como aumentar a produtividade do laboratÓrio com a ... · um princípio importante da metodologia...
TRANSCRIPT
INTRODUÇÃO ���������������������������������������������������������������������������������������������������������� 03
O QUE É METODOLOGIA LEAN? ��������������������������������������������������������������������������� 06
COMO A METODOLOGIA LEAN FUNCIONA? ������������������������������������������������������ 08
COMO APLICAR ESSA METODOLOGIA NO LABORATÓRIO? ��������������������������� 13
CONCLUSÃO ������������������������������������������������������������������������������������������������������������ 20
SOBRE A SHIFT �������������������������������������������������������������������������������������������������������� 22
Introdução
4
INTRODUÇÃO
Uma gestão efetiva é fundamental para a rotina laboratorial,
gerando qualidade nos procedimentos e melhoria no desempenho. Processos inteligentes garantem uma gestão
mais assertiva, permitindo que a rotina laboratorial, do pré ao
pós-analítico, seja mais eficiente, suportada por um ciclo de
melhoria contínua, por metas e um plano estratégico.
Destacamos que esses planos podem incluir desde metas
financeiras da empresa, satisfação do paciente, a indicadores
de qualidade e de gestão, por exemplo. Em um laboratório,
é possível analisar os desafios enfrentados para garantir a
produtividade nos setores a partir de 3 frentes.
A primeira vertente envolve a capacitação e o conhecimento adequado dos colaboradores. O objetivo dessa medida
é fornecer a preparação necessária para a realização das
tarefas, com o mínimo de retrabalho e com alta eficiência e
produtividade em todas as etapas do atendimento laboratorial,
com correto uso da tecnologia.
5
INTRODUÇÃO
Outra frente importante, que impacta no rendimento do
laboratório, é o fluxo contínuo e confiável de dados e informações corretas. É necessário ter agilidade no
atendimento aos pacientes, contar com a rastreabilidade
completa de todos os processos e manter a velocidade na
entrega de resultados. A última vertente a ser considerada é o
acompanhamento de indicadores de desempenho em todas as etapas do laboratório. Esses elementos oferecem abertura
para uma gestão completa e integrada com segurança e
qualidade de processos.
A metodologia Lean cria um cenário propício para a melhora de
performance e para a elevação da efetividade dos processos.
Ela envolve uma série de conhecimentos e de estratégias de
gerenciamento, para fortalecer todas as etapas operacionais e
criar um fluxo de trabalho enxuto, ágil e efetivo.
Preparamos este conteúdo especial com informações sobre
como a metodologia Lean pode ser utilizada no laboratório
para promover a elevação da produtividade e manter um alto
nível de qualidade. Continue acompanhando para aprender
mais sobre o assunto!
O que é metodologia Lean?
7
O QUE É METODOLOGIA LEAN?
Assim, o objetivo do método é criar um processo produtivo
mais leve, veloz, simples e econômico. O fluxo de processos
é modelado em direção à eliminação de práticas que não
agregam valor e de potencialização das ações que melhoram
a qualidade final. No Lean, dois pilares fundamentais
sustentam a rede de ações. Um deles é a melhoria contínua,
proporcionada pela valorização do aprendizado e pela busca constante por entender sobre o que o cliente deseja e o que ele precisa. Por meio de entregas realizadas com
agilidade, a empresa tem acesso a feedbacks instantâneos,
empreendendo esforços para gerar mais valor para o cliente.
Outro pilar essencial da metodologia Lean é a valorização das pessoas. A proposta é a de que todos os colaboradores,
especialmente aqueles que estão na linha de frente, têm
ótimas contribuições para oferecer em relação à melhoria
do produto ou serviço. Os profissionais têm autonomia
nos processos decisórios de suas áreas de atuação, sendo
reconhecidos pela motivação em promover valor para o
cliente. Além disso, eles são capacitados sobre o propósito do
próprio trabalho, o que contribui no engajamento.
Esse é um conceito que foi desenvolvido pela Toyota. É um método e uma filosofia de gestão que se baseia em reduzir desperdícios e remover atividades que não agregam valor ao produto. Dessa forma, é criado um fluxo de processos
enxuto e simplificado.
Com o tempo, a metodologia Lean foi absorvida pelas
organizações, devido aos resultados positivos e facilidade
de implantação nas empresas. Na área da Saúde, o Lean é
muito utilizado, pois permite grandes ganhos com baixo
investimento. O método tem como principal objetivo reduzir
ou eliminar ineficiências em todos os processos da empresa e,
dessa forma, melhorar o desempenho da organização.
Segundo Javier Rojas, coordenador de Excelência Operacional
da Shift, os princípios básicos da metodologia Lean estão
em estabelecer fluxos contínuos em todas as etapas da
organização, criar uma cultura de colaboradores focados
na resolução de problemas, melhorar constantemente a
qualidade dos serviços e produtos e atender os clientes da
melhor forma.
Como a metodologia Lean funciona?
9
COMO A METODOLOGIA LEAN FUNCIONA?
A metodologia Lean se sustenta em alguns pilares importantes,
registrando um fluxo de trabalho simples, funcional e bastante
articulado. As lacunas e gargalos são eliminados por meio da promoção
de ações direcionadas na geração de valor para o cliente. Vamos mostrar
quais são os princípios do método e também como eles funcionam no
processo. Acompanhe!
QUAIS SÃO OS PRINCÍPIOS DA METODOLOGIA LEAN?
A metodologia Lean está embasada em princípios que são articulados.
Eles podem ser trabalhados em conjunto com ferramentas de gestão e
funcionam com bastante eficiência com apoio da tecnologia. Veja mais
sobre eles a seguir!
VALOR PARA O CLIENTE
Um princípio importante da metodologia Lean é a necessidade de
potencializar a geração de valor para o cliente. A proposta é atender
a demanda do paciente, gerando valor de acordo com o que o ele
precisa. O objetivo é promover a satisfação, maximizando resultados
com a manutenção de um processo produtivo eficiente e enxuto.
10
COMO A METODOLOGIA LEAN FUNCIONA?
FLUXO DE VALOR
A proposta da metodologia Lean é a promoção de valor
em todas as etapas do fluxo de trabalho. Cada atividade e
componente dos processos deve ser potencializado, desde os
procedimentos operacionais às ações estratégicas. Com isso, é
possível agregar valor ao resultado.
FLUXO CONTÍNUO
As interrupções frequentes do fluxo de trabalho geram
desperdício de tempo produtivo. Quando um colaborador
finaliza uma parte do processo, o trabalho segue para outro
profissional, que completará os próximos componentes. Nessa
passagem, há um tempo de transferência e um período para
o trabalhador analisar o estágio da tarefa e entender quais
intervenções devem ser feitas. O intervalo utilizado nesse
momento varia de acordo com a capacitação do profissional e a complexidade da tarefa, sendo essencial empreender
esforços para diminuir esse tempo ao máximo. A metodologia
Lean estabelece um fluxo contínuo para o trabalho. A
continuidade minimiza perdas e agiliza processos.
11
COMO A METODOLOGIA LEAN FUNCIONA?
QUALIDADE
Conforme destacamos anteriormente, a metodologia Lean
elimina os excessos dos processos, tornando o fluxo de
trabalho funcional e enxuto. Contudo, é essencial destacar que
a utilização do mínimo de recursos e práticas deve fornecer um
serviço de elevada performance. A qualidade não pode ser prejudicada pelo enxugamento das ações.
PRODUÇÃO PUXADA
A produção puxada é um modelo de trabalho no qual o projeto é iniciado a partir da solicitação do cliente. As
operações são iniciadas de acordo com a demanda, evitando a
produção de excessos nos quais não há certeza sobre o uso. Na
modalidade de prestação de serviços de saúde, esse princípio é
norteador de todas as ações.
12
COMO A METODOLOGIA LEAN FUNCIONA?
COMO OS PRINCÍPIOS INTERAGEM NO PROCESSO?
A metodologia Lean trabalha com o pensamento
crítico na análise e definição de operações,
com o objetivo de entregar o máximo de valor
com o uso mais eficiente possível de recursos.
Nesse contexto, é fundamental compreender o
que é relevante para o cliente, criando valor em
todas as etapas e por meio do aperfeiçoamento
contínuo do fluxo de trabalho.
A proposta é integrar os procedimentos,
formando uma rede estruturada e sólida, em
um ambiente de envolvimento e cooperação
entre os colaboradores. Para isso, a metodologia
promove a intercomunicação entre as ações,
desenvolvendo um fluxo de operações com
menos esforços, capital investido, custos e
tempo para a prestação do serviço ou produção.
Como aplicar essa metodologia no laboratório?
14
COMO APLICAR ESSA METODOLOGIA NO LABORATÓRIO?
Segundo Javier Rojas, coordenador de Excelência
Operacional da Shift, a metodologia Lean
oferece muitas oportunidades para melhorar
a produtividade e qualidade do laboratório. O
coordenador destaca que o efeito direto é a
eliminação de gargalos, erros e retrabalho em todas as etapas das rotinas laboratorial, gerando economia de insumos e recursos, o que
impacta fortemente nos resultados da organização.
Além disso, ele enfatiza “a metodologia ajuda
na manutenção de uma equipe mais enxuta,
mas com o mesmo nível de eficiência”. Vamos
mostrar como aplicar a metodologia Lean no
laboratório. Veja mais, a seguir!
15
COMO APLICAR ESSA METODOLOGIA NO LABORATÓRIO?
Alguns exemplos de pontos que merecem observação são as
informações incorretas que são transferidas entre áreas, a falta
de capacitação dos colaboradores, processos ineficientes que
geram retrabalho e a ausência de métodos de identificação de
problemas recorrentes.
No caso das rotinas laboratoriais, é comum o retrabalho
gerado por erros no processo de atendimento. Então, o
monitoramento desses erros e o entendimento de causas,
frequência e consequências, é essencial para corrigir gaps e
alcançar um padrão eficiente de processos.
Outro exemplo aplicado ao segmento de medicina diagnóstica
é a padronização do fluxo de coleta em todas as unidades do
laboratório - essa padronização permitirá medir indicadores
de produtividade do processo, realizar benchmarking e
atuar na melhoria de fluxos e recursos de cada unidade, que
exploraremos nos próximos tópicos.
A partir da observação desses aspectos, deve-se elaborar um
plano de ação para eliminar os desperdícios identificados.
PADRONIZE PROCESSOS
É necessário fazer um mapeamento dos processos estratégicos do laboratório para a implementação
da metodologia. Identifique nesses procedimentos as
oportunidades de melhoria para reduzir desperdícios.
16
COMO APLICAR ESSA METODOLOGIA NO LABORATÓRIO?
OTIMIZE O AMBIENTE DE TRABALHO
A metodologia Lean adapta o ambiente para que ele também
contribua com um fluxo operacional efetivo e enxuto. Para
isso, todos os excessos são eliminados do laboratório.
Limpeza e organização são imprescindíveis, além dos itens
serem colocados de forma que favoreça a circulação.
Por exemplo, a disposição do computador no setor da coleta
pode tornar o processo de monitoramento e registro de
pacientes mais ágil, visto que muitas muitas vezes um terminal
é utilizado por mais de um profissional. Assim, caso esteja em
um local de fácil acesso e circulação, otimizará o tempo.
O objetivo dessas práticas é tornar os processos mais precisos
e velozes, facilitando as trocas e o cumprimento das tarefas.
17
COMO APLICAR ESSA METODOLOGIA NO LABORATÓRIO?
Um dos mais importantes indicadores para gerenciar o
desempenho é o T.A.T (Turn Around Time - tempo de
atendimento total) . Através do monitoramento desse indicador
no laboratório é possível avaliar a eficiência de cada etapa do
processo e identificar gargalos que prejudicam a produtividade.
Através de sistemas de informação, é possível também
monitorar o volume de atividades executadas por
colaborador de acordo com sua função, como por exemplo
o total de assinaturas de laudos por profissional. Esse
indicador permitirá ainda realizar comparativos de
desempenho e definição de metas.
Javier Rojas destaca o quanto é importante o
acompanhamento de indicadores para monitorar o desempenho dos processos otimizados e confirmar se as ações de melhoria foram eficazes. Essas avaliações resultam
em feedbacks construtivos, proporcionando condições para a
melhoria constante e eliminação das lacunas.
GERENCIE O DESEMPENHO
A cultura de aperfeiçoamento contínuo é essencial na metodologia
Lean. Um elemento que contribui muito com esse padrão de
atuação são as ações de monitoramento de performance.
18
COMO APLICAR ESSA METODOLOGIA NO LABORATÓRIO?
FAÇA MELHORIA CONTÍNUA
A proposta da metodologia Lean é promover valorização do aprendizado
e das pessoas. Conforme mencionamos, as entregas ágeis oferecem
abertura para feedbacks, de forma que o serviço seja aprimorado de
maneira constante para gerar uma melhor experiência para o paciente.
Por exemplo, é importante monitorar, os principais motivos de guias
inadequadas, que são causados no atendimento e têm impacto direto
no paciente. Com essa informação, é possível olhar para o processo
e planejar melhorias que podem incluir treinamentos e capacitação,
visando mitigar esses erros.
CAPACITE A EQUIPE
Os colaboradores são muito valorizados na metodologia Lean. Eles são
constantemente capacitados para a obtenção de novos conhecimentos.
A educação corporativa instrumentaliza os profissionais com os saberes necessários para a realização de um bom trabalho.
Assim, a capacitação cria condições para oferecer maior autonomia e
protagonismo dos profissionais na tomada de decisões. Isso fortalece o
senso de cooperação, o engajamento e a corresponsabilização.
19
COMO APLICAR ESSA METODOLOGIA NO LABORATÓRIO?
UTILIZE A TECNOLOGIA
Segundo Rojas, a integração da metodologia Lean com soluções
tecnológicas permite melhorar a eficiência operacional da empresa,
simplificando processos, reduzindo filas de espera, melhorando a
qualidade global dos serviços e entregando resultados com mais
rapidez e segurança. O resultado é um cliente satisfeito e uma
diferenciação estratégica perante os concorrentes.
A Shift tem um conjunto de soluções que permite a gestão
efetiva e integrada de laboratórios, com segurança, qualidade e
rastreabilidade de processos, do pré ao pós-analítico junto com um
gerenciamento eficaz do fluxo de faturamento do laboratório.
Rojas enfatiza que os softwares da Shift foram desenvolvidos tendo
em conta a especificidade do segmento de medicina diagnóstica,
considerando uma sequência de processos inteligente, eficiente
e eficaz, desde a chegada do paciente até a disponibilização de
resultados. Os sistemas da Shift “têm o Lean no seu DNA, pois nosso objetivo é a busca constante de excelência operacional e melhoria contínua para atender as necessidades dos nossos clientes”, completa o coorenador.
Conclusão
21
CONCLUSÃO
Destacamos, juntamente, o quanto o estabelecimento é
beneficiado com a redução de custos operacionais e com o
aumento da produtividade dos profissionais, com ganhos
em performance nos processos. Além disso, há a elevação da
satisfação de clientes. A diminuição de gargalos e erros nas
etapas de prestação de serviços do laboratório geram um
atendimento mais ágil, funcional e eficaz para o cliente final.
Nesse contexto, foi possível compreender que a implementação
da metodologia Lean no laboratório proporciona uma série
de benefícios, contribuindo para a promoção da saúde no
estabelecimento. Enfatizamos que a implantação desse método
é um processo complexo, demandando o apoio de tecnologias
bem estruturadas e de profissionais especializados na área.
A Shift conta com um corpo de colaboradores altamente
capacitados e com soluções em gestão que geram excelentes
resultados para o seu laboratório.
As melhores práticas para otimizar os resultados ao adotar
a metodologia Lean em um laboratório de análises clínicas,
segundo Rojas, consideram um forte apoio da liderança para
executar os projetos de melhoria na empresa como um todo.
O coordenador destaca, juntamente, a criação de uma cultura
empresarial focada em aprendizado contínuo e direcionamento
para métodos padronizados de resolução de problemas, com o
intuito de eliminar ineficiências dos processos laboratoriais.
A aplicação da metodologia Lean no laboratório oferece uma
série de vantagens. A redução de desperdícios proporciona
ganhos em melhoria da produtividade dos colaboradores,
pois há uma diminuição de retrabalhos e eliminação de etapas
que não agregam valor. Outro ponto positivo é a elevação da
qualidade, na medida que há uma cultura organizacional focada em eliminação de falhas e análise da causa de problemas em todas as etapas do laboratório.
A Shift é uma empresa brasileira de tecnologia da informação para medicina diagnóstica, que hoje é
responsável pelo processamento de mais de 280 milhões de exames por ano� Atuante desde 1992, a Shift
realiza o desenvolvimento de inovações tecnológicas, proporcionando competitividade, precisão, qualidade,
agilidade e eficiência para o segmento laboratorial no Brasil e América Latina. Temos soluções diversas que
realizam otimização do atendimento de pacientes, viabilizam o processamento de exames, criam condições
para otimizar a gestão administrativa e permitem a análise de indicadores de negócio�