MacapAmap AmazniaBrasil 1semestrede2011

DocumentaoeArquivo& Arquivologia

1

Fundao Universidade Federal do Amap

Apostilado de Documentao e Arquivo & ArquivologiaCURSO BACHARELADO EM HISTRIAOrg. Prof. Luizel Simes de BritoColeodoscontedosaplicadosnas Disciplinas:DocumentaoeArquivo& Arquivologia,ministradasparaoCurso BachareladoemHistriadaFundao UniversidadeFederaldoAmap,parafins deorientaroaprendizadotericoeas avaliaesnecessrias,sendofacilitador oProf.Grad.LuizelSimesdeBrito, AssistenteII,SecretrioExecutivo, RegistroProfissional001DRT/AP.

Macap Amap Amaznia Brasil 1 semestre de 2011

o dilogo interdisciplinar entre a Arquivologia e a Histria que fornecer a base para a adequao dos arquivos a esta realidade, assim como para a construo historiogrfica do cotidiano de hoje, amanh.Luis Reis ii

SUMRIOSUMRIO INTRODUO CONCEITOS FUNDAMENTAIS ..................................................................................... 10 ARQUIVOLOGIA ....................................................................................................................... 10 INFORMAO ........................................................................................................................... 10 O Valor da Informao ................................................................................................... 10 DOCUMENTO............................................................................................................................. 12 Diviso de Documentos por Natureza ......................................................................... 13 Formato .............................................................................................................................. 14 Espcie ............................................................................................................................... 14 Gnero ............................................................................................................................... 14 Tipo de Documento .......................................................................................................... 14 Valores de Documento .................................................................................................... 15 GESTO DE DOCUMENTOS ...................................................................................................... 15 DOCUMENTAO ...................................................................................................................... 16 Importncia ....................................................................................................................... 16 Natureza ............................................................................................................................ 17 Finalidade........................................................................................................................... 17 Caractersticas ................................................................................................................. 17 Normalizao .................................................................................................................... 17 Fases do Processo de Documentao .......................................................................... 17 NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO ................................................................... 18 Documentao de Nvel Estratgico ........................................................................... 18 Documentao de Nvel Ttico ..................................................................................... 18 Documentao de Nvel Operacional .......................................................................... 18 ARQUIVO E ARQUIVSTICA: Evoluo Histrica ................................................. 19 O ARQUIVO .............................................................................................................................. 19 Arquivo das Civilizaes Pr-Clssicas........................................................................ 19 Arquivos Medievais .......................................................................................................... 21 Arquivo da Idade Moderna ........................................................................................... 23 Arquivos da Idade Contempornea ............................................................................. 24 A ARQUIVSTICA ................................................................................................................... 24 Evoluo Histrica .......................................................................................................... 25 ARQUIVO: Elementos e Definies ............................................................................. 29 ESTGIOS DE SUA EVOLUO ................................................................................................. 31 EXTENSO DE SUA ATUAO .................................................................................................. 31 NATUREZA DOS DOCUMENTOS................................................................................................ 31 iii

GNERO (CARACTERSTICA) ................................................................................................... 32 NATUREZA DO ASSUNTO (CARACTERSTICA) ....................................................................... 32 CORRESPONDNCIA ................................................................................................................. 33 TIPO DE ARQUIVAMENTO ...................................................................................................... 33 DIFERENCIAO ENTRE BIBLIOTECA E ARQUIVO ................................................................. 33 CENTROS DE DOCUMENTAO OU INFORMAO .................................................................. 34 ORGANIZAO E ADMINISTRAO DE ARQUIVOS CORRENTES ............. 36 LEVANTAMENTO DE DADOS ................................................................................................... 37 ANLISE DOS DADOS COLETADOS ......................................................................................... 38 PLANEJAMENTO ...................................................................................................................... 38 Posio do arquivo na estrutura da instituio ........................................................ 38 Centralizao ou descentralizao e coordenao dos servios de arquivo ..... 38 Centralizao ................................................................................................................. 38 Descentralizao .......................................................................................................... 39 Coordenao................................................................................................................... 39 Escolha de mtodos de arquivamento e classificao ............................................ 39 Sistemas de registro ................................................................................................... 40 Elementos de Classificao ......................................................................................... 41 Princpios de classificao ........................................................................................... 41 Escolha das Instalaes e equipamentos ................................................................... 41 Constituio de arquivos intermedirios ................................................................... 43 IMPLANTAO E ACOMPANHAMENTO .................................................................................... 43 GESTO DE DOCUMENTOS........................................................................................... 44 PROTOCOLO ............................................................................................................................. 44 REGISTRO E MOVIMENTAO ................................................................................................ 45 EXPEDIO .............................................................................................................................. 45 ORGANIZAO E ARQUIVAMENTO ........................................................................................ 46 Mtodos de Arquivamento ............................................................................................ 46 Mtodo Alfabtico (mtodo bsico) ........................................................................ 47 Regras de Alfabetao ............................................................................................. 47 Mtodo Geogrfico ...................................................................................................... 50 Nome do estado, cidade e correspondente (quem enviou a correspondncia) ........................................................................................................ 50 Nome da cidade, estado e correspondente........................................................... 51 Mtodo numrico simples ............................................................................................ 51 Mtodo numrico cronolgico .................................................................................... 52 Mtodo Dgito-terminal .............................................................................................. 52 Mtodos por assunto (ideogrficos) ........................................................................ 53 Mtodo ideogrfico alfabtico enciclopdico ..................................................... 53 Mtodo ideogrfico alfabtico dicionrio ............................................................ 53 Mtodo ideogrfico numrico duplex ................................................................. 53 Mtodo ideogrfico numrico decimal ............................................................... 54 iv

Mtodo ideogrfico unitermo (ou indexao coordenada) ............................... 54 Mtodos padronizados ................................................................................................ 55 Mtodos padronizados automtico ..................................................................... 56 Mtodos padronizados soundex ........................................................................... 56 Mtodos padronizados rneo e mnemnico ....................................................... 56 Mtodos padronizados variadex .......................................................................... 56 Mtodo alfanumrico ................................................................................................... 56 Etapas de arquivamento .............................................................................................. 56 Inspeo ....................................................................................................................... 57 Estudo ........................................................................................................................... 57 Classificao................................................................................................................ 57 Codificao .................................................................................................................. 57 Ordenao .................................................................................................................... 57 Guarda dos documentos ............................................................................................ 57 EMPRSTIMO E CONSULTA ..................................................................................................... 57 ANLISE, AVALIAO, SELEO E ELIMINAO .................................................................. 58 Valor dos documentos .................................................................................................... 60 Distino entre valores primrios e secundrios .................................................. 60 Distino entre valores probatrios e informativos ............................................ 60 Valores probatrios ................................................................................................... 60 Valores Informativos ................................................................................................. 61 Unicidade .................................................................................................................... 61 Forma .......................................................................................................................... 62 Importncia............................................................................................................... 62 Documentos relativos a pessoas - seleo especial e amostra estatstica ...... 62 Documentos relativos a coisas ..................................................................................... 63 Documentos relativos a fenmenos ............................................................................ 63 Concluses ........................................................................................................................ 63 MICROFILMAGEM .................................................................................................................... 64 Filme (rolo) ....................................................................................................................... 64 Jaqueta ............................................................................................................................. 64 Microfichas ...................................................................................................................... 65 Tecnologia da Informao ............................................................................................ 65 Transferncia e recolhimento ..................................................................................... 65 Tipos de transferncia................................................................................................ 66 ARQUIVOS PERMANENTES .......................................................................................... 68 ATIVIDADES DE ARRANJO...................................................................................................... 69 Princpios de arranjo de arquivos ................................................................................ 70 Evoluo dos princpios de arranjo ............................................................................. 70 Concluses finais sobre os princpios de arranjo de documentos ....................... 72 ATIVIDADES DE DESCRIO E PUBLICAO .......................................................................... 73 Tipos bsicos de instrumentos de pesquisa .............................................................. 74 v

Guia .................................................................................................................................. 74 Inventrio sumrio ....................................................................................................... 74 Inventrio analtico ................................................................................................... 75 Catlogo ........................................................................................................................ 75 Repertrio.................................................................................................................... 75 ndice instrumento de pesquisa auxiliar............................................................ 75 Tabela de equivalncia ou concordncia................................................................ 75 ISAD(G) Norma Geral Internacional de descrio arquivstica ....................... 76 Descrio multinvel ..................................................................................................... 76 Regras para descrio multinvel ............................................................................ 77 Elementos de descrio .............................................................................................. 77 ISAAR(CPF) Norma internacional de registro de autoridade arquivstica para entidades coletivas, pessoas e famlias............................................................ 78 Glossrio de termos associados ao ISAAR(CPF) .................................................. 78 ATIVIDADES DE CONSERVAO ............................................................................................. 78 Conceito de conservao e restaurao .................................................................... 78 Conservao...................................................................................................................... 79 Conservao preventiva (restaurao) .................................................................... 79 Desinfestao ................................................................................................................... 81 Limpeza .............................................................................................................................. 81 Alisamento ......................................................................................................................... 81 RESTAURAO.......................................................................................................................... 81 Banho de gelatina ............................................................................................................. 81 Tecido ................................................................................................................................ 82 Silking ................................................................................................................................ 82 Laminao.......................................................................................................................... 82 Laminao manual.......................................................................................................... 82 Encapsulao .................................................................................................................... 83 ATIVIDADES DE REFERNCIA ................................................................................................. 83

vi

7

Os arquivos permanentes formam-se a partir de documentos recolhidos dos arquivos correntes, portanto a administrao destes influencia diretamente os arquivos de custdia. Em vista disso, importantssima a atuao do arquivista na fase de administrao dos arquivos ativos, incluindo o controle e planejamento da produo documental. Os arquivos como instituio tiveram origem na antiga civilizao grega. Nos sculos V e IV a.C. os atenienses guardavam seus documentos de valor no templo da me dos deuses (Metroon). O imperador Justiniano ordenou que se reservasse um prdio pblico no qual o magistrado pudesse guardar os documentos, escolhendo algum que os mantivesse sob custdia. A finalidade era a de impedir a adulterao e propiciar as condies necessrias para que pudessem ser encontrados rapidamente. Entretanto foi a partir da Revoluo Francesa que se reconheceu definitivamente a importncia dos documentos para a sociedade. Desse reconhecimento resultou em trs importantes realizaes no campo arquivstico: a) criao de uma administrao nacional e independente dos arquivos; b) proclamao do princpio de acesso do pblico aos arquivos; c) reconhecimento da responsabilidade do Estado pela conservao dos documentos de valor, do passado. Vrias razes levaram os pases a instituir arquivos pblicos: a) necessidade prtica de incrementar a eficincia governamental; b) motivos de ordem cultural, visto que os arquivos pblicos constituem uma espcie de fonte de cultura, ao lado de livros, manuscritos e peas de museus; c) razes de interesse pessoal, especialmente na Frana, que objetivando a aniquilao de uma sociedade antiga e acreditando que tais documentos eram imprescindveis proteo de direitos feudais e privilgios, criaram um rgo especial Agence Temporaire des Titres cuja atividade principal era separar, para eliminao, todos os documentos alusivos a tais direitos e privilgios. Entretanto, at bem pouco tempo os documentos serviam apenas para estabelecer ou reivindicar direitos. Quando no atendiam mais a essa exigncia,

8 eram transferidos para museus e bibliotecas, surgindo da a idia de arquivo administrativo e arquivo histrico. Em meados do sculo XIX comea a desabrochar um crescente interesse pelo valor histrico dos arquivos e os documentos ganham o status de testemunhos da histria. Tem-se ento que a cidadania plena ultrapassa o mero conhecimento e respeito aos direitos e deveres individuais, consolidando-se no autoreconhecimento e no conhecimento do outro, atravs da identificao sociocultural do grupo em que se vive. A identidade grupal alicerada na memria coletiva, que por sua vez constituda a partir das memrias individuais que se inter-relacionam. A memria permanece, mesmo que fragmentada, quando transmitida oralmente ou registrada em documentos. Os documentos so, assim, registros histricos, pois atravs deles a historiografia pode resgatar facetas da memria, tanto individual quanto coletiva. O acervo documental oriundo de arquivos pessoais, governamentais ou empresariais, entre outros, constitui o campo de atuao da arquivologia e da histria; a primeira direcionada ao seu tratamento documental arquivstico e a segunda, como fonte de pesquisa historiogrfica. Essa co-atuao nos arquivos mostra que preciso repensar o papel que estes desempenham na produo historiogrfica, pois o documento uma fonte histrica cuja seleo, organizao e disponibilizao feita por pessoas que possuem posicionamentos ideolgicos (assumidos ou no), que influenciam neste processo, para pessoas que tambm possuem os seus posicionamentos ideolgicos, (igualmente assumidos ou no), os quais tambm influenciam na historiografia. Esta problemtica ainda mais complexa diante da chamada revoluo documental (o aumento da produo de documentos impressos a partir dos anos 60) e da Nova Histria, para a qual todo e qualquer documento uma fonte histrica (e no mais apenas os documentos oficiais (governamentais, empresariais, enfim, os documentos formais, conforme a concepo positivista de histria). A preocupao com a revoluo documental ocasiona a constatao de que um dilogo interdisciplinar entre a histria e a arquivologia uma necessidade mais do que urgente, pois, se a primeira carece de conhecimento sobre o tratamento dispensado ao documento pelo arquivista, a este falta uma concepo histrica que ultrapasse o positivismo vulgarizado (p.18), o qual interfere no seu trabalho e, consequentemente, no do historiador, visto que este, ao desconhecer a atuao arquivstica, tende a receber o documento sem compreender ou questionar o processo pelo qual o documento passou at chegar as suas mos. A contextualizao do documento, atravs do respeito ao princpio da provenincia documental, proposto por Natalis de Wailly em 1841, fundamental

9 para a produo historiogrfica na Nova Histria, pois coloca-o em uma srie que retrata as atividades desenvolvidas pelo rgo de origem, permitindo ainda uma anlise conjuntural do momento e dos motivos de sua gerao. (p. 22). Os documentos gerados, mesmo que sem a inteno de testemunho, no entanto, j o so, visto que so reveladores do pensamento da poca em que foram produzidos e da ideologia dos que o produziram, cabendo ao arquivista organiz-los e disponibiliz-los ao historiador e a este analis-los, deles extraindo suas revelaes, os seus testemunhos...etc. Se o documento no incuo (p. 23), tambm no o so o arquivista e o historiador; ambos precisam adotar uma postura crtica em suas respectivas atuaes profissionais, visto que, diante da inesgotvel produo documental do mundo ps-moderno, se j no possvel arquivar e preservar todos os documentos, tambm no possvel descartar o indescartvel.

10

ARQUIVOLOGIA uma disciplina cientfica da Cincia da Informao. Com suas bases modernas fundamentadas na Revoluo Francesa, a Arquivologia cuida da informao que tem por objetivo se tornar evidncia, fator de prova de que algum evento ocorreu. Portanto, a Arquivologia a cincia que estuda teorias e mtodos de organizao e tratamento de documentos, e sua converso em potencial de informao. Por outro lado, Informao e Documento so termos polissmicos to amplamente usados pelos mais diferentes segmentos sociais e profissionais que se torna quase uma obrigao indicar em que sentido esses termos esto sendo empregados, ainda que parea bvio o seu uso na rea de arquivos.

INFORMAO um termo de difcil definio porque permeia toda a estrutura social. Tudo o que vemos, fazemos, inventamos, construmos, vestimos, falamos, escrevemos, desenhamos informao. Usaremos aqui, portanto, uma definio abrangente, porm menos ampla quanto dizermos que informao tudo, ou seja, informao so todos os dados que so organizados e comunicados.

O VALOR DA INFORMAOComo parmetros maneiras indefinidos, Podem, em informao. possvel admitir que a informao possua valor, preciso definir capazes de quantific-lo, o que no uma tarefa trivial. Uma das realizada por meio dos juzos de valor, que, apesar de serem consideram que o valor varia de acordo com o tempo e a perspectiva. certos casos, ser negativos, como acontece na sobrecarga de

Sob esta perspectiva, o valor da informao pode ser classificado nos seguintes tipos:

11 a) valor de uso: baseia-se na utilizao final que se far com a informao; b) valor de troca: aquele que o usurio est preparado para pagar e variar de acordo com as leis de oferta e demanda, podendo tambm ser denominado de valor de mercado; c) valor de propriedade: que reflete o custo substitutivo de um bem; d) valor de restrio: que surge no caso de informao secreta ou de interesse comercial, quando o uso fica restrito apenas a algumas pessoas. Muitas vezes no possvel quantificar o valor da informao estabelecendo uma equivalncia a uma quantia em dinheiro. Por ser um bem abstrato e intangvel, o seu valor estar associado a um contexto. Assim, os valores de uso e de troca podero ser teis na definio de uma provvel equivalncia monetria. Por exemplo, uma empresa que atua em bolsa de mercadorias, mais especificamente no mercado futuro, ter grande interesse em informaes relativas produo agrcola de um determinado pas ou regio. Esta empresa, provavelmente, ir alocar recursos na busca sistemtica deste tipo de informao, que ser utilizada na determinao de indicadores de uma tendncia e que fundamentar decises sobre o tipo de investimento a ser realizado, caracterizando a importncia dos valores de uso e de troca. Considerando que, a partir delas, poder ser obtido algum tipo de vantagem competitiva ou de diferencial de mercado, estas informaes assumiro um valor de restrio, para que se possa preservar o sigilo da aplicao. Por outro lado, uma organizao governamental ou no que realize censos demogrficos, de estilo de vida ou algum outro tipo de pesquisa de acompanhamento, dever manter, por razes legais, o armazenamento de dados e sries histricas sem que haja explcita inteno de explorao ou de uso. Neste caso, a informao ter um valor de propriedade. O ponto principal perceber a informao pertencendo a dois domnios. No primeiro deles, ela deve atender s necessidades de uma pessoa ou de um grupo. Nesse caso, a disponibilizao da informao deve satisfazer os seguintes requisitos: a) ser enviada pessoa ou ao grupo certos; b) na hora certa e no local exato; c) na forma correta. O segundo domnio o da organizao, que introduz questes a respeito da determinao do valor da informao. Neste contexto, o valor da informao est relacionado ao seu papel no processo decisrio. A determinao do valor somente do contedo parece um corolrio natural do uso da informao como um insumo da tomada de deciso. Entretanto, ainda que a informao adquira seu

12 valor a partir de seu papel na tomada de deciso, o produto informacional como um todo tambm agrega valor a outras atividades no processamento da informao. Cabe ento uma questo: a informao possui um valor econmico? Ela ter valor econmico quando levar satisfao dos desejos humanos. Uma pequena parcela da informao disponvel constitui-se em produtos finais, ou seja, aqueles que so consumidos diretamente pelas pessoas, cujo valor deriva-se da oferta e da procura. A poro majoritria, porm, cabe aos bens intermedirios, que so aqueles que conduzem a outros bens e servios. Neste caso, o valor estar diretamente relacionado ao dos bens e servios que deles se utilizam. Da mesma forma, a informao ter valor econmico para uma organizao, se ela gerar lucros ou for alavancadora de vantagem competitiva. De modo geral, a percepo de valor pode ser influenciada pelos seguintes fatores: a) identificao de custos; b) entendimento da cadeia de uso; c) incerteza associada ao retorno dos investimentos em informao; d) dificuldade de se estabelecerem relaes causais entre os insumos de informao e produtos especficos; e) tradio de se tratar a informao como uma despesa geral; f) diferentes expectativas e percepes dos usurios; g) fracasso em reconhecer o potencial comercial e o significado da informao. Para concluir, importante reconhecer que, de modo geral, poucas decises so tomadas com informao perfeita, devido a alguma insuficincia de informao e/ou uma sobrecarga de informao desnecessria. O valor da informao uma funo do efeito que ela tem sobre o processo decisrio. Se a informao adicional resultar em uma deciso melhor, ento ela ter valor. Caso contrrio, ela ter pouco ou nenhum valor.

DOCUMENTO um termo tambm polissmico, posto que se pode considerar documento qualquer suporte que registre informaes. So documentos as camadas da terra escavadas pelos gelogos, os vestgios materiais de civilizaes desaparecidas investigados pelos arquelogos, os registros orais de grupos humanos estudados pelos antroplogos e socilogos ou a correspondncia, mapas, contratos privados ou pblicos que so estudados pelos historiadores. A partir do

13 momento em que se fortalece a idia de que tudo histria, todos os registros, vestgios, marcas deixadas pela humanidade servem para orientar, provar, comprovar, informar, refletir sobre determinada coisa ou fato. Tal abrangncia de caractersticas fsicas e simblicas dos documentos, alguns mantidos no seu prprio local de produo (como as montanhas, solos e edificaes), outros reunidos em ambientes diversos do lugar onde foram produzidos como os museus, as bibliotecas, os arquivos e os centros de documentao, levou construo de referenciais tericos e prticos de organizao e preservao. Os documentos considerados documentos de arquivo, embora possam variar na forma como se apresentam, ou tecnicamente falando, no suporte em que a informao est registrada, apresentam algumas caractersticas que os diferem de outros documentos que podem conter informaes de valor cientfico, histrico e cultural. Numa viso geral os documentos so produzidos e/ou acumulados organicamente no decorrer das atividades de uma pessoa, famlia, instituio pblica ou privada. Ou seja, os documentos so criados uns aps os outros, em decorrncia das necessidades sociais e legais da sociedade e do prprio desenvolvimento da vida pessoal ou institucional. No caso da documentao privada, um cidado no ter uma carteira de identidade sem antes ter obtido uma certido de nascimento ou, no caso de uma empresa privada, realizar um contrato de prestao de servios sem antes ter registrado sua firma num cartrio. importante ressaltar a questo da organicidade dos documentos de arquivos porque isto significa que um documento no tem importncia em si mesmo (embora possa conter informaes valiosas), mas no conjunto de documentos do qual faz parte e que ajuda a explicar, demonstrar, comprovar, enfim, dar a conhecer a realidade que se busca compreender seja ela a vida de uma pessoa, as atividades de uma empresa pblica ou privada. J numa viso especfica, os documentos de arquivo so produzidos com finalidades especficas para atender vrias demandas de informaes. Embora alguns documentos possam, no seu momento de criao, j ter um valor histrico como, por exemplo, a carta deixada pelo presidente Getlio Vargas em meados do sculo 20, no momento do seu suicdio ou um tratado celebrado pelo Brasil, Argentina e Uruguai para formar uma aliana contra o Paraguai no sculo 19, a produo da maioria dos documentos atende primeiramente s necessidades burocrticas, administrativas ou legais.

DIVISO DE DOCUMENTOS POR NATUREZASabemos que as organizaes desenvolvem diversas atividades de acordo com

14 as suas atribuies e os documentos refletem essas atividades, porque fazem parte do conjunto de seus produtos. Portanto, so variados os tipos de documentos produzidos e acumulados, bem como so diferentes os formatos, as espcies, e os gneros em que se apresentam dentro de um Arquivo. Vamos conhec-los: NATUREZA COMERCIAL: quando a documentao principalmente organizada e utilizada pelas empresas e destina-se a fins extremamente comerciais. NATUREZA CIENTFICA: a documentao est presente quando seu objetivo principal o de proporcionar informaes cientificas ou mesmo didticas, sem visar diretamente o lucro. NATUREZA OFICIAL: quando sua organizao e utilizao tm por finalidade auxiliar e assessorar a administrao pblica atual e futura, pressupondo a coleta e a classificao de documentos oficiais, como por exemplo: leis, decretos, portarias e demais atos normativos prprios da administrao, Federal, Estadual ou Municipal.

FORMATO a configurao fsica de um suporte de acordo com a sua natureza e o modo como foi confeccionado: Exemplos: formulrios, ficha, livro, caderno, planta, folha, cartaz, microficha, rolo, tira de microfilme, mapa.

ESPCIE a configurao que assume um documento de acordo com a disposio e a natureza das informaes nesse contidas. Exemplos: ata, relatrio, carta, ofcio, proposta, diploma, atestado, requerimento, organograma).

GNERO a configurao que assume um documento de acordo com o sistema de signos utilizado na comunicao de seu contedo. Exemplos: audiovisual (filmes); fonogrfico (discos, fitas); iconogrfico (obras de arte, fotografias, negativos, slides, microformas; textual (documentos escritos de uma forma geral); tridimensionais (esculturas, objetos, roupas); magnticos/informticos (disquetes, cd-rom).

TIPO DE DOCUMENTO

15 a configurao que assume um documento de acordo com a atividade que a gerou. Exemplos: Ata de Posse; Boletim de Notas e Frequncia de Alunos, Regimento de Departamento, Processo de Vida Funcional, Boletim de Atendimento de Urgncia, Pronturio Mdico, Tabela Salarial.

VALORES DOS DOCUMENTOSOs documentos apresentam duas espcies de valores inerentes: o primrio e o secundrio. VALOR PRIMRIO: estabelecido em funo do grau de importncia que o documento a entidade que o acumulou. Este se manifesta sob trs diferentes tipos, ou seja: a) Valor Administrativo: documentos que envolvem poltica e mtodos e que so necessrios para a execuo das atividades do rgo. Ex: Planos, Programas de Trabalho, Relatrios etc; b) Valor Jurdico ou Legal: documentos que envolvem direitos a curto ou a longo prazo do Governo ou dos cidados, e que produzem efeito perante os tribunais. Ex: Acordos, Contratos, Convnios etc; c) Valor Fiscal: documentos que se referem a operaes financeiras e comprovao de receitas e despesa geradas para atender s exigncias governamentais. Ex: Notas Fiscais, Receitas, Faturas etc. VALOR SECUNDRIO: estabelecido em funo do grau de importncia que o documento possui para outras entidades e pesquisadores. Subdivide-se em: a) Valor Histrico Probatrio - documentos que retratam a origem, organizao, reforma e histria de uma administrao. Ex: Atos Normativos, Exposio de Motivos etc; b) Valor Histrico Informativo - documentos que, embora recebidos por uma determinada entidade em funo de suas atividades, so valiosos pelas informaes que contm retratando pessoas, fatos ou pocas. Ex: Tabelas de Recenseamento, Documentos sobre Servio Militar, ndices de Preos, Indicadores Econmicos, etc.

GESTO

DE DOCUMENTOS

Administrao da produo, tramitao, organizao, uso e avaliao de documentos, mediante tcnicas e prticas arquivsticas, visando a racionalizao e eficincia dos arquivos.

16 A gesto de documentos arquivsticos um procedimento fundamental na vida de uma empresa pblica ou privada. Para tomar decises, recuperar a informao e preservar a memria institucional preciso estabelecer um conjunto de prticas que garanta a organizao e preservao dos arquivos. Administrar ou gerenciar documentos arquivsticos, a partir da aplicao de conceitos e teorias difundidas pela Arquivologia, garante s empresas pblicas ou privadas obter maior controle sobre as informaes que produzem e/ou recebem, racionalizar os espaos de guarda de documentos, desenvolver com mais eficincia e rapidez suas atividades, atender adequadamente clientes e cidados. Conforme a Lei Federal n 8.159, que se refere aos arquivos pblicos, mas tambm aos arquivos privados constitudos por pessoas fsicas ou jurdicas, gesto de documentos :o conjunto de procedimentos e operaes tcnicas referentes sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Tanto esta Lei quanto a NBR ISO 9001/2000, indicam a necessidade de alguns requisitos para o gerenciamento de documentos nos arquivos pblicos e privados. A gesto de documentos aplicada nas empresas uma atividade estratgica na constituio do acervo arquivstico, pois define o ciclo vital dos documentos, estabelecendo aqueles que aps o uso administrativo pelos setores das empresas podem ser eliminados, os que sero transferidos ao arquivo, a temporalidade de guarda e sua destinao final: eliminao ou guarda permanente. Contudo, a operacionalizao da gesto de documentos, isto , a organizao interna do trabalho, conta muito nos resultados obtidos. Por trs das metodologias escolhidas e das normas implantadas deve existir um conjunto de pessoas com competncias e habilidades variadas, pensando e atuando juntas para que o fluxo e a tramitao dos documentos, os assuntos selecionados, os prazos definidos, os cuidados de conservao estabelecidos e o arquivamento final espelhem a realidade institucional ou contribuam para a sua interpretao.

DOCUMENTAO um conjunto de tcnicas cujo objetivo primordial a produo, sistematizao, distribuio e utilizao de documentos.

IMPORTNCIAElemento auxiliar do estudo, da pesquisa e do planejamento, em qualquer

17 campo ou nvel, a documentao assume vital importncia em nossos dias, haja vista o aparecimento e desenvolvimento da informtica, que pretende colocar disposio de todos, principalmente dos administradores, toda sorte de informaes e referncias necessrias tomada de deciso.

NATUREZAA documentao pode ter natureza comercial, cientfica ou oficial.

FINALIDADEEm sentido amplo, reunir e organizar todos os conhecimentos que o homem adquiriu atravs dos tempos e com isso permitir sua divulgao e utilizao, proporcionando o desenvolvimento da cincia e da tecnologia. Ou seja, mais restritamente, a finalidade da documentao a de auxiliar e influir, direta ou indiretamente, na tomada de deciso pelo administrador, pela autoridade, ou pelo pesquisador.

CARACTERSTICASNos dias atuais a documentao assume uma caracterstica predominantemente dinmica, que a impulsiona a alcanar com mais rapidez e eficcia sua principal finalidade.

NORMALIZAOProcura racionalizar a produo, organizao e difuso das informaes que se encontram nos vrios documentos. Dessa maneira estabelece condies para o bom andamento da pesquisa, elaborao de projetos, preparao de relatrios, realizao de servios, obras, etc. O Brasil representado na Organizao Internacional de Normalizao (OIN) pela Associao Brasileira de Normas Tcnicas (ABNT), com sede no Rio de Janeiro.

FASES DO PROCESSO DE DOCUMENTAOO processo desenvolve-se em trs fases principais: a) recolhimento: para constituir um servio de documentao, exige-se senso de julgamento na escolha de documentos, cultura geral e, alm de discernimento para recolher o que til, imparcialidade na seleo de documentos;

18 b) leitura: a leitura fundamental, pois somente a partir dela se poder tomar qualquer deciso quanto utilidade e aplicao dos documentos; c) classificao: deve seguir uma orientao terica e, ao mesmo tempo, antecipar sua utilidade pblica.

NVEIS DA DOCUMENTAO NA ORGANIZAO comum considerarmos trs nveis de responsabilidade e autoridade, a saber: o estratgico, o ttico e o operacional.

DOCUMENTAO DE NVEL ESTRATGICO a documentao que retrata as preocupaes de longo prazo, de mais alto nvel e que deve conter as informaes mais gerais e abrangentes da organizao, cujos efeitos so direcionados aos nveis hierrquicos da alta gerncia.

DOCUMENTAO DE NVEL TTICO a documentao de nvel intermedirio, tanto em termos hierrquicos, quanto em termos de gesto da organizao. Estes documentos determinam "como, quem, quando e onde" para cada grande atividade determinante da organizao (por exemplo: compras, treinamento etc). Como exemplos de documentos de nvel ttico, podemos citar: Procedimentos (ou Manuais de Procedimentos), Plano de Metas, Plano de Cargos e Salrios, entre outros.

DOCUMENTAO DE NVEL OPERACIONAL a documentao de nvel mais baixo, onde esto as preocupaes imediatas, do curto prazo. Ela contm todos os detalhes e informaes tcnicas, padres, especificaes, tabelas etc, para a operao segura dos processos de trabalho. Como exemplo de documentos de nvel operacional, podemos citar: Instrues de Trabalho, Especificaes, Guias de Trabalho, entre outros.

19

O ARQUIVOPara podermos analisar a evoluo histrica dos arquivos, ser necessrio estabelecer balizas cronolgicas, assim iremos s origens, desde o nascimento destes, com as Civilizaes Pr-Clssicas at aos dias de hoje. Ao longo da Histria, que os arquivos se encontraram com diferentes suportes, desde as placas de argila, do papiro, do papel, entre outros. Hoje, a variedade de suportes aumentou, o que por sua vez aumentou o contedo destes que se tornou bastante variado. Os arquivos constituem desde sempre a memria das instituies e das pessoas, e existem desde que o Homem fixou por escrito as suas relaes como ser social. Vrios autores defendem que, a Histria dos Arquivos no pode ser considerada margem da Histria Geral da que formam parte integrante, tanto que a sociedade condiciona a sua existncia, a sua organizao, os seus critrios de conservao e, mesmo, a sua finalidade. A evoluo histrica dos arquivos e do seu conceito como veremos paralela ao desenvolvimento das sociedades humanas. Assim, os arquivos surgem desde que a escrita comeou a estar ao servio da sociedade, e tero nascido de forma espontnea no seio das Antigas Civilizaes do Mdio Oriente h cerca de seis milnios atrs. O aparecimento da escrita condicionou o aparecimento dos primeiros Arquivos, de tal forma que desde logo a humanidade tomou conscincia de era necessrio conservar os registros produzidos para mais tarde poderem ser utilizados.

ARQUIVOS DAS CIVILIZAES PR-CLSSICASOs Arquivos mais antigos que so conhecidos remontam ao 4 milnio a. C., junto das Civilizaes do Vale do Nilo e Mesopotmia. Graas Arqueologia foram descobertos, quer em Elba, Lagash, Maari, Ninive, Ugarit, etc. diversos vestgios dos primeiros Arquivos. Em Elba, por exemplo, encontraram-se numerosas placas de argila dispostas em estantes de madeira e em distintas salas, grandes volumes de documentos, missivas governamentais, sentenas judiciais, cartas, atos privados, etc.

20 Estes arquivos situavam-se, nesta poca em Templos e Palcios, para estarem mais prximos das classes dirigentes. H autores que defendem que estas estruturas se podem j considerar como verdadeiros Arquivos devido ao tipo de documentao que l era conservada. Descobriu-se que a sua organizao tinha j um grau superior, pois encontraram-se lxicos e catlogos descritivos. Atravs, tambm da Arqueologia, foi possvel reconstituir a organizao de alguns dos arquivos descobertos, que demonstraram que estes dispunham j de muitos dos elementos que se iram tornar clssicos e que ainda hoje so definidos pela Arquivstica. Desde logo, que estes arquivos tiveram grande importncia, e constituam j um complexo sistema de informao, no sendo concebidos como simples depsitos de placas de argila, mas como complexas estruturas organizativas e funcionais. Aos arquivos desta poca podemos apelida-los de arquivos de palcios ou arquivos de placas de argila. Tudo indica que alguns dos pressupostos modernos da Arquivstica estavam j patentes nos Arquivos das Civilizaes Pr-Clssicas. Arquivos GrecoRomanos atribudo a fialtes, cerca de 460 a. C., a criao do primeiro arquivo do mundo grego. Tambm aqui os arquivos se situavam em templos e em dependncias do Senado, a Sul da gora como em Atenas. Da Grcia Antiga destacam-se os arquivos de Gea e Palas Atenen, por ai se encontrarem importantes depsitos de documentos, como leis e decretos, atas judiciais, decretos governamentais, inventrios, etc. Interessante ser referir que em Atenas cada magistratura dispunha do seu Archeion, ou seja o lugar onde se redigem e conservam os documentos expedidos pelo poder governativo. Este conceito ir ser transmitido ao mundo romano, onde ser conhecido como Archivium. A partir de 350 a. C. aparece-nos o termo Mtron que era onde se guardavam leis e decretos governamentais, actas do Senado, etc., e que funcionava como Arquivo do Estado ateniense. Acredita-se que um pouco por toda a Grcia haveriam noutras cidades, arquivos civis e religiosos. Temos, pois, que os arquivos no plano tcnico dispunham j de um nvel de maturidade bastante elevado. Segundo Plutarco, atribudo a Valerius Publicoa, que exercia a funo de Cnsul em 509 a. C., a criao do primeiro arquivo da Roma antiga. Os arquivos da Roma antiga seguem de perto os das cidades gregas, continuando na poca Republicana a funcionar em templos, nomeadamente em Roma, no Templo de Saturno, junto ao errio pblico, onde se guardavam as Tabulae Publicae, que depois se veio a denominar Tabularium, agora situado no Capitlio. O Tabularium, desempenhava a funo de Arquivo Central do Estado, j com a importncia de

21 um grande servio pblico. Os documentos diplomticos eram conservados no Templo de Jpiter e os testamentos no de Vesta. Durante a poca Imperial, os srinia comearam a especializar-se como srinium a memoria, que estava encarregada de publicar e conservar as ordens do Imperador, por outro lado, a denominada a libellis, foi criada para atender o despacho das publicaes e consultas elevadas Corte. A cognitiones ou a cognitionibus, estava a cargo dos litgios civis e criminais que se apresentavam ao Imperador. Haviam ainda os srinia ou rationibus, que tratava das finanas e da contabilidade Imperial e finalmente a ab epistalis, onde se redigiam as contestaes do Imperador s consultas formuladas por funcionrios e cidados. Sabe-se que cada uma dessas reparties tinham os seus prprios arquivos independentes fisicamente em estantes separadas, onde se aplicava um rigoroso respeito pela provenincia dos fundos. Um dos grandes feitos dos romanos nesta rea, o fato de terem instaurado uma verdadeira rede de arquivos, assim um pouco por todo o Imprio vamos assistir ao aparecimento de Tabularius nas cidades provinciais mais importantes, nos quais se recolhia a legislao, a jurisprudncia e a documentao da administrao provincial, assim como surge tambm os arquivos dos municpios e os arquivos privados, fruto do desenvolvimento do Direito, e que constituam um instrumento fundamental para a garantia da propriedade dos cidados. De referir ainda que a organizao romana desenvolveu o conceito da Arquivo Pblico, pois apesar dos arquivos centrais terem sido criados para uso estatal, abriram as portas sociedade, funcionando como garantia de prova para a reclamao de direitos dos cidados. No mbito da Organizao Arquivstica, tivemos grandes progressos, pois os romanos tinham um grande sentido prtico e concediam administrao do Imprio uma grande importncia, o que levou que muitos dos critrios utilizados por eles continuam ainda hoje em dia vlidos, tanto nas linhas orientadoras da profisso de arquivista como na configurao da sua rede de arquivos. Como nos refere A. Malheiro da Silva, a importncia concedida relao entre documento e a entidade produtora vir, por sua vez a constituir a chave da Arquivstica moderna. Tambm com o mundo romano assistimos metamorfose da Arquivstica numa disciplina com uma misso e regras prprias, servida por uma enorme rede de servios e um corpo profissional especializado. Podemos concluir ento que, em termos organizacionais os romanos dispem j de um desenvolvido sistema pblico de arquivos, que se denota bem pela complexidade da sua administrao.

ARQUIVOS MEDIEVAIS

22 Com o advento da Idade Mdia o Arquivo passa a significar o espao ou servio onde se preservam registros antigos, ou seja comea-se a difundir a ideia de Arquivo como espao ou servio onde se recolhem documentos de valor, por constiturem prova ou memria de atos ocorridos no passado, sob as designaes de origem Pr-Clssica, como Santurio ou Tesouro. Ao cair o Imprio Romano vai desaparecer a complexa administrao que se havia desenvolvido at ento, onde se v desaparecer a ideia de sade pblica e bem comum, aparecendo por sua vez a ideia de vida privada, que se vai converter no fator predominante desta poca. Do Estado como Respublica passamos ao Estado Propriedade de quem detm o poder, onde a faculdade ou direito de criar arquivos, s tinham os que detinham a soberania. Assim desaparece tambm a noo de Arquivo Pblico. Na Idade Mdia a gesto de documentos vai estar fundamentalmente nas mos da Igreja, detentora do Saber e da Cultura, concentrados em Catedrais e Mosteiros. Os Arquivos Eclesisticos vo assim ter a funo de guardar e gerir os ttulos de propriedade, quer da Igreja, quer de outras instituies pblicas e particulares. Apesar disto os Arquivos nesta poca recuperam a importncia que tinham na Antiguidade. Sendo que, com o redescobrimento do Direito Romano no Sculo XII entramos numa nova fase da histria dos arquivos. Ento, a partir do sculo XIII, comea a ser introduzida a prtica dos registros, que eram livros onde se transcreviam os documentos outorgados por uma autoridade, ou entidade, nomeadamente nas Chancelarias, e outras instituies. Nesta poca as unidades administrativas destas estruturas dividiam-se j em seces orgnicas, e com funcionrios especializados (arquivistas) e normas a seguir. Ser importante referir que, a prtica arquivstica nesta poca, no se confinava s Europa, conhecendo-se os casos da China e do Mundo rabe. Com o Sculo XIV surgem por toda a Europa vrios Arquivos Centrais como o Archivo de la Corona de Aragn em 1318 e o Arquivo da Torre do Tombo em 1325, entre outros. Ao mesmo tempo d-se tambm a descentralizao dos arquivos, o que leva ao aparecimento dos Cartrios Concelhios, a poca de novas tipologias documentais, como os inventrios, d-se o alargamento ao tipo de documentos a conservar, como documentos financeiros e historiogrficos, etc. durante este sculo que assistimos ao primeiro grande movimento de nomeao de arquivistas oficiais nas Cortes de Europa. Este movimento, leva a que os Arquivos sejam encarados de uma forma diferente, contribudo para que a partir do sculo XV surjam grandes cronistas oficiais, juntamente com o aparecimento dos primeiros cultores da crtica filolgica e textual.

23 Como vimos, e ao qual j se havia feito referncia, na Idade Mdia o Arquivo vai recuperar a sua a importncia.

ARQUIVOS DA IDADE MODERNACom o sculo XVI, vemos surgir um novo sistema administrativo, o Estado Moderno. Absolutista e Centralizador por natureza, contribuir para a concentrao dos arquivos, fazendo surgir os primeiros Arquivos de Estado, que resultam de novas concepes de administrao e reformas institucionais. A criao do Arquivo de Simancas em 1540, em Espanha por ordem de Carlos V, considerado o Arquivo Moderno do Estado Espanhol, de fato um sinal bastante significativo do novo sistema administrativo. Este arquivo considerado como o primeiro exemplo de um Arquivo de Estado. Mais tarde, iremos assistir criao do Arquivo Secreto do Vaticano em 1611, e ainda na Espanha o Arquivo das ndias, em 1788, eles tambm exemplares de Arquivos de Estado. Ser importante referir que, esta centralizao dos documentos, ir provocar ajustamentos metodolgicos, sendo frequente a elaborao de normas, regulando os preceitos de rotina do Arquivista. Segundo autores como Jean Favier, a noo de Propriedade dos Arquivos foi substituda pela de Arquivos Pblicos depositrios dos documentos do Estado e cuja conservao era ou podia ser de interesse pblico. O arquivo vai-se converter num elemento fundamental da administrao e a adquirir uma funo predominantemente juridico-politica. Ruiz Rodrguez, defende que nesta poca, se encerra um perodo da Histria, em que os Arquivos tiveram um papel de servio s instituies e governos que os fizeram nascer. Em suma, foram colaboradores dos Estados na administrao dos respectivos territrios. Este perodo fica, pois conhecido como a poca dos Arquivos de Estado. Arquivos na poca Contempornea A partir de 1789, com a Revoluo Francesa iremos assistir a uma verdadeira mudana na Histria da Europa, que se ir repercutir na noo e funcionalidade dos Arquivos. Com o advento do Estado de Direito nasce um novo conceito, a Soberania Nacional. Neste contexto, nascem os princpios de responsabilidade, de garantia, eficcia e justia da atuao da Administrao perante os cidados. Associado a isto, o Arquivo passa a ser considerado como Garantia dos Direitos dos Cidados, e Jurisprudncia da atuao do Estado. Um dos grandes marcos, para a Histria dos Arquivos, sem sombra de dvida a fundao de raiz, logo em 1789, dos Archives Nationales de Frana, e com eles a j muito conhecida Lei de 7 Messidor, que sai no Ano II da Revoluo, que proclama que os Arquivos estabelecidos junto da representao nacional eram um depsito

24 central para toda a Repblica. A esta Lei traz um conceito moderno e liberal de Arquivo, onde o Arquivo Central do Estado deixou de constituir um privilgio dos rgos de poder e passou a ser entendido como Arquivo da Nao aberto ao cidado comum. No sculo XIX, a poltica de concentrao dos Arquivos vai ser continuada um pouco por toda a Europa, exceo da Gr-Bretanha onde o processo vai ser mais tardio. No incio deste sculo, perante o desenvolvimento do Positivismo, que preconizava a verificao documental ao servio da anlise histrica, contribui para que os arquivos adquirissem uma posio instrumental relativamente Paleografia e Diplomtica. J na segunda metade deste mesmo sculo e agora sob os auspcios do Historicismo os arquivos vo-se transformar em verdadeiros laboratrios do saber histrico.

ARQUIVOS DA IDADE CONTEMPORNEANa poca Contempornea os arquivos vo adquirir dupla dimenso, onde se por um lado so garantia dos direitos dos cidados, por outro conservam e gerem a memria do passado da nao e por isso vo ser objeto da investigao histrica. Bautier defende a ideia de, que at meados do sculo XX os arquivos desenvolveram, sobretudo a vertente de conservadores e gestores da memria do passado, deixando de lado a funo de servio Administrao, que at a tinham desempenhado. No sculo XX vamos, pois assistir consolidao do conceito e funo de Arquivo, como conjunto de documentos, independentemente da data, da forma e do suporte material, produzidos ou recebidos por qualquer pessoa, fsica ou moral, ou por qualquer organismo pblico ou privado no exerccio da sua actividade, conservados pelos seus criadores ou sucessores para as suas prprias necessidades ou transmitidos a instituies de Arquivos.

A ARQUIVSTICASegundo a definio que nos dada pelo Dicionrio de Terminologia Arquivstica do Conselho Internacional de Arquivos, ao qual j se fez referencia neste trabalho, a Arquivstica a disciplina que trata dos aspectos tericos e prticos dos arquivos e da sua funo. Assim, vai desenvolver-se a partir da anlise, do trabalho de campo e da investigao sobre as organizaes produtoras de documentos, que os renem constituindo arquivos, para fins materiais ou culturais. Temos, pois que a

25 Arquivstica se debrua sobre um dos produtos mais naturais do Homem, os Arquivos. A Arquivstica estabeleceu princpios essenciais, metodologia e linguagem prprias, que a faz identificar-se e se distinguir das outras Cincias afins, com as quais est integrada no conjunto das Cincias da Documentao e da Informao. O seu objetivo prende-se com a formao, organizao e conservao dos documentos, com a economia de tempo na investigao, economia de pessoal e no trabalho, e direo do Arquivo. Nesta perspectiva a Arquivstica deve responder com a criao de uma metodologia prpria para que o arquivo possa desempenhar e cumprir os seus objetivos, desenvolver procedimentos e instrumentos de trabalho que permitam ao Arquivista, conservar, gerir e difundir os documentos de arquivo. Esta metodologia radical, pois no carter orgnico do arquivo, e consiste em aplicar o principio bsico, de respeitar a ordem natural de criao dos documentos, a que chamamos princpio de provenincia ou princpio do respeito pela estrutura dos fundos. Em suma, a Arquivstica a Cincia que organiza e torna acessvel a informao documental produzida por uma Organizao no desenrolar das suas relaes sociais, a ponto de ser possvel conhecer toda a informao que um documento possa proporcionar.

EVOLUO HISTRICAA Arquivstica nasce na sequncia da Revoluo Francesa com os novos servios de Arquivo que ento foram criados e no seio da Histria Positivista, fortemente vinculada Diplomtica. S com a prtica da teoria de que os documentos se devem organizar de acordo com a estrutura da instituio de onde provem, a Arquivstica se conseguiu autonomizar e tornar-se independente. Este princpio provenincia considerado a base desta Cincia. Segundo Posner, internacionalmente consensual, a data aceite para o nascimento da Arquivstica, o dia 24 de Abril de 1841, quando Natalis de Wally introduziu as normas para a organizao dos fundos reunidos nos Arquivos Nacionais Franceses, de livre acesso de consulta desde a Revoluo Francesa. Mas, o grande marco na evoluo da Arquivstica pode ser encontrado em 1898, com a publicao do Manual dos Arquivistas Holandeses, por Muller, Feith e Fruin, onde se abre uma nova era para a disciplina, e que representa a afirmao e libertao da Arquivstica, relativamente ao papel secundrio para a qual tinha sido remetida at ento, como veremos mais adiante. No entanto muito antes, do seu nascimento formal da Arquivstica como disciplina, j existia como prtica de sistematizao e conservao de fundos

26 documentais, desde que o Homem criou os primeiros Arquivos, como depsitos dos testemunhos escritos e como base do seu direito. Desde a Roma Antiga que, nos encontramos com um mtodo de trabalho, a que hoje chamamos principio de provenincia, onde os documentos produzidos por diferentes dependncias se conservavam em diferentes galerias do Tabularium e do Templo de Saturno, mantendo independentes cada um destes fundos, onde em cada um destes documentos eram j ordenados cronologicamente, formando sries. No entanto esta prtica tinha simplesmente uma orientao lgica, onde no se pensava num futuro interesse histrico dos documentos nem no estabelecimento de uma doutrina arquivstica. Com o aparecimento das Chancelarias da Idade Mdia, e a consequente produo e conservao documental, surgem os cartulrios onde se copiavam os documentos recebidos por uma instituio, e os registros. Assistimos a uma evoluo sem sobressaltos na prtica arquivstica. Na Idade Moderna, e Ilustrao a Arquivstica vai evoluir no sentido de procurar facilitar as tcnicas que garantam a organizao e conservao dos depsitos que esto nos arquivos, surgindo para o efeito vrios conjuntos de normas a seguir. Com, o sculo XVII veremos proliferar a Literatura Arquivstica, aumentando a sua produo durante o sculo XVIII, perodo onde j se discutia os conceitos para a organizao dos arquivos. Paralelamente emergncia deste tipo de literatura os arquivos, comeam a ser consultados por investigadores e eruditos, tendo em vista a preparao das primeiras histrias cientificas, fenmeno que vai influenciar a Arquivstica no sculo seguinte. O papel da Arquivstica no sculo XIX vai ser o de procurar novas teorias, que facilitem o Arquivo a prestar um bom servio Histria. A mais importante destas, e que se converter no principio fundamental da Arquivstica, como j se referiu, vai ser sem dvida a teoria do principio de provenincia. A Arquivstica vai agora centrar a sua ateno, para a descrio, e para a elaborao de instrumentos de trabalho que permitam ao historiador encontrar facilmente a informao de que necessita para investigao. Surgem, um pouco por todo o lado, Colees Diplomticas, Guias, Inventrios, Catlogos e ndices, e muito menos literatura sobre Teoria Arquivstica, com acontecia no sculo anterior. Apesar disto, vemos surgir, j desde os finais do sculo XVIII, por toda a Europa, Escolas de Formao Profissional de Ensinamentos por Oralidade, o que representa j a preocupao da Arquivstica no campo de formao especializada dos arquivistas. Nos finais do sculo XIX, vamos assistir a um grande marco da evoluo da

27 Arquivstica, onde se vai consolidar o Modelo quanto Origem e Organizao dos Arquivos, o que vai contribuir para que seja criado uma Autoridade Arquivstica Central, resumindo, um rgo que coordene a poltica relativa aos Arquivos a nvel internacional. Ao mesmo tempo vai-se sentir pela Europa, Amrica e U.R.S.S. grandes alteraes nos campos da Organizao e da Poltica Arquivstica. Toda esta viragem se vai efetuar a partir de 1898, com a edio do Manual dos Arquivistas Holandeses, que sistematizava a teoria de Natallis de Wally e fundamentaria as Bases da Arquivstica Moderna. de referir que, na transio do sculo XIX para o Sculo XX, nomeadamente durante o incio do segundo se dar a consolidao definitiva das idias surgidas na Revoluo Francesa quanto ao Modelo Arquivstico. Com o sculo XX, os Arquivos, iro recuperar a sua dimenso administrativa, que se ir acentuar nos Anos 30, e se consolidar mais tarde, j nos anos 50, onde a Arquivstica ir desenvolver um sistema para facilitar a Administrao nos momentos mais difceis, como por exemplo, a Segunda Guerra Mundial. precisamente a partir dos Anos 50 que se tenta conciliar as dimenses tradicionais da Arquivstica, a Histria e a Administrao. Surge ento no mbito da UNESCO, em Agosto de 1950 o Conselho Internacional de Arquivos (CIA), que vem dar resposta necessidade de coordenao a nvel internacional, da Arquivstica. Com o CIA, vai-se assistir intensificao da cooperao entre pases, na Organizao de Congressos, Mesas Redondas, assim como se aumentar a publicao de literatura especializada, como a revista Archivium, que nasce logo em 1951, vemos surgir tambm as Conferncias Internacionais da Table Ronde des Archives. Os Anos 60 so envolvidos por preocupaes de ordem prtica, dando-se uma acentuao na vertente tcnica da Arquivstica. O grande marco desta poca acontece em 1964, ano em que publicado o Elseviers Lexicon of Archive Terminology. Na dcada seguinte, por sua vez assiste-se ao aprofundamento das questes tericas da Arquivstica, que iro contribuir para o seu desenvolvimento cientfico. Refora-se o papel dos profissionais de Arquivo, fazendo surgir as primeiras Associaes de Arquivistas, como a Associao Portuguesa de Bibliotecrios, Arquivistas e Documentalistas (BAD), logo em 1973. E j nos finais da dcada, criado a Programa de Gesto dos Documentos (RAMP), que assegura a publicao de documentos que abarcam a maior parte dos aspectos da Arquivstica. Os Anos 70 prendem-se pelo aprofundamento de questes essenciais para a formulao de um corpo terico capaz de suportar um fundamentao da Arquivstica. J com os anos 80 se caminha para a afirmao da Arquivstica com Cincia da Informao, e na procura dos seus fundamentos, que se ir acentuar

28 nos anos 90. A Arquivstica nos anos 90 entrou numa nova era, onde a grande preocupao se prendeu e ainda se prende, nos dias de hoje, com a importncia da Informtica como meio de gerir novos documentos. Nesta nova era a Arquivstica afirma-se definitivamente como uma Cincia da Informao e se clarificam o seu objeto e o seu mtodo. Dentro deste contexto podemos afirmar que a Arquivstica hoje uma Cincia que procura uma identidade prpria que lhe d autonomia e respeito da Histria e da Administrao. Os Arquivos de toda as pocas e condies, quer Histricos quer Administrativos, so por sua vez o seu objeto. Por outro lado a Arquivstica elabora normas e instrumentos de trabalho que permitem ao Arquivista organizar a documentao e disp-la ao servio do utente do Arquivo, assim como deve contribuir para a identificao e valorizao Arquivstica, criar normas de reproduo em Arquivos, de instalao, conservao e restaurao dos documentos a cargo dos mesmos. A gesto de informao, com o advento das novas tecnologias contribuiu para que a Arquivstica adaptasse novas tcnicas de trabalho, fazendo com que entrasse no campo das Cincias da Informao, criando princpios universais aplicveis a todos os arquivos do mundo, atravs da normalizao dos seus princpios orgnico-descritivos, de vocabulrio internacional e homologao dos contedos da formao profissional dos Arquivistas.

29

A histria da humanidade compreende as mais diversas classificaes da distribuio da riqueza dos grupos sociais. O imperialismo sempre se imps ao direito comum. Foi o que se viu na sociedade feudal, onde senhores de terras mantinham pobres sob seu domnio, na qualidade de servos e escravos. Tambm o foi na sociedade comercial fundada pelas grandes navegaes e pelo mercantilismo, que trouxeram consigo as conquistas d'alm mar e a colonizao de continentes inteiros. Outro exemplo disso foi a sociedade liberal da Revoluo Francesa e sua conseqente transformao em sociedade industrial, obviamente advinda da Revoluo Industrial. As Guerras Mundiais demonstraram toda a ganncia do homem na busca do aumento dos territrios dominados pelo seu pas. As revolues antecedentes s Guerras Mundiais demonstraram os primeiros passos do homem em sua busca do conhecimento, como Napoleo ao estabelecer seu imprio e fundando o Arquivo Nacional da Frana, com a inteno de preservar o acervo que documentara a histria de seu pas at ento. Da mesma forma, a Revoluo Industrial buscou o conhecimento para construir mquinas mais eficazes para a mecanizao das fbricas. Quando houve a Guerra de Secesso, os EUA, mesmo sem qualquer planejamento, armazenaram diversos documentos em um depsito, que mais tarde foram selecionados, avaliados e classificados por Charles Dewey, formando o primeiro fundo organizado coerentemente que se tinha conhecimento. A Primeira Guerra Mundial demonstrou o conhecimento que Adolph Hittler possua acerca da importncia do saber. Foi isto que o levou a monopolizar os meios de comunicao e a querer destruir todos os livros, pois sem informaes ele no teria a oposio interna e, sem acervo bibliogrfico, ficaria mais fcil manipular as pessoas. A busca de novos domnios territoriais tambm trouxe a Segunda Guerra Mundial e a luta crescente pela obteno de informaes, que j ocorrera na guerra anterior. O surgimento do socialismo trouxe consigo a Guerra Fria e uma maior disputa pelo mercado de informaes. O socialismo perdeu todo o seu espao para o capitalismo e trouxe para a sociedade do capital um novo conceito de informao: o conceito de informao global, isto , a globalizao. Tudo isso fez com que informao e histria mantivessem uma estreita ligao e deu ao presente a caracterstica social que determina o futuro da economia do planeta. Assim, hoje fazemos parte de uma

30 sociedade dita da informao, pois ela quem determina o valor de tudo o que se relaciona com a tecnologia e o conhecimento, os quais trazem embutidos em si as determinaes de uma economia neoliberal. Com tudo isso, o arquivo se apresenta, para esta nova realidade, com dois elementos distintos. O primeiro elemento essencial refere-se razo pela qual os materiais foram produzidos e acumulados. Sero arquivos os documentos criados e acumulados na consecuo de algum objetivo. Em nvel governamental, tal objetivo o cumprimento de sua finalidade oficial (valor primrio). Assim, filmes cinematogrficos, por exemplo, quando produzidos ou recebidos por uma administrao no cumprimento de funes especficas, podem ser considerados arquivos. Documentos escritos, ainda que classificados como manuscritos histricos, se tiverem sido produzidos em decorrncia de uma atividade organizada como por exemplo os de uma igreja, uma empresa, ou mesmo de um indivduo podero ser considerados arquivos. O segundo elemento essencial diz respeito aos valores pelos quais os arquivos so preservados. Para que os documentos sejam arquivados devem ser preservados por razes outras que no apenas aquelas para as quais foram criados e acumulados. Essas razes tanto podem ser oficiais quanto culturais. Sero ento preservados para o uso de outros alm de seus prprios criadores (valor secundrio). Devem ainda satisfazer a condio de serem realmente documentos do rgo que os oferece. Para que se possa garantir a integridade dos documentos preservados devese mant-los conservados num todo como documentos do rgo que os produziu, deve-se ainda guard-los na sua totalidade, sem mutilao, modificao ou destruio de parte deles. Conquanto no haja uma definio de arquivo que possa ser considerada definitiva, pode-se defini-los como, os documentos de qualquer instituio pblica ou privada que hajam sido consideradas de valor, merecendo preservao permanente para fins de referncia e de pesquisa e que hajam sido depositados ou selecionados para depsito, num arquivo permanente. (T.R.Schellenberg). Ou ainda, segundo Slon Buck, ex-arquivista dos EUA, assim o definiu: Arquivo o conjunto de documentos oficialmente produzidos e recebidos por um governo, organizao ou firma, no decorrer de suas atividades, arquivados e conservados por si e seus sucessores para efeitos futuros. Pode-se dizer que a finalidade de um arquivo a de servir Administrao e servir Histria; e sua funo organizar, guardar, conservar e preservar o acervo documental para tornar disponvel as informaes nele contidas.

31 O art. 2 da Lei 8.159/91 define arquivo da seguinte forma:Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por rgos pblicos, instituies de carter pblico e entidades privadas, em decorrncia do exerccio de atividades especficas, bem como por pessoa fsica, qualquer que seja o suporte da informao ou a natureza dos documentos.

ESTGIOS

DE SUA EVOLUO

Arquivos de primeira idade, corrente, ativo, primrio ou de movimento so aqueles constitudos de documentos em curso ou consultados freqentemente conservados em dependncias prximas de fcil acesso. Arquivos de segunda idade, secundrio, intermedirio, limbo ou purgatrio so aqueles constitudos de documentos que deixaram de ser freqentemente consultados, mas cujos rgos que os receberam e os produziram podem ainda solicit-los. No h necessidade de conserv-los prximos aos escritrios. A permanncia dos documentos nesses arquivos transitria. Arquivos de terceira idade, tercirio, inativo, de custdia ou permanentes so constitudos de documentos que perderam todo o valor de natureza administrativa, que se conservaram em razo de seu valor histrico ou documental e que constituem os meios de conhecer o passado e sua evoluo. Estes so os arquivos propriamente ditos. A cada uma dessas fases que so complementares corresponde uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos e, conseqentemente, uma organizao adequada.

EXTENSO

DE SUA ATUAO

Quanto abrangncia de sua atuao podem ser setoriais e gerais ou centrais. Os arquivos setoriais (ncleos de arquivo ou arquivo descentralizado) so aqueles estabelecidos junto aos rgos operacionais, cumprindo funes de arquivo corrente. Os arquivos gerais ou centrais so os que se destinam a receber os documentos correntes provenientes dos diversos rgos que integram a estrutura de uma instituio, centralizando as atividades de arquivo corrente.

NATUREZA

DOS DOCUMENTOS

32 Podem ser especiais e especializados. O arquivo especial aquele que tem sob sua guarda documentos de formas fsicas diversas fotografias, discos, fitas, slides, disquetes, CD-ROM e que, por esta razo, merecem tratamento especial. Arquivo especializado o que tem sob sua custdia os documentos resultantes da experincia humana num campo especfico, independentemente da forma que apresentem. Ex.: arquivos mdicos, arquivos de engenharia, arquivos tcnicos.

GNERO (CARACTERSTICA)Podem ser: escritos ou textuais, cartogrficos (mapas e plantas), iconogrficos (fotografias, desenhos, gravuras), filmogrficos (filmes e fitas videomagnticas), sonoros (discos e fitas audiomagnticas), microgrficos (rolo, microficha, jaqueta), informticos (disquetes, HD, CD-ROM).

NATUREZA

DO

ASSUNTO (CARACTERSTICA)

Quanto natureza do assunto os documentos podem ser ostensivos e sigilosos. Ostensivo o documento cuja divulgao no prejudica a administrao. So sigilosos os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custdia e divulgao. Em nossa legislao, os arts. 23 e 24 da Lei 8.159 estabelecem:Art. 23. Decreto fixar as categorias de sigilo que devero ser obedecidas pelos rgos pblicos na classificao dos documentos por eles produzidos. 1 Os documentos cuja divulgao ponha em risco a segurana da sociedade e do Estado, bem como aqueles necessrios ao resguardo da inviolabilidade da intimidade, da vida privada, da honra e da imagem das pessoas so originariamente sigilosos. 2 O acesso aos documentos sigilosos referentes segurana da sociedade e do Estado ser restrito por um prazo mximo de 30 (trinta) anos, a contar da data de sua produo, podendo esse prazo ser prorrogado, por uma nica vez, por igual perodo. 3 O acesso aos documentos sigilosos referentes honra e imagem das pessoas ser restrito por um prazo mximo de 100 (cem) anos, a contar da sua data de produo. Art. 24. Poder o Poder Judicirio, em qualquer instncia, determinar a exibio reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensvel defesa de direito prprio ou esclarecimento de situao pessoal da parte. Pargrafo nico. Nenhuma norma de organizao administrativa ser

33interpretada de modo a, por qualquer forma, restringir o disposto neste artigo.

A regulamentao do artigo 23 dessa lei veio com o Decreto n 2.134 de 24 de janeiro de 1.997, que est reproduzido em seu inteiro teor no apndice I.

CORRESPONDNCIA toda forma de comunicao escrita, produzida e endereada a pessoas jurdicas ou fsicas, bem como aquela que se processa entre rgos e servidores de uma instituio. Quanto ao destino e procedncia pode-se classificar a correspondncia em externa e interna. Interna a correspondncia trocada entre os rgos de uma mesma instituio. So os memorandos, despachos, circulares. Contrrio sensu, externa aquela trocada entre rgos de instituies diversas ou entre rgos de uma entidade e pessoas fsicas, como ofcios, telegramas e cartas. A correspondncia pode ainda ser oficial e particular. Ser oficial a que cuidar de assuntos de servio ou de interesse especfico das atividades de uma instituio. Ser particular se de interesse pessoal de servidores ou empregados de uma instituio.

TIPO

DE

ARQUIVAMENTO

Pode ser horizontal ou vertical. Horizontal se os documentos ou fichas forem arquivados uns sobre os outros, bem como em caixas, estantes ou escaninhos. Ser vertical se os documentos ou fichas estiverem dispostos uns atrs dos outros, permitindo sua rpida consulta, sem a necessidade de remover outros documentos para ter acesso a um determinado documento ou ficha.

DIFERENCIAO ARQUIVO

ENTRE

BIBLIOTECA

E

As diferenas bsicas entre os materiais de biblioteca e de arquivo referemse precipuamente ao modo pelo qual se originaram e ao modo pelo qual entraram para as respectivas custdias. Como j foi visto, os arquivos tm estreito vnculo com as atividades funcionais de um rgo do governo ou de qualquer outra entidade. Seu valor cultural pode ser considerado secundrio ou acidental. O material de uma biblioteca visa primordialmente a fins culturais estudo,

34 pesquisa e consulta. Os arquivos so rgos receptores, enquanto as bibliotecas so colecionadores. Os materiais de biblioteca so adquiridos principalmente a partir de compras e doaes, ao passo que os arquivos so produzidos ou recebidos por uma administrao para o cumprimento de funes especficas. Jamais sero colecionadores como a biblioteca e sua qualidade prpria de arquivo s se conserva integralmente enquanto a forma e a inter-relao natural forem mantidas. Uma biblioteca no deve recolher documentos oficiais. Alm disso, h significativa distino quanto aos mtodos empregados em um e outro caso. Ao apreciar o valor dos documentos expedidos por um rgo oficial ou privado, o arquivista no o faz tomando por base partes do material. No examina e conclui quanto ao valor de uma simples pea avulsa como uma carta, um relatrio ou qualquer outro documento. Faz o seu julgamento em relao s demais peas, isto , em relao inteira documentao, resultante da atividade que a produziu. O bibliotecrio, ao contrrio, avalia o material a ser adquirido por sua instituio como peas isoladas. Por isso, os arquivistas no podem arranjar seus documentos de acordo com esquemas predeterminados de classificao de assunto. O bibliotecrio, no arranjo de seu material, que consiste em peas avulsas, pode empregar qualquer sistema de classificao. O principal objetivo de um sistema reunir materiais idnticos, mas o valor de determinada pea no estar necessariamente perdido se no for classificado em determinado lugar. O mesmo no ocorre no arquivo: uma vez que as peas tenham sido retiradas do seu contexto inicial, destruiu-se muito do seu valor de prova. Da surgiu o princpio da provenincia, pelo qual os documentos so agrupados pelas suas origens. O arquivista deve estabelecer uma classificao ditada pelas circunstncias originais de criao. O princpio da provenincia resultou de experincias desastrosas ocorridas na Europa, quando se tentou o emprego de diversos esquemas de classificao. Outra diferena que pode ser destacada a de os materiais de biblioteca existirem via de regra em numerosos exemplares, ao passo que os documentos de arquivos existem em um nico exemplar ou em limitado nmero de cpias. Pode-se dizer que a biblioteconomia trata de documentos individuais e a arquivstica, de conjuntos de documentos.

CENTROS INFORMAO

DE

DOCUMENTAO

OU

35 Os centros de informao abrangem algumas atividades prprias da biblioteconomia, da arquivstica e da informtica, sendo o seu campo bem maior, exigindo especializao no aproveitamento de documentos de toda espcie. Em sntese, o centro de informaes tem por finalidade coligir, armazenar, classificar, selecionar e disseminar toda a informao. A essncia da documentao deixou de ser o documento, para ser a informao em si mesma. Sua finalidade principal a de poupar ao estudioso a perda de tempo e o esforo intil de, por carncia de informaes, resolver problemas j solucionados ou repetir experincias que foram testadas anteriormente.

36

A qualidade dessa administrao ir determinar a exatido com que podem ser fixados os valores da documentao recolhida1. Determinar ainda o grau de facilidade com que os documentos de valor podem ser selecionados para reteno num arquivo permanente. O uso de documentos para fins de pesquisa depende da maneira pela qual foram originariamente ordenados. Os mtodos de administrao de arquivos permanentes desenvolvem-se em funo dos utilizados na administrao dos arquivos correntes, lembrando que um dos princpios bsicos da arquivstica conservar, nos arquivos de custdia, o arranjo original. Assim que o valor primrio (administrativo, legal, fiscal) dos documentos deixe de existir, devero ser descartados, recolhidos ao arquivo de custdia ou transferidos a um arquivo intermedirio, caso contrrio, tomaro espao estorvando o bom andamento das atividades correntes. Logo, a administrao dos arquivos correntes oficiais tem por objetivo fazer com que os documentos sirvam s finalidades para as quais foram criados, da maneira mais eficiente e econmica possvel, e concorrer para a destinao adequada dos mesmos, depois que tenham servido a seus fins. Os documentos so eficientemente administrados quando: a) uma vez necessrios podem ser localizados com rapidez e sem transtorno ou confuso; b) quando conservados a um custo mnimo de espao e manuteno enquanto indispensveis s atividades correntes; c) e quando nenhum documento reservado por tempo maior do que o necessrio a tais atividades, a menos que tenham valor contnuo para pesquisa e outros fins. Os objetivos de uma administrao eficiente de arquivos s podem ser alcanados quando se dispensa ateno aos documentos desde a sua criao at o momento em que so transferidos para um arquivo de custdia permanente ou so eliminados. A administrao de arquivos preocupa-se com todo o perodo de vida da maioria dos documentos, lutando para limitar sua criao, de tal forma que possa determinar os que devem ser destinados ao inferno do incinerador, ou ao cu de um arquivo permanente, ou ao limbo de um depsito intermedirio.

1

Recolhimento a transferncia de documentos para o arquivo de custdia.

37 A tarefa mais difcil da administrao de documentos prende-se aos documentos mais valiosos. Quanto mais importantes ou valiosos, mais difcil se torna administr-los. Geralmente, os documentos mais valiosos so os que se referem s origens, organizao e ao desenvolvimento funcional de um rgo, e aos seus programas essenciais. Referem-se antes direo do que execuo das funes da repartio. Os documentos importantes so difceis de classificar para uso corrente. Os que fixam uma poltica nem sempre podem ser identificados como tal, quando so inicialmente expedidos, enquanto que os documentos sobre operaes de rotina so facilmente classificveis. Os documentos de importncia so difceis de serem retirados de circulao uma vez terminado seu uso corrente. Aqueles que estabeleceram diretrizes e normas no se tornam obsoletos ou no-correntes to logo cessam as atividades que os originaram. As orientaes neles continuam, muitas vezes, em vigor. Os documentos importantes, alm disso, so difceis de reunir para serem preservados num arquivo de custdia permanente, porque muitos deles tm que ser segregados de uma grande massa de documentos insignificantes onde se acham submersos, sendo comum fazer-se essa separao aps perderem os documentos o valor para as operaes correntes, quando j se tornou obscura a sua identificao. A organizao de arquivos pode ser desenvolvida em vrias etapas ou fases: a) levantamento de dados; b) anlise dos dados coletados; c) planejamento; d) implantao e acompanhamento.

LEVANTAMENTO

DE

DADOS

O levantamento deve ter incio pelo exame dos estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e demais documentos constitutivos da instituio mantenedora do arquivo a ser complementado pela coleta de informaes sobre documentao. preciso analisar o gnero dos documentos; as espcies de documentos mais freqentes; os modelos e formulrios em uso; volume e estado de conservao do acervo; arranjo e classificao dos documentos; existncia de registros e protocolos; mdia de arquivamentos dirios; controle de emprstimo de documentos; processos adotados para conservao e reproduo de documentos; existncia de normas de arquivo, manuais, cdigos de classificao etc. Alm dessas informaes, o arquivista deve acrescentar dados e referncias sobre o pessoal encarregado do arquivo (nmero de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), o

38 equipamento (quantidade, modelos, estado de conservao), a localizao fsica (extenso da rea ocupada, condies de iluminao, umidade, estado de conservao das instalaes, proteo contra incndio), meios de comunicao disponveis (telefones, fax).

ANLISE

DOS DADOS COLETADOS

Consiste em verificar se estrutura, atividades e documentao de uma instituio correspondem sua realidade operacional. O diagnstico seria, portanto, uma constatao dos pontos de atrito, de falhas ou lacunas existentes no complexo administrativo, enfim, das razes que impedem o funcionamento eficiente do arquivo.

PLANEJAMENTOPara que um arquivo, em todos os estgios de sua evoluo (corrente, intermedirio, permanente) possa cumprir seus objetivos, torna-se indispensvel formulao de um plano arquivstico que tenha em conta tanto as disposies legais quanto as necessidades da instituio a que pretende servir.

POSIO DO ARQUIVO NA ESTRUTURA DA INSTITUIORecomenda-se que seja a mais elevada possvel, ou seja, que o arquivo seja subordinado a um rgo hierarquicamente superior, tendo em vista que ir atender a setores e funcionrios de diferentes nveis de autoridade. A adoo desse critrio evitar srios problemas na rea das relaes humanas e das comunicaes administrativas.

CENTRALIZAO

OU

DESCENTRALIZAO

E

COORDENAO DOS SERVIOS DE ARQUIVOA descentralizao se aplica apenas fase corrente dos arquivos. Em suas fases intermediria e permanente, os arquivos devem ser sempre centralizados.

CentralizaoNo consiste apenas da reunio da documentao em um nico local, mas tambm a concentrao de todas as atividades de controle recebimento, registro, distribuio, movimentao e expedio de documentos de uso

39 corrente em um nico rgo da estrutura organizacional, freqentemente designado Protocolo e Arquivo, Comunicaes e Arquivo, ou outra denominao similar. Dentre as inmeras vantagens que um sistema centralizado oferece, destacamos: treinamento mais eficiente do pessoal de arquivo, maiores possibilidades de padronizao de normas e procedimentos, ntida delimitao de responsabilidades, constituio de conjuntos arquivsticos mais completos, reduo dos custos operacionais, economia de espao e equipamentos.

DESCENTRALIZAOA descentralizao, por si s, um grande ato de classificao. Dever ser aplicada em nvel de departamento, mantendo-se o arquivo junto a cada departamento, onde estaro reunidos todos os documentos de sua rea de atuao, incluindo os produzidos e recebidos pelas divises e sees que o compem. Dever ser mantido tambm um arquivo para a documentao dos rgos administrativos. Essa descentralizao (sempre de arquivos correntes) obedece basicamente a dois critrios: Centralizao das atividades de controle e descentralizao dos arquivos, tambm denominados ncleos de arquivo ou arquivos setoriais. Descentralizao das atividades de controle e dos arquivos

COORDENAOPara que os sistemas descentralizados atinjam seus objetivos com rapidez, segurana e eficincia so imprescindveis criao de uma COORDENAO CENTRAL, que exercer funes normativas, orientadoras e controladoras. A coordenao ter por atribuies: prestar assistncia tcnica aos arquivos setoriais; estabelecer e fazer cumprir normas gerais de trabalho, de forma a determinar normas especficas de operao, a fim de atender s peculiaridades de cada arquivo setorial; promover a organizao ou reorganizao dos arquivos setoriais, quando necessrio; treinar e orientar pessoal destinado aos arquivos setoriais; promover reunies peridicas com os encarregados dos arquivos setoriais. Essa coordenao poder constituir-se em um rgo da administrao ou ser exercida pelo arquivo permanente da entidade.

ESCOLHA

DE

MTODOS

DE

ARQUIVAMENTO

E

CLASSIFICAOO problema bsico na administrao de documentos correntes o de conserv-los de maneira ordenada e acessvel de forma a que possam ser

40 rapidamente encontrados quando solicitados. Para atingir esses objetivos tornase necessrio que os documentos sejam: a) bem classificados; e b) bem arquivados. Todos os documentos devero ser arquivados em relao ao seu uso de forma a refletir a funo do rgo. Na avaliao de documentos pblicos, o primeiro fator a ser levado em considerao o testemunho ou prova que contm da organizao e da funo. No tratamento dos documentos concernentes organizao e funcionamento, leva-se em conta o valor comprobatrio dos mesmos. Se a classificao dos documentos visa a refletir a organizao, pode-se remov-los para uma destinao adequada, uma vez extinta a unidade administrativa. E se, alm disso, so classificados pela funo separando-se a funo substantiva (fins) da auxiliar (meios, facilitativas), a poltica da executiva, ou em geral, distinguindo-se a documentao importante da secundria ento o mtodo de classificao proporciona as bases para a preservao e destruio, seletivamente, dos documentos depois que hajam servido aos objetivos das atividades correntes. Quanto aos sistemas de arranjo, podem ser estudados a partir de duas classes principais: sistemas de registro e sistemas de arquivamento.

SISTEMAS DE REGISTROO sistema de registro primitivo consiste em guardar os documentos de um rgo em duas sries, uma constituda de papis expedidos e outra de recebidos. A caracterstica essencial do sistema, da qual se deriva o seu nome, o registro. No servio de registro protocolam-se os documentos na ordem em que se acumulam. Atribuem-se-lhes nmeros consecutivos. Esses nmeros so a chave para o controle dos documentos em ambas as sries, e constituem um meio de referncia para o nome dos signatrios e para os assuntos dos documentos; nos ndices as pessoas e os assuntos so identificados pelos mesmos. Indicam a ordem dos documentos em cada srie. Num sistema de registro mais aperfeioado, os documentos de um servio so gu