SUMÁRIO

1. 5S EDUCAÇÃO NA EMPRESA................................................................................1

2. ENTENDENDO UM POUCO MAIS SOBRE OS HÁBITOS..........................................3

3. O PROGRAMA 5S E OS HÁBITOS..........................................................................4

3.1. O 1º S DOS 5S´S – SENSO DE UTILIZAÇÃO.........................................................6

3.2. O 2º S DOS 5S´S – SENSO DE ORGANIZAÇÃO....................................................7

3.3. O 3º S DOS 5S´S – SENSO DE LIMPEZA OU SEISOU............................................9

3.4. O 4º S DOS 5S´S – SENSO DE HIGIENE OU SEIKETSU........................................10

3.5. O 5º S DOS 5S – SENSO DE AUTODISCIPLINA OU SHITSUKE............................11

4. FAZENDO O PROGRAMA 5S ACONTECER, NA PRÁTICA!.....................................12

5. A IMPORTÂNCIA DAS AUDITORIAS DA QUALIDADE E DO PROGRAMA 5S..........14

1. 5S EDUCAÇÃO NA EMPRESA

Como faço para organizar a minha empresa? A falta de organização é um problema que gera grandes perdas para as pequenas e médias empresas. Desperdícios de material, perda de tempo, serviços têm de ser feitos mais de uma vez. Com medidas simples podemos solucionar essa situação.

Para efetivamente solucionarmos tal acontecimento utilizaremos a ferramenta de administração denominada 5S, de origem japonesa. Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu e Shitsuke.

O 5S é uma filosofia e prática que visa influenciar o comportamento do indivíduo para melhorar o seu desempenho e ambiente de trabalho como também a sua vida. De modo prático vamos apresentar um modelo de aplicação desta ferramenta em sua empresa.

A primeira medida a ser tomada é convocar uma reunião na empresa e falar sobre o novo projeto. Demonstrar sua importância e envolver todos os colaboradores. Em sequência forme uma equipe de três a cinco pessoas para estudar o 5S.

Marque uma data especial para o lançamento do projeto. Comova toda empresa nesse dia. Faça uma apresentação da ferramenta pela equipe. Explique como será implantada a ferramenta e deixe as pessoas a vontade para perguntarem, tirar dúvidas.

No dia seguinte aplique o conceito do primeiro passo que é a organização. Separar as coisas úteis das inúteis. Dando um destino para as inúteis. Esse trabalho tem de ser feito por todo funcionário em seu posto de trabalho e é requisito para o próximo passo.

Ordenação é o prosseguimento as coisas úteis têm de ser dispostas de acordo com o senso de utilidade. Item mais usado fica mais próximo de ser manuseado.

Zelo é o próximo passo, é limpar o local de trabalho, verificar falhas no ambiente que devem ser sanadas. Sempre feito pelo próprio funcionário.

É importante nesse passo. A equipe responsável pela implantação do 5S. Convocar uma reunião para acertar diretrizes e premiar as ações certas. É importante também que se tirem fotografias de antes e depois do início do processo de implementação dos três “S”.

O quarto passo é a padronização, é certificar-se de que os passos atrás estão sendo aplicados a cada dia. Se não há desvios de conduta. É muito importante certificar-se disso.

O passo final é a disciplina, neste passo tem-se de observar se os processos foram absorvidos pela empresa. Se os comportamentos de organização são aplicados e replicados dentro da empresa. Esse é um método educacional que tem de ser auto reproduzido.

Siga os passos e implante o 5S em sua empresa, os resultados serão imensos.

2. ENTENDENDO UM POUCO MAIS SOBRE OS HÁBITOS

O Programa 5S’s é uma ferramenta da qualidade que visa à mudança de hábitos pessoais, em prol da melhoria do ambiente de trabalho e da saúde física e mental das pessoas. Para entender como o Programa funciona, é preciso, além de entender e vivenciar cada um dos seus cinco “S”, saber um pouco mais sobre o que são os hábitos.

É comum ouvirmos frases como “Fulano tem o hábito de...” ou “Isso é questão de hábito.”. Mas o que vem a ser, afinal, “hábito”? O termo “hábito”, do latim “habitus”, está associado ao comportamento que aprendemos e repetimos, sem que para isso tenhamos que pensar para realizá-lo. Ele é composto por nossos costumes, nossa maneira de viver, nos comportar e agir.

É graças ao hábito que não precisamos pensar toda vez que damos um passo para andar, pois ele faz com que determinadas ações sejam automáticas. Sem ele, teríamos sempre que aprender a falar, andar e trabalhar, por exemplo. Até mesmo nossas preferências alimentícias são questões de hábitos.

A criança que durante a infância é incentivada pelos pais a comer verduras, legumes e frutas, será um adulto consumidor desses alimentos. Aquelas que não tiveram esse incentivo, dificilmente serão apreciadoras desses tipos de alimentos. É tudo uma questão de hábito.

E, se tudo é questão de hábito, como, então, os adquirimos? A criação de hábitos está associada a alguns fatores como a repetição, a atração, o interesse, a conformidade com a natureza, aos intervalos, a maturação e aos testes e erros.

A repetição é uma forma de treinamento, em que o maior ou menor grau de perfeição de um ato dependerá da frequência em que o praticamos. A repetição faz com uma ação persista e seja mais facilmente executada, tornando-se um hábito.

O fator da atenção é de extrema importância para a aquisição de um hábito. Além de repetirmos uma ação, temos que ter atenção para selecionar os movimentos que nos serão úteis, organizá-los e intensificar o nosso interesse.

O interesse será o nosso combustível para nos habituarmos mais rapidamente a uma situação ou ação. Motivação, desejo e ambição são fundamentais para que possamos adquirir os hábitos desejados.

A conformidade com a natureza garante que o hábito desejado esteja em acordo com as nossas exigências naturais. Podemos, por exemplo, ficar horas sem beber água, mas não conseguimos criar o hábito de viver sem água, pois ela é fundamental para mantermos uma boa saúde e qualidade de vida.

O fator dos intervalos determina que devemos realizar atividades com intervalos programados para melhor aprendermos ou adquirirmos um hábito. Para nos habituarmos a frequentar a academia, por exemplo, começamos com exercícios mais leves e com intervalos determinados entre uma atividade e outra. Só depois de nos

habituarmos e melhorarmos o nosso condicionamento físico, é que os exercícios aumentam e o intervalo entre eles é modificado.

A tentativa e o erro são características que fazem parte de nossa vida desde que éramos bebê. É comum criarmos hipóteses e testá-las. O erro nos permitirá crescer, pois teremos que pensar em uma nova hipótese e testá-la novamente, até que ela esteja correta. Diante do acerto, vamos criando pequenos hábitos até que haja a fixação deste.

Por exemplo, o recém-nascido não sabe falar, para conseguir o que deseja ele testa hipóteses até que o seu desejo seja atendido. O choro é uma dessas hipóteses que deu certo, já que diante dele há a presença de um adulto, geralmente a mãe ou o pai, que verifica a necessidade da criança.

O fator maturação é o tempo adequado para adquirir um hábito. Antes ou depois desse tempo é difícil que consigamos adquirir um novo hábito. Quando falamos que uma pessoa é “cabeça dura” ou que ela nunca muda é por causa desse tempo de maturação. Seus hábitos já estão enraizados, dificilmente ela os mudará ou irá adquirir novos.

Depois que adquirimos uma série de hábitos, eles podem ser enquadrados em algumas categorias. Temos os hábitos orgânicos, que garantem a nossa adaptação a novos ambientes; os hábitos motores, que estão relacionados a nossa personalidade, a nossa forma de agir, falar, andar e escrever, por exemplo, e até aos nossos tiques nervosos; e os hábitos mentais, determinam a nossa forma de pensar e de sentir, como os hábitos de agir com ética e de sempre cumprimentar um conhecido.

Bom, não se esqueça de algo importante: os hábitos podem ser mudados. Novas situações podem exigir novos hábitos e atitudes. Sem falar naqueles que são desagradáveis e prejudiciais que precisam ser mudados para que possamos ter um convívio melhor com as pessoas que nos cercam.

3. O PROGRAMA 5S E OS HÁBITOS

O Programa 5S’s é uma ferramenta da qualidade que visa à mudança de hábitos pessoais, em prol da melhoria do ambiente de trabalho e da saúde física e mental das pessoas. Para entender como o Programa funciona, é preciso, além de entender e vivenciar cada um dos seus cinco “S”, saber um pouco mais sobre o que são os hábitos.É comum ouvirmos frases como “Fulano tem o hábito de...” ou “Isso é questão de hábito.”.

Mas o que vem a ser, afinal, “hábito”? O termo “hábito”, do latim “habitus”, está associado ao comportamento que aprendemos e repetimos, sem que para isso tenhamos que pensar para realizá-lo. Ele é composto por nossos costumes, nossa maneira de viver, nos comportar e agir.

É graças ao hábito que não precisamos pensar toda vez que damos um passo para andar, pois ele faz com que determinadas ações sejam automáticas. Sem ele, teríamos sempre que aprender a falar, andar e trabalhar, por exemplo. Até mesmo nossas preferências alimentícias são questões de hábitos.

A criança que durante a infância é incentivada pelos pais a comer verduras, legumes e frutas, será um adulto consumidor desses alimentos. Aquelas que não tiveram esse incentivo, dificilmente serão apreciadoras desses tipos de alimentos. É tudo uma questão de hábito.

E, se tudo é questão de hábito, como, então, os adquirimos? A criação de hábitos está associada a alguns fatores como a repetição, a atração, o interesse, a conformidade com a natureza, aos intervalos, a maturação e aos testes e erros.

A repetição é uma forma de treinamento, em que o maior ou menor grau de perfeição de um ato dependerá da frequência em que o praticamos. A repetição faz com uma ação persista e seja mais facilmente executada, tornando-se um hábito.

O fator da atenção é de extrema importância para a aquisição de um hábito. Além de repetirmos uma ação, temos que ter atenção para selecionar os movimentos que nos serão úteis, organizá-los e intensificar o nosso interesse.

O interesse será o nosso combustível para nos habituarmos mais rapidamente a uma situação ou ação. Motivação, desejo e ambição são fundamentais para que possamos adquirir os hábitos desejados.

A conformidade com a natureza garante que o hábito desejado esteja em acordo com as nossas exigências naturais. Podemos, por exemplo, ficar horas sem beber água, mas não conseguimos criar o hábito de viver sem água, pois ela é fundamental para mantermos uma boa saúde e qualidade de vida.

O fator dos intervalos determina que devemos realizar atividades com intervalos programados para melhor aprendermos ou adquirirmos um hábito. Para nos habituarmos a frequentar a academia, por exemplo, começamos com exercícios mais leves e com intervalos determinados entre uma atividade e outra. Só depois de nos habituarmos e melhorarmos o nosso condicionamento físico, é que os exercícios aumentam e o intervalo entre eles é modificado.

A tentativa e o erro são características que fazem parte de nossa vida desde que éramos bebê. É comum criarmos hipóteses e testá-las. O erro nos permitirá crescer, pois teremos que pensar em uma nova hipótese e testá-la novamente, até que ela esteja correta. Diante do acerto, vamos criando pequenos hábitos até que haja a fixação do hábito. Por exemplo, o recém-nascido não sabe falar, para conseguir o que deseja ele testa hipóteses até que o seu desejo seja atendido.

O choro é uma dessas hipóteses que deu certo, já que diante dele há a presença de um adulto, geralmente a mãe ou o pai, que verifica a necessidade da criança.

O fator maturação é o tempo adequado para adquirir um hábito. Antes ou depois desse tempo é difícil que consigamos adquirir um novo hábito. Quando falamos

que uma pessoa é “cabeça dura” ou que ela nunca muda é por causa desse tempo de maturação. Seus hábitos já estão enraizados, dificilmente ela os mudará ou irá adquirir novos.

Depois que adquirimos uma série de hábitos, eles podem ser enquadrados em algumas categorias. Temos os hábitos orgânicos, que garantem a nossa adaptação a novos ambientes; os hábitos motores, que estão relacionados a nossa personalidade, a nossa forma de agir, falar, andar e escrever, por exemplo, e até aos nossos tiques nervosos; e os hábitos mentais, determinam a nossa forma de pensar e de sentir, como os hábitos de agir com ética e de sempre cumprimentar um conhecido.

Bom, não se esqueça de algo importante: os hábitos podem ser mudados. Novas situações podem exigir novos hábitos e atitudes. Sem falar nos hábitos desagradáveis e prejudiciais que precisam ser mudados para que possamos ter um convívio melhor com as pessoas que nos cercam.

3.1. O 1º S DOS 5S´S – SENSO DE UTILIZAÇÃO

O primeiro senso do Programa 5S é o chamado Seiri ou Senso de Utilização. É o nosso ponto inicial para colocar o trabalho em ordem. É saber, antes de tudo, separar o que é útil do que é inútil e o que é necessário do que é desnecessário. Atente que inútil não significa que pode ser jogado fora, e sim que no momento não tem utilidade.

O Senso de Utilização consiste em analisar os locais de trabalho e classificar todos os itens (objetos, materiais, informações, etc.) segundo critérios de utilidade ou frequência de uso, para depois retirar do ambiente tudo o que não precisa estar ali.

Objetos inúteis precisam ser descartados, vendidos, doados ou jogados no lixo. Devemos procurar manter somente o necessário para as atividades na quantidade certa e em condições de uso.

Vamos descartar tudo aquilo que foi usado nos últimos meses e que não há previsão de ser usado novamente. Somente o que tiver utilidade imediata deve estar na área de trabalho: coloque perto da máquina, bancada, mesa ou área de trabalho o que se usa toda hora; próximos ao local de trabalho devem ficar os materiais usados poucas vezes no dia; e, no armário, arquivo ou depósito deixamos os materiais usados de vez em quando.

Nessa etapa, separamos os objetos e/ou materiais por grau, tipo ou tamanho.Pense nas atitudes que você pratica no seu dia a dia que podem ser consideradas como desperdício e procure evitá-las. Vejamos alguns exemplos de desperdício:

Produtos e/ou serviços em fila de espera para serem executados. Estoques além do necessário. Luzes acesas em ambientes vazios ou muito claros. Banhos quentes demasiadamente demorados. Máquinas e equipamentos ligados desnecessariamente.

Jogar no lixo materiais em condições de uso. Bate papos desnecessários no ambiente de trabalho.Para garantir o sucesso da implantação do 1º S, é necessário realizar um

planejamento claro de tudo aquilo que precisa ser feito. Cartazes podem ser afixados, visando a sensibilização da equipe. E, além disso, é importante capacitar todas as pessoas para a execução do senso de utilização.

A criação de uma lista de verificação é um instrumento que auxilia na prática do senso. Entre os questionamentos da lista podemos citar as seguintes perguntas:

Há objetos desnecessários no local de trabalho? Há quantidade excessiva de material de expediente (lápis, borracha, caneta

etc)? O Senso de Utilização foi realizado no computador? As áreas em comum, tais como cozinha, banheiros, vestiários, pátios estão em

ordem? Quando necessário, os colaboradores utilizam Equipamentos de Proteção

Individual (EPI’s)?Com o início do Senso de Utilização, começam a surgir os materiais inúteis, que

devem ser removidos para uma “área de descarte”. Nessa área, todo o seu material deve ser devidamente identificado.

A área de descarte não é sinônimo de bagunça. Até porque, nessa área, há muita coisa que pode ser útil para outro setor, por isso o descarte deve estar organizado e os objetos de fácil localização.Com o primeiro S implantado, esperam-se os benefícios abaixo:

Facilidade nas informações e na procura de objetos. Diminuição da necessidade de espaço e de estoque de materiais. Diminuição do desperdício. Diminuição de custos. Melhor aproveitamento do tempo e de recursos. Maior organização. Aumento da produtividade.

3.2. O 2º S DOS 5S´S – SENSO DE ORGANIZAÇÃO

O segundo senso do Programa 5S é o chamado Seiton ou Senso de Organização ou de Ordenação. Ele consiste em arrumar objetos, materiais e informações úteis de maneira funcional, possibilitando o acesso rápido e fácil ao que deseja. O lema desse senso é ter cada coisa em um lugar definido de forma a facilitar a localização por qualquer pessoa e a qualquer momento.

Algo imprescindível para a implantação desse senso é a conscientização da importância de sermos pessoas organizadas. O que adianta organizar tudo, se depois vem alguém bagunçando tudo?

Depois de reforçar esse aspecto, você precisa realizar uma pesquisa do layout adequado para o ambiente e de todos os objetos que o compõem. Um ponto interessante é se você documentar por fotos ou filmes o ambiente, assim poderá comparar o “antes” e o “depois” da implantação do segundo S.

É chegada a hora de organizar os objetos. Arrume a disposição dos móveis, organize os materiais que restaram após a etapa de descarte e determine e identifique um lugar para cada objeto. Determine os locais apropriados e os critérios de estocagem de materiais, equipamentos, ferramentas e documentos.

Lembre-se de um fator importante: itens mais velhos devem ser deixados à frente dos mais novos, pois precisam ser usados primeiro, principalmente no caso de materiais com prazo de validade.

Perceba que a organização não ocorre apenas no ambiente físico, no meio virtual ela também é necessária. Nos computadores, identifique arquivos ou pastas e organize os e-mails.

Leia abaixo algumas dicas para praticar o Senso de Organização: Organize suas coisas de acordo com os seguintes critérios:

o Aquilo que é usado constantemente fica ao alcance das mãos.o Usado ocasionalmente, mantenha próximo ao local de trabalho.o O que é usado raramente fica fora do local de trabalho.

Defina mecanismos de identificação apropriados. Padronize nomenclaturas. Use etiquetas coloridas para identificação. Identifique o lugar de cada coisa e os objetos guardados. Organize seus livros por gêneros e em ordem de relevância e interesse na

leitura. Separe documentos pessoais e profissionais em pastas identificadas.

Depois de organizar tudo, verifique se realmente o que precisava foi feito. Para isso, responda as seguintes perguntas:

Há um local determinado para cada tipo de objeto? Os materiais/equipamentos estão organizados e identificados? Os materiais quando retirados e usados, são colocados no mesmo lugar? Todos os materiais e documentos em cima das mesas estão sendo utilizados?

Há excesso de materiais nas mesas, gavetas ou armários?Com tudo organizado, esperam-se os seguintes benefícios:

Facilidade para encontrar documentos, materiais e outros itens necessários ao trabalho.

Diminuição de compras desnecessárias. O término do estresse de procurar algo e não encontrar.

O aumento do fluxo das informações. Maior agilidade no trabalho. Melhoria na comunicação interna e externa. Melhora no aspecto visual dos ambientes.

3.3. O 3º S DOS 5S´S – SENSO DE LIMPEZA OU SEISOU

O terceiro senso do Programa 5S é o chamado Seisou ou Senso de Limpeza. No dicionário, o termo “limpeza” possui os seguintes significados: qualidade de limpo, de asseado; esmero, aprimoramento; coisa bem feita, acabada, caprichada.

Nessa etapa é importante não só executar a limpeza do ambiente, mas também mantê-la. É chegada a hora de educar para não sujar e zelar por tudo que é de nossa responsabilidade.

Ter senso de limpeza significa ter limpo. O mais importante não é de limpar, precisamos identificar podermos bloqueá-las. O senso banheiros.Assim, quando se realiza a fase da Limpeza, verifica-se a situação geral da organização.

Nesse momento, é possível detectar sujeiras e outros aspectos que possam agredir o homem e o meio ambiente.Veja algumas dicas para começar a implantar o 3º S:

Marque e implante o “Dia da Limpeza”. Defina as regras para a manutenção da limpeza. Defina locais para a coleta de lixo. Estude a possibilidade de realizar a coleta seletiva. Estimule os colegas a manter a limpeza obtida, evitando:

o Que se jogue coisas no chão.o Que sejam guardadas ferramentas sujas.o Que haja vazamento em equipamentos.o Que áreas de alimentação e banheiros fiquem sujos.o Que trabalhem com roupas imundas.

Todos devem se comprometer com a limpeza de cada um e com a limpeza das áreas comuns. O sucesso dessa fase dependerá de todos.

Após implantado, é chegado a hora de verificar se o 3º S foi realmente executado de forma eficiente. Pense nas seguintes perguntas:

As paredes estão limpas? Os colaboradores realizam diariamente a limpeza do seu local de trabalho? Os computadores estão limpos? As plantas existentes no ambiente estão adequadamente tratadas? O piso está limpo e bem conservado? Existe poeira sobre os armários, escrivaninhas e/ou bancadas?

A apresentação pessoal (uniforme/vestuário) demonstra asseio?Se tudo está devidamente organizado e limpo, é só colher os benefícios de mais

uma etapa do Programa 5S. Dentre eles: Maior durabilidade dos equipamentos. Redução do índice de acidentes de trabalho. Ambiente mais higiênico. Ambiente de trabalho agradável e saudável. Diminuição do desperdício. Prevenção de poluição. Melhoria da imagem interna e externa da empresa.

3.4. O 4º S DOS 5S´S – SENSO DE HIGIENE OU SEIKETSU

O 4º S do Programa 5S’s é o Seiketsu ou Senso de Higiene ou Saúde. O Seiketsu visa a melhoria da qualidade de vida, criando condições que favoreçam a saúde física, mental e emocional, a partir de práticas de higiene. O senso de higiene reforça a necessidade de uma mudança comportamental.

É chegado o momento de organizar as suas atividades diárias: dedique um tempo só para você, um tempo para a família e os amigos e um tempo para organizar as idéias, os planos pessoais e os objetivos de vida.

Cuidar da higiene é, além da sua limpeza pessoal, também cuidar da sua imagem e da mente. Para ter uma boa imagem pessoal, corte os cabelos, a barba e as unhas, e use sempre roupas e sapatos limpos. É também cuidar do cheiro que você exala.

E, no aspecto psicológico, trabalhe a sua auto-estima, administre problemas e conflitos emocionais, expulse os maus sentimentos e tenha empatia.

Além disso, é preciso estar atento ao bem estar coletivo: mantenha um bom clima organizacional, zele pela qualidade das relações de trabalho e mantenha o local de trabalho e as áreas comuns organizados e limpos.

Veja abaixo algumas dicas para praticar o senso de higiene: Cuide para que a prática dos sensos anteriores permaneça. Promova discussões acerca do tabagismo. Realize exames periódicos de saúde. Cumpra e busque melhorar os procedimentos de segurança, sejam eles

individuais ou coletivos. Promova um bom clima de trabalho, ativando franqueza e delicadeza nas

relações entre as pessoas. Assuma o que fez para não prejudicar o outro.

Implantado o 4º S é hora de checar se ele está realmente funcionando. Tente responder às seguintes perguntas:

A quantidade e qualidade da iluminação para o trabalho são adequadas? A apresentação do pessoal (uniforme/vestuário) demonstra asseio? Os banheiros, vestiários e armários estão em boas condições? Há uma preocupação generalizada pela higiene no local de trabalho? Os colaboradores dos setores utilizam EPI’s e EPC’s adequados em seu setor ou

em outros setores, quando necessário? Os colaboradores cumprem horários e prazos estabelecidos? A relação entre os colegas de trabalho é boa, havendo respeito e

profissionalismo?Após a implantação e checagem do 4º S são esperados os seguintes

benefícios: Aumento no senso de segurança. Melhoria na imagem dos funcionários. Aumento da satisfação pessoal. Melhoria da imagem da empresa perante os clientes. Colaboradores mais saudáveis. Prevenção de acidentes. Prevenção e controle do estresse. Melhoria da qualidade de vida.

3.5. O 5º S DOS 5S – SENSO DE AUTODISCIPLINA OU SHITSUKE

O Senso de Autodisciplina ou Shitsuke é o 5º S do Programa 5S’s. Esse senso indica o momento em que as pessoas se conscientizam da necessidade de buscar o auto-desenvolvimento e consolidar as melhorias alcançadas com a prática dos “4S” anteriores.

Para conquistar a ordem mantida é preciso exigir de cada pessoa uma autodisciplina constante, muita determinação para manter as conquistas das etapas anteriores e pontualidade nos compromissos assumidos.

A ordem mantida é uma facilitadora para libertar a energia criativa e tem como objetivo levar à realização plena das coisas comuns.

Nessa etapa, é preciso cumprir rigorosamente com aquilo que foi estabelecido. Esse senso exige:

O comprometimento dos colaboradores. A ética em primeiro lugar. Ter educação, paciência e responsabilidade. Respeito às normas e procedimentos. Melhoras na comunicação. Delegação de responsabilidades e atribuição de autoridades.

Para começar a colocar em prática o 5º S: Crie procedimentos claros e possíveis de serem cumpridos.

Seja claro e objetivo na comunicação. Cumpra os horários marcados para cada compromisso. Estabeleça sempre o porquê da execução de determinada tarefa.

Com o Senso de Autodisciplina implantado, é chegada a hora de verificar se nada ficou para trás:

Há algum material fora do lugar? Há material bom perto de objetos inúteis? Há excesso de material de expediente? Os materiais/equipamentos estão organizados, identificados e limpos? A apresentação do pessoal (uniforme/vestuário) demonstra asseio? O relacionamento entre os colegas é bom? Os EPI’s estão sendo usados?

Tudo verificado? Agora é manter o trabalho realizado até aqui e colher os benefícios do Senso de autodisciplina:

Melhoria contínua da empresas e pessoal. Prevenção de perdas oriundas de processos não padronizados. Melhoria da disciplina e da ética. Melhor qualidade de vida. Cultivo de bons hábitos. Presença do trabalho em equipe, com método e maior segurança e qualidade. Conscientização da responsabilidade em todas as tarefas. Serviço dentro dos requisitos de qualidade. Desenvolvimento pessoal.

4. FAZENDO O PROGRAMA 5S ACONTECER, NA PRÁTICA!

A meta de qualquer empresa é a boa prestação de serviços, de forma eficiente e dinâmica para que o cliente fique satisfeito e para isto existem os Sistemas de Qualidade. Dentre as muitas ferramentas que podem ser usadas pra implantar um bom Sistema de Qualidade numa empresa ou instituição, uma das mais importantes é o Programa 5S.

Este é o ponto de partida e um requisito básico para o controle da qualidade, uma vez que proporciona vários benefícios ao setor. A ordem, a limpeza, o asseio e a autodisciplina são essenciais para a produtividade.

Porém, este programa implantado sozinho não assegura um sistema de qualidade eficiente. É necessário haver melhorias contínuas, treinamentos e conscientização do pessoal quanto à filosofia da qualidade. Todos da equipe devem saber diferenciar o útil do inútil, o que é realmente necessário e o que não é.

Na terminologia da Qualidade, denomina-se bloqueio de causa ou ação preventiva. Ninguém duvida que o Programa 5S tem aplicabilidade em todos os tipos

de empresas, que traz benefícios a todos que convivem no local de trabalho, melhora o ambiente, as condições de saúde, higiene e traz eficiência e qualidade.

Seus conceitos de Senso de Utilização, Senso de Arrumação, Senso de Limpeza, Senso de Saúde-Higiene e Senso de Auto-Disciplina são intuitivos, automáticos e nem deveria ser necessário existir um programa específico para este fim. Mas o que se vê quase sempre nos ambientes fabris, notadamente nas pequenas e médias empresas, é um verdadeiro caos no chão de fábrica.

Resíduos, cavacos, recipientes vazios, ferramentas no chão, dispositivos largados, lixo e coisas que até Deus duvida. Uma verdadeira zona! Entrar nos vestiários é uma possibilidade no mínimo assustadora, tal a desordem normalmente encontrada. Isso acontece mesmo depois de implantados programas como o 5S.

O problema é que no início tudo corre às mil maravilhas, com tudo limpinho, cheiroso e perfumado; mas com o passar do tempo tudo volta a ser como dantes.Ao deparar com um problema desta natureza a empresa se dá conta de que é necessário criar-se algum tipo de mecanismo de controle para que os programas de qualidade, notadamente o 5S, não se transformem em sonho numa noite de verão.

Sabemos que para que as coisas aconteçam de fato é necessário haver um responsável direto; a estória de que todos são responsáveis é conversa pra boi dormir, não funciona. Neste caso específico, para que o programa funcione, a idéia é criar um Índicador Diário de Conformidade (IDC).

E o que vem a ser o IDC? Trata-se de uma planilha de anotações, composta por dez itens, cujo objetivo seria tornar-se um instrumento para avaliar visualmente, diariamente, de forma expedita e objetiva, as condições de aparência e disponibilidade (funcionalidade e funcionamento) de instalações, equipamentos e atividades de uso rotineiro e sistemático. Imagine-se então, uma planilha ou formulário em cujo título seria Indicador Diário de Conformidade; logo abaixo teria uma tabela com quatro colunas e dez linhas; as colunas teriam a sequência numérica, depois a descrição do item verificado, seguido de OK e NÃO OK nas duas colunas subseqüentes.

Algumas premissas devem ser atendidas, como por exemplo, que a planilha do IDC deve ser originada pelo gerente responsável, seu preenchimento deve ser feito todos os dias na parte da manhã por um funcionário escalado para tal, sem prejuízo de suas atividades normais (poderá até haver rodízio), o qual deverá apenas observar e anotar; ao analisar cada um dos itens da planilha apenas colocará OK ou NÃO OK na coluna correspondente.

Os itens a serem avaliados são os seguintes (podendo haver modificações conforme cada caso):

1. Limpeza e higiene das instalações e ambiente em geral;2. Equipamentos e dispositivos de uso sistemático (xerox, computadores,

impressoras, portões, portas, instrumentos do laboratório, campainhas, lâmpadas, ar condicionado, telefones, etc);

3. Apresentação pessoal dos funcionários;

4. Estacionamento (acesso e organização);5. Aspectos de segurança (uso de EPI’s onde exigido : extintores - localização

correta, validade, locais escorregadios, passagens desimpedidas, portas de fogo abertas, etc);

6. Organização e ordenação das matérias-primas no almoxarifado (armazenamento, rótulo voltado para fora, MP’s nos locais indicados, etc);

7. Organização e limpeza das estações e ambientes individuais de trabalho, inclusive as salas de treinamento e de reunião;

8. Pontualidade dos profissionais pela manhã;9. Funcionários em seus postos de trabalho no momento da avaliação;10. Limpeza e higiene dos vestiários.

Ao final da planilha haverá uma avaliação, uma graduação, e o resultado será explicitado em termos de percentual, relacionando o número de itens Não OK com o total de itens da pesquisa, cuja equação é:

Grau = (Número de situações NÃO OK / Total de itens avaliados) x 100. Esta operação deverá ser feita pelo gerente e, evidentemente, o percentual obtido no dia da avaliação deverá ser maior do que aquele obtido na avaliação do dia anterior, a fim de evidenciar a melhoria constante.

Os itens NÃO OK deverão ser cobrados dos supervisores e encarregados setoriais com a veemência que a situação exigir,a fim de que fique claro que o jogo é à vera e que responsabilidades serão cobradas pra valer. Sem uma matriz de responsabilidades bem clara, definindo a quem cabe o quê, fica difícil cobrar resultados.

Portanto deixar bem claro as atribuições, diretas e paralelas, de cada um é meio caminho andado para o sucesso. Com estas providências o programa 5S ganhará um fôlego maior e as vantagens e dividendos da sua implantação se tornarão evidentes.

5. A IMPORTÂNCIA DAS AUDITORIAS DA QUALIDADE E DO PROGRAMA 5S

Quando implantamos um Programa 5S’s ou de Gestão da Qualidade, visamos a melhoria do ambiente que nos cerca e a nossa qualidade de vida. Só que não basta implantar o Programa, é necessário mantê-lo. Para saber se este está realmente implantado e se as pessoas o praticam, nada melhor do que realizar uma auditoria.

A auditoria é um exame detalhado de uma série de condições que se almejou, a fim de verificar se essas condições foram atendidas. Essa auditoria pode ter diversos objetivos, entre eles:

Verificar se algum ou todos os S’s foram implantados.

Verificar se são praticadas as regras estabelecidas. Detectar se a norma está sendo seguida. Analisar se o que foi planejado está sendo cumprido. Verificar se os resultados planejados estão sendo alcançados.

A verificação ou análise do Programa é necessária para averiguar a sua eficácia. Essa verificação é conhecida, no espaço organizacional, como auditoria interna.

Nas empresas, a auditoria será realizada por uma equipe de auditores, devidamente treinados para essa tarefa. Pode-se, também, realizar uma auditoria informal, em que a direção, os gestores ou as pessoas-chaves circulam pelas áreas da organização, oferecendo apoio para melhorar a prática e difundir o Programa que está sendo implantado.

Antes de começar a auditoria propriamente dita, é preciso elaborar um programa da auditoria, um roteiro, e, se possível, uma lista de verificação para que os auditores se orientem durante o processo.

Com a lista de verificação em mãos, os auditores entrevistarão os responsáveis pelos processos e outros colaboradores, examinarão registros, analisarão documentos e irão observar as atividades, tendo em vista os requisitos que precisam ser atendidos e as evidências desse atendimento. Quando se planeja bem, a auditoria os resultados tendem a ser melhores.

A auditoria precisa ser objetiva, com indicadores mensuráveis ou com informações confirmadas por mais de uma fonte. O tempo da auditoria depende do tamanho da organização a ser auditada. Em auditorias não se verifica tudo, já que é um processo de amostragem. Diferentemente de uma inspeção onde se verifica tudo. Portanto, ao se planejar a auditoria é bom programar o tempo previsto para se auditar cada local, setor ou processo.

Após a auditoria, o auditor apresenta ao grupo o que ele encontrou que precisa ser resolvido e/ou melhorado. Em um relatório é registrado o que foi visto, tanto as conformidades quanto as não conformidades, observações ou preocupações encontradas. Nesse relatório o auditor também registra alguma oportunidade de melhoria que ele julgar pertinente sugerir e os pontos fortes observados durante a auditoria.

Um relatório bem preparado servirá como uma ferramenta para a implantação de ações corretivas, preventivas e de melhorias necessárias.De posse do relatório a equipe, além de resolver os problemas detectados, é importante procurar analisar as causas dos problemas encontrados. Quando se descobre às causas fundamentais do problema é possível atuar nessas causas e evitar sua reincidência. Com isso, o problema não se repetirá mais.

À medida que a organização implanta o processo de auditorias, passa a crescer e melhorar continuamente. Melhora ao se preparar para receber a auditoria e após resolver os problemas e implementar as oportunidades de melhorias detectadas. Sem contar que durante a auditoria são detectados os problemas que precisam ser

resolvidos. Após as primeiras auditorias, o normal é se resolver os problemas, e depois começar a melhorar o que já está bom. Assim, com a melhoria contínua, se consegue chegar a excelência.