ambiente colaborativo benchmarking interno compartilhamento de boas práticas

Benchmarking interno

Compartilhamento de Boas Praticas

Patricia de Sá Freire Msc,

Engenharia e Gestão do Conhecimento /UFSC

AMBIENTE COLABORATIVO

1

Conhecimento individual

Conhecimento de grupos

Conhecimento Organizacional

Cultura organizacional

internalização

compartilhamento

ex

pre

ssão

co

nstru

ção

2 patricia de sa freire, Msc Eng

ORGANIZAÇÃO É FEITA DE PESSOAS

COMPARTILHAR SIGNIFICA PESSOAS COMPARTILHANDO + EM

GRUPO >>>>> CONHECIMENTO ORGANIZACIONAL

3 patricia de sa freire, Msc Eng 3 patricia de sa freire, Msc Eng

PLANO DE MELHORIA

Elaborar RELATÓRIO de BENCHMARKING que destaque:

Objeto e objetivos do estudo de boas práticas;

Descrição da metodologia e um resumo de como cada etapa

foi executada;

Detalhes próprios do parceiro;

Oportunidades de melhoria identificadas;

Recomendações com as alternativas de melhoria;

Análise de viabilidade técnica e econômica das alternativas;

Relação das propostas com a estratégia da entidade;

Benefícios e impactos de cada alternativa.


IMPLEMENTAÇÃO e METAS

Definição de Equipe para Acompanhamento da

Implementação

Plano de Implementação – processos e pessoas envolvidas

Plano de metas com indicadores

Monitorar os Resultados

Benchmarking Proativo

Reavaliar as Metas pelos novos Referenciais

Retroalimentação dos caminhos

Melhoria Continua


FATORES PARA O INSUCESSO

DIFICULDADES PARA O

BENCHMARKING


ATENÇÃO NECESSÁRIA Falta de comprometimento dos líderes maiores;

Ausência de coordenação e gerenciamento do processo;

Não entendimento do conceito;

Não conseguir identificar suas próprias deficiências;

Processos críticos não selecionados;

Foco somente em indicadores e seus resultados;

Indicadores-chave de desempenho não identificados;

Processo a ser comparado não compreendido;

Equipe inadequada, com vontade, mas sem especialistas;

Parceiros de Benchmarking inadequados ou não encontrados;

Excesso de dados coletados, de difícil seleção;

Causas essenciais não identificadas;

Práticas não adaptadas à realidade da organização;

Plano de melhoria não detalhado;

Dificuldade de implementação ou de acompanhamento;

Melhorias impossíveis de se implementar.

• Das suas metas e responsabilidades

• Dos seus pontos críticos

• Das suas deficiências

• Das suas dificuldades

consciência

• Entre os parceiros

• Entre os membros do próprio grupo de trabalho

• Nos dados

• Na capacidade e autonomia de implementação

confiança

• Comunicação clara e objetiva

• Diálogo aberto e franco

• Respeito e Consideração comunicação

• Cultura de compartilhamento

• Liberação de acesso à informações e conhecimentos

• Ir além dos conhecimentos explícitos formalizados

• Explicitar conhecimentos tácitos dos especialistas

conhecimento 7

patricia de sa freire, Msc Eng

Como ferramenta de benchmarking interno

GRUPO COLABORATIVO


GRUPO

COLABORATIVO


OBJETIVO G

RU

PO

S

CO

LA

BO

RA

TIV

OS

Construção de um Canal de Compartilhamento de Estratégias e Ações para

identificação de boas práticas internas e

externas

Criando um Poderoso Ambiente de Aprendizagem Coletiva


AM

BIE

NTE

CO

LA

BO

RATIV

O P

R

O

M

O

V

E

COMPARTILHAMENTO de informações e conhecimentos;

Facilita o processo de comparação de práticas e processos;

Permite o mapeamento de diferenças;

CRIAÇÃO de CONHECIMENTOS novos;

Tomada de DECISÕES mais Conscientes e com menos Risco na Rede.

D

E

P

E

N

D

E

Nível de CONSCIÊNCIA do indivíduo e do Grupo,

Da CONFIANÇA entre os pares e,

da abrangência e eficiência do sistema de

COMUNICAÇÃO INTERNA;


CONSCIÊNCIA

CONHECIMENTOS

CONFIANÇA COMUNICAÇÃO

(DIÁLOGO)

•> saber ouvir e ver o outro

•>entender as pressões e

necessidades do outro

•> quebra de orgulho e inveja

•> Espaço de integração real

•Auto Consciência

•Noção Holística

•Visão Sistêmica

•Visão Compartilhada

•Reduzir a vulnerabilidade

•Equilibrar a expectativa

•Aumentar a reciprocidade

• Construir Conhecimentos •Ver a realidade objetivamente

•Desconstruir Modelos Mentais

- Boas Práticas

CONSTRUIR

C

O

N

Q

U

I

S

T

A

R

AMBIENTE PARA COLABORAÇÃO


COMBINADOS :

Criar métodos comuns

APRENDER A OUVIR: Compartilhar dúvidas, esperanças e descobertas;

RESPEITAR OS COMBINADOS: Gerar processos;

Trabalhar em PROBLEMAS REAIS de cada um;

Fortalecer VÍNCULOS pessoais

PREVER E ADMINISTRAR CONFLITOS gerados por diferentes visões de

mundo

Para compartilhamento das BOAS PRÁTICAS -

Valorizar detalhes das estratégias e técnicas de

trabalho que não entram nos processos modelados

na empresa, mas economizam tempo e eliminam

erros


CADA ENCONTRO SEGUE AS SEGUINTES ETAPAS:

Reflexão Individual (questionário, dinâmica e/ou exercício);

Discussão em Grupos;

Apresentação para o Grupo;

Reflexão Coletiva;

Busca de Soluções Coletivas;

Sistematização das Soluções;

Reflexão Individual;

Definições para o Próximo encontro.

START UP!


Objeto de Estudo, pode ser...

Alcance das Metas

Realização de Tarefas

Planejamento estratégico

Integração entre áreas

Integração entre empresas

Integração de Área;

Formação de Rede;

Atendimento ao cliente

MAPEAMENTO DAS BOAS PRÁTICAS


O QUE FAZEMOS?

Objetivo: Auto

Diagnóstico

Pré Requisito:

Conhecer a rotina e

processos de sua área

Tempo mínimo

necessário: Dois

Encontros

NO ENCONTRO

Separados por pequenos grupos, por áreas da organização,

Identificação do objeto de estudo;

Selecionar os objetos de estudo que o grupo enfrenta dificuldade na sua realização;

Identificação dos problemas e dificuldades relacionadas ao objeto de estudo;

Identificação das causas desses problemas e dificuldades;

Seleção das causas essenciais seguindo a técnica de Pareto;

Montagem da lista das causas dos problemas e dificuldades


O QUE FAZEMOS?

Objetivo: Auto

Diagnóstico

Pré Requisito:

Conhecer a rotina e


Tempo mínimo

necessário: Dois

Encontros

NO ENCONTRO

Separados por pequenos grupos, por áreas da organização,

Identificação do objeto de estudo;

Resgatar as facilidades;

Mapear as causas da facilidade;

Desenhar o processo que leva à facilidade;

Elencar os pontos críticos, de valor, as boas práticas;

Apresentação das boas práticas;

Montagem de listagem com as boas práticas de todos.


O QUE FAZEMOS?

Objetivo: Auto

Diagnóstico

Pré Requisito:

Conhecer a rotina e


Tempo mínimo

necessário: Dois

Encontros

NO ENCONTRO

Em grande grupo, apresentação da listagem dos

problemas e dificuldades identificados e das causas

essenciais elencadas;

Apresentação da listagem das boas práticas

identificadas;

Encontrar entre as boas práticas listadas, uma que,

se aplicada, poderá eliminar as causas dos

problemas e dificuldades existentes;

Análise da necessidade de adaptação de boas

práticas;

Montagem de Quadro Causas x Boas Práticas x

Adaptação;

Elaboração de Plano de Implantação das Boas

Práticas nas oportunidades identificadas.

Definição da grupo que gerenciará a implantação; 18 patricia de sa freire, Msc Eng

O QUE FAZEMOS?

Objetivo: Auto

Diagnóstico

Pré Requisito:

Conhecer a rotina e


Tempo mínimo

necessário: Dois

Encontros

NO ENCONTRO

Em grande grupo, Identificação das

Causas que não foram ainda contempladas

com as boas práticas existentes na

empresa;

DAR INICIO AO PLANO DE

BENCHMARKING EXTERNO...


ATENÇÃO NECESSÁRIA PARA O BENCHMARKING

Falta de comprometimento dos líderes maiores;

Ausência de coordenação e gerenciamento do processo;

Não entendimento do conceito;

Não conseguir identificar suas próprias deficiências;

Processos críticos não selecionados;

Foco somente em indicadores e seus resultados;

Indicadores-chave de desempenho não identificados;

Processo a ser comparado não compreendido;

Equipe inadequada, com vontade, mas sem especialistas;

Parceiros de Benchmarking inadequados ou não encontrados;

Excesso de dados coletados, de difícil seleção;

Causas essenciais não identificadas;

Práticas não adaptadas à realidade da organização;

Plano de melhoria não detalhado;

Plano de melhoria não compartilhado; Dificuldade de implementação ou de acompanhamento;

Melhorias impossíveis de se implementar.


AMBIENTE DE COMPARTILHAMENTO O INÍCIO DE TUDO


ambiente colaborativo benchmarking interno compartilhamento de boas práticas

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