arquivologia resumo

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Informação: é o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir. Suporte: é o material físico onde está registrada a informação. INFORMAÇÃO + SUPORTE = DOCUMENTO Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas físicas ou jurídicas, EM DECORRENCIA DE SUAS ATIVIDADES. Ainda, além de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu. Finalidades do Arquivo: - Servir à administração - Servir à história Função do Arquivo: - Disponibilizar informações Órgãos de Documentação Arquivo: O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de arquivo são ACUMULADOS de forma orgânica e natural, geralmente em exemplar único ou limitado número de cópias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos são mantidos como um conjunto, e não como peças isoladas. O arquivo é órgão receptor. Sua função é provar e testemunhar. Biblioteca A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus documentos são obtidos por compra, doação ou permuta de diversas fontes, e tratados como peças isoladas. Os documentos da biblioteca são COLECIONADOS. Sua função é instruir e educar. Centro de Documentação / Informação O centro de documentação ou de informação agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessária uma especialização para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos são geralmente

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Informao: o conhecimento, a mensagem, a ideia que se deseja transmitir. Suporte: o material fsico onde est registrada a informao.

INFORMAO + SUPORTE = DOCUMENTO

Consideram-se arquivos privados os conjuntos de documentos produzidos ou recebidos por pessoas fsicas ou jurdicas, EM DECORRENCIA DE SUAS ATIVIDADES. Ainda, alm de ser fruto de uma atividade, o documento de arquivo deve ser capaz de provar, testemunhar que a referida atividade realmente aconteceu.Finalidades do Arquivo:- Servir administrao- Servir histria

Funo do Arquivo:- Disponibilizar informaes

rgos de Documentao

Arquivo: O arquivo guarda documentos com finalidades funcionais. Os documentos de arquivo so ACUMULADOS de forma orgnica e natural, geralmente em exemplar nico ou limitado nmero de cpias ou vias. Os documentos que tratam do mesmo assunto ou assuntos correlatos so mantidos como um conjunto, e no como peas isoladas. O arquivo rgo receptor. Sua funo provar e testemunhar.Biblioteca A biblioteca conserva documentos com finalidades educativas e culturais. Seus documentos so obtidos por compra, doao ou permuta de diversas fontes, e tratados como peas isoladas. Os documentos da biblioteca so COLECIONADOS. Sua funo instruir e educar.Centro de Documentao / Informao O centro de documentao ou de informao agrupa qualquer tipo de documento de qualquer fonte, sendo necessria uma especializao para que funcionem de forma eficiente. Seus documentos so geralmente reprodues (audiovisuais) ou referncias (bases de dados). Sua finalidade simplesmente informar.Museu O museu rgo de interesse pblico, guarda documentos com finalidades de informar e entreter. Suas peas so dos mais variados tipos e dimenses, dependendo de sua especializao. Por serem objetos, so classificados como documentos TRIDIMENSIONAIS.

Caractersticas dos Documentos: - Naturalidade: Os documentos de arquivos so acumulados naturalmente em decorrncia das atividades do organismo produtor.- Autenticidade: Os documentos arquivsticos so considerados autnticos quando so criados e conservados conforme procedimentos regulares que podem ser comprovados por meio de rotinas estabelecidas.- Imparcialidade: Os documentos arquivsticos retratam com fidelidade os fatos e atos que atestam.- Inter-relacionamento: O documento arquivstico possui relao com seu produtor e com os outros documentos do arquivo de mesma natureza funcional. Esse inter-relacionamento, possibilita a consecuo do objetivo de comprovar atividades e, principalmente, identificar o documento com seu criador.- Unicidade: Cada documento de arquivo assume lugar nico no conjunto documental ao qual pertence.

Classificao dos ArquivosClassificao quanto entidade mantenedora:- Pblicos- Privados

Classificao quanto natureza dos documentos:- Especiais: Guardam documentos de suportes variados e por isso precisam de cuidados diferenciados. Os documentos so agrupados considerando primeiramente o suporte (CD, disco rgido, etc.) e depois se utiliza outros critrios para sua organizao. Diferentes do papel + texto. - Especializados/ arquivos tcnicos: So aqueles que guardam documentos dos mais variados assuntos. Nesse arquivo os documentos so agrupados considerando primeiramente o assunto e depois se utiliza outros critrios para sua organizao.

Especiais => Suporte / Especializados => Assunto

Classificao quanto extenso de atuao:- Setoriais: Esto localizados prximos aos seus produtores. Esse arquivo guarda os documentos prximos aos interessados diretos para facilitar e agilizar a sua localizao e utilizao. Descentralizao dos arquivos correntes. - Centrais/Gerais: Guardam todos os documentos de uma entidade em um s lugar. Centralizao dos arquivos correntes.

Classificao quanto aos estgios de evoluo:- Correntes: Guardam documentos constantemente utilizados por seus produtores, ou que sejam objetos de consultas frequentes. A Lei de Arquivos assim conceitua documentos de arquivos correntes: aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentao, so objeto de consultas frequentes.- Intermedirios: Guardam documentos que no so mais objeto de consultas frequentes, mas aguardam cumprimento de prazos legais, ou que ainda sejam prova de direitos e obrigaes. A Lei de Arquivos assim define os documentos de arquivos intermedirios: aqueles que, no sendo de uso corrente nos rgos produtores, por razes de administrativo, aguardam a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente.- Permanentes: Guardam documentos que no tem mais valor administrativo, mas pelo seu contedo ou pelo assunto de que tratam, tem grande relevncia para a Histria ou para a Cultura, e por isso devem ser guardados por tempo indeterminado. A Lei de Arquivos define assim os documentos de arquivo permanente: conjuntos de documentos de valor histrico, probatrio e informativo que devem ser definitivamente preservados.

Classificao dos DocumentosAgrupamento de docs, podendo a eles atribuir cdigos.

- Plano ou Cdigo de Classificao: Instrumento que auxilia na classificao de documentos. Baseia-se nas funes/atividades da instituio.

Quanto ao Gnero: os documentos podem ser textuais (ou escritos), iconogrficos (imagem esttica), sonoros, filmogrficos (imagens em movimento), audiovisuais (imagem + som), informticos (ou eletrnicos ou digitais), cartogrficos (representa de forma reduzida uma rea maior), microgrficos (microrreproduo de imagens; microfichas, resultante de microfilmagem) e musical (informao codificada atravs de notao musical).

Quanto Espcie/Tipologia Documental: Espcie = Modelo do documento.Os documentos so classificados de acordo com seu aspecto formal (aparncia que assume de acordo com as informaes) e sua funo (o objetivo para o qual o documento foi produzido). Tipologia (ou tipo) = Juno a Espcie com a funo do documento. Ex: Alvar (espcie) / Alvar de funcionamento (tipo) Declarao (espcie) / Declarao de bens (tipo) Relao (espcie) / Relao de bens patrimoniais (tipo)

Formato: a configurao fsica que o suporte assume. Ex: livro, caderno, folheto, cartaz, etc. Forma: o estgio de preparao do documento, o seu estado de produo atual. Ex: rascunho, minuta, original e cpia.

Quanto Natureza do Assunto: - Ostensivos (ou ordinrios): informao no prejudicial quando for de conhecimento geral. Conhecimento livre. - Sigilosos: Sofre restrio de acesso.

Grau de Sigilo:Ultrasscreto -> 25 anos (renovvel por uma nica vez) -> Acarreta dano excepcionalmente graveSecreto -> 15 anos -> Acarreta dano graveReservado -> 5 anos -> Compromete planos e operaes

Avaliao de DocumentosDefinio de prazos e da destinao dos docs.

Em face disso, as instituies ou pessoas responsveis pela gesto do acervo devem compor equipes tcnicas multidisciplinares (tambm conhecidas como Comisso Permanente de Avaliao CPAD) para a realizao dessa atividade, que, ao seu trmino, dar origem ao instrumento de gesto documental conhecido como Tabela de Temporalidade.

- Tabela de temporalidade: Instrumento que define prazos de guarda, destinao final e a alterao do suporte dos docs. Elaborada pela Comisso Permanente de Avaliao.

Princpios Arquivsticos

Princpio da Provenincia ou do Respeito aos Fundos: Este o mais importante princpio da Arquivologia. Documentos e arquivos originrios de uma pessoa ou instituio devem manter sua individualidade, no podendo ser misturados com os arquivos de origem diversa. Ao conjunto arquivstico de uma pessoa ou entidade chamamos de fundo arquivstico.

Princpio da Organicidade: Este deriva do Princpio da Provenincia. A organicidade a qualidade segundo a qual os documentos devem manter uma organizao que reflita fielmente a estrutura, funcionamento e relaes internas e externas de seu produtor.

Princpio da Ordem Original, santidade da ordem original, ordem primitiva ou princpio de registro (registratur): Princpio segundo o qual o arquivo deve conservar o arranjo dado pela entidade coletiva, pessoa ou famlia que o produziu. Este princpio enuncia que, considerando as relaes estruturais e funcionais que presidem a origem dos arquivos, a sua ordem original deve ser mantida quando o mesmo for recolhido, pois garante sua organicidade.

Princpio da Unicidade: a qualidade pela qual os documentos de arquivo, independentemente de sua forma, espcie, tipo ou suporte, preserva seu carter nico, pelo contexto de sua produo.

Princpio da Pertinncia: Documentos deveriam ser reclassificados por assunto, sem ter em conta a provenincia. Abandonado.

Princpio da Indivisibilidade ou Integridade Arquivstica: Derivado do Princpio da Provenincia. a qualidade pela qual os fundos devem manter-se preservados sem disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada ou acrscimos indevidos de peas documentais.

Princpio da Cumulatividade ou Naturalidade: Este princpio afirma que os arquivos so uma formao progressiva, natural e orgnica. O arquivo acumula seus documentos conforme seu produtor realiza suas atividades. Os documentos de arquivo so, ento, um produto imediato, natural e direto dessas atividades.

Princpio da Territorialidade ou providncia territorial: utilizado no sentido de definir o domiclio legal dos documentos, ou seja, a jurisdio, o local onde sero produzidos seus efeitos. O documento deve se manter o mais prximo possvel do local onde foi produzido, seja uma instituio, uma regio O documento deve se manter o mais prximo possvel do local onde foi produzido, seja uma instituio, uma regio

Princpio da Inalienabilidade e Imprescritibilidade: O princpio da inalienabilidade e o princpio da imprescritibilidade so complementares entre si e relacionam-se ao poder do Estado de manter sob sua custdia os arquivos acumulados pelas instituies pblicas. Quando aplicado aos arquivos, probe sua venda ou sua cesso a terceiros (inalienabilidade) sem limite de tempo (imprescritibilidade).

Princpio da Universalidade: Princpio que exige que o arquivista apreenda, compreenda, estruture, classifique, arranje e descreva a informao orgnica e registrada (ou seja, a informao arquivstica) de uma forma global antes de passar para uma outra etapa mais detalhada. a abordagem do geral ao particular que fundamenta a organizao dos documentos arquivsticos.

Teoria das Trs Idades: Tambm conhecida como Ciclo Vital dos Documentos, ou Estgio de Evoluo dos Arquivos. Ela afirma que os documentos de um arquivo passam por estgios conforme seus valores mudam. Quando um documento produzido, ele possui um valor primrio, que sua importncia para a atividade que o gerou. Contudo, esse valor temporrio: cessa logo que a atividade acaba. Mas alguns documentos (no todos) ainda possuem o valor secundrio, que sua importncia para outras atividades ou outros campos diferentes daqueles que o geraram (podem ser importantes para a pesquisa histrica, ou para a cultura de uma sociedade, por exemplo). Esse valor definitivo, e todo documento que o possui deve ser preservado permanentemente.

Princpio da Reversibilidade: a ideia de que as atividades realizadas nos arquivos podem ser revertidas, se necessrio. Significa dizer que nenhuma ao realizada nos arquivos ou documentos definitiva.

Princpios ArquivsticosPrincpio de provenincia: fixa a identidade do documento em relao ao produtor. Os arquivos organizam-se segundo as atividades do produtor; Princpio de organicidade: fixa a organicidade do conjunto documental (arquivos/fundo) relativa estrutura, funes e atividades do produtor;Princpio da unicidade: estabelece que o documento nico em seu contexto de produo, sem importar seu grau de tradio documental; Princpio da indivisibilidade: impede a disperso, mutilao, alienao, destruio no autorizada, que comprometem a integridade arquivstica; Princpio de cumulatividade: derivado dos demais, confirma o arquivo como uma acumulao estruturada, progressiva, orgnica, natural e fechada. QDC [?]

Gesto de Documentos

Conjunto de procedimentos e operaes tcnicas sua produo, tramitao, uso, avaliao e arquivamento em fase corrente e intermediria, visando a sua eliminao ou recolhimento para guarda permanente. S vai at a fase intermediria.

Documentos Permanentes (valor secundrio) JAMAIS devem ser eliminados.

A Gesto de Documentos passa pelo controle em trs fases:

Produo: onde os documentos so criados/confeccionados/recebidos e so inseridos nos sistemas de controle da instituio. Aqui so exercidas atividades que controlam a produo de documentos, como a elaborao de formulrios, estabelecimento de padres, verificao da necessidade do documento, etc.

Utilizao: onde os documentos so utilizados com a finalidade principal para que foram criados (valor primrio). Os documentos tramitam (se movimentam) internamente na instituio, percorrendo todo o caminho necessrio para que se cumpra uma atividade especfica. As atividades so de busca e localizao (protocolo), de anlise da importncia do documento (Avaliao), de consulta e emprstimo, entre outras.

Destinao: onde os documentos sofrem o fim que lhes determinado pelo processo de avaliao. Os destinos geralmente so sofridos quando os documentos cumprem seu prazo de reteno no arquivo intermedirio. Pode, contudo, ocorrer de o documento no precisar estar neste arquivo para sofrer a destinao; isto ser determinado pela Tabela de Temporalidade e Destinao, que estudaremos mais adiante. Somente dois destinos so possveis para os documentos: a eliminao ou o recolhimento para o arquivo permanente.

Plano de Destinao de documentos: Os planos de destinao de documentos so instrumentos que servem para instruir o procedimento de quem vai tratar uma massa documental acumulada. Eles contm informaes sobre a tipologia documental existente, os prazos de guarda definidos e as sries em que se dividiu o acervo. Portanto, neles mesclam-se o plano de classificao de documentos e a tabela de temporalidade usados nos arquivos correntes.

Seleo: Separao dos documentos de valor permanente daqueles passveis de eliminao, mediante critrios e tcnicas previamente estabelecidos em tabela de temporalidade.

Entende-se por protocolo o conjunto de operaes tcnicas que visam controlar o trmite de documentos dentro de uma instituio. a atividade de controle!

As atividades de protocolo se resumem em dois grupos: recebimento e classificao, registro e movimentao. Algumas bancas ainda consideram a expedio como atividade de protocolo.

So atividades de recebimento e classificao:- Recebe o documento;- Separa os documentos oficiais dos particulares;- Envia os documentos particulares aos seus destinatrios;- Separa os documentos ostensivos dos sigilosos;- Envia os documentos sigilosos aos seus destinatrios;- Interpreta e classifica os documentos ostensivos;- Envia os documentos ostensivos ao setor de registro e movimentao.

As atividades de registro e movimentao so as que tratam da distribuio, redistribuio e entrega dos documentos dentro da instituio. Metadados so os dados do documento, como nmero, assunto, destinatrio, procedncia, data do recebimento ou produo, etc. A fase de registro consiste em inserir essas informaes no sistema de controle de documentos, para facilitar sua localizao e recuperao, alm de controlar seu trmite.

As atividades de expedio tratam da sada de documentos e correspondncias da instituio. Todos os documentos de carter oficial, mesmo que sigilosos, devem ser remetidos para o protocolo, e o mesmo deve cuidar de envi-los para o ambiente externo instituio.

Organizao e Administrao de ArquivosFases:

1) Levantamento de dados: Permite aos responsveis pela gesto documental do rgo ter conhecimento mais detalhado sobre a instituio. Por meio desse conhecimento prvio possvel compreender e avaliar o real significado da documentao institucional produzida.

2) Anlise dos dados coletados: Analisar a situao do arquivo e proceder realizao de um diagnstico arquivstico detalhado. O resultado apresentado no diagnstico possibilitar a formulao e proposio de medidas e aes a serem adotadas no sistema que est sendo planejado. - Diagnstico: * Anlise de: Quantidade, localizao, estado fsico, condies de armazenamento, grau de crescimento, frequncia de consulta, etc.* Objetivos: Implantar sistemas, estabelecer transferncias, estabelecer recolhimentos, realizar microfilmagem, efetivar programas de conservao e restaurao, etc.

3) Planejamento: preciso definir:- A posio do arquivo na estrutura da instituio- A centralizao ou descentralizao dos servios de arquivo- A escolha dos mtodos de arquivamento adequados- O estabelecimento de normas de funcionamento- Os recursos humanos- As instalaes e os equipamentos adequados- A constituio de arquivos intermedirio e permanente- Os recursos financeiros necessrios

Elaborao do projeto: Considerando todos os elementos j trabalhados nas 3 fases anteriores, os responsveis pela gesto dos documentos arquivsticos estaro aptos a elaborar o projeto de constituio do arquivo. - 1 parte: Sntese da situao real encontrada- 2 parte: Anlise e diagnstico da situao- 3 parte: Plano arquivstico, propriamente dito, contendo as prescries, recomendaes e procedimentos a serem adotados, estabelecendo, inclusive, as prioridades para a implantao.

4) Implantao e acompanhamento: aconselhvel que antes da implantao de um projeto de arquivo, sejam realizadas campanhas de sensibilizao, com o intuito de esclarecer a importncia dos novos procedimentos para o desenvolvimento institucional e treinamento do pessoal nas novas rotinas. Aps a implantao e testes dos novos procedimentos, os responsveis pela gesto documental devem elaborar o Manual do Arquivo.

Atividades da fase de Protocolo1) Recebimento o controle da entrada ou recepo dos documentos na instituio;2) Registro a leitura, identificao e cadastro dos dados de acesso do documento entregue no protocolo(origem, espcie, assunto)3) Autuao a formao ou abertura do processo a partir do documento entregue no protocolo;4) Classificao a separao dos documentos por assunto ou rea;5) Expedio/Distribuio o envio dos documentos por assunto ou rea;6) Controle/Movimentao o controle do andamento ou tramitao dos documentos por meio de sistema manual ou informatizado QDC

Classificao de Documentos de Arquivo:

Inserida na fase de utilizao. A classificao do documento feita no momento em que este chega ao protocolo e pelo profissional que o recebeu. o ato de atribuir um cdigo ao documento de acordo com o assunto de que ele trate.

O Plano de Classificao deve orientar os mtodos de arquivamento a serem utilizados pela instituio. Todos os documentos sero arquivados e ordenados seguindo a lgica e a orientao do Plano. So elaborados por uma comisso constituda exclusivamente para este fim, chamada Comisso Permanente de Avaliao de Documentos. Os planos podem seguir trs critrios: o estrutural ou organizacional, que classifica os documentos de acordo com a estrutura da instituio; o temtico ou por assunto, que classifica os documentos de acordo com seu contedo; e o funcional, que classifica os documentos de acordo com a funo e as atividades desenvolvidas pela instituio.

Teoria das Trs Idades ou Ciclo de Vida dos DocumentosFundamenta-se:- Frequncia de uso- Valores dos documentos* Primrio (Administrativo/Imediato): Temporrio. * Secundrio (Histrico/Mediato): Definitivo

Caractersticas das Fases/Idades: - Corrente (Ativo):* 1 fase* Documentos mais utilizados pela instituio* Localiza-se prximo ao usurio, fcil acesso* Essenciais ao funcionamento de quem os acumula* Setorial/Central* Pastas verticais * Acesso restrito (setor/autorizado)* Produo de docs * Tramitao de docs* Atividades: Protocolo; Expedio; Arquivamento; Consulta; Emprstimo- Intermedirio (Semiativo):* 2 fase* Docs de uso eventual* Fase pr-arquivo* Pode estar prximo (dentro) ou distante (fora) do usurio* Central* Caixas (vertical/horizontal)* Acesso restrito* Docs aguardam destinao final (eliminao ou guarda permanente)* Atividades: Emprstimo; consulta; arquivamento- Permanente (Inativo):* 3 fase* Documentos pouco utilizados* Perdeu o valor de natureza administrativa* Possui fins cientficos, sociais e culturais* Pode estar prximo (dentro) ou distante (fora) do usurio* Central* Caixas (vertical/horizontal)* Acesso aberto ao pblico (regra)* Atividades: Arranjo; descrio; publicao; conservao; referncia

rgos/Sistemas de Arquivo

Conarq: Definio da poltica nacional de arquivos pblicos/privados. Estabelece normas e diretrizes.

SINAR (Sistema Nacional de Arquivos): Implementao da poltica nacional de arquivos pblicos/privados.

SIGA: Atua s no PE federal. Organiza gesto de documentos no mbito da Adm Pblica federal.

Arquivo Nacional: Gesto e recolhimento de documentos do PE Federal.