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A boa gestão é fundamental para assegurar um papel impor-tante da ACE na representação dos interesses dos seus asso-ciados.

Existem vários exemplos de ACEs que tiveram uma evolu-ção fantástica, dobrando em pouco tempo o número dos seusassociados, depois de terem sido liderados por presidentesaptos e interessados em novos métodos de gestão. Tambémexiste o contrário: ACEs que perderam o apoio por parte dosseus associados devido a fraquezas na comunicação e orga-nização do seu representante máximo.

Gastam-se anos para erguer uma entidade, mas leva-se ape-nas alguns meses para destruí-la por completo.

Este capítulo irá tratar de diversas ferramentas de gestão adap-tadas à realidade das entidades, de formas de comportamen-to e atitudes pessoais que contribuem positivamente para umfuturo brilhante da entidade.

ASSUMINDO A ACEO início do mandato de uma diretoriamuitas dúvidas surgem após a posse:

� Qual é a situação financeirada entidade?

� O que os associados es-peram da nova diretoriae da ACE?

� Onde a ACE alcançaseus objetivos e ondeela está falhando?

� Os funcionários estãomotivados e aptos paradesenvolver a ACE?

� Quais são nossas propos-tas para o desenvolvimen-to local e como alcançá-los?

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Na seqüência procuramos propor respostas a cada uma des-tas perguntas. É natural que todas as propostas não possamser aplicadas fielmente em todas as ACEs, pois as particula-ridades de cada uma são grandes. Mas, com certeza, podemservir como ponto de partida para as novas diretorias.

Qual a primeira medida que o presidente deve tomar?

LEVANTAMENTO DA SITUAÇÃO FINANCEIRA E PATRIMONIAL

Para obter uma primeira visão sobre a situação da entidade,o presidente deve tomar as seguintes providências:

� Pedir ao contador uma cópia dos balanços e balancetesdas últimas gestões para analisar a situação financeirae patrimonial da entidade;

� Pedir ao executivo o levantamento de todas as contasbancárias da ACE e providenciar extrato de cada uma;

� Verificar junto ao contador e ao executivo a coerênciaentre os valores dos extratos e os livros contábeis daentidade;

� Pedir ao executivo o levantamento de todas as contas apagar e a receber;

� Providenciar os registros necessários para gerir as con-tas da entidade;

� Tirar as certidões negativas federais, estaduais e muni-cipais a fim de verificar se a ACE está em dia com suasobrigações. Somente com as certidões em dia, a enti-dade poderá vir receber alguma verba pública e de ór-gãos paraestatais, a exemplo do Sebrae.

A consolidação dos resultados desses levantamentos permiteao presidente verificar a situação financeira e patrimonial daentidade. Para agilizar este processo é muito importante aautomação da própria gestão financeira.

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* Os valores acima são representativos

DESPESAS ADMINISTRATIVAS

Após o levantamento da situação financeira e patrimonial éimportante verificar as despesas da entidade. A seguir, umexemplo típico dos principais itens de despesas:

Despesas típicas de uma ACE

*Os valores abaixo é somente exemplificação

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ANÁLISE DAS RECEITAS DA ACE

O terceiro passo relativo à analise financeira da ACE é o le-vantamento das receitas. Neste

procedimento devem ser considerados somente aquelas fon-tes que têm caráter permanente, porque somente estas ser-vem para o planejamento financeiro e operacional da entida-de.

Ficha modelo para análise de receita da ACE

Se os registros contábeis da ACE estiverem em dia, o ideal éincluir dados mais recentes, ou seja, os acumulados do anoem curso.

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Uma análise imparcial mostrará ao presidente e aos diretoresda ACE o seguinte:

� Quais são os serviços e atividades que continuam defi-citários (dando prejuízo);

� Se os preços e mensalidades praticados são os mais ade-quados, tendo em vista a sustentabilidade;

� Quais os serviços e atividades que eram deficitários,mas que iniciaram uma fase de recuperação, com ten-dência de resultados positivos;

� Quais os serviços e atividades que a associação precisacontinuar a prestar, apesar de serem deficitários, dadasua importância, especialmente para as micro e peque-nas empresas.

ANÁLISE DOS RECURSOS HUMANOS (RH)

Após o levantamento dos aspectos financeiros da ACE, deveser analisado seu potencial de RH. Esta verificação influen-ciará diretamente no planejamento da nova gestão, porquedemonstra quais são as potencialidades e deficiências dosrecursos humanos disponíveis, e também, onde há demandapara novas contratações e/ou treinamentos.

O levantamento levará em conta, principalmente, os seguin-tes aspectos:

� Descrição dos cargos, com as funções e tarefas ineren-tes;

� O perfil profissional dos funcionários (ex: administra-tivos, técnicos de nível médio, especialistas em finan-ças, contadores, secretárias, estagiários, etc.);

� O grau de ocupação atual dos mesmos, ou seja, se hácapacidade ociosa – o pessoal pode ser melhor apro-veitado ou a associação necessita contratar pessoal paraincrementar os atuais serviços ou implantar novos;

� Qualificação necessária para os novos serviços ou ne-cessidade de treinamento.

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Para a análise dos recursos humanos da organização, o pro-cedimento técnico usual é a elaboração de uma descrição doscargos que caracterizará cada uma das funções na estruturafuncional da entidade.

Junto com a descrição dos cargos, que poderá ser elaboradacom a participação do colaborador, o encarregado do levan-tamento avaliará o perfil de cada um, via entrevistas ou sub-jetivamente (sentimento pessoal). Além disso, deverá definirqual a estimativa de horas dedicadas a cada tipo de tarefapara análise de desempenho, planejamento da agenda pesso-al, análise da ociosidade.

Exemplo de análise sucinta de Cargo e Função

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ANÁLISE DA DEMANDA DE ASSOCIADOSComo a ACE pertence a todos os associados, é de extremaimportância que a direção conheça sempre os seus interesses emudanças nos mesmos. A forma como são aplicadas pesqui-sas para a análise da demanda varia conforme o tipo de servi-ço que se está pesquisando.

Quatro formas são comumente utilizadas, conformedetalhamento a seguir:

� Contato pessoal – é a maneira mais confiável de se ob-ter informações sobre as necessidades dos associados. Ocontato pessoal se dá em visitas às empresas, previamenteagendadas. Pode ser usado um estagiário por tempo li-mitado, com custo bastante reduzido.

� Mala-direta – pode ser enviada uma carta aos associa-dos, com perguntas pertinentes aos serviços prestadospela ACE, para identificar o que mais interessa aosfiliados, além dos serviços mais desejados. O questioná-rio deve ser o mais simples possível, com pedido de res-posta por fax ou email, evitando-se despesas de correio.

� Eventos – devem ser aproveitadas as presenças dos as-sociados em eventos ou nas visitas à associação para ex-plicar-lhes o objetivo da pesquisa e solicitar-lhes o pre-enchimento de questionário apropriado. As questões po-dem também ser colocadas em público, provocando dis-cussões sempre interessantes para a formação de opi-nião por parte dos administradores da entidade.

� Novos associados – deve ser usado um questionário bemelaborado e prático, fácil de ser preenchido diretamentepelo futuro associado ou com a participação do funcio-nário da ACE encarregado de seu cadastramento.

A demanda também poderá ser analisada com os “não-associ-ados”, utilizando-se os três primeiros instrumentos acima des-critos.

Outros dados estatísticos podem ser pesquisados como porexemplo: percentual de empresas no município filiadas a ACE,comparação entre percentual de empresas por segmento nomunicípio e análise desta proporção dentro da ACE, quantasvezes a ACE saiu na mídia,quantas filiações por consultor etc.. As pesquisas servem para avaliar e direcionar as ações.

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PLANEJAMENTO DA GESTÃO

Concluídos os levantamentos sobre os aspectos financeirosda ACE, os seus recursos humanos e a demanda de seus as-sociados, a diretoria possui elementos suficientes para o pla-nejamento de sua gestão.

Planejamento para uma ACE significa que a diretoria, os as-sociados e o quadro funcional chegam a um acordo comumsobre:

� A situação de partida (de que ponto partimos? ondeestamos?)

� Os objetivos a serem alcançados (o que queremos al-cançar e quando?)

� As metas (quanto tenho de recursos - dinheiro e pesso-as – para alcançar os resultados desejados?)

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� A estratégia a ser adotada para o alcance dos objetivos(o que deverá mudar?)

� O plano de ação para a concretização desta mudança.

Se as partes envolvidas forem capazes de encontrar respos-tas consensuais e efetivas para essas questões, então a gestãoda ACE foi bem planejada.

O plano de ação, como resultado do planejamento, deve sa-tisfazer a vontade de todas as partes importantes envolvidas,ser factível, economicamente viável e justificável.

O planejamento de uma gestão é um processo permanente denegociação e reavaliação, o início da gestão não significa ofim do planejamento. É importante criar indicadores de de-sempenhos e monitorá-los.

OBJETIVOS:

Os objetivos descrevem uma situação no futuro, que as pes-soas consideram desejável e dão orientação ao quadro funci-onal no dia-a-dia. Somente os objetivos justificam por que aACE e outros potenciais parceiros devem investir recursosfinanceiros e humanos em seu alcance.

Os objetivos devem refletir a política da ACE e devem serrealistas, ou seja, eles devem ser atingíveis com os recursosdisponíveis e sob as condições gerais vigentes.

ATIVIDADES E RECURSOS NECESSÁRIOS:

Sob atividades, entendem-se os passos individuais para al-cançar os objetivos. Elas permitem uma estimativa dos re-cursos necessários. Para a decisão acerca da gestão, não fazsentido planejar os menores detalhes já com muita antece-dência, dado que, de todo jeito, muitas coisas serão mudadasna hora da sua implementação, pois raramente acontecem domodo esperado. É, muitas vezes suficiente descrever, de for-ma sumária, aquilo que deve ser feito.

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Na prática, isso significa que o planejamento de atividadesdeve ser iniciado com estimativas aproximadas e que, emseguida, sejam detalhadas sucessivamente no curso do pla-nejamento operacional pelo quadro funcional da entidade.

RESPONSABILIDADES E FUNÇÕES:

Após a definição “do que fazer”, surge a necessidade acercade “quem deve fazer o quê?” para garantir que os objetivospossam ser alcançados. A não definição das responsabilida-des sempre acarreta problemas, porque ações não podem seconcretizar sem alguém. A distribuição de tarefas ajuda tam-bém a verificar se o número de objetivos e ações são coeren-tes com os recursos humanos disponíveis.

WORKSHOPS DE PLANEJAMENTO:

Workshops são instrumentos de gestão para fins específicose podem ser promovidos com vistas a:

� Garantir a transferência de informações e conhecimento;

� Apoiar a gestão no planejamento e na avaliação;

� Melhorar as relações de trabalho dentro da equipe.

Os workshops complementam outras formas de trabalho comoreuniões e discussões livres sobre temas de interesse da ACE.

Deve-se recorrer a um experiente moderador para conduçãodos trabalhos e devem ser resguardadas as condições estru-turais para a realização do evento. Os Workhops têm as se-guintes características:

� Participação da diretoria, quadro funcional e quadro deassociados;

� Duração de até um dia, de preferência fora da sede daentidade ou do horário comercial;

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� Pauta sugerida:

a) Apresentação das atividades em andamento;

b) Apresentação dos levantamentos realizados;

c) Discussão da estratégia de direcionamento;

d) Definição de objetivos;

e) Elaboração de um plano de ação;

f) Distribuição de responsabilidades.

O DIA-A-DIA

BOAS CARACTERÍSTICASPESSOAIS DO PRESIDENTE DE UMA ACE

Uma boa definição do perfil do presidente de uma ACE éfundamental para o desempenho da entidade.

Escolhido pela comunidade empresarial do município, eledeve estar capacitado para exercer plenamente a liderançacom seriedade e de forma democrática. Para tanto, deveráoferecer oportunidade a todos os seus companheiros de dire-toria, promovendo a coesão entre diretores e a integração comos associados.

Em resumo, destacam-se os seguintes traços que devem com-por o perfil do presidente:

� Saber trabalhar em equipe;

� Gozar de bom conceito e estima na comunidade comoempresário, cidadão, etc;

� Possuir espírito inovador e empreendedor;

� Ser dinâmico, ágil e moderno;

� Saber administrar bem o seu tempo (empresa, família,

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entidade, lazer);

� Ter sensibilidade para as questões empresariais e soci-ais de seu município e de sua região;

� Possuir capacidade de convencer novos parceiros, atraire realizar projetos e iniciativas, por em prática novasidéias, etc;

� Enfrentar com dignidade e serenidade oposições ao seupensamento e a suas ações;

� Ser otimista, mas realista;

� Ter facilidade de expressar seus pensamentos e de ar-gumentar;

� Possuir senso de equilíbrio, sensatez e saber agir nomomento certo;

� Saber ouvir e decidir com coragem;

� Saber preparar, com critério, o seu sucessor, a fim deevitar quebras de continuidade nos trabalhos da entida-de; e

� Saber agir eticamente na presidência, não usando a ins-tituição com fins políticos, partidários, ou ainda eco-nômicos pessoais.

DEFINIÇÃO DE PAPÉIS

Existem presidentes que se orgulham de fazer tudo sozinho.Esta atitude prejudica o andamento de uma ACE, pelas se-guintes razões:

� Normalmente, nenhuma pessoa é capaz de realizar todotrabalho sozinha com qualidade. Em conseqüência, ascoisas acabam não se realizando a contento ou mesmonão realizando;

� Se realmente, o presidente se esforçar e conseguir re-solver muito sem apoio de outros, ele vai fazer isto acusto de sua própria empresa, da família, do lazer. Emconseqüência, vai perder o seu equilíbrio pessoal, que-brando a sua expressão.

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Esses dois exemplos, apesar de representarem casos extre-mos, mostram que uma cooperação com os funcionários daACE é inevitável e desejável. Para que essa cooperação fun-cione de forma eficiente, é importante definir bem as atribui-ções de cada um. Só assim garantir-se-á um espírito de res-ponsabilidade e não interferência inadequada nas áreas deatuação de cada um.

Neste contexto pretende-se apresentar os papéis de três ele-mentos chaves numa ACE: o presidente, o diretor executivoe os prestadores de serviços.

Presidente:

� Ocupa o cargo mais alto de uma ACE;

� Representa a associação junto ao empresariado, às au-toridades e ao público geral;

� Juntamente com os outros elementos da diretoria e atu-ando sob orientação da assembléia geral, ele possui opoder deliberativo na ACE, englobando as atividades,assim como a área financeira da associação;

� Supervisiona, em estreita colaboração com o diretor exe-cutivo, o trabalho do corpo de funcionários, e decidesobre admissões e demissões de recursos humanos;

� Responsável por construir redes de contato com poderpúblico, entidades de apoio às micro e pequenas em-presas, outras ACEs, ONGs e a mídia.

Diretor Executivo:

� É o elo de ligação entre a diretoria e os associados, man-tendo a diretoria informada sobre acontecimentos e de-sejos do quadro;

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� Cabe ao mesmo buscar novas parcerias, apresentar pro-postas para novos serviços e atrair associados;

� Uma função essencial do diretor executivo é, “fazeracontecer”as ações definidas pela diretoria;

� Direciona, no dia-a-dia, as tarefas dos demais funcio-nários.

Prestadores de Serviços

� Fazem parte do corpo técnico da ACE, atuando, no dia-a-dia, sob supervisão e em estreita coordenação com odiretor executivo;

� A tarefa principal é de promover os núcleos setoriais;

� Possuem a responsabilidade de entrar em contato comempresários para torná-los interessados na criação denovos núcleos ou participação nos já existentes.

NOVE MANDAMENTOS NA GESTÃO DE RECURSOS HUMANOS

“Lidar com pessoas não é fácil - alguns trabalhadores che-gam sempre atrasados no serviço, outros não cumprem aqui-lo que eu falei, mesmo falando todos os dias - nada muda”.Esta poderia ser uma colocação típica de um presidente deACE insatisfeito com o seu quadro funcional. Na verdade,existem sempre dois lados de uma moeda: o que parece, sobo ponto de vista do dirigente, como teimosia e desleixo docolaborador, pode ser, sob a visão do outro, o reflexo de al-gumas dificuldades do colaborador com o Presidente.

Talvez o pessoal, sem assimilar bem as instruções, tenha medode colocar uma pergunta, talvez se sinta mal preparado paracumprir as instruções do superior e não saiba como abordaro presidente em relação à questão.

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Portanto, para tornar a ACE eficiente, é importante haver bomrelacionamento entre a direção e os colaboradores da entida-de. Bom relacionamento não significa necessariamente ami-zade, mas sim a existência de um ambiente cordial que favo-reça o cumprimento das tarefas com responsabilidade, agili-dade, flexibilidade, qualidade técnica e atenção.

É tendência mundial mudar as formas de liderança autoritá-ria e diretivas para formas mais participativas, dando ao co-laborador um certo espaço livre de decisão. Isto acontece paraaproveitar da melhor forma possível as capacidades reais epotenciais do pessoal, de vez que uma pessoa “mandada” fazapenas aquilo que é absolutamente necessário e nada mais,enquanto aquela estimulada e motivada se dedica bem me-lhor ao trabalho.

O gráfico a seguir visualiza essa mudança do antigo sistemadiretivo para o moderno sistema participativo:

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Para desencadear um bom espírito de trabalho e dedicaçãointeligente à ACE, apresenta-se, a seguir, os nove manda-mentos de boa liderança de recursos humanos:

1. Acreditar nas potencialidades dos seus colaboradores eestimular a formação e o aperfeiçoamento deles parapoder desencadeá-las;

2. Persuadir os funcionários e colegas com as suas idéias;

3. Dialogar com os funcionários regularmente;

4. Estipular, combinar e comunicar objetivos de trabalhoe exigir os resultados;

5. Concentrar o seu próprio trabalho em assuntos chavesou estratégicos, delegando tarefas aos seus subordina-dos, não aceitando a re-delegação de tarefas;

6. Fazer negociações com colaboradores e colegas de for-ma objetiva, tentando sempre chegar a soluções realis-tas;

7. Decidir de forma clara e com base em informações re-ais. Saber quando serão necessárias decisões do grupoe quando o presidente deve decidir sozinho;

8. Avaliar o desempenho e o comportamento de um fun-cionário de forma objetiva e credível; lidar com falhascometidas de forma construtiva, oferecendo apoio con-creto para a não repetição das mesmas;

9. Falar abertamente e de forma direta e clara com cola-boradores e colegas, mantendo a vontade de diálogomesmo em situações difíceis.

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ROTEIRO DE REUNIÕES EFICIENTES

As idéias para iniciativas, campanhas e conquistas da ACE,em quase todos os campos, geralmente surgem nas reuniões.Pode-se afirmar que sem a promoção de reuniões regularesda sua diretoria, muito pouco se pode realizar, pois é atravésdelas que diretores podem, mediante a troca de experiências,informações e necessidades, prestar sua colaboração para me-lhor proveito de todos.

A seguir, um roteiro básico para a organização das reuniõesde diretoria:

� Pauta - A pauta da reunião deve ser comunicada aosdiretores com certa antecedência, para garantir a pre-sença dos diretores envolvidos e o preparo mental so-bre os assuntos.

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� Abertura da sessão - A reunião deverá ser aberta pelopresidente da entidade ou seu substituto.

� A leitura da ata - Será lida a ata da reunião anterior,sendo o documento submetido à discussão e votação.

� Comunicações - Serão levados ao conhecimento dospresentes o teor da correspondência recebida pela enti-dade e as comunicações que o presidente considerarnecessárias, como: admissão de associados, justificati-vas de faltas, visitas realizadas, campanhas da FACIAP,etc.

� Leitura do expediente - Apresentação dos assuntos aserem examinados e debatidos.

� Debate - Serão colocados em debate os assuntos pelaordem constante na pauta. Depois, serão ouvidos osmembros da entidade presentes à reunião, devendo serlimitado o tempo de exposição de cada um a, aproxi-madamente, cinco minutos, com uma tolerância máxi-ma de mais três minutos.

� Votação - Após o debate, os assuntos discutidos serãocolocados em votação, de forma a definir a posição daentidade a respeito deles.

� Palavra franca - Será franqueada a palavra para o de-bate de assuntos relevantes que porventura não cons-tem da pauta.

� Encerramento - O presidente encerra a reunião, agra-decendo a presença de todos.

� Duração - A reunião não deverá exceder o tempo deuma hora e trinta minutos. Experiências bem-sucedi-das têm indicado que o melhor é que a reunião se reali-ze pela manhã.

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Dicas importantes para os presidentes e diretores torna-rem suas reuniões mais produtivas:

� Ter sempre claro o objetivo da reunião;

� Use um tom de voz e expressões faciais positivas;

� Respire fundo antes de começar a falar;

� Motive a participação de todos, fazendo perguntas eobservações aos participantes;

� Um dos maiores problemas de hoje é o telefone celu-lar, peça para os participantes para desligar;

� Não assuma logo de cara uma posição de adversário seopondo ou contestando cada idéia, sugestão ou soluçãoque for dada;

� Não entre em uma batalha pessoal com o resto dos par-ticipantes;

� Procure não deixar as pessoas embaraçadas com suasperguntas;

� Traga a discussão de volta aos trilhos, com gentileza,mas com firmeza, simplesmente lembrando a todosque eles estão se desviando um pouco do caminho;

� Termine no tempo previsto.

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DICAS PRÁTICAS PARA FALAR EM PÚBLICO

É comum ouvirmos sempre o seguinte comentário: “O cére-bro é um orgão maravilhoso que começa a funcionar quandonascemos e só pára quando precisamos usar a palavra diantede uma platéia”...

� Prepare-se sobre o que vai falar, leia tudo o que pudersobre o assunto, pesquise, mostre exemplos, conte his-tórias relacionadas ao tema;

� Antes de iniciar respire bem fundo, isso ajuda a contro-lar a endorfina, substância natural que normalmente pro-voca mal estar nestas horas, até nos melhores oradores;

� Jamais fale com as mãos no bolso (mostra inseguran-ça) e lhe deixa imóvel;

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� Fale sempre com as mãos acima da cintura, isso mostraque você é uma pessoa de sucesso, além de exercitar ospulmões e deixá-lo mais tranqüilo;

� Lembre-se: o corpo também fala e diz muitas coisas.Portanto, cuide da sua postura;

� Se for usar qualquer equipamento, faça todos os testespossíveis antes da apresentação;

� Se preferir, use uma ficha com tópicos sobre os temasque você vai falar (igual aos dos apresentadores de te-levisão) ou até mesmo quadro para anotações, flip chart(cavalete com folhas de papel).Isso ajuda muito;

� Olhe nos olhos das pessoas. Isso passa a idéia que vocêestá preparado e entende do assunto. Evite ficar olhan-do para o teto, piso ou paredes. Fique tranqüilo, nestemomento, você é provavelmente a pessoa mais prepa-rada com o tema em questão;

� Se alguém na platéia, fizer perguntas que se relacio-nem com o tema em questão e você não sabe a respos-ta, tranqüilamente diga que no momento você não dis-põe dessa informação e que vai anotar seu telefone einformá-lo mais tarde. Você também não é obrigado asaber tudo;

� Evite ficar com qualquer tipo de objeto na mão;

� Procure gravar suas apresentações e posteriormente façaas devidas correções;

� Não transforme sua apresentação em uma coisa chata,sempre que possível, use alguma atividade paradescontrair os participantes;

� Pergunte aos participantes, se o som está no volumecorreto, ar condicionado, etc.;

� Adquira livros e revistas sobre como falar melhor empúblico;

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� Cuidado com aquelas palavrinhas, que sem querer re-petimos inúmeras vezes durante um minuto de conver-sa (chamadas as “amuletas” da comunicação): né (acampeã) ; olha; ok; viu; certo; (descubra a sua),mostrainsegurança e despreparo;

� Elimine o “achismo” das suas apresentações, substituaa frase: “Eu acho...” por “Eu acredito...” “Eu imagi-no...” ou “Eu penso...”. Líderes devem ter certeza doque estão falando;

� O segredo do sucesso, vivemos dia-a-dia numa buscaconstante, mas o segredo do fracasso, o Líder sabe qualé: “Querer agradar todo mundo”;

� Procure um bom curso de oratória.

PROTOCOLO A SEREM OBSERVADOS EM SOLENIDADE

As ACE’s devem utilizar as mesmas regras do cerimonialpúblico para as solenidades que organiza. A observância des-sas regras evita deslizes, gafes e aborrecimentos para autori-dades e para a ACE que organiza o evento.

O cerimonial público é regido por lei federal e é extrema-mente rigoroso, principalmente com os símbolos nacionais ea ordem de precedência, o chamado protocolo. Entretanto,há casos onde o bom senso deve prevalecer principalmentepelo fato do organizador do evento ser uma entidade priva-da.

Os eventos realizados por uma ACE que exigem protocolopodem ser:

� Assinaturas de convênios ou parcerias;

� Solenidade de posse ou transmissão de cargo;

� Solenidade de entrega de prêmios ou títulos;

� Visita de comitivas estaduais, nacionais ou estrangei-ras.

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Símbolos nacionais

A bandeira é um dos símbolos nacionais utilizados em ceri-moniais.

A bandeira do Estado e a do município também podem serexpostas em uma solenidade, junto com a do Brasil, porém,obedecendo alguns critérios:

� Quando forem colocadas três bandeiras (Brasil, Estadoe Município) a do Brasil deve ficar no centro. A ban-deira do Estado deve ser colocada à sua direita e a domunicípio à sua esquerda.

� Se a ACE tiver uma bandeira esta deve ficar ao lado dabandeira do município.

� Bandeiras de clubes, organizações, entidades, etc., de-vem sempre ficar ao lado da bandeira do município,sucessivamente.

� Para solenidades com bandeiras de outros estados, deve-se verificar a ordem de criação de cada Estado. Elasficarão imediatamente após a bandeira do Estado daACE.

� Para solenidades com bandeiras de outros países (nocaso de representantes de outras nações), a bandeira doBrasil deve ficar no centro. As demais bandeiras, sem-pre obedecendo a ordem esquerda/direita serão coloca-das conforme a ordem de filiação à ONU.

Outro símbolo nacional utilizado em solenidades é o HinoNacional Brasileiro.

A ACE deve conhecer a legislação que normatiza a execuçãodo hino para evitar gafes. Deve-se evitar arranjos e apresen-tações individuais que valorizam mais o cantor do que a pró-pria melodia. Nunca se deve aplaudir o hino após a sua exe-cução.

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Ordem de precedência

Um item fundamental no protocolo é a ordem de precedên-cia. Essa ordem é utilizada tanto para compor a mesa princi-pal quanto para nominar as autoridades presentes.

No âmbito municipal existe uma regra básica a ser seguida,levando em conta que quem está organizando o evento é aACE e que o presidente da ACE é o anfitrião.

A ordem de precedência deve ser observada da seguinte ma-neira:

� Presidente da ACE (deve ser citado como anfitrião doevento);

� Prefeito municipal;

� Presidente da câmara;

� Juiz diretor do Fórum da Comarca;

� Deputados federais;

� Deputados estaduais;

� Autoridades religiosas (bispos, padres e pastores)

� Vereadores;

� Secretários municipais;

� Comandante da Polícia Militar, Civil ou Corpo de Bom-beiros;

� Presidentes de outras entidades ou associações de clas-se;

� Coordenadores ou gerentes regionais de autarquias eempresas privadas;

� outras personalidades.

Se o evento for de âmbito estadual ou nacional, deverá serseguida ordem de precedência adotada pelo Estado ou peloItamaraty, se for o caso.

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Mesa principal

É também chamada de mesa de honra ou mesa diretora dostrabalhos. Quando tiver que ser composta é razoável que te-nha um número ímpar de cadeiras para que a cadeira centralseja assumida pelo presidente da ACE. Os demais compo-nentes deverão seguir a ordem de precedência, sentando-sesempre na esquerda e direita deste, sucessivamente.

É contra o bom senso assentar uma mulher no final da mesa,mesmo que ela ocupe um cargo menos relevante.

Ordem de discursos

Quando a solenidade exigir mais de um discurso, é misterque os oradores sejam chamados na ordem do menor para omaior, isto é, a autoridade mais importante no evento semprediscursará por último. É bom senso que cada discurso nãoultrapasse o limite de cinco minutos.

Solenidade de posse

É desejável que nas solenidades de possa da diretoria da ACEseja observado o seguinte protocolo:

� Formação da mesa diretoria;

� Execução do hino nacional;

� Palavra do presidente da ACE cujo mandato expirou;

� Leitura do termo de posse da nova diretoria, seguindo-se a nominação e assinatura dos empossados;

� Palavra do presidente empossado;

� Outros pronunciamentos;

� Encerramento do evento pela maior autoridade presen-te;

� Coquetel, almoço ou jantar de confraternização.

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OSSERVIÇOS

Observações

Se em qualquer evento ou solenidade promovida pela ACEestiver presente o presidente da FACIAP, esse será sempre amaior autoridade no evento. O mesmo acontecerá com o pre-sidente da CACB.

A ACE pode treinar um colaborador para trabalhar comocerimonialista e ser o responsável pelo protocolo da entidadeou contratar os serviços de terceiros. Entretanto, a ACE deveassumir toda a responsabilidade por inconvenientes surgidosem um evento sob sua responsabilidade.

O FINAL DO MANDATO

É importante que o final do mandato seja preparado com res-ponsabilidade, pois, mesmo saindo de um cargo na associa-ção, a diretoria deve facilitar o início do man-dato dos sucessores.

Portanto, existem três pontosprincipais, que devem ser obser-vados nesse contexto:

A escolha de pessoas adequa-das para a Diretoria

A escolha de pessoas inade-quadas para o exercício do re-levante cargo pode compro-meter até a sobrevivência dainstituição. Desse modo, é vá-lido ressaltar alguns pontos quedevem ser levados em considera-ção na busca da nova diretoria:

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� O perfil do futuro presidente e dos restantes diretoresfoi apresentado anteriormente. É importante lembrar queo perfil do futuro presidente e dos demais diretores émuito importante visando dar continuidade a um planoa longo prazo;

� Representatividade setorial é um outro ponto a ser con-siderado nesse contexto. Uma situação onde a maioriados associados atua no ramo da Agricultura mas que,porém, não possui nenhum representante na diretoria,provavelmente criará descontentamento entre os mem-bros, podendo colocar em risco a credibilidade da ACE;

� Representação de órgãos relevantes e candidatos naentidade, como Câmaras, Núcleos e Conselhos. Todoseles devem ser representados, até pelo fato de já teremprestado serviço à entidade.

É de notar, ademais, que o processo de busca e escolha decandidatos para a diretoria tem que começar com antecedên-cia de alguns meses, pois só assim poder-se-á encontrar pes-soas com perfis desejados.

PREPARAR O RELATÓRIO FINANCEIRO

O presidente de uma ACE, ao sair do seu cargo, tem quedeixar a casa em ordem. Isto significa que o balanço do exer-cício findo, o balancete das receitas e despesas da associaçãoe o inventário são preparados e lidos para todos em voz altana assembléia geral. É importante que as obrigações finan-ceiras da entidade sejam cumpridas na sua íntegra; se houverum problema financeiro, seja como ele for, os associadosdevem ser informados e esclarecidos acerca de possíveis ca-minhos para sua resolução.

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ELABORAR RELATÓRIO SOBREAS AÇÕES REALIZADAS DURANTE O MANDATO

Faz parte da entrega do cargo ao sucessor também a elabora-ção de um relatório documentando os resultados do trabalhoda diretoria durante o seu mandato. Deverão fazer parte doRelatório as seguintes informações:

� O número atual de associados, estruturado por ramoseconômicos, comparando com o número no início domandato;

� As ações mais importantes, como treinamentos, parti-cipação em feiras, visitas de outras ACEs;

� As alterações institucionais assim como a introduçãode novos serviços e;

� As melhorias influentes na vida empresarial alcançadasno nível do município com apoio da ACE.