cap 2- gráficos

8/18/2019 Cap 2- Gráficos

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Excel 2013 Avanzado

Capítulo 2 Gráficos

Sección de Formación Octubre 2015


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Sección de Formación – Excel 2013 Avanzado – Capítulo 2. Gráficos.

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Tabla de contenidos

Tabla de contenidos _________________________________________________________ 1

Objetivo del capítulo. ______________________________________________________________ 2

Representación con Gráficos _________________________________________________________ 2

Gráficos recomendados. ___________________________________________________________ 17

Mini gráficos. ____________________________________________________________________ 20

Complementos de visualización _____________________________________________________ 23

Tabla de Ilustraciones ______________________________________________________ 31


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Objetivo del capítulo.

En este capítulo se exploran diversas opciones que nos ofrece Excel para representar de una forma

visual los datos contenidos en una hoja de cálculo.

Representación con Gráficos

Nosotros podemos esforzarnos en modificar el formato de nuestra hoja de datos para hacerla

más expresiva y enriquecida visualmente. Pero todas las capacidades que nos ofrece Excel a la hora de

modificar el formato no pueden competir con la representación gráfica de los datos contenidos en una

hoja de cálculo.

Conscientes de ello, los responsables de desarrollo de Excel, siempre se han mostrado interesados

en mejorar las capacidades gráficas de Excel.

Para crear un gráfico lo primero que tenemos que hacer es seleccionar los datos que queremos

que se visualice en el gráfico.

Ilustración 1. Selección de datos para el Gráfico.


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A continuación seleccionaremos la ficha insertar , que nos mostrará el grupo de comandos

gráficos con el que vamos a trabajar. Dentro de dicho grupo de comandos haremos clic en el tipo de gráfico

que queramos insertar.

Ilustración 2. Grupo Gráficos.

Tenemos que tener en cuenta a la hora de trabajar con gráficos, que estos son objetos de Excel,

y por lo tanto, como ocurre con los controles de formulario, se van a dibujar en el lienzo de dibujo , una

capa de visualización especial de Excel que funciona de forma similar a cuando utilizamos una hoja

transparente de acetato en un proyector. Todo lo que dibujamos en el lienzo de dibujo no afectará a los

datos que figuran en la hoja de datos.

Ilustración 3. Gráfico de líneas 2D

De esta forma, como cualquier otro objeto dibujado, podemos modificar su tamaño o localización

sin que éste afecte a los datos. Además podemos cambiar las opciones para que en el caso de que


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incluíamos nuevas filas o columnas en nuestra hoja de datos esta acción no modifique ni el tamaño ni la

localización de nuestro gráfico.

Ilustración 4. Fichas especiales.

Mientras tengamos seleccionado un gráfico, Excel nos mostrará en la cinta opciones dos fichas

específicas. La ficha diseño y la ficha formato , que nos va a permitir modificar características del gráfico

que tenemos seleccionado.

Tenemos que tener en cuenta que, si nosotros ocultamos una columna o fila del área de trabajo,

y dicha columna o fila se encuentra dentro de la selección de datos de un gráfico, el gráfico también dejará

de mostrar los datos correspondientes.

Otra opción que tenemos para poder ocultar determinados datos de la selección de datos del

gráfico es utilizar la característica filtro , haciendo clic sobre el botón filtro que aparece mientras

mantenemos seleccionado el gráfico.

Ilustración 5. Botón Filtro.

Este botón nos dará acceso a una ventana en la que aparecerán tanto las series como las

categorías disponibles en nuestro conjunto de datos. Nosotros podremos marcar y desmarcar las casillas

de verificación correspondiente a cada una de las series y categorías, provocando así que aparezcan o no

representadas en nuestro gráfico.


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Ilustración 6. Ventana de filtro.

Para poder modificar la visualización, una vez hayamos seleccionado las series y categorías que

nos interesaban, tendremos que pulsar el botón aplicar.

Una de las principales ventajas que nos ofrece los gráficos, es que en cualquier momento podemos

modificar el origen de los datos. Para ello tendremos que hacer clic en la opción seleccionar datos del

grupo datos de la ficha diseño.

Ilustración 7. Grupo Datos.


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Ilustración 8. Ventana Seleccionar origen de datos.

En la venta de selección de origen de datos nosotros podemos modificar los datos que se

corresponden tanto a las series como a las categorías. Además, podemos cambiar las filas por las columnas

simplemente haciendo clic en el botón correspondiente, modificando por tanto la visualización de los datos

respecto al eje de las X y de las Y.

También podremos quitar alguna de las series que consideramos que no es necesario mostrar en

nuestro gráfico.

Otra opción que nos permite Excel es modificar cómo se va a comportar cuando encuentre celdas

ocultas o vacías dentro del área de selección de nuestros datos. De esta forma podemos escoger que las

muestre o no.

Ilustración 9. Configuración de celdas ocultas y vacías.


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Dentro de la ficha de diseño podemos modificar determinadas características del gráfico. En

primer lugar podemos aplicar un estilo de diseño rápido entre los diferentes que nos ofrece Excel dentro

del grupo estilos de diseño.

Ilustración 10. Grupo Estilos de diseño.

Con sólo mover el ratón por encima de cada uno de los estilos de diseño podremos obtener una

pre visualización de cómo va a quedar nuestro gráfico sin tener que aplicarlo.

Ilustración 11. Cambiar colores.

También podemos cambiar los colores que se utilizarán por defecto en la representación del

gráfico.

Además de a través del botón cambiar colores del grupo estilos de diseño , estos colores

también se los podremos cambiar accediendo a la opción formato del gráfico , a través del botón

correspondiente cuando tenemos seleccionado el gráfico.


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Ilustración 12. Botón Formato Rápido.

Al hacer clic en este botón aparecerá una ventana que nos permitirá modificar tanto el estilo

como el color del gráfico.

Ilustración 13. Cambio de Estilo y Color.

Dentro de la opción de diseño también podemos escoger un diseño rápido en el que se encuentran

predefinidos tanto los elementos del gráfico que se van a mostrar como su localización dentro del gráfico.


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Ilustración 14. Diseño Rápido.

Desde luego, uno de los mayores cambios de Excel 2013 respecto a su versión anterior es la

reorganización de todos los comandos correspondientes a los gráficos. En este caso este reagrupamiento

nos permite acceder a todas las opciones de una forma más intuitiva. Por ejemplo, ya no tendremos que

andar buscando la pestaña correspondiente para encontrar como modificar un determinado elemento, ya

que en esta versión todos los elementos que pueden aparecer en un gráfico figuran en el botón agregar

elemento de gráfico de la ficha diseño. Así, a través de este botón, podremos acceder a cada una de las

opciones de un gráfico, accediendo a través de la categoría correspondiente.


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Ilustración 15. Agregar elemento de gráfico.

Todas las categorías de elementos del gráfico tienen una última opción que nos permiten acceder

a más opciones sobre dicha categoría. Al hacer clic sobre ella nos aparecerá la ventana de configuración

correspondiente al elemento seleccionado, en forma de panel a la derecha de la ventana.


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Ilustración 16. Panel de opciones de elemento.

El último de los botones que aparecen al lado del gráfico cuando éste se encuentra seleccionado

nos permite añadir o eliminar elementos del gráfico.

Ilustración 17. Añadir o eliminar elementos del gráfico.

Para modificar el contenido de cualquiera de las leyendas o títulos de un gráfico simplemente

tendremos que hacer clic encima de la etiqueta y a continuación editar el contenido de dicha etiqueta.

Cuando tenemos seleccionado un gráfico y hacemos clic dentro del mismo podemos ir

seleccionando cada uno de sus elementos y de esta forma poder modificar las características de ese

elemento en concreto, haciendo clic con el botón derecho para sacar las opciones del formato o cualquier

otra característica del elemento que hemos seleccionado.


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Puede ocurrir que cuando hayamos terminado de modificar nuestro gráfico nos demos cuenta de

que inicialmente no escogimos el tipo de gráfico adecuado. Esto no representa un problema ya que Excel

nos va a permitir modificar el tipo de gráfico con el que queremos visualizar nuestros datos de una forma

sencilla.

Ilustración 18. Cambiar Tipo de gráfico.

Para cambiar deberemos hacer clic en el botón cambiar tipo de gráfico del grupo tipo de la ficha

diseño. Al hacerlo Excel nos mostrará la misma ventana de selección de gráficos que nos ofreció cuando

insertamos un gráfico.


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Ilustración 19. Ventana Cambiar tipo de gráfico.

Pero, tranquilos, al cambiar el tipo de gráfico, Excel solamente va a cambiar la forma de

representar los datos, no va a modificar ni los datos seleccionados ni ninguna de las características de sus

series y categorías.

Una vez tengamos nuestro gráfico diseñado podemos solicitar a Excel que guarde el tipo de

formato como si fuera una plantilla.


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Ilustración 20. Guardar como plantilla.

Guardar un gráfico como plantilla nos puede servir para aplicar las mismas características del

gráfico a datos que tengamos posteriormente.

Si en el futuro recibimos datos parecidos a los que acabamos de representar, nosotros no

tendremos que volver a seleccionar las características que hemos escogido para este gráfico, sino que

simplemente tendremos que crear un gráfico desde una plantilla, y seleccionar el fichero de plantilla que

hemos guardado previamente. Automáticamente Excel aplicará todas las características del gráfico que

habíamos definido a los nuevos datos recibidos.


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Ilustración 21. Cambiar gráfico usando plantilla.

Como ocurre con otros objetos que incorporamos en el lienzo de dibujo, un gráfico lo podemos

mover fácilmente de una a otra hoja de nuestro libro Excel. Para hacerlo tendremos que hacer clic en el

botón mover gráfico del grupo ubicación de la ficha diseño.


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Al hacerlo se abrirá una ventana en la que Excel nos permitirá escoger si el gráfico queremos que

aparezca en una hoja nueva o en una hoja de las ya existentes en nuestro libro.

Ilustración 22. Mover Gráfico.

Evidentemente el hecho de que hayamos movido un gráfico a una hoja diferente no altera los

datos seleccionados en el gráfico representado. Esto nos permite mantener los datos en una hoja y los

gráficos en otra. Otra opción es pulsar Ctrl-X o cortar el objeto para luego pegarlo en otra hoja diferente.

Como cualquier otro objeto del lienzo de diseño, nosotros podemos traerlo hacia delante o

enviarlo hacia atrás, cambiarlo de forma, e insertar nuevas formas a través de las opciones disponibles en

la ficha formato.


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Gráficos recomendados.

Una de las novedades de Excel son los gráficos recomendados. Nosotros podemos seleccionar un

área de datos que contenga datos que queremos mostrar en un gráfico, pero lugar de insertar un gráfico

cualquiera podemos solicitar a Excel que analice los datos y que nos recomiende un determinado gráfico.

Así pues, en primer lugar seleccionaremos los datos que queramos mostrar en el gráfico y después

haremos clic en la ficha insertar para acceder al botón gráficos recomendados del grupo gráficos.

Ilustración 23. Insertar Gráficos recomendados.

Evidentemente, debido al análisis que realiza Excel de los datos seleccionados, dependiendo del

contenido de dichos datos Excel nos ofrecerá un tipo u otro de gráfico de entre todos los disponibles en la

aplicación.


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Ilustración 24. Gráficos recomendados I.


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Mini gráficos.

Ahora que ya sabemos insertar los gráficos puede ser que nos moleste utilizar la misma hoja de

datos para mostrarlos ya que el gráfico puede ocultar los datos y aunque añadamos como elemento de

gráfico una tabla de datos, esta opción minimizará la visualización de nuestro gráfico. Como opción vamos

a tener unos gráficos especiales que nos van a permitir incluir Excel dentro de nuestro área de trabajo.

Estos son los llamados mini gráficos que nos van a permitir visualizar un pequeño gráfico dentro

del contenido de una celda.

Para crear un mini gráfico en una celda activa solamente tenemos que hacer clic en una de las

opciones que nos ofrece Excel dentro del grupo mini gráficos de la ficha insertar.

Ilustración 26. Grupo minigráficos.

A continuación Excel nos mostrará una ventana en la cual debemos definir los datos que

queremos que se visualicen en el gráfico, seleccionando el rango de datos que contiene dicha información.

Dado que los minigráficos en muchas ocasiones van a compartir determinadas características, Excel losorganiza a través de grupos de minigráficos. Por ello además de escoger el rango de datos a representar

también deberemos escoger la ubicación en la que se colocará el grupo de minigráficos.

Ilustración 27. Crear grupo de minigráficos.

Al pulsar en aceptar, Excel va a dibujar un gráfico como fondo de la celda que hemos seleccionado

como ubicación.


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Ilustración 28. Representación de minigráfico.

El gráfico ocupará el total del ancho y alto de la celda en la que le hayamos incluido el mismo.

Adicionalmente, cuando tengamos seleccionada una celda cuyo fondo sea un minigráfico, aparecerá en la

cinta de opciones una ficha de diseño que nos permitirá modificar algunos aspectos de diseño del gráfico,

como el tipo , el estilo , o la visualización de algunos de los puntos significativos del gráfico, como el punto

más alto o el punto más bajo.

Ilustración 29. Ficha diseño.

Si nosotros tenemos una celda que ya tiene incluida como fondo un minigráfico y utilizamos la

característica de Autorrelleno, Excel extenderá también como fondo del gráfico correspondiente a cada

una de las celdas de Autorrelleno. Estos nuevos minigráficos formarán parte del mismo grupo que el

original.

De esta forma, si modificamos las características de uno de los gráficos, estaremos modificando

las características de todos los minigráficos del grupo al que pertenece.

Además nosotros podemos modificar la ubicación y datos de un grupo o de un minigráfico

haciendo clic en la opción editar datos y seleccionando la opción correspondiente dentro del grupo

modificar de la ficha diseño.


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Ilustración 30. Editar datos de minigráficos.

De esta forma podremos mover los gráficos a celdas que están vacías para visualizarlos mejor.

Además podemos establecer cómo queremos que se comporte Excel cuando encuentre, dentro del rango

de datos seleccionados, celdas que estén vacías o que no tengan valor.

Nosotros podemos modificar los grupos de gráficos agrupando y desagrupando cada uno de sus

integrantes. Para hacerlo tendremos que hacer clic dentro de las opciones correspondientes del grupo

agrupar de la ficha de diseño.

Ilustración 31. Grupo de comandos Agrupar.

Además, en este grupo de comandos también podemos encontrar el comando borrar que nos va

a permitir eliminar un minigráfico de una celda.


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Ilustración 33. Tienda de Microsoft.

Existen multitud de complementos, algunos de ellos gratuitos, que se encuentran a disposición de

cualquier usuario de Excel.

Para demostrar la potencia que pueden llegar a tener estos complementos, a continuación vamos

a describir cómo se pueden utilizar los mapas de Bing y los gráficos de personas, dejando al criterio del

lector la exploración de otros complementos.

Mapas de Bing

En primer lugar vamos a ver el complemento de mapas de Bing. Para poder utilizar este

complemento debemos disponer entre nuestros datos de información que se refiera a direcciones

concretas. Dentro de los datos a representar tendremos que ocuparnos de incluir estas direcciones.

Una vez seleccionados datos haremos clic en el botón complementos y después seleccionaremos

la opción mapas de Bing.

Al hacerlo, Excel incorporará en el lienzo de dibujo un objeto Mapa de Bing.


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Ilustración 34. Objeto mapa de Bing.

El uso de este objeto es muy sencillo. En primer lugar podemos distinguir dos áreas, el área

superior que incorpora botones de desplazamiento y de zoom , y que por otro lado tiene otra serie de

botones a la derecha. La otra zona, un poco más amplia, mostrará un mapa del mundo donde se van a

representar los datos.

El siguiente paso que demos realizar es hacer clic en el botón alfiler. Excel interpretará entonces

que queremos que localice las diferentes direcciones que hemos seleccionado dentro del rango de datos.


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Excel analizará el rango de datos que hemos seleccionado en busca de direcciones. Estas

direcciones en las pasará al buscador Bing para que interprete la localización de cada una de las

direcciones. Adicionalmente le pasará al complemento los valores del resto de los datos seleccionados, de

tal forma que el complemento representará gráficamente los valores utilizando para ello un círculo o un

gráfico de tarta (dependiendo de si son uno o más valores diferentes). En el caso del círculo del tamaño

será proporcional al valor representado. Los círculos que representan los valores se mostrarán dentro de

un mapa en la localización exacta de la dirección que le corresponda.

Si hacemos clic en el botón de configuración del complemento, que se encuentra representado a

través de una rueda dentada, accederemos a las opciones de configuración, entre las cuales se encuentra

el tipo de mapa que podemos seleccionar, el tipo de presentación de datos, y la personalización del color

del alfiler que se va mostrar dentro del mapa.


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Ilustración 35. Configuración del complemento de Mapas de Bing.

Ilustración 36. Visualización de vista aérea.


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Ilustración 38. Seleccionar datos del complemento de personas.

Es en este momento, si no lo hemos hecho antes cuando debemos seleccionar los datos a

representar.

Después debemos pulsar sobre el botón Crear y automáticamente el complemento representará

los datos en el área a visualizar.

Ilustración 39. Gráfico de personas por edificio.


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Si hacemos clic en la rueda de configuración, podremos modificar el aspecto del gráfico

seleccionando el tipo , el tema , y la forma que utilizará para representar cada una de las informaciones

incluidas en el rango seleccionado.

Cualquier modificación que realicemos en los datos incluidos en el rango de datos que hemos

seleccionado para estos complementos, se reflejará inmediatamente en la visualización del complemento.


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Tabla de Ilustraciones

Ilustración 1. Selección de datos para el Gráfico. _____________________________________________ 2

Ilustración 2. Grupo Gráficos. ____________________________________________________________ 3

Ilustración 3. Gráfico de líneas 2D _________________________________________________________ 3

Ilustración 4. Fichas especiales. ___________________________________________________________ 4

Ilustración 5. Botón Filtro. _______________________________________________________________ 4

Ilustración 6. Ventana de filtro. ___________________________________________________________ 5

Ilustración 7. Grupo Datos. ______________________________________________________________ 5

Ilustración 8. Ventana Seleccionar origen de datos. ___________________________________________ 6 Ilustración 9. Configuración de celdas ocultas y vacías. ________________________________________ 6

Ilustración 10. Grupo Estilos de diseño. ____________________________________________________ 7

Ilustración 11. Cambiar colores. __________________________________________________________ 7

Ilustración 12. Botón Formato Rápido. _____________________________________________________ 8

Ilustración 13. Cambio de Estilo y Color. ____________________________________________________ 8

Ilustración 14. Diseño Rápido. ____________________________________________________________ 9

Ilustración 15. Agregar elemento de gráfico. _______________________________________________ 10

Ilustración 16. Panel de opciones de elemento. _____________________________________________ 11

Ilustración 17. Añadir o eliminar elementos del gráfico. ______________________________________ 11

Ilustración 18. Cambiar Tipo de gráfico. ___________________________________________________ 12 Ilustración 19. Ventana Cambiar tipo de gráfico. ____________________________________________ 13

Ilustración 20. Guardar como plantilla. ____________________________________________________ 14

Ilustración 21. Cambiar gráfico usando plantilla. ____________________________________________ 15

Ilustración 22. Mover Gráfico. ___________________________________________________________ 16

Ilustración 23. Insertar Gráficos recomendados. ____________________________________________ 17

Ilustración 24. Gráficos recomendados I. __________________________________________________ 18

Ilustración 25. Insertar Gráfico II. ________________________________________________________ 19

Ilustración 26. Grupo minigráficos. _______________________________________________________ 20

Ilustración 27. Crear grupo de minigráficos. ________________________________________________ 20

Ilustración 28. Representación de minigráfico. ______________________________________________ 21 Ilustración 29. Ficha diseño. ____________________________________________________________ 21

Ilustración 30. Editar datos de minigráficos. _______________________________________________ 22

Ilustración 31. Grupo de comandos Agrupar. _______________________________________________ 22

Ilustración 32. Complementos. __________________________________________________________ 23

Ilustración 33. Tienda de Microsoft. ______________________________________________________ 24

Ilustración 34. Objeto mapa de Bing. _____________________________________________________ 25

Ilustración 35. Configuración del complemento de Mapas de Bing. _____________________________ 27

Ilustración 36. Visualización de vista aérea. ________________________________________________ 27

Ilustración 37. Complemento Gráfico Personas. _____________________________________________ 28

Ilustración 38. Seleccionar datos del complemento de personas. _______________________________ 29

Ilustración 39. Gráfico de personas por edificio. _____________________________________________ 29

cap 2- gráficos

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