arquivologia 2

Aula 02

Noes de Arquivologia p/ DPU - Agente AdministrativoProfessor: Felipe Petrachini

Arquivologia para Agente Administrativo da Defensoria Pblica da Unio Teoria e exerccios comentados

Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini Aula 02

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AULA 02 Gesto de documentos. Protocolo: recebimento, registro, distribuio, tramitao e

expedio de documentos. Classificao de documentos de arquivo. Arquivamento e ordenao de documentos de

arquivo. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo

SUMRIO PGINA

Sumrio

2.1 Organizao dos Arquivos ..................................................................... 2

2.1.1. Levantamento de Dados ................................................................ 2

2.1.2. Anlise dos Dados Coletados ........................................................ 4

2.1.3. Planejamento ................................................................................. 5 2.1.4. Implantao e Acompanhamento ................................................. 11

2.2. Conceitos Ligados Gesto de Documentos ..................................... 12

2.2.1. Valor do documento ..................................................................... 17

2.2.2. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos) ..................... 20 2.2.3. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo. ..................... 28

2.3. Arquivos Correntes e Intermedirios ................................................... 31

2.3.1. As Atividades dos Arquivos Correntes ......................................... 31

2.3.2. Arquivos permanentes: princpios; quadros; propostas de trabalho. 63

2.4. Plano de Classificao dos Documentos ............................................ 68

Questes Comentadas .................................................................................. 73

Questes Propostas .................................................................................... 120

E aqui estamos de novo. No falta muita coisa para se ver, mas o que falta vai demandar bastante da sua ateno. Ento, foco!2. Gesto de documentos




2.1 Organizao dos Arquivos

Esta a primeira face do gerenciamento da informao. E pelas etapas que a constituem, voc ver que estamos falando de um momento anterior existncia do arquivo.

Pois bem, nossa querida doutrinadora Marilena Leite Paes (por quem o CESPE tem admirao inabalvel) divide a organizao dos arquivos em quatro fases:

- Levantamento de dados

- Anlise dos dados coletados

- Planejamento

- Implantao e acompanhamento

Vamos analisar cada um dos passos.

2.1.1. Levantamento de Dados

Como j vimos, o arquivo o conjunto de documentos recebidos e produzidos por uma entidade. Isso voc j sabe (e provavelmente j esteja, inclusive, cansado de saber). Mas dessa informao batida e marretada na sua cabea que decorrem vrias concluses um pouco mais elegantes do curso.

E uma delas a seguinte: em sendo o arquivo o tal conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma unidade, torna-se praticamente impossvel montar o arquivo sem conhecer a estrutura da organizao da qual se originam os documentos.

A fase do levantamento de dados busca, em primeiro lugar, conhecer a instituio. Nessa fase sero estudados os estatutos, regimentos, regulamentos, normas, organogramas e qualquer outro documento constitutivo imaginvel da instituio.




Estaremos, assim, conhecendo a legislao que envolve o funcionamento da instituio, quer em mbito externo (leis, decretos, e outros diplomas legais de produo externa instituio) como em mbito interno (estatutos, normas, instrues normativas, ordens de servio, e qualquer regramento de autoria da prpria instituio).

Mas no ficaremos por a. O arquivo ainda um rgo de documentao, e assim, impossvel no tratar dos documentos que ir abrigar. Precisamos analisar o gnero dos documentos(vistos na aula 01, tais como documentos escritos, iconogrficos, cartogrficos, entre tantos outros) e as espcies documentais mais frequentes (ofcios, cartas, memorandos, relatrios, projetos).

E, fora tudo isto, temos mais alguns itens que merecero a ateno do encarregado pelo levantamento de dados:

- Estado de conservao do acervo;

- Arranjo e classificao dos documentos;

- Existncia de registros e protocolos

- Controle de emprstimos de documentos;

- Mdia de arquivamentos dirios;

- Existncia de normas de arquivos, manuais ou cdigos de classificao pr-existentes.

Estes itens podem ser cobrados em prova, mas dificilmente o sero com nvel de detalhamento mais profundo. importante que voc tenha uma noo geral e saiba de sua existncia :P.

E, para terminar esta fase, o arquivista ainda deve acrescentar dados sobre pessoal encarregado do arquivo (quantitativo de pessoas, salrios, nvel de escolaridade, formao profissional), equipamento (quantidade, estado de conservao) localizao fsica (espao utilizado, condies de iluminao e umidade, proteo contra incndio), e tudo isto apenas a ttulo de exemplo :P.




Agora terminou. Mas eu s trabalhei doutrina at agora. Aqui vo algumas dicas teis:

- O levantamento de dados, normalmente, feito atravs de questionrios, onde constam as informaes que estamos buscando levantar (que sero essas que j descrevemos);

- Se o examinador jogar voc em uma repartio que no possua qualquer tipo de organizao em seu arquivo, e pedir para voc dar um jeito nisso, voc dever iniciar sua saga justamente efetuando o levantamento de dados, muito provavelmente atravs de questionrios e formulrios :P (mas reze para que seja s o seu examinador, e no o seu futuro chefe).

2.1.2. Anlise dos Dados Coletados

Passando anlise dos dados coletados, lgico que no preenchemos aquela pilha de questionrios toa. Fizemos aquilo tudo para, nesta fase, conseguir analisar objetivamente a real situao dos servios de arquivo.

E, para sua felicidade, esta fase tem um nome bem mais interessante (j que foi o que seu examinador utilizou no edital): diagnstico da situao documental.

O que chamamos de diagnstico nesta disciplina a constatao das falhas e lacunas existentes no complexo administrativo do arquivo, ou, de maneira mais simples as razes que impedem o funcionamento eficiente e redondinho do arquivo.

Para fins de prova, o que seu examinador poder pedir: que voc resolva um problema especfico do arquivo zoneado que ele te entregar. Fique tranquilo que, se voc entender os conceitos, vai conseguir resolver os problemas sozinho, sem nem memorizar solues padronizadas.

Por exemplo, atravs do levantamento de dados efetuado, teremos levantado informaes tais como (NO MEMORIZE, so s exemplos):

- Instalaes fsicas (infiltraes, goteiras, poeira, luz solar);

- Condies ambientais (temperatura, umidade, luminosidade);




- Condies de armazenamento;

- Estado de conservao dos documentos;

- Espao fsico ocupado;

- Volume documental;

- Controle de emprstimos (frequncia de consultas);

- Recursos humanos (nmero de pessoas, nvel de escolaridade, formao profissional);

- Acesso informao;

-Gnero dos documentos (escritos ou textuais, audiovisuais, cartogrficos, iconogrficos, microgrficos e informticos);

- Arranjo e classificao dos documentos (mtodos de arquivamento adotados);

- Tipo de acondicionamento (pastas, caixas, envelopes, amarrados).

(Fonte: Miranda, Elvis Correia)

2.1.3. Planejamento

Nesta parte vocs iro conhecer todo o trabalho intelectual anterior existncia do arquivo.

Um arquivo jamais conseguir cumprir seus objetivos em qualquer fase de sua evoluo (corrente, intermediria ou permanente) sem que antes tenha formulado um plano arquivstico.

E aqui comeamos a longa saga de consideraes a serem feitas no planejamento:

- Posiodo arquivo na estrutura da entidade;

- Centralizao ou descentralizaodos servios de arquivo;




- Coordenaodo arquivo;

- Escolha de mtodos de arquivamento adequados

- Estabelecer normas de funcionamento

- Recursos Humanos

- Instalaes e equipamentos

- Recursos Financeiros

E, para variar, estes so apenas exemplos. Todo o pensar anterior existncia do arquivo parte da fase de planejamento, ento, mantenha a mente aberta.

Vamos s consideraes sobre alguns dos itens citados acima.

Quanto posio do arquivo na estrutura da instituio, estou falando aqui de qual quadradinho dentro do organograma da instituio o arquivo ocupa. No d para definir um lugar ideal dentro da estrutura, mas observe alguns problemas que podem surgir:

- Caso o arquivo esteja hierarquicamente abaixo ou no mesmo nvel dos departamentos que visa atender, pode haver conflitos entre arquivo e departamentos, vez que faltaria ao arquivo a competncia de recusar documentos fora dos padres (caso hierarquicamente abaixo de todos os departamentos). Por outro lado, em p de igualdade com os outros setores, dificilmente conseguiria determinar um padro nico a ser seguido pelos departamentos, vez que cada unidade possuiria autonomia em relao s demais para organizar-se neste quesito.

Pois bem, tia Marilena (a queridinha do CESPE :P) simplifica bem a questo: a posio recomendada a mais alta possvel, vinculando-se o arquivo ao mais alto setor dentro da instituio. Isto evita problemas de hierarquia.

Outra opo colocar o arquivo fora da hierarquia de todos os rgos, constituindo-se em rgo autnomo, desvinculado dos demais, e com autoridade




sobre todos apenas naquilo que diz respeito gesto documental. Esta foi a escolha, por exemplo, do Executivo Federal, ao criar o Arquivo Nacional.

Passando s consideraes sobre Centralizao ou Descentralizaodos servios de arquivo. E pelo amor de Deus, este tipo de considerao s cabe quando falarmos de Arquivos Correntes. Na fase intermediria e permanente, os arquivos sero sempre centralizados, mesmo que os documentos encontrem-se separados fisicamente. A gesto centralizada.

Pois bem, eu falei, falei, falei, mas no disse o que significa a centralizao. Humildemente peo desculpas, e passo a corrigir meu erro :P.

Entenda por Centralizao D concentrao de todas as atividades de controle Recebimento, Registro, Distribuio, Movimentao e Expedio de GRFXPHQWRV GH XVR FRUUHQWH HP XP ~QLFR yUJmR GD HVWUXWXUD RUJDQL]DFLRQDO %\Marilena, of course :P.

Basicamente, todo documento que entrar na instituio, bem como todo aquele que por ela transita ou dela expedido, controlado por este grande rgo central. o grande irmo dos documentos, em toda sua extenso e glria arquivstica.

Por que uma instituio optaria por esta forma especfica de sistema. A maior parte das vantagens est ligada a uma palavra mgica: padronizao. Tenha ela em mente quando ler os itens abaixo:

- Padronizao de normas e procedimentos (um plano dividido entre vrias cabeas est destinado ao fracasso :P)

- Delimitao de responsabilidades (no h em quem jogar a culpa quando somos filhos nicos)

- Reduo de custos operacionais, economia de espao e equipamentos (eu ainda moro com meus pais e to cedo no pretendo sair :P)

Mas nem tudo so flores no reino da centralizao. Ela passa a ser desaconselhvel quando:




- Algumas unidades administrativas desempenham funes especficas, TXH GHVWRDP GDV DWLYLGDGHV KDELWXDLV GRV RXWURV GHSDUWDPHQWRV VHQGRmais interessante que mantivessem seus acervos prximos a seus locais de trabalho.

- Alguns locais podem ser fisicamente distantes, o que deixaria os documentos relativamente distantes das unidades que deles fazem uso constante, o que, por sua vez, atrasaria o conhecimento da informao e a respectiva tomada de deciso. (estamos agora em Presidente Prudente, precisando consultar um documento com dados a respeito de um projeto de obras a ser realizado nas imediaes. Infelizmente, nosso arquivo central est localizado em So Paulo, e vai levar alguns dias para chegar aqui. Complicado, no?)

Para estes e outros problemas, podemos sugerir a Descentralizao. Mas com muita, muita prudncia. Costuma-se dizer que uma centralizao rgida prejudicial instituio, mas a descentralizao excessiva ainda mais desastrosa.

A Descentralizao mais bem cotada nesta disciplina aquela que divide as atividades de controle entre as grandes reas de atividades da Instituio. Assim, se uma entidade possui trs departamentos, cuidando cada um deles da Arrecadao, Julgamento ou Fiscalizao de tributos, a fim de facilitar o fluxo de informaes de interesse de cada departamento, poder-se-ia sugerir a descentralizao em trs arquivos, cada qual com informaes de interesse de cada Departamento.

Mas, para variar, no para por a. Existem dois critrios principais de descentralizao:

- Podemos descentralizar os arquivos, mas ainda assim, manter centralizadas as atividades de controle (vinculadas ao protocolo, a serem vistas ainda nesta aula) ou;

- Podemos descentralizar tanto as atividades de controle como os prprios arquivos da instituio.




S para voc no ficar aflito: quando falamos em controle, falamos em protocolo, e assim, nas atividades de: Recebimento, Registro, Distribuio, Movimentao e Expedio. Como seu professor disse, no entre em pnico, a gente chega l.

No primeiro caso (centralizao de protocolo e descentralizao de arquivos), existe um rgo central que faz o controle dos documentos, entretanto, os arquivos em si esto localizados junto s unidades administrativas que faro uso das informaes neles contidas. O nome destes mini arquivos j nos bastante claro: arquivos setoriais ou ainda, ncleos de arquivo (olha o curso fazendo "clanc" na sua cabea :P).

Quanto ao segundo caso (descentralizao tanto do controle quanto dos arquivos), a ressalva maior ainda. A doutrina recomenda a utilizao deste mtodo apenas se for capaz de substituir com ampla vantagem os sistemas centralizados ou os sistemas do primeiro caso (que vou chamar aqui de parcialmente descentralizados).

Aqui os arquivos setoriais tambm trabalharo como setores de Protocolo.

E como escolhemos um destes casos? Como tudo que ocorre no servio pblico: critrios tcnicos! Veja o enunciado e sinta-se como um arquivista. Pense nas vantagens e desvantagens de cada sistema e escolha aquele que resolve o problema (que te garanto, vai ser um enunciado bizarro, em um rgo caindo aos pedaos, cuja soluo poderia ser encontrada por um servidor recm chegado enquanto toma caf na sua primeira hora de trabalho).

A Coordenao a faceta pensante do j pensante planejamento. a mente por trs da mente, por trs do brao operacional. Suas atribuies esto ligadas a funes normativas, orientadoras e controladoras. Em poucas palavras, quem escreve as regras, garante seu cumprimento e orienta o pessoal a cumpri-las.

Agora chegamos parte mais importante do Planejamento: a escolha do mtodo de arquivamento. to importante que este mtodo visto ao final do curso, para garantir que vai ficar colado na sua cabea.




Mas por favor, acompanhe o seguinte raciocnio introdutrio: o que um arquivo precisa fornecer informao em tempo rpido. Informao est guardada em documento, ento, o documento quem deve ser localizado com facilidade.

Um mtodo de arquivamento imprprio gerar dificuldades na localizao do documento, perda de eficincia, atraso nas decises, isto tudo se o referido documento puder ser encontrado no meio daquela zona. De que me adianta arquivar documentos exclusivamente pelo mtodo alfabtico se para encontrar a ficha do Senhor Ernesto Silva, eu precisar passar por pastas taLVFRPR6mR3DXOR6HUYLGRUHV6HFUHWDULDGH6HJXUDQoD6HFUHWDULDGR9HUGH6DSRSHPEDHQWUHoutras?

Se dividssemos este arquivo por localizao, assunto, alm de adotar o mtodo alfabtico, tudo ficaria mais fcil de ser encontrado. Este o raciocnio que guia esta fase do planejamento.

Quanto escolha de equipamentos e materiais de consumo, o tema vasto (to grande quanto a criatividade dos agentes de mercado). Abordaremos apenas alguns conceitos, para voc no ser pego de surpresa:

- Material de Consumo: este tipo de material sofre desgaste a curto ou mdio prazo, ou seja, no foram feitos para durar para sempre. Por suas caractersticas, o uso contnuo acaba por esgotar este bem ao final de um perodo curto de tempo (menos de dois anos), de maneira que ele precisa ser reposto com mais frequncia.

- Material permanente: justamente o material que tem grande durao, no perdendo sua substncia e nem exaurindo sua finalidade. Assim sendo, o uso corrente destes bens no o destri. Ele tende a permanecer com as mesmas caractersticas da data de sua aquisio durante um longo tempo (pelo menos mais de dois anos).

E, para terminar este massacre, chegou a hora de pagar a conta. Todo o planejamento desembocar em uma conta a ser paga, logo, precisamos pensar no dinheiro.




Aqui h um trabalho de conscientizao: uma instituio tem diversas demandas e recursos escassos a serem utilizados. E, provavelmente, qualquer gestor ficar reticente em distribuir recursos para a modernizao ou mesmo a manuteno do arquivo. Cabe, ento, um belo trabalho de conscientizao, explicando ao gestor porque importante conseguir localizar documentos de maneira rpida.

2.1.4. Implantao e Acompanhamento

Pois bem, Implantao e acompanhamentoconsistem em fazer acontecer. Est na hora de sensibilizar toda a instituio em prol da importncia das medidas de preservao e organizao do arquivo. Alm disso, tambm ocorrero treinamentos para garantir que o pessoal est apto a operar o arquivo sem problemas.

Mas isso ainda no o mais importante. A implantao de normas elaboradas na etapa de planejamento demanda acompanhamento por parte do responsvel pelo projeto, o qual ter a oportunidade de corrigir e adaptar quaisquer falhas ou omisses no planejamento.

Se tudo at o presente ponto deu certo, estamos prontos para a elaborao do manual de arquivo. Este ser o livro sagrado do operador do arquivo, que dever abandonar sua religio anterior para aprofundar seus estudos no manual ( todo poderoso manual, no somos dignos :P).

Manuais de arquivo no podem ser produzidos em massa. Em outras palavras, no h como eu traar aqui o que um manual de arquivo deve conter para VHUXPPDQXDOGHDUTXLYRFRUUHWR2WLRMiIDORXTXHRDUTXLYRUHIOHWHDLQVWLWXLomRDque est vinculado, e assim, tambm suas peculiaridades.

Entretanto, reza a doutrina que os manuais de arquivo possuem linhas gerais, que esto sempre presentes nos mesmos:

- Apresentao, objetivos e abrangncia do manual;

- Informaes sobre os arquivos da instituio, suas finalidades e responsabilidades, sua interao e subordinao;




- Organogramas e fluxogramas;

- Conceitos Gerais de arquivo, definio das operaes de arquivamento, bem como terminologias adotadas;

- Detalhamento das rotinas, modelos de carimbos e formulrios, plano de classificao dos documentos;

- Tabelas de temporalidade de documentos (podendo ser apresentadas em separado).

2.2. Conceitos Ligados Gesto de Documentos

A quantidade de informaes com que os rgos pblicos e as empresas precisam trabalhar hoje em dia cada vez maior. O colosso de informaes a que todos esto sujeitos impressionante. Neste contexto, to importante quanto possuir a informao ser a capacidade de gerenci-la, permitindo sua rpida localizao.

Lembra-se do IIRGD? No foi um exemplo apenas motivacional, aquele instituto transparece a importncia do primeiro conceito a ser visto nesta aula: a gesto de documentos.

A primeira definio a ser estudada ser a mais simples. A gesto de documentos consiste em atividades que asseguram que a informao contida nos arquivos (informao arquivstica) seja administrada com eficcia.

Isto , a gesto documental deve permitir o acesso aos documentos e a recuperao das informaes de forma gil e eficaz, otimizando os recursos humanos, fsicos e materiais, tornando-se, realmente, um fator facilitador do trabalho dentro das instituies.

Mas como sempre, embora a definio acima auxilie na compreenso, nosso bom amigo Congresso Nacional tambm possu uma definio para o termo, e o CESPE como de praxe, a adora. :P

Assim sendo, voltemos nossa ateno ao artigo 3 da lei 8.159 de 1991:




$UW 3 Considera-se gesto de documentos o conjunto de procedimentos e operaes tcnicasreferentes sua produo, tramitao, uso, avaliaoe arquivamento emfase corrente eintermediria, visando a sua eliminao ou UHFROKLPHQWRSDUDJXDUGDSHUPDQHQWH

Bastante colorido e grifado n? Tem motivo para isso. Este artigo, sozinho e em pouqussimas palavras, define este captulo do curso. Vamos observar em que voc deve prestar ateno.

Note que a gesto documental consiste em um conjunto de procedimentos e operaes tcnicas. Que quer dizer isto? Simplesmente que qualquer questo que tenda a limitar a gesto documental a um nico procedimento est fatalmente incorreta.

Mas no s isso. O artigo ainda enumera as tarefas que compem a gesto de documentos:

Produo;

Tramitao;

Uso;

Avaliao;

Arquivamento.

Atravs destes itens, podemos entender as trs fases bsicas da gesto documental: Produo, Utilizao e Destinao, e, mais importante nessa parte, saber como o arquivista pode colaborar em cada uma dessas atividades

Produo Esta fase diz respeito elaborao dos documentos em funo das atividades da instituio (inclua aqui tambm os documentos recebidos). Talvez seja um pouco difcil de imaginar o que o arquivista pode fazer aqui. E j adianto: muita coisa :P.

Nesta fase, a colaborao do arquivista pode voltar-se a:




- assegurar que sejam criados apenas documentos essenciais administrao, sem duplicidades;

- consolidar atos normativos que tenham sido alterados ou atualizados no decorrer do tempo (se tiver de estudar alguma lei seca, procure consolidaes, sob pena de enlouquecer, tendo de estudar artigos revogados :P)

- sugerir a criao ou extino de modelos formulrios ;

- opinar sobre a escolha de equipamentos, bem como sobre o recrutamento de pessoal (recursos humanos);

- apresentar estudos sobre o melhor aproveitamento dos recursos de tecnologia disponveis (principalmente os referentes automao do arquivo);

Utilizao Esta fase compreende o que a Lei 8.159 listou nas atividades de Tramitaoe Uso. Desta forma, quando nos referirmos Utilizao, estaremos falando das atividades de:

- Protocolo (recebimento, classificao, registro, distribuio e tramitao de documentos; Tramitao.

- Expedio, de organizao e arquivamento dos documentos, quando estiverem nas fases corrente e intermediria; Tramitao

- Poltica de acesso aos documentos do arquivo; Uso

Na fase de Utilizao esto concentradas todas as atividades relacionadas ao uso dos documentos, o que inclui as atividades de Protocolo, a prpria organizao dos documentos, e at mesmo a sua classificao, de maneira a permitir a recuperao da informao.

Destinao A fase mais tortuosa das trs, responsvel pela maior parte dos captulos desta aula. Corresponde s atividades de Avaliao e Arquivamento, da Lei 8.159/1991. Envolver a anlise e avaliao dos documentos acumulados nos arquivos, buscando fixar prazos para a permanncia de cada documento nas fases




corrente e intermediria, e ainda decidir sobre quais documentos sero descartados ao final dessas fases, e quais deles sero direcionados ao arquivo permanente.

O assunto ficar bem mais claro quando estudarmos a Tabela de Temporalidade.

Agora um bnus, meu caro aluno: devemos saber que a gesto de documentos ser aplicada tanto na fase correntequanto na intermediria.No falamos de gesto de documentos na fase permanente, ento, bastante cuidado.

Sim, sim, ainda no vimos com profundidade o que so as fases dos documentos do arquivo.

No se preocupe, faremos isso daqui a pouco, ok?

Por enquanto, vamos nos ater ao conceito de gesto documental. Se uma questo de prova disser que a gesto de documentos aplica-se unicamente fase FRUUHQWHPDUTXHHUUDGR6HGLVVHUTXHVHDSOLFDXQLFDPHQWHjIDVHLQWHUPHGLiULDHUUDGRQHOHV5HSHWLQdo, ento, para voc no se esquecer: a gesto documental aplica-se s duas fases: corrente e intermediria.

E para voc que pensava que havamos terminado, SUPRESSA! O artigo 3 da Lei 8.159 to verstil que suas quatro linhas disseram muito mais do que parece.

Ns vimos na aula 01 que os documentos do arquivo existem para atender a uma finalidade administrativa. O que vou ensinar a vocs agora o que acontece depois que essa finalidade acaba.

Tenha em mente: um documento de arquivo ou ser destrudo ao final de sua vida administrativa, ou jamais ser destrudo. No existe meio termo: ou o GRFXPHQWRPRUUHRXVHWRUQDLPRUWDO(HVVDFRQFOXVmRpDOFDQoDGDOHQGR-se a parte final do artigo 3

Assim, note que o destino final do documento ser a eliminao ou o recolhimento ao arquivo permanente (como decidimos entre um e outro voc j vai saber).




Por enquanto, memorize: o documento pode possuir 02 destinaes distintas: a eliminao ou o recolhimento para guarda permanente. Ou seja, o documento, aps a avaliao no ser necessariamente eliminado, nem necessariamente recolhido para a guarda permanente. Ela ter somente 01 das duas destinaes: ou uma; ou outra.

E como no poderia deixar de ser, voc no confiou em mim para reproduzir a legislao, e sim para enterrar a informao na sua cabea para que ela no consiga mais sair (o papo do recm-nascido no bero era mentira :P). E assim sendo, a vai o esquema grfico e multicolorido:

A partir da avaliao, h dois caminhos possveis: a eliminao do documentoou o seu recolhimento ao arquivo permanente.

E por fim, veja como a doutrina enxerga esses passos:

PRODUO TRAMITAO USO AVALIAO

RECOLHIMENTO

ELIMINAO




2.2.1. Valor do documento

Este tpico da aula, na verdade, um pr-requisito para entendermos de modo mais natural o tpico seguinte da aula (teoria das 03 idades).

Lembremo-nos das lies de Schellenberg:

2Vdocumentos nascem do cumprimento dos objetivos para os quais um rgo foi criado: administrativos, fiscais, legais e executivos. Esses usos so, lgico, de primeira importncia. Mas os documentos oficiais so preservados em arquivos por apresentarem valores que persistiro por muito tempo ainda depois de cessado seu uso corrente e porque os seus valores sero de interesse pra outros que no os utilizadores iniciais1

Quando um documento criado, ele possui valor primrio. Associe esse valor com a ideia de importncia administrativa, ou valor administrativo. O documento criado ou recebido pela instituio para que ela cumpra suas finalidades.

Por outro lado, quando perder este valor, possvel (embora nem sempre ocorra, como veremos a frente) que o documento adquira valor secundrio (secundrio, mediato, acessrio, histrico ou cultural), de interesse para outros indivduos que no o usurio inicial. O valor secundrio mais lembrado em provas o valor histrico. Embora a Constituio Imperial do Brasil no possua mais nenhum interesse administrativo (como funcionrio pblico, eu no respondo mais Coroa Portuguesa j tem um tempinho...), o seu valor histrico inquestionvel, uma vez que retrata a estrutura estatal da poca.

O que falei at agora era mera transcrio do que tratamos na aula 01. Daqui para frente, no mais :P.

1 T.R. Schellenberg Arquivos: princpios e tcnicas 6 Edio.




Depois que o objetivo de criao do documento atingido, ele pode ou no ter um valor secundrio. A atribuio ou no de um valor secundrio uma tarefa XPSRXFRVXEMHWLYDHpWDUHIDDIHWDDRWySLFRavaliao GHGRFXPHQWRVHDRXWURWySLFRFKDPDGRWDEHODGHWHPSRUDOLGDGHRVTXDLVWDPEpPVHUmRYLVWRVKRMH8PDvez atribudo valor secundrio ao documento, isto permanente: o documento nunca perder seu valor secundrio e nunca poder ser descartado. Vamos a um exemplo:

Suponha que o Brasil assine um acordo comercial com o Ir. Esse acordo, assinado pelos presidentes dos dois pases (se j viu Direito Internacional, abstraia os aspectos intermedirios :P), um documento e possuir valor primrio assim que for assinado.

O objetivo do documento selar o acordo comercial e guiar as diretrizes negociais entre Brasil e Ir enquanto parceiros comerciais.

No entanto, depois de encerrado o acordo comercial, o objetivo do documento j foi atingido, de tal forma que o valor primrio perdido. Ou seja, assim que o documento cumpre sua finalidade, ele perde seu valor primrio.

Neste momento, deve-se decidir se o dito documento possuir ou no valor secundrio. Neste caso, o acordo comercial entre o Brasil e Ir possui importncia secundria e dever servir, no futuro, de fonte de consulta para pesquisas histricas ou culturais.

Assim, este documento, com certeza, ter valor secundrio. Uma vez reconhecido em um documento o valor secundrio, tal caracterstica reputada permanente, e jamais poder ser retirada do documento. Observe, portanto, que todo documento possuir valor primrio, mas nem todo possuir valor secundrio.

Mas no fiquemos por a.

J que voc est estudando, imagine-se, daqui a um ano, como servidor pblico, decidindo solicitar uma alterao do seu perodo de frias junto ao RH do setor onde trabalha. Neste caso, voc dever assinar um memorando ou um pedido formal sua chefia, solicitando a troca das datas de suas frias. Isto , voc dever




assinar um documento para ser encaminhado chefia competente para analisar o seu pedido.

Logo que nasce, este documento assinado por voc possuir valor primrio (ele tem o propsito administrativo de fazer com que seu perodo de frias seja alterado).

Depois que sua chefia autorizar (ou no) a alterao do perodo de frias, o documento ter cumprido sua finalidade, de tal forma que perder seu valor primrio. Mas esse documento no possuir valor secundrio, pois irrelevante do ponto de vista cultural ou histrico (espero que voc no tenha vindo ao Servio Pblico atrs de glria :P).

Embora o documento deva ser guardado na unidade durante certo tempo, para justificar os procedimentos essa guarda ser temporria, o documento ser descartado aps o decurso do prazo.

Agora, observe: o valor primrio de um documento temporrio, enquanto o valor secundrio eterno.

Os documentos que possuem este ltimo trao no sero descartados ou eliminados, nunca, jamais, em hiptese alguma (no meu caro concurseiro, isso no GHVPHQWH R PDQWUD QXQFD MDPDLV HP KLSyWHVH DOJXPD GLJD QXQFD MDPDLV HPKLSyWHVHDOJXPDpDSHQDVDH[FHomRTXHFRQILUPDDUHJUD

Temos um problema agora: esse tpico no est completo. Cara de pau a minha no? No leve a mal seu querido professor, a matria est toda entrelaada, e embora eu procure estrutura-la de maneira linear, ela na verdade lembra mais um crculo :P.

Este tpico est incompleto pois:

- Voc no sabe o que a tabela de temporalidade, a qual fixa os prazos em cada uma das fases do arquivo (o tio j vai falar disso);

- 9RFr DLQGD QmR HVWi IDPLOLDUL]DGR FRP R FRQFHLWR GH DYDOLDomR GHGRFXPHQWRV




E como resolvemos isso: explicando a voc ao longo da aula :P. Mas j j chegamos l, por enquanto, precisamos falar de assuntos mais urgentes: a Teoria das trs idades documentais, a qual a pedra angular da disciplina de gesto de documentos.

2.2.2. Teoria das 03 idades (Ciclo Vital dos documentos)

Lembrai-vos da Aula 01

Eu falei na Aula 01 dos trs arquivos. Mas estava s arranhando a superfcie de algo muito mais belo e intrincado :P

Pois bem, como bacharel em Direito que sou (e que fique registrado que s no sou advogado porque a OAB no gosta de Fiscal em seus quadros :P), vamos comear pela definio legal.

Art. 8 - Os documentos pblicos so identificados como correntes, intermediriose permanentes.

1 - Consideram-se documentos correntesaqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas frequentes.

2 - Consideram-se documentos intermediriosaqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

3 - Consideram-se permanentesos conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Arquivo de Primeira Idade

(corrente)

Arquivo de Segunda Idade (intermediario)

Arquivo de Terceira Idade (permanente)




Art. 9 - A eliminao de documentos produzidos por instituies pblicas e de carter pblico ser realizada mediante autorizao da instituio arquivstica pblica, na sua especfica esfera de competncia.

Art. 10 - Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

(grifos nossos, o Planalto no costuma utilizar cores nos diplomas legais :P)

Tenha em mente: essas fases so complementares, vez que os documentos podem passar de uma fase a outra, e cada fase representa uma maneira diferente de conservar e tratar os documentos. Por exemplo: os documentos correntes costumam ser encontrados em prateleiras, facilitando o acesso e manuseio, ao passo que documentos do arquivo intermedirio, por no serem frequentemente consultados, podem ser armazenados em caixas-arquivo, para poupar espao (e acredite, eu sei, por experincia prpria, que as caixas-arquivo NO SERVEM para documentos correntes, principalmente quando seu chefe manda voc encontrar um SURFHVVRGR DUTXLYRPRUWR >LQWHUPHGLiULR@ cinco minutos antes de voc sair para almoar).

Feito o desabafo, sigamos em frente.

Falemos dos documentos correntes. Preste ateno ao pargrafo 1:

1 - Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, constituam objeto de consultas frequentes.

o propsito que molda o raciocnio caro aluno. Assim, o fato de o documento constituir objeto de consulta frequente conduz s seguintes caractersticas dos documentos desta idade:

- So mantidos prximos aos usurios diretos;

- So consultados com frequncia ou tm grandes possibilidades de uso;




- Seu acesso restrito ao rgo produtor, respondendo por sua integridade o setor de origem do documento.

- Os documentos encontrados em um arquivo corrente so tidos como de valor primrio (possuem finalidade administrativa, legal ou fiscal);

- Dentre as atividades desempenhadas no arquivo corrente esto: protocolo, expedio, arquivamento, emprstimo e consulta, e destinao. Sim, so tpicos armadilha tambm :P. Significa que no posso tratar deles se no em captulo prprio, e faz-lo aqui vai destruir a viso geral. Respira fundo que chegaremos l.

Por fim, observe que os arquivos correntes no so, necessariamente, aqueles mais recentes. Se um documento muito antigo for consultado regularmente na instituio, ele ser considerado um arquivo corrente.

Por exemplo: aquele processinho amaldioado de execuo trabalhista na qual o empregador constituiu subsidirias na Moldvia e no Panam, com crdito obtido atravs da emisso de debntures subquirografrias lastreadas no cmbio do dlar canadense para se furtar execuo, processo este que est naquela prateleira empoeirada desde 1970, mas que o advogado pede vistas toda semana, continuar a ser um documento corrente at que algum consiga exaurir sua finalidade administrativa (e muito boa sorte ao felizardo :P).

Andando um pouquinho, chegamos aos documentos intermedirios, extrados a partir do 2 do art. 3 da lei 8.159/91. Observe:

2 - Consideram-se documentos intermedirios aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de interesse administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.

Os documentos intermedirios so aqueles de uso menos recorrente (se o uso fosse recorrente, seriam classificados como documentos correntes). Conforme expresso neste pargrafo, eles so mantidos no arquivo por interesse administrativo (prazo prescricional a ser observado o exemplo mais gritante).




Alias, memorize: o arquivo intermedirio recebe documentos que devem ser mantidos por l (apesar de seu uso no ser frequente) por questes legais, fiscais, tcnicas, ou administrativas. E claro, tambm so armazenados ali pois podem vir a ser necessrios para esclarecimento de alguma situao afeta s atividades da instituio.

Enquanto o arquivo corrente possua uma infinidade de atividades a serem desempenhadas, o arquivo intermedirio, justamente pelo fato de seus documentos no serem frequentemente consultados, normalmente desempenham um nmero reduzido de tarefas, que podemos limitar s seguintes:

- Arquivamento;

- Emprstimo e Consulta

Falando um pouco do meu trabalho atual agora: um talonrio de notas fiscais de uma empresa um documento. Enquanto aquele talonrio for utilizado, ele considerado arquivo corrente. Entretanto, depois de utilizado, ainda no pode ser descartado.

Isso se deve a disposies da legislao fiscal, as quais obrigam a empresa a armazenar estes documentos por 05 anos, para fins de fiscalizao. Neste caso, aps o talonrio acabar, ele ir para o arquivo intermedirio, no presente caso, por questes legais.

O arquivo intermedirio tambm pode receber as denominaes de guarda temporria ou pr-arquivo. E ainda temos denominaes menos nobres (detestadas pelos arquivistas): purgatrio, limbo e arquivo morto.

E rumamos para os documentos permanentes, que, para variar, tambm esto definidos na Lei 8.159:

3 - Consideram-se permanentesos conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.




Os documentos do arquivo permanente so tidos como de valor secundrio (informativo, probatrio ou histrico).

Veja que o valor primrio caracterstica dos arquivos correntes e intermedirio. Os arquivos permanentes possuem valor secundrio. Isto quer dizer que, se um documento perder seu valor primrio, e no tiver valor secundrio, ele no ser documento permanente (nunca).

O artigo 10, por fim, a prova de tudo que j falei a vocs

Art. 10 Os documentos de valor permanente so inalienveis e imprescritveis.

Imprescritvel meu caro, algo insuscetvel de perda de valor legal com o mero decurso do tempo (vamos nos poupar do meu semestre na faculdade estudando isso :P, apenas acredite!).

Agora que definimos as trs idades2 de um documento (lembrando a voc, caro aluno, que estamos vendo este tema para entendermos a Gesto de Documentos), observe o resultado final de nossos esforos:

2 A teoria das trs idades importante na avaliaode um documento, quando se decidir

acerca da sua destinao: se permanecer no arquivo corrente e por quanto tempo; se ser transferidopara o arquivo intermedirio; se ser eliminado ourecolhidoao arquivo permanente.




Desde os tempos do Colegial, o Microsoft Paint foi meu companheiro inseparvel de elaborao de diagramas. Entretanto, o que o programa tem de flexibilidade, perde em beleza, e assim o sendo, s posso pedir desculpas :P.

O que o nosso esquema nos ensina? Preste ateno aos prximos itens.

Inicialmente, note que chamamos de transfernciaapassagem de um documento do arquivo corrente para o arquivo intermedirio. Se um documento no ser mais frequentemente consultado, mas precisa ser armazenado por questes legais, ele ser TRANSFERIDOpara a fase intermediria.

Por outro lado, recolhimento a passagem do documento para o arquivo permanente (independentemente da fase na qual o documento se encontrava anteriormente).

Note que as setas que conduzem fase permanente so duas. Uma delas parte diretamente da fase intermediria, demonstrando que tal documento precisou ser armazenado durante certo tempo por questes legais, e que, ao perder seu valor administrativo, adquiriu valor histrico, merecendo o RECOLHIMENTOao arquivo permanente.




Por outro lado, existe uma segunda seta, que parte diretamente da Fase Corrente. Sim, meus caros alunos, aqui vai uma importantssima lio: nenhum documento est obrigado a atravessar todas as fases do ciclo das trs idades. Para ser bem sincero, a nica fase genuinamente obrigatria a fase corrente.

Olha um exemplo de documento que nasce para ser eliminado logo aps a fase corrente: solicitaes de senha para sistema (incluindo a sua senha do Estratgia, e aquelas que voc receber para bem desempenhar seu ofcio). Uma vez concedida a senha, o formulrio no ser transferido ou recolhido, mas simplesmente eliminado.

Dito isto, lembra-se daquele nosso tratado comercial entre Brasil e Ir. o tpico documento que no passa pela fase intermediria. Enquanto o acordo estava vigente, era documento corrente. Assim que o acordo se encerrou, foi imediatamente RECOLHIDO ao arquivo permanente, sem passar pela fase intermediria.

E no fica s nisso. Reforo a vocs que os documentos das fases corrente e intermediria que no adquiram valor histrico ao exaurirem sua finalidade administrativa devem ser ELIMINADOS. Pode olhar o esquema de novo. Os documentos, caso no sejam transferidos ou recolhidos, so eliminados.

E por fim, se reparar bem, tentei fazer uma aurola em cima da Fase Permanente. Aquilo, na minha inteno pueril, era para simbolizar que os documentos da fase permanente no podem ser ELIMINADOS.

Segue uma tabela resumo sobre as idades do documento:

Fase Valor Pode ser eliminado?

Gesto de documentos?

Corrente Primrio Sim Sim Intermediria Permanente Secundrio No No

IMPORTANTE: A gesto do documento envolve os procedimentos da fase correntee da faseintermediria(exatamente como estudamos no incio da aula, no




WySLFR GD JHVWmR GH GRFXPHQWRV $FKR TXH Mi IXL VXILFLHQWHPHQWH FKDWR Hrepetitivo para que voc no se esquea :P.

2.2.2.1. Subclassificao do Arquivo Intermedirio

Esta classificao foi vista duas vezes na prova do CESPE: Uma na prova de Analista dos Correios, em 2011 e outra em uma questo da ANATEL em 2010, tambm para Analista Administrativo. No muito usual, mas merece meno.

Alguns autores da doutrina, em especial ElioLodolini, preceituam que o arquivo intermedirio deve ser subdividido em trs subnveis, os quais so delimitados em termos de gradao de importncia administrativa dos documentos dentro do Arquivo Intermedirio:

- Documentos de Interesse Primrio Reduzido: so os documentos que acabaram de sair do arquivo corrente, e que ainda assim sero regularmente consultados, devem ser ainda armazenados prximos da repartio(normalmente em um Arquivo Central), pois existe uma chance pequena, mas considervel, de serem solicitados.

- Documentos de Interesse Primrio Mnimo: Estes j podem ser guardados mais longe, pois o interesse administrativo deles resta apenas no aguardo do decurso do prazo prescricional e na consulta ocasional que deles pode ser feita.

- Documentos de Interesse Secundrio Potencial: A mesma coisa que o item de cima, s que com muito menos interesse administrativo :P. Eles esto apenas aguardando a hora da morte :P.

Arquivologia uma matria de doutrina pura. E s vezes, como neste caso, a banca pega algum diferente. Como voc pode notar, este conhecimento foi exigido em uma prova de Analista, e sai bastante do comum.

Mas importante frisar: alguns autores utilizam a classificao acima, outros simplesmente classificam o arquivo intermedirio como uma coisa s. Tenham em mente ambas as possibilidades quando forem fazer a prova.




2.2.3. Tabela de temporalidade de documentos de arquivo.

Talvez voc esteja se perguntando: como que raios um arquivista sabe quanto tempo um documento tem de passar em cada fase? Ou ento, como ele fica sabendo se aquele ofcio do RH precisa mesmo ser encaminhado fase intermediria, ou se pode ser eliminado diretamente?

At agora, voc aprendeu todos os passos possveis, mas no faz ideia de como escolher entre este ou aquele movimento. Calma, o tio est aqui, e j vai explicar.

A tabela de temporalidade o instrumento resultante da avaliao dos documentos, e determina o prazo de guarda dos documentos nas fases correntes e intermediria, bem como sua destinao final. o mapa do arquivista, o qual orientar o correto tratamento a ser dado a cada um dos documentos que tramita pela instituio e que chegam ao arquivo.

Ah sim, como j disse, certa vez, uma organizadora de concursos pblicos, YXOJD EDQFD D tabela de temporalidade de documentos instrumento de gesto aprovado por autoridade competente que permite gerenciar a massa documental acumulada e avaliar o prazo de guarda e a destinao final dos documentos produzidos ou recebidos por uma instituio1HPSUHFLVRGL]HUque esta definio deve ser observada com carinho.

Tambm devo lembrar que nossa tabela fruto da atividade de Avaliao dos documentos, a qual estava inserida dentro da fase de Destinao.

Alis, olhe os conceitos agora:

Avaliao: Processo de anlise de documentos de arquivo, que estabelece os prazos de guarda e a prazos de guarda e a destinao acordo com os valores que lhes so atribudos.

Destinao: Deciso, com base na avaliao, quanto ao encaminhamento de documentos para guarda permanente, descarte ou eliminao.




Plano de Destinao: Esquema no qual se fixa a destinao dos destinao documentos.

Ela fruto de toda teoria que vimos at aqui, compreendendo conhecimento sobre o Ciclo Vital dos Documentos e Gesto Documental, razo pela qual s poderia ter sido vista agora. Pois bem, vamos a ela.

Em sendo fruto da atividade de Avaliao, vital que tenhamos algum para H[HFXWDUDDomRGHVFULWDSHORYHUERDYDOLDU3

E quem o responsvel pela criao de to gloriosa tabela? Depende! :P.

Usualmente, a Tabela de Temporalidade elaborada pela Comisso Permanente de Avaliao de Documentos (ou tambm Comisso de Anlise de Documentos), sendo aprovada pela autoridade competente da instituio para tanto.

Entretanto, existe uma ressalva para os rgos do Executivo Federal.

Os rgos do Executivo Federal tm de seguir a Resoluo 14 do CONARQ (http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/cgi/cgilua.exe/sys/start.htm?infoid=65&sid=46), cujos primeiros artigos assim dispem:

Art. 2 Aprovar os prazos de guarda e a destinao dos documentos estabelecidos na verso revista e ampliada da Tabela Bsica de Temporalidade e Destinao de Documentos de Arquivos Relativos s Atividades-Meio da Administrao Pblica.

1 Caber aos rgos e entidades que adotarem a Tabela proceder s adaptaes necessrias para sua correta aplicao aos conjuntos documentais produzidos e recebidos em decorrncia de suas atividades, mantendo-se os prazos de guarda e a destinao nela definidos.

2 Caber, ainda, aos rgos e entidades que adotarem a Tabela estabelecer os prazos de guarda e a destinao dos documentos relativos s suas atividades especficas ou atividades-fim, os quais devero ser aprovados pela instituio arquivstica pblica na sua especfica esfera de competncia.

Olha que legal: se os documentos se referirem a uma atividade-meio do rgo da Administrao Pblica (Executivo Federal), no ser a Comisso




Permanente de Avaliao de Documentos quem far a tabela. Pelo contrrio, o rgo dever utilizar o Cdigo de Classificao aprovado pelo CONARQ.

Se tratar-se de atividade-fim (atividades especficas da instituio), a sim a Comisso Permanente de Avaliao de Documentos elaborar a tabela.

Diga-se de passagem, isto se aplica a qualquer instrumento arquivstico utilizado no mbito do Executivo Federal. Tratando-se de atividade-meio, o rgo deve seguir o modelo fixado pelo CONARQ.

Como cada instituio tem sua peculiaridade, no possvel montar um esquema rgido de elaborao da tabela. Alm de compreender certa dose de subjetivismo, a fixao dos prazos em cada fase e a deciso pela eliminao ou recolhimento ao arquivo permanente compreendem um juzo a respeito tanto das necessidades da instituio, como do regramento legal a que ela encontra-se submetida.

Reforando: no h prazo mnimo nem mximo para que os documentos fiquem nas fases corrente e intermediria, nem qualquer obrigao que os force a passar por todas as fases.

Dito isto, vamos ver uma Tabela de Temporalidade Hipottica:

Cdigo Assunto Prazos de Guarda

Destinao Final

Observaes Corrente Intermediria

002. Projetos de

Trabalho 5 anos 10 anos

Guarda Permanente

-

020.1 Legislao de

Pessoal Enquanto

vigorar -

Guarda Permanente

-

020.2 Sindicatos 5 anos 5 anos Guarda

Permanente -

022.1 Cursos

Internos 5 anos -

Guarda Permanente

-

023.1 Admisso 5 anos 45 anos Eliminao -

024.1 Folha de

Pagamento 5 anos 95 anos Eliminao Microfilmar

024.2 Escala de

Frias 7 anos - Eliminao -




026.1 Aposentadoria 5 anos 95 anos Eliminao Microfilmar

027.1 Folha de

Ponto 5 anos 47 anos Eliminao Microfilmar

Fonte: Miranda, Elvis Correa (adaptada)

Peguei a tabela emprestada, pois ela apresenta todos os exemplos possveis de movimentao dos documentos entre as fases.

Gostaria que voc observasse cada um dos documentos e visualizasse o caminho que ele faz desde sua produo at seu destino final (Recolhimento ou Eliminao). Se tiver dvidas, o frum est l para isso.

2.3. Arquivos Correntes e Intermedirios

Pela estrutura normalmente adotada pelo seu examinador, o que se quer saber aqui so as atividades tpicas de cada um dos arquivos (como eu disse na aula, cada fase do ciclo vital implica uma maneira diferente de pensar e gerenciar os arquivos) dentro do panorama da gesto de documentos.

2.3.1. As Atividades dos Arquivos Correntes

Como ns j vimos, os documentos que se encontrarem nos arquivos correntes sero frequentemente consultados pela instituio. Alias, esse trao justamente o que distingue os documentos do arquivo corrente daqueles do arquivo intermedirio.

Em sendo frequentemente consultados, voc consegue imaginar que possuem valor primrio, sendo essenciais para a consecuo dos objetivos do rgo que os abriga.

Entretanto, o que voc ainda no sabe que, para que o arquivo corrente cumpra seus objetivos, provavelmente ter de responder pelas atividades seguintes atividades:

- Protocolo;

- Expedio;




- Arquivamento;

- Emprstimo e consulta;

-Destinao.

Estes itens so justamente aqueles que deixei para explicar em outro momento. O momento chegou!

Tambm quero reforar que seu examinador apenas solicitou no edital o WHPD SURWRFROR $VVLP VHQGR HPERUD HX Yi H[SOLFDU WRGDV DV DWLYLGDGHV SRLVauxiliaro no seu entendimento de como funciona um arquivo corrente), caso voc entenda desnecessrio, pode apenas ler o tpico de protocolos, e seguir em frente (o que o seu querido professor no recomenda).

2.3.1.1. Protocolos: recebimento, registro, distribuio, tramitao e expedio de documentos.

Este item foi cobrado em tpico apartado no seu edital. E tambm pudera, no s um tpico importantssimo dentro da disciplina de arquivologia, como o prprio rosto de toda repartio pblica :P. Sempre que voc quiser pleitear algum direito, fazer solicitaes ou simplesmente informar a administrao acerca de algum fato, voc ir protocolizar seu pedido, o qual ser recebido pela repartio interessada. o nosso querido guich, balco e tantos outros termos que nos remetem fila de espera e ao papelzinho da senha.

Mas antes de irmos em frente, vamos definir o objeto de nossos estudos. Protocolo costuma ter trs acepes diferentes da que abordaremos neste tpico:

- Denominao atribuda aos setores responsveis pelo recebimento, UHJLVWURGLVWULEXLomRHPRYLPHQWDomRGHGRFXPHQWRVRVHWRUGHSURWRFROR)RLDdefinio que dei logo na introduo;

- Denominao atribuda ao nmero de registro concedido a cada documento RQ~PHURGHSURWRFROR




- Denominao atribuda ao Livro de Registros de Documentos Recebidos ou ([SHGLGRVHVVDGHILQLomRpXPSRXFRFRPXPPDVDLQGDDVVLPIDODPRVGROLYURGHSURWRFROR

No estamos falando nem de setor, nem de nmero, nem de livro, mas do prprio protocolo. Protocolo o conjunto de operaesvisando ao controle dos documentos que ainda tramitam no rgo, de modo a assegurar sua imediata localizao e recuperao, garantindo assim, o acesso informao.

Veja como a definio enfatiza a importncia do acesso informao e o controle na movimentao dos documentos. Estes traos s se fazem presentes com tamanha nfase na fase corrente dos documentos, razo pela qual, sempre que pensar em protocolo, voc deve ter em mente que falamos em fase corrente do documento.

Agora, vamos ver o que foi destacado na definio:

conjunto de operaes: Lembre-VHTXHDSDODYUDSURWRFRORSRVVXLYiULDVacepes, mas aquela pertinente para a prova dentro da disciplina de gesto documental so as operaes voltadas ao controle dos documentos;

controle dos documentos: Protocolo controle ( poder! :P). O protocolo existe para que aquele que precisa da informao saiba, exatamente, onde est o documento que possui o assunto de que o administrador precisa cuidar.

ainda tramitam no rgo: Um tanto bvio, mas muita gente esquece que o protocolo diz respeito a documentos em tramitao (nem os documentos do arquivo intermedirio esto includos aqui). Por que raios eu precisaria controlar um documento do arquivo intermedirio, enterrado em uma caixa arquivo e incapaz de se movimentar? :P. No faria sentido.

Alis, voc sabe mesmo o que significa tramitao?

Segundo o Dicionrio Brasileiro de Terminologia Arquivstica:




Tramitao: Curso do documento desde a sua produo ou recepoat o cumprimento de sua funo administrativa. Tambm chamado movimentao ou trmite.

assegurar sua imediata localizao e recuperao: eRQRVVR3DUDTXHVHUYH 2 SURWRFROR FRPR WRGD DWLYLGDGH KXPDQD SUHFLVD GH XP SURSyVLWR 1yVutilizamos as operaes de protocolo pois precisamos da informao contida em documento que no para quieto :P, ou seja, que fica tramitando constantemente e ainda assim ser frequentemente consultado. Veja a dificuldade que seria localizar este documento sem o protocolo.

Pois bem, agora que voc j sabe do que falamos, vamos aprofundar um pouco mais o estudo.

O protocolo (enquanto conjunto de operaes de controle) realiza as seguintes atividades:

- Recebimento

- Registro

- Autuao

- Classificao

- Expedio/Distribuio

- Controle/Movimentao

Passemos a elas.

Recebimento: o procedimento inicial. Aqui o encarregado no setor de protocolo vai receber os documentos que entram na instituio, ou aqueles que tiverem sido produzidos na prpria instituio, para que sejam formalizados.

Registro: O documento est cru. Sem nenhum tipo de identificao, cruzamento ou qualquer dado bsico que permita seu controle. No Registro, providenciaremos o cadastro dos dados bsicos do documento no sistema de




controle. atravs destes dados cadastrados que ser possvel efetuar buscas para localizar o documento quando precisarmos das informaes dele;

Autuao: Este procedimento somente surgir caso o documento deva ser transformado em um processo. Lembre-se que alguns documentos no precisaro passar por este tratamento ( o caso tpico de resposta a um ofcio que apenas solicite informaes). Mas, caso seja necessrio um processo, a autuao justamente o procedimento que transforma documentos em processos.

Isto ser feito atravs da insero de capa especfica, numerao das pginas e atribuio de um nmero especfico, atravs do qual aquele processo ser identificado dali por diante.

Classificao: Embora no tenhamos estudado o Plano de Classificao das Instituies (ver prximo captulo), a Classificao procedimento que buscar classificar o documento em um dos cdigos existentes no Plano de Classificao da instituio. Para a explicao no ficar to vaga, atravs da classificao ser possvel determinar sobre que assunto o documento trata, e a partir da, decidir qual o destino que o documento deve tomar. Documentos que chegarem em envelopes devem ser abertos para que sejam classificados.

S que existem duas pegadinhas neste ponto: para que o documento possa ser classificado, ele precisa ser lido (afinal, como que voc vai saber do que se trata se no ler o dito documento?). Desta forma, envelopes lacrados com um baita FDULPERHVFULWR SIGILOSOQmRVHUmRDEHUWRV QmRpSDUDYRFrVDEHURTXH WHPneles), e desta forma, no sero classificados e nem mesmo precisaro passar pela etapa de autuao, sendo apenas recebidos, registrados e encaminhados.

A segunda pegadinha diz respeito aos documentos particulares. Da mesma forma, ningum na instituio quer saber o que est escrito na fatura do banco que chegou pelo correio para o Joozinho das Flores, e menos ainda as informaes ali constantes devem ser registradas. Ele ser simplesmente recebido e encaminhado ao interessado.




Com isso, voc j consegue deduzir que os documentos sigilosos e particulares no passam por todas as etapas do protocolo, limitando-se etapa de Recebimento, ou Recebimentoe Registro, conforme o caso.

Expedio e Distribuio: Estas duas atividades consistem em encaminhar o documento ao seu destinatrio, com as seguintes peculiaridades:

Expedio: o envio do documento para outro rgo, externo estrutura da instituio;

Distribuio: a remessade documentos para as unidades responsveisdentro da estrutura da prpria instituio.

Essas tarefas formam um encadeamento lgico:

Por fim, as atividades de ControleeMovimentao esto relacionadas identificao dos setores por onde tramitam os documentos, permitindo sua recuperao, caso necessrio, bem como a identificao de eventuais atrasos na tramitao.




2.3.1.2. Expedio, Arquivamento, Emprstimo e Consulta e Destinao

Os itens deste tpico compreendem o restante das atividades dos Arquivos Correntes, e, naquilo que forem comuns, das atividades do Arquivo Intermedirio (Arquivamentoe Emprstimo e Consulta).

Passemos a elas:

Expedio: Sim, a mesma palavra que vimos quando estudamos as atividades de protocolo, e de fato, falamos das mesmas coisas aqui e l. A expedio atividade destinada a dar sada aos documentos da instituio. Entretanto, quando abordarmos a expedio como parte do contexto da disciplina dos Arquivos Correntes (e no como mera atividade de protocolo), precisamos ir um pouco alm.

A expedio envolve a conferncia da correspondncia a ser encaminhada, verificao do nmero de folhas, separao dos originais das cpias (uma cpia do documento deve permanecer com o setor interessado, com carimbo que comprove o envio, para fins de controle). Marilena costuma dizer que as cpias para consulta imediata da correspondncia encaminhada precisam ser elaboradas em papel de cor diferente, sendo esta via devolvida aps a expedio. No tenho nada contra :P.

Arquivamento (fase corrente) Para evitar que voc confunda este conceito FRP R GH DUTXLYDPHQWR GD IDVH SHUPDQHQWH IDUHL VHPSUH D UHVVDOYD IDVHcorrHQWHTXDQGRHVWLYHUIDODQGRGRDUTXLYDPHQWRQHVWDIDVH

0XLWR EHP SDUD HYLWDU R XVR GR PHX YLFLDGR SRLV EHP 3 JRVWDULD TXHvoc afastasse a ideia (se que j no afastou) de que arquivar um documento compreende arremess-lo na primeira prateleira vazia que encontrar. Muito mais importante que guardar um documento (arquivar) encontr-lo rapidamente quando necessrio (recuperar as informaes).

E para que isso seja possvel, costuma-se realizar quatro etapas para proceder ao arquivamento:

- Inspeo: examinaro documento, verificando se seu despacho final realmente destina-o ao arquivo, e no a outro setor;




- Anlise: tambm chamada de estudo, classificao ou codificao, compreende a leitura do documento, a fim de que ele possa ser classificado corretamente, adotando-se o cdigo de classificao apropriado, e realizando as referncias necessrias (voc quer encontrar este documento, no mesmo?). Tambm envolve a verificao de documentos antecedentes quele que est sendo arquivado (que tratem da mesma pessoa ou assunto).

- Ordenao: este tpico vai tirar seu sono daqui h pouco. Ordenao diz respeito maneira como os documentos so dispostos no arquivo, levando-se em conta a classificao e a codificao adotada pelo prprio arquivo. Entretanto, este tema precisa ser visto com mais profundidade no tySLFR 5HJUDV GH$UTXLYDPHQWR6HUiREMHWRGHWySLFRDSDUWHORJRPDLV

- Arquivamento: e finalmente chegamos naguarda do documento no local designado para tanto.

Passando adiante.

Emprstimo e consulta, so procedimentos que permitem que uma unidade interessada acesse informaes contidas em documentos do acervo de outra entidade, atravs do emprstimo do documento (retirada do mesmo do local onde encontra-se arquivado). A consulta normalmente costuma ser feita diretamente no local, atravs de autorizao do setor responsvel.

Neste ponto, importante que voc se atente necessidade de assinatura de recibos confirmando o emprstimo e o acompanhamento estrito dos prazos estipulados para o HPSUpVWLPRDWUDYpVGDVDWLYLGDGHVGHIROORZXS

Por fim, no que se refere s atividades de destinao, voc j as estudou no LQtFLR GD DXOD TXDQGR IDODPRV GDV HWDSDV GH DYDOLDomR H GHVWLQDomR GHGRFXPHQWRV

Contudo, existe uma atividade que voc ainda no conhece: a eliminao de documentos.




Alis, este assunto costuma ser cobrado em provas sob duas rubricas: "triagem e eliminao de documentos" e "anlise, avaliao, seleo e eliminao de documentos"

A ideia ser a mesma em ambos os casos.

Pois bem, nem mesmo os museus, que so os maiores interessados na preservao de artefatos que representem a histria da humanidade, guardam todas as obras que passam por suas mos.

Mesmo estes locais realizam triagens sobre as pinturas, esculturas e demais objetos, em funo de seu valor, de tal forma a preservar apenas aquilo que "merea" ou "compense" (no so os melhores verbos para nossa situao, mas te daro a ideia que quero passar) ser conservado.

O arquivo faz a mesma coisa. Optaro pela conservao de documentos cujo valor justifique tal procedimento, e providenciaro a eliminao dos restantes.

Neste ponto surge mais uma classificao dos documentos: aquela que os divide em funo de seu valor:

- Permanentes Vitais: Aqueles que devem ser conservados indefinidamente por serem de importncia vital para a organizao;

- Permanentes: Os que, pela informao que contm, devem ser conservados indefinidamente;

- Temporrios: Quando se pode determinar um prazo ou uma data em particular a partir da qual o valor do documento deixar de existir.

Como voc j deve ser capaz de imaginar, a eliminao de documentos no pode ser feita de maneira aleatria.

Assim, a Comisso de Anlise de Documentos (j vista quando falamos sobre a Tabela de Temporalidade) tem mais esta tarefa: estudar e estabelecer critrios que sero utilizados pela instituio para decidir se determinado documento deve ser transferido ao arquivo intermedirio, recolhido ao arquivo permanente, ou mesmo simplesmente destrudo.




Segundo Marilena Leite Paes, essa comisso dever levar em conta:

- Importncia do documento com relao aos valores administrativo, probatrio ou histrico;

- Possibilidade e custo de reproduo (tem-se a microfilmagem em mente aqui, talvez apenas a informao do documento seja importante, mas no o documento em si, razo pela qual a reproduo do mesmo possa justificar sua eliminao);

- Espao, equipamento utilizado e custo do arquivamento (quanto mais documentos se decidir armazenar, mais dispendiosa ser a manuteno do arquivo);

- Prazos de prescrio e decadncia de direitos, segundo a legislao vigente (se voc encontrar um cheque de 1990 no meio das suas coisas, pode jogar fora, pois o crdito que ele representa est prescrito, e fora seu valor legal, dificilmente ele ter adquirido valor permanente);

- Nmero de cpias existentes e locais onde so guardas (se voc est olhando para a 15 cpia de determinado documento e sabe muito bem onde so guardadas as outras 14, muito provavelmente no precisar arquivar mais esta cpia consigo).

Existem dois instrumentos que nos permitem avaliar a destinao a ser dada aos documentos.

O primeiro deles voc j conhece: a Tabela de Temporalidade fixar prazos de manuteno dos documentos nos arquivos correntes e intermedirios, e a destinao a lhes ser dada to logo estes prazos se escoem.

Contudo, voc ainda no conhece o segundo instrumento: a Lista de Eliminao.




A lista de eliminao consiste em uma relao especfica de documentos a serem eliminados em uma nica operao. Veja um exemplo3:

Documentos Datas de Referncia Quantidade

Atas de Condomnio 1970-1980 8 pastas

Controle Oramentrio 1978-1981 25 pastas

Guias de Bancos 1945-1980 294 pastas

Quadro de Horrios 1968-1972 15 pastas

Seguros (Aplices Vencidas) 1947-1977 2 pastas

A lista de eliminao acima relacionou uma srie de documentos que devero ser destrudos em uma nica operao. Tomando como exemplo o primeiro item da lista, todas as atas de condomnio que faam referncia aos anos de 1970 a 1980 deixaro os arquivos da entidade para, seguindo a tradio bblica, ao p retornar :P.

Obviamente, esta lista tambm precisa ser aprovada pela autoridade competente.

Todavia, a parte mais importante do tpico vem agora: quais critrios devem ser utilizados para a eliminao ou reteno dos documentos? Como devemos triar estes documentos?

Se voc entender os critrios, ser capaz de responder qualquer questo sobre o assunto sem ter que memorizar absolutamente nada a respeito.

Tambm alerto ao fato de que os prximos critrios so alguns entre muitos a serem levados em considerao. Nem todos os documentos que possurem critrios para eliminao devero ser, necessariamente, eliminados. O mesmo se aplica reteno. Os critrios devem ser fixados pela instituio, segundo suas peculiaridades. Os que vou mostrar aqui so aqueles que mais comumente so levantados pela doutrina.

3 FONTE: Marilena Leite Paes, Arquivo: Teoria e Prtica (adaptado)




Os critrios que normalmente justificam a reteno dos documentos costumam ser os seguintes:

- Documentos que provam como a instituio foi organizada e como funciona, dentre os quais podemos citar seus programas de trabalho, seus documentos fiscais, normas internas, relatrios de atividade, entre outros.

- Documentos que podem, no futuro, responder a questes tcnicas relativas s operaes realizadas pela instituio. Entre estes documentos, temos como exemplo pesquisas, projetos e materiais didticos que podem servir para explicar como a instituio realizou determinada operao.

Tambm costumam justificar a reteno do documento o fato de fazerem referncia a:

- Pessoas Fsicas ou Jurdicas;

- Lugares, edifcios, ou determinados objetos

- Fenmenos de qualquer natureza.

Por outro lado, quase todos os arquivistas se sentem confortveis ao afirmar que os documentos a seguir podem, em geral, ser eliminados:

- Documentos cujos textos estiverem reproduzidos em outros textos (a informao j se encontra preservada nestes casos)

- Cpias cujos originais sejam conservados (mesmo critrio do item anterior)

- Documentos cujos elementos essenciais se achem reproduzidos em outros documentos (segue a mesma ideia do primeiro item, com a diferena de que apenas determinados aspectos [os mais importantes] encontram-se preservados em outros documentos);

- Documentos que encerrem mera formalidade, tais como convites, cartas de agradecimento, entre outros (seja sincero, voc no achou que era especial, n?);




- Documentos que se tornaram obsoletos e no mais representam interesse para a administrao (do ponto de vista estritamente administrativo, aquele manual de utilizao do Windows 95 j encerrou sua utilidade h muito tempo).

Estes so os critrios mais comuns de triagem de documentos para eliminao. Voc ver que, em alguns casos, eles parecem conflitar. Para isto, meu caro, existe uma cura: bom senso e prudncia :P.

Dito isto, estamos prontos para a prxima etapa.

2.3.1.1. Arquivamento e ordenao de documentos de arquivo.

Os documentos so ordenados justamente para que possam ser facilmente consultados no futuro. Comecemos.

Os mtodos de arquivamento podem ser divididos inicialmente em dois grandes sistemas:

Sistema Direto: A busca do documento feita diretamente no local de sua guarda, sem a necessidade de recorrer a algum instrumento intermedirio de consulta;

Sistema Indireto: Para se localizar o documento nestes casos, precisaremos consultar um ndice alfabtico remissivo ou um cdigo previamente.

Lembre-se sempre: um sistema de arquivamento deve ser simples, flexvel, e possibilitar expanses futuras.

Dentro desses dois grandes sistemas estaro todos os mtodos de arquivamento conhecidos pelo homem. Costuma-se dividi-los em duas classes:

Mtodos Bsicos:

- Alfabtico: elemento a ser considerado na organizao do documento o nome;

- Geogrfico: elemento a ser considerado na organizao ser a procedncia do documento (local);




- Numrico: aqui levaremos em considerao o nmero constante do documento ou ento, da pasta onde est arquivado;

- Ideogrfico: classificao feita de acordo com o assunto do documento.

Mtodos Padronizados:

- Variadex

- Automtico

- Soundex

- Mnemnico

- Rneo

Como so menos intuitivos, explicaremos estes mtodos diretamente em itens prprios.

At aqui foi moleza. Nessa prxima parte, sua ateno ser fundamental. Explicaremos todos os mtodos de arquivamento conhecidos pelo homem e cobrados em prova atualmente. Destes, o mtodo Alfabtico o que nos dar mais trabalho, por conta da quantidade de regras. No desanime, vai valer a pena.

Mtodo Alfabtico

Como voc podia imaginar, este mtodo utiliza um dos nomes existentes no documento para organiz-lo em ordem alfabtica.

um mtodo simples, barato, e razoavelmente seguro de se utilizar. Praticamente todo mundo conhece a ordem do alfabeto, e mesmo que estejamos diante de um volume assustador de documentos, razoavelmente simples identificar um erro no padro de organizao.

Mas embora seja fcil, no to fcil assim :P.

Quando os termos que pretendemos organizar alfabeticamente forem FRPXQV QmR IL]HUHP UHIHrncia nomes de pessoas, instituies ou eventos), a ordem bastante simples: pegue as palavras, e simplesmente as organize do




jeitinho que sua professora do pr-ensinou: primeiro o A, depois o B, e assim por diante.

Entretanto, caso os documentos que tenhamos de organizar envolvam nomes de pessoas, instituies ou eventos, voc dever seguir uma srie de regras de alfabetao, que veremos abaixo. Para quem j fez alguma monografia na vida, vero que boa parte do que explicado aqui foi visto por vocs durante a longa e tortuosa jornada pela ABNT :P.

Comecemos:

1 Regra: Nos nomes de pessoas fsicas, considera-se o ltimo sobrenome e depois o prenome.

Exemplo: Pedro Moreira, Flvio Silva, Elisandro Cardoso Pereira de Almeida.

Devero ser arquivados como:

Almeida, Elisandro Cardoso Pereira de

Moreira, Pedro

Silva, Flvio

Caso voc se veja diante de vrios nomes com o mesmo sobrenome final, ser o prenome a definir a ordem:

Exemplo: Pedro Silva, Paulo Silva, Joo Silva


Silva, Joo

Silva, Paulo

Silva, Pedro

O ltimo sobrenome , no Brasil e em boa parte do mundo, o sobrenome herdado do pai. Procura-se organizar nomes atravs do ltimo sobrenome por duas simples razes: o sobrenome a partcula mais importante do nome, uma vez que




indica seus laos familiares (e a civilizao ocidental at hoje preza esses valores) e existem uma infinidade de "Felipes" por a, mas pouqussimos "Petrachinis" o que torna esse padro de ordenao mais til em um arquivo.

2 Regra: Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou ligados por hfen no se separam, quando passamos o sobrenome para o incio:

Exemplo: Ferdinando Torre Cinza, Camilo Castelo Branco, Heitor Villa-Lobos


Castelo Branco, Camilo

Torre Cinza, Ferdinando

Villa-Lobos, Heitor

3 Regra. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou So seguem a regra anterior, ou seja, quando passamos o sobrenome para o incio, devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem.

Exemplo: Ricardo Santa Rita, Joo do Santo Cristo, Jos Carlos So Paulo


Santa Rita, Ricardo

Santo Cristo, Joo do

So Paulo, Jos Carlos

4 Regra: As iniciais que abreviam prenomes tm precedncia na classificao de sobrenomes iguais. Uma variante desta regra: smbolos antecedem as letras nas regras de alfabetao:

Exemplo: F. Petrachini, Felipe Petrachini, Fernando Zuquim

Arquivam-se:

Petrachini, F.




Petrachini, Felipe

Zuquim, Fernando

5 Regra: Os artigos e preposies, como por exemplo"a", "o", "de", "G", "da", "do", "e", "um", "uma", nosoconsiderados.

Exemplo:

Joo daSilva,Rogrio G$Qvasso,Leonardo de Caprio,Jos Ferreira Silva, Jos dos Santos Silva


Anvasso, Rogrio d'

Caprio, Leonardo de

Silva, Jos Ferreira

Silva, Jos dos Santos

Repare na arapuca: a partcula "dos" em Jos dos Santos Silva deve ser ignorada. Se fosse levada em considerao, este nome no seria o ltimo da lista ("d" vem antes de "F"), mas como no a levamos em considerao, o nome Jos Ferreira Silva vem antes de Jos dos Santos Silva (pois "F" vem antes de "S").

Essa regra tambm tem uma razo prtica: de pouco nos valeria um arquivo que considerasse artigos na organizao, pois a maioria dos itens acabaria entulhados na letra "U" ou "O". Veja uma coletnea de filmes: Uma Linda Mulher, Uma Bab Quase Perfeita, Uma Famlia da Pesada, Os Dinossauros, Os Flinstones, Os Jetsons, Os Trapalhes. Todos esses nomes vo entupir as prateleiras "U" e "O" quando podiam muito bem estar dispersos. Alm do que, voc, quando lembra do nome do filme, no fica pensando no artigo que o antecede, ou fica?

6 Regra:Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco (Jnior, Neto, Sobrinho e assemelhados)so considerados parte do ltimo sobrenome, mas so desconsiderados na ordenao alfabtica. Quando existirem, devem ser levados ao incio do nome, acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.




Exemplo:

Olavo Fonseca Neto, Pedro Fonseca Junior, Ferdinando Amauri Sobrinho


Amauri Sobrinho, Ferdinando

Fonseca Neto, Olavo

Fonseca Jnior, Pedro

Observe que o "Neto" e "Junior" foram desconsiderados na nossa ordenao, o que fez com que Olavo Fonseca Neto ficasse antes de Pedro Fonseca Jnior.

MAS... possvel que estes nomes sejam considerados, quando servirem de elemento de distino, como por exemplo:

Joo da Silva Junior, Joo da Silva Neto, Joo da Silva Sobrinho


SilvaJunior, Joo da

SilvaNeto, Joo da

SilvaSobrinho, Joo da

7 Regra. Os ttulos no so considerados na alfabetao. So colocados aps o nome completo, entre parnteses.

Exemplo:

Ministro Joaquim Barbosa, Professor Jos Bedaque, Coronel Ricardo Nascimento, Doutor Ferdinando Silva


Barbosa, Joaquim (Ministro)

Bedaque, Jos (Professor)




Nascimento, Ricardo (Coronel)

Silva, Ferdinando (Doutor)

Lembre-se: ttulo, do que quer que seja, N

arquivologia 2

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