

diversos setores ou departamentos implica em uso inadequado desse. Além disso, a ausência

de critério na aquisição pode ocasionar a compra de material inadequado, insuficiente ou em

excesso a preços elevados ou sem garantias. Diante da observação anotada, pergunta-se: de

que forma a Gestão de Suprimento da Faculdade 2 de Julho pode contribuir para redução de

custos com material de expediente?

17

1.2 OBJETIVOS

1.2.1 Geral

Este estudo tem por objetivo propor um novo modelo de Gestão de Suprimento para a

Faculdade 2 de Julho.

1.2.2 Específicos

✓ Analisar o modelo atualmente adotado na referida Instituição de Ensino;

✓ Determinar as demandas de consumo dos diversos setores;

✓ Estabelecer um cronograma de aquisição e distribuição de materiais.

1.3 PRESSUPOSTOS DA PESQUISA

Todos esses problemas elencados têm como conseqüência a elevação dos custos, o

desperdício e atrasos na execução de atividades. Logo, um adequado gerenciamento do

material, que envolva um eficiente planejamento do processo, desde a determinação da real

necessidade de uso, passando por pesquisa de preço e qualidade até um rigoroso controle de

estoque, poderão implicar no fim do desperdício, das soluções de continuidade, na maior

eficiência na realização das tarefas nos diversos setores da empresa e conseqüentemente, na

redução dos custos com material.

1.4 JUSTIFICATIVA

O conceito de ter um departamento responsável pelo fluxo de materiais a partir do fornecedor,

passando pela produção até o consumidor final, é relativamente novo. Muitas são as empresas

que já adotaram tal conceito, embora outras tantas ainda exerçam alguma resistência a essa

prática. No entanto, se querem minimizar seus custos totais nessa área e oferecerem melhor

qualidade de serviços aos seus clientes, devem adotar como prática tal conceito.

18

Até a primeira metade do século XX, a função de compras tinha um papel meramente

burocrático. Porém, a partir da década de 70, daquele século, devido principalmente à crise do

petróleo, a oferta de várias matérias-primas começou a diminuir e conseqüentemente os

preços delas sofreram majorações significativas. Nesse cenário, saber o que, quando, quanto e

como comprar passou a assumir condição prioritária dentro da estrutura organizacional.

A coordenação do fluxo dos bens e dos serviços entre as instalações físicas é

o assunto principal no gerenciamento da cadeia de suprimentos. Decidir as

quantidades do produto que serão movimentadas, quando movimentá-las,

como movimentá-las e de onde adquiri-las são preocupações freqüentes.

Essas decisões de programação ocorrem no canal de suprimentos, e um bom

gerenciamento requer a coordenação com outras atividades dentro da

empresa, especialmente operações. (BALLOU, 2001, p. 312).

Compete também à área de compras o cuidado com os níveis de estoque da empresa. Altos

níveis de estoque significam poucos problemas com a produção, porém acarretam um custo

exagerado para a sua manutenção. Esses custos são resultantes de despesas com o espaço

ocupado, custos do capital, pessoal de almoxarifado, controles e movimentação.

Por outro lado, baixos níveis de estoque, podem impor a empresa uma condição de risco, onde

qualquer detalhe pode acabar por prejudicar o fluxo de atividade.

A correta definição do que comprar, e quando comprar depende, intimamente, do

conhecimento da real necessidade de cada setor da empresa. Assim, conhecer os processos,

uniformizar as ações permite estabelecer a real necessidade de compras, reduzindo custos e

determinando a real necessidade de estoque de forma a evitar excessos ou situações de risco

de desabastecimento.

Se o suprimento satisfizesse exatamente a demanda, haveria pouca

necessidade de manter estoques. As mercadorias poderiam ser produzidas na

mesma velocidade da demanda e nenhum estoque iria acumular. Para que

essa situação exista, a demanda precisa ser previsível, estável e

relativamente constante durante um longo período de tempo. (ARNOLD,

1999, p. 268).

Para finalizar, entendo que a base teórica aqui elencada nos faz identificar as deficiências da

forma de como é feita a função de suprimento, sem engajamento na estrutura administrativa

da organização, sendo uma mera atividade burocrática. Essa mesma teoria nos sinaliza alguns

métodos a serem adotados na consecução de uma ação voltada à administração de materiais.

19

1.5 METODOLOGIA

O presente trabalho pretende avaliar o modelo de gerenciamento de materiais adotado na

Faculdade 2 de Julho, a partir da pesquisa de campo realizada durante o estágio

supervisionado.

Foram feitas pesquisas documentais em manuais de procedimento, formulários e registros

existentes nos arquivos da F2J.

Também foi feita pesquisa bibliográfica buscando levantar informações de outros estudos e

teorias que se assemelhem ao ora tratado.

1.5.1 Etapas

✓ Revisão bibliográfica a respeito de Gestão de Suprimentos;

✓ Compreensão dos conceitos relativos ao tema com foco no cliente e na geração de

informações úteis para o mesmo;

✓ Aplicação de questionário aos chefes dos diversos setores da Faculdade 2 de Julho

enfocando quais materiais são utilizados e a demanda de materiais.

1.5.2 Método da Pesquisa

O método selecionado nesta monografia foi o estudo de caso. Este método permite um estudo

minucioso do tema a partir de ações práticas adotadas numa determinada organização.

O trabalho visa, ao final do estudo, sugerir ações que possam tornar mais eficaz o

departamento de suprimento da Faculdade 2 de Julho.

1.5.3 Fases da Monografia

Este estudo foi dividido em cinco fases assim definidas:

Fase I – Conhecendo a Faculdade 2 de Julho. Nesta fase, há o relato de um breve histórico

da instituição e o sistema de gestão de materiais adotado.

20

Fase II – Pesquisa Bibliográfica. Foram levantadas informações teóricas a respeito de

conceituação, técnicas e modelos de gestão de suprimentos.

Fase III – Pesquisa de Campo. Consistiu na elaboração de questionário que foi realizado

nos diversos setores da Faculdade 2 de Julho, buscando duas informações que

geraram os indicadores que nortearam o presente trabalho. São elas:

1ª Pergunta: Qual o material de expediente utilizado no setor?

2ª Pergunta: Qual o consumo mensal estimado?

Fase IV – Análise do sistema de gestão de materiais. Com base nas informações

levantadas nas fases I e III, definiu-se a eficiência do sistema de gestão

adotado.

Fase V – Baseando-se nas informações teóricas levantadas na fase II foram propostas

ações que puderam interferir no atual modelo adotado buscando dotar o

sistema de maior eficiência.

1.6 ESTRUTURA DO TRABALHO

O 1º capítulo tratou da introdução do trabalho, abordando a caracterização do problema,

objetivos, pressupostos da pesquisa, justificativa, organização e estrutura do trabalho.

O 2º capítulo enfatiza a parte teórica com ênfase para o canal de suprimentos, objetivo da

administração de materiais, função dos estoques, registro de estoques, previsão e classificação

ABC dos estoques.

O 3º capítulo aborda a estrutura da gestão de suprimento da Faculdade 2 de Julho destacando

a previsão para os estoques, critério para compra e gestão dos estoques.

O 4º capítulo contém uma análise dos dados obtidos no questionário de campo – a seleção e a

demanda de materiais.

21

O 5º capítulo é destinado à conclusão com sugestões que possam vir a dinamizar o

departamento de gestão de materiais contribuindo para maior eficácia do mesmo.

22

2 CONCEITOS DE GESTÃO DE SUPRIMENTOS

2.1 O CANAL DE SUPRIMENTO

É o canal de distribuição do suprimento físico. Dentro da estrutura administrativa, ele pode

ser considerado fundamental, haja vista que é responsável pela eficácia e a economia do

movimento de materiais.

Segundo Ballou (1993), as tarefas mais importantes são:

1) Inicialização e transmissão das ordens de compra.

2) Transporte do material até o local de uso.

3) Manutenção dos estoques no local de uso.

Isso posta, entende-se que a função da administração de materiais consiste em satisfazer às

necessidades de sistemas de operação. Essas necessidades provêm das curvas de demanda dos

clientes, das atividades de promoção e dos programas e planos de distribuição física. As

operações da empresa são os clientes da chefia do setor de suprimento dela.

O ciclo de suprimento usual consiste na conversão das necessidades do sistema de operação

em ordens de compras. O comprador seleciona os fornecedores e estabelece todo o processo

de logística. Após o recebimento do material, este é submetida à inspeção de qualidade e

colocado em estoque a disposição do cliente.

23

2.2 OBJETIVO DA ADMINISTRAÇÃO DE MATERIAIS

O objetivo da Administração de Materiais é garantir a oferta dos bens necessários no instante

correto para atender às necessidades de produção ou operação. Significa coordenar a

movimentação de suprimento em conformidade com a eficiência de operação.

Em suma, significa prover o material certo, no local de operação certo, no instante correto e

em condição utilizável ao menor custo (BALLOU, 1993).

2.3 FUNÇÃO DOS ESTOQUES

O estoque tem por finalidade separar o suprimento da demanda. Assim, conforme Arnold

(1999), os estoques podem ser classificados de acordo com as funções que desempenham:

Vejamos:

✓ Estoque de Antecipação – É criado antecipando uma demanda futura. A determinação

da criação deste estoque vem de um planejamento prévio de uma demanda futura a

exemplo de um período de pico de vendas.

✓ Estoque de Flutuação – É feito para cobrir flutuações aleatórias e imprevisíveis do

suprimento ou da demanda. Tem por objetivo proteger a empresa evitando

perturbações na produção ou no atendimento ao cliente.

✓ Estoque de Tamanho do Lote – São itens comprados em quantidade maior que o

necessário. Para aquele momento. Visa tirar vantagem dos descontos sobre

quantidade.

✓ Estoque de Transporte – Existe em função do tempo necessário para transportar uma

mercadoria de um lugar até outro.

Esse estoque tem como objetivo garantir o atendimento da demanda até a chegada de

outro lote de material, ou seja, não está relacionado com o tamanho da remessa e sim

com a demanda e o tempo de trânsito.

24

2.4 PRECISÃO DO REGISTRO DE ESTOQUE

A utilidade do registro de estoque está diretamente relacionada com a eficácia do

gerenciamento do suprimento, pois, a precisão no registro dos itens determina a quantidade e

o período necessário a sua reposição evitando falta ou excesso de material e inevitável queda

de produtividade (ARNOLD, 1999).

Três informações são fundamentais:

✓ Descrição da peça (tombamento) – Implica no controle do estoque, mantendo o

registro do bem e suas características;

✓ Quantidade – O registro da quantidade associado ao do consumo de materiais,

estabelece o momento certo de reabastecimento, a fim de evitar solução de

continuidade;

✓ Localização – Identificar o local onde se encontra o produto é fundamental, pois reduz

o tempo de distribuição.

Os registros de estoque permitem à empresa:

a) Operar um sistema eficaz de administração de materiais, monitorando todo o processo,

da compra a distribuição;

b) Manter um nível satisfatório de atendimento ao cliente com um serviço ágil;

c) Operar com eficiência e eficácia – Atuar em todas as etapas de forma complementar

agindo com competência e atendendo a demanda na real necessidade do cliente;

d) Analisar o estoque rastreando-o e avaliando o consumo, propondo ações que

minimizem os custos.

Os registros imprecisos de estoque resultam em:

a) Serviço não realizado – Não atendimento ao cliente por falta de determinado produto;

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b) Falta de material – Provocado pelo desabastecimento do estoque, por imprecisão na

previsão de reabastecimento do mesmo;

c) Excesso de material – Provoca o empate de capital com um estoque super

dimensionado;

d) Baixa produtividade – Em função das constantes interrupções na realização de

serviços provocados pelo desabastecimento;

e) Baixo desempenho nas entregas – É o resultado de todas as mazelas elencadas em

função da imprecisão do registro de estoques tornando o processo ineficaz.

2.5 PREVISÃO PARA OS ESTOQUES

O estudo de determinação do estoque está pautado na previsão do consumo do material. Essa

previsão é feita com base em estimativas futuras dos produtos acabados. Define, portanto,

quais, quantos e quando os produtos serão comprados.

Segundo Dias (1993), a previsão deve ser considerada como a hipótese mais provável dos

resultados. As informações básicas que permitem estabelecer os materiais, a quantidade

desses e quando comprar podem ser classificadas em duas categorias:

a) Quantitativas

✓ Evolução de demandas no passado;

✓ Variáveis cuja evolução está diretamente ligada às demandas;

✓ Variáveis de fácil previsão, relativamente ligadas à demanda (população, renda etc.);

✓ Influência da propaganda.

b) Qualitativas

✓ Opinião dos gestores;

✓ Opinião dos executores;

✓ Opinião do público;

✓ Pesquisa de mercado.

26

Dessa forma, Dias (1993) define que as técnicas de previsão de consumo podem ser

classificadas em três grupos:

I – Projeção: São aquelas que admitem que a evolução da demanda seguirá as mesmas leis

observadas no passado. Esse grupo de técnicas é de natureza essencialmente quantitativa.

II – Explicação: Procuram explicar a evolução no passado a partir de leis cuja evolução é

previsível. São basicamente aplicações de técnicas de regressão e correlação.

III – Predileção: Funcionários experientes e conhecedores de fatores influentes nas vendas e

no mercado estabelecem a previsão da evolução das demandas futuras.

Essas definições, no entanto, se apresentam de forma didática. Na prática, podem ocorrer

combinações de diversos modelos de evolução de consumo.

2.6 CLASSIFICAÇÃO ABC DOS ESTOQUES

Trata-se de um importante instrumento de administração, pois permite identificar os itens que

justificam maior atenção e tratamento adequado.

Assim, após obter-se a seqüência de itens e sua classificação ABC o administrador pode

aplicar as técnicas preferenciais de gestão administrativa, conforme a importância dos itens.

A curva ABC tem sido usada para definição de políticas de vendas, estabelecimento de

prioridades para programação de produção etc.

As classes da curva ABC, após os itens serem relacionados em função da sua importância

relativa, podem ser definidas da seguinte maneira (DIAS, 1993):

✓ Classe A: Grupo de itens mais importante: Pois implica em maior consumo e tem

custo mais elevado, representando a maior parcela de gastos na aquisição;

27

✓ Classe B: Grupo de itens em situação intermediária: Tem menor consumo que os

produtos da Classe A, mas também representam uma parcela significativa nos custos

com aquisição de estoque;

✓ Classe C: Grupo de itens menos importantes: São aqueles produtos de menor consumo

e embora represente a maior quantidade de itens, significa a menor parcela de custos

no total do estoque.

Figura 1 – Gráfico de distribuição típica e usual da curva ABC

Fonte: (Viana, 2002)

100

95

75

VA

LO

R D

O E

ST

OQ

UE

(%

)

5 25 100

5 20 75

(% ) de quantidade de itens

A

B

C

28

3 A GESTÃO DE ESTOQUES DA FACULDADE 2 DE JULHO

3.1 CARACTERIZAÇÃO DA ORGANIZAÇÃO

A Faculdade 2 de Julho está localizada no centro da cidade, na Avenida Leovigildo

Filgueiras, 81 a 83, no bairro do Garcia. Seu campus ocupa uma área privilegiada de 19.050

m2, chegando próximo ao Vale do Canela.

Figura 2 – Mapa de Localização da Faculdade 2 de Julho

Fonte: SEPLAM – Secretaria Municipal do Planejamento, Urbanismo e Meio Ambiente

29

A Faculdade é gerida por órgãos executivos e normativos. Na linha de execução está a

Diretoria Geral que inclui a Diretoria Acadêmica, a Diretoria de Administração e Finanças, a

Coordenação Pedagógica, a Coordenação de Pesquisa, Pós-Graduação e Extensão, a

Secretaria Acadêmica, a Biblioteca e o Centro de Informática. Entre os órgãos Normativos

destacam-se o Conselho Superior de Ensino, Pesquisa e Extensão – CONSEPE e os

Colegiados de Curso.

30

Organograma

Figura 3 – Organograma da Fundação Dois de Julho

Fonte: DIRAF da F2J

Fundação 2 de Julho - Conselho de Curadores -

Diretoria de Adm. e Finanças

Diretoria Acadêmica

Diretoria Geral

Coordenação de Administração

Coordenação de Direito

Coordenação de Comunicação

Centro de Informática

Setor Financeiro

Setor de Compras

Coordenação Pedagógica

Assessoria de Comunicação

Setor de Manutenção

e Serviços

Secretaria Acadêmica

Biblioteca

CONSEPE

Coord. de Pós

Grad., Pesq. e Ext.

COLÉGIO

FACULDADE

Setor de Pessoal

31

Atualmente a Faculdade 2 de Julho oferece os seguintes cursos:

✓ Administração Geral

✓ Administração com Habilitação em Comércio Exterior

✓ Administração com Habilitação em Gerência de Negócios

✓ Administração com Habilitação em Sistemas de Informação

✓ Comunicação Social com Habilitação em Jornalismo

✓ Comunicação Social com Habilitação em Propaganda e Marketing

✓ Direito

✓ Pós-Graduação Lato Sensu em Docência no Ensino Superior

3.2 COMO É FEITA A PREVISÃO PARA OS ESTOQUES

A Faculdade 2 de Julho dispõe de Manual de Normas e Procedimentos Administrativos,

sendo que a Norma Nº 01/2004 dispõe sobre compras e serviços.

Manual de Normas e Procedimentos Administrativos

Norma nº 01/2004 – Compras e Serviços

Objetivo: Regulamentar os processos de pagamento e disciplinar as atividades de compras e

serviços da instituição. Organizar os procedimentos e rotinas para ordenar o processo de pagamento de despesas, estabelecendo as competências das unidades

administrativas em todos os passos, da solicitação até o arquivamento, após a realização do pagamento.

Diretriz: Todo pagamento referente a compras e serviços deverá ser precedido de Processo

contendo o formulário Pedido de Compras e Serviços – ‘PCS’, cuja rotina

está discriminada abaixo, devidamente preenchida.

Usuários: Setores e Funcionários da Fundação 2 de Julho (Colégio e Faculdade)

Rotina:

Passo 1 - A Unidade solicitante preenche os campos iniciais (onde se vê a palavra “solicitante” na vertical), discriminando os materiais e/ou serviços solicitados,

inclusive as quantidades e características dos produtos, e encaminha à DIRAF – Diretoria de Administração e Finanças (se for para a Faculdade) ou DAF – Divisão Administrativa e Financeira (se for para o Colégio).

32

Passo 2 - A DIRAF / DAF, após analisar a necessidade e a possibilidade, encaminha para o SEMAT – Setor de Materiais ou SEMOB – Setor de Manutenção e Obras.

Passo 3 - Se for compra, o Setor de Materiais realiza cotação em, pelo menos, três empresas do ramo, registrando os resumos no formulário ‘PCS’ (contendo os

nomes das três empresas, valores totais das compras ou serviços e as condições de pagamento) para facilitar a decisão e anexa-os, devolvendo à DIRAF / DAF. Obs: Os orçamentos devem indicar a Razão Social, endereço, telefone e Fax.

Passo 4 - A DIRAF / DAF analisa, devendo retornar ao SECOM – Setor de Compras e Manutenção caso discorde dos preços ou condições de pagamento, para, após

concordância, encaminhar à Diretoria (Faculdade ou Colégio) para aprovação.

Passo 5 - A Diretoria Geral (Faculdade) / Diretoria (Colégio) dá o seu autorizo discriminando a empresa e o valor, assinando abaixo, retornando o processo à

DIRAF / DAF.

Passo 6 - A DIRAF / DAF encaminha ao Setor Financeiro (Faculdade / Colégio) para as providências necessárias de pagamento.

Passo 7 - O SEFIN – Setor Financeiro numera o processo em campo próprio, junto ao título do formulário (Observar numeração específica de Faculdade e Colégio).

Em seguida, prepara o(s) cheque(s), preenche todos os campos (onde se vê a palavra “Setor Financeiro” na vertical), e encaminha à DIRAF / DAF para assinatura desta e posteriormente para assinatura da Diretoria Geral (Faculdade) /

Diretoria (Colégio).

Passo 8 - Após assinaturas do(s) cheque(s), o processo retorna ao SECOM – Setor de Compras e Manutenção para informar ao interessado que o(s) cheque(s) está(ão)

pronto(s), e em seguida atestar o recebimento do Material ou a execução dos Serviços, encaminhando para o Visto Final da DIRAF / DAF e arquivamento do

processo no SEFIN – Setor Financeiro.

Figura 4 – Manual de Normas e Procedimentos Administrativos

Fonte: SECOM da F2J

Na referida norma se estabelece todo o fluxo processual referente a compras. Tal

procedimento é demonstrado em fluxograma, a seguir:

33

Norma de Compras e Serviços

Figura 5 – Fluxograma de Norma de Compras e Serviços

Fonte: SECOM da F2J

1. Unidade interessada verifica

junto ao SEMAT a existência

de materiais no Almoxarifado

e/ou a possibilidade de

execução de serviços com o

pessoal interno.

INÍCIO

2.

Existe material / Serviço disponível?

3. Requisitar material

conforme rotina e/ou

execução de serviço.

4. Emitir PCS e

encaminhar para

Autorização da

DIRAF.

FIM

S

N

S

N

10. Efetivar compra

de material e/ou

Executar Serviço.

6. Informar ao

solicitante e

arquivar.

7. SEMAT procede á coleta

de preços.

5.

Verificar

Disponibilidade

Financeira.

12.

É Material?

N

S

9. Informar ao

solicitante e

Arquivar.

14. SEFIN Emite

Cheque(s).

11. Receber NF

e/ou Recibo e

Atestar.

16. Arquivar.

15. SEFIN

efetua

pagamento.

8.

Autorização

da Diretoria.

13. SEMAT lança

no controle de

estoque – Almox.

S

N

FLUXOGRAMA

34

O procedimento de compra inicia com a solicitação feita pela chefia de setor, utilizando para

tanto um formulário próprio denominado de “Pedido de Compras e Serviços – PCS”, abaixo:

Fundação 2 de Julho

Pedido de Compras e Serviços

(PCS)

Material Serviço Nº Colégio: Nº Faculdade:

Unidade Solicitante:

Data:

Solicitante

Sr Diretor: Solicito autorizar a compra dos materiais ou a execução dos serviços abaixo discriminados:

Materiais Serviços Item Quantidade Discriminação Discriminação

1

2

3

4

5 Justificativa: Assinatura:

Ao Setor de Compras e Manutenção para apresentar três orçamentos.

Data:

_____/_____/_____ Assinatura do Diretor:

Seto

r d

e C

om

pra

s

À DIRAF / DAF, seguem em anexo os orçamentos solicitados:

Nomes das Empresas ou Prestadores de Serviços Valor Total (Em R$) Condições de Pagtº.

1

2

3

Data: ____/____/____ Assinatura:

Ao Diretor Geral para autorização:

Data:

_____/_____/_____

Assinatura do DIRAF ou DAF

_____/_____/_____

À DIRAF / DAF: AUTORIZO a emissão de cheque(s) no valor total de R$___________ ( ________________________ _________________________________ ) em nome de ___________________________________________________

Data:

_____/_____/_____ Assinatura do Diretor Geral

Ao Setor Financeiro para as providências necessárias.

Seto

r F

inanceir

o

Cheque(s) nº(s):

Banco:

C/C nº

Valor: R$

Data de emissão:

_____/_____/_____

Nota f iscal:

Data de emissão:

______/_____/_____

Quando Parcelado ou Pré-datado (datas):

Data do Pagamento:

______/_____/_____

Assinatura:

Atesto o recebimento do Material ou a execução dos Serviços. Data:

______/______/______ Assinatura:

Arquive-se no Setor Financeiro.

_________________________________________

(DIRAF / DAF)

Figura 6 – Formulário de Pedido de Compras e Serviços (PCS)

Fonte: SECOM da F2J

35

O pedido é encaminhado à Diretoria de Administração e Finanças que o aprova e encaminha

ao Setor de Material.

O Setor de Material faz a cotação em, pelo menos, três empresas do ramo e devolve o

processo à diretoria administrativa para aprovação.

Após a aprovação o Pedido de Compras e Serviços – PCS é encaminhado ao diretor geral que

dá o autorizo discriminando a empresa e o valor. Em seguida encaminham-se as providências

necessárias de pagamento. Finalmente, o processo retorna ao setor de compras que efetua a

transação comercial.

3.3 CRITÉRIOS PARA COMPRA

Conforme demonstrado, tem-se um sistema justo, ágil e eficiente de procedimento de compra.

Porém, o mesmo é pontual e atende a demanda individual, obrigando o Setor de Compras a

realizar diversas pequenas compras no comércio varejista.

O sentido de pronto atendimento, ao contrário do que possa parecer, não se reflete em eficácia

– por mais eficiente que seja a ação de compra – pois os atos de orçar e adquirir demandam

um tempo maior do que aquele de retirar do almoxarifado o produto desejado.

3.4 GESTÃO DOS ESTOQUES

Embora diversos setores tenham demandas semelhantes, as mesmas não são sistematizadas de

forma a se determinar à demanda periódica de todos os setores e assim promover a compra no

atacado, necessária a atender o consumo num período determinado, compondo dessa maneira

o estoque mínimo necessário ao pronto atendimento à demanda solicitada no dia-a-dia.

36

3.5 CLASSIFICAÇÃO ABC

A Classificação ABC consiste em hierarquizar os itens de consumo, em função da

importância ou demanda dos mesmos.

É um instrumento gerencial relevante, pois identifica aqueles insumos mais importantes na

execução das diversas atividades e assim reservam a eles prioridade na composição do

orçamento.

Em função da ação pontual de demanda e compra, tal método não vem sendo aplicado.

3.6 ANÁLISE DOS DADOS DA PESQUISA

Durante o Estágio Supervisionado, desenvolveu-se duas atividades visando à correta

anamineze com fulcro ao perfeito entendimento do cenário atual e a coleta de dados que

pudessem ser decodificados em indicadores, necessários à confecção desta monografia,

gerados dentro de princípios científicos, produzindo, portanto, um trabalho factível.

As atividades foram:

a) Reconhecimento das Rotinas Existentes

Esta atividade teve por finalidade conhecer amiúde as rotinas de compras praticadas na

Faculdade 2 de Julho.

Em princípio estudou-se a Norma Nº 01/2004 – Compras e Serviços do Manual de

Normas e Procedimentos Administrativos da Fundação Dois de Julho. Também junto à

norma administrativa há o fluxograma demonstrando de forma prática todos os passos a

serem seguidos durante o processo de compra.

b) Pesquisa de Campo

Durante o Estágio Supervisionado elaborou-se um questionário que foi passado a todos

os responsáveis por solicitação de material de todos os setores da Faculdade 2 de Julho,

no qual se pretendeu relacionar todo o material de uso rotineiro e a demanda mensal

dele.

37

Na pesquisa de campo o questionário foi preenchido por representantes de todos os setores da

Faculdade.

Abstraíram-se perguntas relativas a rotinas administrativas dos mesmos, direcionando o foco

apenas a informações que gerassem indicadores tangíveis, necessários a se estabelecer um

diagnóstico da demanda e fundamentar as propostas de aperfeiçoamento do setor de compras.

Assim, foram feitas apenas duas perguntas:

a) Qual o material de expediente utilizado no setor?

b) Qual o consumo mensal estimado?

É de se notar que o consumo mensal é estimado, haja vista que não existe um sistema de

controle implantado.

Após o recolhimento dos questionários, de posse das informações prestadas, eles foram

decodificados, gerando as tabelas que se seguem e que foram denominadas de Ficha de

Estimativa de Demanda Mensal de Material de Expediente.

38

Faculdade 2 de Julho

FICHA DE ESTIMATIVA DE DEMANDA MENSAL DE

MATERIAL DE EXPEDIENTE DA BIBLIOTECA DA F2J

IT.

DISCRIMINAÇÃO DO MATERIAL

CÓ D. PRO D.

UF

MARCA/ MO D.

Q UANTD.

1 ALCOOL LÍQUIDO (1000 ML) 0001-0001 UN 01

2 APONTADOR C/ DEPÓSITO 0001-0003 UN FABER 02

3 ARQUIVO MORTO POLIONDA AZUL 0001-0004 UN 130 MM 05

4 BOBINA TÉRMICA 57 X 40 1V (CX-30) 0001-0007 CX REGIPEL 02

5 BLOCO P/ RECADOS, POST -IT (38 X 51) C/ 4 0001-0008 BL 3M 02

6 BORRACHA BRANCA. PLÁST. , TK, PEQ. 0001-0010 UN FABER 02

7 CANETA AZUL 0001-0011 UN COMP. 07 10

8 CANETA PRETA 0001-0012 UN COMP. 07 10

9 CANETA VERMELHA 0001-0013 UN COMP. 07 05

10 CLIPS Nº 2/0 EM AÇO GALVANIZADO (CX-100) 0001-0016 CX FERPLAS 04

11 COLA EM BASTÃO PRITT 40G 0001-0019 UN HENKEL 06

12 COLA BRANCA TENÁZ 90G 0001-0020 UN 06 13 CORRETIVO LÍQUIDO C/ 18 ML 0001-0021 UN T. MÁG. 05

14 DISQUETE 3,5 HD, FORMATADO PRETO (CX-10 ) 0001-0023 CX IMATION 01

15 DUREX (12MMX30M) 0001-0024 RL 3M 03

16 DUREX (19MM X 50M) 0001-0025 RL 3M 03

17 ELÁSTICO AMARELO, SACO C/ 100G 0001-0026 SC MERCUR 10

18 ENVELOPE CARTA BRANCO 0001-0027 UN 114 X 229 10

19 ENVELOPE SACO EM PAPEL, BRANCO 0001-0028 UN 240X340 10

20 ETIQUETA CIRCULAR, TP-19 VM (CX – 12) 0001-0032 CX PIMACO 01

21 ETIQUETA 25,4 X 101,6 MM (CX-1000) – 6181 0001-0033 CX PIMACO 01

22 FITA ADESIVA P/ EMP – PAPEL (50MM X 50M) 0001-0038 RL 3M 02

23 GRAMPO PARA GRAMPEADOR 26/6 (CX-5000) 0001-0039 CX FERPLAS 02

24 LÁPIS PRETO EM MADEIRA RED. Nº 02 0001-0040 UN FABER 06

25 PAPEL A4 (RS-500FLS.) 0001-0046 RS 210X297 03

26 PASTA CATÁLOGO, OF. PRETA C/100 SCS. 0001-0047 UN 01

27 PASTA C/ CANALETA A4, REM. TRANS. 0001-0048 UN YES 07 28 PASTA OF. ABA E ELAS. TRANS. CR. 0001-0050 UN YES 05

29 PLÁST. ADES. CONT., CR. (0,45 X 25,00) 0001-0054 RL VULCAN 01

30 PORTA-REVISTA PLÁSTICO 0001-0055 UN ACRIMET 06

31 RECIBO COMERCIAL S/ CANHOTO 0001-0057 BL TILIBRA 01

32 SALIENTADOR LUMICOLOR 0001-0060 UN PILOT 03

33 TINTA P/ CARIMBO PRETA (42 ML) 0001-0061 TB PILOT 01

34 VALE S/ CANHOTO BL-100FLS. 0001-0062 BL TILIBRA 01

Figura 7 – Ficha de Demanda da Biblioteca

Fonte: Elaboração própria



MATERIAL DE EXPEDIENTE DO CENTRO DE INFORMÁTICA

DA F2J

IT.


CÓ D.

PRO D.

UF

MARCA/

MO D.

Q UANTD.

1 CDR GRAVÁVEL 700MB – 80MIN 0001-0014 UN IMATION 30

2 CDR-W REGRAVÁVEL 650MB – 74MIN 0001-0015 UN IMATION 10

3 CLIPS Nº 2/0 EM AÇO GALVANIZADO (CX-100) 0001-0016 CX FERPLAS 03 4 FITA ADESIVA P/ EMP – PAPEL (50MM X 50M) 0001-0038 RL 3M 02


6 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 AZ (CX-12) 0001-0041 UN PILOT 02

7 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 PT (CX-12) 0001-0042 UN PILOT 02

8 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 VM. (CX-12) 0001-0043 UN PILOT 02

9 PAPEL A4 (CX-10) 0001-0046 RS 210X297 100

Figura 8 – Ficha de Demanda do Centro de Informática


39



MATERIAL DE EXPEDIENTE DO NÚCLEO DE PRÁTICAS

JURÍDICAS DA F2J

IT.


CÓ D. PRO D.

UF

MARCA/ MO D.

Q UANTD.

1 ALCOOL LÍQUIDO (1000 ML) 0001-0001 UN 01

2 BORRACHA BRANCA PLÁST. , TK, PEQ. 0001-0010 UN FABER 02







9 CORRETIVO LÍQUIDO C/ 18 ML 0001-0021 UN T. MÁG. 02


11 ENVELOPE CARTA BRANCO 0001-0027 UN 114 X 229 50 12 ENVELOPE SACO EM PAPEL, KRAFT NAT. 0001-0029 UN 240X340 50

13 ETIQUETA 33,9 X 101,6 MM (CX-1400) 0001-0034 CX PIMACO 01





18 PAPEL ALMAÇO PAUTADO (PT-400 FLS.) 0001-0044 PT 01

19 PAPEL A4 (CX-10) 0001-0046 RS 210X297 08

20 PASTA OF. ABA E ELÁS. TRANS. CR. 40MM 0001-0049 UN YES 10

21 PASTA OF. ABA E ELAS. TRANS. CR. 0001-0050 UN YES 05

22 PASTA SUSP. MARMO. PLAST. VERDE (CX-50) 0001-0052 UN CARTEX 50

23 PERCEVEJO NIQUELADO (CX-100) 0001-0053 CX 01


Figura 9 – Ficha de Demanda do Núcleo de Práticas Jurídicas (NPJ)




MATERIAL DE EXPEDIENTE DO SAE DA F2J

IT.


CÓ D.

PRO D.

UF

MARCA/

MO D.

Q UANTD.




4 ENVELOPE SACO EM PAPEL, KRAFT NAT. 0001-0029 UN 240X340 100

5 FITA ADESIVA TRANSPARENTE (48MMX50M) 0001-0037 RL SCOTCH 01


7 PAPEL A4 (CX-10) 0001-0046 RS 210X297 02



Figura 10 – Ficha de Demanda do Serviço de Atendimento ao Estudante (SAE)


40



MATERIAL DE EXPEDIENTE DO COLEGIADO DE DIREITO

DA F2J

IT.


CÓ D. PRO D.

UF

MARCA/ MO D.

Q UANTD.

1 BORRACHA BC. PLÁST. , TK, PEQ. 0001-0010 UN FABER 02






7 CUBOS TIRA FOLHAS 8 X 10 (900 FLS.) 0001-0022 BL TILIBRA 01


9 ENVELOPE SACO EM PAPEL, BRANCO 0001-0028 UN 240X340 100 10 ENVELOPE SACO EM PAPEL, BRANCO 0001-0031 UN 310X410 50









19 PAPEL A4 (CX-10) 0001-0046 RS 210X297 12



22 SACO PLÁST. P/ PASTA CAT. C/ 4 FUROS A4 0001-0059 UN 0,10 MM 12


Figura 11 – Ficha de Demanda do Colegiado de Direito




MATERIAL DE EXPEDIENTE DA DIREÇÃO E COORDENAÇÃO

PEDAGÓGICA DA F2J

IT.


CÓ D. PRO D.

UF

MARCA/ MO D.

Q UANTD.

1 APAGADOR P/ QUADRO BRANCO 0001-0002 UN PILOT 02


3 CDR-W REGRAVÁVEL 650MB – 74MIN 0001-0015 UN IMATION 05



6 COLA BRANCA TENÁZ 90G 0001-0020 UN 02


8 DUREX (12MMX30M) 0001-0024 RL 3M 02


10 ENVELOPE SACO EM PAPEL, BRANCO 0001-0028 UN 240X340 40 11 ETIQUETA 25,4 X 101,6 MM (CX-1000) – 6181 0001-0033 CX PIMACO 01




15 PAPEL A4 (CX-10) 0001-0046 RS 210X297 07



Figura 12 – Ficha de Demanda da Direção e Coordenação Pedagógica


41



MATERIAL DE EXPEDIENTE DO COLEGIADO DE

ADMINISTRAÇÃO DA F2J

IT.


CÓ D. PRO D.

UF

MARCA/ MO D.

Q UANTD.














14 LÁPIS PRETO EM MADEIRA RED. Nº 02 0001-0040 UN FABER 04 15 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 AZ (CX-12) 0001-0041 CX PILOT 05

16 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 PT (CX-12) 0001-0042 CX PILOT 05

17 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 VM. (CX-12) 0001-0043 CX PILOT 01


19 PAPEL A4 (RS-500FLS.) 0001-0046 RS 210X297 12




Figura 13 – Ficha de Demanda do Colegiado de Administração




MATERIAL DE EXPEDIENTE DA COPPE E ASCOM DA F2J

IT.


CÓ D.

PRO D.

UF

MARCA/

MO D.

Q UANTD.

1 BLOCO P/ RECADOS, POST -IT (76 X 102) 0001-0009 BL 3M 02

2 BORRACHA BC. PLÁST. , TK, PEQ. 0001-0010 UN FABER 01 3 CANETA AZUL 0001-0011 UN COMP. 07 15


5 CDR GRAVÁVEL 700MB – 80MIN 0001-0014 UN IMATION 10






11 ETIQUETA 25,4 X 101,6 MM (CX-1000) - 6181 0001-0033 CX PIMACO 01



14 PAPEL A3 (CX-05) 0001-0045 RS RIPAX 01

15 PAPEL A4 (CX-10) 0001-0046 RS 210X297 12


Figura 14 – Ficha de Demanda da COPPE e ASCOM


42



MATERIAL DE EXPEDIENTE DO SETOR FINANCEIRO DA

F2J

IT.


CÓ D. PRO D.

UF

MARCA/ MO D.

Q UANTD.

1 ARQUIVO MORTO POLIONDA AZUL 0001-0004 UN 130 MM 02

2 BOBINA P/ MÁQ. CALCULADORA 0001-0006 UN 57 X 60 10








10 DUREX (19MMX 50M) 0001-0025 RL 3M 02

11 ENVELOPE CARTA BRANCO 0001-0027 UN 114 X 229 10 12 ENVELOPE SACO EM PAPEL, BRANCO 0001-0028 UN 240X340 15




16 PAPEL A4 (CX-10) 0001-0046 RS 210X297 10

17 PASTA REG. AZ, OF. LOMBO LARGO C/ VISOR 0001-0051 UN 03


19 SACO PLÁST . P/ PASTA CAT. C/ 4 FUROS OF. 0001-0058 UN 0,10 MM 100



Figura 15 – Ficha de Demanda do Setor Financeiro




MATERIAL DE EXPEDIENTE DA SECRETARIA ACADÊMICA

DA F2J

IT.


CÓ D.

PRO D.

UF

MARCA/

MO D.

Q UANTD.

1 BOBINA PARA FAX EM PAPEL TÉRMICO 0001-0005 UN 216X30 05

2 BORRACHA BRANCA PLÁST. , TK, PEQ. 0001-0010 UN FABER 05 3 CANETA AZUL 0001-0011 UN COMP. 07 05










13 PAPEL A4 (CX-10) 0001-0046 RS 210X297 03

14 PROTOCOLO DE CORRESPONDÊNCIA 0001-0056 UN TILIBRA 03

15 SACO PLÁST . P/ PASTA CAT. C/ 4 FUROS OF. 0001-0058 UN 0,10 MM 1000


Figura 16 – Ficha de Demanda da Secretaria Acadêmica


43



MATERIAL DE EXPEDIENTE DO COLEGIADO DE

COMUNICAÇÃO SOCIAL DA F2J

IT.


CÓ D. PRO D.

UF

MARCA/ MO D.

Q UANTD.









9 ENVELOPE SACO EM PAPEL, BRANCO 0001-0028 UN 240X340 100 10 ENVELOPE SACO EM PAPEL, BRANCO 0001-0031 UN 310X410 50





15 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 AZ (CX-12) 0001-0041 CX PILOT 05

16 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 PT (CX-12) 0001-0042 CX PILOT 05

17 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 VM. (CX-12) 0001-0043 CX PILOT 01


19 PAPEL A4 (RS-500FLS.) 0001-0046 RS 210X297 12




Figura 17 – Ficha de Demanda do Colegiado de Comunicação Social




MATERIAL DE EXPEDIENTE DO SETOR DE SERVIÇO

SOCIAL DA F2J

IT.


CÓ D.

PRO D.

UF

MARCA/

MO D.

Q UANTD.









9 DUREX (12MMX30M) 0001-0024 RL 3M 02

10 DUREX (19MM X 50M) 0001-0025 RL 3M 02


12 ETIQUETA 25,4 X 101,6 MM (CX-1000) - 6181 0001-0033 CX PIMACO 01


14 LÁPIS PRETO EM MADEIRA RED. Nº 02 0001-0040 UN FABER 04 15 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 AZ (CX-12) 0001-0041 UN PILOT 03



18 PAPEL A4 (CX-10) 0001-0046 RS 210X297 15




Figura 18 – Ficha de Demanda do Setor de Serviço Social


44

Analisando os itens de consumo dos diversos setores, pode-se notar que existem alguns

específicos, de uso exclusivo de um setor, porém, muitos deles fazem parte da demanda de

diversos setores, conforme demonstrado na ficha de compilação de resultados, a seguir:

45


FICHA DE ESTIMATIVA DE DEMANDA MENSAL DE MATERIAL DE EXPEDIENTE DA F2J

IT.


CÓ D. PRO D.

UF

MARCA/ MO D.

SETO R E Q UANTIDADE DO MATERIAL BIBL. COL.

ADM

COL.

COM.

SOC.

COL.

DIR.

C.

INF.

COP.

ASC.

DIÇ. FIN. NPJ SAE SEC.

ACA.

SER.

SOC.

TOTAL

GERAL

1 ALCOOL LÍQUIDO (1000 ML) 0001-0001 UN 01 01 02

2 APAGADOR P/ QUADRO BRANCO 0001-0002 UN PILOT 02 02

3 APONTADOR C/ DEPÓSITO 0001-0003 UN FABER 02 02

4 ARQUIVO MORTO POLIONDA AZUL 0001-0004 UN 130 MM 05 02 07

5 BOBINA PARA FAX EM PAPEL TÉRMICO 0001-0005 UN 216X30 05 05

6 BOBINA P/ MÁQ. CALCULADORA 0001-0006 UN 57 X 60 10 10

7 BOBINA TÉRMICA 57 X 40 1V (CX-30) 0001-0007 CX REGIPEL 02 02

8 BLOCO P/ RECADOS, POST -IT (38 X 51) C/ 4 0001-0008 BL 3M 02 02

9 BLOCO P/ RECADOS, POST -IT (76 X 102) 0001-0009 BL 3M 02 02

10 BORRACHA BRANCA PLÁST. , TK, PEQ. 0001-0010 UN FABER 02 03 02 02 01 01 02 02 05 02 22

11 CANETA AZUL 0001-0011 UN COMP. 07 10 06 06 04 15 05 15 06 05 10 82

12 CANETA PRETA 0001-0012 UN COMP. 07 10 02 05 05 22

13 CANETA VERMELHA 0001-0013 UN COMP. 07 05 05 01 05 05 21 14 CDR GRAVÁVEL 700MB – 80MIN 0001-0014 UN IMATION 30 10 40

15 CDR-W REGRAVÁVEL 650MB – 74MIN 0001-0015 UN IMATION 10 05 15

16 CLIPS Nº 2/0 EM AÇO GALVANIZADO (CX-100) 0001-0016 CX FERPLAS 04 02 02 03 03 02 03 03 02 01 10 03 38

17 CLIPS Nº 6/0 EM AÇO GALVANIZADO (CX-25) 0001-0017 CX FERPLAS 03 03 04 02 12

18 CLIPS Nº 8/0 EM AÇO GALVANIZADO (CX-25) 0001-0018 CX FERPLAS 02 02 03 04 02 13

19 COLA EM BASTÃO PRITT 40G 0001-0019 UN HENKEL 06 04 02 02 04 04 01 05 04 03 35

20 COLA BRANCA TENÁZ 90G 0001-0020 UN 06 02 08

21 CORRETIVO LÍQUIDO C/ 18 ML 0001-0021 UN T. MÁG. 05 01 02 01 02 11

22 CUBOS TIRA FOLHAS 8 X 10 (900 FLS.) 0001-0022 BL TILIBRA 01 01 01 03

23 DISQUETE 3,5 HD, FORMATADO PRETO (CX-10 ) 0001-0023 CX IMATION 01 01 01 01 02 02 01 01 10

24 DUREX (12MMX30M) 0001-0024 RL 3M 03 02 02 07

25 DUREX (19MM X 50M) 0001-0025 RL 3M 03 02 02 07

26 ELÁSTICO AMARELO, SACO C/ 100G 0001-0026 PT MERCUR 10 10

27 ENVELOPE CARTA BRANCO 0001-0027 UN 114 X 229 10 250 20 10 50 340

28 ENVELOPE SACO EM PAPEL, BRANCO 0001-0028 UN 240X340 10 100 100 100 500 40 15 865 29 ENVELOPE SACO EM PAPEL, KRAFT NAT. 0001-0029 UN 240X340 50 100 50 200

30 ENVELOPE SACO EM PAPEL, KRAFT NAT. 0001-0030 UN 260X360 50 200 250

31 ENVELOPE SACO EM PAPEL, BRANCO 0001-0031 UN 310X410 50 50 50 500 200

32 ETIQUETA CIRCULAR, TP-19 VM (CX – 12) 0001-0032 CX PIMACO 01 01

33 ETIQUETA 25,4 X 101,6 MM (CX-1000) - 6181 0001-0033 CX PIMACO 01 01 01 01 04

34 ETIQUETA 33,9 X 101,6 MM (CX-1400) 0001-0034 CX PIMACO 01 01



37 FITA ADESIVA TRANSPARENTE (48MMX50M) 0001-0037 RL SCOTCH 02 02 02 02 01 02 11

38 FITA ADESIVA P/ EMP – PAPEL (50MM X 50M) 0001-0038 RL 3M 02 01 01 01 02 01 08

39 GRAMPO PARA GRAMPEADOR 26/6 (CX-5000) 0001-0039 CX FERPLAS 02 01 01 01 05 02 01 01 01 02 17

1

IT.


CÓ D.

PRO D.

UF

MARCA/

MO D.

BIBL.

COL.

ADM

COL.

COM.

SOC.

COL.

DIR.

C.

INF.

COP.

ASC.

DIÇ.

FIN.

NPJ

SAE

SEC.

ACA.

SER.

SOC.

TOTAL

GERAL

40 LÁPIS PRETO EM MADEIRA RED. Nº 02 0001-0040 UN FABER 06 04 02 03 08 04 05 04 36

41 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 AZ (CX-12) 0001-0041 UN PILOT 60 60 60 02 03 01 03 189

42 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 PT (CX-12) 0001-0042 UN PILOT 60 60 72 02 01 03 198

43 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 VM. (CX-12) 0001-0043 UN PILOT 12 12 12 02 03 41

44 PAPEL ALMAÇO PAUTADO (PT-400 FLS.) 0001-0044 PT 20 20 30 01 71

45 PAPEL A3 (CX-05) 0001-0045 RS RIPAX 01 01

46 PAPEL A4 (CX-10) 0001-0046 RS 210X297 03 12 12 12 100 12 07 10 08 02 03 15 196

47 PASTA CATÁLOGO, OF. PRETA C/100 SCS. 0001-0047 UN 01 01

48 PASTA C/ CANALETA A4, REM. TRANS. 0001-0048 UN YES 07 07

49 PASTA OF. ABA E ELÁS. TRANS. CR. 40MM 0001-0049 UN YES 10 10

50 PASTA OF. ABA E ELAS. TRANS. CR. 0001-0050 UN YES 05 05 10

51 PASTA REG. AZ, OF. LOMBO LARGO C/ VISOR 0001-0051 UN 03 03

52 PASTA SUSP. MARMO. PLAST. VERDE (CX-50) 0001-0052 UN CARTEX 250 250 250 03 50 400 1203

53 PERCEVEJO NIQUELADO (CX-100) 0001-0053 CX 01 04 01 02 08 54 PLÁST. ADES. CONT., CR. (0,45 X 25,00) 0001-0054 RL VULCAN 01 01

55 PORTA-REVISTA PLÁSTICO 0001-0055 UN ACRIMET 06 06

56 PROTOCOLO DE CORRESPONDÊNCIA 0001-0056 UN TILIBRA 03 03

57 RECIBO COMERCIAL S/ CANHOTO 0001-0057 BL TILIBRA 01 01

58 SACO PLÁST . P/ PASTA CAT. C/ 4 FUROS OF. 0001-0058 UN 0,10 MM 100 1000 1100

59 SACO PLÁST. P/ PASTA CAT. C/ 4 FUROS A4 0001-0059 UN 0,10 MM 10 10 12 32

60 SALIENTADOR LUMICOLOR 0001-0060 UN PILOT 03 04 04 04 04 02 04 12 02 05 04 48

61 TINTA P/ CARIMBO PRETA (42 ML) 0001-0061 TB PILOT 01 01 01 03

62 VALE S/ CANHOTO BL-100FLS. 0001-0062 BL TILIBRA 01 01

Figura 19 – Ficha de Estimativa de Demanda Mensal de Material de Expediente da F2J


46

45

Diante das informações obtidas e apresentadas nas fichas, é possível se projetar algumas

ações administrativas que potencializem a Gestão de Materiais. As sugestões das referidas

ações serão sistematizadas no próximo capítulo na forma de Proposta de Reformulação do

Setor de Suprimento da Faculdade 2 de Julho.

47

1

4 PROPOSTA DE REFORMULAÇÃO DO SETOR DE SUPRIMENTO

Administrar recursos tem sido a preocupação dos gerentes, engenheiros,

administradores e praticamente todas as pessoas direta ou indiretamente ligadas às

atividades produtivas, tanto na produção de bens tangíveis quanto na prestação de

serviços.

O espectro de recursos administráveis é bem amplo, podendo desdobrar-se em uma

infinidade de disciplinas, cada uma delas com características peculiares,

necessitando profissionais especialmente formados e treinados para tal. (MARTINS;

ALT, 2004, p. 4).

Cabe ao administrador, no âmbito da sua habilitação, buscar os melhores resultados em

termos de lucratividade e produtividade. Neste estudo está se demonstrando como funciona o

Setor de Suprimento da Faculdade 2 de Julho.

Não se pretende neste trabalho fazer uma revolução, modificando toda a estrutura de Gestão

de Suprimento e sim, ter uma atitude pró-ativa de interferência de forma a otimizar as ações

do setor.

A Faculdade já dispõe de um Manual de Normas e Procedimentos, no qual a Norma Nº

01/2004 dispõe sobre compras e serviços. Essa norma estabelece o fluxo de procedimento de

compras que se dá de maneira simples, objetiva, rápida e permite aos gestores um perfeito

controle sobre o que está autorizando comprar.

No entanto, a forma de compra que é praticada hoje não permite fazer uma previsão

orçamentária, nem ter controle de consumo, haja vista que os pedidos de compras não seguem

uma rotina pré-estabelecida e não há um explícito sistema de controle de consumo.

A falta de uma rotina de compra e de uma previsão de consumo dificulta o estabelecimento de

um estoque mínimo que permita o pronto atendimento aos diversos setores.

2

Na presente proposta, com base nos indicadores levantados no trabalho de pesquisa de campo

(itens de consumo e estimativa mensal de consumo), se pretende provisionar o almoxarifado

de forma a realizar o pronto atendimento aos setores, promover o real controle de consumo

por setor que passa a ser mais um indicador, importante no gerenciamento de materiais, na

previsão orçamentária da Faculdade 2 de Julho além de fornecer informações de subsídio

administrativo à Diretoria Administrativa e Financeira.

4.1 PROPOSTA DE CLASSIFICAÇÃO ABC DOS ESTOQUES

Este importante instrumento de administração será usado na classificação dos itens de

consumo, utilizando como critérios a demanda e o custo de materiais. Serão divididos em três

classes, sendo:

Classe A - São os itens de maior demanda e que representam a maior parcela no orçamento de

compras.

Classe B - São os itens de demanda e valor intermediários.

Classe C - São os itens de menor demanda e valor.

Os itens da Classe A, por representarem um custo maior e terem maior demanda serão

provisionados em intervalos de trinta dias, de forma a diluir os seus custos no orçamento da

instituição.

Os itens da Classe B serão provisionados em intervalos de sessenta dias e aqueles da Classe

C, em intervalos de noventa dias.

Com este instrumento poder-se-á fazer a previsão orçamentária dos custos com material na

Faculdade 2 de Julho em intervalos de noventa dias permitindo o planejamento e a melhor

gestão desse recurso. A seguir, Ficha de Classificação ABC dos Estoques:

49

3


FICHA DE CLASSIFICAÇÃO ABC

IT.


CÓ D. PRO D.

UF

MARCA/ MO D.

CLASSE

1 BOBINA TÉRMICA 57 X 40 1V (CX-30) 0001-0007 CX REGIPEL A

2 CANETA AZUL 0001-0011 UN COMP. 07 A

3 CDR GRAVÁVEL 700MB – 80MIN 0001-0014 UN IMATION A

4 CDR-W REGRAVÁVEL 650MB – 74MIN 0001-0015 UN IMATION A

5 DISQUETE 3,5 HD, FORMATADO PRETO (CX-10 ) 0001-0023 CX IMATION A

6 ENVELOPE CARTA BRANCO 0001-0027 UN 114 X 229 A

7 ENVELOPE SACO EM PAPEL, BRANCO 0001-0028 UN 240X340 A

8 ENVELOPE SACO EM PAPEL, KRAFT NAT. 0001-0029 UN 240X340 A

9 ENVELOPE SACO EM PAPEL, KRAFT NAT. 0001-0030 UN 260X360 A 10 ENVELOPE SACO EM PAPEL, BRANCO 0001-0031 UN 310X410 A

11 ETIQUETA CIRCULAR, TP-19 VM (CX – 12) 0001-0032 CX PIMACO A

12 ETIQUETA 25,4 X 101,6 MM (CX-1000) - 6181 0001-0033 CX PIMACO A

13 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 AZ (CX-12) 0001-0041 UN PILOT A

14 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 PT (CX-12) 0001-0042 UN PILOT A

15 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 VM. (CX-12) 0001-0043 UN PILOT A

16 PAPEL ALMAÇO PAUTADO (PT-400 FLS.) 0001-0044 PT A

17 PAPEL A4 (CX-10) 0001-0046 RS 210X297 A

18 PASTA SUSP. MARMO. PLAST. VERDE (CX-50) 0001-0052 UN CARTEX A

19 SACO PLÁST . P/ PASTA CAT. C/ 4 FUROS OF. 0001-0058 UN 0,10 MM A

20 BOBINA P/ MÁQ. CALCULADORA 0001-0006 UN 57 X 60 B

21 BORRACHA BRANCA PLÁST. , TK, PEQ. 0001-0010 UN FABER B

22 CANETA PRETA 0001-0012 UN COMP. 07 B

23 CANETA VERMELHA 0001-0013 UN COMP. 07 B

24 CLIPS Nº 2/0 EM AÇO GALVANIZADO (CX-100) 0001-0016 CX FERPLAS B 25 CLIPS Nº 6/0 EM AÇO GALVANIZADO (CX-25) 0001-0017 CX FERPLAS B

26 CLIPS Nº 8/0 EM AÇO GALVANIZADO (CX-25) 0001-0018 CX FERPLAS B

27 COLA EM BASTÃO PRITT 40G 0001-0019 UN HENKEL B

28 DUREX (12MMX30M) 0001-0024 RL 3M B

29 DUREX (19MM X 50M) 0001-0025 RL 3M B

30 ETIQUETA 33,9 X 101,6 MM (CX-1400) 0001-0034 CX PIMACO B



33 FITA ADESIVA TRANSPARENTE (48MMX50M) 0001-0037 RL SCOTCH B

34 FITA ADESIVA P/ EMP – PAPEL (50MM X 50M) 0001-0038 RL 3M B

35 GRAMPO PARA GRAMPEADOR 26/6 (CX-5000) 0001-0039 CX FERPLAS B

36 LÁPIS PRETO EM MADEIRA RED. Nº 02 0001-0040 UN FABER B

37 PERCEVEJO NIQUELADO (CX-100) 0001-0053 CX B

38 PORTA-REVISTA PLÁSTICO 0001-0055 UN ACRIMET B 39 SALIENTADOR LUMICOLOR 0001-0060 UN PILOT B

40 ALCOOL LÍQUIDO (1000 ML) 0001-0001 UN C

41 APAGADOR P/ QUADRO BRANCO 0001-0002 UN PILOT C

42 APONTADOR C/ DEPÓSITO 0001-0003 UN FABER C

43 ARQUIVO MORTO POLIONDA AZUL 0001-0004 UN 130 MM C

44 BOBINA PARA FAX EM PAPEL TÉRMICO 0001-0005 UN 216X30 C

45 BLOCO P/ RECADOS, POST -IT (38 X 51) C/ 4 0001-0008 BL 3M C

46 BLOCO P/ RECADOS, POST -IT (76 X 102) 0001-0009 BL 3M C

47 COLA BRANCA TENÁZ 90G 0001-0020 UN C

48 CORRETIVO LÍQUIDO C/ 18 ML 0001-0021 UN T. MÁG. C

49 CUBOS TIRA FOLHAS 8 X 10 (900 FLS.) 0001-0022 BL TILIBRA C

50 ELÁSTICO AMARELO, SACO C/ 100G 0001-0026 PT MERCUR C

51 PAPEL A3 (CX-05) 0001-0045 RS RIPAX C

52 PASTA CATÁLOGO, OF. PRETA C/100 SCS. 0001-0047 UN C

53 PASTA C/ CANALETA A4, REM. TRANS. 0001-0048 UN YES C 54 PASTA OF. ABA E ELÁS. TRANS. CR. 40MM 0001-0049 UN YES C

55 PASTA OF. ABA E ELAS. TRANS. CR. 0001-0050 UN YES C

56 PASTA REG. AZ, OF. LOMBO LARGO C/ VISOR 0001-0051 UN C

57 PLÁST. ADES. CONT., CR. (0,45 X 25,00) 0001-0054 RL VULCAN C

58 PROTOCOLO DE CORRESPONDÊNCIA 0001-0056 UN TILIBRA C

59 RECIBO COMERCIAL S/ CANHOTO 0001-0057 BL TILIBRA C

60 SACO PLÁST. P/ PASTA CAT. C/ 4 FUROS A4 0001-0059 UN 0,10 MM C

61 TINTA P/ CARIMBO PRETA (42 ML) 0001-0061 TB PILOT C

62 VALE S/ CANHOTO BL-100FLS. 0001-0062 BL TILIBRA C

Figura 20 – Ficha de Classificação ABC


47 50

4

4.2 PROPOSTA DE SUPRIMENTO DO ALMOXARIFADO

A função do almoxarifado é manter um estoque mínimo que permita o pronto atendimento

aos diversos setores, evitando soluções de continuidade. No entanto, um estoque menor que a

demanda, significa ineficiente prestação de serviços ou, estoque maior que a demanda,

representa capital empatado que poderia ser mais bem aplicado em outra atividade.

Diante das premissas supra mencionadas, reporta-se à pesquisa de campo que forneceu dados

tangíveis de demanda e material que permitem o provisionamento do almoxarifado.

Associada a esses dados, a Classificação ABC que estabelece reposição de estoque em

intervalos de trinta, sessenta e noventa dias, completa as informações necessárias a se

estabelecer o estoque do almoxarifado na exata dimensão da demanda da instituição. A seguir,

têm-se a Ficha de Estoque do Almoxarifado.

51

5


FICHA DE ESTOQUE BASEADA NA

CLASSIFICAÇÃO ABC

IT.


CÓ D. PRO D.

UF

MARCA/ MO D.

CLASSE

TO TAL GERAL

1 ALCOOL LÍQUIDO (1000 ML) 0001-0001 UN C 06

2 APAGADOR P/ QUADRO BRANCO 0001-0002 UN PILOT C 06

3 APONTADOR C/ DEPÓSITO 0001-0003 UN FABER C 06

4 ARQUIVO MORTO POLIONDA AZUL 0001-0004 UN 130 MM C 21

5 BOBINA PARA FAX EM PAPEL TÉRMICO 0001-0005 UN 216X30 C 15

6 BOBINA P/ MÁQ. CALCULADORA 0001-0006 UN 57 X 60 B 20

7 BOBINA TÉRMICA 57 X 40 1V (CX-30) 0001-0007 CX REGIPEL A 02

8 BLOCO P/ RECADOS, POST -IT (38 X 51) C/ 4 0001-0008 BL 3M C 06

9 BLOCO P/ RECADOS, POST -IT (76 X 102) 0001-0009 BL 3M C 06

10 BORRACHA BRANCA PLÁST. , TK, PEQ. 0001-0010 UN FABER B 44

11 CANETA AZUL 0001-0011 UN COMP. 07 A 82

12 CANETA PRETA 0001-0012 UN COMP. 07 B 44 13 CANETA VERMELHA 0001-0013 UN COMP. 07 B 42

14 CDR GRAVÁVEL 700MB – 80MIN 0001-0014 UN IMATION A 40

15 CDR-W REGRAVÁVEL 650MB – 74MIN 0001-0015 UN IMATION A 15

16 CLIPS Nº 2/0 EM AÇO GALVANIZADO (CX-100) 0001-0016 CX FERPLAS B 76



19 COLA EM BASTÃO PRITT 40G 0001-0019 UN HENKEL B 70

20 COLA BRANCA TENÁZ 90G 0001-0020 UN C 24

21 CORRETIVO LÍQUIDO C/ 18 ML 0001-0021 UN T. MÁG. C 33

22 CUBOS TIRA FOLHAS 8 X 10 (900 FLS.) 0001-0022 BL TILIBRA C 9

23 DISQUETE 3,5 HD, FORMATADO PRETO (CX-10 ) 0001-0023 CX IMATION A 10

24 DUREX (12MMX30M) 0001-0024 RL 3M B 14

25 DUREX (19MM X 50M) 0001-0025 RL 3M B 14

26 ELÁSTICO AMARELO, SACO C/ 100G 0001-0026 PT MERCUR C 30

27 ENVELOPE CARTA BRANCO 0001-0027 UN 114 X 229 A 340 28 ENVELOPE SACO EM PAPEL, BRANCO 0001-0028 UN 240X340 A 865

29 ENVELOPE SACO EM PAPEL, KRAFT NAT. 0001-0029 UN 240X340 A 200

30 ENVELOPE SACO EM PAPEL, KRAFT NAT. 0001-0030 UN 260X360 A 250

31 ENVELOPE SACO EM PAPEL, BRANCO 0001-0031 UN 310X410 A 200

32 ETIQUETA CIRCULAR, TP-19 VM (CX – 12) 0001-0032 CX PIMACO A 01

33 ETIQUETA 25,4 X 101,6 MM (CX-1000) - 6181 0001-0033 CX PIMACO A 04

34 ETIQUETA 33,9 X 101,6 MM (CX-1400) 0001-0034 CX PIMACO B 02



37 FITA ADESIVA TRANSPARENTE (48MMX50M) 0001-0037 RL SCOTCH B 22

38 FITA ADESIVA P/ EMP – PAPEL (50MM X 50M) 0001-0038 RL 3M B 16

39 GRAMPO PARA GRAMPEADOR 26/6 (CX-5000) 0001-0039 CX FERPLAS B 34

40 LÁPIS PRETO EM MADEIRA RED. Nº 02 0001-0040 UN FABER B 72

41 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 AZ (CX-12) 0001-0041 UN PILOT A 189 42 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 PT (CX-12) 0001-0042 UN PILOT A 198

43 MARCADOR P/ QD. BRC. WBM 7 VM. (CX-12) 0001-0043 UN PILOT A 41

44 PAPEL ALMAÇO PAUTADO (PT-400 FLS.) 0001-0044 PT A 71

45 PAPEL A3 (CX-05) 0001-0045 RS RIPAX C 03

46 PAPEL A4 (CX-10) 0001-0046 RS 210X297 A 196

47 PASTA CATÁLOGO, OF. PRETA C/100 SCS. 0001-0047 UN C 03

48 PASTA C/ CANALETA A4, REM. TRANS. 0001-0048 UN YES C 21

49 PASTA OF. ABA E ELÁS. TRANS. CR. 40MM 0001-0049 UN YES C 30

50 PASTA OF. ABA E ELAS. TRANS. CR. 0001-0050 UN YES C 30

51 PASTA REG. AZ, OF. LOMBO LARGO C/ VISOR 0001-0051 UN C 09

52 PASTA SUSP. MARMO. PLAST. VERDE (CX-50) 0001-0052 UN CARTEX A 1203

53 PERCEVEJO NIQUELADO (CX-100) 0001-0053 CX B 16

54 PLÁST. ADES. CONT., CR. (0,45 X 25,00) 0001-0054 RL VULCAN C 03

55 PORTA-REVISTA PLÁSTICO 0001-0055 UN ACRIMET B 12

56 PROTOCOLO DE CORRESPONDÊNCIA 0001-0056 UN TILIBRA C 09 57 RECIBO COMERCIAL S/ CANHOTO 0001-0057 BL TILIBRA C 03

58 SACO PLÁST . P/ PASTA CAT. C/ 4 FUROS OF. 0001-0058 UN 0,10 MM A 1100

59 SACO PLÁST. P/ PASTA CAT. C/ 4 FUROS A4 0001-0059 UN 0,10 MM C 96

60 SALIENTADOR LUMICOLOR 0001-0060 UN PILOT B 96

61 TINTA P/ CARIMBO PRETA (42 ML) 0001-0061 TB PILOT C 09

62 VALE S/ CANHOTO BL-100FLS. 0001-0062 BL TILIBRA C 03

Figura 21 – Ficha de Estoque Baseada na Classificação ABC


50 52

6

Há de se notar que os valores no campo Total Geral da “Ficha de Estimativa de Demanda

Mensal de Material de Expediente da F2J” e da “Ficha de Estoque Baseada na Classificação

ABC”, são discordantes. Isso se dá porque na primeira os valores são referentes à demanda de

trinta dias da instituição, enquanto que na segunda, em função da aplicação da Classificação

ABC, alguns itens representam a demanda bimestral e trimestral.

Como demonstração de resultado têm-se abaixo, o Gráfico da Curva ABC do Estoque da

Faculdade 2 de Julho:

Figura 22 – Gráfico Demonstrativo da Curva ABC


A interpretação do Gráfico conduz ao seguinte resumo:

CLASSE % QUANTIDADE DE ITENS % DE VALOR

A 31 75

B 32 15 C 37 10

Figura 23 – Resumo do Gráfico da Curva ABC referente à Figura 21


GRÁFICO DEMONS TRATIVO DA CURVA ABC DO ESTOQUE DA F2J

100 •

90 •

75 •

• • •

31 63 100

(% ) da Quantidade de Itens

(%)

do

Va

lor d

e E

sto

qu

e

53

7

Interpretando os resultados, têm-se:

1 - A Classe A representa o grupo de maior valor de consumo e menor quantidade de itens;

2 - A Classe B representa o grupo de situação intermediária;

3 - A Classe C representa o grupo de menor valor de consumo e maior quantidade de itens, portanto, financeiramente menos importante.

4.3 GESTÃO DE SUPRIMENTOS

O Fluxograma aplicado sobre a Norma n° 01/2004 apresenta quatro diferentes rumos que

podem representar 16 passos até o efetivo recebimento do material pelo representante do

setor. Tal procedimento, a depender da demanda de pedidos pode demorar alguns dias até ter

o pleito atendido. Vejamos o fluxograma a seguir:

54

8


Figura 24 – Fluxograma de Norma de Compras e Serviços

Fonte: SECOM da F2J






pessoal interno.

INÍCIO

2.




execução de serviço.

4. Emitir PCS e

encaminhar para

Autorização da

DIRAF.

FIM

S

N

S

N

10. Efetivar compra

de material e/ou

Executar Serviço.

6. Informar ao

solicitante e

arquivar.

7. SEMAT procede á coleta

de preços.

5.

Verificar

Disponibilidade

Financeira.

12.

É Material?

N

S

9. Informar ao

solicitante e

Arquivar.

14. SEFIN Emite

Cheque(s).

11. Receber NF

e/ou Recibo e

Atestar.

16. Arquivar.

15. SEFIN

efetua

pagamento.

8.

Autorização

da Diretoria.

13. SEMAT lança

no controle de

estoque – Almox.

S

N

FLUXOGRAMA

55

9

A partir da pesquisa de campo, os setores estabeleceram os itens de uso de rotina e a demanda

média de consumo, portanto, tais itens estarão sempre disponíveis, na quantidade necessária.

Assim, o fluxo de fornecimento de material seguirá o primeiro caminho do fluxograma,

conforme demonstrado abaixo. No entanto, os outros passos continuarão sendo necessários

para suprir as demandas eventuais.


Figura 25 – Fluxograma reduzido de Fornecimento de Materiais

Fonte: Adaptação própria






pessoal interno.

INÍCIO

2.




execução de serviço. FIM

FLUXOGRAMA

S

56

10

5 CONSIDERAÇÕES FINAIS

Todas as informações geradas neste trabalho permitiram dimensionar um estoque de materiais

que atenda a demanda da Faculdade 2 de Julho. Essa informação modifica de maneira

substancial a forma de se proceder à aquisição dos insumos.

Atualmente, cada setor solicita itens de consumo em função da sua necessidade imediata.

Portanto, esse procedimento de solicitação pode ocorrer repetidas vezes num período de trinta

dias. Cada pedido de material gera um procedimento de compra complexo, sem que haja um

prévio planejamento orçamentário.

A partir da presente proposta, a aquisição de material se dará de forma planejada, dentro de

uma previsão orçamentária. Como a compra se dará sobre o todo da necessidade de consumo

da Faculdade 2 de Julho, o volume será maior, o que permitirá uma melhor negociação nos

preços, reduzindo os custos e conseqüentemente maximizando o lucro.

Também, como conseqüência do novo modelo proposto, ter-se-á um procedimento

simplificado que permitirá uma eficiente rastreabilidade evitando a gestão fraudulenta dos

recursos.

Outro aspecto fundamental no gerenciamento de materiais é que o modelo proposto permitirá

monitorar o consumo dos diversos setores, mês a mês. As informações geradas nesse

procedimento deverão ser repassadas à Diretoria Administrativa Financeira que poderá

identificar alguma discrepância de consumo em algum setor e adotar as medidas gerenciais

cabíveis para corrigir tal distorção.

11

Também, tal informação permitirá a referida Diretoria avaliar os reais dados de consumo, dos

setores da Faculdade e assim, adotar medidas gerenciais que estimulem a otimização de

consumo e, de fato, constatar se as medidas surtiram os efeitos desejados.

Independentemente da habilitação selecionada, o administrador é o profissional a

quem cabe o gerenciamento, o controle e a direção de empresas na área de sua

habilitação, buscando os melhores resultados em termos de lucratividade e

produtividade. Dessa maneira, o administrador prevê, planeja, organiza, comanda e

controla o funcionamento da máquina administrativa privada ou pública, visando

aumentar a produtividade, rentabilidade e controle dos resultados. Determina os

métodos gerias de organização e planeja a utilização eficaz de mão-de-obra,

equipamentos, material, serviços e capital. Orienta e controla as ativ idades de

organização, conforme os planos estabelecidos e a política adotada, bem como as

normas previstas nos regulamentos da empresa. Elabora rotinas de trabalho, tendo

em vista a implantação de sistemas que devem conduzir a melhores resultados com

menores custos, o que demanda a utilização de organogramas, fluxogramas e outros

instrumentos de trabalho (VIANA, 2002, p. 40).

Para finalizar, conforme demonstrado, a Gestão de Suprimento ou Administração de

Materiais significa muito mais do que simplesmente comprar e distribuir insumos.

Representa um importante instrumento gerencial que interfere em todo o sistema produtivo,

com informações tangíveis, factíveis e que podem e devem ser utilizadas para subsidiar desde

o planejamento estratégico, o planejamento orçamentário, até as mais pontuais ações

executivas realizadas nos diversos setores da Faculdade 2 de Julho.

58

12

REFERÊNCIAS

ARNOLD, J. R. Tony. Administração de materiais: uma introdução. Celso Rimoli, Lenita

R. Esteves. São Paulo: Atlas, 1999.

BALLOU, Ronald H. Gerenciamento da cadeia de suprimentos: planejamento, organização e logística empresarial. 4. ed. Porto Alegre: Bookman, 2001.

______ . Logística empresarial: transportes, administração de materiais e distribuição física.

São Paulo: Atlas, 1993.

DIAS, Marco Aurélio P.. Administração de materiais: uma abordagem logística. 4. ed. São Paulo: Atlas, 1993.

F2J – FACULDADE 2 DE JULHO. Disponível em http://www.f2j.edu.br. Acesso em 1/5/2006.

FRANCISCHINI, G. Paulino; GURGEL, Floriano do Amaral. Administração de materiais e

do patrimônio. São Paulo: Pioneira Thomson, 2002.

MARTINS, Petrônio Garcia; ALT, Paulo Renato Campos. Administração de materiais e

recursos patrimoniais. São Paulo: Saraiva, 2004.

SEPLAM – Secretaria Municipal do Planejamento, Urbanismo e Meio Ambiente. Mapa,

color. Escala Indeterminável. Neo Interativa, Salvador, versão 1.2, outubro 2004, 1 CD-ROM, Localização da Faculdade 2 de Julho.

VIANA, João José. Administração de materiais: um enfoque prático. São Paulo: Atlas,

2002.

http://www.f2j.edu.br/

http://www.f2j.edu.br/

faculdade 2 de julho programa de graduaÇÃo em...

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