aquisicao de materiais de informacao

5/11/2018 Aquisicao de Materiais de Informacao

1/63

( ( ( ( i ( ( ( ( ( ( I I ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( ( (( ( i ( ( \ ' \ ( \ ( (

Diva AndradeWaldomiro Vergueiro

Aquisicao de materiaisde informacao

LIVR O S


2/63

Diva Andrade e Waldomiro VergueiroDireitos desta edicao adquiridos por Lemos Inforrnacao e Cornunicacao Ltda.Nenhuma parte deste livro pode ser fotocopiada, gravada, reproduzida ou

armazenada num sistema de recuperacao ou transmitida sobqualquer forma ou por qualquer meio eletr6nico ou mecanicosem 0previo consentimento da editora

Dados internacionais de Catalogacao na Publicacao (CIP)(Camara Brasileira do Livro, sr, Brasil)

Andrade, DivaAquisi~ao de materiais de informa~ao / DivaAndrade, Waldomiro Vergueiro. -- Brasilia, DF :

Briquet de Lemos/Livros, 1996.Bibliografia.1. Aquisi~ao (Bibliotecas) 2. Bibliotecas -

Servi~os de aquisi~ao I. Vergueiro, Waldomiro.II. Titulo.96-4397ISBN 85-86637-09-S

CDD-025.21

indices para catalogo sistematico:1. Aquisi~ao : Materiais de informa~ao

Biblioteconomia 025.212. Materiais de informa~ao : Aquisi~aoBib1ioteconomia 025.21

Lemos Informacao e Cornunicacao Ltda.SRTS - Quadra 701 - Bloco K - Sala 831

Ediffcio Embassy TowerBrasflia, DF 70340-000

Te1efones (061) 322 98 06 /322 24 20 (ramal 1831)Fax (061) 323 1725

e-mail: [email protected] A PEDIDOS DE VENDA POR CORREIO

SumarioIntroducao1 A aquisicao: onde tudo realmente comeca 42 Organizacao do service de aquisicao 8

Responsabilidade 'pela aquisicao 1 0Manual de aquisicao 1 2

3 Modalidades de aquisicao 1 74 Compra: atividades preliminares ;~~revisao orcamentariaAplicacao de recursos 2 5 ~Modalidades de compra 2 6Compras por licitacao 2 7 \Compras sem licitacao 2 9

!I Compras por adiantamento 3 0 ~Organizando as sugestoes para aquisicao 3 0 - .IComplementacao de dados bibliograficos 3 1 IVerificacao da existencia do item solicitado 3 5 \i Selecao dos fornecedores 3 7 !"i \ ( ,Quem sao os fornecedores de materiais \.I 3 8 ( (---./;~I de informacaoJ '

Editoras 3 9Livrarias 4 0I Agencias e distribuidoras 4 1 \:)Approval plans 4 3 ' . . /~} 5 Compra: procedimentos e execucao 4 6

Pedidos de cotacao e recebimento defaturas pro forma 4 6

Controle de registros 4 9Pagamento e controle de recebimento 5 1

Recebimento do material 5 2Documentacao fiscal 5 3

6 Especificidades da compra 5 5Aquisicao cooperativa 5 5
mailto:[email protected]:[email protected]


3/63

Casos especiais de compraPublicacoes seriadasLivros antigos e rarosMateriais audiovisuaisCD-ROMSHist6rias em quadrinhosLiteratura cinzentaOutros materiais

7 PermutaPublicacoes pr6priasListas de duplicatasOrganizacao do service de permutaManutencao de arquivos

8 DoacoesDoacoes solicitadasDoacoes espontaneas

9 Aquisicao e etica profissional10 0futuro da aquisicao

Aquisicao automatizadaAs publicacoes eletronicasDefinicao entre acesso versus posse dosdocumentos

Consideracoes finaisBibliografia complementarLivros

Peri6dicosListas eletronicas de discussao e peri6dicos eletronicos

Anexos1 Declaracao de princfpios e padroes para a

pratica da aquisicao2 Expressoes empregadas nas atividades de

aquisicao

575759606365666768l0 I72: \ 17 3 \74 )78 -79 /

.--/:'82j

879 3 l96 ' I9 8 J " ~10Q

103

105105109111

114

115

Introducao

HA MUlTO tempo a preocupacao com as atividades ligadas aaquisicao de materiais de informacao vem sendo uma const~ntejunto aos autores deste livro. De uma, por ter atuado na areadurante boa parte de sua vida profissional como responsavel pelaorganizacao e administracao dos services de aquisicao de umagrande biblioteca universitaria. De outro, por fazer parte de suaspreocupacoes academicas, representando significativa patc~la.doconteiido de uma das disciplinas que ministra a alunos de biblio-teconomia e ciencia da informacao. Para ambos a aquisicao tem-semostrado sempre como urn fascinante desafio intelectua1.

A proximidade de interesses fez com que 0projeto de escreverurn livro em colaboracao aparecesse mais ou menos de modonatural. Assim, a ideia cresceu e criou rafzes. Mais que tudo, fasci-nou-nos a perspectiva de unir uma visao de conteiido marcada-mente te6rico, em que normalmente prevalece ideal de perfeicaoa ser atingido, com 0 ponto-de vista pratico da profissional quevern testando suas ideias e possibilidades no desempenho diario,comprovando na o s6 que 6 necessario, mas tambem 0que 6 ef~-tivamente possfvel de alcancar quando consideradas todas as reali-dades diretamente envolvidas no desempenho de sua profissao.Mas que nao se tenha diivida: embora os sonhose a paixao pelo

assunto possam estar no amago de suas motivacoes, os autoresdeste livro nao hesitariam em confirmar a importancia da aquisicaopara as instituicoes de informacao. : E ela que toma possfvel aconcretizacao do que foi planejado de maneira ampla pelodesenvolvimento de colecoes e definido especificamente pelaselecao, : E ela que transforma os planos dos bibliotecarios emobjetos palpaveis, manuseaveis e pr6ximos de seus interessados.: E ela que responde concretamente aos anseios da comunidade, namedida em que a privilegia nas suas praticas diarias.


4/63

[ i ,~ \IEntendemos que essa postura e tambern compartilhada pOl'

grande parte da literatura especializada de biblioteconomia eciencia da informacao, Para comprovar isso, basta dar uma rapidaolhada no mimero de artigos que nos ultimos anos vem apa-recendo, em ambito intemacional, sobre 0 assunto nas revistas daarea, inclusive com 0 surgimento de varios titulos dedicadosespecificamente a aquisicao de materiais de informacao.

Esse interesse pelo ass unto, sabe-se, nao ocorreu por acaso: nomundo inteiro, os recurs os destinados as bibliotecas e centros deinformacao para a compra de materia is informacionais crescerammuito menos do que 0preco das publicacoes ou, em muitos casos,sofreram significativa reducao. Esse fato e ainda mais agravadopelo aparecimento de novos tipos de documentos, nos suportesmais diversos, que devem estar presentes no acervo das institui-coes, exigindo 0 comprometimento de parte significativa dosrecurs os orcamentarios.Tornou-se primordial, para evitar um prejufzo irrecuperavel aoritmo de crescimento das colecoes e garantir que pudessem man-ter, no mfnimo, 0mesmo nfvel de qualidade anterior, que todos osprocedimentos das ativ idades de aquisicao tivessem sua efic ienciamaximizada. A literatura intemacional demonstra muito bern estapreocupacao, discutindo casos especfficos, propondo novos mo-delos de organizacao e estrutura de services, questionando proce-dimentos tradicionalmente aceitos e apresentando altemativas deatuacao mais eficientes. Isso significa que, ao contrario do que sepoderia pensar, a preocupacao com a aquisicao de materiaisinformacionais tern cresci do muito mais do que se esperava, evi-denciando talvez urn novo despertar dos profissionais de infor-macae do mundo inteiro para a importancia da questao.E dentro desse contexto em ebulicao que entendemos 0 poten-cial de urn livro sobre aquisicao de materiais de informacao. Paraas instituicoes que estao ingressando nessa nova era, ele poderaalerta-las para a necessidade de definir procedimentos que per-mitam garantir que as informacoes importantes estejam dispo-

2

nfveis para os interessados scm as restricoes em geral vincu ladasao suporte ffsico (ou seja , adquirir as inforrnacoes sem adquirir 0documento). Para as que ainda engatinham na tecnologia e ternpouca disponibilidade ou acesso as inovacoes, provavelmente agrande maioria das institu icoes informacionais deste pafs, poderaproporcionar formas mais eficientes para a organizacao de suaspraticas ainda predominantemente manuais .E importante salientar que, em virtude de a experiencia dosautores ter ocorrido, em sua quase to ta lidade, no setor publico, estetrabalho por certo deixara entrever esse vies na forma de abordaros assuntos. A problernatica foi geralmente enfocada muito maisdo ponto de vista de urn profissional que atua na esfera publica doque de quem trabalha em uma instituicao privada.

Ao considerar, no entanto, 0 ambiente de informaciio onde tra-balhamos, acredi tamos ser perfeitamente possfvel a transposicao desituacoes. As questoes especfficas da administ racao publica dizemrespeito principalmente a compra de materiais, em gera l reguladapor procedimentos estritos, e isto nao parece diffcil decontextualizar.

Na iniciativa privada as diret rizes costumam ser mais elast icas ,deixando urn espaco de manobra maior para 0 profissional. Noentanto, embora os procedimentos especfficos possam divergir,acreditamos que a questao e tao pertinente em uma como em outraarea . A preocupacao com a eficiencia das atividades de aquisicaonao e, ou nao deveria ser, privilegio apenas dos profissionais queatuam no livre mercado, ou seja, em empresas privadas. Pode-namos ate afirmar que no setor publico esta eficiencia se faz aindamais necessaria, pois este pais nao se pode dar ao luxo de desper-dicar os parcos recursos que necessita destinar a s atividadesinformacionais.

Este livro foi elaborado na crenca de que a busca sistematicapela otimizacao dos procedimentos de aquisicao de materiais deinformacao, independentemente do local especffico onde venha aocorrer, e sempre urn obje tivo digno de ser perseguido.

3


5/63

( (

1A aquisicao: onde tudo

realmente comecalMAGINE-SE UM indivfduo comum passeando a esmo por uma dasgrandes bibliotecas do mundo, pasmo diante da imensidade deobras que foram durante seculos reunidas e organizadas nessainstituicao, e que se encontram agora, com maiores ou menoresrestricoes, dependendo do caso, a disposicao do publico. E prova-vel que fique maravilhado diante da inventividade humana quegerou essas maravilhas do pensamento, agrupadas em urn iinicolugar para prazer e usufruto de geracoes inteiras de leitores.Dependendo de sua sensibilidade, essa pessoa podera sentir-sediminuta diante da grandeza do conhecimento, e talvez ate fiquemuda de admiracao pelo quanta a humanidade caminhou nestesseculos todos. Mas tambern nao tera a minima ideia de quantatrabalho, suor e dedicacao foram necessaries para que aquelacolecao especffica pudesse tomar-se realidade. Ingenuamente,pensara que tudo foi acontecendo de maneira natural, os livros eoutros materiais chegando a biblioteca quase que por determi-nacao divina, encontrando seu caminho para as estantes como separa isso estivessem predestinados desdeo infcio dos tempos.

Imaginara que a sociedade estabeleceu mecanismos exatos paraa conservacao dos materiais informacionais. Talvez ate acrediteque esses mecanismos, tal qual urn relogio perfeitamente sincro-nizado, facam com que grande parcela do imenso universo doconhecimento humano registrado, em qualquer tipo de suporte,possa encontrar guarida em alguma instituicao da area de infor-macae (bibliotecas, centros de docurnentacao, arquivos, museus,

4

etc.), garantindo assim 0 acesso no presente e a disponibilidadepara as futuras geracoes. .Ira, talvez, em sua mente, idealizar urn mundo perfeito onde ariqueza do conhecimento humano e espontan~ame~te preservada,sem que quaisquer elementos possam exercer influencia contrana,pois para essa pessoa, talvez urn cidadao comum sem grandebagagem de conhecimentos, que foi ensinada durante a~os aver napalavra impressa algo mais ou menos sagrado, 0 r~s~e)to ao s.abersempre pareceu questao acima de qualquer duvida. E, infe-lizmente, pensando assim, nao tera a minima ideia de quao longese encontra da verdade dos fatos.Nos, profissionais da informacao em geral, sabemos. Das di~-culdades. Dos percalcos. Da complexidade. Sabemos como as ati-vidades ligadas a identificacao e localizacao dos materiais saomuitas vezes bern mais diffceis de serem realizadas do que podemparecer em uma primeira analise. Temos uma ideia bastante clarade como os materiais informacionais se perdem, as vezes de ma-neira totalmente irrecuperavel, tomando-se inacessfveis as legioesde potenciais interessados para quem se destinavam. Conhecemosmuitos dos meandros dos mercados editoriais, entendendo clara-mente que a influencia de fatores economicos, culturais, pol~ti~ose sociais e muitas vezes maior do que 0 desinteresse caractertsticode quem apenas se preocupa com a preservacao dos ~ens culturais.Sabendo tudo isso, temos condicoes de construir urn referen-

cial muito mais realista do mundo conternporaneo do que aqueledesenvolvido pelo cidadao citado no paragrafo anterior, e pode-mos afinnar que, no que concerne a essa questao, este certamentenao e "0melhor dos mundos possfveis", como diria Voltaire...E dentro dessa visao de mundo que escolhemos 0 titulo destecapitulo, querendo afirmar que com a aquisicao e que c.ome~adefato a existir uma mstitutcso destinada a preservar e divulgar ascriacoes do conhecimento humano registradas em forma de livros,periodicos especializados, jomais, discos, filmes, vi~eos, etc. An-tes disso, ela existe apenas em essencia. Daf a necessidade de exe-

5


6/63

cutar todas as atividades da aquisicao de maneira eficiente, garan-t indo que 0planejado nas fases anteriores do desenvolvimento decolecoes, principalmente as fases de elaboracao da polftica e a ati-vidade de selecao propriamente dita, seja colocado em pratica,A aquisicao cabera urn trabalho minucioso de identificacao,localizacao dos itens e sua posterior obtencao para 0 acervo,qualquer que seja a maneira de tomar isto possivel. E nao e umatarefa assim tao autornatica, pois, infelizmente para os profis-sionais, os titulos selecionados nao se encontram acenando paraeles ao dobrar da esquina, a gritar "olha eu aqui, olha eu aqui" equase que implorando para serem adquiridos. Muitas vezes, reali-zar 0 trabalho de aquisicao assemelha-se a procurar uma agulha emurn palheiro, tantas sao as possibilidades existentes. E umaatividade que exige perseveranca e atencao a detalhes, de maneiraa evitar urn descompasso entre 0 que foi escolhido primordialmen-te para aquisicao e aquilo que afinal chega as maos do usuario.

Naturalmente, 0 nfvel de complexidade das ativ idades de aqui-sicao varia segundo as caracterfsticas da instituicao onde ocorrem.Imagina-se que a aquisicao de materiais em uma biblioteca espe-cia lizada em ffsica quantica ocorrera de maneira diferente da aqui-sicao que se faz em uma biblioteca publica de urn bairro de perife-ria. Na primeira, serao necessaries cuidados especiais para a loca-lizacao dos titulos e aquisicao das edicoes exatas que foram sele-cionadas, pois a segunda edicao de urn livro pode nao representar,muitas vezes, urn substituto aceitavel para a terceira edicao (ou vi-ce-versa). Na biblioteca publica, isso talvez nao seja urn aspectomuito importante , que exija atencao especial do profissionaI.

Em ambos os casos, porem, a preocupacao com a eficiente or-ganizacao dos processos devera ser constante, garantindo-se que 0item selecionado ingresse no acervo da biblioteca no menor tem-po e ao menor custo possfvel de aquisicao. As dificuldades paraisso ocorrer serao diversas, desde as ligadas a legislacao que regea compra de materiais em geral e de materiais bibliograficos emparticular, tanto no setor publico como na iniciativa privada, as

6

rela tivas as condicoes da pr6pria instituic;ao, que def~nem, entreoutras coisas, os responsaveis pela aquisicao, a execucao do pag~-mento dos itens (quando for 0caso) e a prestac;ao de contas depotsde efetuadas todas as despesas. . .E importante, pois, tomar um c~idado especial com a orgam-zacao dos servic;os de aquisicao, delxando bern claros a es~ruturade tornada de decisoes e 0 fluxo adminis~rativo q~e as dl,versa~atividades deverao seguir a fim de que sejarn conslderadas bemsucedidas. Continuaremos a discussao, portan~o, com a:g~~asconsiderac;oes a respeito da organizacao do servico de aqursicao.

7


7/63

2Organiza~ao do servico de aquisi~ao

,APRIMEIRA pergunta que se faz uandourn servi~o de aquisi~ao refere~se ' ~se pensa na ~rganiza~ao dema~ao a que a aquisirao deve ~ a are~ dos serv190s de in for-

>' ra estar hgad A .parece existir urn consenso de ue a .' . a. esse respeuo,deverao eneontrar-se ~. q s atlvldades de aquisic,;ao. . proxlmas na estrutura .at! vldades de selerao de teri ' . orgamzacional dasE. >' ma enais. 'm pnmeiro lugar, porque existede atuacao entre as duas .. quase que urna continuidadesegunda. Em segundo 1 ' a pnmelra d~pendendo diretamente daugar, porque ha tod ~ .mentos auxiliares que sao utili d a urna sene de instru-AMm do mais m it rnza os por ambas as areas., U1as vezes as decis _ d _enco~~am_~~~_~~?_~.~!:~~adas que fica dif~c~P- se!~~~~~ a9E!~i~a.?deurna ou de ou tra p -.------ .-- .. C lf 1Km.?!:_ql!'.!J1doe trataque, dur~nt~_;-p-~~~~;SOendsee-se,.~o~exemplo, no caso d;;-~~ tft~lod aqUlslc,;ao se de beve ser substitufdo imedlat ' seo re estar esgotado eamente por out d .se perea 0 recurso J . a alocad ro, e manelra que nao~ . 0 para ele Ne trapida sera necessaria, para ue . .s ~ c_aso, urna decisaoacarrete prejulzos maiores q ~ S~bStltU1c,;ao dos itens nao

A para a mstltu ira C .grande dlstaneia administrativa entr . :- o. aso exista urnaaquisi~ao, exigindo consultas bu e~a.s atlvldades de selecao e de

. rocratIcas a di funr-iou supenores hierarquicos a.d lversos unclOnanosficiente para 0 sucesso da' rapl_ ez alcanc,;ada talvez nao seja su-operac,;ao Eave b d ~o exemplo acima em urn .. . r a po era ser perdida., a pnmelra analisextremo e talvez ate . e, pareee ser urn caso1 . mesmo 0 seja para ueltores. Na pranca no enta t .. rna grande parcela dost . - ,n 0, pnnelpalme t .UI~oe.s do setor pubr .. n e em grandes msti-. lCO, como Ul1IverSldad ...pesqUIsa largamente distribufdas . ~~ ou mstItul~6es decompra de materiais info . ~el~ ten:tono nacional, onde armaClOnms e reahzada de forma centra-

8

lizada, 0 excesso de burocracia faz com que muitas vezes se percaa possibilidade de utilizar determinadas verbas de maneira maisracional (mesmo considerando as vantagens que a centralizacaodas aquisicoes pode oferecer em termos da realizacao de comprasem grande quantidade, com consequente preco unitario menor).Quem compra nao tern, muitas vezes, 0 poder para deeidir (quanta a subst ituicao de i tens eventualmente inexis tentes no mer-jcado, devendo reportar-se a divers os canais de decisao ate obter:uma resposta. Outras vezes, nem saberia como faze-Io, pois na odomina a complexidade da aquisicao de materiais informacionais.z'comprando livros um dia, cadeiras no outro, peri6dieos num ter~\ceiro e varies tipos de artigos de papelaria antes que a seman1';acabe. (A especia lizacao dos responsaveis pela aquisicao de mate-r iais informacionais , tema sobre 0 qual vol taremos a falar , pareceser sempre desejavel.i .)

Quando se trata de instituicao onde as decisoes de selecao saotomadas dire tamente pelo bib liotecario-chefe, e aconselhavel quea aquisicao esteja ligada diretamente a ele, sem intermediaries. Eminsti tuicoes menores , onde muitas atividades tiverem que ser reali -zadas por poucas pessoas, e desejavel que as decis6es de selecaoe aquisicao sejam responsabilidade de um unico indivfduo. Assim,a instituicao tera maiores garantias de que 0 fluxo administrativonao se interrompera em momentos menos apropriados.

Quando, no entanto, por algum motivo, nao for possfvel asse-gurar a proximidade adrninist rativa dessas duas areas, sera precisoadotar garantias para que nao fiquem incomunicaveis ou naoentrem em atrito. Imagine-se , por exemplo, 0que aeonteceria emuma grande instituicao de informacao com varios selee ionadorese urn unico profissional responsavel pel a aquisicao, se este pro-fissional se desentendesse com urn dos seleeionadores e sim-plesmente se recusasse a dialogar com ele, inventando mil pre-textos para nao adquirir os materiais por ele selec ionados (e sempremuito fac il arrumar razoes para dizer nao ... ). Eis por que os eanaisde comunicacao entre essas duas areas, selecao e aquisicao, devem

,_ .lcirf I(L~,'c za

9


8/63

funcionar sern interrups;6es Os rei /longo prazo sao diffceis d . 1 PI :JUlZOS,tanto a curto como a, e ca cu ar .. _Toda esta discussao enseja que se levante _ -,srcao, uma pergunta similar a q f ' e~ rela~ao a aqui-quel_ll deve ~er tesponsavel pe~::e ~~ ~uanto a selecao: ~fjnal,maclOnais? E 0 que tenta qUIsls;ao dos matenms mfor-rernos responder a seguir.

Responsabilidade pela aquisi~ao. Dura~te algum tempo, pensou-se ue .. _ ..mformaclOnais pudesse ser facil q ~ aqUIsI~ao de matenmsh ' aCI mente reahzadan as a profissao de bibliotec /. Afi por pessoas estra-entao, comprar livros e pen~d? ~nal, costumava-se argumentaro ICOSe 0mesmoquer outra coisa: basta entrar que comprar qual-, em contato com 0 d da compra. Nao haveria dificuld d . . yen e or e efetuarser uma atividade de caract ~ t~mmor. Amda mais, dizia-se, porf ens lcas eminente t d . .ivas, sena suficiente apena men e a mllllstra-cedimentos para a aquisi - sdque 0 e.x~cutor dominasse os pro-icao e matenars e Iaos materiais de informac;:ao. m gera e os aplicasse_ N.o en tanto, a experiencia tern mos .tao sImples assim 0 mere d d . trado que as COlsas nao sao. a 0 e edlc;:ao /.documentos impressos em 1 ~ comeren, de livros eaudiovisuais tern caracten'st?era, ~ara nao falar dos materiais, teas proprias que 0 dif .outros mercados E ab 1 t uerencram dos1 . so u amente urna falaciap 0, que adquirir livros e a me. pensar, por exem-bibli sma corsa que adqu deia 1 ioteca. Nao e Ta t . . mr ca eiras para. n 0 para adgumr cad .


9/63

ram suas publicae -,' .id ? c coes e jamais receberam as que lhes h'lvl"lm sidoprometl as. c ( Essas ex 'A

~~~ pro~is~li~~:~S~c;i~~:;:~;~~;::i~~S~~~~~~::ee~~I~~~~~Sa~~sos SImI ares e nao ficaram d'd .aquis ic;6es diferenciadas, como !~al lmase nto rnero de dezenas ded n e acontece quando ump~f~~:~~~~t?0~a~:Yaa~S~:~::I~z:~~~~ic;6es da maior diversidade

A especIabzac;ao poderfamos tambemdad~ de sistematizac;ao das atividades deac:e~~e~t~r a. nece~si-medIante 0 registro detalhado d d q sicao, inclusive. e ca a urn dos passos ase~UIdos nas diversas atividades envolvidas E . serem;~t;:mlem:Da~ diretrizes de.atuacao de maneir~ cl:r~~o~~~:~v~~;s~~maneuaslerd eito .c?~ urn lllstrumento administrativo denominadoe aqUISIyao.

Manual de aquisi~ao. No~es nao sao importantes. 0que chamamos 'manual' pode-na ~.U!:o bern ser chamado 'diretrizes para aquisic;ao' 'carta daqUIsIc;ao', etc ..0 importante e contar com algum tip; de docu~ment~ ~ue r~gIstre a forma como as atividades de a uisi amateriais de mformac;ao sao realizadas no dia-a-dia i; y 0 deaos ne~as envolvidos sobre todas as medidas que devein to ::a~ogaranhrp~ue seus esforc;os tenham resultado positivo. p a

Esse~era de grande valia em todoos moment,os, ~as principalmente quando da integrac;ao de novo s~~ementos a equipe do service de aquisicao, proporcionando sUbSf~d lOS~ ara que possam ter uma ideia clara sobre as atividadeever:o desempenhar. Neste sentido, 0manual de aquisi _ s q~e~ambem_ representar urn valioso instrumento para_Ocie~~~~~oo :llltegrarao de novos nT f" ., . _ e-----=----~~g~p~.d~-.~!po... Em todas as organizacoe, geralmente existe uma certa rota-tr vldad,e. dos proflssl~nais tesponsaveis pel as diversas atividadesnecessanas a seu funclOnamento Isto tarnbe. em acontece na area de

12

aquisicao de materials de informacao, E natural que alguns profis-sionais se aposentem, mudem de funcao, sejam promovidos, dei-xem a atividade, enfim, busquem outros objetivos pessoais e pro-fissionais. Por esse motivo , mais que lastimar sua perda, e impor-tante criar mecanismos que permitam ao service de aquisicaomanter-se acirna desses transtornos, sem ter de depender emdemasia dos indivfduos,A preservacao da 'memoria' do service de a 'llljgl!.Q . ...digamos

assifn, deve ser garantJoa d~n i ~ D _ I . i ~_:9tin~jla:}I!~~rp()~(lI1cl_o-:sea()_,-nuxo nonnal.de.trabalhotodas as decisbes.tomadas.caomesmote~p~que se ~c~_f!1,"as..razoesde .sua.ocon:~J1C@: Para ati~gi~- \este-obJetlVO, elabora-se urn documento que sintetiza';S principais )procedimentos envolvidos na realizacao das atividades de aquisi- / ('itc;ao. Este documento 6 0manual de aquisicao. ,/ -0(':

Como ja se mencionou, muitas_Y-~~


10/63

s~~ efetivamente incorporados ao acervo clevido a real impossi-~lhdade de sua aquisicao (inexistencia no mercado quando daliberacao dos recursos, material esgotado, pre1icas, tomand;visf~ei pcgi\JQd__QSos mt~~~~ado_s_a_iorma coIl!Q__s ativIcGides~uisi


11/63

processo de desenvolvimento de colecoes: a polit ica de selecao,Algumas bibliotecas preferem agrupa-los em um iinico docu-mento, visando a maior racionalizacao das atividades. Com rela-


12/63

e .c~m?rometimento ~o profissional ou terern sua importflncia:_rUOl.mlzada:Menos ainda, por serem consideradas estranhas aoambl~o de 1ll.teresse da aquisicao. E verdade que, no caso dasdoacoes, .mUltos profissionais, talvez por nao exercerem umcontrole direto sobre a espontaneidade do ato, acabam permitindoque boa parte dessas atividades ocorram de maneira nao estru-turada '.Is~o, e claro, pode gerar urn desvio indesejado em relacao~os .obJetIvos estabelecidos para 0 acervo, que, por si s6, jajustifica 0 controle das doacoes, 0 mesmo se aplica as atividadesde permuta. _;/-'----- _

Nos capftulos seguintes serao examinadas as particularidades decada uma das ~odalidades de aquisic;ao. No caso da compra, paramelhor entendimento, achamos interessante separar as atividadesque precedern a.realizacao d~compra das que envol vern a comprapropnamente dita e a postenor prestac;ao de contas.

,~r_!:)_/;';,:;)-',-~., ') ' i ' "

18

4Compra: atividades preliminares

DENTRE AS diversas modalidades de aquisicao, 0 processo decompra e sem duvida mais elaborado e trabalhoso, pois, alem dogerenciamento dos recur~iros, envolve tambern toda uma- - - - - - - - - - - - - - 'serie de atividades relacionadas com a identificacao precisa do itema_s~Ladquiridoe 0acompanhamento 2fOreCebimentodo material."Naoadmira, por isso, que a aquisicao de materiais por cOiIipra,emtodos seus aspectos, seja urn dos assuntos mais debatidos naliteratura especializada. Profissionais do mundo inteiro preocupam-se em encontrar formas mais eficientes para a realizacao dessaatividade, reduzindo os custos, racionalizando os processosadministrativos e diminuindo 0 tempo necessario para a realizacaodas tarefas.Geralmente, a organizacao de urn processo de compra sera tao

mais complexa quanta maiorfor o volume da aquisicao, tanto emtermos de quanti dade de itens quanta do montante em dinheiro aser despendido. Por esse motivo, e necessario observar semprealguns cuidados iniciais, de modo a obter, a longo prazo, umahomogeneidade' de procedimentos. Bibliotecas que hoje possuemurn orcamento pequeno para aquisicao de materiais podem ama-nha receber dotacoes inesperadas em grande volume e, caso naoestejam devidamente preparadas para isso, encontrarao dificul-dades para correta aplicacao desses recursos extraordinarios.Em tese, todas as compras devem ser realizadas a part ir de um_. . 6 r ~ i r l l ~ H t [email protected],_gl1,epermita uma visao precisa

do-montantecferecUrsos com que se pode de fato contar. Napratica, no entanto, descobre-se que isso nem sempre ocorre. Porum lado, porque 0orcamento previsto para a aquisicao dos mate-riais nem sempre encontra correspondencia com os recursos

19


13/63

o).I;-C-

efeti.vamente liberados, resultando, em geral, insuficicnte paracobnr todas as necessidades definidas como prioritarias, Por outroIado, 0 orcamenio podera sofrer cortes inesperados, cabendo aoservice de aquisic;ao adequar as prioridades aos recursos finan-ceiros realmente alocados.A regra geral para orientar as atividades de aquisicao consisteem. v:n::ular a com ra de materiai~~.i~rnentarios e extra-orcamentanos consutui 0orcamento total.Os recursos orcamentarios sao vinculados a estrutura organi- \

zacional da instituicao, estando disponiveis par~ se~'emaplicados \durante 0 ana fiscal corrente (que nem sempre coincide com 0ana /\civil). Caso esses recursos nao sejam utiliz~d.os ~nt~g!almente/dentro do prazo estipulado, 0 saldo retorna a mstiturcao forne-cedora.No Brasil, como em outras partes do mundo, 0 fato de a biblio-

teca nao utilizar integralmente todo 0 orcamento previsto e muitasvezes interpretado pela instituicao mantenedora como uma ~~m-provacao de que os recursos nao eram efetivam~nte ne~essanos,tendo havido uma estimativa acima do que sena preciso. Umapossfvel conclusao e de que a biblioteca nao necessitara de igualmontante nos pr6ximos anos e, assim, reduzir-lhe os recursos no

21


14/63

futuro. Evidentemente, essa seria uma interpretacao deturpada GO Sfatos, pois a nao-utilizacao total da receita pode ser devida a umamelhor adrninistracao financeira, a sua racionalizacao, tendo comoconsequencia uma economia de recursos. Muitas vezes a liberacaodas verbas ocorre tardiamente em relacao ao tempo necessario para'efetivac;:ao dos processos de aquisicao, resultando na impossi-bilidade da compra de todos os itens pretendidos. 0 custo disso, amedio e longo prazos, acaba sendo bastante alto, nao apenas emrelacao ao numerario inicialmente desperdicado, mas em relacaoa todos os outros custos inerentes a aquisicao dos materiais.Ja os recurs os extern os ao orcarnento da instituicao, embora

facam parte do orcamento total, nao estao sujeitos a regra de quesejam aplicados no ana fiscal corrente, mas podem sofrer outrasrestricoes, como, por exemplo, estarem disponfveis para dispendiode uma unica vez ou a curto prazo, ou terem de se restringir aositens discriminados pela instituicao financiadora.,_j~jQ.(,"._l11ifiC:(l.c;:ao_de_iontes_Qy_flnanciamentodegJ!adas~a-racteristicas do _i-l~~r_voeve ser 0 criterio_J2riucipaLua busca de.recur~.s exte~. Adquirir materiais informacionais nao-priori-tarios, simplesmente porque surgiu uma oportunidade de finan-ciamento externo, pode significar urn desperdicio de esforcos, Emmuitos casos talvez seja mais vantajoso abrir mao desses recursosou direciona-los para outras prioridades da biblioteca.

Ha varias formas de captacao de recursos extern os: medianteconvenios, projetos ou verbas suplementares, que podem ser bus-cados junto a entidades piiblicas ou privadas. Essas instituicoes, noentanto, costumam apoiar somente pIanos bem-estruturados e essee mais urn motivo para que as propostas orcamentarias sejamorganizadas de modo coerente.

A previsao orcamentaria depende de instrumentos desen-volvidos pela propria biblioteca, por meio de uma avaliacao cons-tante de seu desempenho. Osregi~tro_~_h.itQrico_s_dasespesas deanos ~~~Eio~es,.d:9_qll~se comprou .~_.c!9~que~ deiiou' de-camprar,oferecern urn excelente inicio para os estudosde previsao, na

22

medida em que fornecem parametres a serem seguidos emdespesas futuras. Em seguida, busca-se levantar 0custo medic dosmateriais por categorias, observando:

especiais; divergencias existentes entre os precos de produtos nacionais eestrangeiros (inclusive as despesas com frete, tarifas de arma-zenamento, etc.); desigualdade de precos de materiais em areas especfficas (obras / c. ada area de humanidades, por exemplo, sao mais baratas do que " : ~ P vas de ciencia e tecnologia, do mesmo modo que as publicacoesdestinadas ao publico infanto-juvenil sao menos dispendiosasdo que as destinadas ao publico adulto).Muitas vezes, e conveniente empregar tambem a combinacao

de diversas variaveis, como, por exemplo, 0mimero de alunos,professores, cursos e pesquisas, medias de utilizacao do acervo porcategorias de usuaries, por assunto, etc., que proporcionamelementos para realizar boas projecoes na elaboracao da previsaoorcamentaria.A informacao de que hayed aumento do ni imero de vagas deurn curso de graduac;ao em futuro proximo, por exemplo, e urnelemento valioso para que se prevejam maiores investimentos nasaquisicoes destinadas a area desse curso, Da mesma forma, a " ,previsao de que urn novo conjunto habitacional sera construfdo emurn bairro servido pela biblioteca publica podera ser levada emconta quando da distribuicao dos recurs os para aquisicao nessa biblioteca. . ('Alern de auxiliarem no planejamento, tais informacoes mos-tram aos responsaveis pela distribuicao dos recursos que as pre- .tensoes do service de mformacao se justificam com argumentos \que revelam a existencia de uma QIe.Qcupac;:aQ_co_m~ _/c()~.endida, buscando estar em sinto~ia com 0 s:udesenvolvimento A avaliacao dos resultados obtidos, perrrute-.-.--~---

23\ '\ , ' " " .-

~ . ' \ 1


15/63

reeursos.ii" Outro ponto a ser destacado e que 0 eusto total dos materiaisnao se resume apenas ao preco de sua aquisicao, Existe a ten-dencia de planejar os recursos destinados a compra dos materiaisde informacao sem levar em eonta as demais necessidades queenvolvem 0processo de aquisicao, Afinal, esses materiais preci-sarao ser armazenados, processados e encadernados, 0 que exigepessoal habilitado, alem de necessitar espaco, mobiliario, equi-pamentos, e services de manutencao apropriados. Portanto, sern-pre que possfvel e conveniente elaborar urn planejamento queineorpore todos esses itens, sem os quais as finalidades da comprafi~arao comprometidas.o planejamento da previsao orcamentaria deve ser acorn-panhadode um:_ __Q)derecursos finan-ceiros, baseado em definicoes claras das prioridades a serematingidas. Nem sempre esse cronograma pode ser eumprido eon-forme as provisoes. Por isso, e aconselhavel realizar urn acom-panhamento constante, efetuando reavaliacoes freqiientes, de modoa detectar as possibilidades de compra eo remanejamento de itensnao atendidos, para aloca-los em outros projetos ou novasoportunidades.

Como ja foi mencionado, a situacao mais freqiiente em relacaoa disponibilidade financeira e a de restricao de recursos para aten-der a demanda por materiais informacionais. Mas, se houverpoueos recursos, a necessidade de saber gerencia-los tera de serr redobrada. De acordo com os recursos financeiros disponfveis, abiblioteca estabelecera 0 que deve ser comprado, como deve serrealizada a compra e quando devera ser efetuada.

~ As bibliotecas devem IeiYindicar,se_~i_ll_da nao 0 fa_Z;~J?1,ge----------~X~~~:~~~~~ffr{~~~JJ-~t~r~~~:;ni:~~~~~s~:e~o~~:r~~~

saveis pela biblioteca, pois estao mais pr6ximos do problema a ser

v -l., I..

" " \ J- "

~ ~ < ,t ~0 : : _ : Uw '

organizar futuras previsoes e, 0 que e mais irnportante, sensibilizaros setores intern os e externos da instituicao para a captacao de

24

resolvido, ou seja, a satisfacao das necessidades de informacao dosusuaries por meio da aquisicao dos materiais mais adequados paraesse fim.

Aplicacao de recursosOrcamento aprovado, recursos liberados, criterios de .defini


16/63

e obras raras, especiais, fora de cornercio ou de valor aquisit ivo'~ elevado; obras necessarias para areas carentes ou emergentes; suporte a graduacao, pos-graduacao, pesquisa e extensao; divis6es administrativas (area de producao, vendas, recurs oshumanos, tecnica, etc.) obras destinadas a piiblicos especiais (infantil, adultos, idosos,deficientes), entre outras.Dependendo do tipo de biblioteca e do montante de recursos,

serao adotados urn ou mais criterios ou a combinacao de variesdeles, sempre seguindo as orientacoes da polftica de desenvol-vimento de colecoes.

Modalidades de compraA aplicacao dos recurs os financeiros para execucao das com-

pras, isto e , como 0 dinheiro pode ser gasto, difere bastante nasorganizacoes particulares e nas da administracao publica. Quandose trata de pequenas quantias ou quando 0 trabalho de aquisicaoocorre em bibliotecas part iculares, a verba pode ser aplicada demaneira menos complexa, realizando-se a compra e pagando-se 0valor devido diretamente ao fornecedor.Naturalmente, essa facilidade maior nao dispensa os respon-

saveis pela aquisicao de realizarem pesquisas de precos e levan-tamento de fornecedores, buscando as melhores condicoes paracompra. Em orgaos da administracao publica, a compra de quais-quer materiais deve obedecer a uma rfgida legislacao, que precisaser devidamente entendida para sua adequada aplicacao.A legislacao brasileira, para fins de contabilidade publica,

classifica 0 material bibliografico na alfnea de material perma-nente como outros bens e services. Estar nessa alfnea significaequiparar l ivros e outros suportes da informacao em geral a todosos outros materiais permanentes - do mobiliario ao equipamento

26

- tendo que realizar os mesmos procedimentos de compra que seefetuam para eles.Na administracao publica, parte-se do princfpio de que as

compras devem ser precedidas de licitacao, isto e , de urn processoseletivo previo junto ao mercado, para verificar e obter as melho-res condicoes de preco, pagamento, qualidade do produto, prazosde entrega e outras especificacoes necessarias que atendam aointeresse publico. Fora as excecoes previstas por lei, essa regradeve ser seguida em todas as aquisicoes. Esta decisao em si nao eurn mal. Ao contrario, busca introduzir 0processo competitivo naaquisicao de materiais para 0service publico, evitando a formacaode monopolies e a pratica de favorecimento ilfcito.Ainda na administracao publica existe 0 requisito de os recur-

sos estarem previstos no orcamento (disponibilidade orcamenta-ria), estarem liberados (disponibilidade financeira) e haver sidefeito 0 empenho da despesa, ou seja, 0 comprometimento da irn-portancia destinada a honrar determinada despesa. Nenhuma des-pesa na administracao publica pode ser executada sem que anteshaja side realizado 0empenho da quantia respectiva, pois somenteassim se tern a garantia de que 0pagamento sera efetuado.Para os objetivos deste livro, entendeu-se importante salientar

as formas de aplicacao de recursos mais empregadas na aquisicaode materiais de informacao na administracao publica.A seguir, serao enfocadas as modalidades de aplicacao de

recurs os acima mencionadas:Compras por licitacao, Atualmente (meados de 1996), a

legislacao que rege os procedimentos para licitacao e a Lei deLicitacoes e Contratos n." 8 666, de 211611993 (atualizada pela Lein." 8 883, de S/6/l994).1 As modalidades de licitacao previstasnessa lei sao as seguintes:

IBRASIL-Leis, etc. Le i de licitaciies e contratos: lei n.08.666, de 2/.06.1993 (atualizadapela lei n." 8.883, de 08.06.1994). Sao Paulo, Imprensa Oficial do Estado, s.d. Ha vanasoutras edicoes de diferentes editoras.

27


17/63

convite tomada de precos concorrencia concurso- leilao.Dentre elas, 0convite, a tomada de precos e a concorrencia sao

as que dizem respeito diretamente a aquisicao de materialbibliografico e e interessante que se conhecarn as definicoes decada uma, conforme apresentadas no artigo 22 da Lei n." 8 666:

Convite ISa modalidade de licitacao entre interessados do ramo perti-nente ao seu objeto, cadastrados ou nao, escoIhidos e convidados emmirnero mfnimo de 3 (tres) pela unidade administrativa, a qual afixaraem local apropriado, copia do instrumento convocatorio e 0 estenderaaos demais cadastrados na correspondente especialidade que rnani-festarem seu interesse com antecedencia de ate 24 (vinte e quatro)horas da apresentacao das propostas.Tomada de precos ISa modalidade de l icitacao entre interessadosdevidamente cadastrados ou que atenderem a todas as condicoesexTgIcfaspa;::a cadastramento ate 0 terceiro dia anterior a data dorecebimento das propostas, observada a necessaria qualificacao.Concorrencia e a modalidade de licitacao entre quaisquer interessa-dos que, na fase inicial da habilitacao prelirninar, comprovem possuiros requisitos minimos de qualificacao exigidos no edital para execu-


18/63

A inexigibilidade de licitaciio ocorrera quando houver invia-bilidade de cornpeticao, ou seja, inexistirem condicoes suficientespara estabelecimento da livre concorrencia, Na compra de materialinformacional, isso ocorre quando da aquisicao de materiais quesomente possam ser fornecidos por produtor, empresa ou repre-sentante comercial que detenha exclusividade dO_Rroduto ou mate-rial a ser adquirido. Estao incluidas neste caso as compras diretasde editores, publicadores ou distribuidores exclusives.. -~

Compras por adiantamento. As compras por adiantamentosao destinadas as aquisicoes que, por sua natureza ou urgencia, naopossam aguardar os procedimentos normais de licitacao. 0 adian-tamento - pratica tambem conhecida como verba de pronto paga-mento ou suprimento de fundos - e um valor fornecido pelaadministracao, depositado em conta bancaria em nome de servidorcredenciado da biblioteca, que executara as compras e 0pagamentodiretamente ao fornecedor.

Esse recurso e geralmente utilizado quando se tem urgencia naaquisicao de itens de pequeno valor, para a aquisicao de materialde orgaos piiblicos ou de material com exclusividade de distri-buicao. 0 adiantamento nao dispensa a licitacao, se 0valor ultra-passar 0 teto estabelecido para a modalidade convite.o responsavel pela aquisicao devera identificar quais sao asmodalidades de compra mais adequadas para 0 tipo de material deinformacao de cada aquisicao especffica, visando a obter os meno-res custos financeiros e operacionais possfveis, bem como garan-tindo a qualidade e presteza dos services de aquisicao.

Organizando as sugestoes para aquisicaoo processo de aquisicao baseia-se em sugest6es ou pedidos

provenientes de varias fontes. Geralmente os pedidos sao feitospelos usuaries ou encaminhados pelo proprio pessoal da bibliotecaresponsavel pela selecao. Outras fontes importantes de sugest6esde aquisicoes sao os demais setores da biblioteca, como os de

30

referencia, atendimento ao publico, ernprestimo entre bibliotecas,etc., que fornecem indicacoes sobre materiais que sao muito pro-curados pel o s usuaries, mas inexistem no acervo, bem comoapontam falhas e indicam a necessidade de aquisicao de mais deum exemplar de um mesmo titulo.

Essas sugest6es sao reunidas e organizadas, formando as listasou bases de dados de demanda pretendida, que irao constituir abase do processo de aquisicao. A organizacao das sugestoes con-tribui para que somente seja adquirido material realmenteindispensavel e dentro da disponibilidade de recursos financeiros.Segue-se uma rotina comum a qualquer tipo ou tamanho de biblio-teca, que compreende t res fases principais: complementacao dos dados bibliograficos, recorrendo-se afontes bibliograficas apropriadas;

v erific ac ao da existencia do item pedido na biblioteca ou se jafoi encomendado, a fim de evitar duplicacoes desnecessarias;

selecao dos fornecedores que apresentem melhores condicoesde atender ao pedido.A seguir, cada uma dessas fases, para que sejam mais bem

compreendidas, sera enfocada com maiores detalhes.Complementacao de dados bibliograficos. As solici tacoes

para aquisicao encaminhadas pelos usuaries chegam a bibliotecade maneiras variadas e nem sempre de forma muito convencional .

Geralmente as bibliotecas oferecern urn formulario proprio parapedido de aquisicao, que contern todos os dados necessaries paraidentif icacao do item solicitado. Mas as sugestoes podem tambemser fei tas pessoalmente, por meio de indicacoes feitas em catalogosde editoras ou listas de qualquer natureza, ou mesmo, como co-menta Evans, 1 "em simples anotacoes feitas num guardanapo de

IEVANS, G. Edward. Developing library and information center collections. 2. ed.Littleton, co; Libraries Unlimited, 1987.

31


19/63

papel". Sao muito comuns os pedidos em que, antes de se decifraro autor ou 0 titulo, e preciso decifrar a letra do requisitante.o formulario de pedido constitui 0 meio mais comum deapresentar sugest6es para 0 desenvolvimento do acervo. Normal-mente esse formulario varia de acordo com 0 tipo de bibliotecapara a qual foi elaborado, mas, em geral, requer que seja preen-chido com as seguintes informacoes: identificacao do item: autor, tttulo, edicao, local, editora, ano depublicacao, serie ou colecao, acrescentando, sempre que pos-sfvel, informacao referente ao ISBN (International StandardBook Number) ou ISSN (International Standard Serial Number),que sao mimeros exc1usivos da publicacao, evitando que elaseja confundida com outra;

identificacao do solicitante: nome e categoria do requisitante,departamento ou area (nos casos de bibliotecas universitarias ouespecializadas), etc;

data do pedido.Alem dos dados acima citados, 0 formulario de sugest6es

utilizado em bibliotecas universitarias costuma tambem inc1uir afinalidade a que se destina 0 item sugerido, ou seja, se e para aten-der as atividades de pesquisa, graduacao, pos-graduacao ou exten-sao, bern como a indicacao do grau de priori dade para aquisicao,que constitui uma inforrnacao valiosa para adequacao das dispo-nibilidades financeiras.

Atualmente, em algumas bibliotecas, esse processo ja e reali-zado por meio de programa informatizado, sendo possivel enca-minhar as sugest6es de compra diretamente a base de dados dabiblioteca.

Apesar de 0 formulario solicitar ao requisitante que coloquetodas as informacoes necessarias para a correta identificacao doitem, poucas serao as vezes em que seu preenchimento se fara demodo correto e completo. E nem sempre isso acontece por des-cuido do usuario. Mesmo informacoes retiradas de catalogos de

32

editoras, por exemplo, que teriam uma probabilidade maior deestarem corretas, muitas vezes nao trazem 0 ISBN/1SSN (parti-cularrnente nos catalogos de editoras brasileiras) ou outras infor-macoes consideradas essenciais.

Outra dificuldade refere-se a forma como 0material e referen-ciado, conhecida no meio bibliotecario como entrada principal.Muitas vezes Mconfusao entre a entidade publicadora e 0nome doautor e 0da colecao ou serie, devido ao fato de urn deles ser maisconhecido, sendo necessario urn verdadeiro trabalho de inves-tigacao para se obter a entrada correta. Lembramos, por exemplo,o caso de uma colecao de 254 volumes que foi solicitada duasvezes, uma como Rerum Britannicarum Medii Aevi Scriptores e aoutra como Rolls Series. Rerum Britannicarum Medii Aevi Scrip-tores. Por muito pouco nao foi adquirida em duplicata ...

Frequentemente urn item ora e solici tado pelo nome do editor ,como se este fosse 0 autor da obra, ora apenas pelo titulo, cons-tando como sem au tori a, e ocasionando dois pedidos aparen-temente diversos. Em caso de colecoes ou obras antigas, isso emuito comum. 0 mesmo se da em relacao aos titulos de peri6dicos,quando precedidos das palavras70urnal, Review ou Revista, porexemplo, e que nao sao consideradas pelo solicitante (ou, ao con-trario, 0 solicitante acrescenta 0 termo por sua conta, quando narealidade nao existe).

No caso de peri6dicos, tambern e comum 0 usuario tomar aabreviatura de urn titulo como se fosse 0 titulo real e completo. Eo caso, por exemplo, do Journal of the American VerterinaryMedical Association, muitas vezes mencionado como lAVMA.Merecem particular atencao as mudancas em tftulos de peri6-dicos que sofreram interrupcao, 0que tambem ocorre com relativafrequencia. Urn mesmo titulo pode ter versoes em idiomas dife-rentes, 0 que gera confusao em uma lista em ordem alfabetica,como e 0 caso do peri6dico Actualite Terminologique, que e 0mesmo que Terminology Update.

33


20/63

Os casos apontados no ult imo paragrafo referem-se apenas auma pequena parcela de situacoes em que urn pouco de desa-tencao por parte do bibliotecario pode resultar no dispendio deverbas muitas vezes bastante vultosas (alguem af tern ideia dequanta custa urn obra especializada de 254 volumes? ..). E podeimplicar ate mesmo a obrigatoriedade, perfeitamente dispensavel,de manter obras em duplicata no acervo, com todos os custos adi-cionais que isto representa.

Considerando-se a escassez de recursos financeiros com que asbibliotecas e services de inforrnacao em geral se defrontam, naoestar atento as muitas armadilhas presentes na atividade de aqui-sicao acaba representando urn custo adicional indesejavel. Por isso,embora seja uma atividade mon6tona e repeti tiva, a verificacaominuciosa de cada uma das sugestoes recebidas nao pode serconsiderada de menor importancia.

Para a complementacao de dados incompletos, imprecisos oufaltantes, recorre-se a pesquisa em catalogos de editoras, biblio-grafias, obras de referencia e demais instrumentos especializados.A Bibliografia Brasileira, publicada pela Biblioteca Nacional, aspublicacoes da Camara Brasileira do Livro, 0Catdlogo Brasileirode Publicacoes, da Livraria Nobel, sao alguns exemplos de obrastiteis para obter dados bibliograficos. Quem tem acesso a bancosde dados cooperativos como 0 BIBLIODATAICALCO, da FundacaoGenilio Vargas, DEDALUS, da Universidade de Sao Paulo, ou 0 CD-ROM UNIBIBLI, das universidades estaduais paulistas (USP, UNESP eUNICAMP) entre outros, tern maiores condicoes de sucesso.Quanto as publicacoes estrangeiras, sao recomendados para apesquisa sobre livros 0Books in print, que traz a relacao de livroseditados em lingua inglesa disponfveis no mercado, alem de obrassimilares de outros pafses, como, por exemplo, Libras espaiiolesen venta (Espanha), Les livres disponibles (Franca), German booksin print (Alemanha), e Catalogo dei libri in commercio (Italia),para apenas citar alguns.

34

( (

Para peri6dicos, uma das obras mais uti lizadas e 0 Ulrich'sInternational Periodicals Directory, que apresenta a maioria dostftulos de publicacoes seriadas editadas no mundo. Agencias inter-nacionais especializadas no fornecimento de peri6dicos publicamcatalogos que tambem podem auxiliar na eomplementacao dosdados bibliograficos. A maioria destes instrumentos ja se encon-tram disponfveis no mercado em suporte eletronico.Os sistemas de comunicacao eletronicos atualmente dispo-

nfveis, como a Internet, permitem a consulta direta aos OPACs(online public access catalogs) de bibliotecas de todos os tipos,alem dos catalogos em linha de livrarias, agencies e editoras,nacionais e estrangeiros, reduzindo, com muita vantagem, 0 tempopara obtencao de informacoes.A consulta, via Internet, a livrarias virtuais, como, no Brasil, aBookNet (http://www.booknet.com.br) pode resultar na obtencaode dados essenciais de livros brasileiros correntes. No exterior, halivrarias que dispoem de catalogos com centenas de milhares detftulos de obras disponfveis, como, por exemplo, a Booksite(http://www.booksite.com), Amazon (http://www. amazon.com) ea Internet Bookshop (http://www-:-bookshop.co.uk).Verfficacao da existencia do item solicitado. Ap6s a

complementacao dos dados das solicitacoes, parte-se para a veri-ficacao da existencia ou nao do item no acervo ou se esta em pro-cesso de compra, isto e, se ja foi encomendado ou faz parte dealguma outra lista de pedidos, a ser adquirida com recursos finan-ceiros de outra origem.Inicialmente, faz-se a conferencia nos catalogos ou bases dedados da biblioteca, para confirmar se a obra ja existe no acervo;caso exista, determina-se se ha necessidade de adquirir exemplaresadicionais e qual a prioridade em relacao as demais aquisicoes, emcaso de limitacao de recursos.E desejavel tambem verificar a existencia da obra em biblio-tecas proximas, de facil acesso, que possam funcionar como umaalternativa a posse ffsica do material.

35


21/63

A pesquisa nos catalogos ou bases de dados requer cuidadosredobrados. Ha a possibilidade de a obra existir em traducao e naoser necessario possuir 0 original. Outras vezes, 0 original e essen-cial, ou e conveniente possuir a obra em varias traducoes. 0mesmo acontece com edicoes diferentes de urn mesmo titulo reali-zadas por editoras diversas, pois podem conter comentarios,prefacios e introducoes peculiares a cada uma delas, talvez degrande importancia para 0usuario,As mesmas precaucoes com as entradas principais ou entradas

po~ organizadores ou coordenadores (editors, em ingles) ouentidades corporativas devem tambem ser observadas nesta etapado trabalho. Cuidados especiais devem ser tornados em relacao asubtftulo~ que podem confundir-se com os tftulos, e que dificultama~ pesquisas (por exemplo: Portrait of a life: Oscar Wilde, soli-citado como Oscar Wilde).Os nomes de autores individuais tarnbem podem dar origem a

confusoes e, por isso, exigem certa atencao. Ha 0 caso, porexernplo, dos nomes pr6prios espanh6is que as vezes sao indi-cados como se fossem nomes portugueses (por exemplo, Lorca enao Garcia Lorca (forma correta); Gasset e nao Ortega y Gasset(forrna correta). Outro problema surge com as grafias altemativasdos nomes de autores, dependendo da lfngua do texto (Pla-taolPla~olPlaton; Espinoza/EspinosaiSpinoza; Zeami/Se-Ami).Arm~dJ1has semelhantes sao criadas por nomes de instituicoesconsideradas como autores coletivos .

Como se disse, evitar duplicacoes desnecessarias nao implicasomente os custos duplicados da compra da obra, mas tambern doprocessamento tecnico, do armazenamento e ate do tempo etrabalho despendidos na realizacao de urn eventual descarte.Magrill & Corbin! comentam que 0 custo da pesquisa de

verificacao de urn item pedido equivale ao preco de uma dupli-

I MAG RILL. Rose Mary & CORBIN, John. Acquisitions management and collectiondevelopment ill libraries. 2. ed. Chicago, American Library Association, 1989.

36

cata. No entanto, apesar de trabalhosa, essa pesquisa e de funda-mental irnportancia para a eficiencia da aquisicao.Selecao dos fornecedores. Urn dos fatores que mais contri-

buem para a realizacao de boas compras e 0 contato com livrarias,editoras e agentes especializados. Trata-se de processo continuo deacompanhamento que envolve, alem do manuseio de catalogos epublicacoes especializadas, 0 conhecimento pessoal das fontes devenda e seus representantes.Alem dos instrumentos de referencia tradicionalmente utiliza-

dos, como guias de editoras, listas especializadas e bibliografias,e conveniente ter sempre a mao urn cadastro de livrarias, editorase agencias com que se mantern contatos mais freqiientes.Esse cadastro devera ser atualizado constantemente, mantendo-

se as inforrnacoes da forma mais completa possfvel, com ende-reco, telefone, fax, endereco eletronico e nome da pessoa que atuacomo contato com os clientes. Sera iitil nao apenas para a faseinicial do processo de compras, quando da solicitacao dos pedidos,mas tambem quando, apos a chegada do material, constatam-se,muitas vezes, irregularidades nos envios e ha necessidade de sereportar aos fomecedores.Os catalogos de editoras e livrarias sao pecas fundamentais para

o trabalho de aquisicao. Permitem a obtencao de dados maiscompletos sobre autores e tftulos, bern como de outras infor-macoes irnportantes, como 0 preco e 0 ISBN ou ISSN. 0 bibliO-\tecario deve solicitar os catalogos referentes a sua area de atuacao "e mante-los sempre a disposicao dos usuaries, para que possam ) lfuHp !fo_c9L0e1? ii\~. \ J ' Q \ ' 1 d e > . b i e J . e _ & . J /BACKSERV- THESERIALSBACKISSUESANDDUPLICATEEXCHANGE

LIST ([email protected]).Nao se trata propriamente de uma Iista de discussao, mas urn

endereco eletronico devotado exclusivamente a permuta informalde fasciculos atrasados de peri6dicos entre bibliotecas, propondo-se como urn local aonde se envia a Iista dos materiais disponfveispara permuta e dos que se desejam obter (na realidade, a lista hamuito tempo deixou de tratar exclusivamente de periodicos, poisfreqiientemente aparecem amincios de materiais monograficos parapermuta). Nao existem restricoes de assunto, apesar de a areamedica ser talvez mais bern servida em outra lista, intituladaBACKMED.Trata-se, enfim, de urn vefculo de comunicacao para osbibliotecarios que estejam a procura de fasciculos atrasados deperi6dicos. Muitas bibliotecas solicitam que sua despesa com aremessa dos materiais lhes seja reembolsada pela biblioteca soli-citante, 0 que pode trazer dificuldades para as instituicoes bra-sileiras, devido a dificuldade de remessa do reembolso ou tax asban carias que acabem tomando a transacao nao compensadora. Asmensagens de inscricao devem ser enviadas para [email protected]. Os arquivos semanais sao armazenados no listserv,podendo ser soIicitados com as mensagens normais.COLLDV-L - LIBRARYCOLLECTIONDEVELOPMENTLIST ([email protected]).

Embor~edicada a discussao de questoes relacionadas com 0desenvolvimento de colecoes em geral, preocupacoes referentes aaquisicao de materiais surgem com muita frequencia nesta lista,

112

moderada por Lynn F. Sipe, bihliotecaria da University ofSouthern California. Mensagens de inscricao devem ser enviadaspara [email protected] NEWSLETTERONSERIALSPRICINGISSUES([email protected]).Provavelmente omais antigo peri6dico eletronico da area deaquisicao, dedicado, como 0proprio nome indica, a discussao dequestoes relacionadas com 0 pres;o das publicacoes periodicas,possuindo ate mesmo 0 ISSN: 1046-3410. Nao e publicado emintervalos regulates, cada fascfculo sendo composto e enviado paraos assinantes de acordo com 0 volume de colaboracoes recebidas.Na realidade, todas as quest6es relacionadas com os peri6dicos emgeral interessam a publicacao e nao apenas as relacionadasespecificamente com precos. E editado por uma profissional comlarga experiencia na area de aquisicao de peri6dicos. Mensagensde inscricao devem ser enviadas para listproc@unc. edu. Niimerosatrasados encontram-se arquivados no endereco http://sunsite.unc.edu/reference/plices/plices.html, mas tambem estao disponi-veis no proprio listproc. Para se obter uma lista dos fascfculosdisponiveis, deve-se enviar uma mensagem para a listproc,contendo apenas as palavras index prices.

11 3

Anexo 1

J(

Anexo 2
mailto:[email protected]:[email protected].


60/63

Declaracao de principios e paddlespara a pratica da aquisicao'

EM TODAS as transacoes de aquisicao, 0 bibliotecario ...1 considera primordialmente os objetivos e pohticas de sua insti-tuicao;2 ernpenha-se em obter 0maximo de valor para cada dolar gasto;3 garante a todos os fornecedores em uma licitacao 0 mesmo tra-tamento, na medida em que 0 permitam as polfticas estabelecidas de suainst ituicao, e analisa cada transacao por seus propr ios meri tos;4 defende e tr.abalha pela honestidade, verdade e just ica na compra evenda, e denuncia todas as form as e manifestacoes de suborno;5 recusa presentes e gentilezas pessoais;6 .utiliza somente com licenca as ideias originais e pIanos desen-volvidos por urn fornecedor para objetivos de venda competitiva;7 gar~nte recepcao imediata e cortes, na medida em que as condicoeslhe perrrutam, a todos que 0 visitam no cumprimento de missoes comer-ciais legftimas;8 cu~tiva e promove praticas comerciais justas, eticas e legais;9 evita embustes;10 ernpenha-se constantemente por conhecer a industria editoria l e 0cornercio de livros;11 ernpenha-se por estabelecer rnetodos pra ticos e eficientes para 0desempenho de suas funcoes;12 aconselha e auxilia seus colegas biblio tecarios no desernpenho deseus deveres, sempre que a ocasiao 0 perm ita.

I Distribufdo no programa: Let the sunshine in: evaluating ethics in pub1isher/vendor-hbraryfe1mions, prornovido pela Association for Library Collections and TechnicalServices, em 27 dejunho de 1994, em Miami Beach, Florida , EUA.

114

Expressoes empregadas nasatividades de aquisicao

ENTENDEMOSque algumas expressoes utilizadas no processo de aqui-sicao podem apresentar dificuldades para os responsaveis por essasatividades, principalmente devido ao grande mimero de termos tecnicosem outros idiomas, grande parte dos quais em ingles, usados na maioriadas transacoes comerciais . Abaixo, relacionamos os termos que, emnossa opiniao, sao os mais comuns. Esta lista beneficiou-se grandementede lista similar elaborada par Leila Mercadante e Maria Eli Arnoldi, emtrabalho preparado para 0 Program a Nacional de Bibliotecas Univer-sitarias.adiantamento. Recursos finaneeiros colocados a disposicao de repar-ticoes piiblicas para arcarem com despesas urgentes que nao podemaguardar os procedimentos normais de aplicacao.advanced payment required. "Exige-se pagamento antecipado. Indicaque e necessario efetuar 0pagamento antes de 0material ser despachado.amount due. Quantia devida. Especificacao colocada no final de faturaspro forma, indicando a importancia que deve ser paga.annual subscription. Assinatura anual.back issues. Fasciculos ou mimeros atrasados de peri6dicos.bank order. Ordem bancaria, Ordem de pagamento real izada por inter-medic de instituicoes bancarias. Pode implicar a realizacao de contratode carnbio.bil l later. A faturar. Indicacao de faturamento poster ior, ou seja, que 0item sera posteriorrnente cobrado.bill to. Cobrar de. Instituicao em nome da qual a fatura foi emitida. Podeser diferente do endereco para onde as publicacoes deverao ser enviadas.bimonthly. Publicacao de periodicidade bimestral.

lIS

caraa de credito, Documento em que 0 vendedor especifica a existencia editor. Em portugues, a empresa responsavel pela publicacao da obra; 0


61/63

de creditos em favor das bibliotecas, em geral por causa de material quenao foi fornecido.ceased publication. Publicacao suspensa. Peri6dico cuja publicacao foicancelada,consolidated service. Service oferecido por determinadas agencias,compreendendo 0 controle de recebimento de fasciculos de peri6dicos esell! envio para as bibliotecas de forma organizada. Inc1ui tambem areclamacao de falhas de recebimento diretamente pela agencia.contrato de cambio. Documento firrnado entre 0 comprador de moedaestJrangeira e 0 estabelecimento bancario, no qual sao discriminadas asoperacoes de cambio. Necessario para 0 pagamento de faturas pro formaenviadas por fornecedores do exterior.cOtaC;30. Preco fornecido por firmas comerciais, em Iicitacoes ou orca-mentes.credit memo ver carta de creditocredit order ver carta de creditocurrent number. Numero atual. 0 fasciculo mais recente de urn perio-dico.current price. Preco atual. 0 preco que esta sendo praticado no momen-to.delayed. Atrasado. Indica que a publicacao ou remessa do material estaatrasada.delivery address. Endereco de entrega. Endereco para onde deve serrernetido 0material adquirido. Pode ser diferente do endereco da ins-t ituicao em nome de quem sera emitida a fatura.discontinued ver ceased publicationd6Iar-livro. Valor convencionado por cada livraria ou agencia para fixar,em moeda nacional, 0 preco final de venda ao consumidor de matcriaisde informacao importados. Trata-se, efetivamente, de uma forma de agre-gar ao preco de venda os custos adicionais em que 0 livreiro incorre paraa obtencao dos itens. Nao ternparidade com a cotacao oficial, sendo sem-pre maior.edital. Documento que especifica as condicoes de realizacao da licitacao,inclusive ?egras para participacao, julgamento das propostas e elaboracaodo contrato.

116

mesrno que editora. Em ingles, pessoa que prepara para publicacao 0t rabalho de outrem (editor de texto), ou que coordena a edicao de umaobra de autoria coletiva (organizador); tarnbem 0 responsavel pelo con-teiido de urn peri6dico ou de parte dele (sentido que vern se tornandocomurn no Brasil).empenho. Acao administrativa e respectivo documento que, na adrni-nistracao publica, significam que foi efetuado 0 comprometimento dosrecursos financeiros destinados ao pagamento de services que seraoprestados ou bens a serem adquiridos.exchange. Intercambio. Permuta ou intercambio de materiais de infor-macao. Cambio, ou seja, conversao da moeda de urn pais pela de outropais.exchange rate. Taxa de cambio.forthnightly. Quinzenal. Publicacao de periodicidade quinzenal ou bi-mensa!.frequency of publication. Periodicidade de publicacao.gift. Doacao. Doacao de materiais de informacao. Diferente de donation,que se refere as doacoes em especie,handling charge. Porcentagem acrescida ao preco de capa de umapublicacao, referente ao service da agencia ou da livraria, englobandolocalizacao do item, manipulacao e empacotamento.hardback, hardbound ou hardcover. Capa dura. Encadernado. Termosque indicam que, ao contrario de uma brochura (paper-back), 0materialse apresenta encadernado.issue. Fasciculo ou ruimero de uma publicacao peri6dica.invoice. Fatura. Documento que serve para comprovar os termos evalores de uma compra e encaminhar seu pagamento.l icitacao. Procedimento administrativo que se destina a obter as con-dicoes mais vantajosas de prec;o e prazo de entrega para aquisicao debens e services. Iiindispensavel na administracao publica.missing issue. Fascfculo ou mimero faltante de urn peri6dico.monthly. Mensa!. Refere-se a publicacao de periodicidade mensa!.net price. Preco lfquido.not yet published. Ainda nao publicado. Indica material que ainda seacha em fase de producao,on expire. Informa que a assinatura de umtftulo esta para veneer,

117

order. Encomenda. Pedido de compra.out of print. Esgotado. Refere-se a tftulos retirados do catalogo cia


62/63

editora ou esgotados.out of stock. Refere-se a publicacao nao disponivel no momento.packing and postage charges. Despesas de embalagem e porte.paperback. Brochura. Livro com capas de papel ou cartao, ao contrariodo encadernado.pocketbook, pocket edition. Livro de bolso, edicao de bolso.pro forma ou proforma invoice. Proposta emiticla pelo fornececlor, emque e relacionado 0material oferecido, com indicacao de preco, prazo clevalidade, condicoes de pagamento, etc.publisher. Editora, Empresa ou outra instituicao responsavel pela publi-cacao da obra.purchase price. Preco de compra.quarterly. Trimestral. Publicacao de periodicidade trimestral, isto e , pu-blicada quatro vezes ao ano.replacement. Substituicao. Reposicao de titulos de livros ou fascfculosde peri6dieos.reprint . Reimpressao. No caso de art igo de peri6dico e sua separata.romaneio. Lista que acompanha os itens encaminhados a biblioteca ouinstituicao, mencionando os documentos originais em que constam essesitens.serials. Publicacoes seriadas, com periodicidade fixa ou nao.ship to. Despachar para. Indicacao do local para onde deve ser enviadomaterial. Pode ser diferente do endereco da instituicao responsavel pelopagamento.shipping charges. Despesas de transporte.standing order. Modalidade de compra pela qual a editora ou agenciafica autorizada a enviar automaticamente qualquer nova publicacao deuma serie monografica ou de lim titulo de peri6dico, sem que 0 compra-dor tenha necessidade de solicita-la antecipadamente.subscription. Assinatura, em geral de publicacoes peri6dicas.weekly. Semanal. Refere-se a publicacao de periodicidade semanal.wire transfer. Transferencia de nurnerario por meios telefonicos oueletronicos, utilizada pelos estabelecimentos bancarios.

11 8


63/63

)

IDIVA ANDRADE e bibliotecaria do Service de Biblioteca eDocumentacao da Faculdade de Filosofia, Letras e Ciencias.Humanas daUniversidade de Sao Paulo (USP), onde organizou/-;:;.implantou .e chefia 0 Service de Aquisicao e Intercambio. ' . .....Realizou estagios em bibliotecas da Franca e Inglaterra~-epar~;.o,;.u:t icipou '.de cursos sobre aquisicao e desenvolvimento de cole-" .~6es no Brasil e no exterior. Tern trabalhos public ados em'.revistas daarea e em anais de congressos. Desde 1994 coordena' . ..,b Grupo de Estudos para Gerenciamento de'Acervos do Sistema~Intregado de Bibliotecas da USP. ~

WALDOMIRO VERGUEIRO- e docente do Departamento de'Biblioteconomia e Documentacao da Escola de Comunicacoes eArtes (ECA) da USP, onde obteve os tftulos de mestre e doutor. ..Em 1994, realizoupesquisa de pos-doutoramentona Lough-.".borough University, Inglaterra. Coordena 0 Niicleo de Pesquisade Hist6rias em Quadrinhos ,da ECAIUSP. Membro da equipedoprograrna Services de Informacao ipara a Educacan.namesma escola. Publicou, em 1989, Desenvolvimento de colecoes(Polis; APB), e, em 1995, Seleciio demateriais de informaciio(Briquet de Lemos / Livros).

aquisicao de materiais de informacao

Documents