aula i - planeamento introdução

PLANEAMENTO E AUDITORIA

INTRODUÇÃO

Na abordagem do planeamento recomenda-se fazer uma revisão dos conceitos julgados importantes: Planeamento estratégico, acompanhamento de resultados, controlo, contabilidade, auditorias de Empresas/Organizações.

A razão de se pretender dar um enfoque especial a estes conceitos surge pelo facto de constituirem os pilares principais do desenvolvimento das organizações, porque afectam o comportamento dos gestores e os orienta na implementação de estratégias.

Todas as actividades, contidas nestes conceitos resultam de fenómenos que se operam no interior das organizações, como centros de produção de bens e serviços úteis à satisfação contínua das necessidades da sociedade.

Entretanto, com a exigência cada vez mais crescente das sociedades, os conceitos foram sendo aperfeiçoados e ajustados, por forma a darem resposta à justa medida à essas exigências, facto que deu origem, por exemplo, ao planemanento estratégico.

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Conceitualização de planeamento:

O planeamento não pode ser confundido com previsão,

projecção, predição, resolução de problemas ou plano,

pois:

Previsão: corresponde ao esforço para verificar quais

serão os eventos que poderão ocorrer com base em

probabilidades.

Projecção: corresponde a situação em que o futuro

tende a ser igual ao passado.



Conceitualização de planeamento – Cont.

Predição - corresponde a situação em que o futuro tende a ser diferente do passado, mas a empresa não tem nenhum controlo sobre seu processo e desenvolvimento.

Resolução de problemas - corresponde a aspectos imediatos que procurando somente a correcção de certas descontinuidades e desajustes entre a empresa e as forças externas que lhe sejam potencialmente e materialmente relevante.

Plano – corresponde a um documento formal que se constitui na consolidação das informações e actividades desenvolvidas no processo de planeamento, e o limite da formalização do planeamento.


PLANEAMENTO E AUDITORIA Conceitualização de planeamento - Cont.

Antes de nos referirmos ao planeamento estratégico, importa conceitualizar a estratégia (termo de origem grega), de raizes militares que significa “função do general do exército” que tem haver com a organização das tropas e recursos com vista a alcançar vitória sobre inimigo.

A estratégia concebida pelo general traduz-se depois no chamado “plano de campanha” que determina as acções ofensivas e defensivas a levar a cabo.

Por analogia, dada a semelhança de acontecimentos este conceito é aplicado também no meio empresarial e é conotado à formulação de um plano que reúne, de forma integrada, os objectivos, as políticas e acções da empresa/organizações com vista a alcançar o sucesso.


PLANEAMENTO E AUDITORIA Conceitualização de planeamento - cont

Deste modo reunidas as bases para definir o planeamento estratégico como sendo o processo de tomada de decisão sobre os objectivos da empresa e das metodologias que devem ser seguidas para os antigir.

Assim, Planeamento estratégico dever ser visto de forma dinâmica, como um processo que consiste em várias fases das quais se destacam:

Informação – faz-se a análise de todos os factores tais como: as ameaças e as oportunidades, os seus pontos fracos e fortes, face ao meio ambiente.

Formulação de alternativas estratégicas- consiste na identificação de estratégias alternativas para solucionar os problemas ou aproveitar oportunidades;

Avaliação das alternativas – é realizada tomando como base a análise e estudos sobre as consequências de cada uma das alternativas.

Decisão- é a fase em se faz a escolha da alternativa que se considera mais interessante para o fim em vista.



Conceitualização de planeamento – Cont.

Várias definições de planeamento:

Planeamento é um processo continuo, um exercicio

mental, executado pela organização para o alcance de

seus objectivos.

Planeamento é um processo administrativo que indica

com precisão e antecipação o que as pessoas têm que

fazer para alcançar as suas metas ou objectivos.

Planeamento é um processo contínuo porque os factores

externos levados em conta durante o planeamento estão

em mudança constante, o que faz com que o planificador

esteja sempre a alterar o seu plano para que continue a

ser realistico.

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Conceitualização de planeamento – cont.

O planeamneto pode ser definido como sendo o

desenvolvimento de processos, técnicas e atitudes administrativas, as quais proporcionam uma situação viável de avaliar as implicações futuras de decisões presentes em função dos objectivos empresariais que facilitarão a tomada de decisão no futuro, de modo mais rápido e eficaz.

O exercício sistemático do planeamento tende a reduzir a incerteza envolvida no processo decisório e consequentemente provocar o aumento da probabilidade de alcance dos objectivos, desafios e metas estabelecidos para a organização.



Principais aspectos de Planeamento

O Planeamento não diz respeito a decisões futuras, mas as implicações futuras de decisões presentes (Peeter Drucker).

O Planeamento não é um acto isolado, deve ser visualizado como um processo composto de acções inter-relacionadas e interdependentes que visam ao alcançe de objectivos previamente estabelecidos.

O processo de planeamento é muito mais importante do que o seu produto final, o plano pode ser elaborado as correrias, sem prestar atenção adequada o que quase sempre resultará num plano que não vai ao encontro dos objectivos da empresa.

NB: É importante salientar que o plano deve ser desenvolvido pela empresa e NÂO para a empresa.


PLANEAMENTO E AUDITORIA Princípios Gerais do planeamento

1. Princípios da contribuição aos objectivos – O

planeamento deve sempre visar o alcance dos

objectivos da empresa, senão não seria necessário

perder tempo a planear.

2. Princípio da precedência – planeamento

corresponde a uma função administrativa que vem

antes das outras (organização, direcção e controlo).

3. Princípio da maior penetração e abrangência – o

planeamento pode causar uma série de modificações

nas características e actividades da organização.



Princípios Gerais do Planeamento – cont.

O planeamento pode causar modificações:

Nas pessoas – Necessidade de treinamento, substituição, transferência, avaliação etc.

Na tecnologia – evolução dos conhecimento, novas maneiras de fazer o trabalho etc.

Sistemas – alterações nas responabilidades estabelecidas nos níveis de autoridades, descentralização, comunicação, procedimentos, instruções etc.



Princípios Gerais do planeamento – cont

4. O Princípio da maior eficiência, eficácia e

efectividade, significa que o plano deve procurar

maximizar os resultados e minimizar as deficiências:

Eficiência – Fazer as coisas de forma adequada,

resolver problemas, salvaguardar os recursos

aplicados, cumprir seu dever e reduzir os custos.

Eficácia - Fazer as coisas certas, produzir alternativas

criativas, Maximizar a utilização de recursos, obter

resultados e aumentar o lucro.

Efectividade –Apresentar resultados globais positivos

ao longo do tempo (permanentemente).


FILOSOFIAS DE PLANEAMENTO

Para Ackoff, existem 3 tipos de Filosofias de Planeamento:

1. Filosofia da satisfação – designa os esforços para atingir um minimo de satisfação mas não necessariamente para excedê-lo. Para Ackoff, satisfazer é fazer suficientemente bem, mas não é necessariamente tão bem quanto possível.

O nivel que define a satisfação é o que o tomador da decisão está disposto a fixar, e frequentemente, é o minimo necessário.

A preocupação básica dessa filosofia está no aspecto financeiro, sendo dada grande ênfase ao orçamento e as suas projecções.



1. Filosofia da satisfação – cont.

Não é dada grande importância aos demais aspectos do

planemanto de recursos (humanos, equipamentos, materiais e

serviços etc.) porque está subentendido que, com suficiente

quantidade de recursos monetários, o restante pode ser obtido, e

normalemte, é feita apenas uma projecção para o futuro, sendo

ignoradas as possibilidades de outras alternativas.

Filosofia normalamente utilizada em empresas cuja preocupação

maior é com a sobrevivência, mas também se aplica a outras que

se preocupam com o crescimento ou com o desenvolvimento.

Vantagens – o processo de planeamento pode ser realizado em

pouco tempo, custa pouco e exige menor quantidade de

capacitação técnica.

Desvantagem – Não aprofunda no estudo das variáveis, fazendo

com que haja muito pouco a aprender no processo de

planeamento.



2. Filosofias da optimização

Para esta filosofia o planeamento não é feito

apenas para realizar algo suficientemente bem, mas

para fazê-lo tão bem quanto possível.

Caracteriza-se pela utilização de técnicas

matemáticas e estatisticas e de modelos de

simulação.

O que pressupõe a formulação dos objectivos em

termos quantitativos, pois são reduzidos a uma

escala comum (escala monetária).



2. Filosofias da optimização - cont

O planeador optimizador tende a ignorar os

objectivos não quantificáveis, porque eles não

poderão ser incorporados em um modelo a ser

optimizado.

Tende a ignorar os aspectos que não podem ser

modelos, tais como os inerentes a recursos humanos

e à estrutura organizacional da empresa.

Esta filosofia é amplamente divulgada com o

desenvolvimento da informática e tecnologia de

informação.



3. Filosofia da adaptação / planeamento inovativo

Baseia-se na suposição de que o principal valor do planeamento não está nos planos produzidos, mas no processo de produzi-los.

Supõe que a maior parte da necessidade actual de planeamento decorre da falta de eficácia administrativa e de controlo, e que o factor humano é o responsável pela maioria das confusões que o planeamento tenta eliminar ou evitar.

O conhecimento do futuro pode ser classificado em três tipos: certeza, incerteza e ignorância, visto que cada uma dessas situações requer tipo diferente de planeamento, comportamento, contingência ou adaptação.



3. Filosofia da adaptação / planeamento inovativo (cont.)

Está filosofia procura o equilibrio interno e externo da

organização depois da ocrrência de uma mudança.

Perante uma mudança, a organização pode reagir de

uma forma passiva, que é adoptar soluções normais

como dispensa de pessoal ou procurar antecipar as

mudanças ou adaptar-se a estes novos estados.

Pode ainda adoptar uma resposta auto-estimula,

procurando novas oportunidades para crescimento ou

expansão da empresa.



Conclusão

Basear objectivos da empresa em níveis satisfatórios

em vez de óptimos, permite:

A incorporação ao plano de múltiplos objectivos, na

hipótese de optimizaçã é extremamente complexo,

seja em virtude das dificuladade na quantificação de

certos objectivos seja em função dos problemas

encontrados na transformação de objetivos múltiplos

em uma única variável representativa da

organização.



Conclusão – cont.

Esta parece ser a filosofia de satisfação que melhor descreve a prática de planeamento da organização, seja porque não requer o uso de modelos matemáticos sofisticados de dificil especificação, no actual estágio de desenvolvimento dos sistemas de informação gerenciais.

Para o planeamento obter resultados óptimos requer o uso de modelos matemáticos de natureza analítica. A impossibilidade de representar em um modelo, todo o sistema empresarial tem impedido a adopção de filosofia de optimização no planeamento na empresa como um todo, apesar de esta filosofia estar sendo usada no planeamento de alguns de seus subsistemas.


GESTÃO

O acto de administrar, onde existe uma instituição, uma empresa, uma entidade social de pessoas, as actividades e relações, com vista ao alcance dos propósitos estabelecidos.

O conceito é uma associação de habilidades, métodos, políticas, técnicas e práticas definidas, com o objectivo de administrar nas organizações.

O objectivo é de crescimento, estabelecido pela empresa através do esforço humano organizado, pelo grupo, com um objectivo especifico. As instituições podem ser públicas ou privadas, sociedades de economia mista, com ou sem fins lucrativos.


GESTÃO - Cont

A gestão surgiu após a revolução industrial, quando os profissionais decidiram buscar solução para problemas que não existiam antes, usando vários métodos de ciências, para administrar os negócios da época o que deu inicio a ciência da administração, pois é necessário o conhecimento e aplicação de modelos e técnicas administrativas.

A gestão é um ramo das ciências humanas porque trata com grupos de pessoas, procurando manter a sinergia entre elas, a estrutura da empresa e os recursos existentes.


GESTÃO - cont

A gestão administrativa além da técnica de administrar, ainda se utiliza de outros ramos como o direito, a contabilidade, economia, psicologia, matemática e estatística a sociologia, a informática entre outras.

Assim, As funções do gestor são em princípio fixar as metas a alcançar através do planeamento, analisar e conhecer os problemas a enfrentar, solucionar os problemas, organizar recursos financeiros, tecnológicos, ser um comunicador, um líder, ao dirigir e motivar as pessoas, tomar decisões precisas e avaliar, controlar o conjunto todo.


Auditoria

É um exame sistemático das actividades

desenvolvidas em determinada empresa ou sector, que tem o objetivo de averiguar se elas estão de acordo com as disposições planeadas e/ou estabelecidas previamente, se foram implementadas com eficácia e se estão adequadas.

As auditorias podem ser classificadas em: auditoria externa e auditoria interna.


Auditoria - cont

A auditoria externa trata do exame das demostrações financeiras de uma organização, realizado de conformidade com determinadas normas por um profissional qualificado e independente, com o fim de expressar a sua opinião sobre a razoabilidade com que essas demonstracções apresentam a informação nelas contida de acordo com certas regras e princípios.

A auditoria interna tem como objetivo, avaliar o processo de gestão, no que se refere a aspectos como a governanção corporativa, gestão de riscos e procedimentos de aderência às normas, a fim de apontar eventuais desvios e vulnerabilidade às quais a organização está sujeita.


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