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MANUAL

SERVIÇOS DE GESTÃO FINANCEIRA

MA.CHLP.014.00 1 / 69

ACSS Administração Central do Sistema de Saúde I.P.

Manual de Procedimentos Administrativos e Contabilísticos

SERVIÇO DE GESTÃO FINANCEIRA

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MA.CHLP.014.00 2 / 69

MAPA DE REVISÕES

Destinatários Serviço de Gestão Financeira

Elaboração Aprovação Assinatura (s) Responsável (eis)

pela Aprovação

Dr. Vitor Ramos

(Auditor Interno)

Serviços de Gestão

Financeira

Conselho de Administração

(Originais no Conselho de

Administração)

Data 2012.11.12

2012.11.21

Revisão Página(s) Motivo Data Responsável (eis)

pela Revisão

Assinatura do(s)

responsável(eis)

pela aprovação

Palavras-Chave: GESTÃO; FINANCEIRA; MANUAL

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ÍNDICE

1. CONTABILIDADE GERAL E ORÇAMENTAL.................................................................................................. 5

1.1. Organização ........................................................................................................................................... 5

1.1.1. Organização da função ....................................................................................................................... 5

1.1.2. Atribuições e responsabilidades .......................................................................................................... 6

1.1.3. Segregação de funções ....................................................................................................................... 8

1.2. Princípios contabilísticos fundamentais ................................................................................................ 9

1.2.1. Princípios orçamentais ........................................................................................................................ 9

1.2.2. Princípios contabilísticos ..................................................................................................................... 9

1.3. Critérios valorimétricos ........................................................................................................................ 11

1.3.1. Imobilizações ..................................................................................................................................... 11

1.3.2. Existências ......................................................................................................................................... 12

1.3.3. Dívidas de e a terceiros ..................................................................................................................... 13

1.3.4. Disponibilidades ................................................................................................................................ 14

1.4. Áreas envolvidas .................................................................................................................................. 15

1.4.1. Facturação ........................................................................................................................................ 15

1.4.1.1. Objectivos ................................................................................................................................. 15

1.4.1.2. Procedimentos e controlos ...................................................................................................... 15

1.4.1.2.1. Facturação Geral ................................................................................................................... 15

1.4.1.2.2. Facturação à ACSS, IP ............................................................................................................ 17

1.4.1.2.3. Facturação Diversa ................................................................................................................ 19

1.4.1.2.3.1. Baseada em Despacho do Vogal Executivo ........................................................................ 19

1.4.1.2.3.2. Ensaios Clínicos, Jornadas, Encontros de Enfermagem...................................................... 20

1.4.1.2.3.3. Outras situações ................................................................................................................. 21

1.4.1.2.4. Notas de Crédito .................................................................................................................... 21

1.4.2. Receita .............................................................................................................................................. 24

1.4.2.1. Objectivos ................................................................................................................................. 24


1.4.3. Despesa ............................................................................................................................................. 33

1.4.3.1. Objectivos ................................................................................................................................. 33

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1.4.3.2.1. Recepção e lançamento de documentos .............................................................................. 33

1.4.3.2.2. Vencimentos / Descontos de Funcionários e Prestadores de Serviços ................................. 36

1.4.3.2.3. Pagamentos Gerais / Diversos ............................................................................................... 40

1.4.3.2.4. Expediente e Arquivo ............................................................................................................ 46

1.4.4. Tesouraria ......................................................................................................................................... 47

1.4.4.1. Objectivos ................................................................................................................................. 47


1.4.5. Gestão de contas a receber / Contencioso ....................................................................................... 55

1.4.5.1. Objectivos ....................................................................................................................................... 55

1.4.5.2. Atribuições e responsabilidades ..................................................................................................... 55

1.4.5.3. Procedimentos e controlos ............................................................................................................. 55

1.4.5.4. Informação de Gestão .................................................................................................................... 59

1.4.5.4.1. Objectivo ............................................................................................................................... 59

1.4.5.4.2. Procedimentos ...................................................................................................................... 59

1.4.6. Gestão Orçamental e Financeira ...................................................................................................... 61

1.4.6.1. Objectivos ................................................................................................................................. 61


1.4.6.3. Dossier fiscal .................................................................................................................................. 65

1.4.6.3.1. Objectivos .............................................................................................................................. 65

1.4.6.3.2. Procedimentos e controlos ................................................................................................... 65

1.5. Fecho do período .................................................................................................................................. 66

1.5.1. Operações de fecho ........................................................................................................................... 66

1.5.1.1. Objectivos ................................................................................................................................. 66

1.5.2. Encerramento e Abertura de exercícios ............................................................................................ 66

1.5.2.1. Objectivos ................................................................................................................................. 66


1.5.3. Prestação de contas e obrigações legais .......................................................................................... 67

1.5.3.1. Objectivos ................................................................................................................................. 67

1.5.3.2. Considerações .......................................................................................................................... 67


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1. CONTABILIDADE GERAL E ORÇAMENTAL

1.1. Organização

1.1.1. Organização da função

A função Serviços financeiros deverá estar organizada, tendo em conta a dimensão da Entidade

e complexidade das suas actividades, de acordo com a estrutura funcional apresentada, de

forma a:

a) Controlar as movimentações efectuadas nos registos contabilísticos;

b) Manter os registos contabilísticos actualizados;

c) Confirmar e controlar todos os fluxos financeiros;

d) Produzir e verificar a informação de gestão, orçamental, financeira e fiscal;

e) Manter o arquivo da documentação contabilística.

Serviço de Gestão

Financeira

Contabilidade

Geral

Contabilidade

Analítica

Facturação

Receita

Despesa

Contabilidade

Orçamental

Contencioso

Tesouraria

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1.1.2. Atribuições e responsabilidades

A coordenação da função Contabilidade geral reporta directamente aos Serviços Financeiros e

tem como atribuições e responsabilidades:

a) efectuar movimentos contabilísticos, através de documentos de operações diversas;

b) controlar movimentos contabilísticos efectuados automaticamente por interligação com

outras aplicações;

c) efectuar o encerramento dos períodos e exercícios assegurando a totalidade, exactidão

e validade do registo das transacções;

d) preparar declarações fiscais;

e) preparar e verificar informação de gestão;

f) preparar e verificar o “Dossier Fiscal”;

g) preparar e verificar as demonstrações financeiras;

h) gerir e manter todo o arquivo relacionado com o serviço, quer em termos de informação

contabilística como de todo o expediente;

i) acompanhar a actividade, revendo a informação produzida na sua função;

j) proceder à criação/alteração de contas, relativamente a dados gerais, em concordância

com os critérios definidos pela ACSS;

k) definir e fazer cumprir a data de fecho de contas mensal, segundo calendário próprio

que respeita o calendário anual emitido pela ACSS;

l) controlar custos / proveitos antecipados e efectuar lançamentos de especialização no

final de cada período, mensal e anual;

m) apurar e contabilizar a provisão fiscal para saldos de cobrança duvidosa;

n) proceder ao apuramento mensal do Imposto sobre o Valor Acrescentado (IVA);

o) efectuar lançamentos contabilísticos;

p) conferir os movimentos contabilísticos efectuados automaticamente por interligação

com outras aplicações;

q) proceder às integrações dos consumos dos diferentes armazéns e das amortizações,

conferindo as listagens provenientes do Serviço de Aprovisionamento e que terão de ser

iguais às do Serviço de Gestão Financeira;

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r) proceder à circularização de saldos de terceiros, semestral e anualmente, analisando as

diferenças apuradas e efectuando os respectivos ajustamentos contabilísticos;

s) efectuar o controlo dos subsídios de investimento, mensalmente, determinando os

proveitos extraordinários a considerar em cada um dos anos;

t) efectuar ou controlar a execução dos procedimentos de fecho de período / exercício

definidos no “checklist” (reconciliação de saldos de contas pelo Razão com os

balancetes/informação produzida por outras aplicações, análise de saldos de contas,

etc.);

u) proceder ao encerramento físico dos períodos;

v) preparar e verificar informação de gestão, financeira e fiscal, através do preenchimento

do Tableau de Bord referente a proveitos, custos, compras, fornecimentos e serviços,

despesa com o pessoal e imobilizado;

w) preparar mapas de reporte de informação, conforme descrito no PCAH;

x) cumprir o calendário de envio dos mapas às diversas entidades, tendo o cuidado de

proceder à sua conferência prévia.

A função Contabilidade analítica reporta directamente aos Serviços financeiros e tem por

atribuições e responsabilidades:

a) criar / manter os centros de custo;

b) rateio de custos por centro de responsabilidade;

c) analisar informação produzida;

d) preparar mapas de reporte de informação, conforme descrito no PCAH;

e) preparar informação de gestão.

A função Contabilidade orçamental reporta directamente aos Serviços financeiros e tem por

atribuições e responsabilidades:

a) gerir os procedimentos de abertura, alterações e execução orçamental da receita e da

despesa;

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b) preparar o “Orçamento Anual” e efectuar a comparação e análise de desvios;

c) preparar mapas de execução orçamental, conforme descrito no POCMS;

d) analisar as variações em relação ao orçamento e saldos de período homólogo do

exercício anterior;

e) definir e fazer cumprir a data de fecho de contas orçamental, segundo calendário

próprio que respeita o calendário anual emitido pela ACSS.

1.1.3. Segregação de funções

A função Serviços de Gestão financeira, e respectivos serviços (Contabilidade geral /

orçamental / analítica, Facturação, Receita, Despesa, Tesouraria), deverá ser independente das

funções:

a) Compras;

b) Logística / Farmácia;

c) Serviços Clínicos (Produção);

d) Recursos Humanos.

A função Contabilidade geral não poderá:

a) Gerir valores;

b) Efectuar pagamentos;

c) Efectuar recebimentos.

A função Contabilidade orçamental não poderá:

a) Gerir valores;

b) Efectuar pagamentos;

c) Efectuar recebimentos.

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1.2. Princípios contabilísticos fundamentais

1.2.1. Princípios orçamentais

Na elaboração e execução do orçamento das instituições do Ministério da Saúde (MS) devem

ser seguidos os seguintes princípios orçamentais:

a) Princípio da anualidade: o orçamento dos serviços do MS é anual, coincidindo o ano

económico com o ano civil;

b) Princípio da unidade e universalidade: o orçamento dos serviços do MS é unitário e

compreende todas as receitas e despesas do sector;

c) Princípio da especificação: o orçamento discrimina suficientemente todas as despesas e

receitas nele previstas;

d) Princípio da não consignação: o produto de quaisquer receitas não pode ser afecto à

cobertura de determinadas despesas, salvo quando essa afectação for permitida por lei;

e) Princípio da não compensação: todas as despesas e receitas são inscritas pela sua

importância integral, sem deduções de qualquer natureza.

1.2.2. Princípios contabilísticos

Com o objectivo de obter uma imagem verdadeira e apropriada da situação financeira, dos

resultados e da execução orçamental da entidade, e de acordo com o POCMS, deverão ser

aplicados os princípios contabilísticos fundamentais a seguir enunciados:

a) Princípio da entidade contabilística: constitui entidade contabilística todo o ente público

ou de direito privado que esteja obrigado a elaborar e apresentar contas de acordo com

o presente Plano. Quando as estruturas organizativas e as necessidades de gestão e

informação o requeiram, podem ser criadas subunidades contabilísticas, desde que

esteja devidamente assegurada a coordenação com o sistema central;

b) Princípio da continuidade: considera-se que a entidade opera continuamente, com

duração ilimitada;

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c) Princípio da consistência: considera-se que a entidade não altera as suas políticas

contabilísticas de um exercício para o outro. Se o fizer e a alteração tiver efeitos

materialmente relevantes, esta deve ser referida de acordo com o anexo às

demonstrações financeiras;

d) Princípio da especialização (ou do acréscimo): os proveitos e os custos são reconhecidos

quando obtidos ou incorridos, independentemente do seu recebimento ou pagamento,

devendo incluir-se nas demonstrações financeiras dos períodos a que respeitem;

e) Princípio do custo histórico: os registos contabilísticos devem basear-se em custos de

aquisição ou de produção;

f) Princípio da prudência: significa que é possível integrar nas contas um grau de precaução

ao fazer as estimativas exigidas em condições de incerteza sem, contudo, permitir a

criação de reservas ocultas ou provisões excessivas ou a deliberada quantificação de

activos e proveitos por defeito ou de passivos e custos por excesso;

g) Princípio da materialidade: as demonstrações financeiras devem evidenciar todos os

elementos que sejam relevantes e que possam afectar avaliações ou decisões pelos

destinatários da informação;

h) Princípio da não compensação: os saldos de contas do activo e do passivo (balanço), de

contas de custos e perdas e de contas de proveitos e ganhos (demonstração dos

resultados) são apresentados em separado, não podendo ser compensados. Também

não poderá haver compensação entre contas de despesas e de receitas.

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1.3. Critérios valorimétricos

1.3.1. Imobilizações

O activo imobilizado, incluindo os investimentos adicionais ou complementares, deve ser

valorizado ao custo de aquisição ou ao custo de produção. Quando os respectivos elementos

tiverem uma vida útil limitada, ficam sujeitos a uma amortização sistemática durante esse

período, sem prejuízo das excepções expressamente consignadas:

a) Considera-se como custo de aquisição de um activo a soma do respectivo preço de

compra com os gastos suportados directa ou indirectamente para o colocar no seu

estado actual;

b) Considera-se como custo de produção de um bem a soma dos custos das matérias-

primas e outros materiais directos consumidos, da mão-de-obra directa e de outros

gastos gerais de fabrico necessariamente suportados para o produzir. Os custos de

distribuição, de administração geral e financeiros não são incorporáveis no custo de

produção;

c) Quando se trate de activos do imobilizado obtidos a título gratuito, deverá considerar-se

o valor resultante da avaliação ou o valor patrimonial definido nos termos legais ou, caso

não exista disposição legal aplicável, o valor resultante da avaliação segundo critérios

técnicos que se adeqúem à natureza desses bens. O critério de valorimetria aplicado

deverá ser explicitado e justificado em anexo adequado (nota 8.2.3 do POCMS, definido

pela Portaria nº 898/2000 de 28 de Setembro). Na impossibilidade de valorização dos

bens estes devem ser identificados em anexo e justificada aquela impossibilidade (nota

8.2.14);

d) No caso de inventariação inicial de activos cujo valor de aquisição ou produção se

desconheça, aplica-se o disposto no número anterior;

e) No caso de transferências de activos entre entidades abrangidas pelo Plano, o valor a

atribuir será o valor constante nos registos contabilísticos da entidade de origem, desde

que em conformidade com os critérios de valorimetria estabelecidos, salvo se existir

valor diferente fixado no diploma que autorizou a transferência ou, em alternativa, valor

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acordado entre as partes e sancionado por entidade competente. Na impossibilidade de

aplicação de qualquer destas alternativas, será aplicado o critério definido na alínea c);

f) Os bens de domínio público classificáveis como tal serão incluídos no activo imobilizado

da entidade responsável pela sua administração ou controlo, estejam ou não afectos à

sua actividade operacional. A valorização desses bens será efectuada de acordo com a

alínea e);

g) As despesas de instalação, bem como as de investigação e de desenvolvimento, devem

ser amortizadas no prazo máximo de seis anos;

h) Aos investimentos financeiros serão aplicáveis por analogia as disposições do POC;

i) Quando, à data do balanço, os elementos do activo imobilizado corpóreo e incorpóreo,

seja ou não limitada a sua vida útil, tiverem valor inferior ao registado na contabilidade,

devem ser objecto de amortização correspondente à diferença, se for de prever que a

redução desse valor seja permanente. Aquela amortização extraordinária não deve ser

mantida se deixarem de existir os motivos que a originaram;

j) Como regra geral, os bens do activo imobilizado não são reavaliados. Contudo, poderão

ser apresentadas propostas de reavaliação ao Grupo para a Normalização do POCMS,

que as submeterá à autorização da Comissão de Normalização Contabilística da

Administração Pública, salvo se existirem normas legais que autorizem e que definam os

respectivos critérios de valorização;

k) Sem prejuízo do princípio geral de atribuição dos juros suportados aos resultados do

exercício, quando os financiamentos se destinarem a imobilizações, os respectivos

custos poderão ser imputados à compra e produção das mesmas, durante o período em

que elas estiverem em curso, desde que isso se considere mais adequado e se mostre

consistente. Se a construção for por partes isoláveis, logo que cada parte estiver

completa e em condições de ser utilizada, cessará a imputação dos juros a ela inerentes.

1.3.2. Existências

a) As existências serão valorizadas ao custo de aquisição ou ao custo de produção, sem

prejuízo das excepções adiante consideradas;

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b) O custo de aquisição e o custo de produção devem ser determinados de acordo com as

definições adoptadas pelo imobilizado;

c) Se o custo de aquisição ou de produção for superior ao preço de mercado, será este o

utilizado;

d) Quando, na data do balanço, haja obsolescência, deterioração física parcial ou quebra de

preços, bem como outros factores análogos, deverá ser utilizado o critério referido na

alínea c);

e) Os subprodutos, desperdícios, resíduos e refugos são valorizados, na falta de critério

mais adequado, pelo valor realizável líquido;

f) Como preço de mercado entende-se o custo de reposição ou o valor realizável líquido,

conforme se trate de bens adquiridos para a produção ou de bens para venda;

g) Entende-se como custo de reposição de um bem o que a entidade teria de suportar para

o substituir nas mesmas condições, qualidade, quantidade e locais de aquisição e

utilização;

h) Considera-se como valor realizável líquido de um bem o seu preço esperado de venda,

deduzido dos necessários custos previsíveis de acabamento e venda;

i) Relativamente às situações previstas nas alíneas c) e d), as diferenças serão expressas

pela provisão para depreciação de existências, a qual será reduzida ou anulada quando

deixarem de existir os motivos que a originaram;

j) O método de custeio das saídas de armazém adoptado é o custo médio ponderado.

1.3.3. Dívidas de e a terceiros

a) As dívidas de e a terceiros são expressas pelas importâncias constantes dos documentos

que as titulam. As operações em moeda estrangeira são registadas ao câmbio da data

considerada para a operação, salvo se o câmbio estiver fixado pelas partes ou garantido

por uma terceira entidade. À data do balanço, as dívidas de e ou a terceiros resultantes

dessas operações, em relação às quais não exista fixação ou garantia de câmbio, são

actualizadas com base no câmbio dessa data;

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b) Como princípio geral, as diferenças de câmbio resultantes da actualização na alínea a)

são reconhecidas como resultados do exercício e registadas nas contas 685 — «Custos e

perdas financeiros — Diferenças de câmbio desfavoráveis» ou 785 — «Proveitos e

ganhos financeiros — Diferenças de câmbio favoráveis». Tratando-se de diferenças

favoráveis resultantes de dívidas a médio e longo prazos, deverão ser diferidas, na conta

2748, caso existam expectativas razoáveis de que o ganho é reversível. Estas serão

transferidas para a conta 785 no exercício em que se realizaram os pagamentos ou

recebimentos, totais ou parciais, das dívidas com que estão relacionadas e pela parte

correspondente a cada pagamento ou recebimento;

c) Relativamente às diferenças de câmbio provenientes de financiamentos destinados a

imobilizações, admite-se que sejam imputadas a estas, somente durante o período que

tais imobilizações estiverem em curso;

d) À semelhança do que acontece com as outras provisões, as que respeitem a riscos e

encargos resultantes de dívidas de terceiros não devem ultrapassar as necessidades.

1.3.4. Disponibilidades

a) As disponibilidades em moeda estrangeira são expressas no balanço do final do exercício

ao câmbio em vigor nessa data. As diferenças de câmbio apuradas são contabilizadas nas

contas 685 — «Custos e perdas financeiros — Diferenças de câmbio desfavoráveis» ou

785 — «Proveitos e ganhos financeiros — Diferenças de câmbio favoráveis»;

b) Relativamente a cada um dos elementos específicos dos títulos negociáveis e das outras

aplicações de tesouraria, serão utilizados critérios definidos para as imobilizações, na

medida em que lhes sejam aplicáveis.

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1.4. Áreas envolvidas

1.4.1. Facturação

1.4.1.1. Objectivos

Todas as prestações de serviços e/ou vendas de medicamentos são correcta e atempadamente

facturadas e de acordo com a legislação e contratos em vigor.

1.4.1.2. Procedimentos e controlos

A função Facturação, tem por base um sistema integrado entre o Serviço de Gestão Financeira

(SGF), Serviço de Gestão de Doentes (SGD), Serviço de Aprovisionamento e Serviço de Gestão de

Recursos Humanos (SGRH).

Na sua actividade estão compreendidas:

a) Facturação Geral baseada em Portaria própria, publicada em Diário da República, que

regulamenta os preços a praticar pelas instituições e serviços integrados no Serviço

Nacional de Saúde para as prestações de serviços de saúde neles realizadas;

b) Facturação à Administração Central do Sistema de Saúde, IP (ACSS) baseada no

Contrato Programa do respectivo ano a decorrer, celebrado entre esta entidade e o

Hospital;

c) Facturação Diversa, efectuada com base em Despacho do Vogal Executivo, que

estabelece os preços de serviços prestados ao exterior; incluí igualmente outros serviços

residuais, que não carecem desse Despacho;

d) Notas de Crédito para correcção de facturação emitida.

1.4.1.2.1. Facturação Geral

Mensalmente, o serviço de Facturação recebe, através de ficheiro informático com origem no

Serviço de Gestão de Doentes (SGD), todos os valores a facturar às diversas entidades,

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descriminados por utente e tipo de episódio, correspondentes à prestação de serviços de saúde

aos utentes do Hospital.

a) No SGD são preparados os episódios de urgência, consulta, internamento, meios

complementares de diagnóstico e terapêutica, que conferem se têm os elementos

completos e necessários à sua facturação, desde números de beneficiários correctos,

cópias das participações de acidentes de trabalho e/ou viação, requisições de exames,

cópias de cartões de seguro e doença para a facturação das assistências a emigrantes,

etc.

b) O SGD efectua uma pré-importação desses episódios, que se destina à conferência

daqueles elementos e caso não os possua, retira-os desse ficheiro de modo a evitar uma

facturação indevida;

c) Seguidamente o SGD efectua uma importação, altura em que o ficheiro fica ao dispor do

SGF e entrega neste serviço listagens por entidades, anexando os elementos acima

referidos;

d) Com base neste ficheiro o SGF executa o processamento de facturas, onde são atribuídos

os números das facturas às diversas entidades;

e) Também para processamento das facturas correspondentes recebe do Serviço de

Aprovisionamento listagens e requisições dos medicamentos a facturar às várias

Administrações Regionais de Saúde (ARS) e/ou Agrupamentos de Saúde;

f) Seguidamente emite as facturas em triplicado: o original vai para o correio, uma cópia

fica arquivada, por data de assistência, para que o serviço de contencioso acompanhe a

sua situação e a outra cópia fica no arquivo numérico;

g) Todos os originais são carimbados e assinados;

h) Emite ofícios em duplicado, o original acompanha a factura para a entidade e o

duplicado fica no arquivo do expediente do SGRH (para Companhias de Seguros os

ofícios são emitidos em triplicado que ficam arquivados no SGF para juntar a um

eventual processo de contencioso);

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i) Anexa às cópias das facturas os documentos enviados pelo SGD e/ou aos originais,

quando solicitados;

j) Na facturação de medicamentos às ARS’s tem que se juntar sempre ao original da

factura, as requisições, que lhe deram origem;

k) Na facturação das prestações de saúde aos emigrantes têm que se juntar sempre o

Cartão de Seguro e Doença actualizado:

l) Na facturação a outros hospitais, tem que juntar o respectivo termo de responsabilidade

desse hospital, assumindo o encargo financeiro pela despesa efectuada;

m) Efectua a envelopagem dos originais da factura e do ofício e faz o registo dos CTT em

folha própria de todos os ofícios e entrega-os na Secretaria-geral para a sua expedição;

1.4.1.2.2. Facturação à ACSS, IP

Mensalmente é feita uma factura com base no Contrato Programa anual, celebrado entre a

ACSS e o Hospital, abrangendo os utentes beneficiários do SNS e de subsistemas públicos,

assistidos por motivo de doença natural.

O processo passa pelos procedimentos seguintes:

a) Inicia-se com o envio mensal de um ficheiro pelo SGD para a ACSS, de acordo com as

instruções específicas desta;

b) Este ficheiro será validado pela ACSS que dá conhecimento ao SGD e este ao SGF;

c) O SGF, através da Facturação, valida e emite a factura fazendo a conferência entre as

suas linhas de produção e respectiva contabilização no POCMS. Caso esteja tudo

correcto, envia-a em formato de papel para aquela entidade (ACSS).

As facturas emitidas para a ACSS abrangem as seguintes situações:

a) Facturas relativas ao Contrato Programa que incluem:

i. As prestações de serviços de saúde nas suas várias linhas de produção;

ii. Consultas;

iii. Urgências;

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iv. Internamento;

v. Serviço domiciliário;

vi. Hospital de dia;

vii. Cirurgia de ambulatório: GDH cirúrgicos e GDH médicos;

viii. Medicamentos;

ix. Internato Médico - neste caso, a origem do procedimento está no Serviço de Gestão

de Recursos Humanos que, mensalmente, envia ao SGF um ficheiro com o nome e

identificação dos médicos naquela situação. O SGF, após conferência, converte o

ficheiro em formato electrónico de acordo com as orientações que constam no

Contrato-Programa e envia-o para validação; posteriormente é enviada a factura em

formato papel.

b) Assistência na área da Saúde Mental prestada por Ordens Religiosas - enquadrado nos

denominados Programas Específicos do Contrato-Programa: mensalmente, são emitidas

facturas à ACSS referentes ao internamento de doentes mentais cujo encargo é da

responsabilidade do Hospital, com base num valor de diária por doente, fixado

anualmente pela ACSS.

c) Incentivos aos Transplantes: também enquadrado nos programas específicos do

Contrato-Programa - no seguimento de colheitas de órgãos efectuadas no Hospital são

emitidas facturas com base na informação fornecida pela ACSS sobre os valores a

considerar.

Para cumprimento do objectivo de que todos os serviços têm de ser facturados, é efectuado um

registo em folha de Excel com todos os elementos destas transacções que comporta:

a) Registo de todas as facturas do Contrato Programa a decorrer, de modo a que no final do

ano, o valor total seja igual ao da ACSS, não só por factura, como também por linha de

produção;

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b) Registo das facturas por rubrica orçamental do Plano Oficial de Contas, de modo a que o

valor das contas 712… do balancete analítico seja igual ao total de cada linha de

produção;

c) Registo de todos os valores pagos pela ACSS: adiantamentos por conta do Contrato

Programa do próprio ano, de anos anteriores (regularizações finais) e pagamento de

facturas extra - Contrato Programa. No final de cada ano, a ACSS emite uma certidão de

todos os pagamentos efectuados, cujo valor tem que ser exactamente igual ao do

Hospital;

d) Registo de notas de crédito emitidas à ACSS, referentes a assistências prestadas e

recebidas pelo Hospital, na sequência de pedido de indemnização cível ou liquidadas por

outras entidades, após já terem sido incluídas na facturação à ACSS, do próprio ano ou

de anos anteriores.

1.4.1.2.3. Facturação Diversa

Mensalmente existem serviços prestados ao exterior, sujeitos a emissão de factura. Estes

serviços são reportados ao SGF através de e-mail, ofícios, despachos ou outros, pelo que esta

facturação tem que ter sempre uma informação de suporte às facturas que forem emitidas.

A Facturação executa os seguintes procedimentos: emite a factura em triplicado em que o

original segue para o correio, uma cópia para o arquivo alfabético e uma cópia para o arquivo

numérico. Os originais são acompanhados de ofício, registados e entregues no Expediente do

SGRH para posterior envio pelos CTT.

1.4.1.2.3.1. Baseada em Despacho do Vogal Executivo

Actualmente abrange os seguintes destinatários:

a) Instituto de Medicina Legal – efectuada a partir de um protocolo de colaboração entre

esta entidade e o Hospital, que dá origem a uma factura mensal de determinado valor,

pela ocupação do espaço;

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MA.CHLP.014.00 20 / 69

b) Diaton – mensalmente é elaborada uma factura de valor fixo e referente ao consumo de

vapor;

c) Autoridade Nacional de Segurança Rodoviária – é elaborada, mensalmente, uma factura

referente às colheitas de sangue, exames de despiste de psicotrópicos,

exames/observação médica e transporte de amostras de sangue/urina para o IML. Esta

factura é emitida de acordo com listagens entregues pela secretária do Serviço de

Urgência, acompanhadas de requisições daquela entidade, na sequência de acidentes de

viação para apuramento da condição física/psíquica dos condutores;

d) Estágios – perante a existência de protocolos celebrados entre várias Escolas Superiores

de Saúde e o Hospital para a realização de estágios dos seus alunos, são emitidas

facturas, após confirmação dos responsáveis pelos vários serviços aonde decorrem os

estágios;

e) Serviço de Esterilização – o SGF procede à emissão de facturas de esterilização de

material com base na informação dada por aquele serviço quando esta é disponibilizada;

f) Taxação telefónica – mensalmente, o Serviço de Instalações e Equipamentos (SIE) envia

por e-mail as listagens das chamadas telefónicas efectuadas durante o mês em causa

pelas empresas residentes no HSA, indicando o valor a facturar. Após a emissão das

respectivas facturas, as empresas que têm endereço electrónico recebem por e-mail as

listagens em formato PDF e a informação do nº e valor da factura emitida.

1.4.1.2.3.2. Ensaios Clínicos, Jornadas, Encontros de Enfermagem

Na sequência de uma política que visa desenvolver o potencial do Hospital, desenvolvem-se

vários estudos clínicos, em colaboração com laboratórios ou outras entidades, assim como se

realizam várias Jornadas e Encontros de Enfermagem, organizados pelos Serviços.

a) Em relação aos ensaios clínicos, existe sempre no SGF uma cópia do protocolo celebrado

entre a entidade colaborante e o Hospital. Procede à emissão de factura após recepção

da informação do valor correspondente, indicando o ensaio em causa.

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MA.CHLP.014.00 21 / 69

b) Na realização das Jornadas, o Serviço do Hospital que as promove, envia ao SGF por e-

mail, pedidos de emissão de facturas, referentes a donativos/patrocínios, inscrições.

c) Nos Encontros de Enfermagem promovidos pelos vários serviços, o SGF recebe

igualmente por e-mail, pedidos de emissão de facturas, para as mesmas situações

(donativos/patrocínios, inscrições).

Nas situações referidas nas al. b) e c), é entregue uma cópia das facturas emitidas à Gestão

Orçamental e Financeira, que recolhe igualmente cópia dos documentos relativos às despesas

de cada evento, para efectuar um controlo da respectiva conta corrente.

1.4.1.2.3.3. Outras situações

Estão igualmente sujeitas a facturação, outras fontes de receita que podem abranger:

a) Venda de Sucata

b) Danos causados por terceiros devidamente identificados

c) ……

Anualmente, com data de referência a 31 de Agosto, a Facturação emite uma factura, (nos

primeiros cinco dias úteis de Setembro), à entidade que explora a Farmácia do Hospital, de

acordo com o contrato assumido entre os intervenientes. Para elaboração da factura recebe a

informação da responsável do serviço que, por sua vez, a recebe do Auditor Interno, que os

calcula com base nas duas componentes da renda: variável e fixa.

O envio da factura para o cliente segue os trâmites normais mas com a indicação de que o envio

deverá ser feito em correio registado.

1.4.1.2.4. Notas de Crédito

As notas de crédito são emitidas em duplicado ou triplicado, se tiverem de ser enviadas para o

exterior, ficando uma junto à factura a corrigir e uma cópia para arquivo numérico.

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As notas de crédito são sempre solicitadas pelo Serviço de Contencioso através de um

memorando. Em muitas situações é necessário o parecer do Vogal Executivo, tendo por base os

seguintes factos:

a) A responsabilidade financeira passou de uma seguradora/entidade para outra e neste

caso, após emissão da nota de crédito, procede-se à emissão de cópia da factura inicial

para uma outra em nome da nova entidade, onde constem os novos elementos desta;

b) Existindo um determinado capital disponível, não cobrindo a totalidade da nossa factura,

envia-se o original da nota de crédito, pela diferença entre o total da factura e o valor do

capital, para a entidade em causa, de modo a poder descontá-la, quando efectuar o

pagamento da respectiva factura;

c) Pela execução de uma sentença, no âmbito de uma acção judicial, que absolve a

entidade pagadora em causa;

d) Quando se torna impossível localizar o sinistrado, não sendo viável instaurar processo

judicial.

Para garantir a facturação de todas as prestações de serviços prestados pelo Hospital e quando

se torna inviável a cobrança de uma factura, sendo o utente beneficiário do SNS, o Serviço de

Contencioso submete à consideração do Vogal Executivo pedido de facturação dessas

prestações de serviços à ACSS, com a consequente anulação das facturas emitidas a terceiros.

Caso seja aceite, é emitida a respectiva nota de crédito. Seguidamente, faz-se um registo em

mapa de Excel com o nome, nº de utente, nº de episódio, nº factura, nº nota de crédito, que é

enviado ao SGD por e-mail. Este serviço prepara os episódios para facturação à ACSS, que serão

incluídos nas facturas do Contrato Programa.

À área da Facturação estão ainda atribuídos os seguintes serviços:

a) Registo em folhas de Excel de

i. Circulares Informativas, Normativas, Regulamentos Internos, procedendo ao seu

arquivo em papel e em pasta própria, após serem assinadas por todos os

elementos do SGF;

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ii. Circulares da ACSS, da ARS, despachos de medicamentos, pareceres/despachos

do Vogal Executivo, etc, necessários ao normal funcionamento do serviço;

b) Abertura de códigos de entidades na tabela de clientes, mantendo-a actualizada e

dentro das normas em vigor;

c) Arquivo das diversas Portarias, publicadas pelo Ministério da Saúde, que regulamentam

os preços a praticar pelas instituições e serviços integrados no SNS para as prestações de

saúde neles realizadas;

d) Requisição (por via informática) ao Serviço de Aprovisionamento de material de

consumo administrativo;

e) Requisição (por via informática) ao Serviço de Instalação e Equipamentos (SIE) de

transporte para deslocações em serviço dos funcionários;

f) Requisição (por via informática) de reparação ao SIE do mobiliário administrativo.

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MA.CHLP.014.00 24 / 69

1.4.2. Receita

1.4.2.1. Objectivos

Todas as cobranças (excluídas as relativas a taxas moderadoras), são correcta e atempadamente

registadas nas contas a receber/clientes.


A função Processamento da receita:

Recebe, diariamente,

a) Da Secretaria-Geral

I. Listagem dos cheques recebidos dos clientes e respectiva correspondência que

acompanha esses pagamentos

II. Listagem dos vales postais recebidos da segurança social respeitantes às pensões

mensais dos doentes da psiquiatria.

b) Da Tesouraria

I. Comprovativos das transferências bancárias efectuadas por clientes e utentes

A partir da listagem dos cheques

a) Confere os cheques e a correspondência que os acompanha e verifica o seu registo na

listagem (nº de registo, data da entrada, nome do cliente e valor). Depois da listagem

conferida, assinada e datada, arquiva o original na pasta própria para o efeito, de forma

sequencial, por data, e entrega cópia na secretaria-geral;

b) Executa o processamento dos cheques, emite os recibos das facturas liquidadas pelos

clientes. Entrega na Tesouraria duas vias de cada recibo, ofício a enviar recibo e o

respectivo cheque, para conferência e validação. Depois de conferido pela tesoureira é-

lhe devolvido o ofício e uma via do recibo, que por sua vez é entregue na Secretaria-

geral do Serviço de Gestão Recursos Humanos – para registo e envio ao cliente;

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MA.CHLP.014.00 25 / 69

c) Tratando-se de facturas com despesas judiciais e/ou despesas efectuadas com

solicitadores, são emitidas vendas a dinheiro referentes a essas despesas;

d) Se o cheque incluir juros de mora, quando a factura é seleccionada aparece a informação

do valor de juros em dívida; se esse valor for aceite, procede-se de seguida à emissão de

recibo, conforme mencionado no ponto anterior;

e) Quando o cheque não inclui juros de mora e se refere a facturas vencidas há mais de 30

dias, ao seleccionar a factura para emissão de recibo, o sistema informa o valor de juros

de mora já vencidos. Emite-se o recibo sem o valor dos juros e o aviso de juros de mora

no valor em causa, enviando-se o aviso acompanhado de ofício. O recibo só será enviado

aquando do pagamento do aviso de juros de mora;

f) Quando o cheque liquida o aviso de juros de mora, esse aviso é convertido em factura.

Efectua-se a emissão do recibo e ofício para envio ao cliente, anexa-se o recibo que se

encontrava pendente e entrega-se na Secretaria-geral para expedição;

g) Todo o expediente é arquivado em pasta própria para o efeito, sendo que

I. Os avisos de juros de mora, são arquivados de forma sequencial, por data;

II. O expediente desses avisos de juros de mora, é arquivado por ordem alfabética e

por data (uma via do aviso de juros de mora, uma via do oficio de juros de mora,

o recibo e cópia do oficio que acompanhou o cheque).

A partir da listagem dos vales postais (para os doentes da psiquiatria)

a) Confere os vales postais (nº de registo, data da entrada, nome do doente e valor).

Depois da listagem conferida, assinada e datada, arquiva o original na pasta própria para

o efeito, de forma sequencial, por data, e entrega cópia na secretaria-geral;

b) Procede ao lançamento dos vales postais na conta corrente de cada um dos doentes da

psiquiatria, emitindo uma guia de receita de fundos alheios (Rub.orç.Fin.268), em

triplicado, com a descrição do mês a que se refere a pensão. Entrega na Tesouraria os

vales postais para depósito bancário e respectiva guia de receita;

c) Arquiva uma das guias de receita na pasta da psiquiatria e outra na pasta das guias de

fundos alheios, de forma sequencial, por data.

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A partir dos comprovativos de transferências bancárias feitas por clientes e utentes

a) Emite recibos, em duplicado, das transferências bancárias referentes a pagamentos de

facturas. Entrega na Tesouraria duas vias de cada recibo, ofício a enviar recibo e o

respectivo comprovativo da transferência bancária, para conferência e validação. Depois

de conferido pela Tesoureira é-lhe devolvido o ofício, o comprovativo da transferência

bancária e uma via de recibo, sendo este e o ofício entregue na Secretaria-geral do

Serviço de Gestão Recursos Humanos, para registo e envio ao cliente.

I. Se a transferência bancária incluir juros de mora, efectua os procedimentos

descriminados na alínea d) do recebimento por cheque;

II. Se a transferência bancária não inclui juros de mora e se refere a facturas

vencidas há mais de 30 dias, efectua os procedimentos descriminados nas alíneas

e) e f) do recebimento por cheque.

b) Emite recibos, em duplicado, das transferências bancárias referentes a pagamentos de

taxas moderadoras. Entrega na Tesouraria duas vias de cada recibo e o respectivo

comprovativo da transferência bancária, para conferência e validação. Depois de

conferido pela Tesoureira é-lhe devolvido uma via de recibo, que é entregue na

Secretaria-geral do Serviço de Gestão Recursos Humanos – para envio ao cliente.

Recebe da função Despesa a listagem de documentos processados por esta para:

a) Emitir vendas a dinheiro, em duplicado, referentes a descontos financeiros efectuados

sobre as facturas dos fornecedores;

b) Emitir guias de receita, em duplicado, referente a IRS retido nos pagamentos a

prestadores de serviços (recibos verdes). A Despesa processa o pagamento pelo total,

sem dedução de IRS, e a Receita elabora a guia de receita do IRS;

c) Emitir os recibos das facturas de clientes nos casos em que exista encontro de contas

entre Receita e Despesa;

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Após a elaboração destes procedimentos entrega na Tesouraria, para conferência, duas vias

de vendas a dinheiro, duas vias de recibos e uma via da guia de receita fundos alheios e

arquiva na pasta das guias de receita a outra guia.

Tem igualmente por função emitir Vendas a Dinheiro nas seguintes situações:

a) Contrato de arrendamento - entrega na Tesouraria duas vendas a dinheiro, e na Despesa

cópia da venda a dinheiro e do cheque (a Despesa emite uma Autorização de Pagamento

referente ao valor do IRC). Regista o valor de IRC no mapa correspondente e arquiva na

pasta de IRC, cópia da venda a dinheiro, a autorização de pagamento e o documento do

banco ou cópia do cheque;

b) Concessões de exploração - entrega na Tesouraria duas venda a dinheiro e arquiva uma

cópia na pasta do IVA e outra na pasta das Guias de Receita Fundos alheios;

c) Prestação de serviços dos CTT - quando recebe o cheque dos CTT emite uma venda a

dinheiro e entrega na Tesouraria;

d) A pedido da Farmácia e Armazéns, emite vendas a dinheiro em quadruplicado, referente

à venda de medicamentos ou material de consumo, em nome do utente, acrescentando

uma percentagem de 20% do valor mencionado no mapa da Farmácia/Armazém;

entrega na Tesouraria dois originais e uma cópia da venda a dinheiro e arquiva a outra

cópia na pasta das vendas a dinheiro juntamente com a receita médica e mapa da

Farmácia/Armazém;

e) Fotocópias fornecidas pela biblioteca - entregam na Tesouraria dois originais da venda a

dinheiro e arquiva uma cópia na pasta das vendas a dinheiro juntamente com mapa da

biblioteca;

f) Venda de cadernos de encargos - entrega na Tesouraria dois originais e uma cópia da

venda a dinheiro e entrega outra cópia carimbada no Serviço de Aprovisionamento;

g) Juros de aplicações financeiras – através da listagem de Aplicações de Tesouraria – CEDIC

e documento do Banco, emite venda a dinheiro em nome de Instituto Gestão Tesouraria

e Crédito Publico, IP. Entrega na Tesouraria uma venda a dinheiro, regista o valor de IRC

no mapa correspondente e arquiva na pasta de IRC cópia da venda a dinheiro, a

autorização de pagamento e o documento do banco.

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h) Entrega de valores pelo Serviço de Gestão de Doentes referente a recibos emitidos

manualmente na consulta externa relativos a taxas moderadoras dos utentes - entrega

na Tesouraria uma venda a dinheiro e arquiva a cópia na pasta própria das vendas a

dinheiro, juntamente com o documento do Serviço de Gestão de Doentes.

i) Inscrições na participação em jornadas organizadas no Hospital cujos valores são

entregues pelo GEFOP juntamente com uma declaração comprovativa - entregam na

Tesouraria um original e uma cópia da venda a dinheiro. Depois de conferido é-lhe

devolvida a cópia carimbada, que entrega ao Serviço Gestão Orçamental e Financeira

(que faz o controlo das contas correntes dos serviços envolvidos na organização das

jornadas); arquiva também cópia da venda a dinheiro juntamente com a declaração na

pasta das vendas a dinheiro.

Relativamente aos doentes da UIDEPP, a Receita:

1. Contabiliza, mensalmente, os juros da conta bancária dos doentes da UIDEPP sendo os

valores distribuídos proporcionalmente aos seus saldos.

2. Na pasta da psiquiatria arquiva-se: guia de receita, venda a dinheiro, listagem Excel,

documento do banco, autorização de pagamento de fundos alheios e autorização de

pagamento da retenção de IRC.

3. Regista o valor de IRC no mapa correspondente e arquiva na pasta de IRC a venda a

dinheiro, a autorização de pagamento e o documento do banco.

O responsável da Receita, diariamente

1. Faz a exportação da facturação mensal e facturação diversa, importa a facturação geral e

diversa, tendo em conta que as listagens de facturação têm que ser iguais às da

integração na contabilidade. Informa a Tesouraria quando termina este procedimento.

2. Confere as listagens referentes às emissões de cobrança de fundos próprios e fundos

alheios, com os documentos, emitidos nesse dia, devolvidos à Receita pela Tesouraria.

3. Entrega os recibos emitidos ao Serviço Contencioso, a fim de registarem o pagamento

das facturas, que os devolve para que sejam conferidos novamente pela listagem, para

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posterior arquivo em pastas próprias para esse efeito.

Mensalmente

1. Emite uma guia de receita dos adiantamentos por conta do contrato programa da ACSS,

registando, para controlo, os valores num mapa em Excel.

2. Estes adiantamentos podem incluir deduções de facturas de fornecedores ou

recebimentos de facturas de clientes (Clearing House)1, pelo que além da emissão da

guia de receita, emitem-se recibos das facturas liquidadas e enviam-se para os

respectivos clientes.

Estes documentos são entregues na Facturação para registo em folha de Excel e cópia

dos recibos validados à Despesa.

Mensalmente e em matéria fiscal:

1. Procede ao apuramento do IVA.

2. Verifica se o valor da conta 2435 do balancete analítico corresponde ao valor da

operação diversa e se está saldada;

Outros procedimentos desenvolvidos pela Receita:

1. No pagamento em prestações efectuado pelos clientes é emitida mensalmente uma guia

de receita em nome do cliente, pelo valor acordado entre as partes (cliente e Hospital),

mencionando o número do processo em Tribunal e/ou número de factura. Entrega na

Tesouraria dois originais, para conferência e validação. Depois de conferido por esta é-

lhe devolvida uma guia que será enviada ao cliente, juntamente com o respectivo oficio,

através da Secretaria-geral que efectua o seu registo.

Arquiva uma guia de receita na pasta de fundos alheios e outra na pasta das prestações

por ordem alfabética e regista este adiantamento no mapa das prestações, em folha de

Excel.

1 Os saldos de facturas inter serviços do Sistema Nacional de Saúde são geridos pelo IGIF, através de uma Clearing

House, a qual permite a regularização e monitorização de facturas inter serviços do SNS e revisão e automatização do processo de facturação das unidades de saúde.

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Quando o cliente efectua o pagamento da última prestação, devolve à Receita todas as

guias de receita emitidas anteriormente, sendo todas entregues na Despesa a fim de ser

emitida uma autorização de pagamento no valor total das guias de receita e emite-se o

recibo da factura pelo total da dívida. As duas vias do recibo são entregues na

Tesouraria, para verificação e validação; um recibo é entregue em mão ao cliente ou

enviado pelo correio com o respectivo ofício.

2. Quando, por lapso, são feitos pagamentos em duplicado, são emitidos os recibos das

facturas correctas e o valor enviado a mais é lançado como Adiantamento. Efectua os

procedimentos normais junto da Tesouraria. A cópia da guia de receita relativa ao

adiantamento e o oficio que acompanha o cheque ou comunicação da transferência são

arquivados na pasta de fundos alheios, por ordem alfabética e lançada no mapa de

fundos alheios em folha de Excel. No ofício a enviar os recibos, informa-se que o

pagamento foi em duplicado e solicita-se a sua dedução num próximo pagamento ou

pedido de reembolso, tendo em atenção que:

a) Se na conta corrente das entidades em causa existem avisos de juros de mora a

aguardar liquidação, o valor enviado a mais é deduzido nessa divida;

b) Se o pagamento incluir facturas que já vencem juros de mora e não estão a ser

considerados, também se irá abater o valor ao montante existente na conta

corrente.

c) Em todas as situações são enviados ofícios a comunicar esses procedimentos.

3. Baseado no Mapa de Descontos entregue mensalmente pela Despesa, referentes aos

descontos efectuados nos vencimentos, emite três guias de receita em duplicado.

Entrega na Tesouraria os originais das três guias de receita, arquiva os duplicados na

pasta de fundos alheios e devolve o Mapa à Despesa.

Quando a listagem dos vencimentos faz referência a penalidades contratuais dos

funcionários, é emitida uma venda a dinheiro em duplicado em nome do(s)

funcionário(s). Entrega na Tesouraria uma via da venda a dinheiro e arquiva cópia na

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MA.CHLP.014.00 31 / 69

pasta das vendas a dinheiro, juntamente com cópia da listagem das penalidades

contratuais.

4. Pedidos de Indemnização Cível - através de e-mail, indicando o número do utente,

nome, data do episódio, número do registo do episódio e o nome de quem pretende

liquidar a dívida, solícita ao Serviço Gestão Doentes a disponibilidade de nova recolha

desse episódio, se já facturado à ACSS, (nº factura e data) dado que a entidade

responsável foi condenada por sentença judicial a pagar essas despesas.

Após essa disponibilidade faz a recolha do episódio, através de uma nova factura e emite

o respectivo recibo, (documentos enviados ao cliente depois de validados pela

Tesouraria e registados pela Secretaria-geral ou entregues em mão ao cliente, no caso

deste efectuar o pagamento ao balcão).

Arquiva cópia de todos os documentos no processo e entrega à Facturação, para

emissão de nota de crédito à ACSS, evitando-se, sempre, a duplicação da facturação.

5. Quando solicitado pelos clientes, dá autorização para consulta da situação tributária e

contributiva do Hospital por via electrónica, no site da DGCI e da Segurança Social.

Arquiva na pasta própria para o efeito o e-mail do cliente assim como cópias dos

comprovativos para consulta.

6. Elabora a emissão para funcionários do cartão personalizado de acesso á porta do piso

01 emitindo uma guia de receita (adiantamento) em seu nome, em quintuplicado (três

originais e duas cópias). São entregues à tesoureira dois originais e uma cópia, o outro

original é arquivado na pasta de guias de receita, por ordem numérica; outra cópia é

arquivada na pasta dos cartões dos funcionários por ordem de número mecanográfico.

Regista numa listagem própria o número da guia de receita e o nome do funcionário.

Quando é solicitada uma segunda via do cartão personalizado por extravio, são emitidas

quatro vendas a dinheiro. São entregues na Tesouraria dois originais e uma cópia; a

outra cópia é arquivada na pasta própria dos cartões, juntamente com os documentos já

existentes na pasta. Nesta data procede-se à regularização da guia de receita

(adiantamento) emitida inicialmente, através de uma autorização de pagamento

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efectuada pela Despesa e de uma venda a dinheiro revertendo esse valor a favor do

Hospital, uma vez que o funcionário, por ter solicitado uma segunda via do cartão, perde

o direito ao adiantamento. São entregues na Tesouraria um original, uma cópia para a

Despesa e a outra cópia é arquivada na pasta própria dos cartões, juntamente com os

documentos já existentes na pasta.

Quando o funcionário pretende devolver o cartão é-lhe devolvido o adiantamento

efectuado inicialmente, mediante a emissão de uma autorização de pagamento

efectuada pela Despesa.

7. No caso de ser solicitada segunda via do cartão de identificação é emitida uma venda a

dinheiro, em quadruplicado. São entregues na Tesouraria dois originais e uma cópia; a

outra cópia é arquivada na pasta própria dos cartões por ordem alfabética.

8. Deve manter actualizado todo o ficheiro de clientes.

9. Procede ao arquivo de todos os documentos da Receita.

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1.4.3. Despesa

1.4.3.1. Objectivos

Assegurar que todas as facturas, notas de crédito e notas de débito são correctamente

recepcionadas, identificadas, têm forma legal, são atempadamente registadas nas contas

adequadas, pelos valores correctos e liquidadas em prazo.


1.4.3.2.1. Recepção e lançamento de documentos

Considerando que todas as aquisições de bens e serviços são efectuadas pela função

Aprovisionamento (Compras), esta entrega documentos a contabilizar provenientes dos

armazéns, da farmácia, do imobilizado e de serviços.

Com excepção dos serviços prestados por terceiros, os documentos são lançados pelo próprio

serviço de Aprovisionamento e entregues no serviço de gestão financeira acompanhados de

uma listagem que corresponde aos documentos lançados e entregues.

De acordo com a sua proveniência, os procedimentos contemplam:

a) Dos Armazéns e Farmácia

I. Relativamente às notas de encomenda e facturas confere-se o nº da nota de

encomenda e data, nº e valor da factura.

II. Verificar se o valor e data dos movimentos da listagem entregue pelo Serviço de

Aprovisionamento é igual ao do Serviço de Gestão Financeira (SGF).

III. Será também conferido o prazo de pagamento que está inscrito na nota de

encomenda. Este prazo será diferente ao acordado para possíveis descontos

financeiros.

IV. Após validação da conferência, os movimentos são integrados na contabilidade (as

facturas e notas de encomenda são exportadas pelo Aprovisionamento e

integradas no SGF).

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MA.CHLP.014.00 34 / 69

b) Do Imobilizado


encomenda e data, nº e valor da factura, assim como o tipo de serviço associado e

o respectivo centro de custo;

II. Se tudo estiver correcto, efectuar todo o procedimento descrito na alínea anterior

e, em seguida, as facturas e notas de encomenda são exportadas pelo

Aprovisionamento e integradas no SGF);

c) De Prestação de serviços


encomenda e data, nº e valor da factura, assim como o tipo de serviço associado e

o respectivo centro de custo;

II. Após validação da conferência, efectuar o seu lançamento na contabilidade

(introduzir o nº da nota de encomenda, nº e data da factura e data de referência a

que diz respeito a prestação de serviço);

III. Confere-se o prazo de pagamento que está inscrito na nota de encomenda. Este

prazo será diferente ao acordado para possíveis descontos financeiros.

IV. Se tudo estiver correcto, as facturas e notas de encomenda são exportadas para a

contabilidade;

A função Despesa deverá igualmente que ter em consideração os seguintes procedimentos:

a) Os documentos a serem lançados no SGF que estejam afectos a diversos centros de

custos terão que ser lançados de acordo com a distribuição correcta para cada um deles.

b) Nas aquisições intracomunitárias, devido ao facto das mesmas não conterem Iva e deste

imposto dever estar reflectido contabilística e fiscalmente, à função Despesa compete

verificar e confirmar a recepção de uma nota de encomenda adicional justificada com

cópia da factura original desse fornecedor externo, emitida em nome da “Autoridade

Tributária e Aduaneira” para que seja depois considerada aquando do cálculo e

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pagamento do IVA. É colocada fotocópia na Tesouraria, na pasta do IVA, com indicação

da data de lançamento e respectivo valor;

c) Rever todos os documentos que são integrados no sentido de verificar e cumprir

possíveis prazos de pagamento e descontos acordados com os fornecedores. Para tal, é

vista e cruzada a informação contida na Nota de Encomenda, tanto no campo das

“Observações” como nos “Dias Pagamento”, assim como a existente na tabela de

fornecedores criada com essa finalidade e constantemente actualizada. Por norma, o

que está mencionado nas “observações” diz respeito a desconto financeiro que poderá

ser efectuado se pago num determinado prazo. Os “Dias Pagamento” apenas dizem

respeito ao prazo máximo em que deverá ser pago o documento.

No caso de existir informação divergente em cada um desses pontos, deverá esclarecer-

se a situação da seguinte forma:

i. Se for com base na listagem do SGF, verifica-se o documento que deu direito a

essa informação (contrato, deliberação do CA ou outro);

ii. No caso de divergência na nota de encomenda, esclarecer a situação com o

serviço de Aprovisionamento;

d) Antes de emitir a autorização de pagamento deverá verificar a existência das declarações

de situação tributária e contributiva, devidamente actualizadas para todos os

pagamentos de bens e serviços (inclusive recibos verdes) superiores a € 4.988.

No caso de não existirem os documentos, fazer o pedido à entidade, para que,

preferencialmente, seja dada ao Hospital autorização para a consulta online no site da

Segurança Social e das Finanças.

Caso se verifique alguma dívida a estas entidades, confirma o pagamento com a

respectiva retenção e avisa o fornecedor de tal procedimento. A retenção poderá ser

feita no limite de 25% do valor total a pagar. (Se tiver dívida apenas a uma entidade,

descontar 25% para entregar a essa entidade; no caso de ter às duas, será feita a

retenção de 12,5% para cada uma).

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Os pedidos de declarações e as declarações (válidas e caducadas) são arquivadas por

ordem alfabética;

1.4.3.2.2. Vencimentos / Descontos de Funcionários e Prestadores de Serviços

Na sua relação com o serviço de Recursos Humanos haverá que ter presentes os seguintes

procedimentos:

Relativamente a Funcionários

a) O serviço de Recursos Humanos entrega a listagem de vencimentos assim como a dos

descontos efectuados aos funcionários no processamento do mês. Esse serviço exporta o

valor da listagem de vencimentos que será, depois de conferido o valor total, integrado

(o valor a integrar = listagem de vencimentos – (menos) Pensão Alimentos – constando

este valor da listagem de descontos). O pagamento está, normalmente, disponível no dia

26 de cada mês na conta dos funcionários. Caso esse dia seja uma 2ª feira, deverá estar

disponível na 6ª feira anterior;

b) É entregue cópia da listagem de descontos de funcionários e dos sindicatos à Receita

(que depois é devolvida), para emissão de documento (guia receita – fundos alheios). Os

descontos dos funcionários (trabalho dependente) serão pagos às respectivas entidades

durante o mês que se segue (sindicatos, descontos da ADSE, Segurança Social, CGA, IRS,

seguros de grupo, descontos judiciais, penhoras de vencimentos e outros);

c) É entregue cópia da listagem à Tesouraria para posterior consulta;

d) Para se proceder ao pagamento, são processadas as autorizações de pagamento dos

valores integrados nas “Despesas com Pessoal” assim como uma autorização de

pagamento no valor da “Pensão de alimentos”. Das 2 vias que são impressas de cada

autorização de pagamento, uma destina-se ao arquivo numérico e a outra é entregue na

Tesouraria, com uma listagem do processamento de vencimentos;

e) São entregues na Tesouraria as autorizações de pagamento, juntamente com um ofício

actualizado (Word);

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Relativamente a Prestadores de Serviços (Recibos Verdes), a Despesa:

a) Integra o ficheiro enviado pelos Recursos Humanos, depois de conferido o valor (valor a

integrar = total ilíquido do montante a pagar). O pagamento será efectuado mediante a

apresentação do Recibo Verde Electrónico emitido em conformidade com o solicitado,

ou seja, terá que ser emitido em nome do “Centro Hospitalar de Leiria-Pombal, E.P.E.” –

NIF: 509 822 932. Se for isento de IVA, terá que ter assinalado o Artº 9. Os montantes

nele inscrito terão que ser iguais aos da listagem entregue pelos Recursos Humanos. O

recibo terá ainda que ser Original e entregue devidamente assinado neste serviço;

b) É entregue cópia da listagem à Tesouraria para posterior consulta e possível recepção de

recibos e à Gestão Orçamental e Financeira para elaboração de acréscimos;

c) Depois de processado o valor pronto a ser pago (ilíquido do recibo), é emitida a listagem

de valores a pagar e nela será inscrito o valor de IRS a descontar para a parcela em

questão. Esta listagem é depois entregue à Receita que irá emitir uma guia de receita de

fundos alheios para “descontar” ao montante a pagar;

d) Uma vez que as guias de receita não são cruzadas automaticamente com o ficheiro da

Despesa, terá que ser alterado manualmente o valor de cada linha no ficheiro bancário,

para que o valor lá considerado para pagamento seja o correcto;

e) Sempre que efectuado um pagamento de recibo verde de tarefeiro, tem de se actualizar

a listagem de IRS mencionando o número da Guia de Receita na qual a retenção foi

efectuada;

No que se refere aos procedimentos quanto às autorizações de pagamento

a) O pagamento da CGA tem de ser efectuado até ao dia 15 de cada mês (seguinte ao do

desconto do funcionário). Até esta data, os Recursos Humanos entregam à Despesa a

listagem dos descontos respeitantes à entidade patronal para que seja conferido o seu

valor e integrado, assim como a guia para o pagamento (o valor desta guia = descontos

funcionários + entidade patronal). O pagamento é feito através de 2 autorizações de

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pagamento entregues na Tesouraria: uma de fundos alheios por conta do valor

constante na listagem dos descontos dos funcionários e outra de fundos próprios por

conta do montante da entidade patronal. Será ainda entregue outra listagem e outra

guia pelos Recursos Humanos respeitante às pensões do próprio mês que depois de

conferido o valor, também é integrado. No caso de terem sido feitos pagamentos a

fornecedores com retenção à CGA no mês anterior, cabe à Despesa proceder à emissão

da respectiva guia de pagamento e consequentemente à emissão da autorização de

pagamento.

Todos os pagamentos à CGA são efectuados directamente no site do IGCP, indicando a

referência de pagamento constante em cada guia de pagamento;

b) O pagamento da Segurança Social será efectuado até ao dia 20 de cada mês (seguinte ao

do desconto do funcionário). Até esta data, os Recursos Humanos entregam neste

serviço várias guias de pagamento dessa entidade que correspondem ao montante total

a pagar. Terá que ser integrado o valor correspondente ao montante do desconto da

entidade patronal (o valor a integrar = soma das guias – valor dos descontos a

funcionários). Na integração destes valores da Segurança Social é normalmente

encontrada uma diferença de vários cêntimos por motivo de alguns arredondamentos.

Esta diferença terá que ser corrigida antes de integrar, alterando directamente o

ficheiro.

O pagamento é efectuado no site do IGCP, através da opção de transferência bancária;

c) O pagamento do IRS será efectuado até ao dia 20 de cada mês (seguinte ao do desconto

do funcionário). Até esta data, a Tesoureira emite a guia para pagamento no site das

Finanças, de acordo com o valor da listagem dos descontos de funcionários, o total dos

prestadores de serviços pagos nesse mês e ainda IRS referente a outros recibos verdes

pagos (solicitadores, por exemplo). É emitida, pela Despesa, autorização de pagamento

de fundos alheios.

O pagamento é efectuado directamente no site do IGCP, indicando a referência de

pagamento constante na guia de pagamento;

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d) No que diz respeito aos “descontos judiciais” constantes na listagem de descontos de

funcionários, os Recursos Humanos entregam durante o mês seguinte ao do desconto

uma listagem descritiva de cada desconto efectuado, funcionário a funcionário,

indicando o valor para cada um deles, assim como cópia do ofício recebido que informa

a retenção a fazer. Consoante o ofício o pagamento será efectuado de modo diferente:

i. Se for feito por parte de solicitador, o pagamento ser-lhe-á efectuado para o NIB

por ele indicado. É emitida uma autorização de pagamento de fundos alheios para

cada solicitador, indicando o número do respectivo processo. O pagamento será

feito através de ficheiro.

ii. Se for feito por parte de ofício de Tribunal, será emitida (pela despesa) uma guia

no site do Instituto de Gestão Financeira e de Infra-Estruturas da Justiça. É feita

uma autorização geral, com uma linha para cada desconto. O pagamento é

efectuado directamente no site do IGCP, indicando a referência de pagamento

constante na guia de pagamento.

iii. Se o documento de suporte for uma declaração feita pelos Recursos Humanos, o

pagamento será efectuado em dinheiro, directamente à Caixa Geral de Depósitos;

e) Para se proceder ao pagamento das “outras execuções fiscais”, os Recursos Humanos

entregam na Despesa cópia das notificações da Autoridade Tributária e Aduaneira que é

depois entregue à Tesouraria para que possa emitir as guias para o respectivo

pagamento. É emitida uma autorização geral, com uma linha para cada desconto. O

pagamento é efectuado directamente no site do IGCP, indicando a referência de

pagamento constante na guia de pagamento;

f) Os restantes descontos efectuados (Sindicatos, Casa do Pessoal, Seguros de Grupo, …),

serão pagos durante o mês, para o NIB constante na ficha de cada entidade. Para cada

um é emitida uma autorização de pagamento e o pagamento é feito com um ficheiro

geral;

g) O pagamento à ADSE será efectuado de acordo com a data constante na guia entregue

pelos Recursos Humanos. A guia entregue corresponde à soma dos descontos dos

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funcionários e da entidade patronal (valor a integrar = guia entregue – descontos dos

funcionários). O pagamento é feito através de 2 autorizações de pagamento: uma de

fundos alheios por conta do valor constante na listagem dos descontos dos funcionários

e outra de fundos próprios por conta do montante da entidade patronal.

1.4.3.2.3. Pagamentos Gerais / Diversos

I. Regras gerais

a) As autorizações de pagamento são emitidas, normalmente, depois de os documentos

serem processados;

b) Sempre que é gerada uma autorização de pagamento, o documento sai

automaticamente com 2 vias:

I. Uma para o arquivo numérico

II. Outra para a Tesouraria que será acompanhada da respectiva documentação

Estas vias são sempre impressas e, em situações específicas, poderão ser impressas mais;

c) Cada autorização de pagamento contém em anexo todos os documentos nela

mencionados, cujo valor total terá que corresponder sempre à soma dos documentos;

d) As respectivas autorizações deverão conter a indicação do meio de pagamento

(Tesouraria, se pago em dinheiro ou cheque, neste caso indicando o seu número e

banco, e NIB se pago por transferência bancária), indicação que será aposta

automaticamente mas que exige a sua confirmação.

e) As autorizações de pagamento são entregues na Tesouraria, juntamente com a listagem

do ficheiro (se for transferência), assim como o ofício para o Banco.

f) A Receita entrega a listagem assim como os documentos emitidos a pedido da Despesa

que irão ser “descontados” ao montante a pagar aos fornecedores;

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II. Procedimentos específicos

A. Descontos financeiros e outras regularizações

A Despesa emite, para entrega na Receita, uma listagem de documentos a serem processados

que é acompanhada da identificação de todos os documento a emitir:

a) Venda a dinheiro para cada fornecedor alvo de desconto financeiro

b) Recibo, no caso de se proceder a encontro de contas

c) Guia de receita de fundos alheios, no caso de haver IRS ou desconto para CGA;

B. Adiantamentos

Estes casos podem ocorrer nas seguintes situações:

a) Sempre que é necessário efectuar pagamento sem haver documento comprovativo da

despesa, por motivo de urgência, mas sempre que devidamente autorizado (como

sejam: inscrições em congressos, pagamento de provisões a solicitadores, entre outros),

é efectuado o pagamento emitindo uma autorização de pagamento de fundos alheios.

b) São dados documentos pela Tesouraria que terão que ser contabilizados como

adiantamento uma vez que têm débito directo e que o documento comprovativo apenas

chegará mais tarde (p.ex. Via Verde, despesas de TPA’s, …).

Para estas situações são emitidas 4 vias da autorização de pagamento: com os seguintes

destinos:

- arquivo numérico

- tesouraria juntamente com a respectiva documentação

- tesouraria pasta de fundos alheios

- despesa pasta de adiantamentos (até que seja regularizado)

Estes adiantamentos serão, logo que possível, alvo de regularização, depois de recepcionado o

documento contabilístico válido e depois de emitida a respectiva nota de encomenda e

efectuado o lançamento, tendo em conta que:

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a) Para a regularização, é dada a via colocada na pasta de adiantamentos à Receita, com

indicação do meio de pagamento e valor, se diferente do mencionado no documento.

b) É processado o documento utilizando sempre o mesmo meio de pagamento.

c) Nas 2 vias da autorização de pagamento, é colocada a nota que “Regularização da(s)

seguinte(s) autorização(ões) de pagamento: “Nº”, de “data”, da rubrica “x.x.x.”;

C. Máquinas de pagamento automático (POS)

A Tesouraria recebe diariamente talões de multibanco provenientes destas máquinas cabendo à

Despesa proceder à emissão da autorização de pagamento para que esses valores sejam

devidamente contabilizados. Para isso acontecer, é criado um cabimento, uma nota de

encomenda e é lançado cada talão como sendo uma factura que depois será processado em

dinheiro. A autorização de pagamento é entregue na Tesouraria;

D. Movimentos relacionados com os Doentes da Psiquiatria

Têm por objectivo:

a) Processar a semanada entregue aos doentes internados nos Andrinos, assim como

restantes pagamentos que lhes estão inerentes: despesas pontuais pessoais dos

doentes, despesas de barbeiro e pedidos gerais da UIDEPP (Psiquiatria dos Andrinos),

como subsídio de Férias e Natal e diversas saídas organizadas pelo serviço;

antecipadamente deverá ser confirmada a disponibilidade financeira para cada uma das

despesas;

b) Tratamento dos juros obtidos através da conta de CEDIC e depósito à ordem dos doentes

da Psiquiatria que, sendo alvo de retenção de IRC, este terá de ser contabilizado através

de autorização de pagamento. O valor a considerar é entregue pela Tesouraria. São

emitidas 4 vias da autorização de pagamento:

i. - arquivo numérico

ii. - tesouraria juntamente com a respectiva documentação

iii. - tesouraria pasta de fundos alheios

iv. - receita

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c) No caso da UIDEPP, para além da contabilização da retenção do IRC, é feita uma

autorização de pagamento de fundos próprios no valor líquido dos juros procedendo-se

para tal à criação de um cabimento, uma nota de encomenda e do lançamento do valor

dos juros, em nome da Psiquiatria. É também emitida autorização de pagamento que

será entregue na Tesouraria.

E. Situações relativas a Matéria Fiscal

À função Despesa compete:

a) Emitir autorização de pagamento referente à retenção de IRC sobre as rendas recebidas

na Receita, de acordo com o valor e meio de pagamento indicados. Serão emitidas 5 vias

deste documento:

i. - arquivo numérico

ii. - tesouraria juntamente com a respectiva documentação

iii. - tesouraria para ser entregue ao cliente

iv. - tesouraria pasta de fundos alheios

v. - receita

b) Relativamente ao IVA,

I. O pagamento é feito mensalmente, até ao dia 10 do mês n+2,

II. O valor a pagar é verificado pela Tesouraria e confirmado pela Despesa.

III. Para as transacções internacionais, é retirado um mapa relativo ao período

mensal e utilizando o factor de aglutinação criado para o efeito.

IV. Calcula-se a exactidão do conteúdo da Declaração do Iva aplicando a respectiva

taxa à base de cada uma das rubricas constantes nesse mapa, comparando os

valores obtidos com os lançados na conta da “Autoridade Tributária e

Aduaneira”.

V. A guia para pagamento é emitida pela Tesouraria e compete à Despesa

confirmar os valores nela constantes.

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VI. Para o seu pagamento, são emitidas 2 autorizações de pagamento: uma de

fundos alheios, pelo valor das transacções nacionais e outra de fundos próprios,

relativa às transacções intracomunitárias, processando no site das Finanças os

documentos a liquidar.

VII. O pagamento é feito directamente no site do IGCP, inserindo a referência de

pagamento;

F. No âmbito dos Fornecedores, compete-lhe:

a) Abrir ficha de fornecedor sempre que seja necessário, manter actualizada a tabela

de fornecedores, identificar condições de pagamento, bem como respeitar os

respectivos factores de aglutinação (natureza do fornecedor);

b) Conferir os recibos dos fornecedores, os extractos de conta corrente e restante

expediente (correio, e-mail ou fax) recebido e arquivar na pasta da correspondência,

assim como as respostas dadas a pedidos dos fornecedores;

c) Esclarecer e propor correcções às possíveis divergências identificadas na conferência

dos extractos de conta.

d) Processar as autorizações de pagamento aos fornecedores de acordo com o

orçamento de tesouraria e o plano previamente elaborado pelo responsável do

serviço.

e) Numerar os documentos que farão parte do processo de Formação no âmbito do

Fundo Social Europeu, imprime a respectiva listagem e entrega ao GEFOP fotocópia

dessa documentação com vista à sua contabilização por empresa especializada;

f) Enviar a informação sobre o pagamento de facturas, o que é feito através de mail.

Quando existem vendas a dinheiro correspondentes a descontos financeiros é

enviado ofício escrito a acompanhá-las.

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G. Clearing House

Quando é dada indicação pela Receita que foi recebida uma parcela, cabe à Despesa

processar os documentos mencionados na listagem recebida através de e-mail,

(proveniente da responsável do serviço), cujo valor terá que coincidir com o da Receita.

Uma via da autorização de pagamento é entregue na Tesouraria juntamente com os

respectivos documentos anexos, outra via irá para o arquivo numérico;

H. Outras funções da Despesa

1. Providenciar para que o reembolso do Fundo de Maneio ao Serviço de

Aprovisionamento, através de dinheiro, seja efectuado no próprio dia da recepção da

despesa. Nesse sentido processa os documentos, que terão de ser obrigatoriamente

venda a dinheiro ou factura e recibo e terão que dar entrada no SGF devidamente

assinalados e assinados. De seguida emite as autorizações de pagamento que são

entregues na Tesouraria, juntamente com a listagem dos documentos processados (em

duplicado) cujo valor total corresponde ao montante a reembolsar.

2. Emitir autorização de pagamento para regularizar o pagamento da caução referente ao

cartão de acesso ao piso 01, quando é dada informação de que o cartão foi extraviado e

por isso o valor pago inicialmente já não será devolvido mas sim contabilizado como

adiantamento;

3. Devolver cauções: emitir autorização de pagamento mediante apresentação e devolução

de guia de receita original (no caso de caução de material emprestado pelas assistentes

sociais e cartões de acesso ao piso 01), com base em nota informativa das assistentes

sociais em como o material foi devidamente devolvido;

4. Regularizar documentos entregues pela Receita que inicialmente deram entrada através

de fundos alheios e que entretanto estão a ser regularizados (pela entrega dos

documentos definitivos), emitindo autorização de pagamento de fundos alheios, pelo

meio de pagamento indicado, no mesmo montante e em nome da mesma entidade;

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1.4.3.2.4. Expediente e Arquivo

Nesta área competem à Despesas as seguintes tarefas:

a) Semanalmente é dado o nº da primeira e da última autorização de pagamento de fundos

próprios à Gestão Orçamental e Financeira;

b) Do expediente recpcionado, confere as notas de crédito recebidas emitidas pelos

fornecedores respeitantes aos descontos financeiros efectuados. Estes documentos não

serão contabilizados, uma vez que já foi emitida venda a dinheiro, pelo que apenas será

confirmado o valor e validada a sua exactidão, carimbando e assinando o documento e

procedendo à sua devolução (duplicado) ao fornecedor, de acordo com o solicitado. O

original deverá ser anexado à nossa venda a dinheiro correspondente.

c) Sempre que solicitado pelo fornecedor ou contabilista, envia extracto de conta corrente,

listagem de documentos em aberto. Confirma os valores para efeitos de mapas

recapitulativos (Anexo P da IES), são reenviados ofícios que comunicam os pagamentos

assim como comprovativos dos mesmos;

d) Arquiva as listagens de autorizações de pagamentos numa pasta própria;

e) Arquiva, por meses e por ordem alfabética, os documentos a aguardar pagamento;

f) Arquiva em pasta própria as listagens das integrações;

g) Durante o decorrer do ano, as autorizações de pagamento de fundos alheios e fundos

próprios, depois de devidamente autorizadas (assinadas) por um dos membros do

Conselho de Administração (Vogal Executivo ou Presidente) e vistas (assinadas) pelo

Responsável pelo SGF, são ordenadas por ordem crescente e por rubrica orçamental. No

final do ano, são tiradas listagens e conferidas com os documentos de despesa;

h) Elabora todo o expediente inerente à Despesa.

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1.4.4. Tesouraria

1.4.4.1. Objectivos

A função Tesouraria deverá estar organizada, tendo em conta a dimensão da entidade e

complexidade das suas actividades, de acordo com a estrutura funcional de forma a:

a) Gerir as disponibilidades;

b) Efectuar os recebimentos e pagamentos;

c) Garantir uma adequada segregação de funções;

d) Ser independente das restantes funções chave, nomeadamente, a Gestão de compras, a

Gestão de contas a receber a Gestão de contas a pagar e a Produção.


A função Tesouraria, diariamente:

Em termos de receita

a) Procede à leitura de todos os valores recebidos correspondentes a taxas moderadoras,

urgências, consultas, meios complementares de diagnóstico, etc, do dia anterior, nas

diversas recepções do SGD e SGF, através de uma listagem designada “Resumo das

folhas de caixa das recepções do SGD” para, posteriormente, à medida que as

funcionárias do SGD entregam as listagens e os respectivos montantes (cheques,

multibanco, numerário), seja efectuada a respectiva conferência;

b) Imprime as listagens das Máquinas Gestão Filas de Espera (MGFE), com referência ao dia

anterior;

c) Imprime a listagem dos valores recebidos na recepção da receita do SGF relativa ao dia

anterior para conferir com as vendas a dinheiro emitidas;

d) Após obter todas as listagens constantes no resumo das folhas de caixa das diversas

recepções, ordena-as e soma-as, para confirmar se o valor recebido em transferências

bancárias, em multibanco, em cheques e em numerário, deduzidos do valor das

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despesas bancárias referentes aos movimentos de multibanco, correspondem aos

registos efectuados;

e) Dos talões dos fechos de multibanco tiram-se duas cópias: uma para o sector da

Despesa, para fazer as autorizações de pagamento das despesas bancárias, outra fica na

tesouraria, para lançar os movimentos no módulo da Tesouraria e no da contabilidade

através de operações diversas;

f) Lança na aplicação informática da Tesouraria e da contabilidade – através de operações

diversas - as transferências bancárias relativas a taxas moderadoras recebidas na

tesouraria;

g) Exporta e integra na contabilidade os valores recebidos de todas as recepções,

imprimindo uma folha resumo em duplicado, assim como o documento de receita que

fica arquivado em pasta própria; uma cópia deste resumo fica junto das folhas de caixa

das recepções, com as respectivas listagens dos diversos serviços e o outro resumo é

entregue à Receita que o arquiva junto aos documentos dos valores recebidos naquele

dia.

h) Regista o valor recebido em numerário na folha em Excel do “Fundo Fixo de Caixa”;

i) Regista em folha de Excel própria os movimentos efectuados com as máquinas GFE,

começando por registar o saldo do dia anterior, os valores dos fechos contabilísticos e os

valores recebidos;

j) Confere e regista na mesma folha os recibos anulados e as notas de crédito que são

emitidas pelas máquinas;

k) Efectua a reposição de dinheiro nas máquinas: retira as notas do noteiro e as moedas do

cofre, que posteriormente, já na tesouraria, são objecto de registo em folha de Excel

específica, conferindo os valores com os relatórios das máquinas; todas as moedas são

contadas e colocadas em sacos por valores; efectuando depois o carregamento dos

cofres colocando as moedas uma a uma (€ 1,00; € 0,50; € 0,20; € 0,05 e de € 0,01) e nos

hoppers coloca várias moedas já previamente contadas de € 2,00 e € 0,10. Todos estes

movimentos são objecto de relatórios registados na folha;

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l) Vai recebendo da Receita todos os valores em numerário, vales postais, cheques,

transferências bancárias, devidamente capeados por recibos ou vendas a dinheiro. Os

valores em numerário são registados na folha do Fundo Fixo de Caixa;

m) Tira fotocópia de todos os cheques recebidos, preenche o talão de depósito com os

valores em numerário e em cheques e lança os depósitos em tesouraria e contabilidade

através de documento de operações diversas. Confirma sempre que em cofre apenas

fica o montante aprovado pelo Vogal Executivo como “Fundo fixo de caixa”.

n) Conta os valores monetários que são capeados pelo talão de depósito, coloca-os em

envelope e em saco disponibilizado pela empresa de recolha de valores (actualmente a

Esegur), guardando-os no cofre até à sua recolha, que é feita três vezes por semana. O

saco é fechado e é acompanhado por uma guia “Recibo de Serviço de Transporte”, onde

consta o número do saco.

Em termos de pagamentos:

a) Paga por transferência bancária, numerário ou cheque, os documentos de despesa

devidamente capeados por autorizações de pagamento emitidas pelo sector da Despesa:

I. Os pagamentos em numerário são registados em folha de Excel do Fundo fixo

de caixa.

II. Os pagamentos em cheque são registados no módulo de Tesouraria e da

Contabilidade através de documento de operações diversas. Envia os cheques

para o Vogal Executivo assinar, (com outro membro do CA, face à obrigação da

existência de duas assinaturas para movimentação da conta), em que, depois de

devolvidos, coloca o selo branco e envia-os pelo correio. No caso do cheque

semanal para os doentes da UIDEPP, referente às semanadas, troca o cheque

por numerário (existente em caixa) e entrega-o à Assistente Social responsável

por aquele serviço que assina um impresso em como recebeu aquele valor.

III. Nos pagamentos por transferência bancária: soma as autorizações de

pagamento e assina-as; soma as vendas a dinheiro, referentes aos descontos

financeiros e assina-as, confirma se o total das autorizações de pagamento,

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menos as vendas a dinheiro é igual ao valor da transferência. Se o pagamento

for pelo IGCP, numera o ficheiro sequencialmente e envia para o Vogal

Executivo do Conselho de Administração as autorizações de pagamento

juntamente com um ofício que, depois de assinados, permitem (à Tesouraria)

dar a autorização no homebanking do IGCP para a concretização da

transferência; quando os pagamentos têm descontos financeiros, após envio do

ficheiro via internet (IGCP) ou fax (BES), são assinados os ofícios, impressos pelo

sector da Despesa, a informar os fornecedores da transferência, é anexada a

venda a dinheiro dos descontos financeiros e são enviados via CTT, através da

secretaria-geral;

b) Regista o pagamento no módulo de aplicação da tesouraria (gestão de bancos), porque

na contabilidade os movimentos são integrados automaticamente.

Outros procedimentos diários:

a) Consulta o saldo do Banco Espírito Santo (BES), através da Besnet, para verificar se:

I. Os movimentos a débito e a crédito estão reflectidos internamente

II. Todos os valores referentes aos movimentos de multibanco que estão a crédito,

foram entregues pelos diversos serviços;

III. Os depósitos enviados para o banco através da empresa de recolha de valores

(ESEGUR) estão correctos,

IV. As transferências para fornecedores, estão correctas;

V. e também para imprimir os comprovativos dos débitos para anexar às

autorizações de pagamento e aos documentos da transferência que ficam

arquivados em pasta própria na tesouraria

b) Consulta o HOME BANKING do IGCP para:

I. Confirmar se todos os movimentos a débito e a crédito estão reflectidos

internamente;

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II. Imprimir todos os documentos referentes a movimentos a crédito (em

duplicado), ficando uma cópia na Tesouraria e outra entregue na Receita para

emissão de recibo ou venda a dinheiro. Quando há comunicação das

transferências efectuadas pelos clientes, anexa-as ao documento do crédito

para a Receita identificar a transferência.

III. Imprimir os comprovativos dos débitos (em duplicado) sendo um para arquivar

junto das autorizações de pagamento e outro para juntar aos documentos de

transferências efectuadas pela Tesouraria, que ficam arquivados em pasta

própria neste serviço.

c) Entrega ao sector da Receita todos os movimentos a crédito, tais como renda do BES,

juros de depósitos à ordem, para elaboração de venda a dinheiro ou recibo.

d) Entrega ao sector da Despesa todos os movimentos a débito (via verde, despesas

bancárias, IRC sobre juros de depósitos à ordem, etc.) para elaboração de autorização de

pagamento.

e) Regista na aplicação informática da Tesouraria os movimentos identificados nas duas

alíneas anteriores.

f) No final de cada dia:

I. Soma todos os valores recebidos e pagos

II. Lança todos os movimentos no módulo da aplicação informática da Tesouraria

III. Imprime listagem de movimentos, resumo de bancos e folha de caixa

IV. No módulo da aplicação informática da contabilidade, depois do sector da

Despesa executar os pagamentos e o sector da Receita fazer as integrações de

todos os documentos de cobrança (recibos e vendas a dinheiro), imprime a

folha de caixa, balancete de tesouraria e balancete de caixa

V. Confere os valores em cofre e os saldos financeiros das Instituições Bancárias, e

compara as folhas de caixa impressas nos módulos da aplicação informática da

tesouraria e da contabilidade

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g) Apresentar ao responsável do serviço todos estes mapas (balancete de tesouraria, folha

de caixa da contabilidade e da tesouraria, resumo dos bancos, listagem de movimentos

bancários, listagem das operações diversas e fundo fixo de caixa, que os confere e

assina, sendo depois arquivados em pasta específica.

A função Tesouraria, mensalmente e em termos gerais:

a) Procede às reconciliações dos movimentos bancários das diversas instituições através

dos extractos de conta que os bancos enviam;

b) Efectua a conferência dos fundos alheios, com base nos registos efectuados em folha de

Excel ao longo do mês de todas as guias de receita contabilizadas nas contas: 219, 24,

263, 268, assim como das autorizações de pagamento de adiantamentos (conta 229) e

retenções de IRC e IVA (conta 24), que os sectores de Receita e Despesa, vão arquivando

na pasta de fundos alheios, por rubrica orçamental; esta verificação é feita por

comparação com as autorizações de pagamento arquivadas;

c) Entrega ao responsável do serviço para validação e posterior envio ao Vogal Executivo

do Conselho de Administração, os seguintes documentos: conferência de valores em

cofre, balancete de tesouraria, folha de caixa da contabilidade, folha de caixa da

tesouraria, balancete da conta de caixa, mapas da reconciliação bancária e extractos

bancários de todas as Instituições;

Relacionado com os vencimentos a Tesouraria:

a) Recebe as respectivas listagens, do Serviço de Gestão de Recursos Humanos, verifica os

valores líquidos processados, numera sequencialmente o ficheiro e envia-o através do

site do Homebanking do IGCP, após obter autorização de pagamento assinada pelo Vogal

Executivo do Conselho de Administração;

b) Imprime, no dia seguinte ao envio do ficheiro, os comprovativos dos pagamentos, em

duplicado, anexando um às autorizações de pagamento e documentos que lhe deram

origem e o outro duplicado é arquivado em pasta própria na Tesouraria.

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Em situações relacionadas com impostos e contribuições a Tesouraria deve:

a) Comunicar à Autoridade Tributária e Aduaneira as penhoras de vencimentos de

funcionários através do site das finanças onde se efectua: o registo dos números das

penhoras, (conferindo o número de contribuinte e o nome do funcionário e se coloca o

valor a pagar) imprimindo depois a guia para pagamento, que será entregue ao sector da

Despesa para emissão da autorização de pagamento; o pagamento é feito através do

Homebanking. Seguidamente são efectuados os respectivos lançamentos no módulo

informático da Tesouraria (gestão de bancos);

b) Efectuar o pagamento à Segurança Social (até dia 20 do mês seguinte ao pagamento dos

vencimentos) e à Caixa Geral de Aposentações (até ao dia 15 do mês seguinte), através

do site do Homebanking do IGCP, após a recepção e conferência das respectivas

autorizações de pagamento emitidas pelo sector da Despesa acompanhadas pelos

ficheiros (do SGRH) da Segurança Social e da CGA. Imprimir os documentos de

pagamento para serem anexos às autorizações de pagamento e aos documentos que

ficam na Tesouraria em pastas próprias. Comunicar, por e-mail, à Segurança Social de

Leiria que foi efectuado o pagamento.

c) Efectuar o pagamento à Autoridade Tributária e Aduaneira do IRS, dependente e

independente, (até dia 20 do mês seguinte à sua retenção), através do site do

Homebanking do IGCP, após a recepção das respectivas autorizações de pagamento

emitidas pelo sector da Despesa. Conferir os valores constantes destas autorizações

cruzando-os com os valores registados nos extractos das respectivas contas, balancetes

analíticos correspondentes e o mapa em Excel com os registos dos fundos alheios.

Aceder ao site das finanças para preencher a guia de pagamento com os valores

identificados e efectuar a sua impressão.

d) Efectuar o pagamento à Autoridade Tributária e Aduaneira do IVA mensal, (até ao dia 10

do segundo mês seguinte ao mês processado), através do site do Homebanking do IGCP.

Antes, preenche a respectiva declaração no site das finanças após identificação dos

valores a colocar pela consulta aos extractos das contas: 7395, 7396, 735, balancete

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analítico da correspondente conta de Iva na conta 243 e conferência das cópias das

facturas com valores comunitários (arquivadas na pasta do Iva). Dá conhecimento ao

Técnico de Contas que efectua a sua conferência, procede ao seu envio e emite a guia de

pagamento, entregando-a ao sector da Despesa para emissão da respectiva autorização

de pagamento. A Despesa entrega ambos os documentos na Tesouraria, em tempo útil,

para que esta efectue o pagamento.

Outros procedimentos:

a) A Tesouraria tem igualmente a seu cargo a gestão de espólios que lhe são entregues

pelo Serviço de Gestão de Doentes (SGD), após terem ficado à guarda destes durante um

ano sem terem sido reclamados. A entrega na Tesouraria é feita através uma listagem

com a discriminação do seu conteúdo.

b) Responde a e-mails que, na maioria, são a solicitar informação bancária para pagamento

de taxas moderadoras e facturas.

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1.4.5. Gestão de contas a receber / Contencioso

1.4.5.1. Objectivos

As contas de clientes são adequadamente geridas de modo a assegurar a cobrança dos valores

em dívida nos prazos fixados:

a) Controlar os saldos dos clientes e utentes;

b) Cobrar as facturas emitidas pela facturação e desenvolver todos os esforços nesse

sentido, incluindo o judicial;

c) Garantir uma adequada segregação de funções interna;

1.4.5.2. Atribuições e responsabilidades

Esta função tem como responsabilidade:

a) Gerir os saldos de clientes;

b) Controlar o pagamento atempado pelos clientes;

c) Entregar as situações em mora aos Advogados;

d) Assegurar a atempada regularização de situações anómalas (saldos credores);

e) Proceder à recepção e tratamento de elementos solicitados, informações e

esclarecimentos;

f) Manter o arquivo dos documentos relativos a clientes, nomeadamente facturas, notas

de crédito e de avisos de juros quando em atraso.


De uma forma geral, os procedimentos efectuados neste sector são os seguintes, considerando

que as facturas são emitidas pelo sector de facturação e são arquivadas por data de assistência

em pastas existentes no sector de pré contencioso e que as facturas têm o prazo de pagamento

de 30 dias:

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Diariamente

1. Relativamente às facturas pagas

a) Receber cópias dos recibos entregues pela Receita;

b) Retirar das pastas as facturas pagas;

c) As facturas referentes a facturação diversa e subsistemas não são retiradas das

pastas;

d) Carimbar as facturas com a data de pagamento;

e) Arquivar as facturas no arquivo, de acordo com a data de assistência;

f) Devolver os recibos à Receita, com um visto.

2. Em termos de expediente

a) Receber todo o expediente referente às facturas, arquivá-lo junto das facturas;

b) Dar andamento ao expediente de acordo com as necessidades;

c) Fazer ofícios às entidades, aos sinistrados e todos os intervenientes;

d) Fazer o registo no histórico informático;

e) Arquivar todo o expediente por ordem cronológica;

f) Elaborar e entregar os ofícios destinados às entidades publicas à responsável dos

Serviços para serem assinados, retomando-os para proceder à sua entrega para

expedição.

Mensalmente, os procedimentos reportam-se aos seguintes actos:

a) Retirar das pastas as facturas com mais de 30 dias e arquivar as mesmas em pastas

paralelas sobre vigilância permanente;

b) Emitir e remeter aos clientes e devedores diversos (por correio registado com aviso de

recepção), um aviso com a assinatura do advogado, no qual se refere que caso não se

obtenha a cobrança, será interposta acção judicial, salientando-se que as facturas

começam a vencer juros de mora após os 30 dias. No caso das companhias de seguro,

mensalmente é enviado um e-mail com uma listagem de facturas a aguardar liquidação,

identificando-se as datas de envio e de recepção das mesmas;

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c) Caso não se obtenha o recebimento da entidade a quem foi emitida a factura, oficia

todos os restantes intervenientes directos no sinistro;

d) Reclamar o pagamento dos créditos decorrentes da prestação de assistência hospitalar

em todas as acções judiciais fundadas em factos que tenham dado origem à prestação e

cuidados de saúde, independentemente da comarca onde os respectivos processos

estejam a correr seus termos.

Antes de se assumir a ida ou não da cobrança para a via judicial, deve efectuar um memorando

das ocorrências relacionadas com o documento em dívida, para ser presente à apreciação do

advogado responsável, parecer que seguirá para decisão do Vogal Executivo:

a) Caso o despacho seja para arquivar, o processo é entregue na Receita para se proceder à

anulação da factura;

b) Caso prossiga para contencioso, deverão registar as facturas em causa na “Listagem de

Facturas para propor Acção”, identificando-se a Factura com o seu número e data de

saída.

A partir deste momento de decisão da incobrabilidade iniciam-se os procedimentos para

preparar e acompanhar acção judicial, que envolve:

a) Compilar todos os dados e documentos necessários à instrução do processo, de acordo

com as instruções do advogado;

b) Entregar ao advogado todos os elementos para elaboração da petição inicial e envio da

acção para os Tribunais;

c) Recepção, por via do advogado responsável, da cópia da minuta e comprovativo da

entrega da acção pelo CITIUS, (programa de acesso reservado aos advogados para

interposição, acompanhamento e controlo da situação das acções);

d) Registar a acção no programa informático SIGFHP, com a identificação do nº do

processo, tipo de processo, facturas, réu, valor, Tribunal e Juízo, advogados e data de

entrada no Tribunal;

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e) Receber do advogado, dar seguimento e arquivar todo o expediente relacionado com

cada processo em relação aos quais deverá cumprir com as ordens daquele, podendo

passar por elaborar requerimentos, mas sempre sobre a sua orientação e fiscalização, a

quem os terá de enviar para serem entregues através do CITIUS; (apenas com o

comprovativo da entrega em Tribunal é que são arquivados);

f) Acompanhar e anotar todos os actos relacionados com os processos: datas de

julgamento, prazos, datas de fim de acordos, datas de trânsito em julgado, pedir a

marcação de transportes para os funcionários (testemunhas) para os julgamentos, assim

como recolher a necessária autorização da responsável do serviço para esse acto;

g) Controlar a existência de novas facturas emitidas em nome do réu para actualização do

processo, com comunicação a ser efectuada através do advogado para o Tribunal;

h) Semanalmente (6ª Feira) deve entregar aos advogados os processos agendados para a

semana seguinte, registando a sua saída (e depois a sua reentrada) no mapa de controlo;

i) Requerer cópia das sentenças dos julgamentos, caso os Tribunais não as enviem (nos 15

dias posteriores);

j) Compilar e recolher todos os documentos necessários à instrução do pedido de

execução de sentença, requerendo à Segurança Social elementos sobre rendimentos do

executado (confirmação de morada, pensões ou salários), para entrega ao advogado;

k) Compilar e recolher todos os documentos necessários aos pedidos de indemnização cível

(no prazo de vinte dias), incluindo a certidão de dívida (a ser assinada pela responsável

do serviço), elaborar a respectiva minuta (em 5 vias) a assinar pelo advogado,

providenciando na sua entrega no Tribunal de Leiria (em mão e com a recepção de

documento de quitação) ou em Tribunal exterior (por correio registado com inclusão de

uma cópia para ser devolvida como comprovativo da sua recepção e envio de envelope

para a sua devolução);

l) Manter todos os processos devidamente actualizados;

Em termos de pagamentos a efectuar no âmbito dos processos judiciais, deverão ter-se em

consideração os seguintes procedimentos:

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a) Todos os processos entrados em Tribunal a partir de 20 de Abril de 2009 estão isentos do

pagamento de taxas de justiça ou provisões/honorários aos solicitadores;

b) Os processos entrados antes daquela data estão sujeitos às taxas de justiça que terão de

ser pagas (pela Despesa, a quem são entregues duas vias) através de DUC (Documento

Único de Cobrança), após despacho do advogado e autorização do Vogal da área; após

recepção do comprovativo do pagamento envia este para o Tribunal (através de

requerimento), ficando com uma cópia;

c) Relativamente às custas terão de ser pagas (através do sistema de Home Banking pela

Despesa e através das Guias emitidas pelo Tribunal), após despacho do advogado e

autorização do Vogal da área;

d) Quanto à provisões a pagar aos solicitadores, terão de ser liquidadas (pela Despesa e

através de ofício de Despesa apresentado pela solicitadora), após despacho do

advogado, parecer do Coordenador do Gabinete Jurídico e autorização do Vogal da área;

Esta área tem ainda como funções:

a) Compilar toda a legislação utilizada no Contencioso;

b) Arquivar toda a restante documentação de acordo com o plano de arquivo existente.

1.4.5.4. Informação de Gestão

1.4.5.4.1. Objectivo

Assegurar que existe informação adequada e atempada sobre as cobranças e situação dos

processos em Tribunal.

1.4.5.4.2. Procedimentos

Trimestralmente deve ser enviado para o responsável do serviço e deste para o Conselho de

Administração, o seguinte conjunto de listagens:

1. Facturas por cobrar por intervalos de valor;

2. Processos entrados em Tribunal, por anos e valores das acções;

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3. Processos com e sem execução de sentença, com respectivos valores;

4. Acções com condenação;

5. Relação de processos com acordo, por pagar.

Anualmente, enviar ao Revisor Oficial de Contas a Listagem de todos os processos a aguardar

Liquidação, arquivando uma cópia na pasta da correspondência enviada ao ROC.

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1.4.6. Gestão Orçamental e Financeira

1.4.6.1. Objectivos

Deverá produzir as demonstrações financeiras a cada fecho de período, de modo a permitir uma

correcta e regular monitorização da actividade do Hospital.


A função Gestão Orçamental e Financeira mensalmente:

a) No primeiro dia útil do mês emite, confere e arquiva as contas correntes de clientes, que

são definitivas (quer da facturação, quer da contabilidade e cujos valores deverão ser

iguais) e o respectivo balancete analítico de clientes; confere também as contas

correntes de fornecedores, neste caso provisórias, uma vez que só após o fecho do mês

os valores são definitivos;

b) Após o encerramento de cada mês, já com os acréscimos contabilizados, emite e confere

as contas correntes dos fornecedores, assim como o respectivo balancete analítico;

c) Efectua as operações diversas relativas aos acréscimos e diferimentos decorrentes do

princípio da especialização económica do exercício, com vista ao encerramento de

contas mensal;

d) Procede às reintegrações de consumos dos diferentes armazéns e das amortizações,

conferindo os valores contabilizados provenientes do Serviço de Aprovisionamento com

os que constam do Serviço de Gestão Financeira;

e) Efectua o controlo dos subsídios de investimento para cálculo dos proveitos

extraordinários a considerar (quer mensal quer anualmente);

f) Calcula o prazo médio de pagamento a fornecedores, para envio trimestral à ACSS e

cumprimento do disposto no Programa Pagar a Tempo e Horas;

g) Regista na conta corrente dos respectivos serviços (em folha de Excel individualizada)

todas as receitas e despesas que digam respeito a Jornadas, Ensaios Clínicos, etc, (no

âmbito da Deliberação do Conselho de Administração de 2004-06-07, sobre Gestão de

Donativos / Compensações Financeiras atribuídas a serviços do Hospital);

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h) Solicita, através de carta, fax ou e-mail, aos fornecedores descontos financeiros até 60

dias da data da factura;

i) Preenche os valores do Tableau de Bord referentes a proveitos, custos, compras,

imobilizado, fornecimento e serviços de terceiros e despesas com o pessoal, para

suporte do Relatório de Execução Trimestral e Relatório de Desempenho Operacional (a

enviar mensalmente para a ACSS);

j) Confere e emite:

a. Balanço;

b. Demonstração de resultados (natureza e funções);

c. Mapas de execução orçamental;

d. Mapas de fluxos de caixa;

e. Mapa da situação financeira;

f. Anexos às demonstrações financeiras

g. Mapa de descontos e retenções

h. Mapa de entregas de descontos e retenções

i. Mapa de saldos de fundos alheios

A função Gestão Orçamental e Financeira deverá, trimestralmente e por amostragem, efectuar

a circularização de saldos de terceiros, para identificação da sua exactidão e correcção de

possíveis divergências, (estas apenas após a sua identificação, comprovação e autorização do

responsável do serviço). Anualmente deverá efectuar o mesmo procedimento de forma

exaustiva.

Esta área tem ainda como funções, coadjuvando a responsável do serviço:

a) Mensalmente, regularizar todos os recebimentos que tiverem sido efectuados de

clientes que anteriormente tenham sido provisionados;

b) Anualmente

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i. Recolher do sistema informático o cálculo do valor das Provisões para Clientes de

Cobrança Duvidosa1 e lançá-lo na contabilidade;

ii. Após informação prestada pelos advogados relativamente a processos que se

encontrem em curso que se possam traduzir em responsabilidades potencias

para o Hospital, proceder à identificação da correspondente Provisão para Outros

Riscos e Encargos.

No final do ano deve organizar toda a documentação para elaboração do Relatório de Contas

Anual assim como para o Relatório de Gestão.

1 A constituição das Provisões deve respeitar apenas às situações a que estejam associados riscos e em que não se trate apenas

de uma simples estimativa de um passivo certo. A sua contabilização pretende registar perdas potenciais e tem como objectivo corrigir o resultado de um exercício de um custo correspondente a riscos ou despesas a pagar de ocorrência e de montante, em geral, incerto. Para efeitos de constituição da provisão para cobrança duvidosa, consideram-se as dívidas de terceiros que estejam em mora há mais de um ano e cujo risco de incobrabilidade seja devidamente justificado, exceptuando as dívidas sobre entidades públicas (administração central, regional e local) cujo prazo para a constituição da provisão deverá ser dilatado para 36 meses. O montante anual acumulado da provisão para cobertura das dívidas referidas no parágrafo anterior é determinado de acordo com as seguintes percentagens: a) Créditos em que o devedor tenha pendente processo especial de recuperação de empresa e protecção de credores ou processo de execução, falência ou insolvência — 100%; b) Créditos reclamados judicialmente — 100%; c) Créditos em mora: 1) Há mais de 6 e até 12 meses — 25% 2) Há mais de 12 e até 18 meses — 50% 3) Há mais de 18 e até 24 meses — 75% 4) Há mais de 24 meses — 100%.

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MA.CHLP.014.00 64 / 69

Tem igualmente de cumprir o calendário de envio dos mapas de informação actualizada às

diversas entidades, conforme mapa seguinte, tendo o cuidado de proceder à sua conferência

prévia:

ENTIDADE TIPO DE INFORMAÇÃO FORMA

ENVIO PERIODICIDADE

ACSS

Balancete Analítico Serviços Online

Mensal

Custos Directos Serviços Online

Mensal

Balanço Serviços Online

Mensal

Demonstração de Resultados Serviços Online

Mensal

Consolidação de Contas e - mail Mensal

Clearing House e - mail Trimestral

Programa Pagar a Tempo e Horas Serviços Online

Trimestral

Recebimento de Clientes (CN nº 10/2012) Serviços Online

Reporte de Dívidas Vencidas (CN nº 22/2012)

Serviços Online

Mensal

Dívida Vencida Fornecedores Externos Serviços Online

Mensal

Lei Compromissos Pagamentos em Atraso Tabela 4B

Serviços Online

Mensal

INE Inquérito Trimestral às Empresas Não Financeiras e - mail Trimestral

ROC Balancete Analítico Balancete Sintético Balancete Analítico Fornecedores Balancete Analítico Clientes

e - mail Trimestral

CONSELHO

ADMINISTRAÇÃO

Mapa dos Pagamentos relativos à semana anterior Por mão Semanal

Balancete de Tesouraria da 6ª Fª anterior Por mão Semanal

ARS CENTRO Acompanhamento Trabalho Extraordinário - Despacho nº 2991/2012

e-mail Mensal

INSP. GERAL FINANÇAS

Acompanhamento Controlo Financeiro de Empresas.Públicas

e-mail Mensal

DIR.GERAL ORÇAMENTO

Mapa dos Fundos Disponíveis Serviços Online

Mensal

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MA.CHLP.014.00 65 / 69

1.4.6.3. Dossier fiscal

1.4.6.3.1. Objectivos

Assegurar que o “Dossier Fiscal” é elaborado de acordo com os requisitos legais para que a

empresa não incorra em penalidades fiscais1.

1.4.6.3.2. Procedimentos e controlos

A área da Gestão Orçamental e Financeira:

a) Prepara o “Dossier Fiscal”, composto pelos documentos definidos no Decreto-Lei n.º

55/2000, de 14 de Abril;

b) Apresenta o “Dossier Fiscal” ao responsável dos Serviços Financeiros;

c) Arquiva o mesmo sequencialmente por ordem cronológica.

O “Dossier Fiscal” deverá ficar disponível para eventual inspecção durante um período de 10

anos.

1 Os elementos contabilísticos e fiscais constantes do dossier encontram-se definidos pela Portaria do Ministério

das Finanças (n.º 55/00 de 14.04.00).

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MA.CHLP.014.00 66 / 69

1.5. Fecho do período

1.5.1. Operações de fecho

1.5.1.1. Objectivos

Assegurar que:

a) Todos os eventos e transacções (compras, vendas, pagamentos e recebimentos, etc.) são

correctamente registados e actualizados na Contabilidade;

b) São cumpridos os prazos de fecho previamente estabelecidos, quer pela organização

quer pelo calendário fiscal.

Garantir que as demonstrações apresentadas e divulgadas demonstram a realidade económica

do Hospital e garantem que não incorrem em contingências fiscais ou legais.

1.5.2. Encerramento e Abertura de exercícios

1.5.2.1. Objectivos

Os períodos contabilísticos deverão ser adequados e oportunamente fechados/abertos

assegurando a não existência de eventuais lançamentos em períodos errados.

Assegurar que os saldos de fecho de exercício são transportados correctamente para o início do

exercício seguinte


A responsável dos serviços, em conjunto com o Vogal da área e de acordo com as orientações

da Tutela, define as datas de fecho dos períodos contabilísticos e, no âmbito das actividades de

encerramento de exercício, procede ao transporte de saldos, de forma a actualizar os saldos

iniciais do novo ano com os finais do ano anterior.

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1.5.3. Prestação de contas e obrigações legais

1.5.3.1. Objectivos

No fim de cada período e exercício e de forma oportuna é produzida informação de modo a

permitir uma correcta e regular monitorização do cumprimento do contrato-programa.

Deverão ser produzidas, no encerramento de exercício, todas as declarações fiscais e legais

exigidas.

1.5.3.2. Considerações

Considerando:

- Que a Portaria n.º 898/2000, de 28 de Setembro, aprovou o Plano Oficial de Contabilidade

para o Ministério da Saúde (POCMS);

- Que os hospitais E.P.E. seguem o POCMS, com as adaptações necessárias a estabelecer por

despacho conjunto dos Ministros das Finanças e da Saúde;

- Que para a necessária consolidação de contas dos referidos hospitais se torna imprescindível

proceder às referidas adaptações;

Ao abrigo do disposto no artigo 24º do Decreto-Lei n.º 233/2005 e ouvida a Comissão de

Normalização Contabilística da Administração Pública, determina-se que:

1. Dadas as especificidades dos hospitais EPE, poderá ser admitida a existência de contas

previstas no Plano Oficial de Contabilidade, designadamente, com possibilidade de

desagregação, as seguintes:

a) 241 - Imposto sobre o rendimento;

b) 266 - Subscritores de capital;

c) 491 - Partes de capital;

d) 571 - Reservas legais;

e) 572 - Reservas estatutárias;

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MA.CHLP.014.00 68 / 69

f) 6981 - Insuficiência de estimativa para impostos;

g) 7981 - Excesso de estimativa para impostos;

h) 784 - Rendimentos de participação de capital;

i) 85 - Resultados antes de impostos;

j) 86 - Imposto sobre o rendimento.

2. Nos termos do n.º 1 do artigo 25º do Decreto-Lei n.º 558/99, de 17 de Dezembro, deverão ser

produzidos os documentos de prestação de contas contendo informação orçamental e

financeira, dispensando-se, a utilização das contas do controlo orçamental e de ordem—classe 0

e as contas 25—devedores e credores pela execução do orçamento e respectivas subcontas,

bem como os documentos previsionais e de prestação de contas inerentes.

3. O presente despacho produz efeitos a 31 de Dezembro de 2005.

Considerar relativamente ao acompanhamento dos contratos-programa, o despacho n.º 10

193/2006, do Gabinete do Secretário de Estado da Saúde.


A responsável dos serviços, em conjugação com o Técnico de Contas, analisa e prepara as

seguintes declarações fiscais anuais.

a) IRS:

a. Entrega da declaração anual acerca da relação das retenções efectuadas e dos

rendimentos sujeitos a IRS, até ao final do mês de Fevereiro do ano seguinte

àquele a que se refere;

b. Efectua, antes do apuramento do valor do imposto, mensal ou anualmente, uma

reconciliação das contas que a ele se referem, com vista a determinar com

exactidão esse mesmo valor, efectuando, sempre que se justificar, as

regularizações necessárias.

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b) IRC (Modelo 22 e IES – Informação Empresarial Simplificada):

a. Efectua, antes do apuramento do valor do imposto, uma reconciliação das contas

que a ele se referem, valor devido, valor pago +/- regularizações, com vista a

determinar com exactidão esse mesmo valor, efectuando, sempre que se

justificar, as regularizações necessárias;

b. Após preparado o Modelo 22 do IRC, envia à função Tesouraria, após autorização

do Conselho de Administração, para entrega e pagamento do mesmo, dentro

dos prazos legais em vigor;

c. Depois da entrega da IES, com a aprovação de contas, emite guia para

pagamento relativa ao depósito das contas.

A responsável dos serviços, em conjugação com o Técnico de Contas, analisa e prepara os

seguintes documentos de prestação de contas1:

a) Balanço;

b) Demonstração de resultados;

c) Mapas de execução orçamental;

d) Mapas de fluxos de caixa;

e) Mapa da situação financeira;

f) Anexos às demonstrações financeiras;

1 Os documentos referidos deverão ser assinados pelo órgão legal ou estatutariamente competente e pelo Técnico

Oficial de Contas para sua apresentação e envio às entidades competentes.

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