a implantaÇÃo do programa 5s em uma escola da … · 2016-08-11 · a relevância do trabalho...

A IMPLANTAÇÃO DO PROGRAMA 5S

EM UMA ESCOLA DA ZONA DA MATA

MINEIRA

Paula Salomao Martins (UFJF)

[email protected]

ROBERTA RESENDE ZAGHA (UFJF)

[email protected]

Alfredo Portugal de Paula Rocha (UFJF)

[email protected]

O objetivo principal deste artigo é apresentar o estudo de caso da

implantação do Programa 5S em uma escola da Zona da Mata

Mineira. O 5S é uma ferramenta amplamente difundida e consolidada

para geração de melhorias no ambiente produtivo e sua forma de

implantação e os benefícios advindos da mesma estão consolidados na

literatura. Entretanto, a implantação dessa ferramenta no ambiente

escolar ainda é pouco difundida e, muitas vezes, as particularidades

deste tipo de instituição não são levadas em consideração durante a

implantação do 5S, resultando no fracasso da maior parte das

iniciativas. Contrário a isso, a melhoria da gestão das instituições

escolares torna-se imprescindível para acompanhar as tendências do

setor educacional, uma vez que tanto a qualidade administrativa,

quanto a qualidade do ensino oferecido, são fatores importantes para a

permanência e crescimento das escolas no mercado, e para tanto, é

necessário desenvolver programas que visem o aumento da qualidade

dos serviços oferecidos. Com isso, este artigo se mostra relevante uma

vez que apresenta as etapas percorridas para aplicação do Programa

5S no Colégio, bem como as particularidades e pontos diferenciais do

projeto desenvolvido. Com a implantação da ferramenta, foi possível

obter resultados relacionados à melhoria do ambiente de trabalho, dos

processos internos e da comunicação interna, bem como a redução de

desperdícios e custos. Além disso, o a implantação do projeto permitiu

uma maior satisfação dos colaboradores com seu posto de trabalho,

bem como dos professores e alunos com as instalações oferecidas pela

instituição, aumentando a competitividade da empresa no mercado.

Palavras-chaves: Gestão da Qualidade, 5S, Escola

XXXI ENCONTRO NACIONAL DE ENGENHARIA DE PRODUCAO Inovação Tecnológica e Propriedade Intelectual: Desafios da Engenharia de Produção na Consolidação do Brasil no

Cenário Econômico Mundial Belo Horizonte, MG, Brasil, 04 a 07 de outubro de 2011.



2

1.1

1. Introdução

Muitas empresas, na busca dos meios e condições necessárias para seu crescimento,

desenvolvimento, garantindo a competitividade e sobrevivência no mercado, têm realizado

mudanças na forma de gestão organizacional.

Desde os conceitos tradicionais de gerenciamento, até a Gestão da Qualidade Total, muitas

filosofias, técnicas, ferramentas e formas de gestão foram criadas, aprimoradas ou redefinidas,

com o intuito de criar as condições adequadas nas organizações para obter os melhores

resultados.

Entre estas técnicas encontra-se o Programa 5S, criado no Japão há 60 anos e adotado no

Brasil há mais de 20 anos, continua sendo uma alternativa para formar uma base física e

cultural nas empresas para o sucesso de modelos de gestão ou de ferramentas gerenciais.

Problemas comportamentais como desperdício, desordem de recursos materiais, sujeira, falta

de higiene e falta de autodisciplina dificultam a implantação dessas ferramentas e reduzem os

benefícios esperados.

Conforme experiências de empresas que já implantaram o programa, a “chave” não é somente

a aplicação dos conceitos, mas a mudança cultural de todas as pessoas envolvidas e a

aceitação de que cada um deles é importante para melhorar o ambiente de trabalho, a saúde

física e mental dos trabalhadores e o sistema da qualidade.

Este trabalho tem como objetivo discorrer sobre a teoria de gestão da qualidade, com foco na

implantação da ferramenta 5S, bem como sobre os estudos e aplicações dessas ferramentas no

setor educacional, apresentando o caso de um colégio da zona da mata mineira, que atende

aos segmentos de Ensino Fundamental, Médio e Pré-Vestibular, que focou no

desenvolvimento e implantação dessa metodologia para melhoria da gestão interna da

instituição e possibilidade de crescimento no mercado.

A relevância do trabalho está não somente na apresentação da ferramenta 5S, que é simples e

amplamente divulgada na literatura, mas na inserção da mesma em um contexto adverso, onde

uma série de fatores humanos, particulares ao ramo educacional, está relacionada a ela e

contribuindo para o fracasso ou sucesso de sua implantação.

A melhoria da gestão das instituições escolares torna-se imprescindível para acompanhar as

tendências do setor educacional, uma vez que tanto a qualidade administrativa, quanto a

qualidade do ensino oferecido, são fatores importantes para a permanência e crescimento das

escolas no mercado, e para tanto, é necessário desenvolver programas que visem o aumento

da qualidade dos serviços oferecidos.

O Programa 5S na escola vem assim, contribuir para a redução de perdas e conservação das

instalações, promove uma maior conscientização dos alunos, que resultará em

comportamentos positivos dentro e fora da escola (SCHMIDT et al., 2000).

Este artigo apresenta inicialmente uma revisão bibliográfica acerca dos temas concernentes ao

trabalho, ou seja, Gestão da Qualidade e Programa 5S. Na seqüência o estudo de caso é

descrito e os resultados e considerações finais são traçadas.

2. O Programa 5S na Qualidade Total

Segundo Longo e Vergueiro (2003), o objetivo primordial do modelo de Gestão da Qualidade

é a sobrevivência da organização, partindo da satisfação total dos clientes e/ou usuários, por

meio da prestação de bens e serviços que atendam às suas necessidades e, preferencialmente,

que excedam as expectativas. Satisfação total implica em ser atendido com garantia de

qualidade total. Profundas mudanças de atitudes e de comportamento são exigidas, focando

melhorias nos processos organizacionais que ocorrerão somente com a efetiva participação de

todos os funcionários da organização.



3

Há muitas ferramentas que podem ser utilizadas na implantação e consolidação da Qualidade

Total no processo de gestão da qualidade e produtividade de uma instituição, tais como:

Metodologia do Programa 5S, Método PDCA, Diagrama de Pareto, Fluxograma, Diagrama de

Ishikawa (Espinha de peixe), Histograma, Formulário de Dados, etc. O Programa 5S trata da

arrumação, da ordem, da limpeza, do asseio e da autodisciplina dos funcionários de uma

organização (REBELLO, 2005).

O 5S surgiu no Japão na década de 50 e foi aplicado após a 2ª Grande Guerra, com o objetivo

de reorganizar o país quando vivia a chamada crise da competitividade. A adoção do

Programa 5S foi um dos fatores da recuperação das empresas japonesas e da implantação da

Qualidade Total no país. Foi desenvolvido com o objetivo de transformar as atitudes das

pessoas e os ambientes das organizações, ocasionando melhor qualidade de vida dos

funcionários, redução de custos e desperdícios e aumento da produtividade das organizações.

Este programa foca a melhoria do desempenho global da organização, promovendo a

alteração do comportamento das pessoas, proporcionando total reorganização da empresa

através da eliminação de materiais obsoletos, identificação dos materiais, execução constante

de limpeza no local de trabalho, construção de um ambiente que proporcione saúde física e

mental e manutenção da ordem implantada.

Sabe-se que a maior dificuldade da implantação efetiva de um programa de qualidade é a

mudança cultural das pessoas que compõem a organização, em todos os níveis hierárquicos,

barreira imposta que foi caracterizada como paradigma a ser rompido com o tempo e com a

persistência.

É importante destacar que o Programa 5S não assegura qualidade à organização, apenas

auxilia na criação de condições necessárias à implantação de projetos de melhoria contínua. É

um sistema que organiza, mobiliza e transforma pessoas e organizações.

3.1 Os cinco sensos

Senso é a faculdade de julgar, de sentir, de apreciar. Portanto, nunca se implementa um senso,

mas se planta e se cultiva, através de um processo educativo (HOUAISS, 2001).

A denominação 5S vem das iniciais das 5 palavras de origem japonesa: Seiri, Seiton, Seiso,

Seiketsu e Shitsuke, que são as máximas do movimento (BRITTO; ROTTA, 2001).

Ribeiro (1999) descreve o significado de cada senso para um melhor entendimento:

SEIRI (Senso de Utilização, Seleção, Classificação)

É saber utilizar sem desperdiçar. Separar as coisas necessárias das desnecessárias, dando um

destino adequado àquelas que não necessitam serem guardadas em um determinado local ou

em uma determinada quantidade.

Benefícios: redução, e até eliminação do desperdício e a melhor utilização dos espaços.

SEITON (Senso de Ordenação, Arrumação, Organização)

É saber arrumar para facilitar o acesso e a reposição das coisas. Definir um lugar para cada

coisa necessária, como também manter cada coisa em seu lugar, observando-se a freqüência

de utilização e o tipo de material que se deseja arrumar.

Benefícios: redução do tempo e dos desgastes físicos e mentais para acessar aquilo que se

deseja, gerando maior produtividade.

SEISO (Senso de Limpeza, Inspeção, Zelo)

É saber usar sem sujar. O usuário de um local passa a ser responsável em limpá-lo,

inspecionando o que provoca a sujeira, buscando uma solução para eliminá-la, atenuá-la ou

bloqueá-la, tornando o ambiente cada vez mais limpo.

Benefícios: melhoria da saúde e a melhoria da vida útil das instalações físicas, contribuindo

para uma maior disponibilidade operacional das máquinas e equipamentos.

SEIKETSU (Senso de Asseio, Saúde, Higiene, Padronização)



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É procurar fazer o asseio permanente do ambiente, do corpo e da mente. As melhorias

promovidas pelos três sensos anteriores devem ser mantidas e aperfeiçoadas. Esta prática

permanente torna-se um hábito e estimula a revisão dos valores éticos e morais,

desenvolvendo a autoestima.

Benefícios: liberação de energia humana para a construção de um ambiente interior voltado

para o bem e a busca contínua de melhoria.

SHITSUKE (Senso de Autodisciplina, Autocontrole, Respeito)

É cumprir rigorosamente o que for estabelecido. É respeitar ao próximo. A Autodisciplina é o

estágio mais elevado do ser humano, pois representa a educação comportamental e é

constituída por grandes valores, como: amor, cooperação, honestidade, humildade, liberdade,

respeito, responsabilidade, simplicidade, tolerância, unidade.

Benefícios: desenvolvimento do espírito de equipe, sinergia entre as pessoas, e o

cumprimento às normas, procedimentos, prazos e horário.

3.2 O Programa 5S nas escolas

Uma escola pode ser vista como um sistema cujo produto final (saída do sistema) é o conjunto

de pessoas com conhecimentos, capacidade de interação com o meio onde atua e com a

sociedade em geral, aprendizagem técnica e habilidades específicas, de acordo com o grau de

ensino ministrado (BARBOSA et al.,1995).

Neste sistema é possível definir três componentes:

1- As instalações, os materiais e os equipamentos, que constituem a parte física do sistema;

2- O conjunto de procedimentos operacionais (especificação de tarefas, atividades, rotinas,

etc.) que resumem o como fazer dentro de uma escola, para que ela cumpra todos os

objetivos. É o componente operacional do sistema;

3- O conjunto de pessoas que atua na escola, ou seja, o elemento humano, constituído pelos

professores, a administração, os funcionários.

Tornar um sistema de ensino mais efetivo e eficiente é entregar à sociedade indivíduos com

mais conhecimentos, instrução, educação, capacidade de aprendizagem continuada e

capacidade de resolver problemas (ROMAN, 1999).

No sistema escolar, atuar somente na parte física não é suficiente para melhorar a qualidade

de ensino, nem aumentar a produtividade. Barbosa et al. (1995) considera que uma escola

pode ser melhorada através de aporte de capital, com melhoria das instalações, prédios,

materiais de trabalho, equipamentos e materiais didáticos; e aporte de conhecimento, com

educação e treinamento (aquisição de habilidade em aplicar os conhecimentos) trazendo

melhoria de desempenho das pessoas.

Nesta visão de escola como sistema, a Gestão pela Qualidade Total influi diretamente sobre

os componentes: elemento humano, com melhor aproveitamento do potencial intelectual de

cada indivíduo, favorecendo o trabalho em grupo e a formação de equipes, a melhoria do

ambiente de trabalho e do aproveitamento do tempo; e procedimentos operacionais, com a

redução do retrabalho, o uso racional dos recursos, elevação e manutenção dos padrões de

Qualidade, melhora dos processos de decisão, identificação das causas dos problemas e a ação

sobre elas, minimização da absorção da Alta Administração com problemas e questões que

passam a ser resolvidas pelos responsáveis de cada processo (ROMAN, 1999).

A adoção da Gestão pela Qualidade Total em uma instituição decorre muito mais de uma

mudança de atitude, hábitos e modo de pensar das pessoas, especialmente das que ocupam os

cargos mais altos da hierarquia, do que propriamente da utilização de métodos, técnicas e

ferramentas. Este sistema contribui de forma que seja disseminada na instituição a idéia que

cada um é responsável pelo resultado do seu próprio trabalho e que, portanto, a qualidade é o

resultado do trabalho da organização e depende da qualidade de cada uma das pessoas da

equipe (BARBOSA et al., 1995).



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Instituições educacionais brasileiras começaram a desenvolver o Programa 5S a partir de

1992, quando algumas escolas ingressaram no movimento pela Qualidade Total na educação

(COSTA, 1996). Este Programa, além de extremamente necessário à formação dos alunos,

revela-se um instrumento eficaz de incentivo à criatividade e a participação de todos na gestão

escolar, propiciando um clima favorável ao bom desempenho no trabalho.

A implantação desta ferramenta na escola possibilita a internalização gradual de conceitos

éticos profundos e essenciais à vida em sociedade, começando pela organização do ambiente

exterior e culminando com a organização e disciplina em níveis inter, intrapessoal (grupal),

organizacional e comunitário. Obtêm-se um rico instrumento para se trabalhar hábitos,

atitudes e valores positivos e essenciais à formação integral do aluno (SCHIMIDT et al.,

2000).

Materiais escolares em péssimo estado decorrente do mau uso, classes quebradas, paredes

pichadas, sanitários sem higiene, podem dar espaço para uma escola mais organizada e limpa,

que se utilize da coleta seletiva, com alunos pró-ativos, com aumento do índice de aprovação

escolar e maior participação de pais e alunos em eventos promovidos pela escola.

3. Método de Pesquisa

O trabalho é estruturado basicamente em duas partes: revisão bibliográfica acerca dos tópicos

associados ao tema (Gestão da Qualidade, Programa 5S, setor de educação) e pesquisa de

campo.

A pesquisa é realizada por meio de estudo de caso, podendo ser caracterizada como

qualitativa e descritiva.

O estudo é desenvolvido em uma escola particular de uma cidade mineira. É importante

salientar que um dos autores desempenha funções nesta instituição, sendo um dos

responsáveis pela implantação do Programa 5S.

As informações utilizadas foram coletadas no período de novembro de 2010 até março de

2011, e obtidas a partir das seguintes fontes de evidência: pesquisa bibliográfica, observação

participante e pesquisa em fontes secundárias. Somam-se, ainda, dados e conhecimentos

acumulados em pesquisas anteriores, realizadas junto ao setor de educação.

4. Estudo de Caso

O estudo foi realizado em uma instituição particular de educação que atua desde 2001 no

mercado da zona da mata e vertentes do estado de Minas Gerais. Essa instituição iniciou suas

atividades primeiramente no segmento de pré-vestibular, setor em franco crescimento na

região, principalmente pelo advento das universidades particulares e políticas governamentais

de incentivo ao ensino superior. Concomitantemente lançou um projeto de vestibular para

áreas militares identificando uma lacuna no mercado da região e aproveitando a expertise dos

sócios fundadores.

Hoje a instituição já atua em mais dois segmentos: Ensino Fundamental Séries Finais (6º ao 9º

ano) e Ensino médio e conta com aproximadamente mil e quatrocentos alunos de classe A, B

e C, que variam de 11 a 20 anos de idade no geral. Para atender este público que freqüenta

todos os dias as aulas são necessários mais de 100 funcionários que atuam nos setores

pedagógico, administrativo, marketing, atendimento, manutenção, financeiro e secretaria

escolar.

Com o objetivo de melhorar a estrutura gerencial do colégio e sua infraestrutura, para que a

mesma suporte o crescente número de alunos, foi proposta a utilização da ferramenta 5S, de

forma a “arrumar a casa” para receber outras melhorias e outros projetos de gestão da

qualidade.



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7.1 O Programa 5S no Colégio

O Programa 5S teve seu início no Colégio em novembro de 2010, através de uma iniciativa

dos diretores em conjunto com o Conselho de Planejamento Estratégico da Instituição e a

aplicação dos cinco sensos ocorre no primeiro semestre de 2011.

Os objetivos específicos da implantação desta técnica foram:

Desenvolver equipes e lideranças, estimulando o espírito de equipe entre os

colaboradores;

Incentivar a criatividade na resolução de problemas e na proposição de melhorias;

Melhorar o ambiente de trabalho, deixando-o mais limpo e organizado;

Favorecer a aceitação de mudanças e melhorias entre os colaboradores;

Promover a mudança de hábitos e aumentar a motivação pessoal;

Promover a melhoria contínua dos processos;

Reduzir custos - combate efetivo aos desperdícios e estimular a otimização dos recursos;

Reduzir o absenteísmo (ausência temporária do trabalho por motivo de doença);

Melhorar a qualidade de vida no trabalho e fora dele; e

Preparar o ambiente para a qualidade total.

O Programa 5S no Colégio foi estruturado da seguinte forma, conforme será descrito em

detalhes nos tópicos seguintes:

Definição da equipe responsável pelo projeto;

Convite à participação e treinamento dos Multiplicadores 5S;

Realização da Avaliação Pré-5S;

Definição dos Sub-Projetos de apoio ao Programa 5S;

Implantação do Programa 5S no Colégio; e

Avaliação da Implantação e Acompanhamento.

7.2 Etapas iniciais

Em 18 de novembro de 2010 foi formado o grupo formador da Comissão de Gestão da

Qualidade e Produtividade (CGQP), comissão esta responsável pelo planejamento,

desenvolvimento, coordenação e implantação do Programa 5S e de outras iniciativas de

Gestão da Qualidade no Colégio.

Essa etapa foi importante uma vez que o Programa 5S foi inicialmente desenvolvido para ser

aplicado em uma manufatura, onde os fatores de desorganização e sujeira nos ambientes são

mais facilmente identificáveis e as pessoas possuem uma cultura mais propícia à aceitação da

implantação da ferramenta. Já no meio escolar, os ambientes são organizados ou

desorganizados devido a fatores quase exclusivamente humanos e as pessoas que nele estão

inseridas têm uma maior resistência à aceitação e incorporação de metodologias que

influenciem seu modo de trabalho.

Por isso, o envolvimento de colaboradores dos setores administrativo e pedagógico no estudo

da aplicabilidade da ferramenta 5S no ambiente escolar e da importância e dos benefícios

advindos da implantação da mesma, bem como no planejamento, coordenação e

acompanhamento do projeto é de suma importância para quebrar a resistência cultural e

possibilitar uma melhor aceitação e comprometimento com o programa.

Nos mês de dezembro, foi aplicado um treinamento sobre o Programa 5S a alguns

colaboradores, que formaram o grupo de multiplicadores 5S e foram responsáveis por realizar

a Avaliação Pré-5S em todas as áreas físicas e de gestão do colégio, assim como disseminar a

ferramenta e seus benefícios aos demais colaboradores.



7

Esse grupo foi selecionado cuidadosamente considerando características pessoais importantes

para consolidar essa etapa como liderança, organização e capacidade de comunicação e

argumentação. Foi importante também que nele estivessem envolvidas pessoas de todas as

áreas e níveis hierárquicos do colégio, para que a disseminação e sensibilização para

aplicação do 5S atingissem a todos.

Na Avaliação Pré-5S foram analisados dezesseis tópicos, cujos itens deveriam receber uma

nota de 0 a 4 (sendo 0 inexistente e 4 muito bom). Além disso, para cada tópico deveriam ser

levantados os sensos aplicáveis e os principais objetos de melhoria, visando identificar os

pontos críticos de cada setor.

Os dezesseis objetos de avaliação foram: 1) Utilização dos objetos materiais disponíveis; 2)

Otimização de recursos e materiais existentes; 3) Locais apropriados para guardar recursos e

materiais; 4) Objetos de uso pessoal com padrão/rotina ou guarda definidos; 5) Identificação

sistemática de materiais e recursos; 6) Facilidade de Acesso: Organização; 7) Sistema de

Sinalização do Ambiente; 8) Layout; 9) Nível de limpeza dos Recursos; 10) Nível de limpeza

dos Ambientes; 11) Fontes de Sujeira; 12) Meio Ambiente; 13) Realização de eventos e

reuniões voltadas para a saúde; 14) Condições de Segurança; 15) Área para Fumantes e 16)

Saúde no Trabalho.

A realização da pré-avaliação foi importante tanto para levantar os pontos iniciais de melhoria

e as necessidades de recursos de cada área de gestão, quanto para traçar um panorama global

da organização dentro de cada setor, evidenciando aspectos críticos e iniciativas que poderiam

ser replicadas e utilizadas como benchmark interno. Esses resultados, juntamente com o

registro fotográfico dos ambientes, antes da implantação da ferramenta e das modificações

estruturais, também foram imprescindíveis para facilitar a sensibilização total e o surgimento

do senso de urgência para a necessidade de uma modificação estrutural e cultural profunda e

de uma melhoria nos ambientes e processos internos do Colégio.

Um resultado significativo da Avaliação Pré-5S foi a identificação da biblioteca como

benchmark interno do Colégio e, neste caso, foi definido que seu nível de organização deveria

servir de exemplo às demais áreas. Além disso, levantaram-se como pontos críticos em todos

os setores a falta de local apropriado para disposição dos objetos em uso no trabalho e falta de

eventos voltados para a saúde do trabalhador, havendo pouca atenção interna à ergonomia dos

postos de trabalho.

7.3 Subprojetos de Apoio

Para fornecer um suporte à implantação do Programa 5S no Colégio, foram definidos os

seguintes subprojetos:

Subprojeto Sensibilização

Há quem diga que praticar o 5S é praticar "bons hábitos" ou "bom senso". Apesar da

simplicidade dos conceitos e da facilidade de aplicação na prática, a sua implantação efetiva

não constitui uma tarefa simples, isto porque a essência dos conceitos é a promoção de

mudança de atitudes e hábitos das pessoas e sempre que as pessoas tentam mudar seus hábitos

de pensamento ou de ação, precisam reverter décadas de aprendizagem estabelecidas ao longo

de anos de repetição (GOLEMAN, BOYATZIS e MCKEE, 2002, p. 115). Essas

considerações podem indicar que o modo escolhido para sensibilizar as pessoas deve ditar o

sucesso ou o fracasso da implantação do 5S.

Sendo assim, para potencializar os efeitos da sensibilização para implantação do Programa 5S

no Colégio, foram traçados os seguintes objetivos:

Objetivo geral: Possibilitar a mobilização das pessoas para a mudança organizacional

planejada.

Objetivo específico: Elaborar procedimentos de sensibilização de modo a mobilizar as

pessoas para a mudança organizacional, através da implantação do programa 5S.



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O principal fator de motivação pessoal do Programa 5S no Colégio está na forma democrática

e respeitosa com que o tema foi e é abordado na instituição. Outra questão importante que

deve ser trabalhada é o envolvimento pleno dos colaboradores, ressaltando a importância

deles no processo como peças fundamentais para que a mudança de cultura seja efetiva.

Com isso, nessa etapa foram elaborados e promovidos procedimentos de sensibilização de

modo a mobilizar as pessoas para a mudança organizacional planejada, através da

implantação do Programa 5S.

Além disso, foram realizados encontros e discussões com os multiplicadores e com todos os

colaboradores do Colégio, a fim de esclarecer e explicar os detalhes teóricos sobre a

ferramenta, sua importância e seus benefício, além de detalhar o Programa 5S no Colégio. O

envolvimento e sensibilização diária dos funcionários pelos multiplicadores foram

fundamentais nessa etapa, uma vez que, por passar a maior parte do dia próximo à sua equipe,

os mesmos mantinham o tema de melhoria e organização presentes nas discussões diárias.

Todos esses pontos fazem com que a sensibilização seja uma das etapas mais importantes do

programa, uma vez que ela é quem vai determinar se haverá uma adesão e comprometimento

efetivo dos colaboradores em todas as etapas do projeto.

Assim, como resultado deste subprojeto, foi possível obter uma adesão quase unanime e

imediata ao projeto, gerada tanto pela forma simples e ilustrativa com que os conceitos sobre

o 5S foram apresentados, quanto pela abertura à discussão e à apresentação de sugestões pelos

colaboradores, possibilitando o envolvimento de todos nos projetos de melhoria.

Subprojeto Comunicação

Este subprojeto teve como meta viabilizar as idéias propostas durante a sensibilização para

implantação do Programa 5S, utilizando as diretrizes descritas no mesmo e os conceitos e

recursos mais atuais em tecnologia de informação e de comunicação.

Nessa etapa foi fundamental definir a identidade visual do Programa e, com ela, todas as

imagens e objetos que foram vinculadas ao projeto dentro do Colégio. A criação de logos e

imagens que remetam ao projeto foi fundamental para manter o 5S sempre presente na rotina

diária dos colaboradores.

A Cartilha do Programa 5S, um dos requisitos do projeto de sensibilização, foi desenvolvida

nesta etapa com o objetivo de sintetizar os conceitos e incluir as informações relevantes do

referido Programa. Isso foi importante uma vez que a maioria dos colaboradores do Colégio

nunca tinha ouvido falar na ferramenta e não sabia como o 5S influenciaria e melhoraria suas

atividades no dia-a-dia. Por isso, ter disponíveis fontes de consulta teórica e prática sobre a

ferramenta foi fundamental para permitir uma maior compreensão e envolvimento das

pessoas.

Como resultados deste subprojeto, foram desenvolvidos todos os itens visuais do Programa,

bem como todo o material teórico sobre a ferramenta, que permitiu capacitar mais de 40

colaboradores para as praticas do 5S.

Subprojeto Infraestrutura

Para viabilizar os Projetos de Sensibilização e de Comunicação, foi necessário haver um

projeto de infraestrutura que providenciasse os materiais de divulgação e sensibilização

necessários (carta convite, cartilha e flanelas personalizadas). Além disso, foi capaz de

fornecer todo o suporte operacional e logístico durante a implantação do Programa.

Esse subprojeto teve o objetivo de providenciar todos os recursos, equipamentos e materiais

necessários para as mudanças propostas nos ambientes de trabalho, bem como garantir que as

melhorias necessárias identificadas na pré-avaliação ocorressem no prazo e com os recursos

disponíveis.



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Ele foi importante para estruturar o cronograma de mudanças infra-estruturais, alocando os

recursos disponíveis de acordo com a prioridade de mudança, bem como garantir que as

alterações fossem realizadas de acordo com as necessidades levantadas na avaliação pré-5S.

O resultado do mesmo foi a completa reestruturação dos setores administrativos e pedagógico

do colégio, de acordo com o orçamento disponível e o calendário de mudança (que abrangia

as férias escolares), bem como possibilitou que todos os investimentos e ações previstas nos

subprojetos anteriores fossem realizados no prazo necessário.

7.4 Etapas de Implantação

A implantação do Programa 5S no Colégio foi dividida em sete etapas: Implantação dos

sensos de Utilização, Ordenação e Limpeza; Avaliação das Etapas de Utilização, Ordenação e

Limpeza; Implantação do senso de Saúde; Implantação do senso de Autodisciplina; Avaliação

das Etapas Saúde e Autodisciplina; Disseminação do Programa 5S entre professores e alunos

e Avaliação final.

Dessas etapas, as duas primeiras foram concluídas, enquanto as demais estão em processo de

implantação e planejamento.

4.4.1 Etapas concluídas

Implantação dos sensos de Utilização, Ordenação e Limpeza

Nessa etapa foi realizada a implantação dos três primeiros sensos do 5S, através da realização

do “Dia D” nas áreas do Colégio. Como marco do Programa 5S, o Dia D foi decisivo no

processo de implantação. Nesse dia todos os colaboradores aplicaram os sensos de utilização,

organização e limpeza em seu ambiente de trabalho. Cabe ressaltar que todo esse processo só

se tornou realidade em função do comprometimento efetivo de toda a equipe em todas as

ações.

Uma particularidade desta etapa foi que as atividades de implantação dos três primeiros

sensos se estenderam além do Dia D, uma vez que, conforme as necessidades de modificação

de cada setor foi necessário programar mais que um dia para realização dessa etapa, o que não

prejudicou o resultado da implantação dos sensos, mas apenas retardou, em algumas áreas, a

obtenção do resultado esperado.

Esta etapa visou: organizar as áreas de gestão do colégio e as áreas de apoio, melhorando a

utilização dos recursos no ambiente de trabalho e descartando ou pondo a disposição os itens

sem serventia; padronizar a disposição dos objetos dentro de cada área, facilitando o fluxo de

trabalho e o acesso aos recursos necessários para plena execução do mesmo; e elaborar

instruções de trabalho para a equipe de limpeza e manutenção, bem como divulgar práticas de

colaboração de todos para a manutenção dos ambientes limpos e organizados.

Para este momento, foi fundamental o resultado obtido na planilha de Avaliação pré-5S, uma

vez que as mudanças previstas na mesma, inclusive na infra-estrutura, foram implantadas,

fazendo com que esta pré-avaliação servisse como um guia para as modificações propostas

pela equipe.

Os resultados principais obtidos com essa etapa foram: maior satisfação dos colaboradores

com seu ambiente de trabalho; melhor organização dos recursos, ferramentas e materiais;

criação de um ambiente mais propício à interação e comunicação interpessoal; redução do

desperdício de materiais e menor ociosidade no trabalho.

Avaliação das Etapas de Utilização, Ordenação e Limpeza

Essa etapa visou quantificar e avaliar, sob a coordenação dos multiplicadores, os resultados

obtidos no Dia D e, se necessário, tomar as medidas corretivas, visando garantir um

desempenho satisfatório e a implantação dos Sensos Utilização, Ordenação e Limpeza.

Essa primeira avaliação 5S foi comparada à pré-avaliação, de forma a servir como base para

novas melhorias, o que foi um passo fundamental para o desenvolvimento da cultura para a

melhoria contínua.



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Como resultado desta etapa, temos que apenas 3% dos colaboradores apresentam como

principal motivo de insatisfação pessoal as condições de trabalho oferecidas pelo Colégio,

número esse apurado na Pesquisa de Clima Organizacional realizada entre os colaboradores

no mês de março de 2011. Além disso, conforme apresentado nas figuras abaixo, temos a

melhoria dos ambientes internos e espaços de trabalho.

Figura 1 – Sala de convivência antes e depois.



11

Figura 2 – Sala dos Professores antes e depois.

Figura 3 – Departamento de Marketing antes e depois.

Figura 4 – Oficina antes e depois.

4.4.2 Etapas Futuras



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Implantação do senso de Saúde

Consolidar os Sensos anteriores e aplicar o Senso de Saúde, observando as instruções

fornecidas. Nesta etapa, itens como ergonomia, iluminação e ventilação, uso de uniforme,

higiene pessoal, bem-estar no trabalho, comunicação e relacionamento interpessoal, deverão

ser observados e avaliados. Os itens que não tiverem sido solucionados na análise da infra-

estrutura, serão fonte de projeto específico.

Implantação do senso de Autodisciplina

Garantir a manutenção e aprimoramento dos resultados obtidos nas etapas anteriores,

estimulando o hábito consciente e voluntário das práticas apreendidas.

Avaliação das Etapas Saúde e Autodisciplina

Quantificar e avaliar, sob a coordenação dos multiplicadores, os resultados obtidos e, se

necessário, tomar as medidas corretivas, visando garantir um desempenho satisfatório e a

implantação dos Sensos Saúde e Autodisciplina, e, consequentemente, o sucesso da

implantação do Programa 5S. Nesta etapa, será implantado o cronograma de auditorias

internas e serão definidos encontros e discussões periódicas para melhoria constante e

expansão do projeto.

Disseminação do Programa 5S entre professores e alunos

Estender o Projeto a Professores e Alunos, trabalhando com eles questões relacionadas a

metodologia escolar, organização para o estudo, responsabilidade sócio-ambiental, entre

outras.

Avaliação Final

Verificar efetividade da implantação do programa e levantar os pontos de melhoria através da

avaliação global do Programa.

Nesta etapa, alguns indicadores podem ser utilizados: Otimização de espaço por área;

Otimização de Recursos (Bens e Materiais) por áreas envolvidas; Calcular Resultados

Financeiros (obtidos com a realocação e restauro); Áreas abrangidas; Total de Multiplicadores

envolvidos (Comitê 5S); Total de colaboradores envolvidos; Melhoria da qualidade de vida e

reconhecimento dos colaboradores.

5. Considerações Finais

Percebe-se que a implantação do Programa 5S no Colégio em muito contribuiu para que a

empresa conseguisse organizar melhor seu ambiente de trabalho, melhorasse os processos e a

comunicação interna, e reduzisse os desperdícios materiais. Além disso, o a implantação do

projeto, como resultado maior, permitiu uma maior satisfação dos colaboradores com seu

posto de trabalho, bem como dos professores e alunos com as instalações oferecidas pela

instituição.

O Programa 5S se mostrou uma ferramenta simples, porém complexa, uma vez que, apesar da

aparente melhora que gera no espaço físico, também visa motivar mudanças pessoais, de

hábitos e atitudes, o que se mostra mais difícil de ser alcançado, principalmente no ambiente

escolar, onde tantos fatores humanos estão inter-relacionados e fazem parte de todo o

processo.

Este trabalho possibilitou a execução de melhorias significativas no ambiente de trabalho e

vem gerando, aos poucos, mas de forma consistente, uma mudança no comportamento pessoal

dos funcionários, não somente no ambiente de trabalho, mas também fora dele, sendo que a

maior expectativa futura é atingir, com os princípios dos cinco sensos, os alunos e a

comunidade, cumprindo com uma das principais missões da escola, disseminar conhecimento,

senso crítico e bons hábitos.

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a implantaÇÃo do programa 5s em uma escola da … · 2016-08-11 · a relevância do trabalho...

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