Administração De Materiais

A definição de Administração de Materiais pode ser enfatizada como

sendo um abrangente conjunto de atividades com o intuito de atender as

necessidades que possam existir nos setores de um processo operacional,

para a realização das tarefas e para seu ideal desempenho, de forma

planejada, controlada e coordenada para evitar faltas que possam prejudicar a

produção, e excessos que aumente os custos de forma desnecessária.

Complementando a definição citada, Dias (2010) salienta a

Administração de Materiais como sendo o agrupamento dos itens que a

empresa trabalha e\ou produz e a coordenação das atividades que influenciam

em sua composição e controle, de acordo com a demanda destes.

Desta forma, as tarefas operacionais, administrativas e distribuição, são

atividades pertencentes da Administração de Materiais. Concluindo, a

aquisição (compra) da matéria-prima ou insumo, o recebimento, a

armazenagem e a distribuição aos clientes e operações de controle ao estoque

são abrangentes a Administração de Materiais.

Entretanto, pode ser definida como um sistema integrado interligando-se a

vários departamentos para estabelecer organização e controle, bem como o

controle e constante planejamento das atividades necessárias ao suprimento

de materiais indispensáveis ao funcionamento da empresa, instituindo o tempo

correto, a quantidade correta, na qualidade requerida, pelo menor custo

possível.

A Administração de Materiais tem como objetivos a aquisição de

materiais com a qualidade requerida pelo solicitante, na quantidade a ser

utilizada, no tempo adequado e no local apropriado ao menor custo, visa

também a diminuição de investimento com o estoque, ter previsão de

necessidade de materiais, estabelecer forte contato com fornecedores para

negociação de preços e entrega de matéria-prima e\ou insumos, a elaboração

de pesquisas com o objetivo de buscar novos fornecedores, controle do

estoque e acompanhamento o ciclo dos materiais, para evitar excessos de

materiais, desperdício e sucatas ao fim da vida útil do material.

Segundo Ballou (2008), o objetivo da administração de Materiais é

atender as necessidades do sistema de produção da organização, ao qual,

dependerá simultaneamente da demanda do cliente e estratégias de

distribuição física.

Além disso, Chiavenato (2005, p.38) salienta que os custos que a

empresa pode adquirir através da estocagem, como também de lead-time

longos, podem ser minimizados pela eficiência da Administração de Materiais

sendo “o volume de dinheiro investido em materiais faz com que as empresas

procurem sempre o mínimo tempo de estocagem e o mínimo volume possível

de materiais...”.

A falta da Administração de Materiais acaba por ocasionar baixa

eficiência na compra dos materiais de forma antecipada, pois deste modo

acarretará estoques altos e acima das necessidades imediatas da empresa,

logo, o custo de sua manutenção e estocagem aumentarão. Porém, a

aquisição do suprimento de forma programada e enxuta poderá acarretar a

falta do material necessário ao sistema de produção da empresa ou a

necessidade da administração.

Com isto, pode-se ainda conceitualizar a Administração de Materiais

como um conjunto de processos para aperfeiçoar a aquisição e utilização de

bens tangíveis e escassos, administrando os procedimentos envolvidos com o

material adquirido como a sua compra, o seu recebimento, a sua

movimentação, e a sua estocagem. Também compreende uma gama de

componentes de todos os procedimentos da administração de uma empresa,

pois abrange o planejamento das execuções das tarefas, táticas e estratégias

para desta forma evitar possíveis erros e para a eficiência organizacional. Bem

como a direção deste planejamento para o alcance dos resultados, a

coordenação das atividades para integrar e organizar os diferentes processos

desenvolvidos, e o controle para evitar possíveis conflitos.

Explicitando, Dias afirma o enunciado acima:

...pode-se concluir que uma empresa englobaria todas as atividades relativas

aos materiais, exceto as diretamente vinculadas ao projeto, ou à manutenção

dos dispositivos, equipamentos e ferramentas. Em outras palavras, a

Administração de Materiais poderia incluir a maioria ou a totalidade das

atividades realizadas dos seguintes departamentos: compras, recebimento,

planejamento e controle da produção, expedição, transportes e estoques.

(DIAS, 2010, p.2)

Figura 01 – O conceito de Administração de Materiais

Fonte: CHIAVENATO, Idalberto – Administração de Materiais, uma

Abordagem Introdutória. Rio de Janeiro. Elsevier. 2005

1.1. Definição e Características da Cadeia de Suprimentos

A definição de suprimento na cadeia logística pode ser enunciada como

o item adquirido pela organização que sofre movimentação, armazenagem,

estocagem e transporte. O termo é utilizado para definir os diversos materiais

que a empresa processa e utiliza.

Destarte, os suprimentos são a chave principal da cadeia, são

determinantes para induzir aos corretos parâmetros de seu lead-time, o tipo de

embalagem necessária a ser utilizada, determinação dos equipamentos para

sua movimentação, os modais adequados para seu transporte, as áreas de

armazenagem e os profissionais e capital necessários para poder processá-los.

Para Dantas (2005), a Cadeia de Suprimentos abrange todos os

procedimentos internos e externos para o fornecimento ao destino final,

incluindo assim, a aquisição da matéria-prima para o sistema operacional e de

produção até aprovisionar o cliente requerente de forma eficaz. Entretanto

Ballou (2004) salienta a Cadeia de Suprimentos acrescentando o fluxo de

informaçoes captados sobre os procedimentos abrangentes na composição e

transformação do material, para melhor coordenação destes processos e

aumento da competitividade, e não somente os estágios de obtenção,

produção e transporte ao seu destino.

Entretanto, Bowersox, Closs e Cooper (2002) interpreta a Cadeia de

Suprimentos de maneira diferenciada dos autores citados, como sendo a busca

pelo aperfeiçoamento das operações e perquirição das condições de

desenvolvimento favoráveis para seu posicionamento estratégico no mercado

em que atua.

Perfazendo, a Cadeia de Suprimentos são todos os processos baseados

no gerenciamento de forma estratégica de estágios diferentes do fluxo de

materiais para captar informações com o propósito de sobrelevar a organização

eficientemente no ambiente em que exerce, assim como para obter os

resultados esperados e alcançar os seus objetivos.

Este conjunto de processos é ordenado para estabelecer a integração e

a eficiência da administração das etapas abrangentes de aquisição,

transportes, armazenagem e planejamento e controle de estoques. Seu

gerenciamento adequado induz a produção de maneira otimizada dispondo ao

cliente final o produto certo em sua quantidade correta. Objetivando minimizar

os custos ao longo destes processos, considerando as exigências do cliente,

além de elevar a organização através dos fluxos de informações consequentes

dos estágios.

Confirmando a tese de Ballou (2004) antes citada, o autor salienta a

Cadeia de Suprimentos como sendo a administração do fluxo de materiais em

todos os departamentos integrantes que estejam ligados na coordenação,

controle e composição destes produtos, de modo que seja eficiente, para que

desta forma, a empresa tenha vantagem competitiva e consequentemente

lucratividade. A figura abaixo demonstra a coligação entre os vários setores e

as informações que os constituem como parte de um conjunto de atividades

visando o alcance dos objetivos da organização.

Figura 02 – Um modelo de gerenciamento da Cadeia de Suprimentos

Fonte: BALLOU, Ronald H. – Gerenciamento da Cadeia de Suprimentos, Logística Empresarial. Ed. 5º. São Paulo. Bookman. 2004

1.1.1.O Processo de Compras e sua Responsabilidade no

Ambiente Organizacional

Atualmente o Setor de Compras é considerado a área de mais

importância para a empresa, pois é determinante ao custo de aquisição e

transporte de materiais, assim sendo, o setor representa fator estratégico

dentro dos negócios, focalizando não somente o volume de recursos

necessários para aquisição, mas, sobretudo, a disponibilidade financeira para

tal atividade.

Compacto, abrange todos os outros setores de uma organização,

objetivando principalmente a aquisição de materiais com a qualidade requerida,

a quantidade solicitada, com o fornecimento pontual, no local correto, além de

acompanhamento de pedidos e entregas.

Para Feijó e Fajardo (2010) são adquiridos tanto materiais necessários

para o sistema operacional e de produção (materiais primários), como também

materiais para uso nos escritórios, refeitórios, limpeza e etc. (materiais

secundários). Conseguinte, Martins (2006) sustenta sobre a aquisição dos

materiais primários e secundários, com o objetivo da aquisição estar em

conformidade com os objetivos estratégicos da organização, ao qual está

infundada em seu objeto social, estando, portanto alinhados,

consequentemente proporcionará melhor atendimento às expectativas do

cliente interno e externo.

Além disso, Martins (2006) afirma que para os objetivos estarem

integrados, é preciso que todos os departamentos estejam ligados entre si para

assim seus esforços sejam somados e os objetivos alcançados eficazmente.

Correspondendo a afirmação do autor citado, Dias (2010) declara que

todos os setores da organização, fornecem informações para o setor de

compras para que este possa desempenhar a aquisição do material e\ou

equipamento de acordo com o solicitado e que atenda as necessidades do

requerente.

As funções de responsabilidade do Setor de Compras são as seguintes:

Recebimento e analise de requisições de compras vindos de outros

departamentos;

Selecionar fornecedores potenciais;

Elaborar cotações, e após o recebimento avaliar o melhor orçamento

(mínimo de três cotações);

Estipular o preço correto a ser comprado;

Elaborar e emitir pedidos de compra;

Acompanhar os prazos de entrega afirmados dos fornecedores;

Recebimento de mercadorias e verificação do material se entregue

conforme descritivos quantidades e preço;

Aprovação para o pagamento ao fornecedor;

Avaliar o desempenho do fornecedor sobre o prazo, qualidade e preço.

A figura a seguir demonstra a integração entre os departamentos de

maneira abrangente, sendo o Setor de Compras responsável pela aquisição

dos materiais, automaticamente impulsiona o sistema de produção que

transforma o material em produto acabado e o direciona para o transporte até o

cliente final.

Figura 03 – Compras e Administração de Materiais na Cadeia Logística

Fonte: BOWERSOX, CLOSS, COOPER – Gestão Logística de Cadeias de Suprimentos. São Paulo: Bookman, 2002

1.3 A Armazenagem de Materiais: Definição, Objetivos e

Características.

A armazenagem de materiais é a estocagem orientada para a

organização e de forma ordenada e regular, para a eficiência na distribuição

dos materiais acabados da empresa ou para o destino programado.

Em conformidade com Moura (1997) a movimentação de materiais

classifica-se como uma tarefa que requer controle, logo, a armazenagem visa

controlar e principalmente proteger o estoque. Assim a função da

armazenagem de materiais é controlar os materiais estocados e os materiais a

serem estocados.

Segundo Ballou (2008) o propósito da armazenagem é diminuir os

custos de transporte e da produção, proteger os produtos acabados e atender

a demanda. Complementando, Dias (2010) salienta a armazenagem sendo um

método que permite diminuir os custos de operação e aperfeiçoamento da

qualidade dos materiais, além de estugar o ritmo das atividades. Concluindo,

Martins reitera a citação dos outros autores:

O bom armazenamento também ajuda a diminuir o espaço alocado, a

estocagem dos materiais e consequentemente os custos relacionados a ela.

Outro objetivo [...] é a manutenção de um sistema rápido e eficaz para os

clientes dos materiais. (MARTINS, 2009, p.265)

Ademais, Martins (2009) salienta atenção para a área de

armazenamento para não prejudicar a qualidade dos produtos estocados,

como o aparecimento de goteiras na armazenagem de eletroeletrônicos;

anteparando para o planejamento a ser realizado antes da estocagem para

visualização da identificação dos itens armazenados. Suplementando, Lustosa

(2008) salienta a importância não somente do planejamento, mas sim da

tomada de decisão quanto às características do armazenamento, os

equipamentos de manuseio, embalagens, a tecnologia a ser adotada e o tipo

de armazém a ser utilizado pela empresa. Logo, Dias (2010) ressalta a

utilização correta da armazenagem, ao qual, acarreta maior aproveitamento

dos materiais e dos equipamentos de movimentação, evitando rejeição de

materiais defeituosos por impactos e batidas quando estocados reduzindo a

perda de materiais.

A primazia da armazenagem, além do controle dos materiais estocados

é prover espaço suficiente para receber o fluxo de materiais entre as atividades

de vendas e operacionais, podendo ocorrer variações consequente da

demanda e da capacidade de produção dos materiais.

Para Ballou (2008) os custos ocasionados pela armazenagem podem

ser absorvidos de 12 a 40%, providenciando algumas medidas para a sua

diminuição como:

Reduzir custos com transporte e produção;

Coordenar suprimento e demanda;

Auxiliar o processo de produção;

Auxiliar o processo de marketing;

Segundo Chiavenato (2005, p.116), a contextualização de almoxarifado

e depósito apresentam diferenças distintas, mas que abrangem processos

diferentes em sua totalidade: “o almoxarifado se incumbe de armazenar os

materiais iniciais, como as matérias-primas e outros materiais adquiridos de

terceiros. O depósito se incumbe de armazenar os produtos acabados”.

Assim podem-se observar estas disparidades no gráfico seguinte.

Figura 04 – O almoxarifado e o depósito como entrada e saída do processo

produtivo.

Fonte: CHIAVENATO, Idalberto – Administração de Materiais, uma

Abordagem Introdutória. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005

Assim sendo, a armazenagem é tida como função primordial por

apresentar soluções a problemas no estoque de materiais visando melhorar a

reunião entre os componentes.

1.3.1. Definição de Layout

Pode-se definir o layout como sendo o arranjo físico do estoque de uma

empresa e seu espaço, objetivando melhorar a movimentação dos materiais, a

armazenagem e os equipamentos próprios para deslocação de materiais.

Chiavenato (2005) completa a definição antes citada de forma detalhada

e abrangente:

...é a disposição física dos equipamentos, pessoas e materiais, da

maneira mais adequada ao processo produtivo. Significa a colocação racional

dos diversos elementos combinados para proporcionar a produção de produtos

ou serviços. (CHIAVENATO, 2005, p.119)

Para Dias (2005), o layout representa mais que a movimentação de

pessoas, equipamentos e materiais, mas sim engloba e integra o fluxo de

materiais, da operação de equipamentos de deslocamento dos materiais,

interligado com as propriedades que possibilitam maior desempenho aos

profissionais no armazenamento, com o objetivo de reduzir seu custo.

Segundo Martins (2009), para implantar o layout é preciso especial

atenção sobre o local aonde serão instalados, sendo primordial a visão e

planejamento de toda a localidade e depois o estudo do local em questão a ser

acrescido de layout. Dando ênfase Dias (2010) também salienta estudo e

planejamento para a adequação de layout, ao qual, sem uma densa análise da

geometria, do espaço, estrutura e localidade, faz com que comprometer a

evolução da implantação e os resultados esperados.

Há três tipos de layout classificados em: Layout Estacionário ou

Posicional (utilizado em montagens; ficando o material em lugar fixo.), Layout

de Processo ou Funcional (utilizado para diversificar processos) e Layout de

Produto ou Linear (utilizado na linha de produção, sendo o material em

movimento).

Assim, Chiavenato (2005) ressalta sobre o layout, estabelecendo uma

visão diferenciada:

O layout é um gráfico que representa a disposição espacial, a área

ocupada e a localização das máquinas, pessoas e materiais. Pode representar

também a disposição das seções envolvidas no processo produtivo.

(CHIAVENATO, 2005, p.120)

Figura 05 – Os tipos de Layout

Fonte: CHIAVENATO, Idalberto – Administração de Materiais, uma

Abordagem Introdutória. Rio de Janeiro: Elsevier, 2005

1.4 O Planejamento e Controle de Estoques e sua

Importância para a Eficiência da Organização

Para Slack et al. (1999, p.123) "O estoque é definido como a

acumulação armazenada de recursos materiais em um sistema de

transformação”.

Para Davis, Aquilano e Chase (1999) o planejamento e o controle do

estoque são definidos como sendo a quantificação dos materiais em uma

política de medidas e de controle para monitoração do estoque, sendo

estabelecida a partir desta, quais níveis devem ser mantidos, quando o material

deve ser reposto e a determinação do tamanho dos pedidos.

Segundo Slack et al. (1999), o planejamento e controle de estoque

possuem como objetivo asseverar o bom andamento da produção conforme a

expectativa organizacional.

Pode-se afirmar então, que seu objetivo consiste auxiliar o planejamento

de produção para atender as exigências do cliente final.

Além disso, o autor ressalta sobre a administração do controle de

estoque, devendo priorizar a diminuição do valor de investimentos realizados

no estoque, levando em consideração serem de alto valor e que aumenta

gradativamente. Pode-se enfatizar o objetivo do controle de estoque como

sendo determinante para aperfeiçoar o investimento gasto no estoque, fazendo

com que aumente a utilização dos espaços internos da organização de maneira

eficiente e a diminuição das necessidades de investimentos, sendo que

estoques de matérias-primas, materiais em processo e os produtos acabados

são interdependentes, ou seja, as decisões tomadas sobre determinado tipos

de estoque acabará influenciando os outros tipos de estoque.

Para Ballou (2008) o controle da estocagem visa diminuir 25 a 40% dos

custos totais, assim salienta a importância do entendimento da logística para

não ocasionar gastos desnecessários. O autor ressalta ainda que é preciso que

a empresa realize investimentos na armazenagem de seus produtos, sendo

ideal o ajustamento entre a oferta e a demanda para que seja desnecessária a

manutenção no estoque.

Dias (2010) complementa destacando sobre quanto maior ser o

investimento maior será a responsabilidade de cada departamento envolvido,

assim sendo, enfatiza a prioridade da diminuição de estoques.

Entretanto, Simchi (2000) acentua as razoes fundamentais para que as

empresas tenham estoques, sendo estas razoes a proteção contra possíveis

mudanças na demanda do cliente, o custo e tempo de entrega e economias de

escala em que transportadoras incentivam o transporte em grande quantidade

para as empresas.

Definitivamente, o planejamento e controle de estoque segundo Davis,

Aquilano e Chase (1999) têm por objetivo especificar quando os materiais

devem ser pedidos para estocagem e qual seu tamanho. Logo, a empresa

deverá determinar o setor de controle ao estoque, as metas e objetivos a

serem alcançados, estabelecendo medidas que possam ajudar aos

controladores e programadores para a empresa.

1.5. O Transporte e a sua Ideal Administração

O Transporte representa considerável influencia ás expectativas do

cliente pela exigência de atendimento ao prazo na distribuição, administração

de possíveis riscos de roubos, intervenção a possíveis danos e à capacidade

do transportador ir além das expectativas do cliente na prestação do serviço de

transporte.

Para Ballou (2008, p.114), “o melhor sistema de transportes contribui

para aumentar a competição no mercado, garantir a economia de escala na

promoção e reduzir preços das mercadorias”.

Conjuntamente, Martins (2009) descreve a distribuição como item

representativo no custo para a empresa, além de influenciar na competitividade

através do prazo determinado para o cliente e da confiabilidade ao entregar os

bens.

Já Chiavenato (2005) aborda o transporte como sendo aquilo que é

transportado de um lugar para outro, sendo assim, são os meios para

conseguir esta movimentação, bem como o processo de recebimento pelo

cliente que comercializará o material e entregará ao seu cliente final.

Interpretando de forma resumida, o transporte representa principalmente o

processo da saída do material do depósito até o cliente.

Segundo Dias (2010) o transporte possui diversas maneiras de ser

utilizado, denominado multimodalismo, conhecido como modal, assim é

classificado em:

Transporte Marítimo ou Aquaviário (utiliza meios aquáticos – barcos,

navios);

Transporte Rodoviário ou Terrestre (utiliza meios terrestres –

caminhões, carros);

Transporte Aéreo (utiliza meios aéreos – aviões passageiro\carga).

Transporte Ferroviário (utiliza trens de carga)

Transporte Dutoviário (utiliza dutos para transporte de gases)

A figura a seguir demonstra a utilização em porcentagens destes modais pelo

Brasil:

Figura 06 – Modais utilizados no Brasil

Fonte: HIJJAR, Maria Fernanda\LOBO, Alexandre - ILOS. Panorama

Custos Logísticos no Brasil. Rio de Janeiro: ILOS, 2010.

Para que a empresa tenha sucesso na distribuição de seus produtos até

os clientes é preciso que seja determinado o modal a ser utilizado, levando em

consideração as suas características. Nazário (In: Fleury et al. 2000) afirma

cinco pontos para avaliação e classificação dos modais e o mais adequado a

ser adotado por cada organização, são eles: velocidade, disponibilidade,

confiabilidade, capacidade e frequência.

Abaixo, a figura demonstra claramente as características operacionais

de cada modal.

Figura 07 - Características operacionais de modais para o transporte.

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