UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ Pró-Reitoria de Ensino de Graduação

CURSO BACHARELADO EM SECRETARIADO EXECUTIVO

IInnttrroodduuççããoo aaoo SSeeccrreettaarriiaaddoo

Organizador

Prof. Luizel Simões de Brito, Bel.

Macapá – Amapá – Amazônia – Brasil 1º Semestre de 2011

UNIVERSIDADE FEDERAL DO AMAPÁ Curso Bacharelado em Secretariado Executivo

Macapá – Amapá – Amazônia - Brasil 1º semestre de 2011

O SECRETÁRIO EXECUTIVO Conhecendo a profissão e as principais características e técnicas para o seu exercício Organizador: PROF. LUIZEL SIMÕES DE BRITO

Coleção dos conteúdos aplicados na Disciplina Introdução ao Secretariado, ministrada para o Curso Bacharelado em Secretariado Executivo da Fundação Universidade Federal do Amapá, para fins de orientar o aprendizado teórico e avaliativo necessário, sendo facilitador o Prof. Simões, Assistente II, Bel. em Secretariado Executivo, Registro Profissional 001-DRT/AP.

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Se você tem alguma dúvida sobre o futuro de nossa profissão, ou se você costuma ouvir comentários a respeito, espero que esta reflexão o ajude a responder para os outros e para si mesmo, com argumentos adequados e

verdadeiros: a profissão de secretário não está em extinção! A profissão de qualquer um estará em extinção se tal pessoa fechar os olhos às alterações que,

hoje mais do que nunca, acontecem constante e velozmente. Conseguirão persistir como profissionais, em qualquer área, aqueles que estiverem atentos,

que aproveitarem as oportunidades de crescimento e que cuidarem de seu próprio futuro.

Cleomar Alves

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SUMÁRIO

EPÍGRAFE

SUMÁRIO Unidade I: A HISTÓRIA DA PROFISSÃO DE SECRETARIADO .................................... 04

1. A origem da Profissão de Secretária(o) ...................................................................... 04

2. A saga das(os) Secretárias(os) .................................................................................... 05

Unidade II: O NOVO PERFIL DO SECRETÁRIO MODERNO ......................................... 08

1. Qual o novo perfil dos Secretários? ............................................................................ 08

2. Profissão Secretário .................................................................................................... 10

3. Secretário hoje – Gerentes hoje .................................................................................. 13

4. As oportunidades para os Secretários ......................................................................... 14

5. E o Secretário do futuro? ............................................................................................ 14

6. Secretnet ..................................................................................................................... 15

7. Secretário: uma profissão em extinção? ..................................................................... 18

Unidade III: O QUE É SER SECRETÁRIO .......................................................................... 20

Regulamentação da Profissão ........................................................................................... 20

Lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1985 .................................................................... 20

Lei nº 9.261, de 10 de janeiro de 1996 ....................................................................... 22

Ética Profissional .............................................................................................................. 23

Código de Ética Profissional dos Secretários Brasileiros ........................................... 23

Unidade IV: ÉTICA E RELAÇÕES HUMANAS ................................................................. 26

I. A Ética da interioridade ................................................................................................ 26

II. A crise dos valores da modernidade ............................................................................ 27

III. A dimensão da Ética na Empresa ............................................................................... 28

Unidade V: PRINCIPAIS QUALIDADES DE UM SECRETÁRIO ..................................... 30

Unidade VI: PRINCIPAIS ATRIBUIÇÕES DE UM SECRETÁRIO ................................... 38

Unidade VII: COMO SE CANDITAR A UM EMPREGO ................................................... 45

Atendimento a Clientes .................................................................................................... 46

REFERÊNCIAS ................................................................................................................... 52

4A ORIGEM DA PROFISSÃO DE SECRETÁRIA(O) Por Liana Natalense

A profissão de secretário não tem a sua origem muito conhecida. Diz-se por aí que a primeira secretária foi Eva! Outros afirmam que a primeira secretária assessorou Napoleão Bonaparte, sendo demitida por pressões da Josefina! Conta-se ainda que a primeira secretária assessorou a Rainha Vitória, trabalhando com luvas e chapéu!

Através de pesquisas históricas, percebemos que o "antepassado" do secretário foi o Escriba – profissional de atuação destacada em toda a Idade Antiga, junto aos povos que desenvolveram a escrita e o comércio. Lendo a descrição do trabalho do escriba, observamos que existe bastante semelhança com o trabalho do secretário, resguardando, obviamente, as características de cada época: "O escriba oriental é o homem que domina a escrita, classifica os arquivos, redige as ordens, aquele que é capaz de recebê-las por escrito e, que, por conseguinte, é naturalmente encarregado da sua execução".

Na obra "A fascinante história do livro", de José Teixeira de Oliveira, encontramos interessante citação, também sobre os escribas. Citação esta que poderá, até, explicar algumas das posturas dos secretários em nossos dias:

"De início, dediquemos algumas palavras aos escribas – preceptores da humanidade, segundo a expressão de Claude Abastado. Na Grécia antiga, eles constituíam espécie de confraria de letrados, privilegiada: uma casta hereditária, porém, sem o caráter sacerdotal a que outras civilizações guindaram os seus confrades. Com o advento da democracia, que proporcionou ao povo facilidades para aprender a ler e escrever – instrumentos de liberdade intelectual, de igualdade social e econômica, de progresso e de controle cívicos – seu prestígio sofreu restrição, ou melhor, adquiriu novas roupagens. Parte metamorfoseou-se em eruditos, filósofos, professores, sábios, escritores. Parte (constituída, principalmente, de prisioneiros de guerra) permaneceu na condição de escravos, a serviço de senhores capazes de aproveitar as suas aptidões mentais. Daqui saíam os secretários, os copistas e leitores (e por que não?) os colaboradores intelectuais das obras assinadas pelos amos. Cefisofão, escravo de Eurípedes, passou à História, pelas mãos de Aristófanes, como tendo participado da redação das peças do terceiro dos grandes trágicos. Perversidade do autor da Assembléia das mulheres? Na esfera da burocracia, o escriba compartilhou das prerrogativas e das penúrias que seguem os passos dos funcionários públicos em geral.

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Havia os secretários dos tribunais e conselhos com poderes e regalias iguais aos dos mais altos magistrados da cidade. No extremo oposto vegetavam os humildes de todas as administrações: metecos forros ou escravos, modestos cidadãos que tinham necessidade de ganhar a vida. Sua reputação não era das melhores".

Ao deparar-me com um "antepassado escravo", pergunto-me se muitos secretários, que mantêm uma postura de submissão, não estariam ainda sofrendo as conseqüências daquele antigo estado? Ou, se os gerentes que insistem em tratar os seus secretários como serventes, sem qualquer tipo de participação e iniciativa, também não estariam preservando a antiga postura dos senhores da Grécia e Roma antigas?

Uma curiosidade, agora, quanto ao desempenho dos escribas, mais tarde chamados de secretários, no Baixo Império Romano: muitos deles eram taquígrafos! No Baixo Império Romano a estenografia vulgarizou-se, assumindo importante papel nos escritórios da administração pública.

A própria palavra secretária tem origem no Latim, onde encontramos, a princípio, as palavras: secretarium / secretum, que significa lugar retirado, conselho privado; e secreta: particular, segredo, mistério.

Acredita-se que, com o passar do tempo, a grafia e o significado de tais palavras tenham sofrido alterações, surgindo os dois gêneros.

Secretária e Secretário

Durante a Idade Média a função do secretário praticamente desaparece, em face das condições políticas, econômicas e sociais. A função será exercida apenas, em parte, pelos monges nos mosteiros que, na realidade, não são exatamente secretários, mas, sim, copistas.

Na Idade Moderna, com o ressurgir do comércio, a necessidade da função do secretário reaparece. Integra-se, mais tarde, à estrutura organizacional das empresas e permanece em evolução até os nossos dias.

A mulher passa a atuar como secretária, de forma expressiva, na Europa e nos Estados Unidos, a partir das Duas Guerras Mundiais. Com a escassez de mão-de-obra masculina, desviada para os campos de batalha e, com uma estrutura industrial/empresarial desenvolvida, as empresas não tiveram outra alternativa, para manterem-se em funcionamento, senão a de utilizar a mão-de-obra feminina, em todas as áreas.

No Brasil, vamos perceber a atuação da mulher como secretária a partir da década dos anos 50, com a chegada das multinacionais, cuja cultura organizacional já estava habituada com a presença da mulher.

(Publicado na Revista Secretária Executiva)

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A SAGA DAS(OS) SECRETÁRIAS(OS)

Por Lucia Casimiro

Nos remotos dias de Alexandre Magno, um secretário era "realmente" um secretário. Para levar a cabo este encargo, em 300 a.C., você passaria a noite em claro, entalhando uma tabuinha de cera com a espátula e todo o dia seguinte retalhando o inimigo com uma espada. Esta era uma posição de prestígio – porém perigosa – e, Alexandre Magno, unicamente em sua campanha da Ásia, perdeu 43 Secretários.

Quando o Império Romano atingiu o seu ápice, os Secretários trocaram as suas espadas pelos deveres de simples escribas. Porém os Secretários, em sua maioria, eram escravos e suas condições de trabalho estavam longe de ser as ideais. Na Idade Média viram-se os secretários novamente obrigados a lidar tanto com a espada como com a pena. No entanto um grupo de escribas começou a combater astuciosamente este sistema, adotando o hábito de monges. Assim sendo, em meados do século XIV, 70% da classe Secretarial originava-se dos monastérios, fato este nada surpreendente, pois naquela época os Secretários eram todos homens.

As mulheres só surgiram no cenário como Secretárias, quando Napoleão Bonaparte levou uma a fim de registrar os detalhes das batalhas, a cada uma de suas campanhas. Contudo, Josefina, mais do que depressa, objetou e, finalmente, Napoleão contratou um homem quando de sua fatal invasão a Rússia.

Foi o comércio americano que recebeu o primeiro ataque de uma secretária. Em 1877, a primeira dentre esta nova classe, entrou timidamente num escritório de Nova Iorque e orgulhosamente anunciou ser ela a nova Secretária do Executivo. O homem explodiu, blasfemou, indagando o que estava acontecendo ao mundo e já se inclinava para pegar o telefone e contratar um homem. Deu-se, então o primeiro passo para a emancipação feminina. A jovem rompeu em prantos. Seu executivo cedeu e a primeira mulher Secretária americana levou os louros do dia.

Por volta de 1902, havia cerca de 50.000 Secretárias mulheres e isto provocou uma série de alterações nos escritórios. O relegado lavatório brilhava, o tão inestético cuspidor desapareceu misteriosamente, surgiram cortinas nas janelas e muitas foram as blasfêmias engolidas pelos Executivos enrubescidos. Por todo país as mulheres invadiram os escritórios e fincaram seus pés nas posições conquistadas.

Um fato que influenciou o aumento numérico de Secretárias foi o salário baixo. Os homens exigiam e recebiam US$ 50,00 a mais por semana. As mulheres trabalhavam por menos que um terço desse montante.

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Entretanto, por volta de 1911, já havia mulheres suficientes no ramo, para se reunirem e reivindicarem salários mais altos, melhores condições de trabalho e outros benefícios. Graças aos esforços dessas pioneiras, os ordenados subiram para uma média de US$ 20,00 semanais e a maioria delas conseguiu obter de seus Executivos uma semana de férias (não remuneradas), por ano.

Finalmente, o maior benefício resultou em utilizar-se o escritório como um feliz campo a caça de homens elegíveis para futuros maridos. Este foi um choque enorme aos homens americanos. Se eles não estavam mais a salvo nos escritórios, que santuários lhes restava?

O que deu maior estímulo à integração da mulher nos escritórios foi a Primeira Guerra Mundial. Ela drenou a força de trabalho americano e a mulher apareceu para substituir o homem, trabalhando como Secretária e às vezes até em atividades executivas, bem como em outras profissões. Havia procura e necessidade e as mulheres responderam ao desafio. Este era um dos lados da moeda. Pois, um Executivo ao dar baixa no serviço militar e ao reassumir suas funções civis manifestou-se do seguinte modo: "nós ganhamos uma guerra, mas perdemos a outra. Esta época será lembrada como a da maior emboscada sofrida pelos homens em toda a História."

Após a guerra, a mulher manteve sua posição tão arduamente conquistada. Por volta de 1920 já havia 1,2 milhões de mulheres desempenhando os cargos de Secretárias e Estenógrafas. Mudanças drásticas sucediam-se, arrebanhando cada vez mais mulheres para a força trabalhadora. Construíram-se casas e apartamentos menores, que exigiam menos cuidados e trabalhos de manutenção, alimentos enlatados, máquinas de lavar roupa, ferros de passar elétrico e roupas feitas, deixaram as mulheres com mais tempo livre à sua disposição. Os executivos, sem alternativas diante das dramáticas vitórias conseguidas pelo sufrágio feminino e pela crescente influência do Bureau Trabalhista Feminino, começaram a aceitar a Secretária feminina como um fato cotidiano da vida.

No começo da década dos anos 30 havia três milhões de Secretárias e os empregos continuavam a chover, inclusive durante os anos de repressão. Prontamente, apareceu a Secretária como uma jovem distinta, ativa em tudo do tênis à política. Surgiu a primeira dentre as Secretárias Executivas. Datilógrafa e Estenografa, e nasceu o intervalo do cafezinho!!!

A Segunda Guerra Mundial, tal qual a primeira, levou a sua cota de mão-de-obra e a procura por Secretárias aumentou à medida em que os negócios progrediram. A prosperidade continuou e por volta de 1945 toda a força de trabalho feminino cresceu dos seus 14 milhões, em 1940, para o significante número de 20 milhões. A estatística para 1960 era de 22 milhões e para os dias de hoje calcula-se que 42% da população economicamente ativa seja do sexo

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feminino.

Mas o papel da Secretária de hoje mudou. Aos seus deveres tradicionais de taquigrafia e datilografia outros foram adicionados, manipular e redigir cartas, marcar entrevistas, reservar passagens, manipulação de modernos equipamentos de escritório, acompanhar em viagens o seu Executivo, participar de reuniões, cancelar e remarcar visitas e o desempenho de uma grande variedade de pequenas tarefas como: redigir anúncios, até a compra e escolha do presente do aniversário para a esposa do Executivo.

9QUAL O NOVO PERFIL DAS (OS) SECRETÁRIAS (OS)?

Por Selma Dias da Costa

Em meio a tantas mudanças, resistências, expectativas, globalização e humanização nas empresas, programas de qualidade e certificações ISO 9000 ou 14000, ou ano 2000, ou terceiro milênio, com papéis sendo totalmente revistos, atitudes tendo que necessariamente ser mudadas, algumas pessoas totalmente perdidas em seus trabalhos, outras com seu trabalho perdido, o cultivo da independência intelectual e o gerenciamento da autonomia administrativa que recebe a cada dia; estes são os indicadores do novo perfil do secretário.

A mudança é veloz e o papel do secretário está se tornando a cada instante uma alavanca de impulsão para tais mudanças. Ele é o elo entre o velho e o novo, é o agente transformador. É o canal de luz na escuridão do medo e da insegurança dos resistentes e dos acomodados.

O secretário já não precisa ousar aos sussurros e nem abafar a capacidade e a firmeza necessárias para auxiliar as pessoas que dele necessitam, a rumar para esse mundo novo de responsabilidades e de qualidade total.

Rumores nos corredores alertam que as pessoas querem aprender com o secretário como ser flexíveis, tolerantes, intuitivos, versáteis e especialmente aprender como administrar com tanta perspicácia um sem número de diversificados assuntos de uma só vez. Perceber como se decide tão rápido - algo tão comum no dia-a-dia de um secretário.

As pessoas querem saber como olhar sob um novo ângulo suas crenças tão sedimentadas. É hora de aprender com as atitudes simples e com os detalhes.

Aos poucos, os caminhos vão se abrindo e só serão percebidos se o secretário estiver pronto, inteiro para viver em toda a sua essência a autonomia que vai se instalando. Que esta autonomia seja o escudo para os seus desafios e o alimento de sua ousadia.

É o momento de sentir como vai sua autonomia interna, como está sua permissão para assumir papéis antes negados, de tirar a poeira da vida acomodada e sem desafios.

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É hora de encontrar atalhos nos caminhos que têm que ser percorridos, quando se encontrar obstáculos. Desculpas e reclamações já não têm mais espaço na transparência das atitudes do novo profissional.

Aquele secretário que esperava pacientemente o reconhecimento do seu chefe pela belíssima correspondência e pelo seu exemplar desempenho ao telefone, já não faz parte da realidade da profissão. É a agressividade positiva somada à passividade positiva que resultará no perfil assertivo.

A autonomia traz consigo uma responsabilidade muito maior, mas traz também muitas oportunidades de se dar soluções inovadoras às questões e para isso é preciso ser ousado, saber o que quer realmente dentro deste novo perfil que foi, aos poucos, sendo semeado, e hoje aceito pelos próprios administradores, para continuar sendo um concorrente de peso no mercado. Admitir o perfil acomodado de um secretário significa assumir uma administração falida, sem a menor possibilidade de competir com aqueles que delegam, confiam e acreditam no potencial de seus colaboradores.

A intuição tão questionada, tão subestimada, agora é a fonte das decisões dos dirigentes modernos. Todos buscam cada vez mais aprender e se deixar guiar pela intuição. Um aprendizado que merece todo o cuidado e a atenção do secretário, pois reúne todas as condições de atuar nesta transformação, se tiver preparo para agir assertivamente.

É tempo de exercitar o desapego, descentralizando o poder e neste momento o secretário, que tem uma visão de futuro, já terá suficiente conhecimento de si mesmo, para saber seus limites e trará, de sua essência, toda a coerência e sensatez necessárias para alçar vôo em direção a esta globalização de ciências. Perceberá que será preciso mais do que simplesmente a sua rotina. Terá que conhecer mais de todos os assuntos, para dar suporte à sua criatividade e com ela poder ajudar mais às pessoas.

Para descentralizar, é preciso olhar os próprios valores, verificar como anda a confiança em si mesmo, pois sem esta confiança, não será capaz de confiar a ninguém os trabalhos que centraliza. Por outro lado, é preciso estar preparado para a galopante autonomia administrativa que vem se instalando para que não haja um descompasso num momento tão importante. Olhar para os auxiliares, os contínuos, e tantos outros colaboradores como verdadeiros profissionais é, sem dúvida, um reconhecimento destes valores.

É o momento do secretário olhar para si mesmo e perceber este ser multifacetado e dar a ele a determinação necessária para agir, definir claramente suas metas e experimentar atitudes mais ousadas que vinham silenciosamente pulsando em cada trabalho que era feito e que toma agora as dimensões merecidas.

Apesar da gama de informações que recebe, do fácil acesso a este

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maravilhoso mundo louco por mudanças, é essencial que exista por parte do secretário a vontade. É a vontade que vai dar sustentação a este novo perfil. É preciso querer fazer parte do novo mundo.

Com todo o entendimento do novo perfil, é importante ressaltar a necessidade do secretário buscar o seu novo espaço dentro das empresas. A busca é fundamental, pois muitas vezes é no processo de busca que as mudanças ocorrem.

Para o secretário do terceiro milênio, a ordem é ousar. Determinação e ousadia darão continuidade às realizações pessoais e profissionais, e desta vez será permitido potencializar seu modo assertivo de agir.

Como diz Roberto Shinyashiki: "Pessoas com uma razão para lutar vão vencer sempre! Dê a alguém uma razão para viver e você terá um ser humano". O papel maior do secretário, certamente, será na humanização das empresas. Para isso é preciso que esteja humanizado. É fundamental que sua humildade, em aprender e trocar seu conhecimento com as pessoas que estão ao seu redor delimite a sedução do poder que está adquirindo.

Sabedoria é o que o secretário vai obter ao abraçar toda a mudança que, galopantemente, chega a ele diariamente, se descobrir o prazer de fazer cada etapa do trabalho, se perceber nos obstáculos o estímulo para persistir e vencer.

A visão do futuro aponta para a capacidade do amor incondicional, pois é este amor que vai permitir ao secretário olhar para as resistências com tolerância, e passar pelas dificuldades com a mesma determinação que iluminou seus momentos de reflexão quanto a continuar na missão de transformador, quando algumas pessoas com maior desinteresse ouviram e desprezaram idéias criativas e até mesmo soluções de grandes conflitos, simplesmente porque partiam dele, secretário.

Quanto mais o secretário se conhecer, mais sensível estará às dificuldades destas pessoas. Quando se lida com pessoas, é essencial ter em mente que é com as pessoas resistentes e de difícil relacionamento que mais se aprende e, ainda, que empresas sem pessoas não existem.

Todo cuidado é pouco para o terceiro milênio. As ansiedades diárias para competir com um mercado mais consciente, mais conhecedor de qualidade, não podem apagar a sua criança interna. Ela é que vai permitir que o secretário perceba a complementaridade deste novo perfil de uma forma alegre, criativa, autêntica e totalmente desapegada de conflitos e modos antigos.

É tempo de não se contentar com o que sabe, é preciso buscar novas formas de perceber o mundo, de se conhecer mais, de ir ao encontro do sucesso tão merecido.

Para alguém ser grande profissionalmente, é preciso abrir o coração, porque

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só assim as grandes emoções do sucesso, das frustrações e dos desafios terão um lugar seguro para se transformar em crescimento.

PROFISSÃO SECRETÁRIA(O)

Por Leida Borba de Moraes

Contexto Pessoal, Profissional, Econômico, Político e Global de uma das Profissões que Mais Crescem no Mundo.

Muitos são os indicativos que demonstram, claramente, as grandes, profundas e extremamente rápidas transformações do mercado de trabalho. Compreendemos isso observando ao nosso redor em nossa família, empresa, colegas de estudo, jornais revistas etc.

Certamente também estamos cansados de ouvir dizer que em decorrência das transformações tecnológicas, da informática e da globalização, o mercado de trabalho é altamente competitivo e corremos determinados tipos de riscos em nosso trabalho, impensados há dez anos.

Sentimos exigências sobre nossa pessoa e profissão que além de simultâneas e diversas nos causam, muitas vezes, um sentimento de incapacidade para o qual não encontramos explicação. Pois até ontem mesmo éramos considerados excelentes profissionais. O que aconteceu então? Por que de uma hora para outra, nos vemos mergulhados nesse sentimento não muito bem localizado de falha, se é que podemos chamá-lo assim?

Se isso tudo aconteceu não deve fazer mais três meses. Este é o tempo hoje, que os experts, consideram para qualquer profissional estar desatualizado, desprezado para o mercado de trabalho atual.

Bem, isto é, se você pertence ao mercado de trabalho do setor privado, é claro. Em empresas dos governos Federal, estaduais, municipais e de economia mista ainda parecem muito irreal. Mas não deveria ser assim.

Razão, Emoção e Ação é a trilogia necessária para competir em igualdade de condições no exigente mercado de trabalho atual. Ou seja, você precisa saber o que sente, porque sente, como sente, quando sente e precisa descobrir quem é você e o que quer, primeiro da sua vida e depois da sua profissão. Aprenda a lidar com seus potenciais e deficiências e explorá-los positivamente em seu benefício.

Dizer sim na hora certa, para a pessoa certa e pelo motivo certo, da mesma forma dizer não. Sim e não, concordo e não concordo, são instrumentos de trabalho diário, como o computador do quem com "sins " e "nãos".

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Uma outra trilogia necessária é conhecer-se, conhecer a profissão, conhecer a empresa (muito bem) e o ramo de atividade ao qual ela pertence, da mesma maneira que você se conhece, lhe permitirá a ampliação das chances que cada empresa pode oferecer. Estudar sempre, aprender continuamente, trabalhar com outros idiomas, programas diferentes de computação, melhorar diariamente seu idioma de origem são imperativos para o sucesso profissional. É necessário agregar valores novos aos que você já possui, propiciando a si mesmo, à empresa e aos demais colegas um desenvolvimento contínuo.

O auto-conhecimento exige coragem, investimento, como quase tudo nos dias atuais. Pergunte a si mesmo como vem se cuidando, trabalhando, ou tratando seus colegas no trabalho. Perceba como anda seu relacionamento inter e intrapessoal. O conhecimento da profissão hoje é encarado muito mais amplamente do que apenas "saber fazer o seu trabalho". É necessário que você conheça a legislação de sua profissão, para entender adequadamente o exercício profissional. Conhecer sua empresa e o ramo de atividade envolve um acompanhamento contínuo dos clientes internos e externos da situação geral do seu País.

Qual é, por exemplo, o seu caso no mercado de trabalho? Você ainda acha que emprego é para toda a vida? Que fazer carreira em uma empresa é relativamente fácil, basta estar preparado? É em empresa grande que você tem futuro? Ou seu caso é do time de profissionais preparados para trabalhar em qualquer lugar, qualquer horário, com qualquer pessoa em diferentes ramos de atividades, porque assume riscos e investe em você? Se você faz parte do time das 5 primeiras indagações é hora de refletir. E muito, antes que seja tarde demais. Sim, porque até a legislação de aposentadoria está mudando. Para você seguir no time das 05 primeiras questões, sem riscos, é imprescindível saber, no mínimo, o que vai acontecer na sua empresa nos próximos anos.

Há alguns anos não era necessário que soubéssemos os rumos políticos e econômicos do nosso País, para o bom desempenho profissional. Mas também o mundo esperava você se formar, ingressar no mercado de trabalho e seguir sua carreira promissora.

Hoje é como se vivêssemos um mundo novo a cada instante. Além de estudar enquanto se forma, é necessário trabalhar para quando chegar ao diploma você já possua experiência profissional. Além disso, cursos complementares de línguas, computação, cursos rápidos de atualização, congressos, são de grande importância. Por que tudo isso?

Porque o sistema político econômico não só brasileiro, mas mundial está se transformando. E nós estamos vivenciando exatamente a época desta transformação. Ou você pensa que reforma administrativa, privatização, globalização só acontece no Brasil?

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As fronteiras dos países hoje são representadas pelas diversas culturas apenas, pois o mundo está organizado em blocos comerciais, derrubando cada vez mais rapidamente as fronteiras geográficas anteriormente existentes. Exemplos MERCOSUL, NAFTA e até o presente 9 blocos diferentes trabalham entre si e uns e outros. E o Brasil é um país com grande potencial e muito atraente para os grandes investidores.

A privatização é hoje uma necessidade de mercado, de governo, dos tempos atuais, sem significar perda, é antes de tudo uma adequação. Na Inglaterra, após intensa campanha de esclarecimento havia out-doors que diziam "Yes it hurts, Yes it works", ou seja, pode doer um pouco, mas funciona. Claro que devemos ter bem definido que vivemos no Brasil, que temos nossa própria cultura e conseqüentemente obrigação de desenvolver nossos próprios modelos. Pensar em apenas em importar, simplesmente imitando pode acarretar grandes prejuízos.

Por exemplo, no setor elétrico algumas empresas já foram privatizadas. Sergipe, Espírito Santo são Estados pioneiros no caso do setor elétrico, que deverá ter acentuada privatização no decorrer dos dois próximos anos. Pelo menos são os indicativos atuais.

Prepare-se para quando a empresa trocar os donos, como você se prepara para procurar um emprego. Quem sabe, conhece, compreende e entende mais, tem maiores chances. Se você não sabe ou ainda não ouviu falar nada sobre a privatização do setor elétrico no Brasil, verifique, pois a CESP é uma das importantes empresas do ramo em nosso País e seguramente vem desenvolvendo trabalhos nesse sentido.

Viver é bom. Não permita que estas mudanças rápidas e abrangentes sejam uma ameaça para você, para sua profissão ou para o seu trabalho. Comece a descobrir esse novo horizonte profissional e a transformar as alterações em benefícios. É bem verdade que alguns podem achar que viver hoje é muito mais complicado que antigamente, mas também você não podia estudar língua estrangeira através da compra de fascículos na banca de jornal. Era preciso ter dinheiro para pagar uma escola.

Perceba as oportunidades que estão à sua volta. Na família, nos amigos, na empresa, com seus colegas de escola ou de trabalho. Hoje conhecimento é sua forma de competição, o tempo você cria, o dinheiro que já é um cartão, que compra por computador, que recebe em casa, que de casa conhece e assiste o que acontecesse no mundo todo. No Brasil até a novela das 8, que é um costume nacional, já utiliza expressões inglesas. Seria, digamos, a globalização chegando às novelas.

É claro se você é um profissional secretário ainda terá algumas facilidades, como por exemplo ser parte de uma das profissões que mais cresce no mundo porque está ligada a informações e pessoas. O mercado de trabalho é mais

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constante em nossa profissão. Ainda é uma profissão considerada "diferente" (cuidado você vai encontrar pessoas que acham que qualquer um pode ser secretária - não faça parte deste time), feminina, e agora sendo também exercida pelos homens,, que vem sendo valorizada e respeitada em todo mundo. A título de informação ressaltamos que o trabalho desenvolvido pelos Sindicatos e pela Federação Nacional é reconhecido e imitado por muitos dos 180 países que já o conhecem.

Portanto se você se conhece, conhece sua profissão e sua empresa, sabe o que quer em sua vida e faz o que gosta, reflita sobre qual caminho você vai escolher e como pretende atingir seus objetivos, pois o mundo é tão seu quanto de qualquer outra pessoa. Boa sorte.

SECRETÁRIAS(OS) HOJE - GERENTES HOJE

(Tradução tópicos mais importantes da matéria "Today's Secretaries, Today's Managers". Revista The Secretary junho/julho/95, editada pela PSI Professional Secretaries International)

Hoje, o secretário é orientado para atuar, em nível gerencial.

Habilidades do perfil atual:

gerência;

informações;

comunicação;

suprimentos;

planejamento;

logística;

políticas administrativas;

relações com funcionários;

finanças;

relações com a comunidade;

treinamento;

ações e resultados;

crises;

Qualidades para ter e desenvolver:

grande habilidade técnica;

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excelente habilidade no relacionamento inter-pessoal;

criatividade;

iniciativa;

excelente organização;

habilidade para projetar autoridade.

Deixe seu secretário ser um gerente. Dê a seu secretário autoridade e oportunidade para desempenhar seu papel.

Sugestões aos executivos

delegar para ter resultados;

pense em você e em seu secretário como um time e aja de acordo;

comunique seus pares que seu secretário fala e age em seu nome;

ofereça treinamento técnico, gerencial e relacionamento;

ouça. Seu secretário pode oferecer ótimos insights;

comunique-se. Certifique-se de que suas sugestões são claras e felizes. Revise diariamente com seu secretário as prioridades;

valorize seu secretário pelos trabalhos bem feitos.

(Artigo publicado no Jornal OESP 26/9/99)

AS OPORTUNIDADE PARA AS(OS) SECRETÁRIAS(OS)

Boa parte das ofertas é destinada a profissionais com conhecimento de dois idiomas ou mais.

As ofertas de trabalho para secretários, cuja categoria reúne mais de 1 milhão de profissionais no Brasil, estão em grande escala voltadas para quem domina dois idiomas, boa experiência e conhecimentos de informática. Esses requisitos fazem parte de 70% a 90% do total de ofertas dos principais escritórios especializados no recrutamento e seleção de secretários.

Mais de 400 pessoas procuraram, este ano, o serviço e bolsa de empregos do sindicato da categoria, o Sinsesp, em busca de emprego, segundo a psicóloga Helena Cemerka. Em cada dez vagas, apenas uma é para português. As demais são para secretárias bilíngues em inglês.

A diretora da Secretary Search & Training (SEC), Stefi Maeker, diz que o mercado está mais aquecido em relação ao ano passado "especialmente nos

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setores de telecomunicações, escritórios de advocacia e nas companhias privatizadas", observa. Por meio da SEC, 200 profissionais foram contratadas no ano passado. "As empresas buscam pessoas que não precisam de supervisão e que dividem a carga de trabalho com o chefe", avalia. A Gelre tem 25 vagas por mês, sendo metade temporárias. Em 1998 fechou 250 vagas só na Grande São Paulo. "Este ano já colocamos 180 secretários", diz Anete Giusti, gerente da Divisão.

Os salários tiveram uma pequena reação em comparação ao ano passado e variam de R$ 1,5 mil a R$ 2,5 mil, para bilíngue é de R$ 2,5 mil a R$v 3,5 mil para trilíngue. Para quem não tem um segundo idioma, o ganho varia de R$ 800 a R$ 1,2 mil. Paula Franco, diretora da Quis, diz que são escassas as vagas acima de R$ 3 mil. Além disso, as empresas estão mais exigentes e levam até 45 dias para bater o martelo da seleção.

Adriana Urata largou o curso de Engenharia no 3o. ano, por causa da carreira de Secretária. Hoje assessora a área de marketing do Hotel Transamérica e vai concluir o curso de Administração. "Essa experiência é um degrau importante", diz ela, que pretende atuar na área de Eventos/Cursos. Ela conquistou a vaga por meio do sindicato.

E A(O) SECRETÁRIA(O) DO FUTURO?

Segundo alguns peritos, os Secretários do ano 2.000 não precisarão tomar ditados ou datilografar. Provavelmente, o Executivo vai ditar num microfone ligado a um computador que registrará suas palavras para transcrevê-las em forma de carta. Os deveres do Secretário vão constituir-se primordialmente de Relações Humanas, Públicas e de Responsabilidades Mecânicas. Ele vai necessitar de um maior treinamento, a fim de que possa delegar os serviços para as altamente sofisticadas máquinas de escritório. Assim sendo, suas funções serão como Assistente Executivo e cada vez menos como funcionário de escritório.

Ele vai trabalhar menos tempo e perceberá um ordenado maior, além dos outros benefícios. A decoração de seu escritório vai incluir gabinetes compactos de microfones e uma verdadeira bateria de auxiliares eletrônicos, que subtrairão muitas horas das tarefas atuais dos Secretários.

Empregando estas máquinas como uma extensão de sua mente, a(o) secretária(o) de amanhã terá uma oportunidade bem maior para desempenhar sua contribuição individual na sociedade. Realmente, ele será o oposto de seus colegas que entalhavam tabuinhas de cera, entre as batalhas, para Alexandre Magno.

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SECRETNET

(publicado no Jornal "O Estado de São Paulo, 27/2/97 – O novo perfil das Secretárias)

Por Leida Maria Mordenti Borba Leite de Moraes

"Enquanto a taxa de mudança foi ‘razoável’, enquanto as coisas evoluíam num ritmo em que pessoas normais conseguiam acompanhar, não era tão difícil ser competente. Hoje, é quase impossível. A necessidade permanente de desconstruir o que se construiu, a necessidade de se mudar o que ‘sempre deu certo’, é o imperativo maior."

Clemente Nóbrega , no livro " Em busca da Empresa Quântica".

Num momento em que "competência" e "excelência profissional" tornaram-se exigências padrões num mercado de trabalho cada vez mais competitivo, chega a ser assustador ler uma afirmação como essa de Clemente Nóbrega. No entanto, a cada dia temos constatado o acerto dessa colocação, nas mais diversas situações, quer sejam elas, pessoais, profissionais ou sociais. Somos quase que obrigados a reavaliar, a cada instante, nossas reações e atitudes.

Diversas profissões estão sendo completamente reformuladas, transformadas e algumas até extintas. As empresas, para sobreviver, procuram formas diferentes e inovadoras de gestão. Referências seculares deixam subitamente de fazer sentido, como o próprio dinheiro (papel-moeda) que se transforma cada vez mais em cartão.

É fácil concluirmos, portanto, que a profissão de secretária está longe de ser considerada uma exceção. Em breve retrospectiva, é uma profissão de origem nobre: por volta de 1500 antes de Cristo, quando era exercida pelas filhas de famílias ricas. Foi posteriormente se transformando. Passou pelo sexo masculino, no tempo dos escribas e retornou ao sexo feminino com a Revolução Industrial, uma das revoluções da humanidade, e também em decorrência das guerras entre as nações.

Nesse contexto, a profissão de secretária foi fortemente influenciada pela cultura patriarcal e pela posição inferiorizada das mulheres no mundo do trabalho. As conseqüências foram enormes. Durante décadas não fomos consideradas verdadeiras profissionais. Por mais experientes e competentes que fôssemos, era como se não tivéssemos capacidade para pensar sozinhas. Às secretárias, só eram delegadas tarefas repetitivas ou meramente operacionais.

As confusões de imagem entre o papel da "mulher" e o de "profissional" foram tão intensas, que interferiram tanto nas definições das atribuições das secretárias, quanto na avaliação da competência profissional. As secretárias, por

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tantos desvalorizadas e desrespeitadas, e elas mesmas experenciando a dualidade mulher-profissional, utilizaram, como escudo para a sobrevivência no mercado de trabalho, comportamentos até bastante compreensíveis.

Em conseqüência da formação autodidata, das deficiências do mercado no processo de recrutamento e seleção, da inexistência de critérios sobre o que significava "Ser Secretária", houve, por parte das Secretárias um uso inadequado do "poder. Percepções errôneas do que significava "triar contatos e informações" geraram posturas que tornavam - muitas vezes - o Executivo "inacessível", dando margem a caricaturas pejorativas em relação ao papel dessa profissional. O saber "tudo" do executivo e do "todo" da empresa, sem o devido preparo comportamental e técnico, fizeram com que muitas Secretárias se incorporassem de um "falso poder", onde refletiam o poder que o Executivo possuía.

Naquele tempo era comum a utilização de comentários "depreciativos" em relação a esse - inadequado - uso e acesso ao poder, ofuscando a visão sobre a real competência profissional e comprometendo a imagem da profissão.

O mundo e o mercado de trabalho não estavam "ameaçados" por tecnologia, informática, globalização, clientes, qualidade, de maneira que essa visão simplista, irreal, satisfazia não só a sociedade, mas a maior parte das empresas e - também - a própria profissional secretária, que deixou aflorar o lado submisso da mulher e não enfrentou adequadamente esta distorção de imagem.

Hoje, o mundo é outro. Temos alterações em quantidade, qualidade e velocidade em tudo que fazemos. O setor de serviços é o que mais cresce na economia. O importante é o cliente, a qualidade, a missão social de uma organização. O poder é o conhecimento e a informação. O melhor trabalho é o trabalho em equipe. E correr risco é uma ferramenta de trabalho diário.

Sob essa ótica é preciso reavaliar a profissão de secretária. Com forte presença no setor de serviços, que lida diariamente com pessoas e informação, que conhece e está em contato diário com o cliente interno e externo, que sempre trabalhou em equipe por ser o elo entre o executivo e as demais áreas da empresa - são observadoras privilegiadas dos sucessos, falhas e defeitos nos processos de trabalho, tão intenso é o volume de informações a que têm acesso. Ou seja, são profissionais-chaves em qualquer estrutura empresarial moderna.

Um levantamento recentemente divulgado nos EUA coloca os secretários em terceiro lugar entre as 10 profissões que mais crescem no mundo. No livro "O Trabalho das Nações", Robert Reich cita os secretários como uma das profissões de futuro, quando nos classifica entre um seleto grupo de trabalhadores denominados analítico-simbólicos. Resumidamente isso significa que a profissão engloba uma multiplicidade e diversidade de tarefas tanto repetitivas, como interpessoais e exige pessoas capazes de identificar e resolver problemas

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complexos, além de lidar com informações e clientes.

O resultado prático é que inúmeras empresas de grande porte, em especial as multinacionais, têm utilizado com sucesso os secretários como um importante instrumento na modernização administrativa. Os objetivos podem ser atingidos com mais rapidez e facilidade, quando o secretário trabalha para difundir novos modelos e processos. Assim, os administradores reconhecem não só a capacidade desses profissionais em assimilar o novo, como também o seu poder de difusão de informação e conhecimento dentro da empresa.

Em linhas gerais, a profissão vem crescendo quantitativa e qualitativamente no Brasil e no Mundo, mesmo num quadro de cruel aumento da taxa de desemprego. O setor de serviços expande-se aceleradamente. A cada dia, surgem novos tipos de empresa e novas oportunidades de trabalhos nas velhas empresas que se reestruturam. Aumenta também, no entanto, o grau de exigência na seleção de profissionais.

O mercado desdobra-se também em diferentes tipos de relação contratual. Há ofertas de contratação por tarefas, em tempo parcial, trabalho temporário, trabalho em casa, terceirização... No universo dos "super-executivos", voltam à cena até mesmo os antigos secretários particulares, tão utilizadas há 30 ou 40 anos.

Diante desse quadro a legislação trabalhista brasileira tem se mostrado lenta e incapaz de acompanhar a velocidade das mudanças no mercado de trabalho. Assim, faz com que muitos trabalhadores não tenham seus direitos garantidos e respeitados pelo simples fato de que a forma de contratação não está devidamente prevista em lei.

Os 23 Sindicatos estaduais de secretárias e a Federação Nacional (FENASSEC) têm trabalhado arduamente no sentido de atender as novas necessidades da categoria. De um lado, implantando programas de treinamento e reciclagem, orientação profissional, assessoria na montagem de currículos, bolsas de emprego gratuitas para seus representados, etc. Por outro, tentado incluir nos Acordos Coletivos firmados com o setor patronal, medidas efetivas de proteção às profissionais contratadas de forma não convencional pelas empresas.

É importante destacar ainda o trabalho na área de formação, com parceiros de escolas de nível médio, superior, suplência e reciclagem, que se interessam pela melhoria contínua da qualificação profissional. Visão esta também de futuro e felizmente compartilhada por muitas organizações educacionais e de treinamento brasileiras. O sistema de educação contínua também é uma ferramenta de trabalho diário.

Olhando todos esses dados, é gratificante constatar o quanto mudou para melhor a nossa profissão nas últimas décadas, até mesmo em termos salariais. Nada é mais adequado do que comemorarmos o 30 de setembro com a seguinte

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reflexão, que deve ser feita por todos os secretários: estamos preparados para esse novo mundo do trabalho?

Quando propomos esta indagação, não nos referimos apenas ao domínio de idiomas (hoje um plural obrigatório), informática, atendimento ao cliente e demais exigências do trabalho diário, mas à importância da profissional perceber que é imprescindível um ser humano novo também. Novas maneiras de ver o mundo, as pessoas, os conflitos, novas maneiras e fórmulas para resolver velhos problemas, enfim nova forma de pensar e agir. Afinal de contas, o que temos de mais certo hoje é a de que tudo muda de um momento para o outro.

Todo ser humano tem dificuldade em assimilar mudanças rápidas. O psicanalista José Angelo Gaiarsa ensina que, numa situação inesperada, a primeira reação que temos é quase sempre a reação que nossa mãe teria. Ou seja, uma reação aprendida e não uma reação própria. Ou, como canta Elis Regina "...você que é mal passado e que não vê que o novo sempre vem" e "...apesar de termos feito tudo, tudo que fizemos, ainda somos os mesmos e vivemos como nossos pais..."

Vamos fazer um exercício, vamos treinar. Você verá que vale à pena tentar ver esse mundo novo, sentir, pensar e agir como se tudo acontecesse pela primeira vez.

A profissão de secretário possui as seguintes características dentro das organizações: multilateral, multiforme, é fator empresarial de integração e conexão - interno e externo - e é a interface entre as diversas profissões que compõem os recursos humanos da empresa.

As atribuições do profissional secretário são exatamente como as de uma rede. Conectam informações, documentos, cidades, países e pessoas dentro e fora da empresa, num processo muito semelhante ao das redes de computação.

Esta é a forma que profissionais secretários, empregadores, executivos e a sociedade em geral devem "ver" e "entender" nossa profissão. O resto é coisa do passado.

Estes fatores demonstram porque nossa profissão é uma profissão de e do futuro. Uma profissão quântica?

SECRETÁRIA: UMA PROFISSÃO EM EXTINÇÃO? Por Cleomar Bressane Cruz Alves

Se você já pensou em algum momento que a resposta a esta pergunta é sim, sugiro que reflita comigo.

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Em uma reportagem publicada no jornal Folha de S. Paulo de 20.05.96 sobre o perfil das profissões no futuro, afirma que "quem sonha com um emprego seguro e carreira sólida em grande empresa é um candidato ao fracasso". Ora, considerando-se que tal tendência independe da profissão exercida, pode-se concluir que em face:

• da globalização do mercado;

• da necessidade de se ter conhecimentos mais genéricos e não especializados em uma única área;

• do preparo que passou a ser exigido para executar funções variadas e não apenas para uma única atividade.

O perfil de todos os profissionais tem de ser adaptado à nova realidade e às novas tendências, pois, senão, teríamos que reconhecer que muitas profissões estão em extinção. É bem verdade que o mercado de trabalho mudou, que as empresas adotaram estruturas mais "enxutas", que a informática tomou a rotina dos chefes e executivos, (isto é, os que conseguiram conservar suas posições...) muito mais automatizadas e, por isso mesmo, mais ágil, dispensando aquelas tradicionais tarefas da secretária de anotar na agenda, etc. Mas isto não quer dizer que não reste mais nada a fazer: ao contrário. Consciente do seu novo papel, o secretário deve e pode fazer muito mais por aqueles com quem atua. Vejamos alguns exemplos:

• se já não é preciso datilografar, mediante um rascunho feito a mão, já que o próprio chefe pode digitar diretamente de seu equipamento o texto que deseja, o secretário pode dar sugestões e executar um melhor acabamento final. Para isso terá que saber explorar os recursos de informática disponíveis (software, efeitos, impressão, etc.);

• se já não é preciso anotar os compromissos na agenda de papel, porque o chefe pode controlar os próprios compromissos em sua agenda eletrônica, o secretário terá, ainda assim, de manter suas anotações organizadas, de modo a fornecer as informações corretas quando necessário. Poderá ainda explorar os recursos da agenda eletrônica, facilitando o seu próprio trabalho (acionar o alarme 10 minutos antes daquela reunião, assinalar no calendário geral o dia que o chefe já tenha marcado compromisso, manter telefones e endereços atualizados, inserir dados de novos contatos efetuados pelo chefe, etc.);

• se já não é preciso fazer a triagem das correspondências internas, porque todos os setores estão interligados em rede e o chefe recebe todas as informações on-line, restam os demais documentos internos e externos a serem recebidos, controlados e respondidos. Aliás, se a empresa já tiver obtido a certificação pela ISO 9000, o controle de documentos é um dos itens da norma para cuja organização o secretário mais pode contribuir.

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Você está percebendo que o tipo de tarefa mudou, mas que o profissional secretário ainda tem um grande espaço para desenvolver suas atividades?

O que é preciso, então, para responder com um sonoro NÃO ao título deste artigo?

Primeiramente, estar consciente de que houve mudanças significativa sem todo o mercado de trabalho. Você não pode resistir a elas, tem é que se adaptar a elas, Informe-se, leia, converse, freqüente Eventos/Cursos, troque idéias.

Como segundo passo, vá a luta! Muna-se das ferramentas necessárias para desempenhar seu novo papel. São vários os exemplos que se pode dar.

Muitos outros recursos podem ser explorados, sem contar as qualidades próprias das pessoas depreendidas (criatividade, versatilidade, sensibilidade, perspicácia, etc.). Saiba aproveitar e colocar em destaque aqueles aspectos para os quais você tem mais talentos e procure, também, desenvolver os outros para os quais você não se sente tão seguro.

Pode-se conhecer casos de secretários que já fizeram tudo isso e mesmo assim perderam seus empregos. Claro que isso pode acontecer, pois se até os executivos estão perdendo! Mas muitos deles, a partir da experiência que conquistaram ao longo de suas carreiras e da versatilidade que aprenderam ter para driblar as dificuldades diárias nas empresas, enxergam oportunidades novas e, como verdadeiros empreendedores, estão fazendo surgir centenas de novos negócios no País. Não é simples, nem fácil, mas é possível. Por que não tentarmos seguir um caminho semelhante, explorando nossas habilidades e conhecimentos?

E então? Não lhe parece que ainda há muito por fazer?

Se você tem alguma dúvida sobre o futuro de nossa profissão, ou se você costuma ouvir comentários a respeito, espero que esta reflexão o ajude a responder para os outros e para si mesmo, com argumentos adequados e verdadeiros: a profissão de secretário não está em extinção! A profissão de qualquer um estará em extinção se tal pessoa fechar os olhos às alterações que, hoje mais do que nunca, acontecem constante e velozmente. Conseguirão persistir como profissionais, em qualquer área, aqueles que estiverem atentos, que aproveitarem as oportunidades de crescimento e que cuidarem de seu próprio futuro.

(Revista CQ-Qualidade)

24 Podemos dizer que um bom secretário é a alma de sua Organização.

Não cuida apenas dos assuntos referentes à empresa, mas também cuida dos assuntos particulares da chefia. Nos tempos atuais, o recrutamento de secretários é feito levando-se em conta a realização de tarefas que antigamente eram cumpridas pelo próprio executivo. Este deve confiar em seu secretário, no desempenho de suas funções, pois não há tempo para conferir detalhes. O secretário deve dedicar parte do tempo a conhecer novas técnicas, modernas máquinas e instrumentos que tornem seu trabalho mais eficiente e garantam o pleno êxito da empresa. Deve conhecer matemática, contabilidade, processamento de dados, direito, legislação, arquivos, serviços de correios (regular e eletrônico), relações humanas e, principalmente, a língua pátria. Obviamente, técnicas de redação são indispensáveis em seu trabalho.

Redigir mal, com erros ortográficos, má pontuação, com falta de concordância, em seus despachos irá expor a empresa e seu chefe ao ridículo.

Na íntegra, a seguir, as Leis Federais 7.377/85 e 9.261/96.

REGULAMENTAÇÃO DA PROFISSÃO

LEI Nº 7.377, DE 30 DE SETEMBRO DE 1985.

Dispõe sobre o exercício da profissão de Secretário e dá outras providências

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

Art. 1º O exercício da profissão de Secretário é regulado pela presente Lei.

Art. 2º Para os efeitos desta Lei, é considerado:

I - Secretário Executivo o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, reconhecido na forma da Lei, ou diplomado no exterior por curso superior de secretariado, cujo diploma seja revalidado no Brasil, na forma da Lei;

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II - Técnico em Secretariado o profissional portador de certificado de conclusão de curso de secretariado, em nível de 2º grau.

Art. 3º Fica assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados nos termos do artigo anterior, contêm, pelos menos, 5 (cinco) anos ininterruptos, ou 10 (dez) intercalados, de exercício em atividades próprias de secretaria, na data de início de vigência desta Lei, e sejam portadores de diplomas ou certificados de alguma graduação de nível superior ou de nível médio.

Art. 4º São atribuições do Secretário Executivo:

I. planejamento, organização e direção de serviços de secretaria;

II. assistência e assessoramento direto a executivos;

III. coleta de informações para a consecução de objetivos e metas de empresas;

IV. redação de textos profissionais especializados, inclusive em idioma estrangeiro;

V. interpretação e sintetização de textos e documentos;

VI. taquigrafia de ditados, discursos, conferências, palestras de explanações, inclusive em idioma estrangeiro;

VII. versão e tradução em idioma estrangeiro, para atender às necessidades de comunicação da empresa;

VIII. registro e distribuição de expedientes e outras tarefas correlatas;

IX. orientação da avaliação e seleção da correspondência para fins de encaminhamento à chefia;

X. conhecimentos protocolares.

Art. 5º São atribuições do Técnico em Secretariado:

I. organização e manutenção dos arquivos de secretaria;

II. classificação, registro e distribuição da correspondência;

III. redação e datilografia de correspondência ou documentos de rotina, inclusive em idioma estrangeiro;

IV. execução de serviços típicos de escritório, tais como recepção, registro de compromissos, informações e atendimento telefônico.

Art. 6º O exercício da profissão de Secretário requer prévio registro na Delegacia Regional do Trabalho do Ministério do Trabalho e far-se-á mediante a apresentação de documento comprobatório de conclusão dos cursos previstos nos incisos I e II do art. 2º desta Lei e da Carteira de Trabalho e Previdência Social - CTPS.

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Parágrafo único - No caso dos profissionais incluídos no art. 3º desta Lei, a prova de atuação será feita por meio das anotações da Carteira de Trabalho e Previdência Social ou por qualquer outro meio permitido em Direito.

Art. 7º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 8º Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, em 30 de setembro de 1985; 164º da Independência e 97º da República.

JOSÉ SARNEY Almir Pazzianotto

ALTERAÇÃO DA LEI Nº 7.377/85

LEI Nº 9.261, DE 10 DE JANEIRO DE 1996.

Altera a redação dos incisos I e II do art. 2º, o caput do art. 3º, o inciso VI do art. 4º e o parágrafo único do art. 6º da Lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1985.

O PRESIDENTE DA REPÚBLICA, faço saber que o Congresso Nacional decreta e eu sanciono a seguinte Lei:

Art. 1º A Lei nº 7.377, de 30 de setembro de 1985, passa a vigorar com a seguinte redação para os incisos I e II do artigo 2º, para o artigo 3º, para o inciso VI do artigo 4º e para o parágrafo único do artigo 6º.

"Art. 2º .............................................................................................................................

I - Secretário Executivo:

a) o profissional diplomado no Brasil por curso superior de Secretariado, legalmente reconhecido, ou diplomado no exterior por curso superior de Secretariado, cujo diploma seja revalidado na forma da lei;

b) portador de qualquer diploma de nível superior que, na data de início de vigência desta Lei, houver comprovado, através de declarações de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições mencionadas no art. 4º desta Lei;

II - Técnico em Secretariado:

a) o profissional portador de certificado de conclusão de curso de Secretariado, em nível de 2º grau;

b) o portador de certificado de conclusão do 2º grau que, na data da vigência desta Lei, houver comprovado, através de declaração de empregadores, o exercício efetivo, durante pelo menos trinta e seis meses, das atribuições

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mencionadas no art. 5º desta Lei.

Art. 3º É assegurado o direito ao exercício da profissão aos que, embora não habilitados nos termos do artigo anterior, contem pelo menos 5 (cinco) anos ininterrupto ou dez anos intercalados de exercício de atividades próprias de secretaria, na data da vigência desta Lei.

Art. 4º …...……………………………………………………………………………………….

VI - (VETADO)

.....................................................................…..................................................................

Art. 6º ..............................................................................................................................

Parágrafo único. No caso dos profissionais incluídos no art. 3º, a prova da atuação será feita por meio de anotações na Carteira de Trabalho e Previdência Social e através de declarações das empresas nas quais os profissionais tenham desenvolvido suas respectivas atividades discriminando as atribuições a serem confrontadas com os elencos especificados nos art. 4º e 5º.”

Art. 2º Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

Art. 3º Revogam-se as disposições em contrário.

Brasília, 10 de janeiro de 1996; 175º da Independência e 108º da República.

FERNANDO HENRIQUE CARDOSO Paulo Paiva

ÉTICA PROFISSIONAL

Como publicado no Diário Oficial da União de 07 de julho de 1989, conheça o Código de Ética que é um dos instrumentos básicos para o direcionamento correto da nossa atuação como profissionais. Se você ainda não o conhece, invista cinco minutos na sua leitura. Se você já o conhece, aproveite para relê-lo. Deixe-o à mão, divulgue-o entre as colegas de profissão, mostre-o ao setor de RH de sua empresa e aos executivos.

Faça uma reflexão e veja como individualmente ou em grupo o Código pode ser melhor conhecido e, principalmente, colocado em prática. Sempre que fizer sua autoavaliação

profissional, tenha o Código de Ética como parâmetro.

Código de Ética Profissional dos Secretários Brasileiros

Capítulo I Dos Princípios Fundamentais

Art.1º Considera-se Secretário ou Secretária, com direito ao exercício da

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profissão, a pessoa legalmente credenciada nos termos da lei em vigor.

Art. 2º O presente Código de Ética Profissional tem por objetivo fixar normas de procedimentos dos Profissionais quando no exercício de sua profissão, regulando-lhes as relações com a própria categoria, com os poderes públicos e com a sociedade.

Art. 3º Cabe ao profissional zelar pelo prestígio e responsabilidade de sua profissão, tratando-a sempre como um dos bens mais nobres, contribuindo, através do exemplo de seus atos, para elevar a categoria, obedecendo aos preceitos morais e legais.

Capítulo II Dos Direitos

Art. 4º Constituem-se direitos dos Secretários e Secretárias:

a) garantir e defender as atribuições estabelecidas na Lei de Regulamentação;

b) participar de entidades representativas da categoria;

c) participar de atividades públicas ou não, que visem defender os direitos da categoria;

d) defender a integridade moral e social da profissão, denunciando às entidades da categoria qualquer tipo de alusão desmoralizadora;

e) receber remuneração equiparada à dos profissionais de seu nível de escolaridade;

f) ter acesso a cursos de treinamento e a outros eventos cuja finalidade seja o aprimoramento profissional;

g) jornada de trabalho compatível com a legislação trabalhista em vigor.

Capítulo III Dos Deveres Fundamentais

Art. 5º Constituem-se deveres fundamentais das Secretárias e Secretários:

a) considerar a profissão como um fim para a realização profissional;

b) direcionar seu comportamento profissional, sempre a bem da verdade, da moral e da ética;

c) respeitar sua profissão e exercer suas atividades, sempre procurando aperfeiçoamento;

d) operacionalizar e canalizar adequadamente o processo de comunicação com o público;

e) ser positivo em seus pronunciamentos e tomadas de decisões, sabendo colocar e expressar suas atividades;

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f) procurar informar-se de todos os assuntos a respeito de sua profissão e dos avanços tecnológicos, que poderão facilitar o desempenho de suas atividades;

g) lutar pelo progresso da profissão;

h) combater o exercício ilegal da profissão;

i) colaborar com as instituições que ministram cursos específicos, oferecendo-lhes subsídios e orientações.

Capítulo IV Do Sigilo Profissional

Art. 6º A Secretária e o Secretário, no exercício de sua profissão deve guardar absoluto sigilo sobre assuntos e documentos que lhe são confiados.

Art. 7º É vedado ao Profissional assinar documentos que possam resultar no comprometimento da dignidade profissional da categoria.

Capítulo V Das Relações entre Profissionais Secretários

Art. 8º Compete às Secretárias e Secretários:

a) manter entre si a solidariedade e o intercâmbio, como forma de fortalecimento da categoria;

b) estabelecer e manter um clima profissional cortês, no ambiente de trabalho, não alimentando discórdia e desentendimento profissionais;

c) respeitar a capacidade e as limitações individuais, sem preconceito de cor, religião, cunho político ou posição social;

d) estabelecer um clima de respeito à hierarquia com liderança e competência.

Art. 9º É vedado aos profissionais:

a) usar de amizades, posição e influências obtidas no exercício de sua função, para conseguir qualquer tipo de favoritismo pessoal ou facilidades, em detrimento de outros profissionais;

b) prejudicar deliberadamente a reputação profissional de outro secretário;

c) ser, em função de seu espírito de solidariedade, conivente com erro, contravenção penal ou infração a este Código de Ética.

Capítulo VI Das Relações com a Empresa

Art. 10. Compete ao Profissional, no pleno exercício de suas atividades:

a) identificar-se com a filosofia empresarial, sendo um agente facilitador e

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colaborador na implantação de mudanças administrativas e políticas;

b) agir como elemento facilitador das relações interpessoais na sua área de atuação;

c) atuar como figura-chave no fluxo de informações desenvolvendo e mantendo de forma dinâmica e contínua os sistemas de comunicação.

Art. 11. É vedado aos Profissionais:

a) utilizar-se da proximidade com o superior imediato para obter favores pessoais ou estabelecer uma rotina de trabalho diferenciada em relação aos demais;

b) prejudicar deliberadamente outros profissionais, no ambiente de trabalho.

Capítulo VII Das Relações com as Entidades da Categoria

Art. 12. A Secretária e o Secretário devem participar ativamente de suas entidades representativas, colaborando e apoiando os movimentos que tenham por finalidade defender os direitos profissionais.

Art. 13. Acatar as resoluções aprovadas pelas entidades de classe.

Art. 14. Quando no desempenho de qualquer cargo diretivo, em entidades da categoria, não se utilizar dessa posição em proveito próprio.

Art. 15. Participar dos movimentos sociais e/ou estudos que se relacionem com o seu campo de atividade profissional.

Art. 16. As Secretárias e Secretários deverão cumprir suas obrigações, tais como mensalidades e taxas, legalmente estabelecidas, junto às entidades de classes a que pertencem.

Capítulo VIII Da Obediência, Aplicação e Vigência do Código de Ética

Art. 17. Cumprir e fazer cumprir este Código é dever de todo Secretário.

Art. 18. Cabe aos Secretários docentes informar, esclarecer e orientar os estudantes, quanto aos princípios e normas contidas neste Código.

Art. 19. As infrações deste Código de Ética Profissional acarretarão penalidades, desde a advertência à cassação do Registro Profissional na forma dos dispositivos legais e/ou regimentais, através da Federação Nacional das Secretárias e Secretários.

Art. 20. Constituem infrações:

a) transgredir preceitos deste Código;

b) exercer a profissão sem que esteja devidamente habilitado nos termos da legislação específica;

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c) utilizar o nome da Categoria Profissional das Secretárias e/ou Secretários para quaisquer fins, sem o endosso dos Sindicatos de Classe, em nível Estadual e da Federação Nacional nas localidades inorganizadas em Sindicatos e/ou em nível Nacional.

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A ÉTICA DA INTERIORIDADE

O Homem é um ser social, pois vive em sociedade.

Mas o que é sociedade? Você já parou para pensar sobre isso?

Em um sentido mais amplo, sociedade é a reunião de seres que vivem em grupo. Assim, as abelhas formam uma sociedade; os Homens formam uma sociedade.

Em um sentido mais restrito, sociedade é o conjunto de pessoas que vivem em determinada faixa de tempo e de espaço – seguindo normas comuns – e que são unidas pelo sentimento de consciência do grupo. Como exemplos, podemos citar a sociedade medieval, a sociedade moderna.

Pois bem. A partir da constatação de que vivemos em sociedade, encontramos regras, leis e normas que regulam as relações entre os homens.

E por que existem essas regras, leis e normas? Quem as elabora?

Elas são necessárias por que a sociabilidade humana – a convivência dos homens em sociedade – precisa acontecer dentro de uma certa ordem.

É importante considerar que não é natural como é, por exemplo, a ordem existente na comunidade das formigas e das abelhas. Essas comunidades desenvolvem uma série de comportamentos de reação e adaptação à natureza. Assim criam uma ordem que permanecem ao longo do tempo, por que é produzida pelos comportamentos naturais, herdados geneticamente e passados de geração em geração.

E depois de inventada uma certa ordem, reconhecida como justa e verdadeira para uma determinada época, são os homens que julgam seus próprios comportamentos – e do outro – avaliam se estão de acordo ou contra o que está estabelecido.

É importante compreender que esse julgamento se dá em diferentes esferas. Uma destas é a das relações jurídicas, de caráter objetivo ou subjetivo, porque a cada perturbação da ordem fazem corresponder, concretamente, uma sanção ou punição.

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Consideramos, por exemplo, o homicídio. Trata-se de um comportamento que causa repulsa e indignação. E a ele corresponde uma punição objetivamente determinada por uma legislação, que varia apenas em função dos motivos e da sociedade onde ocorre o crime. Estamos no campo do direito.

Uma outra esfera de julgamento do comportamento humano é de ordem subjetiva. Neste caso, é o sujeito individual, sua consciência moral que atribui valores aos atos humanos, pronunciando-se sobre correção ou a incorreção da atitude tomada em determinada situação.

Consciência Moral é a capacidade interna que o indivíduo tem de reagir ao certo e ao errado, a capacidade de distinguir entre o bem e o mal.

As Normas Morais são muito anteriores ao Direito. Elas desempenham uma função social vital e são cumpridas por convicção íntima, por adesão. Diferentemente, as Normas Jurídicas são uma imposição do Estado e, por isso, são cumpridas mesmo quando não estamos convencidos de que sejam justas.

O homem tem como condição básica estar extremamente insatisfeito com a situação. Ele convive e vive muito mais com o que deve ser do que com o que ele é de fato.

E justamente porque desejamos realizar um projeto de vida diferente – a busca daquilo que queremos ser – é que recusamos a realidade de nossas imperfeições, bem como as imperfeições do sistema em que vivemos. Pois contemplamos o universo ético, o universo da construção de um Homem idealizado, bem como de uma sociedade ideal, mais humana, na qual igualdade e liberdade prevaleçam como valores supremos.

A existência ética é, sempre, um desafio, um convite para realizarmos o projeto de nos tornarmos mais humanos.

É porque queremos nos tornar mais humanos que buscamos construir uma sociedade possível, melhor do que a sociedade real. Por isso a dimensão moral do Homem compreende, além da esfera individual privada a esfera pública, a vida social, a ação do cidadão.

Pode–se concluir, então, que somente na relação com os outros homens que os comportamentos individuais podem se avaliados como virtuosos ou não virtuosos – como éticos ou não éticos.

Embora a consciência moral seja de ordem individual, é apenas em grupo, em sociedade, numa organização, na relação com os outros Homens, que se pode ser ético ou aético.

A CRISE DOS VALORES NA MODERNIDADE

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Pesquisas têm demonstrado que a profissão e o conflito de interesses sociais já não fazem parte das preocupações dos jovens. Mostram, também, que os valores relacionados ao trabalho, tais como disciplina, subordinação, aplicação e segurança salarial, vêm sendo substituídos, pelos empregados com menos de 35 anos, por valores novos, como auto-realização, criatividade, autonomia e liberdade de decisão.

Mas, ao refletir sobre a chamada crise da sociedade do trabalho, não pode pensá-la isoladamente. Ela se inscreve numa situação mais geral das crises dos próprios valores da modernidade.

Na sociedade em que vivemos, tornar-se nítida a falência dos valores cristãos-capitalistas e a ausência de verdades e modelos que orientem a visão de mundo, tanto de indivíduos como da sociedade.

Esse momento de ruptura da ordem de valores que estamos vivenciando vem sendo amplamente estudado e avaliado e até já recebeu o nome genérico de pós-modernidade, denominação usada para significar ausência de valores, verdades e modelos que unifiquem e orientem nossa visão de mundo.

E como explicar esse estado de falência dos valores da modernidade?

Para essa questão é preciso refletir sobre as bases teóricas que deram sustentação e modelaram as relações sociais do mundo moderno.

Vivendo sob a ordem econômica capitalista, regida pela lei do máximo lucro, os Homens da modernidade cultivam a tendência a acumular bens, gerando uma moral própria, acima dos princípios estabelecidos. Esse tipo de economia favoreceu o desenvolvimento do espírito de posse, o egoísmo e o individualismo exacerbado.

Por outro lado, a ética da modernidade herdou do cristianismo o conceito de liberdade privada, transformando-o em liberdade econômica.

Filosoficamente, o conceito de liberdade encerra a idéia de que é própria do Homem a possibilidade de escolher sem coação ou constrangimento interno ou externo. E nesse sentido, a liberdade é entendida como a capacidade de mudar o curso das coisas, dar-lhe outro rumo; promover novo sentido ao que parecia fatalidade, transformando uma situação dada em nova realidade, criada pelo conhecimento e pela ação humana.

A DIMENSÃO ÉTICA NA EMPRESA

Você já sabe que a face atual da economia capitalista criou clima favorável ao surgimento de inúmeras interpretações – tanto otimistas como pessimistas – quanto ao futuro da sociedade do trabalho.

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Sabe, também, que o conhecimento é uma condição indispensável ao exercício da liberdade e, portanto, da cidadania. Por isso não podemos desconhecer que a possibilidade de estendê-lo à grande massa dos trabalhadores (durante tanto tempo excluídos do seu acesso) cria perspectivas de que venha a resgatar o valor do trabalho. E isso permite instituir uma nova ética nas empresas e na sociedade como um todo.

DA RESPONSABILIDADE E DO COMPROMISSO COM A COMUNIDADE

Uma organização empresarial, utilizando determinada tecnologia, produz algum bem ou serviço, para ser comercializado em função do atendimento a demanda da sociedade.

Cabe à empresa desempenhar com qualidade sua missão específica. Assim, por exemplo, espera-se de uma universidade que ela prepare o profissional do futuro; de um hospital, que cuide da doença; etc.

Por outro lado, esse desempenho não pode estar dissociado de seu objetivo principal, que é a obtenção de lucro.

Lucro é o percentual que excede as despesas com matéria-prima, tecnologia, salários e que se faz embutir no preço final do produto.

Além de seu objetivo operacional, que é a obtenção de lucro, a empresa também tem comprometimento social, que se expressa, ainda, no seu engajamento com programas culturais e filantrópicos de interesse da comunidade, nos seus projetos de preservação do meio ambiente, especialmente porque, nesse último caso, a tecnologia por ela utilizada costuma causar impactos sobre o meio ambiente.

A ética da dignidade da pessoa humana impedirá a empresa de fazer qualquer tipo de discriminação por uma visão preconceituosa de raça, de sexo ou de credo. Atuando com base no valor da dignidade da pessoa, a empresa não definirá, por exemplo, uma política salarial fundamentada nessas diferenças. A questão do assédio sexual será também uma preocupação sua.

O TRABALHADOR

A seriedade e a responsabilidade profissional são decorrentes da satisfação, da realização pessoal, o que será conseguido com orgulho ou mesmo vaidade pessoal pelo trabalho desenvolvido e pela organização onde ele é feito.

Por isso, pode-se dizer que a cultura ética das organizações passa por uma certa compreensão do trabalho, pela compreensão de que este é um modo de o homem viver em sociedade, de exercer sua cidadania, sua humanidade. E a

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condição para construção de relações baseadas nessa compreensão é apenas a da integridade, tanto da administração empresarial como do trabalhador.

Como em qualquer questão ética, não existe uma fórmula, regra ou modelo a ser adotado nas organizações empresariais. Mas, a rigor, a ética nas organizações, embora dependa do comportamento do trabalhador, é fundamentalmente de responsabilidade dos dirigentes, a quem cabe a proposição e a manutenção de um código de valores que precisa ser do conhecimento de todos.

A estrutura ética não deve ser confundida com uma listagem de conceitos emoldurados. A estrutura ética é, antes de tudo, fruto da convicção coletiva.

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Pelo grau de exigência a que é submetido diária e constantemente, só conseguirá ser um secretário eficiente, uma pessoa com inteligência acima da média.

Faço essa afirmação sem me expor a qualquer possibilidade de incorrer em erro.

O secretário inteligente nunca se sentirá humilhado se tiver que servir um cafezinho em uma reunião. Saberá ouvir com atenção e abster-se de comentários quando do desabafo pessoal de seu executivo sobre uma crise conjugal. Tratará com imparcialidade tanto a esposa como a amante. Contornará a falta eventual de seu office boy e buscará uma alternativa criativa para substituí-lo, minimizando os entraves. Será simpático com a concorrência, mas não cederá um milímetro qualquer informação. Manuseará material de confidencial e não se jactará por estar tão próximo do poder.

O secretário é um misto de mãe/pai, profissional, amigo, confidente, psicólogo, juiz, relações públicas, farmacêutico, etc. Afinal, normalmente é ele quem providencia aqueles remédio para a enxaqueca de alguém no escritório e que ouve o desabafo da assistente, cujo marido está desempregado há meses.

NÃO É QUALQUER PESSOA QUE CONSEGUE DESEMPENHAR, COM EFICIÊNCIA, TODAS ESSAS FUNÇÕES AO MESMO TEMPO. E mais, achar que tudo isso faz parte da sua profissão e não se considerar um deus por conseguir desempenhar com brilhantismo tantas e tão diferentes atribuições.

É por tudo isso que um secretário é muito mais que um assessor, é uma peça fundamental na engrenagem que promove o sucesso da equipe.

Por alguma inspiração divina, ainda aglutina a capacidade de enfrentar, galhardamente, as diversas imprevisibilidades de seu dia-a-dia. Não peca pela rigidez e nem deixa de ser firme. Não é preconceituoso nem age por padrões preestabelecidos.

Ele é a ponte que faz as várias ligações entre todas as pessoas e seus diversos, e muitas vezes conflitantes interesses. Não é sem motivos

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que um secretário eficiente possui e preza várias qualidades.

RESPEITO

Em primeiríssimo lugar, a pessoa deve respeitar-se, pessoal e profissionalmente. Como ainda não atingimos a perfeição e não conseguimos “amar os outros como a nós mesmos”, não podemos nem devemos nos esquivar de respeitar a todas as pessoas.

Os medos, desejos, ansiedades, paixões, frustrações, alegrias, inseguranças, etc., têm intensidades iguais para todos os seres humanos. Não é porque a Luisa é zeladora, que estará livre de sentir tristeza ao ser tratada como um pano de chão. Ela deve e merece ser tratada com respeito, dignidade e consideração, ou seja, merece o mesmo tratamento dispensado ao presidente da companhia. Ambos são seres humanos e, como tais, têm o mesmo peso e valor; o poder aquisitivo, diferente em cada um, não deverá interferir e alterar essa avaliação. Se interferir, o juízo de valor da pessoa que fez a distinção entre uma pessoa e outra é que merece ser reavaliado.

Em seu ambiente de trabalho, que definitivamente não é a extensão da sua casa, não se utilize de gírias, gargalhadas, piadas indecorosas, brincadeiras impróprias e comentários impertinentes ou maldosos sobre a vida pessoal de ninguém.

Empenhe-se na execução de suas tarefas, encarando-as com a devida seriedade, o que significa conscientização e respeito ao seu papel e lugar na estrutura empresarial.

Aprenda a tomar decisões e assumir responsabilidades sobre tudo o que fizer ou disser. Com uma conduta irretocável, você poderá não contar com a simpatia da “patota” da empresa, mas, com certeza, adquirirá o respeito de todas as pessoas que tiverem contato com você e solidificará sua imagem de responsável e confiável.

LEALDADE

A lealdade deve vir nesta ordem: a você mesmo; ao seu chefe; e a sua empresa.

A partir do momento em que você aceitou as regras do jogo, deve respeitá-las. Evidentemente que se lhe propuseram algo ilícito,

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você deverá avaliar se deseja ou não participar do conluio, analisando as conseqüências que advirão de seu comprometimento com a questão.

Mas o que vamos considerar aqui é o empresário sério, honesto, bem intencionado. Para um empreendedor e empregador, nada mais gratificante que um funcionário que veste a camisa da empresa.

Se para você é um suplício levantar-se a cada manhã para dirigir-se ao seu local de trabalho, procure outro. Não permita que esse seu descontentamento o faça reclamar incessantemente de seu patrão ou de seu chefe. Nem faça nada malfeito. Nada o obriga a se manter onde está. Você é livre para ir e vir. E, principalmente, não desconte sua frustração profissional nos clientes, pois estará cometendo uma injustiça incomensurável. Lembre-se de que se algum dia você foi contratado para trabalhar nessa empresa, era porque o cliente estava na outra ponta da linha e foi o que motivou a sua admissão. Pense nisso.

INTEGRIDADE

Sendo o secretário representante do seu chefe nos negócios da firma com terceiros, deve atuar com extremo cuidado e com o máximo de integridade. Existe uma relação jurídica entre ambos: ele (o secretário) é o “mandatário” cumprindo um “mandato”, ou seja, representando o mandante (o chefe) nos interesses da empresa. Por isso não deve, em hipótese alguma: concorrer com a

empresa, realizando negócios pessoais; fornecer a firmas concorrentes dados ou informações que venham a prejudicar os negócios da empresa em que trabalha; indicar a outras firmas nomes de clientes. É preciso lembrar-se de que a relação de clientes é um segredo comercial, bem como a fórmulas para confecção de determinados produtos.

Por outro lado, deve inteirar-se de seus limites, não se precipitando e tomando decisões errôneas por falta de instruções. É conveniente que esclareça a sua posição com quem vai negociar, deixando bem claras as suas limitações.

Anotar todas as dúvidas e, num momento oportuno, esclarecê-las é a atitude recomendada. Nem sempre a rotina de trabalho de um indivíduo é igual aos de outros. Verificar as tendências da chefia e respeitá-las será uma medida inteligente e produtiva. Por exemplo:

a correspondência – deverá ser despachada pela manhã ou à tarde?

o cafezinho – em que horário gosta de tomá-lo?

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Há pequenos detalhes que, somados, tornarão a vida, no trabalho, mais amena. E a melhor maneira de saber como fazer isso é perguntar. Proceder de maneira sensata lhe será muito útil no trabalho.

DEDICAÇÃO

Pela natureza das atribuições e operações de sua profissão, você deve dedicação ao seu trabalho e, para tanto, é imprescindível gostar do que faz.

Coloque paixão em tudo que realizar, caso contrário sua alma se rebelará.

Provavelmente você já se viu às voltas com alguma tarefa interminável, morosa, que o deixava angustiado, irritado. Essa angústia e irritação eram sinais que sua alma estava lhe enviando: “Pare. Eu estou infeliz! Não quero ser obrigado a fazer isso”.

Se você não puder trabalhar num lugar que julgue agradável, realizando tarefas onde possa lançar-se por inteiro, tenha

certeza de que, no futuro, isto lhe será cobrado de alguma maneira.

A sua psique, ressentida, lhe enviará sinais, através de seu corpo. Que sinais? Doenças. Furúnculos. Coceiras. Micoses. Gastrites. Problemas de coluna, etc. Enfim, uma série de sinais que vês através das doenças. Esta é a linguagem que nossa alma sabe usar para se faze ouvir.

Já ouvi dizer que o “câncer é a tristeza das células”.

Antes de repudiar o que digo, faça uma reflexão profunda. Como diz Luís Pellegrini “trabalhar com prazer nos dias de hoje é uma arte refinada que exige árduo esforço espiritual, sensibilidade, atitudes inovadoras e, também, uma pitada de poesia. Colocar o coração no que se faz libera a criação e melhora o desempenho”.

Se seu trabalho em nada o gratifica e você não pode abrir mão dele a curto ou a médio prazo, procure dar-se compensações até o dia da mudança. Acaricie sua alma e ela entenderá que a situação é passageira. Mas que seja mesmo.

DESCRIÇÃO DO CARGO

Conhecer os objetivos profissionais de seu chefe e o que ele espera de seu assistente é de real importância para um

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secretário consciente de seus deveres. Ao ingressar numa empresa, vale a pena o funcionário analisar a descrição de seu cargo, isto é, o que se espera dele. Estar sempre atento e não fugir às responsabilidades devem ser suas diretrizes. Os modernos equipamentos devem ser motivos de satisfação e não de receio. A pressa é inimiga da perfeição, portanto, ao digitar, ao arquivar, ao calcular, ao escrever, ter calma; os resultados serão melhores.

Revisar é necessário para que a qualidade de seu trabalho seja satisfatória. Jamais entregue quaisquer documentos sem ter feito uma verificação detalhada.

DISCRIÇÃO

Embora isto pareça bastante óbvio, não posso me esquivar de elencar a discrição como um fato determinante e atributo significativo da função de um secretário.

Como você ocupa posição estratégica e goza da confiança irrestrita de pessoas poderosas, detentoras de informações transformadoras, sigilosas e manuseia matérias confidenciais, a discrição é fundamental.

Você não pode, em nome da vaidade pessoal ou em nome da amizade a um colega de trabalho, dar conhecimento a ele da tabela de salários dos funcionários de sua empresa, sob qualquer hipótese.

Nem se pode chamar de amigo alguém que o coloque numa situação tão constrangedora. Se porventura o fizer, corte o assunto à queima-roupa; e talvez seja importante você se questionar com relação a essa pessoa inconveniente que demonstra total falta de ética e de respeito profissional por você.

De modo sutil, deixe sempre bem claro que, apesar de muito solícito para com seus colegas de trabalho, você é indevassável. Todos, com certeza, o respeitarão também por isso.

BOM SENSO

Faça bom uso de seu lado racional para enxergar as coisas com clareza e isenção de devidas. Lançando mão do bom senso, você estará apto a enfrentar situações embaraçosas, complicadas, ou, melhor ainda, para não provoca-las.

O bom senso deve pautar nossa vida, tanto pessoal como profissional. A verborragia não é recomendada, pois quem muito fala acaba falando o que não deve. Da mesma forma, mesmo que você adore usar roupas transparentes e esvoaçantes, deve ter o bom senso de não usá-las em seu local de trabalho.

Surpreenda pela competência e charme. Não pela sensualidade e exibicionismo.

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Não se deixar “vampirizar” por um namorado ou namorada que sempre deixa você pagar todas as contas da dupla sozinho. Isso também é questão de bom senso. Ou a paixão o está cegando a tal ponto?

DISCERNIMENTO

Todo secretário deverá estar ciente do trabalho de sua chefia e, para isso, deverá tomar contato com livros, jornais, artigos, revistas técnicas ou publicações que possam beneficiá-lo. No decorrer do trabalho, seu superior não poderá estar presente constantemente e recomendar-lhe discrição sobre determinados assuntos. Reconhecer, discernir o que é confidencial compete unicamente ao secretário, sem intervenção da chefia, naturalmente.

As atenções de um secretário não devem ser voltadas unicamente para os trabalhos que considera importantes. Deve estar disposto a realizar, de imediato, as tarefas do cotidiano (aparentemente sem importância), com entusiasmo e expressão alegre. Procurar superar-se a cada dia que passa é uma atitude louvável para quem quer promover-se.

Inventar meios de economizar tempo e trabalho é sintoma de eficiência e isto será notado, obviamente, pelos superiores.

Cursos e treinamentos que tornem o trabalho mais eficiente não devem ser desprezados por quem aspira a uma posição de maior destaque.

SENSIBILIDADE

A sensibilidade, aliada à intuição é, simplesmente, o pulo do gato do profissional secretário executivo.

O secretário eficiente aprende a ouvir com o coração e a processar com a cabeça a informação que acabou de colher. Ouvindo com o coração, você captará muito além do que é dito.

Alcançará aquilo que o outro realmente pretende dizer.

Se você colocar seu coração a serviço do ouvir a verdade interior de cada pessoa, além de se surpreender com as descobertas que fará, não dará espaço ao seu próprio coração para nutrir ódios e rancores. Sentimentos negativos que só afetam a você, pois é você quem sente e não o cidadão que o motivou.

Certa vez um diretor de empresa, ao término de uma reunião da qual sua secretária na havia participado, com um grupo de americanos que veio ao Brasil para possível formação de um joint venture, acompanhou os executivos até ao elevador.

Ao voltar à sua sala, parou em frente à mesa da secretária, cruzou os braços e, de modo muito sério, exclamou: “então... o que achou?”.

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A secretária, ignorante quanto a procedimentos adotados na prospecção de petróleo, tema do encontro que findara, ficou por alguns segundos olhando para ele sem entender aquela pergunta. Finalmente, num insigth, acompanhando seu raciocínio, ela respondeu: “só cuidado com fulano. Na primeira oportunidade ele nos engole”. Sem esboçar qualquer reação, o chefe saiu andando, parou na porta de sua sala, voltou-se para a secretária e disse: “tive a mesma impressão”.

Alguma coisa no comportamento do tal americano (que a secretária teve oportunidade de observar em duas visitas anteriores à empresa) chamou a atenção dela e fez com, então, intuísse que ele mereceria um tratamento mais elaborado, mais cuidadoso.

A situação foi contornada, o fulano esvaziado e o joint venture formado.

EFICIÊNCIA/EFICÁCIA

Uma pessoa é eficiente quando ela promove a ação para produzir um efeito. Isto é, quando toma uma atitude com o intuito de atingir seu objetivo.

Uma pessoa é eficaz quando ela atinge seus objetivos, os fins a que se propôs. Quando a finalização do que pretendia é alcançada de forma produtiva e positiva.

Uma pessoa é eficiente quando utiliza sua força laborativa para executar uma ação que produz algum efeito. Mas ela só será eficaz se o efeito

resultante for o que ela pretendeu produzir. Se os seus objetivos foram alcançados.

INICIATIVA

Ter iniciativa significa não ficar aguardando uma boa alma vir resolver assuntos que são de sua área e competência, quando você mesmo deve resolvê-los.

Ter iniciativa significa tomar uma providência necessária sem que alguém tenha que mandar. Auxiliar quando puder, sem que seja necessário pedir ajuda. Ter iniciativa é, acima de tudo, ser útil.

ATITUDE

Quando o executivo estiver fora da empresa, não deve o secretário fornecer informações sobre onde ele está, com quem está, que negócios está realizando. Discreta mente, deve informar, com poucas palavras, o horário em que poderá ser encontrado. Seu tom de voz deverá ser convincente, sem titubeios. Evitar conversas

desnecessárias será uma boa medida.

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Ao receber alguém que se mostre demais interessado nos assuntos particulares da empresa, deve o secretário ter o bom senso de orientar a conversa para assuntos diversos. Observações sobre colegas, chefes, estrutura da empresa jamais devem ser feitas. Este tipo de observação não é compatível com quem deseja ascender profissionalmente.

Discrição, enfim, deve ser a principal atitude de um secretário. Guardar confidências faz parte do seu trabalho. Divulgar o que ouviu poderá arruinar sua carreira de forma inexorável. Sua imagem perante seu superior deve ser cristalina, isto é, sem mácula.

DINAMISMO

Coloque sua alma naquilo que fizer. Realize suas tarefas com disposição, determinação, vivacidade e alegria. É muito raro alguém não se deixar contagiar por um espírito motivado. Crie uma aura de “vamos em frente com alegria” em seu ambiente de trabalho.

Tal qual o bocejo, o riso também é contagiante. A alegria aquece nosso coração, atrai a simpatia alheia e com ela a boa vontade e colaboração das pessoas.

PONTUALIDADE/ASSIDUIDADE

O secretário é uma peça-chave e muita coisa depende e gira em torno dele. Por ocupar uma posição de evidência, seus atrasos, suas faltas ou enganos serão mais facilmente notados que o de outros funcionários. Além do que “o exemplo vem de cima”.

Atrasar-se ou faltar (para qualquer profissional) só em caso de real necessidade, e consciente de que sua falta estará prejudicando o bom andamento do processo do trabalho de equipe.

Só você sabe o transtorno que lhe causa o atraso ou a inesperada falta da babá de seu filho, num dia em que você tem grande número de compromissos agendados. A falta ou atraso dela desencadeia um efeito dominó sobre o seu dia, afetando sua vida profissional. Da mesma forma, eventual atraso ou falta sua trará ansiedade e desconforto ao seu executivo e à sua equipe, exatamente porque você é peça fundamental na engrenagem.

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PACIÊNCIA

Com certeza a paciência será sua maior aliada durante toda a sua vida profissional. Sem ela não há como atravessar um dia inteiro de trabalho. Ela irá ajudar a tolerar uma grosseria de seu executivo ou algum tipo de besteira que o contínuo tenha feito por inexperiência; ou o telefone que insiste em tocar de minuto em minuto quando você precisa terminar de imprimir aquela tabela.

Veja se você gostaria de receber o tratamento que dispensa aos seus colaboradores ou a qualquer pessoa que conviva com você, seja pessoal ou profissionalmente.

Aprenda a respeitar o ritmo das pessoas e tenha o bom senso para discernir se alguém de sua equipe está desmotivado.

Se não há justificativa profissional para isso e se esta pessoa estiver prejudicando o bom andamento do trabalho da equipe e minando de mal-estar o ambiente, dispensa-o.

Não se estresse pela leviandade de um profissional que não merece ser chamado desta forma. Por outro lado, entenda se á apenas uma situação passageira que a pessoa esteja atravessando.

Talvez tenha que prestar uma prova dificílima na faculdade à noite e não esteja conseguindo concentrar-se em suas tarefas. Às vezes é mais producente permitir que ela saia mais cedo, do que você suportar uma situação estressante. É melhor saber que não poderá contar com a ajuda de um determinado colaborador em um determinado dia, do que achar que pode e ver frustrada a pretensão de precisar do trabalho efetivo do outro. É como querer caminhar e, sem aviso, a perna simplesmente falhar. É tombo na certa. Previna-se.

AQUISIÇÃO DE CONHECIMENTOS/CULTURA GERAL

Por Meio de estudos, leituras, treinamentos, Internet, dentre outros, o secretário deve procurar aprimorar cada vez mais sua cultura. Bons livros, boas revistas, jornais, bons filmes, teatro, programas de TV sobre política e economia, cursos diversos, seminários, torná-lo-ão apto a desempenhar seu trabalho com mais eficiência. Adquirir apenas conhecimentos técnicos sobre o trabalho não é o bastante. Cultura e comunicação, aliás, estão ligadas profundamente sendo difícil saber exatamente os limites entre uma e outra.

Presume-se que todo obstáculo poderá ser vencido se existirem constância, perseverança, vontade de aprender, força moral para deixar de lado maus

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hábitos, flexibilidade para rejeitar procedimentos errôneos, substituindo-os por outros mais saudáveis.

Elabore um network procurando cercar-se de pessoas cultas, inteligentes, que tenham algo a lhe acrescentar. Tenha ao menos noção dos acontecimentos mais significativos da sua Cidade, do seu Estado, do seu País, do Mundo. Vá ao teatro, cinema, exposições de artes, etc.

É importante manifestar interesses em aprender novos trabalhos, sempre. Atualmente, todos aqueles que são mais preparados obtém sucesso nas empresas. Ser um profissional eclético, nos dias de hoje, é de vital importância. Atualizar-se (reciclar-se) e conhecer áreas do saber distintas também se faz necessário nos dias atuais. Inclusive cursar nível superior em áreas diversificadas aumenta o saber, facilitando a adaptação em setores diversos. Não se abster de crescer a cada dia mesmo que isso implique horas de estudo ou, até mesmo, algumas noites na sala de aula estudando.

Crescer demanda sacrifício!!!

Uma dica – visite um orfanato, um hospital de traumo-ortopedia, um hospital psiquiátrico, um presídio e um asilo. Nesta ordem. Depois, procure um lugar silencioso, tranqüilo onde você possa refletir e processar tudo aquilo que viu. É uma lição de vida e tanto. Ajudará você a manter os pés sempre no chão.

BOA APARÊNCIA

O secretário é, a priori, sua própria imagem pessoal; depois a de seu executivo e, em seguida, a de sua empresa. Não se espera de um secretário algo aquém do simplesmente impecável, irretocável. Seus cabelos devem estar sempre limpos, perfumados e arrumados. Suas roupas devem passar uma imagem de respeito, competência, seriedade e charme. Devem estar sempre limpas, passadas, discretas e adequadas ao seu tipo físico e ao local de trabalho.

Chic é ser simples com um toque de sofisticação. Quem consegue esta combinação se torna irresistível. Como se diz, em moda “menos é mais”.

Sua aparência pessoal é ferramenta importantíssima para sua ascensão e para a solidif

CONHECIMENTO DA EMPRESA

Um secretário eficiente é capaz de saber, ou pelo menos manter em arquivo, os nomes de todos os presidentes, ex., vices, superintendentes, diretores, gerentes da empresa na qual trabalha.

Precisa conhecer a empresa como na palma de sua mão. Estar consciente sobre quais os objetivos que ela (a empresa) almeja atingir, qual sua área de atuação, quais seus produtos, fornecedores, concorrentes. Como é o organograma

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da empresa, enfim, tudo. Quanto mais conhecimento tiver, mais segurança irá adquirir, pois ele (o secretário) saberá exatamente “onde está pisando”.

48O SECRETÁRIO PRECISA DESENVOLVER AS SEGUINTES ATRIBUIÇÕES:

PLANEJAMENTO

Como tudo na vida, uma atividade deve ter começo, meio e finalização. Você deve planejar a sua rotina diária utilizando o seu tempo da forma mais eficaz e agradável possível.

Significa que você, descentralizando e delegando tarefas a uma assistente, ao office boy, ao motorista, deve planejar para atuar de forma que todas as suas atividades funcionem como uma engrenagem regulada e bem azeitada.

Você deve fazer de suas tarefas suas comandadas e não ser comandada por elas

Equivale a dizer que você deve raciocinar sobre todas as etapas do processo que envolve sua responsabilidade e traçar uma estratégia, um plano de ação para desenvolvê-las de modo a dar cumprimento competente e satisfatório a todas as incumbências. O efeito produzido deve ser imediato e ter reflexos, também a longo prazo, evitando sobressaltos.

Exemplo:

Seu executivo acaba de lhe informar que precisa ir para Brasília dentro de duas horas e ficará na capital do País durante três dias para reuniões importantes com Ministros, Deputados e outras autoridades.

Cabe a você a rédea dessa situação sem desesperar-se. Ciente das ações que deve executar, competente e rápido de raciocínio como você é, não demorará muito para planejar e colocar em prática a tática que esta operação exige, tomando rapidamente as providências pertinentes:

comprar passagem aérea;

reservar hotel;

organizar documentos de que ele precisará para as reuniões;

providenciar dinheiro para ele levar;

providenciar a bagagem (roupas e objetos pessoais).

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Mesmo sem outro complicador (greves, por exemplo) se você não tiver planejamento, organização, controle e liderança, seu executivo jamais conseguirá fazer essa viagem e você, com certeza, não manterá por muito mais tempo a posição que ocupa.

Voltando ao exemplo, que não foi aventado nenhum fator complicador: vôos lotados, engarrafamentos, telefones que não dão linha, etc., quais as providências que você deveria tomar para conseguir o embarque de seu executivo como ele pretende? Vejamos:

ligar para a operadora de turismo conveniada com sua empresa ou para a companhia aérea e marcar a passagem. No caso de operadora, requisitar que a passagem seja entregue em sua empresa, dada a urgência da situação. Em caso de companhia aérea, providenciar fundos para o pagamento do bilhete aéreo e orientar seu office boy para ir buscar a passagem. Com relação aos “fundos”, muito provavelmente eles serão provenientes do Departamento Financeiro da empresa que deverá ser informado da necessidade de preparar o cheque;

ligar para a residência de seu executivo, solicitando que alguém providencie sua bagagem. Orientar um funcionário para ir buscar a bagagem de táxi, não esquecendo de providenciar o dinheiro para pagamento do taxista. Se não houver ninguém em casa, à secretária cabe tomar a decisão sobre quem será a pessoa de confiança que possa ir até lá para as providências necessárias: ela mesma, o boy, o motorista ou outra pessoa;

ligar para o banco, explicando ao gerente a urgência do saque, solicitando que deixe tudo pronto para que quando seu portador chegar, ele possa ser prontamente atendido;

contatar o hotel, solicitando reserva. Mande fax formalizando o compromisso. O Hotel deve responder seu pedido confirmando por escrito a reserva (o que evitará surpresas desagradáveis). Entregar cópia dessa confirmação para seu executivo apresentar na recepção do hotel quando lá chegar;

enquanto estiver a fazer essas ligações, simultaneamente, vá organizando os papéis que serão levados na viagem;

se não houver ninguém que traga a passagem aérea, você mesmo deverá ir buscá-la e, se for o caso, aproveitará para passar no banco e sacar o dinheiro.

Pronto. Tudo pronto. O táxi que trará a bagagem poderá ser o mesmo veículo que conduzirá seu executivo até ao aeroporto (se é que você já não providenciou uma alternativa mais criativa).

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ORGANIZAÇÃO

O senso de organização é fundamental para um secretário. Todas as coisas que lhe digam respeito devem ser e estar organizadas: seus cabelos, roupas, mesa, gavetas, arquivos, papéis, etc.

A execução de suas tarefas inicia-se com a organização de suas ferramentas de trabalho. Se você não conseguir encontrar prontamente em seu arquivo o número do telefone da nova operadora de turismo conveniada, perderá minutos preciosos, que, computados, o farão perder horas de trabalho e anos de vida, devido ao stress.

E se você não conseguir localizar, em meio ao caos de papel que é a sua mesa, aquele relatório que deveria estar em Brasília nas próximas horas? Se em momentos de distração não conseguimos enxergar o que está bem diante de nosso nariz, o que não acontecerá num momento de pressão como esse? Pode ter certeza de que você terá a impressão de que milhares de dedos indicadores estarão apontados em sua direção, expondo à humilhação pública a sua total desorganização. Você se sentirá uma pulguinha. Pode acreditar.

Preze a organização. Ela será sua aliada. Desfaça-se da papelada ociosa, propagandas inúteis. Veja se há mesmo necessidade de manter qualquer papel guardado. Papel empilhado, com certeza, não tem utilidade.

Se você não tocar num papel por mais de 3 (três) dias é porque ele não tem função. Desfaça-se dele. Jogue-o no lixo. Encaminhe ao departamento competente. Faça qualquer coisa que não seja deixá-lo entulhando, poluindo sua sala.

Mantenha suas gavetas em ordem.

Há coisas que aguardam providências? Pois tome as providências cabíveis. Há telefonemas para retornar? Retorne-os. Só dá ocupado? Passe um fax; mande e-mail, aerograma. Faça qualquer coisa para não deixar pendências.

Não se utilize de papeizinhos autocolantes para tomar nota de recados, que exijam providências. Esses papéis acabam se incorporando à decoração de sua sala e você os perceberá tanto quanto percebe os vidros das janelas. Eles ficarão ali, ad perpetuum, até perderem a cor original e providência que é bom... Nada!

Você acaba se estressando por começar a sentir que tem tanta coisa para fazer, mas não dá conta do recado. E aí vem a ansiedade seguida de frustração. Faça bom uso do fallow up. Ele é uma mãe para o secretário.

CONTROLE

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Um secretário que mereça este título deverá ter um total controle sobre suas emoções, suas atividades e a de seus colaboradores. O secretário é peça fundamental no mecanismo da engrenagem que faz a empresa funcionar.

Se você esquecer-se de anotar na sua agenda e na de seu executivo dia, hora e local exatos de uma importante reunião com o presidente de uma grande empresa, futura cliente da sua, certamente seu chefe não comparecerá ao encontro.

Este pequeno esquecimento poderá trazer desastrosas conseqüências, como a perda desse cliente para a concorrência ou a perda da confiança cega que seu executivo deposita em você, por exemplo.

Esquecimentos por parte de um secretário que se julga eficiente, são pura e simplesmente indefensáveis e inaceitáveis.

Voltando ao exemplo já mencionado - vamos supor que no caso mencionado você se encontre, casualmente, com a presidente da tal empresa em um evento fora do seu escritório. Ela aventa a possibilidade de contratar os serviços da sua empresa. Você sabe que seu executivo tem enorme interesse em fechar esse negócio e conhecendo a agenda dele melhor que ninguém, acerta o encontro entre os dois. Imediatamente, liga para sua assistente e pede que ela providencie as anotações nas agendas, pois seu executivo está em Brasília; lembra-se?

No dia seguinte, ao chegar no escritório, assoberbado pela avalanche de solicitações, esquece de checar nas agendas a anotação referente à reunião com a tal presidente. Aproveitando a ausência de seu chefe, passa o dia trabalhando naquele contrato complicadíssimo que já refez três vezes. Ao final do expediente, vai embora exausto mais satisfeito, pois finalmente dá por concluído o documento que e o deixa para avaliação sobre a mesa de seu chefe, que retornará ao trabalho no dia seguinte.

Na manhã seguinte você não irá encontrá-lo, pois já estava programado que você levaria uma cópia daquele contrato para um cliente assinar numa cidadezinha próxima.

No final do dia encontra seu chefe, fala sobre o sucesso de sua viagem e, saindo da sala dele, você se volta perguntando sobre o resultado da reunião com a presidente daquela famosa empresa.

Diante da mudez e dos olhos vidrados de seu chefe, seu coração dá um salto dentro do peito e você perde a respiração. Ele não foi avisado!

Não adianta querer trucidar sua assistente por não ter cumprido suas determinações. A responsabilidade é sua. Ela é sua colaboradora (subordinada). Você deveria ter checado a agenda dele.

Resultado: ofendidíssima, a presidente ignorada contratou os serviços da concorrência. Sua competência é questionada, bem como a confiança que é(ra)

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depositada em você (afinal, como você permite a perda de um cliente tão grande e importante?).

Você será responsabilizado por uma falta que julga ser de sua assistente, pois, afinal, confiou a ela tarefa tão simples. Não tente se eximir da sua culpa. A assistente é sua subordinada e os atos dela estão sob sua responsabilidade. Da mesma forma, seu executivo vai responder frente ao presidente da sua empresa.

Portanto, controle o resultado de tudo o que estiver sob sua responsabilidade.

Você não deve nem precisa interferir no processo da coisa em andamento, afinal cada um procede de forma e com ritmos diferentes. Só se assegure de que tudo saia como você quer.

LIDERANÇA

De acordo com o dicionário, liderança é “forma de dominação baseada no prestígio pessoal e aceita pelos dirigidos”. Um líder tem carisma. Atrai a boa vontade e a simpatia dos outros, naturalmente, sem fazer muito esforço.

A liderança genuína, estou convencido, é um verdadeiro dom. Ninguém consegue aprender a ser um líder carismático. Já se nasce assim. Você pode é desenvolver este dom se nascer com ele, mas se não tiver essa felicidade, o mais sensato é aprender a conviver com

esta deficiência e procurar preencher esta lacuna com algo igualmente positivo.

Sabe, quando você olha para uma pessoa pela primeira vez e desfere o veredicto: “Hum! Que empáfia.”? Isso sem que a pobre tenha sequer aberto a boca para falar qualquer coisa?

Por outro lado, sabe, quando você olha para alguém que nunca viu antes e se sente tocado de profunda simpatia e pensa logo em como poderia ser gostos ter uma amizade com aquela pessoa?

Qual das duas pessoas aqui “analisadas” você acredita ter nascido com o dom do carisma? Ele pode, lançando mão do livre-arbítrio, não fazer uso desse dom, mas que tem, tem.

Se você já nasceu líder, ótimo. Utilize o dom. Aprimore-o. Se não foi afortunado, utilize-se de outras ferramentas. Se você não tiver carisma, mas mesmo assim, por dever de ofício, tiver que exercer a liderança, exerça-a.

Chame seus colaboradores, explique-lhes que o objetivo é comum a todos, que a empresa ou o chefe, dependem do comprometimento de cada um deles. Mostre-lhes o que espera de cada elemento da equipe que vocês formam, bem como a importância de cada um deles dentro do processo do trabalho que a empresa desenvolve.

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Qualquer pessoa que se sinta valorizada, vai dar o melhor de si. Não esqueça de elogiar, publicamente, tanto os pequenos como os grandes acertos, os criativos insights. O mesmo não vale para qualquer erro. Qualquer reprimenda deve ser feita em tom conciliador e, sobretudo, em particular.

Aprenda a delegar controlando apenas o resultado. Deixe o processo criativo de cada um desenvolver-se por si só. Dê espaço à criatividade e ao ritmo de seus colaboradores.

Enquanto tudo estiver acontecendo, demonstre que estará disponível para tirar e, sem interferir, deixe claro que o que se espera é o que de melhor seu colaborador possa executar.

Só nunca perca de vista que a responsabilidade sobre o produto final é exclusivamente sua. Numa analogia, mesmo que o “direito regressivo” do Código Civil Brasileiro alcançasse você, sua moral profissional estaria seriamente danificada se o resultado do trabalho fosse sofrível

RECOMENDAÇÕES ÚTEIS

A dedicação nos primeiros dias de trabalho deve perdurar, e a chefia, quando promover alguém, escolherá quem se interessa não só pelos deveres de rotina, mas também por atividades da firma fora de seu campo. Não se limitar apenas ao próprio trabalho, mas conhecer o que os outros fazem, dentro da empresa.

Certamente um secretário em início de carreira não possui a mesma experiência de outro mais tarimbado pelos anos de trabalho. Haverá ocasiões críticas, durante

as quais será necessário manter a calma e não precipitar. Todos os seres humanos cometem erros.

Não assumir os erros cometidos parecerá uma atitude detestável e passível de desconfiança.

Ser sincero ainda é o melhor recurso para redimir-se de uma falta cometida. Ter humildade para reconhecer suas falhas é uma grande virtude. Nem por isso deve perder sua autoconfiança.

Os encargos de um secretário são inúmeros:

transmitir as ordens da chefia aos seus colaboradores;

Não perca a autoconfiança nos momentos difíceis

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comunicar-se, por meio de correspondências ou telefonemas, com clientes e outras empresas;

tratar os assuntos de descontentamento com a prestação de algum serviço ou com atrasos na remessa de mercadorias;

convencer outra firma da necessidade da entrega de algum material antes do prazo marcado;

cobrar relatórios, estatísticas ou boletins do pessoal da própria empresa (usando energia ou medida certa para obtê-los); e, principalmente, ser gentil com todos;

lidar com as pessoas sem ferir suas susceptibilidades.

Para desincumbir-se de todas essas tarefas é preciso não se esquecer de que a cordialidade é fator importantíssimo. Tratar a todos com um sorriso e simpatia, sem formar grupos fechados, que excluem este ou aquele, deve ser essa a atitude do bom secretário.

O Secretário deve ser o exemplo a seguir: nunca utilizar a hora do expediente para seus assuntos pessoais, “bate-papos” ou “fofocas” com amigos ao telefone, compras, ida ao cabeleireiro, dentista, etc. Deve-se, sim, estar presente ao trabalho antes da hora e jamais sair correndo ao final do expediente. Prolongar os horários do almoço para cuidar de seus assuntos particulares? Nem pensar!

FATORES QUE SOMADOS PESAM PARA GANHAR A CONFIANÇA DA

CHEFIA

A primeira impressão é a que perdura, dizem. Um pequeno deslize e... a confiança estará perdida. É natural que uma pessoa muito ocupada, como o executivo, e com muitas decisões a tomar não tenha muito tempo para delicadezas.

Comentários podem surgir no departamento sobre seu “mau-humor”. Compete ao secretário falar sobre suas qualidades, podendo destacar a forma eficiente como ele conduz o trabalho. Jamais se queixar da chefia. É lisonjeiro para um secretário poder contar aos colegas como a chefia confia nele a tal ponto de contar-lhe sua vida, seu relacionamento familiar, suas desventuras domésticas ou quanto lhe contou o novo carro ou a jóia com que presenteou a esposa.

Mas, cuidado! É absolutamente necessário calar-se, provar ser confiável. Ele contou a você! Ser reservado é uma virtude.

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Respeitar os regulamentos da firma quanto a horário ou disciplina é imprescindível. Se outras empresas estão dispostas a oferecer melhor salário ou condições de trabalho mais agradáveis, é preferível não externar sua insatisfação dentro do ambiente de trabalho.

Talvez precise de referências. Novamente, o bom senso e a discrição devem estar presentes no comportamento do secretário.

PLANOS DESFEITOS

Muitas vezes, clientes chegam justamente quando o trabalho já planejado não pode ser interrompido.

Outras vezes, o chefe dispõe-se a despachar justamente quando aquele trabalho, merecedor de maior atenção, estar para ser concluído. Irritar-se nestes momentos torna as coisas mais difíceis, e a

eficiência de um secretário corre risco de baixar consideravelmente. Não existe, nesse trabalho, quem não se queixe de interrupções. O telefone toca justamente quando se está para concluir um cálculo ou anotando orientações dadas em uma reunião. Deve-se anotar, a lápis, o ponto em que foi feita a parada e, após, continuar.

Aprender a confiar no próprio conhecimento e não apenas depender de informações alheias é, sem dúvida, uma atitude a ser seguida. Perguntar aos outros, a todo o momento, sobre isso ou aquilo, poderá criar uma imagem de incompetência e insegurança que ninguém gostaria de apresentar, Possuir iniciativa própria e conseguir respostas para as dúvidas poupará ao secretário e seu chefe momentos perdidos com correções. Planejar é melhor que improvisar lembre-se.

COMPORTAMENTO ADEQUADO

Tudo aquilo que foi aprendido na vida social com relação aos procedimentos corretos e as boas maneiras deve ser observado por um secretário no seu trabalho. Estabelecer intimidade logo em sua entrada poderá causar embaraços futuramente, pois algumas empresas são por demais conservadoras e nelas não há lugar para isso ou para comportamentos exagerados, com beijinhos nos colegas aos chegar os ao despedir-se no final do expediente.

É preferível ser mais cerimonioso no trato com a chefia ou com os colegas a pecar pela informalidade. Tratar as pessoas de idade, as que ocupam uma posição

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de destaque ou o chefe por “senhor” ou “senhora” é a melhor atitude. É claro que, em alguns escritórios, o tratamento é mais informal e não existem regras rígidas.

O chefe, porém, deverá ser tratado como “senhor”, principalmente na presença de outras pessoas. Todos são observados a todo instante.

57CURRÍCULO PARA INICIANTES

16/01/02

Se você está se formando agora e não tem um histórico profissional brilhante nem experiências fora de série, saiba quais as informações necessárias e como colocá-las em seu currículo.

Nossa experiência mostra que a maioria não sabe como fazer isso! E fica mais complicado quando se busca uma informação ou aconselhamento: sempre existe uma forma diferente de como fazê-lo. Mas, vamos tentar alguma coisa que seja razoável para que o seu currículo seja de fato um espelho de VOCÊ!

O ANTES

Antes de começar a escrever, é preciso conscientizar-se de algumas dicas:

1) Pergunte-se se Você está, de fato, capacitado e preparado para a vaga para a qual está enviando seu currículo?

2) Você está começando sua vida profissional. Portanto, lembre-se de que as empresas visam em você muito mais o SEU POTENCIAL!

3) Cuidado também para não escrever errado. Erros de português pegam muito mal.

4) Seja honesto nas suas informações.

5) Você deve colocar no currículo as informações essenciais. Encher de “abobrinhas” com dados desnecessários só atrapalha. Seja objetivo.

6) Tenha em mente que você não será contratado pelo seu currículo, mas que será necessariamente convidado para um contato pessoal. Portanto, venda sua imagem no currículo; se ela for bem vendida, você terá superado o primeiro passo!

7) O nome da sua faculdade nem sempre significa contratação imediata. Alunos de outras instituições costumam se destacar, muitas vezes, pelas suas competências pessoais.

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8) Tome cuidado para não mandar seu currículo para qualquer empresa.

O DURANTE

INDIQUE:

- Seus dados pessoais

Coloque em primeiro lugar o seu nome, endereço, telefone, celular, e-mail, nacionalidade, idade, estado civil e número de filhos. Não coloque mais nada além disso (RG, CPF, atestado de reservista, carteira profissional e título de eleitor serão exigidos na hora da sua contratação).

- Formação Acadêmica

Indique a sua formação acadêmica e os cursos/seminários/palestras que realmente possam estar diretamente ligados à sua carreira e experiência. (Esqueça cursos de mergulho, corte e costura, se eles não tiverem muito a ver com a vaga para a qual está submetendo seu currículo).

- Os seus objetivos

Coloque o(s) cargo(s) e a área que você aspira, mas seja breve. Procure enfocar sua área de atuação e o cargo desejado. Dizer que tem interesse de atuar em 20 áreas diferentes não fica bem. Como você ainda não é um profissional experiente, explique como você pretende direcionar sua carreira e por que resolveu escolher essa profissão.

- Experiências Profissionais

Se tiver alguma experiência, indique as empresas em que você trabalhou começando pelas mais recentes e caminhando para as mais antigas. Cite o nome da empresa (se ela não for conhecida faça uma rápida apresentação do ramo de atividade, posição no mercado, faturamento e número de funcionários). Descreva seu cargo e o que fazia na prática, suas funções e responsabilidades. Se possível, não esqueça de mencionar o benefício que a empresa teve como resultado de suas ações. Seja objetivo. Organize seu texto em tópicos.

- Outros Idiomas

Falar fluentemente um outro idioma vale muito, principalmente se você fez um curso no exterior. Os trainees que fizeram intercâmbio e trabalharam entregando pizza, limpando piscinas, ou qualquer atividade do tipo ganham ainda mais crédito. Por isso não tenha vergonha de dizer como foi sua vida lá fora. Aqui não vale a pena enganar. Lembre-se que um teste cara a cara, você poderá se dar mal com isso, ser dispensado do processo.

- Remuneração

Caso não seja solicitado, o currículo nunca deve falar sobre pretensão

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salarial, nem sequer mencione o pacote de remuneração. Esse assunto deve ser tratado durante a entrevista.

- Os tipos da escrita

Procure sempre utilizar folhas brancas limpas. Para os tipos de escrita, utilize a linha tradicional: Courier, Arial ou Times New Roman. Negritos, itálicos e sublinhados só devem ser usados para organizar as informações.

O DEPOIS

- Como devo enviar meu currículo?

Muitas empresas possuem um cadastro online em que o candidato apenas completa os dados. Quando for enviar um currículo por email, lembre-se que nem sempre é possível abrir um documento anexado em função de problemas técnicos ou até por medo de possíveis vírus. O ideal, portanto, é enviar os dados do currículo no próprio texto do email.

Se você for entregar seu currículo pessoalmente ou enviar pelo correio, lembre-se de verificar se as folhas estão devidamente colocadas na seqüência, dobradas e sem grampos. Não use envelopes excessivamente chamativos ou capas com cor e cheiro.

- Para refletir

Imagine-se no lugar da pessoa que vai ler o seu currículo e considere que qualquer informação pode ser motivo para que ela exclua você do processo de seleção.

E daqui pra frente, só aguardar a entrevista e começar sua vida profissional.

ADAPTAR O CURRÍCULO ÀS OPORTUNIDADES

14/05/02

Depois de ter conversado com tantas empresas de colocação, ter se cadastrado em tantos sítios na internet, ter enviado seu currículo para tantos anúncios, pode ficar na sua cabeça uma grande questão: porque não sou chamado para uma entrevista? Umazinha? O que será que está errado? Onde está “pegando”?

Vamos pensar um pouco nas possíveis causas. Será que não você está despachando currículo a torto e a direito, para qualquer empresa, só para dizer que está mandando currículos? Ou será que os cargos oferecidos não tem nada a

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ver com suas atuais habilidades?

Isso é o básico a perguntar. E antes que você comece a “culpar” o seu currículo, será que não seria mais importante começar perguntando a você mesmo: para que serve o meu currículo? Será que estou tendo o devido cuidado com sua preparação e apresentação?

Porque, além de ter um currículo que seja apresentado de forma decente, você precisa estar satisfeito quanto à questão básica: seu objetivo não é fazer com que o empregador interessado conheça um pouco de seu potencial? Não é provocar uma entrevista com o empregador interessado?

Só para tentar ajudar. Reflita sobre o texto abaixo.

Primeiro: será que seu currículo está completo e com informações atualizadas sobre você e suas experiências?

Suas habilidades e objetivos precisam estar bem explicados no currículo. Se você tem experiências anteriores, elas devem estar descritas de forma que retratem sua carreira da melhor maneira possível.

O seu currículo deve refletir a fase da vida pela qual você está passando no momento. Não basta fazer um currículo em determinada ocasião e depois, passar a vida toda acrescentando experiências.

Na verdade, a gente deve pensar que um currículo nunca está totalmente pronto. Nós não paramos, e as mudanças da nossa carreira precisam ser incluídas nele. Você precisa manter uma versão de currículo sempre atualizada. E pronta para novas atualizações.

Segundo: Será que estou sabendo adaptar meu currículo a cada situação/empresa ou venho mandando sempre o mesmo currículo “quadradão” para todas as empresas?

Tem pessoas que enviam um mesmo currículo para empresas de diferentes segmentos e cargos diferentes. Naturalmente, quem faz isso está realmente correndo o risco de nunca ser convidado para participar de um processo.

Não existem dois empregadores iguais. A informação e experiência que valem para um não valem para outro. Você deve fazer as modificações necessárias para se apresentar ao empregador. Até mesmo preparar um currículo sob medida para essa nova oportunidade. Não há nada de errado no fato de você dar ênfase a certas habilidades ou experiências, desde que não minta já que tudo o que você descreveu no currículo terá de ser comprovado.

É bom, antes de mais nada, pensar em que tipo de empresa você vai mandar o seu currículo. Se for um banco, se for uma empresa, e dependendo do porte, a forma de informação e apresentação deve ser diferente.

Da mesma forma, minha função de Assistente/Supervisor em determinada

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empresa pode corresponder a uma determinada função em outra empresa.

Terceiro: Será que este currículo que você preparou está realmente vendendo você?

É preciso estar atento ao fato de que um currículo deve levar ao interessado uma imagem sobre você e suas experiências, habilidades, potenciais. E em diversas fases de sua vida. E você precisa se adaptar a isso.

Se você está num início de carreira, por exemplo, precisa mostrar o seu potencial. Aqui, o empregador busca o potencial que você tem para se adaptar, aprender, desenvolver-se.

À medida que você fica mais experiente, o seu currículo precisa "vender" suas habilitações ou experiências acumuladas. Especialmente quando você está buscando uma nova área para atuar.

Aqui, é preciso detalhar de forma apropriada a etapa de sua vida profissional, o que deseja conseguir. Se quiser mostrar ascensão na carreira e está buscando cargos superiores, utilize o formato cronológico. Se quer dar ênfase a suas habilidades, se está mudando de área ou deseja arranjar o seu primeiro emprego, utilize o formato funcional. Ou se você já se considera graduado (gerentes/supervisor), consultor, free-lancer ou está interessado em trabalho temporário, utilize um currículo de uma página, descrevendo um resumo da carreira e progressos feitos.

PREPARE-SE PARA UMA ENTREVISTA DE EMPREGO

06/03/02

Você acaba de ser chamado para uma entrevista de emprego e fica em dúvida sobre o que falar, como agradar o entrevistador e como se vestir? Saiba que você não é o único. Na verdade, todos temos a mesma preocupação, mas são poucos os que realmente percebem que a preparação para a entrevista pode ser um grande diferencial para conquistar uma vaga.

Conversando com a Coordenadora de Recrutamento e Seleção, Cláudia Monari e com a Analista de Recursos Humanos, Eloísa de Brito, ambas da Novartis, para saber como um candidato pode chamar a atenção do entrevistador e quais os cuidados que ele deve tomar antes da entrevista.

Acompanhe a seguir as dicas dessas renomadas profissionais:

UniMais: Como o candidato deve se preparar para a entrevista?

Cláudia: Uma coisa que me impressiona bastante em um candidato, principalmente o candidato a estagiário, é observar que antes de vir para

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entrevista, ele se prepara no sentido de conhecer a empresa. Ele entra no site, procura informações sobre a empresa e sobre o mercado para o qual está vindo. Quando você começa a entrevista-lo, logo percebe que ele não está perdido no mundo e no espaço. Conhecer a empresa antes com certeza ajuda.

UniMais: Como o candidato deve se vestir para a entrevista?

Cláudia: O modo de vestir do candidato depende em muito da empresa. Se ele conhecer o estilo da empresa, pode vir até mais adequado ao tipo de vestimenta. É claro, não deve ir de tênis, de mini saia, coisas básicas a serem consideradas. “Devo ir de terno e gravata?”. Alguns nos ligam para tirar essa dúvida e isso é bom, pois, por exemplo, têm áreas aqui na empresa em que não se usa terno e gravata. Na própria área de RH, talvez se o candidato vier vestindo terno e gravata, vai levar um choque, porque até o Diretor de RH não usa terno e gravata.

UniMais: O que vocês esperam de um candidato?

Eloísa: Interesse...interesse em aprender e disposição. Percebemos que alguns candidatos vêm para entrevista porque existe uma pressão da família para começar a trabalhar e não por interesse próprio.

UniMais: Quais outras dicas vocês dão para quem vai passar por uma entrevista de emprego?

Cláudia: A dica é não ficar só focado no conteúdo do que a faculdade está promovendo. Ou ser extremamente técnico. Quanto mais antenado ele estiver, quanto mais cultura, conteúdo, ele tiver, melhor ele vai se desenvolver, mais ele vai aprender e mais percepção ele vai ter para poder pegar as coisas. Por exemplo, a gente comentava semana passada, que o candidato deveria ter o costume de visitar um museu, pois assim teria alguns assuntos com alguns executivos da empresa. O jovem de certa forma não gosta dessas coisas, por achar que são coisas de velho, mas, deve procurar saber mais do que está acontecendo no mundo executivo, para poder ter até uma troca de idéias. Quando se encontra uma pessoa desse tipo dentro da empresa, geralmente ela tem sucesso, pois mostra um diferencial que logo a gente percebe.

Eloísa: Estar aberto para o mundo em várias maneiras, na parte gerencial, em relacionamentos e estar sempre preparado para se integrar.

UniMais: Respostas prontas funcionam na entrevista?

Eloísa: Quando o candidato se prepara no sentido de saber o que vai responder, acaba não funcionando. Então, o que a gente até fala em dinâmica de grupo é: “seja espontâneo”, “seja você mesmo”. Porque em dez minutos ele começa a se mostrar. Toda aquela postura rígida tem que sentar assim, tem que olhar prá cá, olhar prá lá, isso não dá muito certo. O candidato tem que ser como ele é, tem que mostrar o que ele é, com espontaneidade.

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Universidade Federal do Amapá CURSO BACHARELADO EM SECRETARIADO EXECUTIVO INTRODUÇÃO AO SECRETARIADO Prof. Luizel Simões de Brito

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS E FONTES DE PESQUISA

GRION. Laurinda da Silva. PAZ, Sebastião. Manual prático para secretárias, comissárias e modelos. 10 ed. Editora Érica. São Paulo: 2000.

MATTOS, Vera. Super secretária. Editora Nobel. São Paulo: 1999.

MEDEIROS, João Bosco. HERNANDES, Sonia. Manual da secretária. 8 ed. Editora Atlas. São Paulo: 1998.

MILITÃO, Albigenor & Rose. SOS Dinâmica de grupo. 2ª Reim. Editora Qualitymark. Rio de Janeiro: 2000.

__________Revista Você SA. Editora Abril.

__________Revista Secretária Executiva. Editora Érica.

__________Revista Excelência. A Revista da FENASSEC.

__________http://www.fenassec.com.br

__________http://www.secretariamoderna.com.br

__________http://www.secretariando.com.br