caf apresentação dos resultados da auto-avaliação nos serviços centrais da drtqp ponta delgada,...
TRANSCRIPT
CAF Apresentação dos resultados da auto-avaliação nos serviços centrais da DRTQP
Ponta Delgada, 19 de Março de 2007
Metodologia
Equipa de Auto-Avaliação
Ana Beatriz MiraCarmélia Salgadinho BrancoDória Lopes RovoredoGoreti AfonsoIdílio Fernandes Lara MeloLúcia LimaPedro AraújoRita Gonçalves dos Santos
Metodologia
Apresentação da CAF à DRTQPApresentação da CAF à DRTQP
Acom
pan
ham
en
to e
Valid
ação
Acom
pan
ham
en
to e
Valid
ação
Apresentação de resultados da AAApresentação de resultados da AA
Preenchimento da grelha de AAPreenchimento da grelha de AA
Planeamento da auto-avaliaçãoPlaneamento da auto-avaliação
Processo de auto-avaliação
Con
du
ção d
os
pro
cessos d
e a
uto
-avaliação
Con
du
ção d
os
pro
cessos d
e a
uto
-avaliação
Metodologia
Apresentação da CAF à DRTQP
Apresentação da CAF à DRTQP
Apresentação de resultados da AAApresentação de resultados da AA
Preenchimento da grelha de AAPreenchimento da grelha de AA
Planeamento da auto-avaliação
Planeamento da auto-avaliação
• Proposta à gestão de topo;
• Apresentação da CAF, da equipa AA e do cronograma de tarefas à gestão de topo e gestores intermédios;
• Definição da metodologia a seguir pela equipa AA.
• Apresentação aos colaboradores.
• Reunião da equipa AA para identificação de iniciativas e indicadores;
• Recolha de evidências;
• Reunião da equipa AA para preenchimento da grelha AA e atribuição da pontuação.
• Análise dos resultados;
• Elaboração do relatório final e plano de melhorias ;
• Apresentação dos resultados ao gestor de topo e Vise-Presidência;
• Apresentação dos resultados à gestão intermédia e colaboradores.
Metodologia
Elementos facilitadores
Metodologia
Dificuldades
Metodologia
RELATÓRIO
Apresentação dos resultados
1 Liderança 1,4
2 Planeamento e Estratégia 1,7
3 Gestão das Pessoas 1,7
4 Parcerias e Recursos 2,0
5 Gestão dos Processos e da Mudança 1,8
6 Resultados Orientados para o Cidadão/Cliente 2,0
7 Resultados relativos às Pessoas 2,1
8 Impacto na Sociedade 0,5
9 Resultados de Desempenho-Chave 2,1
Mei
os
Res
ult
ado
s
Cri
téri
os
Total global - 15,3
Apresentação dos resultados
MeiosMeios ResultadosResultados
1 - LIDERANÇA 2 -PLANEAMENTO E
ESTRATÉGIA
3 - GESTÃO DASPESSOAS
4 - PARCERIAS ERECURSOS
5 - GESTÃO DOSPROCESSOS E DA
MUDANÇA
6 - RESULTADOSORIENTADOS
PARA OSCIDADÃOS/CLIENTES
7 - RESULTADOSRELATIVOS ÀS
PESSOAS
8 - IMPACTO NASOCIEDADE
9 - RESULTADOSDE DESEMPENHO
CHAVE
0
0,5
1
1,5
2
2,5
3
3,5
4
4,5
5
Apresentação dos resultados
Pontuação Global Sectorial / DRTQP
0
5
10
15
20
25
30
35
40
45
DP
E
DS
T
DIF
P
OE
FP
FR
E
DS
E
SA
A
GE
AJ
DC
IAF
P e
GD
R
Sectorial
DRTQP
Apresentação dos resultados
Fácil acesso às chefias
intermédias e à gestão de
topo
Equipamento tecnológico de última geração
Clara definição de
procedimentos
Grande visibilidade
do DR
Empenhamento dos
colaboradores
Existência do CID
Atendimento permanente
Pontos fortes
Parcerias
Apresentação dos resultados
Pontos fracos
Oportunidades de melhoria
Plano de melhorias
Apresentação dos resultados
Critérios de prioritização das acções de melhoria
Imp
act
oC
ap
acid
ade
Sa
tis
faç
ão
Elevado (5 pontos) Médio (3 pontos) Baixo (1 ponto)
Terá um impacto significativo em mais do que um objectivo da organização ou indicadores de desempenhoPode ser implementada no curto prazoRequer poucos recursos materiais e humanos para ser alcançadaPode ser controlada pela organização
A acção tem impacto directo na melhoria da satisfação do cidadão / cliente
Terá algum impacto em pelo menos um objectivo da organização ou indicador de desempenho
É possível implementar no curto prazoRequer um n.º razoável de recursos para ser alcançadaPode ser controlada pela organização
A acção tem impacto indirecto na melhoria da satisfação do cidadão / cliente
É provável que tenha impacto em qualquer objectivo da organização ou indicador de desempenho
É improvável de ser implementada no curto prazoRequer um n.º significativo de recursos para ser alcançadaDepende de factores externos à organização
Improvável impacto na satisfação do cidadão / cliente
Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 1 (Liderança)
Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK
Definir um conjunto de mecanismos formais que permitam a partilha da informação inter e intra departamental.
5 5 5 125 1
Criar uma calendarização com respectiva ordem de trabalhos, de reuniões gerais em que participem os dirigentes de topo e as chefias intermédias.
5 5 5 125 2
Implementar práticas para um melhor acompanhamento das dificuldades individuais.
5 5 5 125 3
Desenvolver um estilo de liderança que promova a motivação dos colaboradores.
5 5 5 125 4
Definir de forma expressa e clara a missão e a visão a médio e longo prazos e divulgá-las por toda a organização, pelos cidadãos/clientes e por todas as partes interessadas através de mecanismos já existentes.
5 5 5 125 5
Construir a missão, a visão e os valores para que se ajustem com relativa facilidade a mudanças do ambiente externo.
5 5 3 75 6
Criar uma calendarização de reuniões em que participem as chefias intermédias e os colaboradores.
5 5 3 75 7
Apresentação dos resultados Continuação
Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK
Implementar uma cultura de debate da classificação de serviço com os colaboradores.
3 5 5 75 8
Implementar um sistema de uma avaliação a 360º. 5 3 5 75 9
Criar um sistema de recolha de ideias e opiniões que dê origem a uma cultura de abertura traduzida pelo envolvimento das partes interessadas na formulação da visão, da missão, dos valores dos objectivos estratégicos e operacionais.
5 3 3 45 10
Divulgar o mapa actualizado de férias do pessoal. 3 5 3 45 11
Criação de Manual de Procedimentos, por cada serviço, que contenha expressamente as funções, responsabilidades e autonomias para cada nível de gestão e divulgá-lo às partes interessadas.
3 3 3 27 12
Implementar um sistema de avaliação que permita a atribuição de prémios (ex. de assiduidade, produtividade, pontualidade).
5 1 5 25 13
Generalizar a prática de comunicar as ausências dos gestores.
1 5 3 15 14
Criar um mecanismo de Auditorias Internas. 3 1 3 9 15
Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 2 (Planeamento e Estratégia)
Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK
Envolver os colaboradores no processo de elaboração do Plano de Actividades e proceder à sua divulgação interna.
5 3 5 75 1
Proceder à divulgação interna do Rel. Activ. 3 5 3 45 2
Partilhar com os colaboradores os aspectos relevantes abordados em reuniões de chefia.
3 5 3 45 3
Realizar periodicamente balanços dos vários sectores para definição de orientações e estratégias.
5 3 3 45 4
Exarar documentalmente as orientações para os serviços, emanadas das reuniões informais, para efeitos de aplicação de critérios uniformes.
3 3 3 27 5
Elaboração de Inquéritos p/ recolha de Informação sobre aspectos relevantes p/ a activ. da DRTQP.
5 1 5 25 6
Reorganizar os Placards informativos de forma + apelativa.
1 5 5 25 7
Diligenciar o alargamento do período de relevância dos IRCT’s para efeitos dos Quadros de Pessoal.
5 1 3 15 8
Publicitar o mapa de saídas dos motoristas. 1 5 1 5 9
Publicitar o calendário de tarefas do pessoal auxiliar. 1 5 1 5 10
Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 3 (Gestão das Pessoas)
Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK
Promover uma maior política de diálogo / troca de informação, entre os vários serviços da DRTQP. 5 5 5 125 1
Criar mecanismos para avaliação da satisfação dos colaboradores.
5 5 5 125 2
Reformular o sistema de arquivo com vista à sua optimização.
3 3 5 45 3
Proporcionar a formação específica e ajustadas a algumas categorias (ex. Técnicos de Emprego e auxiliares) e a algumas áreas formativas (ex. auditorias, acreditação).
3 3 5 45 4
Actualizar e implementar o Manual de Acolhimento. 3 3 3 27 5
Apostar no e-learning. 3 3 3 27 6
Contratar serviço de manutenção mensal dos aparelhos de ar condicionado.
1 5 5 25 7
Maior flexibilidade na atribuição de Jornadas Contínuas aos colaboradores.
1 5 5 25 8
Apresentação dos resultados Continuação
Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK
Divulgar o Plano de Emergência. 1 3 5 15 9
Criar medidas enquadradoras para os fumadores. 1 3 5 15 10
Criar um espaço para permanência dos motoristas e do pessoal auxiliar.
1 3 5 15 11
Melhorar as condições de trabalho do Observatório do Emprego e Formação Profissional (manutenção do edifício e instalação de ar condicionado).
1 3 5 15 12
Garantir aos serviços que necessitam de confidencialidade no atendimento, os espaços físicos adequados.
3 1 5 15 13
Criar um Plano de Saúde. 1 3 5 15 14
Promover mecanismos de recolha de sugestões e ideias interno (ex. Caixa de sugestões com questionário dirigido aos funcionários).
1 5 3 15 15
Criar um bar/refeitório com condições adequadas, face ao número de funcionários existentes.
1 1 5 5 16
Contratar uma firma de segurança. 1 1 5 5 17
Apresentação dos resultados Tabela de prioritização – Critério 4 (Parcerias e Recursos)
Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK
Criar um centro de custos p/ cada serviço da DRTQP. 5 3 5 75 1
Promover formação específica nas áreas sujeitas a parceria.
3 3 5 45 2
Criar uma intranet na DRTQP. 3 3 5 45 3
Diminuir o tempo de resposta aos pedidos de apoio técnico solicitados pelos serviços da DRTQP ao gab. de informática.
3 3 5 45 4
Proceder à ident. todos os funcionários nas secretárias. 1 5 5 25 5
Proceder à identificação, c/ crachás, do pessoal auxiliar e recepcionistas.
1 5 5 25 6
Proceder à introdução dos elementos identificativos nos e-mails em toda a DRTQP.
1 5 5 25 7
Proporcionar lugares de estacionamento a todos os colaboradores.
5 1 5 25 8
Implementar um sistema eficaz de controlo das entradas e saídas dos cidadãos / clientes.
1 3 5 15 9
Proporcionar um lugar de estacionamento para os cidadãos /clientes portadores de deficiência.
1 1 5 5 10
Apresentação dos resultados
Tabela de prioritização – Critério 5 (Gestão dos Processos e da Mudança)
Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK
Implementar, ao nível legislativo, uma maior articulação entre a proposta técnica apresentada e os trâmites subsequentes à concretização de diplomas. 5 3 5 75 1
Proceder à introdução e permanente actualização dos conteúdos informativos no portal do gov, no espaço afecto à DRTQP.
3 5 5 75 2
Promover um maior envolvimento de todos os funcionários nas mudanças chave da organização. 5 3 5 75 3
Optimizar e reajustar os recursos humanos em função das necessidades.
5 3 3 45 4
Possibilitar a utilização do SGC fora do local de trabalho. 5 1 5 25 5
Divulgar a existência da Caixa de Sugestões junto dos cidadãos/clientes.
1 3 5 15 6
Apresentação dos resultados
Tabela de prioritização – Critério 6 (Resultados Orientados para os Cidadãos / Clientes )
Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK
Elaborar instrumentos para aferição da satisfação dos cidadãos /clientes (internos e externos) sobre o desempenho global da organização. 3 3 5 45 1
Apresentação dos resultados
Tabela de prioritização – Critério 7 (Resultados Relativos às Pessoas)
Acções de Melhoria I C S IxCxS RANKCriar instrumentos de aferição sobre motivação, envolvimento das pessoas e desenvolvimento de competências.
5 3 5 75 1
Criar instrumento de aferição sobre a satisfação dos funcionários em relação às condições de trabalho. 3 3 5 45 2
Criar um núcleo de actividades recreativas/culturais. 3 3 5 45 3
Proceder ao tratamento estatístico dos instrumentos de Notação Periódica
1 3 3 9 4
Proceder a uma análise comparativa entre os balanços sociais anuais.
3 3 1 9 5
Apresentação dos resultados
Tabela de prioritização – Critério 8 (Impacto na Sociedade)
Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK
Quantificar e qualificar o impacto económico e social junto da comunidade local. 3 1 3 9 1
Proceder ao apuramento dos dados recolhidos sobre a implementação do Plano de Operacionalidade do Plager.Gov. 1 3 1 3 2
Criar um plano estratégico com vista à utilização de fontes de energia renováveis, e mecanismos de quantificação desse mesmo impacto. 1 1 3 3 3
Apresentação dos resultados
Tabela de prioritização – Critério 9 (Resultados de Desempenho- Chave)
Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK
Implementar medidas de análise e avaliação dos seguintes resultados externos:
a)Grau de cumprimento dos objectivos em termos de resultados e de impacto (na sociedade). 5 3 5 75 1
b)Melhoria da qualidade do serviço ou produto. 5 3 5 75 2
c)Quantificação e qualificação da relação custo-eficácia (resultados conseguidos ao menor custo possível).
5 3 5 75 3
d)Grau de eficiência do serviço 5 3 5 75 4
e)Indicadores de desempenho resultante de inspecções e auditorias anteriormente realizadas. 5 3 5 75 5
Apresentação dos resultados
Continuação
Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK
Implementar medidas de análise e avaliação dos seguintes resultados internos:
a)Indicadores relativos à participação de todas as partes interessadas na organização.
5 3 5 75 6
b)Indicadores relativos à capacidade da organização em satisfazer e conciliar as necessidades de todas as partes interessadas.
5 3 5 75 7
c)Quantificar e qualificar todas as evidências relativas à melhor utilização de tecnologias de informação (na gestão do conhecimento interno e/ou no trabalho em rede e comunicação interna e externa).
5 3 5 75 8
Apresentação dos resultados
Continuação
Acções de Melhoria I C S IxCxS RANK
Consolidar a prática do uso de medidas de avaliação dos seguintes itens:
a)Grau de execução orçamental. 5 5 3 75 9
b)Grau de realização dos objectivos financeiros. 5 5 3 75 10
c)Grau de realização dos interesses financeiros dos vários departamentos. 5 5 3 75 11
d)Percentagem da despesa cabimentada. 5 5 3 75 12
e)Grau de execução da receita. 5 5 3 75 13
Apresentação dos resultados Plano de melhorias
Ficha da acção 1: Partilha de informação (formas) – Critério 1
Desenvolvimento da acção Actividades a realizar
Benefícios
Defenir um conjunto de mecanismos formais que
permitam a partilha da informação
inter e intra departamental
Divulgar informação relevante por correio electrónico
Criar pastas partilhadas acessíveis a todos os departamentos, com conteúdos pré-definidos
Partilhar pastas, dentro de cada departamento, de toda a informação produzida
Criar uma intranet
Permitir que toda a informação relevante se
encontre acessível, de forma imediata
e actual, a todas as partes
interessadas
Setembro 2007
Responsável: Gestão de topo e intermédia
Apresentação dos resultados Plano de melhorias
Ficha da acção 2: Reunião de chefias – Critério 1
Desenvolvimento
da acção Actividades a realizarBenefícios
Criar uma calendarização com respectiva
ordem de trabalhos, de
reuniões gerais em que participam os dirigentes de topo
e as chefias intermédias
Criar um calendário de reuniões de chefias
Divulgar previamente a ordem de trabalhos
Distribuir previamente a documentação objecto de análise
Criar uma rotina de reuniões semanais
entre chefias, e optimizá-las em
termos de resultados,
libertando a chefia de topo de
abordagens sistemáticas
Junho 2007
Responsável: Gestão de topo
Apresentação dos resultados Plano de melhorias
Ficha da acção 3: Acompanhamento de dificuldades individuais – Critério 1
Desenvolvimento
da acção Actividades a realizarBenefícios
Implementar práticas para um
melhor acompanhamento das dificuldades
individuais
Promover junto dos colaboradores a identificação de dificuldades individuais
Acompanhar e orientar a execução de tarefas específicas, através da partilha mútua de conhecimentos
Distribuir previamente a documentação objecto de análise
Promover um verdadeiro espírito
de equipa e cooperação
Junho 2007
Responsável: Chefias intermédias
Apresentação dos resultados Plano de melhorias
Ficha da acção 4: Liderança proactiva – Critério 1
Desenvolvimento
da acção Actividades a realizarBenefícios
Desenvolver um estilo de liderança
que promova a motivação dos colaboradores
Dirigir palavras de estímulo e de reconhecimento Aumento da
motivação
Junho 2007
Responsável: Chefias e colaboradores
Atitudes assertivas
Demonstrar flexibilidade face a situações pessoais concretas
Gerir conflitos de forma moderadora
Acolher e implementar sugestões e ideias
Promover a criatividade e inovação
Melhoria no desempenho
individual
Apresentação dos resultados Plano de melhorias
Ficha da acção 5: Missão e Visão – Critério 1
Desenvolvimento
da acção Actividades a realizarBenefícios
Definir de forma expressa e clara a missão e a visão a
médio e longo prazos e divulgá-
las por toda a organização, pelos cidadãos/clientes e por todas as partes
interessadas através de
mecanismos já exitentes
Criar um documento que defina a Visão e a respectiva Missão
Divulgar o documento
Definição clara da Visão e Missão
Junho 2007
Responsável: Gestão de topo
Apresentação dos resultados Plano de melhorias
Ficha da acção 6: Diálogo e troca de informação (conteúdos) – Critério 3
Desenvolvimento
da acção Actividades a realizarBenefícios
Promover uma maior política de diálogo / troca de informação entre
os vários serviços da DRTQP
Definir quais as necessidades de partilha de informação relevante, para os diversos departamentos
Propor ao CID a criação de um boletim informativo interno
Criar um sistema de recolha de informação relevante, em função das necessidades acima identificadas
Criar uma cultura de partilha de
informação
Junho 2007
Responsável: Chefia de topo e intermédia
Apresentação dos resultados Plano de melhorias
Ficha da acção 7: Avaliação da satisfação dos colaboradores – Critério 3
Desenvolvimento
da acção Actividades a realizarBenefícios
Criar mecanismos para a avaliação da
satisfação dos colaboradores
Elaboração de um inquérito pela psicóloga da DRTQP
Distribuição do inquérito pelo SAA
Tratamento estatístico dos dados recolhidos pela psicóloga
Conhecer o grau de satisfação dos
colaboradores
Janeiro 2008
Responsável: Psicóloga e SAA
Implementação
Aposta no futuro desejável para a DRTQP
Compromisso com o envolvimento no projecto de mudança
QUESTÕES
OBRIGADA
RITA GONÇALVES DOS SANTOS
Email: [email protected]
Diapositivos elaborados por Ana Beatriz Mira