01 - arquivologia - mayko

NOÇÕES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

PARA O TJDFT CARGO TÉCNICO JUDICIÁRIO – TEORIA E EXERCÍCIOS

PROFESSOR: MAYKO GOMES

Prof. Mayko Gomes www.pontodosconcursos.com.br 1

AULA 01 - Conceitos Fundamentais de Arquivologia

Salve, concurseiros! Tudo bem? Animados para os estudos?

Espero que sim, pois temos um grande concurso à vista: o TJDFT! Este

órgão famoso por sempre chamar muitos candidatos já teve mais um concursoautorizado este ano. E agora vamos começar a nossa preparação

Sou Mayko Gomes, professor de Arquivologia aqui do Ponto dosConcursos, e vou ajuda-los a estudar Noções de Arquivamento e

Procedimentos Administrativos. Nós teremos três aulas: nesta primeiratrataremos dos conceitos fundamentais de arquivo, das suas definições e

características; na segunda estudaremos as atividades do arquivo: asmetodologias, as funções, os processos etc.; e na terceira estudaremos os

procedimentos administrativos.

Como há grandes chances da banca escolhida ser o Cespe/UnB, Vamostrabalhar com foco nela. Caso o edital seja publicado e haja alguma alteração

neste conteúdo, ou a banca escolhida seja outra, podemos adequar osestudos, mesmo que seja com a publicação de mais uma aula.

Estarei disponível no e-mail para ajudá-los no que for possível:[email protected]. Contém também com o fórum do curso

para ajudar seus estudos.

Sem mais conversa, vamos ao que interessa! Sejam bem vindos, e mãos

à massa!

Prof. Mayko Gomes Junho/2012

mailto:[email protected]





Noções Iniciais

Antes de qualquer coisa, para entendermos do que se trata aArquivologia e os arquivos, precisamos conhecer os seus conceitos, suas

definições e seus objetos de estudo e trabalho.

A Arquivologia, também conhecida como Arquivística, é a disciplina que estuda

as funções dos arquivos e seus documentos. Então cabe à Arquivologia, ouArquivística, estudar os princípios e técnicas a serem observados na produção,

organização, guarda, preservação e utilização dos arquivos e seusdocumentos: suas atividades, seus processos, seus usuários, suas

ferramentas, enfim, tudo o que se refere aos depósitos de documentosfuncionais.

Conhecendo a disciplina, vamos então definir o seu objeto de estudo: os

arquivos. A palavra “arquivo” é um termo polissêmico, com quatro significados.São eles:

1º - Conjunto de documentos produzidos ou recebidos por uma entidadeno decorrer de suas funções;

2º - Móvel destinado à guarda desses documentos (armário, estante,

etc);

3º - Edifício, ou parte dele (sala, andar), destinado à guarda de

documentos;

4º - Unidade administrativa, prevista em organograma institucional, com

a responsabilidade de gerenciar e guardar documentos (setor de arquivo,

divisão de arquivo, etc).

Dica de prova: Quando o termo arquivo surgir em alguma questão, o

contexto é quem vai determinar qual destes significados está sendo empregado.

Dificilmente este assunto será pedido em provas, pois é muito básico. O

importante é que vocês se atentem para o fato da polissemia do termo paraque não tenham dúvidas quando responder as questões.

Mas voltando à aula, temos as definições de arquivo, que é o objeto deestudo da Arquivologia ou Arquivística. É importante também saber que a

função do arquivo é tornar disponível e acessível os seus documentos.

Agora que já definimos o que pode ser arquivo, e sabemos a sua função,

que é tornar disponíveis os seus documentos, devemos saber o que são osdocumentos do arquivo.





O Documento, em seu conceito mais básico, é a informação registrada

em um suporte. Então, para termos um documento, são necessários doiselementos:

Informação: é o conhecimento, a mensagem, a idéia que se desejatransmitir.

Suporte: é o material físico onde está registrada a informação.

Assim podemos concluir, por uma fórmula bem simples:

INFORMAÇÃO + SUPOTE = DOCUMENTO

Como exemplo de documento, temos a carta, a música gravada, o email,

os filmes, as fotografias, etc. Todos esses documentos trazem uma informaçãoregistrada em um suporte material: o papel, o plástico, a película, etc.

Contudo, não basta que seja documento para pertencer ao arquivo. Para

que um documento possa compor um arquivo, ainda é necessário outroelemento: que tenha sido resultado, conseqüência de uma ação referente à

atividade da instituição. É o que preceitua a Lei nº 8.159/91 (Lei dosArquivos): “Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos

produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA DESUAS ATIVIDADES”.

Por exemplo: considere uma empresa que tenha adquirido umaassinatura de uma revista mensal. A empresa paga uma taxa e recebe a

revista. A revista em si NÃO SERÁ considerada documento de arquivo, umavez que a empresa não a recebeu por executar uma atividade administrativa.

Contudo, o recibo, o boleto ou a nota fiscal para o pagamento da assinaturaserá documento de arquivo, pois é conseqüência de uma atividade

administrativa da empresa, que seria a aquisição de periódico.

Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve

ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente

aconteceu. No mesmo exemplo, não é por ter a posse da revista que aempresa pode provar que possui uma assinatura mensal, mas o comprovante

de pagamento, o contrato de assinante ou outro similar é que fará isso. Emresumo, para que um documento pertença a um arquivo, são necessários

esses dois elementos:

(STM/2011 – Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos de arquivo aqueles que, emanados do poder público ou de entidades de direito





privado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de

fatos.

Resolução

O item está incorreto. Vimos que qualquer documento, independente desua forma, tamanho, gênero, etc., pode ser considerado de arquivo, desde que

atenda aos requisitos apresentados acima: ser produto de uma ação e poder

provar ou testemunhar sobre a mesma, ou sobre seu produtor.

(ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Um documento de arquivo é confiável quando o conteúdo pode ser considerado uma representação completa e precisa das operações, das atividades ou dos fatos que o criaram.

Resolução

O item está correto. Por “representação completa e precisa das operações, atividades ou fatos” entendam a capacidade de o documento ser

prova de tais acontecimentos. Portanto será um documento de arquivo e

confiável para todos os efeitos.

Já sabemos até aqui o que é um documento, o que é um documento de

arquivo e o que pode ser um arquivo. Vamos agora aprender a diferenciar oarquivo das outras unidades de informação que podem existir em uma

instituição.

Órgãos de Documentação

Arquivo

O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Osdocumentos de arquivo são ACUMULADOS de forma orgânica e natural,

geralmente em exemplar único ou limitado número de cópias ou vias. Osdocumentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos são

mantidos como um conjunto, e não como peças isoladas. Por isso o documento

de arquivo possui muito mais valor quando inserido em seu conjunto do quefora dele (caráter orgânico). Os documentos são unidos pela sua origem ou

proveniência (princípio que estudaremos mais adiante), tem como principalsuporte utilizado o papel e principal gênero o textual (também estudaremos

mais adiante). O arquivo é órgão receptor e seu público são osadministradores (ou quem tenha produzido seus documentos) e

pesquisadores. Sua função é provar e testemunhar.





Biblioteca

A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais.Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas

fontes, e tratados como peças isoladas. Esses documentos existem em váriosexemplares, são unidos pelo seu conteúdo e, em sua maior parte, são

impressos. Os documentos da biblioteca são COLECIONADOS, e seu público éformado por pesquisadores, estudantes e cidadão comuns. Sua função é

instruir e educar.

Centro de Documentação / Informação

O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo dedocumento de qualquer fonte, sendo necessária uma especialização para que

funcionem de forma eficiente. Seus documentos são geralmente reproduções

(audiovisuais) ou referências (bases de dados). Sua finalidade é simplesmenteinformar.

Museu

O museu é órgão de interesse público, guarda documentos com

finalidades de informar e entreter. Suas peças são dos mais variados tipos edimensões, dependendo de sua especialização. Por serem objetos, são

classificados como tridimensionais.

Estes são os quatro órgãos de documentação que aparecem em provas

de concursos. Ao dar atenção aos termos destacados, o candidato poderáfacilmente diferenciar estes órgãos e não errar questões.

Atenção: O Cespe/UnB costuma pedir, na maioria de suas questões,diferenças entre os documentos de arquivo e biblioteca. Então, para acertar o

item, basta ter em mente os termos destacados: toda vez que o itemmencionar “colecionados”, ou algum semelhante, será documento de

biblioteca; e sem mencionar “acumulado”, ou semelhante, será documento de

arquivo.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A distinção entre documentos de arquivo,de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses

documentos.

Resolução

O item está correto. Vimos que entre as várias diferenças entre os

documentos dos órgãos de documentação estão as circunstâncias de suacriação, a forma e a finalidade com que são mantidos, e a utilização destes

documentos.





Classificação dos Arquivos

Os arquivos podem ser classificados em vários aspectos, Vamos a eles:

Classificação quanto à entidade mantenedora: quanto à entidade

mantenedora os arquivos podem ser públicos ou privados.

Os arquivos públicos são aqueles produzidos por documentos de caráter

público. São de responsabilidade do Estado e devem estar disponíveis paraconsulta por parte dos cidadãos, exceto os documentos de caráter sigilosos.

Os arquivos privados são aqueles mantidos por pessoas físicas ou porinstituições de caráter privado. São documentos que dizem respeito a suas

atividades particulares, e, portanto, não é obrigatória a sua disponibilidadepara consulta da sociedade. Contudo, existe a possibilidade de esses arquivos

serem declarados de interesse público, por meio de decreto presidencial

através de parecer favorável do CONARQ. Caso isso ocorra, seu mantenedorterá o dever de zelar pelos documentos e deixá-los à disposição do Estado.

Existe ainda outra classificação, atribuída pela autoraMarilena Leite Paes, em que os arquivos podem ser: públicos,

comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

Públicos: mantidos por instituições de caráter público.

Comerciais: mantidos por instituições com fins lucrativos.Institucionais: mantidos por instituições sem fins lucrativos.

Familiares ou pessoais: mantidos por pessoas ou famílias.

Então, quanto à entidade mantenedora, os arquivos

classificam-se em públicos ou privados. Quando mencionar a autora acima,classificam-se me públicos, comerciais, institucionais e pessoais ou familiares.

Classificação quanto à natureza dos documentos: quanto ànatureza dos documentos, os arquivos podem ser classificados em especiais ou

especializados.

Os arquivos especiais guardam documentos desuportes variados e por isso precisam de cuidados

diferenciados. Os documentos são agrupadosconsiderando primeiramente o suporte (papel, CD, disco

rígido, etc) e depois se utiliza outros critérios para suaorganização. Esse tipo de arquivo deve ser utilizado

quando os suportes são feitos de materiais diferentes,pois facilita a conservação dos mesmos. Por exemplo:

um arquivo pode ter um local específico para guardarCD’s, papéis, fitas de vídeo, películas, etc, pois todos

Obra de Leite

Paes, de leitura

recomendada.

Exemplo de arquivoespecial: todos os

documentos estão em fitasde vídeo (suporte).





esses materiais requerem diferentes tipos de cuidados.

Os arquivos especializados, ou arquivos técnicos,são aqueles que guardam documentos dos mais

variados assuntos. Nesse tipo de arquivo os documentossão agrupados considerando primeiramente o assunto e

depois se utiliza outros critérios para sua organização.Esse tipo de arquivo é utilizado quando uma instituição

trata de muitos assuntos, em diferentes áreas doconhecimento; por isso são chamados de técnicos. Por

exemplo: uma entidade pode guardar documentos relativos à área de engenharia, de medicina e de artes em locais separados.

Isso ajuda na localização dos documentos e facilita a compreensão dos

mesmos, pois podem ser estudados com mais praticidade.

Para facilitar a compreensão, basta fazer a seguinte associação:

Especiais => Suporte / Especializados => Assunto

Classificação quanto à extensão de atuação: quanto à extensão de

sua atuação, os arquivos podem ser setoriais ou centrais (ou gerais).

Os arquivos setoriais são aqueles que estão

localizados próximos aos seus produtores. Esse arquivoguarda os documentos próximos aos interessados diretos

para facilitar e agilizar a sua localização e utilização.Encontram-se principalmente em empresas, órgãos e

entidades de grande porte, ou de estrutura administrativacomplexa (vários departamentos, várias filiais, etc). Por

exemplo: o arquivo de uma rede de supermercados podeser separado por filial, por setor de atuação (Depto.

Financeiro, de RH, Compras, etc).

Os arquivos centrais ou gerais são aqueles queguardam todos os documentos de uma entidade em um só

lugar. É utilizado principalmente por empresas e órgãos demédio e pequeno porte, ou por instituições de estrutura

administrativa simples (poucos departamentos, poucosórgãos, apenas um local para instalações físicas, etc). Por

exemplo: o arquivo de uma empresa que funcione emapenas um edifício, um órgão pequeno, um consultório

medico, etc.

É importante ressaltar que esta classificação se aplica somente aos

arquivos correntes! Somente estes podem ser divididos em setorial ou geral.

Exemplo de arquivoespecializado.

Escritório: exemplo dearquivo setorial.

Exemplo de arquivocentral ou geral: guarda todos os documentos da

instituição.





(TRT-17/2009 – Cespe/UnB) A instalação de arquivos setoriais é uma forma de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.

Resolução

O item está incorreto. A instalação de arquivos setoriais é justamente o

oposto, uma forma de descentralização dos arquivos correntes, uma vez que

os documentos permanecerão próximos aos setores que os produziram.

Classificação quanto aos estágios de evolução: os arquivos podem

ser correntes, intermediários ou permanentes.

Os arquivos correntes são aqueles que guardam documentos

constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos deconsultas freqüentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de

arquivos correntes: “aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação,

são objeto de consultas freqüentes”.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) O arquivo corrente é formado por documentos que estão em trâmite, mas que não são consultados frequentemente porque

aguardam sua destinação final.

Resolução

O item está incorreto. Estudamos que esta não é a definição de arquivocorrente, e sim a de arquivo intermediário, que veremos agora. Observem que

o termo chave para diferenciar os dois arquivos é “freqüência de uso”.

Os arquivos intermediários são aqueles que guardam documentos quenão são mais objeto de consultas freqüentes, mas aguardam cumprimento de

prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigações. A Lei deArquivos assim define os documentos de arquivos intermediários: “aqueles

que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesseadministrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda

permanente”.

(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivos intermediários é ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em que predomina o

valor primário dos documentos.

Resolução

O item está correto. Pela explicação, o arquivo intermediário tem asmesmas funções e prerrogativas do arquivo corrente, com a diferença da

freqüência de uso dos seus documentos. Assim, o arquivo intermediário pode





sim ser entendido como uma extensão ou parte do arquivo corrente, até por

que sua principal finalidade é “desafogar” o fluxo de documentos daquele.

Os arquivos permanentes são aqueles que guardam documentos que nãotem mais valor administrativo, mas pelo seu conteúdo ou pelo assunto de que

tratam, tem grande relevância para a História ou para a Cultura, e por issodevem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define

assim os documentos de arquivo permanente: “conjuntos de documentos devalor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente

preservados”.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente é constituído das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoas

físicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.

Resolução

O item está incorreto. Já vimos, ao estudar os órgãos de documentação,

que dos documentos de arquivo são acumulados, e não colecionados: estessão os de biblioteca. Além disso, os documentos devem se recolhidos ao

arquivo permanente de modo sistemático, com critérios previamente

estabelecidos e depois de passados por um complexo processo de avaliação.

Peço atenção especial de vocês para esta classificação, pois ela norteará

todos os estudos sobre Arquivologia. Esta divisão e classificação foramconsideradas um marco na história da disciplina. A partir de agora, todos os

estudos sobre arquivos e suas funções terão essa classificação como base. Emprovas, essa classificação pode vir com nomes alterados. Portanto é

importante que vocês fixem a idéia que os nomes trazem: corrente = utilizadocom freqüência, intermediário = aguardando prazos, permanente = guardados

definitivamente. Os estágios de evolução dos arquivos também podem aparecer

como ciclo vital dos documentos, ou teoria das três idades. Falaremos mais sobre

esta classificação um pouco adiante, quando estudarmos o Ciclo Vital dosDocumentos.

Classificação dos Documentos

Assim como os arquivos, os documentos que os compõem tambémpodem ser classificados segundo alguns critérios. Os documentos são

classificados quanto ao gênero, quanto à espécie/tipologia e quanto à naturezado assunto.

Quanto ao Gênero: os documentos podem ser textuais (ou escritos),

iconográficos, sonoros, filmográficos, informáticos (ou digitais), cartográficos emicrográficos.





Os documentos textuais ou escritos são aqueles que apresentam a

informação de modo escrito ou em forma de texto. Exemplo: carta, relatórios,certidões, atas, etc.

Os documentos iconográficos são aqueles que apresentam a informaçãoem forma de imagem estática. Exemplo: fotografia, desenhos, gravuras,

diapositivos (slides), etc.

Os documentos sonoros são aqueles que apresentam a informação em

foram de som ou áudio. Exemplo: disco de vinil, escuta telefônica, sonsgravados em fitas cassete.

Os documentos filmográficos são aqueles que apresentam a informaçãoem forma de imagens dinâmicas ou em movimento (com ou sem som).

Exemplo: filmagens e vídeos.

Os documentos informáticos, eletrônicos ou digitais são aquelesgravados em meio digital, e por isso necessitam de equipamentos eletrônicos

para serem lidos. Exemplo: som no formato MP3, arquivo de texto do Word,filmes em formato DVD, etc.

Os documentos cartográficos são aqueles que cuja informaçãorepresenta, de forma reduzida, uma área maior. Exemplo: mapas, plantas,

perfis, etc.

Os documentos micrográficos são aqueles apresentados no suporte

microfichas, resultados do processo de microfilmagem. Trataremos damicrofilmagem em nossa última aula do curso.

Atenção: É possível, e já ocorreu antes, que a banca considere o gênerocartográfico como uma espécie de “subgênero” do iconográfico, pois ambos

apresentam imagens estáticas. Portanto fiquem atentos: caso isso ocorra, se não tiver nada mais que torne o item falso, estará correto.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantas fazem parte do gênero documental cartográfico.

Resolução

O item está correto. Todos os itens listados acima são exemplos de

documentos do gênero cartográfico, conforme acabamos de estudar.

(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e cartão-janela são exemplos de documentos do gênero micrográfico.

Resolução





O item está correto. Todos os exemplos listados são pertencentes aogênero micrográfico, pois são resultados do processo de reprodução em

microformas.

Quanto à Espécie/Tipologia Documental: os documentos sãoclassificados de acordo com seu aspecto formal (aparência que assume de

acordo com as informações) e sua função (o objetivo para o qual o documentofoi produzido).

Como exemplo, temos o Contrato. O contrato apresenta as informaçõesde forma que se possa identificá-lo como contrato: possui identificação das

partes, do objeto, das condições, cláusulas, etc. O contrato então é umaespécie documental (considerando o aspecto formal).

Para saber a tipologia documental, ou simplesmente tipo, acrescentamos

a função. No caso do contrato, acrescentamos, por exemplo, aluguel deimóvel. Então a função do contrato é realizar um acordo de aluguel de imóvel.

Em resumo, temos o contrato (espécie) de aluguel (função). Essa idéiapode ser aplicada a vários outros documentos. Vejamos alguns exemplos:

Alvará (espécie) / Alvará de funcionamento (tipo)Declaração (espécie) / Declaração de bens (tipo)

Relação (espécie) / Relação de bens patrimoniais (tipo)

(TRE-MS/2007 – FCC) A tipologia documental é a junção da espécie documental com o suporte material.

Resolução

O item está incorreto. Acabamos de entender que o tipo, ou tipologia, é a

junção da espécie (aspecto formal) com a função do documento, e não com o

seu suporte.

É muito importante também conhecer dois outros conceitos: formato e

forma.

O formato é a configuração física que o suporte assume. Ex: livro,caderno, folheto, cartaz, etc.

A forma é o estágio de preparação do documento, o seu estado de

produção atual. Ex: rascunho, minuta, original e cópia.

Quanto à Natureza do Assunto: os documentos podem ser ostensivos(ou ordinários) ou sigilosos.

Os documentos ostensivos ou ordinários são aqueles cuja informação nãoé prejudicial quando for de conhecimento geral. São documentos que não





possuem informações estratégicas, nem de teor pessoal, e sua divulgação não

causa nenhum tipo de problema à administração ou a terceiros.

Os documentos sigilosos são aqueles que possuem conteúdo que só

podem ser de conhecimento restrito, e por isso requerem medidas desegurança especiais para sua custódia e divulgação.

Sobre o assunto, devemos considerar a recente Lei de Acesso àInformação (Lei Federal n° 12.527/11), que foi entrou em vigor há poucas

semanas; e o Decreto Federal nº 4.553/02, que trata dos documentos emateriais de caráter sigiloso para a Administração Pública. As normas citadas

atribuem graus de sigilo, sua classificação e o período pelo qual o documentodever permanecer sigiloso. Seguem as tabelas de classificação:

Tabela de Classificação segundo o Decreto 4.553/02

Tabela de Classificação segundo a Lei 12.527/11

Atenção: Talvez por uma falha do legislador, apesar de a Lei de Acesso

à Informação já estar em vigor, o texto do Decreto 4.553/02 não foimodificado e nem revogado explicitamente (ainda), mesmo que a Lei tenha

trago alterações. Portanto, é fundamental que fiquem atentos a este detalhe:caso o item se refira à classificação e período de tempo do Decreto,

considerem a primeira tabela; caso se refira à classificação e período de temposegundo a Lei, considerem a segunda tabela.

Além disso, caso o item dê margem à dupla interpretação, ou estejaelaborado em desacordo com a legislação, poderá ser objeto de recurso de

muitos candidatos.

Ainda, como se trata de uma Lei recente e cujo tema é polêmico, amesma pode ser assunto em provas de atualidades ou discursivas,

especialmente para um concurso de tribunal.

Os documentos sigilosos, conforme já dito, somente pode ser consultado

pelo seu destinatário, ou por pessoa legalmente autorizada. Contudo, a Lei deArquivos (8.159/91) determina que, caso seja necessário para defesa de





direitos, esses documentos podem ser exibidos em seção reservada, conforme

determinação judicial, ou podem ser emitidas certidões que confirmem seuconteúdo, ou parte dele.

Não vamos nos ficar mais no assunto, pois o nosso edital não pedelegislação correlata da área. Mas é muito importante que vocês conheçam a Lei

e o Decreto mencionados para maiores esclarecimentos do assunto.

Atenção: Quando um documento, que pertença a um conjunto, dossiê

ou processo, for classificado em um grau de sigilo, todo o conjunto seráclassificado no mesmo grau de sigilo, mesmo que não tenha informações desse

caráter.

Quando dois ou mais documentos de um mesmo conjunto forem

classificados em graus de sigilos diferentes, todo o conjunto será classificado

com o grau de sigilo mais alto atribuído aos documentos sigilosos deste conjunto.

(STM/2011 – Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurançada sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas,

são sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibição reservada, mediante determinação do Poder Judiciário.

Resolução

O item está correto. Acabamos de aprender que pode ser exibido o

conteúdo de documento sigiloso, se necessário para defesa de direitos, pode

ser exibido em seção reservada por determinação judicial.

(STM/2011 – Cespe/UnB) A classificação de sigilo de um grupo dedocumentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída aodocumento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer o

acesso a esse conjunto.

Resolução

O item está incorreto. Quando alguns documentos de um conjunto sãoclassificados como sigilosos, todo o conjunto será classificado com o grau de

sigilo mais alto atribuído aos seus documentos, de forma a restringir o acesso

a esse conjunto.





Princípios Arquivísticos

A Arquivologia, enquanto ciência, adota e segue princípios que devemorientar seus trabalhos e estudos. Esses princípios são utilizados desde o final do

século XIX e constituem a própria base da Arquivística Moderna. Vamos a eles:

Princípio da Proveniência ou do Respeito aos Fundos: Este é o

mais importante princípio da Arquivologia. Ele afirma que os documentos earquivos originários de uma pessoa ou instituição devem manter sua

individualidade, não podendo ser misturados com os arquivos de origemdiversa. Como veremos mais adiante, os documentos de arquivo são

complementares, e possuem mais valor quando em seu conjunto. O arquivodeve refletir a organização e funcionamento de seu produtor, razão pela qual

não deve ser alterado (ter documentos retirados, acrescidos de forma indevidaou misturados com os de outras pessoas ou instituições). Ao conjunto

arquivístico de uma pessoa ou entidade chamamos de “fundo arquivístico”.

Princípio da Organicidade: Este deriva do Principio da Proveniência. A

organicidade é a qualidade segundo a qual os documentos devem manter umaorganização que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relações

internas e externas de seu produtor.

Princípio da Ordem Original: Princípio segundo o qual o arquivo deveconservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou família que o

produziu. Este princípio enuncia que, considerando as relações estruturais efuncionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser

mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.

Princípio da Unicidade: É a qualidade pela qual os documentos de

arquivo, independente de sua forma, espécie, tipo ou suporte, preserva seucaráter único, pelo contexto de sua produção. Os documentos são criados por

uma atividade específica e para atender a necessidade determinada; portanto,mesmo que haja outro documento igual no arquivo, ainda assim eles serão

únicos, pois as atividades e necessidades que motivaram sua produção sãoúnicas.

Princípio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivística: Tambémderivado do Principio da Proveniência, É a qualidade pela qual os fundos devem

manter-se preservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não

autorizada ou acréscimos indevidos de peças documentais. Como ditoanteriormente, os fundos de arquivo devem refletir a estrutura e o

funcionamento da instituição, e os documentos que o compõem têm muitomais valor quando no seu conjunto do que fora dele. Portanto, os fundos

devem manter-se completos para refletir o mais fielmente possível o seuprodutor, o que não ocorrerá se o mesmo não estiver íntegro.





Princípio da Cumulatividade: Este princípio afirma que os arquivos

são uma formação progressiva, natural e orgânica. Diferente da biblioteca e deoutros órgãos de documentação (que veremos mais adiante), em que a

cumulação de documentos se dá de forma gradativa (com a aquisição dosdocumentos por compra, permuta ou doação), o arquivo acumula seus

documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os documentos dearquivo são, então, um produto imediato, natural e direto dessas atividades.

Princípio da Territorialidade: Este princípio, nascido de questõespolíticas pelas fronteiras do Canadá, é utilizado no sentido de definir o

domicílio legal dos documentos, ou seja, a “jurisdição”, o local onde serão produzidos seus efeitos. Essa jurisdição do documento deve ser definida

conforme a área territorial, a esfera de poder e o âmbito administrativo onde

foi produzido ou recebido o documento. O documento deve se manter o maispróximo possível do local onde foi produzido, seja uma instituição, uma região

específica ou uma nação. Como exceção deste princípio, não se aplica a documentos produzidos por acordos diplomáticos ou por ações militares.

Teoria das Três Idades: Também conhecida como Ciclo Vital dosDocumentos, ou Estágio de Evolução dos Arquivos, esta teoria constitui um

verdadeiro marco na história da Arquivística. Ela afirma que os documentos deum arquivo passam por estágios conforme seus valores mudam. Quando um

documento é produzido, ele possui um valor primário, que é sua importânciapara a atividade que o gerou. Contudo, esse valor é temporário: cessa logo

que a atividade acaba. Mas alguns documentos (não todos) ainda possuem ovalor secundário, que é sua importância para outras atividades ou outros

campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para apesquisa histórica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse

valor é definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado

permanentemente.

Princípio da Pertinência ou Temático: É a qualidade pela qual os

documentos, quando recolhidos a uma instituição arquivística, devem serreclassificados e reorganizados por assuntos, independentemente da sua

proveniência e organização originais. Este conceito não é mais adotado naArquivística por ir de encontro ao Princípio da Proveniência. Se todos os

documentos são classificados e reorganizados de acordo com um plano geral,desprezando a organização original, o conjunto perderá sua razão de ser, que

é refletir e mostrar as atividades e organização das instituições.

Atenção: Existem ainda outros princípios que dificilmente aparecerão

em provas, mas que podem confundir. São eles:

Princípio da Pertinência Funcional ou Proveniência Funcional: Este

princípio determina que os documentos devam ser transferidos de umaautoridade a outra quando ocorrer mudanças políticas ou administrativas, para

garantir a continuidade administrativa. Também está em desuso.





Princípio da Pertinência Territorial: Este princípio afirma que os

documentos deveriam ser transferidos para a custódia de arquivos comjurisdição arquivística sobre o território ao qual se reporta o seu conteúdo, sem

levar em conta o lugar em que foram produzidos.

Princípio da Proveniência Territorial: Este princípio, contrário ao

anterior, afirma que os documentos deveriam ser conservados em serviços dearquivos do território no qual foram produzidos, com exceção daqueles

produzidos por operações militares ou representações diplomáticas.

(EBC/2011 – Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de organização dos documentos, aplica-se o princípio da pertinência.

Resolução

O item está incorreto. Em primeiro lugar, sabemos que o princípio dapertinência não é mais aplicado na prática arquivística atual; ele vai de

encontro a outros princípios e à própria razão de existir de um arquivo, que é

refletir a identidade e atividades do seu produtor.

Para ilustrar melhor sua aplicação, vamos analisar um exemplo: vamos

supor que sejam recolhidos ao Arquivo Nacional os arquivos do Ministério daSaúde e da ANS. De acordo com este princípio, os documentos desses dois

arquivos deveriam ser guardados juntos, literalmente misturados, pois tratamdo mesmo assunto (pasta Saúde do Governo Federal). Mas e se um usuário for

consultar, por exemplo, sobre a história da ANS? Como faria, se osdocumentos estão misturados e organizados de forma a não refletir essa

história? Não há a possibilidade de atender às necessidades de pesquisa dessaforma... E se o arquivo não pode atender às necessidades de pesquisa, não há

por que ele existir.

Em segundo lugar, o princípio que determina a organização dos

documentos é o da Organicidade, como vimos mais ao fim da aula.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) Ao se aplicar o princípio de respeito aos fundosem um conjunto documental de uma organização pública ou privada, são identificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação.

Resolução

O item está incorreto. O princípio do Respeito aos Fundos, por si só, não

garante a valoração de um documento. Para se determinar se um documentopossui ou não valor secundário, isto é, será ou não eliminado, é necessário um

processo muito complexo, realizado por uma comissão determinada formada





especialmente para este fim: a Avaliação. Estudaremos este processo em

nossa próxima aula.

(EBC/2011 – Cespe/UnB) Para a obtenção do fundo de arquivo, deve-se aplicar o princípio da naturalidade.

Resolução

O item está incorreto. O fundo de arquivo nada mais é do que o conjunto

formado pelos documentos de um mesmo produtor. Assim, para se formar umfundo, devemos manter unidos os documentos que foram produzidos por uma

mesma entidade, no exercício de suas funções. E o princípio que determinaessa união, além de proibir a sua dispersão ou acréscimos indevidos, é o da

Proveniência, ou como o próprio nome sugere, o do Respeito aos Fundos.

Armazenamento e Acondicionamento de Documentos

Antes de prosseguirmos com o armazenamento e acondicionamento,

precisamos entender o que eles são.

Acondicionamento: é a embalagem ou guarda de documentos para sua

preservação. Trata-se de colocá-lo em uma embalagem (pasta ou caixa).

Armazenamento: é a guarda do documento propriamente dita. É a

colocação do documento no arquivo, seja ele o móvel, o prédio ou parte dele,ou o depósito.

Podem perceber pela definição dada pelo Dicionário de TerminologiaArquivística, que não é nada difícil entender essas técnicas. Vamos então às

recomendações do CONARQ, que são as adotadas pelo Cespe/UnB paraelaborar seus itens.

Armazenamento

Os documentos devem ser armazenados em locais que apresentem

condições ambientais apropriadas às suas necessidades de preservação, pelo

prazo de guarda estabelecido em tabela de temporalidade e destinação.

A localização de um depósito de arquivo deve prever facilidades de

acesso e de segurança contra perigos iminentes, evitando-se, por exemplo:

- áreas de risco de vendavais e outras intempéries, e de inundações;

- áreas de risco de incêndios;





- áreas próximas a indústrias pesadas com altos índices de poluição

atmosférica; - áreas próximas a instalações estratégicas.

As áreas de trabalho e de circulação de público deverão atender àsnecessidades de funcionalidade e conforto, e as de armazenamento de

documentos devem ser totalmente independentes das demais.

Nas áreas de depósito, os cuidados devem ser dirigidos a:

- evitar, principalmente, os subsolos e porões, em razão do grande risco de inundações;

- prever condições estruturais de resistência a cargas; - a área dos depósitos não deve exceder a 200 m2. Os depósitos deverão

ser compartimentados. Os compartimentos devem ser independentes entre si,

separados por corredores, com acessos equipados com portas corta-fogo e, depreferência, também com sistemas independentes de energia elétrica, de

aeração ou de climatização; - evitar tubulações hidráulicas, caixas d’água e quadros de energia

elétrica sobre as áreas de depósito; - evitar todo tipo de material que possa promover risco de propagação

de fogo ou formação de gases, como madeiras, pinturas e revestimentos; - aumentar a resistência térmica ou a estanqueidade das paredes

externas, em especial daquelas sujeitas à ação direta de raios solares, pormeio de isolamento térmico e/ou pintura de cor clara, de efeito reflexivo. Além

dos recursos construtivos utilizados para amenizar as temperaturas internas,sempre que for possível, posicionar os depósitos nos prismas de menor

insolação; - promover a ventilação dos ambientes de forma natural ou artificial,

inclusive com a disposição adequada do mobiliário, de forma a facilitar o fluxo

do ar; - evitar a presença de pessoas em trabalho ou consulta em tais

ambientes; - manter suprimento elétrico de emergência. Nas áreas de depósito, os

documentos devem ser armazenados separadamente, de acordo com o seu suporte e suas especificidades, a saber:

- documentos textuais, como manuscritos e impressos; - documentos encadernados;

- documentos textuais de grande formato; - documentos cartográficos, como mapas e plantas arquitetônicas;

- documentos iconográficos, como desenhos, gravuras e cartazes; - documentos em meio micrográfico;

- documentos fotográficos; - documentos sonoros;

- documentos cinematográficos;

- documentos em meios magnéticos e ópticos.





Quanto às condições climáticas, as áreas de pesquisa e de trabalho

devem receber tratamento diferenciado das áreas dos depósitos, as quais, porsua vez, também devem se diferenciar entre si, considerando-se as

necessidades específicas de preservação para cada tipo de suporte.Recomenda-se um estudo prévio das condições climáticas da região, nos casos

de se elaborar um projeto de construção ou reforma, com vistas a obter osmelhores benefícios, com baixo custo, em favor da preservação dos acervos.

A deterioração natural dos suportes dos documentos, ao longo do tempo,ocorre por reações químicas, que são aceleradas por flutuações e extremos de

temperatura e umidade relativa do ar, e pela exposição aos poluentesatmosféricos e às radiações luminosas, especialmente dos raios ultravioleta. A

adoção dos parâmetros recomendados por diferentes autores (de temperatura

entre 15° e 22° C e de umidade relativa entre 45% e 60%) exige, nos climasquentes e úmidos, o emprego de meios mecânicos sofisticados, resultando em

altos custos de investimento em equipamentos, manutenção e energia. Osíndices muito elevados de temperatura e umidade relativa do ar, as variações

bruscas e a falta de ventilação promovem a ocorrência de infestações deinsetos e o desenvolvimento de microorganismos, que aumentam as

proporções dos danos.

Com base nessas constatações, recomenda-se:

- armazenar todos os documentos em condições ambientais que assegurem sua preservação, pelo prazo de guarda estabelecido;

- monitorar as condições de temperatura e umidade relativa do ar; - utilizar preferencialmente soluções de baixo custo direcionadas à

obtenção de níveis de temperatura e umidade relativa estabilizados na média,evitando variações súbitas;

- reavaliar a utilidade de condicionadores mecânicos quando os

equipamentos de climatização não puderem ser mantidos em funcionamentosem interrupção;

- proteger os documentos e suas embalagens da incidência direta de luzsolar, por meio de filtros, persianas ou cortinas;

- monitorar os níveis de luminosidade, em especial das radiaçõesultravioleta;

- reduzir ao máximo a radiação UV emitida por lâmpadas fluorescentes,aplicando filtros bloqueadores aos tubos ou às luminárias;

- promover regularmente a limpeza e o controle de insetos rasteiros nasáreas de armazenamento;

- manter um programa integrado de higienização do acervo e de prevenção de insetos;

- monitorar as condições do ar quanto à presença de poeira e poluentes,procurando reduzir ao máximo os contaminantes, utilizando cortinas, filtros,

bem como realizando o fechamento e a abertura controlada de janelas;





- armazenar os acervos de fotografias, filmes, meios magnéticos e

ópticos em condições climáticas especiais, de baixa temperatura e umidaderelativa, obtidas por meio de equipamentos mecânicos bem dimensionados,

sobretudo para a manutenção da estabilidade dessas condições, a saber:

fotografias em preto e brancoT 12ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%

fotografias em cor

T 5ºC ± 1ºC e UR 35% ± 5%

filmes e registros magnéticos

T 18ºC ± 1ºC e UR 40% ± 5%

Acondicionamento

Os documentos devem ser acondicionados em mobiliário e invólucros

apropriados, que assegurem sua preservação. A escolha deverá ser feitaobservando-se as características físicas e a natureza de cada suporte. A

confecção e a disposição do mobiliário deverão acatar as normas existentessobre qualidade e resistência e sobre segurança no trabalho.

O mobiliário facilita o acesso seguro aos documentos, promove aproteção contra danos físicos, químicos e mecânicos. Os documentos devem

ser guardados em arquivos, estantes, armários ou prateleiras, apropriados acada suporte e formato.

Os documentos de valor permanente que apresentam grandes formatos,como mapas, plantas e cartazes, devem ser armazenados horizontalmente, em

mapotecas adequadas às suas medidas, ou enrolados sobre tubos

confeccionados em cartão alcalino e acondicionados em armários ou gavetas.

Nenhum documento deve ser armazenado diretamente sobre o chão.

As mídias magnéticas, como fitas de vídeo, áudio e de computador,devem ser armazenadas longe de campos magnéticos que possam causar a

distorção ou a perda de dados.

O armazenamento será preferencialmente em mobiliário de aço tratado

com pintura sintética, de efeito antiestático.

As embalagens protegem os documentos contra a poeira e danos

acidentais, minimizam as variações externas de temperatura e umidaderelativa e reduzem os riscos de danos por água e fogo em casos de desastre.

As caixas de arquivo devem ser resistentes ao manuseio, ao peso dosdocumentos e à pressão, caso tenham de ser empilhadas. Precisam ser





mantidas em boas condições de conservação e limpeza, de forma a proteger os

documentos.

As medidas de caixas, envelopes ou pastas devem respeitar formatos

padronizados, e devem ser sempre superiores às dos documentos que irãoabrigar.

Todos os materiais usados para o armazenamento de documentospermanentes devem manter-se quimicamente estáveis ao longo do tempo, não

podendo provocar quaisquer reações que afetem a preservação dosdocumentos.

Os papéis e cartões empregados na produção de caixas e invólucrosdevem ser alcalinos e corresponder às expectativas de preservação dos

documentos. No caso de caixas não confeccionados em cartão alcalino,

recomenda-se o uso de invólucros internos de papel alcalino, para evitar ocontato direto de documentos com materiais instáveis.

Atenção: Na pratica, a recomendação sobre evitar subsolos e porõesnão é adotada pela imensa maioria das instituições, devido à falta de uma

estrutura arquitetônica capaz de suportar o grande peso dos arquivos. Então,para efeitos de recomendação, deve ser evitado esse tipo de ambiente, mas

para efeitos práticos, é vantajoso por não comprometer a estrutura dos edifícios.

Apesar de não ser difícil, é um conteúdo um pouco extenso. Mas asquestões sobre ele não são raras, como podem ver pela quantidade de

questões retiradas a seguir.

(Ibram-DF/2009 – Cesp/UnB) As áreas de armazenamento de documentos devem ser totalmente independentes das demais e não devem

exceder 200 m². Assim, pode ser necessário ter vários depósitos, que devem ser independentes entre si, separados por corredores, com portas corta-fogo e,

de preferência, com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração e

de climatização.

Resolução

O item está correto. Vimos agora nas recomendações do CONARQ que osdepósitos devem mesmo ter o limite de 200 m². Caso o espaço destinado para

este fim seja maior, é necessário que haja uma divisão, com funcionamento

independente e que garanta a preservação e proteção dos documentos.





(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) A definição dos gêneros documentais é importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessário para a

preservação dos documentos.

Resolução

O item está correto. Vimos que os documentos devem ser armazenadosem condições que atendam as necessidades de suas especificações. Conhecer

o suporte e o gênero dos documentos é fundamental para tomas as medidas

que melhor garantam sua preservação e proteção.

(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) O acondicionamento é uma das etapas do planejamento de conservação preventiva de documentos.

Resolução

O item está correto. A correta operação de acondicionamento, como o

uso de materiais adequados, de ferramentas específicas, de embalagensapropriadas a cada arquivo, etc., contribui para a preservação do documento,

que é a conservação preventiva.

Por conservação preventiva devemos entender todos os cuidados

necessários para evitar que os documentos sofram agressões e sejamdestruídos ou danificados de qualquer forma, até mesmo o combate à sua

deterioração natural.





Exercícios

01 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) Os documentos de arquivo não são

coletados artificialmente como os objetos de um museu, mas acumulados emfunção dos objetivos práticos da administração, o que constitui característica

de unicidade.

02 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Mesmo que os documentos sejam tirados

arbitrariamente do seu contexto e reunidos de acordo com um sistemasubjetivo qualquer, o real significado dos mesmos, como prova documentária,

não é perdido nem se torna obscuro.

03 - (MS/2010 – Cespe/UnB) Os documentos públicos devem ser

mantidos em unidades diferentes que correspondam à sua origem em

determinado órgão governamental.

04 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) A proveniência territorial deu origem

ao princípio da territorialidade, segundo o qual os arquivos devem serconservados em serviços de arquivo do território onde foram produzidos.

05 - (TRE-ES/2011 – Cespe/UnB) De acordo com o princípio do respeitoà ordem original, os documentos devem ser reclassificados com base no

assunto, desconsiderando-se a sua proveniência.

06 - (MPU/2010 – Cespe/UnB) No plano institucional, o princípio da

territorialidade significa que os arquivos devem ser conservados o mais pertopossível do lugar de sua criação e aplicação e guardados por quem os

acumulou.

07 - (TJ-ES/2011 – Cespe/UnB) A aplicação do princípio da ordem

original mantém os documentos na ordem física que eles tinham no setor detrabalho.

08 - (TRT-21/2010 – Cespe/UnB) A base teórica para a avaliação de

documentos é dada pelo princípio da pertinência.

09 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Os princípios arquivísticos, entre eles o

princípio de respeito aos fundos, que fundamentam a prática arquivísticacontemporânea foram elaborados nos últimos quarenta anos, principalmente a

partir da chamada explosão da informação.

10 - (ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Um documento de arquivo é confiável

quando o conteúdo pode ser considerado uma representação completa eprecisa das operações, das atividades ou dos fatos que o criaram.





11 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) A organicidade do arquivo se verifica

na relação que os documentos mantêm entre si em decorrência das atividadesdo sujeito acumulador, seja ele pessoa física ou jurídica.

12 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Em um conjunto documental, quandoos documentos são mantidos no local onde foram acumulados, aplica-se o

princípio arquivístico da ordem original.

13 - (Correios/2011 – Cespe/UnB) Quando há necessidade de se

reclassificar os documentos por tema, sem se levar em consideração a suaproveniência ou a classificação original, estará sendo aplicado o princípio da

pertinência.

14 - (STM/2011 – Cespe/UnB) As características dos documentos de

arquivo incluem a unicidade, a qual determina que somente pode ser

considerado documento de arquivo aquele que é exemplar único e original.

15 - (MS/2010 – Cespe/UnB) O termo suporte é utilizado em

arquivologia para denominar qualquer material que contém informaçõesregistradas. Alguns exemplos, além do mais comum hoje, que é o papel, são:

papiro, pergaminho, filme de acetato, fita magnética, disco magnético, discoótico, entre outros.

16 - (ANAC/2009 – Cespe/UnB) Os estágios de evolução dos arquivossão conhecidos como arquivos setoriais e arquivos gerais ou centrais.

17 - (STM/2011 – Cespe/UnB) A teoria das três idades refere-se àsistematização do ciclo de vida dos documentos arquivísticos.

18 - (AGU/2010 – Cespe/UnB) Uma das principais funções do arquivointermediário é armazenar temporariamente os documentos que não são mais

movimentados.

19 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) A existência de arquivos correntes é

justificada por questões exclusivamente econômicas.

20 - (INSS/2008 – Cespe/UnB) Os documentos podem passar pelas trêsidades documentais, mas, obrigatoriamente, apenas pelos arquivos correntes.





Gabarito Comentado

Item Resposta Comentário

01 Errado Segundo este princípio, não pode haver entrada de documentos efetuada por entidade diversa daquela que o gerou.

02 Errado Segundo o princípio da Organicidade, a ordem dos documentos deve refletir aorganização e atividades das instituições, para seu entendimento.

03 Certo Uma pequena aplicação do princípio da Territorialidade, onde os documentos devem estar o mais próximo possível de seu produtor.

04 Certo A correta aplicação do princípio da Territorialidade, onde os documentos devem sermantidos no local onde foram produzidos.

05 Errado O princípio da Ordem Original mantém o arquivo com a classificação inicial. A reclassificação é determinada pela Pertinência.

06 Certo Mais uma interpretação do princípio da Territorialidade, os documentos devem serguardados, tanto quanto possível, pelo acumulador, ou próximo a este.

07 Errado A aplicação deste princípio mantém a classificação inicial dos documentos, e não sua organização inicial.

08 Errado Este princípio não tem aplicação prática. A base teórica para a avaliação são osprincípios da Proveniência e da Ordem Original.

09 Errado Os princípios arquivísticos, especialmente o da Proveniência e da Ordem Original, datam da Idade Moderna, quando os arquivos ganharam importância para a sociedade.

10 Certo Uma das características do documento de arquivo é provar, informar ou testemunharsobre a atividade que o gerou, ou sobre a instituição que o gerou.

11 Certo O documento de arquivo deve provar ou informar sobre seu produtor. Portanto, deve estar organizado de forma que reflita fielmente essas atividades.

12 Errado Neste caso observamos a aplicação do princípio da Territorialidade. O princípio da Organização é observado quanto ao método de organização dos documentos.

13 Certo Apesar de não ser mais aplicado este princípio na prática, é exatamente este o seu método de funcionamento: considerar apenas o assunto do documento.

14 Errado Os documentos de arquivos são únicos em seu contexto. Mas não significa que sãoúnicos em exemplares ou vias. Podem haver mais, e pertencer a arquivos diferentes.

15 Certo Os suportes são qualquer meio físico que tenha o registro de informações. Mesmo os desenhos de cavernas e inscrições em tábuas antigas são suporte documental.

16 Errado Os estágios de evolução dos arquivos são dados pela Teoria das Três Idades, que sãocorrente, intermediário e permanente. Vamos ver mais na próxima aula.

17 Certo A Teoria das Três Idades reflete o ciclo de vida pelo qual passa todos os documentos criados: a sua produção, sua utilização e sua destinação.

18 Certo Vimos que os documentos de arquivo intermediário são os que possuem ainda utilidadeadministrativa, mas têm baixa freqüência de utilização.

19 Errado A existência do arquivo corrente é inevitável, visto que é a única fase obrigatória para todos os documentos. O item se refere ao arquivo intermediário.

20 Certo Conforme explicado em item anterior, o arquivo corrente é a única fase obrigatória,pois é onde “nascem” todos os documentos.





Pois bem, queridos alunos, ficamos por aqui nesta primeira aula.

Estes são os conceitos necessários para responderem às questões.Resolvemos e comentamos alguns exercícios sobre os assuntos pedidos nos

editais, alguns com muitas questões, outros com poucas, pois não aparecemmuito em provas da banca...

Mas para que vejam a simplicidade do conteúdo, podem perceber quemuitas questões resolvidas e colocadas na lista foram retiradas de provas do

Cespe/UnB para cargos de nível superior. Mesmo com uma “exigência maior” para estes cargos, o assunto conceitos iniciais não é difícil.

E como mencionado, até o momento estamos ainda sem notícias sobre abanca que vai organizar o concurso. Mas, reafirmando, há grandes chances de

que seja novamente o Cespe/UnB. Portanto vamos continuar focados nessa

banca.

Espero que tenham gostado da aula, e mais ainda que tenham percebido

a importância de estudar esta disciplina, pois em um concurso como este asvagas serão disputadas “ponto-a-ponto”!

Aproveito a oportunidade para pedir perdão por este pequeno atraso napublicação da aula. Tive alguns contratempos de ordem tecnológica que me

impediram de postá-la na data prevista. Mas o problema já foi solucionado e aspróximas aulas serão postadas nas datas previstas, ou ao menos não com uma

diferença de tempo tão grande.

Espero receber as críticas e sugestões de todos vocês para elaborar um

trabalho que realmente os ajude. Estarei disponível para solução de dúvidas nofórum do curso e no e-mail: [email protected].

Forte abraço a todos, meus desejos de que as bênçãos de Deus estejampresentes em suas vidas!

Bons estudos, bom restinho de feriado e final de semana, e aguardo a

todos em nossa próxima aula!

Prof. Mayko Gomes Junho/2012

mailto:[email protected]





Exercícios Resolvidos na Aula

(STM/2011 – Cespe/UnB) Somente podem ser considerados documentos

de arquivo aqueles que, emanados do poder público ou de entidades de direitoprivado, são capazes de produzir efeitos de ordem jurídica na comprovação de

fatos.

(ANEEL/2010 – Cespe/UnB) Um documento de arquivo é confiável

quando o conteúdo pode ser considerado uma representação completa eprecisa das operações, das atividades ou dos fatos que o criaram.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) A distinção entre documentos de arquivo,de biblioteca ou de museu é feita conforme a origem e o emprego desses

documentos.

(TRT-17/2009 – Cespe/UnB) A instalação de arquivos setoriais é uma

forma de centralização dos arquivos correntes da organização como um todo.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) O arquivo corrente é formado por documentos

que estão em trâmite, mas que não são consultados frequentemente porqueaguardam sua destinação final.

(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) O acesso aos documentos nos arquivosintermediários é ainda restrito aos acumuladores, porque o arquivo

intermediário é uma extensão dos arquivos correntes, em que predomina ovalor primário dos documentos.

(Correios/2011 – Cespe/UnB) O acervo de um arquivo permanente é

constituído das preciosidades colecionadas ao longo do tempo por pessoasfísicas ou jurídicas e recolhidas de modo assistemático.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) Mapas, perfis, desenhos técnicos e plantasfazem parte do gênero documental cartográfico.

(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) Rolo, jaqueta e cartão-janela são exemplosde documentos do gênero micrográfico.

(TRE-MS/2007 – FCC) A tipologia documental é a junção da espéciedocumental com o suporte material.

(STM/2011 – Cespe/UnB) Os documentos que podem afetar a segurançada sociedade e do Estado, ou a intimidade, a honra e a imagem de pessoas,

são sigilosos. Todo documento sigiloso pode, entretanto, ser objeto de exibiçãoreservada, mediante determinação do Poder Judiciário.





(STM/2011 – Cespe/UnB) A classificação de sigilo de um grupo de

documentos que formem um conjunto deve ser a mesma atribuída aodocumento classificado com o mais baixo grau de sigilo, de forma a favorecer o

acesso a esse conjunto.

(EBC/2011 – Cespe/UnB) Quando se preserva a forma original de

organização dos documentos, aplica-se o princípio da pertinência.

(AGU/2010 – Cespe/UnB) Ao se aplicar o princípio de respeito aos fundos

em um conjunto documental de uma organização pública ou privada, sãoidentificados os documentos destinados à guarda permanente ou à eliminação.

(EBC/2011 – Cespe/UnB) Para a obtenção do fundo de arquivo, deve-seaplicar o princípio da naturalidade.

(Ibram-DF/2009 – Cesp/UnB) As áreas de armazenamento de

documentos devem ser totalmente independentes das demais e não devemexceder 200 m². Assim, pode ser necessário ter vários depósitos, que devem

ser independentes entre si, separados por corredores, com portas corta-fogo e,de preferência, com sistemas independentes de energia elétrica, de aeração e

de climatização.

(TRT-21/2010 – Cespe/UnB) A definição dos gêneros documentais é

importante para estabelecer o tipo de armazenamento necessário para apreservação dos documentos.

(TJDFT/2008 – Cespe/UnB) O acondicionamento é uma das etapas doplanejamento de conservação preventiva de documentos.

01 - arquivologia - mayko

Documents