administração do tempo

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• Subtitle (Avoid if possible)

Prof. Derson Lopes

Atuação:!

• Professor Universitário Unasp

• Coordenador Núcleo de Voluntariado Unasp

• Professor Conteudista SENAC

• Consultor

• Autor

Formação:!

• Mestrado em Administração ênfase em Finanças - FECAP (Cursando)

• PMP - Project Manager Professional

• MBA em Gestão Financeira

• Bacharelado em Teologia

• Ciências Contábeis

• Administração de Empresas

Experiência:

• 12 anos como Gerente de Projetos e Supervisor Administrativo em Organizações de Terceiro Setor

• 5 anos supervisão comercial - Superbom, Bonduelle e Jundiá

• Consultoria em micro, pequenas e médias empresas

O que não esperar desse curso…

1. Milagres

2. Resultados

Imediatos

3. Mudança sem

esforço

4. Caminho Fácil

5. Receita de Bolo

Para se ter sucesso na administração do tempo será preciso:

1.Autodisciplina 2. Nova Mentalidade 3. Uso de Ferramentas 4. Perseverança

COMPROMISSO

Seguidos corretamente e de maneira disciplinada, os princípios desse curso promoverão um incremento de 15% a

30% em sua produtividade.

Agenda do Curso:1. Introdução

2. Conceitos

3. Nova mentalidade

4. Metodologia: Autogerenciamento

5. Ferramentas

6. Compromisso

7. Conclusão

INTRODUÇÃO

As pessoas comuns pensam apenas como passar o tempo. Uma pessoa inteligente tenta usar o tempo.

Arthur Schopenhauer

Reclamações de todos…

• Não tenho tempo… • Que correria…. • Não consigo fazer tudo que preciso… • Preciso de um dia de 30h…

Sentimentos comuns…

• Culpa quando não se está trabalhando • Culpa quando não está com a família • Sensação de que sempre algo ficou por fazer • Final do dia, mês e ano com a sensação de

que não realizou nada • Incapacidade e improdutividade • Corre, corre e não alcança

Situação Atual

Para muitos executivos o maior motivo de estresse é a dificuldade em administrar o próprio tempo.

90% do tempo das pessoas é gasto em emergências.

Situação Atual

Idéias perdidas na mente

Projetos não executados por falta de tempo

Situação Atual

Razão de Divórcios. !

Corrosivos de Relacionamentos: - Impontualidade. - Descumprimento de Compromissos - Falta de Atenção.

Fatos inegáveis…

• O tempo é incontrolável • O tempo é relativo • Temos um ciclo no tempo de nascimento,

desenvolvimento e morte

MÁ NOTÍCIA

Não é possível

administrar o tempo

BOA NOTÍCIA

É POSSÍVEL ADMINISTRAR

O QUE VOCÊ FAZ NO TEMPO

CONCEITOS

O tempo é o único capital das pessoas que têm como fortuna apenas a sua inteligência.

Honoré de Balzac

CONCEITOS

• GTD • Primeiro mais importante • Tríade do Tempo

GTD

• Getting Things Done • A Arte de Fazer Acontecer • David Allen

GTD

1. Coleta 2. Processamento 3. Organização 4. Revisão 5. Ação

Primeiro o mais importante

• Urgente X Importante • Planejamento Semanal • Papéis

Tríade do Tempo

• Importante, Urgente e Cirscunstancial • Software • Teste

Tríade do Tempo

NOVA MENTALIDADE

Ninguém pode voltar no tempo e fazer um novo começo.Mas podemos começar agora e fazer um novo fim !

Bob Marley

Longo Prazo X Curto Prazo

• Sociedade Aspirina • Construir o futuro no presente • Determinar o fim • Priorizar aquilo que fortalece nosso futuro

Mentalidade de Longo Prazo

• Fazer hoje o que vai determinar o que eu quero no futuro

• Abrir mão de coisas boas hoje para ter coisas melhores no futuro

• Coordenar as atividades visando a produtividade

Vantagens:

• Saber onde está indo • Percepção de alcance • Foco na construção do futuro

Planejamento Longo Prazo

• Norteador das atividades • Identificador de Prioridades • Determinado por papéis • Auxiliador de escolhas

Planejamento Estratégico Pessoal!!!Visão !

(Uma frase que defina onde você pretende chegar. Pense em um padrão de excelência a ser perseguido durante toda sua vida). !!

Visão:__________________________________________________________________!!________________________________________________________________________ !!

Missão (Uma frase que começando com um verbo que seja a principal atividade exercida por

você continuamente para alcançar sua Visão). !!!Missão:_________________________________________________________________!!________________________________________________________________________ !!

Valores (Os itens importantes valorizados por você que servirão de filtros nas tomadas de

decisão relacionadas a sua Visão e Missão. Ex. Deus, Família, Honestidade...). !!!Valores:_________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!

Objetivos (Determine seus objetivos para 30, 20, 15, 10 e 5 anos, nessa ordem, e por áreas da vida,

ou seja, objetivos profissionais, acadêmicos, familiares, etc.) !!!Objetivos:_______________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!

!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!!

Metas Crucialmente Importantes (Determine 3 metas crucialmente importantes para alcançar seus objetivos. Atenção: Só

podem ser 3 metas, elas devem ser relacionadas com os objetivos como um todo, mensuráveis, ou seja, ter um número específico a ser alcançado e devem ser estipuladas

para serem alcançadas ainda nesse ano. Devem ser descritas de maneira clara e em apenas uma frase curta. Exemplo: Economizar 10% do salário por mês até Dezembro de

2013.)!!Meta 1:_______________________________________________________________!!Meta 2:_______________________________________________________________!!Meta 3:_______________________________________________________________!!!

Estratégias (Para cada meta estabelecida determinar uma estratégia para que ela seja alcançada. Ex.

Para a meta Economizar 10% do salário por mês até Dezembro de 2013 - Estratégia - Cortar os gastos com Restaurantes, Revistas e Passeis supérfluos.)!!!

Estratégia 1:_____________________________________________________________!!Estratégia 2:_____________________________________________________________!!Estratégia 3:_____________________________________________________________!

Pareto: 80/20

Planejamento Longo Prazo

• Valorizar as tarefas realmente importantes • Identificar os papéis • Dar prioridade as “Pedras Grandes"

ATIVIDADE

Disciplina

Uma vez estabelecido o caminho a ser

percorrido e as metas a serem alcançadas,

todos os esforços precisam ser monitorados de

maneira disciplinada para que não sejam

fracassados

AUTOGERENCIAMENTO

Com tino e método alguns conseguirão em cinco horas o mesmo trabalho que outros em dez.

Ellen White

Controle

Você é um

escravo do tempo

ou o tempo é seu

escravo?

Controle

Controlar o que você faz no tempo

é assumir o comando da sua vida

PASSOS DE IMPLANTAÇÃO DO AUTOGERENCIAMENTO

Executivo Eficaz

1. Não começam pela tarefa, mas pelo tempo 2. Analisam para onde estão direcionando seu

tempo efetivamente 3. Distribuem seu tempo e eliminam coisas não

produtivas Peter Drucker

Fase 1 - 3 semanas

Fase 2 - 2 semanas

Fase 3 - 2 semanas

Fase 1 - Preparo

Planejamento Estratégico Pessoal!!!Visão !

(Uma frase que defina onde você pretende chegar. Pense em um padrão de excelência a ser perseguido durante toda sua vida). !!

Visão:__________________________________________________________________!!________________________________________________________________________ !!

Missão (Uma frase que começando com um verbo que seja a principal atividade exercida por

você continuamente para alcançar sua Visão). !!!Missão:_________________________________________________________________!!________________________________________________________________________ !!

Valores (Os itens importantes valorizados por você que servirão de filtros nas tomadas de

decisão relacionadas a sua Visão e Missão. Ex. Deus, Família, Honestidade...). !!!Valores:_________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!

Objetivos (Determine seus objetivos para 30, 20, 15, 10 e 5 anos, nessa ordem, e por áreas da vida,

ou seja, objetivos profissionais, acadêmicos, familiares, etc.) !!!Objetivos:_______________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!!________________________________________________________________________!

Fase 1 - Preparo

1 - Elaborar Planejamento

Estratégico Pessoal

Fase 1 - Preparo

2 - Administrar os "ladrões do tempo”

LADRÕES DO TEMPOQuem mata o tempo não é assassino mas sim um suicida.

Millôr Fernandes

Televisão

• Filmes • Novelas • Telejornais • Esportes • Reality Shows

Internet

• Redes Sociais • Notícias • Futilidades • Emails

Emergências

• Tarefas mal planejadas • Tarefas não delegadas • Interferências externas • Atividades irrelevantes • Telefone

Uso Racional

• Você não precisa abandonar totalmente • Planeje o tempo a ser dedicado a cada um • Compare o percentual de tempo dedicado • Analise a real relevância e aproveitamento

Fase 1 - Preparo

3 - Descarte

Desorganização

• Tempo de procura • Retrabalho • Falta em

Compromissos • Impontualidade • Tempo com coisas

inúteis

Processo de Descarte

• Papéis • Livros • Revistas • Roupas • Móveis • Equipamentos • Etc.


1. Está em condições de uso? 2. Vou usar novamente no médio prazo? 3. Posso encontrar facilmente? 4. Pode ser vendido? 5. Pode ser doado?


1. Coloque todas os objetos semelhantes juntos no mesmo lugar

2. Análise quais deles você usou no último ano 3. Verifique a importância emocional de cada um 4. Verifique a “REAL" necessidade futura 5. Descarte os inúteis 6. Armazene de maneira organizada e classificada

os objetos retidos

GTD


Descarte Mental

1. Colocar todos os planos e projetos por escrito 2. Análise de cada um 3. Descarte dos inúteis 4. Fichas para as idéias que serão mantidas

Fase 1 - Preparo

4 - Organização

Organização

• Pastas • Arquivos • Backup • Classificação • 5'S

Fase 2 - Implantação

Fase 1 - 3 semanas

Fase 2 - 2 semanas

Fase 3 - 2 semanas


1 - Estrutura de Organização

Caixas ou Pastas - Doc

• INBOX • ALGUM DIA • PROJETOS • ESPERA • PRÓXIMAS AÇÕES • AGENDADO

Agenda/APP/Planilha - Info

• INBOX • ALGUM DIA • PROJETOS • ESPERA • PRÓXIMAS AÇÕES • AGENDADO


2 - Inbox

Inbox

• Tudo deve ser escrito • Toda informação recebida vai para a página

"INBOX" • Todos os documentos recebidos vão para a

caixa “INBOX"

Fase 3 - Prática

1- Planejamento Semanal e Diário

Executivo Eficaz

1. Não começam pela tarefa, mas pelo tempo 2. Analisam para onde estão direcionando seu

tempo efetivamente 3. Distribuem seu tempo e eliminam coisas não

produtivas Peter Drucker

Planejamento

• 1h por semana em um dia específico • 20 min por dia em um momento específico • Inserir os compromissos relativos aos papéis

específicos e prioridades • Analisar e classificar os itens “Inbox" • Preencher a distribuição do tempo e analisar

percentual de cada item

Definição de Prioridades

1. Prefira o futuro ao presente 2. Concentre-se nas

oportunidades 3. Escolha sua direção e não a

mais popular 4. Estabeleça um alvo elevado

Peter Drucker

Tríade do Tempo

Pareto: 80/20

ATIVIDADE

Fase 3 - Prática

2 - Fluxograma de Ação - GTD

GTD


Fase 3 - Prática

3 - Otimização do tempo

Otimização

• Agrupamento por contextos(Telefone, Computador, etc.)

• Aproveitamento dos tempos de espera • Utilização de recursos digitais e tecnológicos

Fase 4 - Avaliação

Acompanhamento Constante

Avaliação

• Verifique seu desempenho • Acompanhe seu percentual de distribuição

do tempo • Busque feedback das pessoas de seu

relacionamento

FERRAMENTAS

Com organização e tempo, acha-se o segredo de fazer tudo e bem feito !

Pitágoras

Agenda

Aplicativos

Doit.im

US$ 20.00/ano

Neotríad

OmniFocus US$ 40.00 + Assinatura

COMPROMISSO

O tempo rende muito quando é bem aproveitado.

Johann Goethe

CONCLUSÃO

A mais lamentável de todas as perdas é a perda do tempo.

Philip Chesterfield

Conclusão

• Tempo é vida • Usar bem o tempo é viver bem • Tempo para Deus

!Ele fez tudo apropriado a seu tempo. Também pôs no coração do homem o anseio pela eternidade; mesmo

assim este não consegue compreender inteiramente o que Deus fez.

Eclesiastes 3:11

http://www.bibliaonline.com.br/acf/ec/3/11

administração do tempo

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