aula 02. mayko gomes_2012

ARQUIVOLOGIA PARA TÉCNICO LEGISLATIVO DO SENADO

ESPECIALIDADE ARQUIVOLOGIA – TEORIA E EXERCÍCIOS PROFESSOR: MAYKO GOMES

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

AULA 02 – Gestão de Documentos

Olá a todos mais uma vez! Ainda animados? Estão se preparando?Vamos à segunda aula do nosso curso para o cargo de Técnico Legislativo,

Especialidade Arquivologia!

Segundo nosso cronograma teremos o seguinte conteúdo:

Noções de Aplicação de Tecnologias.

Gostaria de dizer antes que alguns conteúdos ainda não apareceram emprovas. Portanto poderemos não ter questões sobre esses para resolver. É o

caso, por exemplo, do Plano ou Código de Classificação. Quando for o casoserá avisado no decorrer da explicação.

Fazendo uma comparação bem singela entre esta aula e a primeira, oconteúdo do curso foi dividido de forma que vocês entendessem de forma

progressiva. Na primeira aula aprendemos O QUE É o arquivo: sua história,origens, conceito, funções, classificações e definições. Nesta aula vamos

aprender O QUE FAZ um arquivo: suas atividades, ferramentas eprocedimentos para uma gestão de documentos eficiente.

Feitas essas considerações, vamos arregaçar as mangas e por as mãosna massa!

Mayko GomesFevereiro/2012

Protocolo; Produção, utilização e destinação de documentos;

Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade;

Sistemas e métodos de arquivamento;




Gestão de Documentos: produção, utilização e destinação

Antes de tratar das fases de produção, utilização e destinação,devemos compreender o que é a Gestão de Documentos. Este conteúdo

não foi pedido explicitamente no edital, mas será fundamental que o

tenham em mente para aprender o que será ensinado nesta aula.

Devem se lembrar da primeira aula, no momento em que eu

afirmei que a Teoria das Três Idades será a nossa base de estudos para

tudo em Arquivos. Agora, todas as atividades que vamos estudar estãodiretamente ligadas a essa teoria.

E não é diferente com a Gestão de Documentos. Somente pararelembrar, vamos novamente observar como funciona o fluxo segundo a

Teoria das Três Idades:

Seguindo esta lógica, a Gestão de Documentos procura controlartodo o fluxo que o documento percorre, desde sua criação no arquivo

corrente, passando pela sua utilização e até a sua destinação.

Importantíssimo ressaltar que não devemos considerar a Gestão deDocumentos no arquivo permanente. A Gestão de Documentos é uma

ferramenta com finalidades administrativas, e os documentos do arquivo

permanente não tem essa função, conforme já estudamos.

A Gestão de Documentos é definida como o conjunto de procedimentos

e operações técnicas à sua produção, tramitação, uso, avaliação earquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou

recolhimento para guarda permanente. Por este conceito já entendemos

que a Gestão de Documentos engloba todas as atividades que buscamcontrolar o fluxo de documentos dentro de uma instituição, facilitando e

agilizando sua busca e recuperação, além de manter a ordem e evitar a

perda, extravio ou acessos indevidos. Mais do que isso, a Gestão deDocumentos possibilita uma melhor utilização dos recursos disponíveis,

tanto humanos quanto materiais e espaciais.

Devem perceber que a Gestão de Documentos controla o fluxo dedocumentos dentro da instituição. Portanto somente é aplicada aos

documentos do arquivo corrente e intermediário. Não existe Gestão de




Documentos no arquivo permanente porque seus documentos não estão

mais em trâmite, pois perderam seu valor primário.

(MPU/2007 – FCC) Ao conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização e à eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário

e avaliação de documentos de arquivo costuma-se denominar

a) sistema de informações.

b) gestão de documentos. c) base de dados.

d) ciência da informação.

e) gerenciamento de dados.

Resolução

A questão pede a definição do que é a Gestão de Documentos. Vimos

que é o conjunto de todas as atividades que

A Gestão de Documentos passa pelo controle em três fases: a produção,

a utilização e a destinação. Vamos tratar de cada uma delas.

A fase de produção é onde os documentos são

criados/confeccionados/recebidos e são inseridos nos sistemas de controle dainstituição. Aqui são exercidas atividades que controlam a produção de

documentos, como a elaboração de formulários, estabelecimento de padrões,verificação da necessidade do documento, etc.

A fase de utilização é a onde os documentos são utilizados com afinalidade principal para que foram criados (valor primário). Os documentos

tramitam (se movimentam) internamente na instituição, percorrendo todo o

caminho necessário para que se cumpra uma atividade específica. Asatividades são de busca e localização (protocolo), de análise da importância do

documento (avaliação), de consulta e empréstimo, entre outras.

A fase de destinação é onde os documentos sofrem o fim que lhes é

determinado pelo processo de avaliação. Os destinos geralmente são sofridosquando os documentos cumprem seu prazo de retenção no arquivo

intermediário. Pode, contudo, ocorrer de o documento não precisar estar nestearquivo para sofrer a destinação; isto será determinado pela Tabela de

Temporalidade e Destinação, que estudaremos mais adiante. Somente doisdestinos são possíveis para os documentos: a eliminação ou o “recolhimento”

para o arquivo permanente.

Percebam que a Gestão de Documentos sempre começa na criação do

documento, percorrendo todo o seu trâmite e termina quando sofre adestinação. A partir da destinação, os documentos que forem recolhidos serão

gerenciados segundo outros critérios que não a Gestão de Documentos, pois




serão mantidos com outros objetivos. Ainda, conforme aprenderam na aula

anterior, os documentos permanentes JAMAIS devem ser eliminados.

(TRE-MT/2010 – Cespe/UnB) A gestão de documentos engloba, entre outras, as fases de

a) produção e destinação. b) emulação e migração.

c) conservação e restauração. d) eliminação e preservação.

e) criação e aquisição.

Resolução

As fases da Gestão de Documentos não apresentam dificuldades em

concursos públicos. Como podem ver, em muito simples, bastando que seconheçam cada uma. Vimos que podem ser fases a produção, a utilização ou

uso e a destinação. Portanto a alternativa correta é a de letra “A”.

(ANA/2009 – Esaf) O curso do documento desde a sua produção ou

recepção até o cumprimento de sua função administrativa é conhecido como

a) distribuição.

b) tramitação. c) expedição.

d) registro.

e) protocolização.

Resolução

Vimos que o documento é criado para cumprir uma finalidade. E paracumprir essa finalidade, ele precisa passar por várias pessoas e ferramentas,

por fluxos e por rotinas específicas (de um departamento a outro, seção,autorizações, assinaturas, etc). A esse movimento interno de um documento

chamamos de tramitação. Portanto, a alternativa correta é a de letra “B”.

Protocolo

Antes de falar do protocolo, é importante saber que este é uma atividadeda Gestão de Documentos. Se compararmos a definição da Gestão de

Documentos com a definição de protocolo, que vamos ver a seguir,

perceberemos que uma relação entre elas.

Entende-se por protocolo o conjunto de operações técnicas que visam

controlar o trâmite de documentos dentro de uma instituição. A palavraprotocolo, assim como arquivo, é um termo polissêmico, e pode significar:




O número atribuído ao documento quando capturado

pelo sistema da instituição. Neste caso chamamos deprotocolo o número de registro que o documento

recebe. Este número será a identificação dodocumento dentro da instituição. È muito utilizado

em processos.

O caderno, ou outro equivalente, onde seregistra as movimentações internas do documento.

Neste caso o protocolo é o caderno onde são feitasas anotações sobre a movimentação do

documento. O espaço é destinado para anotaçõescomo o número do documento, a data de

recebimento e a assinatura do destinatário.

A unidade ou setor responsável pela

distribuição e movimentação de

documentos dentro da instituição. O protocolo é a porta de entrada e saída de

documentos da instituição. Todos os documentos são recebidos, registrados e

distribuídos aos destinatários. O mesmo ocorre com as movimentações internas:

antes de seguir de um setor a outro, o documento deve passar pelo protocolo

antes. E ainda, o documento deve passar pelo protocolo tambémantes de ser enviado a outra instituição ou pessoa.

As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento eclassificação, registro e movimentação. Algumas bancas ainda consideram a

expedição como atividade de protocolo, mas infelizmente não podemos afirmara posição da banca escolhida para o nosso concurso. Mesmo assim, quando

uma banca considera a expedição como atividade de protocolo, ela a menciona

nas questões. Caso não considere, não mencionará tal atividade.

As atividades de recebimento e classificação são as seguintes:

Recebe o documento; Separa os documentos oficiais dos particulares;

Envia os documentos particulares aos seus destinatários; Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;

Envia os documentos sigilosos aos seus destinatários; Interpreta e classifica os documentos ostensivos;

Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentação.

Documento comnº de protocolo

Protocolo pararecebimento e envio

de documentos

Setor de Protocolo:responsável pelo

recebimento, distribuição eenvio de documentos.




As atividades de registro e movimentação são as que tratam da

distribuição, redistribuição e entrega dos documentos dentro da instituição.

As atividades de expedição tratam da saída de documentos e

correspondências da instituição. Todos os documentos de caráter oficial,mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve

cuidar de enviá-los para o ambiente externo à instituição.

Um cuidado muito importante que se deve ter é o de associar as

atividades de protocolo às funções de arquivo corrente! Pelas suascaracterísticas, os arquivos correntes guardam documentos que estão em uso

freqüente ou constantemente consultados. Assim, o protocolo tem o objetivode controlar o fluxo desses documentos. Constantemente as bancas tentam

induzir os candidatos ao erro afirmando que as atividades de protocolotambém são realizadas nos arquivos intermediário e permanente.

Então, para não esquecer ou confundir: as atividades de protocolosomente são realizadas no arquivo corrente; e estão ligadas à entrada e

controle de documentos dentro da instituição.

Os setores de protocolo podem receber várias denominações: Protocolo,Protocolo e Arquivo, Setor de Registro, Registro e Movimentação, etc. Então é

importante ter em mente que protocolo é a atividade de controle! O nome dosetor pode coincidir, mas devemos considerar a atividade.

(CVM/2010 – Esaf) Constituem atividades de protocolo, exceto:

a) separar a correspondência oficial da particular e distribuir a correspondência particular, sem submetê-la às demais rotinas de controle.

b) separar a correspondência ostensiva da sigilosa e encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários.

c) interpretar e classificar a correspondência, com base no plano de classificação da instituição, se existente.

d) ler a correspondência ostensiva e verificar a existência de antecedentes.

e) atender aos pedidos de empréstimo de documentos das unidades

administrativas.

Resolução

Vimos que o protocolo é responsável por controlar o fluxo, a

movimentação do documento dentro da instituição. Das listadas acima, a únicaque não consta da relação de atividades mencionadas acima é atender aos

pedidos de empréstimos. Portanto, a alternativa correta é a de letra “E”.

(AL-SP/2010 – FCC) No processo de gestão de documentos, na fase de utilização, a atividade de recebimento, classificação, registro, distribuição e

tramitação de documentos denomina-se




a) destinação. b) arquivamento.

c) protocolo. d) organização documental.

e) avaliação.

Resolução

Uma questão sem nenhuma dificuldade, um ponto literalmente dado pela

banca! Notem que menciona o conjunto das atividades de protocolo:recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitação. Portanto, a

alternativa correta é a de letra “C”. Sempre que a questão mencionar essas atividades, ou algo do tipo “controle da movimentação”, “controle do trâmite”,

etc, está falando de protocolo. Notem ainda que o protocolo, como bemdetermina a questão, pertence à fase de utilização, pois os documentos já

foram criados e cabe ao protocolo monitorar seu uso.

Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade

O Código ou Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e

Destinação são dois instrumentos fundamentais para a Gestão de Documentos.Eles são o resultado de um processo muito complexo, que é a avaliação de

documentos.

A avaliação de documentos é a atividade mais complexa da Gestão de

Documentos, pois utiliza o juízo de valor. Esta avaliação é feita por umacomissão formada para esta finalidade, chamada de Comissão Permanente de

Avaliação de Documentos. Esta comissão deve ser formada por profissionais dediversas áreas, como juristas, contadores, administradores, arquivistas e

representantes da gerência ou da administração da instituição. Ainda, emcasos especiais, deve ser composta também por profissionais ligados à

atividade finalística da instituição. Dos trabalhos da comissão serão formados oCódigo de Classificação de Documentos e a Tabela de Temporalidade de

documentos, ou a revisão e atualização destes.

O Código de Classificação tem a função de separar e distribuir

logicamente os documentos de acordo com as estruturas e funções da

instituição. Também deve agrupá-los de forma a relacioná-los a seu produtor.Este pode ser de classificação do tipo estrutural, que classifica os documentos

de forma a reproduzir a estrutura da instituição (Ex: 001 – Presidência, 002 –Assessoria, 003 – Logística, etc.); ou pode ser de classificação do tipo

funcional, que classifica os documentos de forma a reproduzir as atividadesexercidas pela instituição (Ex: 001 – Projetos, 002 – Consultorias, 003 –

Relações com clientes, etc.).

Segue uma parte do Código adotado em todos os arquivos que compõem

o SINAR:




Assim, quando um documento trata de um assunto, anota-se o código

em seu corpo.

A Tabela de Temporalidade tem a função de definir os prazos de guarda

de todos os documentos da instituição. Ela define quanto tempo, a contar desua produção, o documento deve permanecer em cada fase do arquivo

(corrente, intermediário), assim como sua destinação final (eliminação ouguarda permanente).

Importante: também pela Resolução nº 14 do CONARQ, os arquivosintegrantes do SINARQ devem adotar esta Tabela de Temporalidade para

documentos da atividade meio, e elaborar uma tabela para os documentos da atividade finalística nos mesmos moldes.

Segue uma parte da Tabela adotada em todos os arquivos que compõemo SINAR:

O tempo sempre será expresso em anos. Após a classificação, o primeiro

quadro se refere ao prazo de guarda no arquivo corrente; o segundo, ao prazode guarda no arquivo intermediário; e o terceiro, à destinação: guarda

permanente ou eliminação.

Para se formular uma Tabela de Temporalidade a comissão necessita quealgumas atividades sejam realizadas antes. Essas atividades são: diagnóstico e

levantamento da produção dos arquivos, código de classificação de documentos, levantamento de prazos de guarda e proposta de destinação.

Tanto o Código de Classificação quanto a Tabela de Temporalidadedevem ser periodicamente analisadas para verificar a necessidade de

alterações. A comissão deve ser convocada, em intervalos de tempodeterminado (ou caso não haja este, na última reunião da comissão deve ser

definida a data para a próxima), a fim de averiguar a aplicabilidade da Tabelae do Código.




(TRT-23/2011 – FCC) O período durante o qual os documentos permanecem no arquivo corrente ou no arquivo intermediário, de acordo com

a tabela de temporalidade, constitui o chamado prazo de

a) prescrição.

b) recolhimento. c) transferência.

d) retenção.

e) destinação.

Resolução

Aprendemos que os prazos determinados na Tabela são aqueles em queo documento deve permanecer retido no arquivo. Portanto, a altern

ativa correta é a de letra “D”.

(Fiocruz/2010 – FGV) O código de classificação de documentos de arquivo é utilizado para classificar os documentos com o objetivo de reuní-los

sob um mesmo tema, para facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a

avaliação, seleção, eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.

Assinale a afirmativa que apresenta o critério de realização desse trabalho arquivístico.

a) é estabelecido com base no gênero do documento. b) é estabelecido com base na espécie do documento.

c) é estabelecido com base no conteúdo do documento. d) é estabelecido com base no suporte do documento.

e) é estabelecido com base na forma do documento.

Resolução

Vimos que o Plano de classificação deve selecionar um grupo de

documentos e dispô-los de uma forma ordenada intelectualmente, erepresentando a organização da instituição ou as suas funções. Para tal,

devemos conhecer o conteúdo do documento a fim de obter as informaçõesnecessárias. Portanto, a alternativa correta é a de letra “C”.

(CVM/2010 – Esaf) Quando a estrutura orgânica fornece a base paragrandes agrupamentos de documentos, estamos falando de qual tipo de

classificação?

a) Funcional.

b) Por assuntos. c) Por atividades.

d) Organizacional.




e) Temática.

Resolução

Como vimos, uma classificação baseada na estrutura da organização ou

entidade é do tipo estrutural ou organizacional. Portanto, a alternativa corretaé a de letra “D”.

Sistemas e métodos de arquivamento

Antes de falar nos Métodos de Arquivamento, é extremamente

importante que o concursando tenha em mente outro conceito, que corre emparalelo: os Sistemas de Arquivamento. Comecemos por eles.

Os Sistemas de Arquivamento nada mais são do que a possibilidade ounão de recuperação da informação sem o uso de instrumentos. Tudo o que isso

quer dizer é apenas se precisa ou não de uma ferramenta (índice, tabela ouqualquer outro semelhante) para localizar um documento em um arquivo.

Quando NÃO HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema direto debusca e/ou recuperação, como por exemplo, os métodos alfabético e

geográfico, que estudaremos mais adiante.

Quando HÁ essa necessidade, dizemos que é um sistema indireto debusca e/ou recuperação, como são os métodos numéricos.

Existe ainda outro sistema, chamado semidireto, que não aparece emprovas, mas que serve apenas para agregar o método alfanumérico, que

estudaremos adiante. Este método se caracteriza pela “necessidade parcial” da utilização de instrumentos de pesquisa. Por exemplo, precisamos de uma

tabela para localizar uma estante, mas não para localizar uma gaveta ouprateleira: a partir da localização da estante, a prateleira será localizada de

forma direta.

Voltando aos métodos de Arquivamento, estes são os CRITÉRIOS que

determinam o modo, a ordem de guarda de documentos em um arquivo paraposterior busca dos mesmos (recuperação da informação). Os métodos de

arquivamento são divididos em duas classes, os básicos e os padronizados(não confundir com a divisão em dois sistemas, o direto e o indireto). Vamos

tratar deles detalhadamente.

Pertencem à classe dos básicos quatro métodos: alfabético, numérico,geográfico e ideográfico. À classe dos padronizados pertencem outros cinco

métodos: variadex, automático, soundex, mnemônico e rôneo. Vamosobservar (e guardar) os esquemas:




Métodos Básicos

Método Alfabético: O candidato deve prestar especial atenção a estemétodo, pois é o mais cobrado em provas! Esse método consiste em

simplesmente organizar um arquivo considerando o nome dos seuscorrespondentes. Contudo, é necessário seguir um conjunto de regras para a

organização de um arquivo com esse método. É exatamente esse o motivo queo torna o mais cobrado em provas: o examinador procura saber se o candidato

tem o domínio dessas regras.

Vantagens: agilidade na recuperação da informação/documento, custo

baixo, de fácil implantação e assimilação. Desvantagens: apresenta mais ocorrências de erros no momento do

arquivamento. Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa uso de ferramentas

para recuperação da informação/documento.

A princípio, pode-se escolher entre dois critérios: letra por letra oupalavra por palavra. A escolha de um implica na exclusão do outro. Vamos, no

exemplo, arquivar os documentos de nome Alfredo Del Frete e Carlos DePenedo. Na ordenação alfabética, o sobrenome sempre vem antes do nome e

em CAIXA ALTA. Assim, vamos arquivar utilizando os dois critérios:

Com essas orientações iniciais, vamos às regras desse método. Todas asregras de alfabetação são muito fáceis. Isso é mais um motivo para que o

concursando as tenha decorado. Apesar da quantidade (treze), verão quememorizá-las não é difícil, e naturalmente, ao resolver alguns exercícios, elas

virão a mente. Vamos à elas:

Regra 01: Em nomes de pessoas físicas considera o último sobrenome e

depois o prenome.




Ex: Rafael Lira Santos ------------------------- SANTOS, Rafael Lira

Suzane Gonzaga Silveira ----------------- SILVEIRA, Suzane Gonzaga Edson Gomes Souza ---------------------- SOUZA, Edson Gomes

Apesar do R de Rafael vir antes do E de Edson, na ordem alfabéticaconsidera-se a ordem do prenome. Como o S se repete, o A de SANTOS vem

antes do I de SILVEIRA, que por sua vez vem antes do O de SOUZA

Dica de prova: Quando os sobrenomes são iguais, prevalece a ordem

alfabética do prenome.

Ex: Carlos Santana ----------------------------- SANTANA, Carlos

Diogo Santana ----------------------------- SANTANA, Diogo Gabriel Santana ---------------------------- SANTANA, Gabriel

Como os sobrenomes são iguais, devemos considerar que o C deCARLOS vem antes do D de DIOGO, que por sua vez vem antes do G de

GABRIEL.

Regra 02: Sobrenomes compostos por um substantivo e um adjetivo,

ou ligados por hífen não se separam.

Ex: Henrique Boa Morte ---------------------------- BOA MORTE, Henrique Artur Castelo Branco --------------------------- CASTELO BRANCO, Artur

Heitor Villa-Lobos ------------------------------- VILLA-LOBOS, Heitor

Regra 03: Sobrenomes compostos pelas palavras Santa, Santo ou São

não se separam. Ex: Sidney Santa Fé ------------------------SANTA FÉ, Sidney

Marcos Santo Cristo ------------------- SANTO CRISTO, Marcos Pedro Carlos São Domingos ---------- SÃO DOMINGOS, Pedro Carlos

Regra 04: As iniciais abreviativas de prenomes tem precedência naclassificação de sobrenomes iguais.

Ex: S. Ferreira ------------------------------ FERREIRA, S. Sandro Ferreira ------------------------ FERREIRA, Sandro

Saulo Eduardo Ferreira ---------------- FERREIRA, Saulo Eduardo

Regra 05: Os artigos e preposições a, o, de, d’, da, do, e, um, uma

NÃO SÃO considerados parte integrante do último nome.

Ex: João d’Alencar ------------------------------ ALENCAR, João d’ Silveira d’Almeida -------------------------- ALMEIDA, Silveira d’

José de Oliveira ---------------------------- OLIVEIRA, José de

Regra 06: Nomes que indicam grau de parentesco, como Filho, Júnior,

Neto e Sobrinho, são considerados parte integrante do último nome, masNÃO SÃO considerados na ordenação alfabética.

Ex: Laura Barros Neto --------------------- BARROS NETO, Laura Ricardo Barros Filho ------------------- BARROS FILHO, Ricardo

Alencar Manfredo Sobrinho ----------- MANFREDO SOBRINHO, Alencar




Camila Pitanga Júnior ------------------ PITANGA JÚNIOR, Camila

Como os nomes que indicam grau de parentesco não são consideradosna ordenação, analisamos o prenome, e temos que o L de LAURA vem antes

do R de RICARDO. Assim, ignoramos que o F de FILHO vem antes do N deNETO.

Dica de prova: A exceção a esta regra se dá quando não há outro elemento para fazer a ordenação alfabética.

Ex: Nonato Barbosa Filho ----------------- BARBOSA FILHO, Nonato Nonato Barbosa Neto ----------------- BARBOSA NETO, Nonato

Nonato Barbosa Sobrinho ------------ BARBOSA SOBRINHO, Nonato

Como os prenomes e sobrenomes são iguais, devemos considerar que o

F de FILHO vem antes do N de NETO, que por sua vez, vem antes do S de SOBRINHO.

Regra 07: Os títulos não são considerados na ordenação alfabética. Elesdevem ficar entre parênteses após o nome completo.

Ex: Ministro Guido Mântega ----------------- MÂNTEGA, Guido (Ministro)

Professor Renato Praia ------------------ PRAIA, Renato (Professor) Coronel Sandro Rangel ------------------ RANGEL, Sandro (Coronel)

Regra 08: Os nomes estrangeiros, EXCETO ESPANHÓIS E ORIENTAIS,são considerados pelo último sobrenome.

Ex: Charles Albert -------------------------------- ALBERT, Charles John Kenedy --------------------------------- KENEDY, John

Jill Valentine ---------------------------------- VALENTINE, Jill

Regra 09: As partículas de nomes estrangeiros PODEM OU NÃO ser

consideradas. O mais comum é considerá-las parte integrante do sobrenomequando começadas com letra maiúscula.

Ex: Pepino di Capri -------------------------------- CAPRI, Pepino di Sandra De Penedo --------------------------- DE PENEDO, Sandra

Antonieta Di Capri ---------------------------- DI CAPRI, Antonieta July O’Brien ----------------------------------- O’BRIEN, July

Regra 10: Os nomes espanhóis são registrados pelo penúltimo

sobrenome, que indica a família do pai. Ex: Sanches Camacho Guerra ----------- CAMACHO GUERRA, Sanches

Maria Diaz Herrera --------------------DIAZ HERRERA, Maria Mercedez Lopez Hernades ----------- LOPEZ HERNANDES, Mercedez

Regra 11: Os nomes orientais (especialmente japoneses, chineses eárabes) são registrados exatamente como se apresentam.

Ex: Ali Mohamed ---------------------- ALI MOHAMED Deng Yutang ---------------------- DENG YUTANG

Omar Saad ------------------------ OMAR SAAD




Regra 12: Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos

governamentais devem ser registrados como se apresentam. No entanto osARTIGOS E PREPOSIÇÕES NÃO SÃO CONSIDERADOS NA ALFABETAÇÃO. Estes

devem ficar após o nome, entre parênteses, para facilitar a ordenação. Ex: Correio Braziliense ----------------------- CORREIO BRAZILIENSE

Fundação São Martinho ----------------- FUNDAÇÃO SÃO MARTINHO Globo ------------------------------------- GLOBO (O)

The New York Times --------------------- NEW YORK TIMES (The) El País ------------------------------------- PAÍS (El)

Regra 13: Nos títulos de congressos, conferências, reuniões, encontrose assemelhados, os números arábicos, romanos ou escritos por extenso devem

aparecer no fim, entre parênteses. Ex: 3º Congresso de Arquivistas -- CONGRESSO DE ARQUIVISTAS (3°)

XIII Encontro de Jornalistas --- ENCONTRO DE JORNALISTAS (XIII) Nona Reunião de Veteranos --- REUNIÃO DE VETERANOS (Nona)

Essas regras não são absolutas. Elas podem ser modificadas para melhor

atender as necessidades do usuário. No caso de pessoas físicas ou jurídicas,registram-se por seus nomes mais conhecidos fazendo a devida remissiva.

Ex: Artur Antunes Coimbra --- COIMBRA, Artur Antunes (ver ZICO) Edson Arantes do Nascimento --- NASCIMENTO, Edson Arantes (ver

PELÉ)

Método Geográfico: Esse método considera como elemento principal pararecuperação da informação o LOCAL do documento. Em prova, o examinador

poderá optar por usar o termo arquivístico PROCEDÊNCIA, que significatambém o local; portanto, caso se deparem com esse termo numa prova, não

se preocupem.

Vantagens: ordenação alfabética, fácil de usar.

Desvantagens: uso de duas classificações, o que pode gerar confusões.Sistema: pertence ao sistema direto, pois dispensa o uso de ferramentas

para busca e recuperação.

Existem três formas de ordenação. Vamos a elas.

Forma 1: Estado – Cidade – Correspondente: considera a ordenação por

estados. Ao se utilizar esta forma, a capital destes deve vir primeiro, e ascidades seguintes devem vir em rigorosa ordem alfabética.

Ex: Acre – Rio Branco – ANGELIM, Raimundo Acre – Assis Brasil – SILVÉRIO, Jorge

Acre – Capixaba – SANTANA, João Acre – Porto Acre – ARAGÃO, Vilas Boas

Bahia – Salvador – SANGALO, Ivete Bahia – Água Fria – AMADEO, Sérgio

São Paulo – Campinas – DOLORES, Maria




Como no exemplo acima, devemos colocar primeiro os estados em

ordem alfabética, depois suas cidades, priorizando as capitais. Acima, RioBranco vem em primeiro lugar por ser a capital do estado, e Salvador vem

antes das demais pelo mesmo motivo.

Dica de prova: Caso o estado e a cidade sejam iguais, prevalecerá a

ordem dos nomes, começando pelo sobrenome e depois pelo prenome. Ex: Bahia – Salvador – GIL, Gilberto

Bahia – Salvador – GIL, Preta Bahia – Salvador – VELOSO, Caetano

Forma 2: Cidade – Estado – Correspondente: considera a ordenação porcidades. Nesta forma de ordenação, não há necessidade de priorizar as

capitais. Ex: Areal – Rondônia – VALENTIN, Márcio

Diadema – São Paulo – CAVALCANTI, Roberto São Paulo – São Paulo – ALEXANDRINO, Marcelo

Ilhéus – Bahia – SILVA, João

Forma 3: País – Cidade – Correspondente: prioriza a ordem alfabéticados países. Nesta forma também é obrigatória a prevalência da capital sobre

as demais cidades. Ex: Brasil – Rio de Janeiro – GLOBO (O)

Portugal – Lisboa – FERREIRA, Manoel Portugal – Coimbra – VAZ, Joaquim

Método Numérico: Considera como elemento principal o número para

busca e recuperação da informação/documento.

Vantagens: diminui os erros de arquivamento.

Desvantagens: exige pesquisa em índices ou tabelas, o que diminui a agilidade na busca e recuperação da informação.

Sistema: pertence ao sistema indireto, pois requer o uso de ferramentas para recuperação da informação (tabela ou índice).

Está dividido em três formas: numérico simples, numérico cronológico e

dígito terminal. Vamos a eles.

Numérico Simples: não requer qualquer planejamento inicial, bastando

arquivar os documentos em orem numérica. Deve-se apenas cuidar deelaborar um registro para evitar criar duas ou mais pastas com o mesmo

número. O documento receberá um número da pasta + um número sequencial(ou também número de entrada, como pode vir na prova), o que facilita seu

rearquivmento, evita extravios e possibilita a utilização de pastas que venhama vagar (ficar sem uso).




Ex: 1026 – 518 (o primeiro conjunto indica em que pasta se encontra, e o

segundo o seqüencial dentro da pasta)

Este método é muito simples e o mais utilizado em arquivos especiais e

especializados.

Numérico Cronológico: considera a data como principal elemento de

busca e recuperação. Aqui se numera o documento, e não a pasta. É maisutilizado em sistemas de protocolos. Os documentos são ordenados em

seqüência cronológica, do mais antigo ao mais recente, podendo aproveitaro registro que venha a ser desocupado somente se houver coincidência de

data. Ex: 01-02-2001/027 (o primeiro conjunto indica a data e o segundo a ordem

do documento. Lembrem-se que o formato pode variar, sendo a data colocadadepois do seqüencial ou de forma reduzida, por exemplo).

Numérico Dígito-Terminal: considera o número do próprio documentocomo elemento principal de ordenação. É usado principalmente quando há

grande volume de documentos, para reduzir erros em seu arquivamento e

agilizar sua recuperação. Diferente dos outros métodos numéricos, queatribuem um número ao documento (cronológico) ou à pasta (simples), este

método, como já dito, utiliza o número do próprio documento, fazendo apenasuma releitura. O número é dividido em grupos de dois algarismos, e a leitura é

feita da direita para a esquerda. Ex: Circular n° 256.741 (método numérico simples).

O número de arquivamento será: 25-67-41 41 – grupo primário ou inicial, indicando a gaveta

67 – grupo secundário, indicando a guia 25 – grupo terciário, atribuído ao documento na guia (posição).

Dica de prova: em uma prova, devemos priorizar o grupo primário.Ordenando do menor para o maior. Caso este se repita, observamos o grupo

secundário e também ordenamos do menor para o maior. Se também forrepetido, devemos observar o grupo terciário e repetir o procedimento.

Ex:

Método Ideográfico: Este método também requer uma atenção especialdo concursando. Não é tão freqüente em provas quanto o método alfabético,

mas possui muitas subdivisões, o que facilita sua confusão e indução ao erro




por falta de atenção. Vantagens: pode ser usado em qualquer tipo de arquivo,

mas é usado principalmente em arquivos especializados. Desvantagens:muitas subdivisões Sistema: Como possui muitas subdivisões, pode pertencer

aos dois sistemas. Isso vai depender de qual das suas formas está sendoutilizada. O método ideográfico está dividido em duas classes, quais sejam a

alfabética e a numérica. A numérica, por sua vez, está dividida em duassubclasses, quais sejam: o dicionário e a enciclopédica; e a classe numérica

está dividida em três subclasses, quais sejam: a decimal, a duplex e aunitermo. Vamos observar o esquema:

Método alfabético dicionário: nesse método, os documentos são

colocados em rígida ordem alfabética CONSIDERANDO O ASSUNTO comoelemento principal a ser ordenado. Essa é a principal diferença entre este e

método alfabético: aquele considera o correspondente como principal elementode ordenação, enquanto este considera o assunto.

Ex: Arquivo Corrente Arquivo Intermediário

Arquivo Permanente Compras

Distribuição Estoque

Informática Livros

Manuais Manutenção de Computadores

Protocolo

Publicações

Como se vê, os assuntos são divididos em ordem alfabética e logo depois

colocados na guia que separa os documentos.

Método alfabético enciclopédico: esse método é similar ao alfabético,

com a diferença de que este AGRUPA OS ASSUNTOS DO GERAL PARA OESPECÍFICO! Nesse caso, não basta classificar os assuntos em ordem

alfabética, mas também haverá uma subclassificação. Ex:

ARQUIVO CORRENTE Protocolo

ARQUIVO INTERMEDIÁRIOARQUIVO PERMANENTE

ESTOQUE Compras




Distribuição

INFORMÁTICA Manutenção de computadores

PUBLICAÇÕES Livros

Manuais

Vocês devem ter uma atenção especial a esse método, pois pode ser

difícil realizar essa atividade. A idéia é escolher uma classe que seja comum aoutras. No exemplo, tanto as compras quanto a distribuição, que se referem a

materiais, são comuns em estoque. Por isso, considera-se o estoque como aclasse comum às outras.

Método numérico duplex: esse método é uma variação doenciclopédico. Não apresenta grandes novidades, apenas acrescentando um

índice numérico antes das classificações. Tem a vantagem de possibilitar aabertura ilimitada de classes.

Ex:

1. ARQUIVO CORRENTE 1-1. Protocolos

2. ARQUIVO INTERMEDIÁRIO 3. ARQUIVO PERMANENTE

4. ESTOQUE 4-1. Compras

4-2. Distribuição 5. INFORMÁTICA

5-1. Manutenção de computadores 6. PUBLICAÇÕES

6-1. Livros 6-2. Manuais

O candidato deve atentar para o acréscimo da notação numérica. Osnúmeros com traços indicam que o assunto se trata de uma subclasse,

pertencendo a uma classe maior.

Método numérico decimal: baseia-se no sistema decimal de Dewey.Melvil Dewey foi um bibliotecário dos Estados Unidos que viveu no século XIX.

É conhecido nas ciências da documentação e informação por dividir o saberhumano em nove classes principais e uma décima, que é de conhecimento

geral. Essas classes são divididas em subclasses, que por sua vez são divididasem grupos, subgrupos, etc. A classe principal é composta por três algarismos e

se separa das subclasses por um ponto. Quanto à parte decimal (subdivisão),ela pode ou não existir.

Ex: Classes 0 – Geral

1 – Departamento Pessoal 2 - Arquivo




Com as divisões das classes (no exemplo, a classe 1), ficaria:

100 DEPARTAMENTO PESSOAL 110 Admissão

111 Exame médico112 Documentos

112.1 Documentos recebidos 112.2 Documentos pendentes

113 Assinatura do contrato120 Férias

130 Demissão 200 ARQUIVO => Subdivisão da classe 2

Esse método apresenta grandes desvantagens, como a limitação deapenas dez classes e a necessidade de se prever o desenvolvimento das

atividades das instituições, o que pode gerar muito trabalho. Reparem queesse é o método adotado em TODA A ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA A NÍVEL

FEDERAL, por força da Resolução n° 14 do Conselho Nacional de Arquivo –

CONARQ, que estudaremos em nossa próxima aula.

Método numérico unitermo: também conhecido como indexação

coordenada, esse método tem como base a analogia, e é usado em arquivosespeciais e especializados. Utiliza fichas com dez colunas, que vão de 0 a 9, e

atribui assuntos (descritores) de um único termo. Para cada documento temosuma “ficha-índice” que fornece uma descrição minuciosa do documento a que

se refere. Ex:

Dica de prova: O concursando não deve se aprofundar muito no estudodesse método, pois é muito difícil de ser cobrado em prova. Mas, caso apareça, a

dica é muito simples: basta observar quais os números se repetem nas fichas.Eles serão a resposta do item. No nosso exemplo, são os números 55 e 95

(destacados). Trata-se basicamente de descobrir qual documento tem relação com outros assuntos.

Dica de prova: O concursando também deve ter em mente que, devido aotamanho do nome, os métodos ideográficos costumam vir com seus nomes mais




simples (dicionário, enciclopédico, duplex, decimal e unitermo). Ex: o métododuplex consiste em... Assim, cuidado para não confundir com outros métodos,

como quando, por exemplo, o examinador afirmar que o método unitermo pertence ao numérico, quando na verdade pertence ao ideográfico.

Método Alfanumérico: O método alfanumérico surgiu para combinar asimplicidade do método alfabético com a rapidez do método numérico. Como o

método alfabético pertence ao sistema direto e o método numérico pertence aosistema indireto, o método alfanumérico pertence ao sistema semidireto. Quanto

à sua aplicação e funcionamento, não há com o que se preocupar, pois as bancasnão costumam pedir nada que vá além das informações acima. Basta que o

candidato saiba que é um método que combina letras e números, e pertence aosistema semidireto.

Métodos Padronizados

Os métodos padronizados não devem ser objeto de preocupação doconcursando, pois eles raramente caem em concursos. São cinco tipos que se

enquadram. Vamos a eles.

Método Variadex: é extremamente simples, tratando apenas de seacrescentar CORES à ordenação alfabética. Contudo, devemos observar alguns

procedimentos: as cores devem ser atribuídas e relação à segunda letra do nome de entrada no arquivo, e devem ser colocadas nas guias.

Ex: MIRANDA JÚNIOR, Roberto => deve-se atribuir a cor VERDE

No exemplo acima, a guia que separa os documentos no arquivo de ser dacor verde. A seguir apresento as cores convencionadas pelo CONARQ:

A – D e abreviações = ouro ou laranjaE – H e abreviações = rosa ou amarelo

I – N e abreviações = verde O – Q e abreviações = azul

R – Z e abreviações = palha ou violeta

Vocês não precisam decorar essa tabela. Além dessas definições de cores

não serem definitivas (são cambiáveis de acordo com as conveniências dainstituição), elas aparecerão na prova, caso tenha alguma questão que trate desseassunto. Retomando, esse método é um complemento do método alfabético,

apenas acrescentando cores.

Método Automático: é utilizado para arquivar nomes, fazendo uma

combinação de letras, números e cores para evitar o acúmulo de pastas comsobrenomes iguais. É muito utilizado em empresas que possuem vários

fornecedores e clientes.




Método Soundex: é utilizado também para arquivar nomes, mas se utilizada semelhança sonora entre eles.

Ex:

FERREIRA, Paulo Duque.

PEREIRA, Ricardo Santos.

Como se pode observar, os nomes possuem semelhança sonora (também

conhecida como rima). Por isso ficam arquivados próximos.

Método Mnemônico: funciona fazendo uma codificação do assunto por

combinação de letras e números. Aqui, as letras são consideradas símbolos, cadauma remetendo a um assunto ou correspondente. Esse método tem o objetivo de

auxiliar a memória do arquivista para agilizar a recuperação da informação.

Método Rôneo: é uma “versão mais antiga” do método automático.

Funciona da mesma forma, fazendo uma combinação de letras, números e cores.

Depois de tanta explicação, vem a notícia boa: a razão para falar tão pouco

sobre os métodos padronizados é que não são comuns em provas de concursos. Ométodo automático, apesar de muito eficiente, não é usando na Administração

Pública, somente em empresas privadas. O método soundex não é aplicado noBrasil, apenas nos Estados Unidos e alguns países da Europa. Os métodosmnemônico e rôneo eram usados com freqüência, mas ficaram obsoletos com os

avanços tecnológicos. Então para este concurso OS MÉTODOS PADRONIZADOSPODEM NÃO APARECER! Mas essa não é uma afirmação tão concreta. O que quero

com isso é chamar a atenção de vocês para mostrar que O ÚNICO MÉTODOPADRONIZADO QUE APARECE COM FREQUENCIA EM PROVAS DE CONCURSO É

O VARIADEX. Caso os outros apareçam em algum item, é suficiente que saibamseu nome, sua definição (como funciona) e a que classe pertence (padronizados)

para não confundi-los com os métodos básicos.

(Senado/2008 – FGV) Acerca dos métodos de arquivamento, assinale a afirmativa correta.

a) Os métodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes: alfabéticos e numéricos.

b) Os métodos de arquivamento podem ser divididos em dois grandes sistemas: o geográfico e o ideográfico.

c) O método alfanumérico é considerado do sistema semi - indireto. d) Variadex e soundex são considerados métodos dígito - terminais.

e) O sistema direto é aquele em que, para se localizar o documento, é

preciso apenas consultar o índice.

Resolução

Uma questão extraída do último concurso para o Senado. Pela facilidade

em acontecer confusões, devido à quantidade de detalhes, as bancas em geralapostam nesse assunto para derrubar os candidatos desavisados. Mas como




nos já estudamos e aprendemos, não vamos errar esta. Vimos que o método

alfanumérico, por ser uma união do alfabético com o numérico, pertence aosistema semidireto, ou semiindireito. Portanto, a alternativa correta é a de

letra “C”.

(Senado/2008 – FGV) Acerca do método decimal de arquivamento, assinale a alternativa correta.

a) A divisão dos assuntos é sempre do particular para o geral. b) A Classificação Decimal de Dewey, publicada em 1876, constava de

uma tabela com dez assuntos e um índice. c) Apenas as nove primeiras divisões são chamadas de classe, uma vez

que a décima divisão é destinada a generalidades. d) Como não há uma classificação universal para os arquivos, cada

arquivo poderá adotar a sua própria classificação. e) O esquema com a classificação adotada tem o nome de classificador

ou código, o que dispensa um índice alfabético.

Resolução

Mais uma questão, do mesmo concurso, confirmando a afirmaçãoanterior: muito provável que a banca aposte nesse tema para derrubar os

candidatos. Quanto a classificação decimal, vimos que se baseia naclassificação de Dewey, feita para bibliotecas. Contudo, a diferença está no

fato de a classificação de Dewey ser universal, podendo ser aplicada emqualquer instituição; já nos arquivos, cada um é único, específico, pois deve

representar a instituição que o gerou, e esta também é única. E por estarazão, não pode haver uma classificação universal para arquivos, devendo

cada um elaborar a sua própria. Portanto, a alternativa correta é a de letra“D”.

(IBGE/2010 – Cesgranrio) A organização de documentos de arquivo de primeira idade requer a escolha racional do melhor método para uma eficiente e posterior recuperação da informação. Nesse sentido, considerando-se o

agrupamento de assuntos correlatos por entradas gerais que subordinam

entradas secundárias, e que são organizados de acordo com a rigorosa sequência das letras, a ordem utilizada é a

a) automática. b) decimal.

c) dicionária. d) enciclopédica.

e) duplex.

Resolução

Mais uma questão sem dificuldades, além da atenção que se deve ter aos

detalhes desse assunto. Sabemos que a classificação em ordem alfabética que




traz relação de subordinação entre os assuntos é a enciclopédica. Portanto a

alternativa correta é a de letra “D”.

Noções de Aplicação de Tecnologias

Vamos passar agora a estudar as tecnologias que são aplicadas aosserviços prestados pelos arquivos. Informo de antemão que este assunto

quase nunca é pedido em concursos públicos, e por isso temos poucasquestões sobre ele. Ainda, vamos deixar para falar da microfilmagem em

nossa próxima aula, onde estudaremos a legislação sobre o assunto. Entãovamos às tecnologias.

GED

A Gestão Eletrônica de Documentos, ou simplesmente “GED”, trata-se da

Gestão de Documentos aliada à ferramentas tecnológicas para facilitar o seutrabalho. As principais inovações aplicadas são as que trabalham com os

processos de Gestão de Documentos e suporte de documentos eletrônicos.

As principais ferramentas tratadas na automação de arquivos e cobradas

em provas são o GED e o workflow. Vamos a cada uma delas.

1 - GED: é a sigla para Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ouGestão Eletrônica de Documentos. Trata-se apenas de acrescentar à Gestão de

Documentos tradicional equipamentos e tecnologias que irão facilitar eaumentar a qualidade de sua atuação.

Partindo do conceito inicial, podemos descrever GED como sendo umconjunto de tecnologias que permite a uma entidade gerenciar seus

documentos em forma digital. Esses documentos podem ter os mais diferentesformatos, suportes ou gêneros, como papel, áudio, microfilme, arquivos de

texto. Etc.

As principais tecnologias que compõem o conjunto do GED são:

Capture – tecnologia que permite a captura do documento pelo sistema.A partir da captura o sistema extrai os dados do documento e os transformam

em informações confiáveis, recuperáveis e acessíveis (metadados), comoprodutor, data, local, número, etc.

Document Imaging – é a tecnologia mais utilizada atualmente em

entidades públicas e privadas, superando até mesmo a microfilmagem. Trata-se da tecnologia que converte um documento tradicional (em suporte papel)

para um documento digital (ou eletrônico). Essa conversão é feita através deaparelhos de captura de imagens, como os scanners.

Document Management – essa tecnologia permite o controle sobre acriação, revisão e descarte de documentos eletrônicos. Ela propicia




recuperação de informações (autor, data, local, versão, etc), segurança, busca

e versionamento.

COLD ou ERM – tecnologia que trata da emissão de relatórios sobre a

Gestão de Documentos. Funciona como um feedback, mostrando os resultadosdas operações realizadas.

Forms Processing – tecnologia que permite a criação de formulários. Osformulários são essenciais para algumas atividades e trâmites de documentos.

Records and Information Management – tecnologia que controla o ciclode vida dos documentos. Essa tecnologia opera com base na Tabela de

Temporalidade da entidade, aplicando aos documentos sob controle dosistema.

2 - Workflow: não é necessário muito aprofundamento neste conceito,pois ele apareceu em apenas quatro provas para cargos de nível médio. Pode

ser que venha a aparecer com mais freqüência em provas, mas ainda vaidemorar um pouco. Contudo, caso apareça em provas, será suficiente que o

candidato saiba apenas o conceito para responder a questão.

O Workflow (ou fluxo de trabalho) é como o próprio nome sugere umaseqüência ordenada de tarefas em uma atividade. No caso da Gestão de

documentos trata-se de todo o rito que o documento segue desde sua criaçãoaté sua destinação. Ainda, no caso da automação, esse processo é

automatizado porque o próprio sistema de GED fornecerá os passos a seremseguidos para a realização de uma atividade administrativa.

3 - Considerações sobre automação:

GDE X GED:

É muito comum que o candidato cometa o erro de confundir esses doisconceitos pela semelhança da sigla. Então peço muita atenção: O GED refere-

se à automação do sistema, enquanto a GDE refere-se à parte da gestãovoltada exclusivamente para documentos eletrônicos.

Não é necessário que todas as tecnologias e GED estejam presentes emuma entidade para que esta possa estar automatizada. De fato, as mais

comuns são a captura, Doument, Imaging (ou digitalização) e o ERM (mais

utilizado em sistemas de protocolo).

Documento Digital X Documento Digitalizado:

Também é comum que o candidato acredite que todo documento inseridono computador é um documento digital. Contudo, para a doutrina, documento

digital é aquele que “nasce” em suporte eletrônico e em código binário. O documento que “nasce” em suporte papel e depois é inserido no computador é

o documento digitalizado. A diferença pode parecer sutil, mas não é: um




documento digital está no suporte eletrônico; um documento digitalizado

apenas tem a sua imagem no computador, uma cópia, mas o documento em sicontinua sendo aquele em suporte papel, que deve ser mantido para todos os

efeitos.

Metadados:

Os metadados descrevem o processo de registro da informação eidentificam o documento, servindo para assegurar a autenticidade,

compreensão e uso do documento.

Vantagens dos documentos digitais: economia de espaço físico, aumento

de produtividade e agilidade no acesso à informação.

Desvantagem dos documentos digitais: podem ser manipulados e

editados com mais facilidade, o que os deixa vulneráveis a intervençãohumana, comprometendo sua autenticidade; e obsolescência tecnológica

rápida, devendo haver constante migração de suportes.

Certificação Digital

A Certificação Digital é a tecnologia que mecanismos de segurançacapazes de garantir autenticidade, confidencialidade e integridade às

informações eletrônicas. Da aplicação dessas tecnologias surge o CertificadoDigital, um documento eletrônico que contém o nome, um número público

exclusivo denominado chave pública, além de outros dados que mostram quemsomos para as pessoas e para os sistemas de informação.

Desenvolvida através da evolução da criptografia, a certificação digitalpermite o uso da internet como meio de comunicação alternativo para a

disponibilização de diversos serviços com uma maior agilidade, facilidade deacesso e substancial redução de custos; e ao mesmo tempo garante a

autenticidade e veracidade tanto do documento eletrônico quanto dainformação que esse contém.

Criptografia:

É a arte de escrever em códigos de forma a esconder a informação na

forma de um texto incompreensível. A informação codificada é chamada de

texto cifrado. O processo de codificação ou ocultação é chamado decifragem, e o processo inverso, ou seja, obter a informação original a partir

do texto cifrado, chama-se decifragem. Cada documento deve ter uma chavepara ser cifrado ou decifrado. Sem o conhecimento dessa chave não é possível

realizar esses processos. Então, para manter uma informação secreta, bastacifrar a informação e manter em sigilo a chave.




Existem duas formas de fazer a criptografia atualmente: a toca de

chaves e a chave pública.

A troca de chaves consiste em cifrar um documento e compartilhar a

chave utilizada para tal com o destinatário, para que este seja capaz dedecifrá-lo. A troca deve ocorrer em ambiente seguro, uma vez que com o

conhecimento desta será possível a qualquer um decifrar o documento oumesmo produzir um novo documento.

A chave pública consiste na emissão de uma “chave-dupla”, sendo uma pública e outra privada. A chave pública deve ser conhecida por todos,

enquanto a chave privada deve ser do conhecimento apenas do destinatário.Vamos a um exemplo para compreender melhor: Supondo que eu queira

enviar esta aula criptografada para algum de vocês, eu devo conhecer suachave pública. Então vou criptografar o documento utilizando esta chave e

enviar. Quando o destinatário a receber, vai poder decifrar o documentoutilizando sua chave privada. A partir do esquema:

Este processo garante a confidencialidade do documento. Se aplicado oprocesso inverso, teremos a garantia da autenticidade. O autor de um

documento utiliza sua chave privada para cifrá-lo de modo a garantir a autoriaem um documento ou a identificação em uma transação. Por exemplo, eu

poderia utilizar este processo inverso para garantir a autoria desta aula. Esseresultado só é obtido porque a chave privada é conhecida exclusivamente por

seu proprietário.

Assinatura Digital:




A assinatura digital é o método de autenticação dos algoritmos de

criptografia de chave pública operando em conjunto com uma função resumo,também conhecido como função de hash.

O resumo criptográfico é o resultado retornado por uma função de hash.Este pode ser comparado a uma impressão digital, pois cada documento possui

um valor único de resumo e até mesmo uma pequena alteração no documento,como a inserção de um espaço em branco, resulta em um resumo

completamente diferente.

Ao se utilizar um resumo para gerar uma assinatura digital se reduz o

tempo gasto no processo, pois aquele é muito menor do que o documento emsi. Na assinatura digital o documento não sofre qualquer alteração, e o hash

cifrado é anexado ao documento, junto com a chave privada.

Para comprovar uma assinatura digital é necessário inicialmente realizar

duas operações: calcular o resumo criptográfico do documento e decifrar aassinatura com a chave pública do signatário. Se forem iguais, a assinatura

está correta, o que significa que foi gerada pela chave privada corresponde àchave pública utilizada na verificação e que o documento está íntegro. Caso

sejam diferentes, a assinatura está incorreta, o que significa que pode terhavido alterações no documento ou na assinatura pública.

Certificado Digital:

O certificado digital é um documento eletrônico assinado digitalmente e

cumpre a função de associar uma pessoa ou entidade a uma chave pública. Asinformações públicas contidas num certificado digital são o que possibilita

colocá-lo em repositórios públicos.

Um certificado digital normalmente apresenta as seguintes informações:_ nome da pessoa ou entidade a ser associada à chave pública

_ período de validade do certificado _ chave pública

_ nome e assinatura da entidade que assinou o certificado _ número de série.

Um exemplo comum do uso de certificados digitais é o serviço bancárioprovido via Internet. Os bancos possuem certificado para autenticar-se perante

o cliente, assegurando que o acesso está realmente ocorrendo com o servidor




do banco. E o cliente, ao solicitar um serviço, como por exemplo, acesso ao

saldo da conta corrente, pode utilizar o seu certificado para autenticar-seperante o banco.

Serviços governamentais também têm sido implantados para suportartransações eletrônicas utilizando certificação digital, visando proporcionar aos

cidadãos benefícios como agilidade nas transações, redução da burocracia,redução de custos, satisfação do usuário, entre outros.

As transações utilizando o certificado digital são semelhantes àstradicionais, que utilizam documentos comuns. Por exemplo, uma empresa que

vende parcelado aceita determinados documentos para identificar o compradorantes de efetuar a transação. Estes documentos normalmente são emitidos

pela Secretaria de Segurança de Pública e pela Secretaria da Receita Federal,como o RG e o CPF. Existe, aí, uma relação de confiança já estabelecida com

esses órgãos. Da mesma forma, os usuários podem escolher uma AC à qualdesejam confiar a emissão de seus certificados digitais. A diferença é que esse

certificado digital terá um prazo de validade determinado, devendo ser

renovado periodicamente.

Digitalização

A digitalização é o processo de conversão dos documentos arquivísticosem formato digital, que consiste em unidades de dados binários, denominadas

de bits - que são 0 (zero) e 1 (um), agrupadas em conjuntos de 8 bits (binarydigit) formando um byte, e com os quais os computadores criam, recebem,

processam, transmitem e armazenam dados.

De acordo com a natureza do documento arquivístico original, diversos

dispositivos tecnológicos (hardware) e programas de computadores (software)serão utilizados para converter em dados binários o documento original para

diferentes formatos digitais. No entanto, o produto dessa conversão não seráigual ao original, mas não o substitui, motivo pelo qual o original deve ser

preservado.

A digitalização, portanto é dirigida ao acesso, difusão e preservação do

acervo documental.

Antes de serem digitalizados, os documentos devem passar por umtratamento de higienização, identificação e organização. O processo deve ser

realizado preferencialmente nas instalações do mantenedor do acervo evitandoseu transporte e manuseio inadequados, e a possibilidade de danos causados

por questões ambientais, roubo ou extravio.

(TRT-8/2010 – FCC) A principal justificativa para as políticas de digitalização de arquivos é

a) obedecer padrões impostos pela ISO.




b) garantir pleno acesso aos documentos. c) facilitar a adoção de normas internacionais de descrição.

d) impedir a obsolescência dos programas de migração de dados.

e) substituir a microfilmagem como técnica de preservação.

Resolução

Já aprendemos na aula que o objetivo principal da digitalização é garantiro pleno acesso aos documentos. Portanto, a alternativa correta é a de letra

“B”.

(TRT-3/2009 – FCC) Em meio eletrônico, a atividade de reconhecimento que se caracteriza pelo estabelecimento de relação única, exclusiva e

intransferível entre uma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação é

a) o hipertexto. b) a marca d'água digital.

c) a certificação digital.

d) o carimbo de tempo.

e) o link.

Resolução

Mais um “ponto dado” pela banca ao candidato. Como mencionei antes, este assunto não é muito explorado em concursos, e é bem comum que as

questões se repitam. A alternativa correta é a de letra “C”.

(TRT-8/2010 – FCC) A estratégia de preservação digital que se baseia na

utilização de recursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar com as características de outra que se tornou obsoleta, aceitando as

mesmas entradas e produzindo as mesmas saídas, é conhecida como

a) migração. b) emulação.

c) conversão. d) exportação.

e) captura.

Resolução

Um assunto que não aprofundamos, mas que é muito fácil. A tecnologia

mencionada na questão é muito comum e bastante utilizada no dia a dia. Porexemplo, quando fazemos um computador rodar um filme DVD, ou toca uma

música, ou mesmo funcionar como um viodegame. Os programas quedesempenham a função de outros aparelhos são chamados de emuladores.

Portanto a alternativa correta é a de letra “B”.




Exercícios

01 - (BNDES/2010 – Cesgranrio) A assinatura digital é uma modalidadede assinatura eletrônica, resultado de uma operação matemática que utiliza

algoritmos de criptografia e permite aferir, com segurança, a origem e aintegridade do documento. Nesse contexto, analise os atributos a seguir.

I - Ser igual para os documentos de um mesmo signatário. II - Comprovar a autoria do documento digital.

III - Possibilitar a verificação da integridade.

É(São) atributo(s) da assinatura digital

a) I, apenas b) I e II, apenas.

c) I e III, apenas. d) II e III, apenas.

e) I, II e III.

02 - (AL-SP/2010 – FCC) Já que a tecnologia digital é um meio mais

frágil e instável de armazenamento, se comparada aos meios convencionais de

registro de informações, a digitalização de documentos antigos e raros temcomo justificativa principal

a) favorecer o desenvolvimento de softwares e equipamentos deinformática.

b) garantir amplo acesso ao seu conteúdo c) estimular a formação de profissionais especializados.

d) diminuir o espaço por eles ocupado nos acervos. e) diversificar os serviços prestados pelas instituições de custódia.

03 - (DPU/2010 – Cespe/UnB) A organização de documentos de arquivode primeira idade requer a escolha racional do melhor método para uma

eficiente e posterior recuperação da informação. Nesse sentido, considerando-se o agrupamento de assuntos correlatos por entradas gerais que subordinam

entradas secundárias, e que são organizados de acordo com a rigorosasequência das letras, a ordem utilizada é a

a) automática.

b) decimal. c) dicionária.

d) enciclopédica. e) duplex.

04 - (BNDES/2010 – Cesgranrio) O método ideográfico numérico, noqual a documentação é dividida em classes conforme os assuntos, partindo do

gênero para a espécie e permitindo a abertura ilimitada de classes, denomina-se




a) duplex.

b) decimal. c) unitermo.

d) cronológico. e) dígito-terminal.

05 - (BNDES/2010 – Cesgranrio) Considerando o método alfabético e asregras de alfabetação utilizadas nesse método, analise os nomes a seguir.

1 - Luis Otávio Teixeira Amaral Filho

2 - Vinicius Cerqueira Santo Aleixo 3 - Pedro Augusto Rocha Alonso

4 - Antonio Henrique de Amaral Neto 5 - Paulo Ricardo da Costa Almeida

A ordem correta de arquivamento desses nomes é:

a) 2 - 3 - 1 - 4 - 5

b) 2 - 5 - 4 - 1 – 3 c) 5 - 1 - 4 - 3 – 2

d) 5 - 3 - 4 - 1 – 2 e) 5 - 4 - 1 - 2 – 3

06 - (TRT-11/2012 – FCC) O instrumento que, uma vez aprovado pelaautoridade competente, determina prazos para transferência, recolhimento,

eliminação e mudança de suportes de documentos de arquivo é

a) o plano de destinação. b) a tabela de temporalidade.

c) o plano de classificação. d) a planilha de avaliação.

e) a lista de eliminação.

07 - (ANEEL/2006 – Esaf) O instrumento de destinação que determinaprazos para transferência, recolhimento, eliminação e mudança de suporte dedocumentos chama-se:

a) plano de classificação.

b) inventário.

c) listagem de eliminação. d) tabela de temporalidade.

e) termo de recolhimento.

08 - (BACEN/2010 – Cesgranrio) O aumento da eficácia dos serviçosarquivísticos da administração pública está diretamente relacionado à

utilização de instrumentos que possibilitam o controle e a rápida recuperaçãoda informação. Esses instrumentos também orientam as atividades de

racionalização da produção e do fluxo documentais, a avaliação e a destinação




de documentos produzidos e recebidos. Um exemplo de instrumento que

resulta da avaliação e que deve contemplar os conjuntos documentaisproduzidos e recebidos por uma instituição no exercício de sua atividade, os

prazos de custódia nas idades correntes e intermediárias, além da destinaçãofinal, é a (o)

a) Tabela de classificação.

b) Tabela de temporalidade. c) Índice onomástico.

d) Catálogo seletivo. e) Inventário sumário.

09 - (TRT-3/2009 – FCC) O quadro abaixo foi retirado do "Plano de

Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Autos Findos deProcessos Judiciais" do Tribunal Regional do Trabalho da 3º Região.

Com base no quadro, é correto afirmar que

a) os códigos da primeira coluna revelam a utilização do método dígito-

terminal. b) as ações especiais inseridas na segunda coluna estão em ordem

alfabética. c) nem todos os documentos têm o mesmo período de guarda

temporária. d) os nomes das ações especiais são idênticos aos dos tipos documentais

que delas resultam. e) a quarta coluna registra a destinação final dos documentos.

10 - (TRE-SE/2007 – FCC) Dentre as atividades desenvolvidas pelosserviços de protocolo incluem-se

a) a redação de ofícios e seu encaminhamento.

b) a elaboração de tabelas de temporalidade e a eliminação dedocumentos desprovidos de valor.

c) o calendário de eventos e a programação cultural da instituição.




d) a microfilmagem e a digitalização de arquivos de valor intermediário.

e) o registro e a movimentação de documentos.

11 – (ANEEL/2004 – Esaf) Assinale o item que não faz parte das rotinasdo Protocolo.

a) Receber a correspondência.

b) Abrir a correspondência ostensiva.

c) Encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários. d) Avaliar os documentos de acordo com os valores primário e

secundário. e) Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos.

12 – (TJ-CE/2002 – Esaf) O setor de expedição de documentos tem porfunção:

a) arquivar os documentos.

b) encaminhar os documentos acompanhados dos respectivos anexos. c) desmembrar os processos realizando a juntada, quando necessário.

d) classificar os documentos de acordo com a procedência. e) ter acesso aos documentos sigilosos.

13 – (TJ-CE/2002 – Esaf) O controle da correspondência em trâmite nainstituição é efetivado por meio da adoção de um instrumento denominado:

a) livro de protocolo. b) agenda diária.

c) livro de autenticações. d) livro de registro. e) lista de pendências.

14 – (MPU/2007 – FCC) São rotinas dos serviços de protocolo:

a) recebimento de correspondência e elaboração de inventários

topográficos da documentação. b) autuação de processos e reprodução do material a ser descartado.

c) coordenação de equipes de avaliação e elaboração de tabelas detemporalidade.

d) ações de conservação preventiva e montagem de guia do acervo. e) distribuição de correspondência e controle de tramitação dos

documentos.

15 – (MPE-GO/2010 – Funiversa) Assinale a alternativa que apresenta otipo de sistema a que pertence o método de arquivamento alfabético.

a) Indireto. b) Básico

c) Ideográfico.




d) Padronizado.

e) Direto.

16 – (AL-SP/2010 – FCC) É correto afirmar que, para arquivardocumentos seguindo a regra de alfabetação, os sobrenomes que exprimem

grau de parentesco, tais como Filho, Júnior, Neto e Sobrinho, devem ser

a) considerados apenas se forem nomes estrangeiros.

b) desconsiderados parte integrante do último sobrenome. c) colocados após o nome completo, entre parênteses.

d) considerados e ligados por hífen. e) considerados parte integrante do último sobrenome.

17 – (MPU/2007 – FCC) No método dígito-terminal,

a) as unidades de arquivamento são divididas em grande classestemáticas numeradas consecutivamente, podendo subdividir-se em classes

subordinadas mediante o uso de números justapostos aos dos assuntosprincipais.

b) cada documento recebe um número de ordem crescente, de acordo com sua entrada no arquivo, reproduzido em tantas fichas quantos forem os

descritores ou palavras-chave a ele relacionados. c) os assuntos secundários ficam subordinados aos assuntos principais,

distribuídos ambos conforme a seqüência das letras do alfabeto. d) cada número de ordem atribuído aos documentos é decomposto em

pequenos grupos de dois ou três dígitos que, lidos da direita para a esquerda,passam a constituir chaves para sua localização física.

e) as letras correspondem às classes principais dos documentos,reservando-se os números às suas subdivisões temáticas.

18 – (BNDES/2009 – Cesgranrio) A necessidade de reduzir erros, noarquivamento de grande volume documental que utiliza o número como

elemento principal, orientou o surgimento do método dígito terminal, em queos documentos são numerados sequencialmente, e os números dispostos em

três grupos de dois dígitos cada um (grupos: primário, secundário e terciário).Nesse método, os dossiês com os números (1) 034899, (2) 306218, (3)

482920, (4) 557718 e (5) 513120 ficam organizados na ordem

a) 1,3,4,2,5

b) 2,4,3,5,1 c) 3,2,1,5,4

d) 3,5,4,2,1 e) 4,5,3,1,2

19 – (MPE-GO/2010 – Funiversa) De acordo com as regras dealfabetação utilizadas no método alfabético, assinale a alternativa em que osnomes a seguir estão arquivados de maneira correta.




João Antônio Silva

Alberto Monte Azul William d'Almeida

Roberto Carlos Sousa Júnior

a) Almeida, William d' Monte Azul, Alberto

Silva, João Antônio Sousa Júnior, Roberto Carlos

b) Alberto Monte Azul João Antônio Silva

Roberto Carlos Sousa Júnior

William d'Almeida

c) Almeida, William d'

Azul, Alberto Monte Júnior, Roberto Carlos Sousa

Silva, João Antônio

d) D'Almeida, William

Monte Azul, Alberto Júnior, Roberto Carlos Sousa


e) Azul, Alberto Monte

D'Almeida, William Júnior, Roberto Carlos Sousa


20 – (MPU/2007 – FCC) Em uma tabela de temporalidade é importante

indicar prazos de

a) retenção, isto é, seqüência de diligências e ações prescritas para oandamento de documentos de natureza administrativa, até seu julgamento ou

solução. b) segurança, isto é, esquema preestabelecido para armazenamento,

ordenação e classificação de documentos de valor primário.

c) vigência, isto é, qualidade pela qual permanecem efetivos e válidos osencargos e disposições contidos nos documentos.

d) jurisdição, isto é, competência legalmente atribuída a determinadosdocumentos relacionados com o patrimônio público.

e) prescrição, isto é, condição pela qual se renovam os dispositivos queasseguram aquisição ou perda de direitos contidos em documentos.

21 – (BNDES/2009 – Cesgranrio) A elaboração de Tabela deTemporalidade de Documentos envolve a análise de vários aspectos. Nessa

perspectiva, analise os aspectos a seguir.




I - Existência de leis ou decretos que regulem a prescrição legal de

documentos. II - Importância do documento com relação a valores administrativo,

probatório ou histórico. III - Possibilidade e custo de reprodução.

IV - Avaliação do espaço, do equipamento utilizado e do custo do arquivamento.

Na tabela de Temporalidade de Documentos, devem ser considerados osaspectos

a) I e II, apenas. b) II e III, apenas.

c) I, II e IV, apenas. d) II, III e IV, apenas.

e) I, II, III, e IV.

22 – (MPU/2007 – FCC) A elaboração de tabelas de temporalidade

resulta

a) da eliminação de documentos repetitivos e supérfluos. b) de pesquisa sobre a estrutura e o funcionamento da entidade

acumuladora dos documentos. c) do registro de documentos a serem digitalizados e/ou microfilmados.

d) do estabelecimento de remissivas entre documentos da fase corrente e da fase intermediária.

e) da passagem de documentos da fase intermediária para apermanente.

23 – (MPE-GO/2010 – Funiversa) A respeito do método variadex,assinale a alternativa correta.

a) É um tipo de método cronológico. b) Utiliza as cores como elementos auxiliares para facilitar o

arquivamento e a localização dos documentos. c) É baseado no sistema decimal.

d) Agrupa os assuntos, permitindo uma abertura ilimitada de classes.

e) Dispõe os documentos na ordem dicionária.

24 – (MPE-GO/2010 – Funiversa) Acerca do método geográfico de

arquivamento, assinale a alternativa correta.

a) O principal elemento a ser considerado é o nome.

b) É um método do sistema direto. c) Quando se organiza o arquivo por estados, as capitais devem ser

alfabetadas por último. d) Quando se organiza o arquivo pelo nome das cidades, deve haver um

destaque especial para as capitais.




e) Quando se organiza o arquivo pelo nome do país, não há a

necessidade de dispô-los em ordem alfabética.

25 - (MPE-GO/2010 – Cesgranrio) Acerca do método numéricocronológico, assinale a alternativa correta.

a) Pertence ao sistema direto.

b) Numera-se a pasta e não o documento.

c) Quando se anula um registro, sempre se aproveita o número. d) Além da ordem numérica, respeita-se a data do documento.

e) A sua desvantagem é o pequeno grau de sigilo.

26 - (DPU/2010 – Cespe/UnB) Acerca da gestão da informação e da

gestão de documentos, assinale a opção correta.

a) A política arquivística brasileira não reconhece a gestão de

documentos como parte dos esforços necessários para a organização dosarquivos.

b) A gestão de documentos não está fundamentada no ciclo vital dosdocumentos de arquivo.

c) A gestão de documentos, desde a sua formulação, é uma funçãoarquivística exercida por arquivistas.

d) A gestão da informação é um desdobramento do princípio daproveniência ou de respeito aos fundos.

e) A gestão de documentos é um dos elementos da gestão da informação

em um órgão público ou empresa privada e se distingue dos outros estoquesinformacionais pela natureza e pelas características do documento de arquivo.

27 - (CVM/2010 – Esaf) A Infra-Estrutura de Chaves Públicas tem comoobjetivo:

a) estabelecer requisitos para contratação de serviços de certificaçãodigital.

b) estabelecer normas para remessa por meio eletrônico de documentos. c) garantir a autenticidade, a integridade e a validade jurídica de

documentos em forma eletrônica. d) garantir o pleno funcionamento do Governo Eletrônico.

e) definir padrões de qualidade para as formas eletrônicas de interação.




Gabarito

01 – D

02 – B

03 – D

04 – A

05 – D

06 – B

07 – D

08 – B

09 – E

10 – E

11 – D

12 – B

13 – A

14 – E

15 – E

16 – E

17 – D

18 – B

19 – A

20 – A

21 – C

22 – B

23 – B

24 – B

25 – D

26 – E

27 - C




Meus amigos, chegamos ao fim desta nossa segunda aula.

Puderam perceber que este conteúdo é um pouco mais complexo eexigem de vocês uma atenção maior aos detalhes para não cair em

“pegadinhas” da banca.

Mesmo assim, espero que tenha gostado muito! Eu particularmente creio

que são os assuntos mais interessantes em Arquivologia, pois são coisas queaplicamos em nosso cotidiano e, na maioria das vezes, nem sabemos...

Conforme combinado, faltou aqui a explicação sobre microfilmagem. Eudeixei para explicar em nossa última aula, pois a microfilmagem é fortemente

regulamentada em nosso país.

Agradeço a atenção de todos vocês! Como sempre, estou disponível para

ajudá-los no que me for possível! Os aguardo no fórum e no email parasolucionar quaisquer dúvidas que tenham e analisar todas as suas críticas e

sugestões para melhorar nossas aulas!

Desejo uma ótima semana de estudos, um bom feriado de carnaval

concurso! Um forte abraço e até a próxima aula!!!

Mayko Gomes

Fevereiro/2012




Questões Resolvidas na Aula

(MPU/2007 – FCC) Ao conjunto de medidas e rotinas visando à racionalização eà eficiência na criação, tramitação, classificação, uso primário e avaliação dedocumentos de arquivo costuma-se denominar

a) sistema de informações. b) gestão de documentos.

c) base de dados. d) ciência da informação.

e) gerenciamento de dados.

(TRE-MT/2010 – Cespe/UnB) A gestão de documentos engloba, entre outras, asfases de

a) produção e destinação. b) emulação e migração.

c) conservação e restauração. d) eliminação e preservação. e) criação e aquisição.

(ANA/2009 – Esaf) O curso do documento desde a sua produção ou recepçãoaté o cumprimento de sua função administrativa é conhecido como

a) distribuição. b) tramitação. c) expedição.

d) registro. e) protocolização.

(CVM/2010 – Esaf) Constituem atividades de protocolo, exceto:

a) separar a correspondência oficial da particular e distribuir a correspondênciaparticular, sem submetê-la às demais rotinas de controle.

b) separar a correspondência ostensiva da sigilosa e encaminhar a correspondência sigilosa aos respectivos destinatários.

c) interpretar e classificar a correspondência, com base no plano declassificação da instituição, se existente.

d) ler a correspondência ostensiva e verificar a existência de antecedentes.

e) atender aos pedidos de empréstimo de documentos das unidadesadministrativas.

(AL-SP/2010 – FCC) No processo de gestão de documentos, na fase deutilização, a atividade de recebimento, classificação, registro, distribuição e tramitaçãode documentos denomina-se

a) destinação. b) arquivamento.

c) protocolo. d) organização documental. e) avaliação.




(TRT-23/2011 – FCC) O período durante o qual os documentos permanecem noarquivo corrente ou no arquivo intermediário, de acordo com a tabela de

temporalidade, constitui o chamado prazo de

a) prescrição.

b) recolhimento. c) transferência. d) retenção.

e) destinação.

(Fiocruz/2010 – FGV) O código de classificação de documentos de arquivo é

utilizado para classificar os documentos com o objetivo de reuní-los sob um mesmotema, para facilitar as tarefas arquivísticas relacionadas com a avaliação, seleção,eliminação, transferência, recolhimento e acesso a esses documentos.

Assinale a afirmativa que apresenta o critério de realização desse trabalhoarquivístico.

a) é estabelecido com base no gênero do documento. b) é estabelecido com base na espécie do documento. c) é estabelecido com base no conteúdo do documento.

d) é estabelecido com base no suporte do documento. e) é estabelecido com base na forma do documento.

(CVM/2010 – Esaf) Quando a estrutura orgânica fornece a base para grandesagrupamentos de documentos, estamos falando de qual tipo de classificação?

a) Funcional. b) Por assuntos. c) Por atividades.

d) Organizacional. e) Temática.

(Senado/2008 – FGV) Acerca dos métodos de arquivamento, assinale aafirmativa correta.

a) Os métodos de arquivamento podem ser divididos em duas classes:

alfabéticos e numéricos. b) Os métodos de arquivamento podem ser divididos em dois grandes

sistemas: o geográfico e o ideográfico. c) O método alfanumérico é considerado do sistema semi - indireto. d) Variadex e soundex são considerados métodos dígito - terminais.

e) O sistema direto é aquele em que, para se localizar o documento, é precisoapenas consultar o índice.

(Senado/2008 – FGV) Acerca do método decimal de arquivamento, assinale aalternativa correta.

a) A divisão dos assuntos é sempre do particular para o geral.

b) A Classificação Decimal de Dewey, publicada em 1876, constava de umatabela com dez assuntos e um índice.




c) Apenas as nove primeiras divisões são chamadas de classe, uma vez que a décima divisão é destinada a generalidades.

d) Como não há uma classificação universal para os arquivos, cada arquivopoderá adotar a sua própria classificação.

e) O esquema com a classificação adotada tem o nome de classificador oucódigo, o que dispensa um índice alfabético.

(IBGE/2010 – Cesgranrio) A organização de documentos de arquivo de primeira

idade requer a escolha racional do melhor método para uma eficiente e posteriorrecuperação da informação. Nesse sentido, considerando-se o agrupamento de

assuntos correlatos por entradas gerais que subordinam entradas secundárias, e quesão organizados de acordo com a rigorosa sequência das letras, a ordem utilizada é a

a) automática.

b) decimal. c) dicionária.

d) enciclopédica. e) duplex.

(TRT-8/2010 – FCC) A principal justificativa para as políticas de digitalização de

arquivos é

a) obedecer padrões impostos pela ISO.

b) garantir pleno acesso aos documentos. c) facilitar a adoção de normas internacionais de descrição.

d) impedir a obsolescência dos programas de migração de dados. e) substituir a microfilmagem como técnica de preservação.

(TRT-3/2009 – FCC) Em meio eletrônico, a atividade de reconhecimento que se

caracteriza pelo estabelecimento de relação única, exclusiva e intransferível entreuma chave de criptografia e uma pessoa física, jurídica, máquina ou aplicação é

a) o hipertexto. b) a marca d'água digital. c) a certificação digital.

d) o carimbo de tempo. e) o link.

(TRT-8/2010 – FCC) A estratégia de preservação digital que se baseia nautilização de recursos computacionais para fazer uma tecnologia atual funcionar comas características de outra que se tornou obsoleta, aceitando as mesmas entradas e

produzindo as mesmas saídas, é conhecida como

a) migração.

b) emulação. c) conversão. d) exportação.

e) captura.

aula 02. mayko gomes_2012

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