WORD – TÓPICOS AVANÇADOS E DICAS

QUEBRAS DE PÁGINA

Um erro comum dos usuários de editores de texto é pressionar a tecla ENTER várias vezes para

passar de uma página para outra. Isso causa problemas de formatação e distribuição do texto, pois

dessa forma a posição do texto de uma página fica sempre dependente do conteúdo das páginas

anteriores: se você inserir mais texto ou imagens em uma página anterior o texto da página

seguinte será “empurrado” para baixo e você terá que fazer o ajuste manual.

O procedimento correto para mudar de uma página para outra no texto é inserir quebras de

página, clicando no separador INSERIR e depois no botão QUEBRA DE PÁGINA, ou então clicando

no separador LAYOUT DE PÁGINA e depois no botão QUEBRAS e escolher “Página”.

SEÇÕES E QUEBRAS DE SEÇÕES

Seções são como subdivisões do seu texto que têm características de formatação independentes

(margens, orientação do papel, numeração de página, etc.) e que normalmente afetariam o texto

todo sem o uso de seções. O recurso de seção pode ser usado para termos no mesmo texto:

• Páginas com orientação diferente no mesmo texto (algumas páginas no formato retrato e

outras no formato paisagem)

• Algumas páginas numeradas e outras não

• Formatações diferenciadas em várias partes do texto

Para inserir quebra de seção, clique no separador LAYOUT DE PÁGINA e depois no botão QUEBRAS

e escolher “Quebra de seção – Próxima Página”.

Prática:

1) Abra um texto no Word com a página no formato retrato padrão e insira uma quebra de seção na 1ª página. Aparecerá

uma página 2 em branco. Observe que no barra de status do Word (no rodapé do Word) aparece “Seção: 2” para a página

2 e “Seção: 1” para a página 1 (se não aparecer, clique com o botão direito do mouse na barra de status e marque a

opção “Seção”). Com o cursor na página 2, formate essa página 2 para papel paisagem. Repare que apenas a página 2

ficou no modo paisagem. A página 1 continuou no modo retrato porque são seções diferentes. Insira mais uma quebra de

seção e formate a página 3 para modo retrato e veja o resultado.

2) No texto já aberto acima, insira mais duas quebras de página (não é quebra de seção), na seção 1 e na seção 2, de modo

que teremos três páginas na seção 1, três páginas na seção 2 e uma na seção 3. Insira numeração de página no texto

(menu Inserir – Número de página – final da página – ... ). Repare que a numeração ficou em todas as páginas. Para

retirar a numeração somente das páginas da seção 1, primeiro você deve desvincular a seção 2 da seção 1, para que ela

não seja afetada. Para isso dê um duplo clique na área do rodapé da primeira página da seção 2 (próximo ao número de

página 3). Irá aparecer uma linha tracejada com as mensagens “Rodapé –Seção2-“ e “Mesmo que a seção anterior”,

indicando que você está na área de rodapé da seção 2 e que ela irá receber a mesma configuração de cabeçalho, rodapé

(e numeração) da seção anterior. Agora, para desvincular a seção 2 da seção 1, clique em “Vincular ao anterior” na barra

de ferramentas “Ferramentas de Cabeçalho e Rodapé” / “Design” que aparece na parte superior. A mensagem “Mesmo

que a seção anterior” irá sumir do rodapé da seção 2. Agora clique na página 1 da seção 1 e vá no remova os números de

página (Inserir – Número de página – Remover Números de página) e deve sumir a numeração somente da seção 1.

ESTILOS

Estilos, como a própria palavra indica, são estilos de texto pré-definidos que agregam várias

características de formatação (de fonte, parágrafo, lista, numeração, etc.) que podem ser

aplicadas ao texto em edição.

Cada estilo recebe um nome e o Word já vem com vários estilos pré-definidos e você pode alterar

a formatação desses estilos ou criar novos estilos conforme suas necessidades. Exemplos de

estilos que já vêm no Word:

• Normal (estilo padrão quando você cria um novo documento)

• Sem espaçamento

• Citação (para citações)

• Título 1 (estilo usado na criação de sumários e índices)

• Título 2

• ...

Aplicando (usando) estilos pré-definidos: Para aplicar um estilo a trecho ou parágrafo, selecione o

texto ao qual deseja aplicar o estilo, clique no separador INÍCIO, procure a caixa de ferramentas

ESTILO. Nela você pode selecionar os estilos disponíveis ou clicar no canto inferior direito da caixa

de ferramentas para exibir a janela de estilos com todos os estilos disponíveis;

Modificando (personalizando) um estilo: Clique no separador INÍCIO, procure a caixa de

ferramentas ESTILO. Clique no canto inferior direito da caixa de ferramentas para exibir a janela de

estilos com todos os estilos disponíveis. Clique no estilo que deseja alterar com o BOTÃO DIREITO

DO MOUSE (ou na seta da caixa de seleção) e escolha a opção MODIFICAR. Na janela que aparece

você pode alterar a formatação básica (Fonte, tamanho, negrito, itálico, etc) e com o botão

FORMATAR nessa mesma janela você pode alterar a fonte e outros itens como parágrafo,

numeração, etc.

OBS.: A formatação de estilos vale para o documento que você está editando e salvando. Ao abrir

um novo documento, os estilos voltam ao modelo padrão do Word.

SUMÁRIOS OU ÍNDICES AUTOMÁTICOS NO WORD

Sumários ou índices automáticos no Word, que também são chamados de REFERÊNCIAS ou

REFERÊNCIAS CRUZADAS (Word 2003), são listas que apontam e indicam em que página do texto

um outro elemento de texto (tópico, capítulo, figura, tabela, etc.) se encontra.

Normalmente, criar um sumário ou índice manualmente é trabalhoso e desgastante,

principalmente em textos com muitas páginas, pois ao acrescentar ou eliminar conteúdo

(parágrafos, páginas, figuras, etc.) o sumário terá que ser atualizado manualmente de novo. O

recurso do sumário automático existe para resolver esse problema e é muito útil para trabalhos de

conclusão de curso, manuais, planejamentos e qualquer texto com várias páginas numeradas e

com conteúdo organizado na forma de itens.

A criação de sumários é feita usando recurso de ESTILOS, especificamente os estilos TÍTULO

(Título1, Título2, etc.) SUMÁRIO (Sumário1, Sumário2, etc.). Exemplo de texto com sumário:

SUMÁRIO 1 INTRODUÇÃO.................................. 2 2 O MICROSOFT WORD ...................... 4 2.1 Conceitos básicos do Word .............. 3 OPERAÇÃO BÁSICA DO WORD................ 5 3.1 Digitação e formatação .................... 6 3.2 Queras de página e seções ............... 8 ....

...

3 OPERAÇÃO BÁSICA DO WORD Bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla bla . 3.1 Digitação e formatação … Pg.5

Os passos básicos para criar um sumário são:

1. Para cada tópico do seu texto que você deseja que apareça no sumário automático,

selecione o texto do tópico, clique no separador INÍCIO e depois no canto inferior esquerdo

da caixa de ferramentas ESTILO; selecione o estilo TÍTULO desejado (Título1, Título2,

Título3), conforme a hierarquia dos seus tópicos (Título1 para os tópicos principais; Tíulo2

para os sub-tópicos dos Título1 e assim por diante)

2. Depois que fizer o passo acima para todos os tópicos (títulos) do seu texto, Posicione o

cursor no local onde você quer que o sumário seja inserido (normalmente uma das

primeiras páginas do texto, onde você já digitou o título “SUMÁRIO” ou “ÍNDICE”)

3. Clique no separador REFERÊNCIAS e depois no botão SUMÁRIO da caixa de ferramentas

SUMÁRIO e escolha no menu o estilo (estética) do sumário que você deseja. OBS: Você

pode também escolher a opção “Inserir sumário...” no menu e definir os parâmetros

específicos do sumário.

ATUALIZANDO O SUMÁRIO: Se você altera o seu texto (inserir mais parágrafos, páginas, figuras,

etc.) é normal que o sumário fique desatualizado. Para atualizá-lo basta clicar no sumário com o

botão direito do mouse e escolher a opção “Atualizar campo...” e depois em “Atualizar índice

inteiro” e “OK”

Além de sumários de tópicos, você pode criar lista de figuras e lista de tabelas usando este

recurso. Pratique e se aperfeiçoe no uso do mesmo.

Estilos “Sumário”

Estilos “Título”

MALA DIRETA NO WORD (CORRESPONDÊNCIAS)

MALA DIRETA é o processo de se gerar cartas, emails ou documentos personalizados, onde temos

uma parte do texto que é fixa (normalmente a maior parte) e alguns trechos que são variáveis.

Exemplos de textos que podem ser feitos com mala direta:

• Cartas personalizadas ao destinatário

• Envelopes, etiquetas

• Convites personalizados

• Formulários

• Crachás, carteiras, etc.

• Qualquer outro documento que possa ser feito no editor de textos e que tenha algumas

partes que variam.

Exemplos:

COMO FAZER:

1. Criar um documento-base

2. Criar ou selecionar uma fonte de dados

3. Inserir os campos de mesclagem

4. Efetuar visualização prévia do resultado

5. Efetuar a mesclagem (gerando novos documentos, impressão ou emails)

Empresa X Comércio e Serviços Ilmo Sr. JOSÉ DA SILVA E SILVA MD. Presidente da Cia de Abastecimento do MA Convidamos o Sr.(a) para participar de uma reunião que se realizará no dia 11/11/2011 na Associação Comercial do Maranhão. ........

CONVITE Cinforosa e Esmerinaldo convidam o(a) Sr(a) JOÃO PAULO DA SILVA e família Para a cerimônia de casamento dos seus filhos que se realizará... ........

(O restante é

Texto fixo)

Texto variável