Curso de Administração

SISTEMAS, ORGANIZAÇÃO & MÉTODOS

DEPARTAMENTALIZAÇÃO

Introdução

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Faculdade Fortium

Departamentalização é o agrupamento, de acordo com um critério específico de homogeneidade, das atividades e correspondentes recursos – humanos, financeiros, tecnológicos, materiais e equipamentos – em unidades organizacionais.

Organograma é a representação gráfica de determinados aspectos da estrutura organizacional.

Tipos de Departamentalização

Departamentalização por quantidade: agrupar certo número de pessoas não diferenciáveis que, a partir dessa situação, têm a obrigação de executar tarefas sob as ordens de um superior.Sua utilidade tem diminuído, principalmente devido aos seguintes aspectos:

O desenvolvimento da capacitação e da habilidade dos profissionais das empresas; e Os trabalhos de equipes especializadas são mais eficientes que os baseados em número de pessoas.

Departamentalização funcional: as atividades são agrupadas de acordo com as funções da empresa, podendo ser considerado o critério de departamentalização mais usado pelas empresas.

Esse tipo de departamentalização por funções pode ser feito considerando as funções administrativas: gerência de planejamento; gerência de organização; e gerência de controle

A empresa pode ser departamentalizada por área de conhecimento: gerência de hidráulica; gerência de elétrica; e gerência de mecânica

A departamentalização é um tipo bastante racional e interessante para a empresa. Entretanto, podem surgir atritos provenientes de formação de igrejinhas, impérios ou feudos, problemas de comunicação e de entendimento, bem como excesso de burocracia na execução das atividades.

Diretoria de produção

Gerência de usinagem

Gerência de ferramentaria

Gerência de estamparia

Super-visão 3

Super-visão 2

Super-visão 1

Diretoria de geral

Ger de recursos humanos

Gerência de marketing

Gerência financeira

Gerência de produção

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Algumas das vantagens da departamentalização são: especialização do trabalho; maior estabilidade; maior segurança; maior concentração de uso de recursos especializados, pois estes estão alocados em unidades

organizacionais específicas. Por exemplo, a área de finanças terá todos os profissionais de tesouraria, contabilidade, custos, orçamentos e outros assuntos financeiros.

permite economia pela utilização máxima de máquinas e de produção em massa; orienta pessoas para uma atividade específica, concentrando sua competência de maneira eficaz; indicada para circunstâncias estáveis e de pouca mudança que requeiram desempenho continuado de

tarefas rotineiras; e aconselhada para empresas que tenham poucas linhas de produtos ou serviços , os quais permaneçam

inalterados por longo tempo.

Algumas desvantagens da departamentalização funcional são:

especialização do trabalho, quando cada chefe funcional estabelece que sua função é a maia importante da empresa.

a responsabilidade pelo desempenho total está somente na alta administração, já que cada executivo fiscaliza apenas uma função específica;

a comunicação é geralmente deficiente, isso porque as decisões são, normalmente, centralizadas nos níveis mais elevados da empresa;

resistência ao ambiente pró-inovação, pois esse critério de departamentalização tem alta estabilidade e baixa adaptabilidade.

Esse tipo de departamentalização pode ser utilizado em empresas ou áreas das empresas cujas atividades sejam:

bastante repetitivas; e altamente especializadas.

Departamentalização territorial ou por localização geográfica: é usado em empresas territorialmente dispersas. Baseia-se no princípio de que todas as atividades que se realizam em determinado território devem ser agrupadas e colocadas sob as ordens de um executivo.

Condições para utilização que maximizam as vantagens e minimizam as desvantagens da estrutura funcional (Vasconcellos, 1980, p.4):

inexistência de atividades multidisciplinares; tecnologia complexa e competitiva; qualidade técnica é exigência fundamental; e economia na utilização de recursos humanos.

Normalmente, seu uso prende-se aos seguintes aspectos:

obter as vantagens econômicas de determinadas operações locais; possibilidade de ações mais imediatas em determinada região; e

Departamento de tráfego aéreo

Região sulRegião centro Região norte

Base 3Base 2Base 1

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maior facilidade de conhecer os fatores de influência e os problemas locais por ocasião da decisão.

As desvantagens básicas da departamentalização territorial são:

duplicação de instalações e de pessoal; e a preocupação estritamente territorial concentra-se mais nos aspectos mercadológicos e de produção, e

quase não requer especialização.

Departamentalização por produtos ou serviços: o agrupamento é feito de acordo com as atividades inerentes a cada um dos produtos ou serviços da empresa.

As principais vantagens desse tipo de departamentalização, são: facilita a coordenação dos resultados esperados de cada grupo de produtos ou serviços, pois cada cada um

desses grupos funciona como uma unidade de resultados; propicia a alocação de capital especializado para cada um dos grupos de produtos ou serviços; facilita a utilização máxima da capacitação dos recursos, inclusive os humanos, por meio de seu

conhecimento especializado; o enfoque da empresa é, predominantemente, sobre os produtos e serviços, e não sobre sua estrutura

organizacional interna; e propicia condições favoráveis para a inovação e a criatividade, já que estas requerem cooperação e

comunicação de vários grupos contribuintes para os produtos e serviços de cada empresa.

As principais desvantagens da departamentalização por produtos ou serviço são:

pode ser de coordenação mais difícil, quando do estabelecimento das políticas gerais da empresa; pode propiciar o aumento dos custos pelas duplicidades de atividades nos vários grupos de produtos ou

serviços; e pode criar uma situação em que os gerentes de produtos ou serviços se tornam muito poderosos, o que

pode desestabilizar a estrutura da empresa.

Obs: não se deve confundir a departamentalização por produtos ou serviços com a departamentalização por unidades estratégicas de negócios, pois está última tem amplitude de responsabilidade muito maior para o executivo coordenador.

Departamentalização por clientes: as atividades são agrupadas de acordo com as necessidades variadas e especiais dos clientes da empresa.

Diretoria geral

Gerência de produtos químicos

Gerência de produtos farmacêuticos

Gerência de produtos têxteis

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As principais vantagens desse tipo de departamentalização são: proporcionar para a empresa, situação favorável para tirar proveito das condições de grupos de clientes

bem definidos; e assegurar reconhecimento e atendimento contínuo e rápido aos diferentes tipos e classes de clientes.

As principais desvantagens são:

podem existir dificuldades de coordenação entre esse tipo de departamentalização e outros tipos, devido aos gerentes dos departamentos por clientes exigirem, em boa parte das vezes, um tratamento especial; e

provocar a utilização inadequada de recursos humanos e de equipamentos, em termos de grupos de clientes.

Departamentalização por processos: as atividades são agrupadas de acordo com as etapas de um processo. É basicamente empregado nos estabelecimentos industriais, de modo especial nos níveis hierárquicos mais baixos da empresa.

As principais vantagens desse tipo de departamentalização são:

maior especialização dos recursos alocados; possibilidade de comunicações mais rápidas de informações técnicas; e melhor coordenação e avaliação de cada parte ou etapa do processo.

As principais desvantagens são:

possibilidade de perda da visão global do andamento do processo; e flexibilidade restrita para ajustes no processo.

Atualmente, a administração de processos está consolidando esse tipo de departamentalização em âmbito global da empresa, e não apenas nos processos industriais dos níveis hierárquicos mais baixos da empresa.

Departamentalização por projetos: as atividades e as pessoas recebem atribuições temporárias.

Projeto é um trabalho, com datas de início e término, com resultado final previamente estabelecido, em que são alocados e administrados os recursos, tudo isso sob a responsabilidade de um coordenador.

Diretoria comercial

Departamento masculino

Departamento infantil

Departamento feminino

Seção modas

Seção lingerie

Seção perfumaria

Seção estamparia

Seção corte

Seção preparação

Seção pré-montagem

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As principais vantagens desse tipo de departamentalização são:

permite alto grau de responsabilidade da equipe de execução do projeto; tem alto grau de versatilidade e adaptabilidade, aceitando novas idéias e técnicas durante o

desenvolvimento dos trabalhos; e permite melhor cumprimento de prazos e de orçamentos.

Principais desvantagens:

foco na parte técnica em detrimento da parte administrativa, gerando situações de recursos ociosos ou mal empregados; e

deficiência no sistema de comunicação, pois cada equipe dedica-se a seu próprio projeto.

Condições para utilização, que maximizam as vantagens da estrutura por projetos:

existência de projetos multidisciplinares, em que há necessidade de interação freqüente entre as especialidades técnicas;

projeto de longa duração, com grande equipe em tempo integral, mas com pouca oscilação no nível de utilização; e

gerentes e equipe técnica de projetos altamente capacitados, tanto técnica como administrativamente.

Departamentalização matricial: há a sobreposição de dois ou mais tipos de departamentalização sobre a mesma pessoa. Geralmente, essa sobreposição refere-se à fusão entre a estrutura funcional e a estrutura por projetos.

A departamentalização matricial não leva em consideração o princípio clássico de unidade de comando estabelecido por Fayol, em 1916.A departamentalização matricial, tendo em vista sua característica de responsabilidade compartilhada, exige

nível de confiança mútua e capacidade de improvisação na solução de problemas. O grande inconveniente da departamentalização matricial é a dificuldade de definir claramente, atribuições e

autoridade de cada profissional da estrutura da empresa e minimizar conflitos inevitáveis.

Diretoria

ProjetosComercialAdministração e finanças

Projeto B

Projeto A

Projeto C

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Do ponto de vista evolutivo, a departamentalização matricial surgiu porque as formas tradicionais de organizar as empresas não eram eficazes para lidar com atividades complexas, envolvendo várias áreas do conhecimento científico e com prazos determinados para sua realização.

As principais vantagens da estrutura matricial são: possibilidade de maior aprimoramento técnico de sua equipe de trabalho; coordenação da equipe de forma mais adequada e coerente; maior especialização nas atividades desenvolvidas; maior cumprimento dos prazos e orçamento; e melhor atendimento ao cliente do projeto.

As principais desvantagens são:

dupla subordinação, gerando um clima de ambigüidade de papéis e relações; e conflitos de interesses e de disputa de poder entre os chefes funcionais e os chefes de projetos.

Estabelecimento da melhor departamentalização

Princípio apresentados por Koontz e O`Donnell (1973, p.49), a saber:

princípio de maior uso, que estabelece que o departamento que mais uso fizer de uma atividade deve tê-la sob sua responsabilidade e autoridade;

princípio de maior interesse, para o qual o departamento que mais interesse tenha por uma atividade deve supervisiona-la;

princípio da separação do controle, que estabelece que as atividades de controle devem ser autônomas, independentes e separadas das atividades que estão sendo controladas; e

princípio da supressão de concorrência, que estabelece a necessidade de eliminar a concorrência entre departamentos, agrupando atividades correlatas em um único departamento.

Outro critério básico está baseado na diferenciação e na integração, cujos princípios são:

diferenciação, cujo princípio estabelece que as atividades diferentes devem ficar em departamentos separados. A diferenciação ocorre quando:- o fator humano é diferente; - a tecnologia e a natureza das atividades são diferentes;- os fatores do ambiente externo são diferentes.

Diretoria

Mecânica Eletricidade Eletrônica

Recursos humanos, tecnológicos, materiais e equipamentos.

. Programação e controle da produção. Suprimentos. Produção. Almoxarifado

. Programação e controle da produção. Suprimentos. Produção. Almoxarifado

Coordenação de projetos

Projeto A

Projeto B

Projeto C

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Integração, cujo princípio estabelece que, quanto mais atividades trabalham integradas, maior razão há para ficarem no mesmo departamento. Os fatores que levam à integração são:- necessidade de coordenação; eEconomia de escala.

Organograma Linear

O organograma linear de responsabilidade revela (Vasconcellos, Kruglianskaas e Sbragia, 1984, p.14): a atividade ou decisão correlacionada com uma posição ou cargo organizacional, mostrando quem participa

e em que grau, quando uma atividade ou decisão deve ocorrer na empresa; e as relações e os tipos de autoridade que devem existir quando mais de um responsável contribui para a

execução de um trabalho comum.

Função/cargo

Atividades/decisão

Gerente de projetos Gerente administrativo e financeiro

Diretor geral

Elabora orçamentoElabora propostaContrata funcionáriosLibera pagamentosO = decide X = Analisa © = Confere □ = Implementar

Principais vantagens do organograma linear: permite a visualização das responsabilidades e das autoridades pela função; possibilita caracterizar a forma pela qual um cargo ou função se relaciona com os demais dentro da

empresa; permite a efetivação de análises objetivas da estrutura organizacional; e possibilita eliminar ambigüidades no processo decisório das empresas.

Principais desvantagens:

não considera a estrutura informal; e não é de leitura fácil.

Estrutura para rotina e para inovação

É muito importante que os executivos estabeleçam se a estrutura organizacional vai estar voltada para tarefas rotineiras ou para tarefas de inovação, pois a abordagem básica será diferente em cada situação.Condicionantes da EO Características da rotina Características da inovaçãoNatureza das atividades desenvolvidas e características da tecnologia

- Atvds repetitivas- Soluções mais padronizadas- Tecnologia conhecida- Maior facilidade de controle

- Atvds não repetitivas- Necessidade de novas soluções- Tecnologia desconhecida- Maior dificuldade de controle

Objetivos, estratégias e políticas da empresa

- Orientação para prazos mais curtos- Alto grau de clareza

- Orientação para prazos mais longos- Alto grau de indefinição

Ambiente da empresa - Previsível e estável- Poucas influências externas

- Imprevisível e instável- Mudanças frequentes

Fator humano da empresa - Pouco criativo - Muito criativo

Estrutura para resultados

Cada vez mais se observa que as empresas estão voltadas para a busca de resultados efetivos. Está situação está correlacionada a vários aspectos, tais como as constantes mutações ambientais, as ações dos concorrentes atuais e potenciais, a forma de remuneração dos executivos, a busca de novos desafios, a filosofia de intrapreneur (empreendedor interno).

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É a forma básica, em termos organizacionais, que a empresa procura se estruturar para estar voltada, de maneira efetiva, para a consecução de resultados é pelas Unidades Estratégicas de Negócios – UEN.

Unidade Estratégica de Negócio – UEN – é uma unidade ou divisão da empresa responsável para desenvolver uma ou mais Áreas Estratégicas de Negócios – AEN.

Área Estratégica de Negócio – AEN – é uma parte ou segmento de mercado com a qual a empresa, por meio de suas UEN se relaciona de maneira estratégica, ou seja, de forma otimizada.

Alguns dos resultados que podem ser alcançados com as UEN são:

incremento do faturamento; otimização de utilização dos vários recursos existentes; ter melhor interação com as oportunidades de mercado; auxiliar na operacionalização do plano fiscal e tributário; desenvolver o nível de qualidade dos processos e das atividades; ter um saudável clima competitivo interno; e ter uma situação otimizada de sinergia empresarial.

Departamentalização por UENs

Algumas vantagens e precauções no uso de UEN maior facilidade de análise e de atuação sobre o ambiente estratégico; melhor processo de formulação de estratégias e de políticas; melhor balanceamento das atividades frente aos objetivos gerais da empresa/UEN ou, mesmo, em nível de

corporação; ter o processo de planejamento estruturado e simplificado; e ter, na maior parte das vezes, melhor qualidade nas estratégias formuladas.

Problemas que podem ocorrer na utilização de UEN:

adotar a técnica de maneira generalizada; e esquecer que as UEN não são, normalmente aplicáveis às atividades de P7D ( pesquisa e

desenvolvimento).

Atuação da empresa na filosofia da UEN

A estrutura por UEN pressupõe, na maior parte das vezes, todas as premissas da estrutura por produtos e serviços, ou família de produtos e serviços acrescida de outras premissas que são, basicamente, específicas de estrutura organizacional por UEN.

Verifica-se que, aos e estruturar uma UEN, deve-se ter características próprias de negociação e de aproveitamento de oportunidades de mercado.

Fica evidente que uma UEN deve ter uma filosofia de atuação competitiva, pois, caso contrário, não existe razão nenhuma para a existência dessa UEN.

De maneira geral, pode-se afirmar que, à medida que se aumenta o nível de diversificação da empresa, fica mais difícil estabelecer suas estratégias e, portanto, é necessário criar novas UEN.

Para o início do estudo das UEN e AEN, é válida a utilização de um processo de cruzamento dos focos de tecnologia com os nichos de mercado identificados.

Presidência

Divisão farmacêutica

Divisão de rede de farmácias

Div adm e financeira

Divisão química

UEN s

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Por meio desse processo, procura-se obter algumas vantagens, tais como: melhor conhecimento dos recursos da empresa descoberta de um grande número de idéias potenciais que permaneceriam ignoradas sem essa análise; melhor qualidade e maior originalidade das idéias a explorar; e melhor conhecimento das possibilidades de desenvolvimento.

Amplitude de uma UEN

De forma geral, pode-se considerar que a amplitude deve estar num contínuo, desde atuando como unidade de vendas até estar atuando como unidade mais completa ( pesquisa e desenvolvimento – P&D, suprimentos, produção, marketing e apoio administrativo-financeiro).

Outras modernas formas de estruturar as empresas.

Governança corporativa é o modelo de gestão que, a partir da otimização das interações entre acionistas ou cotistas, conselhos – administração e fiscal – auditorias – externas e internas – e, diretoria executiva, proporciona a adequada sustentação para o aumento da atratividade da empresa no mercado – financeiro e comercial – e, conseqüentemente, incremento no valor da empresa, redução do nível de risco e maior efetividade ao longo do tempo.

São vários os benefícios que as empresas podem ter com uma governança corporativa que proporcione toda a sustentação para fortes e diferenciadas vantagens competitivas, e também para negócios, produtos e serviços de sucesso, são eles:

a) Maior facilidade na identificação, tratamento e operacionalização das questões estratégicas.b) Consolidação de amplo e otimizado modelo de gestão da empresa.c) Melhor interação com a comunidade, o mercado-comprador e fornecedor – e os governos, bem como com

outros públicos da empresa.d) Equidade de tratamento junto aos diversos públicos.e) Consolidar maior nível de atratividade no mercado.f) Maior segurança na transparência de informações.g) Consolidação de novas abordagens de atuação, incluindo as questões éticas e de responsabilidade social.h) Estruturação de novos conhecimentos e reestruturação de antigas funções.i) Efetiva extrapolação dos benefícios da governança corporativa para as empresas em geral.

Rede de integração de empresas é a cooperação estruturada visando consolidar fortes e internacionais vantagens competitivas, sustentadas por otimizadas tecnologias, melhor utilização dos ativos, bem como maiores produtividades, flexibilidade, qualidade, rentabilidade e lucratividade das empresas participantes.

Existem algumas premissas que ser respeitadas para se alcançarem os melhores resultados possíveis da rede de integração de empresas, são eles:

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Assembléia geral

Conselho fiscal

Conselho de administração

Comitês

Auditoria externa

Presidência executiva

Auditoria interna

DiretoriaDiretoriaDiretoria

a) Os mecanismos de interação e de cooperação entre as empresas devem estar bem definidos e estruturados.

b) Deve existir transparência e transferência de conhecimento, bem como complementaridade estruturada de sinergias.

c) C) Toda a estruturação organizacional da rede de integração de empresas deve estar preferencialmente, baseada na governança corporativa.

d) O resultado final da operacionalização da rede de integração de empresas é o incremento sustentado da vantagem competitiva das empresas participantes.

e) A aplicação da rede de integração de empresas é válida para qualquer tipo e tamanho de empresa.

Bibliografia CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. 6. ed. Rio de Janeiro: Campus, 2000. KWASNICKA, Eunice Laçava. Introdução à Administração, 5ª Ed Atlas.

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