apostilado de arquivologia_novo 2012
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Coleção de conhecimentos sobre arquivologia.TRANSCRIPT
Fundação Universidade Federal do Amapá
MMaaccaappáá –– AAmmaappáá ––
AAmmaazzôônniiaa –– BBrraassiill
11ºº sseemmeessttrree ddee 22001122
APOSTILADO DE
ARQUIVOLOGIA: Guia de
Estudos CURSO BACHARELADO EM HISTÓRIA Org. Prof. Luizel Simões de Brito
Coleção dos conteúdos aplicados nas Disciplina Arquivologia, ministrada para o Curso Bacharelado em História da Fundação Universidade Federal do Amapá, para fins de orientar o aprendizado teórico e as avaliações necessárias, sendo facilitador o Prof. Grad. Luizel Simões de Brito, Assistente II, do quadro efetivo permanente, Secretário Executivo, Registro Profissional 001-SR-MTE/AP.
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"A história é testemunha do passado, luz da verdade, vida da memória, mestra da vida, anunciadora dos tempos antigos."
(Cícero)
"Quando falamos de história, temos o costume de nos refugiar no passado (nos documentos). É neles que se pensa
encontrar o seu começo e o seu fim. Na realidade, é o inverso: a história começa hoje e continua amanhã."
(D. N. Marinotis)
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APRESENTAÇÃO
A cidadania plena ultrapassa o mero conhecimento e respeito aos direitos e deveres individuais, consolidando-se no auto-reconhecimento e no conhecimento do outro, através da identificação sociocultural do grupo em que se vive.
A identidade grupal é alicerçada na memória coletiva, que por sua vez é constituída a partir das memórias individuais que se inter-relacionam. A memória permanece, mesmo que fragmentada, quando transmitida oralmente ou registrada em documentos. Os documentos são, assim, registros históricos, pois através deles a historiografia pode resgatar facetas da memória, tanto individual quanto coletiva.
A documentação oriunda de arquivos pessoais, governamentais ou empresariais, entre outros, constitui o campo de atuação da arquivologia e da história; a primeira direcionada ao seu tratamento documental arquivístico e a segunda, como fonte de pesquisa historiográfica.
Essa co-atuação nos arquivos mostra que é preciso repensar o papel que estes desempenham na produção historiográfica, pois o documento é uma fonte histórica cuja seleção, organização e disponibilização é feita por pessoas que possuem posicionamentos ideológicos (assumidos ou não), que influenciam neste processo, para pessoas que também possuem os seus posicionamentos ideológicos, (igualmente assumidos ou não), os quais também influenciam na historiografia.
Esta problemática é ainda mais complexa diante da chamada revolução documental (o aumento da produção de documentos impressos a partir dos anos 60) e da Nova História, para a qual todo e qualquer documento é uma fonte histórica e não mais apenas os documentos oficiais (governamentais, empresariais, enfim, os documentos formais, conforme a concepção positivista de história).
A preocupação com a revolução documental ocasiona a constatação de que um diálogo interdisciplinar entre a história e a arquivologia é uma necessidade mais do que urgente, pois, se a primeira carece de conhecimento sobre o tratamento dispensado ao documento pelo arquivista, a este falta uma concepção histórica que ultrapasse o “positivismo vulgarizado” (p.18), o qual interfere no seu trabalho e, consequentemente, no do historiador, visto que este, ao desconhecer a atuação arquivística, tende a receber o documento sem
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compreender ou questionar o processo pelo qual o documento passou até chegar as suas mãos.
A contextualização do documento, através do respeito ao princípio da proveniência documental, proposto por Natalis de Wailly em 1841, é fundamental para a produção historiográfica na Nova História, pois “coloca-o em uma série que retrata as atividades desenvolvidas pelo órgão de origem, permitindo ainda uma análise conjuntural do momento e dos motivos de sua geração.” (p. 22). Os documentos gerados, mesmo que sem a intenção de testemunho, no entanto, já o são, visto que são reveladores do pensamento da época em que foram produzidos e da ideologia dos que o produziram, cabendo ao arquivista organizá-los e disponibilizá-los ao historiador e a este analisá-los, deles “extraindo” suas “revelações”, os seus testemunhos...
Se o “documento não é inócuo” (p. 23), também não o são o arquivista e o historiador; ambos precisam adotar uma postura crítica em suas respectivas atuações profissionais, visto que, diante da inesgotável produção documental do mundo pós-moderno, se já não é possível arquivar e preservar todos os documentos, também não é possível descartar o “indescartável”.
É o diálogo interdisciplinar entre a arquivologia e a história que fornecerá a base para a adequação dos arquivos a esta realidade, assim como para a construção historiográfica do cotidiano de hoje, amanhã.
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SUMÁRIO
APRESENTAÇÃO
SUMÁRIO
1. INTRODUÇÃO ...................................................................................................................... 8
2. CONCEITOS FUNDAMENTAIS ................................................................................... 11
ARQUIVOLOGIA ............................................................................................................................. 11
INFORMAÇÃO ................................................................................................................................. 11
O Valor da Informação ........................................................................................................ 11
DOCUMENTO.................................................................................................................................. 13
Divisão de Documentos por Natureza ............................................................................ 14
Formato ................................................................................................................................... 15
Espécie .................................................................................................................................... 15
Gênero .................................................................................................................................... 15
Tipo de Documento .............................................................................................................. 15
Valores de Documento ........................................................................................................ 15
DOCUMENTAÇÃO ........................................................................................................................... 16
Importância ........................................................................................................................... 16
Natureza ................................................................................................................................. 16
Finalidade ............................................................................................................................... 16
Características ..................................................................................................................... 17
Normalização ......................................................................................................................... 17
Fases do Processo de Documentação ............................................................................. 17
NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO ..................................................................... 17
Documentação de Nível Estratégico .............................................................................. 17
Documentação de Nível Tático......................................................................................... 17
Documentação de Nével Operacional ............................................................................. 17
3. ARQUIVO E ARQUIVÍSTICA: Evolução Histórica ............................................. 19
O ARQUIVO ................................................................................................................................... 19
Arquivo das Civilizações Clássicas.................................................................................. 20
Arquivos Medievais .............................................................................................................. 21
Arquivo da Idade Moderna............................................................................................... 22
Arquivos da Idade Contemporânea ................................................................................ 24
A ARQUIVÍSTICA ........................................................................................................................ 24
Evolução Histórica .............................................................................................................. 25
4. SISTEMAS NACIONAIS DE ARQUIVOS: A Experiência do Brasil .......... 29
SISTEMAS E POLÍTICAS DE INFORMAÇÃO NA PERSPECTIVA DA UNESCO ......................... 31
A UNESCO e o UNISIST ................................................................................................. 31
O Conceito de NATIS ....................................................................................................... 32
A SISTEMATIZAÇÃO DE ARQUIVOS NO BRASIL ..................................................................... 33
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A Política Nacional de Arquivos no Brasil .................................................................... 34
A Arquivologia no Brasil: breve esboço de um percurso recente ......................... 34
O Sistema Nacional de Arquivos de 1962 ................................................................... 39
O Sistema Nacional de Arquivos de 1978 ................................................................... 43
A Proposta de um Sistema Nacional de Informações Arquivística ..................... 49
O Sistema Nacional de Arquivos de 1994 ................................................................... 50
5. GESTÃO DE DOCUMENTOS: Conceitos, Princípios, Rotinas, etc. ............. 57
A INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA ............................................................................................... 58
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS .................................................................................................... 59
ESPÉCIE E TIPOLOGIA DOCUMENTAL ....................................................................................... 59
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS 3 IDADES) .................................................... 61
EQUIPE DE TRABALHO ................................................................................................................ 62
A GESTÃO DE DOCUMENTOS SEGUNDO A LEGISLAÇÃO BRASILEIRA .................................. 64
Etapas de arquivamento .................................................................................................... 65
EMPRÉSTIMO E CONSULTA ......................................................................................................... 65
ANÁLISE, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO ..................................................................... 66
VALOR DOS DOCUMENTOS .......................................................................................................... 68
Distinção entre valores primários e secundários ...................................................... 68
Distinção entre valores probatórios e informativos ................................................ 60
DOCUMENTOS RELATIVOS A PESSOAS - SELEÇÃO ESPECIAL E AMOSTRA ESTATÍSTICA ... 70
DOCUMENTOS RELATIVOS A COISAS ......................................................................................... 71
DOCUMENTOS RELATIVOS A FENÔMENOS................................................................................. 71
CONCLUSÕES ................................................................................................................................. 71
6. GESTÃO DE DOCUMENTOS: Operações pela Preservação da Informação
.................................................................................................................................................. 73
MICROFILMAGEM ......................................................................................................................... 73
Filme (rolo) ............................................................................................................................ 73
Jaqueta................................................................................................................................... 73
Microfichas ........................................................................................................................... 74
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO ................................................................................................. 74
TRANSFERÊNCIA E RECOLHIMENTO .......................................................................................... 74
Tipos de transferência ...................................................................................................... 75
7. TEMPORALIDADE E DESTINAÇÃO DE DOCUMENTOS RELATIVOS ÀS
ATIVIDADES-MEIO DA ADMINISTRAÇÃO PÚBLICA .................................... 77
INTRODUÇÃO ............................................................................................................................... 77
CONFIGURAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL - TTD.............................. 78
Metodologia para Elaboração da TTD ............................................................................ 81
Aplicação da Tabela de Temporalidade Documental ................................................ 84
ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS NA FASE CORRENTE ............................... 85
ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS NA FASE INTERMEDIÁRIAS .................. 85
Alteração do Suporte da Informação........................................................................... 86
Triagem de Documentos em Fase Intermediária ...................................................... 87
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8. ARQUIVO PERMANENTE: O Verdadeiro Arquivo Histórico .......................... 89
ATIVIDADES DE ARRANJO .......................................................................................................... 90
Princípios de arranjo de arquivos ................................................................................... 90
Evolução dos princípios de arranjo ................................................................................. 91
Conclusões finais sobre os princípios de arranjo de documentos ........................ 93
ATIVIDADES DE DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO ............................................................................. 94
Tipos básicos de instrumentos de pesquisa ................................................................ 95
ISAD(G) – Norma Geral Internacional de descrição arquivística ........................ 96
ISAAR(CPF) – Norma internacional de registro de autoridade arquivística
para entidades coletivas, pessoas e famílias .............................................................. 98
ATIVIDADES DE REFERÊNCIA .................................................................................................... 99
9. ATIVIDADES DE CONSERVAÇÃO ............................................................................100
CONSERVAÇÃO ............................................................................................................................100
Conservação preventiva (restauração) ........................................................................100
Desinfestação .....................................................................................................................102
Limpeza..................................................................................................................................102
Alisamento ............................................................................................................................102
RESTAURAÇÃO ............................................................................................................................102
Banho de gelatina ...............................................................................................................102
Tecido ....................................................................................................................................103
Silking ....................................................................................................................................103
Laminação..............................................................................................................................103
Encapsulação ........................................................................................................................103
REFERÊNCIAS DE PESQUISA
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1| Introdução
Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos
arquivos correntes, portanto a administração destes influencia diretamente os
arquivos de custódia. Em vista disso, é importantíssima a atuação do arquivista na
fase de administração dos arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da
produção documental.
Os arquivos como instituição tiveram origem na antiga civilização grega. Nos
séculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo
da mãe dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse
um prédio público no qual o magistrado pudesse guardar os documentos,
escolhendo alguém que os mantivesse sob custódia. A finalidade era a de impedir
a adulteração e propiciar as condições necessárias para que pudessem ser
encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revolução Francesa que se
reconheceu definitivamente a importância dos documentos para a sociedade.
Desse reconhecimento resultou em três importantes realizações no campo
arquivístico:
a) criação de uma administração nacional e independente dos arquivos;
b) proclamação do princípio de acesso do público aos arquivos;
c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservação dos
documentos de valor, do passado.
Várias razões levaram os países a instituir arquivos públicos:
a) necessidade prática de incrementar a eficiência governamental;
b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos públicos constituem uma
espécie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peças de
museus;
c) razões de interesse pessoal, especialmente na França, que objetivando a
aniquilação de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos
eram imprescindíveis à proteção de direitos feudais e privilégios, criaram
um órgão especial – Agence Temporaire des Titres – cuja atividade
principal era separar, para eliminação, todos os documentos alusivos a tais
direitos e privilégios.
Entretanto, até bem pouco tempo os documentos serviam apenas para
estabelecer ou reivindicar direitos. Quando não atendiam mais a essa exigência,
eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo daí a idéia de arquivo
administrativo e arquivo histórico. Em meados do século XIX começa a
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desabrochar um crescente interesse pelo valor histórico dos arquivos e os
documentos ganham o status de testemunhos da história.
Tem-se então que a cidadania plena ultrapassa o mero conhecimento e
respeito aos direitos e deveres individuais, consolidando-se no auto-
reconhecimento e no conhecimento do outro, através da identificação
sociocultural do grupo em que se vive.
A identidade grupal é alicerçada na memória coletiva, que por sua vez é
constituída a partir das memórias individuais que se inter-relacionam. A memória
permanece, mesmo que fragmentada, quando transmitida oralmente ou
registrada em documentos. Os documentos são, assim, registros históricos, pois
através deles a historiografia pode resgatar facetas da memória, tanto individual
quanto coletiva.
O acervo documental oriundo de arquivos pessoais, governamentais ou
empresariais, entre outros, constitui o campo de atuação da arquivologia e da
história; a primeira direcionada ao seu tratamento documental arquivístico e a
segunda, como fonte de pesquisa historiográfica.
Essa co-atuação nos arquivos mostra que é preciso repensar o papel que
estes desempenham na produção historiográfica, pois o documento é uma fonte
histórica cuja seleção, organização e disponibilização é feita por pessoas que
possuem posicionamentos ideológicos (assumidos ou não), que influenciam neste
processo, para pessoas que também possuem os seus posicionamentos ideológicos,
(igualmente assumidos ou não), os quais também influenciam na historiografia.
Esta problemática é ainda mais complexa diante da chamada revolução
documental (o aumento da produção de documentos impressos a partir dos anos
60) e da Nova História, para a qual todo e qualquer documento é uma fonte
histórica (e não mais apenas os documentos oficiais (governamentais,
empresariais, enfim, os documentos formais, conforme a concepção positivista de
história).
A preocupação com a revolução documental ocasiona a constatação de que um
diálogo interdisciplinar entre a história e a arquivologia é uma necessidade mais do que urgente, pois, se a primeira carece de conhecimento sobre o
tratamento dispensado ao documento pelo arquivista, a este falta uma concepção
histórica que ultrapasse o ―positivismo vulgarizado‖ (p.18), o qual interfere no seu
trabalho e, consequentemente, no do historiador, visto que este, ao desconhecer
a atuação arquivística, tende a receber o documento sem compreender ou
questionar o processo pelo qual o documento passou até chegar as suas mãos.
A contextualização do documento, através do respeito ao princípio da
proveniência documental, proposto por Natalis de Wailly em 1841, é fundamental
para a produção historiográfica na Nova História, pois ―coloca-o em uma série
que retrata as atividades desenvolvidas pelo órgão de origem, permitindo ainda
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uma análise conjuntural do momento e dos motivos de sua geração.‖ (p. 22).
Os documentos gerados, mesmo que sem a intenção de testemunho, no
entanto, já o são, visto que são reveladores do pensamento da época em que
foram produzidos e da ideologia dos que o produziram, cabendo ao arquivista
organizá-los e disponibilizá-los ao historiador e a este analisá-los, deles
―extraindo‖ suas ―revelações‖, os seus testemunhos...etc.
Se o ―documento não é inócuo‖ (p. 23), também não o são o arquivista e o
historiador; ambos precisam adotar uma postura crítica em suas respectivas
atuações profissionais, visto que, diante da inesgotável produção documental do
mundo pós-moderno, se já não é possível arquivar e preservar todos os
documentos, também não é possível descartar o ―indescartável‖.
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2| Conceitos Fundamentais
ARQUIVOLOGIA
É uma disciplina científica da Ciência da Informação. Com suas bases
modernas fundamentadas na Revolução Francesa, a Arquivologia cuida da
informação que tem por objetivo se tornar evidência, fator de prova de que
algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia é a ciência que estuda teorias
e métodos de organização e tratamento de documentos, e sua conversão em
potencial de informação.
Por outro lado, Informação e Documento são termos polissêmicos tão
amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que
se torna quase uma obrigação indicar em que sentido esses termos estão sendo
empregados, ainda que pareça óbvio o seu uso na área de arquivos.
INFORMAÇÃO
É um termo de difícil definição porque permeia toda a estrutura social. Tudo
o que vemos, fazemos, inventamos, construímos, vestimos, falamos, escrevemos,
desenhamos é informação. Usaremos aqui, portanto, uma definição abrangente,
porém menos ampla quanto dizermos que informação é tudo, ou seja, informação
são todos os dados que são organizados e comunicados.
O VALOR DA INFORMAÇÃO
Como é possível admitir que a informação possua valor, é preciso definir
parâmetros capazes de quantificá-lo, o que não é uma tarefa trivial. Uma das
maneiras é realizada por meio dos juízos de valor, que, apesar de serem
indefinidos, consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva.
Podem, em certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de
informação.
Sob esta perspectiva, o valor da informação pode ser classificado nos
seguintes tipos:
a) valor de uso: baseia-se na utilização final que se fará com a informação;
b) valor de troca: é aquele que o usuário está preparado para pagar e variará
de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo também ser
denominado de valor de mercado;
c) valor de propriedade: que reflete o custo substitutivo de um bem;
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d) valor de restrição: que surge no caso de informação secreta ou de
interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas.
Muitas vezes não é possível quantificar o valor da informação estabelecendo
uma equivalência a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e
intangível, o seu valor estará associado a um contexto. Assim, os valores de uso e
de troca poderão ser úteis na definição de uma provável equivalência monetária.
Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais
especificamente no mercado futuro, terá grande interesse em informações
relativas à produção agrícola de um determinado país ou região. Esta empresa,
provavelmente, irá alocar recursos na busca sistemática deste tipo de
informação, que será utilizada na determinação de indicadores de uma tendência
e que fundamentará decisões sobre o tipo de investimento a ser realizado,
caracterizando a importância dos valores de uso e de troca. Considerando que, a
partir delas, poderá ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de
diferencial de mercado, estas informações assumirão um valor de restrição, para
que se possa preservar o sigilo da aplicação.
Por outro lado, uma organização governamental ou não que realize censos
demográficos, de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de
acompanhamento, deverá manter, por razões legais, o armazenamento de dados e
séries históricas sem que haja explícita intenção de exploração ou de uso. Neste
caso, a informação terá um valor de propriedade.
O ponto principal é perceber a informação pertencendo a dois domínios. No
primeiro deles, ela deve atender às necessidades de uma pessoa ou de um grupo.
Nesse caso, a disponibilização da informação deve satisfazer os seguintes
requisitos:
a) ser enviada à pessoa ou ao grupo certos;
b) na hora certa e no local exato;
c) na forma correta.
O segundo domínio é o da organização, que introduz questões a respeito da
determinação do valor da informação. Neste contexto, o valor da informação
está relacionado ao seu papel no processo decisório. A determinação do valor
somente do conteúdo parece um corolário natural do uso da informação como um
insumo da tomada de decisão. Entretanto, ainda que a informação adquira seu
valor a partir de seu papel na tomada de decisão, o produto informacional como
um todo também agrega valor a outras atividades no processamento da
informação.
Cabe então uma questão: a informação possui um valor econômico? Ela terá
valor econômico quando levar à satisfação dos desejos humanos. Uma pequena
parcela da informação disponível constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles
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que são consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e
da procura. A porção majoritária, porém, cabe aos bens intermediários, que são
aqueles que conduzem a outros bens e serviços. Neste caso, o valor estará
diretamente relacionado ao dos bens e serviços que deles se utilizam.
Da mesma forma, a informação terá valor econômico para uma organização, se
ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a
percepção de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores:
a) identificação de custos;
b) entendimento da cadeia de uso;
c) incerteza associada ao retorno dos investimentos em informação;
d) dificuldade de se estabelecerem relações causais entre os insumos de
informação e produtos específicos;
e) tradição de se tratar a informação como uma despesa geral;
f) diferentes expectativas e percepções dos usuários;
g) fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da
informação.
Para concluir, é importante reconhecer que, de modo geral, poucas decisões
são tomadas com informação perfeita, devido a alguma insuficiência de
informação e/ou uma sobrecarga de informação desnecessária. O valor da
informação é uma função do efeito que ela tem sobre o processo decisório.
Se a informação adicional resultar em uma decisão melhor, então ela terá
valor. Caso contrário, ela terá pouco ou nenhum valor.
DOCUMENTO
É um termo também polissêmico, posto que se pode considerar documento
qualquer suporte que registre informações. São documentos as camadas da
terra escavadas pelos geólogos, os vestígios materiais de civilizações
desaparecidas investigados pelos arqueólogos, os registros orais de grupos
humanos estudados pelos antropólogos e sociólogos ou a correspondência, mapas,
contratos privados ou públicos que são estudados pelos historiadores. A partir do
momento em que se fortalece a idéia de que tudo é história, todos os registros,
vestígios, marcas deixadas pela humanidade servem para orientar, provar,
comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou fato.
Tal abrangência de características físicas e simbólicas dos documentos,
alguns mantidos no seu próprio local de produção (como as montanhas, solos e
edificações), outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram
produzidos como os museus, as bibliotecas, os arquivos e os centros de
documentação, levou à construção de referenciais teóricos e práticos de
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organização e preservação.
Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar
na forma como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a
informação está registrada, apresentam algumas características que os diferem
de outros documentos que podem conter informações de valor científico,
histórico e cultural.
Numa visão geral os documentos são produzidos e/ou acumulados
organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, família, instituição
pública ou privada. Ou seja, os documentos são criados uns após os outros, em
decorrência das necessidades sociais e legais da sociedade e do próprio
desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentação
privada, um cidadão não terá uma carteira de identidade sem antes ter obtido
uma certidão de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um
contrato de prestação de serviços sem antes ter registrado sua firma num
cartório.
É importante ressaltar a questão da organicidade dos documentos de
arquivos porque isto significa que um documento não tem importância em si
mesmo (embora possa conter informações valiosas), mas no conjunto de
documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar,
enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de
uma pessoa, as atividades de uma empresa pública ou privada.
Já numa visão específica, os documentos de arquivo são produzidos com
finalidades específicas para atender várias demandas de informações. Embora
alguns documentos possam, no seu momento de criação, já ter um valor histórico
como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getúlio Vargas em meados do
século 20, no momento do seu suicídio ou um tratado celebrado pelo Brasil,
Argentina e Uruguai para formar uma aliança contra o Paraguai no século 19, a
produção da maioria dos documentos atende primeiramente às necessidades
burocráticas, administrativas ou legais.
DIVISÃO DE DOCUMENTOS POR NATUREZA
Sabemos que as organizações desenvolvem diversas atividades de acordo com
as suas atribuições e os documentos refletem essas atividades, porque fazem
parte do conjunto de seus produtos. Portanto, são variados os tipos de
documentos produzidos e acumulados, bem como são diferentes os formatos, as
espécies, e os gêneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos
conhecê-los:
Natureza Comercial: quando a documentação é principalmente organizada
e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais.
Natureza Científica: a documentação está presente quando seu objetivo
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principal é o de proporcionar informações cientificas ou mesmo didáticas, sem
visar diretamente o lucro.
Natureza Oficial: quando sua organização e utilização têm por finalidade
auxiliar e assessorar a administração pública atual e futura, pressupondo a coleta
e a classificação de documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos,
portarias e demais atos normativos próprios da administração, Federal, Estadual
ou Municipal.
FORMATO
É a configuração física de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo
como foi confeccionado:
Exemplos: formulários, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz,
microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.
ESPÉCIE
É a configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a
natureza das informações nesse contidas.
Exemplos: ata, relatório, carta, ofício, proposta, diploma, atestado,
requerimento, organograma).
GÊNERO
É a configuração que assume um documento de acordo com o sistema de
signos utilizado na comunicação de seu conteúdo.
Exemplos: audiovisual (filmes); fonográfico (discos, fitas); iconográfico
(obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos
escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas);
magnéticos/informáticos (disquetes, cd-rom).
TIPO DE DOCUMENTO
É a configuração que assume um documento de acordo com a atividade que a
gerou.
Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequência de Alunos,
Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de
Atendimento de Urgência, Prontuário Médico, Tabela Salarial.
VALORES DOS DOCUMENTOS
Os documentos apresentam duas espécies de valores inerentes: o primário e
o secundário.
Valor Primário: estabelecido em função do grau de importância que o
documento a entidade que o acumulou. Este se manifesta sob três diferentes
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tipos, ou seja:
a) Valor Administrativo: documentos que envolvem política e métodos e que
são necessários para a execução das atividades do órgão. Ex: Planos,
Programas de Trabalho, Relatórios etc;
b) Valor Jurídico ou Legal: documentos que envolvem direitos a curto ou a
longo prazo do Governo ou dos cidadãos, e que produzem efeito perante os
tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convênios etc;
c) Valor Fiscal: documentos que se referem a operações financeiras e à
comprovação de receitas e despesa geradas para atender às exigências
governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc.
Valor Secundário: estabelecido em função do grau de importância que o
documento possui para outras entidades e pesquisadores. Subdivide-se em:
a) Valor Histórico Probatório - documentos que retratam a origem,
organização, reforma e história de uma administração. Ex: Atos
Normativos, Exposição de Motivos etc;
b) Valor Histórico Informativo - documentos que, embora recebidos por
uma determinada entidade em função de suas atividades, são valiosos pelas
informações que contém retratando pessoas, fatos ou épocas. Ex: Tabelas
de Recenseamento, Documentos sobre Serviço Militar, Índices de Preços,
Indicadores Econômicos, etc.
DOCUMENTAÇÃO
É um conjunto de técnicas cujo objetivo primordial é a produção,
sistematização, distribuição e utilização de documentos.
IMPORTÂNCIA
Elemento auxiliar do estudo, da pesquisa e do planejamento, em qualquer
campo ou nível, a documentação assume vital importância em nossos dias, haja
vista o aparecimento e desenvolvimento da informática, que pretende colocar à
disposição de todos, principalmente dos administradores, toda sorte de
informações e referências necessárias à tomada de decisão.
NATUREZA
A documentação pode ter natureza comercial, científica ou oficial.
FINALIDADE
Em sentido amplo, reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem
adquiriu através dos tempos e com isso permitir sua divulgação e utilização,
proporcionando o desenvolvimento da ciência e da tecnologia. Ou seja, mais
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restritamente, a finalidade da documentação é a de auxiliar e influir, direta ou
indiretamente, na tomada de decisão pelo administrador, pela autoridade, ou pelo
pesquisador.
CARACTERÍSTICAS
Nos dias atuais a documentação assume uma característica
predominantemente dinâmica, que a impulsiona a alcançar com mais rapidez e
eficácia sua principal finalidade.
NORMALIZAÇÃO
Procura racionalizar a produção, organização e difusão das informações que
se encontram nos vários documentos. Dessa maneira estabelece condições para o
bom andamento da pesquisa, elaboração de projetos, preparação de relatórios,
realização de serviços, obras, etc. O Brasil é representado na Organização
Internacional de Normalização (OIN) pela Associação Brasileira de Normas
Técnicas (ABNT), com sede no Rio de Janeiro.
FASES DO PROCESSO DE DOCUMENTAÇÃO
O processo desenvolve-se em três fases principais:
a) recolhimento: para constituir um serviço de documentação, exige-se
senso de julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, além de
discernimento para recolher o que é útil, imparcialidade na seleção de
documentos;
b) leitura: a leitura é fundamental, pois somente a partir dela se poderá
tomar qualquer decisão quanto à utilidade e aplicação dos documentos;
c) classificação: deve seguir uma orientação teórica e, ao mesmo tempo,
antecipar sua utilidade pública.
NÍVEIS DA DOCUMENTAÇÃO NA ORGANIZAÇÃO
É comum considerarmos três níveis de responsabilidade e autoridade, a
saber: o estratégico, o tático e o operacional.
DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL ESTRATÉGICO
É a documentação que retrata as preocupações de longo prazo, de mais alto
nível e que deve conter as informações mais gerais e abrangentes da organização,
cujos efeitos são direcionados aos níveis hierárquicos da alta gerência.
DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL TÁTICO
É a documentação de nível intermediário, tanto em termos hierárquicos,
quanto em termos de gestão da organização. Estes documentos determinam
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"como, quem, quando e onde" para cada grande atividade determinante da
organização (por exemplo: compras, treinamento etc).
Como exemplos de documentos de nível tático, podemos citar: Procedimentos
(ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salários, entre
outros.
DOCUMENTAÇÃO DE NÍVEL OPERACIONAL
É a documentação de nível mais baixo, onde estão as preocupações imediatas,
do curto prazo. Ela contém todos os detalhes e informações técnicas, padrões,
especificações, tabelas etc, para a operação segura dos processos de trabalho.
Como exemplo de documentos de nível operacional, podemos citar: Instruções
de Trabalho, Especificações, Guias de Trabalho, entre outros.
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3| Arquivo e Arquivística: evolução histórica
O ARQUIVO
Para podermos analisar a evolução histórica dos arquivos, será necessário
estabelecer balizas cronológicas, assim iremos ás origens, desde o nascimento
destes, com as Civilizações Clássicas até aos dias de hoje. Ao longo da História,
que os arquivos se encontraram com diferentes suportes, desde as placas de
argila, do papiro, do papel, entre outros.
Hoje, a variedade de suportes aumentou, o que por sua vez aumentou o
conteúdo destes que se tornou bastante variado. Os arquivos constituem desde
sempre a memória das instituições e das pessoas, e existem desde que o Homem
fixou por escrito as suas relações como ser social.
Vários autores defendem que, a História dos Arquivos não pode ser
considerada à margem da História Geral da que formam parte integrante, tanto
que a sociedade condiciona a sua existência, a sua organização, os seus critérios
de conservação e, mesmo, a sua finalidade. A evolução histórica dos arquivos e do
seu conceito como veremos é paralela ao desenvolvimento das sociedades
humanas.
Assim, os arquivos surgem desde que a escrita começou a estar ao serviço da
sociedade, e terão nascido de forma espontânea no seio das Antigas Civilizações
do Médio Oriente há cerca de seis milênios atrás. O aparecimento da escrita
condicionou o aparecimento dos primeiros Arquivos, de tal forma que desde logo
a humanidade tomou consciência de era necessário conservar os registros
produzidos para mais tarde poderem ser utilizados.
ARQUIVOS DAS CIVILIZAÇÕES CLÁSSICAS
Os Arquivos mais antigos que são conhecidos remontam ao 4º milênio a. C.,
junto das Civilizações do Vale do Nilo e Mesopotâmia. Graças à Arqueologia
foram descobertos, quer em Elba, Lagash, Maari, Ninive, Ugarit, etc. diversos
vestígios dos primeiros Arquivos. Em Elba, por exemplo, encontraram-se
numerosas placas de argila dispostas em estantes de madeira e em distintas
salas, grandes volumes de documentos, missivas governamentais, sentenças
judiciais, cartas, atos privados, etc.
Estes arquivos situavam-se, nesta época em Templos e Palácios, para estarem
mais próximos das classes dirigentes. Há autores que defendem que estas
estruturas se podem já considerar como verdadeiros Arquivos devido ao tipo de
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documentação que lá era conservada.
Descobriu-se que a sua organização tinha já um grau superior, pois
encontraram-se léxicos e catálogos descritivos. Através, também da Arqueologia,
foi possível reconstituir a organização de alguns dos arquivos descobertos, que
demonstraram que estes dispunham já de muitos dos elementos que se iram
tornar clássicos e que ainda hoje são definidos pela Arquivística.
Desde logo, que estes arquivos tiveram grande importância, e constituíam já
um complexo sistema de informação, não sendo concebidos como simples
depósitos de placas de argila, mas como complexas estruturas organizativas e
funcionais.
Aos arquivos desta época podemos apelidá-los de arquivos de palácios ou
arquivos de placas de argila. Tudo indica que alguns dos pressupostos modernos
da Arquivística estavam já patentes nos Arquivos das Civilizações Clássicas.
Arquivos Greco–Romanos
É atribuído a Éfialtes, cerca de 460 a. C., a criação do primeiro arquivo do
mundo grego. Também aqui os arquivos se situavam em templos e em
dependências do Senado, a Sul da Ágora como em Atenas.
Da Grécia Antiga destacam-se os arquivos de Gea e Palas Atenen, por ai se
encontrarem importantes depósitos de documentos, como leis e decretos, atas
judiciais, decretos governamentais, inventários, etc.
Interessante será referir que em Atenas cada magistratura dispunha do seu
Archeion, ou seja o lugar onde se redigem e conservam os documentos expedidos
pelo poder governativo. Este conceito irá ser transmitido ao mundo romano, onde
será conhecido como Archivium. A partir de 350 a. C. aparece-nos o termo
Métrôon que era onde se guardavam leis e decretos governamentais, actas do
Senado, etc., e que funcionava como Arquivo do Estado ateniense. Acredita-se
que um pouco por toda a Grécia haveriam noutras cidades, arquivos civis e
religiosos. Temos, pois, que os arquivos no plano técnico dispunham já de um nível
de maturidade bastante elevado.
Segundo Plutarco, é atribuído a Valerius Publicoa, que exercia a função de
Cônsul em 509 a. C., a criação do primeiro arquivo da Roma antiga. Os arquivos da
Roma antiga seguem de perto os das cidades gregas, continuando na Época
Republicana a funcionar em templos, nomeadamente em Roma, no Templo de
Saturno, junto ao erário público, onde se guardavam as Tabulae Publicae, que
depois se veio a denominar Tabularium, agora situado no Capitólio. O Tabularium,
desempenhava a função de Arquivo Central do Estado, já com a importância de
um grande serviço público. Os documentos diplomáticos eram conservados no
Templo de Júpiter e os testamentos no de Vesta.
Durante a época Imperial, os srinia começaram a especializar-se como
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srinium a memoria, que estava encarregada de publicar e conservar as ordens do
Imperador, por outro lado, a denominada a libellis, foi criada para atender o
despacho das publicações e consultas elevadas à Corte. A cognitiones ou a
cognitionibus, estava a cargo dos litígios civis e criminais que se apresentavam ao
Imperador.
Haviam ainda os srinia ou rationibus, que tratava das finanças e da
contabilidade Imperial e finalmente a ab epistalis, onde se redigiam as
contestações do Imperador ás consultas formuladas por funcionários e cidadãos.
Sabe-se que cada uma dessas ―repartições‖ tinham os seus próprios arquivos
independentes fisicamente em estantes separadas, onde se aplicava um rigoroso
respeito pela proveniência dos fundos. Um dos grandes feitos dos romanos nesta
área, é o fato de terem instaurado uma verdadeira rede de arquivos, assim um
pouco por todo o Império vamos assistir ao aparecimento de Tabularius nas
cidades provinciais mais importantes, nos quais se recolhia a legislação, a
jurisprudência e a documentação da administração provincial, assim como surge
também os arquivos dos municípios e os arquivos privados, fruto do
desenvolvimento do Direito, e que constituíam um instrumento fundamental para
a garantia da propriedade dos cidadãos. De referir ainda que a organização
romana desenvolveu o conceito da Arquivo Público, pois apesar dos arquivos
centrais terem sido criados para uso estatal, abriram as portas à sociedade,
funcionando como garantia de prova para a reclamação de direitos dos cidadãos.
No âmbito da Organização Arquivística, tivemos grandes progressos, pois os
romanos tinham um grande sentido prático e concediam à administração do
Império uma grande importância, o que levou que muitos dos critérios utilizados
por eles continuam ainda hoje em dia válidos, tanto nas linhas orientadoras da
profissão de arquivista como na configuração da sua rede de arquivos.
A importância concedida à relação entre documento e a entidade produtora
virá, por sua vez a constituir a chave da Arquivística moderna. Também com o
mundo romano assistimos à metamorfose da Arquivística numa disciplina com uma
missão e regras próprias, servida por uma enorme rede de serviços e um corpo
profissional especializado.
Podemos concluir então que, em termos organizacionais os romanos dispõem
já de um desenvolvido sistema público de arquivos, que se denota bem pela
complexidade da sua administração.
ARQUIVOS MEDIEVAIS
Com o advento da Idade Média o Arquivo passa a significar o espaço ou
serviço onde se preservam registros antigos, ou seja começa-se a difundir a ideia
de Arquivo como espaço ou serviço onde se recolhem documentos de valor, por
constituírem prova ou memória de atos ocorridos no passado, sob as designações
de origem Pré-Clássica, como Santuário ou Tesouro.
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Ao cair o Império Romano vai desaparecer a complexa administração que se
havia desenvolvido até então, onde se vê desaparecer a ideia de saúde pública e
bem comum, aparecendo por sua vez a ideia de vida privada, que se vai converter
no fator predominante desta época.
Do Estado como Respublica passamos ao Estado Propriedade de quem detém
o poder, onde a faculdade ou direito de criar arquivos, só tinham os que detinham
a soberania. Assim desaparece também a noção de Arquivo Público.
Na Idade Média a gestão de documentos vai estar fundamentalmente nas
mãos da Igreja, detentora do ―Saber e da Cultura‖, concentrados em Catedrais e
Mosteiros. Os Arquivos Eclesiásticos vão assim ter a função de guardar e gerir
os títulos de propriedade, quer da Igreja, quer de outras instituições públicas e
particulares.
Apesar disto os Arquivos nesta época recuperam a importância que tinham na
Antiguidade. Sendo que, com o redescobrimento do Direito Romano no Século
XII entramos numa nova fase da história dos arquivos.
Então, a partir do século XIII, começa a ser introduzida a prática dos
registros, que eram livros onde se transcreviam os documentos outorgados por
uma autoridade, ou entidade, nomeadamente nas Chancelarias, e outras
instituições. Nesta época as unidades administrativas destas estruturas
dividiam-se já em secções orgânicas, e com funcionários especializados
(arquivistas) e normas a seguir.
Será importante referir que, a prática arquivística nesta época, não se
confinava só à Europa, conhecendo-se os casos da China e do Mundo Árabe. Com o
Século XIV surgem por toda a Europa vários Arquivos Centrais como o Archivo de la Corona de Aragón em 1318 e o Arquivo da Torre do Tombo em 1325, entre
outros. Ao mesmo tempo dá-se também a descentralização dos arquivos, o que
leva ao aparecimento dos Cartórios Concelhios, é a época de novas tipologias
documentais, como os inventários, dá-se o alargamento ao tipo de documentos a
conservar, como documentos financeiros e historiográficos, etc.
É durante este século que assistimos ao primeiro grande movimento de
nomeação de arquivistas oficiais nas Cortes de Europa. Este movimento, leva a
que os Arquivos sejam encarados de uma forma diferente, contribuído para que a
partir do século XV surjam grandes cronistas oficiais, juntamente com o
aparecimento dos primeiros cultores da crítica filológica e textual.
Como vimos, e ao qual já se havia feito referência, na Idade Média o Arquivo
vai recuperar a sua a importância.
ARQUIVOS DA IDADE MODERNA
Com o século XVI, vemos surgir um novo sistema administrativo, o Estado
Moderno. Absolutista e Centralizador por natureza, contribuirá para a
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concentração dos arquivos, fazendo surgir os primeiros Arquivos de Estado, que
resultam de novas concepções de administração e reformas institucionais. A
criação do Arquivo de Simancas em 1540, em Espanha por ordem de Carlos V,
considerado o Arquivo Moderno do Estado Espanhol, é de fato um sinal bastante
significativo do novo sistema administrativo. Este arquivo é considerado como o
primeiro exemplo de um Arquivo de Estado. Mais tarde, iremos assistir à criação
do Arquivo Secreto do Vaticano em 1611, e ainda na Espanha o Arquivo das
Índias, em 1788, eles também exemplares de Arquivos de Estado.
Será importante referir que, esta centralização dos documentos, irá
provocar ajustamentos metodológicos, sendo frequente a elaboração de normas,
regulando os preceitos de rotina do Arquivista.
Segundo autores como Jean Favier, a noção de Propriedade dos Arquivos foi
substituída pela de Arquivos Públicos depositários dos documentos do Estado e
cuja conservação era ou podia ser de interesse público.
O arquivo vai-se converter num elemento fundamental da administração e a
adquirir uma função predominantemente juridico-politica. Ruiz Rodríguez,
defende que nesta época, se encerra um período da História, em que os Arquivos
tiveram um papel de serviço ás instituições e governos que os fizeram nascer. Em
suma, foram colaboradores dos Estados na administração dos respectivos
territórios.
Este período fica, pois conhecido como a época dos Arquivos de Estado.
Arquivos na Época Contemporânea A partir de 1789, com a Revolução Francesa
iremos assistir a uma verdadeira mudança na História da Europa, que se irá
repercutir na noção e funcionalidade dos Arquivos. Com o advento do Estado de
Direito nasce um novo conceito, a Soberania Nacional. Neste contexto, nascem os
princípios de responsabilidade, de garantia, eficácia e justiça da atuação da
Administração perante os cidadãos.
Associado a isto, o Arquivo passa a ser considerado como Garantia dos
Direitos dos Cidadãos, e Jurisprudência da atuação do Estado. Um dos grandes
marcos, para a História dos Arquivos, é sem sombra de dúvida a fundação de
raiz, logo em 1789, dos Archives Nationales de França, e com eles a já muito
conhecida Lei de 7 Messidor, que sai no Ano II da Revolução, que proclama que os
Arquivos estabelecidos junto da representação nacional eram um depósito
central para toda a República. A esta Lei traz um conceito moderno e liberal de
Arquivo, onde o Arquivo Central do Estado deixou de constituir um privilégio dos
órgãos de poder e passou a ser entendido como Arquivo da Nação aberto ao
cidadão comum.
No século XIX, a política de concentração dos Arquivos vai ser continuada um
pouco por toda a Europa, à exceção da Grã-Bretanha onde o processo vai ser mais
tardio. No início deste século, perante o desenvolvimento do Positivismo, que
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preconizava a verificação documental ao serviço da análise histórica, contribui
para que os arquivos adquirissem uma posição instrumental relativamente à
Paleografia e à Diplomática. Já na segunda metade deste mesmo século e agora
sob os auspícios do Historicismo os arquivos vão-se transformar em verdadeiros
laboratórios do saber histórico.
ARQUIVOS DA IDADE CONTEMPORÂNEA
Na Época Contemporânea os arquivos vão adquirir dupla dimensão, onde se
por um lado são garantia dos direitos dos cidadãos, por outro conservam e gerem
a memória do passado da nação e por isso vão ser objeto da investigação
histórica.
Bautier defende a ideia de, que até meados do século XX os arquivos
desenvolveram, sobretudo a vertente de conservadores e gestores da memória
do passado, deixando de lado a função de serviço à Administração, que até aí
tinham desempenhado.
No século XX vamos, pois assistir à consolidação do conceito e função de
Arquivo, como conjunto de documentos, independentemente da data, da forma e
do suporte material, produzidos ou recebidos por qualquer pessoa, física ou
moral, ou por qualquer organismo público ou privado no exercício da sua
actividade, conservados pelos seus criadores ou sucessores para as suas próprias
necessidades ou transmitidos a instituições de Arquivos.
A ARQUIVÍSTICA
Segundo a definição que nos é dada pelo Dicionário de Terminologia
Arquivística do Conselho Internacional de Arquivos, ao qual já se fez referencia
neste trabalho, a Arquivística é a disciplina que trata dos aspectos teóricos e
práticos dos arquivos e da sua função.
Assim, vai desenvolver-se a partir da análise, do trabalho de campo e da
investigação sobre as organizações produtoras de documentos, que os reúnem
constituindo arquivos, para fins materiais ou culturais. Temos, pois que a
Arquivística se debruça sobre um dos produtos mais naturais do Homem, os
Arquivos.
A Arquivística estabeleceu princípios essenciais, metodologia e linguagem
próprias, que a faz identificar-se e se distinguir das outras Ciências afins, com
as quais está integrada no conjunto das Ciências da Documentação e da
Informação. O seu objetivo prende-se com a formação, organização e
conservação dos documentos, com a economia de tempo na investigação, economia
de pessoal e no trabalho, e direção do Arquivo.
Nesta perspectiva a Arquivística deve responder com a criação de uma
metodologia própria para que o arquivo possa desempenhar e cumprir os seus
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objetivos, desenvolver procedimentos e instrumentos de trabalho que permitam
ao Arquivista, conservar, gerir e difundir os documentos de arquivo. Esta
metodologia radical, pois no caráter orgânico do arquivo, e consiste em aplicar o
principio básico, de respeitar a ordem natural de criação dos documentos, a que
chamamos princípio de proveniência ou princípio do respeito pela estrutura dos
fundos.
Em suma, a Arquivística é a Ciência que organiza e torna acessível a
informação documental produzida por uma Organização no desenrolar das suas
relações sociais, a ponto de ser possível conhecer toda a informação que um
documento possa proporcionar.
EVOLUÇÃO HISTÓRICA
A Arquivística nasce na sequência da Revolução Francesa com os novos
serviços de Arquivo que então foram criados e no seio da História Positivista,
fortemente vinculada à Diplomática. Só com a prática da teoria de que os
documentos se devem organizar de acordo com a estrutura da instituição de
onde provêem, a Arquivística se conseguiu autonomizar e tornar-se independente.
Este princípio proveniência é considerado a base desta Ciência.
Estudos apontam que, internacionalmente consensual, a data aceite para o
nascimento da Arquivística, é o dia 24 de Abril de 1841, quando Natalis de Wally
introduziu as normas para a organização dos fundos reunidos nos Arquivos
Nacionais Franceses, de livre acesso de consulta desde a Revolução Francesa.
Mas, o grande marco na evolução da Arquivística pode ser encontrado em
1898, com a publicação do Manual dos Arquivistas Holandeses, por Muller, Feith
e Fruin, onde se abre uma nova era para a disciplina, e que representa a
afirmação e libertação da Arquivística, relativamente ao papel secundário para a
qual tinha sido remetida até então, como veremos mais adiante.
No entanto muito antes, do seu nascimento formal da Arquivística como
disciplina, já existia como prática de sistematização e conservação de fundos
documentais, desde que o Homem criou os primeiros Arquivos, como depósitos
dos testemunhos escritos e como base do seu direito.
Desde a Roma Antiga que, nos encontramos com um método de trabalho, a
que hoje chamamos principio de proveniência, onde os documentos produzidos por
diferentes dependências se conservavam em diferentes galerias do Tabularium e
do Templo de Saturno, mantendo independentes cada um destes fundos, onde em
cada um destes documentos eram já ordenados cronologicamente, formando
séries. No entanto esta prática tinha simplesmente uma orientação lógica, onde
não se pensava num futuro interesse histórico dos documentos nem no
estabelecimento de uma doutrina arquivística.
Com o aparecimento das Chancelarias da Idade Média, e a consequente
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produção e conservação documental, surgem os cartulários onde se copiavam os
documentos recebidos por uma instituição, e os registros. Assistimos a uma
evolução sem sobressaltos na prática arquivística.
Na Idade Moderna, e Ilustração a Arquivística vai evoluir no sentido de
procurar facilitar as técnicas que garantam a organização e conservação dos
depósitos que estão nos arquivos, surgindo para o efeito vários conjuntos de
normas a seguir.
Com, o século XVII veremos proliferar a Literatura Arquivística, aumentando
a sua produção durante o século XVIII, período onde já se discutia os conceitos
para a organização dos arquivos. Paralelamente á emergência deste tipo de
literatura os arquivos, começam a ser consultados por investigadores e eruditos,
tendo em vista a preparação das primeiras histórias cientificas, fenômeno que vai
influenciar a Arquivística no século seguinte.
O papel da Arquivística no século XIX vai ser o de procurar novas teorias,
que facilitem o Arquivo a prestar um bom serviço à História. A mais importante
destas, e que se converterá no principio fundamental da Arquivística, como já se
referiu, vai ser sem dúvida a teoria do principio de proveniência.
A Arquivística vai agora centrar a sua atenção, para a descrição, e para a
elaboração de instrumentos de trabalho que permitam ao historiador encontrar
facilmente a informação de que necessita para investigação.
Surgem, um pouco por todo o lado, Coleções Diplomáticas, Guias, Inventários,
Catálogos e Índices, e muito menos literatura sobre Teoria Arquivística, com
acontecia no século anterior.
Apesar disto, vemos surgir, já desde os finais do século XVIII, por toda a
Europa, Escolas de Formação Profissional de Ensinamentos por Oralidade, o que
representa já a preocupação da Arquivística no campo de formação especializada
dos arquivistas.
Nos finais do século XIX, vamos assistir a um grande marco da evolução da
Arquivística, onde se vai consolidar o Modelo quanto á Origem e Organização dos
Arquivos, o que vai contribuir para que seja criado uma Autoridade Arquivística
Central, resumindo, um órgão que coordene a política relativa aos Arquivos a nível
internacional. Ao mesmo tempo vai-se sentir pela Europa, América e U.R.S.S.
grandes alterações nos campos da Organização e da Política Arquivística. Toda
esta viragem se vai efetuar a partir de 1898, com a edição do Manual dos
Arquivistas Holandeses, que sistematizava a teoria de Natallis de Wally e
fundamentaria as Bases da Arquivística Moderna. É de referir que, na transição
do século XIX para o Século XX, nomeadamente durante o início do segundo se
dará a consolidação definitiva das idéias surgidas na Revolução Francesa quanto
ao Modelo Arquivístico.
Com o século XX, os Arquivos, irão recuperar a sua dimensão administrativa,
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que se irá acentuar nos Anos 30, e se consolidará mais tarde, já nos anos 50,
onde a Arquivística irá desenvolver um sistema para facilitar a Administração nos
momentos mais difíceis, como por exemplo, a Segunda Guerra Mundial.
É precisamente a partir dos Anos 50 que se tenta conciliar as dimensões
tradicionais da Arquivística, a História e a Administração. Surge então no âmbito
da UNESCO, em Agosto de 1950 o Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que
vem dar resposta à necessidade de coordenação a nível internacional, da
Arquivística. Com o CIA, vai-se assistir à intensificação da cooperação entre
países, na Organização de Congressos, Mesas Redondas, assim como se
aumentará a publicação de literatura especializada, como a revista Archivium,
que nasce logo em 1951, vemos surgir também as Conferências Internacionais da
Table Ronde des Archives.
Os Anos 60 são envolvidos por preocupações de ordem prática, dando-se uma
acentuação na vertente técnica da Arquivística. O grande marco desta época
acontece em 1964, ano em que é publicado o Elsevier´s Lexicon of Archive
Terminology.
Na década seguinte, por sua vez assiste-se ao aprofundamento das questões
teóricas da Arquivística, que irão contribuir para o seu desenvolvimento
científico. Reforça-se o papel dos profissionais de Arquivo, fazendo surgir as
primeiras Associações de Arquivistas, como a Associação Portuguesa de
Bibliotecários, Arquivistas e Documentalistas (BAD), logo em 1973. E já nos
finais da década, é criado a Programa de Gestão dos Documentos (RAMP), que
assegura a publicação de documentos que abarcam a maior parte dos aspectos da
Arquivística.
Os Anos 70 prendem-se pelo aprofundamento de questões essenciais para a
formulação de um corpo teórico capaz de suportar um fundamentação da
Arquivística. Já com os anos 80 se caminha para a afirmação da Arquivística com
Ciência da Informação, e na procura dos seus fundamentos, que se irá acentuar
nos anos 90.
A Arquivística nos anos 90 entrou numa nova era, onde a grande preocupação
se prendeu e ainda se prende, nos dias de hoje, com a importância da
Informática como meio de gerir novos documentos. Nesta nova era a Arquivística
afirma-se definitivamente como uma Ciência da Informação e se clarificam o seu
objeto e o seu método.
Dentro deste contexto podemos afirmar que a Arquivística é hoje uma
Ciência que procura uma identidade própria que lhe dê autonomia e respeito da
História e da Administração. Os Arquivos de toda as épocas e condições, quer
Históricos quer Administrativos, são por sua vez o seu objeto. Por outro lado a
Arquivística elabora normas e instrumentos de trabalho que permitem ao
Arquivista organizar a documentação e dispô-la ao serviço do utente do Arquivo,
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assim como deve contribuir para a identificação e valorização Arquivística, criar
normas de reprodução em Arquivos, de instalação, conservação e restauração dos
documentos a cargo dos mesmos.
A gestão de informação, com o advento das novas tecnologias contribuiu para
que a Arquivística adaptasse novas técnicas de trabalho, fazendo com que
entrasse no campo das Ciências da Informação, criando princípios universais
aplicáveis a todos os arquivos do mundo, através da normalização dos seus
princípios orgânico-descritivos, de vocabulário internacional e homologação dos
conteúdos da formação profissional dos Arquivistas.
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4| Sistemas Nacionais de Arquivo: a experiência do Brasil
A história da humanidade compreende as mais diversas classificações da
distribuição da riqueza dos grupos sociais. O imperialismo sempre se impôs ao
direito comum. Foi o que se viu na sociedade feudal, onde senhores de terras
mantinham pobres sob seu domínio, na qualidade de servos e escravos. Também o
foi na sociedade comercial fundada pelas grandes navegações e pelo
mercantilismo, que trouxeram consigo as conquistas d'além mar e a colonização
de continentes inteiros.
Outro exemplo disso foi a sociedade liberal da Revolução Francesa e sua
conseqüente transformação em sociedade industrial, obviamente advinda da
Revolução Industrial. As Guerras Mundiais demonstraram toda a ganância do
homem na busca do aumento dos territórios dominados pelo seu país. As
revoluções antecedentes às Guerras Mundiais demonstraram os primeiros passos
do homem em sua busca do conhecimento, como Napoleão ao estabelecer seu
império e fundando o Arquivo Nacional da França, com a intenção de preservar o
acervo que documentara a história de seu país até então. Da mesma forma, a
Revolução Industrial buscou o conhecimento para construir máquinas mais
eficazes para a mecanização das fábricas.
Quando houve a Guerra de Secessão, os EUA, mesmo sem qualquer
planejamento, armazenaram diversos documentos em um depósito, que mais tarde
foram selecionados, avaliados e classificados por Charles Dewey, formando o
primeiro fundo organizado coerentemente que se tinha conhecimento. A Primeira
Guerra Mundial demonstrou o conhecimento que Adolph Hittler possuía acerca da
importância do saber. Foi isto que o levou a monopolizar os meios de comunicação
e a querer destruir todos os livros, pois sem informações ele não teria a oposição
interna e, sem acervo bibliográfico, ficaria mais fácil manipular as pessoas. A
busca de novos domínios territoriais também trouxe a Segunda Guerra Mundial e
a luta crescente pela obtenção de informações, que já ocorrera na guerra
anterior. O surgimento do socialismo trouxe consigo a Guerra Fria e uma maior
disputa pelo mercado de informações.
O socialismo perdeu todo o seu espaço para o capitalismo e trouxe para a
sociedade do capital um novo conceito de informação: o conceito de informação
global, isto é, a globalização. Tudo isso fez com que informação e história
mantivessem uma estreita ligação e deu ao presente a característica social que
determina o futuro da economia do planeta. Assim, hoje fazemos parte de uma
sociedade dita da informação, pois é ela quem determina o valor de tudo o que se
relaciona com a tecnologia e o conhecimento, os quais trazem embutidos em si as
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determinações de uma economia neoliberal.
Com tudo isso, o arquivo se apresenta, para esta nova realidade, com dois
elementos distintos.
O primeiro elemento essencial refere-se à razão pela qual os materiais foram
produzidos e acumulados. Serão arquivos os documentos criados e acumulados na
consecução de algum objetivo. Em nível governamental, tal objetivo é o
cumprimento de sua finalidade oficial (valor primário). Assim, filmes
cinematográficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma
administração no cumprimento de funções específicas, podem ser considerados
arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos
históricos, se tiverem sido produzidos em decorrência de uma atividade
organizada – como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um
indivíduo – poderão ser considerados arquivos.
O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os
arquivos são preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser
preservados por razões outras que não apenas aquelas para as quais foram
criados e acumulados. Essas razões tanto podem ser oficiais quanto culturais.
Serão então preservados para o uso de outros além de seus próprios criadores
(valor secundário).
Devem ainda satisfazer a condição de serem realmente documentos do órgão
que os oferece.
Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados deve-
se mantê-los conservados num todo como documentos do órgão que os produziu,
deve-se ainda guardá-los na sua totalidade, sem mutilação, modificação ou
destruição de parte deles.
Conquanto não haja uma definição de arquivo que possa ser considerada
definitiva, pode-se defini-los como,
os documentos de qualquer instituição pública ou privada que hajam sido
consideradas de valor, merecendo preservação permanente para fins de
referência e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados
para depósito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg).
Ou ainda, segundo Sólon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu:
―Arquivo é o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um
governo, organização ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e
conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros.‖
Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo é a de servir à Administração
e servir à História; e sua função é organizar, guardar, conservar e preservar o
acervo documental para tornar disponível as informações nele contidas.
O art. 2º da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma:
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Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de
documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de
caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de
atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o
suporte da informação ou a natureza dos documentos.
Torna-se então obrigatório, pelo mundo globalizado, a instituição dos
Sistemas Nacionais de Arquivo, conforme as necessidades, as peculiaridades, a
cultura, a memória, enfim, a História de cada Nação.
SISTEMAS E POLÍTICAS DE INFORMAÇÃO NA
PERSPECTIVA DA UNESCO
A UNESCO E O UNISIST
Fundada em 1945, a Organização das Nações Unidas para a Educação, Ciência
e Cultura (UNESCO) tem por função primordial ampliar as bases da educação no
mundo, levar os benefícios da ciência a todos os países e fomentar o intercâmbio
e a divulgação cultural. Desde seu início, a UNESCO atua na abordagem de
problemas da informação e da comunicação, ressaltando aspectos relacionados
com as políticas educativas e culturais como fator essencial para o
desenvolvimento. É a partir dos anos sessenta, porém, que a ação da UNESCO
torna-se mais evidente como promotora do debate internacional sobre a
comunicação e a informação. Esta postura coincide, de um lado, com o quadro
histórico no qual a informação passa a ocupar destaque no capitalismo avançado,
evidenciando mais uma variável nas diferenças Norte-Sul. Por outro lado, assinala
a ampliação majoritária, nas Nações Unidas, dos chamados países periféricos.
Na década de 60, a UNESCO e o Conselho Internacional de Associações
Científicas (ICSU) sugerem as bases do Sistema Mundial de Informação
Científica e Tecnológica (UNISlST), discutidas nas XIV (1966) e XV (1968)
Conferências Gerais da entidade. Em 1972, na XVII Conferência Geral da
UNESCO, o programa intergovernamental UNISIST é lançado, apoiado nos
seguintes aspectos:
a importância da cooperação voluntária internacional para a melhoria do
acesso e uso da informação, de forma a contribuir para a superação do
desequilíbrio entre países desenvolvidos e em desenvolvimento;
os países membros deveriam criar organismos nacionais de coordenação
que abordassem os problemas de formulação, planejamento e
coordenação da política nacional de informação;
os comitês nacionais do UNISIST atuariam como elo de ligação entre os
diversos países e o programa.
Conforme assinala GUINCHAT (1984, p. 19),
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orientado de maneira essencialmente prática, o UNISIST não é um
órgão centralizador nem uma estrutura formal, mas um movimento
mundial — tal como ele mesmo se define — orientado para a melhoria da
transferência da informação em três direções‖,
Recomendadas pelo programa:
―a) a disponibilidade e acessibilidade da informação científica,
considerando em particular as dificuldades ligadas aos diferentes
objetivos de níveis de desenvolvimento em diversos países, assim como
outros fatores institucionais;
b) a conectabilidade e a compatibilidade dos sistemas de informação
para um emprego crescente de normas comuns e técnicas modernas de
comunicação;
c) uma seletividade e uma flexibilidade crescente no tratamento e na
distribuição da informação científica e técnica, graças a novos
mecanismos institucionais confiados a diligência das organizações
científicas‖. (UNESCO, 1971, p. 151, tradução nossa).
Na avaliação de PINHEIRO (1994, p. 3), ―os ideais do UNISIST, se
consideradas as injunções políticas e econômico-financeiras que interferem e
regulam o fluxo da informação, tornam-se ingênuos, românticos e utópicos‖.
O CONCEITO DE NATIS
O conceito de NATIS (Sistemas Nacionais de Informação) será um
desdobramento da proposta do UNISIST. Em 1974, a UNESCO organizou em
Paris, de 23 a 27 de setembro, uma Conferência Intergovernamental sobre o
planejamento das infra-estruturas nacionais de documentação, bibliotecas e
arquivos. O evento contou com a cooperação da Federação Internacional de
Documentação (FID), a Federação Internacional de Associações de
Bibliotecários (FIAB) e o Conselho Internacional de Arquivos (CIA). Participaram
da conferência delegados de 86 Estados-Membros, além de organizações
intergovernamentais e não-governamentais internacionais. A conferência foi
convocada ―com vistas a analisar os conceitos gerais, resultantes das conclusões
de conferências regionais sobre planejamento na América Latina, Ásia, África,
Estados Árabes e definir diretrizes gerais da política e a metodologia do
planejamento para aplicá-las aos serviços de documentação, bibliotecas e
arquivos‖. (UNESCO, 1975, p. 10, tradução nossa).
Os três temas principais da Conferência foram: planificação integrada das
infra-estruturas nacionais de documentação, bibliotecas e arquivos; planejamento
da aplicação de tecnologia nos serviços mencionados; planejamento dos recursos
humanos desses serviços.
Entre os resultados da Conferência, destaca-se o apoio ao conceito de
sistema nacional de informação (NATIS), considerado então de especial
importância para os países em desenvolvimento e os desenvolvidos. De acordo
com o Informe Final da reunião, ―o conceito de NATIS implica que a
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administração central ou local de um Estado deve perseguir uma disponibilidade
máxima de toda informação pertinente, mediante os serviços de documentação,
bibliotecas e arquivos (...) eliminando toda a duplicação de atividades entre
certas classes de serviços através de uma ação planejada (...) provavelmente isto
será mais fácil para os novos países em desenvolvimento que para os antigos, nos
quais há interesses criados (acadêmicos, associações científicas, grupos
industriais) muito fortes‖. (ibid., p. 12, tradução nossa).
Os elementos que deveriam constituir o NATIS são todos os serviços que
intervêm na difusão da informação para todos os setores do país e para as
categorias de usuários. O conceito de NATIS implica conseguir que todos os
usuários em qualquer ramo de atividade recebam a informação necessária,
permitindo-lhes prestar a toda a comunidade a sua máxima contribuição.
Para alcançar tais objetivos, seria necessário preparar um plano nacional de
informação de acordo com a prioridade do planejamento nacional. Este plano
deveria considerar a situação real e os possíveis modos de melhorá-la, analisando
a eficácia e os objetivos de todos os tipos de serviços de informação.
A SISTEMATIZAÇÃO DE ARQUIVOS NO BRASIL
O primeiro esforço de sistematização de terminologia arquivística, no Brasil,
foi apresentado por ocasião do I Congresso Brasileiro de Arquivologia, realizado
no Rio de Janeiro de 15 a 20 de outubro de 1972. Considerando necessário ―criar
uma linguagem uniforme a ser adotada em todo o território nacional, fixar o
sentido exato dos termos técnicos, com vistas a facilitar a comunicação e o
intercâmbio de informações‖ (DANNEMANN et al, 1979, p. 435), um grupo de
arquivistas da Associação dos Arquivistas Brasileiros elaborou uma proposta de
terminologia. Entre os termos apresentados, sistema de arquivos não se
encontra incluído, apesar de alguns membros desse grupo já contarem, à época,
com esta noção norteando suas práticas profissionais. Nesta proposta, o termo
sistema refere-se à ―coordenação das regras empregadas no arranjo dos
documentos‖.
Produzido pelo Curso de Especialização em Arquivologia da Escola de
Biblioteconomia e Documentação da Universidade Federal da Bahia (1989), o
Dicionário de Termos Arquivísticos (1989) não faz referência ao termo.
Segundo PRADO (1977, p. 6), ―sistema é o conjunto de princípios
coordenados entre si, de modo que concorram a um determinado fim‖,
enquanto método ―é justamente a maneira de proceder para atingir esse fim;
é, portanto um plano preestabelecido de colocação de documentos, visando a
facilitar a guarda e pesquisa dos mesmos‖. Apesar do esforço de distinção
entre sistema e método, a autora ressalta que ―em arquivística podemos dizer
que são três os sistemas básicos‖: sistema direto, sistema indireto e sistema
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semi-indireto em função, nesta ordem, do auxílio de índices.
Ao ressaltarem a elaboração do ―plano de arquivo‖, GOMES e HELLUY (1976,
p. 49) mencionam um ―sistema arquivístico‖ ―como função estrita das
particularidades do serviço considerado‖. Embora sem defini-lo conceitualmente,
considera-se que este sistema depende de fatores como o volume de arquivos
(que leva a organização de sistemas mais ou menos complexos), a freqüência de
consultas e rapidez desejada (―implica o aperfeiçoamento do sistema empregado
e sua sinalização‖), e o tipo de material (―conduz à utilização de uma sinalização
diferente da que seria empregada para fichas ou pastas em papel comum‖).
Observa-se, neste caso, que o ―sistema arquivístico‖ tende a ser associado às
formas de organização física dos documentos.
A POLÍTICA NACIONAL DE ARQUIVO NO BRASIL
Desde o final da década de 50, o Arquivo Nacional vem projetando a
implementação de um sistema composto pelo conjunto de serviços arquivísticos
públicos e privados do país. Nos últimos trinta anos, foram elaborados três
projetos de Sistema Nacional de Arquivos (1962, 1978, 1994). Os de 1962 e 1978
não foram implementados, sendo o de 1993 consubstanciado em Decreto da
Presidência da República de 29 de junho de 1994, posteriormente alterado por
Decreto de 25 de abril de 1995.
Produtos de três momentos distintos do Estado brasileiro — diferenças
menos estruturais que conjunturais — as propostas de Sistema Nacional de
Arquivos apresentam dois aspectos recorrentes: as noções de totalidade e
organização. Em graus diferenciados, os três projetos, liderados pelo Arquivo
Nacional, pressupõem um Sistema Nacional de Arquivos que garanta a
uniformidade técnica de todos os arquivos públicos e privados do país, mediante
normas arquivísticas veiculadas por tal instituição. Por outro lado, a ausência de
políticas públicas na área arquivística parece corresponder à freqüência com que
a noção de Sistema Nacional de Arquivos tem norteado projetos nunca
viabilizados no plano federal, estadual e municipal.
A ARQUIVOLOGIA NO BRASIL: BREVE ESBOÇO DE UM PERCURSO RECENTE
A busca por um Sistema Nacional de Arquivos no Brasil, nos últimos trinta
anos, produz uma dimensão histórica, e nela se insere, na qual o Estado é o seu
monumental cenário, e o Arquivo Nacional, o seu principal personagem. Neste
palco nem sempre iluminado, uma categoria profissional ainda emergente, a dos
arquivistas, é o principal ator, quase um figurante, contido e perifericamente
situado nesta cena.
A vocação autoritária do Estado brasileiro tem sustentado a precária
sobrevivência das diversas instituições públicas voltadas para o patrimônio
documental. Como equipamento governamental, os arquivos públicos brasileiros
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subsistem como instituições voltadas quase exclusivamente para a guarda de
documentos considerados, na maior parte das vezes sem critérios científicos,
como de valor histórico.
Conforme JARDIM (1993, p. 21),
―os arquivos da América Latina institucionalizaram-se como resultado de
um processo de independência que levou à formação de estados
modernos na região. Sob esta perspectiva, os arquivos foram
considerados repositórios de identidade nacional emergente como
arquivos históricos‖.
Privilegia-se, neste sentido, a dicotomia valor histórico/valor administrativo
dos acervos arquivísticos. Como tal, a monumentalização dos documentos e a
negligência de seus aspectos informacionais têm norteado, com exceções
produzidas a partir dos anos 80, a maioria das nossas instituições arquivísticas
públicas. Suas relações com o conjunto da administração pública são pouco
freqüentes. Isto se dá não apenas nas funções de apoio a pesquisas científicas,
mas também de apoio administrativo ao governo, durante o processo político-
decisório. No tocante ao recolhimento dos documentos produzidos pela
administração pública, a atuação dos arquivos públicos têm-se caracterizado, de
maneira geral, pela passividade.
Deficiências quantitativas e qualitativas de recursos humanos, limitações de
espaço físico, instalações físicas impróprias e a ausência de tecnologias
adequadas favorecem este quadro. O acesso do cidadão à informação
governamental com objetivos científicos ou de comprovação de direitos
mostra-se, portanto, extremamente limitado. Esta situação pode ser ilustrada
com a pesquisa realizada por técnicos da Divisão de Pré-Arquivo do Arquivo
Nacional em 1989, abrangendo 309 depósitos de documentos em 48 órgãos da
administração federal direta, nas cidades do Rio de Janeiro e em Brasília. Os
resultados indicaram a existência de 106.405 metros lineares nestes órgãos, do
período de 1754 a 1989, sendo 62.206 metros lineares no Rio de Janeiro e
44.199 em Brasília.
Atualmente o Arquivo Nacional armazena 26 quilômetros de documentos no
Rio de Janeiro e 14 quilômetros em Brasília. Este quadro detectado no plano
federal pode ser reproduzido, em menor escala, nos planos estaduais e
municipais. Uma cidade com a relevância histórica, a população e a complexidade
administrativa do Rio de Janeiro conta em seu Arquivo Público com cerca de
1.200 metros lineares de documentos, dos quais apenas 300 metros lineares são
objeto de algum tipo de controle físico e intelectual que permita sua utilização
pelo público.
A outra face da moeda são os serviços arquivísticos governamentais, a
maioria desprovida de padrões básicos de gerenciamento da informação
arquivística. Tais serviços encontram-se, via de regra, deslocados do processo
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político-decisório. Seus recursos humanos tendem a uma baixa produtividade,
agravada pela escassa formação acadêmica e praticamente nenhuma
especialização em administração arquivística. A inexistência de programas de
gestão da informação arquivística resulta em áreas de armazenagem saturadas
de documentos acumulados desnecessariamente, além de equipamentos
inadequados.
De maneira geral, os documentos são acumulados ou eliminados sem ter em
conta critérios de avaliação e seleção documental. As perspectivas de melhoria
desses serviços têm levado a se considerar recursos informáticos como sinônimo
imediato de modernidade, o que acaba não ocorrendo por razões diversas,
inclusive a ausência de parâmetros teóricos arquivísticos em tais projetos. As
deficiências no processamento das informações, aliadas às restrições de consulta
e às condições físicas dos arquivos, limitam consideravelmente as possibilidades
de acesso à informação por parte do administrador e do cidadão.
Os investimentos governamentais em serviços de informação,
particularmente após os anos 60, não resultaram de políticas públicas na área. No
caso específico dos arquivos, jamais se desenvolveram esforços voltados para a
implementação de políticas nacionais de arquivos.
A partir dos anos 80, o tema passa a ser objeto de reflexão, promovida pelo
Arquivo Nacional em função da perspectiva de uma Lei Nacional de Arquivos.
Temos então um quadro no qual o Estado não conhece a si mesmo, dada a
fragilidade da maior parte das suas estruturas organizacionais voltadas à
informação. No caso específico dos serviços e instituições arquivísticas
governamentais, a sua trajetória tem-se dado na periferia do Estado, excluídos
da sua própria vocação. Por outro lado e em conseqüência disso, a sociedade não
dispõe de um dos mecanismos mais fundamentais para controle do Estado: a
informação. A opacidade dos arquivos públicos tem resistido aos diversos
projetos de reforma do Estado, quando a sua exclusão é sempre mantida. A
invisibilidade social daí decorrente acentua ainda mais a sua sobrevida.
A história dos arquivos e da Arquivologia demonstra, no plano internacional, o
papel das instituições arquivísticas públicas como espaços pioneiros de produção
de conhecimento arquivístico. A partir da primeira metade do século XIX, as
escolas européias de Arquivologia têm servido como instrumentos para a
formação de quadros para tais instituições. A vocação atual das instituições
acadêmicas na área como centros de produção de conhecimento ainda tende a ser
ligeiramente secundária em relação às instituições arquivísticas públicas.
De qualquer forma — cabe assinalar — trata-se de uma Arquivologia voltada
prioritariamente para os arquivos de terceira idade (permanente) e de natureza
pública. Embora reconhecendo-se a teoria das três idades nas suas implicações
jurídico-operacionais, o conhecimento arquivístico nos Estados Unidos e Europa é
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produzido e ensinado privilegiando-se o universo dos arquivos históricos. Pouco
reconhecida pelos arquivistas europeus, a Gestão de Documentos tem seu espaço
demarcado e diferenciado da Arquivologia no Canadá e Estados Unidos. Persiste
ainda, nestes dois países, a distinção entre o records manager (voltado para as
atividades que envolvem da produção, arquivamento corrente e intermediário até
a eliminação ou recolhimento dos documentos) e o archivist (voltado para a
administração de arquivos permanentes).
As novas tecnologias e sua aplicação na produção, circulação, preservação e
uso social da informação vêm confrontando a Arquivologia com novas abordagens
e objetos. Suas especificidades como disciplina científica autônoma e
interdisciplinar — inserida no âmbito de uma Ciência ou Ciências da Informação
— ganham espaço nos debates internacionais dos anos 90 e apontam para a
necessidade de se ampliar a pesquisa na área e discutir o papel da Arquivologia,
do arquivista e das instituições arquivísticas públicas nas chamadas sociedades
da informação.
Como área de conhecimento, a Arquivologia no Brasil mostra-se ainda
incipiente, apesar de avanços significativos nos últimos vinte anos. As
primeiras iniciativas para a divulgação de uma literatura arquivística internacional
no Brasil devem-se ao Arquivo Nacional, quando dirigido por José Honório
Rodrigues.
Em 1971, diversos profissionais em atuação, sobretudo em agências do
Estado, mobilizaram-se, no Rio de Janeiro, pela criação da Associação dos
Arquivistas Brasileiros (AAB). Uma das marcas iniciais da AAB, ou seja, suas
relações viscerais com o Estado, evidencia-se, por exemplo, no fato de, até o
final dos anos 70, a AAB ter sua sede no Arquivo Nacional.
A AAB desempenha, a partir da sua criação, um papel relevante na ampliação
da Arquivologia no Brasil. Esta atuação se expressa, por exemplo, ao iniciar, em
1972, a promoção dos Congressos Brasileiros de Arquivologia, ao liderar os
esforços para a criação do curso universitário de Arquivologia (1974) e a
regulamentação da profissão (1978), ao publicar (a partir de 1971) o primeiro
periódico voltado para a área no Brasil, a revista ―Arquivo e Administração‖.
Na segunda metade dos anos 70, são criados três cursos de graduação em
Arquivologia em universidades federais em que pese então o frágil
desenvolvimento cognitivo da área no Brasil. Encontra-se, provavelmente, na
precipitação deste processo, as raízes dos problemas atuais de ensino e pesquisa
em Arquivologia nas universidades brasileiras.
Neste quadro, a regulamentação da profissão de arquivista e técnico de
arquivo não foi menos precipitada, gerando mecanismos de exclusão e inclusão no
exercício da profissão. Este processo se deu em relação às demandas
quantitativas do mercado e às dificuldades de atender às necessidades de um
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país da extensão do Brasil, formando-se apenas algumas dezenas de profissionais
no Rio de Janeiro e no interior do Rio Grande do Sul.
Em relação ao projeto que culminou com a instituição do Sistema Nacional de
Arquivos – SINAR, em 1978, a AAB protagonizou, ao contrário dos anos 90, a
pressão pela sua aprovação, ainda que criticando a versão final. Projeto relevante
para a AAB, o Sistema Nacional de Arquivos significava também a possibilidade
de garantir ao profissional em emergência um mercado promissor: o Estado.
Percebe-se, portanto, um panorama no qual o Estado brasileiro, tão
negligente em relação à produção e uso dos seus estoques informacionais, e ao
patrimônio documental, acolhe no seu interior, em pleno autoritarismo, as
demandas de espaço cognitivo e institucionais de uma área socialmente pouco
reconhecida. No caso do Sistema Nacional de Arquivos de 1978, o Estado o
acolhe imprimindo-lhe uma feição legal-institucional, para posteriormente ignorá-
lo.
A chamada ‗modernização‘ do Arquivo Nacional nos anos 80 reforça a
liderança da instituição entre os arquivos públicos do país e a comunidade
profissional. Paralelamente, a AAB perde parte significativa do vigor com que
atuava nos anos 70.
Num primeiro momento, as experiências desenvolvidas pelo Arquivo Nacional
geraram um conjunto de metodologias, divulgadas em congressos, seminários e
mediante a publicação de manuais de trabalho. No final dos anos 80, reduz-se
significativamente a publicação de trabalhos técnico-científicos produzidos pelo
Arquivo Nacional.
No mesmo período, diversas instituições arquivísticas públicas estaduais
(Arquivo Público do Estado de São Paulo, Arquivo Público do Distrito Federal
etc.) e municipais (Arquivo Municipal de Rio Claro, Arquivo Municipal de São Paulo
etc.) desenvolveram projetos com resultados significativos, expostos à
comunidade profissional em congressos e publicações.
A esta altura, já se encontravam consolidadas iniciativas desenvolvidas a
partir dos anos 70 em relação a arquivos privados de valor permanente. São os
casos, por exemplo, do Centro de Pesquisa e Documentação em História
Contemporânea do Brasil (CPDOC) da Fundação Getúlio Vargas e do Arquivo
Edgar Leuenroth da Universidade de Campinas. As soluções metodológicas e
institucionais daí decorrentes forneceram referências a projetos semelhantes. A
publicação dos manuais de PAES (1986) e BELLOTTO (1991) veio contribuir para
a redução das lacunas existentes quanto a este tipo de literatura no Brasil.
A partir de meados dos anos 80, a criação da graduação em Arquivologia da
Universidade de Brasília e o desenvolvimento de alguns cursos de especialização
em outras universidades públicas ampliam o leque de possibilidades de formação
profissional. Nos termos da legislação, porém, ao especialista não é facultado o
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exercício da profissão, bem como ao contingente de profissionais que, embora
graduados em outras áreas, passaram a desenvolver funções arquivísticas em
arquivos públicos.
Algumas poucas exceções à parte, as universidades que oferecem cursos de
Arquivologia não produzem pesquisas na área. Poucos docentes publicam e, em
termos de titulação, é residual a quantidade de mestres e doutores. Tendo em
vista a composição dos corpos docentes desses cursos — em grande parte ex-
alunos imediatamente alçados à condição docente — muitos professores se
ressentem da falta de experiência no campo arquivístico. Cabe observar que, nos
últimos anos, o único periódico especializado em Arquivologia, publicado pela
AAB, esteve desativado ou com sua periodicidade comprometida. Por outro lado,
as alternativas de pós-graduação stricto sensu limitam-se a aqueles programas
cujas áreas de concentração possam, eventualmente, acolher projetos de
pesquisa na área.
Constata-se, porém, uma demanda crescente por parte do profissional de
Arquivologia em direção à pós-graduação em áreas como Ciência da Informação,
Administração e História.
O SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS DE 1962
O primeiro projeto de Sistema Nacional de Arquivos encontra suas bases nas
propostas de reformas estruturais do Arquivo Nacional, sugeridas por José
Honório Rodrigues ao assumir a Direção-Geral da instituição a partir de 1958.
Após uma experiência de um ano à frente da instituição e tendo analisado os
relatórios dos ex-diretores desde 1844, Rodrigues elabora um exaustivo
relatório sobre o Arquivo Nacional.
Neste documento, fica evidente o conjunto de limitações da instituição à sua
estrutura organizacional, recursos humanos, instalações físicas, orçamento,
recolhimentos, processamento técnico, acesso etc. RODRIGUES (1959) propõe, a
partir daí, diversas ações que, sob sua perspectiva, permitiriam superar a
situação diagnosticada, tornando o Arquivo Nacional mais compatível com os
modelos internacionalmente consagrados. Ressaltando a necessidade de se
reconhecer a função administrativa do Arquivo Nacional, rompendo com a
exclusividade da função de pesquisa histórica, então privilegiada, RODRIGUES
(ibid.) visualiza as funções documentais do Arquivo numa Lei dos Arquivos
Nacionais mais próxima da organização arquivística dos países unitários que
federalistas.
A unidade e indivisibilidade documental federal e a unidade e
indivisibilidade estadual é o princípio fundamental que a Lei deve fixar.
Não existem arquivos dos Poderes, do Executivo, do Senado, da Câmara e
dos vários Tribunais. É preciso que se reconheça a unidade e
indivisibilidade dos Arquivos Nacionais, como o reconhecem todas as
grandes nações do mundo, qualquer que seja a forma constitucional
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adotada. Os arquivos constituem uma unidade indivisível do patrimônio
documental da Nação. A unidade e indivisibilidade patrimonial conduzem
à unidade e indivisibilidade da administração, ou seja, do controle,
eliminação, seleção e recolhimento. A única restrição, estabelecida pela
constituição federal, é a divisibilidade documental, federal e estadual.
(ibid. p. 65)
Neste momento, a noção de Sistema Nacional de Arquivos ainda não
apresenta os contornos que adquirirá com o anteprojeto de 1962, mas
RODRIGUES (ibid., p. 12) justifica as reformas na instituição, considerando a
―preeminência do Arquivo Nacional como órgão de cúpula do sistema de unidades
administrativas responsáveis pela guarda de documentos‖. Numa primeira
perspectiva, esta proposta de sistema estabelece ―a ligação íntima entre os
vários serviços de arquivo da União, a fim de normalizar o recolhimento, a seleção
e a eliminação‖ (ibid., p. 12).
Neste caso, o universo do Sistema são os órgãos federais, independente da
distinção entre os Poderes. Numa segunda perspectiva, RODRIGUES (ibid., p. 72)
menciona o Arquivo Nacional como ―cúpula do sistema de arquivos no Brasil‖,
sugerindo uma abrangência além do plano federal. Em 1961 é instituída, pelo
Ministro da Justiça e Negócios Interiores, uma comissão, presidida por José
Honório Rodrigues, com o objetivo de elaborar um anteprojeto para a criação do
Sistema Nacional de Arquivos.
Conforme relatado pela comissão, ―procurou-se encontrar soluções próprias,
adaptadas à conjuntura brasileira, afastada a cópia de um sistema existente, por
mais satisfatório que se apresentasse‖. Cabe assinalar que as experiências
arquivísticas analisadas pela comissão (França, Estados Unidos, Inglaterra e
União Soviética) não se referiam a sistemas nacionais de arquivos no sentido
sugerido no anteprojeto, mas sim às infra-estruturas arquivísticas públicas
desses países e suas formas de interação (BRASIL - Ministério da Justiça e
Negócios Interiores, 1962, p. 1).
Em nome das noções de unidade e indivisibilidade do patrimônio documental,
―imperativo de ordem pública‖, a comissão conclui que
a representação do poder público, nesse campo, é incumbida ao Arquivo
Nacional, com o encargo, embora sob um regime de desconcentração
administrativa, de manter e supervisionar a uniformidade de organização
e funcionamento dos arquivos da União (...). Essa atividade compreende o
conjunto de órgãos públicos, federais, estaduais e municipais, existentes
ou a serem criados, bem como de organizações particulares, destinadas a
recolher, selecionar, conservar e tornar acessíveis os documentos de
valor permanente para vida da Nação. (ibid., p. 2).
Este conjunto de órgãos é, conforme o art. 1º do anteprojeto, o que se
concebe por sistema nacional de arquivos, não incluindo, portanto, os conjuntos
documentais nas fases corrente e intermediária. São considerados
documentos históricos e de valor permanente, todos os livros, papéis,
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mapas, fotografias, ou qualquer espécie de elemento informativo,
independentemente de sua forma ou características físicas, produzidos,
elaborados ou recebidos por instituições públicas ou privadas, em
conformidade com suas atribuições legais ou em virtude de suas
transações e conservados, ou adequados a tal fim, por essas instituições
ou seus legítimos sucessores, seja como prova de suas funções,
diretrizes, normas, realizações ou atividades, seja em atenção ao valor
informativo dos dados que nos mesmos se contenham. (art. 1º, parágrafo
único).
O anteprojeto traz em seu bojo a proposta de um Arquivo Nacional
reconfigurado estruturalmente em função dos poderes que passaria a adquirir
com suas novas atribuições como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos
(SINAR). É significativo o predomínio das noções de unidade e indivisibilidade
documental sobre as possíveis limitações impostas pelo federalismo. O Arquivo
Nacional, em nome do SINAR, passa a centralizar variados poderes, como por
exemplo: autorizar a alienação ou destituição de documentos públicos federais,
estaduais ou municipais, mediante prévia consulta obrigatória; o direito de opção
de compra dos documentos históricos de propriedade particular, cuja existência,
localização e valor tenham sido averiguados pelas instituições; o direito de
supervisionar a uniformidade e organização dos arquivos da União; centralizar,
através do Conselho Nacional de Arquivos, ―a adoção de princípios, normas e
métodos de organização e funcionamento, pelos quais se rege o sistema nacional
de arquivos, respeitada a autonomia administrativa dos mesmos‖ (art. 9º); atuar
mediante agências regionais, incumbidas da seleção, recolhimento e assistência
técnica aos órgãos do Sistema Nacional de Arquivos; recolher a documentação do
Senado Federal e da Câmara dos Deputados, bem como os autos findos do
Supremo Tribunal Federal, do Tribunal Federal de Recursos, do Superior
Tribunal Militar, do Tribunal Superior Eleitoral e do Tribunal Superior do
Trabalho; presidir, através do seu Diretor-Geral, o Conselho Nacional de
Arquivos; centralizar, voluntária ou compulsoriamente, o registro dos documentos
históricos e de propriedade particular; administrar uma Escola Nacional de
Arquivística; administrar o Fundo Nacional de Arquivos, destinado a prover as
despesas com a assistência financeira aos órgãos do Sistema Nacional de
Arquivos e manter a Escola Nacional de Arquivística.
O papel normativo do Arquivo Nacional como órgão central do Sistema
Nacional de Arquivos é explicitado no art. 11 do anteprojeto:
os órgãos componentes do Sistema Nacional de Arquivos obedecem à
orientação técnica e normativa do Arquivo Nacional, e recebem sua
assistência técnica e se for conveniente, financeira, para que possam
preservar os documentos sob sua guarda, aferindo-lhes valor e zelando
pela sua conservação.
O anteprojeto previa ainda um Conselho Nacional de Arquivos, presidido pelo
Diretor do Arquivo Nacional, com a incumbência de estabelecer ―a política do
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Sistema Nacional de Arquivos‖, ou seja, ―o conjunto de princípios, diretrizes,
normas e métodos para administração, organização e funcionamento dos arquivos
do país‖ (art. 61). Considerado um órgão de cooperação interadministrativa,
previa-se que o Conselho exercesse suas atribuições através de um Plenário e
uma Junta Administrativa.
O Plenário seria composto de nove membros da União (o Diretor do Arquivo
Nacional como membro nato), cinco representantes do Poder Executivo, dois do
Poder Legislativo e um do Poder Judiciário, além de um representante de cada
estado, um representante do Instituto Histórico Geográfico Brasileiro e dois
representantes dos Institutos Históricos e Geográficos Estaduais.
A Junta Administrativa seria composta, além do Diretor do Arquivo Nacional,
seu membro nato, de cinco representantes do Poder Executivo e do
representante do Poder Judiciário no Plenário, de um representante do Poder
Legislativo, de quatro representantes do estado e um dos Institutos Históricos e
Geográficos. Como se observa, em ambas as instâncias não há representação dos
municípios, sendo a sociedade civil representada exclusivamente pelos Institutos
Históricos e Geográficos. Se no Plenário o conjunto de representações dos
estados supera o da União, na Junta Administrativa, dos doze membros, sete
representam a União, sendo cinco do Poder Executivo. A tendência
centralizadora da União, particularmente do Poder Executivo, fica evidenciada
nesta composição.
Conforme o anteprojeto, os estados e municípios ―só podem exercer seu
direito de representação no Conselho Nacional de Arquivos após firmar, com o
Arquivo Nacional, convênio sobre a integração dos respectivos arquivos públicos
no Sistema Nacional de Arquivos‖ (art. 41). A orientação técnica e normativa do
Arquivo Nacional, ―a fim de que seja alcançada plena uniformidade técnica na
administração dos arquivos nacionais‖ (art. 9º), é prevista mediante convênios de
assistência técnica entre o Arquivo Nacional e os estados e municípios. Desde
que aceitem esta orientação técnica, os arquivos estaduais e municipais teriam
garantida a assistência financeira por parte do Arquivo Nacional. Seria
possibilitada a participação de entidades privadas no Sistema Nacional de
Arquivos, mediante requisição ao Diretor do Arquivo Nacional. Integradas ao
Sistema, essas entidades deveriam submeter-se à orientação normativa do
Arquivo Nacional, inclusive como condição para obtenção de assistência
financeira.
Semelhantemente ao modelo francês de infra-estrutura arquivística nacional,
previa-se a ação de inspetores de arquivos ―com o encargo de fiscalizar o
disposto nesta Lei, dando necessária assistência técnica, em todos os órgãos
componentes do Sistema Nacional de Arquivos‖ (art. 102).
Este anteprojeto não chegou a ser consolidado legalmente, nem as ações
então previstas a serem executadas. Perdurou, porém, como referência
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fundamental nas propostas das lideranças profissionais da área de Arquivologia.
Assim, em 1968, Esposel manifesta-se a respeito na Revista do Serviço Público,
órgão de comunicação do DASP:
Aguardamos, agora, uma lei que implante um Sistema Nacional de
Arquivos. A idéia já é velha e existe até um magnífico anteprojeto de lei
(...). Com este instrumento o governo estaria capacitado para intervir na
solução de problemas dos mais significativos dentre os quais a
salvaguarda de um patrimônio histórico de valor incalculável e
insubstituível, o incremento de pesquisa científica como condição para o
progresso, a uniformização da orientação para os arquivos estaduais e
municipais (...). (1968, p. 145).
Em 1972, por ocasião do I Congresso Brasileiro de Arquivologia, o
anteprojeto é apresentado por dois membros da comissão encarregada da sua
elaboração em 1961:
A implantação de um sistema nacional de arquivos, que abranja todos os
arquivos brasileiros, que permita estabelecer normas e rotinas
uniformes, é uma aspiração antiga entre nós. (...) Lamentavelmente, esse
projeto ficou em projeto, e nunca mais se falou nisso. Chegou, porém, a
hora de revê-lo, atualizá-lo, por ele batalharmos. (SOUZA; DANNEMAN,
1972, p. 31)
O SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS DE 1978
A proposta de Sistema Nacional de Arquivos, elaborada em 1977 pela
Secretaria de Planejamento do Ministério da Justiça (SEPLAN/MJ) com o apoio
do Arquivo Nacional, encontra sua justificativa em diversos aspectos. Surge em
cena o conceito de informação, respaldado no II Plano Brasileiro de
Desenvolvimento Científico e Tecnológico (1976). ―É através da informação que
as novas conquistas são colocadas ao alcance dos Governos, das instituições
privadas, dos cientistas, pesquisadores e estudiosos servindo como ponto de
partida da evolução da ciência e da cultura.‖ (BRASIL, Ministério da Justiça,
1977, p. 2).
A informática é mencionada ―visando a eficiência da informação como suporte
valioso à pesquisa‖ (ibid., p. 3). As perspectivas do UNISIST e do NATIS são
abordadas como referência ao sistema em proposição.
Os reflexos da programação integrada dos vários recursos a serviço da
informação, apregoados no plano internacional, devem fazer-se sentir em nosso
meio, considerando que todos os veículos de informação têm no acervo
arquivístico seu ponto de partida, podemos avaliar a importância desse acervo
das técnicas de tratamento que lhe devem ser aplicadas. (ibid., p. 3).
A expressão ―arquivos nacionais‖ é utilizada sem que se explicite a sua
associação às noções de indivisibilidade e unidade do patrimônio arquivístico,
como no projeto de 1962. ―Os arquivos nacionais devem receber tratamento
adequado, dentro dos princípios e técnicas arquivísticas, visando garantirem a
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integridade dos acervos e a eficiente recuperação das informações.‖ (ibid., p. 3).
A ausência de normalização é apontada como um obstáculo à eficiência
administrativa, ―tendo em vista que a documentação oficial, até aqui vem sendo
preservada de maneira heterogênea e, na ausência de instruções normativas, a
organização mais ou menos racional fica a variar (...)‖ (ibid., p. 5)
Ao longo da proposta, um novo ator, praticamente ausente no projeto de
1962, ocupa um espaço relevante: o arquivista. Esta inserção relaciona-se
diretamente com a Associação dos Arquivistas Brasileiros que marca seu
desempenho, nos anos 70, a partir de três projetos fundamentais: a criação dos
cursos universitários de Arquivologia (1974), a regulamentação da profissão de
arquivista e técnico de arquivos (1978), e a implantação do Sistema Nacional de
Arquivos. A proposta de 1978 evidencia esta perspectiva:
Este trabalho visa a oferecer uma contribuição ao planejamento da
infra-estrutura do arquivo no Brasil. Partindo da análise das soluções
encontradas por outros países e do estudo das técnicas mais ajustáveis à
realidade brasileira constituindo-se um caminho para a reformulação da
atuação do arquivista. Conduzindo este profissional a um desempenho
mais efetivo junto ao complexo administrativo brasileiro, contribuindo
decisivamente para a organização das informações mais racional e
eficiente, assegurando a integridade de nossos acervos documentais.
(ibid., p. 4).
Embora não citado na proposta produzida em 1977 pela SEPLAN/MJ, uma
das referências que nortearam diretamente a sua elaboração é o trabalho de
Maria Aparecida Santos, vencedor do 2º Concurso Nacional de Monografias,
patrocinado pelo Arquivo Nacional. SANTOS (1977, p. 6) destaca o Decreto-Lei
nº 200/67 e sua concepção sistêmica como base para o projeto de Sistema
Nacional de Arquivos:
os princípios de planejamento, coordenação e controle, a organização
sistêmica, os órgãos de ―staff‖ então criados, compreendem uma fusão
das idéias apregoadas pelos grandes mestres da administração científica,
numa tentativa de nossos administradores de conduzir nossa burocracia
a um caminho mais sério, mais produtivo, objetivando a construção de um
país melhor. Legislação teoricamente avançada, o Decreto-Lei nº 200/67
incorpora o conjunto mais belo da administração científica. (...). O modelo
de organização sistêmica adotado no País, para as atividades de
administração geral, revela-se como excelente solução para as atividades
arquivísticas. Consiste na centralização de diretrizes e de orientação
técnica incluindo a fiscalização e controle que possibilitem a avaliação da
atividade planejada e a correção de desvios — com a descentralização
hierárquica (...). A orientação normativa e os critérios científicos serão
adotados naturalmente nos sistemas estaduais e nos demais poderes da
União, desde que o trabalho de conscientização geral seja perfeito.
Segundo FERNANDES (1979, p. 10):
o processo de elaboração da proposta do Sistema Nacional de Arquivo
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inicia-se em fins de 1976, no âmbito da recém-criada Secretaria de
Planejamento do Ministério da Justiça. Embora tenham sido consultados
pela Secretaria de Planejamento, os arquivistas da AAB não foram
incluídos no grupo de trabalho designado pelo Ministério da Justiça para
elaborar anteprojeto de legislação sobre documentação administrativa
da União e criação do Sistema Nacional de Arquivo.
A exclusão da AAB do Grupo de Trabalho e particularmente a ausência de
arquivistas é comentada por Esposel (1968), questionando a possibilidade de
resultados adequados.
O conteúdo de uma legislação sobre arquivos envolve aspectos de grande
complexidade e precisa ser estabelecido com muito cuidado, dedicação e
conhecimento específico. Para que venha a ser corajoso, adequado e
contemporâneo ao atual estágio de desenvolvimento do país. É feito,
inclusive, por profissionais e não por curiosos:
(...). Precisamos em tais comissões de arquivistas e não de arrivistas.
Arquivistas de vocação, escolaridade e passado. No momento atual, e
daqui para diante, não mais se justifica o caso dos arquivistas de
conveniência ou escolha política. Ou o Brasil não se terá adiantado
suficientemente? (...) Cabem aos arquivistas, ainda, esperar para ver.
Tolhidos, sem voz ou participação. Amesquinhados. Na esperança de
melhores dias. A propósito de um Sistema Nacional de Arquivos.
Apesar de tais questionamentos, a AAB manifesta posteriormente suas
expectativas positivas em relação ao projeto de Sistema Nacional de Arquivos,
conforme editorial do periódico da entidade, de autoria da sua presidente,
Marilena Leite Paes.
Queremos crer que, após dezesseis anos de lutas e expectativas,
possamos em breve dar início à tarefa árdua e inadiável que se nos
apresenta com o estabelecimento do Sistema Nacional de Arquivos,
voltada para a preservação da verdadeira memória nacional contida nos
quase sempre esquecidos arquivos da nossa pátria. (...) Julgamos ter
chegado a hora de unir conhecimentos técnicos, esforços, recursos
humanos e financeiro de todas as procedências, canalizando-os sem
vaidades pessoais para um objetivo comum — salvar a memória nacional
como um todo. (PAES, 1977, p. 3).
FERNANDES (1979, p. 11) ressalta que um dos pontos de divergência nos
meios arquivísticos à época referia-se à abrangência do Sistema:
alguns pretendiam que extrapolasse a esfera do governo federal para
abarcar, também, os documentos dos governos dos estados, dos
territórios, do Distrito Federal e os institucionais etc.
Neste caso, predominava o argumento de que seria necessária uma lei cuja
demora e dificuldade de aprovação poderia levar a um insucesso idêntico ao do
anteprojeto de 1962. Outras posições consideravam tal abrangência difícil de ser
alcançada, tendo em vista as limitações do governo federal na gestão de seus
próprios arquivos.
A primeira proposta de Sistema Nacional de Arquivos abrangia as três idades
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do ciclo vital arquivístico do Governo Federal. Por suas implicações com o Sistema
de Serviços Gerais (SISG), instituído em 1975, a minuta do decreto do Sistema
Nacional de Arquivos foi submetida ao DASP, órgão central daquele sistema, em
janeiro de 1978. Como resultado, o DASP continuou com a competência de órgão
central no que se referia aos arquivos correntes, cabendo ao Arquivo Nacional,
como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos, os arquivos intermediários
e permanentes federais.
Assim, apesar de autodenominar-se um sistema nacional, sua possibilidade de
ação era a administração federal. Ainda que centrado neste universo, o Sistema
viu-se limitado aos arquivos intermediários e permanentes. Este fracionamento
do ciclo vital dos documentos em dois sistemas invibializaria, por princípio, o
desenvolvimento de uma política de gestão de documentos no Governo Federal.
O conflito teórico e operacional entre os dois sistemas fica evidenciado
quando se observa o raio de ação do Sistema de Serviços Gerais (SISG). Em
termos de inserção institucional na administração federal, o DASP, órgão central
do Sistema de Serviços Gerais, ultrapassa significativamente o Arquivo Nacional.
O SISG envolve ―as atividades de administração de edifícios públicos, imóveis
residenciais, material, transporte e protocolo, assim como as de movimentação de
expedientes, arquivo e transmissão e recepção de mensagens‖ (art. 1º). No que se
refere às atividades arquivísticas, cabe ao DASP como órgão central:
a) expedir normas para disciplinar o registro de entrada, tramitação e
expedição de processos e documentos;
b) expedir normas para disciplinar o uso, guarda, conservação,
reprodução e incineração de processos e documentos (art. 4º, inciso IV).
Tais ações não foram implementadas pelo DASP, agravando ainda mais o
quadro que caracteriza o gerenciamento da informação arquivística na
administração pública federal. Conforme seu art. 1º, o Sistema Nacional de
Arquivos tinha como finalidade ―assegurar, com vistas ao interesse da
comunidade, ou pelo seu valor histórico, a preservação de documentos do Poder
Público‖. Compunham o sistema os órgãos da Administração Federal Direta e
Indireta ―incumbidos de atividades de arquivo intermediário e permanente‖ (art.
2º). Os princípios federalistas e de autonomia dos Poderes eram assegurados ao
se prever que ―podem também integrar o Sistema mediante convênios (grifo
nosso), os Arquivos dos Poderes Legislativo e Judiciário da União, bem como os
existentes nos Estados, Distrito Federal e Municípios‖ (art. 2º, parágrafo único).
Como órgão central do SINAR, cabia ao Arquivo Nacional desenvolver
atividades que, em diversos aspectos, são inerentes a qualquer instituição
arquivística, a par da sua eventual função de coordenação sistêmica. Entre outras
competências, cabe ressaltar no art. 4º:
• orientar o preparo e organização de documentos em fase de
transferência para o arquivamento intermediário ou permanente;
• supervisionar a conservação dos documentos sob custódia;
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• decidir sobre a localização e instalação de centros de arquivamento
intermediário;
• celebrar convênios e cooperação técnica e manter intercâmbio com
entidades nacionais e internacionais.
Eram considerados órgãos setoriais e seccionais do Sistema,
respectivamente, as unidades organizacionais incumbidas das atividades de
arquivo intermediário da administração direta e indireta, tendo como
competências (art. 5º):
• executar as atividades do Sistema Nacional de Arquivos em sua área de
atuação, responsabilizando-se pelo seu funcionamento;
• prestar ao órgão central informações sobre suas atividades e
apresentar sugestões para o aprimoramento do Sistema;
• preservar os documentos sob sua guarda, responsabilizando-se pela sua
segurança.
Previa-se que os órgãos setoriais e seccionais receberiam orientação técnica
e normativa do Arquivo Nacional, ―sem prejuízo da subordinação ao Órgão em
cuja estrutura administrativa estiverem integrados‖ (art. 6º).
Conforme JARDIM (1989, p. 16), ―a hipertrofia de competência do órgão
central corresponde a um alto grau de passividade nas atribuições dos órgãos
setoriais e seccionais‖.
A Comissão Nacional de Arquivos era composta de oito membros (art. 8º),
sendo um da Associação dos Arquivistas Brasileiros e sete do Governo Federal (o
Diretor- Geral do Arquivo Nacional, na qualidade de presidente; um
representante da Secretaria de Planejamento da Presidência da República; um
representante do DASP; um representante do Estado-Maior das Forças
Armadas; um representante do Ministério da Educação e Cultura; dois membros a
serem indicados pelo Arquivo Nacional).
Instituída junto ao Arquivo Nacional, cabia à Comissão Nacional (art. 7º):
I - examinar as Instruções Normativas do Órgão Central;
II - prestar, ao Órgão Central, assessoramento de ordem técnica,
jurídica e histórico-cultural;
III - propor ao Órgão Central modificações aprimoradas do Sistema;
IV - propor medidas para o inter-relacionamento das atividades dos
Arquivos Correntes e dos Arquivos Intermediários e Permanentes;
Às dificuldades iniciais para a sua implantação, impostas pelo próprio modelo
de Sistema em vigor, somou-se a decisão política da diretora-geral do Arquivo
Nacional, à época, Celina Vargas do Amaral Peixoto, de excluí-lo da agenda da
instituição em curto prazo.
A partir de 1980, optamos por não reconhecer a estratégia de
desenvolver o Arquivo Nacional através de sua função sistêmica, o que
parecia ser uma tendência das administrações anteriores do Ministério
da Justiça. Achávamos, e achamos ainda hoje, que somente o
fortalecimento institucional, por meio de um sólido e constante processo
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de modernização, poderia consolidar as bases de uma administração que
durante tanto tempo foi relegada ao esquecimento. Nos primeiros anos, o
Arquivo Nacional praticamente se enclausurou, com a finalidade de
atender prioritariamente às próprias demandas — encontrar um prédio
digno de suas atribuições e formar uma equipe qualificada para o
cumprimento de suas finalidades básicas. (PEIXOTO, 1988, p. 8).
Após 1983, porém, diversas ações são desenvolvidas pelo Arquivo Nacional
sob a justificativa do Sistema, extrapolando-se os limites legais de sua
abrangência ao se priorizar, num primeiro momento, os arquivos públicos
estaduais e posteriormente os municipais. Entre 1983 e 1989, os esforços de
reestruturação organizacional do Arquivo Nacional produziram resultados que
ampliaram significativamente a liderança da instituição no país, além de levarem
ao seu reconhecimento por parte da comunidade arquivística internacional. Os
projetos desenvolvidos junto aos arquivos estaduais e municipais situam-se neste
contexto de mudanças e inovações que marcaram o Arquivo Nacional nos anos 80.
Assim, entre 1984 e 1989, foram realizados seis Seminários Nacionais de
Arquivos Estaduais e, a partir de 1987, três Seminários Nacionais de Arquivos
Municipais. Estes eventos propiciaram, pela primeira vez, uma interação
freqüente no âmbito do conjunto de instituições arquivística públicas do país.
Este processo favoreceu a criação, em 1986, do Fórum Nacional de Diretores de
Arquivos Estaduais e, posteriormente, do de Diretores de Arquivos Municipais.
A partir de 1991, um evento designado Conferência Nacional de Arquivos
passa a ser realizado a cada dois anos, acolhendo no seu bojo os Seminários
Nacionais de Arquivos Estaduais e Municipais, além dos Seminários Nacionais de
Gestão de Documentos, realizados pelo Arquivo Nacional entre 1987 e 1991,
tendo como clientela-alvo os técnicos de serviços arquivísticos federais.
Atualmente esta Conferência é organizada pelo Fórum Nacional de Diretores de
Arquivos Estaduais e não mais pelo Arquivo Nacional.
Além dos seminários nacionais, estabeleceu-se um padrão de assistência
técnica por parte do Arquivo Nacional junto aos arquivos estaduais e municipais.
A esta estratégia somou-se, durante o período mencionado, a realização de
programas de treinamento regionais de 1984 a 1986 e os Estágios Nacionais de
Arquivos em 1986 e 1987.
O avanço alcançado neste quadro de cooperação voluntária e informal
possibilitou também a elaboração, pelo Arquivo Nacional, em 1987, de um
instrumento inédito: um guia com informações básicas sobre os arquivos
estaduais, seus acervos e instrumentos de consulta.
Da mesma forma, favoreceu a produção, pelo Arquivo Nacional, em 1988, do
Guia brasileiro para o estudo das fontes da história da África cujo levantamento
envolveu 21 estados e o Distrito Federal, abrangendo 507 municípios, onde foram
identificados 1.814 fundos ou coleções.
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Paralelamente, as atividades voltadas para os arquivos da administração
federal eram realizadas pelo Arquivo Nacional, fora da coordenação do Sistema,
pois este era considerado, por suas próprias limitações, um aspecto inibidor de
programas de gestão de documentos junto aos órgãos federais.
Assim, apesar dos avanços alcançados na interação do Arquivo Nacional com
os arquivos federais, estaduais e municipais, não é possível afirmar que o Sistema
Nacional de Arquivos tenha sido implantado. Tal situação sugere, conforme
JARDIM (1989, p. 28), que a rede de cooperação interinstitucional, articulada
pelo Arquivo Nacional, poderia prescindir da concepção e requisitos formais do
tipo sistema nacional de arquivos, desde que democraticamente definidas as
políticas nacionais de arquivos, pelo conjunto de atores envolvidos com a
produção e uso da informação arquivística.
A PROPOSTA DE UM SISTEMA NACIONAL DE INFORMAÇÕES ARQUIVÍSTICAS
A partir de 1988, a direção-geral do Arquivo Nacional, considerando alguns
aspectos da Teoria Geral dos Sistemas, propõe o esboço de uma nova
configuração para o Sistema Nacional de Arquivos. Esta proposta é inovadora em
relação às anteriores ao privilegiar o conjunto das informações arquivísticas do
patrimônio documental do país sobre o conjunto das instituições arquivísticas
responsáveis por este patrimônio.
A atividade relativa ao nível das informações não diz respeito
diretamente às infra-estruturas de arquivos, mas ao relacionamento que
deve existir entre as diferentes instituições, o qual se processa através
de uma troca constante de informações. (...) O Sistema Nacional de
Arquivos, da forma como se propõe agora, precisa estabelecer um
sistema aberto de relações entre as diferentes unidades arquivísticas.
Deve ser complexo porque envolve o conjunto de arquivos públicos e
privados do país (grifo nosso) e deve ser dinâmico porque determina um
fluxo contínuo de serviços e informações. Além disso, tem de se
processar em dois planos: o nacional e o internacional, de intercâmbio de
informações arquivísticas. Seus objetivos seriam os de coordenar e
dinamizar as informações contidas nos arquivos que compõem o
patrimônio documental da Nação, além de contribuir para reforçar a
unidade nacional através do conhecimento e divulgação dessas
informações. (...) Identificamo-nos com a proposta mexicana, que declara
não ter o sistema responsabilidade direta sobre o conjunto de acervos
públicos e privados do país. (...) É relevante para a preservação do
patrimônio documental brasileiro estabelecer sistemas de informação
capazes de ampliar o universo a ser analisado, aprofundar a investigação
de temas específicos para a pesquisa científica, identificar os principais
depósitos de documentos públicos e privados do país e assegurar o
acesso de documentos até então desconhecidos do público interessado
(...). Se enfatizamos a criação de um sistema de informações
arquivísticas no Brasil, é porque acredita mos estar o país amadurecido e
consciente de proteger sua documentação pública e privada. (...) e se
privilegiamos, neste documento de trabalho, o nível das informações
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arquivísticas, é porque acreditamos estar colaborando para a
consolidação e a construção de novas estruturas arquivísticas, capazes
de defender nosso patrimônio documental. (PEIXOTO, 1988, p 614).
Mantida a totalidade dos projetos anteriores, o mecanismo de organização do
Sistema tende a ser o intercâmbio de informações e não a norma. A proposta
reconhece, porém, a necessidade de ―uma política normativa de arquivos para o
país‖, mediante o estabelecimento de
um centro normativo, capaz de definir regras através de uma operação
descentralizada, a fim de que cada arquivo conserve sua autonomia e
tenha elasticidade necessária para adequar à própria instituição. (...) A
aceitação de regras e normas de conduta, bem como de obrigações e
deveres, implica uma discussão democrática que envolva todo o conjunto
de instituições ocupadas com os arquivos públicos e privados. (ibid., p.
612).
Ainda que não explicitado, parece caber ao Arquivo Nacional a função técnica
de ―centro normativo‖ e a um conselho superior de arquivos,
ponto de reunião de todas as representações nos diferentes níveis e
esferas (...) a possibilidade de uma discussão democrática sobre todas as
questões que envolvem o conjunto do patrimônio documental de uma
nação, tais como as referentes à legislação, às normas de acesso e à
própria difusão nacional e internacional das informações contidas nos
arquivos públicos e privados. (ibid., p. 6.).
Nesta perspectiva, o estabelecimento de um Sistema Nacional de
Informações Arquivísticas, como designado posteriormente por Peixoto (1989),
seria uma atribuição do Conselho Superior de Arquivos e não do Arquivo Nacional.
Embora não aprofundada, esta proposta poderia oferecer algumas
alternativas ao modelo de Sistema Nacional de Arquivos sugerido desde 1962.
Conforme observado a seguir, o Sistema Nacional de Arquivos de 1994
desviou-se dessas possibilidades.
O SISTEMA NACIONAL DE ARQUIVOS DE 1994
Em 1991 é aprovada a Lei nº 8.519, que dispõe sobre a política nacional de
arquivos públicos e privados, após uma década de esforços, liderados pelo
Arquivo Nacional, no sentido de dotar o país de uma legislação arquivística.
A Lei de Arquivos apresenta características marcadamente conceituais,
sobretudo no que se refere ao conjunto de definições apresentadas para termos
como arquivos, gestão de documentos, arquivos públicos, documentos correntes,
intermediários, permanentes, arquivos privados etc. É assegurado o princípio de
acesso do cidadão à informação governamental, bem como previsto o sigilo
relativo a determinadas categorias de documentos. Prevê-se a identificação de
arquivos privados como de interesse público e social, ―desde que sejam
considerados como conjunto de fontes relevantes para a história e
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desenvolvimento científico nacional‖ (art.12).
Ao abordar, no capítulo IV, a organização e administração de instituições
arquivísticas públicas, a Lei evidencia os princípios federalistas e a autonomia dos
Poderes. Assim, conforme o art. 17, ―a administração da documentação pública ou
de caráter público compete às instituições arquivísticas federais, estaduais, do
Distrito Federal e municipais‖.
A vocação federalista da Lei nº 8.159 se expressa ainda no seu art.21,
segundo o qual a ―Legislação Estadual, do Distrito Federal e municipal definirá os
critérios de organização e vinculação dos arquivos estaduais, bem como a gestão
e o acesso aos documentos, observado o disposto na Constituição Federal e nesta
Lei‖.
A Lei estabelece a ordenação da malha arquivística pública do país nos
seguintes termos:
Arquivos Federais: o Arquivo Nacional e outros arquivos do Poder
Executivo (Ministérios da Marinha, Relações Exteriores, Exército e
Aeronáutica), os arquivos dos Poderes Legislativo e Judiciário Federais;
Arquivos Estaduais: o arquivo do Poder Executivo, o arquivo do Poder
Legislativo e o arquivo do Poder Judiciário;
Arquivos do Distrito Federal: os arquivos do Poder Executivo, do Poder
Legislativo e do Poder Judiciário;
Arquivos Municipais: os arquivos do Poder Executivo e do Poder
Legislativo.
O Arquivo Nacional tem, como competências, “a gestão e o recolhimento
dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal, bem
como preservar e facultar o acesso aos documentos sob sua guarda,
acompanhar e implementar a política nacional de arquivos” (art. 18).
Cria-se um Conselho Nacional de Arquivos (CONAR), presidido pelo diretor-
geral do Arquivo Nacional, ―integrado por representantes de instituições
arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas‖ (art. 26) com a atribuição de
definir a política nacional de arquivos e atuar como órgão central do Sistema
Nacional de Arquivos - CONARQ. A lei não explicita, porém, nenhuma definição
quanto aos seus objetivos, forma de estruturação e abrangência. Tampouco há
elementos que indiquem o que se considera política nacional de arquivos.
Antes de sua aprovação, porém, o anteprojeto da Lei nº 8.159 recebeu
críticas provenientes de alguns setores, particularmente dos representantes da
área de preservação do patrimônio cultural do Governo Federal. Cabe observar
que o Decreto-Lei nº 25, de 30 de novembro de 1937, estabelece a interferência
do Estado na preservação dos bens móveis e imóveis que comporiam o patrimônio
cultural do país. Traduz, portanto, o projeto de órgãos federais da área do
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Patrimônio Histórico que se sucederam nas últimas cinco décadas, os quais
privilegiaram a política de preservação arquitetônica do monumento de pedra e
cal.
Ainda assim, as pretensões do Arquivo Nacional, particularmente no que se
refere aos arquivos privados de interesse público e social, expressas no
anteprojeto de lei, pareciam ameaçar política e juridicamente a figura do
tombamento, prevista no Decreto-Lei nº 25. A perspectiva de uma política
nacional de arquivos coordenada pelo Arquivo Nacional, órgão integrante do
Ministério da Justiça, limitaria possíveis ações neste sentido por parte do
Ministério da Cultura ou equivalente.
Tal limitação incidiria sobre um segmento do chamado patrimônio cultura, ou
seja, o patrimônio documental arquivístico, para o qual o setor cultural do
Governo Federal jamais propôs uma política específica. A ação mais próxima
neste sentido foi a do Programa de Preservação da Documentação Histórica (Pró-
Documento), de cujos quadros técnicos sairiam as críticas mais contundentes ao
anteprojeto da Lei de Arquivos.
O artigo de ANTUNES e SOLIS (1990), ―O cesarismo e os arquivos
brasileiros‖, expressa esta postura ao visualizarem no anteprojeto de lei a
perspectiva do Arquivo Nacional extrapolar seu raio de ação no âmbito do
Executivo Federal para atingir também os arquivos dos municípios, estados,
Distrito Federal, territórios e arquivos privados de pessoas físicas e jurídicas.
O Arquivo Nacional queria ser o Arquivo da Nação e dirigir a política de
preservação de documentos do patrimônio arquivístico nacional. Apenas
nos estados cesaristas havia-se tentado a aglutinação de um tal
patrimônio sob uma mesma administração de arquivos. (...) Durante o
Império, o Arquivo Nacional reivindicou tal condição. Isso foi
historicamente possível em virtude do caráter centralizador do Estado,
além de serem muito raros, na época, os documentos privados. (...) Com o
advento da República e a adoção dos princípios de autonomia entre os
três poderes da federação, reduziu-se progressivamente o papel do
Arquivo Nacional, que na prática ficou restrito ao recolhimento dos
documentos permanentes do Executivo Federal. (ibid., p. 17).
Conforme os autores mencionados, há uma contradição entre o mérito
conceitual do projeto e o suposto caráter autoritário dos seus aspectos políticos
e legais. Esta vocação autoritária estaria presente em diversos aspectos como,
por exemplo: na ação do Arquivo Nacional que, comandando um sistema nacional
composto por todas as instituições arquivísticas do Estado, ―coletaria e
centralizaria as informações sobre os acervos das instituições detentoras de
arquivos permanentes, como também integraria os processos técnicos dessas
instituições, independentemente de suas localizações administrativas‖ (ibid., p.
17); no desrespeito aos princípios legais e constitucionais de autonomia entre
poderes, estados e municípios; na indefinição sobre o que seja política nacional de
arquivos, cuja competência é do Conselho Nacional de Arquivos - CONARQ,
P á g i n a | 53
―cabeça do sistema‖, ―desta forma amenizando o caráter cesarista do Arquivo
Nacional‖ (ibid., p. 17); na função do Arquivo Nacional de ―acompanhar e
implementar a política nacional de arquivos‖. ―No contexto da lei, só há um
entendimento possível para essas atribuições: Ao Arquivo Nacional do Poder
Executivo caberá fiscalizar, (‗acompanhar‘) e subordinar (‗implementar‘ a
subordinação) as instituições arquivísticas à política nacional de arquivos (leia-se
às determinações do Conselho)‖ (ibid., p. 17); na indefinição quanto à composição
do CONARQ; na superposição à legislação do patrimônio histórico e artístico
nacional.
Neste sentido, o anteprojeto de Lei de Arquivos não objetivaria a
preservação arquivística, mas o estabelecimento de ―um espaço exclusivo de
poder, não para que o arquivo de toda a nação atue eficazmente, mas para que ele
controle política e arbitrariamente as competências e o campo da preservação
arquivística, delegando ou vetando iniciativas‖ (ibid., p. 17).
Em 1993 o Arquivo Nacional elaborou três projetos de decretos visando à
instituição, respectivamente, do Sistema Nacional de Arquivos, do Conselho
Nacional de Arquivos e do Sistema Federal de Arquivos do Poder Executivo.
Estes projetos não foram objeto de divulgação e consultas formais por parte
do Arquivo Nacional junto a organizações como o Fórum dos Diretores de
Arquivos Estaduais, o Fórum dos Diretores de Arquivos Municipais e as
universidades responsáveis por cursos de Arquivologia. Após mais de três anos de
sancionada a Lei nº 8.159, a primeira regulamentação se dá em 1994, mediante o
Decreto nº 1.173, de 29 de junho, que dispõe sobre o funcionamento do CONARQ
e do SINAR, reunindo os dois projetos específicos, elaborados em 1993.
Tendo como órgão central o CONARQ, o Sistema Nacional de Arquivos tem
por finalidade ―implementar a política nacional de arquivos públicos e privados,
visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de arquivo‖ (art. 10).
Neste sentido, verifica-se uma situação ambígua, do ponto de vista jurídico e
político já que, no art. 18 da Lei, compete ao Arquivo Nacional ―acompanhar e
implementar (grifo nosso) a política nacional de arquivos‖. De qualquer forma,
considerando-se a abordagem sistêmica, entende-se que não cabe ao Sistema
implementar políticas arquivísticas. Sua função é favorecer a execução destas
políticas pelos órgãos que o compõem mediante um processo de interação
sistêmica. Um sistema não constitui um órgão executor de políticas públicas.
O Sistema apresenta a seguinte composição:
Arquivo Nacional;
arquivos federais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
arquivos estaduais dos Poderes Executivo, Legislativo e Judiciário;
arquivos do Distrito Federal e dos Poderes Executivo, Legislativo e
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Judiciário;
arquivos municipais dos Poderes Executivo e Legislativo;
pessoas físicas e jurídicas de direito privado, mediante convênio com o
órgão central.
Enquanto no Sistema Nacional de Arquivos de 1978, todos os arquivos fora do
âmbito do Governo Federal integravam o sistema mediante convênio, o atual
Sistema inclui estas instituições por adesão obrigatória. Como tal, ―seguirão as
diretrizes e normas emanadas do órgão central, sem prejuízo de sua
subordinação e vinculação administrativa‖ (art. 14). Observa-se aqui a tendência
— já analisada no capítulo IV — de se considerar as normas técnicas do sistema
como uma instância neutra em relação ao contexto organizacional do qual
resultam e no qual serão aplicadas.
Ainda na qualidade de integrantes do sistema, os arquivos públicos externos
ao Poder Executivo Federal recebem atribuições que colidem com os princípios
de autonomia dos poderes, estados e municípios, previstos na própria Lei nº
8.159. Várias dessas competências foram conferidas anteriormente aos arquivos
integrantes do Sistema pela L ei citada e, como tal, é seu dever executá-las nos
termos desta, independentemente do decreto que institui o Sistema Nacional de
Arquivos. É o caso do dever de gestão, preservação e acesso aos documentos
produzidos e recebidos em cada órbita do Estado (artigos 19, 20 e 21 da Lei),
equivalentes no art. 13 do Decreto aos seguintes incisos:
I. promover a gestão, a preservação e o acesso às informações e aos
documentos na sua esfera de competência, em conformidade com as
diretrizes emanadas do órgão central; (...)
III. implementar a racionalização das atividades arquivísticas, de forma
a garantir a integridade do ciclo documental; (...)
IV. garantir a guarda e o acesso a documentos de valor permanente‖. (...)
Outras competências evidenciam a subordinação técnico-normativa ao órgão
central, previstas no art. 13 do Decreto mediante os seguintes incisos:
II. disseminar, em sua área de atuação, as diretrizes e normas
estabelecidas pelo órgão central, zelando pelo seu cumprimento; (...)
VI. prestar informações sobre suas atividades ao órgão central; (...)
XI. colaborar na elaboração de cadastro nacional de arquivos públicos e
privados, bem como no desenvolvimento de atividades censitárias
referentes a arquivos; (...)
Por outro lado, pode-se questionar os direitos de um órgão do Executivo
Federal solicitar informações a um arquivo estadual ou municipal sobre seu
funcionamento interno e, da parte destes, o dever de fornecê-las, ―sem prejuízo
da sua subordinação e vinculação administrativa‖. O Conselho Nacional de
Arquivos tem por finalidade ―definir a política nacional de arquivos públicos e
privados, bem como exercer orientação normativa visando à gestão documental e
proteção especial aos documentos de arquivos‖ (art. 1º). Entre outras
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competências do CONARQ, vale ressaltar algumas que sustentam mais
incisivamente a sua finalidade:
estabelecer diretrizes para o funcionamento do Sistema Nacional de
Arquivos, visando à gestão, à preservação e ao acesso aos documentos de
arquivo;
promover o inter-relacionamento de arquivos públicos e privados com
vistas ao intercâmbio e integração sistêmica das atividades arquivísticas;
propor ao Ministro de Estado da Justiça dispositivos legais necessários
ao aperfeiçoamento e à implementação da política nacional de arquivos
públicos e privados;
estimular programas de gestão e de preservação de documentos públicos
de âmbito federal, estadual e municipal, produzidos ou recebidos em
decorrência das funções executiva, legislativa e judiciária;
estimular a implantação de sistemas de arquivos nos Poderes Executivo,
Legislativo e Judiciário, bem como nos estados, no Distrito Federal e nos
municípios.
Vinculado ao Arquivo Nacional, o CONARQ é composto por quatorze
membros, sendo sete do Governo Federal (dois do Poder Executivo, dois do
Poder Judiciário, dois do Poder Legislativo e um do Arquivo Nacional), dois
dos arquivos públicos estaduais, dois dos arquivos públicos municipais, um da
Associação dos Arquivistas Brasileiros e dois representantes de instituições
não-governamentais que atuam na área de ensino, pesquisa, preservação ou
acesso a fontes documentais.
Não se previu, portanto, representação das universidades que oferecem
cursos de Arquivologia. Além de um órgão deliberativo, o CONARQ tem funções
executivas como órgão central do Sistema Nacional de Arquivos. Às funções
políticas são acrescidas as de caráter técnico-normativas mediante a
constituição de ―câmaras técnicas e comissões especiais com a finalidade de
elaborar estudos e normas necessárias à implementação da política nacional de
arquivos públicos e privados e ao funcionamento do SINAR‖ (art. 8º).
Ainda em fase de projeto, o Sistema Federal de Arquivos (SIFAR) tem como
órgão central e normativo, o Arquivo Nacional, sendo um subsistema do Sistema
Nacional de Arquivos ―com a finalidade de assegurar a gestão, a preservação e o
acesso às informações e aos documentos dos arquivos do Poder Executivo
Federal‖ (art. 1º). Integram o SIFAR (art. 4º), além do Arquivo Nacional:
órgãos setoriais: ―as unidades centralizadoras dos serviços arquivísticos
nos órgãos e entidades da Presidência da República, dos Ministérios,
Autarquias e Fundações, responsáveis pelo gerenciamento de atividades
de arquivos no que tange aos documentos em fase corrente e
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intermediária, bem como as atividades de controle das informações para
fins de atendimento aos usuários‖;
órgãos seccionais: ―as unidades responsáveis pelo recebimento, registro,
controle de tramitação e arquivamento dos documentos que atuem
descentralizadamente em relação ao órgão setorial, considera dos a
complexidade organizacional e o grau de autonomia do órgão ou entidade‖.
Prevê-se a integração ao SIFAR das unidades centralizadoras dos serviços
arquivísticos nas empresas públicas e sociedades de economia mista.
Após os projetos não implementados de 1962 e 1978, reorganiza-se com o
projeto de 1994 a expectativa de, finalmente, alcançar-se a organização na
totalidade (e, possivelmente, a totalidade na organização) dos arquivos da Nação,
sob a égide do Arquivo Nacional.
Entre as recomendações do Congresso aprovou-se que o ―Decreto nº 1.173, de
29 de junho de 1994, que dispõe sobre a organização e funcionamento do
Conselho Nacional de Arquivos e do Sistema Nacional de Arquivos, seja alterado
para permitir a inclusão de um representante das instituições mantenedoras de
curso superior de Arquivologia‖. O Decreto nº 1.461, de 25 de abril de 1995, veio
garantir esta representação.
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5| Gestão de Documentos: conceitos, princípios, rotinas, etc.
Desde o desenvolvimento da Arquivologia como disciplina, a partir da segunda
metade do século XIX, talvez nada tenha sido tão revolucionário quanto o
desenvolvimento da concepção teórica e dos desdobramentos práticos da gestão.
A gestão de documentos é uma operação arquivística, o processo de reduzir
seletivamente a proporções manipuláveis a massa de documentos, que é
característica da civilização moderna, de forma a conservar permanentemente os
que têm um valor cultural futuro, sem menosprezar a integridade substantiva da
massa documental para efeitos de pesquisa.
Embora sua concepção teórica e prática tenha se desenvolvido após a
Segunda Guerra Mundial, a partir dos E.U.A. e do Canadá, a gestão de
documentos teve suas raízes no final do século XIX, em função dos problemas
detectados nas administrações públicas destes dois países, referentes ao uso e
guarda da documentação.
Na primeira metade do século XX criaram-se comissões que visavam tornar
mais eficiente o uso dos documentos por parte da administração pública.
Vale ressaltar que durante esse período, as instituições arquivísticas
(públicas) caracterizavam-se pela função de órgãos estritamente de apoio à
pesquisa, comprometidas com a conservação e o acesso aos documentos
considerados de valor histórico.
Paralelamente iniciava-se a era da chamada administração "científica", que
procurava mostrar aos administradores como racionalizar o processo
administrativo, desenvolvendo suas atividades de forma menos dispendiosa,
melhor e mais rápida. A palavra-chave das administrações dos países
desenvolvidos - sobretudo gestão de documentos os E. U. A. - passou a ser
eficiência.
A aplicação dos princípios da administração científica para a solução dos
problemas documentais gerou o conjunto de princípios da gestão de documentos,
os quais resultam, sobretudo, na necessidade de se racionalizar e modernizar as
administrações. Não se tratava de uma demanda setorizada, produzida a partir
das próprias instituições arquivísticas. A gestão de documentos veio a contribuir
para as funções arquivísticas sob diversos aspectos:
• ao garantir que as políticas e atividades dos governos fossem
documentadas adequadamente;
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• ao garantir a melhor organização desses documentos, caso tivessem valor
permanente;
• ao inibir a eliminação de documentos de valor permanente;
• ao definir criteriosamente a parcela dos documentos que constituiriam o
patrimônio arquivístico do país, ou seja, 5% da massa documental produzida
(segundo a UNESCO).
No VIII Congresso Internacional de Arquivos, realizado em Washington, em
1976, gerou maior consciência em todo o governo, no caso norte-americano,
quanto ao significado dos documentos, qualquer que fosse o suporte, e as suas
necessidades de conservação.
As instituições arquivísticas públicas, particularmente os Arquivos Nacionais
dos Estados Unidos e do Canadá, adquiriram uma nova feição, assumindo também
a função de órgão de apoio à administração pública, com a competência de
orientar programas de gestão de documentos nos diversos órgãos
governamentais.
A INFORMAÇÃO ARQUIVÍSTICA
Considerando a literatura da área e as práticas desenvolvidas em alguns
países, pode-se sugerir que as políticas arquivísticas têm como pressuposto:
• o reconhecimento da informação governamental como um recurso
fundamental para o Estado e a sociedade civil;
• a informação governamental contempla a sociedade civil com o
conhecimento do Estado e da própria sociedade civil - passado e presente;
• a informação assegura transparência ao Estado, facilitando ao governo
administrar suas diversas funções sociais;
• o livre fluxo de informação entre Estado e sociedade civil é essencial para
uma sociedade democrática: cabe, assim, ao governo minimizar a carga de
demanda sobre a sociedade civil, diminuindo o custo de suas atividades de
informação e maximizando a utilização da informação governamental;
• os benefícios sociais derivados da informação governamental devem
exceder os custos públicos da informação, ainda que tais benefícios não possam
ser sempre quantificáveis;
• a gestão de documentos (correntes e intermediários) governamentais é
essencial para assegurar transparência e, em conjunto com a administração dos
arquivos permanentes, proteger os documentos históricos e assegurar direitos
legais e financeiros ao Estado e à sociedade;
• o intercâmbio transparente e eficiente da informação científica e
tecnológica, estimula a excelência na pesquisa científica e o uso efetivo dos
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recursos públicos de apoio à pesquisa e ao desenvolvimento;
• a tecnologia da informação não é um fim em si mesmo, trata-se de um
conjunto de recursos que auxilia a efetividade e eficiência das ações do governo.
PRINCÍPIOS ARQUIVÍSTICOS
A disciplina de Arquivologia engloba uma série de princípios, dentre os quais
se destacam os seguintes:
i. Principio da cumulatividade: princípio segundo o qual o arquivo é uma
formação orgânica, progressiva e natural.
ii. Princípio da organicidade: diz respeito à relação natural entre documentos
de um arquivo, em decorrência das atividades da entidade que o acumulou. Os
arquivos produzidos por entidade coletiva, pessoa jurídica ou física refletem a
estrutura e as atividades da sua entidade mantenedora no contexto da
organização dos conjuntos documentais;
iii. Princípio da pertinência: princípio segundo o qual os documentos deveriam
ser reclassificados por assunto sem ter em conta a proveniência e a classificação
original. Também chamado princípio temático;
iv. Princípio da proveniência: princípio básico da Arquivologia segundo o qual o
arquivo produzido por uma entidade coletiva, pessoa ou família não deve ser
misturado aos de outras entidades produtoras. Também chamado princípio do
respeito aos fundos;
v. Princípio da unicidade: os documentos de arquivo conservam seu caráter
único em função do contexto em que foram produzidos. Este aspecto não está
diretamente relacionado ao número de cópias produzidas, mas à função ―única‖
que os documentos executam dentro do contexto organizacional;
vi. Princípio da reversibilidade: princípio segundo o qual todo procedimento
ou tratamento empreendido em arquivos pode ser revertido, se necessário;
vii. Respeito à ordem original: Conservar a ordenação original dada na origem
do documento.
ESPÉCIE E TIPOLOGIA DOCUMENTAL
Espécie: é a denominação que se dá ao aspecto formal de um documento, as
instituições possuem diversas espécies. Exemplo: ofício, memorando, declaração,
certidão.
Tipologia documental: é a denominação que se dá quando reunimos
determinada espécie à função ou atividade que o documento irá exercer.
Logo, Tipologia Documental, como o próprio nome indica (tipo), diz respeito à
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multiplicidade da produção documental. São documentos produzidos por uma
atividade que obedece a uma função específica estando regulados por um
procedimento ou trâmite e que contenha formatos, conteúdos e suportes
semelhantes. De acordo com esta definição, de cada atividade e/ou função se
deriva uma série de documentos. Como exemplo, podemos citar: Declaração de
Imposto de Renda, Certidão de nascimento.
Portanto, por série documental tipológica entendemos o agrupamento de
espécies documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras.
A tipologia documental é hoje um dos mais instigantes e importantes temas
para uma renovação teórica da arquivística. Como indicativo dessa transformação
tem-se a própria evolução do conceito de tipo documental, anteriormente
encontrado na literatura com inúmeras variações conceituais entre diversos
autores. As definições aproximavam-se daquilo que hoje denominamos gênero,
espécie, formato, etc., ou uma mescla desses conceitos.
No entanto, os estudiosos que se preocuparam com esse tema sempre
estiveram buscando uma conceituação que definisse o documento em sua essência
arquivística, isto é, enquanto parte integrante de um conjunto de outros
documentos gerados naturalmente no exercício das mesmas atividades. A
particularidade do documento arquivístico, que é ao mesmo tempo único e
múltiplo (quando inserido na série documental), representou um desafio a ser
superado na tentativa de conceituação do tipo documental.
O texto da Prof.ª Heloísa Bellotto, publicado em 1990, pode ser considerado
um marco da literatura arquivística nacional sobre tipologia documental. Os
conceitos ali desenvolvidos são a reformulação de um texto seu anterior, de
1982, e acabaram por ser incorporados ao Dicionário de terminologia arquivística.
A definição proposta de tipo documental passa a ser, então, a espécie documental
somada à função que a produziu, criando séries tipológicas, isto é, cada tipo
documental equivale a uma série documental. Essa nova conceituação, apesar de
aparentemente modesta, é fundamental para uma renovação dos procedimentos
arquivísticos adotados no Brasil e para a solução de muitos problemas, frente aos
quais os métodos tradicionais já começavam a apresentar sinais de esgotamento.
O avanço dessa problemática - e a importância dos estudos de tipologia
documental -, pode ser notado nos arquivos municipais espanhóis que, desde
meados da década de 1980, fazem um trabalho conjunto buscando padronizar um
arranjo documental tipológico. A proposta de elaborar arranjos tipológicos
requer o estabelecimento prévio de tipologias documentais específicas a cada
modalidade de acervo, de acordo com sua própria natureza; assim, por exemplo,
os partidos e associações políticas deverão ter um instrumento metodológico
próprio, que será diferente daqueles destinados, por exemplo, à organização dos
acervos das entidades sindicais ou dos arquivos pessoais.
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A confecção de tal instrumento é complexa. Supõe uma identificação
preliminar das funções desempenhadas, principalmente no nível formal/legal,
para, a partir daí, identificar nos documentos as espécies presentes em cada
função principal, bem como determinar outras funções além do nível formal/legal;
com a conjunção desses elementos pode-se elaborar a tipologia documental e, por
extensão, séries tipológicas.
Os arquivos devem ser reveladores das atividades efetivamente
desenvolvidas pelas instituições (ou pessoas) ao longo da sua existência,
revalorizando, para isto, os elementos informais, ao lado dos normativos, como
único meio de inserir corretamente os documentos no seu contexto de produção.
Deste modo a tipologia também destaca o formato como uma solução para
explicitar sua diferença em relação às espécies documentais, já que essas
características, muitas vezes, tendem a se assemelhar, podendo causar alguma
confusão na organização arquivística. Assim, por exemplo, panfleto refere-se a
uma espécie e não a um formato.
No quadro abaixo podemos identificar as diferenças entre a Espécie e a
Tipologia Documental.
Espécie Documental Função Tipologia Documental
Ofício Inscrição em curso Ofício de solicitação
Formulário Adquirir material de
consumo
Formulário de aquisição
Ata Registrar assembleia Ata de assembleia
Contrato Contrato de prestação de
serviço
Prestação de serviço
Carta Proposta de patrocínio Carta de apresentação de proposta de
patrocínio
CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS (TEORIA DAS 3
IDADES)
Primeira Idade ou Corrente: Documentos em curso ou que sejam
frequentemente consultados, conservados nos escritórios ou nas repartições que
os receberam e os produziram ou em dependências próximas de fácil acesso
Segunda Idade, ou Intermediários: Documentos que deixam de ser
frequentemente consultados, mas cujos órgãos que os receberam ou produziram
podem ainda solicitá-los, para tratar de assunto idêntico ou de retomada de um
problema novamente focalizado. Não há necessidade de se localizarem próximos
aos escritórios e sua permanência é transitória. Em alguns países são
denominados ―Limbo‖ ou ―Purgatório‖.
Terceira Idade, ou Permanente: Documentos que perderam a sua natureza
administrativa, mas que se conservam pelo seu valor histórico ou documental, a
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fim de se conhecer o passado e sua evolução. Esses são os arquivos propriamente
ditos, pois ali serão arquivados de forma definitiva.
São classificados como permanentes os documentos:
a) que revelam a origem e constituição da organização;
b) que mostram como a organização funcionou ao longo do tempo;
c) considerados como normas e regulamentos;
d) demais documentos históricos.
EQUIPE DE TRABALHO
A gestão de documentos deve ser realizada não apenas por um grupo de
trabalho, mas por uma equipe integrada nos seus objetivos com cada componente
compreendendo claramente o seu papel e a contribuição profissional que os
outros esperam dele. Ou seja, uma equipe em que o todo é maior que a soma das
partes. Se não partirmos deste pressuposto qualquer resultado em gestão de
documentos estará, com certeza, aquém do desejável.
É importante observar que embora em cada momento prevaleçam aspectos
técnicos relativos a uma ou outra área do conhecimento, todos os profissionais
envolvidos devem participar das discussões e definições para todas as fases de
vida do documento. Por exemplo, quando se trata da produção, tramitação e uso
corrente dos documentos, podemos supor que é maior a influência do
administrador, que identifica competências, subordinações e os fluxos de
trabalho; e do técnico de informática, que propõe alternativas eletrônicas para a
produção de formulários e fluxogramas.
Mas, neste momento, é importante também a presença do documentalista, o
qual detendo noções de diplomática pode sugerir a forma e a estrutura dos
documentos. Um advogado oferece significativa contribuição para que as
normativas legais e processuais sejam atendidas. O historiador, que também
integra a equipe de gestão de documentos, participa destas definições, pois
orienta quanto ao valor histórico das informações registradas, valor este
nem sempre considerado na análise de profissionais de outras áreas.
O conservador, cuja formação está voltada para a preservação física dos
suportes da informação, propõe os cuidados necessários desde o momento da
produção do documento, tendo em vista a necessidade da sua preservação ao
longo do tempo. E o arquivista já pode elaborar métodos de arquivamento que
facilitem a recuperação das informações contidas nos documentos sobre as quais
se define a produção, o trâmite e o uso.
A avaliação constitui uma etapa essencial da gestão de documentos. É a fase
em que se define a eliminação ou a guarda, temporária ou permanente, de um
documento. É o momento em que também, mais do que em qualquer outro, deve
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ser levada em conta a formação multidisciplinar da equipe. Toda e qualquer
observação de um componente da equipe merece respeito e atenção dos demais.
Uma avaliação documental inadequada, por menor que seja, pode causar prejuízos
administrativos, financeiros e histórico-culturais e, sob determinadas
circunstâncias, irreparáveis. Desta forma, a equipe de gestão de documentos
pode e deve contar, na fase da avaliação documental, com outros profissionais
especializados nos assuntos pertinentes.
Outro aspecto fundamental para o adequado desenvolvimento da gestão de
documentos é a noção, por parte de todos os profissionais envolvidos na gestão,
do ciclo vital dos documentos, ainda que cada um deles atue somente numa fase
do ciclo vital.
O arquivo intermediário da empresa, que guarda os documentos que já não
são de uso corrente nos setores, mas que por motivos de ordem legal ou
administrativa ainda são preservados, recebe a documentação conforme as
normas estabelecidas pela gestão, dentro dos prazos previstos na tabela de
temporalidade de documentos e de acordo com os procedimentos de
transferência: cronograma, acondicionamento, descrição e relação dos
documentos a serem transferidos.
Este conjunto de orientações só pode ser definido por uma consonância entre
os setores produtores/acumuladores e a administração do arquivo intermediário.
A construção deste elo, na verdade um feixe de relações que primordialmente
devem ser institucionais e administrativas, mas que não perdem a sua dimensão
humana e pessoal, se faz por meio da equipe de gestão.
O acervo de valor histórico, a ser guardado no arquivo permanente, também é
fruto das elaborações técnicas da gestão de documentos. Como vimos acima, o
historiador deve fazer parte de uma equipe de gestão, sobretudo nas
instituições públicas. Sua função é garantir que documentos de valor histórico,
alguns imbuídos deste valor já na sua produção, outros que o adquirem ao longo
de sua existência, após cumprirem os prazos de guarda no arquivo corrente elou
intermediário, sejam recolhidos ao arquivo permanente, permitindo ao arquivo o
cumprimento de sua função de preservação da memória documental da instituição
à qual pertence.
Nesta tarefa o relacionamento com o responsável pelo arquivo permanente
que, no Brasil, em geral é um historiador deve ser constante, pois este
supostamente tem a experiência das demandas atuais no campo da pesquisa
histórico-social e, especificamente, dos documentos ou assuntos pesquisados no
acervo sob seus cuidados. Faz-se necessário também uma constante atualização
destes profissionais para que o avanço dos métodos e o surgimento de novos
objetos do conhecimento histórico sejam incorporados nos pressupostos de seu
trabalho.
P á g i n a | 64
A gestão de documentos ainda se relaciona internamente com a área de
conservação, pois muitas das definições da gestão são o ponto de partida para o
desenvolvimento do trabalho de conservação, que irá hierarquizar suas
prioridades de acordo com o suporte da informação, o seu volume físico e o
tempo de guarda dos documentos. Portanto, as estratégias da conservação se dão
a partir e em conjunto com o trabalho da gestão.
Além das unidades internas ao arquivo com as quais se relaciona, uma equipe
de gestão de documentos interage constantemente com os diversos setores
produtores/acumuladores de documentos. A qualidade desta relação com a
estrutura da empresa é essencial para o bom desempenho da gestão. Ela inicia-se
com a sensibilização dos dirigentes para os benefícios da gestão: agilidade na
recuperação das informações; racionalização da massa documental; economia de
espaços físicos destinados à guarda de documentos e redução dos custos
operacionais demonstrando os ganhos financeiros, funcionais, ambientais e na
melhoria da imagem institucional.
Uma vez implementada a gestão de documentos, a estratégia a ser seguida é
a disseminação dos seus objetivos para os diferentes níveis hierárquicos e das
vantagens para todos da aplicação dos princípios arquivísticos no trato das
informações registradas.
A maior dificuldade no decorrer do processo de implantação da gestão de
documentos se encontra na resistência às mudanças, nos hábitos arraigados, cuja
justificativa se perdeu no tempo.
Considere-se ainda que, no campo específico da gestão, freqüentemente o
domínio físico de um conjunto de documentos ou o domínio de informações que
permitam a sua localização no caos dos "arquivos", geram ou são usados nas
disputas de poder interno na empresa. Neste momento, outras qualidades, além
da formação técnica dos profissionais da equipe de gestão, devem se fazer
presente: a paciência e a percepção das relações interpessoais e da assimilação
ou não das políticas administrativas pelo conjunto dos funcionários.
A GESTÃO DE DOCUMENTOS SEGUNDO A
LEGISLAÇÃO BRASILEIRA
A Lei Federal 8.159, de 8 de Janeiro de 1991 conceitua ―gestão de
documentos‖:
Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos
e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso,
avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a
sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Devem ser criados apenas documentos essenciais à administração da
instituição e evitadas duplicações e emissão de vias desnecessárias.
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A tramitação e utilização de documentos consistem nas atividades de
protocolo (recebimento, classificação, registro, distribuição, tramitação);
expedição; organização e arquivamento de documentos em fase corrente e
intermediária; elaboração de normas de acesso à documentação (empréstimos e
consultas).
A avaliação (com vistas à destinação) se desenvolve mediante análise dos
documentos acumulados nos arquivos com a finalidade de estabelecer seus prazos
de guarda, determinando quais serão objeto de arquivamento permanente e quais
deverão ser eliminados por terem perdido seu valor de prova e de informação
para a instituição e para terceiros.
ETAPAS DE ARQUIVAMENTO
São as seguintes as fases de arquivamento: inspeção, estudo, classificação,
codificação, ordenação e guarda dos documentos.
Inspeção
Consiste no exame, por intermédio da leitura, do documento para verificar se
o mesmo se destina ao arquivamento.
Estudo
Consiste na leitura cuidadosa de cada documento para verificar a entrada que
lhe deverá ser atribuída, a existência de antecedentes, bem como a necessidade
de serem feitas referências cruzadas.
Classificação
Consiste na determinação da entrada e das referências cruzadas que lhe
serão atribuídas através de um processo interpretativo.
Codificação
Consiste na aposição dos símbolos correspondentes ao método de
arquivamento adotado.
Ordenação
É o agrupamento dos documentos de acordo com a classificação e codificação
adotadas. Sua finalidade é agilizar o arquivamento e racionalizar o trabalho.
Guarda dos documentos
É o arquivamento propriamente dito.
EMPRÉSTIMO E CONSULTA
Documentos de arquivo só podem ser consultados ou cedidos, por
empréstimo, aos órgãos que os receberam ou produziram, aos órgãos
encarregados das atividades a que se referem os documentos e às autoridades
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superiores, na mesma linha hierárquica.
Quanto aos prazos para empréstimo de dossiês, sugere-se que devam estar
compreendidos numa faixa de dez dias, podendo ser renovados mediante sua
apresentação no Arquivo. Deverá ser utilizada a guia-fora, que ficará no lugar da
pasta juntamente com o Recibo de Dossiê. Este deve conter os seguintes dados:
data da retirada, nome de quem retirou e sua unidade administrativa, índice
da pasta, assinatura de quem retirou e do arquivista responsável pelo
empréstimo.
Para facilitar sua cobrança, deve ser instituído o fichário de lembretes ou vigilância contínua ou follow-up para controle de prazos, que poderá ser
organizado em diversas modalidades.
Para informações adicionais, consultar Resolução nº 14 do CONARQ.
ANÁLISE, AVALIAÇÃO, SELEÇÃO E ELIMINAÇÃO
O governo não pode conservar todos os documentos produzidos em
conseqüência de suas múltiplas atividades. Torna-se impossível prover espaço
para armazená-los, bem como pessoal para cuidar dos mesmos. O custo da
manutenção de tais papéis vai além das posses da mais rica nação. Além disso, os
documentos devem ser reduzidos em quantidade para que sejam úteis à pesquisa
erudita.
O destino de um documento pode ser a transferência para um depósito de
armazenamento temporário (record center) ou para um arquivo de preservação
em caráter permanente, redução de seu volume por meio de microfotografia ou
simplesmente a destruição imediata.
A eficiência de um programa de destinação de documentos deve ser julgada
tão-somente pela exatidão de suas determinações. A transferência para um
depósito temporário presume valor para um futuro uso administrativo, legal ou
fiscal; o recolhimento para um arquivo de custódia permanente, o valor para
pesquisa ou valor permanente para outros fins. A microfilmagem, dado o seu alto
custo, só é proposta quando os documentos têm valor primário ou secundário que
justifique a despesa. E, é lógico, faz-se mister um julgamento de valor sempre
que se pretender destruir documentos. Para maiores informações vide art. 1º, §
2º e art 2º da Lei 5.433/68.
Um instrumento de destinação pode servir a vários fins. Podem visar tão-
somente à identificação de corpos de documentos acumulados num órgão do
governo e que precisam ser descartados imediatamente ou dentro de
determinado prazo. Um documento preparado com esse objetivo chama-se “lista
de descarte” ou “lista de eliminação”. Essas tabelas normalmente são aplicadas
a documentos de tipo rotineiro e devem descrever os documentos de forma a
facilitar a eliminação dos mesmos. O teste de eficiência de uma tabela decorre
P á g i n a | 67
da possibilidade de os documentos nela incluídos serem removidos e eliminados no
fim dos períodos de retenção recomendados. A remoção ordenada e o descarte
de grande quantidade de papéis inúteis dos arquivos correntes baseiam-se em
tabelas de descarte. São, pois, um importante instrumento de administração.
Um instrumento de destinação pode também ter o complexo objetivo de
identificar tipos rotineiros de documentos cujo descarte futuro possa ser
realizado a intervalos determinados. Um documento feito com esse objetivo
chama-se “tabela de descarte”.
Podem ainda ter o complexo objetivo de identificar todos os corpos de
documentos de um órgão e indicar o destino que se deva dar a cada um deles,
seja a eliminação, seja a transferência para um arquivo de custódia permanente.
Um documento que englobe todos os documentos dessa forma chama-se “plano
de destinação” ou “tabela de temporalidade”. Todos esses instrumentos de
destinação são atos normativos.
Uma vez determinada a eliminação de documentos, devem ser preparados os
termos de eliminação correspondentes, os quais devem conter, de forma sucinta,
a identificação dos conjuntos documentais, datas abrangentes, natureza dos
documentos e quantidade, bem como a indicação do instrumento de destinação
que autoriza a destruição.
Os documentos devem ser classificados corretamente para uso corrente,
como uma preliminar para a sua exata identificação nos instrumentos de
destinação. Devem ser classificados e arquivados de tal modo que possam ser
prontamente removidos para serem destruídos depois de terem servido ao uso
corrente. A triagem ou escolha das pastas, quer sejam arranjadas segundo um
sistema de registro ou por um sistema de arquivamento americano, é um processo
de alto custo. De fato, a triagem dificilmente se justifica do ponto de vista
econômico, a menos que uma boa parte dos documentos que estão sendo
examinados possa ser separada para descarte. A classificação, portanto, tem
estreita ligação com as práticas de destinação.
Os documentos devem ser classificados visando, em primeiro lugar, a
facilitar o seu uso em atividades correntes, e somente como finalidade
secundária a facilitar a sua remoção e descarte. Contudo, se os documentos
forem devidamente classificados em relação à função, podem, em geral, ser
eliminados segunda esta, pois muito do valor daqueles deriva de sua relação com a
própria função. As decisões para se destruir documentos devem ser finais e
irrevogáveis.
Salvo em circunstâncias excepcionais, os documentos não devem ser
conservados temporariamente ou microfilmados a fim de adiar a necessidade de
julgar sobre sua inutilidade ou de fundamentar uma opinião mediante verificação
de falta de uso dos mesmos. Os documentos selecionados para eliminação
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normalmente são vendidos como papel velho, podendo, porém, ser eliminados por
qualquer outro meio: fragmentação, maceração etc. A incineração – processo
condenado –, quer pelo aumento do índice de poluição que provoca, quer pela
impossibilidade de reciclagem do papel, não deve ser adotada. Quando se faz um
contrato para venda desses papeis, deve-se incluir uma cláusula proibindo a sua
revenda como documento. A maceração ou qualquer outro tratamento é sempre
aconselhável quando se tratar de documentos confidenciais.
VALOR DOS DOCUMENTOS
Em relação ao seu valor, os documentos podem ser:
Permanentes vitais -> aqueles que devem ser conservados indefinidamente
por serem de importância vital para a organização.
Permanentes -> são os que, pela informação que contêm, devem ser
conservados indefinidamente.
Temporários –> quando se pode determinar um prazo ou determinada data em
que cessa o valor do documento.
DISTINÇÃO ENTRE VALORES PRIMÁRIOS E SECUNDÁRIOS
Os valores inerentes aos documentos públicos são de duas categorias: valores
primários, para a própria entidade onde se originaram os documentos, e valores
secundários, para outras entidades e utilizadores privados.
DISTINÇÃO ENTRE VALORES PROBATÓRIOS E INFORMATIVOS
Pode-se determinar mais facilmente os valores secundários de documentos
oficiais se os analisarmos em relação a dois aspectos: a) a prova que contêm da
organização e do funcionamento do órgão governamental que os produziu, ou seja,
todos os documentos essenciais relativos à origem, ao desenvolvimento e ao
funcionamento de um órgão – documentos probatórios ou demonstrativos, que
contêm o testemunho da existência e das atividades do órgão; e b) a
informação que contêm sobre pessoas, entidades, coisas, problemas, condições
etc. com que o órgão governamental haja tratado.
Os valores inerentes aos documentos decorrentes da prova que contêm da
organização e funções serão chamados de valores probatórios. Os valores
inerentes aos documentos devido à informação que contêm serão chamados de
valores “informativos”. A informação pode relacionar-se, de modo geral, a
pessoas (físicas e jurídicas), coisas ou fenômenos, sabendo-se que os dois tipos
de valores não se excluem mutuamente.
Valores probatórios
Um governo responsável deve preservar um mínimo de provas de como era a
sua organização e de como funcionava, em todos os seus numerosos e complexos
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setores. Todos os arquivistas admitem que o mínimo a ser guardado são os
documentos sobre a organização e o funcionamento. Mediante uma seleção
criteriosa de vários grupos e séries, um arquivista pode reunir, em um corpo de
documentos relativamente pequeno, todos os fatos de importância sobre a
existência de um órgão. Para efeito probatório deve-se procurar responder as
seguintes perguntas: ―o que era o negócio?‖, ―como era conduzido, por quem e
com que resultados?‖.
As estimativas de valores probatórios devem ser feitas com base no
conhecimento completo da documentação do órgão; não devem ser feitas
tomando-se por base parte da documentação e não importa quão bem concebido e
bem executado seja um programa histórico; jamais poderá produzir trabalhos
que sirvam como substitutivos dos documentos originais.
Outro ponto importante a ser considerado é o de que se os documentos visam
a servir como prova da organização e função, há que ser mantido o arranjo que
lhes foi dado pelas unidades administrativas que os criaram; não se deve
reorganizá-los pelos assuntos ou por outro princípio qualquer.
Valores Informativos
Os valores informativos derivam da informação contida nos documentos
oficiais relativa aos assuntos de que tratam as repartições públicas e não da
informação ali existente sobre as próprias repartições. A maioria dos
documentos oficiais modernos preservados em arquivos de custódia é valiosa,
menos pela prova que oferecem da ação do governo, do que pela informação que
apresentam sobre pessoas determinadas, situações, eventos, condições,
problemas, coisas e propriedades que deram origem a competente ação.
Na apreciação do valor informativo existente nos documentos oficiais o
arquivista não leva em consideração a origem dos documentos – que órgão os
produziu, ou de que atividades resultaram. O interesse aqui reside na informação
que contêm. Há alguns testes pelos quais se pode julgar dos valores informativos
dos documentos oficiais. São eles: a) unicidade; b) forma; e c) importância.
Unicidade
Ao aplicar o teste o arquivista deve levar em conta tanto a unicidade da
informação, quanto a unicidade dos documentos que contêm a informação. O
termo ―unicidade‖, aplicado à informação, significa que a informação contida em
determinados documentos oficiais não será encontrada em outras fontes
documentárias de forma tão completa e utilizável. A informação é obviamente
única se não pode ser encontrada em outro lugar. Para determinar se um
corpo de documentos é a única boa fonte de informação sobre um dado
assunto, é preciso ser um verdadeiro perito no mesmo.
O arquivista alemão Meissner formulou a máxima ―a idade avançada deve
ser respeitada‖ nos documentos. Os arquivistas de diversos países
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estabeleceram datas-limite antes das quais propõem que todos os documentos
sejam conservados. Na Alemanha é o ano de 1700; na Inglaterra, 1750; na
França, 1830; e na Itália, 1861. A data italiana corresponde aproximadamente,
por coincidência histórica, à adotada pelo Arquivo Nacional dos Estados Unidos,
onde se preservam quase todos os documentos ainda existentes criados antes da
Guerra Civil, iniciada em 1861.
Forma
Ao aplicar o teste forma, o arquivista deve novamente levar em conta: a) a
forma da informação nos documentos, e b) a forma dos documentos.
A informação pode ser concentrada em documentos no sentido de que: a) uns
poucos fatos são apresentados em dado documento sobre muitas pessoas,
coisas ou fenômenos (informação extensa); b) muitos fatos são apresentados
sobre algumas pessoas, coisas ou fenômenos (informação intensa); ou c) muitos
fatos são apresentados sobre matérias diversas – pessoas coisas e fenômenos
(informação diversa). Em geral, os documentos que representam concentração de
informação são os que mais se prestam à preservação arquivística, pois os
arquivos quase sempre têm problemas de espaço para a guarda de documentos.
O termo forma aplicado aos documentos e não à informação neles contida
refere-se à condição física dos documentos oficiais. A condição física é
importante, pois, se os documentos vão ser preservados num arquivo, devem
apresentar-se de forma que possibilitem a outros, que não os próprios criadores,
usá-los sem dificuldade e sem recorrer a dispendiosos equipamentos mecânicos
ou eletrônicos.
Importância
O arquivista presume que sua primeira obrigação é a de conservar a
documentação que contenha informação que satisfará às necessidades do próprio
governo, e depois disso, por mais indefinidas que sejam, as dos pesquisadores e
do público em geral. Antes de aplicar o teste da importância, o arquivista deve
estar certo de que os documentos satisfazem os testes de unicidade e forma. O
teste de importância relaciona-se a fatores imponderáveis – a matérias que não
podem ser avaliadas com real certeza. Os testes de unicidade e forma, ao
contrário, referem-se a fatores ponderáveis – a assuntos que são passíveis de
ser avaliados na base de fatos que não deixam dúvidas.
DOCUMENTOS RELATIVOS A PESSOAS - SELEÇÃO
ESPECIAL E AMOSTRA ESTATÍSTICA
Na seleção de documentos, tendo em vista a informação que contêm sobre
pessoas, dois critérios são possíveis. O primeiro é selecionar aqueles que
representam concentrações de informações, tais como formulários de
recenseamentos cujos documentos de per si fornecem informação extensa,
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intensa ou diversa, em forma concentrada. O segundo é selecionar um certo
número de documentos ou pastas que sejam representativos ou ilustrativos do
todo, ou que sejam suficientes para esclarecer os fenômenos investigados.
Na última alternativa, isto é, naquela de selecionar, para retenção, um número
limitado de processos sobre indivíduos, dois princípios podem ser adotados: a) o
de seleção especial; e b) o de amostra estatística.
DOCUMENTOS RELATIVOS A COISAS
No estudo dos documentos sobre coisas, os valores a serem considerados são
os que derivam da informação que contêm ore as próprias coisas e não da
informação sobre o que acontece às coisas. Entre as coisas, o ser humano se
preocupa, fundamentalmente, com a terra na qual vive.
DOCUMENTOS RELATIVOS A FENÔMENOS
O termo fenômeno refere-se aqui ao que ocorre com pessoas ou coisas. Se os
fenômenos são antigos, interessam principalmente aos historiadores; se novos,
aos sociólogos, economistas ou estudiosos de administração. Um arquivista, não
importa qual seja sua experiência, ordinariamente apreciará os documentos
principalmente por seu valor ou interesse histórico. A maioria dos arquivistas
tende a preservar todos os documentos que se referem de maneira significativa
a pessoas, episódios ou acontecimentos importantes.
Quanto a documentos mais recentes sobre assuntos sociais e econômicos,
deve-se aplicar o princípio da seleção especial. Esse princípio significa,
simplesmente, que alguns documentos são selecionados para preservação, porque
contêm dados que são representativos ou ilustrativos do todo, porque tratam de
um acontecimento ou ação importante ou significativa, ou porque contêm dados
considerados próprios para um estudo de condições sociais e econômicas
específicas. É bom distinguir-se imediatamente esse princípio do princípio de
amostragem estatística. Este último, adotado no início do século XX, requer um
conhecimento do método que o arquivista, em geral, não possui. As técnicas de
coleta, classificação e análise estatística, de correlação de dados, cômputo de
médias e probabilidades, previsões, curvas e compilação de números-índices são
técnicas altamente especializadas, parte de uma disciplina distinta.
CONCLUSÕES
A avaliação de documentos não deve se basear em intuição ou em suposições
arbitrárias de valor. Deve ser, ao contrário, baseada na análise total da
documentação relativa ao assunto a que se referem os documentos em questão. A
análise é a essência da avaliação arquivística. Ao mesmo tempo em que aquilata os
valores probatórios dos documentos, o arquivista deve levar em conta o conjunto
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da documentação do órgão que os produziu. Igualmente, ao apreciar os valores
informativos dos documentos, o arquivista deve levar em consideração a
documentação total em conexão com o assunto a que se refere a informação.
Deve determinar se aquele grupo de documentos em questão contém informação
única e se apresenta uma forma que o torne útil como uma fonte de informação, e
só depois de feito isto deverá entrar no reino do imponderável.
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6| Gestão de Documentos: operações pela preservação da informação
MICROFILMAGEM
Os objetivos da microfilmagem de documentos são, em geral, dois:
a) reduzir o seu volume;
b) garantir a sua durabilidade.
Qualquer determinação para microfilmar documentos deve ser baseada nos
seguintes princípios: os documentos devem apresentar valor que justifique o
custo dessa operação; o processo de microfilmagem é de alto custo, devendo-se,
por isso, sopesar esse custo contra o da preservação dos documentos na forma
original; e os documentos a serem microfilmados devem ter características
físicas que se prestem à filmagem. No Brasil, a Lei 5.433/68 regula a matéria.
O estudo da microfilmagem iniciou-se em 1835 com a reprodução de
diminutas imagens fotográficas. Entretanto a sua utilização como vemos hoje se
deu em 1906 quando livros e documentos foram reduzidos a pequenas dimensões
visando sua utilização em pesquisas.
Entende-se por microfilmagem de substituição a que incide sobre
documentos de guarda temporária, com vistas ao aproveitamento de espaço.
As microformas podem apresentar-se em três modos: filme, jaqueta ou
microficha.
FILME (ROLO)
É a forma de saída natural do processo de microfilmagem dos documentos.
São gerados um filme original (sais de prata) para acondicionamento no arquivo
de segurança e uma cópia (diazo) para consulta. Um filme tem a capacidade de
armazenar mais ou menos 2.400 documentos de formato A4. No filme esses
documentos são chamados de fotogramas.
JAQUETA
A sua impressão segue os mesmos procedimentos da forma anterior. Também
são gerados dois filmes: um para guarda no arquivo de segurança e outro para
consulta. Entretanto, esse segundo formato passa por novos procedimentos: seus
fotogramas são recortados e inseridos em jaquetas. Utiliza-se o arquivamento
em jaquetas nos documentos que formam dossiês e que necessitam ser
constantemente atualizados e consultados, exigindo, assim, a proximidade das
informações. Como esse processo é mais trabalhoso, somente uma pequena parte
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da documentação de uma empresa encontra-se nesse suporte.
MICROFICHAS
Podem ser emitidas pelo sistema comum de microfilmagem ou através do
sistema COM – Computer Output Microfilm, ou seja, saída direta do computador
para a microficha, através da fita spool, sem passar pelo papel. Não é mais
necessária a impressão de quilômetros de formulários contínuos. Sua capacidade
de armazenamento é de até 420 fotogramas. As microfichas são usadas em
arquivos que sejam bastante utilizados devido à facilidade de seu manuseio. Os
equipamentos para a leitura das microformas podem ser simples – unicamente
para a leitura – ou conjugados (leitoras/ copiadoras) – para a leitura e cópia em
papel.
TECNOLOGIA DA INFORMAÇÃO
Os avanços tecnológicos, ao lado das vantagens que oferecem, apresentam
alguns problemas que merecem reflexão e exigem soluções dentro de curto
espaço de tempo: falta de respaldo legal, no Brasil, que assegure o valor
probatório dos registros contidos em suportes informáticos; baixa durabilidade
dos materiais empregados, tornando necessária a transferência periódica das
informações para outros suportes; obsolescência, em prazos de quatro a cinco
anos, dos equipamentos necessários à leitura das informações armazenadas; falta
de padronização na fabricação de equipamentos e suportes.
TRANSFERÊNCIA E RECOLHIMENTO
Transferência e recolhimento são definidos respectivamente no art. 1º, § 1º
e art 1º, § 2º da Resolução nº 2 do CONARQ. Transferência e recolhimento são
feitos em razão da freqüência de uso e não do valor do documento. A
transferência dos documentos do arquivo corrente para o intermediário e o
recolhimento para o permanente objetivam racionalizar os trabalhos – facilita o
arquivamento e a localização de documentos, pois libera espaço e economiza
recursos materiais, lembrando que o arquivo intermediário deverá ser
subordinado técnica e administrativamente ao arquivo permanente.
As transferências para centros de depósito de armazenamento temporário.
atendem, no mínimo, a três necessidades bem definidas: a) servem para
acomodar certos tipos de documentos que se acumulam regularmente nas
repartições do governo e que devem ser conservados durante longos períodos de
tempo; b) servem para acomodar acumulações especiais de documentos de órgãos
extintos ou de determinadas atividades; e c) servem como um lugar onde se
concentram todos os acúmulos de documentos – regulares ou especiais, de valor e
sem valor – ao se iniciar um programa de administração de documentos ou
arquivístico. Essas transferências também ocorrem para áreas de custo
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reduzido, contribuindo para a economia do sistema, que é sua finalidade
primordial. A maior desvantagem de um plano de depósito tipo ―limbo‖, reside no
incentivo que dá às instituições para protelar o exame de seus documentos. Esses
centros não devem ser normalmente usados para armazenar documentos cujo
destino os funcionários não possam decidir de imediato.
Sempre que se transferem documentos do tipo não-rotineiro para centros
intermediários, faz-se mister obter informações precisas e completas sobre as
origens administrativas e o significado funcional dos mesmos, a fim de facilitar
sua avaliação. Conquanto tais informações sejam muito úteis na avaliação, as
descrições, por escrito, de documentos, raramente são um bom substituto para a
informação que pode ser prestada oralmente por aqueles que os criaram. É
importante lembrar que os documentos transferidos a um depósito intermediário
conservam a classificação que lhes foi dada nos arquivos correntes.
Quanto aos arquivos de custódia, deve-se observar alguns preceitos básicos:
primeiro, que um arquivo permanente não deve aceitar documentos que possam
demandar empréstimos freqüentes à repartição de origem, embora um centro
intermediário possa tomar tais encargos.; segundo devem ser documentos com
valor secundário evidente que justifique sua retenção permanente; terceiro, os
corpos dos documentos transferidos para um arquivo devem ser unidades
completas e lógicas, acompanhadas dos índices que lhe sejam pertinentes, devem
estar em boa ordem e, tanto quanto possível, destituídos de peças sem valor
que com eles possam ter sido arquivados. E por último, um arquivo de custódia
não deve recolher documentos a cujo uso se imponham restrições consideradas
descabidas e contrárias ao interesse público.
TIPOS DE TRANSFERÊNCIA
Até a primeira metade do século XX a tradição arquivística clássica
considerava apenas duas idades dos arquivos: a administrativa e a histórica. Os
documentos passavam diretamente de um a outro estágio, não sendo prevista
nenhuma fase de transição. Com o aumento da massa documental, surgiu a
teoria da “idade intermediária” e com ela a noção de depósitos intermediários,
cujo acervo é constituído de papéis que não estão mais em uso corrente. Os
arquivos intermediários tornaram-se uma necessidade reconhecida por
administradores e arquivistas. Sua função principal consiste em proceder a um
arquivamento transitório, isto é, em assegurar a preservação de documentos que
não são mais movimentados, utilizados pela administração e que devem ser
guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos
estabelecidos elas comissões de análise ou, em alguns casos, por um processo de
triagem que decidirá pela eliminação ou arquivamento definitivo, para fins de
prova ou de pesquisa.
Há dois tipos básicos de transferência: permanente e periódica.
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permanente é a que se processa em intervalos irregulares e exige, quase sempre,
que se indique em cada documento a data em que deverá ser transferido. Só é
aplicada em casos especiais. Periódica é a remoção de documentos, em
intervalos determinados. Ela pode ser efetuada em uma etapa, em duas etapas,
e ainda dentro de um período determinado, sendo esta última conhecida como
periódica de mínimo e máximo.
Na transferência periódica em uma etapa, os documentos julgados de valor
são recolhidos diretamente do arquivo corrente para o arquivo permanente.
Neste caso, não há arquivo intermediário e a transferência recebe o nome de
recolhimento. Na transferência periódica em duas etapas – também conhecida
por dupla capacidade, transferência múltipla ou método do ciclo – os
documentos são transferidos para o arquivo intermediário, onde permanecem
durante determinado período e, posteriormente, se julgados de valor, são
recolhidos em caráter definitivo para o arquivo permanente.
É normalmente nessa fase (transferência) que se promove a desinfestação e
a restauração dos documentos.
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7| Temporalidade e Destinação de Documentos de Arquivo Relativos às Atividades-Meio da Administração Pública
INTRODUÇÃO
A avaliação constitui-se em atividade essencial do ciclo de vida documental
arquivístico, na medida em que define quais documentos serão preservados para
fins administrativos ou de pesquisa e em que momento poderão ser eliminados ou
destinados aos arquivos intermediário e permanente, segundo o valor e o
potencial de uso que apresentam para a administração que os gerou e para a
sociedade.
Os primeiros atos legais destinados a disciplinar a avaliação de documentos
no serviço público datam do final do século passado, em países da Europa, nos
Estados Unidos e no Canadá. No Brasil, a preocupação com a avaliação de
documentos públicos não é recente, mas o primeiro passo para sua
regulamentação ocorreu efetivamente com a Lei Federal nº 8.159, de 8 de
janeiro de 1991, que em seu artigo 9º dispõe que ―a eliminação de documentos
produzidos por instituições públicas e de caráter público será realizada mediante
autorização de instituição arquivística pública, na sua específica esfera de
competência‖.
Estudos vêm sendo realizados, no setor público e privado, com o objetivo de
estabelecer critérios e parâmetros para a avaliação documental, já desde a
década de 1970. O Arquivo Nacional publicou em 1985 manual técnico sob o título
Orientação para avaliação e arquivamento intermediário em arquivos públicos, do
qual constam diretrizes gerais para a realização da avaliação e para a elaboração
de tabelas de temporalidade. Em 1986, iniciaram-se as primeiras atividades de
avaliação dos acervos de caráter intermediário sob a guarda da então Divisão de
Pré-Arquivo do Arquivo Nacional, desta vez com a preocupação de estabelecer
prazos de guarda com vista à eliminação e, conseqüentemente, à redução do
volume documental e racionalização do espaço físico.
A metodologia adotada à época envolveu pesquisas na legislação que regula a
prescrição de documentos administrativos, e entrevistas com historiadores e
servidores responsáveis pela execução das atividades nos órgãos públicos, que
forneceram as informações relativas aos valores primário e secundário dos
documentos, isto é, ao seu potencial de uso para fins administrativos e de
pesquisa, respectivamente. Concluídos os trabalhos, ainda que restrito à
documentação já depositada no arquivo intermediário do Arquivo Nacional, foi
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constituída, em 1993, uma Comissão Interna de Avaliação que referendou os
prazos de guarda e destinação propostos.
Com o objetivo de elaborar uma Tabela de Temporalidade Documental – TTD,
da então Secretaria de Planejamento, Orçamento e Coordenação (SEPLAN), foi
criado, em 1993, um grupo de trabalho composto por técnicos do Arquivo
Nacional e daquela secretaria, cujos resultados, relativos às atividades-meio,
serviriam de subsídio ao estabelecimento de prazos de guarda e destinação para
os documentos da administração pública federal. A tabela, elaborada com base
nas experiências já desenvolvidas pelos dois órgãos, foi encaminhada, em 1994, à
Direção Geral do Arquivo Nacional para aprovação.
Com a instalação do Conselho Nacional de Arquivos (Conarq), em novembro de
1994, foi criada, dentre outras, a Câmara Técnica de Avaliação de Documentos
(Ctad) para dar suporte às atividades do conselho. Sua primeira tarefa foi
analisar e discutir a TTD elaborada pelo grupo de trabalho Arquivo
Nacional/SEPLAN, com o objetivo de torná-la aplicável também aos documentos
produzidos pelos órgãos públicos nas esferas estadual e municipal, servindo como
orientação a todos os órgãos participantes do Sistema Nacional de Arquivos
(Sinar).
O modelo ora apresentado constitui-se em instrumento básico para
elaboração de tabelas referentes às atividades-meio do serviço público, podendo
ser adaptado de acordo com os conjuntos documentais produzidos e recebidos.
Vale ressaltar que a aplicação da tabela deverá estar condicionada à aprovação
por instituição arquivística pública na sua específica esfera de competência.
A tabela de temporalidade documental deverá contemplar as atividades-meio
e atividades-fim de cada órgão público. Desta forma, caberá aos mesmos definir
a temporalidade e destinação dos documentos relativos às suas atividades
específicas, complementando a tabela básica aqui apresentada. Posteriormente,
esta deverá ser encaminhada à instituição arquivística pública para aprovação e
divulgação, por meio de ato legal que lhe confira legitimidade.
CONFIGURAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE
DOCUMENTAL - TTD
A Tabela de Temporalidade Documental é um instrumento arquivístico
resultante de avaliação, que tem por objetivos definir prazos de guarda e
destinação de documentos, com vista a garantir o acesso à informação a quantos
dela necessitem. Sua estrutura básica deve necessariamente contemplar os
conjuntos documentais produzidos e recebidos por uma instituição no exercício
de suas atividades, os prazos de guarda nas fases corrente e intermediária, a
destinação final – eliminação ou guarda permanente – além de um campo para
observações necessárias à sua compreensão e aplicação.
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Apresentam-se a seguir diretrizes para a correta utilização do instrumento:
1. Assunto
Neste campo são apresentados os conjuntos documentais produzidos e
recebidos, hierarquicamente distribuídos de acordo com as funções e atividades
desempenhadas pela instituição. Para possibilitar melhor identificação do
conteúdo da informação, foram empregadas funções, atividades, espécies e tipos
documentais, genericamente denominados assuntos, agrupados segundo um código
de classificação, cujos conjuntos constituem o referencial para o arquivamento
dos documentos.
Como instrumento auxiliar, pode ser utilizado o índice, que contém os
conjuntos documentais ordenados alfabeticamente para agilizar a sua localização
na tabela.
2. Prazos de guarda
Referem-se ao tempo necessário para arquivamento dos documentos nas
fases corrente e intermediária, visando atender exclusivamente às necessidades
da administração que os gerou, mencionado, preferencialmente, em anos.
Excepcionalmente, pode ser expresso a partir de uma ação concreta que deverá
necessariamente ocorrer em relação a um determinado conjunto documental.
Entretanto, deve ser objetivo e direto na definição da ação – exemplos: até
aprovação das contas; até homologação da aposentadoria; e até quitação da
dívida.
O prazo estabelecido para a fase corrente relaciona-se ao período em que o
documento é freqüentemente consultado, exigindo sua permanência junto às
unidades organizacionais. A fase intermediária relaciona-se ao período em que o
documento ainda é necessário à administração, porém com menor freqüência de
uso, podendo ser transferido para depósito em outro local, embora à disposição
desta.
A realidade arquivística no Brasil aponta para variadas formas de
concentração dos arquivos, seja ao nível da administração (fases corrente e
intermediária), seja no âmbito dos arquivos públicos (permanentes ou históricos).
Assim, a distribuição dos prazos de guarda nas fases corrente e intermediária
foi definida a partir das seguintes variáveis:
I – Órgãos que possuem arquivo central e contam com serviços de
arquivamento intermediário: Para os órgãos federais, estaduais e municipais que
se enquadram nesta variável, há necessidade de redistribuição dos prazos,
considerando-se as características de cada fase, desde que o prazo total de
guarda não seja alterado, de forma a contemplar os seguintes setores
arquivísticos:
- arquivo setorial (fase corrente, que corresponde ao arquivo da unidade
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organizacional);
- arquivo central (fase intermediária I, que corresponde ao setor de
arquivo geral/central da instituição);
- arquivo intermediário (fase intermediária II, que corresponde ao
depósito de arquivamento intermediário, geralmente subordinado à instituição
arquivística pública nas esferas federal, estadual e municipal).
II – Órgãos que possuem arquivo central e não contam com serviços de
arquivamento intermediário: Nos órgãos situados nesta variável, as unidades
organizacionais são responsáveis pelo arquivamento corrente e o arquivo central
funciona como arquivo intermediário, obedecendo aos prazos previstos para esta
fase e efetuando o recolhimento ao arquivo permanente.
III – Órgãos que não possuem arquivo central e contam com serviços de
arquivamento intermediário: Nesta variável, as unidades organizacionais também
funcionam como arquivo corrente, transferindo os documentos – após cessado o
prazo previsto para esta fase – para o arquivo intermediário, que promoverá o
recolhimento ao arquivo permanente.
IV – Órgãos que não possuem arquivo central nem contam com serviços de
arquivamento intermediário: Quanto aos órgãos situados nesta variável, as
unidades organizacionais são igualmente responsáveis pelo arquivamento
corrente, ficando a guarda intermediária a cargo das mesmas ou do arquivo
público, o qual deverá assumir tais funções.
3. Destinação final
Neste campo é registrada a destinação estabelecida que pode ser a
eliminação, quando o documento não apresenta valor secundário (probatório ou
informativo) ou a guarda permanente, quando as informações contidas no
documento são consideradas importantes para fins de prova, informação e
pesquisa.
A guarda permanente será sempre nas instituições arquivísticas públicas
(Arquivo Nacional e arquivos públicos estaduais, do Distrito Federal e
municipais), responsáveis pela preservação dos documentos e pelo acesso às
informações neles contidas. Outras instituições poderão manter seus arquivos
permanentes, seguindo orientação técnica dos arquivos públicos, garantindo o
intercâmbio de informações sobre os respectivos acervos.
4. Observações
Neste campo são registradas informações complementares e justificativas,
necessárias à correta aplicação da tabela. Incluem-se, ainda, orientações quanto
à alteração do suporte da informação e aspectos elucidativos quanto à destinação
dos documentos, segundo a particularidade dos conjuntos documentais avaliados.
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METODOLOGIA PARA ELABORAÇÃO DA TTD
Para a elaboração da tabela de temporalidade documental há que se observar
os princípios da teoria das três idades, que define parâmetros gerais para
arquivamento e destinação dos documentos de arquivo.
O processo de avaliação deve considerar a função pela qual foi criado o
documento, identificando os valores a ele atribuídos (primário ou secundário),
segundo o seu potencial de uso.
O valor primário refere-se ao uso administrativo para o órgão, razão primeira
da criação do documento, o que pressupõe o estabelecimento de prazos de
guarda ou retenção anteriores à eliminação ou ao recolhimento para guarda
permanente. Relaciona-se, portanto, ao período de utilidade do documento para o
cumprimento dos fins administrativos, legais ou fiscais.
O valor secundário refere-se ao uso para outros fins que não aqueles para os
quais os documentos foram criados, podendo ser:
a) Probatório – quando comprova a existência, o funcionamento e as ações da
instituição;
b) Informativo – quando contém informações essenciais sobre matérias com
que a organização lida, para fins de estudo ou pesquisa (Schellenberg, 1994, p.
152-154).
A metodologia de elaboração da tabela de temporalidade documental
fundamenta-se nas funções e atividades desempenhadas pelos órgãos públicos,
tomando-se por base o conteúdo da informação contida nos documentos, pois
somente desta maneira é possível realizar a análise e seleção documental com
racionalidade e segurança.
Os órgãos, ao adotar a tabela, devem designar uma Comissão Permanente de
Avaliação que terá a responsabilidade de proceder às adaptações, orientar sua
aplicação, dirimir possíveis dúvidas, orientar o processo de seleção dos
documentos e proceder à revisão periódica no que se refere aos documentos
relativos às atividades-meio. Deverá, ainda, promover a avaliação dos documentos
relativos às atividades-fim, complementando a tabela básica e submetendo-a à
aprovação da instituição arquivística pública.
A Comissão Permanente de Avaliação compor-se-á de:
• arquivista ou responsável pela guarda da documentação;
• servidores das unidades organizacionais às quais se referem os documentos
a serem destinados, com profundo conhecimento das atividades desempenhadas;
• historiador ligado à área de pesquisa de que trata o acervo;
• profissional da área jurídica, responsável pela análise do valor legal dos
documentos;
P á g i n a | 82
• profissionais ligados ao campo de conhecimento de que trata o acervo
objeto da avaliação (economista, sociólogo, engenheiro, médico e outros);
• outros profissionais que possam colaborar com as atividades da comissão.
Competirá à comissão designar grupo de trabalho responsável pela execução
dos procedimentos metodológicos descritos a seguir:
1. levantamento de dados relativos às funções e atividades desenvolvidas na
área de administração geral, bem como naquelas específicas do órgão
(atividades-fim);
2. definição dos conjuntos documentais;
3. entrevistas com servidores responsáveis pelo planejamento e execução das
atividades às quais se referem os conjuntos documentais definidos, obtendo
informações referentes à vigência, à legislação que regula as atividades e os
prazos de prescrição, à existência de outras fontes recapitulativas, à freqüência
de uso dos documentos, e aos prazos de precaução, cuja necessidade é ditada
pelas práticas administrativas;
4. levantamento de informações sobre linhas de pesquisa;
5. processamento das informações e preenchimento dos campos da tabela;
6. encaminhamento da proposta à Comissão Permanente de Avaliação para
apreciação dos prazos de guarda e destinação.
Cessados os trabalhos, a Comissão Permanente de Avaliação deverá:
1. analisar a proposta, procedendo alterações ou aprovando-a na íntegra;
2. encaminhar a tabela à instituição arquivística pública na sua respectiva
esfera de competência para aprovação;
3. providenciar a divulgação da tabela aprovada, por intermédio de ato legal a
ser publicado na imprensa oficial ou, na inexistência desta, em outro veículo de
divulgação local.
Para que a TTD seja aplicada com êxito, será necessário promover o
treinamento dos responsáveis pela execução das atividades arquivísticas do
órgão. Além da aplicação da tabela, estes serão encarregados de analisar e
propor as atualizações necessárias ao aprimoramento das atividades de avaliação.
No intuito de fornecer orientação para a definição de valores, apresentam-
se, a seguir, alguns critérios gerais adotados quando da elaboração da tabela
básica de temporalidade relativa às atividades-meio da administração pública.
Dos documentos relativos à administração geral, foram considerados
permanentes aqueles que dizem respeito a políticas, planos, projetos, programas
de modernização e reforma administrativa; relatórios de atividades; ajustes,
acordos e convênios; ações judiciais, bem como normas, regulamentações e
P á g i n a | 83
diretrizes.
No que se refere aos documentos relativos à organização e funcionamento,
foram considerados permanentes os regimentos, regulamentos, estatutos,
organogramas e estruturas, além dos documentos relacionados às campanhas
institucionais e divulgação das atividades do órgão.
No que se refere aos documentos relativos a pessoal, adotou-se o prazo de
52 (cinqüenta e dois) anos para os que contêm informações passíveis de consulta
no momento da homologação da aposentadoria, sendo:
- 35 anos - período correspondente ao tempo de contribuição do servidor;
- 17 anos - período necessário para o servidor atingir a idade máxima para a
aposentadoria compulsória 70 (setenta) anos, conforme a Constituição Federal
em vigor.
Para assentamentos individuais, aposentadoria e pensões definiu-se prazo
de guarda de 100 (cem) anos, com o objetivo de atender aos direitos de
pensionistas e prováveis descendentes.
Quanto ao valor secundário dos documentos relativos a pessoal, foram
considerados permanentes os seguintes conjuntos documentais:
• quadros, tabelas e política de pessoal, por refletirem diretrizes adotadas
pelo serviço público na composição de seus quadros;
• documentos que refletem as diretrizes, normas e procedimentos relativos a
exames de seleção, cursos e estágios;
• apuração de responsabilidade e ação disciplinar, pelo caráter punitivo que
reflete hábitos e costumes do período;
• prêmios, por refletirem uma possível política de valorização dos servidores;
• reclamações/ações trabalhistas, acordos e dissídios, que refletem o
relacionamento empregadores/empregados no serviço público;
• documentos referentes a movimentos reivindicatórios de servidores.
Por impossibilidade de definição de prazos em anos, já que dependem do
julgamento dos tribunais de contas, definiu-se que os documentos financeiros
permaneçam na fase corrente até a aprovação das contas e por mais 5 (cinco)
anos na fase intermediária previamente à destinação, conforme a legislação em
vigor. Estabeleceu-se valor permanente para os conjuntos documentais relativos
à execução financeira (prestação de contas, tomada de contas, balanços,
balancetes, estímulos creditícios), os quais comprovam a receita e despesa do
órgão.
No que tange aos documentos orçamentários, atribuiu-se valor permanente
para os conjuntos documentais que refletem:
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a) a proposta orçamentária, relativa às prioridades pontuais definidas pelos
órgãos e setores específicos da administração pública;
b) o orçamento aprovado pelo governo, mediante lei orçamentária, que
redefine as prioridades estabelecidas nas propostas;
c) a execução orçamentária, que demonstra a efetiva alocação de recursos,
redirecionando o orçamento aprovado e criando, muitas vezes, novas prioridades.
Quanto aos documentos relativos a material e patrimônio, foram
considerados de valor permanente os seguintes conjuntos documentais, que
resguardam direitos patrimoniais:
• inventários de material permanente;
• inventários de bens imóveis, veículos e semoventes;
• escrituras de bens imóveis;
• desapropriação, tombamento, reintegração de posse, reivindicações de
domínio;
• projetos, plantas e obras de bens imóveis.
Os conjuntos documentais relativos à documentação e informação,
considerados permanentes, refletem a política de tratamento, controle e acesso
à informação do órgão. São eles:
• inventários de documentação bibliográfica;
• normas, projetos, manuais e instrumentos;
• política interna de acesso aos documentos de arquivo;
• análise, avaliação, seleção e tabela de temporalidade;
• termos de eliminação e guias de recolhimento;
• programas, sistemas e manuais de informática.
Quanto aos assuntos diversos, foram considerados de valor permanente os
documentos relativos aos eventos promovidos pelo órgão, no que tange ao seu
planejamento e programação, bem como os discursos, palestras e trabalhos
apresentados por seus técnicos em eventos promovidos por outras instituições.
No caso de inexistência, no órgão, do original dos documentos permanentes, a
cópia será recolhida na condição de fonte única de informação.
APLICAÇÃO DA TABELA DE TEMPORALIDADE DOCUMENTAL
A aplicação da TTD refere-se aos procedimentos adotados para seleção e
destinação dos documentos, uma vez cumpridos os prazos de guarda
estabelecidos. Para isso, devem ser observadas as rotinas a seguir:
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ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS NA
FASE CORRENTE
1. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento;
2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de
acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à
organização, se for o caso;
3. Observar se o documento se refere a dois ou mais assuntos pois, neste
caso, ele deverá ser arquivado no conjunto documental que possui maior prazo de
guarda ou que tenha sido destinado à guarda permanente, registrando-se a
alteração nos instrumentos de controle;
4. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o
prazo de guarda estabelecido para esta fase;
5. Eliminar as cópias e vias cujo original ou um exemplar encontrem-se no
mesmo conjunto ou dossiê;
6. Proceder ao registro dos documentos a serem eliminados;
7. Proceder à eliminação;
8. Elaborar termo de eliminação;
9. Elaborar listagem dos documentos destinados à transferência para a fase
intermediária (guias/listagens de transferência);
10. Operacionalizar a transferência, seguindo orientações do setor
responsável pelo arquivamento intermediário.
ROTINAS PARA DESTINAÇÃO DOS DOCUMENTOS NA
FASE INTERMEDIÁRIA
1. Ler atentamente as explicações contidas neste instrumento;
2. Verificar se os documentos a serem destinados estão organizados de
acordo com os conjuntos documentais definidos na tabela, procedendo à
organização, se for o caso;
3. Separar os documentos a serem destinados, verificando se cumpriram o
prazo de guarda estabelecido para esta fase;
4. Proceder à triagem dos documentos selecionados para a guarda
permanente, separando aqueles que, em relação ao conjunto documental ao qual
pertencem, não constituem elemento de prova e/ou informação que justifique sua
guarda (ver item 4.4 – TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE
INTERMEDIÁRIA);
5. Proceder à alteração de suporte, se for o caso – ALTERAÇÃO DO
P á g i n a | 86
SUPORTE DA INFORMAÇÃO);
6. Proceder ao registro dos documentos eliminados;
7. Proceder à eliminação;
8. Elaborar termo de eliminação;
9. Elaborar listagem dos documentos destinados ao recolhimento
(guia/relação/listagem de recolhimento);
10. Operacionalizar o recolhimento, segundo orientações da instituição
arquivística responsável pela guarda permanente.
ALTERAÇÃO DO SUPORTE DA INFORMAÇÃO
A adoção de recursos tecnológicos para alteração do suporte da informação
requer a observância de determinados critérios que levem em consideração os
preceitos técnicos da arquivologia, a legislação em vigor e a relação
custo/benefício de sua implantação. Conquanto tais recursos permitam a redução
das necessidades de armazenamento da informação, podem, por outro lado,
acarretar elevada despesa para o órgão, sem que se obtenha resultados positivos.
Dentre as vantagens da alteração do suporte, destacam-se:
- agilizar a recuperação das informações, bem como o seu intercâmbio;
- garantir a preservação de documentos originais passíveis de destruição pelo
manuseio, bem como a segurança do acervo contra furto, incêndios, inundações
etc;
- preencher lacunas nos acervos arquivísticos;
- substituir, em situações específicas, grandes volumes de documentos
destinados à eliminação, mas de prazos de guarda muito extensos,
proporcionando melhor aproveitamento do espaço, reduzindo o custo de
manutenção, concentrando as informações e facilitando o seu manuseio.
No entanto, qualquer decisão quanto à alteração do suporte da informação
deve estar fundamentada nos seguintes critérios:
1. avaliar as questões legais concernentes à alteração do suporte,
observando-se as garantias jurídicas, a normalização dos procedimentos, as
especificações e os padrões de qualidade estabelecidos pela legislação brasileira
e por organismos internacionais. Cada órgão necessita encontrar a solução que
melhor atenda às suas peculiaridades, examinando as vantagens e desvantagens
que envolvem a adoção desses recursos, bem como o custo global e os benefícios
a serem obtidos. Do ponto de vista legal, observa-se que:
a) a atual legislação de microfilmagem não permite a eliminação de
documentos públicos ou oficiais destinados à guarda permanente, mesmo após
microfilmados;
P á g i n a | 87
b) o microfilme tem validade em juízo desde que obedecidos os critérios e
padrões estabelecidos em lei;
c) a atual legislação brasileira que garante a autenticidade, a integridade e a
validade jurídica de documentos em forma eletrônica encontra-se em processo
de regulamentação, sendo aconselhável a observância da legislação em vigor no
momento da adoção deste suporte.
2. os documentos devem apresentar uma organização que possibilite a
recuperação das informações neles contidas antes e depois de processar a
alteração do suporte;
3. os documentos devem ser previamente avaliados, identificando-lhes
valor que justifique o custo da operação;
4. os documentos devem ter características físicas que se prestem ao
uso do recurso, dando preferência às grandes séries e não a peças isoladas,
observado o estado de conservação, para que a reprodução ocorra dentro de
parâmetros técnicos adequados;
5. o recurso utilizado deve ser adotado dentro da melhor técnica, de
forma a assegurar a qualidade da reprodução, a durabilidade do novo suporte e o
acesso à informação;
6. o órgão que adotar tais recursos deve contar com depósitos e
equipamentos de segurança que venham a garantir a preservação do novo suporte.
Organizados e avaliados os documentos, deve-se proceder ao estudo da
viabilidade econômica, de acordo com a disponibilidade de pessoal, espaço e
recursos financeiros do órgão, além do cálculo dos equipamentos, materiais e
acessórios necessários. Deve-se, ainda, verificar as instalações dos arquivos de
segurança, bem como as condições de tratamento técnico, armazenamento e
acesso às informações.
TRIAGEM DE DOCUMENTOS EM FASE INTERMEDIÁRIA
O conceito de triagem se confunde com o de avaliação, na medida em que
ambos os processos se relacionam à depuração da massa documental arquivística,
eliminando-se documentos sem valor e preservando-se aqueles que o tenham, seja
para fins administrativos ou de pesquisa histórico-científica. A tabela de
temporalidade pode prever a triagem em seu próprio conteúdo quando assinala
que serão preservados apenas exemplares únicos de documentos repetitivos, ou
quando destina conjuntos documentais à eliminação, uma vez que outros,
recapitulativos ou de mesmo teor, já se encontram preservados.
No entanto, outros critérios de triagem podem ser estabelecidos para
documentos que, embora corretamente classificados, não possuam o mesmo valor
dos demais pertencentes ao conjunto documental, no que concerne ao conteúdo
das informações. Nestes casos, os responsáveis pela destinação dos documentos
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em fase intermediária devem realizar a triagem previamente ao recolhimento,
garantindo que o arquivo permanente receba apenas as peças cujo conteúdo
justifique sua guarda do ponto de vista probatório e/ou informativo.
É igualmente recomendável a seleção por amostragem, processo que permite
a preservação de parcela de documentos do conjunto documental destinado à
eliminação, com o objetivo de resgatar procedimentos administrativos vigentes
em determinada época ou lugar. Para isso, alguns critérios deverão ser
observados, conforme a especificidade dos documentos avaliados, seguindo
orientações da instituição arquivística pública na respectiva esfera de
competência.
Outros procedimentos e critérios podem surgir no processo de seleção para o
recolhimento, porém, em todos os casos, o arquivo intermediário deverá elaborar
listagem dos documentos a serem eliminados, submetendo-a à aprovação da
instituição arquivística pública na sua esfera de competência, em conformidade
com o art. 9º da lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991.
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8| Arquivo Permanente - o verdadeiro ARQUIVO HISTÓRICO: rotinas básicas operacionais
Os arquivos permanentes constituem-se de materiais selecionados, que são
escolhidos de uma grande massa de documentos produzidos e recebidos por um
governo, devido ao seu valor comprobatório e informativo. São escolhidos
tomando-se por base não a apreciação de certos documentos em particular, mas
devido ao seu significado no conjunto da documentação de um determinado
assunto ou atividade, ou, em termos mais amplos, na documentação de um órgão,
de um governo, ou mesmo da sociedade em certo estágio de desenvolvimento. O
trabalho de recolhimento de documentos a arquivos permanentes tem um duplo
objetivo: preservá-los e torná-los disponíveis para serem usados.
Os documentos públicos devem ser reconhecidos por lei como propriedade
pública. O direito a tais documentos será exclusivamente do governo que os criou
e serão conservados para a perpetuidade. Qualquer lei que diga respeito à
administração de documentos públicos deve incluir no seu texto normas para a
sua reobtenção no caso de terem sido indevidamente alienados ou retirados da
repartição. O princípio básico é nullum tempus occurrit regi (art. 17, § 4º,
Decreto 4.073/2002), que foi traduzido como ―contra o rei não há prescrição‖
(vide art. 15 e seguintes do Decreto 4.073/2002).
A legislação sobre os documentos públicos, além disso, deve definir
claramente as responsabilidades de custódia do arquivista. O conceito de
custódia pode ser explicado em relação ao conceito de propriedade pública. Os
documentos públicos poderão ser conservados sob a custódia de qualquer órgão
da administração, sem, contudo, ser de sua propriedade. Quando os documentos
públicos são transferidos da custódia de um órgão para a de outro não há
transferência de propriedade, pois os documentos eram e continuam a ser
propriedade do Estado.
Legalmente, então, o arquivista deve ter a custódia dos documentos que
estão sob a sua guarda física, no que diz respeito ao seguinte:
Primeiro, deve o arquivista ter sobre os documentos os mesmos direitos e
privilégios que tinha a entidade que os criou, relativamente à reprodução e à
autenticação de cópias.
Segundo, deve ter, em relação aos documentos, certos direitos e privilégios
adicionais que não são comumente exercidos pelas entidades criadoras. Referem-
se estes ao arranjo, à descrição e à publicação para fins que não aqueles para os
P á g i n a | 90
quais foram originariamente criados – para servir a usos secundários de outras
repartições e de particulares. Esses direitos e privilégios são necessários ao
arquivista para o bom cumprimento de seus deveres.
Deve haver disposições legais regulamentando o problema da destruição de
documentos públicos. Essa regulamentação há que proibir a destruição de
qualquer documento público por qualquer funcionário sem a devida aprovação da
autoridade responsável pelos arquivos (vide art. 18, Decreto 4.073/2002).
Mesmo os documentos históricos de hoje podem tornar-se novamente
administrativos amanhã, por diversas circunstâncias, devido à sua utilização.
Os princípios que se aplicam ao arranjo de documentos públicos num arquivo
de custódia devem ser distintos dos princípios expostos até agora, que se
aplicam ao arranjo dos mesmos nas próprias repartições de origem. A
administração de arquivos permanentes é bem mais complexa que a dos arquivos
corrente e intermediário.
Classificam-se em quatro grupos distintos as atividades do arquivo
permanente:
arranjo -> reunião e ordenação adequada dos documentos;
descrição e publicação -> acesso aos documentos para consulta e
divulgação;
conservação -> medidas de proteção aos documentos e, conseqüentemente
do local de sua guarda, visando a impedir sua destruição;
referência -> política de acesso e uso dos documentos.
ATIVIDADES DE ARRANJO
Em arquivologia entende-se por arranjo a ordenação dos documentos em
fundos, a ordenação das séries dentro dos fundos e, se necessário, dos itens
documentais dentro das séries. O arranjo é uma das funções mais importantes
em um arquivo,e, por isso, deve ser feito por pessoa qualificada e especializada.
As atividades desenvolvidas no arranjo são de dois tipos: intelectuais e físicas.
As intelectuais consistem na análise dos documentos quanto a sua forma, origem
funcional e conteúdo. As atividades físicas se referem à colocação dos papéis nas
galerias, estantes ou caixas, seu empacotamento, fixação de etiquetas etc.
Há considerável diferença entre o arranjo do arquivo corrente e o do
arquivo permanente. Quanto aos arquivos intermediários, não existem métodos
ou princípios específicos de arranjo no sentido técnico da palavra aqui
empregado. Nesses arquivos, de guarda transitória, aplicam-se apenas critérios
racionais de disposição dos documentos em estantes e armários.
PRINCÍPIOS DE ARRANJO DE ARQUIVOS
P á g i n a | 91
O conservador de arquivos não se ocupa apenas com o arranjo dos
documentos de uma única repartição, como é o caso do arquivista encarregado
dos documentos de uso corrente. Ocupa-se do arranjo de todos os documentos
sob sua custódia, os quais emanam de diversos órgãos, de muitas subdivisões
administrativas e de numerosos funcionários individuais. Arranja seus
documentos para uso não-corrente, em contraposição ao uso corrente, e arranja-
os de acordo com certos princípios básicos da arquivística e não segundo qualquer
classificação predeterminada ou esquema de arquivamento.
EVOLUÇÃO DOS PRINCÍPIOS DE ARRANJO
O primeiro grande passo teórico, que diferia do velho método de arranjo de
arquivos de acordo com esquemas de classificação predeterminados, ocorreu
quando Guizot (1787-1874), ministro da Instrução Pública de 1832 a 1839 e
primeiro-ministro de 1840 a 1848, baixou regulamentos relativos ao arranjo de
documentos dos départments que haviam sido colocados sob a jurisdição dos
Archives Nationales, pela lei de 26 de outubro de 1796. O primeiro desses
regulamentos foi publicado em 8 de agosto de 1839 e completado por circular
emitida pelo ministro do Interior, conde Duchatel (1803-67), em 24 de abril de
1841. Essa circular, intitulada Instructions pour la mise em ordre et lê classement des archives départmentales et communales, estabeleceu um
esquema lógico para o agrupamento de documentos dos départments que, embora
modificado por dois suplementos posteriores, ainda está em vigor. Os princípios
gerais estabelecidos para a execução desse esquema foram os seguintes:
a) os documentos deviam ser agrupados por fundos (fonds), isto é, todos os
documentos originários de uma determinada instituição, tal como uma
entidade administrativa, uma corporação ou uma família, seriam agrupados
e considerados como o fonds daquela determinada instituição;
b) os documentos de um fonds deviam ser arranjados por grupos de
assuntos, e a cada grupo seria atribuído um lugar definitivo em relação aos
outros grupos;
c) as unidades, nos grupos de assuntos, seriam arranjadas conforme as
circunstâncias, em ordem cronológica, geográfica ou alfabética.
A circular de 24 de abril de 1841 formulou o princípio básico de respect des fonds, pelo qual todos os documentos originários de uma ―autoridade
administrativa, corporação ou família‖ devem ser agrupados, constituindo fundos.
Dentro desses os documentos devem ser arranjados por assuntos, e após, em
ordem cronológica, geográfica ou alfabética. As relações entre os grupos de
assuntos, dentro de um fundo, devem ser determinadas pelo conteúdo dos
mesmos.
Quando se tratar, por exemplo, de uma coleção de decretos ou leis, ou de
decisões judiciais, as peças devem ser arranjadas em ordem cronológica, visto
P á g i n a | 92
que um pesquisador, geralmente, indica a data de tais documentos. Se, por outro
lado, se tratar de assuntos de municipalidades, é preferível o arranjo
geográfico, visto que os pesquisadores habitualmente indicam o nome da
municipalidade. Se se tratar de documentos relativos a pessoas, é claro que o
arranjo alfabético pelos nomes dos indivíduos facilita as buscas.
O eminente paleógrafo Natalis de Wailly (1805-86) justificou o princípio
respect des fonds nos seguintes termos:
Uma classificação geral de documentos por fundos e (nos fundos) por
assunto, é a única maneira adequada de se assegurar a realização
imediata de uma ordem regular e uniforme. Tal classificação apresenta
várias vantagens. Em primeiro lugar, é mais simples de se por em prática
do que qualquer outro sistema, pois consiste tão-somente em reunir
peças das quais apenas é necessário determinar a origem. Num grande
número de casos, essa classificação é feita com mais facilidade,
porquanto consta simplesmente da reprodução da ordem atribuída por
seus donos anteriores; essa ordem pode, talvez, ser conseguida por meio
de inventários existentes, sendo, neste caso, suficiente confrontar os
documentos inventariados e dar-lhes outra vez ordem original. Se, ao
invés de seguir esse método, se propõe uma ordem teórica, baseada na
natureza das coisas, todas essas vantagens se perdem.
O antigo sistema de arranjar os documentos de acordo com algum
sistema arbitrário de classificação de assuntos foi abandonado, ao menos
teoricamente, e substituído por um sistema baseado em princípio aplicável de
maneira geral. Esse princípio é o de agrupar os documentos oficiais de acordo
com a natureza das instituições públicas que os acumulam.
O princípio do respect des fonds evoluiu e foi ampliado na Prússia, onde se
decidiu, primeiro, que os documentos públicos devem ser agrupados de acordo
com as unidades administrativas que os criaram (e não de acordo com a
natureza das instituições que os criaram, como na França) e, em segundo
lugar, que o arranjo dado aos documentos pelos próprios órgãos criadores
deve ser preservado no arquivo de custódia permanente. O princípio de
agrupar os documentos oficiais de acordo com a origem nos organismos públicos
administrativos é chamado princípio da proveniência.
O reagrupamento dos documentos de diferentes órgãos, por assuntos, foi
então reconhecido como um método impraticável, especialmente depois do grande
aumento que sofreu o volume dos documentos transferidos. Criou-se ainda um
novo princípio chamado Registraturprinzip. Este estabelecia que os documentos
de cada órgão devem ser mantidos, no arquivo de custódia, na ordem dada pelo
serviço de registro do órgão, e não reorganizados por grupos de assuntos.
Os arquivistas holandeses também concluíram não ser possível, tampouco
desejável, que se destrua a ordem original do registro para substituí-la por outra
baseada no que possa parecer um esquema mais lógico de cabeçalhos de assuntos.
―A ordem original do registro‖, explicaram, ―não foi criada arbitrariamente, não
P á g i n a | 93
resulta do acaso, mas, ao contrário, é conseqüência lógica da organização do
corpo administrativo de cujo funcionamento o registro é produto‖.
A evolução desses princípios na Inglaterra e EUA seguiram a mesma linha,
consagrando-se mundialmente o princípio da proveniência por várias razões:
a) o princípio protege a integridade dos documentos no sentido de que as
suas origens e os processos pelos quais foram criados refletem-se no seu
arranjo. A maioria dos documentos do governo se acumula em conexão com
atos oficiais e, como os atos do governo se relacionam entre si, através da
função e da organização administrativa, assim os documentos são mais
inteligíveis quando conservados juntos, sob a identidade do órgão ou da
subdivisão do órgão, pelo qual foram acumulados e na ordem geral que lhes
foi dada por aquele órgão;
b) o princípio ajuda a revelar o significado dos documentos, pois os assuntos
de documentos individuais somente podem ser completamente
compreendidos, no contexto, com documentos correlatos. Se os
documentos são arbitrariamente tirados do seu contexto e reunidos de
acordo com um sistema subjetivo ou arbitrário qualquer, o real significado
dos mesmos, como prova documentária, pode-se tornar obscuro ou até se
perder;
c) o princípio dá ao arquivista um guia exeqüível e econômico para o arranjo,
descrição e utilização dos documentos sob sua custódia. Quebrar as
unidades existentes e substituí-las arbitrariamente por novas consumiria,
inutilmente, grande parte do tempo do arquivista, e a complexidade e
diversidade de assuntos que os documentos cobrem tornariam irrealizáveis
o acabamento de qualquer tarefa desse gênero.
CONCLUSÕES FINAIS SOBRE OS PRINCÍPIOS DE ARRANJO DE DOCUMENTOS
Na aplicação do princípio da proveniência, a entidade administrativa que os
produziu não precisa ter sido completa e independente, como na Inglaterra, mas
deve, no entanto, ter sido de tal ordem que os seus documentos possam ser
prontamente distinguidos de outros grupos de documentos, considerando-se a
relação desses para com a função ou campo de assunto.
Além disso, os documentos preservados pelo testemunho que contêm da
organização e da função devem ser mantidos na ordem que lhes foi atribuída
pelos órgãos que os criaram, mantiveram ou acumularam. Conquanto essa ordem
não reúna os documentos por assuntos que atenderiam a todas as necessidades
dos pesquisadores, é a única maneira viável de colocarem-se os documentos em
ordem, conservando-se, ao mesmo tempo, os valores de prova quanto ao
funcionamento do governo. Dar novo arranjo, de acordo com algum plano
arbitrário, a documentos que já estejam em ordem ou parcialmente ordenados,
seria um extravagante desperdício de tempo, e impor um plano de arranjo
P á g i n a | 94
arbitrário aos poucos documentos que estejam inteiramente desordenados não
atenderia a qualquer objetivo concebível.
Deve fazer-se uma exceção à regra de preservar os documentos na ordem
original, quando estes receberam novo arranjo nos órgãos governamentais, depois
de servirem a seus objetivos primários. O arranjo original deve ser preservado
se reflete o uso feito dos documentos quando correntes, mas novos arranjos
artificiais que visaram servir a outros fins que não os correntes só devem ser
preservados no arquivo de custódia permanente se atenderem às necessidades
arquivísticas.
Por fim, os documentos modernos que são conservados pelo seu conteúdo
informativo – sem referência ao seu valor como testemunho da organização e
função – devem ser mantidos na ordem que melhor sirvam às necessidades dos
pesquisadores e dos funcionários. Uma boa proporção de documentos modernos é
preservada unicamente pela informação que contêm sobre pessoas, lugares ou
sobre matéria social, econômica, científica etc. Tais documentos devem ser
arranjados, unicamente, tendo-se em vista facilitar a sua utilização pelos
estudiosos, cientistas e outros, sem observar como estavam arranjados na
repartição.
A escolha dos fundos deverá ser estabelecida de acordo com as
circunstâncias e conveniências, obedecendo a dois critérios:
a) Estrutural, constituído dos documentos provenientes de uma mesma fonte
geradora de arquivos;
b) Funcional, constituído dos documentos provenientes de mais de uma fonte
geradora de arquivo, reunidos pela semelhança de suas atividades, mantido,
porém, o princípio da proveniência.
ATIVIDADES DE DESCRIÇÃO E PUBLICAÇÃO
O trabalho de um arquivo só se completa com a elaboração de instrumentos
de pesquisa, que consistem na descrição e na localização dos documentos no
acervo, e se destinam a orientar os usuários nas diversas modalidades de
abordagem a um acervo documental.
Além de tornar o acervo acessível, os instrumentos de pesquisa objetivam
divulgar o conteúdo e as características dos documentos.
Os documentos, quanto à substância, são descritos fazendo-se referência ao
órgão administrativo que os criou, às funções, ou às atividades. Os documentos
são descritos estruturalmente, dando-se informação sobre a natureza física dos
mesmos e sobre os sistemas segundo os quais são arquivados ou classificados.
O primeiro elemento na descrição de documentos é a autoria, que é indicada
mencionando-se o nome da unidade administrativa, dentro do órgão
P á g i n a | 95
governamental, que os criou; o segundo elemento é o tipo físico a que pertencem
os documentos – correspondência, relatórios, ordens, tabelas e outros; o terceiro
elemento é o título da unidade que está sendo descrita; o quarto é a estrutura
física da unidade – partes de um grupo classificado de documentos, volumes
encadernados, maços de documentos ou caixas.
TIPOS BÁSICOS DE INSTRUMENTOS DE PESQUISA
Em 1973, a AAB formou um grupo de trabalho, sob a direção de seu
presidente, com a finalidade de definir os instrumentos de pesquisa básicos.
Considerando que a maioria dos arquivos brasileiros não dispõem de instrumentos
de pesquisa e nem mesmo de um mínimo de orientação, o grupo selecionou e
definiu os quatro seguintes tipos: guia, inventário, catálogo e repertório.
Guia
Obra destinada à orientação dos usuários no conhecimento e na utilização
dos fundos que integram o acervo de um arquivos permanente. É o instrumento
de pesquisa mais genérico, pois se propõe a informar sobre a totalidade dos
fundos existentes no arquivo. Sua finalidade é informar sobre o histórico, a
natureza, a estrutura, o período de tempo, a quantidade de cada fundo
integrante do acervo total do arquivo.
Inventário sumário
Instrumento no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou de uma
de suas divisões são identificadas e descritas sucintamente. Trata-se de
instrumento do tipo arrolamento, cuja organização deve refletir o arranjo
adotado para a disposição do fundo, ou parte dele, como uma série, por exemplo.
Sua finalidade é descrever a composição do fundo – ou parte dele, pela
enumeração de suas unidades de arquivamento, sumariamente descritas – e ao
mesmo tempo prover o arquivo de um instrumento preliminar de busca para cada
fundo.
O inventário deve ser precedido de uma introdução contendo informações
sobre os seguintes elementos: modalidade de incorporação do fundo no acervo
do arquivo; breve notícia histórica sobre a instituição, a pessoa ou a família
da qual o fundo é proveniente; explicação sobre o modo de consulta do
inventário.
O inventário sumário é fundamental e deve ser o primeiro instrumento de
pesquisa a ser elaborado tanto para os fundos de arquivos públicos –
constituídos de documentos de caráter oficial – quanto para os de arquivos
privados.
Inventário analítico
Instrumento de pesquisa no qual as unidades de arquivamento de um fundo ou
P á g i n a | 96
de uma de suas divisões são identificadas e descritas pormenorizadamente. Sua
finalidade é propiciar ao usuário um conhecimento individualizado das unidades
de arquivamento, através da descrição minuciosa de seu conteúdo.
Catálogo
Instrumento de pesquisa elaborado segundo um critério temático,
cronológico, onomástico ou geográfico, incluindo todos os documentos
pertencentes a um ou mais fundos, descritos de forma sumária ou
pormenorizada.
Sua finalidade é agrupar os documentos que versem sobre um mesmo
assunto, ou que tenham sido produzidos num dado período de tempo, ou que
digam respeito a determinada pessoa, ou a lugares específicos existentes num ou
mais fundos.
Repertório
É o instrumento de pesquisa que descreve pormenorizadamente documentos
previamente selecionados, pertencentes a um ou mais fundos, segundo um
critério temático, cronológico, onomástico ou geográfico. Nesse tipo de
instrumento está presente um juízo de valor que estabelece ou não a inclusão de
determinado documento. Sua elaboração só se justifica em casos específicos,
quando há intenção de ressaltar documentos individuais relevantes. A disposição
das entradas e demais informações se assemelha à do catálogo, sendo os itens
descritos minuciosamente, cabendo mesmo a transcrição de documentos na
íntegra.
Índice – instrumento de pesquisa auxiliar É uma lista sistemática e pormenorizada dos elementos do conteúdo de um
documento ou grupo de documentos, disposta em determinada ordem para indicar
sua localização no texto.
Tabela de equivalência ou concordância
É um instrumento de pesquisa auxiliar que dá a equivalência de antigas
notações para as novas que tenham sido adotadas, em decorrência de alteração
no sistema de arranjo.
ISAD (G) – NORMA GERAL INTERNACIONAL DE DESCRIÇÃO ARQUIVÍSTICA
Esta norma estabelece diretrizes gerais para a preparação de descrições
arquivísticas. Deve ser usada em conjunção com as normas nacionais existentes
ou como base para a sua criação.
O objetivo da descrição arquivística é identificar e explicar o contexto e o
conteúdo de documentos de arquivo a fim de promover o acesso aos mesmos.
Processos relacionados à descrição podem começar na ou antes da produção dos
documentos e continuam durante sua vida.
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As regras contidas nesta norma não dão orientação para a descrição de
documentos especiais, tais como selos, registros sonoros ou mapas. Manuais
expondo regras de descrição para tais documentos já existem. Normas de
descrição arquivística são baseadas em princípios teóricos aceitos. Por exemplo,
o princípio de que a descrição arquivística procede do geral para o particular é
uma conseqüência prática do princípio do respeito aos fundos.
Um fundo pode ser descrito como um todo numa única descrição ou
representado como um todo e em suas partes em vários níveis de descrição. O
fundo constitui o nível mais geral de descrição; as partes constituem níveis
subseqüentes, cuja descrição, com freqüência, só é plenamente significativa
quando vista no contexto da totalidade do fundo. Assim, pode existir uma
descrição no nível do fundo, no nível da série, no nível do dossiê / processo e / ou
uma descrição no nível do item. Níveis intermediários, tais como seções ou
subséries, podem ocorrer. Cada um desses níveis pode ser novamente
subdividido, de acordo com a complexidade da estrutura administrativa e / ou
funções da entidade que gerou os documentos e a sua organização.
No glossário do ISAD (G) encontramos uma definição de seção:
Subdivisão de um fundo compreendendo um conjunto de documentos
relacionados que corresponde a subdivisões administrativas da agência ou
instituição produtora ou, quando tal não é possível, correspondendo a uma
divisão geográfica, cronológica, funcional ou agrupamentos de
documentos similares. Quando o organismo produtor tem uma estrutura
hierárquica complexa, cada seção tem tantas subdivisões subordinadas
quantas forem necessárias, de modo a refletir os níveis da estrutura
hierárquica da unidade administrativa subordinada primária.
Descrição Multinível
Se o fundo como um todo estiver sendo descrito, ele deverá ser
representado numa só descrição, utilizando-se os elementos descritivos
apropriados. Se é necessária a descrição das suas partes, estas podem ser
descritas em separado, usando-se igualmente os elementos apropriados. A soma
total de todas as descrições assim obtidas, ligadas numa hierarquia, representa o
fundo e as partes para as quais foram elaboradas as descrições. Para as
finalidades destas regras, tal técnica de descrição é denominada descrição
multinível.
Regras para descrição multinível
Descrição do Geral para o Particular
Objetivo: Representar o contexto e a estrutura hierárquica do fundo e
suas partes componentes.
Regra: No nível do fundo, dê informação sobre ele como um todo. Nos
níveis seguintes e subseqüentes, dê informação sobre as partes que estão sendo
descritas. Apresente as descrições resultantes numa relação hierárquica entre a
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parte e o todo, procedendo do nível mais geral (fundo) para o mais particular.
Informação Relevante para o Nível de Descrição
Objetivo: Representar com rigor o contexto e o conteúdo da unidade de
descrição.
Regra: Forneça apenas a informação apropriada para o nível que está
sendo descrito. Por exemplo, não forneça informações detalhadas sobre dossiês
/ processos se a unidade de descrição for um fundo; não forneça a história
administrativa de um departamento inteiro se o produtor da unidade de
descrição for uma divisão ou uma seção.
Relação entre Descrições
Objetivo: Tornar explícita a posição da unidade de descrição na
hierarquia.
Regra: Relacione, se aplicável, cada descrição à sua mais próxima e
superior unidade de descrição, e identifique o nível de descrição.
Não Repetição de Informação
Objetivo: Evitar redundância de informação em descrições
hierarquicamente relacionadas.
Regra: No mais alto nível apropriado, dê a informação que é comum às
partes componentes. Não repita em um nível inferior informação que já tenha
sido dada num nível superior.
Elementos de Descrição
Esses elementos são divididos em sete áreas: área de identificação, área de
contextualização, área de conteúdo e estrutura, área de condições de acesso e
uso, área de fontes relacionadas, área de notas e área de controle da descrição.
ISAAR (CPF) – NORMA INTERNACIONAL DE REGISTRO DE AUTORIDADE
ARQUIVÍSTICA PARA ENTIDADES COLETIVAS, PESSOAS E FAMÍLIAS
Esse segundo trabalho tem um aspecto complementar em relação ao
ISAD(G). A criação de registros de autoridade arquivística possibilita o controle
das entradas de entidades coletivas, pessoas e famílias, permitindo tanto a
identificação de fundos fracionados entre diversas instituições, como também o
próprio rastreamento de temas ligados a essas entidades coletivas, pessoas e
famílias em fundos diversos de variados arquivos.
Glossário de termos associados ao ISAAR (CPF)
Catálogo de autoridade (authority file) -conjunto organizado de registros de
autoridade.
Controle de autoridade (authority control) - controle de termos
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normalizados, incluindo nomes próprios (de pessoas físicas ou jurídicas e
geográficos), utilizados como pontos de acesso.
Dados de autoridade (authority data) - informação em um registro de
autoridade ou em um arquivo de autoridade.
Entrada de autoridade (authority entry) - ponto de acesso normalizado
estabelecido pela instituição arquivística responsável.
Ponto de acesso (access point) - nome, palavra-chave, entrada de índice, pelo
qual uma descrição possa ser pesquisada, identificada ou recuperada.
Registro de autoridade (authority record) - uma entrada de autoridade
combinada com outros elementos de informação que descreve a entidade
(entidade coletiva, pessoa ou família) e que pode remeter a outras entradas de
autoridade.
ATIVIDADES DE REFERÊNCIA
Essas atividades se constituem fundamentalmente em estabelecer as
políticas de acesso e de uso dos documentos. Por política de acesso devemos
entender os procedimentos a serem adotados em relação ao que deve ou pode
ser consultado. Compete ao arquivo determinar a liberação ou restrição de
acesso, após analisar os aspectos políticos e legais que envolvem as informações,
bem como os direitos de terceiros, ou determinação de autoridade superior.
Quanto à política de uso, o arquivo estabelece quem e como devem ser
consultados os documentos, indicando as categorias de usuários que terão acesso
ao acervo, bem como elaborando o regulamento da sala de consulta.
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9| Atividades de Conservação
Dentro de uma biblioteca, arquivo, museu ou centro de documentação duas
seções devem ser enfocadas: a de conservação e a de restauração.
CONSERVAÇÃO
É um conceito amplo e pode ser pensado como termo que abrange pelo menos
três (3) idéias: preservação, proteção e manutenção.
Conservar bens culturais (livros, documentos, objetos de arte, etc) é
defendê-lo da ação dos agentes físicos, químicos e biológicos que os atacam.
O principal objetivo, portanto da conservação é o de estender a vida útil dos
materiais, dando aos mesmos o tratamento correto. Para isso é necessário
permanente fiscalização das condições ambientais, manuseio e armazenamento.
A preservação ocupa-se diretamente com o patrimônio cultural consistindo na
conservação desses patrimônios em seus estados atuais. Por isso, devem ser
impedidos quaisquer danos e destruição causadas pela umidade, por agentes
químicos e por todos os tipos de pragas e de microorganismo. A manutenção, a
limpeza periódica é a base da prevenção.
CONSERVAÇÃO PREVENTIVA (RESTAURAÇÃO):
Tem por objetivo revitalizar a concepção original, ou seja, a legibilidade do
objeto. A restauração é uma atividade que exige dos profissionais grande
habilidade, paciência, amor à arte, pois nesta seção se praticam verdadeiras
intervenções cirúrgicas com os bens culturais, "a restauração é quase uma
neurose da perfeição, em que o mais ou menos não existe" como disse certa vez a
restauradora Marilka Mendes.
Em uma restauração nenhum fator pode ser negligenciado, é preciso levantar
a história, revelar a tecnologia empregada na fabricação ou a técnica de
impressão utilizada e traçar um plano de acondicionamento do objeto restaurado
de modo que não volte a sofrer efeitos de deterioração do futuro.
Como sabemos são poucos os técnicos ligados a esta área e leva anos para
formar um bom restaurador, por estes fatores podemos dizer que é melhor:
Conservar e preservar para não restaurar.
A conservação compreende os cuidados prestados aos documentos e,
conseqüentemente, ao local de sua guarda.
Há dois fatores – apontados pela Repartição de Normas Técnicas (Bureau of
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Standards) – que afetam a preservação do material sob a custódia de um arquivo:
agentes externos e internos de deterioração. Os agentes externos decorrem
das condições de armazenagem e de uso; os internos são inerentes à própria
natureza material dos documentos. Cabe ao arquivista precaver-se contra esses
agentes destrutivos, provendo-se de instalações que anulem ou reduzam os
efeitos maléficos dos agentes externos e empregando métodos que preservem os
materiais perecíveis, seja na forma original, seja em qualquer outra forma.
A luz, a temperatura, a umidade, a poluição ácida do ar e as impurezas no
papel são os principais agentes de deterioração. Os agentes externos mais
responsáveis pela deterioração são os gases ácidos da atmosfera e
particularmente o dióxido sulfúrico (H2SO5). A poluição ácida do ar, bem como
outros fatores externos de deterioração, temperatura e umidade desfavoráveis,
somente podem ser tratados pelo uso de aparelhos de ar-condicionado. Nas áreas
onde se observa elevada poluição atmosférica, os prédios destinados a arquivos
devem ser equipados com aparelhos de ar-condicionado. O controle de
temperatura, de umidade relativa e de poluentes, por meio de instrumentos,
com o objetivo de criar uma atmosfera favorável à conservação dos documentos
denomina-se climatização.
As atividades relacionadas com o arranjo, descrição e consulta ficam em
plano secundário, em face do importante problema da preservação dos
documentos.
A luz, o ar seco, a umidade, o movo, a temperatura inadequada, a poeira,
gases e inúmeras pragas, a médio e longo prazos, são altamente prejudiciais à
conservação do acervo documental.
A luz do dia deve ser abolida na área de amazenamento, porque não só
acelera o desaparecimento das tintas, como enfraquece o papel. A própria luz
artificial deve ser usada com parcimônia.
O ar seco é outro fator de enfraquecimento do papel.
A umidade, além de exercer o mesmo efeito do ar seco, propicia o
desenvolvimento de mofo. O índice de umidade ideal situa-se entre 45 e 48%.
A temperatura não deve sofrer oscilações, mantendo-se entre 20 e 22º. O
calor constante destrói as fibras do papel. O ideal é a utilização ininterrupta
de aparelhos de ar condicionado e desumidificadores, a fim de climatizar as
áreas de armazenamento e filtrar as impurezas do ar. Não sendo viável tal
prática, deve-se empregar sílica-gel, acondicionada em recipientes plásticos, no
fundo das gavetas ou estantes para combater a umidade.
A poeira e os gases contribuem para o envelhecimento prematuro dos
papéis. As emanações deletérias dos gases também destroem as fibras do papel.
Determinados insetos são atraídos pela celulose do papel, cola, goma ou
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caseína, mas a umidade é a principal causadora de seu aparecimento, pois neste
ambiente encontram condições ideais para se desenvolverem.
São as seguintes as principais operações de conservação: a) desinfestação; b)
limpeza; c) alisamento; d) restauração ou reparo.
DESINFESTAÇÃO
O método mais eficiente de combater os insetos é a fumigação. A substância
química a ser empregada nesse processo deve passar por testes de garantia da
integridade do papel e da tinta sob sua ação. Com a fumigação os insetos, em
qualquer fase de desenvolvimento, são completamente destruídos.
Contudo, de acordo com uma publicação oficial do Arquivo Nacional cujo
texto original é de Indgrid Beck, a fumigação de documentos não é mais
recomendada em virtude dos gases tóxicos e compostos oxidantes danosos.
LIMPEZA
É a fase posterior à fumigação. Na falta de instalações especiais para essa
operação, utiliza-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de pó.
ALISAMENTO
Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável, expondo-
os à ação do ar com forte percentagem de umidade, 90 a 95%, durante uma hora,
em uma câmara de umidificação. Em seguida, são passados a ferro, folha por
folha, em máquinas elétricas. Caso existam documentos em estado de fragilidade,
recomenda-se o emprego de prensa manual sob pressão moderada. Na falta de
equipamento adequado, aconselha-se usar ferro de engomar caseiro.
RESTAURAÇÃO
Os documentos devem ser tratados em relação à acidez, antes de se tentar a
restauração por qualquer método.
A restauração exige um conhecimento profundo dos papéis e tintas
empregados. Vários são os métodos existentes. O método ideal é aquele que
aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões
externas do meio ambiente, sem que advenha prejuízo quanto à legibilidade e
flexibilidade, e sem que aumente o volume e o peso.
BANHO DE GELATINA
Consiste em mergulhar o documento em banho de gelatina ou cola, o que
aumenta a sua resistência, não prejudica a visibilidade e a flexibilidade e
proporciona a passagem dos raios ultravioletas e infravermelhos. Os
documentos, porém, tratados por este processo, que é natural, tornam-se
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suscetíveis ao ataque dos insetos e dos fungos, além de exigir habilidade do
executor.
TECIDO
Processo de reparação em que são usadas folhas de tecido muito fino,
aplicadas com pasta de amido. A durabilidade do papel é aumentada
consideravelmente, mas o emprego do amido propicia o ataque de insetos e
fungos, impede o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos, além de
reduzir a legibilidade e a flexibilidade.
SILKING
Este método utiliza tecido – crepeline ou musseline de seda – de grande
durabilidade, mas, devido ao uso de adesivo à base de amido, afeta suas
qualidades permanentes. Tanto a legibilidade quanto a flexibilidade, a
reprodução e o exame pelos raios ultravioletas e infravermelhos são pouco
prejudicados. É, no entanto, um processo de difícil execução, cuja matéria
prima é de alto custo.
LAMINAÇÃO
Processo em que se envolve o documento, nas duas faces, com uma folha
de papel de seda e outra de acetato de celulose, colocando-o numa prensa
hidráulica. O acetato de celulose, por ser termoplástico, adere ao documento,
juntamente com o papel de seda, e dispensa adesivo. A durabilidade e as
qualidades permanentes do papel são asseguradas sem perda da legibilidade e da
flexibilidade, tornando-o imune à ação de fungos e pragas. Qualquer mancha
resultante do uso pode ser removida com água e sabão.
O volume do documento é reduzido, mas o peso duplica. A aplicação, por ser
mecanizada, é rápida e a matéria-prima, de fácil obtenção. O material empregado
na restauração não impede a passagem dos raios ultravioletas e
infravermelhos. Assim, as características da laminação são as que mais se
aproximam do método ideal.
Laminação manual
Este processo, desenvolvido na Índia, utiliza a matéria-prima básica da
laminação mecanizada, embora não empregue calor nem pressão, que são
substituídos pela acetona. A laminação manual, também chamada laminação com
solvente, oferece grande vantagem àqueles que não dispõem de recursos para
instalar equipamentos mecanizados.
ENCAPSULAÇÃO
Utiliza basicamente películas de poliéster e fita adesiva de duplo
revestimento. O documento é colocado entre duas lâminas de poliéster fixadas
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nas margens externas por fita adesiva nas duas faces; entre o documento e a
fita deve haver um espaço de 3mm, deixando o documento solto dentro das
duas lâminas.
A encapsulação é considerada um dos mais modernos processos de
restauração de documentos.
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