DOCUMENTOS ELECTRONICOS

PRESENTADO POR:

Jennifer Lorena GuzmánAngélica María Pérez

Olga Nur PérezAnyela Rodríguez Padilla

DOCENTE:

Jorge Mario Zuluaga Campuzano

UNIVERSIDAD DEL QUINDIO CIENCIAS DE LA INFORMACION Y DOCUMENTACION

DOCUMENTOS ELECTRONICOS G1 V SEMESTRE – G1

INTRODUCCION

Los documentos electrónicos son contenidos integrados como un archivo informático mediante, los cuales se pueden producir, transferir o comunicar por medios, electrónicos y ópticos entre otros.

En esta presentación podremos apreciar las características, la clasificación, los problemas que se presentan en la conservación de dichos, ya que la tecnología permanece en constante cambio y avance.

OBJETIVOS

Objetivo general:Analizando los componentes, clasificación y características de los

documentos electrónicos poder concretar las estrategias viables para la preservación digital a fin de que haya un patrimonio digital, estando así al compás de la tecnología y haciendo de esta un uso adecuado en cuanto a la legislación existente.

Objetivos Específicos: Establecer el significado de documentos electrónicos. Diferenciar la clasificación de los documentos electrónicos. Identificar la problemática que se presenta en cuanto a loa

conservabilidad de los documentos electrónicos.

CONTENIDO

Definición Componentes Grado de conservabilidad Características Clasificación Problemática de la conservación de documentos

electrónicos Estrategias de preservación digital Problemáticas asociadas a la utilización de comunicaciones

electrónicas Conservación a largo plazo Documento electrónico de archivo Definición según el AGN documento electrónico de archivo Acuerdo Nº. 060 Tipología Normas y protocolos Para que archivar documentos digitales? Ley 30 de 1992, 26 de noviembre Art. 45.5 Conclusión Cibergrafia y bibliografía

DEFINICION

Debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen, recogidas en cualquier tipo de soporte material, incluso los soportes informáticos, con eficacia probatoria o cualquier otro tipo de relevancia jurídica, ya que el documento electrónico es toda representación informática que da como testimonio de un hecho.

ARTÍCULO 2° LETRA D) DE LA LEY 19.799: “TODA REPRESENTACIÓN DE UN HECHO, IMAGEN O IDEA QUE SEA CREADA, ENVIADA, COMUNICADA O RECIBIDA POR MEDIOS ELECTRÓNICOS Y ALMACENADA DE UN MODO IDÓNEO PARA PERMITIR SU USO POSTERIOR”

OTRAS DEFINICIONES

Es aquel contenido integrado en un archivo informático mediante un programa de computador, el cual es generado, transferido, comunicado o archivado en medios electrónicos, ópticos y permite una representación material para reproducir las decisiones, voluntades, exigencias, requerimientos, políticas, etc., de una organización o una persona natural”

Es un conjunto de impulsos eléctricos que recaen en un soporte de computadora que sometidos a un proceso, permiten su traducción a lenguaje natural a través de una pantalla o una impresora

COMPONENTES

CONTENIDO: El cual hace referencia a la información del documento.

ESTRUCTURA: Se relaciona con la forma como se organizan los datos.

CONTEXTO: Se relaciona con otros datos o información asociada.

PRESENTACIÓN: Es la apariencia del documento una vez ha sido recuperado.

Estos componentes le dan significación el documento electrónico y lo diferencian de un simple registro electrónico (conservada en un equipo o en un medio de almacenamiento físico) o una base de datos.

GRADO DE CONSERVABILIDAD

De carácter volátil: (memorias- se pierden con el corte de energía)

Permanentes: son los contenidos en memorias de masa(cintas; diskette etc.-se pierden al ser borrados)

Inalterables: son aquellos que una vez grabados no pueden alterarse, sólo leídos (CD-Rom)

CARACTERISTICAS

Escritura Alterabilidad Copias Respaldo y conservación del

material Disminución de costos y

necesidad de espacio físico Tratamiento automatizado y

recuperación Celeridad tramitación, agilidad en

las comunicaciones. Facilidad para duplicar formatos

digitales Electrónicos: binarios. Procesables: creados y

editados con aplicaciones informáticas.

Grabables: registrables en soportes ópticos y magnéticos.

Reutilizables: consultados desde cualquier ordenador.

Exportables: enviados por la red.

Actualizables: modificables. Duplicables: copiables. Recuperables: localizables por

mecanismos de búsqueda. Colectivos: consultables por

varios usuarios a la vez. Descriptibles: incluir

información de sí mismos Medio (el portador físico del

mensaje). Contenido (el mensaje que el

documento trata de comunicar). Vínculo archivístico (la relación

que vincula cada documento con el anterior y con el siguiente).

Contexto (el marco jurídico, administrativo, procedimental y documental en el que es creado el documento)

CLASIFICACION

Dentro la clasificación encontramos los documentos formados por la computadora y los documentos formados MEDIANTE la computadora:

El primero nos indica que dicha computadora no se limita únicamente a materializar una decisión, o regulación ya formada, sino también a una serie de datos y parámetros para un adecuado programa.

El segundo se refiere a un caso distinto, pues la computadora documenta una regulación de intereses ya expresados en otras instancias o en otras formas. Ya que su actividad se dirige sólo a comprobar y no a constituir.

PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOSA causa de la rapidez de los cambios tecnológicos, el lapso de tiempo en que se deben considerar los problemas de preservación y conservación de los documentos digitales se acorta considerablemente. El tiempo transcurrido entre la producción de los documentos y la necesidad de definir estrategias de preservación de los mismos es mucho más corto en el entorno electrónico que en el impreso.

La UNESCO ha reconocido la importancia del problema de la conservación de los documentos electrónicos y por ello ha redactado la Carta para la preservación del patrimonio digital 2. En el artículo 3 de la misma se reconoce el peligro de pérdida a que están sometidos estos materiales y se afirma:

“El patrimonio digital del mundo corre el peligro de perderse para la posteridad. Contribuyen a ello, entre otros factores, la rápida obsolescencia de los equipos y programas informáticos que le dan vida, las incertidumbres existentes en torno a los recursos, la responsabilidad, los métodos para su mantenimiento, conservación y la falta de legislación que ampare estos procesos”.

La evolución de la tecnología digital ha sido tan rápida y onerosa que los gobiernos e instituciones no han podido elaborar estrategias de conservación oportunas y bien fundamentadas. No se ha comprendido en toda su magnitud la amenaza que pesa sobre el potencial económico, social e intelectual y cultural que encierra el patrimonio, sobre el cual se edifica el porvenir.

Un problema añadido, está en que la creación de metadatos no está suficientemente integrada en las herramientas de creación de estos objetos para confiar solamente en el proceso de creación.

A medida que los proveedores de software comiencen a incorporar XML y arquitecturas RDF (Resource Descripción Framwork) en sus procesadores de texto y bases de datos, la creación de metadatos como parte integrante del proceso de creación será considerablemente más fácil.

El proceso de migración de datos a un sistema electrónico de gestión de documentos (SGD) resulta altamente costoso y se tiene el riesgo de que se pueda alterar la integridad y el valor probatorio o legal de los documentos.

Se deterioran más fácilmente haciendo que se pierdan los contenidos, debido a la obsolescencia de las tecnologías que intervienen en la generación y el almacenamiento de estos documentos, equipos y aplicaciones y la fragilidad de los soportes en que se conservan.

Además de lo anterior existe una ley que reglamenta el acceso y uso de este tipo de documentos: Ley 527 de 199 Art. 12 y 13.

PROBLEMÁTICA DE LA CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS

ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL

Conservación. Preservar tanto el contenido como la apariencia de los mismos. Acordar un lapso de conservación que sea largo, suficientemente amplio como para implicar cambios tanto en la tecnología como en la comunidad de usuarios.

Copias de seguridad. Se refiere al proceso de hacer duplicados exactos del objeto digital. Aunque es un componente esencial de todas las estrategias de preservación, las copias de seguridad en sí mismas no son una técnica de mantenimiento a largo plazo, ya que se ocupa exclusivamente con la cuestión de pérdida de datos debido a un fallo de hardware, bien debido a causas normales, bien a desastres naturales bien a destrucción malintencionada.

ESTRATEGIAS DE PRESERVACIÓN DIGITAL

Actualización. Se refiere a la copia de información digital de un soporte de almacenamiento a largo plazo a otro del mismo tipo, sin ningún cambio en los documentos (por ejemplo, la copia de un viejo CD-RW a otro nuevo).

Metadatos. Son datos que describen otros datos También en el momento de la conservación existe un consenso

entre los expertos al afirmar que es una buena práctica la creación de metadatos en el momento mismo de la producción de los documentos o, como mínimo, crear unos metadatos básicos que luego serán aumentados en la fase de catalogación e identificación.

PROBLEMÁTICAS ASOCIADAS A LA UTILIZACIÓN DE COMUNICACIONES

ELECTRÓNICAS

Aspectos de Carácter Técnico: Inexistencia de una relación directa y presencial entre el notificado y el agente notificador (certeza).

Existencia de limitantes de carácter normativo: Reglas sobre notificaciones de cada estatuto jurídico.

Falta de una adecuada delimitación conceptual: Distinguir naturaleza de la comunicación electrónica (notificación, comunicación, oficio, publicación).

Conservación a largo plazo

Problemática a resolver: Vulnerabilidad de los documentos, que supone un nivel de

exigencia superior en el tratamiento y en la conservación. Garantía de protección de datos de carácter personal. Conservar de forma segura los documentos electrónicos. Asegurar la validez de las firmas electrónicas que

incorporan los documentos. Garantizar el acceso, la recuperación y la utilización de los

documentos almacenados.

DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO

Son un conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona natural o jurídica de modo involuntario o espontaneó, los cuales se conservan y trasmiten mediante medios electrónicos, allí se conservan tras efectuarse una selección a partir de la identificación y valoración de las series, con medidas de autentificación, preservación y organización adecuada con su modo de producción, teniendo como fin garantizar su valor informativo, legal y cultural, así como el de permitir su acceso y uso mediante las tecnologías de la información.

Definición según el AGN Documento Electrónico De Archivo

Es el conjunto de documentos electrónicos, producidos y tratados archivísticamente, siguiendo la estructura orgánico-funcional del productor, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión.

NORMATIVIDAD Acuerdo Nº. 060 (30 de Octubre de 2001):

El documento electrónico de archivo posee los mismos rasgos que el resto de los documento de archivo:

Involuntariedad en la producción Unicidad e irrepetibilidad. Organicidad: Agrupaciones documentales. Valor probatorio.

Creación, conservación, transmisión y acceso mediante instrumentos de codificación:

Materiales: ordenadores, periféricos y redes.

Lógicos: sistemas operativos , aplicaciones informáticas y protocolos de comunicaciones.

Soporte de fijación magnético u óptico.

TIPOLOGIATipología:

Por su origen: digitales o digitalizados.Por su suporte: ópticos o magnéticos

Normas y protocolos:

Números internacionales: ISBN, ISSN, ISMN, ISRC, ... DOI: Digital Object Identifier. DOI Uniform Resource Locator (URL) Persistent URL (PURL) PURL

Para que archivar documentos digitales?

Para garantizar su valor, ya sea administrativo, legal, informativo o cultural.

Digitalizar documentos no electrónicos para facilitar su acceso y difusión y como copia de seguridad

NORMATIVIDAD

Ley 30 de 1992, 26 de noviembre Art. 45.5

Los documentos emitidos, cualquiera que sea su soporte, por medios electrónicos, informáticos o telemáticos por las Administraciones Públicas, o los que éstas emitan como copias de originales almacenados por estos mismos medios, gozarán de la validez y eficacia de documento original siempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación y, en su caso, la recepción por el interesado, así como el cumplimiento de las garantías y requisitos exigidos por ésta u otras Leyes.

En la actualidad con el avance de la tecnología, se hace necesario estar al ritmo de la misma a fin de dar solución y agilizar procesos, y mas cuando estamos hablando de información digital, es por eso que es importante poder identificar las problemáticas que tiene un documento electrónico en cuanto a su conservación, como lo ha reconocido la UNESCO; teniendo claro las problemáticas de la conservación de documentos es posible plantear estrategias para la preservación de los mismos.

Entonces se muestra la fuerza que como tal esta tomando los documentos electrónicos y por lo cual debemos velar y proteger a fin de conservar el patrimonio digital.

CONCLUSION

BIBLIOGRAFIA Y CIBERGRAFÍA

CRUZ MUNDET, Jose Ramón. La Gestión de los documentos electrónicos como función archivística. En: AABADOM. Julio –Diciembre 2003. pag. 4-10. Documento electrónico] En: http://www.aabadom.org/2003_2_2_Cruz_mundet.pdf[Consulta: 08-19-2008] 7 p

CUERVO A. Jonh Francisco. Parámetros para la selección de un sistema de gestión electrónica de documentos. En: Bibliotecas & tecnologías de la información. Vol. 1, No. 1 (ene - mar 2004); p. 3-14.

http://www.monografias.com/trabajos7/delec/delec.shtml#intro; El documento electrónico debe entenderse como toda expresión en lenguaje natural o convencional y cualquier otra expresión gráfica, sonora o en imagen.

Archivo General de la Nación – AGN - http://www.archivogeneral.gov.co/